FOU, Alm.del - 2012-13 - Bilag 181: kopi til orientering af aktstykke om forventet fordyrelse af Hjemmeværnskommandoens it-projekt HJV.DK version 2, fra forsvarsministeren

Forsvarsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning til at fortsætte udviklingen af et nyt it-system til brug som planlægnings- og administrationsværktøj for hjemmeværnets ca. 48.000 frivilli-ge medlemmer, samt til brug for selvstændige hjemmesider for hjemmeværnets 21 myndigheder ogca. 280 underafdelinger. Projektets formål er kvalitetsløft. De samlede udgifter til anskaffelse og ud-vikling vil andrage 70,0 mio. kr.Projektet har ikke været forelagt Finansudvalget inden opstart af gennemførelsesfasen, da projektetved kontraktindgåelse oprindeligt var budgetteret til 46,5 mio. kr., dvs. under forelæggelsesgrænsenpå 60 mio. kr. Udgifterne afholdes primært inden for hjemmeværnets trækningsret på hovedkonto12.21.01. Forsvarskommandoen og sekundært på 12.21.03. Hjemmeværnet.Forsvarsministeriet bemyndigede den 30. maj 2011 Hjemmeværnskommandoen til at gennemføreprojekt HJV. DK version 2 efter projektets business case.På kontraktindgåelsestidspunktet med udviklingsleverandøren var ibrugtagelsestidspunkt planlagttil årsskiftet 2012/2013, og budgettet var på 46,5 mio. kr.Pr. 26. juni 2013 har projektet forbrugt ca. 36,7 mio. kr.Projektet er på leverandørens foranledning tidligere blevet udsat tre gange. Den første væsentligeforsinkelse blev introduceret af leverandøren i sommeren 2012 og rykkede leveringstidspunktet fremtil årsskiftet 2013/2014. Forsinkelsen medførte, at det daværende udviklingsbudget blev forøget med9,0 mio. kr. til dækning af dobbeltdrift af servere, konsulenter og interne medarbejderomkostninger.Den 15. marts 2013 meddelte leverandøren, at de ikke kunne levere til det aftalte tidspunkt i som-meren 2013. Leverandøren har erkendt at have fejlvurderet omfanget og kompleksiteten af opgaven.Leverandøren havde oprindeligt estimeret med at skulle bruge ca. 20.000 timer på at udvikle HJV.DK version 2, men forventer nu at skulle bruge ca. 85.000 timer på opgaven. Leverandørens udgiftertil merforbruget på 65.000 timer påhviler alene leverandøren. Forsinkelsen indebærer imidlertid ogsåen yderligere budgetforøgelse på 13,3 mio. kr. for hjemmeværnet. Ligesom ved første forsinkelsedækker meromkostningerne dobbeltdrift af servere, konsulenter og interne medarbejderomkostningerfrem til driftstidspunktet 1. januar 2015.Udgifterne til forsinkelserne introduceret af udviklingsleverandøren andrager derfor nu 22,3 mio.kr. for hjemmeværnet.

