Kære Christian Friis Bach!Tak for din telefoniske henvendelse til mig fredag eftermiddag, hvorunder du oplysteblandt andet, at du var blevet orienteret om den indrapportering til Rigsrevisionen af ensåkaldt C-sag, som Udenrigsministeriet har foretaget i efteråret 2011.Du har ligeledes drøftet sagen telefonisk fredag eftermiddag med formanden forbestyrelsen for Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder,ambassadør Ole Lønsmann Poulsen, og formanden for bestyrelsen for Institut forMenneskerettigheder, overlæge Ole Hartling.Du har bedt om en orientering om sagen. Jeg drøftede sent fredag eftermiddag sagenmed de to bestyrelsesformænd, som jeg løbende har været i tæt kontakt med, herunder iløbet af weekenden. Der er på baggrund af telefonsamtalerne tre centrale forhold, sommå præciseres fra starten.For det første er det meget væsentligt at fastslå, at der intet grundlag er for at antage, atder har været tale om uregelmæssigheder i forbindelse med anvendelse afbistandsmidler eller øvrige bevillinger fra Udenrigsministeriet og andre donorer. Der ertale om, at projekttab ikke er blevet udgiftsført i de relevante regnskabsår. Det betyder, atcenterets samlede regnskab i en længere årrække ikke har været retvisende. Det erstærkt kritisabelt, men der er ikke tale om anvendelse af projektbevillinger tiluvedkommende formål. Ingen har i øvrigt opnået, eller søgt at opnå, nogen form forpersonlig vinding.For det andet reagerede instituttet prompte og med inddragelse af alle relevanteinstanser, da vi fik færten af fejl i årsregnskaberne. En intern undersøgelse blev iværksat10. marts 2011. Udenrigsministeriet blev orienteret 11. april 2011. Centerbestyrelsen blevorienteret 12. april 2011. Rigsrevisionen blev orienteret 13. april 2011. Rigsrevisordrøftede sagen med formanden for centerbestyrelsen 5. maj 2011. Instituttet anmodede15. juni 2011 PricewaterhouseCoopers om bistand til at kontrollere oprydningen. Der har

hele vejen igennem været fuld åbenhed om sagen over for Udenrigsministeriet ogRigsrevisionen, som har været tæt inddraget i oprydningsarbejdet.For det tredje har instituttet siden foråret 2010 arbejdet systematisk med at styrke deinterne forretningsgange og procedurer for at forbedre instituttets økonomistyring.Instituttet har således i efteråret 2010 med bistand fra PricewaterhouseCoopersgennemført en analyse af økonomistyringen i instituttet, hvorefter en række initiativer eriværksat og gennemført, mens andre fortsat står foran os. Der fokuseres på en sundøkonomistyringskultur, ligesom øgede ressourcer og kompetencer løbende ertilvejebragt.Du har i sagens natur ikke haft mulighed for at følge sagen siden marts 2011, og selv omdu først sent er blevet gjort opmærksom på sagen, så har der været taget godt fat omden fra starten. Det er en alvorlig sag, men den er håndteret fuldstændig efter bogen ogmed inddragelse af alle relevante instanser.

Oprydningen i sagen

Den 10. marts 2011 blev jeg orienteret om, at der tilsyneladende var problemer med denregnskabsmæssige behandling af udestående fordringer og tab knyttet til en rækkeprojekter. Administrationen kom omkring ultimo februar 2011 på sporet af en rækkeuregelmæssigheder, som i parentes bemærket senere viste sig at strække sig helt tilbagetil 1997. Jeg iværksatte øjeblikkeligt en intern undersøgelse, som efter cirka tre ugerblotlagde, at en række tab på projekter ikke var blevet regnskabsført i de relevanteregnskabsår.I første fase af oprydningen indtil juni 2011 var der fokus på gennemgang af en rækkekonkrete projekter, men i slutningen af juni besluttede jeg efter rådgivning fraPricewaterhouseCoopers at iværksætte en bredere og tilbundsgående undersøgelse.Instituttets og centerets medarbejdere har således i løbet af 2011 gennemgået samtligeigangværende projekter med bevægelser i 2011 samt projektrelaterede balanceposter.Det har efter gennemførelsen af dette betydelige oprydningsarbejde, der har strakt sig framarts 2011 til oktober 2011 vist sig, at der er i perioden 1997-2008 på 14 forskelligeprojekter er opstået tab på i alt 3,2 mio. kr. Tabene er hver for sig ikke usædvanlige, dader er tale om manglende betaling af tilgodehavender, valutakurstab og merforbrugnavnlig af arbejdstid. Der er ikke siden skjult yderligere tab, men de gamle tab forblevbeklageligvis skjulte, indtil sagen blev afdækket internt i marts 2011.Når jeg tør fastslå, at der ikke er tale om anvendelse af midler til andet end bevilgedeformål, skyldes det, at mine medarbejderes gennemgang af instituttets økonomi harværet revideret af PricewaterhouseCoopers og Rigsrevisionen. Jeg besluttede, så vidtjeg husker i maj 2011, at den interne gennemgang af økonomien skulle underkastesekstern revision, således at vi opnåede sikkerhed netop for, at modtagne bevillinger ikkevar anvendt til uvedkommende formål. PricewaterhouseCoopers blev derfor, da tiden varmoden dertil, kontaktet 15. juni 2011 med henblik på at kontrollere oprydningen.

