FIU, Alm.del - 2012-13 - Bilag 211: Beretning om Arktis og statens lønadministration

Finansudvalget 2012-13
FIU Alm.del Bilag 211
Offentligt

15/2012

Beretning omsamlingen af den statslige løn-administration i Finansministeriet

15/2012

Beretning omsamlingen af den statslige løn-administration i Finansministeriet

Statsrevisorerne fremsender denne beretningmed deres bemærkninger til Folketinget ogvedkommende minister, jf. § 3 i lov omstatsrevisorerne og § 18, stk. 1, i lov omrevisionen af statens regnskaber m.m.København 2013

Denne beretning til Folketinget skal behandles ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, § 18:Statsrevisorerne fremsender med deres eventuelle bemærkninger Rigsrevisionens beretning til Folketinget og vedkommendeminister.Finansministeren afgiver en redegørelse til beretningen.Rigsrevisor afgiver et notat med bemærkninger til ministerens redegørelse.På baggrund af ministerens redegørelse og rigsrevisors notat tager Statsrevisorerne endelig stilling til beretningen, hvilketforventes at ske i marts 2014.Ministerens redegørelse, rigsrevisors bemærkninger og Statsrevisorernes eventuelle bemærkninger samles i Statsreviso-rernes Endelig betænkning over statsregnskabet, som årligt afgives til Folketinget i april måned – i dette tilfælde Endeligbetænkning over statsregnskabet 2012, som afgives i april 2014.

Henvendelse vedrørendedenne publikation rettes til:StatsrevisorerneFolketingetChristiansborg1240 København KTelefon: 33 37 59 87Fax: 33 37 59 95E-mail: [email protected]Hjemmeside: www.ft.dk/statsrevisorerne

Yderligere eksemplarer kankøbes ved henvendelse til:Rosendahls-Schultz DistributionHerstedvang 102620 AlbertslundTelefon: 43 22 73 00Fax: 43 63 19 69E-mail: [email protected]Hjemmeside: www.rosendahls-schultzgrafisk.dk

ISSN 2245-3008ISBN 978-87-7434-411-7

STATSREVISORERNES BE MÆRKNING

Statsrevisorernes bemærkning

Statsrevisorerne,den 11. september 2013BERETNING OM SAMLINGEN AF DEN STATSLIGE LØNADMINISTRATIONI FINANSMINISTERIETFormålet med at samle statens lønadministration var at sikre en effektiv lønadmini-stration. Effektiviseringsmålet skulle bl.a. opnås ved at samle statens lønadministra-tive kompetencer i ét servicecenter (ØSC) for derigennem at nedbringe antallet af løn-administrative årsværk i staten, forenkle og standardisere arbejdsgange samt forbed-re kvaliteten af lønadministrationen.Statsrevisorerne finder det utilfredsstillende, at statens lønadministration sam-let set endnu ikke er blevet effektiviseret i det omfang, det var hensigten medat samle lønadministrationen i Finansministeriet.Statsrevisorerne finder det i den forbindelse utilfredsstillende:At den forventede besparelse på statens resurseforbrug til lønadministrationenkun delvist er opnået, og at samlingen endnu ikke har resulteret i en bedre kvali-tet af lønadministrationen.At Finansministeriets forventede årlige reduktion i resurseforbruget på 54,3 mio.kr. til lønadministration i staten ikke er realiseret fuldt ud, da den samlede bespa-relse på lønadministrative årsværk i staten – efter etableringen af ØSC – højst ud-gør 37,2 mio. kr.At samlingen af lønadministrationen i staten ikke har forbedret kvaliteten målt påantallet af fejl i sagsbehandling og lønudbetalinger. Samtidig har der været enstigning i antallet af fejl med væsentlig beløbsmæssig betydning for lønudbetalin-gerne.At statens virksomheder endnu ikke fuldt ud udnytter standardiseringen af opga-ver og digitaliseringsløsningerne, hvilket resulterer i dobbeltadministration fleresteder.Peder LarsenHenrik ThorupHelge Adam MøllerKristian JensenKlaus FrandsenMagnus Heunicke



Statsrevisorerne finder endvidere, at det ville have været hensigtsmæssigt med enregistrering, der havde muliggjort en mere præcis opfølgning på, om effektiviserings-målet var blevet indfriet for ØSC og for staten som helhed.

Beretning til Statsrevisorerne omsamlingen af den statslige løn-administration i Finansministeriet

Rigsrevisionen afgiver hermed denne beretning tilStatsrevisorerne i henhold til § 17, stk. 2, i rigsrevi-sorloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar2012. Beretningen vedrører finanslovens § 7. Fi-nansministeriet.

Indholdsfortegnelse

I.II.

Introduktion og konklusion ........................................................................................... 1Indledning .................................................................................................................... 4A. Baggrund .............................................................................................................. 4B. Formål, afgrænsning og metode ........................................................................... 7Besparelser opnået i staten ved samlingen af lønadministrationeni Finansministeriet ...................................................................................................... 10A. De økonomiske forudsætninger ved etableringen af lønadministrationeni ØSC .................................................................................................................. 10Effektive arbejdsgange i lønadministrationen gennem digitalisering ogstandardisering .......................................................................................................... 17A. Digitaliseringsinitiativer fra Hovedrapporten ....................................................... 17B. HR-Løn ............................................................................................................... 21C. Arbejdsgange ved kontroller efter etableringen af ØSC ..................................... 23Lønadministrationens kvalitet efter samlingen i Finansministeriet ............................. 25A. Lønadministrationens kvalitet ............................................................................. 25

III.

IV.

Bilag 1. Finansministeriets definition af lønadministrative opgaver .................................... 30Bilag 2. Opgavesplit mellem ministerområder (virksomheder) og servicecenteret (ØSC)i løn- og personaleadministrationen .................................................................................... 31Bilag 3. Ordliste ................................................................................................................... 38

Beretningen vedrører finanslovens § 7. Finansministeriet.I undersøgelsesperioden har der været følgende ministre:Lars Løkke Rasmussen: november 2007 - april 2009Claus Hjort Frederiksen: april 2009 - oktober 2011Bjarne Corydon: oktober 2011 -

INTRODUKTION OG KONKLUSION

I. Introduktion og konklusion

1. Denne beretning handler om samlingen af den statslige lønadministration i Finansmini-steriet. Rigsrevisionen har igangsat undersøgelsen på eget initiativ i efteråret 2012.2. Det fremgår af regeringsgrundlaget fra november 2007, at regeringen i løbet af 2008 villetage initiativ til at effektivisere den statslige administration gennem et øget tværministerieltsamarbejde om at løse de administrative opgaver. Dette kunne ifølge regeringsgrundlagetfx ske ved, at udvalgte opgaver blev standardiseret, digitaliseret og samlet i tværministeriel-le servicecentre.Med finansloven for 2008 blev det besluttet at oprette 2 administrative servicecentre: Øko-nomiservicecenteret (ØSC) og Statens It. Etableringen af de 2 centre forventedes at vare optil 3 år og ville samlet set indebære engangsudgifter og investeringer for godt 660 mio. kr.Det administrative servicecenter ØSC skulle samle opgavevaretagelsen på områderne bog-holderi og regnskab, løn og rejser.3. Formålet med at samle statens lønadministration var at sikre en effektiv lønadministrationgennem digitalisering, standardisering og udnyttelse af stordriftsfordele. Effektiviseringsmåletpå lønområdet skulle bl.a. opnås ved at samle lønadministrative kompetencer i ét service-center, nedbringe antallet af lønadministrative årsværk i staten, forenkle og standardiserearbejdsgange samt forbedre kvaliteten af lønadministrationen. Samtidig skulle statens løn-administration fremtidssikres gennem stærke faglige og interessante miljøer, der ville gøredet mere attraktivt at arbejde med lønadministrative opgaver i staten.4. Undersøgelsen blev sat i gang, da Rigsrevisionen i forbindelse med de løbende lønrevi-sioner havde set eksempler på varierende kvalitet af ØSC’s arbejde samt uhensigtsmæssig-heder i arbejdsdelingen og arbejdsgangene mellem ØSC og virksomhederne.5. Det overordnede formål med undersøgelsen er at vurdere, om statens lønadministrationsamlet set er blevet mere effektiv efter samlingen af lønadministrationen i Finansministeriet.Det har Rigsrevisionen undersøgt ved at besvare følgende spørgsmål:Har samlingen af statens lønadministration i Finansministeriet medført, at staten samletset har opnået de forventede besparelser på lønadministrationen?Har digitalisering og standardisering bidraget til mere effektive arbejdsgange i statens løn-administration?Har samlingen af statens lønadministration i Finansministeriet bidraget til en højere kva-litet af lønadministrationen?



INTRODUKTION OG KONKLUSION

UNDERSØGELSENS HOVEDKONKLUSIONStatens lønadministration er samlet set endnu ikke blevet effektiviseret i detomfang, det var hensigten med sammenlægningen af lønadministrationen iØSC. Den forventede besparelse på resurseforbruget til lønadministrationenfor staten er kun delvist opnået, og sammenlægningen har endnu ikke resulte-ret i en bedre kvalitet af lønadministrationen.Finansministeriet har generelt gennemført samlingen af den statslige lønadmi-nistration i ØSC som planlagt og har opnået de forventede besparelser på løn-administrationen i ØSC. Virksomhederne bruger imidlertid flere resurser på løn-administration end de, der blev fastlagt i den endelige opgavefordeling mellemØSC og virksomhederne. Målet for besparelsen på antallet af årsværk samlet istaten er dermed ikke nået.Finansministeriet har tilvejebragt en skønsmæssig opgørelse over omkostnin-gerne til etableringen af ØSC, der internt i Finansministeriet var budgetteret tilca. 300 mio. kr. Denne opgørelse indeholder ikke en specifikation af den del, dervedrører samlingen af lønadministrationen i staten. Rigsrevisionen finder, at detville have været hensigtsmæssigt med en regnskabsmæssig registrering, derhavde muliggjort en periodisk og mere præcis opfølgning på, om målene foromkostningerne og besparelserne ved projektet var blevet indfriet for ØSC ogfor staten som helhed.Etableringen af ØSC har medført en standardisering af opgaver, og der er del-vist gennemført digitaliseringsløsninger, som kan understøtte effektive arbejds-gange og højne kvaliteten af lønadministrationen. Løsningerne udnyttes dogendnu ikke optimalt, idet der flere steder sker dobbeltadministration. Rigsrevi-sionen vurderer, at HR-Løn, der er en it-understøttelse af en række lønproces-ser, bidrager til mere effektive arbejdsgange i lønadministrationen i staten.Rigsrevisionens lønrevisioner før og efter etableringen af ØSC indikerer, at kva-liteten af statens lønadministration er faldet efter, at den blev samlet i ØSC (måltpå antallet af fejl). Fejlene i sagsbehandlingen har medført et stigende antal fejli lønudbetalingen.Ved sammenlægningen af lønadministrationen i staten har Finansministerietikke i tilstrækkeligt omfang taget højde for, at virksomhederne, bl.a. på grundaf deres ansvar for at udbetale korrekt løn, har haft incitament til at fastholdenogle af deres oprindelige arbejdsgange og lønkompetencer. Virksomhedernesageren kan skyldes, at de oplevede mange fejl i lønadministrationen efter eta-bleringen af ØSC, hvilket kan have haft betydning for den samlede effektivise-ring.Finansministeriet har på baggrund af Rigsrevisionens undersøgelse iværksaten ekstern undersøgelse af kvaliteten af lønadministrationen i ØSC med hen-blik på at afdække svagheder og risici i forbindelse med den nuværende orga-nisering af lønadministrationen. Derudover har ministeriet iværksat en under-søgelse af kvaliteten af den samlede lønadministration i staten og påbegyndten række interne initiativer, der skal mindske risikoen for fejl i lønadministra-tionen.

INTRODUKTION OG KONKLUSION

Rigsrevisionen anbefaler:at Finansministeriet vurderer opgavesplittet i den samlede statslige lønad-ministration, herunder hvordan HR-Løn bedst kan understøtte effektivise-ring af lønadministrationen i staten.at Finansministeriet øger fokus på forbedringen af kvaliteten af lønadmini-strationen.



