Sundheds- og Forebyggelsesudvalget 2012-13
SUU Alm.del Bilag 415
Offentligt
Ministeriet for Sundhed og ForebyggelseSags nr.: 1207534Dok. Nr.: 1164978
Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fraKvalitetsfonden til sygehusbyggeriVersion 24. maj 2013
Side | 1
1 Indholdsfortegnelse:123456Indholdsfortegnelse:................................................................................................... 2Generelle bestemmelser............................................................................................3Anvendelse af bevillingen.......................................................................................... 4Udbetalingsanmodning.............................................................................................. 5Fastlæggelse af finansieringsprofil og P/L-regulering........................................... 7Udgifter inden for totalrammen................................................................................. 86.1 Direkte udgifter..........................................................................................................86.2 Indirekte udgifter..................................................................................................... 106.3 Omkostningsfordeling............................................................................................ 106.4 Økonomisk sparsommelighed.............................................................................. 116.5 Styringsmæssige rammer..................................................................................... 116.6 Aktivering af aktivet................................................................................................ 117 Indtægter.................................................................................................................... 128 Anbringelse, udbetaling og renter...........................................................................139 Standardrapportering................................................................................................149.1 Kvartalsvis rapportering.........................................................................................149.2 Årlig rapportering.................................................................................................... 159.3 Rapportering på effektiviseringsgevinster...........................................................159.4 Rapportering ved centrale faseovergange......................................................... 169.5 Rapportering ved bevillingsafslutning..................................................................169.6 Evalueringsrapport................................................................................................. 1610Sanktionsmuligheder...........................................................................................1811Ikrafttrædelse........................................................................................................19Bilag 1 Skemaer til udbetalingsanmodning samt årlig og faseopdelt rapportering. 20Bilag 2 Kvartalsrapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse omkvalitetsfondsbyggerierne................................................................................................ 32Bilag A. Revisionserklæring til brug for kvartalsrapportering til regionsrådet ........... 44Bilag B. Kvartalsvis forbrug af deponerede midler ..................................................... 47Bilag C. Tidsmæssig fremdrift..................................................................................... 48Bilag D. Økonomisk færdiggørelse (observationer) .................................................... 50Bilag E. Pris- og Lønregulering ................................................................................... 51Bilag 3. Koncept for opfølgning på effektiviseringskravene........................................52
Side | 2
2 Generelle bestemmelserI forbindelse med Kvalitetsfondens investering i en moderne sygehusstruktur erMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse bemyndiget til at fastsætte regler for hen-holdsvis regional egenfinansiering, midler fra kvalitetsfonden og provenu fra låne-optagelse med henblik på at sikre, at midlerne alene kan anvendes til udgifter, derfølger af det endelige statslige tilsagn, jf. tekstanm. nr. 12, § 16, FL 2013.Formålet med denne instruks er at opstille de forpligtelser, der pålægges regioner-ne i forbindelse med modtagelse af tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden.Regnskabsinstruksen skal betragtes som et tillæg til regionens eget kasse- ogregnskabsregulativ samt tilhørende bilag samt regionens øvrige instrukser tilknyttetdet kvalitetsfondsstøttede projekt, herunder projektets styringsmanual og underlig-gende instrukser. I regnskabsinstruksen opstilles således specifikke krav til regn-skab og rapportering i forbindelse med de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri-er.
Side | 3
3 Anvendelse af bevillingenKvalitetsfondsstøtte ydes som et specifikt statsligt tilskud, og er derfor omfattet afreglerne om tilskudsadministration på det statslige område, jf. budgetvejledning2011, punkt. 2.4.8. Tilskud, samt Økonomistyrelsens Vejledning om effektiv til-skudsforvaltning, juni 2011.Modtager af tilskuddet er regionerne. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse ertilskudsgiver.Det samlede statslige tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden udgør 24,75mia. kr. (09 P/L) ud af den samlede bevilling på 41,4 mia. kr. (09 P/L). Samlet be-villing samt materielle tilsagnsvilkår fremgår af de enkelte tilsagn til de i alt 16 pro-jekter.Det overordnede formål med bevillingen er, at der inden for hvert enkelt projektstotalramme etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus, der kanrumme de kapacitetsforudsætninger, som fremgår af tilsagnet. Det overordnedeformål kan ikke fraviges.Den fastlagte investeringsramme er en totalramme og er bindende i hele projektpe-rioden. Dette betyder, at regionen ikke må øge investeringsrammen til projektetved tillægsbevillinger eller på anden vis egenfinansiere dele af projektet. På sam-me vis må elementer som udtages af kvalitetsfondsprojektet i henhold til projektetschange request katalog, ikke etableres parallelt med kvalitetsfondsprojektet forregionens egne midler.Det er regionens ansvar at sikre, at projektet gennemføres indenfor den fastlagteinvesteringsramme. Heraf følger, at det er regionens ansvar at sikre det nødvendi-ge økonomiske råderum til uforudsete udgifter inden for investeringsrammen. Re-gionen forudsættes i den forbindelse at foretage en nøje opfølgning på økonomienog byggefremdriften i projektet og foretage de nødvendige tilpasninger af projektetfor at sikre overholdelse af den fastlagte ramme. Regionen sikrer herunder, at denødvendige styringsmæssige rammer til stadighed er designet, implementeret ogfungerer effektivt.Der stilles i tilsagnet betingelse om, at IT, udstyr og apparatur mv. skal udgøre enbestemt del af den samlede bevilling, for at formålet kan opfyldes. Det konkretebeløb, der forudsættes afsat til IT, udstyr og apparatur mv. fremgår af det endeligetilsagn til det enkelte projekt.Det er en tilsagnsbetingelse, at sygehusbyggeriet resulterer i mere effektiv arbejds-tilrettelæggelse, kapacitetsudnyttelse, mv. Der er derfor fastsat et effektiviserings-krav på baggrund af driftsbudgettet for de funktioner/matrikler der samles i nybyg-geriet. Effektiviseringsgevinsten realiseres et år efter ibrugtagning af det nye hospi-tal. Gevinsten indgår ikke i finansieringen af det nye byggeri.
Side | 4
4 UdbetalingsanmodningRegionen kan anmode om udbetaling af kvalitetsfondsmidler efter modtagelse afregeringens endelige tilsagn. Udbetalingsanmodningen bør senest tilgå Ministerietfor Sundhed og Forebyggelse, når første licitationsresultat foreligger. Regionenskal kun indsende særskilt anmodning om udbetaling ved første anmodning omudbetaling af kvalitetsfondsmidler. Herefter vil udbetalinger være knyttet op på denkvartalsvise rapportering. Der er ikke en fast sagsbehandlingstid, men Ministerietfor Sundhed og Forebyggelse tilstræber en effektiv behandling af regionens udbe-talingsanmodning.Ved anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler bedes regionerne bekræfte,at projektet fortsat lever op til de betingelser, som det endelige tilsagn byggede på.Således bekræftes, at projektet er realistisk og robust inden for den samlede total-ramme samt at projektet overholder de specifikke tilsagnsbetingelser. Som grund-lag for ministeriets behandling anmodes regionerne om at indsende materiale sombeskrevet nedenfor.Investeringsrammen for det samlede byggeri opdeles i delelementer, fx svarendetil regionsrådets bevillinger, forventede delprojekter, etaper, kontrakter, faser ellerlignende. Opdelingen i rapporteringen svarer til regionens styring af projektet. Detforudsættes, at hver del klart kan afgrænses med tilhørende budgetter og mile-pæls- og tidsplan. Rapportering på delprojektet/fase/bevillingen bør med henblik påat fremme gennemsigtighed være på i størrelsesordnen 300-400 mio. kr. og stræk-ke sig over ca. 3-4 år. Hvis rapporteringen på delprojekt/fase/bevilling er større enddet angivne, drøftes det konkret mellem den enkelte region og Ministeriet forSundhed og Forebyggelse. Tværgående bevillinger til fx bygherreorganisation ogrådgiverudgifter vil naturligt strække sig over hele projektperioden. Det samledeprojektbudget periodiseres på år, således at udgiftsprofilen kan benyttes til fast-læggelsen af projektets udbetalingsprofil, jf. afsnit 5. Herudover skal projektetschange request katalog, samlede reserver samt forbrug til IT, udstyr og apparaturmv. periodiseres i den økonomiske oversigt, jf. bilag 1, skema A.Det forudsættes, at regionsrådet på forhånd udarbejder en beskrivelse af procedu-ren for regionens håndtering af konkrete ændringsønsker med udgiftskonsekven-ser i den videre proces (håndtering af såkaldte ”change requests”) og som led heriopstiller og beslutter et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttilpasninger,der konkret gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer, så den fastlagte inve-steringsramme overholdes, jf. bilag 1, skema B.Der skal vedlægges en opdateret og af byggeorganisationen uafhængigt kvalifice-ret risikoprofil. Endvidere skal vedlægges en af byggeorganisationen uafhængigerklæring om, at der med et change request katalog og generelle reserver er til-strækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet.Regionen bedes herudover specificere bevillingsrammen til IT, udstyr og apparaturmv., jf. bilag 1, skema C.Det skal angives hvilke ejendomme, der i forbindelse med projektet skal afhændes.Regionerne skal således oplyse de pågældende ejendommes matrikelnummer,årstal for fraflytning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger, jf. bilag
Side | 5
1, skema D. Provenu ved salg af nedlagte sygehusbygninger mv. skal anvendes tilat indfri låneoptagelse tilknyttet kvalitetsfondsinvesteringerne på sygehusområdet.Udbetaling af kvalitetsfondsmidler er betinget af, at regionen har hensat den forud-satte egenfinansiering i henhold til tilsagnet, jf. afsnit 8. Dette bekræftes ved førsteanmodning om udbetaling, jf. bilag 1, skema E.Regionen skal ved udbetalingsanmodning bekræfte oplysninger vedr. projektetskapacitet, jf. bilag 1, skema F1-F5. Regionen skal kun fremsende skemaer, såfremtder er ændringer siden seneste faserapportering.Ved udbetalingsanmodningen skal vedlægges hovedtidsplan. Hovedtidsplanenskal indeholde centrale milepæle for projektet.Regionen bedes desuden give en kortfattet status på regionens fortløbende arbej-de med at skabe bygnings- og organisationsafledte rammer for en mere effektivdrift i det kvalitetsfondsstøttede byggeri samt projektspecifikke succeskriterier, jf.effektiviseringskrav og tilsagnsgrundlaget. Såfremt ansøgning om udbetaling liggerumiddelbart i forlængelse af endeligt tilsagn, kan regionen henvise til ansøgnings-materialet.Ved udbetalingsanmodning er det muligt at anmode om finansiering af tidligereafholdte udgifter i forbindelse med det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri. Op-1gørelse over tidligere afholdte udgifter skal være påtegnet af revisor . Udbetaling afmidler afholdt i tidligere år indgår ligeledes i fastlæggelsen af projekternes finansie-ringsprofil, jf. nedenstående afsnit 5.
1
Alternativt kan regionen anmode om udbetaling af de afholdte udgifter i forbindelse med første
indsendelse af kvartalsrapportering, hvor revisorerklæring indgår som del heraf. Udbetalingstidspunkt vili så fald være afhængigt af, hvornår regionen indsender første kvartalsrapport.
