EUU, Alm.del - 2012-13 - Bilag 467: Udkast til beretning om styrkelse af Europaudvalgets adgang til information om forhandlinger i Rådet

om styrkelse af Europaudvalgets adgang til information om forhandlinger iRådetEuropaudvalget modtager i dag en lang række dokumenterog notater fra regeringen som led i den danske EU-beslut-ningsprocedure, der er fastlagt i Europaudvalgets beretnin-ger. Endvidere har udvalget i forbindelse med regeringensmundtlige forelæggelse af rådsmøderne for Europaudvalgetmulighed for at gå ind i en drøftelse af sagernes politiskesubstans. Samspillet mellem regeringen og Europaudvalgeter præget af en høj grad af åbenhed, hvor notater som ho-vedregel er offentligt tilgængelige og regeringens forelæg-gelser er åbne og tv-transmitterede.Europaudvalget sætter stor pris på samarbejdet med rege-ringen om EU-sagerne, men finder samtidig, at der er behovfor yderligere at styrke udvalgets indsigt i arbejdet i Rådet.Dertil kommer, at en række nationale parlamenter i EU i daghar en langt mere omfattende adgang til interne dokumentervedrørende arbejdet i Rådet end Europaudvalget har. Derforopfordrede Europaudvalget i sin beretning af 22. februar2013 regeringen til at komme med et oplæg til, hvordanEuropaudvalget kunne få adgang til yderligere informationervedrørende arbejdet i Rådet.I den forbindelse er det for det første nødvendigt at giveEuropaudvalget adgang til visse interne dokumenter, somregeringen har adgang til som led i drøftelser i Rådet. Fordet andet er der behov for at styrke arbejdet med at holdeEuropaudvalget orienteret om udviklingen i væsentlige for-handlinger i Rådet.På denne baggrund er Europaudvalget og regeringen enigeom at styrke udvalgets indsigt i arbejdet i Rådet på følgendemåde:Europaudvalgets adgang til Rådets dokumentdatabaseRegeringen giver Europaudvalget adgang til Rådets doku-mentdatabase Extranet L. Databasen indeholder Rådets in-terne dokumenter, der er markeret LIMITE (beskyttet) oganses for at være til tjenestebrug i overensstemmelse medartikel 339 i Traktaten om Den Europæiske Unions Funkti-onsmåde. Databasen indeholder også dokumenter, der er of-fentligt tilgængelige fra Rådets hjemmeside, hvilket gælderfor hovedparten af Rådets dokumenter. Databasen indehol-der ikke klassificeret materiale.I den forbindelse stiller regeringen et antal brugeradgangetil Rådets dokumentdatabase Extranet L til rådighed formedarbejdere i Folketingets Administration med henblik på,at sidstnævnte kan udlevere interne rådsdokumenter fra da-tabasen til Europaudvalgets medlemmer og til medlemmeraf Udenrigspolitisk Nævn. Adgangsrettighederne admini-streres af Udenrigsministeriet.Ved udleveringen af interne dokumenter skal der henvisestil de til enhver tid gældende retningslinjer for håndtering afdokumenter internt i Rådet. Disse retningslinjer er i dag fast-lagt i Rådets dokument 11336/11, der er vedlagt som bilagtil denne beretning.Folketingets Administration underretter regeringen om,hvilke interne dokumenter fra dokumentdatabasen, der udle-veres til medlemmerne af Europaudvalget og Nævnet.Hensynet til Rådets og regeringens forhandlingspositionbetyder, at Europaudvalgets omgang med interne rådsdoku-menter er omfattet af tavshedspligt efter Folketingets almin-delige regler om forhandlinger i udvalg, som fastlagt i Fol-ketingets Forretningsorden, § 8, stk. 7, og de til enhver tidgældende krav om fortrolighed.

