Tilgængelighedsudvalgets beretning nr. 16

Til Kulturudvalgets orientering fremsendes hermed Tilgængelighedsudvalgets rapportnr. 16 om vurdering af praksis på tilgængelighedsområdet i perioden 1.1.2010-31.12.2010.Tilgængelighedsudvalget er nedsat i henhold til § 39 i arkivloven. På baggrund af en år-lig rapport fra rigsarkivaren skal udvalget vurdere praksis på tilgængelighedsområdetog sikre, at den politiske intention om størst mulig åbenhed efterleves i forvaltningen afarkivloven. Det er blevet fast praksis, at kulturministeren orienterer Folketingets Kul-turudvalg om Tilgængelighedsudvalgets årlige beretninger og om de foranstaltninger,som beretningen evt. måtte have givet anledning til.Kulturministeriets generelle indtryk af Tilgængelighedsudvalgets beretning 16 er, atvaretagelsen af de offentlige arkivalier fortsat er inde i en god udvikling for så vidt an-går afleveringspraksis og omfanget af fristforlængelser. Udvalget har som det fremgåraf nedenstående opmærksomheden rettet mod uhjemlede kassationer, lovgrundlaget forfristforlængelser, samt sagsbehandlingstider i de tilfælde, hvor de ikke måtte være til-fredsstillende.

Digitale arkiver

Omfanget af digitale arkivalier oversteg i 2010 for første gang omfanget af papirarkiva-lier, idet man modtog 9,1 terrabytes svarende til anslået 9,5 hyldekilomter mod 7,0 hyl-dekilometer papirarkivalier.

Persondata

Rigsarkivaren har i forbindelse med de digitale arkiver oplyst, at private personoplys-ninger – f.eks. personnumre – behandles på samme måde som private personoplysnin-ger i papirarkivalier, bl.a. mht. tilgængelighedsfrister og Datatilsynets rolle, ligesompersonnumre ikke anonymiseres, når en ansøgning om adgang gives. Imidlertid givespålæg om ikke at videregive oplysning herom. Udvalget tager dette til efterretning.

Uhjemlede kassationer

Rigsarkivaren har redegjort for en række uhjemlede kassationer og rigsarkivarens re-aktion over for de pågældende myndigheder i den anledning. Redegørelsen har ikke gi-vet anledning til bemærkninger fra udvalget, men man har anmodet rigsarkivaren omfor fremtiden i den årlige rapport til udvalget at redegøre for evt. uhjemlede kassatio-ner, fordi oplysningerne er vigtige for offentlighedens og udvalgets vurdering af praksispå tilgængelighedsområdet.

Afleveringspraksis

De senere års succesfulde arbejde med at få arkivalier sorteret til aflevering, bevaringeller kassation inden for 20 år efter fremstilling stiller myndighederne og Statens Arki-ver over for udfordringen at forudse, hvilke arkivalier der i fremtiden vil blive tillagt hi-storisk værdi. Statens Arkiver er meget opmærksomme på denne problemstilling, ogudvalget vil fortsat følge spørgsmålet om bevaring af arkivalier af betydning for forsk-ningen og om belysning af samfundsforhold i fremtiden.

Fristforlængelser

I 2010 blev der fastsat længere tilgængelighedsfrister for arkivalier i 2 tilfælde. Frist-forlængelserne har ikke givet udvalget anledning til bemærkninger, men udvalget haranmodet rigsarkivaren om, at det af rapporten til udvalget fremgår, hvilken (hvilke) afbestemmelserne i arkivlovens § 27, der er grundlag for en fastsat fristforlængelse.Rigsarkivaren har endvidere forlænget fristen for kontraministerialbøger afleveret i pe-rioden efter 1950 og døds- og begravelsesregistre for perioden efter 1970 til 75 år i med-før af arkivlovens § 28, stk. 3. Det skete efter borgerhenvendelser om, at det var muligtat finde cpr-numre på nulevende personer i optegnelserne.Det blev imidlertid også konstateret, at der fandtes cpr-numre i visse kirkebøger fra før1950, herunder bøger, som er gjort tilgængelige som indscannede filer på Statens Arki-vers hjemmeside for kirkebøger og folketællinger arkivalieronline.dk.Dette er blevet håndteret ved fjerne samtlige bøger fra perioden efter 1892 fra nettet ogherefter ved hjælp af frivillige få gennemgået bøgerne for cpr-numre De frivillige fiksærlig adgang med vilkår om fortrolighed omkring cpr-numrene. Efter at de 4 sidste cif-re i cpr-numrene var blevet slettet, blev kirkebøgerne igen lagt på nettet, og der blevetableret en praksis, hvor alle kirkebøger screenes for cpr-numre inden offentliggørelsepå nettet.Rigsarkivaren har samtidig forlænget tilgængelighedsfristen for kontraministerialbø-ger, som er afleveret til Statens Arkiver, til 100 år for at beskytte oplysningerne ompersonnumre. Disse bøger kan dermed foreløbig kun anvendes efter dispensation fratilgængelighedsfristen og i forbindelse med eventuelle dispensationer pålægges ansøge-ren tavshedspligt efter arkivlovens § 40, hvad angår oplysningerne om personnumre.

Sagsbehandlingstider

Udvalget finder, at Statens Arkivers sagsbehandlingstid generelt må anses for hurtigog meget tilfredsstillende for brugerne.Det er positivt, at sagsbehandlingstiden også er forbedret i de sager, der skal forelæggesmyndigheder. Udvalget finder det dog beklageligt, at der i lighed med tidligere år fort-sat opstår et betydeligt antal fristoverskridelser i forbindelse med forelæggelser forStatsministeriet. Udvalget vil følge sagsbehandlingstiderne på dette område.Udvalget og rigsarkivaren har aftalt, at Rigsarkivarens årlige rapport for fremtiden såvidt muligt skal foreligge senest i juni i året efter rapportåret. Udvalget vil herefter såvidt muligt afgive sin beretning senest inden udgangen af året efter beretningsåret.Udvalget og rigsarkivaren har endvidere aftalt, at udvalgets beretninger – ligesomrigsarkivarens rapporter – for fremtiden gøres offentligt tilgængelige på Statens Arki-vers hjemmeside.

Tilladelser og afslag

Statens Arkiver gav i 2010 i alt 2376 tilladelser (2660 hvis private arkivalier medreg-nes) og 36 afslag (39 hvis private arkivalier medregnes).Der er sket et fald i antallet af ansøgninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængeli-ge arkivalier. Statens Arkiver konkluderer, at faldet er jævnt fordelt over de forskelligekategorier af arkivalier, som er ikke er umiddelbart tilgængelige, samt at der forment-lig ikke er statistisk signifikans, da tallene fordelt på kategorierne er for små til at værerepræsentative.Statens Arkiver har endvidere undersøgt udfaldet af ansøgninger til kommunerne ved-rørende adgang til ikke umiddelbart tilgængelige offentlige arkiver. På det kommunaleområde blev der givet adgang til 611 ansøgninger, mens der blev givet 11 afslag. Sta-tens Arkiver har en strategi for tilgængeligheden på det kommunale område, men erhverken klage- eller tilsynsmyndighed. Statens Arkiver vil dog ved henvendelser omforkert praksis, udover at henvise til Statsforvaltningen som rette klageinstans, søgesagen oplyst samt rapportere den, og emnet vil i givet fald blive berørt i kommenderapporter.