SUU, Alm.del - 2012-13 - Bilag 36: Statusnotat for kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggerier, 3. kvartal 2012 m.v., fra ministeren for sundhed og forebyggelse

Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfondentil sygehusbyggeri.Regnskabsinstruksen omfatter følgende elementer:12345Generelle bestemmelser ....................................................................................1Anvendelse af bevillingen...................................................................................2Udbetalingsanmodning.......................................................................................2Fastlæggelse af finansieringsprofil og P/L-regulering ........................................4Udgifter inden for totalrammen...........................................................................55.1 Direkte udgifter:................................................................................................55.2 Indirekte udgifter: .............................................................................................75.3 Omkostningsfordeling ......................................................................................75.4 Økonomisk sparsommelighed: ........................................................................85.5 Styringsmæssige rammer ................................................................................85.6 Aktivering af aktivet..........................................................................................86 Anbringelse, udbetaling og renter ......................................................................87 Standardrapportering .........................................................................................97.1 Kvartalsvis rapportering ...................................................................................97.2 Årlig rapportering .......................................................................................... 107.3 Rapportering ved centrale faseovergange.................................................... 107.4 Rapportering ved bevillingsafslutning ........................................................... 107.5 Evalueringsrapport........................................................................................ 108 Sanktionsmuligheder....................................................................................... 119 Ikrafttrædelse .................................................................................................. 1110. Bilag.................................................................................................................. 12

1 Generelle bestemmelserI forbindelse med Kvalitetsfondens investering i en moderne sygehusstruktur erMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse (SUM) bemyndiget til at fastsætte reglerfor henholdsvis regional egenfinansiering, midler fra kvalitetsfonden og provenu fralåneoptagelse med henblik på at sikre, at midlerne alene kan anvendes til udgifter,der følger af det endelige statslige tilsagn, jf. tekstanm. nr. 124, § 16, FL 2012.Formålet med denne instruks er at opstille de forpligtelser, der pålægges regioner-ne i forbindelse med modtagelse af tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden.Regnskabsinstruksen skal betragtes som et tillæg til regionens eget kasse- ogregnskabsregulativ samt tilhørende bilag samt regionens øvrige instrukser tilknyttetdet kvalitetsfondsstøttede projekt, herunder projektets styringsmanual og underlig-gende instrukser. I regnskabsinstruksen opstilles således specifikke krav til regn-skab og rapportering i forbindelse med de kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri-er.

2 Anvendelse af bevillingenKvalitetsfondsstøtte ydes som et specifikt statsligt tilskud, og er derfor omfattet afreglerne om tilskudsadministration på det statslige område, jf. budgetvejledning2011, punkt. 2.4.8. Tilskud, samt Økonomistyrelsens Vejledning om effektiv til-skudsforvaltning, juni 2011.Modtager af tilskuddet er regionerne. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse(SUM) er tilskudsgiver.Det samlede statslige tilskud til sygehusbyggeri fra Kvalitetsfonden udgør 24,75mia. kr. (09 P/L), svarende til ca. 60 pct. af den samlede bevilling på 41,4 mia. kr.(09 P/L). Samlet bevilling samt materielle tilsagnsvilkår fremgår af de enkelte til-sagn til de i alt 16 projekter.Det overordnede formål med bevillingen er, at der inden for hvert enkelt projektstotalramme etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus, der kanrumme de kapacitetsforudsætninger, som fremgår af tilsagnet. Det overordnedeformål kan ikke fraviges.Den fastlagte investeringsramme er en totalramme og er bindende i hele projektpe-rioden. Dette betyder, at regionen ikke må øge investeringsrammen til projektetved tillægsbevillinger eller på anden vis egenfinansiere dele af projektet. På sam-me vis må elementer som udtages af kvalitetsfondsprojektet i henhold til projektetschange request katalog, ikke etableres parallelt med kvalitetsfondsprojektet forregionens egne midler.Det er regionens ansvar at sikre, at projektet gennemføres indenfor den fastlagteinvesteringsramme. Heraf følger, at det er regionens ansvar at sikre det nødvendi-ge økonomiske råderum til uforudsete udgifter inden for investeringsrammen. Re-gionen forudsættes i den forbindelse at foretage en nøje opfølgning på økonomienog byggefremdriften i projektet og foretage de nødvendige tilpasninger af projektetfor at sikre overholdelse af den fastlagte ramme. Regionen sikrer herunder, at denødvendige styringsmæssige rammer til stadighed er designet, implementeret ogfungerer effektivt.Der stilles i tilsagnet betingelse om, at IT, udstyr og apparatur mv. skal udgøre enbestemt del af den samlede bevilling, for at formålet kan opfyldes. Det konkretebeløb, der forudsættes afsat til IT, udstyr og apparatur mv. fremgår af det endeligetilsagn til det enkelte projekt.Det er en tilsagnsbetingelse, at sygehusbyggeriet resulterer i mere effektiv arbejds-tilrettelæggelse, kapacitetsudnyttelse, mv. Der er derfor fastsat et effektiviserings-krav på baggrund af driftsbudgettet for de funktioner/matrikler der samles i nybyg-geriet. Effektiviseringsgevinsten realiseres et år efter ibrugtagning af det nye hospi-tal. Gevinsten indgår ikke i finansieringen af det nye byggeri.