Ud over ovennævnte budgetforøgelse, som er baseret på den forsinkede levering, er budgettet for-øget med 5,7 mio. kr., der hovedsageligt skyldes behov for ekstra indkøb af software, justeret budgetefter udbud af driftsmiljøer og omkostninger i forbindelse med miljøetablering af driftsmiljøer.Derved er budgettet nu på 70,0 mio. kr., og projektet overstiger aktstykkegrænsen.Det er Forsvarsministeriets forventning, at der i den resterende projektperiode alene vil kunne fore-komme mindre afvigelser i forhold til budgettet. Det skal blandt andet ses i sammenhæng med, atleverandøren ikke kompenseres for sit merforbrug på ca. 65.000 timer, og at projektet på alle væsent-lige områder er afklaret mellem parterne.I forbindelse med forlængelsen i juli 2012 blev der i kontrakten indført to milepælsprøver L1 i no-vember 2012 og L2 i marts 2013. Begge milepælsprøver er gennemført, og resultaterne godkendt afprojektets styregruppe.Leverandøren er på nuværende tidspunkt (august 2013) færdig med størsteparten af løsningen. Til-bage står mindre funktionaliteter, behov for mere tid til leverandørtest, ligesom leverandøren ogsåhar behov for mere tid til aktiviteter som klargøring af miljøer hos driftsleverandøren, overførsler oginstallation af kodepakker m.v. Endelig skal koden gøres deployerbar således, at det er muligt at in-stallere koden i pakker på servermiljøet. Udviklingsarbejdet forventes afsluttet med bestået driftsprø-ve i sommeren 2014. Perioden medio 2014 til årsskiftet 2014/2015 anvendes blandt andet til uddan-nelse på det nye HJV. DK i Hjemmeværnet.Forsvarsministeriet har forelagt projektet for Digitaliseringsstyrelsen, der blandt andet har rådetForsvarsministeriet til at få gennemført et eksternt review af projektet. Deloitte har efterfølgendegennemført dels en teknisk sundhedsanalyse af koden, dels en prisvurdering af udviklingsomkostnin-gerne.Den tekniske sundhedsanalyse af koden viser, at der generelt er en gennemgående sund og robuststandard med fornuftig anvendelse af genbrug, løsningsmønstre mv., og at kodestandarder mv. eroverholdt i væsentlig grad. Deloitte har opstillet en liste over særlige opmærksomhedspunkter, somHjemmeværnskommandoen har fokus på i det fremadrettede arbejde.Angående prisvurdering viser reviewet, at prisen, som Hjemmeværnskommandoen har betalt forsystemet, ligger enten i underkanten eller noget under den forventede pris. Det understøttes af ensammenligning med to lignende systemer. Omkostningerne til rådgivere, software og drift, der erøget undervejs i projektet, er dog ikke taget med i analysen.På baggrund heraf ønsker Forsvarsministeriet at videreføre projektet med henblik på, at især hjem-meværnets 48.000 frivillige vil få en moderne teknologisk løsning, der efterspørges, og som kan un-derstøtte Forsvarsministeriets og Hjemmeværnets gældende IKT- og webstrategier.Projektets formål, organisering mv.Det nuværende HJV. DK er meget langsomt, og det begrænser systemets funktionalitet i en sådangrad, at det i perioder ikke er tilgængeligt. HJV. DK anvender i dag en blanding af nyere webtekno-logi og flere ældre, specialudviklede dele, og det giver forskellige problemer i forbindelse med bru-gen og videreudvikling af platformen; hjemmeværnet er med den nuværende teknologiske platformikke i stand til at understøtte Forsvarsministeriets og hjemmeværnets gældende IKT- og webstrategi-er, herunder bl.a. community- og samarbejdsportal, understøttelse af socialt intranet, chat og netforasamt mobil tilgang til systemet.Formålet med HJV. DK version 2 er, at Hjemmeværnskommandoen skal have et moderne og ef-fektivt planlægnings- og administrationsværktøj for hjemmeværnets ca. 48.000 frivillige medlem-mer, der endvidere indeholder selvstændige hjemmesider for hjemmeværnets 21 myndigheder og ca.280 underafdelinger. Hjemmeværnets støtte til forsvaret og samfundet er baseret på en frivillig ind-

