KOU, Alm.del - 2011-12 - Endeligt svar på spørgsmål 124: Spm. om en kort gennemgang af (minimums)rammerne for den kommunale administrations information og bistand til medlemmer af en kommunalbestyrelse, til økonomi- og indernrigsministeren

Folketingets Kommunaludvalg har den 30. marts 2012 stillet følgendespørgsmål nr. 124 (Alm. del) til økonomi- og indenrigsministeren, som hermedbesvares.Spørgsmål nr. 124:”Vil ministeren kort gennemgå (minimums)rammerne for den kommunaleadministrations information og bistand til medlemmer af enkommunalbestyrelse? herundera. gennemgå de minimumsrammer for information og bistand som med-lemmer, der tilhører et mindretal i en kommunalbestyrelse, har krav påb. gennemgå de rettigheder medlemmer af en kommunalbestyrelse har iforhold til at få besvaret spørgsmål af den kommunale administrationc. gennemgå gældende tidsfrister for den kommunale administrationsservicering af kommunalbestyrelsens medlemmer.”

Svar:Kommunalbestyrelsesmedlemmer har efter kommunestyrelsesloven en rækkerettigheder til information og bistand. Visse af disse rettigheder har sammen-hæng med kommunalbestyrelsens møder og beslutninger, jf. herom nedenforpkt. 1, mens andre vedrører retten til indsigt i kommunale oplysninger i øvrigt,jf. herom nedenfor pkt. 2. De under pkt. 1 og 2 omtalte rettigheder følger afkommunestyrelsesloven og er ikke afhængig af beslutninger truffet af kommu-nalbestyrelsen (flertallet).Udover de under pkt. 1 og 2 omtalte rettigheder har kommunalbestyrelsen mu-lighed for ved en flertalsbeslutning at udvide rammerne for kommunalbestyrel-sesmedlemmernes adgang til information og bistand eller ydelse af godtgørel-se for nærmere bestemte udgifter, jf. herom nedenfor pkt. 3. Det følger af al-mindelige forvaltningsretlige principper om lighed og saglighed, at en sådanbeslutning i givet fald skal omfatte alle kommunalbestyrelsens medlemmer.I det omfang der gælder – eller kan fastsættes – tidsfrister for kommunalbesty-relsesmedlemmernes adgang til information mv., er dette omtalt i forbindelsemed nedenstående gennemgang.1. Adgang til information i forbindelse med kommunalbestyrelsens og udval-genes møder1.1. Dagsorden og sagsmaterialeDet følger af kommunestyrelseslovens § 8, stk. 4, 1. pkt., at dagsorden så vidtmuligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder skal udsendes