Side | 6
5 Fastlæggelse af finansieringsprofil og P/L-reguleringProjekternes forventede finansieringsprofil fastlægges af Ministeriet for Sundhedog Forebyggelse i samarbejde med Økonomi- og Indenrigsministeriet og Finans-ministeriet på baggrund af projektets udgiftsprofil oplyst ved udbetalingsanmod-ning. Fastlæggelsen af finansieringsprofilen tager udgangspunkt i følgende prin-cipper:Det samlede afløb af midler fra Kvalitetsfonden skal fordeles så jævnt sommuligt hen over tilskudsperioden. Tilskuddet er en del af den samlede fi-nansieringsprofil, som til det enkelte projekt tilrettelægges ud fra projekter-nes oplyste udgiftsprofil.Låneadgangen skal fungere som buffer i år med store forventede udgifter.Statslige midler bør ikke ophobes i regionalt regi.Når finansieringsprofilen er fastlagt, vil finansieringen af det enkelte projekt kunnebetragtes som et lukket kredsløb mellem de tre finansieringskilder. Det bemærkes,at fordelingen på finansieringskilder kan variere fra år til år.For at tage højde for ændringer i projektets udgiftsprofil kan finansieringsprofilendog revideres årligt i forbindelse med 2. kvartals standardrapportering. En eventuelanmodning fra regionen om revideret finansieringsprofil skal begrundes i en sær-skilt ansøgning og omfatte en beskrivelse af årsagerne til den ændrede udgiftspro-fil, en opdateret udgiftsprofil for hele projektforløbet samt en beskrivelse af evt.konsekvenser for projektet af den ændrede udgiftsprofil mht. tid, fremdrift og kvali-tet. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan ligeledes, med henblik på at und-gå ophobning af midler i regionen, ændre finansieringsprofilen såfremt investe-ringsafløbet i projektet afviger betydeligt fra det forudsatte ved fastlæggelse affinansieringsprofilen.I forbindelse med ændring af finansieringsprofil skal regionen oplyse revideretkvartalsvist udgiftsniveau for de kommende fire kvartaler, således at den kvartals-vise udbetaling fra kvalitetsfonden kan beregnes på baggrund af denne.Udbetalinger af kvalitetsfondsmidler bliver pris- og lønreguleret med den regionaleanlægs-pl, jf. Finansministeriets og Økonomi- og Indenrigsministeriets udmeldin-ger.Indeværende års udbetaling fastlægges og meddeles regionen primo året på bag-grund af den fastlagte finansieringsprofil og opdaterede pl-værdier af det regionaleanlægs-pl. Indeværende års udbetaling reguleres ikke i løbet af året, såfremt pro-jektets finansieringsprofil forbliver uændret.Én gang årligt i forbindelse med udbetaling af 1. kvartals tilskud vil de to foregåen-de års udbetalinger blive reguleret med henholdsvis det reviderede og det endeligepl-niveau tilknyttet det pågældende år. 1. kvartals udbetaling af kvalitetsfondsmid-ler vil således bestå af både en regulering vedr. tidligere års udbetalinger samtindeværende års udbetaling vedr. 1. kvartal. Ministeriet vil i denne anledning speci-ficere udbetalingens sammensætning, hvilket ligeledes meddeles regionen primoåret.
Side | 7
6 Udgifter inden for totalrammenTotalrammen skal dække alle udgifter, som er nødvendige for at gennemføre pro-jektet på et sådant niveau, at det overordnede formål realiseres. Herudover er ud-møntet en låneramme til energirigtige investeringer i forbindelse med de kvalitets-fondsstøttede sygehusbyggerier. Regionerne kan søge en supplerende lånead-gang på 2,3 pct. af den forudsatte arealpris til det kvalitetsfondsstøttede byggeri,som kan klassificeres som ”bygningsklasse 2020” efter bygningsreglementet.Meddelte lånedispensationer gives som supplement til de fastlagte investerings-rammer, der herefter udgår en ny og endelig samlet investeringsramme.Væsentligste typer af projektudgifter er beskrevet nedenfor:
6.1 Direkte udgifterLøn til personale:Lønudgifter til projektmedarbejderes tid, der direkte bruges pågennemførelse af projektet, herunder projektledelse samt administration af projek-tet skal finansieres indenfor totalrammen.For medarbejdere, der udelukkende er tilknyttet det kvalitetsfondsstøttede projekt,kan relevant dokumentation til revisionen udgøres af en ansættelsesaftale ellertillæg til eksisterende ansættelsesaftale. I aftalen skal arbejdets art samt løn væreoplyst.For medarbejdere som arbejder deltid på det kvalitetsfondsstøttede projekt kanrevisionsrelevant dokumentation af medgået tid i særlige tilfælde udgøres af time-regnskaber med oplysninger om arbejdets art, tidsforbrug pr. dag, løn samt time-sats. Timeregnskabet skal underskrives af medarbejderen og godkendes af med-arbejderens overordnede. I det omfang en medarbejder er knyttet forholdsmæssigttil et projekt på deltidsbasis, vil det være tilstrækkeligt med en fordeling af lønnen.Medgået tid fra sygehusets personale til diverse workshops, idégenerering og ar-bejde med fremtidige arbejdsgange samt medgået tid fra regionens personale tilkontrol samt sagsfremstilling kan indgå i totalrammen. Medgået tid skal dokumen-teres med timeregnskaber overholdende samme krav, som for deltidsmedarbejde-re, jf. ovenstående afsnit.Der bør i fastlæggelse af lønniveau tages hensyn til kravet om generelt at udvisesparsommelighed samt sund og effektiv finansforvaltning ved administrationen afprojekter. Dette betyder, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke bør over-stige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, derudfører den samme funktion uden for projektet.It, udstyr og apparatur mv.:Det konkrete beløb, der forudsættes afsat til it, udstyrog apparatur mv. i det endelige tilsagn, skal være indeholdt i totalrammen.Det er en forudsætning, at hovedvægten i investeringerne i it, udstyr og apparaturmv. skal ligge på patientrettet it, udstyr og apparatur. Dette vil dreje sig om følgen-de typer af investeringer:Medicoteknisk udstyr, hvorved forstås udstyr til diagnostik, overvågning ogbehandling, herunder f.eks. scannere og intelligente senge.It-udstyr, herunder f.eks. computere og telefon- og kommunikationsanlæg.
Side | 8
It-systemer mv., fx vedr. logistik, booking mv.Teknisk udstyr, herunder f.eks. loftlifte, autoklaver og instrumentopvaskere.
Herudover vil der i rammen til it, udstyr og apparatur mv. i et mindre omfang kunneindgå udgifter til øvrigt udstyr, som er nødvendige for driften af sygehuset. Dette vilkunne dreje sig om udgifter til:Logistisk udstyr, herunder f.eks. AGV, rørpost, transportvogne, robotter.Øvrigt udstyr og løst inventar, herunder f.eks. møblering af sengestuer ogopholdsarealer mv.Tekniske installationer, fast (altså ikke flytbart) inventar og skiltning indgår somudgangspunkt i håndværkerudgifter.Det understreges, at hovedvægten skal ligge på patientrettet it og apparatur oglogistiske løsninger, som således forudsættes at udgøre ikke under 70 pct. af densamlede ramme til it, udstyr og apparatur mv. Udgifter til øvrigt udstyr forudsættesdermed at udgøre maksimalt 30 pct. af rammen til it, udstyr og apparatur mv. Veden eventuel afvigelse fra denne forudsætning, skal regionen redegøre for dette tilMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse.Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., her-under f.eks. udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen, kan indreg-nes i rammen. Der kan endvidere indregnes udgifter til rådgivning i forbindelsemed anskaffelse af it, udstyr og apparatur mv.Rammen til IT, udstyr, apparatur mv. kan ikke medgå til change requests mv.Genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv.:Der vil naturligt være forskelligevilkår for de konkrete projekter for anvendelsen af rammen til IT, udstyr og appara-tur mv. i forhold til ordinær drift, bl.a. henset til, om der er tale om barmarksbyggerieller ombygning og renovering og henset til, hvilke investeringer i it-understøttelse,udstyr mv. regionen i øvrigt har foretaget. Det bemærkes i forlængelse heraf, at it,udstyr, apparatur mv. kan genanvendes i tilknytning til kvalitetsfondsbyggerierne.Omfanget og karakteren af genanvendelse vil forventeligt variere fra byggeri tilbyggeri. Evt. genanvendelse ændrer ikke den fastsatte ramme til it, udstyr, appara-tur mv. for det konkrete projekt. Hvis det konkret vurderes, at der kan ske genan-vendelse i betydeligt omfang, kan udgifter knyttet til investeringsrammen vedrøren-de it, udstyr, apparatur mv. udskydes til senere år. Dvs. udgifter inden for rammentil it, udstyr og apparatur mv. kan afholdes også i årene efter kvalitetsfondsbyggeri-ets ibrugtagning. Genanvendelse kan dermed ikke danne grundlag for at reducererammen til it, udstyr, apparatur mv. og må ikke medføre behov for betydelige rein-vesteringer kort efter ibrugtagning uden for rammen til it, udstyr og apparatur mv.Ved genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv. skal klargøring af lokaler samtinstallation mv. indgå i totalrammen.Flytning: Udgifter til flytningaf genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgåi totalrammen. Såfremt regionen vil finansiere flytning uden for totalrammen, børregionen gøre overvejelser vedrørende omfang og finansieringskilde.
Side | 9
Andre varer og materialer:Materialer og varer samt udgifter til andre indkøb iprojektet skal indgå i totalrammen, såfremt udgifterne til disse er nødvendige forgennemførelse af projektet. Herunder udgifter til byggematerialer mv.Tjenesteydelser:Som tjenesteydelser skal medtages køb af relevant ekstern bi-stand f.eks. i form af konsulentbistand, som er nødvendig for gennemførelse afprojektet. Herunder udgifter til totalrådgiver, entrepreneurer og håndværkere mv.Kursusaktivitet:Kursusaktivitet og uddannelse, som er nødvendig for projektetsgennemførelse, skal indgå i totalrammen.Rejser, befordring og kørsel:Udgifter til rejser, befordring og kørsel, som er nød-vendig for projektets gennemførelse skal indgå i totalrammen.Revision:Udgifter forbundet med revision af rapportering til regionsrådene ogministeriet kan indgå i totalrammen.Andet:Andre udgiftsposter, som er nødvendige for projektet, og som ikke dækkesaf de ovenstående kategorier, skal indgå i totalrammen.Herunder kan medtages udgifter til vedligeholdelse af nyopførte bygninger før dis-se indgår i driften.Udgifter, som ansøgeren har afholdt eller påtaget sig at afholde, før der blev ydettilskud, indgår i totalrammen, hvis det er åbenbart, at de er knyttet til projektet og ernødvendige for gennemførelsen af det samlede projekt.
6.2 Indirekte udgifterForudsætningen for, at en indirekte udgift kan indgå i beregningsgrundlaget – ogdermed i totalrammen – er, at projektet ikke kan gennemføres uden at anvendevaren og/eller tjenesteydelsen.Indirekte udgifter kan maksimalt udgøre 20 pct. af de direkte lønudgifter i projektet.De indirekte omkostninger kan dog på intet tidspunkt overstige de faktiske. Indirek-te udgifter skal kunne dokumenteres på forlangende, og det skal fremgå hvilkenberegningsmetode, der er anvendt. Beregningsmetoden skal være rimelig og gen-nemskuelig. Regnskab for indirekte udgifter skal være baseret på faktiske projekt-relaterede udgifter og må ikke indeholde fortjeneste.
6.3 OmkostningsfordelingSåfremt det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri etableres i sammenhæng medbyggeri, som ikke er kvalitetsfondsstøttet, anmodes regionen om at oplyse, hvor-dan der i projektet afgrænses mellem aktiviteter, som er indeholdt i kvalitetsfonds-projektet, og beslægtede aktiviteter som ligger udenfor.Principper for omkostningsfordeling drøftes mellem den enkelte region og Ministe-riet for Sundhed og Forebyggelse. Afgrænsning må bero på en konkret vurderingog en almindelig rimelighedsbetragtning. I rapporteringen til Ministeriet for Sund-hed og Forebyggelse skal kun indgå oplysninger om udgifter, der tilhører det kvali-tetsfondsstøttede sygehusprojekt.