om udbetaling ved første anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler. Heref-ter vil udbetalinger være knyttet op på den kvartalsvise rapportering. Der er ikke enfast sagsbehandlingstid, men Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse tilstræberen effektiv behandling af regionens udbetalingsanmodning.Ved anmodning om udbetaling af kvalitetsfondsmidler bedes regionerne bekræfte,at projektet fortsat lever op til de betingelser, som det endelige tilsagn byggede på.Således bekræftes, at projektet er realistisk og robust inden for den samlede total-ramme samt at projektet overholder de specifikke tilsagnsbetingelser. Som grund-lag for ministeriets behandling anmodes regionerne om at indsende materiale sombeskrevet nedenfor.Investeringsrammen for det samlede byggeri opdeles i delelementer, fx svarendetil regionsrådets bevillinger, forventede delprojekter, etaper, kontrakter, faser ellerlignende. Opdelingen i rapporteringen svarer til regionens styring af projektet. Detforudsættes, at hver del klart kan afgrænses med tilhørende budgetter og mile-pæls- og tidsplan. Rapportering på delprojektet/fase/bevillingen bør med henblik påat fremme gennemsigtighed være på i størrelsesordnen 300-400 mio. kr. og stræk-ke sig over ca. 3-4 år. Hvis rapporteringen på delprojekt/fase/bevilling er større enddet angivne, drøftes det konkret mellem den enkelte region og Ministeriet forSundhed og Forebyggelse. Tværgående bevillinger til fx bygherreorganisation ogrådgiverudgifter vil naturligt strække sig over hele projektperioden. Det samledeprojektbudget periodiseres på år, således at udgiftsprofilen kan benyttes til fast-læggelsen af projektets udbetalingsprofil, jf. afsnit 4. Herudover skal projektetschange request katalog, samlede reserver samt forbrug til IT, udstyr og apparaturmv. periodiseres i den økonomiske oversigt.[jf. skema A]Det forudsættes, at regionsrådet på forhånd udarbejder en beskrivelse af procedu-ren for regionens håndtering af konkrete ændringsønsker med udgiftskonsekven-ser i den videre proces (håndtering af såkaldte ”change requests”) og som led heriopstiller og beslutter et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttilpasninger,der konkret gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer, så den fastlagte inve-steringsramme overholdes. [jf. skema B]Der skal vedlægges en opdateret og af byggeorganisationen uafhængigt kvalifice-ret risikoprofil. Endvidere skal vedlægges en af byggeorganisationen uafhængigerklæring om, at der med et change request katalog og generelle reserver er til-strækkelig robusthed til at håndtere de økonomiske risici i projektet.Regionen bedes herudover specificere bevillingsrammen til IT, udstyr og apparaturmv. [jf. skema C]Det skal angives hvilke ejendomme, der i forbindelse med projektet skal afhændes.Regionerne skal således oplyse de pågældende ejendommes matrikelnummer,årstal for fraflytning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger. [jf. ske-ma D]Udbetaling af kvalitetsfondsmidler er betinget af, at regionen har hensat den forud-satte egenfinansiering i henhold til tilsagnet, jf. afsnit 6. Dette bekræftes ved førsteanmodning om udbetaling. [jf. skema E]

