REU, Alm.del - 2012-13 - Bilag 123: Udkast til forslag til lov om ændring af forvaltningsloven (Underskriftskrav), fra justitsministeren

ForslagtilLov om ændring af forvaltningsloven(Underskriftskrav)§XEfter § 32 a indsættes:1.”Kapitel 8 bUnderskrift§ 32 b.I en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvalt-ningsmyndighed, skal de breve, der udgår fra myndigheden til borgere,virksomheder mv., være forsynet med en personlig underskrift. Det gælderdog ikke, hvor der anvendes fuldautomatisk sagsbehandling.Stk. 2.Ved personlig underskrift forstås:1) En håndskrevet underskrift.2) En manuel faksimileunderskrift.3) En elektronisk faksimileunderskrift.4) En betryggende elektronisk fjernprintsordning.Stk. 3.Finansministeren kan efter forhandling med justitsministeren fast-sætte regler om, at pligten efter stk. 1 til at anvende en personlig under-skrift også skal anses for opfyldt i andre tilfælde end nævnt i stk. 2, i detomfang dette er betryggende.Stk. 4.Bestemmelsen i stk. 1, 1. pkt., gælder ikke for kvitteringsbreve,rykkerbreve eller andre sagsbehandlingsskridt, der ikke er væsentlige.”

§YLoven træder i kraft dagen efter bekendtgørelsen i Lovtidende.§ZLoven gælder ikke for sager om færøske og grønlandske anliggender, menkan ved kongelig anordning sættes i kraft for sådanne sager med de afvi-gelser, som de særlige færøske og grønlandske forhold tilsiger. Dette gæl-der dog kun for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyn-digheder.Bemærkninger til lovforslagetAlmindelige bemærkningerX. UnderskriftskravX.1. Gældende retFolketingets Ombudsmand har bl.a. i en udtalelse, der er gengivet i om-budsmandens beretning for 2008, side 79 ff., givet udtryk for, at en for-valtningsmyndigheds udgående, papirbaserede breve – det vil sige breve,der sendes med postvæsenet – i en afgørelsessag skal være forsynet meden personlig underskrift. Ombudsmanden har i den forbindelse henvist til,at dette krav efter hans opfattelse følger af en retssædvane, der gælder medlovskraft, hvilket indebærer, at det kræver hjemmel at fravige kravet.Ombudsmanden har i den nævnte udtalelse givet udtryk for, at kravet om,at en forvaltningsmyndigheds udgående, papirbaserede breve i en afgørel-sessag skal være forsynet med en personlig underskrift, kan opfyldes ved,at det pågældende brev forsynes med en håndskrevet underskrift, en ma-nuel faksimileunderskrift (ved at anvende et fysisk faksimilestempel), ellerved at en faksimileunderskrift sættes elektronisk ind i det fysiske, papirba-serede brev.De retssikkerhedsmæssige, bevismæssige og ordensmæssige hensyn, somligger bag det ulovbestemte krav om personlig underskrift, er omtalt nær-mere i den nævnte udtalelse fra Folketingets Ombudsmand. I udtalelsenhenviser ombudsmanden bl.a. til Østre Landsrets kendelse refereret i Uge-skrift for Retsvæsen 2001, side 252, hvor en skifteret havde afvist en an-2