Side | 10
6.4 Økonomisk sparsommelighedVed gennemførelse af et kvalitetsfondsstøttet projekt skal de modtagne midleradministreres i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvalt-ning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivi-tet og effektivitet. Regionerne og eventuelle samarbejdspartnere skal derfor altidkunne dokumentere, at et projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en relevantmodydelse, og at der er et rimeligt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse.
6.5 Styringsmæssige rammerStyringsmanual:Der skal for hvert projekt til enhver tid foreligge en opdateretstyringsmanual, som beskriver organisation og ansvarsfordeling såvel som projek-tets forretningsgange i de centrale dele af byggeprocessen, herunder tilrettelæg-gelse af den løbende opfølgning på økonomi, risiko og byggeriets fremdrift samtrapportering af dette på alle ledelsesmæssige og politiske niveauer. Styringsma-nualen skal være godkendt i regionsrådet.Økonomi- og projektstyringssystem:Regionerne skal sikre, at styring af øko-nomi, tid og risici for projektet systemunderstøttes i nødvendigt omfang i forhold tilprojektets størrelse og kompleksitet. Herunder at der er sammenhæng til styrings-manual samt underliggende manualer.
6.6 Aktivering af aktivetFor så vidt angår værdiansættelse og indregning af anlægsaktivet skal regionenfølge praksis jf. regionens kasse- og regnskabsregulativ og underliggende manua-ler.
Side | 11
7 IndtægterFinansieringDe kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier finansieres vha. kvalitetsfondsmidlersamt regional egenfinansiering. Kvalitetsfondens tilskud udgør samlet 24,75 mia.kr. (09-pl), mens regionerne selv finansierer den resterende del. Regionernes an-del af midler udgøres dels af en årlig hensættelse på 1 mia. kr. (10-pl) og dels afegenfinansiering via låneadgang på 12,5 pct. pr. projekt, som modsvarer fremtidigtsalgsprovenu for nedlagte sygehusbygninger.Herudover er udmøntet en låneramme til energirigtige investeringer i forbindelsemed de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier. Regionerne kan søge en supple-rende låneadgang på 2,3 pct. af den forudsatte arealpris til det kvalitetsfondsstøt-tede byggeri, som kan klassificeres som ”bygningsklasse 2020” efter bygningsreg-lementet. Meddelte lånedispensationer gives som supplement til de fastlagte inve-steringsrammer, der herefter udgår en ny og endelig samlet investeringsramme.Donationer:De kvalitetsfondsstøttede projekter kan modtage hele donationer. Enhel donation vurderes ikke at belaste den regionale anlægsramme, hvorfor der ikkemodregnes i totalrammen.Delvise donationer kan ligeledes modtages i regi af de kvalitetsfondsstøttede pro-jekter. I så fald skal regionens følgeudgifter til donationen afholdes inden for total-rammen. I projekter hvor der er tale om en omkostningsfordeling, jf. afsnit 5.3, vilen evt. deling af følgeomkostningerne skulle drøftes med Ministeriet for Sundhedog Forebyggelse.I særlige tilfælde vil delvise donationer kunne medfinansieres uden for totalrammenved regional prioritering inden for den almindelige anlægsramme. Det vil i dissetilfælde være en betingelse, at det donerede element ikke er eller har været en delaf projektet, og at det i øvrigt ligger klart ud over, hvad der kan forventes i et fuldtfunktionsdygtigt hospital.Hele og delvise donationer til projekter, der opføres i forbindelse med kvalitets-fondsstøttede projekter, men som er rent regionalt finansierede, vil skulle følgefordelingsnøglen såfremt donationen bidrager til begge projekter, jf. afsnit 5.3.Donationer målrettet it, udstyr og apparatur mv. i kvalitetsfondsprojekterne vil ikkegive mulighed for at prioritere midler fra det i tilsagnet fastsatte niveau for regionaleinvesteringer i it, udstyr og apparatur mv. til øvrige elementer i projektet. Rammentil it, udstyr, apparatur mv. er i regeringens tilsagn udtrykkeligt reserveret og vilderfor skulle bruges til formålet.Projekter som modtager donationer skal i rapportering på økonomien redegøre fordet fulde investeringsbeløb, dvs. totalrammen inklusiv eventuelle donationer, jf.bilag 1 skema A. Regionen skal derudover på forespørgsel kunne fremlægge ensamlet oversigt over modtagne donationer, der som minimum indeholder donorsnavn, formål med donation samt donationens størrelse.OPP:OPP-samarbejder kan ikke betegnes som eller ligestilles med donationer.OPP er en organisationsform, som er mulig inden for de gældende regler om de-ponering.
Side | 12
8 Anbringelse, udbetaling og renterDe statslige kvalitetsfondsmidler, regionernes egenfinansiering og eventuelt prove-nu fra låneoptagelse vedrørende projekter med kvalitetsfondsstøtte deponeres påsærskilte konti i et pengeinstitut efter reglerne i budget- og regnskabssystemet forregioner, jf. bekendtgørelse nr. 905 af 9. juli 2010 om regional medfinansiering afkvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur i 2011, vedr. 2012 i be-kendtgørelse nr. 804 af 28. juni 2011 og vedr. 2013 i bekendtgørelse nr. 721 af 27.juni 2012.Kvalitetsfondsmidlerne og de deponerede midler frigives kvartalsvist forud i over-ensstemmelse med den fastsatte finansieringsprofil for det pågældende projekt.Ved kvartalsrapportering samt ved første anmodning om udbetaling angiver regio-nen altid det kommende løbende års udgifter periodiseret på kvartaler, jf. bilag 1,skema E.Det følger af økonomiaftalen for 2011, at udbetalingen af statslige kvalitetsfonds-midler er betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinan-siering i henhold til tilsagnet. Dette bekræftes ved kvartalsrapportering samt vedførste anmodning om udbetaling, jf. bilag 1, skema E.Herudover betinges udbetaling af tilskud af, at tilfredsstillende kvartalsrapporteringer indsendt til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, jf. nedenstående afsnit omkrav til rapportering og sanktionsmuligheder.Påløbne renter må kun anvendes til det formål, hvortil bevilling er givet, og indenfor bevillingens rammer.
Side | 13
9 StandardrapporteringMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse skal ved hjælp af regionernes standard-rapportering løbende føre tilsyn med, at de kvalitetsfondsstøttede projekter leverop til det overordnede formål. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses tilsyn medbyggerierne er hovedsageligt af økonomisk karakter, jf. administrationsgrundlag afden maj 2013. Udbetaling af midler fra kvalitetsfonden er betinget af en tilfredsstil-lende rapportering.Standardrapportering til ministeriet vil efter udbetalingsanmodning bestå af løben-de kvartalsvis samt årlig rapportering. Herudover forventes fremsendelse af even-tuelle anlægsregnskaber, som udarbejdes i forbindelse med delbevillinger, jævnførregionens procedurer herfor samt udarbejdelse af evalueringsrapport efter afslut-ning og ibrugtagning af projektet.Endvidere skal der i perioden fra endeligt tilsagn afrapporteres på projektets stam-oplysninger ved faseovergange. De specifikke krav til rapporteringen gennemgåsnedenfor. Rapporteringen til ministeriet er tilknyttet det enkelte projekt.
9.1 Kvartalsvis rapporteringI den kvartalsvise rapportering, jf. bilag 2, indhentes oplysninger vedr. projektets:RisikoØkonomiByggeriets fremdrift og centrale milepæle.Indhold og kvalitet, herunder ændringer i projektets change request kata-log.
I rapporteringen angives herudover, hvornår projektets styringsmanual senest ergennemgået og opdateret.Rapporteringen indsendes med en ledelseserklæring, hvor regionsformanden ogregionsdirektøren erklærer, at rapporteringen til ministeriet giver et retvisende bille-de af status for projekterne.Rapporteringen skal herudover indeholde en erklæring udarbejdet af en uafhængigrevisor om rapportens rigtighed og omfanget af den foretagne revision. Erklærin-gen skal indeholde de eventuelle bemærkninger, som revisionen har givet anled-ning til, jf. Revisionsinstruksen. I erklæringen skal bekræftes, at bevillingen er an-vendt til det formål, hvortil bevillingen er givet.Revisorerklæringen skal udarbejdes for hvert enkelt projekt, mens der skal forelig-ge en samlet ledelseserklæring fra regionen pr. kvartal.Den kvartalsvise rapportering træder i kraft ved godkendelse af udbetalingsan-modning og løber indtil projektets afslutning.Med henblik på at sikre gennemsigtighed på tværs af projekter, er det et krav, atrapporteringen følger den mellem Danske Regioner og SUM aftalte skematiskeform. Rapporteringen skal være rettidig, således bør rapporteringen ske med enforskydning på maksimalt 3 måneder.
Side | 14
Den beskrevne model for kvartalsrapportering danner grundlag for Ministeriet forSundhed og Forebyggelses opfølgning med de kvalitetsfondsstøttede sygehus-byggerier. Skulle der vise sig, at være tekniske uhensigtsmæssigheder i den aftalterapportering, kan de pågældende dele af kvartalsrapporteringen tages op til revisi-on i en dialog med Danske Regioner.
9.2 Årlig rapporteringMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse vil årligt indhente opdaterede oplysningervedr. de specifikke forudsætninger, som lå til grund for regeringens endelige til-sagn. Herunder:Projektets change request liste, jf. bilag 1, skema BDetaljeret forbrug til it, udstyr og apparatur mv., jf. bilag 1, skema C
Den årlige rapportering træder i kraft ved udbetalingsanmodning. Det er et krav, atrapporteringen følger den skematiske form. Såfremt projektet har fået godkendtudbetalingsanmodning og dermed rapporterer kvartalsvist til Ministeriet for Sund-hed og Forebyggelse, kan den årlige rapportering indgå som del af rapporteringenvedr. 4. kvartal.Regionerne skal en gang årligt i november indsende opdaterede investeringsprofi-ler for alle projekter og oplyse hvilke projekter, som forventes at indsende udbeta-lingsanmodning i det kommende år. Herudover skal oplyses, hvornår i året udbe-talingsanmodningen forventes at blive indsendt. Oplysningerne skal ministerietbenytte til budgettering og periodisering af træk på kvalitetsfondspuljen.
9.3 Rapportering på effektiviseringsgevinsterRegionerne skal i forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn anføre forvente-de og mulige effektiviseringstiltag i forbindelse med den konkrete investering. Re-gionens overvejelser indgår i ekspertpanelets samlede vurdering, hvor panelet udfra en vurdering af gevinstpotentialet i et projekt af den pågældende karakter ogeventuelt allerede igangsatte effektiviseringstiltag fastsætter sin indstilling til etsamlet fremadrettet effektiviseringskrav for projektet.Regeringen fastlægger herefter på baggrund af ekspertpanelets indstilling et kon-kret og nominelt effektiviseringskrav for de enkelte projekter i det endelige støttetil-sagn. Effektiviseringskravet ligger udover de almindelige, løbende produktivitets-forbedringer i sygehusvæsenet. Det fremgår af tilsagnene, at effektiviseringskravetskal realiseres i år 1 efter ibrugtagelsen af det nye hospital, og at gevinsten vil ind-gå som finansieringsbidrag af ny sygehusaktivitet. Der er tale om et netto-effektiviseringskrav.Det følger også af tilsagnet, at effektiviseringsgevinsterne skal kunne henføresdirekte til den kvalitetsfondsstøttede investering og kunne henføres til tiltag igang-sat efter det endelige tilsagn, således at baseline-året udgøres af det driftsbudget-år, som effektiviseringskravet i det endelige tilsagn er beregnet efter.Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil løbende følge op på regionens fortlø-bende arbejde med at skabe bygnings- og organisationsafledte rammer for en
Side | 15
mere effektiv drift i det kvalitetsfondsstøttede byggeri samt projektspecifikke suc-ceskriterier, jf. effektiviseringskrav og tilsagnsgrundlaget.Hovedformålet med opfølgningen er, at regionerne beskriver, hvordan der arbejdesmed at skabe grundlag for at realisere det forudsatte effektiviseringskrav samt atsandsynliggøre, at de forventede effektiviseringer kan henføres til kvalitetsfondsin-vesteringen.Rapporteringen skal være skematisk med tilhørende forklarende tekst og forventesat være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes redegørelse af effek-tiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn. Krav til ogskabelon for rapporteringen fremgår af bilag 3.Rapporteringskravet træder i kraft ved endeligt tilsagn og skal opdateres i forbin-delse med relevante centrale faseovergange. Når projektet har fået godkendt ud-betalingsanmodning skal der rapporteres ved centrale faseovergange og som mi-nimum hvert 1½ år. Rapporteringen indarbejdes i en samtidig kvartalsrapportering.
