EUU, Alm.del - 2012-13 - Bilag 515: Beretning nr. 6 afgivet 5/7-13

styrkelse af Europaudvalgets adgang til information om forhandlinger i RådetEuropaudvalget modtager i dag en lang række dokumenterog notater fra regeringen som led i den danske EU-beslut-ningsprocedure, der er fastlagt i Europaudvalgets beretnin-ger. Endvidere har udvalget i forbindelse med regeringensmundtlige forelæggelse af rådsmøderne for Europaudvalgetmulighed for at gå ind i en drøftelse af sagernes politiskesubstans. Samspillet mellem regeringen og Europaudvalgeter præget af en høj grad af åbenhed, hvor notater som ho-vedregel er offentligt tilgængelige og regeringens forelæg-gelser er åbne og tv-transmitterede.Europaudvalget sætter stor pris på samarbejdet med rege-ringen om EU-sagerne, men finder samtidig, at der er behovfor yderligere at styrke udvalgets indsigt i arbejdet i Rådet.Dertil kommer, at en række nationale parlamenter i EU i daghar en langt mere omfattende adgang til interne dokumentervedrørende arbejdet i Rådet, end Europaudvalget har. Derforopfordrede Europaudvalget i sin beretning af 22. februar2013 regeringen til at komme med et oplæg til, hvordanEuropaudvalget kunne få adgang til yderligere informationervedrørende arbejdet i Rådet.I den forbindelse er det for det første nødvendigt at giveEuropaudvalget adgang til visse interne dokumenter, somregeringen har adgang til som led i drøftelser i Rådet. Fordet andet er der behov for at styrke arbejdet med at holdeEuropaudvalget orienteret om udviklingen i væsentlige for-handlinger i Rådet.På denne baggrund er Europaudvalget og regeringen enigeom at styrke udvalgets indsigt i arbejdet i Rådet på følgendemåde:Europaudvalgets adgang til Rådets dokumentdatabaseRegeringen giver Europaudvalget adgang til Rådets doku-mentdatabase Extranet L. Databasen indeholder Rådets in-terne dokumenter, der er markeret LIMITE (beskyttet) oganses for at være til tjenstlig brug i overensstemmelse medartikel 339 i traktaten om Den Europæiske Unions funkti-onsmåde. Databasen indeholder også dokumenter, der er of-fentligt tilgængelige fra Rådets hjemmeside, hvilket gælderfor hovedparten af Rådets dokumenter. Databasen indehol-der ikke klassificeret materiale.I den forbindelse stiller regeringen et antal brugeradgangetil Rådets dokumentdatabase Extranet L til rådighed formedarbejdere i Folketingets Administration, med henblik påat sidstnævnte kan udlevere interne rådsdokumenter fra da-tabasen til Europaudvalgets medlemmer og til medlemmeraf Udenrigspolitisk Nævn. Adgangsrettighederne admini-streres af Udenrigsministeriet.Ved udleveringen af interne dokumenter skal der henvisestil de til enhver tid gældende retningslinjer for håndtering afdokumenter internt i Rådet. Disse retningslinjer er i dag fast-lagt i Rådets dokument 11336/11, der er vedlagt som bilagtil denne beretning.Folketingets Administration underretter regeringen om,hvilke interne dokumenter fra dokumentdatabasen der udle-veres til medlemmerne af Europaudvalget og Nævnet.Hensynet til Rådets og regeringens forhandlingspositionbetyder, at Europaudvalgets omgang med interne rådsdoku-menter er omfattet af tavshedspligt efter Folketingets almin-delige regler om forhandlinger i udvalg som fastlagt i Folke-tingets forretningsorden, § 8, stk. 7, og de til enhver tid gæl-dende krav om fortrolighed.I overensstemmelse med disse regler må der f.eks. ikke re-fereres direkte til interne rådsdokumenter på åbne møder iEuropaudvalget, og dokumenterne må ikke videregives tiluvedkommende.Oversendelse af andre dokumenterEuropaudvalget kan i konkrete tilfælde anmode regerin-gen om at oversende specifikke klassificerede rådsdokumen-ter, som ikke findes i Rådets dokumentdatabase Extranet L.Disse dokumenter håndteres med respekt for Rådets til en-hver tid gældende krav om fortrolighed og håndtering.Med henblik på at styrke orienteringen af Europaudvalgetom indenrigs- og udenrigspolitiske forhold i EU-landene

samt øvrige dele af verden oversender regeringen løbendeambassadøranalyser fra de danske repræsentationer i udlan-det. Ambassadøranalyserne håndteres med respekt for de tilenhver tid gældende krav om fortrolighed.Styrkelse af regeringens løbende orientering af Europa-udvalget om forhandlinger i RådetI Europaudvalgets beretning af 23. juni 2006 forpligtederegeringen sig til mundtligt at holde udvalget løbende orien-teret om behandlingen af forslag af større rækkevidde, bl.a.under et fast dagsordenspunkt, »Siden sidst«, på Europaud-valgets møder. I tilslutning hertil forpligter regeringen sig tilat orientere udvalget mundtligt om udviklingen i væsentligeforhandlinger i Rådet, når regeringen skønner, at der er be-hov for det eller efter konkret anmodning fra Europaudval-get.I forbindelse med uformelle møder mellem udvalget ogregeringen vil ministre kunne opfordres til at lade sig ledsa-ge af Coreper-ambassadører eller danske ambassadører i