INDLEDNING

II. Indledning

Baggrund

6. Finansministeriet udarbejdede på baggrund af regeringsgrundlaget fra november 2007 ogfinansloven for 2008 rapporten ”Administrative servicecentre i staten – Hovedrapport” (her-efter Hovedrapporten) fra februar 2008. Hovedrapporten indeholdt selvstændige analyseraf besparelsespotentialet og implementeringsomkostningerne opdelt på områderne løn, rej-ser, it-drift, personale samt bogholderi og regnskab. Dog indgik der i Hovedrapporten ingensamlet handlingsplan for etableringen af ØSC. Hovedrapporten udgjorde beslutningsgrund-laget for, hvordan den statslige administration kunne gennemgå en betydelig effektivisering,og udgjorde også beslutningsgrundlaget for sammenlægningen af lønadministrationen i sta-ten.Det fremgik af Hovedrapporten, at der var betydelig forskel på, hvor effektiv lønadministra-tionen var på tværs af ministerområderne. Finansministeriet fremhævede i Hovedrapporten,at effektiviserings- og kvalitetsgevinsterne på lønområdet var betinget af standardisering ogyderligere digitalisering og ikke alene kunne opnås gennem en samling af lønadministratio-nen. Sammenlægningen ville betyde, at hovedparten af alle lønadministrative årsværk i sta-ten skulle samles i ét servicecenter, og at der stort set ikke længere skulle være lønadmini-strative årsværk i virksomhederne.7. På baggrund af Hovedrapporten blev der udarbejdet mere konkrete finanslovsforslag oginterne redegørelser for ØSC, herunder et omfattende regneark, der viser en specifikationaf budgetreguleringerne for ministerierne. Disse dokumenter udgør ifølge Finansministerietbusinesscasen for ØSC. Der er løbende foretaget justeringer i businesscasen. Når Rigsre-visionen herefter nævner businesscasen, er det ovennævnte materiale, der henvises til. Ibusinesscasen for ØSC blev der budgetteret med implementeringsomkostninger, der inde-bar, at etableringen af ØSC i perioden 2009-2010 medførte negative besparelser. Der blevbudgetteret med en nettobesparelse fra og med 2011. Nettobesparelsen udgør i henhold tilbusinesscasen for ØSC årligt 69,7 mio. kr. for både løn og regnskab fra og med 2015.Samlingen af lønadministrationen skulle, ud over at medføre besparelser, være med til at si-kre en høj kvalitet af lønadministrationen og skabe et højt fagligt og attraktivt arbejdsmiljø.Specielt de mindre virksomheder havde ingen eller måske kun en enkelt medarbejder medviden på specialområder som fx tjenestemandspensioner og rådighedsløn, hvilket gjordelønadministrationen i disse virksomheder meget sårbar. Ved at samle lønadministrationenkunne man samtidig samle specialviden, og det var således meningen, at Finansministerietskulle kunne imødegå den sårbarhed, der eksisterede i nogle virksomheder.

INDLEDNING

8. Finansministeriet anbefalede i Hovedrapporten, at der i et servicecenter blev etableret éntværministeriel administrativ enhed på lønområdet. Modellen blev anbefalet ud fra betragt-ninger om effektiviseringsgevinster og mulighed for strategisk udvikling.Finansministeriet vurderede den samlede risiko ved indførelsen af et tværministerielt service-center på lønområdet som forholdsvis lav. Ministeriets begrundelse var, at lønområdet pådaværende tidspunkt i høj grad var kendetegnet ved administrative fællesskaber på minister-områderne, fælles systemunderstøttelse og en forholdsvis høj grad af standardisering.Samlet lønadministration i ØSC9. På baggrund af Hovedrapporten besluttede regeringen i februar 2008 at etablere et admi-nistrativt servicecenter for løn og regnskab (ØSC) under den daværende Økonomistyrelse.I dag hører ØSC under Statens Administration (SAM). ØSC varetager driftsopgaver på løn-,bogholderi-, regnskabs- og rejseområdet.10. Inden etableringen af ØSC blev lønadministrationen varetaget lokalt i virksomhederneeller i administrative fællesskaber, der på daværende tidspunkt var dannet på de fleste mi-nisterområder.11. Etableringen af lønadministrationen i ØSC blev påbegyndt i slutningen af 2008, hvormedarbejderne fra de statslige virksomheders lønadministrationer løbende blev samlet iØSC. Første trin i overgangen til ØSC var, at der ved hjælp af selvangivelser blev gennem-ført en medarbejderidentifikation i vinteren 2008/2009. Selve opgaveoverdragelsen skete iforbindelse med det enkelte ministerområdes overgang til ØSC. Samlingen omfattede ca.160 statslige virksomheder – lidt færre end de 176 virksomheder, der blev identificeret iHovedrapporten. Det samlede antal årsværk, der var en del af ØSC-projektet, blev ændretfra 390 til 208. Bl.a. overgik 3 af statens største virksomheder – Forsvaret, Kriminalforsor-gen og Rigspolitiet – ikke til ØSC på grund af virksomhedernes kompleksitet. Det svaredetil ca. 164 årsværk. De ca. 160 resterende statslige virksomheder var forpligtet til at overgåtil ØSC. De sidste virksomheder overgik til ØSC i 1. halvår 2010.12. Arbejdet omkring Hovedrapporten og det konkrete opgavesplit byggede på en rækkeworkshops mellem ministerierne og virksomhederne, herunder administrative fællesskaber.Finansministeriet havde dog en central rolle i forbindelse med sammenlægningen af ØSC,bl.a. fordi opgaverne skulle samles under Finansministeriet. Der blev nedsat en tværgåendestyregruppe med deltagelse af repræsentanter fra ministerier, som var repræsenteret i Øko-nomiudvalget. Styregruppens formand blev udpeget af Finansministeriet. Der blev oprettetet programsekretariat i Finansministeriet, som skulle servicere styregruppen. Sekretariatethavde bl.a. ansvaret for at følge op på Hovedrapporten og på, at arbejdet førte til, at de iden-tificerede gevinster blev realiseret inden for de afsatte økonomiske rammer.Arbejdsgange i forbindelse med lønadministrationen13. Figur 1 viser en simplificering af, hvordan arbejdsgangene ved lønadministrationen så udfør og efter etableringen af ØSC, herunder hvilke aktører der indgår i sagsbehandlerkæden,og hvor i arbejdsgangene der sker en overførsel af data.

SAMer sammen med Digitali-seringsstyrelsen, Modernise-ringsstyrelsen og Statens It endel af Finansministeriets kon-cern. SAM har ansvaret forØSC.Etadministrativt fællesskaber kendetegnet ved en samletvaretagelse af visse administra-tive opgaver på et ministerom-råde.

INDLEDNING

Figur 1. Arbejdsgange før og efter etableringen af ØSCFør etableringen af ØSC

VirksomhedStatens Lønsystem (SLS)an-vendes til at beregne og anviseløn til størstedelen af de statsli-ge lønmodtagere. Der foretagesca. 830.000 transaktioner i SLShvert år.

Statens Lønsystem(SLS)Eventueltpersonaleadmini-strativt fællesskab

Løn tilmedarbejdere

Efter etableringen af ØSC

VirksomhedØkonomiservice-centeret (ØSC)Eventueltpersonaleadmini-strativt fællesskabStatens Lønsystem(SLS)Løn tilmedarbejdere

Det fremgår af figur 1, at der med etableringen af ØSC kom en ekstra aktør ind i sagsbe-handlerkæden og dermed en ekstra overførsel af data, hvilket nødvendiggør en ekstra kon-trol. ØSC ligger mellem virksomhederne og Statens Lønsystem (SLS), hvortil de indberet-ter virksomhedernes lønordrer.14. Sideløbende med etableringen af ØSC begyndte den daværende Økonomistyrelse i2009 udviklingen af et nyt system (HR-Løn) til brug for alle virksomheder i staten, inkl. deselvejende virksomheder. HR-Løn var ikke nævnt i Hovedrapporten, men er bl.a. blevet ud-viklet for at understøtte den digitale indberetning, som er et af Hovedrapportens foreslåedeinitiativer, og for at forenkle arbejdsgangene i forbindelse med lønudbetaling. I dag er ca.60 % af HR-Løns brugere selvejende virksomheder, mens de resterende 40 % er ØSC-kun-der.Figur 2 viser en simplificering af, hvordan arbejdsgangene ser ud efter etableringen af ØSCog implementeringen af HR-Løn, herunder hvor i arbejdsgangene der sker en overførsel afdata.Figur 2. Efter etableringen af ØSC og implementeringen af HR-LønØkonomiservice-centeret (ØSC)

Virksomhed

Statens Lønsystem(SLS)Eventueltpersonaleadmini-strativt fællesskabHR-Løn

Løn tilmedarbejdere

INDLEDNING

Det fremgår af figur 2, at virksomhederne enten kan anvise løn via ØSC eller for visse løn-dele via HR-Løn, eller de kan gøre det via et personaleadministrativt fællesskab. Når ind-beretningerne sker via HR-Løn, bliver ØSC ikke involveret. HR-Løn er designet, så bruge-ren bliver guidet gennem indrapporteringen til SLS. HR-Løn indeholder en række opslags-værktøjer, der gør indrapporteringen til SLS mere simpel, end før HR-Løn blev implemen-teret. Herudover giver HR-Løn virksomheden en nem adgang til alle lønoplysninger, der gørdet nemmere fx at sende forespørgsler og foretage løntjek.15. Den egentlige implementering af HR-Løn startede i 2010, og i løbet af 2012 var HR-Lønfuldt implementeret i statens virksomheder. Virksomhederne kunne herefter selv indrapporte-re flere udvalgte løndata direkte via HR-Løn til SLS uden om ØSC. Næsten alle ØSC’s kun-der har nu HR-Løn.Ansvarsfordelingen mellem ØSC og virksomhederne16. Ansvaret for regnskabsaflæggelsen er fortsat hos den enkelte minister. Selv om virksom-hederne er overgået til ØSC, er det altså ministerierne, herunder virksomhederne, som hardet regnskabsmæssige ansvar og ansvaret for, at lønnen udbetales korrekt i det enkelte mi-nisterie. Virksomheden er ansvarlig for, at regnskabsaflæggelsen sker i henhold til de til en-hver tid gældende regler, at regnskabsopgaven løses korrekt, og at virksomhedens del afdokumentationen for opgaveløsningen er i orden, herunder at kontrol- og transaktionssporeter tilstrækkeligt. Derudover er virksomheden ansvarlig for, at lønbilag mv. indsendes rettidigt,og at de er kontrolleret og godkendt af bemyndigede personer. Endelig er virksomheden an-svarlig for at foretage en kontrol (der på nogle områder kan foretages summarisk) inden løn-udbetalingen.ØSC er udførende på de administrative opgaver og er ansvarlig for korrekt og rettidig løn påbaggrund af det modtagne materiale fra virksomhederne. ØSC har således kun ansvaret fordriften af lønadministrationen, men har ikke det endelige ansvar for lønnens rigtighed. ØSCer ansvarlig for sin del af dokumentationen for opgaveløsningen. Det er således ØSC’s an-svar at sikre, at arbejdsfunktioner og arbejdsopgaver organiseres og udføres i henhold tilbeskrivelsen i gældende instrukser – herunder at sikre den fornødne funktionsadskillelse ogoverholdelse af forudsatte forretningsgange og interne kontroller – og at kontrollere sikker-hedsforskrifter omkring systemanvendelse.Virksomhederne og ØSC er afhængige af hinandens leverancer for at kunne opfylde deresforpligtelser. Der er således tale om et samarbejde mellem ØSC og virksomhederne. ØSChar ingen instruktionsbeføjelse over for virksomhederne og kan derfor ikke diktere arbejds-gange eller gennemføre standardiseringer af arbejdsprocesser ude i virksomhederne. Dethar derfor været vigtigt for effektiviseringen af lønadministrationen, at både virksomhederneog ØSC har gennemført de forventede ændringer på deres respektive områder, hvis de for-ventede gevinster ved sammenlægningen skulle opnås.

Formål, afgrænsning og metode

Formål17. Undersøgelsens hovedformål er at vurdere, om statens lønadministration samlet set erblevet mere effektiv efter samlingen af lønadministrationen i Finansministeriet.Det har Rigsrevisionen undersøgt ved at besvare følgende spørgsmål:Har samlingen af statens lønadministration i Finansministeriet medført, at staten samletset har opnået de forventede besparelser på lønadministrationen?Har digitalisering og standardisering bidraget til mere effektive arbejdsgange i statens løn-administration?Har samlingen af statens lønadministration i Finansministeriet bidraget til en højere kva-litet af lønadministrationen?

