KUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 68: Orientering om Tilgængelighedsudvalgets beretning nr. 15, fra kulturministeren

UDVALGETS OVERVEJELSER.....................................................................A. Statens Arkiver1. Afleveringspraksis ...........................................................................................1.1. Statens arkivers afleveringsplan for 2006-2010 ...............................1.2. Statens Arkivers kassationsbestemmelser.........................................2. Forhandlinger om fristforlængelser .................................................................2.1. PET-kommisionens retsbøger ...........................................................2.2. Nationalbanken .................................................................................2.2.a. Papirarkivet.......................................................................................2.2.b.Det elektroniske arkiv 2002-2009.....................................................2.3. Miljøstyrelsen ...................................................................................3. Praksis vedrørende dispensationer ...................................................................3.1. Sagsbehandlingstider i Statens Arkiverog hos myndigheder..........................................................................3.2. Tilladelser og afslag..........................................................................3.3. Enkeltsager om dispensation ............................................................4. Særlige områder ...............................................................................................4.1. Offentlighedskommisionen...............................................................4.2. Spørgsmål om arkivadgang i forbindelsemed forskning i den kolde krigs historie ..........................................

Udvalget kan anmode om supplerende oplysninger om sagsbehandlingen fra Statens Arkiver og kansom led i den årlige rapportering kommentere enkeltsager af principiel interesse. En repræsentantfra Statens Arkiver kan deltage i udvalgets møder med henblik på at kunne give udvalget denødvendige oplysninger i relation hertil.På baggrund af udvalgets drøftelser afgives en årlig beretning til kulturministeren.Udvalgets virksomhed omfatter statens arkiver og de kommunale arkiver.Statens Arkiver har udarbejdet Rapport XVII om tiden fra den 1. januar 2009 til den 31. december2009. Rapporten omhandler såvel Statens Arkiver som de kommunale arkiver.Rapporten har dannet grundlag for udvalgets arbejde med Beretning 15.Udvalget har i perioden fra januar 2010 til afgivelsen af Beretning 15 afholdt to møder, hvoraf3

Statens Arkiver oplyser endvidere i Rapport XVII, at der i 2010 vil være opnået overensstemmelsemellem den almindelige tilgængelighedsfrist på 20 år og afleveringstidspunktet, således at statsligemyndigheders arkivalier som altovervejende hovedregel vil være afleveret til Statens Arkiver, før deer 20 år gamle med de undtagelser i form af udskudt aflevering, der besluttes i medfør afbestemmelserne herom.Særligt for så vidt angår opbevaring af statslige papirarkivalier oplyste Statens Arkiver i forrigeRapport XVI, at afleverings- og aktivitetsplanen i forbindelse med resultatkontrakten for 2009-2012var blevet forlænget med to år, og at der i næste aktivitetsplanperiode fra 2013 stadig ville være enrække papirarkivalier mere end 20 år gamle i en række myndigheders varetægt. Ingen af disse villeimidlertid overskride arkivlovens afleveringsfrist på 30 år.Rigsarkivaren har på et møde med Tilgængelighedsudvalget nærmere oplyst herom, at der somfølge af den nu efterhånden gennemførte digitalisering af forvaltningen kan spores et stærkereønske hos myndighederne om at aflevere selv forholdsvis nye papirarkivalier. Det er derfor StatensArkivers indtryk, at den varslede forlængelse med to år af indhentningen af over 20 år gamlearkivalier ikke vil få effekt, men at over 20 år gamle statslige papirarkivalier er afleveret ellerafleveringen er under gennemførelse ved udgangen af 2012. Dette gælder dog ikke, når der pågrund af modstående hensyn (stadig administrativ brug, videnskabelige samlinger, klassificeretmateriale) er aftalt en længere afleveringsfrist. I løbet af fem år vil kommunerne være færdige medat aflevere papirarkivalier inden for de store sagsområder, f.eks. socialforvaltning. For statsligemyndigheder vil tidshorisonten være ca. ti år.Udvalget har taget Statens Arkivers oplysninger om forlængelsen af afleveringsplanen 2006-2010til efterretning.