modning fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om tvangsopløsning af et sel-skab, som ikke havde indsendt regnskab, med henvisning til, at anmodnin-gen ikke var underskrevet. I forbindelse med kæresagen pegede skifteret-ten på fem grunde til at opretholde kravet om underskrift. For detførsteskal der kunne placeres et tjenstligt ansvar. For detandetskal det kunnekonstateres, at afgørelsen er truffet af en medarbejder, som har kompeten-ce til at træffe en sådan afgørelse. For dettredjeer underskriften den ene-ste måde, hvorpå modtageren kan se forskel på et udkast og en afgørelse.For detfjerdesikrer underskriften imod, at fremsendelse ikke er sket veden fejl, f.eks. ved at et udkast fremsendes uden at være i endelig form, elleruden at der er truffet endelig beslutning om afsendelsen. For detfemtegi-ver en underskrift en vis sikring mod forfalskning.I den nævnte udtalelse har Folketingets Ombudsmand givet udtryk for, atde anførte fem hensyn efter hans opfattelse er generelle hensyn, som kanudstrækkes til at gælde alle afgørelser, der er truffet af en forvaltnings-myndighed, og i princippet også til udgående breve i det hele taget. Endvi-dere har ombudsmanden tilføjet etsjettehensyn, som han mener vejertungt, nemlig hensynet til, at modtageren af et brev skal have mulighed forat vurdere, hvorvidt der foreligger inhabilitet.Der ses ikke i praksis (på samme måde som med hensyn til udgående, pa-pirbaserede breve) at være taget stilling til, hvilke krav der må stilles i rela-tion til underskrift, når der er tale om en ren elektronisk løsning, det vil si-ge, hvor breve sendes elektronisk til borgere, virksomheder mv. i en afgø-relsessag.Den retsopfattelse, som Folketingets Ombudsmand har givet udtryk for ibl.a. den ovennævnte udtalelse, er lagt til grund i praksis, herunder i lov-givningspraksis. Der kan i den forbindelse bl.a. henvises til, at der på enrække lovområder er indført bemyndigelsesbestemmelser, der gør det mu-ligt at fravige kravet om, at en forvaltningsmyndigheds udgående breve ien afgørelsessag skal være forsynet med en personlig underskrift, jf. her-ved bl.a. arbejdsskadesikringslovens § 39 a, som blev indsat ved lov nr.186 af 18. marts 2009, arbejdsmiljølovens § 75, stk. 7, og en række lig-nende bestemmelser i andre love, som blev indsat ved lov nr. 1272 af 16.december 2009, § 7, stk. 2, i lov nr. 1594 af 22. december 2010 om etable-ring af den selvejende institution Udbetaling Danmark, selskabslovens § 8b og en række lignende bestemmelser i andre love, som blev indsat ved lovnr. 1231 af 18. december 2012.3

X.2. Justitsministeriets overvejelserX.2.1. Det følger af regeringsgrundlaget ”Et Danmark, der står sammen”,at regeringen vil sætte fokus på, at der overalt i den offentlige sektor skeren løbende nytænkning og effektivisering.Det er regeringens mål, at 80 pct. af al kommunikation mellem myndighe-derne og borgerne/og virksomhederne skal foregå digitalt i 2015. Dettemål er bl.a. kommet til udtryk i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi2011-2015, som er udarbejdet i samarbejde mellem regeringen, kommu-nerne og regionerne.I takt med, at den offentlige sagsbehandling gradvist digitaliseres stadigmere, vurderes det ulovbestemte underskriftskrav, jf. ovenfor under pkt.X.1, i stigende grad at ville udgøre en hindring for en effektiv udnyttelse afden øgede digitalisering.Efter Justitsministeriets opfattelse er det væsentligt at sikre en smidig ogtidssvarende regulering af det ulovbestemte underskriftskrav, samtidigmed at de retssikkerhedsmæssige, bevismæssige og ordensmæssige hen-syn, der ligger bag underskriftskravet, tilgodeses.X.2.2. Som anført ovenfor under pkt. X.1 er der på en række lovområderindført særordninger vedrørende anvendelse af personlig underskrift i for-bindelse med forvaltningsmyndigheders udsendelse af breve til borgere,virksomheder mv. i afgørelsessager.På langt de fleste forvaltningsområder er der dog på nuværende tidspunktikke indført sådanne regler.Justitsministeriet finder i lyset heraf – og ud fra lovtekniske hensyn – atder i forvaltningsloven bør ske en generel regulering af underskriftskravetsindhold og rækkevidde i afgørelsessager. En sådan ny regel i forvaltnings-loven bør være teknologineutral, således at den inden for sit anvendelses-område gælder for alle breve, der sendes fra forvaltningsmyndigheder tilborgere, virksomheder mv. Det vil sige både de breve, der sendes manuelt(med postvæsenet, bud mv.), og de breve, der sendes elektronisk.Den nye lovregulering i forvaltningsloven bør ikke gribe ind i de ordnin-ger, som allerede er indført på forskellige lovområder, og disse ordninger4