Regionen skal ved udbetalingsanmodning bekræfte oplysninger vedr. projektetskapacitet, [jf. afsnit 7.3. skema F1-F5]. Regionen skal kun fermsende skemaer,såfremt der er ændringer siden seneste faserapportering.Regionen bedes desuden give en kortfattet status på regionens fortløbende arbej-de med at skabe bygnings- og organisationsafledte rammer for en mere effektivdrift i det kvalitetsfondsstøttede byggeri samt projektspecifikke succeskriterier, jf.effektiviseringskrav og tilsagnsgrundlaget. Såfremt ansøgning om udbetaling liggerumiddelbart i forlængelse af endeligt tilsagn, kan regionen henvise til ansøgnings-materialet.Ved udbetalingsanmodning er det muligt at anmode om finansiering af tidligereafholdte udgifter i forbindelse med det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri. Op-1gørelse over tidligere afholdte udgifter skal være påtegnet af revisor . Udbetaling afmidler afholdt i tidligere år indgår ligeledes i fastlæggelsen af projekternes finansie-ringsprofil, jf. nedenstående afsnit.

4 Fastlæggelse af finansieringsprofil og P/L-reguleringProjekternes forventede finansieringsprofil fastlægges af Ministeriet for Sundhedog Forebyggelse i samarbejde med Økonomi- og Indenrigsministeriet og Finans-ministeriet på baggrund af projektets udgiftsprofil oplyst ved udbetalingsanmod-ning. Fastlæggelsen af finansieringsprofilen tager udgangspunkt i følgende prin-cipper:Det samlede afløb af midler fra Kvalitetsfonden skal fordeles så jævnt sommuligt hen over tilskudsperioden. Tilskuddet er en del af den samlede fi-nansieringsprofil, som til det enkelte projekt tilrettelægges ud fra projekter-nes oplyste udgiftsprofil.Låneadgangen skal fungere som buffer i år med store forventede udgifter.Statslige midler bør ikke ophobes i regionalt regi.

Når finansieringsprofilen er fastlagt, vil finansieringen af det enkelte projekt kunnebetragtes som et lukket kredsløb mellem de tre finansieringskilder.For at tage højde for ændringer i projektets udgiftsprofil kan finansieringsprofilendog revideres årligt i forbindelse med 2. kvartals standardrapportering. En eventuelanmodning om revideret finansieringsprofil skal begrundes i en særskilt ansøgningog omfatte en beskrivelse af årsagerne til den ændrede udgiftsprofil, en opdateretudgiftsprofil for hele projektforløbet samt en beskrivelse af evt. konsekvenser forprojektet af den ændrede udgiftsprofil mht. tid, fremdrift og kvalitet. Det bemærkes,at fordelingen på finansieringskilder kan variere fra år til år.Udbetalinger af kvalitetsfondsmidler bliver pris- og lønreguleret med den regionaleanlægs-P/L, jf. Finansministeriets og Økonomi- og Indenrigsministeriets udmeldin-ger. Én gang årligt i 2. kvartal vil tilskud i det kommende år blive reguleret med den1

5.1 Direkte udgifter:Løn til personale:Lønudgifter til projektmedarbejderes tid, der direkte bruges pågennemførelse af projektet, herunder projektledelse samt administration af projek-tet skal finansieres indenfor totalrammen.For medarbejdere, der udelukkende er tilknyttet det kvalitetsfondsstøttede projekt,kan relevant dokumentation til revisionen udgøres af en ansættelsesaftale ellertillæg til eksisterende ansættelsesaftale. I aftalen skal arbejdets art samt løn væreoplyst.For medarbejdere som arbejder deltid på det kvalitetsfondsstøttede projekt kanrevisionsrelevant dokumentation af medgået tid i særlige tilfælde udgøres af time-regnskaber med oplysninger om arbejdets art, tidsforbrug pr. dag, løn samt time-sats. Timeregnskabet skal underskrives af medarbejderen og godkendes af med-arbejderens overordnede. I det omfang en medarbejder er knyttet forholdsmæssigttil et projekt på deltidsbasis, vil det være tilstrækkeligt med en fordeling af lønnen.Medgået tid fra sygehusets personale til diverse workshops, idégenerering og ar-bejde med fremtidige arbejdsgange samt medgået tid fra regionens personale tilkontrol samt sagsfremstilling kan indgå i totalrammen. Medgået tid skal dokumen-teres med timeregnskaber overholdende samme krav, som for deltidsmedarbejde-re, jf. ovenstående afsnit.Der bør i fastlæggelse af lønniveau tages hensyn til kravet om generelt at udvisesparsommelighed samt sund og effektiv finansforvaltning ved administrationen afprojekter. Dette betyder, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke bør over-stige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, derudfører den samme funktion uden for projektet.It, udstyr og apparatur mv.:Det konkrete beløb, der forudsættes afsat til it, udstyrog apparatur mv. i det endelige tilsagn, skal være indeholdt i totalrammen.Det er en forudsætning, at hovedvægten i investeringerne i it, udstyr og apparaturmv. skal ligge på patientrettet it, udstyr og apparatur. Dette vil dreje sig om følgen-de typer af investeringer:Medico-teknisk udstyr, hvorved forstås udstyr til diagnostik, overvågning ogbehandling, herunder f.eks. scannere og intelligente senge.It-udstyr, herunder f.eks. computere og telefon- og kommunikationsanlæg.It-systemer mv., fx vedr. logistik, booking mv.Teknisk udstyr, herunder f.eks. loftlifte, autoklaver og instrumentopvaskere.

