Tilgængelighedsudvalgets beretning nr. 15

Til Kulturudvalgets orientering fremsendes herved Tilgængelighedsudvalgets rapportnr. 15 om vurdering af praksis på tilgængelighedsområdet i perioden 1.1.2009-31.12.2009.Tilgængelighedsudvalget er nedsat i henhold til § 39 i arkivloven. På baggrund af en år-lig rapport fra rigsarkivaren skal udvalget vurdere praksis på tilgængelighedsområdetog sikre, at den politiske intention om størst mulig åbenhed efterleves i forvaltningen afarkivloven. Det er blevet fast praksis, at kulturministeren orienterer Folketingets Kul-turudvalg om Tilgængelighedsudvalgets årlige beretninger og om de foranstaltninger,som beretningen evt. måtte have givet anledning til.Kulturministeriets generelle indtryk af Tilgængelighedsudvalgets beretning 15 er, atvaretagelsen af de offentlige arkivalier fortsat er inde i en god udvikling for så vidt an-går afleveringspraksis, omfanget af fristforlængelser og behandlingen af dispensations-ansøgninger.AfleveringsplanenStatens Arkiver har i 2008 forlænget fristen for aflevering af arkivalier dækkende peri-oden 2006-2010 med 2 år. Det indebærer, at over 20 år gamle statslige papirarkivalierførst i 2012 enten vil være afleveret eller under aflevering. Udvalget har taget forlæn-gelsen af fristen til efterretning.Der pågår et internt udvalgsarbejde mellem Statens Arkiver og forsvarets myndighederom kassation af arkivalier for perioden 1957-2002. Udvalget vil følge udviklingen i dettearbejde.Udvalget følger fortsat udviklingen i den digitale opbevaring og samspillet med kassati-onspolitikken.

FristforlængelserI modsætning til de forudgående år er der i 2009 fastsat længere tilgængelighedsfristerfor arkivalier fra PET-kommission, Nationalbanken og Miljøministeriet. Disse forlæn-gelser har imidlertid ikke affødt bemærkninger fra udvalget.SagsbehandlingstiderUdvalget konkluderer, at gennemsnittet af sagsbehandlingstiderne i adgangssager ertilfredsstillende, uagtet at der kan konstateres en stigning i den gennemsnitlige be-handlingstid fra 4,5 dage i 2008 til 8,6 dage i 2009. Samtidig er den gennemsnitlige be-handlingstid i sager, der kræver samtykke fra andre myndigheder i samme periode fal-det fra 43,7 dage til 22,3 dage.I modsætning til tidligere har Statens Arkiver i sin rapport ikke oplyst hvilke myndig-heder, der overholder og hvilke myndigheder, der ikke overholder sagsbehandlingsti-derne. Derfor har udvalget anmodet om at disse oplysninger medtages i næste rapporttilligemed med oplysninger om overskridelsernes længde.Kulturministeriet er enigt i, at det er vigtigt for at sikre størst mulig åbenhed, at myn-dighederne overholder fristerne for sagsbehandlingstiden. Ministeriet noterer sig, atudvalget ønsker fornyet fokus på området.Vejledning ved afslag på ansøgningerUdvalget er bibragt indtryk af, at Statens Arkiver har ydet en god vejledning i forbin-delse med ansøgninger, der ikke umiddelbart har kunnet imødekommes, hvilket harmedført, at en del fuldstændige afslag derved har kunnet undgås.