Det anførte gælder ikke for de kommunale arkivalier. Kommunalbestyrelserne kan besluttet atbevare arkivalier i videre omfang end fastsat af rigsarkivaren. Kommunernes repræsentant haroplyst, at kommunerne følger den nationale bevaringstrategi, selvom de ikke har nogenafleveringspligt til staten.Udvalget har tidligere udtalt, at Statens Arkivers opgave må være at bevare de mest værdifuldearkivalier, og at der bør være rimelige bevarings- og kassationsbestemmelser. Udvalget har dogflere gange drøftet det forhold, at myndighederne kan have et ønske om at bevare ellers kassabeltmateriale med oplysninger om forhold af historisk og samfundsmæssig betydning.En af forskningens repræsentanter i Tilgængelighedsudvalget har anført, at det ikke er til at forudse,hvilke oplysninger eftertiden vil anses for væsentlige. Der er i dag en større risiko end tidligere for,at eftertiden vil miste værdifulde oplysninger om for eksempel politiske eller biologiske forhold.Som eksempel er anført oplysninger fra sundhedsplejen til brug for forskningen i børnefedme.Statens Arkiver fører ikke en egentlig statistik eller anden måling over arten af udlånt materiale,men har tidligere oplyst, at der typisk er særlig efterspørgsel på emner, der er til samfundsmæssigdebat. Sager fra besættelsestiden påkalder sig også generelt opmærksomhed. Den 1. november 2009igangsattes et elektronisk bestillingssystem, foreløbigt gældende for udlån fra Rigsarkivet ogLandsarkivet For Sjælland. Systemet vil kunne give data om benyttelsesfrekvensen for deforskellige arkivalier på længere sigt.For så vidt angår de enkelte myndigheders opbevaring af kassabelt materiale oplyste StatensArkiver i forrige beretning, at en myndighed kan beholde arkivalier, så længe den ønsker, såfremtder er behov for det af administrative grunde. Længden af dette tidsrum afgøres alene afmyndigheden, og det retter Statens Arkiver sig efter. Det gælder kun materiale inden formyndighedens ressort, og kun så længe materialet anvendes til det formål, det er bestemt til.Udvalget har noteret sig dette.Særligt vedrørende kassation af forsvarets myndigheders arkivalier for perioden under og efter denkolde krig blev der i beretningsåret 2008 stillet et folketingsspørgsmål af FolketingetsForsvarsudvalg på baggrund af et indlæg i Weekendavisen af brigadegeneral og historiker MichaelH. Clemmensen, der anførte, at Statens Arkiver destruerer al viden om Danmarks militær efter1957, så kommende historieforskere ikke har noget grundlag at forske videre på. Forsvarsministerensvarede, at det selvfølgelig er vigtigt ikke at afskære eftertiden fra at forske i forsvarets rolle i ogaktiviteter under den kolde krig. Vurderingen, om arkivalier skal opbevares eller kasseres, sker påbaggrund af regler udstedt af Statens Arkiver. I erkendelse af at der kunne være et behov for atgennemgå de bestående kassationsregler anmodede Forsvarskommandoen i marts 2008 forsvaretsmyndigheder om at undlade at kassere arkiver indtil videre. Der blev endvidere aftalt et mødemellem forsvaret og Statens Arkiver ultimo april 2008 med henblik på at drøfte spørgsmålet omopbevaring af arkivalier for perioden 1957-2002. Statens Arkiver og Forsvarskommandoen aftalte atsætte kassationen i bero, indtil Forsvarskommandoen kom med sin redegørelse, som forventedesfærdig i april 2011.Rigsarkivaren har på et møde i udvalget oplyst, at Statens Arkiver ikke deltager i udvalgsarbejdet,som efter de for Rigsarkivet foreliggende oplysninger er et internt udvalg inden for forsvaret.Rigsarkivet har heller ikke modtaget nogen oplysning om, hvilke overvejelser man gør sig iudvalget, eller hvor langt arbejdet er kommet. Foranlediget af Tilgængelighedsudvalgetsbemærkninger vil Statens Arkiver imidlertid tage kontakt til Forsvarskommandoen medforespørgsel om status i sagen. Når resultatet af udvalgsarbejdet foreligger, vil Statens Arkiver6

indgå bevarings-og kassationsaftaler i dialog med Forsvarskommandoen på samme måde som medandre myndigheder.Udvalget bemærker i den anledning, at udvalgsarbejdet i forsvaret om kassation af forsvaretsarkivalier vil blive fulgt.Udvalget drøftede ligeledes i forrige beretning spørgsmålet om, hvordan Statens Arkiver forholdersig til den digitale opbevaring, der er på vej, og om det vil medføre ændringer afkassationspolitikken. Statens Arkiver oplyste i den anledning, at de første masseoplysninger, somf.eks. postnumre, er arkiveret digitalt. Digitale oplysninger opbevares indtil videre i deres helhed iform af simple databaser med vedhæftede filer. Det kan dog endnu ikke betale sig at lagreoplysninger fra konkrete sager digitalt. Det er langt dyrere end papirarkivering. Arkiverne bestårogså af meget andet end papir, f.eks. billeder, lyd og video. Disse medier kræver langt mere digitalopbevaringsplads og vil fordre gennemgang og udskillelse af de bevaringsværdige dele.Rigsarkivaren har på et møde i udvalget oplyst om den nyeste udvikling inden for området, at det i2009 var praksis at bevare et systems fulde data, når systemet var bevaringsværdigt og ellerskassere hele systemet. Der kunne dog i de enkelte systemer kasseres tabeller med oplysninger, somfandtes andre steder.Ved bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerneblev der åbnet mulighed for at kassere dokumenter esdh-system for at begrænse omkostningerne tilbevaring. Statens Arkiver overvejer for tiden, om der i almindelighed bør gennemføres kassation afikke-bevaringsværdige dokumenter i esdh-systemer. For så vidt angår bevaringsværdigt materialeforlanger Statens Arkiver en arkiveringsversion enten i TIFF- eller i JSF-format, så dokumenterneforeligger i et uforanderligt format. Det er relativt dyrt at foretage konverteringen, og der går nokomkring 5 år, inden der kan gøres status. Priserne for dokumenthåndtering er dog faldende. I 2010blev der modtaget lige dele manuelle og digitale dokumenter til opbevaring.Udvalget vil følge udviklingen omkring den digitale opbevarings indflydelse påkassationspolitikken.