I overensstemmelse med disse regler må der for eksempelikke refereres direkte til interne rådsdokumenter på åbnemøder i Europaudvalget, og dokumenterne må ikke videre-gives til uvedkommende.Oversendelse af andre dokumenterEuropaudvalget kan i konkrete tilfælde anmode regerin-gen om at oversende specifikke klassificerede rådsdokumen-ter, som ikke findes i Rådets dokumentdatabase Extranet L.Disse dokumenter håndteres med respekt af Rådets til en-hver tid gældende krav om fortrolighed og håndtering.Med henblik på at styrke orienteringen af Europaudvalgetom indenrigs- og udenrigspolitiske forhold i EU-landenesamt øvrige dele af verden oversender regeringen løbendeambassadøranalyser fra de danske repræsentationer i udlan-det. Ambassadøranalyserne håndteres med respekt af de tilenhver tid gældende krav om fortrolighed.Styrkelse af regeringens løbende orientering af Europaud-valget om forhandlinger i RådetI Europaudvalgets beretning af 23. juni 2006 forpligtederegeringen sig til mundtligt at holde udvalget løbende orien-teret om behandlingen af forslag af større rækkevidde,blandt andet under et fast dagsordenspunkt, »Siden sidst«,på Europaudvalgets møder. I tilslutning hertil forpligter re-

geringen sig til at orientere udvalget mundtligt om udviklin-gen i væsentlige forhandlinger i Rådet, når regeringen skøn-ner, at der er behov for det eller efter konkret anmodning fraEuropaudvalget.I forbindelse med uformelle møder mellem udvalget ogregeringen vil ministre kunne opfordres til at lade sig ledsa-ge af COREPER-ambassadører eller danske ambassadører iEU-landene mhp. at give baggrundsorienteringer om udvik-lingen i konkrete forhandlinger i Rådet eller forhold i EU-lande.Afsluttende bestemmelser, ikrafttræden og evalueringIndholdet i denne beretning begrænser naturligvis ikkeEuropaudvalgets adgang til at stille spørgsmål eller kaldeministre i samråd mm. for at indhente yderligere oplysnin-ger om forhandlinger i Rådet som led i den almindelige par-lamentariske kontrol med behandlingen af EU-sager.Denne beretning træder i kraft den […] og evalueres et årefter ikrafttrædelsen.P.u.vEva Kjer HansenFormand

Bilag 1Beskrivelse af typer af dokumenter i Rådets databaserRådets dokumentdatabase Extranet L (LIMITE) indeholder bl.a. følgende typer af rådsdokumenter, somikke findes i Rådets offentlige database:1. Notater til COREPER med status over forhandlingerne i Rådet/ og eller med Europa-Parlamentet tilbrug for uformelle og formelle trilogmøder. Notaterne indeholder bl.a.– oplysninger om hvilke møder, der er afholdt i rådsregi og i Parlamentet om forslaget (arbejdsgruppe-møder, tekniske møder, uformelle triloger mv.), herunder fx oplysning om hvornår COREPER gavmandat til formandskabet til at gå i forhandlinger med Parlamentet mhp. indgåelse af førstebehand-lingsaftale– gennemgang af udestående emner i forhandlingerne– Oplæg til COREPER’s generelle vurdering af forhandlingerne– et såkaldt »4-kolonne dokument«, som for hver betragtning/artikel i Kommissionen forslag angiver -Parlamentets’s ændringsforslag, Rådets ændringsforslag samt Rådets kommentarer dertil (fx om hvor-vidt Rådet er enigt eller uenigt med Parlamentet eller Kommissionen, om man går efter et kompromismed Parlamentet).2. Formandskabets udkast til kompromisforslag til COREPER til lovgivningsforslag. Dokumentet indle-des typisk af en gennemgang af status i forhandlingerne og af de udestående spørgsmål.3. Udtalelser fra Rådets Juridiske Tjeneste, bl.a. om valg af hjemmelsgrundlag for konkrete lovgivnings-forslag4. Udkast til »key issues papers«, som lægger op til at fokusere forhandlingerne på særlige hovedspørgs-mål i et forslag. Disse notater kan indeholde landepositioner til udvalgte spørgsmål.5. Kommentarer fra enkelte medlemsstater til konkrete lovgivningsforslag6. Notater til COREPER med udkast til rådskonklusioner7. I de tilfælde, hvor Rådssekretariatet for arbejdsgruppen for den pågældende rådsformation udarbejderreferater af møderne, vil disse også være tilgængelige. For et antal begrænsede arbejdsgrupper udar-bejder Rådssekretariatet formelle referater fra møderne, fx for. :–høj-niveau rådsarbejdsgruppenom folkesundhed (Working Party on Public Health at Senior level)–Den handelspolitiske komitépå hovedstadschefsniveau (Trade Policy Committee)Rådets dokumentdatabase Extranet R (RESTREINT) indeholder bl.a. følgende typer af dokumenter1. Løbende afrapportering fra CSDP-missioner2. Forhandlingsdirektiver vedr. handelsaftaler3. Sanktionssager4. Følsomme antidumpingsager5. Diverse sikkerhedsforskrifter6. Efterretningsrapporter7. Visse Schengen-relaterede dokumenter.