til medlemmerne, samt at det fornødne materiale – jf. herom nedenfor, pkt.1.2. – til bedømmelse af de sager, der er optaget på kommunalbestyrelsensdagsorden så vidt muligt skal være tilgængeligt for medlemmerne mindst 3hverdage inden mødet i kommunalbestyrelsen. Medlemmerne har med de be-grænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, ret til at gen-nemse det fremlagte materiale sammen med personer, der ikke er medlem afkommunalbestyrelsen, jf. kommunestyrelseslovens § 8, stk. 4, 2. pkt.Det følger af kommunestyrelseslovens § 20, stk. 3, 3. pkt., at der forud for ud-valgenes møder udsendes en dagsorden. Der er ikke i loven fastsat en tidsfristherfor, men det følger af almindelige kommunalretlige grundsætninger, atdagsorden og det fornødne materiale – jf. herom nedenfor pkt. 1.2. – skal væ-re tilgængeligt så betids, at medlemmerne har en rimelig tid til at forberede de-res stillingtagen.1.2. OfficialprincippetDet følger af almindelige kommunalretlige grundsætninger, at der ved behand-lingen af en sag i kommunalbestyrelsen/udvalg skal foreligge det oplysnings-materiale, der er nødvendigt for, at medlemmerne kan træffe deres beslutningpå et forsvarligt grundlag. Spørgsmål om, hvorvidt der foreligger tilstrækkeligeoplysninger i en sag, afgøres inden for lovgivningens rammer endeligt afkommunalbestyrelsen/udvalget. Udvalgene må i denne sammenhæng respek-tere økonomiudvalgets og borgmesterens beføjelser med hensyn til tilrette-læggelsen af administrationens arbejde.Hvis et kommunalbestyrelsesmedlem mener, at det foreliggende materiale eråbenbart utilstrækkeligt som beslutningsgrundlag, kan medlemmet stille for-slag om, at der tilvejebringes nærmere bestemte oplysninger, eller at sagenundergives (fornyet) udvalgsbehandling med henblik på at få belyst sagen. Så-fremt et sådant procedureforslag forkastes, kan den pågældende i givet faldstemme imod eller undlade at stemme for beslutningen med den begrundelse,at beslutningsgrundlaget er utilstrækkeligt, samt forlange at få tilført beslut-ningsprotokollen en bemærkning herom.1.3. InitiativrettenReglerne om kommunalbestyrelsesmedlemmernes såkaldte initiativret findes ikommunestyrelseslovens § 11, stk. 1, hvorefter ethvert medlem af kommunal-bestyrelsen for denne kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anlig-gender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Efter bestemmelsenskal udvalgene og kommunalbestyrelsens formand meddele kommunalbesty-relsen de oplysninger, denne forlanger. Kommunalbestyrelsen kan fastsætteen frist for afgivelsen af oplysningerne. Efter almindelige kommunalretligegrundsætninger skal oplysningerne være korrekte, ligesom de ikke må værevildledende.Bestemmelsen giver i et vist omfang medlemmet krav på, at der tilvejebringesoplysninger om en sag. Initiativretten giver således et medlem en adgang til atforlange, at et udvalg meddeler kommunalbestyrelsen de oplysninger om be-stemte anliggender inden for udvalgets område, som er nødvendige for, atkommunalbestyrelsen og dermed det enkelte medlem kan afgøre, om forvalt-ningen på det pågældende område er lovlig og i overensstemmelse med derammer, som kommunalbestyrelsen har udstukket. Et medlem kan dog ikke i

denne forbindelse kræve, at forvaltningen eller et udvalg tilvejebringer bestem-te, nye oplysninger i sagen.Kommunalbestyrelsesmedlemmer har endvidere krav på i rimeligt omfang atmodtage en fornøden teknisk bistand fra forvaltningen til den nødvendige be-løbs- og kontomæssige specifikation af et ændringsforslag til kommunens års-budget og flerårige budgetoverslag.Endvidere kan ethvert medlem af et udvalg i medfør af kommunestyrelseslo-vens § 22, stk. 3, indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed forudvalget, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger.Udvalget kan fastsætte en frist for afgivelsen af oplysningerne, som efter al-mindelige kommunalretlige grundsætninger skal være korrekte og ikke vildle-dende.2. Ret til indsigt i kommunale oplysninger i øvrigt2.1. SagsindsigtDet følger af kommunestyrelseslovens § 9, stk. 1, at ethvert medlem af kom-munalbestyrelsen har ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form fo-religger i kommunens administration (retten til sagsindsigt). Medlemmet behø-ver ikke i forvejen at kende til de omhandlede sager eller dokumenter, men haradgang til indsigt i en ubestemt flerhed af sager, herunder interne dokumenter.Begæringen om sagsindsigt skal rettes til borgmesteren, der kan begrænseretten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition,eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholds-mæssigt store vanskeligheder, jf. kommunestyrelseslovens § 9, stk. 3. Borg-mesteren er i sin adgang hertil undergivet kommunalbestyrelsens beslutnin-ger.Det følger af kommunestyrelseslovens § 9, stk. 4, at ethvert medlem har ret tilefter anmodning at få tilsendt kopi af materiale, som medlemmet har ret tilsagsindsigt i. Kommunalbestyrelsen kan dog fastsætte nærmere retningslinjerfor udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder begrænsningeri retten hertil, når dette findes nødvendigt.Retten til sagindsigt vedrører alene eksisterende materiale, og det enkeltekommunalbestyrelsesmedlem har ikke krav på, at der tilvejebringes nyt mate-riale.2.2. Særlige rettigheder vedrørende oplysninger om kommunens økonomiDet følger af kommunestyrelseslovens § 42 b, at borgmesteren skal sørge for,at revisionens beretninger udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmersenest 7 dage efter modtagelsen, ligesom der hvert kvartal skal udarbejdes enlikviditetsoversigt, der skal forelægges for medlemmerne af kommunalbesty-relsen senest 1 måned efter opgørelsen, jf. budget- og regnskabssystem forkommuner.Endvidere skal der hvert kvartal udarbejdes en økonomisk oversigt på detspecialiserede sociale område, dvs. udsatte børn og unge, udsatte voksne oghandicappede, som skal forelægges for medlemmerne af kommunalbestyrel-

