BT har den 22. og 23. april 2013 bragt en række artikler om udgifterne til navnlig rejserog repræsentation afholdt af ATP’s ledelse. Artiklerne er bragt på baggrund af BT’s a n-modning om aktindsigt i ATP’s bilag for repræsentation, rejseudgifter og modtagne g a-ver vedrørende ledelsen i de seneste 5 år.Bestyrelsen har generelt ingen bemærkninger i relation til ATP-ledelsens udgifter til rej-ser og repræsentation eller til de relevante gældende retningslinjer herfor, som beskri-ves i nærværende redegørelse.ATP’s bestyrelse har dog på baggrund af sagen anmodet ATP’s ledelse om at præcise-re retningslinjerne for så vidt angår hotelophold, således at der fremover gælder en be-løbsgrænse for sådanne ophold.

1. Baggrund

Den 4. oktober 2012 anmodede journalist på BT, Lars Fogt, om aktindsigt i ”alle bilagfor repræsentation, rejseudgifter og modtagne gaver for alle ansatte for kontorchef ogopefter i de sidste fem år.”Efterfølgende præciserede journalisten – efter drøftelse med Arbejdsmarkedets Til-lægspension (herefter ATP) – den 2. november 2012 anmodningen til at gælde for an-satte fra vicedirektør og opefter for bilag på beløb på DKK 1.000 og derover.Den 18. marts 2013 meddelte ATP aktindsigt i de bilag, som var omfattet af anmodni n-gen om aktindsigt og som skal udleveres i overensstemmelse med offentlighedslovensbestemmelser.BTrettedepådennebaggrundhenvendelsetil Beskæftigelsesministeriet om sagen.Beskæftigelsesministeriet har den 9. april 2013 anmodet ATP om en redegørelse omsagen.Redegørelsen gennemgår aktindsigtsanmodningens behandling i ATP og de forhold,

2. ATP’s administration

ATP er oprettet ved lov nr. 46 af 7. marts 1964 med senere ændringslove. ATP er org a-niseret som en selvstændig, selvejende institution, hvis øverste ledelse repræsenteresaf arbejdsmarkedets parter. ATP er oprettet med det formål at opkræve pensionsbidrag,bestyre den herved tilvejebragte formue og udbetale tillægspension efter loven. Eftersin oprettelse har ATP endvidere fået tillagt administrationen af en række ordninger.ATP er underlagt Beskæftigelsesministeriets tilsyn. Hertil kommer, at Finanstilsynet imedfør af ATP-lovens kap. IX er tillagt tilsynet med overholdelsen af en række forholdvedrørende ATP.I medfør af ATP-lovens § 20 ledes ATP af et repræsentantskab, en bestyrelse og en di-rektør. ATP-lovens kapitel VII indeholder udførlige regler om repræsentantskabets ogbestyrelsens sammensætning, herunder § 23, hvoraf det fremgår, at ATP’s bestyrelsebestår af formanden for repræsentantskabet som bestyrelsesformand og 12 andre med-lemmer, der vælges blandt repræsentantskabets medlemmer.ATP-loven indeholder regler om den daglige administration. Det følger af § 23, stk. 3, atbestyrelsen skal lede administrationen af ATP i overensstemmelse med reglerne i ATP-loven og det anmeldte pensions- og hensættelsesgrundlag efter lovens §§ 18 og 19.I medfør af ATP-lovens § 23, stk. 8, skal bestyrelsen på baggrund af en fastlagt risik o-profil og fastlagte politikker give direktøren skriftlige retningslinjer på en række nærmereopregnede områder.Det følger endvidere af ATP-lovens § 23, stk. 12, at Finanstilsynet efter forhandling medbeskæftigelsesministeren fastsætter nærmere regler om de forpligtelser, der påhvilerATP’s bestyrelse i medfør af stk. 7-10 og at Finanstilsynet i medfør af § 23b, stk. 2,fastsætter nærmere regler om de foranstaltninger ATP skal træffe for at have effektiveformer for virksomhedsstyring i medfør af § 23b, stk. 1.Opgaverne og arbejdsdelingen mellem ATP’s bestyrelse og den daglige ledelse er påden baggrund reguleret i bekendtgørelsen om ledelse og styring af ATP og i forret-ningsordenen for ATP’s bestyrelse.I medfør af pkt. 3.1 i forretningsordenen for ATP’s bestyrelse fastlægger bestyrelsenretningslinjer for direktørens arbejde. Bestyrelsen har senest den 3. maj 2013 revideretinstruksen til direktøren for ATP.Det fremgår endelig af pkt. 4.9 i forretningsordenen for ATP’s bestyrelse, at bestyrelsenvedtager særskilte retningslinjer vedrørende blandt andet fortrolighed, gaver og interes-