2.1. PET-kommissionens retsbøgerStatens Arkiver har i Rapport XVII oplyst, at Justitsministeriet ved brev af 30. september 2009anmodede om fastsættelse af en længere tilgængelighedsfrist - 60 år - for PET-kommissionensretsbøger 1999-2009. Anmodningen var begrundet i, at retsbøgerne i meget vidt omfang indeholderoplysninger om enkeltpersoners private og personfølsomme forhold og oplysninger, som det ernødvendigt at beskytte af hensyn til statens sikkerhed og Politiets Efterretningstjenestes fremtidigearbejdsmuligheder, herunder samarbejdet med udenlandske efterretningstjenester.Statens Arkiver tiltrådte den 9. oktober 2009 anmodningen om en 60 års tilgængelighedsfrist forretsbogen for 1999-2009, jf. arkivlovens § 27, stk. 1, nr. 1) - 3) og 5)-6).Den særlige tilgængelighedsfrist medfører, at der indtil 2069 alene kan meddeles adgang til PET-kommissionens retsbøger med Justitsministeriets samtykke.7

PET-kommissionens 16 bind lange beretning er offentlig tilgængelig på internettet med udførligtnavne-og sagsregister. Om forholdet mellem oplysningerne i beretningen og i retsbøgerne harRigsarkivaren på et møde i udvalget nærmere oplyst, at PET-kommissionens retsbøger, så vidtStatens Arkiver er orienteret, ikke findes på nettet. Retsbøgerne blev ifølge PET-loven afleveret tilJustitsministeriet i forbindelse med kommissionens ophævelse og af Justitsministeriet med detsamme afleveret til Rigsarkivet. Det øvrige kommissionsarkiv er afleveret direkte frakommissionen. Retsbøgerne er omfattet af en særlig, længere tilgængelighedsfrist, fordi de undervidneansvar afhørte embedsmænd har afgivet klassificerede oplysninger til kommissionen, ligesomder er afgivet andre oplysninger af fortrolig karakter. De fleste af disse oplysninger er ikke gengiveti den offentliggjorte beretning.

2.2. Nationalbanken2.2.a. PapirarkivetNationalbanken anmodede i forbindelse med afleveringen af bankens arkiv om fastsættelse af læn-gere tilgængelighedsfrister på henholdsvis 30 og 60 år for dele af arkivet, heriblandt forlængelse affristen til 30 år for Torben Fris’ embedsarkiv: arkivserie: Valutafonden og Verdensbankens møde iKøbenhavn 1970, pakke 17, og 60 år for Personale-og Organisationskontoret; arkivserie: Gagereg-lementer 1819-1975, pakke 1.Rigsarkivaren har ved breve af 23. marts 2009 og 23. oktober 2009 tiltrådt Nationalbankens an-modninger.Om baggrunden for nødvendigheden af at hemmeligholde disse oplysninger har Rigsarkivaren på etmøde i udvalget oplyst, at Nationalbankens gagereglementer er omfattet af 75 års fristen efterarkivlovens § 23, stk. 1, fordi de indeholder oplysninger om enkeltpersoners økonomiske forhold.Fristforlængelsen betyder alene, at de skal høres ved behandling af adgangssager. Der er endnu ikkemodtaget nogen forespørgsler på materialet.2.2.b. Det elektroniske arkiv 2002-2009Nationalbanken anmodede endvidere i brev af 6. oktober 2009 om forlængelse af tilgængeligheds-fristen til 60 år for arkiveringsversionen af bankens elektroniske arkiv 2002-2009, fordi der indgårdokumenter af højest fortrolig karakter, jf. arkivlovens § 27, stk. 1, nr. 2), nr. 4) og nr. 5) - 6). Ban-ken oplyste, at det på grund af den facetplan, der er anvendt til opbygning af arkivet, ikke er muligtat identificere eller på anden måde at udskille de fortrolige dokumenter uden gennemsyn af helearkiveringsversionen. Det drejer sig bl.a. om dokumenter vedrørende bankens internationale for-pligtelser, valutakurspolitik, seddelmateriale, bygningssikkerhed m.v. I forhold til konkrete spørgs-mål om tilgængelighed ville eventuelle dokumenters fortrolighed kun kunne konstateres ved gen-nemsyn af hele arkiveringsversionen, hvilket ville kræve et uforholdsmæssigt stort ressourcefor-brug.Rigsarkivaren tiltrådte den 7. oktober 2009 af de anførte grunde Nationalbankens anmodning, hvor-efter der fastsattes en tilgængelighedsfrist på 60 år for den arkiveringsversion af Nationalbankenselektroniske arkiv 2002-2009, der afleveres til Rigsarkivet.