sen senest en måned efter opgørelsen, jf. budget- og regnskabssystem forkommuner.Det følger af kommunestyrelseslovens § 42 c, stk. 1 og 2, at revisionens års-beretninger eller delberetninger skal forelægges mundtligt for kommunalbesty-relsen, når mindst en fjerdedel af medlemmerne anmoder herom, og at borg-mesteren fastsætter tid og sted herfor. Der gælder ikke nogen frist herfor, mendet antages, at det påhviler borgmesteren at søge forelæggelsen afholdt såhurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen herom. Det følger afkommunestyrelseslovens § 42 c, stk. 2, at borgmesteren sørger for, at der såvidt muligt senest 4 hverdage inden revisionens forelæggelse udsendes enindkaldelse til kommunalbestyrelsens medlemmer, og at det fornødne materia-le til forelæggelsen så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne senest 3hverdage inden mødet.2.3. Ret til at få tilsendt dagsordener og beslutningsprotokol samt sagsmateria-le fra udvalg, som det pågældende kommunalbestyrelsesmedlem ikke selver medlem af.Det følger af kommunestyrelseslovens § 20, stk. 6, at et kommunalbestyrel-sesmedlem med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler omtavshedspligt, har ret til efter anmodning at få tilsendt dagsordener og udskrif-ter af beslutningsprotokoller, der udsendes til medlemmer af udvalg, som denpågældende ikke er medlem af samt, efter anmodning i det enkelte tilfælde atfå tilsendt sagsmateriale i samme omfang som udvalgets medlemmer.

3. Information og bistand i øvrigtOvenfor under pkt. 1 og 2 er omtalt en række lovbestemte rettigheder forkommunalbestyrelsesmedlemmer. Herudover følger det af kommunestyrelses-lovens § 8, stk. 5, 1. pkt., at kommunalbestyrelsen kan beslutte, at medlem-merne skal have tilsendt sagsmateriale til brug for behandlingen af sagerne,herunder eventuelle sagsbeskrivelser og indstillinger, lige som hvert enkeltstående udvalg som led i tilrettelæggelsen af sit arbejde kan beslutte, at ud-valgsmateriale skal udsendes til eller stilles til rådighed for udvalgsmedlem-merne, jf. herved kommunestyrelseslovens § 20, stk. 3, 1. pkt., hvorefter ud-valgene selv fastsætter deres forretningsorden.Herudover kan kommunalbestyrelsen efter kommunestyrelseslovens § 8, stk.5, 2. pkt., som led i en generel drøftelse af medlemmernes behov for informa-tion og bistand fra administrationen beslutte, om og på hvilken måde med-lemmerne kan forlange, at der til brug for behandlingen af sagerne tilvejebrin-ges oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administrationen.Såfremt kommunalbestyrelsen giver medlemmerne mulighed for at få indhen-tet eller tilvejebragt yderligere oplysninger, skal det sikres, at alle medlemmerhar lige adgang til oplysningerne.Endelig kan kommunalbestyrelsen efter kommunestyrelseslovens § 16,stk. 11, 2. pkt., beslutte at godtgøre udgifter, som er forbundet med kommu-nalbestyrelsesmedlemmernes deltagelse i møder m.v. som led i det kommu-