FIU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 21: Anden orientering om VEU-digitaliseringens fase 3, fra børne- og undervisningsministeren

Anden orientering om VEU-digitaliseringens fase 3Finansudvalget tiltrådte den 9. december 2010 aktstykke 57 ”Tilslutningtil at igangsætte fase 3 af it-projektet - Digitalisering af administrationenaf den erhvervsrettede voksen- og efteruddannelse”. Nedenfor følgeranden kvartalsvise orientering om it-projektets fremdrift i fase 3, herun-der en redegørelse for udvikling i projektets økonomi og risikovurdering.Et ønske om at rapportere umiddelbart efter igangsætningen af fase 3 ogefterfølgende udskrivelsen af Folketingsvalget, er årsagen til at oriente-ringen først foreligger nu.Digitaliseringen af VEU-administrationen har til formål at tilbyde ennem og smidig adgang for virksomheder og kursister til informationerom kursusudbud, digital kursustilmelding, onlinebetaling og digital an-søgning om VEU-godtgørelse hovedsageligt på arbejdsmarkedsuddan-nelsesområdet. Fase 3 indeholder følgende funktionalitet:Fuldt digitaliseret VEU-ansøgning, som på forhånd rummer relevantekursus- og kursistoplysningerUdfyldelse og signering af ansøgninger online for virksomheder, medar-bejdere og private kursisterAutomatisk dirigering af ansøgninger til a-kasser eller Uddannelsesstyrel-sen, som er baseret på opslag i Arbejdsmarkedsstyrelsens centrale a-kassetilhørssystemAdgang til online-ansøgningsstatus for alle implicerede parter.Status for projektets udviklingVEU-digitaliseringsprojektets fase 3 blev som planlagt idriftsat den 1. juli2011. Nedenfor følger en status på lancering og ibrugtagning af fase 3.

Ibrugtagning af systemets fase 3Som optakt til lanceringen af fase 3 blev der i 2. kvartal 2011 fra det da-værende Undervisningsministeriums side gennemført en omfattendekommunikationsindsats bestående af udsendelse af informationsmateria-le til skoler og virksomheder og afholdelse af en række informationsmø-der for skoler henholdsvis virksomheder om den digitale VEU-ansøg-ning.Efter sommerferien blev der fulgt op med endnu en række informati-onsmøder for virksomheder i august, september og oktober 2011. Disseaktiviteter blev suppleret med en internet-baseret kampagne i september-oktober 2011, hvor der via bannere i online medier og anvendelse afGoogle Search blev skabt yderligere opmærksomhed om overgangen tildigital VEU ansøgning.Ministeriet sendte medio september 2011 et postomdelt brev til ca.110.000 virksomheder med én ansat eller derover, der udgør målgruppenfor anvendelse af VEU-systemet. Brevet informerede om, at det fra den1. november 2011 er obligatorisk for virksomhederne at søge VEU-godtgørelse og befordringstilskud digitalt. De centrale aktører - arbejds-giverorganisationer, a-kasser, skoler og interesseorganisationer - har påforskellig vis også medvirket aktivt til at orientere om de nye procedurervia deres hjemmesider, nyhedsbreve og lignende.På baggrund af en stabil, men lav tilmeldingsgrad i første halvår på 23procent af de kursister, som det er muligt at tilmelde via Efteruddannel-se.dk, nedsatte ministeriet, Danske Erhvervsskoler – Lederne (DE-L) ogSOSU-Lederforeningen i juni 2011 en særligtask forcemed repræsentan-ter fra skolerne med henblik på at accelerere ibrugtagningen af systemet.Task forcenidentificerede to centrale indsatsområder: Omlægning af ar-bejdsgange internt på skolerne og en mere proaktiv kontakt til virksom-hederne. Disse indsatsområder var temaer for en konference, der vararrangeret aftask forcenog afholdt den 19. september 2011. På konferen-cen deltog ca. 150 personer, hvoraf hovedparten tilhørte den primæremålgruppe af kursus- og administrationschefer fra skolerne. DE-L harmodtaget god respons efter konferencen og mener, at konferencen harskabt forståelse for, at der skal ændres arbejdsprocesser og være mereledelsesnærvær i forbindelse med implementeringen af de ændrede ar-bejdsprocesser på skolerne. Ministeriet for Børn og Undervisning vil