PricewaterhouseCoopers rådede mig i slutningen af juni til at udvide undersøgelsen, somderefter afsluttedes i oktober 2011. PricewaterhouseCoopers var, bortset fra en enkeltkorrektion, enig i mine medarbejderes opgørelser samt værdiansættelser.PricewaterhouseCoopers gennemgang blotlagde ikke tilfælde af anvendelse af midler tiluvedkommende formål.Rigsrevisionen har fulgt sagen tæt under hele processen. Efter orienteringen 13. april2011 og formandens frokost med rigsrevisor 5. maj 2011, gik Rigsrevsionen tæt ind isagen dels i forbindelse med et møde i slutningen af maj 2011, dels i forbindelse medden videre planlægning af oprydningsarbejdet i slutningen af juni 2011. I forbindelse medden årlige revision, der hen over årsskiftet 2011-2012, og som i denne omgang har væretsærlig omfattende, har Rigsrevisionen i sagens natur haft adgang til al materiale.Rigsrevisionens skriftlige beretning foreligger endnu ikke, men på møde i torsdags 12.januar 2012 orienterede Rigsrevisionen mig mundtligt om sine hovedkonklusioner.Rigsrevisionen bekræftede direkte adspurgt, at der ikke var konstateret tilfælde afanvendelse af midler til uvedkommende formål. Jeg er ikke bekendt med, hvordanRigsrevisionen vil formulere sig på skrift, men på mødet blev det udtrykt på den måde, atder ikke var konstateret tegn på, at instituttet i de enkelte projekter havde ”snydt påvægten”.Det er med meget betydelig beklagelse, ja reelt bestyrtelse, at jeg har bevidnetoptrevlingen af denne sag med tråde 14 år tilbage i tiden. Jeg finder imidlertid trøst i detforhold, at det var instituttets nuværende medarbejdere, der opdagede fejlene ogomgående gjorde anskrig, ligesom det er beroligende, at hverkenPricewaterhouseCoopers eller Rigsrevisionen som sagt har haft anfægtelser over foroprydningsarbejdet eller fundet tab, som instituttets interne undersøgelse ikke alleredehavde identificeret.

Inddragelsen af Udenrigsministeriet og Rigsrevisionen

Jeg forstod vores telefonsamtale i fredags således, at Udenrigsministeriet indberettedesagen til Rigsrevisionen efter modtagelsen af PricewaterhouseCoopers notat af 18.oktober 2011, og at det skyldtes beskrivelsen af tilsyneladende bevidst parkering af tab.Jeg forstod desuden, at du gerne havde set, at instituttet havde offentliggjort sagen eftermodtagelsen af PricewaterhouseCoopers notat af 18. oktober 2011.Både jeg og de to formænd anerkender, at sagen kunne have været offentliggjorttidligere, men hverken Udenrigsministeriet, Rigsrevisionen eller centerbestyrelsen harstillet forslag om at offentliggøre sagen. Bestyrelsen vedtog at indføre en note iårsregnskabet for 2010. Vi har fokuseret på at rydde op og afvente Rigsrevisionenstilbagemelding på udført revision

Vi støtter gerne udviklingen af større åbenhed om sager af denne art, hvorfor vi harbesluttet i dag at offentliggøre dette brev på instituttets hjemmeside. Det kan i øvrigt tjenesom en passende markering af, at oprydningsarbejdet er afsluttet.Jeg må imidlertid minde om, at PricewaterhouseCoopers notat ikke var en start, mensnarere en foreløbig afslutning på oprydningen. Det var ikke PriceWaterhouseCoopers,der blotlagde forholdene, og det var i oktober 2011 ingen nyhed, at projekttab havdeværet parkeret i strid med alle standarder. Det var netop den skjulte parkering af tabene,der havde vanskeliggjort opdagelsen og oprydningen.Udenrigsministeriet og Rigsrevisionen blev endvidere som nævnt orienteret om sagentilbage i april 2011, ligesom jeg naturligvis har forelagt sagen for bestyrelsen for DanskCenter for Internationale Studier og Menneskerettigheder, der har ansvaret for centeretsårsregnskab. Formanden for centerbestyrelsen tog umiddelbart efter at være informeretom sagen kontakt til både rigsrevisor og Udenrigsministeriet. Jeg er ikke bekendt med,hvorfor Udenrigsministeriet først har indberettet sagen til Rigsrevisionen i efteråret.Under hele undersøgelsesfasen har jeg været i løbende kontakt med såvel centerets sominstituttets bestyrelsesformand, ligesom sagen har været drøftet i centerbestyrelsen i 12.april 2011, 21. juni 2011, 27. september 2011 og senest 13. december 2011.Centerbestyrelsen har således fulgt sagen tæt samt støttet det krævende arbejde med atrydde op i fejl begået over en periode på 14 år.Rigsrevisionen var meget grundigt orienteret om og inddraget i sagen længe førministeriets indberetning i efteråret 2011. Blandt andet havde centeretsbestyrelsesformand den 5. maj 2011 et længere frokostmøde med rigsrevisor HenrikOtbo, hvorunder sagen blev drøftet. Der har været en meget tæt kontakt medRigsrevisionens embedsmænd under hele undersøgelsesprocessen.Rigsrevisionen bekræftede nu den 12. januar 2012 mundtligt over for mig, at den hellerikke havde grundlag for at anfægte mine medarbejderes oprydningsarbejde. Jeg kanderfor nu anse det tilbageskuende oprydningsarbejde for endeligt afsluttet.