Bilag 1Beskrivelse af typer af dokumenter i Rådets databaserRådets dokumentdatabase Extranet L (LIMITE) indeholder bl.a. følgende typer af rådsdokumenter, somikke findes i Rådets offentlige database:1. Notater til Coreper med status over forhandlingerne i Rådet og/eller med Europa-Parlamentet tilbrug for uformelle og formelle trilogmøder. Notaterne indeholder bl.a.– oplysninger om, hvilke møder der er afholdt i rådsregi og i Parlamentet om forslaget (ar-bejdsgruppemøder, tekniske møder, uformelle triloger m.v.), herunder f.eks. oplysning omhvornår Coreper gav mandat til formandskabet til at gå i forhandlinger med Parlamentetmed henblik på indgåelse af førstebehandlingsaftale.– gennemgang af udestående emner i forhandlingerne.– Oplæg til Coreper’s generelle vurdering af forhandlingerne.– et såkaldt »firekolonnes-dokument«, som for hver betragtning/artikel i Kommissionens for-slag angiver Parlamentets’s ændringsforslag, Rådets ændringsforslag samt Rådets kommen-tarer dertil (f.eks. om, hvorvidt Rådet er enigt eller uenigt med Parlamentet eller Kommissi-onen, eller om man går efter et kompromis med Parlamentet).2.3.4.5.6.7.Formandskabets udkast til kompromisforslag til Coreper til lovgivningsforslag. Dokumentet indle-des typisk af en gennemgang af status i forhandlingerne og af de udestående spørgsmål.Udtalelser fra Rådets Juridiske Tjeneste, bl.a. om valg af hjemmelsgrundlag for konkrete lovgiv-ningsforslag.Udkast til »key issues papers«, som lægger op til at fokusere forhandlingerne på særlige hoved-spørgsmål i et forslag. Disse notater kan indeholde landepositioner til udvalgte spørgsmål.Kommentarer fra enkelte medlemsstater til konkrete lovgivningsforslag.Notater til Coreper med udkast til rådskonklusioner.I de tilfælde, hvor Rådssekretariatet for arbejdsgruppen for den pågældende rådsformation udar-bejder referater af møderne, vil disse også være tilgængelige. For et antal begrænsede arbejdsgrup-per udarbejder Rådssekretariatet formelle referater fra møderne, f.eks. for:– Højniveau-rådsarbejdsgruppen om folkesundhed (Working Party on Public Health at SeniorLevel).– Den handelspolitiske komité på hovedstadschefsniveau (Trade Policy Committee).

Bilag 2Aftalte administrative moderniseringer af arbejdsgange i forbindelse med beretningenEuropaudvalget og regeringen er enige om følgende moderniseringer af arbejdsgangene i EU-sagerne:–Som følge af at der allerede findes let tilgængelige redegørelser vedr. rådsmøderne på Rådets hjem-meside, udarbejder regeringen ikke længere skriftlige afrapporteringer fra de formelle rådsmøder.Som følge af at høringssvar vedr. forslag inden for EU’s landbrugspolitik og EU’s fiskeripolitik ind-går i regeringens grund- og nærhedsnotater og samlenotater, oversender regeringen ikke længere re-ferater fra de såkaldte § 2- og § 5-udvalgsmøder (jf. hhv. landbrugs- og fiskeristøttelovene). Det skaldog fortsat være muligt for Folketinget at bede om oversendelse af disse referater.Regeringens årlige skriftlige beretninger om hhv. udviklingen i EU og EU-Domstolen erstattes af enårlig redegørelsesdebat i Folketinget om EU. Endvidere erstattes regeringens årlige skriftlige han-delspolitiske orientering af en mundtlig orientering i Europaudvalget.Med henblik på at skærpe fokus på de overordnede, væsentlige komitésager etableres en ny ordningmed standardmandater inden for grupper af relaterede komitésager. Denne ordning svarer til denpraksis, der gælder i dag i de relevante fagudvalg i Folketinget. Dette indebærer, at der fastlægges enramme, inden for hvilken regeringen kan stemme i standardkomitésager, uden at sagerne forelæggesenkeltvis for Europaudvalget. Dette kombineres med en årlig afrapportering om årets afstemningerom standardkomitésager. Komitésager, der ligger ud over denne ramme, samt andre væsentlige komi-tésager vil fortsat blive forelagt Europaudvalget. Denne ordning gælder ikke for delegerede retsakter.I forbindelse med regeringens oversendelse til Europaudvalget af udkast til dagsordener og bilag, dervedrører forslag, meddelelser og lignende, som er vedtaget i fællesskab af Kommissionen og EU’sHøjtstående Repræsentant for Udenrigsanliggender, angiver regeringen det relevante JOIN-nummer(forslagets løbenr. ).