INDLEDNING

Afgrænsning og metode18. Undersøgelsen omfatter lønadministrationen i staten. Undersøgelsen er afgrænset til ale-ne at omfatte lønadministrationen og dermed hverken bogholderi-, regnskabs- eller rejseom-rådet. Derudover er undersøgelsen afgrænset til at omfatte de virksomheder, der ved under-søgelsens start var og fortsat er kunder hos ØSC.19. Det fremgik af Hovedrapporten, at der ved valget af en model til finansieringen af ØSCskulle lægges vægt på, at modellen ville understøtte en incitamentsstruktur, der sikrede fort-sat effektivitetsforbedring og øget kvalitet. Videre skulle betalingsmodellen understøtte, atvirksomhederne flyttede opgaver til ØSC og ikke oprettede skyggefunktioner. Finansministe-riet har oplyst, at ministeriet har udarbejdet en aktivitetsbaseret betalingsmodel, som førstvil være gældende fra og med 1. januar 2014. Det har derfor ikke været muligt at undersøge,om modellen har sikret den rette incitamentsstruktur og bidraget til besparelsen. I den del afundersøgelsen, der handler om besparelser, ser Rigsrevisionen derfor ikke på betalingsmo-dellen, som skulle udgøre grundlaget for virksomhedernes betaling til ØSC for lønydelser.Incitamentet for virksomhederne til at overdrage det lønadministrative personale til ØSC harifølge Finansministeriet hele tiden været til stede, eftersom ministerierne er rammebeskåretmed værdien af det personale, hvis opgaver de har overdraget. Har virksomhederne udgif-ter til lønadministrativt personale, er der således tale om en prioritering i virksomheden in-den for dens rammebeskårne bevilling.Undersøgelsesperioden strækker sig fra offentliggørelsen af regeringsgrundlaget i november2007 og frem til august 2013.20. For at kunne vurdere, om der er sket et kvalitetsløft i lønadministrationen med etablerin-gen af ØSC, har Rigsrevisionen udtaget en stikprøve. Stikprøven stammer fra Rigsrevisio-nens egne lønrevisioner foretaget i 2007 (før etableringen af ØSC), i 2011 (efter etablerin-gen af ØSC, men før den endelige udrulning af digitaliseringsinitiativet HR-Løn) og i 2012(efter etableringen af ØSC og efter den endelige udrulning af HR-Løn). Rigsrevisionen ud-tager hvert år ca. 1.050 stikprøver i forbindelse med de løbende lønrevisioner ved ØSC’skunder. Stikprøverne for hvert af de 3 år er udtaget på samme måde og på de samme om-råder i virksomhederne, der er udvalgt med hovedvægt på deres væsentlighed. Stikprøver-ne udtages i revisionsåret, men hændelsen kan være sket op til et ½ år tidligere, afhængigtaf hvornår i revisionsåret revisionen foretages. Enkelte sager er dog udvalgt ud fra en risi-kovurdering, hvorfor antallet af fundne fejl kan være højere end ved en helt tilfældig stikprø-ve. Der er i denne undersøgelse tilfældigt udvalgt 200 af de gennemgåede stikprøver fra løn-revisionerne for hvert af de 3 undersøgte år, dvs. i alt 600 stikprøver.Det er ikke muligt at ekstrapolere op til det samlede antal fejl i statens lønadministration, ogRigsrevisionen kan derfor ikke konkludere på mængden af fejl i alle lønsager, men kan kon-kludere på udviklingen i fejl i sagsbehandlingen, herunder fejl i udbetalingen, som Rigsrevi-sionen har fundet i sine revisioner i de angivne år før og efter etableringen af ØSC.Finansministeriet har defineret begrebet lønadministration, jf. bilag 1. Det er den definition,Rigsrevisionen anvender i denne undersøgelse. Alle de fundne fejl i Rigsrevisionens stik-prøve ligger inden for denne definition. Dokumentationen for de fundne fejl er udleveret tilFinansministeriet.Desuden har Rigsrevisionen gennemgået ØSC’s egne analyser, herunder kundetilfredsheds-analyser, medarbejdertilfredshedsundersøgelser og andet relevant materiale vedrørendeetableringen af ØSC. Rigsrevisionen har ligeledes anvendt resultaterne fra en lønrevision iØSC – som Rigsrevisionen gennemførte sammen med Finansministeriets Koncernrevision(FKR) i 2011 – for at undersøge lønbilags gang fra start i virksomhederne til slut i ØSC tilbrug for analysen af arbejdsgangene og kvaliteten af lønadministrationen i ØSC.

For ØSC er der indgået en § 9-aftale om, atFKRer intern revi-sion for ØSC. Det er Rigsrevisi-onen, som har det overordnedeansvar for revisionen i ØSC.

INDLEDNING

21. Rigsrevisionen har også gennemført en spørgeskemaundersøgelse, hvor alle de ca. 160virksomheder, der er kunder i ØSC, deltog. Med spørgeskemaet ønskede Rigsrevisionenbl.a. at undersøge antallet af lønadministrative årsværk i virksomhederne, om virksomheder-ne finder, at der er sket en effektivisering i lønadministrationen med samlingen i ØSC, omØSC lever op til de forudsatte mål, og hvordan virksomhederne indrapporterer deres lønop-lysninger. Rigsrevisionens opgørelse af, hvor mange lønadministrative årsværk der er i virk-somhederne, beror på virksomhedernes selvangivelse på baggrund af Finansministeriets de-finition af, hvilke opgaver der er omfattet af lønadministrationen, jf. bilag 1. Det var også denmetode, Finansministeriet anvendte i forbindelse med, at ministeriet udarbejdede Hovedrap-porten. Rigsrevisionen har desuden ad flere omgange fået virksomhederne til at bekræfteantallet af de indberettede lønadministrative årsværk.Da besvarelserne i spørgeskemaundersøgelsen kan være præget af en vis subjektivitet, harRigsrevisionen efterfølgende afholdt interviews med 10 tilfældigt udvalgte virksomheder –heraf 5 administrative fællesskaber – for at komme i dybden med de indkomne besvarelser,indhente dokumentation for afgivne bemærkninger og indsamle oplysninger om opgavesplitog arbejdsgange. Dette har givet Rigsrevisionen mulighed for at få uddybet besvarelserne ispørgeskemaerne. De 5 interviewede virksomheder og de 5 interviewede administrative fæl-lesskaber (herefter også omtalt som virksomheder) er:

VirksomhederDet Jyske MusikkonservatoriumKystdirektoratetMinisteriet for Fødevarer, Landbrugog FiskeriNaturErhvervsstyrelsenTrafikstyrelsen

Administrative fællesskaber på minister-områderErhvervs- og VækstministerietFinansministerietMiljøministerietMinisteriet for Sundhed og ForebyggelseSkatteministeriet

22. Finansministeriet har på baggrund af Rigsrevisionens undersøgelse iværksat sin egenundersøgelse for at kategorisere de lønadministrative årsværk i virksomhederne. Finans-ministeriets foreløbige skønsmæssige resultater er i et vist omfang brugt i tilknytning til Rigs-revisionens undersøgelse.23. Rigsrevisionen har i forbindelse med undersøgelsen afholdt møder med Finansministe-riet (departementet, Moderniseringsstyrelsen, SAM og ØSC), ligesom Finansministeriet lø-bende har fremsendt materiale og svar på Rigsrevisionens spørgsmål.24. Beretningen har i udkast været forelagt Finansministeriet, hvis bemærkninger i videstmuligt omfang er indarbejdet.25. Bilag 2 viser opgavesplittet mellem virksomhederne og ØSC i løn- og personaleadmini-strationen. Bilag 3 indeholder en ordliste, der forklarer udvalgte ord og begreber.26. Folketingets formand har udpeget Morten Levysohn som sætterigsrevisor til at varetagerigsrevisors funktioner i de tilfælde, hvor rigsrevisor anser sig for inhabil, jf. brev af 23. maj2013 til Statsrevisorerne.Rigsrevisor Lone Strøm har erklæret sig inhabil i undersøgelsen af samlingen af den statsligelønadministration i Finansministeriet, jf. brev af 27. juni 2012 til Statsrevisorerne. Sætterigsre-visor har derfor i forbindelse med denne undersøgelse det fulde ansvar for den endelige revi-sionsmæssige vurdering og for rapporteringen til myndighederne og Statsrevisorerne.

BESPARELSER OPNÅET I STATEN VED SAMLINGEN AF LØNADMINISTRATION ENI FINANSMINISTERIET

III. Besparelser opnået i staten ved samlingenaf lønadministrationen i Finansministeriet

Finansministeriet har opnået de forventede besparelser på lønadministrationen iØSC. Overordnet set er besparelsespotentialet i virksomhederne også opnået i denforstand, at virksomhederne har fået reduceret deres bevillinger svarende til den øn-skede besparelse. Dog viser Rigsrevisionens undersøgelse, at målet for besparelsenpå antallet af årsværk samlet i staten kun delvist er nået, da virksomhederne brugerflere resurser på lønadministrationen end de, der blev fastlagt i den endelige opgave-fordeling mellem ØSC og virksomhederne.Rigsrevisionen konstaterer, at de resterende lønadministrative opgaver i virksomhe-derne har vist sig at være mere resursekrævende, end det blev forudsat ved etable-ringen af ØSC.Finansministeriet har tilvejebragt en skønsmæssig opgørelse over forbruget af deca. 300 mio. kr., der internt i Finansministeriet var budgetteret med til etableringen afØSC. Denne opgørelse indeholder ikke en specifikation af den del, der vedrører sam-lingen af lønadministrationen i staten.Rigsrevisionen finder, at det ville have været hensigtsmæssigt med en regnskabs-mæssig registrering, der havde muliggjort en periodisk og mere præcis opfølgningpå, om målene for omkostningerne og besparelserne ved projektet var blevet indfri-et for ØSC og for staten som helhed.

27. Et af de helt centrale formål med etableringen af ØSC var at opnå de effektiviserings-gevinster, som ifølge Hovedrapporten kunne høstes ved at samle lønadministrationen i Fi-nansministeriet. For at opnå effektiviseringsgevinsterne skulle der samlet ske en reduktioni resurseforbruget på de opgaver, som blev overført til ØSC.

A. De økonomiske forudsætninger ved etableringen af lønadministrationen iØSC28. Rigsrevisionens undersøgelse af, om de økonomiske forudsætninger ved etableringenaf lønadministrationen i ØSC er blevet realiseret, har vist følgende:Finansministeriet har tilvejebragt en skønsmæssig opgørelse over forbruget af de ca.300 mio. kr., der internt i Finansministeriet var budgetteret med til etableringen af ØSC.Denne opgørelse indeholder ikke en specifikation af den del, der vedrører samlingen aflønadministrationen i staten.

BESPARELSER OPNÅET I STATEN VED SAMLINGEN AF LØNADMINISTRATIONENI FINANSMINISTERIET



ØSC har reduceret antallet af lønadministrative årsværk fra 195,3 til 76,6, svarende til61 % (knap 119 lønadministrative årsværk). Det samlede mål for både løn og regnskabvar 47 %. Rigsrevisionen finder det derfor sandsynligt, at den forventede besparelse pålønadministrative årsværk er opnået i ØSC.Opgavesplittet mellem ØSC og virksomhederne indebar, at ca. 13 årsværk skulle udfø-re lokale lønopgaver. Undersøgelsen har vist, at der i dag er ca. 129 årsværk, der udfø-rer lønadministrative opgaver i virksomhederne. Finansministeriet har skønnet, at ca. 60ud af de ca. 129 årsværk ikke er berørt af opgavesplittet og derfor ikke skal tælles medved en opgørelse af, om der er brugt flere årsværk i virksomhederne end de 13 årsværk,der oprindeligt var lagt til grund. Rigsrevisionen kan dog konstatere, at selv hvis de ca.60 årsværk, som Finansministeriet skønsmæssigt har opgjort, ikke medregnes, har deralligevel været et merforbrug på ca. 56 årsværk i virksomhederne. Finansieringen herafer tilvejebragt ved at omprioritere virksomhedernes øvrige opgaver.En række virksomheder, herunder 3 af statens største virksomheder – Forsvaret, Krimi-nalforsorgen og Rigspolitiet – overgik ikke til ØSC som forventet i Hovedrapporten.Rigsrevisionen konstaterer, at de resterende lønadministrative opgaver i virksomheder-ne har vist sig at være mere resursekrævende end forudsat.



Implementeringsomkostninger29. Hovedrapporten fra 2008 indeholdt selvstændige analyser af områderne løn, rejser, it-drift, personale samt bogholderi og regnskab. Finansministeriet estimerede de samlede im-plementeringsomkostninger for både ØSC og Statens It til 661 mio. kr., heraf vedrørte 49mio. kr. alene løndelen i ØSC. Finansministeriet har oplyst, at der ud af de 661 mio. kr. erafsat ca. 300 mio. kr. til etableringen af ØSC for både løn og regnskab.Finansministeriet fik med finansloven for 2008 reserveret en bevilling på finanslovens § 35på de 661 mio. kr. til dækning af omkostningerne til implementering af både ØSC og StatensIt. Puljen blev budgetteret på finanslovens § 7 med et ændringsforslag til forslag til finans-loven for 2009. Puljen skulle anvendes til fx konsulenter, it-investeringer, straksafskrivninger,uddannelse, omkostninger forbundet med medarbejderændringer og standardisering af pro-cesser i forbindelse med etableringen af ØSC og Statens It. Puljen blev i 2012 forøget med50 mio. kr., som følge af et ændringsforslag til finansloven for 2009, for at imødekomme se-nere investeringsbehov.30. Finansministeriet har i efteråret 2010 – som en del af businesscasen for ØSC – udarbej-det et særskilt notat, hvoraf det fremgår, at etableringen af ØSC var budgetteret til i alt 299,9mio. kr. i perioden 2009-2015 (2012-priser). Beløbet omfatter både løn og regnskab, idetbusinesscasen ikke var splittet op på disse fagområder. Det har derfor heller ikke været mu-ligt at få oplysninger fra Finansministeriet, der nærmere belyser de budgetterede implemen-teringsomkostninger for projektets løndel.31. Ud af de ca. 300 mio. kr. har Finansministeriet kun kunnet opgøre de direkte henførbareudgifter til implementeringen af ØSC til 39 mio. kr. Ministeriet har oplyst, at de øvrige afled-te implementeringsomkostninger kun kan opgøres ved en manuel gennemgang af den da-værende Økonomistyrelses regnskabsdata for de respektive år, og det er endda kun medforbehold for udgifter, der blev vurderet til at være af generel karakter og derfor ikke blev op-delt på den tidligere Økonomistyrelse og ØSC. Finansministeriet har tilvejebragt en opgørel-se, der er behæftet med en vis grad af usikkerhed, over forbruget af de ca. 300 mio. kr., somder internt i Finansministeriet var budgetteret med til etableringen af ØSC, jf. tabel 1.