Bilag 2Aftalte administrative moderniseringer af arbejdsgange i forbindelse med beretningenEuropaudvalget og regeringen er enige om følgende moderniseringer af arbejdsgangene i EU-sagerne:– Som følge af, at der allerede findes let tilgængelige redegørelser vedrørende rådsmøderne på Rådetshjemmeside, udarbejder regeringen ikke længere skriftlige afrapporteringer fra de formelle rådsmøder;– Som følge af, at høringssvar vedrørende forslag inden for EU’s landbrugspolitik og EU’s fiskeripolitikindgår i regeringens grund- og nærhedsnotater og samlenotater, oversender regeringen ikke længerereferater fra de såkaldte § 2- og § 5- udvalgsmøder (jf. hhv. landbrugs- og fiskeristøttelovene). Detskal dog fortsat være muligt for Folketinget at bede om oversendelse af disse referater;– Regeringens årlige skriftlige beretninger om hhv. udviklingen i EU og EU-Domstolen erstattes af enårlig redegørelsesdebat i Folketinget om EU. Endvidere erstattes regeringens årlige skriftlige handels-politiske orientering af en mundtlig orientering i Europaudvalget;– Med henblik på at skærpe fokus på de overordnede, væsentlige komité-sager etableres en ny ordningmed standardmandater inden for grupper af relaterede komité-sager. Denne ordning svarer til denpraksis, der gælder i dag i de relevante fagudvalg i Folketinget. Dette indebærer, at der fastlægges enramme, inden for hvilken regeringen kan stemme i standard-komité-sager, uden at sagerne forelæggesenkeltvis for Europaudvalget. Dette kombineres med en årlig afrapportering om årets afstemninger omstandard-komité-sager. Komitésager, der ligger ud over denne ramme, samt andre væsentlige komité-sager vil fortsat blive forelagt Europaudvalget. Denne ordning gælder ikke for delegerede retsakter;– I forbindelse med regeringens oversendelse til Europaudvalget af udkast til dagsordener og bilag, dervedrører forslag, meddelelser og lignende, som er vedtaget i fællesskab af Kommissionen og EU’sHøjtstående Repræsentant for Udenrigsanliggender, angiver regeringen det relevante JOIN-nummer(forslagets løbenr. ).

11336/11POLGEN 99CSC 39CAB 38I/A-PUNKTS-NOTEfra:til:Vedr. :Indledning1. På Corepers opfordring drøftede Rådets Sikkerhedsudvalg den 29. september, den 16. november 2010og den 17. februar 2011 håndteringen af følsomme uklassificerede informationer i Rådet med henblik påat aflægge rapport til Anticigruppen (jf. dok. 12204/10 af 14. juli 2010).2. Anticigruppen drøftede dette emne den 16. og 30. maj 2011 og færdigbehandlede det udkast til ret-ningslinjer, der er gengivet i bilaget.3. Under behandlingen af dette spørgsmål blev der taget fuldt hensyn til det ønske, som Coreper tidligerehar fremsat om, at retningslinjerne skal være lette og afbalancerede, så de ikke besværliggør en hensigts-mæssig afvikling af Rådets arbejde.4. Der tegner sig på baggrund af drøftelserne på nuværende stadium en generel indstilling til håndteringenaf følsomme uklassificerede informationer i Rådet; de nuværende retningslinjer for håndtering af doku-menter internt i Rådet, der ikke automatisk bliver offentliggjort (med betegnelsen »LIMITE«), bør udvik-les lidt mere og gøres mere synlige med henblik på at styrke beskyttelses-, lagrings- og bortskaffelsesele-menterne i håndteringsprocedurerne. De nye retningslinjer bør desuden godkendes af Rådet.5. Med forbehold af Corepers tilslutning opfordres Rådet til at godkende retningslinjerne i bilaget.BILAGAnticigruppenCoreper/RådetHåndtering af dokumenter internt i Rådet