IndledningPå Corepers opfordring drøftede Rådets Sikkerhedsudvalg den 29. september, den 16. november1.2010 og den 17. februar 2011 håndteringen af følsomme uklassificerede informationer i Rådetmed henblik på at aflægge rapport til Anticigruppen (jf. dok. 12204/10 af 14. juli 2010).2.Anticigruppen drøftede dette emne den 16. og 30. maj 2011 og færdigbehandlede det udkast tilretningslinjer, der er gengivet i bilaget.Under behandlingen af dette spørgsmål blev der taget fuldt hensyn til det ønske, som Coreper tid-ligere har fremsat om, at retningslinjerne skal være lette og afbalancerede, så de ikke besværlig-gør en hensigtsmæssig afvikling af Rådets arbejde.Der tegner sig på baggrund af drøftelserne på nuværende stadium en generel indstilling til håndte-ringen af følsomme uklassificerede informationer i Rådet; de nuværende retningslinjer for håndte-ring af dokumenter internt i Rådet, der ikke automatisk bliver offentliggjort (med betegnelsen»LIMITE«), bør udvikles lidt mere og gøres mere synlige med henblik på at styrke beskyttelses-,lagrings- og bortskaffelseselementerne i håndteringsprocedurerne. De nye retningslinjer bør desu-den godkendes af Rådet.Med forbehold af Corepers tilslutning opfordres Rådet til at godkende retningslinjerne i bilaget.

I. Indledning1. Dette dokument indeholder specifikke krav vedrørende håndtering af uklassificerede rådsdokumen-ter, der distribueres internt i Rådet, til dets medlemmer, Kommissionen, EU- Udenrigstjenesten og,afhængigt af politikområdet, visse andre EU-institutioner (f.eks. Europa-Parlamentet, Domstolen,Den Europæiske Centralbank) og -organer (f.eks. Regionsudvalget, Det Europæiske Økonomiskeog Sociale Udvalg). En utidig videregivelse af sådanne dokumenter vil kunne have en skadelig ind-virkning på Rådets beslutningsprocesser.2.Disse specifikke krav gælder for Rådets virkemåde og skal derfor overholdes af medlemsstaterne, idet omfang de er medlemmer af Rådet, i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde,der styrer forbindelserne mellem EU-institutionerne og medlemsstaterne.Retningslinjerne i dette dokument træder i stedet for retningslinjerne i dok. 5847/06 af 16. marts2006 om behandling af dokumenter med betegnelsen LIMITE.

II. Betegnelse og gældende lovgivning4. Dokumenter, der er interne for Rådet, skal være påført betegnelsen »LIMITE« på forsiden og i si-defoden på alle efterfølgende sider i alle sprogudgaver. »LIMITE« er en distributionsbetegnelse ogikke et klassifikationsniveau som omhandlet i Rådets sikkerhedsregler1.5. Dokumenter med betegnelsen »LIMITE« anses for at være tjenestehemmeligheder i overensstem-melse med artikel 339 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og artikel 6,stk. 1, i Rådets forretningsorden2. Desuden skal de håndteres i overensstemmelse med relevant EU-lovgivning, navnlig:(i) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt iEuropa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter3(ii) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyt-telse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinsti-tutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger4(iii) Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentlighedenaf de historiske arkiver for Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atom-energifællesskab56. Uklassificerede dokumenter, der ikke er påført betegnelsen »LIMITE«, er automatisk tilgængeligefor offentligheden; dette gælder for de fleste rådsdokumenter6.1

III. Minimumsbeskyttelsesforanstaltninger for »LIMITE«-dokumenter7.»LIMITE«-dokumenter bør så vidt muligt opbevares i officielle bygninger. EU-tjenestemænd ogmedlemsstaternes tjenestemænd bør ikke lade »LIMITE«-dokumenter ligge fremme på deres bord,når de går fra kontoret uden at låse, eller når de modtager besøgende udefra. Når sådanne doku-menter ikke er i brug, bør de opbevares i aflåste møbler.Når »LIMITE«-dokumenter fjernes fra officielle bygninger, bør de til enhver tid opbevares undertjenestemandens kontrol, enten på hans/hendes person eller i et aflåst møbel.EXTRANET er det elektroniske distributionssystem for officielle rådsdokumenter, herunder dem,der er påført betegnelsen »LIMITE«. Hvis »LIMITE«-dokumenter undtagelsesvis skal sendes medpost, ikke-krypteret fax eller e-mail, skal der drages omsorg for, at de kun sendes, efter at en behø-rigt bemyndiget tjenestemand har givet tilladelse dertil, og kun til modtagere, der har ret til at mod-tage dem7.