BESPARELSER OPNÅET I STATEN VED SAMLINGEN AF LØNADMINISTRATION ENI FINANSMINISTERIET

Tabel 1. Finansministeriets skønsmæssige opgørelse over omkostningerne til etab-leringen af ØSCUdvikling mv. af Navision StatSLS-initiativerØvrige systemmæssige initiativerDriftsudgifter til implementeringsenhedØvrige driftsudgifterI altKilde: Oplysninger fra Finansministeriet, 2013.106,5 mio. kr.22,0 mio. kr.103,0 mio. kr.39,0 mio. kr.29,0 mio. kr.299,5 mio. kr.

Det fremgår af tabel 1, at den skønsmæssige opgørelse af omkostningerne ikke indeholderen specifikation af den del, der vedrører samlingen af lønadministrationen i staten. Rigsrevi-sionen finder, at det ville have været hensigtsmæssigt, hvis Finansministeriet i den løbendeøkonomistyring havde haft en regnskabsmæssig registrering af forbruget af de ca. 300 mio.kr., der havde muliggjort en periodisk og mere præcis opfølgning på, om målene for omkost-ningerne og besparelserne ved projektet var blevet indfriet for ØSC og for staten som helhed.Rammebesparelser32. I forbindelse med omorganiseringen fik ministerierne reduceret deres bevillinger svaren-de til de opgaver og medarbejdere, der overgik til ØSC. I perioden 2009-2015 skulle ministe-rierne i alt rammebeskæres med ca. 1,9 mia. kr. Implementeringsplanen for ØSC beskriverde budgettilpasninger, som ministerierne skulle følge. Heraf fremgår det, at ministeriernesrammer generelt skulle reduceres fra det år, hvor deres lønadministrative opgaver og med-arbejdere blev overført til ØSC. Samtidig fik ministerierne en bevilling til betaling til ØSC forde administrative ydelser. I perioden 2009-2015 var dette beløb ca. 1,4 mia. kr. Nettoreduk-tionen af ministeriernes rammer på ca. 0,5 mia. kr. i perioden 2009-2015 svarer til den effek-tivisering, som ØSC skulle realisere på sigt. I takt med etableringen af ØSC ville der dermedkunne frigøres resurser som følge af stordriftsfordele.Besparelser på årsværk33. Effektiviseringspotentialet skulle ifølge Hovedrapporten især opnås via en reduktion i re-surseforbruget til de opgaver, der blev overført til ØSC. Dvs. en reduktion i antallet af års-værk beskæftiget med lønadministrative opgaver i ØSC. Finansministeriet anbefalede, at95 % af de årsværk, der på daværende tidspunkt blev anvendt på lønområdet, blev place-ret i ét centralt servicecenter, dvs. en centraliseringsgrad på 95 %. De tilbageværende 5 %skulle løse de opgaver, der skulle forblive i virksomhederne og varetages af henholdsvisøkonomi- og personaleafdelingen. Centraliseringsgraden blev i forbindelse med etablerin-gen af ØSC ændret fra 95 % til 93,7 % på baggrund af en genvurdering af opgavefordelin-gen mellem ØSC og virksomhederne, hvor bl.a. opgaverne med lønstyring og lønrapporte-ring blev ændret i opgavesplittet.I Hovedrapporten var det forventede antal medarbejdere, som indgik i projektet, anslået til390 lønadministrative årsværk. En række virksomheder, herunder Forsvaret, Rigspolitietog Kriminalforsorgen, overgik imidlertid ikke til ØSC på grund af kompleksitet og sikkerhedi virksomhederne. Det samlede antal lønadministrative årsværk, som fremgik af Hovedrap-porten, blev derfor efterfølgende justeret fra 390 til ca. 208.Af de 208 lønadministrative årsværk skulle ca. 195 overgå til lønadministrationen i ØSC, oghvad der svarer til ca. 13 årsværk skulle fordeles på de ca. 160 virksomheder.

Centraliseringsgradenangi-ver, hvor stor en procentdel afaktiviteterne og tilhørende re-surser der med fordel kan cen-traliseres.Opgaver, der skulle forblive ivirksomhederne: inddatakontrol(kontrol, inden lønnen bereg-nes), oversendelse af lønbilagtil ØSC og visse dele af udda-takontrollen (kontrol, efter løn-nen er beregnet).

BESPARELSER OPNÅET I STATEN VED SAMLINGEN AF LØNADMINISTRATIONENI FINANSMINISTERIET

34. Der var ifølge Finansministeriet forskellige tilgange til overførslen af lønmedarbejdere tilØSC. Ud af de ca. 195 overleverede årsværk var der 129 identificerede medarbejdere, 8 va-kante stillinger og 58 tomme årsværk.Lønadministrative årsværk i ØSC35. Målet ved etableringen af ØSC var en samlet reduktion på 47 % i resurseforbruget til deopgaver for både løn og regnskab, som blev overført til ØSC. Reduktionen skulle ske løben-de i perioden fra etableringen af ØSC og frem til 2012. Da størstedelen af de lønadministra-tive årsværk skulle overgå fra virksomhederne til ØSC, betød det reelt også, at der skulle skeen markant reduktion i de samlede lønadministrative årsværk i staten.36. Figur 3 viser antallet af lønadministrative årsværk i ØSC i perioden 2008-2012.Figur 3. Lønadministrative årsværk i ØSC i perioden 2008-2012(Antal)250

Vakante stillingerer ubesattestillinger.Tomme årsværker, når virk-somhederne overfører bevillin-gerne, men beholder medarbej-derne.

200

150

100

195,3

112

12195,776,6

020082009201020112012

Note: I 2008 anvendes antallet af overførte årsværk inkl. 8 vakante stillinger og 58 tomme årsværk.I 2009 er alle virksomheder endnu ikke overgået til ØSC.Kilde: ØSC.

Det fremgår af figur 3, at ved etableringen af ØSC i 2008 svarede ØSC’s lønadministrationtil 195,3 årsværk. I 2012 var 76,6 årsværk i ØSC beskæftiget med lønadministrative opga-ver. Finansministeriet har dermed reduceret antallet af disse medarbejdere med 118,7 års-værk, svarende til 61 %. Den samlede reduktion på både løn og regnskab var på 46 %.37. Finansministeriet indførte i løbet af 2011 og 2012 HR-Løn, der er en ny indberetnings-flade til SLS. Indførelsen medførte, at de lønadministrative opgaver, der er knyttet til HR-Løn,igen skulle udføres i virksomhederne frem for i ØSC. HR-Løn beskrives yderligere i kap.IV.B. Tabel 2 viser antallet af effektive timer anvendt på lønadministrative opgaver i ØSCfra 2010 til 2012.

BESPARELSER OPNÅET I STATEN VED SAMLINGEN AF LØNADMINISTRATION ENI FINANSMINISTERIET

Tabel 2. Effektiv tid anvendt på lønadministrative opgaver i ØSC i 4. kvartal i 2010,2011 og 2012(Timer)4. kvartal4. kvartal4. kvartal201020112012Lønindtastning og -kontrolLønrefusionFraværsopgaverBeholdningsafstemningØvrige lønopgaverI altKilde: ØSC.22.7634.6842762.15812730.00816.5394.5982534.00880126.19911.3073.1381404.05564819.288

Det fremgår af tabel 2, at det effektive tidsforbrug på de lønadministrative opgaver i ØSC erfaldet fra 4. kvartal 2010 til 4. kvartal 2012, hvilket kan forklare reduktionen i lønadministra-tive årsværk i ØSC i samme periode, jf. figur 3. Indførelsen af HR-Løn har medført en reduk-tion i antallet af effektive timer på opgaven med lønadministration fra 22.763 timer i 4. kvar-tal 2010 til 11.307 timer i 4. kvartal 2012.Lønadministrative årsværk i virksomhederne38. Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse hos virksomhederne har vist, at der pr. 1.april 2013 i alt var 129 årsværk, der fortsat løste lønadministrative opgaver i virksomheder-ne.39. Finansministeriet har på baggrund af Rigsrevisionens undersøgelse foretaget en skøns-mæssig kategorisering af de 129 årsværk, jf. figur 4.Figur 4. Fordeling af lokale årsværk(Antal)129 årsværklokalt

60 årsværkBestillerfunktion

16 årsværkImplementeringaf HR-Løn

20 årsværkEkstra kontrol

20 årsværkUdvidetHR-lønpakke

13 årsværkLokalelønopgaver

Kilde: Finansministeriets notat af 27. august 2013.

Bestillerfunktionomfatter føl-gende handlinger/opgaver:oversendelse af bilagløbende kommunikation medØSC lønøvrige personaleadministra-tive opgaver i relation til ØSCløn.

Det fremgår af figur 4, at ca. 13 årsværk vedrører de lokale lønopgaver, der ifølge Hovedrap-porten blev estimeret til at skulle forblive i virksomhederne. Videre fremgår det, at ca. 36 års-værk er beskæftiget med HR-Løn, og ca. 20 årsværk varetager ekstra kontroller. Herudoverhar Finansministeriet skønnet, at der er ca. 60 årsværk beskæftiget i virksomhederne medbestilleropgaver så som oversendelse af bilag til ØSC, kommunikation med ØSC og øvrigepersonaleadministrative opgaver i relation til ØSC. Ifølge Finansministeriet skal disse ca. 60årsværk ikke tælles med ved en opgørelse af, om der er brugt flere årsværk i virksomheder-ne end de ca. 13 årsværk, der oprindeligt var lagt til grund. Rigsrevisionen kan dog konsta-tere, at selv hvis de ca. 60 årsværk, som Finansministeriet skønsmæssigt har opgjort, ikkemedregnes, har der alligevel været et merforbrug på ca. 56 årsværk i virksomhederne.

BESPARELSER OPNÅET I STATEN VED SAMLINGEN AF LØNADMINISTRATIONENI FINANSMINISTERIET

40. Finansministeriet har oplyst, at de bestilleropgaver, som de ca. 60 årsværk udfører, al-drig har skullet været overflyttet til ØSC eller varetaget af de tilbageværende ca. 13 årsværk.Det betyder ifølge Finansministeriet, at bestilleropgaverne udføres af de personaleadmini-strative årsværk og dermed ikke var en del af besparelsespotentialet. Rigsrevisionen kankonstatere, at der ikke eksplicit, hverken i Hovedrapporten eller i businesscasen, er taget stil-ling til, hvordan bestilleropgaven resursemæssigt skal tilvejebringes, jf. bilag 2.Rigsrevisionen kan konstatere, at virksomhederne enten har beholdt, ansat eller omrokeretpersonale internt i virksomheden og dermed har prioriteret at bruge flere resurser på lønad-ministrative opgaver i virksomheden trods de negative budgetreguleringer i forbindelse medetableringen af ØSC. Kun 30 % af virksomhederne har i dag færre årsværk beskæftiget medlønadministration end før etableringen af ØSC.41. Rigsrevisionen vurderer, bl.a. på baggrund af besvarelserne i spørgeskemaundersøgel-sen, de løbende lønrevisioner og Finansministeriets bemærkninger, at der kan være en ræk-ke årsager, der kan være med til at forklare det høje antal lønadministrative årsværk, der erbeskæftiget i virksomhederne, jf. boks 1.

BOKS 1. MULIGE ÅRSAGER TIL DET HØJE ANTAL LØNADMINISTRATIVE ÅRSVÆRK I VIRK-SOMHEDERNEDe tilbageværende opgaver i virksomhederne fylder mere end de angivne 6,3 %.Dobbeltfunktioner som følge af virksomhedernes oplevelse af flere fejl ved etableringen af ØSC.Ekstra kontrol som følge af implementeringen af HR-Løn.Virksomhedernes behov for at have medarbejdere, der taler samme ”sprog” som ØSC-medarbej-derne.Det er en fordel eller nødvendighed, at medarbejderne har kendskab til SLS i forhold til HR-Løn (an-giver 90 % af de interviewede virksomheder).Gennemførelsen af ressortomlægninger ultimo 2011 og 2012 kan have medført, at virksomheder-ne har haft behov for at øge indsatsen og ikke efterfølgende har tilpasset resurserne.Virksomhedernes mulige ønske om at fastholde den lokale administration af løn.Ministerierne har undladt at reducere bemandingen for at undgå afskedigelser.Der kan være strategiske elementer, som indgår i virksomhedernes besvarelser.Virksomhederne har ikke implementeret de nye arbejdsgange.Ledelsens ønske om indsigt i forhold til den samlede løn og økonomi generelt i virksomheden.Det er i sidste ende fortsat virksomhedernes ansvar, at lønnen er korrekt.

Finansministeriet har oplyst, at ministeriet på baggrund af Rigsrevisionens undersøgelse hariværksat en undersøgelse af det høje antal af lønadministrative årsværk i virksomhederne ogårsagerne hertil med henblik på at vurdere mulige tiltag. Rigsrevisionen finder det hensigts-mæssigt, at Finansministeriet vil gennemføre en sådan undersøgelse.