Herudover vil der i rammen til it, udstyr og apparatur mv. i et mindre omfang kunneindgå udgifter til øvrigt udstyr, som er nødvendige for driften af sygehuset. Dette vilkunne dreje sig om udgifter til:Logistisk udstyr, herunder f.eks. AGV, rørpost, transportvogne, robotter.Øvrigt udstyr og løst inventar, herunder f.eks. møblering af sengestuer ogopholdsarealer mv.Tekniske installationer, fast (altså ikke flytbart) inventar og skiltning indgår somudgangspunkt i håndværkerudgifter.Det understreges, at hovedvægten skal ligge på patientrettet it og apparatur oglogistiske løsninger, som således forudsættes at udgøre ikke under 70 pct. af densamlede ramme til it, udstyr og apparatur mv. Udgifter til øvrigt udstyr forudsættesdermed at udgøre maksimalt 30 pct. af rammen til it, udstyr og apparatur mv. Veden eventuel afvigelse fra denne forudsætning, skal regionen redegøre for dette tilMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse.Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., her-under f.eks. udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen, kan indreg-nes i rammen. Der kan endvidere indregnes udgifter til rådgivning i forbindelsemed anskaffelse af it, udstyr og apparatur mv.Rammen til IT, udstyr, apparatur mv. kan ikke medgå til change requests mv.Genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv.:Der vil naturligt være forskelligevilkår for de konkrete projekter for anvendelsen af rammen til IT, udstyr og appara-tur mv. i forhold til ordinær drift, bl.a. henset til, om der er tale om barmarksbyggerieller ombygning og renovering og henset til, hvilke investeringer i it-understøttelse,udstyr mv. regionen i øvrigt har foretaget. Det bemærkes i forlængelse heraf, at it,udstyr, apparatur mv. kan genanvendes i tilknytning til kvalitetsfondsbyggerierne.Omfanget og karakteren af genanvendelse vil forventeligt variere fra byggeri tilbyggeri. Evt. genanvendelse ændrer ikke den fastsatte ramme til it, udstyr, appara-tur mv. for det konkrete projekt. Hvis det konkret vurderes, at der kan ske genan-vendelse i betydeligt omfang, kan udgifter knyttet til investeringsrammen vedrøren-de it, udstyr, apparatur mv. udskydes til senere år. Dvs. udgifter inden for rammentil it, udstyr og apparatur mv. kan afholdes også i årene efter kvalitetsfondsbyggeri-ets ibrugtagning. Genanvendelse kan dermed ikke danne grundlag for at reducererammen til it, udstyr, apparatur mv. og må ikke medføre behov for betydelige rein-vesteringer kort efter ibrugtagning uden for rammen til it, udstyr og apparatur mv.Ved genanvendelse af it, udstyr og apparatur mv. skal klargøring af lokaler samtinstallation mv. indgå i totalrammen.Flytning: Udgifter til flytningaf genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgåi totalrammen. Såfremt regionen vil finansiere flytning uden for totalrammen, børregionen gøre overvejelser vedrørende omfang og finansieringskilde.Andre varer og materialer:Materialer og varer samt udgifter til andre indkøb iprojektet skal indgå i totalrammen, såfremt udgifterne til disse er nødvendige forgennemførelse af projektet. Herunder udgifter til byggematerialer mv.