2.3. MiljøstyrelsenMiljøstyrelsen anmodede den 18. august 2009 om fastsættelse af en tilgængelighedsfrist på 60 år foren række sagsgrupper i styrelsens journalarkiver for perioden fra 1983 og frem. Det oplystes, at detdrejer sig om godkendelsessager, der indeholder oplysninger om stofsammensætninger i plantebe-skyttelsesmidler.Ved et brev af 25. august 2009 tiltrådte rigsarkivaren anmodningen.Rigsarkivaren har over for udvalget nærmere oplyst, at baggrunden for den længeretilgængelighedsfrist til dette materiale er, at man har lagt oplysninger fra Miljøstyrelsen til grund.De første sagsgrupper omfatter godkendelsessager, som indeholder oplysninger om stof-sammensætninger i plantebeskyttelsesmidler. Der er tale om forretningshemmeligheder, der ogsåkan omfatte oplysninger om patenterede produkter, jf. arkivlovens § 27, stk. 1, nr. 5. De andresagsgrupper indeholder oplysninger om "nye stoffer", og sådanne oplysninger omfatterstofsammensætning og produktionsmetode for "Anmeldelse af nye kemiske stoffer". Der er tale omoplysninger, som ligeledes ønskes beskyttet.Rigsarkivaren oplyste generelt om forlængelse af tilgængelighedsfrister, at Statens Arkiver vurdererhver anmodning om fastsættelse af en længere tilgængelighedsfrist konkret og anmoder kunmyndigheden om at genoverveje sin anmodning i de tilfælde, hvor den er uforenelig med praksis.Tilgængelighedsudvalget tager rigsarkivarens oplysninger til efterretning.3. Praksis vedrørende dispensationer.3.1. Sagsbehandlingstider i Statens Arkiver og hos myndighederStatens Arkiver har i lighed med tidligere år oplyst, at sagsbehandlingstider og eventuelleoverskridelser heraf udregnes i det elektroniske journalsystem. I de tilfælde, hvor Statens Arkiverselv træffer afgørelse, er der en svarfrist på 15 dage. Hvis der kræves samtykke fra den afleverendemyndighed, er fristen 50 dage. Af disse 50 dage kan Statens Arkiver anvende indtil 15 dage tilarkivundersøgelser, hvorefter den berørte myndighed har indtil 30 dage til at afgive sit svar, ogStatens Arkiver har herefter indtil 5 dage til ekspedition af afgørelsen. Når samtykke skal indhentesfra den afleverende myndighed, underrettes ansøgeren herom, ligesom ansøgeren underrettes, når enmyndighed efter 30 dage ikke har truffet afgørelse i samtykkespørgsmålet. Hvis myndighedennægter samtykke, skal Statens Arkiver partshøre ansøgeren.Statens Arkiver oplyser i Rapport XVII, at den største del af ansøgningerne er behandlet inden forde fastsatte tidsfrister.Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for adgangssager, der afgøres af Statens Arkiver alene, var8,6 dage mod 4,5 dage i 2008. Svarfristen på 15 dage blev overskredet i 197 ud af 2.390 sager mod9 ud af 1.598 sager i 2008.For så vidt angår sager, der har krævet indhentning af samtykke fra andre myndigheder, har dengennemsnitlige sagsbehandlingstid for Statens Arkiver og myndighederne tilsammen været 22,3dage i 2009 mod 43,7 dage i 2008. I 44 sager, som alle er behandlet af Rigsarkivet, overskredsagsbehandlingstiden 45 dage.