3. Aktindsigtens forløb

Den 4. oktober 2012 anmodede journalist på BT, Lars Fogt, om aktindsigt i ”alle bilagfor repræsentation, rejseudgifter og modtagne gaver for alle ansatte for kontorchef ogopefter i de sidste fem år.” Efterfølgende præciserede journalisten – efter drøftelse medATP – den 2. november 2012 anmodningen til at gælde for ansatte fra vicedirektør ogopefter for bilag på beløb af DKK 1.000 og derover.Den 18. marts 2013 meddelte ATP aktindsigt i de bilag, som var omfattet af anmodni n-gen om aktindsigt og som skal udleveres i overensstemmelse med offentlighedslovensbestemmelser.Ved behandlingen af anmodningen foretog ATP et elektronisk udtræk over den relevan-te personkreds og undersøgte herefter, hvilke omkostningssteder disse personer harværet tilknyttet i perioden fra den 1. juli 2007 til og med den 30. juni 2012. Herefter vur-derede ATP, hvilke artskonti, der i den forbindelse er omfattet af anmodningen om ”bi-lag for repræsentation, rejseudgifter og modtagne gaver”. ATP kunne herefter trækkeen rapport fra økonomisystemet over alle bilag på de udvalgte omkostningsst e-

5. Vurdering af de rejste forhold

HoteludgifterDet har på baggrund af BT’s omtale af sagen kunne konstateres, at medarbejdere i ATPhar haft hotelophold på femstjernede hoteller.De beskrevne hoteller er beliggende i udlandet, herunder særligt i London og New York,og opholdene har fundet sted i forbindelse med tjenstligt begrundede rejser. Rejserneer gennemført i forbindelse med møder med internationale samarbejdspartnere, herun-der finansielle virksomheder, fonde, pensionskasser og tænketanke, i forbindelse meddeltagelse i konferencer m.v., ligesom besøg i London ofte er sket som led i opstartenaf ATP’s investeringer i den engelske pensionssektor.Det følger af ATP’s dagældende rejsepolitik, at der i forbindelse med hotelophold skalanvendes mellemprisklassehoteller. ATP har endvidere den praksis, at medarbejderekan indlogere sig på det hotel, hvor en konference eller et møde finder sted.Overnatninger på de beskrevne hoteller kan således være velbegrundede. Hertil kom-mer, at mange ophold har fundet sted i storbyer, hvor prisniveauet for hotelovernatnin-ger generelt er højt.Selv om de gældende retningslinjer generelt er fulgt, vil nogle af de beskrevne opholdimidlertid have fraveget ATP’s retningslinjer om anvendelse af mellemprisklassehoteller.