Tjenesteydelser:Som tjenesteydelser skal medtages køb af relevant ekstern bi-stand f.eks. i form af konsulentbistand, som er nødvendig for gennemførelse afprojektet. Herunder udgifter til totalrådgiver, entrepreneurer og håndværkere mv.Kursusaktivitet:Kursusaktivitet og uddannelse, som er nødvendig for projektetsgennemførelse, skal indgå i totalrammen.Rejser, befordring og kørsel:Udgifter til rejser, befordring og kørsel, som er nød-vendig for projektets gennemførelse skal indgå i totalrammen.Revision:Udgifter forbundet med revision af rapportering til regionsrådene ogministeriet kan indgå i totalrammen.Andet:Andre udgiftsposter, som er nødvendige for projektet, og som ikke dækkesaf de ovenstående kategorier, skal indgå i totalrammen.Herunder kan medtages udgifter til vedligeholdelse af nyopførte bygninger før dis-se indgår i driften.Udgifter, som ansøgeren har afholdt eller påtaget sig at afholde, før der blev ydettilskud, indgår i totalrammen, hvis det er åbenbart, at de er knyttet til projektet og ernødvendige for gennemførelsen af det samlede projekt.

5.2 Indirekte udgifter:Forudsætningen for, at en indirekte udgift kan indgå i beregningsgrundlaget – ogdermed i totalrammen – er, at projektet ikke kan gennemføres uden at anvendevaren og/eller tjenesteydelsen.Indirekte udgifter kan maksimalt udgøre 20 pct. af de direkte lønudgifter i projektet.De indirekte omkostninger kan dog på intet tidspunkt overstige de faktiske. Indirek-te udgifter skal kunne dokumenteres på forlangende, og det skal fremgå hvilkenberegningsmetode, der er anvendt. Beregningsmetoden skal være rimelig og gen-nemskuelig. Regnskab for indirekte udgifter skal være baseret på faktiske projekt-relaterede udgifter og må ikke indeholde fortjeneste.

5.3 OmkostningsfordelingSåfremt det kvalitetsfondsstøttede sygehusbyggeri etableres i sammenhæng medbyggeri, som ikke er kvalitetsfondsstøttet, anmodes regionen om at oplyse, hvor-dan der i projektet afgrænses mellem aktiviteter, som er indeholdt i kvalitetsfonds-projektet, og beslægtede aktiviteter som ligger udenfor.Principper for omkostningsfordeling drøftes mellem den enkelte region og Ministe-riet for Sundhed og Forebyggelse. Afgrænsning må bero på en konkret vurderingog en almindelig rimelighedsbetragtning. I rapporteringen til Ministeriet for Sund-hed og Forebyggelse skal kun indgå oplysninger om udgifter, der tilhører det kvali-tetsfondsstøttede sygehusprojekt.

5.5 Styringsmæssige rammerStyringsmanual:Der skal for hvert projekt til enhver tid foreligge en opdateretstyringsmanual, som beskriver organisation og ansvarsfordeling såvel som projek-tets forretningsgange i de centrale dele af byggeprocessen, herunder tilrettelæg-gelse af den løbende opfølgning på økonomi, risiko og byggeriets fremdrift samtrapportering af dette på alle ledelsesmæssige og politiske niveauer. Styringsma-nualen skal være godkendt i regionsrådet.Økonomi- og projektstyringssystem:Regionerne skal sikre, at styring af øko-nomi, tid og risici for projektet systemunderstøttes i nødvendigt omfang i forhold tilprojektets størrelse og kompleksitet. Herunder at der er sammenhæng til styrings-manual samt underliggende manualer.

6 Anbringelse, udbetaling og renterDe statslige kvalitetsfondsmidler, regionernes egenfinansiering og eventuelt prove-nu fra låneoptagelse vedrørende projekter med kvalitetsfondsstøtte deponeres påsærskilte konti i et pengeinstitut efter reglerne i budget- og regnskabssystemet forregioner, jf. bekendtgørelse nr. 905 af 9. juli 2010 om regional medfinansiering afkvalitetsfondsinvesteringer i en moderne sygehusstruktur i 2011.Kvalitetsfondsmidlerne og de deponerede midler frigives kvartalsvist forud i over-ensstemmelse med den fastsatte finansieringsprofil for det pågældende projekt.Ved kvartalsrapportering samt ved første anmodning om udbetaling angiver regio-nen altid det kommende løbende års udgifter periodiseret på kvartaler. [jf. skemaE]Det følger af økonomiaftalen for 2011, at udbetalingen af statslige kvalitetsfonds-midler er betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinan-siering i henhold til tilsagnet. Dette bekræftes ved kvartalsrapportering samt vedførste anmodning om udbetaling. [jf. skema E]Herudover betinges udbetaling af tilskud af, at tilfredsstillende kvartalsrapporteringer indsendt til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, jf. nedenstående afsnit omkrav til rapportering og sanktionsmuligheder.