9.4 Rapportering ved centrale faseovergangeVed faseovergange i projektet skal regionen fremsende en beskrivelse af fasensvæsentligste milepæle, evt. foretagne tilpasninger i projektet. Herudover skal regi-onen ved centrale faseovergange bekræfte eller beskrive ændringer i:Byggeriets størrelse.Forventet behandlingskapacitet.Kapacitetsudnyttelse.
Den faseopdelte rapportering træder i kraft ved endeligt tilsagn. Regionen fastsæt-ter centrale faseovergange, hvor der kan foretages justeringer i projektet, og hvorrapportering dermed vurderes relevant. Det er et krav, at rapporteringen følger denskematiske form, jf. bilag 1, skema F1-F5.
9.5 Rapportering ved bevillingsafslutningReviderede anlægsregnskaber, der forelægges regionsrådene ved afslutning afden enkelte bevilling samt ved projektets afslutning, bedes fremsendt til ministeriet.Til anlægsregnskabet bedes vedlagt revisors erklæring om, at regnskabet er i over-ensstemmelse med totalrammeprincippet for kvalitetsfondsstøttet sygehusbyggeri, jf.revisionsinstruksen til behandling af kvalitetsfondsstøttet sygehusbyggeri.
9.6 EvalueringsrapportDet forventes, at investeringen i nye sygehuse vil resultere i en mere effektiv opga-veløsning og ressourceanvendelse via bedre logistik og ny teknologi mv., der liggerud over de almindelige, løbende produktivitetsforbedringer i sygehusvæsenet. Denbedre ressourceanvendelse gælder såvel personalesiden som øvrig drift, herundervia moderne og energieffektive løsninger.Efter projektets afslutning udarbejdes evalueringsrapport, som beskriver hvorledessygehusbyggeriet har påvirket en mere effektiv arbejdstilrettelæggelse og kapaci-
Side | 16
tetsudnyttelse samt bedre patientforløb og logistik. Rapporten bør ligeledes inde-holde de projektspecifikke mål, som regionerne har opstillet, jf. tilsagnsgrundlag.Regionen bør, når projekterne er så fremskredne, at det er relevant opstille ram-mer og succeskriterier for evalueringen. Evalueringsrapporten bør som udgangs-punkt foreligge senest et år efter fuld ibrugtagning og bør beskrive de områder,hvor regionen har effektivitetsforbedringer, baseline for måling samt målemetoder.Herudover bør i evalueringsrapporten fastlægges et tidsperspektiv for effektmålin-ger, som forudsætter en længere evalueringsperiode, for at opnå et validt data-grundlag. Rammerne for evalueringsrapporten aftales nærmere med Danske Re-gioner, jf. økonomiaftalen for 2012.
Side | 17
10
Sanktionsmuligheder
Såfremt rapporteringerne ikke betrygger Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i,at det enkelte projekt kan leve op til det overordnede formål, har ministeriet mulig-hed for at iværksætte en tættere opfølgning af projektet, overgå til et skærpet tilsynog evt. sætte udbetaling af kvalitetsfondsmidler i bero.Den tættere opfølgning og det skærpede tilsyn iværksættes på baggrund af entrappemodel. Sanktionerne kan gøre brug af tættere opfølgning ved f.eks. hyppige-re møder med relevante personer i regionen eller skærpet tilsyn ved at stille kravom hyppigere rapportering, øget detaljeringsgrad i rapportering eller igangsætteeksterne vurderinger af f.eks. forretningsgange og status på dele af eller det sam-lede projekt. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan sætte udbetaling af kva-litetsfondsmidler i bero og i drøftelse med Økonomi- og Indenrigsministeriet revide-re lånedispensationer. I særlige tilfælde kan regionen eventuelt pålægges at tilba-gebetale udbetalte midler.Krav om tilbagebetaling af midler vil eksempelvis være relevant, hvis det konstate-res, at midlerne ikke er anvendt til formålet, eller hvis der ikke er et tilstrækkeligtafløb af kvalitetsfondsmidler og der således sker en ophobning af kvalitetsfonds-midler.Hvilken handling der iværksættes bygger på en konkret og individuel vurdering afdet enkelte projekt. I vurderingen vil bl.a. kunne indgå projektets størrelse, hidtidigeprojektforløb, projektets stade mv.Såfremt ministeriet tager kontakt til regionerne forventes disse at svare inden 5hverdage. Regionen kan ligeledes forvente tilbagemelding på eventuelle fore-spørgsler inden 5 hverdage fra ministeriets side.
Side | 18
11
Ikrafttrædelse
Regnskabsinstruksen træder i kraft 1. juni 2013.Nærværende instruks fornyes en gang årligt efter vedtagelse af Finansloven.Eventuelle bemærkninger kan rettes til [email protected].
Side | 19
Bilag 1 Skemaer til udbetalingsanmodning samt årlig og faseopdelt rapporteringSom bilagsmateriale er vedlagt følgende skemaer:- Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet- Skema B: Projektets change request liste- Skema C: Forbrug til it, udstyr og apparatur mv.- Skema D: Oversigt over ejendomme til afhændelse- Skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler- Stamkort F1-F5: Arealangivelser, sengepladser, areal og kvadratmeterpriser, behandlingskapacitet, udnyttelsesgrader, jf. tilsagnsgrundlagDer er afslutningsvis indsat et afsnit, hvor regionen kan angive generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller samt eventuelle bemærkninger.Proces for indsendelse af skemaer:Efter godkendt udbetalingsanmodning skal skemaerne indsendes i en fastlagt kadence til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Dette for at ministeriet kan følge oppå eventuelle ændringer.----Skema A og E indgår som del af kvartalsrapporteringenSkema B og C skal opdateres og indsendes én gang årligt. Dette i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 4. kvartalStamkort F1-5 skal opdateres og indsendes ved faseovergange. Regionen kan evt. indsende dette i forbindelse med førstkommende kvartalsrapporteringSkema D indsendes ved udbetalingsanmodning og ved eventuelle ændringer
Side | 20
Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet.Dato:Projekt:Status hvisrelevant:Andel ProjektforslagafKalkulationsfaseI alttotal, Licitation09-pl pct.Udførelse
Årets priser
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019 I alt
------------------------------------------- Mio. kr. --------------------------------------------PL indeksDelprojektoversigtDelprojekt ADelprojekt BDelprojekt CDelprojekt DReserve til regionsrådets dispositionReserve til prisreguleringEvt. andre relevante reserveposterSamlede investeringer- heraf donationerI alt investeringsramme, jf. til-sagnsvilkår- heraf change request- heraf reserver i alt- heraf IT, udstyr, apparatur mv.Vejledning til skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet.I Skema A periodiseres investeringsrammen over projektperioden fordelt på delprojekter/faser/bevillinger.Formåleter at give en oversigt over økonomi og projektets forløb overtid. Forventeligt vil projektets fortsatte planlægning indebære løbende tilpasning af udgifternes placering på tid og delprojekter/bevillinger.I skemaet skal indsættes PL indeks fra det pågældende år tilbage til 2009.Der kan angives trereserveposter– en til regionsrådets disposition og en til prisregulering. Såfremt der anvendes andre typer relevante reserveposter angives de af regionen ikolonnerne andre relevante reserveposter.Change request-listenangives med det totale beløb, det vil være muligt at indløse i nævnte år. Det vil afspejle, at change-muligheder udløber over perioden.Reserver i altangives for at skabe overblik over samlede reserver - både centrale og decentrale. Rammen tilit, udstyr, apparatur mv.angives, da opfyldelse heraf er en særskilt tilsagnsbe-tingelse.Sidst i skema A kan angives”status”hvis relevant. Formålet med kolonnen er at angive, hvilket stadie delprojektet befinder sig på og derved hvor stor usikkerhed, der er knyttettil delprojektet.Indeværende samt fremtidige år angives i budgettal, mens der i afsluttede år anvendes realiseret forbrug. Kolonnen”I alt”opgør udgifterne pr. delprojekt i årets priser, menskolonnen”I alt i 09 P/L”opgør udgifter pr. delprojekt i 09 P/L, til sammenligning med det oprindelige tilsagn.Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering.Side | 21
Skema B: Projektets change request katalog jf. tilsagnsbetingelserne.Dato:Projekt:Nr.BeskrivelseDelprojektForventet anlægsøkonomisk konsekvensÅrets priser – Mio. kr.
Forventet konsekvens for denefterfølgende drift
Sluttidspunkt for atbenytte den pågælden-de besparelsesmulighed
Vejledning til skema B: Projektets change request katalog jf. tilsagnsbetingelserne.Jf. tilsagnsbetingelserne skal der udarbejdes et katalog over mulige tilpasninger i projektet.Formåletmed skema B er at give overblik over change request kataloget. Dette opnås ved at opliste change requests i prioriteret rækkefølge og for hvert emne beskri-ve indhold og relevant delprojekt. Der angives nettobeløb under anlægsøkonomisk konsekvens, og under konsekvenser for drift beskrives eventuelle væsentlige æn-dringer i forhold til fx tid og kvalitet. Særligt bør det bemærkes, hvis change har konsekvenser i ft. de overordnede formål med kvalitetsfondsbyggeriet, jf. tilsagnsgrund-laget. Der angives sluttidspunkt for indløsning.Skema B skal sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse én gangårligt.
Side | 22
Skema C: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagnsbetingelserne.Dato:Projekt:20082009201020112012201320142015201620172018Årets priser------------------------------------------------- Mio. kr. -----------------------------------------------
2019
I alt
Andel af totalpct.
Vejledning til skema C: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagnsbe-tingelserne.Jf. tilsagnsbetingelserne er der for hvert projekt afsat en bestemt andel af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. Som beskrevet i administrationsgrundlaget skal derfølges op påanvendelsen af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv.Formåletmed skema C er at skabe overblik over, hvordan tilsagnsrammen udnyttes til it, udstyr og apparatur mv., samt hvornår udgifterne falder i løbet af projektet.Derfor skaltilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. underopdeles i hovedtyper af anskaffelser samt år.Skema C sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse én gangårligt.
Side | 23
Skema D: Oversigt over ejendomme til afhændelse.Dato:Projekt:AdresseMatrikelnummerÅrstal for fraflytningAreal der frasælgesOffentlig vurderingÅrets priser – Mio. kr.Eventuelle bindinger
Boks skema D: Oversigt over ejendomme til afhændelse.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst ejendomme til afhændelse i projektet.Formåletmed skema D er at følge op på disse oplysninger. I ske-maet oplyses matrikelnummer, årstal for fraflytning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger på de ejendomme, der afhændes i forbindelse med kvali-tetsfondsbyggerierne.Skemaet skal alene udfyldes ved udbetalingsanmodning og ved eventuelle senere ændringer.