ATP’s bestyrelse finder det hensigtsmæssigt, at ansatte i ATP i forbindelse med tjene-sterejser overnatter på hoteller, der er beliggende i nærhed af de faciliteter, hvor møder,forhandlinger m.v. med relevante samarbejdspartnere finder sted. Det er således væ-sentligt, at ATP’s medarbejdere i forbindelse med udlandsophold effektivt kan bruge ti-den til at varetage deres opgaver for ATP. ATP’s bestyrelse finder det således ogsåhensigtsmæssigt, at medarbejdere har mulighed for at overnatte på hoteller, hvor rele-vante møder eller konferencer m.v. finder sted.Med henblik på at sikre at de relevante retningslinjer muliggør dette, har ATP’s besty-relse anmodet ATP’s ledelse om at præcisere de gældende retningslinjer således, atder i relation til hotelophold fremover vil gælde en beløbsmæssig grænse. Fastsættelseaf en beløbsgrænse vil endvidere mere entydigt fastlægge rammerne for anvendelse afhoteller i forbindelse med tjenesterejser.Det bemærkes i den forbindelse, at ATP som investor ofte modtager invitationer om del-tagelse i diverse arrangementer, konferencer, seminarer m.v., som ATP finder det vær-difuldt at deltage i, herunder for at vedligeholde og udbygge ATP’s internationale net-værk. For at sikre ATP’s uafhængighed og optimere mulighederne for opbygning og u d-bygning af viden og netværk på området er det ATP’s praksis og politik, at man uansetom man er inviteret eller selv tager initiativ til deltagelse bor på d et hotel, hvor en konfe-rence eller et møde finder sted og selv afholder omkostningerne. Dette betyder, atATP’s medarbejdere også fremover vil kunne indlogere sig på hoteller, der prismæssigtligger højere end den beskrevne beløbsgrænse. Dette vil ligeledes være afspejlet i ret-ningslinjerne.

Brug af kreditkort til rent private formålDer kan ved en gennemgang af de udleverede bilag endvidere konstateres eksemplerpå, at ATP’s kreditkort er blevet benyttet til rent private formål.ATP afholder selv sagt ikke udgifter til medarbejderes rent private forbrug, og det frem-går af ATP’s rejsepolitik, at ATP ikke afholder udgifter til private, kulturelle eller unde r-holdningsmæssige formål.Der kan imidlertid – som beskrevet ovenfor – konstateres enkeltstående tilfælde, hvoransatte i ATP har betalt rent private udgifter ved brug af ATP’s kreditkort, og hvor ATPsåledes har lagt ud for de pågældende ansattes udgifter.I et tilfælde er der tale om en vicedirektør, som under et privat ophold i udlandet blevfrastjålet sine private betalingskort, og som på den baggrund gjorde brug af ATP’s kr e-ditkort til betaling af rent private udgifter. Den pågældende havde forud for anvendelsenindhentet godkendelse til brugen fra sin foresatte. Pengene blev efterfølgende betal t til-bage til ATP i forbindelse med førstkommende lønudbetaling.I et andet tilfælde var det under afholdelse af ferie i udlandet ikke muligt for den pågæ l-

dende vicedirektør at gennemføre betaling for hotelophold med sit private betalingskort,og betalingen blev på den baggrund gennemført ved brug af ATP’s kreditkort. Den på-gældende tog på eget initiativ kontakt til økonomiafdelingen i ATP og redegjorde forbrugen af kreditkortet. Også i dette tilfælde skete der efterfølgende tilbagebetaling i for-bindelse med lønudbetalingen.ATP’s bestyrelse finder, at de gældende retningslinjer på området er tilstrækkelige ogdækkende til sikring af, at ATP ikke afholder rent private udgifter.ATP’s bestyrelse har i den forbindelse imidlertid ikke bemærkninger til, at ATP bistår oghjælper sine ansatte i situationer i udlandet, som må betegnes som nødstilfælde. ATP’sbestyrelse har således ikke bemærkninger til de to beskrevne tilfælde, hvor de relevan-te medarbejdere – efter det oplyste – ikke havde andre muligheder for at foretage beta-ling for udgifter i udlandet, og hvor de pågældende på eget initiativ tog kontakt til ATPfor at oplyse om de foretagne dispositioner.Der henvises i øvrigt til ATP Koncernens rejsepolitik, hvor det i forbindelse med den se-neste opdatering af marts 2013 blev præciseret, at private udgifter i nødstilfældeog/eller efter særlig aftale med nærmeste koncerndirektionsmedlem kan betales viaATP’s firmakort.