vil således fortsat finde anvendelse ved siden af den generelle regulering afunderskriftskravet, som indføres med nærværende lovforslag.Det forhold, at lovforslaget alene regulerer underskriftskravets indhold ogrækkevidde i afgørelsessager, indebærer bl.a., at den foreslåede nye be-stemmelse i forvaltningslovens § 32 b ikke vil finde anvendelse, hvor enforvaltningsmyndighed eksempelvis svarer på en borgerhenvendelse, derikke vedrører en afgørelsessag. I et sådant tilfælde vil der således ikke ef-ter lovforslaget være noget krav om, at myndighedens svar, der typisk vilske via e-mail, skal indeholde en personlig underskrift.I overensstemmelse med det ovenfor anførte foreslås det, at breve, der ud-går fra en forvaltningsmyndighed til borgere, virksomheder mv. i en afgø-relsessag, skal være forsynet med en personlig underskrift, jf. den foreslå-ede nye bestemmelse i forvaltningslovens § 32 b, stk. 1, 1. pkt.X.2.3. I praksis anvendes der inden for enkelte forvaltningsområder – i detomfang, at der er et retligt grundlag herfor – sagsbehandlingssystemer,som indebærer, at en sag i det hele behandles og afgøres maskinelt på bag-grund af nogle faste og entydige kriterier, uden at en fysisk person er sags-behandler (fuldautomatisk sagsbehandling). Dette gælder bl.a. på skatte-området og SU-området.Det er karakteristisk for de nævnte ordninger, at der er tale om såkaldtelovbundne afgørelser – det vil sige, at der ikke indgår et forvaltningsretligtskøn i afgørelserne. Det er endvidere karakteristisk, at ordningerne ikkeanvendes på områder, hvor en afgørelse vil have en særlig indgribende ka-rakter i forhold til den pågældende borger eller virksomhed mv.I afgørelsessager med fuldautomatisk sagsbehandling – det vil sige, udenat en fysisk person er sagsbehandler – vil der i forhold til de breve, der ud-arbejdes, ikke være nogen fysisk sagsbehandlers personlige underskrift atforsyne de pågældende breve med. Det er derfor Justitsministeriets opfat-telse, at sager med fuldautomatisk sagsbehandling ikke bør være omfattetaf den foreslåede nye regel i forvaltningslovens § 32 b.Det foreslås på denne baggrund, at kravet om personlig underskrift ikkeskal gælde i afgørelsessager, hvor der anvendes fuldautomatisk sagsbe-handling, jf. den foreslåede nye bestemmelse i forvaltningslovens § 32 b,stk. 1, 2. pkt.5

X.2.4. Justitsministeriet har overvejet, hvilke former for underskrift derbør anses for at opfylde kravet om personlig underskrift.I den forbindelse finder Justitsministeriet – i overensstemmelse med det,som er lagt til grund i Folketingets Ombudsmands praksis, jf. ovenfor un-der pkt. X.1 – at kravet om en personlig underskrift skal anses for opfyldt,i det omfang et brev er forsynet med en håndskrevet underskrift, en manu-el faksimileunderskrift eller en elektronisk faksimileunderskrift.En håndskrevet underskrift er en underskrift, der påføres egenhændigt afvedkommende fysiske person. En manuel faksimileunderskrift er en un-derskrift, der påføres af en fysisk person med et stempel, som indeholderen gengivelse af en håndskrevet underskrift. En elektronisk faksimileun-derskrift er en underskrift, der indsættes elektronisk, og som indeholder engengivelse af en håndskrevet underskrift.Det er herudover Justitsministeriets opfattelse, at det i afgørelsessager børvære muligt for forvaltningsmyndigheder at udsende breve uden at anven-de en af de tre nævnte former for personlig underskrift, hvis forvaltnings-myndigheden i stedet for anvender en betryggende elektronisk fjernprints-ordning. At dette bør være muligt skal navnlig ses i sammenhæng med, atder er udviklet en offentlig fjernprintsløsning, som indeholder en rækkebestemte, overordnede elementer i sagsbehandlingen, som efter Justitsmi-nisteriets opfattelse vil kunne tilgodese de retssikkerhedsmæssige, bevis-mæssige og ordensmæssige hensyn, der ligger bag underskriftskravet.En sådan fjernprintsløsning, hvor en række oplysninger om bl.a. medar-bejder-id, dato og tid for godkendelse af forsendelsen stemples på brevet iforbindelse med afsendelsen, bør således efter Justitsministeriets opfattelseogså kunne anvendes i forbindelse med forvaltningsmyndigheders udsen-delse af breve til borgere, virksomheder mv. i afgørelsessager.I overensstemmelse hermed foreslås det, at der ved personlig underskriftforstås en håndskrevet underskrift, en manuel faksimileunderskrift, enelektronisk faksimileunderskrift eller en betryggende elektronisk fjern-printsordning, jf. den foreslåede nye bestemmelse i forvaltningslovens §32 b, stk. 2.Endelig finder Justitsministeriet, at hensynet til at understøtte en digitalsagsbehandling og dermed en øget effektivitet i det offentlige tilsiger, atunderskriftskravet også bør kunne anses for at være opfyldt i forhold til6