10. Når »LIMITE«-dokumenter sendes med post, bør kuverter og pakker adresseres til en navngivenperson og/eller funktion og indeholde en returadresse og bør ikke påføres betegnelsen »LIMITE«.11. Kommunikations- og informationssystemer (CIS), der håndterer »LIMITE«-dokumenter, kræverikke specifikke tekniske foranstaltninger for beskyttelse ud over standardbeskyttelsesforanstaltnin-ger for netværk.12. Der bør udvises særlig omhu, når der opbevares et stort antal »LIMITE«-dokumenter på indspilleli-ge medier (f.eks. flytbare harddiske, memory sticks, CD'er), eftersom den kollektive skade som føl-ge af tabet af et sådant medie og efterfølgende uautoriseret videregivelse vil kunne have større ne-gativ indvirkning på Rådets beslutningsproces end uautoriseret videregivelse af et enkelt »LIMI-TE«-dokument.

13. Når »LIMITE«-dokumenter ikke længere er nødvendige og er blevet tilbørligt arkiveret, bør alleresterende kopier bortskaffes ved makulering eller anden tilsvarende destruktion. Hvis dette ik-ke er muligt, skal dokumenterne rives i stykker manuelt. Der er ingen særlige krav for sletningaf »LIMITE«-dokumenter på genbrugsdatabærere.IV. Distribution af »LIMITE«-dokumenter14. Rådsdokumenter, der er påført betegnelsen LIMITE, kan udleveres til enhver tjenestemand i enmedlemsstats nationale administration, Det Europæiske Råd, Rådet, Europa- Kommissionen ogEU-Udenrigstjenesten. »LIMITE«-dokumenter kan også udleveres til en medlemsstats statsborge-re, der er behørigt autoriseret til aktindsigt på grund af deres stilling.15. Visse »LIMITE«-dokumenter kan udleveres til tiltrædende stater8og til andre EU-institutionerog -organer afhængigt af emnekoden på dokumentets forside.16. Private kontrahenter kan få privilegeret adgang til »LIMITE«-dokumenter i overensstemmelse medrelevante kontraktmæssige forpligtelser, der skal være i overensstemmelse med denne politik,navnlig for så vidt angår tjenestehemmelighed og ikke-videregivelse.17. »LIMITE«-dokumenter må ikke udleveres til andre enheder eller personer, medierne eller offent-ligheden uden forudgående tilladelse (helst skriftlig) fra en relevant tjenestemand (se også afsnit18-19 nedenfor).18. Undtagelsesvis kan papirkopier af »LIMITE«-dokumenter gøres tilgændelige for formænd for rele-vante EP-udvalg efter skriftlig begæring til Generalsekretariatet for Rådet (GSR) og efter aftalemed behørigt autoriserede tjenestemænd i Rådet, på den betingelse at Europa- Parlamentet håndte-rer dem på en måde, der er i overensstemmelse med denne politik, og ikke offentliggør sådannedokumenter eller dele heraf uden forudgående tilladelse

19. »LIMITE«-dokumenter kan kun udleveres til tredjelande eller internationale organisationer efterafgørelse truffet af Rådet eller af personer, der er behørigt bemyndiget til at udlevere sådannedokumenter i henhold til en rådsafgørelse. Tredjeparter vil blive anmodet om at håndtere sådan-ne dokumenter på en måde, der er i overensstemmelse med denne politik, og ikke offentliggøredem uden forudgående tilladelse.V. Aktindsigt i »LIMITE«-dokumenter20. »LIMITE«-dokumenter må ikke offentliggøres, medmindre der er truffet afgørelse herom af be-hørigt autoriserede tjenestemænd i Rådet, en medlemsstats nationale administration (jf. afsnit21) eller, hvor det er relevant, af Rådet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 og Rådetsforretningsorden.21. Personalet i en anden EU-institution eller et andet EU-organ end Rådet kan ikke selv beslutte atoffentliggøre »LIMITE«-dokumenter uden først at høre GSR. Personalet i en medlemsstatsnationale administration hører GSR, inden en sådan afgørelse træffes, medmindre det er klart, atdokumentet kan offentliggøres i overensstemmelse med artikel 5 i forordning (EF) nr.1049/2001.22. Indholdet af »LIMITE«-dokumenter kan kun offentliggøres på sikre internetsteder eller web-baserede platforme, som Rådet har godkendt, eller med beskyttede adgangstræk (f.eks. EXTRA-NET-L).