7 StandardrapporteringMinisteriet for Sundhed og Forebyggelse skal ved hjælp af regionernes standard-rapportering løbende føre tilsyn med, at de kvalitetsfondsstøttede projekter leverop til det overordnede formål. Udbetaling af midler fra kvalitetsfonden er betinget afen tilfredsstillende rapportering.Standardrapportering til ministeriet vil efter udbetalingsanmodning bestå af løben-de kvartalsvis samt årlig rapportering. Herudover forventes fremsendelse af even-tuelle anlægsregnskaber, som udarbejdes i forbindelse med delbevillinger, jævnførregionens procedurer herfor samt udarbejdelse af evalueringsrapport efter afslut-ning og ibrugtagning af projektet. Endvidere skal der i perioden fra endeligt tilsagnafrapporteres på projektets stamoplysninger ved faseovergange. De specifikkekrav til rapporteringen gennemgås nedenfor. Rapporteringen til ministeriet er til-knyttet det enkelte projekt.Skulle der vise sig at være tekniske uhensigtsmæssigheder i rapporteringen, kande pågældende dele af kvartalsrapporteringen tages op til revision.

I rapporteringen angives herudover, hvornår projektets styringsmanual senest ergennemgået og opdateret.Rapporteringen indsendes med en ledelseserklæring, hvor regionsformanden ogregionsdirektøren erklærer, at rapporteringen til ministeriet giver et retvisende bille-de af status for projekterne.Rapporteringen skal herudover indeholde en erklæring udarbejdet af en uafhængigrevisor om rapportens rigtighed og omfanget af den foretagne revision. Erklærin-gen skal indeholde de eventuelle bemærkninger, som revisionen har givet anled-ning til, jf. Revisionsinstruksen. I erklæringen skal bekræftes, at bevillingen er an-vendt til det formål, hvortil bevillingen er givet.Revisorerklæringen skal udarbejdes for hvert enkelt projekt, mens der skal forelig-ge en samlet ledelseserklæring fra regionen pr. kvartal.Den kvartalsvise rapportering træder i kraft ved godkendelse af udbetalingsan-modning og løber indtil projektets afslutning.

bedre ressourceanvendelse gælder såvel personalesiden som øvrig drift, herundervia moderne og energieffektive løsninger.Efter projektets afslutning udarbejdes evalueringsrapport, som beskriver hvorledessygehusbyggeriet har påvirket en mere effektiv arbejdstilrettelæggelse og kapaci-tetsudnyttelse samt bedre patientforløb og logistik. Rapporten bør ligeledes inde-holde de projektspecifikke mål, som regionerne har opstillet, jf. tilsagnsgrundlag.Regionen bør, når projekterne er så fremskredne, at det er relevant opstille ram-mer og succeskriterier for evalueringen. Evalueringsrapporten bør som udgangs-punkt foreligge senest et år efter fuld ibrugtagning og bør beskrive de områder,hvor regionen har effektivitetsforbedringer, baseline for måling samt målemetoder.Herudover bør i evalueringsrapporten fastlægges et tidsperspektiv for effektmålin-ger, som forudsætter en længere evalueringsperiode, for at opnå et validt data-grundlag, Rammerne for evalueringsrapporten aftales nærmere med Danske Re-gioner, jf. økonomiaftalen for 2012.

8 SanktionsmulighederSåfremt rapporteringerne ikke betrygger Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i,at det enkelte projekt kan leve op til det overordnede formål, har ministeriet mulig-hed for at iværksætte en tættere opfølgning af projektet og eventuelt overgå til etskærpet tilsyn.Det skærpede tilsyn iværksættes på baggrund af en trappemodel og kan eksem-pelvis indeholde krav om hyppigere og mere detaljeret rapportering, indsendelse afbyggemødereferater eller ekstern vurdering af projektets forretningsgange. Hvilkenhandling der iværksættes i det skærpede tilsyn bygger på en konkret og individuelvurdering af det enkelte projekt.Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kan i yderste konsekvens afbryde udbeta-ling af kvalitetsfondsmidler.Såfremt ministeriet tager kontakt til regionerne forventes disse at svare inden 5hverdage. Regionen kan ligeledes forvente tilbagemelding på eventuelle fore-spørgsler inden 5 hverdage fra ministeriets side.