andre teknologiske løsninger, hvor de retssikkerhedsmæssige, bevismæssi-ge og ordensmæssige hensyn, der ligger bag underskriftskravet, kan tilgo-deses.Ud fra hensynet til at fremtidssikre lovgivningen foreslås det derfor, at fi-nansministeren bemyndiges til efter forhandling med justitsministeren atkunne fastsætte regler om, at pligten til at anvende personlig underskriftogså skal anses for opfyldt i andre tilfælde end dem, som udtrykkeligt ernævnt i loven, i det omfang dette er betryggende, jf. den foreslåede nye be-stemmelse i forvaltningslovens § 32 b, stk. 3.X.2.5. Justitsministeriet har endvidere overvejet, om der kan være anled-ning til at gøre undtagelse fra underskriftskravet, når det gælder kvitte-ringsbreve, rykkerbreve eller andre sagsbehandlingsskridt, der ikke kan si-ges at være væsentlige i forhold til den afgørelse, der skal træffes.På den ene side kan det anføres, at de retssikkerhedsmæssige, bevismæssi-ge og ordensmæssige hensyn, der ligger bag underskriftskravet, principieltgør sig gældende for alle breve, der udgår fra en forvaltningsmyndighed tilborgere, virksomheder mv. i en afgørelsessag.Heroverfor står, at de retssikkerhedsmæssige, bevismæssige og ordens-mæssige hensyn, der ligger bag underskriftskravet, i almindelighed gør siggældende med mindre styrke for kvitteringsbreve, rykkerbreve og andresagsbehandlingsskridt, der ikke kan anses for at være væsentlige. Hertilkommer, at hensynet til en effektiv og hensigtsmæssig udnyttelse af det of-fentliges ressourcer tilsiger, at underskriftskravet ikke udstrækkes længereend nødvendigt. Der vil således kunne opnås en effektivisering af det of-fentliges sagsbehandling, hvis kravet om personlig underskrift ikke gælderfor alle breve, der udgår fra en forvaltningsmyndighed til borgere, virk-somheder mv. i en afgørelsessag.På denne baggrund har Justitsministeriet fundet det forsvarligt at afgrænsekravet om personlig underskrift til de breve, hvor de retssikkerhedsmæssi-ge, bevismæssige og ordensmæssige hensyn, der ligger bag underskrifts-kravet, navnlig gør sig gældende. Det gælder det brev, hvori selve afgørel-sen meddeles, samt partshøringsbreve og andre væsentlige sagsbehand-lingsskridt som f.eks. beslutning om kompetence- og habilitetsspørgsmål.Omvendt bør kravet om personlig underskrift efter Justitsministeriets op-fattelse – af de ovenfor anførte grunde – ikke gælde for kvitteringsbreve,7

rykkerbreve og andre sagsbehandlingsskridt, der ikke kan siges at værevæsentlige i forhold til den afgørelse, der skal træffes.I overensstemmelse hermed foreslås det, at kravet om en personlig under-skrift ikke gælder kvitteringsbreve, rykkerbreve eller andre sagsbehand-lingsskridt, der ikke er væsentlige, jf. den foreslåede nye bestemmelse iforvaltningslovens § 32 b, stk. 4.X.3. Økonomiske konsekvenser for det offentlige[…]X.4. Administrative konsekvenser for det offentlige[…]X.5. Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivetLovforslaget har ikke økonomiske og administrative konsekvenser for er-hvervslivet.X.6. Administrative konsekvenser for borgerneLovforslaget har ikke administrative konsekvenser for borgerne.X.7. Miljømæssige konsekvenserLovforslaget har ikke miljømæssige konsekvenser.X.8. Forholdet til EU-rettenLovforslaget indeholder ikke EU-retlige aspekter.X.9. Hørte myndigheder mv.Et udkast til lovforslag har været sendt i høring hos følgende myndighederog organisationer mv.:Alle ministerier, Advokatrådet, Akademikernes Centralorganisation, Ar-bejderbevægelsens Erhvervsråd, Borgerservice Danmark, Børnerådet,Børns Vilkår, Centralorganisationernes Fælles Udvalg, Danmarks Natur-8