BESPARELSER OPNÅET I STATEN VED SAMLINGEN AF LØNADMINISTRATION ENI FINANSMINISTERIET

Den samlede reduktion i lønadministrative årsværk42. Tabel 3 viser den samlede reduktion i antallet af lønadministrative årsværk samlet i sta-ten.

Tabel 3. Besparelser på lønadministrative årsværk i statenÅrsværk ved etableringen af ØSC i 2009Nuværende årsværk i ØSCNuværende årsværk i virksomhederne1)

208,4 årsværk76,6 årsværk69,0 årsværk62,8 årsværk37,2 mio. kr.

Reduktion i lønadministrative årsværk i staten i altBesparelse på lønadministrative årsværk i staten i alt2)1)

Beregnet ved ca. 129 lønadministrative årsværk fratrukket Finansministeriets skønnedeca. 60 årsværk beskæftiget med bestilleropgaver.Samlet pris pr. lønadministrativt årsværk er 592.000 kr. inkl. administrativt overhead i2009-priser, jf. businesscasen.

Som det fremgår af tabel 3, har der efter samlingen af lønadministrationen i staten kun væ-ret en samlet reduktion på ca. 63 lønadministrative årsværk i staten, når Finansministerietsca. 60 skønnede årsværk ikke indgår i besparelsespotentialet. Dette svarer til et mindre år-ligt resurseforbrug på ca. 37 mio. kr. på lønadministrative opgaver i staten. Finansministerietforventede en årlig reduktion i resurseforbruget til lønadministration i staten på 54,3 mio. kr.ud fra en målsætning om en reduktion på 47 % i de overførte årsværk til ØSC. Der er såle-des ikke opnået den forudsatte årlige besparelse på de lønadministrative årsværk.Centraliseringsgrad43. Finansministeriet vurderede i Hovedrapporten, at besparelsespotentialet ville blive min-dre, hvis centraliseringsgraden var estimeret for højt. Rigsrevisionen kan konstatere, at cen-traliseringsgraden blev justeret fra 95 % til 93,7 %, fordi den blev genvurderet i forhold til detendelige opgavekatalog. Det samlede besparelsespotentiale blev derfor mindre ved dennenedjustering.44. Ud fra Rigsrevisionens kendskab til lønområdet via de løbende lønrevisioner finder Rigs-revisionen, at den del af lønopgaverne, der er blevet tilbage i virksomhederne, er mere resur-sekrævende end de forudsatte 6,3 %.45. Efter implementeringen af HR-Løn har virksomhederne desuden overtaget en række løn-administrative opgaver fra ØSC, og ØSC har haft et væsentligt fald i timer, der bliver brugtpå lønadministration. Det har dog ikke medført, at centraliseringsgraden er blevet justeretyderligere.Finansministeriet har oplyst, at ØSC har afgivet kontrolopgaven for de indrapporteringer, somforetages i HR-Løn, da ØSC ikke er i besiddelse af grunddokumentationen. Hvis virksomhe-derne automatiserer og digitaliserer de processer, som HR-Løn lægger op til, vil der samletset kunne opnås en effektivitetsgevinst, som delvist vil kunne modsvare den ekstra tid, derbliver brugt på kontrol.

EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING

IV. Effektive arbejdsgange i lønadministratio-nen gennem digitalisering og standardisering

Finansministeriet har gennemført en række digitaliseringsløsninger og har dermeddannet grundlaget for en standardisering og effektivisering af arbejdsgangene i løn-administrationen i staten. Det er dog endnu ikke i tilstrækkeligt omfang lykkedes atgøre optimal brug af disse løsninger, hvilket bl.a. har medført, at der flere steder skerdobbeltadministration, fx dobbeltindtastninger og dobbeltkontrol. Desuden har etab-leringen af ØSC betydet øget kontrol i staten, fordi der er kommet et ekstra sagsbe-handlingsled.Rigsrevisionen finder det hensigtsmæssigt, at Finansministeriet har udviklet HR-Løn,der bidrager til at nedbringe antallet af overførte oplysninger og dermed mindske risi-koen for fejlindtastninger. Størstedelen af virksomhederne er meget tilfredse med HR-Løn. Rigsrevisionen vurderer, at HR-Løn, der er en it-understøttelse af en række løn-processer, bidrager til mere effektive arbejdsgange i lønadministrationen i staten.Rigsrevisionen anbefaler, at Finansministeriet vurderer, hvordan HR-Løn bedst kanunderstøtte det løbende behov for effektivisering af lønadministrationen i staten.

46. Rigsrevisionen har undersøgt, om der er gennemført digitaliseringsinitiativer og standar-disering, og om det i så fald har haft den ønskede virkning på arbejdsgangene – herunderkontrolniveauet – i lønadministrationen i ØSC og i virksomhederne.

Digitaliseringsinitiativer fra Hovedrapporten

Rigsrevisionens undersøgelse af, om digitaliseringsinitiativerne fra Hovedrapporten under-støtter en mere effektiv lønadministration, har vist følgende:Den digitale indberetning af lønudbetalinger via de digitale blanketter er blevet gennem-ført og har været medvirkende til at standardisere arbejdsgangene i ØSC. De digitaleblanketter har dog kun i et vist omfang medvirket til at standardisere arbejdsgangene mel-lem ØSC og virksomhederne, da virksomhederne anvender de digitale blanketter megetforskelligt. Bl.a. bruger virksomhederne i nogle tilfælde flere resurser, end det var hensig-ten, fordi virksomhederne taster flere oplysninger i blanketterne end nødvendigt og der-for skal bruge mere tid i forbindelse med kontrollen inden fremsendelsen til ØSC.Finansministeriet har udarbejdet en særlig rapport til brug for virksomhedernes kontrol aflønudbetalinger. 6 ud af de 10 interviewede virksomheder anser dog ikke Finansministe-riets løsning for at være tilstrækkelig til, at de kan udføre en sikker uddatakontrol.



EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING



Finansministeriet har etableret en facilitet, så virksomhederne kan integrere bl.a. tidsre-gistrering med lønsystemet via webservice. På den måde kan tidsregistreringen overfø-res direkte til lønanvisningen. Det er dog endnu kun 14 ud af de ca. 160 virksomheder,der bruger denne mulighed.Finansministeriet har kun delvist gennemført forbedringer af den eksisterende ferie- ogfraværsløsning.



47. Finansministeriet har ansvaret for at gennemføre digitaliseringsinitiativer, der kan under-støtte en standardisering af lønadministrationen i staten.I Hovedrapporten nævnes 4 digitaliseringsinitiativer, som Finansministeriet vurderede somnødvendige for at opnå besparelsespotentialet. Initiativerne var forslag, der i det videre ar-bejde skulle vurderes på baggrund af mere uddybende businesscases for hvert af systemer-ne. De 4 digitaliseringsinitiativer fremgår af boks 2.

BOKS 2. 4 DIGITALISERINGSINITIATIVERDe 4 digitaliseringsinitiativer, der nævnes i Hovedrapporten, og som blev vurderet som værende nød-vendige for at opnå besparelsespotentialet, er:1. Digital indberetning til ØSC med henblik på at sikre effektive arbejdsgange mellem de servicere-de institutioner og den centrale enhed via standardiserede elektroniske blanketter for indrappor-tering af alle relevante personale- og løndata (udvikling af nyt system).2. Lokal kontroluddata med henblik på at sikre etablering af de servicerede institutioners lønkontrol(videreudvikling af eksisterende databaser).3. Optimering af grænseflader, så SLS åbnes for integration med tidsregistrering m.m. (videreudvik-ling af grænseflader af eksisterende systemer).4. Forbedring af eksisterende ferie-/fraværsløsning, så eventuelle variable ydelser i forbindelse medferieafholdelse automatisk overføres til SLS (forbedring af eksisterende system).

Digital indberetning48. Digital indberetning skulle sikre effektive arbejdsgange mellem virksomhederne og ØSC,bl.a. via standardiserede digitale blanketter for indrapportering af alle relevante personale-og løndata, jf. boks 3.

BOKS 3. DIGITALE BLANKETTERFinansministeriet udviklede ved opstarten af ØSC 13 digitale blanketter som led i et digitalt blanketsy-stem. Hver blanket vedrører et tema, fx oprettelse af ny medarbejder og udbetaling af særlige ferie-dage. Blanketterne indeholder en række prædefinerede felter, der skal udfyldes af virksomhederne,og giver mulighed for standardisering i forbindelse med indtastningen til ØSC og dermed ensartet in-formation til ØSC. Antallet er siden blevet forøget, så der i 2013 er 22 digitale blanketter til rådighedfor virksomhederne.Virksomhederne skal i princippet kun vedhæfte grunddokumentationen (fx ansættelsesbrev) og ale-ne tilføje nogle få øvrige fakta i blanketten. På baggrund heraf skal ØSC indrapportere direkte til løn-systemet.

EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING

Formålet med blanketløsningen var – på en simpel måde og med få indtastninger – at gøredet muligt for virksomhederne at bestille lønopgaver i ØSC. De simplere arbejdsgange ogfærre indtastninger for virksomhederne skulle bidrage til effektiviseringen ved, at virksomhe-derne skulle bruge færre resurser på at bestille lønopgaver. Det var dog en forudsætning forat kunne holde resurseforbruget nede, at virksomhederne kun tastede de nødvendige oplys-ningerne i de digitale blanketter, da der ellers vil blive brugt for mange resurser i virksomhe-derne på tastearbejde. Når virksomhederne taster flere oplysninger end aftalt, resulterer deti dobbeltarbejde, fordi ØSC under alle omstændigheder skal taste oplysningerne ind i SLS.49. 6 ud af de 10 virksomheder, Rigsrevisionen har interviewet, følger retningslinjerne for ud-fyldelsen af de digitale blanketter, mens 4 ud af de 10 virksomheder overfører flere oplysnin-ger fra grunddokumentationen til de digitale blanketter end anbefalet. Disse 4 virksomhederhar oplyst, at de gør det bevidst for at minimere risikoen for fejl.Finansministeriet har hertil bemærket, at det er virksomhedernes eget valg, hvis de ikke føl-ger de anvisninger, der er opstillet for anvendelsen af blanketløsningen. ØSC har ingen in-struktionsbeføjelse over for virksomhederne og kan ikke andet end fortsat påpege det uhen-sigtsmæssige i, at de ikke følger anvisningerne.50. Finansministeriet har oplyst, at der arbejdes på at sikre, at anvendelsen af blanketternebliver så simpel som mulig. Dette sker bl.a. ved løbende at evaluere de nuværende blanket-ter og samtidig have fokus på, at blanketterne er relevante og kan benyttes af kunden.Rapporter til brug ved kontrol af lønudbetaling (lokal kontroluddata)51. I forbindelse med lønadministrationen findes der flere typer af kontroller. Der skal bådeforetages kontroller før (inddatakontrol) og efter (uddatakontrol), lønnen bliver indtastet i SLS.52. Inddatakontrollen omfatter, at virksomheden sikrer, at lønbilag sendt til ØSC er fuldstæn-dige og korrekte, at beregninger er personadskilt kontrolleret af 2 personer, og at de er i over-ensstemmelse med gældende regler og godkendt af en bemyndiget medarbejder. Mængdenog omfanget af inddatakontrollen har ikke ændret sig for virksomhederne hverken med eta-bleringen af ØSC eller med implementeringen af HR-Løn. Herudover foretager ØSC en ind-datakontrol, når oplysningerne er indtastet i SLS.Uddatakontrollen skal foretages i såvel virksomheden som i ØSC. Inden lønnen udbetales,igangsættes en lønkørsel i SLS, dvs. lønnen beregnes ud fra indtastninger i SLS. Herefterkontrollerer ØSC op imod de indsendte originalbilag, om den løn, der er resultatet af lønkørs-len, svarer til de oplysninger, virksomheden har indsendt. Virksomheden kontrollerer på bag-grund af lønkørslen, om alle lønbilag er indrapporteret til lønsystemet, og om lønnen er ioverensstemmelse med virksomhedens anvisninger.53. Da virksomheden har det endelige ansvar for en korrekt lønudbetaling, har det væretvigtigt for Finansministeriet at sikre, at virksomheden kunne foretage en effektiv kontrol aflønudbetalingerne. Derfor var et af digitaliseringsinitiativerne at udvikle løsninger, der villekunne generere rapporter med lønoplysninger, så virksomheden let kunne kontrollere, omØSC havde indrapporteret lønbilagene i overensstemmelse med virksomhedens hensigt,inden lønnen blev udbetalt. Finansministeriet har derfor udviklet en simpel rapport (U998),jf. boks 4, der indeholder udvalgte oplysninger om den beregnede løn og komprimerer med-arbejderens lønoplysninger i én linje, så uddatas omfang understøtter, at virksomheden ik-ke foretager en lige så dybtgående kontrol, som ØSC gør.

EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING

BOKS 4. RAPPORTER TIL BRUG VED KONTROL AF LØNUDBETALINGERDen simple rapport – U998En rapport fra SLS, der indeholder udvalgte oplysninger om den beregnede løn og kun én samlet lønpr. medarbejder. Hvis der er foretaget ændringer af lønnen til lønmodtageren i den aktuelle lønkørsel,markeres det i rapporten.Den omfattende rapport – U198En rapport i SLS, der indeholder alle oplysninger om den beregnede løn for den enkelte lønmodtager.ØS LDV-rapporterHvis der er brug for yderligere dokumentation, kan der hentes en række standardrapporter fra Økonomisty-relsens lokale datavarehus (ØS LDV). Rapporterne fra ØS LDV indeholder oplysninger om resultatet af løn-kørslen, herunder hvad der udbetales til medarbejderen, og oplysninger om, hvad der er indtastet i HR-Løn.