Der er afslutningsvis indsat et afsnit, hvor regionen kan angive generelle forudsætninger og principper for opgørelser og tabeller samt eventuelle bemærkninger.Fremadrettet proces for indsendelse af skemaer:Efter godkendt udbetalingsanmodning skal skemaerne indsendes i en fastlagt kadence til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Dette for at ministeriet kan følge oppå eventuelle ændringer.----Skema A og E vil indgå som del af kvartalsrapporteringenSkema B og C skal opdateres og indsendes én gang årligt. Dette i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 4. kvartalStamkort F1-5 skal opdateres og indsendes ved faseovergange. Regionen kan evt. indsende dette i forbindelse med førstkommende kvartalsrapporteringSkema D indsendes ved udbetalingsanmodning og ved eventuelle ændringer

Vejledning til skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet.I Skema A periodiseres investeringsrammen over projektperioden fordelt på delprojekter/faser/bevillinger.Formåleter at give en oversigt over økonomi og projektets forløb over tid. For-venteligt vil projektets fortsatte planlægning indebære løbende tilpasning af udgifternes placering på tid og delprojekter/bevillinger.Der er forudfyldt med PL indeks fra det pågældende år tilbage til 2009.Der kan angives trereserveposter– en til regionsrådets disposition og en til prisregulering. Såfremt der anvendes andre typer relevante reserveposter angives de af regionen i kolonnerneandre relevante reserveposter.Change request-listenangives med det totale beløb, det vil være muligt at indløse i nævnte år. Det vil afspejle, at change-muligheder udløber over perioden.Reserver i altangives for atskabe overblik over samlede reserver - både centrale og decentrale. Rammen tilit, udstyr, apparatur mv.angives, da opfyldelse heraf er en særskilt tilsagnsbetingelse.Sidst i skema A kan angives”status”hvis relevant. Formålet med kolonnen er at angive, hvilket stadie delprojektet befinder sig på og derved hvor stor usikkerhed, der er knyttet til delprojek-tet.Indeværende samt fremtidige år angives i budgettal, mens der i afsluttede år anvendes realiseret forbrug. Kolonnen”I alt”opgør udgifterne pr. delprojekt i årets priser, mens kolonnen”I alti 09 P/L”opgør udgifter pr. delprojekt i 09 P/L, til sammenligning med det oprindelige tilsagn.Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering.

Vejledning til skema B: Projektets change request katalog jf. tilsagnsbetingelserne.Jf. tilsagnsbetingelserne skal der udarbejdes et katalog over mulige tilpasninger i projektet.Formåletmed skema B er at give overblik over change request kataloget. Dette opnås ved at opliste change requests i prioriteret rækkefølge og for hvert emne beskrive indholdog relevant delprojekt. Der angives nettobeløb under anlægsøkonomisk konsekvens, og under konsekvenser for drift beskrives eventuelle væsentlige ændringer i forhold til fxtid og kvalitet. Særligt bør det bemærkes, hvis change har konsekvenser i ft. de overordnede formål med kvalitetsfondsbyggeriet, jf. tilsagnsgrundlaget. Der angives sluttidspunktfor indløsning.Skema B skal sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse én gangårligt.

Vejledning til skema C: Tilsagnsramme til it, udstyr og apparatur mv. jf. tilsagnsbetingelserne.Jf. tilsagnsbetingelserne er der for hvert projekt afsat en bestemt andel af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. Som beskrevet i administrationsgrundlaget skal der følges op påanvendelsen af tilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv.Formåletmed skema C er at skabe overblik over, hvordan tilsagnsrammen udnyttes til it, udstyr og apparatur mv., samt hvornår udgifterne falder i løbet af projektet. Derfor skaltilsagnsrammen til it, udstyr og apparatur mv. underopdeles i hovedtyper af anskaffelser samt år.Skema C sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse én gangårligt.