Side | 24
Skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler.Dato:Projekt:Løbende priser – Mio. kr.900 Renter af hensattebeløb901 Hensættelser vedr.kvalitetsfonden902 Overført tilprojektspecifikegenfinansiering
Fkt. 6.32.27
Fkt. 6.32.27Total
903 Tilskud vedr. kvalitets- 904 Lån vedr. kvalitets-fondsinvesteringerfondsinvesteringer
905 Egenfinansie-ring vedr. kvali-tetsfonds-investeringer
906 Frigivelsevedr. kvalitets-fonds-investeringer
907 Renter af deponeredebeløb vedr. kvalitetsfonds-investeringer
Fkt. 6.51.53Total
906 Frigivelse vedr. kvali-tetsfondsinvesteringer
903 Tilskud vedr. kvalitets-fondsinvesteringer
Forventet investeringsprofilTotal
kvartal 1
kvartal 2
kvartal 3
kvartal 4
Vejledning til stamkort E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler.Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering.Formåletmed skema E er at give overblik over regionensdeponering samt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysninger fra de relevante autorise-rede funktioner, grupperinger og omkostningssteder for den enkelte region.Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetalingsamt låneadgang.Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering.
Side | 25
Stamkort F1: Oversigt over samlede arealangivelser.Dato:Projekt:HerafHerafRevideret ved Revideret ved Revideret vedSamlet hospi- kvalitetsfondsstøttet kvalitetsfondsstøttet faseovergang faseovergang faseovergangtalnybyggeriombygning123------------------------------------------- m2 -------------------------------------------------Revideret vedfaseovergang4
Arealtype1. Grundareal2. Bebygget areal3. BruttoetagearealHeraf:- Sengestuer inkl. tilknyttet toilet ogbad- Behandlingsarealer- Kontor- Patienthotel- Fællesarealer- Laboratorier og lignende- Øvrige servicefunktioner- Parkering i bygningsareal- Andet- Universitetsareal4. Heraf kælderareal5. Overfladeparkering og interne veje6. Friarealer
Vejledning til stamkort F1: Oversigt over samlede arealangivelser.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst arealangivelser for projektet.Formåletmed stamkort F1 er at skabe overblik over eventuelle væsentlige ændringer i byggeriets størrelse.I stamkort F1 oplyses, hvor mange m2 byggeri projektet indebærer fordelt på fem forskellige arealtyper, angivet med nummer 1-5. Herudover ønskes det totale bruttoetage-areal opdelt på afsnit/områder.Stamkort F1 skal revideres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.
Side | 26
Stamkort F2: Oversigt over areal og kvadratmeterpriser.Dato:Projekt:Antal m2 ved til-Årets prisersagnm2Bygningsareal ved tilsagn (brutto)Evt. korrektionerEvt. arealudvidelse pga. funktionelle kravEvt. arealudvidelse pga. designEvt. arealreduktionTotal
Heraf nybyg-gerim2
Heraf ombyg-ningm2
Økonomisk konse-kvensKr.-
Pris pr. m2 inybyggeriKr.
Pris pr. m2 iombygningKr.
Vejledning til stamkort F2: Oversigt over areal og kvadratmeterpriser.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst areal og kvadratmeterpriser for projektet.Formåletmed stamkort F2 er at skabe overblik over ændringer i byggeriets størrelse og deraf følgende økonomiske konsekvenser. Der kan tilføjes rækker, som passer tildet enkelte projekt. Bygningsareal og eventuelle ændringer angives med antal m2, den økonomiske konsekvens og pris pr. m2 for henholdsvis nybyggeri og ombygning.Stamkort F2 opdateres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.
Side | 27
Stamkort F3: Oversigt over sengepladser.Dato:Projekt:Antal i samlet hospi-talSomatiskIntensivPsykiatriPatienthotelFAMAntal sengepladser ialtHeraf i kvalitets-fonds-støttet ny-byggeriHeraf i kvalitets-fonds-støttet om-bygningEvt. korrigeret an-talBelægningsprocentved tilsagnEvt. korrigeretbelægningsprocent
Vejledning til stamkort F3: Oversigt over sengepladser.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst antal og fordeling af sengepladser for projektet.Formåletmed stamkort F3 er at skabe overblik over eventuelle ændringer i de planlagte sengepladser. Således oplyses, hvor mange sengepladser der er planlagt fordeltpå sengetyper samt eventuelt forudsat belægningsprocent. Det angives, hvis der sker ændringer i antallet af senge og eventuelt forudsat belægningsprocent, og der børsamtidig redegøres for tilpasningens betydning for projektets forudsatte funktioner i forhold til den nye sygehusstruktur.Stamkort F3 opdateres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.
Side | 28
Stamkort F4: Forventet behandlingskapacitet i alt.Dato:Projekt:2007Forventet dag- og ambulant behandling (antal)Forventet antal sengedage (antal)Forventet antal indlæggelser (antal)Forventet liggetider (gns. antal dage)Vejledning til stamkort F4: Forventet behandlingskapacitet i alt.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn har regionen for hvert projekt angivet forudsætninger for den forventede fremtidige behandlingskapacitet.Formåletmed stamkort F4 er at følge op på de forudsatte mål for behandlingskapacitet, jf. tilsagnsbetingelserne.Stamkort F4 opdateres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Eventuelle ændringer i den forventede behandlingskapacitet anføresog begrundes.Evt. mellemliggende år2020Kommentar
Side | 29
Stamkort F5: Udnyttelsesgrader.Dato:Projekt:EmneUdnyttelsesgrader, operationsrum (antal dage pr. år og timer pr. dag)Åbningstid i ambulatorier (antal dage pr. år og timer pr. dag)Udnyttelsesgrad for undersøgelsesrum mv. (pct.)Udnyttelsesgrader apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)Konv. røntgen (antal dage pr. år og timer pr. dag)Angiografi (antal dage pr. år og timer pr. dag)CT scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)Ultralyd scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)MR scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)PET scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)Evt. andet større apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)
Eksisterende struktur
Ved ibrugtagning
Vejledning til stamkort F5: Udnyttelsesgrader.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst udnyttelsesgrader for projektet.Formåletmed stamkort F5 er at følge op på de udnyttelsesgrader i hhv. den eksisterende struktur og ved ibrugtagning, som er forudsat i tilsagnsbetingelserne. Der angivesforventede udnyttelsesgrader for forskellige rum samt forskellige typer apparatur.Skemaet revideres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Eventuelle ændringer i den forventede produktion eller i udnyttelsesgraden afudstyret bedes oplyst.
Side | 30
Generelle principper og eventuelle bemærkningerHer kan redegøres for eventuelle bemærkninger. Der kan ligeledes redegøres for generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller, for eksempel:Fordeling af udgifter til IT, udstyr og apparatur mv.Principper for afsætning af prioriteringsreserver (change request)Opgørelse af arealopgørelse.Opgørelse af arealændringer og kvadratmeterpriser.Opgørelse af forventet antal sengepladser og belægningsprocent.Opgørelse af forventet behandlingskapacitet.Opgørelse af udnyttelsesgrader.
Der er anført de oplysninger for forudsætninger og principper, som regionen har angivet ved ansøgning om endeligt tilsagn. Såfremt der er sket ændringer siden, bedes regi-onen anføre dette. Det kan bl.a. være ændringer på grund af nye fremskrivninger fra Danmarks Statistik om befolkningsudviklingen eller ændring af optageområder mellemsygehusene. Vanskeligheder og uklarheder i forbindelse med anvendelse af skemaerne ift. projektet bedes ligeledes bemærket.
Side | 31
Bilag 2 Kvartalsrapportering til Ministeriet forSundhed og Forebyggelse om kvalitetsfonds-byggerierneKvartalsrapporteringen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om kvalitets-fondsbyggerierne er udarbejdet jf. aftale med Danske Regioner af 2. juli 2012,opdateret april 2013. Kvartalsrapporteringen omfatter bilag A-E.
Struktur for rapporteringenRapporten til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er bygget op efter følgendeoverordnede model:Indledning.Ledelseserklæring.Revisorerklæring til regionsrådetOverblik (overordnet kortfattet status for alle projekter).Rapportering pr. projekt (om risici, økonomi, byggeriets fremdrift og kvali-tet/indhold).6. Generelle principper.Boks 1: FormatIndberetningen til ministeriet vil med det forudsatte rapporteringsomfang kunneske med en forskydning på max. 3 måneder, svarende til den forventede kadencei forhold til regionsrådet. Eventuel afvigelse herfra drøftes konkret mellem denenkelte region og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.Kvartalsrapportering påbegyndes med virkning fra det tidspunkt, hvor der skerden første udbetaling af midler fra kvalitetsfonden. De enkelte afsnit omfatterkorte tekstmæssige resumeer suppleret med tabeller og figurer i fornødent om-fang. Mere detaljerede informationer ses i evt. supplerende rapport til regionsrå-det.1.2.3.4.5.
Kommentarer til indholdet af rapporten1. IndledningHer beskrives formålet med rapporten, herunder eventuelle særlige forhold, somønskes fremhævet.Boks 2: Baggrund for og formål med kvartalsrapporteringJf. økonomiaftalen for 2012 skal der mellem Ministeriet for Sundhed og Forebyg-gelse og Danske Regioner fastlægges en kvartalsrapport, som danner grundlagfor Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses opfølgning. Den konkrete formule-ring er:For de enkelte projekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørel-ser til regionsrådene, som også danner grundlag for Indenrigs- og Sundhedsmini-steriets opfølgning. Regionerne udarbejder senest ultimo august 2011 oplæg tilstandardiserede regionale indberetninger, hvori der redegøres for fremdriften ibyggeriet mv., som danner grundlag for drøftelse med Indenrigs- og Sundheds-ministeriet med henblik på fastsættelse af en endelig redegørelses-Side | 32
/indberetningsform.Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse har ligeledes taget udgangspunkt i ad-ministrationsgrundlaget, som bl.a. Rigsrevisionen har udtalt giver et godt ud-gangspunkt for tilsyn med de kvalitetsfondsfinansierede byggerier.Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i øko-nomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skalbetrygge Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i, at projektet forløber plan-mæssigt og kan realisere de resultater, som ligger til grund for tilsagnet om støttefra Kvalitetsfonden, særligt med vægt på, at der indenfor den økonomiske rammekan etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus. Rapporteringenbidrager til at skabe gennemsigtighed om projektets indhold og forløb og er der-med grundlag for dialog mellem region og ministerium om det enkelte projekt.Den er samtidig afgørende for, at Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse får etsamlet overblik og på ensartet form kan videreformidle oplysninger om de i alt 16kvalitetsfondsbyggerier.
2. LedelseserklæringRapporten vedlægges en ledelseserklæring, hvor regionsrådsformand og regions-direktøren erklærer, at kvartalsrapporteringen til staten efter bedste overbevisninggiver et retvisende billede af status for projekterne.Der udarbejdes én samlet ledelseserklæring for alle projekter under et.Erklæringen opbygges efter følgende skabelon og med følgende indhold:Boks 3: Ledelseserklæring”Ledelsen i Region X fremsender hermed kvartalsrapportering pr. XX.XX.20XX forregionens igangværende kvalitetsfondsprojekter til Ministeriet for Sundhed ogForebyggelse.Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for de enkelte kvali-tetsfondsprojekter til regionsrådet, som regionsrådet har behandlet på regions-rådsmødet den XX.XX.20XX.Ledelsen skal efter bedste overbevisning erklære, at:kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift ogrisiko vedrørende samtlige regionens igangværende anlægsprojekter finansie-ret ved kvalitetsfondsmidlerkvartalsrapporteringen givet et retvisende billede af regionens deponerings-grundlag vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering - og dedertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartaletsåvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er admini-streret i overensstemmelse med gældende administrative reglersåvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er admini-streret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn
Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen.Side | 33
X-by den XX.XX.20XXRegionsrådsformandRegionsdirektør
3. Revisionserklæring til regionsrådetVed den kvartalsvise fremlæggelse for regionsrådet af status for kvalitetsfondspro-jekterne forsynes rapporterne med en revisionserklæring fra regionens uafhængi-ge revisor. Der udarbejdes en revisionserklæring pr. projekt.Boks 4: Forklaring til revisorerklæringRevisionserklæringen vil blive udarbejdet i henhold til retningslinjerne i Ministerietfor Sundhed og Forebyggelses regnskabs- og revisionsinstruks for administrationaf kvalitetsfondsmidler samt den interne kontrol, som regionens ledelse fastsætter(jf. regionens kasse- og regnskabsregulativ).I bilag A er vist, hvordan erklæringen opbygges, såfremt revisor reviderer sam-menhængen mellem redegørelsens oplysninger og regionens bogføring samtøvrig dokumentation (eksempelvis andre eksterne ekspertudtalelser), uden atrevisor derudover foretager selvstændige vurderinger af eksempelvis projekter-nes risikoprofiler mv.Revisionspåtegningerne afgives til regionsrådet, men skal formelt kunne anven-des af både regionsråd og ministerium.