54. Det har dog været vanskeligt for virksomhederne at anvende den simple rapport, bl.a.fordi alle ændringer for medarbejderen var komprimeret i få sumtal, og oplysninger, der varangivet i enheder – fx timer – på lønbilaget, fremgik som beløb i rapporten. 6 ud af de 10 virk-somheder, Rigsrevisionen har interviewet, anså ikke den simple rapport for tilstrækkelig til atføre en sikker kontrol med lønudbetalingerne. Finansministeriet har arbejdet med at gøre densimple rapport mere brugervenlig og har derfor gjort rapporten tilgængelig i Økonomistyrel-sens lokale datavarehus (ØS LDV), hvor der nu er mulighed for at opløse de få sumtal i en-kelte lønhændelser, der svarer til lønbilagene.En række virksomheder har dog fået dispensation af ØSC til at anvende den mere omfatten-de rapport med flere lønoplysninger til deres kontrol af lønudbetalinger, hvilket betyder, atarbejdsgangen endnu ikke er fuldt ud standardiseret.Optimering af grænseflader55. Et andet tiltag, der skulle effektivisere og forenkle lønadministrationen, var, at SLS skul-le åbnes for integration med virksomhedernes tidsregistrering og andre systemer, så virk-somhederne både kunne trække data i SLS og overføre data til SLS. Dermed kan fx regi-streringer i tidsregistreringssystemet overføres direkte til lønsystemet, så dobbeltindtastningundgås.Webserviceer opbygget, så etinput resulterer i et output, dvs.at hver overførsel af en registre-ring fra det lokale system til SLSumiddelbart giver et tidstro retur-svar om resultatet af SLS-be-handlingen. Hvis transaktionenikke kan gennemføres i SLS,returneres en kode for, at be-handlingen er fejlet.

56. Finansministeriet har arbejdet på at åbne SLS for integration med andre systemer. Deter således muligt at anvende 45 webservicer, som dækker hovedparten af SLS’ indrappor-terings- og forespørgselsfunktionalitet. HR-Løn, lokale tidsregistreringssystemer og persona-leadministrative systemer anvender denne mulighed for at kommunikere med SLS via web-service. Det er dog virksomhedernes egen opgave at tale med deres leverandør om at an-vende webservice i forhold til tidsregistreringsløsningen.57. Rigsrevisionen kan konstatere, at det endnu ikke er alle lokale tidsregistreringssystemer,der er teknisk konfigureret til at kunne kommunikere med SLS. Finansministeriet har oplyst,at der i februar 2013 kun var 14 ud af de ca. 160 virksomheder i ØSC, der anvendte integra-tionsmuligheden til SLS, mens 13 virksomheder var i dialog herom. Ministeriet har desudenoplyst, at alle virksomheder har mulighed for at anvende webservicer. Virksomhederne skaldog selv konfigurere de systemer, de ønsker at afgive oplysninger fra.

EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING

Forbedring af eksisterende ferie- og fraværsløsning58. Oprindeligt skulle virksomhederne manuelt taste ydelser i SLS i forbindelse med ferie-afholdelse. Dette gjorde virksomhederne ud fra ferie- og fraværsregistreringer i fx deres tids-registreringssystem. I forbindelse med sammenlægningen af lønadministrationen skulle den-ne del af lønadministrationen gøres enklere, så ydelser i forbindelse med ferieafholdelseautomatisk kunne overføres til SLS. Forbedringen af ferie- og fraværsløsningen kunne bl.a.være løst med implementeringen af et fællesstatsligt tidsregistreringssystem, så eventuelleydelser i forbindelse med ferieafholdelse automatisk ville blive overført til SLS. Et fællesstats-ligt tidsregistreringssystem blev dog ikke en realitet af flere årsager, bl.a. en række usikker-heder i kortlægningen af risici ved projektet.59. I stedet er der med HR-Løn udviklet en løsning, som kan lette indrapporteringen af af-holdt ferie uden løn i kraft af en direkte overførsel af oplysninger. På den måde kan der over-føres oplysninger om ferie og fravær uden løn for flere lønmodtagere ad gangen. Virksom-hederne kan derved undgå dobbeltindtastninger i HR-Løn og dermed reducere risikoen forfejl. Finansministeriet har oplyst, at der er planlagt forbedringer i form af genbrug af data ogderaf følgende minimering af dobbeltindtastning. Derudover er ministeriet i gang med at gen-vurdere behovet for et fællesstatsligt tidsregistreringssystem i forbindelse med en generelanalyse af it-understøttelsen af de administrative områder. Hensigten er, at det skal resul-tere i en overordnet investerings- og handlingsplan i 2013. Endelig vil det eksisterende sy-stem for webservicesnitfladen til ferie og fravær blive udvidet.

HR-Løn

60. Rigsrevisionens undersøgelse af, om HR-Løn understøtter mere effektive arbejdsgangei lønadministrationen, har vist følgende:HR-Løn har medført, at virksomhedernes arbejdsgange i forbindelse med en lønudbeta-ling er forenklet.Virksomhederne oplever dog også, at implementeringen af HR-Løn har givet dem flerelønadministrative opgaver, end det var fastlagt i det oprindelige opgavesplit mellem virk-somhederne og ØSC. Dette skyldes, at de bruger mere tid på at taste lønoplysninger iHR-Løn og kontrollere lønoplysningerne, end tilfældet var med blanketløsningen.HR-Løn bidrager til at nedbringe antallet af overførte oplysninger og dermed mindske risi-koen for fejlindtastninger.Samlet set er virksomhederne meget tilfredse med HR-Løn, bl.a. fordi systemet er bru-gervenligt.



61. HR-Løn blev udviklet sideløbende med etableringen af ØSC og skulle være med til at for-enkle arbejdsgangene i forbindelse med lønudbetalingerne.Finansministeriet har oplyst, at der er tale om en videreudvikling af den digitale blanketløs-ning og en etablering af en grænseflade til SLS uden om ØSC, hvormed Finansministerietsøger at opnå nogle af de forventede besparelser. HR-Løn erstatter således i vidt omfangde digitale blanketter, hvis anvendelse er reduceret betydeligt. Den del af lønadministratio-nen, som foretages via HR-Løn, serviceres dermed ikke længere i ØSC, men ligger ude ivirksomhederne eller i de personaleadministrative fællesskaber. Virksomhederne har mulig-hed for at anvende 2 pakkeløsninger i HR-Løn, jf. boks 5.

EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING

BOKS 5. PAKKELØSNINGER I HR-LØNStandardpakkenAflønning af time- og honorar-lønnede medarbejdere, ændrin-ger i stamdata og ”variable ydel-ser” (engangsløndele) for allemedarbejdergrupper.Den udvidede pakkeAlle ansættelsesforhold og alleændringer (både midlertidigeog varige), hvis ikke der ansesat være for stor risiko for fejl.Anvendes hovedsageligt af devirksomheder, der indgik i pilot-projektet.

Opdelingen i en standardpakke og en udvidet pakke er udviklet i ØSC. Begrænsningerne er ikke ind-bygget i systemet, men er alene skrevet ind i kundeaftaler mellem ØSC og virksomhederne, hvorforalle virksomheder reelt har den samme version og de samme muligheder i systemet. Afgrænsningenaf funktionerne i HR-Løn gælder udelukkende for ØSC’s kunder. De virksomheder, der anvender HR-Løn, men som ikke er kunder i ØSC, anvender alle funktionerne i HR-Løn.Ifølge Finansministeriet anvender 111 virksomheder standardpakken, 14 virksomheder den udvide-de pakke, mens 18 virksomheder ikke skal overgå til HR-Løn, da de er så små, at det ikke vil værehensigtsmæssigt, at de skal bruge resurser på at anvende systemet.

62. Ifølge Finansministeriet er udgangspunktet, at virksomhederne kan anvende HR-Løn tilde ”simple” opgaver. Ministeriet vurderer, at virksomheder med HR-Løn skal indtaste data iSLS, som virksomhederne under alle omstændigheder ville skulle indtaste ved indsendelsenaf lønordrer. Til de resterende og mere komplekse opgaver, dvs. de opgaver, der kræver løn-faglig viden og sagsbehandling, og som er mere tidskrævende, skal virksomhederne benyt-te den digitale blanketløsning til indrapporteringen til ØSC.63. Tabel 4 viser de opgaver, der indsendes til SLS via HR-Løn, og som Finansministerietbetragter som forholdsvis ”simple”, og de resterende, komplekse opgaver, der indsendes tilØSC via blanketsystemet.

Tabel 4. Oversigt over indberetningsmuligheder til SLS efter implementeringen afHR-LønIndsendes via HR-Løn”Simple” opgaver:oprettelse og fratrædelse af timeløn-nedeændringer i stamdata, som ikke harlønvirkning, fx ændringer i konteringer,statistikoplysninger og erindringervariable ydelser, fx timelønninger, en-gangstillæg, over-/merarbejde og kon-tingenterlønkontrol.Indsendes til ØSC via blanketsystemetResterende mere komplekse opgaver:oprettelse og fratrædelse for andre per-sonalekategorier end timelønnedeændringer i stamdata, hvor ændringernehar lønvirkningfejlrettelser i forhold til kundernes løn-sagsbehandlinghåndtering af opgaver for kunderne, derkræver særlige lønkompetencergenerelle ”oprydningssager”, fx i forholdtil tjenestemændlønkontrol i forhold til ovenstående op-gaver.

Kilde: Finansministeriet.

Enhændelseer en registreringforetaget i SLS, fx igangsættel-se/ændring af et tillæg og opret-telse af en nyansat.

Ifølge Finansministeriet udgjorde de ”simple” opgaver ca. 70 % af de samlede indberetningertil SLS i 2010. Ministeriet har oplyst, at 75-80 % af hændelserne i 2012 blev indrapporteretvia HR-Løn. Rigsrevisionens undersøgelse bekræfter denne procentopgørelse. Tidsanven-delsen på indrapporteringerne i HR-Løn svarer dog ikke til 75-80 % af den samlede lønind-rapportering, da indrapporteringen i HR-Løn vedrører de mere simple opgaver. Implemente-ringen af HR-Løn har dog betydet, at arbejdsomfanget er faldet i ØSC, jf. kap. III.

EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING

64. Finansministeriet har oplyst, at der med tilføjelsen af HR-Løn som indberetningsflade ale-ne er tale om en digitalisering med mindre justeringer i de interne arbejdsgange. Det er desamme personaleadministrative opgaver, der fortsat er hos virksomheden, men der skal an-vendes en ny digital indberetningsflade, dvs. HR-Løn erstatter indberetning til ØSC via blan-ketsystemet. Til gengæld ligger kontrolopgaven på indrapporteringer via HR-Løn nu alenehos virksomheden. Omvendt vil der ifølge ministeriet sandsynligvis også ligge nogle resurse-besparelser hos virksomheden, da HR-Løn har betydet en nem adgang til løndata.7 ud af de 10 interviewede virksomheder oplyser, at de har fået en større mængde opgavertilbage fra ØSC som en direkte konsekvens af HR-Løn. 4 ud af de 10 virksomheder oplever,at de bruger længere tid på indberetninger via HR-Løn i forhold til de digitale blanketter.Formålet med HR-Løn var bl.a. at give HR-medarbejdere uden kendskab til SLS mulighedfor at varetage lønadministration. 9 ud af de 10 virksomheder mener dog, at det er nødven-digt eller en fordel at have kendskab til SLS og/eller lønkoder for at kunne anvende HR-Lønoptimalt. Flere virksomheder har således efter implementeringen af HR-Løn søgt lønadmini-strativt personale med kendskab til SLS.Selv om virksomhederne oplyser, at de bruger flere resurser, og at det er en fordel med løn-kompetencer for at arbejde i HR-Løn, er 94 % af virksomhederne i spørgeskemaundersøgel-sen dog generelt tilfredse eller meget tilfredse med HR-Løn.Finansministeriet har oplyst, at hvis alle virksomheder følger de opstillede krav og vejlednin-ger og benytter sig af de muligheder, som HR-Løn åbner for, fx masseindrapportering/filind-læsning, og som de nu har incitament til at udnytte, så vil den samlede lønkontrol svare tilden kontrol, der var før ØSC, og vil i nogle tilfælde være mere effektiv end tidligere. I lyset afvirksomhedernes oplevelser vil ministeriet dog initiere en nærmere analyse af området.65. Rigsrevisionen kan konstatere, at der med HR-Løn er udviklet et system, som bidragertil at nedbringe antallet af overførte oplysninger. HR-Løn har samtidig et stort potentiale i for-hold til at undgå fejl- og dobbeltindtastninger. Rigsrevisionen vurderer, at HR-Løn ved fuldanvendelse af systemets muligheder kan medvirke til at sikre effektive arbejdsgange i lønad-ministrationen i staten.