Rigsarkivet oplyser, at der er tale om en opgørelse over sagsbehandlingstidens længde, der ikkeskelner mellem sager, hvor den hørte myndighed før udløbet af 30 dages fristen har givetRigsarkivet orientering om en længere sagsbehandlingstid, jf. arkivlovens § 37 og tilfælde, hvormyndigheden ikke har overholdt reglen.Rigsarkivet oplyser, at man følger den etablerede praksis, hvorefter myndigheden rykkes efter 30dage, såfremt svar på anmodningen ikke foreligger.Rapport XVII indeholder ingen oplysninger om, i hvilket omfang de enkelte ministerier svarerinden 30-dagesfristen og de enkelte ministeriers samlede sagsbehandlingstid. Rigsarkivaren harherom oplyst på et møde med udvalget, at det for tiden er Statsministeriet, der har den længstesagsbehandlingstid. På baggrund af udvalgets spørgsmål vil han undersøge de konkretehøringssager nærmere, og oplysninger herom vil indgå i den kommende rapport.For så vidt angår sager, der blev rejst som tilgængelighedssag, men som ikke førte til behandling afet konkret adgangsspørgsmål, har Statens Arkiver oplyst, at arkivets sagsbehandlingstidgennemsnitligt var 13,7 dage i 2009 mod 4,7 dage i 2008. Svarfristen på 15 dage blev overskredet i137 ud af 1.660 sager i 2009 mod 12 ud af 816 sager året før.Rigsarkivaren har nærmere oplyst om årsagen til stigningen i antallet af disse sager, at StatensArkiver ikke har nogen sikker formodning herom. Søgesystemet ”Daisy”, som giver brugerneadgang til online søgning, er blevet forbedret, så der er lettere tilgang til samlingerne. Brugernesøger f.eks. om adgang til at benytte sager, som allerede er tilgængelige i henhold til arkivlovensbestemmelser.Udvalget har ingen bemærkninger til oplysningerne om den gennemsnitlige sagsbehandlingstid, derfortsat må anses for tilfredsstillende.En af forskningens repræsentanter i Tilgængelighedsudvalget har gjort opmærksom på, at de langesagsbehandlinger derimod udgør et problem og medfører tab af tid for forskere og studerende, derhar brug for oplysningerne for at komme videre og gøre deres afhandlinger og opgaver færdige.Udvalget har endvidere noteret sig, at oplysning om hvilke myndigheder, der henholdsvisoverholder og ikke overholder høringsfristerne og i sidstnævnte tilfælde overskridelsernes længde,vil fremgå af den kommende rapport fra Statens Arkiver. På grundlag af de foreliggendeoplysninger finder udvalget dog tilstrækkeligt grundlag for at anføre, at ministeriernessagsbehandling er uensartet, og at det for tiden er Statsministeriet, der har den længstesagsbehandlingstid, jf. i øvrigt udvalgets kritik af Statsministeriet i Beretning 14, s. 23.

blev der i 2009 meddelt i alt 3.562 adgangstilladelser mod 3.251 i 2008 og 86 afslag mod 50 i 2008,hvilket vil sige, at i alt 3.648 ansøgninger blev realitetsbehandlet mod 3.301 ansøgninger året før.Derudover førte 1.546 henvendelser ikke til en afgørelse om tilgængelighed efter arkivlovens reglermod 1.434 i 2008. Til denne gruppe henregnes forespørgsler om tilladelse til benyttelse afumiddelbart tilgængeligt materiale, henvendelse om aktindsigt efter anden lovgivning, som erhenvist til den relevante myndighed, henvendelser vedrørende materiale, der enten ikke er bevareteller ikke kan identificeres, eller som er bevaret i institutioner uden for Statens Arkiver m.v. I dissetilfælde er henvendelserne blevet besvaret med den efter omstændighederne relevante vejledning.I de tilfælde hvor et afslag er blevet omgjort, tæller såvel det oprindelige afslag som den senereimødekommelse med som separate afgørelser.Statens Arkiver har i Rapport XVII i lighed med tidligere år udarbejdet en statistik over særligtudvalgte grupper af ikke umiddelbart tilgængeligt materiale.Fra statistikken kan fremhæves, at der i gruppen af ansøgninger efter arkivlovens § 27 (statenssikkerhed) vedrørende tilgængelighed til materiale, der er fristforlænget i op til 60 år, og hvorrigsarkivaren meddeler tilladelse på betingelse af den afleverende myndigheds samtykke, blevmeddelt 66 tilladelser og 18 afslag i 2009 mod 63 tilladelser og 12 afslag i 2008. Udvalgetbemærker, at en del af de registrerede afslag vedrører ansøgninger, der er delvist eller i detvæsentligste imødekommet, jf. pkt.3.3.I gruppen af ansøgninger efter arkivlovens § 23 vedrørende tilgængelighed til sager omenkeltpersoners private og økonomiske forhold, der er yngre end 75 år, blev der meddelt 3.087dispensationer og 45 afslag i 2009 mod 2.731 dispensationer og 26 afslag i 2008. En stor del afdispensationsansøgningerne i denne kategori vedrører borgere, der søger adgang til sager, dervedrører egne forhold.Ændringen af arkivlovens § 24 om adgang til arkivalier inden for strafferetsplejen med virkning fra1. juli 2007 førte i andet halvår af 2007 og i 2008 til et stort fald i antallet af sager, hvor der skalindhentes samtykke fra myndigheder uden for Statens Arkiver. Tendensen er fortsat, således at der i2009 alene blev behandlet i alt 23 ansøgninger, hvoraf 22 blev imødekommet og 1 afslået mod 42ansøgninger i 2008, hvoraf 37 blev imødekommet og 5 afslået.Derudover behandlede Statens Arkiver 95 sager om arkivadgang, der drejede sig om offentligearkiver, der var yngre end 20 år. Heraf blev 94 ansøgninger imødekommet og 1 afslået. I 2008behandlede Statens Arkiver 68 sager af denne type, hvoraf 65 blev imødekommet og 3 afslået.Det fremgår, at der er sket en mindre stigning i afslagsprocenten i forhold til 2008.Afslagsprocenten på 1,9 svarer til niveauet for 2006. Statens Arkiver oplyser, at stigningen er jævntfordelt mellem de forskellige sagskategorier.Udvalget tager oplysningerne om afslagsprocenten til efterretning. Udvalget bemærker i denforbindelse, at en del af de registrerede afslag vedrører ansøgninger, der er blevet delvist eller i detvæsentlige imødekommet.Om det forhold at afslagene tæller fuldt med i statistikken, også selvom nogle af dem alene erdelvise afslag på ansøgninger, har rigsarkivaren på et møde i udvalget oplyst, at en ansøgning, derer delvist imødekommet, tæller både som et afslag og en tilladelse. Statens Arkiver finder, at denne11