Boks skema D: Oversigt over ejendomme til afhændelse.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst ejendomme til afhændelse i projektet.Formåletmed skema D er at følge op på disse oplysninger. I skemaet oplysesmatrikelnummer, årstal for fraflytning, areal der frasælges, offentlige vurdering og bindinger på de ejendomme, der afhændes i forbindelse med kvalitetsfondsbyggerierne.Skemaet skal alene udfyldes ved udbetalingsanmodning og ved eventuelle senere ændringer.

Vejledning til stamkort E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler.Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering.Formåletmed skema E er at give overblik over regionens deponeringsamt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysninger fra de relevante autoriserede funktioner, gruppe-ringer og omkostningssteder for den enkelte region.Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetaling samt lånead-gang.Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering.

Vejledning til stamkort F1: Oversigt over samlede arealangivelser.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst arealangivelser for projektet.Formåletmed stamkort F1 er at skabe overblik over eventuelle væsentlige ændringer iByggeriets størrelse.I stamkort F1 oplyses, hvor mange m2 byggeri projektet indebærer fordelt på fem forskellige arealtyper, angivet med nummer 1-5. Herudover ønskes det totale bruttoetagearealopdelt på afsnit/områder.Stamkort F1 skal revideres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Vejledning til stamkort F2: Oversigt over areal og kvadratmeterpriser.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst areal og kvadratmeterpriser for projektet.Formåletmed stamkort F2 er at skabe overblik over ændringer i byggeriets størrelseog deraf følgende økonomiske konsekvenser. Der kan tilføjes rækker, som passer til det enkelte projekt. Bygningsareal og eventuelle ændringer angives med antal m2, den økonomiskekonsekvens og pris pr. m2 for henholdsvis nybyggeri og ombygning.Stamkort F2 opdateres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Vejledning til stamkort F3: Oversigt over sengepladser.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst antal og fordeling af sengepladser for projektet.Formåletmed stamkort F3 er at skabe overblik over eventuelle ændringer i deplanlagte sengepladser. Således oplyses, hvor mange sengepladser der er planlagt fordelt på sengetyper samt eventuelt forudsat belægningsprocent.Det angives, hvis der sker ændringer i antallet af senge og eventuelt forudsat belægningsprocent, og der bør samtidig redegøres for tilpasningens betydning for projektets forudsattefunktioner i forhold til den nye sygehusstruktur.Stamkort F3 opdateres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse.

Stamkort F4: Forventet behandlingskapacitet i alt.2007Forventet dag- og ambulant behandling (antal)Forventet antal sengedage (antal)Forventet antal indlæggelser (antal)Forventet liggetider (gns. antal dage)Vejledning til stamkort F4: Forventet behandlingskapacitet i alt.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn har regionen for hvert projekt angivet forudsætninger for den forventede fremtidige behandlingskapacitet.Formåletmed stamkort F4er at følge op på de forudsatte mål for behandlingskapacitet, jf. tilsagnsbetingelserne.Stamkort F4 opdateres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Eventuelle ændringer i den forventede behandlingskapacitet anføres og begrundes.Evt. mellemliggende år2020Kommentar

Stamkort F5: Udnyttelsesgrader.EmneUdnyttelsesgrader, operationsrum (antal dage pr. år og timer pr. dag)Åbningstid i ambulatorier (antal dage pr. år og timer pr. dag)Udnyttelsesgrad for undersøgelsesrum mv. (pct.)Udnyttelsesgrader apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)Konv. røntgen (antal dage pr. år og timer pr. dag)Angiografi (antal dage pr. år og timer pr. dag)CT scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)Ultralyd scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)MR scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)PET scanner (antal dage pr. år og timer pr. dag)Evt. andet større apparatur (antal dage pr. år og timer pr. dag)

Vejledning til stamkort F5: Udnyttelsesgrader.I skemaet er indsat de oplysninger, som lå til grund for det endelige tilsagn til projektet. Regionen bedes bekræfte, at det fortsat er de nyeste tal.I forbindelse med ansøgning om endeligt tilsagn er oplyst udnyttelsesgrader for projektet.Formåletmed stamkort F5 er at følge op på de udnyttelsesgrader i hhv. den eksisterende strukturog ved ibrugtagning, som er forudsat i tilsagnsbetingelserne. Der angives forventede udnyttelsesgrader for forskellige rum samt forskellige typer apparatur.Skemaet revideres vedfaseovergangeog sendes til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Eventuelle ændringer i den forventede produktion eller i udnyttelsesgraden af udstyret bedesoplyst.

I alt investeringsramme