RETNINGSLINJERFOR HÅNDTERING AF DOKUMENTER INTERNT I RÅDETI. Indledning1. Dette dokument indeholder specifikke krav vedrørende håndtering af uklassificerede rådsdokumenter,der distribueres internt i Rådet, til dets medlemmer, Kommissionen, EU- Udenrigstjenesten og, afhængigtaf politikområdet, visse andre EU-institutioner (f.eks. Europa-Parlamentet, Domstolen, Den EuropæiskeCentralbank) og -organer (f.eks. Regions-udvalget, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg). Enutidig videregivelse af sådan- ne dokumenter vil kunne have en skadelig indvirkning på Rådets beslut-ningsprocesser.2. Disse specifikke krav gælder for Rådets virkemåde og skal derfor overholdes af medlemsstaterne, i detomfang de er medlemmer af Rådet, i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde, der styrerforbindelserne mellem EU-institutionerne og medlemsstaterne.3. Retningslinjerne i dette dokument træder i stedet for retningslinjerne i dok. 5847/06 af 16. marts 2006om behandling af dokumenter med betegnelsen LIMITE.II. Betegnelse og gældende lovgivning4. Dokumenter, der er interne for Rådet, skal være påført betegnelsen »LIMITE« på forsiden og i sidefo-den på alle efterfølgende sider i alle sprogudgaver. »LIMITE« er en distributionsbetegnelse og ikke etklassifikationsniveau som omhandlet i Rådets sikkerhedsregler1.5. Dokumenter med betegnelsen »LIMITE« anses for at være tjenestehemmeligheder i overensstemmelsemed artikel 339 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og artikel 6, stk. 1, i Rå-dets forretningsorden2. Desuden skal de håndteres i overensstemmelse med relevant EU-lovgivning,navnlig:(i)Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter3(ii)Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse affysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -orga-nerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger4(iii)Rådets forordning (EØF, Euratom) Nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af dehistoriske arkiver for Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab56. Uklassificerede dokumenter, der ikke er påført betegnelsen »LIMITE«, er automatisk tilgængelige foroffentligheden; dette gælder for de fleste rådsdokumenter6.123456Rådets afgørelse 2011/292/EU af 31. marts 2011 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse afEU's klassificerede informationer (EUT L 141 af 27.5.2011, s. 17-65).Rådets afgørelse 2009/937/EU af 1. december 2009 om vedtagelse af Rådets forretningsorden(EUT L 325 af 11.12.2009, s. 35).EUT L 145 af 31.5.2001, s. 43-48.EUT L 8 af 12.1.2001, s. 1-22.EUT L 43 af 15.2.1983 1-3.De udgjorde 75,5 % af alle officielle rådsdokumenter i 2010.

III. Minimumsbeskyttelsesforanstaltninger for »LIMITE«-dokumenter7. »LIMITE«-dokumenter bør så vidt muligt opbevares i officielle bygninger. EU-tjenestemænd og med-lemsstaternes tjenestemænd bør ikke lade »LIMITE«-dokumenter ligge fremme på deres bord, når de gårfra kontoret uden at låse, eller når de modtager besøgende udefra. Når sådanne dokumenter ikke er i brug,bør de opbevares i aflåste møbler.8. Når »LIMITE«-dokumenter fjernes fra officielle bygninger, bør de til enhver tid opbevares under tjene-stemandens kontrol, enten på hans/hendes person eller i et aflåst møbel.9. EXTRANET er det elektroniske distributionssystem for officielle rådsdokumenter, herunder dem, derer påført betegnelsen »LIMITE«. Hvis »LIMITE«-dokumenter undtagelsesvis skal sendes med post, ikke-krypteret fax eller e-mail, skal der drages omsorg for, at de kun sendes, efter at en behørigt bemyndigettjenestemand har givet tilladelse dertil, og kun til modtagere, der har ret til at modtage dem7.10. Når »LIMITE«-dokumenter sendes med post, bør kuverter og pakker adresseres til en navngiven per-son og eller funktion og indeholde en returadresse og bør ikke påføres betegnelsen »LIMITE«.11. Kommunikations- og informationssystemer (CIS), der håndterer »LIMITE«-dokumenter, kræver ikkespecifikke tekniske foranstaltninger for beskyttelse ud over standardbeskyttelsesforanstaltninger for net-værk.12. Der bør udvises særlig omhu, når der opbevares et stort antal »LIMITE«-dokumenter på indspilleligemedier (f.eks. flytbare harddiske, memory sticks, CD'er), eftersom den kollektive skade som følge af tabetaf et sådant medie og efterfølgende uautoriseret videregivelse vil kunne have større negativ indvirkningpå Rådets beslutningsproces end uautoriseret videregivelse af et enkelt »LIMITE«-dokument.7EXTRANET gør det muligt for individuelle brugere at modtage officielle rådsdokumenter med be-tegnelsen »LIMITE« på deres computer inden for en time, efter de er blevet offentlig- gjort. Desu-den orienteres brugerne hurtigt om, at dokumenterne foreligger, gennem systemets "e-bekendtgø-relse". I særlige tilfælde og for at lette rettidig forberedelse af drøftelserne kan »LIMITE«-doku-menter dog sendes via e-mail.