opgørelsesform giver det mest retvisende billede af forholdene. Opgørelsesmåden kan dog i vissesituationer give anledning til fejltolkninger. For at imødegå dette vil Statens Arkiver fremover laveren note under statistikbilledet med forklaring om de delvise afslag.Det er udvalgets indtryk, at Statens Arkiver i en række sager har ydet god vejledning i forbindelsermed ansøgninger, der ikke umiddelbart har kunnet imødekommes, og at en del (fuldstændige) afslagderved er undgået. Udvalget anerkender denne vejledning.Ifølge Statens Arkiver er alle afslag givet med anvisning af ankemulighed. Gives afslaget af etlandsarkiv, kan dette indbringes for rigsarkivaren. Når den afleverende myndigheds samtykke erpåkrævet før adgang, men dette ikke har kunnet opnås, foretager Statens Arkiver partshøring meden 30-dages frist til at fremkomme med nye oplysninger, Hvis ansøgeren har svaret, er partensudtalelse forelagt myndigheden til genovervejelse. Hvis ansøgeren ikke har svaret, er der meddeltendeligt afslag.Det fremgår af Statens Arkivers rapport, at der i 2009 blev omgjort en afgørelse som følge af ankeeller remonstration mod tre i 2008.

3.3. Enkeltsager om dispensationBlandt de af Statens Arkiver i Rapport XVII omtalte enkeltsager med afslag på tilgængelighed, harudvalget anmodet om yderligere oplysninger om følgende sager:Med hensyn til sag RA (2009-005667) har udvalget anmodet om en forklaring på, hvorfor sagen erkategoriseret under arkivlovens § 22, stk. 1, (kategori A), når materialet er fristforlænget til 30 år.Rigsarkivaren har herom oplyst, at ansøgningen vedrørte referater fra Udenrigspolitisk Nævn 1979-1983. Det er en fejl, at den er placeret under i kategori A. Til denne kategori bør kun henføresarkivalier, der er yngre end 20 år.Sagerne C (RA 2009-001573), C (RA 2009-005962), C (RA 2009-012397 2009), C (RA 2009-005962), C (RA 2009-009451) og C (RA 2009-010273) om adgang til Udenrigsministeriets sagermed en fastsat længere tilgængelighedsfrist efter arkivlovens § 27 havde alle samme ansøger ogemne. Ansøgningen blev i vidt omfang imødekommet. Udvalget har ønsket en forklaring på,hvorfor ansøgningerne blev delt op i seks enkeltsager.Udvalget har i den anledning endvidere rettet en generel forespørgsel til rigsarkivaren, om det erovervejet, om delvise afslag kan udskilles og registreres i sagsbehandler-statistikken for sig selv.Rigsarkivaren har svaret, at det er den enkelte indkomne ansøgning, der er afgørende for oprettelseaf en sag i forbindelse med journaliseringen, hverken ansøgeren eller emnet. I sagen (RA 2009-001573) ansøgtes i første omgang om et ubestemt antal arkivenheder. I sagen (RA 2009-005962)ansøges om ni arkivenheder.Med hensyn til kategorisering af delvise imødekommelser af ansøgninger er dette punkt behandletovenfor under pkt.3.2.Vedrørende sag PDO (RA 2009-015189) har udvalget ønsket en uddybet, hvorfor Rigsarkivet ikkeville forelægge ansøgningen om dispensation fra 80-årsfristen for Beskæftigelsesministeriets12