sats. De frivillige opfatter de administrative opgaver, som de skal løse for at sikre nødvendig doku-mentation og gennemsigtighed, som krævende, og de administrative opgaver medfører ofte et storttidsforbrug for medlemmerne.Efter indførelsen af HJV. DK version 2 får de frivillige et moderne it-værktøj, der bidrager til atforenkle de administrative processer, som er involveret i planlægning, koordinering, bevilling oggodkendelse af uddannelsesaktiviteter, øvelsesaktiviteter og planlagte indsættelser. Projektet har sær-ligt fokus på behovet for mobil brug af systemet og understøttelse af en lang række forskellige enhe-der hos brugeren, der således også kan tilgå HJV. DK fra mobiltelefon, iPad etc. Hertil kommer, atHJV. DK version 2 udvikles, så det er muligt at genanvende de udviklede funktionaliteter inden forForsvarsministeriets øvrige koncern.I forhold til organisering af projektet gennemfører Forsvarsministeriet det efter den fællesstatsligeit-projektmodel. Til styring og gennemførelse af det gennemførte udbud, den igangværende udvik-ling og den efterfølgende implementering af den valgte løsning er nedsat en projektorganisation, derbestår af en programledelse, en styregruppe og en projektleder med tilhørende projektgruppe.Udgifter ved projektetHjemmeværnskommandoen ibrugtager systemet 1. januar 2015 og afskriver over en periode på 5år. Der er i projektet ikke afsat risikopulje, da det risikojusterede budget er lavere end udviklingsbud-gettet. I forbindelse med risikovurderingen er der anvendt simpel sandsynlighed. Hjemmeværnets be-villing er udgiftsbaseret, hvorfor der i projektet ikke opereres med låneramme eller renter. Udgifternetil projektet kan ses af tabel 1.Tabel 1Faseopdelte udgifter i mio. kr. (risikojusteret) (Prisniveau 2013)Oprindeligt2010 2011 2012 2013 2014 2015budgetTotal Tot. %1. Ide0,00,00%0,0-----2. Analyse0,50,51%0,5-----3. Anskaffelse5,04,77%3,21,6----4. Gennemførsel40,964,892 %-10,816,9 20,8 15,11,05. Realisering0,10,10%-----0,1Total46,570,0 100 %3,712,416,9 20,8 15,11,1Afrundet på første decimalI idefasen har der været afholdt udgifter til interne medarbejderomkostninger. Beløbet er mindreend 0,1 mio. kr. og fremgår derfor ikke af tabellen.I analysefasen har der hovedsageligt været afholdt udgifter til dækning af ekstern konsulentbistandog interne medarbejderomkostninger.I anskaffelsesfasen har der hovedsageligt været afholdt udgifter til dækning af ekstern konsulentbi-stand i forbindelse med kravspecificering, udarbejdelse af udbudsmateriale samt interne medarbej-deromkostninger.I forbindelse med den igangværende gennemførelsesfase er der budgetteret med de anførte udgiftertil dækning af kontrakten med leverandøren samt afledte udgifter. Udgifterne vedrører etablering afdriftsmiljø hos driftsleverandøren, ekstradrift af servere i forbindelse med udviklingen, eksterne kon-sulenter, software og dækning af software assurance, løbende ændringsstyring af produktet samt in-terne medarbejderomkostninger, herunder omkostninger til undervisning af slutbrugere.