Rapporteringen redegør for konklusionerne i revisionserklæringerne. Hvis der ikkeer forbehold eller supplerende oplysninger i revisionserklæringerne, oplyses dette.Hvis der er forbehold og supplerende konklusioner anføres dette i en særlig over-sigt, ligesom regionens kommentarer, og hvilke foranstaltninger, der er iværksatfor at rette op på forholdene, anføres, jf. boks 5.Boks5: Eksempel på kommentar af forbeholdVedrørende følgende projekter har revisor taget følgende forbehold og/eller afgivetfølgende supplerende oplysninger:Efterfølgende gengives de enkelte forbehold og supplerende oplysninger:Projekt XForbeholdXxxxxxxxxxxxxxxxSupplerende oplysningXxxxxxxxxxxxxxxxRegionens kommentarer til forbehold/supplerende oplysninger
4. Overblik (overordnet kortfattet status)Afsnittet giver en kortfattet status for projekterne under ét. Status kan eventueltsuppleres med en skematisk oversigt over de enkelte projekter i form af en sam-menfattende trafiklysrapportering og udviklingsmarkering.
Side | 34
5. Rapportering pr. projektKvartalsrapporten pr. kvalitetsfondsprojekt omfatter risikovurdering, økonomi ogbyggeriets fremdrift. Større ændringer i byggeprojektet og evt. konsekvenser heraffor kvalitet/indhold og ny sygehusstruktur beskrives.Rapportering sker på overordnet niveau, jf. de principper for ledelsesrapportering,som er anbefalet af KPMG i rapporten ”Økonomisk styring af større sygehusbyg-gerier” fra 2008.RisikovurderingTekstafsnit:Overordnet opsummering af risikoforhold (gult og rødt kommenteres).Figur:Status for risikovurderingen opsummeres i en trafiklysrapportering.I tekstafsnittet kommenteres centrale risici, og der redegøres for, hvilke initiativerder igangsættes for at rette op på risikoforholdene, primært med fokus på kom-mende periode.Oversigt over projektets risici med trafiklysmarkering, hvor centrale risici medtages(kan evt. uddybes i bilag til kvartalsrapporteringen.) Risici bør her så vidt muligtvurderes mht. økonomisk konsekvens. Risici bør så vidt muligt være knyttet tilregionsrådets bevillinger, delprojekter, etaper el.lign., så der er sammenhængmellem estimat for økonomi og risikovurdering. Jf. administrationsgrundlaget forMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse er det en forudsætning, at risikovurderin-gerne kvalificeres uafhængigt af byggeorganisationen. Jf. revisorerklæringen kon-staterer revisor herudover, at risikovurderingen er i overensstemmelse med under-liggende dokumentation. De uafhængige vurderinger indgår som bilag i kvartals-rapporteringen og fremsendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.Det angives for hvert projekt, hvornår styringsmanualen sidst er gennemgået ogopdateret:Angiv datoBoks 6: Forklaring af trafiklysrapporteringTrafiklysrapporteringen sammenfatter de risikovurderinger, som løbende udarbejdes i projektorga-nisationen (internt og af eksterne rådgivere). Risikovurderingen omfatter følgende tre forhold: Øko-nomi, tid, kvalitet. Der opereres med følgende definitioner: Grøn = Projektet er inden for rammerne.Gul = Projektet er inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed. Rød: Projektethar overskredet rammerne, eller der er væsentlig risiko for at det vil ske.Trafiklysrapporteringen bygger på de principper, som er anbefalet af KPMG i rapporten ”Økono-misk styring af større sygehusbyggerier” fra 2008.Forklaring til trafiklysrapporteringen:ForklaringProjektet er inden for rammerneProjektet er inden for rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhedProjektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig risiko for, at det vil ske→Uændret niveau↑Forbedret niveau↓Forværret niveauDet bør være en ensartet operationalisering til grund for trafiklysrapporteringen på det enkelte pro-jekt. Det vil tydeliggøre grundlaget for en given farvemarkering og gøre risikovurdering gennem-Side | 35
skuelig på tværs af projekterne.Principperne for risikorapportering vil være beskrevet i afsnittet om generelle principper.
Projektets økonomiDer gives en kortfattet status for projektets samlede økonomi.Tekstafsnit:Overordnet økonomisk opsummering (herunder redegørelse for even-tuelle afvigelser fra budgettet).Skemaer:Der udarbejdes:Skema 1: Kvartalsstatus på budget, forbrug og byggefremdrift.Skema 2: Økonomi fordelt på år og delprojekter.Oversigt til brug for opfølgning på anvendelsen af de deponerede midlerog grundlag for udbetaling.I tekstafsnittet kommenteres overordnet på udvikling og status for økonomi ogfremdrift. Eventuelle afvigelser kommenteres. Der redegøres alene for senestekvartals afvigelser. Hvor relevant angives begrundelse for afvigelse og evt. korri-gerende initiativer.Det kommenteres ligeledes, hvorvidt trækket på decentrale og centrale reserver erpå forventet niveau henset til byggeriets fremdrift.Eventuelle opmærksomhedspunkter for kommende kvartal kommenteres.Boks skema 1: Kvartalsstatus på budget, forbrug og byggefremdriftSkema 1 er en samlet kvartalsvis status for projektets samlede økonomi og frem-drift.Formålet med denne opgørelse er at give betryggelse for, at der kvartalsvist ta-ges stilling til, at forudsatte leverancer kan håndteres med den givne økonomi påden enkelte bevilling/delprojekt, og at eventuelle omprioriteringer sker rettidigtindenfor totalrammen.Rapporteringen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse om ”investerings-rammen” for det samlede byggeri opdeles i delelementer, fx svarende til regions-rådets bevillinger, forventede delprojekter, etaper, kontrakter, faser eller lignende.Opdelingen i rapporteringen svarer til regionens styring af projektet. Det forud-sættes, at hver del klart kan afgrænses med tilhørende budgetter og milepæls- ogtidsplan. Rapportering på delprojektet/fase/bevillingen bør med henblik på atfremme gennemsigtighed være på i størrelsesordnen 300-400 mio. kr. og stræk-ke sig over ca. 3-4 år. Hvis rapporteringen på delprojekt/fase/bevilling er størreend det angivne, drøftes det konkret mellem den enkelte region og Ministeriet forSundhed og Forebyggelse. Tværgående bevillinger til fx bygherreorganisation ogrådgiverudgifter vil naturligt strække sig over hele projektperioden.I skemaet angives samlet projektøkonomi, så kolonnen”oprindeligt budget”samt”korrigeret budget”hver især vil summere til den samlede investerings-ramme. Sammenligning af disse kolonner vil beskrive ændringer i projekternesoverordnede budget. Med mindre andet er angivet i afsnit om generelle princip-Side | 36
per, er grundlag for oprindeligt budget, det budget der er angivet ved udbeta-lingsanmodningen.Kolonnerne”forbrug til dato”, ”disponeret”samt”forventet resterende for-brug”skal summere til kolonnen”forventet samlet forbrug”.Disponeret for-brug viser udgifter, som ikke er bogført endnu, men hvor der er indgået en bin-dende aftale om leverance. De nærmere principper for opførelsen heraf vil værebeskrevet i afsnit 6 om generelle principper.I kolonnen”forventet resterende forbrug”skal det vurderes, om det med denresterende bevilling er muligt at gennemføre de opgaver, som er forudsat leveretmed den givne økonomi, eller om der er behov for justering af leverancekrav ellerbevillingens størrelse. Det er centralt, at den projektansvarlige herunder vurdererbehov knyttet til ikke godkendte, men fremsatte ekstrakrav samt forudsatte eks-traudgifter og uforudsigelige ekstraudgifter. Opgørelsen over ”forventet resteren-de forbrug” sammenlignes med”korrigeret budget”i kolonnen”Difference:korrigeret budget og forventet forbrug”.Et evt. forventet merforbrug på statuskan håndteres fx ved reduktion i kvalitet/leverancer, omprioritering mellem bevil-linger eller brug af reserver. Det er også muligt, at håndtering udestår. Løbendejusteringer vil være helt forventelige, de forklares og skal håndteres inden for densamlede projektøkonomi.Endelig vurderes byggeriets”Realiserede færdiggørelsesgrad”i forhold til”Planlagt færdiggørelsesgrad”for kvartalet. Angivelsen af projektets fysiskefærdiggørelsesgrad bør være baseret på projektledelsens vurdering af projektetsfremdrift mht. tidsplan og betalingsbelagte milepæle mv. (byggeriets stade). For-målet er at belyse sammenhængen mellem økonomisk forbrug (inklusive ekstra-arbejder mv.) og byggeriets faktiske færdiggørelse. Derudover skal kolonnernevise, hvor langt projektet er i forhold til den planlagte fremdrift. Pct.-angivelsenbaseres på en samlet vurdering. Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseretfærdiggørelsesgrad angives i afsnit 6 om generelle principper. Tabellen opgøres iårets pl. Det indebærer, at de samlede rammer fra kvalitetsfonden løbende op-skrives til årets pl. Det samme gælder tidligere års forbrug. Reguleringen skermed det regionale anlægs-pl i overensstemmelse med Finansministeriets udmel-ding herom. Nærmere beskrivelse og overvejelser er indeholdt i bilag E.
Side | 37
Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdriftÅrets priserSamlet budgetKorrigeretbudget*(a)Forbrug og udgiftsbehovEvt. diffe-ForventetForventetrence:Dispone-Forbrugresteren-samletbudget ogret forbrugtil datode for-forbrugforventettil dato(b)brug(e=b+c+d)forbrug(c)(d)(a-e)Byggeriets fremdrift (stade)Planlagtfærdiggørel-sesgradRealiseretfærdiggørel-sesgrad
Oprindeligtbudget
------------------------- Mio.kr. -----------------------DelprojektoversigtDelprojekt ADelprojekt BDelprojekt CDelprojekt DDelprojekt EReserve til regionsrådets dispositionReserve til prisreguleringEvt. andre relevante reserveposterI alt investeringer- heraf donationerI alt investeringsramme, jf. til-sagnsvilkår* Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget.