13. Når »LIMITE«-dokumenter ikke længere er nødvendige og er blevet tilbørligt arkiveret, bør alle re-sterende kopier bortskaffes ved makulering eller anden tilsvarende destruktion. Hvis dette ikke er muligt,skal dokumenterne rives i stykker manuelt. Der er ingen særlige krav for sletning af »LIMITE«-dokumen-ter på genbrugsdatabærere.IV. Distribution af »LIMITE«-dokumenter14. Rådsdokumenter, der er påført betegnelsen LIMITE, kan udleveres til enhver tjenestemand i en med-lemsstats nationale administration, Det Europæiske Råd, Rådet, Europa- Kommissionen og EU-Udenrigs-tjenesten. »LIMITE«-dokumenter kan også udleveres til en medlemsstats statsborgere, der er behørigtautoriseret til aktindsigt på grund af deres stilling.15. Visse »LIMITE«-dokumenter kan udleveres til tiltrædende stater8 og til andre EU-institutioner og -organer afhængigt af emnekoden på dokumentets forside.16. Private kontrahenter kan få privilegeret adgang til »LIMITE«-dokumenter i overensstemmelse medrelevante kontraktmæssige forpligtelser, der skal være i overensstemmelse med denne politik, navnlig forså vidt angår tjenestehemmelighed og ikke-videregivelse.

17. »LIMITE«-dokumenter må ikke udleveres til andre enheder eller personer, medierne eller offentlighe-den uden forudgående tilladelse (helst skriftlig) fra en relevant tjenestemand (se også afsnit 18-19 neden-for).18. Undtagelsesvis kan papirkopier af »LIMITE«-dokumenter gøres tilgændelige for formænd for rele-vante EP-udvalg efter skriftlig begæring til Generalsekretariatet for Rådet (GSR) og efter aftale med be-hørigt autoriserede tjenestemænd i Rådet, på den betingelse at Europa- Parlamentet håndterer dem på enmåde, der er i overensstemmelse med denne politik, og ikke offentliggør sådanne dokumenter eller deleheraf uden forudgående tilladelse.8Detaljerede interne ordninger for gennemførelse af informations- og konsultationsprocedurer medtiltrædende stater vedtages af Rådet (jf. dok. 16326/04 af 6. januar 2005, Udvidelsen, EU's internegennemførelsesordninger for interimsperioden).

19. »LIMITE«-dokumenter kan kun udleveres til tredjelande eller internationale organisationer efter afgø-relse truffet af Rådet eller af personer, der er behørigt bemyndiget til at udlevere sådanne dokumenter ihenhold til en rådsafgørelse. Tredjeparter vil blive anmodet om at håndtere sådanne dokumenter på enmåde, der er i overensstemmelse med denne politik, og ikke offentliggøre dem uden forudgående tilladel-se.V. Aktindsigt i »LIMITE«-dokumenter20. »LIMITE«-dokumenter må ikke offentliggøres, medmindre der er truffet afgørelse herom af behørigtautoriserede tjenestemænd i Rådet, en medlemsstats nationale administration (jf. afsnit 21) eller, hvor deter relevant, af Rådet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 og Rådets forretningsorden.21. Personalet i en anden EU-institution eller et andet EU-organ end Rådet kan ikke selv beslutte at of-fentliggøre »LIMITE«-dokumenter uden først at høre GSR. Personalet i en medlemsstats nationale admi-nistration hører GSR, inden en sådan afgørelse træffes, medmindre det er klart, at dokumentet kan offent-liggøres i overensstemmelse med artikel 5 i forordning (EF)nr. 1049/2001.22. Indholdet af »LIMITE«-dokumenter kan kun offentliggøres på sikre internetsteder eller web- baseredeplatforme, som Rådet har godkendt, eller med beskyttede adgangstræk (f.eks. EXTRANET-L).