Arbejdsgange ved kontroller efter etableringen af ØSC

66. Rigsrevisionens undersøgelse af, om kontrolniveauet i lønadministrationen svarer til detforventede opgavesplit mellem ØSC og virksomhederne, har vist følgende:Etableringen af ØSC har betydet øget kontrol i staten samlet set, fordi der er kommet enekstra aktør i sagsbehandlerkæden.Virksomhederne fører en mere dybtgående kontrol med uddata, end opgavesplittet mel-lem ØSC og virksomhederne tilsiger. Det samlede kontrolniveau i statens lønadministra-tion er derfor i øjeblikket højere, end det var tilsigtet.Finansministeriet er opmærksom på problemstillingen vedrørende uddatakontrol og harigangsat en analyse af den samlede kontrolproces med henblik på eventuelle justeringeri det samlede kontrolforløb.



EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE I LØNADMINISTRATIONEN GENNEM DIGITALIS ERINGOG STANDARDISERING

67. Ved etableringen af ØSC blev ansvaret for uddatakontrollen i første omgang placeret iØSC. Rigsrevisionen påpegede efterfølgende, at virksomhederne på grund af deres regn-skabsmæssige ansvar fortsat var nødt til at foretage en vis kontrol af uddata.Enengangsløndeli SLS er enløndel, der kun udbetales éngang. Engangsløndele anven-des fx i forbindelse med anvis-ning af overarbejde, merarbej-de eller natpenge.Envarig løndeli SLS er enløndel, der resulterer i en lø-bende udbetaling, typisk éngang månedligt. Løbende løn-dele er fx kvalifikationstillæg,rådighedstillæg og funktionstil-læg.

Implementeringen af HR-Løn betød, at virksomhederne skulle varetage kontrollerne i forbin-delse med de oplysninger, der går via HR-Løn (primært engangsløndele), da ØSC i dissetilfælde ikke har grundbilagene og dermed ikke har mulighed for at foretage uddatakontrol-len. Det betyder, at uddatakontrollen på engangsløndelene ikke længere ligger i ØSC.68. Den reducerede løn- og kontrolopgave i ØSC som følge af implementeringen af HR-Lønbetød, at tidsforbruget faldt med ca. 11.500 timer fra 4. kvartal 2010 til 4. kvartal 2012, jf. ta-bel 2.69. Som følge af at ØSC blev etableret og dermed er kommet ind som en ekstra aktør isagsbehandlingen, har dette samtidig medført en ekstra kontrol. Denne ekstra kontrol bety-der, at den samlede kontrolmængde i staten er steget efter etableringen af ØSC og imple-menteringen af HR-Løn.Finansministeriet finder, at hvis virksomhederne automatiserer og digitaliserer de processer,som HR-Løn lægger op til, vil der samlet set kunne opnås en effektivisering, som helt ellerdelvist vil kunne modsvare den ekstra tid, der bliver brugt på kontrol.70. Efter Rigsrevisionens opfattelse er mængden af uddatakontrol i virksomhederne efter im-plementeringen af HR-Løn den samme som før etableringen af ØSC. Dybden af kontrollenpå de varige løndele bør dog i princippet ikke længere være så omfattende i virksomheder-ne som tidligere, da den mere dybtgående kontrol nu udføres i ØSC. Alligevel angiver 87 %af virksomhederne i undersøgelsen, at de i dag bruger den samme tid eller mere på lønkon-trol i forhold til før indførelsen af ØSC. Dette kan skyldes, at flere virksomheder vælger at fø-re en mere dybtgående uddatakontrol, end det var hensigten. Virksomhederne har oplyst, atde er klar over, at de fører en dobbeltkontrol, men de anser det som en nødvendighed for athøjne kvaliteten, fordi de har det endelige ansvar for regnskabets rigtighed.5 af de 10 interviewede virksomheder finder det nødvendigt at foretage en mere omfatten-de uddatakontrol, end opgavesplittet tilsiger. Årsagen til den udvidede kontrol er, at flere afvirksomhederne oplever, at der efter etableringen af ØSC var mange fejl, som ikke blev op-daget i ØSC’s kontroller. Dermed oplevede virksomhederne, at der var et kvalitetsløft forbun-det med selv at føre den fulde uddatakontrol, på trods af at den kræver flere resurser. Fi-nansministeriet har oplyst, at ØSC på de løbende møder med de enkelte virksomheder ta-ger dobbeltkontrollen op med henblik på at få iværksat et forløb, hvor dobbeltkontrollen kanfjernes.Finansministeriet nævner desuden, at dannelsen af ØSC har medført et øget fokus på kon-trolopgaven, hvilket sandsynligvis har medført, at nogle virksomheder nu fører en større ogmere tilstrækkelig grad af kontrol i forhold til tidligere.Endelig har Finansministeriet oplyst, at der er iværksat et arbejde, hvor den samlede kontrol-proces analyseres med henblik på eventuelle justeringer i det samlede kontrolforløb. Dettearbejde finder sted i 2013, og det forventes, at eventuelle justeringer vil kunne blive imple-menteret i 2014. Rigsrevisionen finder, at det er hensigtsmæssigt, at der foretages justerin-ger for at undgå dobbeltadministration.

LØNADMINISTRATIONENS KVALITET EFTER SAMLINGEN I FINANSMINISTERIET

V. Lønadministrationens kvalitet efter samlingeni Finansministeriet

Stikprøverne fra Rigsrevisionens lønrevisioner indikerer, at samlingen af lønadmini-strationen i staten ikke har forbedret kvaliteten målt på antallet af fejl. Stikprøver fraRigsrevisionens lønrevisioner viser en stigning i antallet af fejl fra 2007 til 2012 påtrods af gennemførte kontroller. Der har samtidig været en stigning i antallet af fejlmed væsentlig beløbsmæssig betydning for lønudbetalingerne efter samlingen af løn-administrationen i ØSC.Finansministeriet har på baggrund af Rigsrevisionens undersøgelse iværksat en un-dersøgelse af kvalitetsniveauet i den samlede lønadministrative proces og påbegyndten række interne initiativer, der skal mindske risikoen for fejl i lønadministrationen.

Lønadministrationens kvalitet

71. Rigsrevisionens undersøgelse af lønadministrationens kvalitet har vist følgende:Rigsrevisionen har i stikprøver fra lønrevisionen konstateret en stigning i antallet af fejl isagsbehandlingen i lønadministrationen i staten i 2011 og 2012 i forhold til 2007. Dette in-dikerer, at samlingen af lønadministrationen i staten ikke har medført en øget kvalitet aflønadministrationen.Andelen af væsentlige beløbsmæssige fejl i Rigsrevisionens stikprøve er steget fra 1 fejli stikprøven i 2007 til 11 fejl i 2011 og til 9 fejl i 2012.Virksomhederne har generelt oplyst, at de fører dobbeltkontrol for at højne kvaliteten aflønadministrationen, da det er virksomhederne, der har det endelige ansvar for lønudbe-talingerne. Virksomhederne er dog tilfredse med kvaliteten af ØSC’s lønadministration in-den for det givne opgavesplit, på trods af at de oplever flere fejl i lønadministrationen endfør etableringen af ØSC.



Finansministeriet har oplyst, at ministeriet på baggrund af Rigsrevisionens undersøgelsehar iværksat en række initiativer, der skal mindske risikoen for fejl, og har påbegyndt enundersøgelse af kvalitetsniveauet i den samlede lønadministrative proces.

LØNADMINISTRATIONENS KVALITET EFTER SAMLINGEN I FINANSMINISTERIET

Udviklingen i fejl i lønadministrationen før og efter etableringen af ØSC72. Rigsrevisionen har gennemgået stikprøver på 200 lønsager fra lønrevisionen i henholds-vis 2007, 2011 og 2012, dvs. 600 sager i alt. Rigsrevisionen har på baggrund af de løben-de revisioner, der er udført i årets løb, opgjort antallet af fejl i de udtagne stikprøver. Rigs-revisionen har sammenlignet 2007 med 2011 og 2012. Rigsrevisionens metode vedrørendestikprøvegennemgang er beskrevet i boks 6.

BOKS 6. RIGSREVISIONENS METODE VEDRØRENDE STIKPRØVEGENNEMGANGRigsrevisionen har ved lønrevisionerne adgang til personalesagerne i virksomhederne og kan derforgå i dybden i forbindelse med revisionerne. Samtidig undersøger Rigsrevisionen også legaliteten ilønudbetalinger, dvs. om den pågældende lønmodtager er berettiget til den udbetalte løn i forhold tilgældende overenskomster, vejledninger, lovgivning mv. Herudover er fejlene i Rigsrevisionens stik-prøve fundet på revisionerne i virksomhederne, efter at alle kontroller i både ØSC og virksomheder-ne er gennemført, og efter at lønnen er udbetalt.Rigsrevisionen anvender gennemgangen af stikprøverne fra lønrevisionen til at vurdere, om kvalite-ten af statens lønadministration målt på antallet af fejl er blevet forbedret efter samlingen af statenslønadministration. Finansministeriet har oplyst, at der principielt kan have været diverse eksterne fak-torer, fx overenskomstændringer og ressortændringer, der kan have haft en indvirkning på udviklin-gen. Rigsrevisionen finder dog ikke, at der i perioden har været usædvanligt mange overenskomst-ændringer, men er enig i, at ressortændringen ultimo 2011 kan have haft en mindre indvirkning påfejlomfanget i 2012.Finansministeriets definition af begrebet kvalitet er bredere end Rigsrevisionens, da ministeriet me-ner, at kvalitet er mere end antallet af fejl. Ud over fejl kan kvalitet ifølge ministeriet også omfatte mind-sket sårbarhed, fleksibilitet, standardisering, større faglige miljøer, attraktive arbejdspladser, kunde-tilfredshed, driftssikkerhed, fokus på kerneforretningen og forsyningssikkerhed. Rigsrevisionen er ik-ke uenig heri, men mener, at disse delelementer i givet fald også bør medvirke til at sikre færre fejl ilønadministrationen.

73. I 2007 blev lønadministrationen udført i de enkelte virksomheder eller i personaleadmi-nistrative fællesskaber. I 2011 er lønadministrationen varetaget af ØSC, mens lønadmini-strationen i 2012 både er varetaget af virksomhederne og ØSC på grund af implementerin-gen af HR-Løn. Udrulningen af HR-Løn startede i 2010 i enkelte pilotvirksomheder, hvoref-ter resten af virksomhederne fik HR-Løn (med undtagelse af nogle få, der blev fritaget) frajuni 2011 og frem til slutningen af 2012. Virkningerne fra HR-Løn slår derfor først igennempå stikprøven fra 2012.

LØNADMINISTRATIONENS KVALITET EFTER SAMLINGEN I FINANSMINISTERIET

74. Figur 5 viser resultatet af Rigsrevisionens stikprøvevise gennemgang.Figur 5. Udviklingen i fejl i lønadministrationen efter samlingen i Finansministeriet(Antal)25

1016

0200720112012

Note: Ud over fejlene angivet i figuren har Rigsrevisionen yderligere fundet enkelte fejl, der er fundet irevisionsåret, men som er opstået i tidligere år. Det vedrører 1 fejl i stikprøven fra lønrevisioner-ne i 2007, 3 fejl i stikprøven fra lønrevisionerne i 2011 og 1 fejl i stikprøven fra lønrevisionerne i2012.Kilde: Rigsrevisionens stikprøve (baseret på en gennemgang af fejl i stikprøver på 200 sager ud af dereviderede sager i henholdsvis 2007, 2009 og 2012, dvs. 600 sager i alt).

Det fremgår af figur 5, at Rigsrevisionen i 2007 fandt 10 fejl i stikprøven, mens antallet af fejli 2011 og 2012 udgjorde henholdsvis 16 og 19. Herudover fandt Rigsrevisionen yderligere5 fejl, som blev fundet i revisionsårene, men som opstod flere år tilbage. Rigsrevisionen kandog konstatere, at de 5 fejl endnu ikke var blevet korrigeret på revisionstidspunktet.75. Finansministeriets egen måling viser en fejlprocent på henholdsvis 0,6 i 2010, 0,47 i 2011og 0,7 i 2012. Herudover har Finansministeriet på baggrund af Rigsrevisionens undersøgel-se anmodet et eksternt konsulentfirma om at undersøge kvalitetsniveauet af lønadministra-tionen i ØSC. Finansministeriet og konsulentfirmaet opgør dog fejl efter en anden metode, ogderfor kan deres opgørelser ikke sammenlignes med Rigsrevisionens. Finansministerietskontrol og fejlopgørelse er primært rettet mod åbenlyse tastefejl og foretages, inden lønnenudbetales. Såvel Finansministeriet som det eksterne konsulentfirma undersøger alene deindberetninger, der foretages via ØSC, hvorfor 75-80 % af de hændelser, der foretages viaHR-Løn, og som primært vedrører engangsydelser, ikke er medtaget. Samtidig foretages un-dersøgelsen alene på baggrund af de bilag, der indsendes til ØSC, og endelig har ØSC ik-ke opgørelser fra 2007, hvorfor en analyse af udviklingen ikke kan foretages.

LØNADMINISTRATIONENS KVALITET EFTER SAMLINGEN I FINANSMINISTERIET

76. Tabel 5 viser antallet af fejl, fordelt på fejltyper, der er fundet i stikprøver på 200 sager frahenholdsvis 2007, 2011 og 2012.