departementschef på grund af den manglende kandidatgrad, herunder om det skyldes, at den privatedonor havde stillet en kandidatgrad som betingelse for seriøst forskningsformål.Rigsarkivaren har svaret, at adgangen vedrørte Frihedsfondens arkiv, og at formålet var en biografiom ”Citronens” enke. Arkivet indeholdt fortrolige oplysninger om enkeltpersoners privatliv. Vedforfølgelse af visse seriøse forskningsformål vil der kunne fastsættes adækvate vilkår foranonymisering mv. Dette gælder dog ikke, når det drejer sig om f.eks. slægtshistorisk forskning,biografier eller almenkulturelt formål. Adgang til arkivet er ikke afhængig af kandidatgrad, menalene af, om forskningsformålet er seriøst. Kandidatgraden burde derfor ikke være anført sombegrundelse. Den rigtige afvisningsgrund var, at der ikke var ikke tale om et seriøstforskningsformål.For så vidt angår PDO (RA 2009-012567), hvori Rigsarkivet meddelte afslag på adgang tilKongehusets arkivalier efter den 14. maj 1912, har udvalget anmodet om oplysning om praksisvedrørende afslag på adgang til kongehusets arkiver efter tronskiftet 14. maj 1912. Kongehusetsarkiver anses for private, således at tilgængelighed kun kan ske på de betingelser, som donator harudstukket over for sin repræsentant. Donators repræsentant er Dronningen, og efter retningslinjerneer der ikke adgang til oplysninger i arkiverne efter 1912. Der er dog en opblødning på vej, daDronningen har åbnet for adgang til Christian den X' s arkiver i tiden helt op til 1920.Rigsarkivaren har om praksis med hensyn til kongehuset arkivalier oplyst, at alle ansøgninger, derangår Christian X’s og senere regenters arkiver, ikke er fremmet ved forelæggelse for Dronningenskabinetssekretær med henblik på forestilling for Hendes Majestæt til imødekommelse. Dronningenhar derimod personligt givet visse forskere adgang til dele af Christian X’s arkiv.På denne baggrund har rigsarkivaren drøftet muligheden for en revision af de gældendebestemmelser for adgangen til kongehusets arkiv med kabinetssekretæren. Efter de for StatensArkiver foreliggende oplysninger har udkastet til reviderede bestemmelser endnu ikke væretforelagt for Dronningen. Hvis Rigsarkivet ved, at der efter praksis vil blive meddelt afslag, afgøressagen uden forelæggelse for hoffet.Udvalget vil følge udviklingen vedrørende tilgængeligheden af kongehusets arkiver efter 1912.4. Særlige områderStatens Arkiver har oplyst, at der i 2009 ikke blev rejst nogen principielle spørgsmål vedrørendearkivlovens tilgængelighedsregler.

henblik på journalisering. Journaliseringen tjener således også arkivmæssige (bevaringsmæssige)hensyn”.Statens Arkiver har henledt Justitsministeriets opmærksomhed på de bestemmelser om statsligemyndigheders journalisering, der er fastsat i medfør af arkivloven, og har spurgt, om et eventuelttilsyn med overholdelse af journaliseringspligten kan henlægges til Statens Arkiver.Justitsministeriet og Kulturministeriet har ikke fundet anledning til at henlægge en sådankontrolfunktion til Statens Arkiver.Rigsarkivaren har i den forbindelse på et møde i udvalget henvist til bemærkningerne til forslaget tillov om offentlighed i forvaltningen, hvor der under afsnit 4.7.2.4 anføres følgende:”Justitsministeriet har i øvrigt overvejet spørgsmålet om, hvorvidt en lovmæssig regulering afjournaliseringsspørgsmålet bør ske i arkivloven i stedet for i offentlighedsloven. Justitsministerietfinder, at en række af de hensyn, jf. betænkningens kapitel 25, pkt. 3.1 (side 865 f.), somjournaliseringen tjener – bl.a. at identificere sager og dokumenter, understøtte gennemførelsen afaktindsigt samt ved hjælp af aktlisten (journalindførslen) og understøtte kontrollen af, om enaktindsigtsanmodning bliver imødekommet fuldt ud – taler for, at en generel regulering afforvaltningsmyndighedernes journaliseringspligt bør ske i offentlighedsloven. Det forhold, atjournaliseringen ikke har direkte betydning for omfanget af borgernes ret til aktindsigt, kan efterministeriets opfattelse ikke føre til, at reguleringen skal ske i arkivloven.”

4.2. Spørgsmål om arkivadgang i forbindelse med forskning i den kolde krigs historie.Statens Arkiver har i en tidligere rapport oplyst, at det i forbindelse med oprettelsen af Center forKoldkrigsforskning blev drøftet mellem en række myndigheder, hvorledes der skulle forholdes medhensyn til arkivadgang for medarbejdere ved centret, som er en selvstændig og uafhængiginstitution under Forsvarsministeriet. Det blev bl.a. drøftet, om Statens Arkiver kan stille arkivaliertil rådighed på baggrund af forvaltningslovens bestemmelser om videregivelse af oplysninger tilanden myndighed. Det var Statens Arkivers opfattelse alene at kunne behandle spørgsmål omtilgængelighed efter arkivlovens bestemmelser, og at afgørelse om spørgsmål om videregivelse affortrolige oplysninger efter forvaltningsloven må træffes af den afleverende myndighed. StatensArkiver har fastholdt sin opfattelse således, at når det drejer sig om arkivalier, der er afleveret tilStatens Arkiver, må den afleverende myndighed rekvirere de pågældende arkivalier for derefter selvat stille dem til rådighed for Center for Koldkrigsforskning. Statens Arkiver kan kun stille arkivaliertil rådighed for andre end den afleverende myndighed efter arkivlovens almindelige regler.Udvalget har udbedt sig en orientering om tilgængeligheden til disse sager.Rigsarkivaren har herom oplyst, at forvaltningslovens regler om en myndigheds videregivelse affortrolige oplysninger til andre myndigheder omhandler oplysninger, som den pågældendemyndighed har tilvejebragt eller modtaget som led i sin forvaltningsmæssige virksomhed.Oplysningerne vedrører derfor forhold, hvor alene den pågældende myndighed kan træffe afgørelse.Statens Arkiver fastholder på den baggrund sin opfattelse, idet man næppe selvstændigt kan træffeafgørelse om videregivelse af fortrolige oplysninger, som Statens Arkiver har modtaget somaflevering på andet grundlag end arkivlovens, der som bekendt fastsætter, at Statens Arkiver i enrække tilfælde hører den afleverende myndighed.