Til realiseringsfasen er der afsat budget til afholdelse af fortsat drift af det nuværende HJV. DK forsikring af flytning af relevant indhold, udgifter til eksterne konsulenter og interne medarbejderom-kostninger.Af tabel 2 fremgår projektets omkostninger baseret på afskrivninger fordelt på en femårig afskriv-ningsperiode samt driftsudgifterne i både projekt- og afskrivningsperioden. Beregningen er baseretpå, at Forsvarsministeriet aktiverer udgifter til eksterne konsulenter, udviklingsleverandøren og stør-re licenser. Der er desuden budgetteret med 8,1 mio. kr. årligt til drift og vedligehold af systemetefter idriftsættelse. Til sammenligning er udgifterne til drift af det nuværende system i dag på ca. 5,8mio. kr.Udgifterne afholdes inden for hjemmeværnets bevillingsmæssige ramme, og der påløber ikke ren-ter til projektet.Tabel 2Omkostningsbaseret projektudgifter mio. kr. (Prisniveau 2013)Ibrug-Total tagning 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019Udgifter til ak-tiver:Afskrivninger 40,08,0 8,08,0 8,08,0Driftsudgifterunder imple-menteringen32,53,72,93,98,6 12,50,9Total72,520153,72,93,98,6 12,58,9 8,08,0 8,08,0Afrundet på første decimal og ikke risikojusterede beløb

Bemærkninger til ”Større brugertilfredshed”:Den performance, som brugerne oplever på HJV. DK i dag, er uholdbar og resulterer i store frustra-tioner og irritation. Målet med en ny planlægnings- og administrationsværktøj samt hjemmeside er attilbyde hjemmeværnets frivillige og fastansatte en helstøbt løsning med lav ventetid, større stabilitetog færre fejl på alle typer transaktioner.HJV. DK er rettelig et planlægnings- og administrationsværktøj til hjemmeværnets ca. 48.000 fri-villige. HJV. DK version 2 opbygges primært som et ekstranet, som giver de frivillige funktioner,som det kendes fra forsvarets interne netværk. Eksempler herpå er blandt andet samarbejdssites, do-kumentdeling, nyhedsformidling, bookingfunktionalitet m.v. Andre eksempler er aktivitetsplanlæg-ning og adressebog. Hertil kommer en komplet mailløsning til både frivillige og ansatte.Da det basissoftware, som de frivilliges planlægnings- og administrationsværktøj bygges på, ogsåer markedsførende inden for hjemmesider, er det naturligt også at opnå synergi og økonomiske for-dele ved at genanvende teknologien til hjemmeværnets hjemmesider.Bemærkninger til ”Ny platform som gør det muligt at anvende flere udviklere og vedligeholdelsesle-verandører”:Den nuværende løsning er en opgraderet udgave af hjemmeværnets tidligere system. Det nuværen-de system er løbende blevet udviklet af forskellige firmaer, og pga. det historiske forløb er dokumen-tationen af systemet nogle steder mangelfuld. En ny platform sikrer, at alt bliver dokumenteret, såHjemmeværnskommandoen er uafhængig af en leverandør.Bemærkninger til ”Bedre mobil brug af systemet”:I forbindelse med implementering af den nye portal har der været et krav om, at sider og servicesskal være tilgængelige fra de mest udbredte smartphones, hvorved der opnås den mobilitet og servi-ce, som hjemmeværnets brugere efterspørger.Bemærkninger til ”En platform der understøtter Hjemmeværnets visioner”:Hjemmeværnets vision og strategi for perioden 2010-2014 har stor fokus på HJV. DK, fordi det erhjemmeværnets og dermed ledelsens primære platform til understøttelse af de frivillige medlemmersplanlægning og administration. Sekundært er platformen til brug for selvstændige hjemmesider forhjemmeværnets 21 myndigheder og ca. 280 underafdelinger. Tilgængelighed og funktionalitet skalderfor være i orden.Bemærkninger til ”Nemmere udbud”:Ved at overgå til en ny portal bygget hovedsageligt på standardteknologi frem for specialprogram-mering vil Hjemmeværnskommandoen kunne spare på udviklingen af nye moduler og funktionersamtidig med, at Hjemmeværnskommandoen kan erstatte flere af de gamle specialmoduler, der ermeget vedligeholdelseskrævende, med nye og mindre vedligeholdelseskrævende funktioner. Det vilogså blive nemmere at afholde udbud på service og vedligeholdelse af HJV. DK ved at bruge stan-dardfunktionalitet, hvilket er næsten umuligt med den eksisterende platform pga. de mange special-moduler, og fordi dokumentationen ikke er tilstrækkelig.RisikoprofilProjektets økonomiske konsekvenser fremgår at tabel 4.