Tabel 5. Fejlsager i 2007, 2011 og 2012 fordelt på løn, pension og ikke-beløbsmæssige fejl(Antal)Fejlsager i 2007For lidt eller for meget udbetalt lønFor lidt eller for meget indbetalt pensionIkke-beløbsmæssige fejlFejl i alt44210Fejlsager i 2011105116Fejlsager i 2012114419Fejlsager i alt2513745

Note: Ud over fejlene angivet i tabellen har Rigsrevisionen yderligere fundet enkelte fejl, der er fundet i revisionsåret, men somer opstået i tidligere år. Det vedrører 1 fejl i stikprøven fra lønrevisionerne i 2007, 3 fejl i stikprøven fra lønrevisionerne i2011 og 1 fejl i stikprøven fra lønrevisionerne i 2012.Kilde: Rigsrevisionens stikprøve (baseret på en gennemgang af fejl i stikprøver på 200 sager ud af de reviderede sager i hen-holdsvis 2007, 2009 og 2012, dvs. 600 sager i alt).

Det fremgår af tabel 5, at antallet af fejl i stikprøverne er vokset fra 10 i 2007 til henholdsvis16 og 19 i 2011 og 2012. Derudover viser tabellen, at de beløbsmæssige fejl vedrørende formeget eller for lidt udbetalt løn udgjorde 4 fejl i 2007, 10 fejl i 2011 og 11 fejl i 2012. Antalletaf beløbsmæssige fejl vedrørende for meget eller for lidt indbetalt pension er nogenlunde detsamme i alle 3 år. De ikke-beløbsmæssige fejl vedrører fx forkert anvendelse af lønkoder.77. Tabel 6 viser antallet af beløbsmæssige og væsentlige fejl.

Tabel 6. Beløbsmæssige og væsentlige fejl i 2007, 2011 og 2012(Antal)2007Fejl- heraf beløbsmæssige fejl- heraf væsentlige fejl1)1)

2011161511

201219159

I alt453821

1081

Beløbsmæssige fejl er vurderet væsentlige, når der i en enkelt måned eller akkumuleret over tid er tale om beløb på 2.000 kr.eller mere. Udgangspunktet for væsentlighedsniveauet var 2007. I 2011 og 2012 svarer det til henholdsvis 2.264 kr. og2.304 kr.

Det fremgår af tabel 6, at 38 ud af de 45 fundne fejl i den samlede stikprøve på 600 sagerhar beløbsmæssige konsekvenser. Heraf er der i 21 tilfælde tale om væsentlige fejl, som ide fleste tilfælde ville have medført fejludbetalinger over flere år. Det fremgår desuden aftabellen, at antallet af væsentlige beløbsmæssige fejl i stikprøven stiger fra 1 fejl i 2007 til11 fejl i 2011. I 2012 sker der et lille fald i forhold til 2011. Andelen af væsentlige beløbsmæs-sige fejl er derfor fortsat markant højere i 2012 end i 2007.

LØNADMINISTRATIONENS KVALITET EFTER SAMLINGEN I FINANSMINISTERIET

De fleste væsentlige fejl ligger i intervallet 2.000 kr. - 10.000 kr. Den største væsentlige fejl eren sag fra 2011, hvor et tillæg ikke er blevet stoppet i tide. Det har betydet, at der er udbe-talt 130.000 kr. for meget til medarbejderen.78. Rigsrevisionens spørgeskemaundersøgelse viser, at 89 % af virksomhederne har ople-vet det samme antal eller flere fejl i lønadministrationen efter etableringen af ØSC. Kun 10 %har angivet, at de i dag oplever færre fejl i lønadministrationen end før etableringen af ØSC.Virksomhederne har dog generelt vanskeligt ved at vurdere antallet af fejl begået i ØSC, ogi hvilket omfang fejlene har haft økonomiske konsekvenser for lønudbetalingerne.På trods heraf fremgår det af Rigsrevisionens undersøgelse og af en årlig kundetilfredsheds-undersøgelse, som ØSC gennemfører blandt de tilknyttede virksomheder, at kundetilfreds-heden er steget. ØSC’s undersøgelse viser, at 75 % af virksomhederne er tilfredse eller me-get tilfredse med kvaliteten af lønadministrationen i ØSC ud fra rammerne i opgavesplittet.79. Rigsrevisionens stikprøve på 200 sager fra lønrevisionen for hvert af årene 2007, 2010og 2011 indikerer dog, at der er flere fejl i lønadministrationen efter samlingen af statens løn-administration, og at størstedelen af fejlene har beløbsmæssig betydning for lønmodtageren.Finansministeriet har oplyst, at sandsynligheden for at opnå en højere kvalitet af lønadmini-strationen i ØSC havde været større, hvis mængden af overførte lønadministrative kompe-tencer havde været større.80. Rigsrevisionens stikprøvevise gennemgang af fejl i lønsagerne viser, at der i 2012, hvorHR-Løn var fuldt implementeret, er en mindre stigning i antallet af fundne fejl i forhold til 2011.Den manglende synlige effekt på kvaliteten af lønadministrationen efter udrulningen af HR-Løn kan skyldes, at de fejl, Rigsrevisionen har fundet, primært findes i de varige ydelser, somfor de fleste virksomheders vedkommende ikke indtastes i HR-Løn.Rigsrevisionen finder, at alene det forhold, at indtastningen via HR-Løn foregår ad én om-gang, burde mindske risikoen for fejl. Derudover giver HR-Løn mulighed for, at en medarbej-der, der indtaster lønændringer, kan foretage et øjeblikkeligt løntjek, hvor resultaterne af deindtastede ændringer kan vises, inden de sendes videre ind i SLS. HR-Løn har dermed veden fuld anvendelse af systemets muligheder kunnet medvirke til en kvalitetsforbedring af løn-administrationen. Finansministeriet har oplyst, at alle ØSC’s lønmedarbejdere i foråret 2013har fået adgang til HR-Løn og er blevet undervist i anvendelsen af grænsefladen, herunderi muligheden for at foretage et løntjek af det indrapporterede.81. Finansministeriet har oplyst, at ministeriet på baggrund af Rigsrevisionens undersøgel-se har iværksat en undersøgelse af kvaliteten af den samlede lønadministration i staten ogpåbegyndt en række initiativer, der skal mindske risikoen for fejl i lønadministrationen. Rigs-revisionen finder det tilfredsstillende, at ministeriet har igangsat en række initiativer til forbed-ring af kvaliteten af lønadministrationen, da undersøgelsen har vist vigtigheden heraf.

Rigsrevisionen, den 4. september 2013

Morten Levysohnsætterigsrevisor

/Hans Andersen

FINANSMINISTERIETS DEFINITION AF LØNADMINISTRATIVE OPGAVER

Bilag 1. Finansministeriets definition af lønadministrative opgaver

Lønudbetaling og korrektionertiltrædelsefratrædelsevariable ydelserstamdatalønkontrolPENSAB (pensionsindberetninger)ferie og fravær.

Refusionersygdomsrefusionbarselsrefusiondet sociale kapitel (fx fleksjob)ind- og udlånøvrige refusionerrefusionsindbetalinger.

Løncontrollinglønrapporteringlønbudgetteringdataoverførselbeholdningsafstemning.

OPGAVESPLIT MELLEM MINISTEROMRÅDER (VIR KSOMHEDER) OG SERVIC ECENTERET (ØSC)I LØN- OG PERSONALEADMINISTRATIONEN

Bilag 2. Opgavesplit mellem ministerområder (virksomheder) og servicecenteret(ØSC) i løn- og personaleadministrationen

OPGAVESPLIT MELLEM MINISTEROMRÅDER (VIRKSOMHEDER) OG SERVICECENTERET (ØSC)I LØN- OG PERSONALEADMINISTRATIONEN

OPGAVESPLIT MELLEM MINISTEROMRÅDER (VIR KSOMHEDER) OG SERVIC ECENTERET (ØSC)I LØN- OG PERSONALEADMINISTRATIONEN

OPGAVESPLIT MELLEM MINISTEROMRÅDER (VIRKSOMHEDER) OG SERVICECENTERET (ØSC)I LØN- OG PERSONALEADMINISTRATIONEN

OPGAVESPLIT MELLEM MINISTEROMRÅDER (VIR KSOMHEDER) OG SERVIC ECENTERET (ØSC)I LØN- OG PERSONALEADMINISTRATIONEN

OPGAVESPLIT MELLEM MINISTEROMRÅDER (VIRKSOMHEDER) OG SERVICECENTERET (ØSC)I LØN- OG PERSONALEADMINISTRATIONEN

OPGAVESPLIT MELLEM MINISTEROMRÅDER (VIR KSOMHEDER) OG SERVIC ECENTERET (ØSC)I LØN- OG PERSONALEADMINISTRATIONEN

ORDLISTE

Bilag 3. Ordliste

Administrativt fællesskabCentraliseringsgradDen udvidede pakke (HR-Løn)Effektivitet

En samlet varetagelse af visse administrative opgaver på et ministerområde.Angiver, hvor stor en procentdel af aktiviteterne og tilhørende resurser der med fordel kancentraliseres.Alle ansættelsesforhold og alle ændringer (både midlertidige og varige).Anvendes for det første som udtryk for, i hvilket omfang de tilsigtede mål er realiseret.For det andet om forholdet mellem omfanget af de gennemførte aktiviteter eller anvendteresurser og de opnåede effekter.Er en løndel i SLS, der kun udbetales én gang, fx i forbindelse med anvisning af overar-bejde, merarbejde eller natpenge.Finansministeriets interne revision.En rapport udarbejdet af Finansministeriet i februar 2008 ”Administrative servicecentre istaten – Hovedrapport”, som dannede baggrunden for vedtagelsen og etableringen afØSC.Er en registrering foretaget i SLS, fx igangsættelse/ændring af et tillæg og oprettelse afen nyansat.I virksomheden:Er betegnelsen for den del af kontrollen, der foretages, inden data over-sendes til ØSC eller registreres i HR-Løn.I ØSC:Kontrol af, at det indrapporterede er i overensstemmelse med grundbilag. NårØSC modtager lønbilaget, indrapporterer lønteamet oplysningen i SLS. En anden per-son kontrollerer, at indrapporteringen er korrekt, og godkender oplysningen, inden denbehandles i lønsystemet.U198:En rapport fra SLS, der indeholder alle oplysninger om den beregnede løn for denenkelte lønmodtager.U998:En rapport fra SLS, der indeholder udvalgte oplysninger om den beregnede løn ogkun én samlet løn pr. medarbejder. Hvis der er foretaget ændringer af lønnen til lønmod-tageren i den aktuelle lønkørsel, markeres det i rapporten. U998 sendes på papir/pdf el-ler trækkes i Økonomistyrelsens lokale datavarehus (ØS LDV).Er en løndel i SLS, der udbetales løbende, typisk én gang månedligt. Løbende løndeleer fx kvalifikationstillæg, rådighedstillæg og funktionstillæg.En fordeling af opgaver mellem ØSC og virksomhederne.Aflønning af time- og honorarlønnede medarbejdere, ændringer i stamdata og ”variableydelser” (engangsløndele) for alle medarbejdergrupper.En del af Finansministeriets koncern. SAM har ansvaret for ØSCSystemet anvendes til at beregne og anvise løn til størstedelen af de statslige lønmodta-gere.Når virksomheden overfører bevillingen, men beholder medarbejderen.Er betegnelsen for den kontrol, der foretages efter, at lønnen er blevet indtastet i SLS.Her bør de registrerede oplysninger i SLS kontrolleres mod grundbilag for at sikre, at deer korrekte.I virksomheden:Da ØSC ikke har viden om, hvad der sker i virksomheden, er det vigtigt,at virksomheden foretager en form for kontrol. Kontrollen omfatter, at alle lønbilag er ind-rapporteret til lønsystemet (fuldstændighed), og at lønanvisningen er sket i overensstem-melse med virksomhedens anvisninger (nøjagtighed).I ØSC:Lønteamet i ØSC kontrollerer ud fra en rapport fra SLS (U198) op mod de ind-sendte originalbilag, at den løn, der er resultatet af lønkørslen, svarer til de oplysninger,virksomheden har sendt ind.

EngangsløndelFinansministeriets Koncern-revision (FKR)Hovedrapporten

HændelseInddatakontrol(kontrollen inden lønkørslen)

Kontroluddata

Løbende løndelOpgavesplitStandardpakken (HR-Løn)Statens Administration (SAM)Statens Lønsystem (SLS)Tomt årsværkUddatakontrol(kontrollen efter lønkørslen)

ORDLISTE

Vakant stillingVarig løndelWebservice

En ubesat stilling.En løndel i SLS, der resulterer i en løbende udbetaling, typisk én gang månedligt.Er opbygget, så et input resulterer i et output, dvs. at hver overførsel af en registreringfra det lokale system til SLS umiddelbart giver et tidstro retursvar om resultatet af SLS-behandlingen. Hvis transaktionen ikke kan gennemføres i SLS, returneres en kode for,at behandlingen er fejlet.Administrativt servicecenter under Finansministeriet.

Økonomiservicecenteret (ØSC)