Ægtefæller og børn med på rejserBT har rejst spørgsmål om enkelte medarbejderes rejse med familie i forbindelse medgennemførelse af tjenesterejser.Der er således i det udleverede materiale flere eksempler på, at ansatte i ATP i forbi n-delse med tjenstligt begrundede rejser har valgt at medtage ægtefælle og/eller børn pårejsen. Det er karakteristisk, at de pågældende rejser har været båret af et tjenstligtformål, men ægtefællers og/eller børns deltagelse har indebåret omkostninger som eruvedkommende for ATP. Det bemærkes i den forbindelse, at de for ATP uvedkommen-de udgifter efterfølgende er blevet tilbagebetalt til ATP i forbindelse med kontant indbe-taling eller modregning i efterfølgende lønudbetaling.Det har kunne konstateres, at en enkelt af de for ATP uvedkommende udgifter afholdt iforbindelse med en tjenesterejse fejlagtigt ikke efterfølgende er blevet opkrævet hosden relevante medarbejder, som havde anført den private andel af udgifterne på reg-ningerne. Denne opkrævning er nu foretaget.Som beskrevet ovenfor fremgår af ATP’s rejsepolitik, at ATP ikke afholder udgifter tilprivate, kulturelle eller underholdningsmæssige formål.ATP’s bestyrelse har imidlertid ikke bemærkninger til, at medarbejdere i ATP medtagerfamiliemedlemmer i forbindelse med tjenstligt begrundede rejser. Det er i den forbindel-se selvfølgelig en forudsætning, at arrangementet har et overvejende fagligt indhold, ogat medarbejderne selv betaler for den private del af rejsen.

I den forbindelse har bestyrelsen ikke bemærkninger til, at omkostningerne, af regn-skabsmæssige årsager, i første omgang betales af ATP, og at der efterfølgende i for-bindelse med førstkommende lønudbetaling sker træk i lønnen for afholdte ATP uved-kommende udgifter.Bestyrelsen finder det uheldigt, at der i et konkret tilfælde ved en administrativ fejl ikkeer sket opkrævning af de for ATP uvedkommende udgifter. Bestyrelsen har dog noteretsig, at denne opkrævning nu har fundet sted. ATP’s bestyrelse har endvidere noteretsig, at der efter det oplyste i ATP nu er implementeret et elektronisk system, der under-støtter processerne i forbindelse med sådanne afregninger, hvilket fremadrettet skullebidrage til at forhindre sådanne fejl.

Andre forholdBT har skrevet om et restaurantbesøg på en navngiven restaurant i New York. Regnin-gen for to personer var på mindre end 2.000 kr.Det skal hertil bemærkes, at det følger af ATP’s dagældende interne retningslinjer, atkuvertprisen kun bør overstige 1.000 kroner, hvis der er en helt særlig anledning ellersærlige gæster til stede.BT anfører endvidere, at direktørerne på oversøiske tjenesterejser til navnlig New Yorkhar forbrugt flybilletter til 20.000 til 30.000 kroner pr. styk.Det skal hertil bemærkes, at ATP’s rejsepolitik indebærer, at der kan anvendes busi-nessclass ved rejser udenfor Europa.BT beskriver endelig to limousinekørsler og en enkelt taxakørsel til et interview medTV2 i København.Det fremgår af ATP’s generelle retningslinjer for taxakørsel, at taxa kan anvendes efteren fornuftig vurdering af balance mellem transporttid/økonomi og efter aftale med dennærmeste leder.For så vidt angår de ene såkaldte limousinekørsel er der tale om taxakørsel fra Ålborgtil København, der fandt sted efter afslutning af et aftenmøde i Ålborg, hvor det varnødvendigt at returnere til København som følge af uopsættelig mødeaktivitet dagen ef-ter. Der var efter det oplyste ingen sen flyafgang fra Ålborg den pågældende aften.Derudover har der været anvendt taxa i marts 2008 i Belgien i forbindelse med en mø-derække der.Den beskrevne taxatur fra Hillerød til København i november 2010 blev gennemført iforbindelse med en koncerndirektørs deltagelse i en udsendelse på TV2 News.