1. Kommuner.Det fremgår af Rapport XVII, at Statens Arkiver i 2009 udsendte et spørgeskema til samtlige 98kommuner, hvori de blev bedt om at indberette antallet og udfaldet af ansøgninger om benyttelse afikke umiddelbart tilgængelige offentlige arkivalier. Såfremt en ansøgning havde medført afslag,blev kommunen anmodet om at angive begrundelsen for afslaget.Det fremgår af undersøgelsen, at 18 kommuner, der ikke driver eget offentligt arkiv, modtog i alt219 ansøgninger. 70 kommuner angav ikke at have modtaget nogen ansøgning. Til sammenligningindberettede 21 kommuner i 2008 at have behandlet i alt 175 sager om dispensation. 77 kommunersvarede, at de ikke havde modtaget sådanne henvendelser.Af de 219 modtagne ansøgninger blev 214 imødekommet. To kommuner oplyste, at visseanmodninger ikke kunne behandles, da kommunen ikke var i besiddelse af det materiale,anmodningerne vedrørte. En kommune svarede, at materialet ikke var tilgængeligt på grund afvandskade. Der blev ikke meddelt nogen egentlige afslag i 2008.

2. Kommunale offentlige arkiver.For kommuner med eget offentligt arkiv er der modtaget indberetning fra i alt 25 stadsarkiver. 14arkiver oplyser at have modtaget i alt 80 ansøgninger, mens ni arkiver oplyser ikke at havemodtaget sådanne henvendelser. Til sammenligning blev der i 2008 modtaget indberetning fra i alt24 stadsarkiver. 16 arkiver oplyste at have modtaget i alt 445 ansøgninger, mens 8 arkiver oplysteikke at have modtaget sådanne henvendelser. Af de i alt 80 anmodninger vedrørte 71 dispensationfra arkivlovens § 23 vedrørende tilgængelighed til sager om enkeltpersoners private og økonomiskeforhold, der er yngre end 75 år og syv sager drejede sig om arkivalier, der var yngre end 20 år.To anmodninger behandlet af Vejle Byarkiv førte til afslag. Det drejede sig om to ansøgninger omadgang til folkeregisterkort med det formål at identificere eventuelle halvsøskende.Samtlige stadsarkiver oplyser at have behandlet alle anmodninger inden for 15-dages fristen, jf.Arkivlovens § 36.Rigsarkivaren har om det store fald i antallet af ansøgninger til de kommunale offentlige arkiver fra2008 (445) til 2009 (82) oplyst, at fluktuationer i antallet af ansøgninger vanskeligt lader sigforklare. For det kommunale område kan der være spørgsmål om korrekt visitation af henvendelser,d.v.s. om det reelt drejer sig om aktindsigt eller om arkivadgang, ligesom kommunalreformen kanhave haft indflydelse.

Udvalget vil følge det interne udvalgsarbejde inden for forsvarets myndigheder om kassation afarkivalier for perioden 1957-2002 og eventuelle bevarings- og kassationsaftaler mellem StatensArkiver og forsvarets myndigheder i den forbindelse.Udvalget har noteret, at det endnu ikke kan betale sig at lagre oplysninger fra konkrete sagerdigitalt, men at der digitalt lagres blandt andet masseoplysninger og databaser med vedhæftede filer.Udvalget følger fortsat udviklingen i den digitale opbevaring og dens indflydelse påkassationspolitikken.I 2009 blev der – i modsætning til de senest forudgående år – fastsat længere tilgængelighedsfristerfor arkivalier fra PET-kommissionen, Nationalbanken og Miljøministeriet, men forlængelserne harikke givet udvalget anledning til bemærkninger.Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i adgangssager, der afgøres af Statens Arkiver alene, ersteget fra 4,5 dage i 2008 til 8,6 dage i 2009, og i sager, der kræver samtykke fra anden myndighed,faldet fra 43,7 dage i 2008 til 22,3 dage i 2009. De gennemsnitlige sagsbehandlingstider må ansesfor tilfredsstillende og giver ikke udvalget anledning til bemærkninger.Nævnet har anmodet om, at det af den næste rapport fra rigsarkivaren fremgår, hvilke myndighederder overholder og ikke overholder høringsfristerne, og i givet fald overskridelsernes længde, idet ergrund til at antage, at sagsbehandlingstiden varierer fra myndighed til myndighed.Det er udvalgets indtryk, at Statens Arkiver i en række sager har ydet god vejledning i forbindelsermed ansøgninger, der ikke umiddelbart har kunnet imødekommes, og at en del (fuldstændige) afslagderved er undgået. Udvalget anerkender denne vejledningUdvalget vil følge tilgængeligheden af kongehusets arkiver.

I. INDLEDNING