fredningsforening, Dansk Arbejdsgiverforening, Dansk Byggeri, DanskeAdvokater, Danske Regioner, Dansk Erhverv, Dansk Erhvervsfremme,Danske Handicaporganisationer, Danske Ældreråd, Dansk Industri, Data-tilsynet, Den Danske Dommerforening, Det Centrale Handicapråd, DetKommunale Kartel, Dommerfuldmægtigforeningen, Domstolsstyrelsen,Forbrugerrådet, Foreningen af Børne- og Kulturchefer, Foreningen af Of-fentlige Anklagere, Foreningen af Socialchefer i Danmark, Foreningen afStatsforvaltningsjurister, Funktionærernes og Tjenestemændenes Fælles-råd, Håndværksrådet, Institut for Menneskerettigheder, Kommunale Tje-nestemænd og Overenskomstansatte, Kommunernes Landsforening, Kon-kurrencestyrelsen, Landbrugsrådet, Landdistrikternes Fællesråd, Landsfor-eningen af Beskikkede Advokater, Landsforeningen af Forældre til Børn iDaginstitutioner, Landsforeningen af Landsbysamfund, LandsforeningenÆldresagen, LO, Offentligt Ansattes Organisationer, Politidirektørforenin-gen, Politiforbundet i Danmark, Procesbevillingsnævnet, Præsidenten forKøbenhavns Byret, Præsidenten for Retten i Odense, Præsidenten for Ret-ten i Roskilde, Præsidenten for Retten i Aalborg, Præsidenten for Retten iÅrhus, Præsidenten for Vestre Landsret, Præsidenten for Østre Landsret,Pårørendegruppen for Svage Ældre, Retspolitisk Forening, Retssikker-hedsfonden, Rigsadvokaten, Rigspolitichefen, Sammenslutningen af Dan-ske Småøer, Sammenslutningen af Landbrugets Arbejdsgiverforening,Skole og Samfund, Statsansattes Kartel, Statsforvaltningen Hovedstaden,Statsforvaltningen Midtjylland, Statsforvaltningen Nordjylland, Statsfor-valtningen Sjælland, Statsforvaltningen Syddanmark, Stats- og Kommu-nalt Ansattes Forhandlingsfællesskab, Sundhedskartellet og Ældremobili-seringen.X.10. Sammenfattende skemaPositive konsekvenser/mindreudgifter[…]Negative konsekven-ser/ merudgifter[…]

Bemærkninger til lovforslagets enkelte bestemmelserTil § XDet foreslås, at der i forvaltningsloven foretages en generel regulering afunderskriftskravets indhold og rækkevidde i afgørelsessager. Den foreslå-ede bestemmelse er teknologineutral, hvilket indebærer, at den inden forsit anvendelsesområde vil gælde for alle breve, der i afgørelsessager sen-des fra forvaltningsmyndigheder til borgere, virksomheder mv. Det vil sigebåde de breve, der sendes manuelt (med postvæsenet, bud mv.), og de bre-ve, der sendes elektronisk.Lovforslaget regulerer i øvrigt ikke andre spørgsmål (end underskriftskra-vet), som kan opstå med hensyn til elektronisk kommunikation mv. i for-hold til borgere, virksomheder mv. i afgørelsessager.Til § 32 b, stk. 1I bestemmelsens 1. pkt. angives det, at i en sag, hvori der er eller vil blivetruffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal de breve, der udgår framyndigheden til borgere, virksomheder mv., være forsynet med en person-lig underskrift.Bestemmelsen finder alene anvendelse for den administrative sagsbehand-ling i forbindelse med udfærdigelsen af konkrete forvaltningsakter. Be-stemmelsen finder således ikke anvendelse ved behandlingen af sager omgennemførelse af generelle forskrifter eller foranstaltninger af almindeligkarakter.10