6. ATP’s administrationsomkostninger

I lyset af aktindsigtssagen kan der være anledning til mere generelt at omtale ATP’s nu-værende administrationsomkostninger, der bl.a. omfatter omkostninger til rejser, op-hold, repræsentationsomkostninger samt ATP’s investeringsomkostninger.For ATP udgjorde omkostningerne til pensionsvirksomhed 325 mio. kr. i 2012. Det sv a-rer til et gennemsnit på 68 kr. pr. medlem. Målt i forhold til den gennemsnitlige formue,som ATP forvaltede i 2012, var ATP’s administrationsomkostningsprocent 0,05.ATP’s administrationsomkostninger er meget lave i såvel dansk som international mål e-stok. Sammenlignet med danske livsforsikringsselskaber og tværgående pensionska s-ser er ATP’s administrationsomkostninger pr. medlem uden sammenligning de laveste iDanmark.ATP deltager løbende i internationale undersøgelser, der sammenligner omkostningerog resultater på pensionsområdet. ATP’s administrationsomkostninger er 88 pct. lavereend det relevante benchmark baseret på data fra sammenlignelige selskaber i den in-ternationale pensionsverden.Det lave omkostningsniveau hænger sammen med, at ATP er et meget enkelt produkt,der understøttes af den unikke danske administrative infrastruktur baseret på CPR - ogCVR-registrene. Hertil kommer, at ATP i lighed med overenskomstaftalte ordninger eren obligatorisk ordning. Ordningens store udbredelse gør det desuden muligt at realis e-re en række stordriftsfordele. ATP har i de seneste år digitaliseret store dele af komm u-nikationen med medlemmerne.I relation til investeringsomkostninger udgjorde ATP’s direkte omkostninger til Invest e-ringsvirksomheden i 2012 247 mio. kr. Det svarer til 0,04 pct. af den gennemsnitligeformue, som ATP forvaltede i 2012, eller 52 kr. pr. medlem.Medtages omkostninger til ekstern formueforvaltning og formueforvaltning via datterse l-skaber, udgjorde ATP’s samlede investeringsomkostninger 1.185 mio. kr. i 2012. Detsvarer til 0,20 pct. af den gennemsnitlige formue, som ATP forvaltede i 2012, eller 248kr. pr. medlem.Omkostningsniveauet er fortsat lavt såvel i dansk som i international sammenhæng.

ATP anvender et fakturabehandlingssystem til dokumentation, godkendelse og betalingaf alle fakturaer. Systemet indeholder en godkendelsesproces, således at fakturaer kunkan betales efter, at den rette attestationsberettigede har godkendt fakturaen og i denforbindelse også har forholdt sig til at købet er foretaget i overensstemmelse med ATP’sinterne retningslinjer og politikker for området. Efter endt godkendelsesproces i faktur a-behandlingssystemet overføres data automatisk herfra til bogføring i økonomisystemet.ATP foretager en stikprøvevis kontrol af, at kontering og dokumentation for de afholdteog godkendte omkostninger er korrekt. Kontrollen udføres af økonomiafdelingen. Der erendvidere i 2012 indført en særskilt proces for gennemgang og kontrol af alle fakturaersom vedrører rejse- og repræsentationsudgifter samt udlæg. Ved gennemgangen kon-trolleres det, at korrekt kontering er foretaget samt at dokumentationen for den afholdteomkostning er tilstrækkelig, herunder at rejsepolitik og regler for private køb o g gaver,er overholdt.ATP’s interne og eksterne revision har årligt gennemgået ATP’s omkostningsmodel iforbindelse med deres løbende revision. Revisionen har også gennemgået området forindkøb og fakturabehandling og der har i 2011 været særskilt fokus på gennemgangenaf udgifter til rejser og repræsentation. Resultatet af denne gennemgang blev præsente-ret på et bestyrelsesmøde, og det gav ikke anledning til bemærkninger.Samlet har revisionen ikke haft bemærkninger til hverken omkostningsfordeling el lerhåndteringen af indkøb og fakturabehandling herunder dokumentation - og kontering afomkostninger.Det bemærkes endvidere, at ATP’s revisorer i 2012 har udarbejdet en erklæring omATP’s økonomistyring til Udbetaling Danmark og dennes revisorer. ATP’s revisorer har iden forbindelse med høj grad af sikkerhed erklæret sig om, at økonomistyringen i ATPer betryggende.ATP kan endelig henvise til de offentligt tilgængelige årsrapporter for de seneste 5 årinklusive revisorpåtegninger, der er tilgængelige via ATP’s hjemmeside www.atp.dk.Det fremgår heraf, at såvel den interne som den uafhængige revision finder koncer n-regnskaber og årsregnskaber retvisende og ikke giver revisorerne anledning til forb e-hold.