--------Pct.---------
---
---
Side | 38
Boks skema 2: Total projektøkonomi fordelt på budgetter og år.I Skema 2 periodiseres investeringsrammen over projektperioden fordelt på delelementer.Investeringsrammen opdelt i delprojekt/fase/bevilling angives svarende til skema 1.Formåleter at give en oversigt over økonomi og projektets forløb over tid. Forventeligt vil pro-jektets fortsatte planlægning indebære løbende tilpasning af udgifternes placering på tid ogdelprojekter/bevillinger. Én gang årligt vil skemaet blive suppleret med et overblik over projek-tets indtægter ved at angive træk på midler fra kvalitetsfonden samt regionernes låneadgangog hensættelser.Der angives toreserveposter– en til regionsrådets disposition og en til prisregulering. Så-fremt der anvendes andre typer relevante reserveposter angives de af regionen i kolonnerneandre relevante reserveposter.Change request-listeangives med det totale beløb, det vil være muligt at indløse i nævnte år.Det vil afspejle, at change-muligheder udløber over perioden.Reserver i altangives for atskabe overblik over samlede reserver – både centrale og decentrale. Rammen tilit, udstyr,apparatur mv.angives, da opfyldelse heraf er en særskilt tilsagnsbetingelse.Sidst i skema 2 kan angives”status”hvis relevant. Formålet med kolonnen er at angive, hvil-ket stadie delprojektet befinder sig på og derved hvor stor usikkerhed, der er knyttet til delpro-jektet.´Indeværende samt fremtidige år angives i budgettal, mens der i afsluttede år anvendes realise-ret forbrug. Kolonnen”I alt”opgøres udgifterne pr. delprojekt i løbende priser, mens kolonnen”I alt i 09 P/L”opgør udgifter pr. delprojekt i 09 P/L, til sammenligning med det oprindeligetilsagn.
Side | 39
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektetStatus hvis relevant:IAndel ProjektforslagaltafKalkulationsfase09-total, LicitationUdførelse2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 I altplpct.
Årets priserPL indeksDelprojektoversigtDelprojekt ADelprojekt BDelprojekt CDelprojekt DReserve til regionsrådets dispositionReserve til prisreguleringEvt. andre relevante reserveposterI alt investeringer- heraf donationerI alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår- heraf change request- heraf reserver i alt- heraf IT, udstyr, apparatur mv.
2008 2009 2010
2011
------------------------------------------- Mio. kr. --------------------------------------------
Side | 40
Skema med forbrug af deponerede midlerI bilag B er vist et forslag til et skema, som viser det kvartalsvise forbrug af deponerede midler.Vejledning til bilaget udarbejdes af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.Byggeriets fremdriftTekstafsnit:Overordnet opsummering vedrørende byggeriets fremdrift (afvigelser i forhold til byggeplanerkommenteres).Figurer/skemaer:Der udarbejdesFigur med tilhørende tabel, som viser økonomisk færdiggørelsesgrad.Skema med tidsmæssig status for de enkelte etaper/faser.
I tekstafsnittet kommenteres status for byggeriets fremdrift og væsentlige afvigelser i forhold til investerings-profil/byggeplaner kommenteres. Herunder redegøres kort for årsager til afvigelse mellem forbrug og inve-steringsprofil, og der bør redegøres for omfang af eventuelt ekstraarbejde og træk på reserver. Hvis der erudestående ekstraarbejder i væsentligt omfang bør det anføres.Boks 6: Forklaring til økonomisk fremdrift for byggerietFigur/tabel med økonomisk færdiggørelsesgradI en figur med økonomisk færdiggørelsesgrad vises det faktiske forbrug kvartalsvis i forhold til den oprinde-lige og den reviderede investeringsprofil for projektets totaløkonomi.Figuren indeholder tre grafer:1.2.3.Projektets samlede forbrug.Den oprindelige investeringsprofil (den investeringsprofil, som ligger til grund for udbetalingsprofi-len).Seneste reviderede og godkendte investeringsprofil.
Figuren skal suppleres med figurer for de enkelte faser i byggeriet. De faktiske observationer vises i en ta-bel (eksempel svarende til tallene i figuren er vist i bilag D).Sammenhæng mellem økonomisk forbrug og bygningsarbejderDer skal ske betaling, hvor der er udført et kontraktmæssigt aftalt arbejde svarende hertil. Dermed bør denøkonomiske fremdrift som udgangspunkt afspejle den fysiske fremdrift for projektet (færdiggørelsesgrad).De almindeligt anvendte principper for betaling til entreprenører, fremgår af bestemmelserne i AB92 (Almin-delige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed). Her fremgår det om bygher-rens betalingsforpligtelse af § 22:”Efter skriftlig anmodning til bygherren har entreprenøren én gang hver måned ret til betaling for udført ar-bejde mv. Bygherren skal senest 15 arbejdsdage fra modtagelse af anmodningen, jf. stk. 11, betale detbeløb, der på byggepladsen er ydet kontraktmæssige arbejder og materialer for”.Rådgiveren kontrollerer, at fremdriften er i overensstemmelse med entreprenørens angivelser, inden udbe-taling finder sted. Fremdriften drøftes på byggemøderne.
Side | 41
Figur 2. Byggeriets økonomiske fremdrift, årets pl.
Figur med tidsmæssig statusI en oversigt vises tidsmæssig status for byggeriets etaper/faser og centrale milepæle. Et eksempel på etfire-årigt projekt er vist i bilag C. Oversigten viser udvikling indtil rapporteringstidspunktet samt den planlagtefærdiggørelse af byggeriet, opdelt på fase. Det markeres med trafiklys, i hvilket omfang den senest revidere-de tidsplan er fulgt eller kan forventes fulgt (grøn=tidsplanen følges, gul=tidsplanen følges, men øget risikofor forsinkelser, rød=forsinkelser). I det omfang, der sker ændringer i tidsplanen, kommenteres dette i tek-sten.Kvalitet og indholdByggeprojekterne skal gennemføres på en måde, så de kan realisere de gevinster og funktionskrav mv., derer stillet i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden. I afsnittet kan uddybes eventuelle væsent-lige ændringer i byggeprojektet, fx indløste ”change requests”. Der kan redegøres for evt. konsekvenser iforhold til tid og kvalitet i forhold til det, der er forudsat i de enkelte bevillinger. Det bør bemærkes, hvis juste-ringer i byggeprojektet har konsekvenser for den nye sygehusstruktur jf. årlig rapportering af stamdata. Ud-viklingen i kvalitet/indhold vil også blive markeret i trafiklysrapporteringen i forbindelse med risikovurderingen(jf. ovenfor).
6. Generelle principperHer redegøres for generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller, for eksempel:Regnskabsmæssige principper, herunder for dispositionsregnskab.Opgørelse af færdiggørelse og færdiggørelsesgrad.Forudsætninger for risikooversigter (trafiklysrapportering).Definitioner af tabelindhold (relationer til kontoplan).Fordelingsprincipper for fordeling af udgifter i fælles projekter, som både omfatter eget projekt og etkvalitetsfondsprojekt.Principper for afsætning af reserver, herunder for prioriteringsreserver (change request)
I enkelte tilfælde gennemføres der også lokale ombygninger/nybyggeri på samme matrikler, som ikke erfinansieret af kvalitetsfonden. Rapporteringen og bevillingsopfølgningen sker adskilt for byggerierne. Den
Side | 42
kvartalsrapport, som indberettes til staten, omfatter derfor kun forhold vedrørende det pågældende kvalitets-fondsbyggeri. Eventuelle særlige forhold vedrørende bevillingsmæssig adskillelse af de to byggerier, herun-der for eksempel fordeling af fælles projekteringsudgifter, rådgiverudgifter mv., beskrives af regionen i afsnit-tet om generelle principper.
Side | 43
Bilag A. Revisionserklæring til brug for kvartalsrapportering til regionsrådetTil RegionsrådetVi har efterprøvet, om kvartalsrapporten for perioden XX.XX.20XX til XX.XX.20XX for det kvalitetsfondsfi-nansierede anlægsprojekt XXXXXXXXX (Projektet) udvisende et forbrug på XXX.XXX.XXX.XXX kr. er udar-bejdet i overensstemmelse med regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og Ministeriet for Sundhed ogForebyggelses regnskabsinstruks herom.Ledelsens ansvar for kvartalsrapporteringenLedelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstem-melse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses Regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssigbehandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter, Regionens eget styringsgrundlag for Projektet, herunderStyringsmanual, Budget- og Regnskabssystem for regioner samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativog sædvanlige regnskabspraksis. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsenanser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om den-ne skyldes besvigelser eller fejl.Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af projektets fremdrift, forventede resterende forbrug (budget)og risici i tilknytning til projektets færdiggørelse.Ledelsen indhenter en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift ogforventede resterende forbrug.Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitets-fondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse fastsat-te regler.Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i over-ensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis,samt at projektet administreres under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn.Revisors ansvarVores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Pro-jektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlaget.Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænsetsikkerhed om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, samtrisici knyttet hertil.Udført arbejdeVi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med den internationale standard om andreerklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af historiske finansielle oplysninger og yderligerekrav ifølge dansk revisorlovgivning, samt God Offentlig Revisionsskik, samt revisionsinstruks om revision afkvalitetsfondsfinansierede projekter.Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører vores arbejde for at opnå en høj gradaf sikkerhed for, om opgørelsen af projektets økonomiske forbrug er uden væsentlig fejlinformation samt enbegrænset sikkerhed for om beskrivelsen af byggeriets fremdrift er uden væsentlig fejlinformation.Vi har udført vores arbejde med henblik på, at opnå en høj grad af sikkerhed for:- at kvartalsrapporten giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug opgjort pr. XX.XX.20XX- at kvartalsrapportens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfonds-finansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses fastsatteregler herom.
Side | 44
Projektets økonomiske forbrugVi har udført handlinger for at opnå bevis for beløb og oplysninger i opgørelsen af projektets økonomiskeforbrug. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risici for væsentligfejlinformation i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl.Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for udarbejdelsen af en opgørelse afprojektets økonomiske forbrug uden væsentlig fejlinformation. Formålet hermed er at udforme handlinger,der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksom-hedens interne kontrol. Vi har endvidere vurderet, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, omledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af opgørelse af projektetsøkonomiske forbrug.Vi har som led i vores arbejde efterprøvet, at de ifølge opgørelsen af projektets økonomiske forbrug afholdteomkostninger er tilskudsberettiget, herunder at de er i overensstemmelse med underliggende dokumentati-on.Herudover har vi gennemgået regionens dokumentation for opgørelsen af deponeringsgrundlaget, påsetdeponering samt præsentation i kvartalsrapporten.Projektets fremdrift og risiciVi har udført vort arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift,herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelsemed underliggende dokumentation og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen.Vi har påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af re-gionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet.Vi har påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og at regionens risikovurde-ring i tilknytning projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation.For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddra-get en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede reste-rende forbrug.Det er endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen.Det er vores opfattelse, at de udførte undersøgelser giver et tilstrækkeligt grundlag for vores konklusioner.ForbeholdEventuelle forbehold anføres her – og konklusion tilpasses.KonklusionProjektets økonomiske forbrugDet er vores opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden XX.XX.20XX tilXX.XX.20XX giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr.XX.XX.20XX opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for regioner, Ministeriet forSundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfi-nansierede projekter samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis.Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter,at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug, er i overensstemmelse med meddeltebevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldigeøkonomiske hensyn.Projektets fremdrift og risiciDet er endvidere vores opfattelse, at vi ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til atkonkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttettil Projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Fore-byggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projek-ter.