3efterfølgende udarbejde katalog over konkrete forslag, hvormed skolernefremover kan udbrede de gode eksempler.Tilmeldingsprocenten via portalen for perioden juli – august 2011 eropgjort til 33 procent, i september 2011 til 38 procent og medio oktober2011 til 44 procent af alle de kursister, det er muligt at tilmelde via porta-len. Den stigende tilmeldingsprocent viser, at de igangsatte initiativer påkommunikationssiden begynder at give effekt, men at der stadig er entræghed i forhold til at tage portalen i brug.Inden for rammerne af projektets fase 3 vil der i efteråret 2011 blive ud-viklet supplerende funktionalitet til adressering af enkelte konkrete øn-sker fra virksomhedsorganisationerne om overbliks- og arbejdsgangsfor-bedringer i VEU-ansøgningsprocessen. Disse ændringer er identificeret ibrugertestperioden for fase 3. Desuden vil tidligere fremførte ønsker fraen række skoler og virksomheder om forbedringer af søgning og masse-indtastning af tilmeldinger, blive adresseret.Projektets økonomiProjektet forventes at overholde den økonomiske ramme beskrevet iaktstykke 57.RisikovurderingMinisteriet for Børn og Undervisning vurderer, at den samlede risikopro-fil for fase 3, set frem mod den 1. november 2011, hvor det bliver obli-gatorisk for virksomhederne at søge VEU-godtgørelse digitalt, er på ni-veau 4 (høj). Denne vurdering er skærpet i forhold til første orienteringom fase 3, da fristen pr. 1. november 2011 nu er så tæt på, jf. nedenforvedrørende interessenter. Ansøgning om VEU-godtgørelse er en kom-pleks proces, der involverer flere aktører, der skal anvende portalen.Da fase 3 it-mæssigt er idriftsat og fungerer som planlagt i forhold tilaktørerne, er det primært risikovurderingen for interessenter, der giveranledning til den samlede risikovurdering.

InteressenterFor området ”Interessenter” vurderer Ministeriet for Børn og Undervis-ning fortsat, at risikoen fortsat er på niveau 4 med væsentlig sandsynlig-hed for, at risikoen vil indtræffe.De fleste interessenter er positive over for digitaliseringen af ansøgnin-gen om VEU-godtgørelse, men de nødvendige omlægninger af arbejds-gange hos især mindre og mellemstore virksomheder og skoler sker ikkeså hurtigt som forventet. Det er en væsentlig årsag til, at tilmeldingspro-centen fortsat er lavere end ønsket.

4Det er vurderingen, at der, trods en større stigning fra august til oktober ibåde kursustilmeldinger og digitale ansøgninger om VEU-godtgørelse,stadig vil være en række virksomheder og skoler, der ikke er klar til atansøge digitalt pr. 1. november 2011. Det skyldes ikke forhold i den tek-niske løsning, men primært ovenfor nævnte organisatoriske forhold.Virksomhederne er tøvende med at tage portalen i brug. En af de kendteårsager er, at det indtil nu ikke har været strengt nødvendigt for dem attilmelde medarbejdere via portalen, fordi skolerne har tilbudt tilmeldingpå den traditionelle måde direkte i skolens administrative system. Hertilkommer, at især de mindre virksomheder har oplevet anskaffelse af digi-tal medarbejdersignatur og tildeling af rettigheder via Virk.dk som enbarriere.Stigningen i tilmeldingsandelen på EfterUddannelse.dk afspejler en grad-vis ændret holdning på begge disse områder. I forhold til det førstepunkt har mange virksomheder indset, at det er nødvendigt at tage porta-len i brug generelt, da den digitale ansøgning bliver obligatorisk. I for-hold til det andet punkt vil barrieren blive mindre, dels fordi de sammeredskaber skal anvendes på en række forskellige offentlige virksomheds-løsninger, dels fordi NemID Erhverv med planlagt lancering i november2011 kommer til at virke på en måde, som de fleste i forvejen er bekendtmed, bl.a. via brug af netbank-løsninger.Tiltag til at øge tilmeldingsprocenten er at fortsætte kommunikationsind-satsen med bl.a. skriftlig og mundtlig information, dialogmøder og un-derstøttelse aftask forcenog dens arbejde. Endvidere er supporten til sko-ler og virksomheder øget.Da projektet har økonomiske konsekvenser for institutionerne, er derskærpet politisk fokus på projektet herfra.Set i lyset af at den samlede risikovurdering er skærpet, har jeg besluttetat forlænge ansøgningsfristen for afgivelse af godtgørelsesansøgningerfra 4 uger efter kursets afslutning til 13 uger for kurser, der afsluttes iperioden fra den 30. september 2011 til den 30. juni 2012, således at ud-dannelsesstederne og virksomhederne får mere tid til at tilpasse arbejds-gangene, samtidig med at fristen for obligatorisk digital tilmelding, den 1.november 2011, fastholdes.

Teknisk løsningDen resterende del af fase 3 omfatter implementering af supplerendefunktionalitet. Risikoen i forbindelse hermed vurderes på niveau 4, menmed lav sandsynlighed for at risikoen indtræffer. Risikoen knytter sigprimært til systemets kompleksitet og integration til mange eksterne sy-stemer. Systemet blev for alvor taget i brug efter sommerferien og er nudokumenteret gennemprøvet i forhold til alle interessenter. Dette er år-sagen til den nedjusterede sandsynlighed.LeverandørerFor hovedområdet leverandører vurderer Ministeriet for Børn og Un-dervisning en risiko på niveau 2. Der er fortsat to leverandører på pro-jektet.GenopretningspakkenUmiddelbart efter idriftsættelsen af fase 3 vil de ændringer af systemet,der er behov for i forbindelse med Genopretningspakken, blive imple-menteret. Det gælder bl.a. fuld understøttelse i EASY-A og EfterUddan-nelse.dk af den differentierede prisstruktur i forhold til kursister medvideregående uddannelse samt håndtering af udvidede boligoplysninger iforbindelse med kost- og logiansøgning.Afslutningsvis vil jeg understrege, at jeg følger udviklingen meget nøje.