ATP er som selvejende, selvstændig institution reguleret af reglerne i ATP-loven. Det erderfor ATP’s bestyrelse, der er ansvarlig for ATP’s økonomiske og administrative dispo-sitioner. Det fremgår af forretningsorden for ATP’s bestyrelse og den fastlagte instrukstil ATP’s direktør, at bestyrelsen er forpligtet til at fastsætte særskilte retningslinjer omgod forretningsadfærd i relation til fortrolighed, gaver og invitationer, repræsentation oginteressekonflikter.Retningslinjerne afspejler, at ATP tager skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningenaf midlerne.Samtidig afspejler retningslinjerne den særlige situation, som ATP står i, hvor det er envigtig forudsætning for succes, at ATP fastholder sit internationale udsyn gennem konti-nuerlig opbygning og udbygning af viden, netværk og kompetencer i såvel investerings-afdelingen som i ATP’s øverste ledelsesorganer. Som en af Europas allerstørste pensi-onsfonde og som væsentlig international investor med investeringer for mere end 600mia. kr., hvoraf mere end halvdelen er investeret på udenlandske kapitalmarkeder, erdet i sagens natur nødvendigt, at ATP deltager i møder og arrangementer rundt i ver-den. Dette nødvendiggør en væsentlig rejseaktivitet.For at sikre ATP’s uafhængighed og optimere mulighederne for opbygning og udbyg-ning af viden og netværk er det i den forbindelse ATP’s praksis og politik, at man – uan-set om man er inviteret eller selv tager initiativ til deltagelse – bor på det hotel, hvor enkonference eller et møde finder sted og selv afholder omkostningerne.Bestyrelsen har efter en gennemgang af sagen generelt ingen bemærkninger til, at a n-satte i ATP i forbindelse med tjenesterejser overnatter på hoteller, der er beliggende inærheden af de faciliteter, hvor møder, forhandlinger m.v. med relevante samarbejds-partnere finder sted. Bestyrelsen lægger således vægt på, at ATP’s medarbejdere i fo r-bindelse med udlandsophold er i stand til effektivt at varetage deres opgaver for ATP.Sagen giver således ikke generelt bestyrelsen anledning til bemærkninger til ATP’s rej-sepolitik eller til retningslinjerne for fortrolighed, gaver om invitationer, repræsentationog interessekonflikter. Bestyrelsen finder, at retningslinjerne er udtryk for en saglig for-valtning i forhold til de opgaver, som ATP skal løse. Bestyrelsen har dog anmodetATP’s ledelse om at præcisere de gældende retningslinjer for hotelophold således, atder i relation til hotelovernatninger fremadrettet vil gælde en beløbsgrænse.Bestyrelsen finder det uheldigt, at der i et konkret tilfælde fejlagtigt ikke er sket opkræv-ning af de for ATP uvedkommende udgifter. Bestyrelsen har dog noteret sig, at denneopkrævning nu har fundet sted, og at der efter det oplyste nu er implementeret et elek-tronisk system, der understøtter processerne i forbindelse med sådanne afregninger.

1. Baggrund

2. ATP’s administration

3. Aktindsigtens forløb

4. BT’s omtale af sagen

5. Vurdering af de rejste forhold

6. ATP’s administrationsomkostninger

7. Revisionens gennemgang af omkostninger i ATP koncernen

8. Konklusion