Side | 45
For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet,så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenhederofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige.Supplerende oplysning vedrørende begrænsning i anvendelseErklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiskeforbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil.Supplerende oplysning om..Eventuelle yderligere supplerende oplysninger anføres her.X-by (revisors kontorsted), datoXXX revisionsfirmaNN statsautoriseret/registreret revisor
Side | 46
Bilag B. Kvartalsvis forbrug af deponerede midler
Fkt. 6.32.27
900 Renter af hensattebeløb
901 Hensættelser vedr.kvalitetsfonden
902 Overført til projektspe-cifik egenfinansiering
Fkt. 6.32.27
903 Tilskud vedr. kvalitets- 904 Lån vedr. kvalitets-fondsinvesteringerfondsinvesteringer
905 Egenfinansiering vedr. 906 Frigivelse vedr. kvali-kvalitetsfondsinvesteringer tetsfondsinvesteringer
907 Renter af deponeredebeløb vedr. kvalitetsfonds-investeringer
Total
Fkt. 6.51.53
906 Frigivelse vedr. kvali-tetsfondsinvesteringer
903 Tilskud vedr. kvalitets-fondsinvesteringer
Total
Forventet frigivelse 1. kvartal
2. kvartal
3. kvartal
4. kvartal
Total
Side | 47
Bilag C. Tidsmæssig fremdrift2011201220132014StatusJ F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N DFærdigprogrammeringDis pos itions forslagRum program meringProjektforslag
ETAPE 0ProjekteringUdbudUdførelse
ETAPE 1ProjekteringUdbudUdførelseIdrifts sættels e
Side | 48
2011
2012
2013
2014
Status
J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N DETAPE 2ProjekteringUdbudUdførels eIdrifts sættelse
ETAPE 3ProjekteringUdbudUdførels eIdrifts sættelse
ETAPE 0Beskrivelse af indholdETAPE 1Beskrivelse af indholdETAPE 2Beskrivelse af indholdETAPE 3Beskrivelse af indhold
Side | 49
Bilag D. Økonomisk færdiggørelse (observationer)År(årets pri-ser)2010Investerings-profil(mio. kr.)0Pct. aftotalRevideretinvesterings-profil(mio. kr.)0,00Pct. aftotalForbrug(mio. kr.)Pct. af total
0,01,02,02,53,05,010,030,035,060,090,0100,0120,0180,0220,0260,0350,0360,0450,0500,0520,0700,0800,01.100,00,00,10,10,10,20,41,11,32,23,33,74,46,78,19,613,013,316,718,519,325,929,640,7
2011
3
0,1
3
0,1
2012
43
1,5
43
1,5
2013
143
5,1
143
5,1
2014
350
12,5
350
12,5
2015
700
25,0
700
25,0
201620172018201920202021
1.3001.8002.3002.7002.800
46,464,382,196,4100,0
1.3001.7002.2002.6002.7002.800
46,460,778,692,996,4100,0
Side | 50
Bilag E. Pris- og LønreguleringUdbetalinger af kvalitetsfondsmidler bliver pris- og lønreguleret med den regionale anlægs-pl, jf. Finansmini-steriets og Økonomi- og Indenrigsministeriets udmeldinger.Indeværende års udbetaling fastlægges og meddeles regionen primo året på baggrund af den fastlagte fi-nansieringsprofil og opdaterede pl-værdier af det regionale anlægs-pl. Indeværende års udbetaling reguleresikke i løbet af året, såfremt projektets finansieringsprofil forbliver uændret.Én gang årligt i forbindelse med udbetaling af 1. kvartals tilskud vil de to foregående års udbetalinger blivereguleret med henholdsvis det reviderede og det endelige pl-niveau tilknyttet det pågældende år. 1. kvartalsudbetaling af kvalitetsfondsmidler vil således bestå af både en regulering vedr. tidligere års udbetalingersamt indeværende års udbetaling vedr. 1. kvartal. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil i denne an-ledning specificere udbetalingens sammensætning, hvilket ligeledes meddeles regionen primo året.Det bemærkes, at det regionale anlægs-pl vil kunne afvige fra den faktiske prisudvikling, for eksempel regu-leres anlægskontrakter normalt med byggeomkostningsindekset. Dette skal inden for projektet håndteresgennem anvendelse af reserveposter til opsamling af forskellene. Det kan også være et særligt fokusområdei risikostyringen af projekterne.
Side | 51
Bilag 3. Koncept for opfølgning på effektiviseringskraveneI de endelige tilsagn for kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier indgår et effektiviseringskrav. Ministeriet forSundhed og Forebyggelse skal følge op på regionernes arbejde med at realisere de effektiviseringsgevin-ster, som er forudsat i de endelige tilsagn til kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier. Dette med henblik på,at regionen i forbindelse med det kvalitetsfondsstøttede projekt kan realisere en effektivisering i tilknytning tilinvesteringen.
1. Formål med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses opfølgningDet fremgår af administrationsgrundlaget for de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier, at ”effektivise-ringsgevinsterne skal kunne henføres direkte til den kvalitetsfondsstøttede investering og kunne henføres tiltiltag igangsat efter det endelige tilsagn.”Det muliggør, at effektiviseringerne kan adskilles fra de almindelige, løbende produktivitetsforbedringer isygehusvæsenet, og at regionerne kan henregne forskellige effektiviseringsinitiativer, som både vedrører dekonkrete byggerier og de strukturelle ændringer, som sygehusinvesteringerne indgår i. Ministeriet for Sund-hed og Forebyggelse skal betrygges i, at effektiviseringsgevinster som forudsat fuldt ud kan realiseres somfinansieringsbidrag til ny sygehusaktivitet i år 1 efter ibrugtagelsen. Derfor skal Ministeriet for Sundhed ogForebyggelse løbende følge op på, at regionerne arbejder med realistiske mål og robuste planer for gevinst-realiseringen. Opfølgningen indgår dermed som led i Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses øvrige tilsynmed, at projekterne er realistiske og robuste inden for tilsagnsrammen.Regionerne skal inden for overordnede kategorier opgøre og beskrive de forventede effektiviseringsgevin-ster samt strategien for at realisere dem. Der skal være fokus på, hvilke centrale aktiviteter regionerne for-venter at igangsætte for at realisere gevinsterne, og hvordan der løbende kan følges op på, at arbejdet for-løber planmæssigt, og at effektiviseringsgevinsterne realiseres som forudsat. Ministeriet for Sundhed ogForebyggelse vil således have fokus på, om regionerne arbejder målrettet med at udvikle driftsorganisatio-nen på sygehusene til de nye vilkår, i samarbejde med projektorganisationen.1.1 Anvendelse af rapporteringenMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse vil anvende rapporteringen som del af den generelle vurdering af,hvorvidt projekterne fortsat opfylder tilsagnsbetingelserne.Rapportering om manglende opfyldelse af effektiviseringskravet udgør et tilsagnsbrud, der derfor vil medføresanktioner, på linje med øvrige brud på tilsagnsbetingelserne. Det bemærkes, at projekterne forventeligt kanhave behov for at tilpasse den planlagte fordeling af effektiviseringsgevinsterne på indsatsområder, efter-hånden som projektet udvikler sig. Det centrale for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er opnåelse afdet nominelle krav samt betryggelse på baggrund af aktuelle rapporteringer på effektiviseringsarbejdet.Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil medvirke til at formidle de tværgående erfaringer og resultaterved at stille data fra rapporteringen til rådighed for regionerne til brug for læring og til eventuelt at udvælgestrategiske indsatsområder for det videre arbejde.
2. Krav til opfølgning på realisering af effektiviseringsgevinsterVedr. effektiviseringspotentialet i kvalitetsfondsbyggerierne finder Ekspertpanelet, at det generelt gælder, atdet fastsatte effektiviseringskrav til projektet skal være afledt direkte af investeringen og henføres til tiltagigangsat efter det endelige tilsagn, således at baseline-året udgøres af det driftsbudgetår, som effektivise-ringskravet i det endelige tilsagn er beregnet efter. Der skal være tale om en effektivisering, der ligger udover de almindelige løbende produktivitetsforbedringer i sygehusvæsenet.
Side | 52
Effektiviseringskravet fastsættes iht. de endelige støttetilsagn som et fast beløb, der (inkl. almindelig pl-regulering) ”skal realiseres i år 1 efter ibrugtagelsen. Gevinsten vil indgå som finansieringsbidrag af ny syge-husaktivitet og indgår dermed ikke i finansieringen af byggeriet.” Der er tale om et netto-effektiviseringskrav.2.2 Opdeling i kategorierBeskrivelserne af regionernes effektiviseringsarbejde skal være opdelt i 3 overordnede kategorier: bygnings-relaterede, strukturelle og organisatoriske effektiviseringer. De overordnede kategorier opdeles yderligere afregionen på en række indsatsområder. Underopdelingen har til formål at skabe gennemsigtighed i væsentli-ge aktiviteter. Rapporteringen forventes at være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes rede-gørelse af effektiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn.Underopdelingen kan f.eks. tage udgangspunkt i følgende opdeling:Eksempel på opdeling:Bygningsrelaterede1. Bygningsudgifter2. TransportOrganisatoriske3. Reduceret sygefravær4. Patientsikkerhed5. Logistik/IT6. Centralisering af funktioner og fusioner7. Optimeret patientforløb (reduceret liggetid og indlæggelser)Strukturelle8. Nedlæggelse af sygehusmatrikler
2.3 Beskrivelse af effektiviseringstiltagRapporteringen vil afspejle projektets stade. For de fleste projekter vil det være hensigtsmæssigt at fokuserepå konkrete og realistiske organisationsforandringsprojekter og sammenhæng mellem drifts- og projektorga-nisation på sygehusene. Det centrale i opfølgningen vil derfor også være, om projekterne arbejder målrettetmed at udvikle organisationen til de nye vilkår. For at kunne vurdere projekternes implementeringsstrategiskal følgende centrale forhold beskrives, for hvert relevant indsatsområde:centrale aktiviteter og nødvendige organisatoriske tiltagtidsplan for centrale aktiviteter og eventuelle delmålvurdering af om tidsplaner overholdes og at centrale aktiviteter effektueres og eventuelle delmål op-nås, med henvisning til risikovurderingen, jf. nedenfor2.4 RisikovurderingEffektiviseringskravet indgår som en tilsagnsbetingelse for de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier, ogarbejdet med at realisere effektiviseringsgevinster indgår således som en integreret del i projekternes risiko-styringsarbejde. Risikoarbejdet skal bl.a. afdække hvor stor risiko, der er forbundet med såvel projektetssamlede effektiviseringsarbejde som de centrale aktiviteter. Dette med henblik på, at tiltag, som har denøkonomisk største betydning og højeste risiko, tildeles særlig opmærksomhed.2.5 Tidspunkt for rapporteringRapporteringen bør afspejle projektets stade. Derfor bør der være hyppigere og mere detaljeret rapporteringved anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler og efterfølgende. Rapporteringskravet træder i kraft
Side | 53
ved endeligt tilsagn og skal opdateres i forbindelse med relevante centrale faseovergange. Når projektet harfået godkendt udbetalingsanmodning, skal der rapporteres ved centrale faseovergange og som minimumhvert 1½ år. Rapporteringen indarbejdes i en samtidig kvartalsrapportering.Projekter, der endnu ikke udarbejder kvartalsrapportering, skal udarbejde en særskilt rapportering ved cen-trale faseovergange.
3. Afrapporteringens formatRapporteringen forventes at være på et rapporteringsniveau, som svarer til regionernes redegørelse af effek-tiviseringspotentiale i forbindelse med ansøgning til endeligt tilsagn. Rapporteringen skal således omfatte enoversigt over de forventede effektiviseringsgevinster opdelt på de tre overordnede kategorier og en efterføl-gende beskrivelse på den valgte underopdeling, jf. nedenstående eksempel på disposition.1.Indledende beskrivelse[Tekstafsnit]Tabel 1: Oversigt over forventede effektiviseringsgevinsterOverordnet kategoriEffektiviseringsgevinst (mio. kr.)BygningsrelateredeOrganisatoriskeStrukturelleTotal2.Bygningsrelaterede effektiviseringer[Tekstafsnit]Organisatoriske effektiviseringer3.1. Patientsikkerhed[Tekstafsnit]3.2. Logistik/IT[Tekstafsnit]3.3. Centralisering af funktioner og fusioner[Tekstafsnit]3.4. Optimeret patientforløb (reduceret liggetid og indlæggelser)[Tekstafsnit]4.Strukturelle effektiviseringer[Tekstafsnit]
3.
Side | 54