Fremadrettede initiativer

Instituttet har navnlig siden foråret 2010 arbejdet systematisk med at styrke de interneforretningsgange og procedurer for at styrke instituttets økonomistyring. Jeg har, ligesomden øvrige ledelse, fokus på at sikre tilstedeværelsen af en sund økonomistyringskultur iinstituttet. Instituttet har således i efteråret 2010 med bistand fraPricewaterhouseCoopers gennemført en analyse af økonomistyringen i instituttet,hvorefter en række initiativer er iværksat og gennemført, mens andre fortsat står foran os.Dette arbejde er iværksat før denne sag blev opdaget, men det er åbenbart, at fokus påøkonomistyring og regnskabsaflæggelse er skærpet som følge af sagen. Det er minopfattelse, at instituttet er på rette vej.

Da PricewaterhouseCoopers afsluttede gennemgangen af oprydningsarbejdet udtaltes inotat af 18. oktober 2011 blandt andet:”Det er vores konklusion på baggrund af det udførte arbejde og vores stikprøvevisegennemgang heraf, at der er foretaget et grundigt oprydningsarbejde, og at der foreliggeren fornuftig værdiansættelse af de igangværende projekter.Det er endvidere vores opfattelse, at der med de igangværende ændringer i de interneforretningsgange og procedurer, er sket en væsentlig forbedring, der bør tilsikre mod engentagelse af de konstaterede fejl.”Udenrigsministeriet har løbende været behjælpeligt med at afklare og drøfte forskelligeforhold. Det gælder ikke mindst i forbindelse med de tilsynsbesøg, ministeriet hargennemført i 31. oktober 2011 og 3. november 2011 (KVA) samt 4. november 2011(ØKO). I tilsynsrapporten gav ministeriet efterfølgende udtryk for det ”prisværdigearbejde” udført med oprydningen. Ministeriet har i forbindelse med tilsynet fået forelagt ogdeltaget i drøftelse af de iværksatte og påtænkte initiativer. Det samme gælderRigsrevisionen, der har indgået i en konstruktiv dialog med instituttet om den vanskeligesituation, denne sag har placeret instituttet i. Rigsrevisionens skriftlige rapport afventes iskrivende stund.En sag som den foreliggende giver naturligvis anledning til betydelig refleksion ogefterrationalisering. En væsentlig indsats består i vedholdende at arbejde medtilstedeværelsen af en sund økonomistyringskultur, idet ingen forretningsgang ellerprocedure yder absolut sikkerhed mod fejl.Der er i denne sag - som i så mange andre tilfælde - begået menneskelige fejl. For detførste ved at undlade at afslutte projekter, selv om tab endeligt kunne konstateres. Fordet andet ved i forbindelse med afslutningen af årsregnskab at ompostere konstateredetab til andre projekter - og endda i nogle tilfælde at flytte tabet fra projekt til projekt,herunder ved at parkere tab på fiktive projekter, hvis eneste formål har været at fungeresom parkeringsplads for projekttab. Dermed er en økonomisk byrde skubbet ud ifremtiden, og de gamle projekttab må nu tabsføres i 2011-årsregnskabet.Det er klart, at noget sådant aldrig burde være sket, og at det burde have været opdagetlangt tidligere. Jeg må fokusere på nutiden og mit ansvar for i samarbejde medbestyrelsen at sikre de fornødne ressourcer og kompetencer til gennemførelse af depassende processer, nødvendige kontrolforanstaltninger, dækkende tilsyn og grundigerevisioner, som er påkrævede for at undgå gentagelser af sådanne og andre graverendefejl.Instituttet og centeret har således de seneste år gennemført en i række initiativer til atforbedre økonomistyring og regnskabsaflæggelse. Instituttets administration er ved atgøre status over indsatsen i 2011 med henblik på at præcisere og planlægge arbejdet i2012 i lyset også af Rigsrevisionens kommende rapport. Udenrigsministeriet vil snarestblive nærmere orienteret om status for dette arbejde.