Bruttogevinsten på 5,7 mio. kr. er et udtryk for sparede nødvendige investeringer på den nuværen-de platform, som fx opgradering til koncernfælles design.Som det fremgår af den økonomiske risikoprofil, ligger projektets ikke risikojusterede budget høje-re end det risikojusterede budget. Årsagen hertil er, at der i budgettet er medtaget ydelser til bl.a.eksterne rådgiverydelser, gentagne installationer af kodepakker på driftsmiljøerne samt ændrings-håndtering. Det er Forsvarsministeriets vurdering, at disse udgifter er estimeret højt, hvorfor der vedsandsynlighedsberegningen i risikovurderingen er taget højde herfor. Der er derfor ikke afsat risiko-pulje til projektet.Projektets væsentligste ikke økonomiske risici fremgår af tabel 5.Tabel 5Projektets væsentligste risiciNavnUddannelseSamarbejdet mellem kunde og leverandørOpmærksomhedspunkter fra Deloittes tekniske vurderingUdviklingsleverandørens solvens

Bemærkninger til ”Uddannelse”:Der er behov for, at alle frivillige og ansatte undervises i løsningen, inden systemet tages i brug.Risikoen er, at der ikke er et godt uddannelsessystem, og at uddannelsesmateriale ikke er klar inden,at Hjemmeværnskommandoen tager løsningen i brug. For at minimere risikoen er der indarbejdetkrav til uddannelsesmiljø på HJV. DK version 2 i udbudsmaterialet. Ligeledes er der i tidsplanen ind-arbejdet tid til uddannelse og udrulning af HJV. DK.Bemærkninger til ”Samarbejdet mellem kunde og leverandør”:Et samarbejde mellem kunden (hjemmeværnet og Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste) ogudviklingsleverandøren kan til tider være vanskeligt. For at minimere risikoen herfor er der etablereten arbejdsgruppe under styregruppen med deltagelse af udviklingsleverandørens seniorledelse, stabs-chefen i Hjemmeværnskommandoen, afdelingschefen for Projekter, Arkitektur og Metode hos For-svarets Koncernfælles Informatiktjeneste og projektets projektleder med det formål at sikre fremdrifti projektet, herunder afdække og løse evt. udfordringer. I forbindelse med den nuværende forsinkelse

har Arbejdsgruppen forhandlet og - med forbehold for bevilgende myndigheders godkendelse - god-kendt den af leverandøren udarbejdede reviderede tidsplan for færdiggørelse af projektet.Desuden har leverandøren i starten af 2013 udskiftet deres projektledelse samt deres repræsentationi styregruppen.Bemærkninger til ” Opmærksomhedspunkter fra Deloittes tekniske vurdering”:Deloitte har i forbindelse med den reviewets tekniske sundhedsanalyse af koden opstillet en listeover særlige opmærksomhedspunkter. Hjemmeværnskommandoen har fokus på listen i det frem-adrettede arbejde.Bemærkninger til ”Udviklingsleverandørens solvens”:Ifølge leverandørens årsregnskab for 2012 er dennes egenkapital kraftigt reduceret. Den uafhængi-ge revisor har ved påtegningen af årsrapporten for 2012 anført, at der forekommer væsentlig usikker-hed om selskabets evne til at fortsætte driften. Virksomheden får, så vidt Forsvarsministeriet vurde-rer, dog fortsat ordre fra andre selskaber og har ikke problemer med andre projekter. Endvidere læg-ger Forsvarsministeriet vægt på virksomhedens villighed til at færdiggøre projektet.Behandling i Statens IT-projektrådProjektet har ikke været forelagt Statens IT-projektrådet, da projektet er fra før indførelsen af pro-jektrådsforelæggelsen, fordi det blev kravspecificeret inden 1. januar 2011. Forsvarsministeriet hardog afrapporteret halvårligt på projektet til Digitaliseringsstyrelsen siden projektets begyndelse.Specifikation af udgifter i forhold til finanslovenUdgifterne afholdes primært inden for hjemmeværnets trækningsret på hovedkonto 12.21.01. For-svarskommandoen og sekundært på hjemmeværnets ramme på hovedkonto 12.21.03. Hjemmevær-net, begge steder på underkonto 10. Almindelig virksomhed. Udgifternes fordeling på finansår ses afnedenstående tabel 6. Der bliver løbende overført bevillinger fra hjemmeværnets hovedkonto til For-svarskommandoens hovedkonto til dækning af den del af projektets udgifter, som afholdes på For-svarets Informatikplan.Tabel 6Udgifter fordelt på hovedkonti (Prisniveau 2013)HovedkontoTotal201012.21.01. Forsvarskommandoen63,02,712.21.03. Hjemmeværnet9,51,0Total72,53,7