Bestemmelsen gælder endvidere alene de breve, som en forvaltningsmyn-dighed i en afgørelsessag sender til en borger eller en virksomhed mv., ogbestemmelsen finder derfor bl.a. ikke anvendelse i forhold til de breve, dereventuelt sendes mellem forvaltningsmyndigheder i forbindelse med sa-gens forberedelse og afgørelse.I bestemmelsens 2. pkt. fastsættes det, at kravet om en personlig under-skrift efter 1. pkt. ikke gælder, hvor der anvendes fuldautomatisk sagsbe-handling.Med udtrykket ”fuldautomatisk sagsbehandling” menes sagsbehandlings-systemer, som indebærer, at en sag i det hele behandles og afgøres maski-nelt på baggrund af nogle faste og entydige kriterier, uden at en fysisk per-son er sagsbehandler.Der er med lovforslaget ikke taget stilling til, i hvilket omfang der kan stil-les andre krav til breve, der er udarbejdet på grundlag af fuldautomatisksagsbehandling, herunder bl.a. i forhold til hensynet til at sikre, at et brev,der indeholder en afgørelse, fremstår som endeligt og som godkendt af denpågældende forvaltningsmyndighed. Bestemmelsen i stk. 1, 2. pkt., vedrø-rer således alene underskriftsspørgsmålet.Bestemmelsen regulerer dermed heller ikke spørgsmålet, om det inden foret bestemt forvaltningsområde er (retligt) muligt at anvende fuldautoma-tisk sagsbehandling.Der henvises i øvrigt til det, som er anført i lovforslagets almindelige be-mærkninger, pkt. X.2.3.Til § 32 b, stk. 2Bestemmelsen fastslår, at der ved personlig underskrift forstås en hånd-skrevet underskrift, en manuel faksimileunderskrift, en elektronisk faksi-mileunderskrift eller en betryggende elektronisk fjernprintsordning.En håndskrevet underskrift er en underskrift, der påføres egenhændigt afvedkommende fysiske person.En manuel faksimileunderskrift er en underskrift, der påføres af en fysiskperson med et stempel, som indeholder en gengivelse af en håndskrevetunderskrift. Den person, der anvender stemplet, kan være forskellig fra den11

person, fra hvem underskriften hidrører. Vedkommende forvaltningsmyn-dighed har ansvaret for, at der tages organisatoriske og fysiske foranstalt-ninger mv., der er egnet til at sikre, at et sådant stempel ikke anvendesuretmæssigt.En elektronisk faksimileunderskrift er en underskrift, som indsættes elek-tronisk, og som indeholder en gengivelse af en håndskrevet underskrift.Den elektroniske faksimileunderskrift kan indsættes automatisk (maski-nelt) eller af en fysisk person. Den person, der indsætter den elektroniskefaksimileunderskrift kan være forskellig fra den person, fra hvem under-skriften hidrører. Vedkommende forvaltningsmyndighed har ansvaret for,at det pågældende it-system indeholder systemtekniske foranstaltninger,der er egnet til at sikre, at en sådan elektronisk faksimileunderskrift ikkeanvendes uretmæssigt.En betryggende elektronisk fjernprintsordning indeholder ikke en gengi-velse af en håndskrevet underskrift, men der er tale om en teknisk løsning,der tilgodeser de retssikkerhedsmæssige, bevismæssige og ordensmæssigehensyn, der ligger bag underskriftskravet. Det er i den forbindelse en for-udsætning, at den pågældende fjernprintløsning indeholder følgende over-ordnede elementer i sagsbehandlingen:-Sagsbehandleren (det vil i denne sammenhæng sige den person, derskriver brevet under) kan identificeres i den konkrete arbejdsgang,f.eks. ved den pågældendes log-in.Når brevet er udarbejdet og godkendt i overensstemmelse med deinterne retningslinjer i den pågældende myndighed, godkendersagsbehandleren brevet til forsendelse gennem fjernprintløsningen.Sagsbehandleren bliver som led i godkendelsen til fjernprint mødtmed en såkaldt dialogboks eller lignende, hvoraf det udtrykkeligtfremgår, at brevet, såfremt det godkendes, sendes til fjernprint ogstemples med vedkommendes medarbejder-id.Fjernprintløsningen modtager forsendelsen og registrerer dettesammen med sagsbehandlerens identitet. Fjernprintløsningen stem-pler brevet med oplysninger fra den nævnte registrering, herundermedarbejder-id samt dato og tid for godkendelse af forsendelsen.Brevet printes, kuverteres og sendes med postvæsenet til slutmod-tageren eller sendes med digital post.Sagsbehandlerens fulde navn fremgår af brevet.

Hvis brevet sendes til fjernprint af en anden medarbejder end den medar-bejder, der på brevet er anført som den ansvarlige sagsbehandler (det vil idenne sammenhæng sige den person, der skriver brevet under), skal detkunne dokumenteres, at der er givet den fornødne godkendelse til at sendebrevet.Der henvises i øvrigt til det, som er anført i lovforslagets almindelige be-mærkninger, pkt. X.2.4.Til § 32 b, stk. 3Bestemmelsen fastslår, at finansministeren efter forhandling med justits-ministeren kan fastsætte regler om, at pligten efter stk. 1 til at anvende enpersonlig underskrift også skal anses for opfyldt i andre tilfælde end nævnti stk. 2, i det omfang dette er betryggende.Hensynet til at understøtte en digital sagsbehandling og dermed en øget ef-fektivitet i det offentlige tilsiger, at underskriftskravet også bør kunne an-ses for at være opfyldt i forhold til andre teknologiske løsninger, hvor deretssikkerhedsmæssige, bevismæssige og ordensmæssige hensyn, der lig-ger bag underskriftskravet, kan tilgodeses.Det er således en forudsætning for at kunne udnytte bemyndigelsen, at denpågældende teknologiske løsning tilgodeser de retssikkerhedsmæssige, be-vismæssige og ordensmæssige hensyn, der ligger bag underskriftskravet.Til § 32 b, stk. 4Det anføres i bestemmelsen, at kravet om personlig underskrift efter stk. 1ikke gælder for kvitteringsbreve, rykkerbreve eller andre sagsbehandlings-skridt, der ikke er væsentlige.Ved kvitteringsbreve forstås de breve, hvorved en forvaltningsmyndighedkvitterer for modtagelsen af en henvendelse i en afgørelsessag.Ved rykkerbreve forstås de breve, hvorved en forvaltningsmyndighed ek-sempelvis rykker en part i en afgørelsessag for et svar eller for indsendelseaf oplysninger mv., herunder hvor en af myndigheden fastsat frist er over-skredet.

Andre eksempler på sagsbehandlingsskridt, som ikke kan anses for at værevæsentlige i bestemmelsens forstand, er en forvaltningsmyndigheds brevetil parten med fristudsættelse, breve til parten vedrørende sagens status ogbreve til parten med praktiske informationer, herunder fremsendelse afblanketter eller fortrykte pjecer mv.Kravet om personlig underskrift er således afgrænset til de breve, hvor deretssikkerhedsmæssige, bevismæssige og ordensmæssige hensyn, der lig-ger bag underskriftskravet, navnlig gør sig gældende. Det gælder det brev,hvori selve afgørelsen meddeles, samt partshøringsbreve og andre væsent-lige sagsbehandlingsskridt som f.eks. beslutning om kompetence- og habi-litetsspørgsmål.Det afgørende for afgrænsningen af, om et udgående brev i en afgørelses-sag skal forsynes med en personlig underskrift, er, om der er tale om etvæsentligt sagsbehandlingsskridt i forhold til den afgørelse, som skal træf-fes. Det bemærkes i den forbindelse, at den anførte væsentlighedsvurde-ring alene knytter sig til vurderingen af, om der gælder et krav om person-lig underskrift. Væsentlighedskriteriet i den foreslåede § 32, stk. 4, har så-ledes ikke betydning i forhold til andre forvaltningsretlige spørgsmål mv.Til § YDet foreslås, at loven træder i kraft dagen efter bekendtgørelsen i Lovti-dende.Til § ZBestemmelsen vedrører lovens territoriale gyldighed.Det følger af bestemmelsen, at lovens § 1 ikke gælder for sager om færø-ske eller grønlandske anliggender. Lovens § 1 kan dog ved kongelig an-ordning sættes i kraft for sådanne sager med de afvigelser, som de særligefærøske og grønlandske forhold tilsiger. Dette gælder dog kun for sager,der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne.