BUU, Alm.del - 2011-12 - Bilag 70: Fremdriftsrapport for sagsbehandlingen af specialpædagogisk støtte

Notat om sagsbehandlingen af ansøgninger om specialpædago-gisk støtte på ungdomsuddannelserne og de videregående uddan-nelserKontor for SPS og handicap behandler ansøgninger om specialpædago-gisk støtte fra uddannelsesområderne de frie grundskoler, de frie kost-skoler, ungdomsuddannelsesområdet samt for de videregående uddan-nelser. Kontoret behandlede i 2010 knap 40.000 ansøgninger og bevilge-de støtte for omkring 650 mio. kr.Området har i mange år været præget af store stigninger i antallet af an-søgninger, og kontoret har som følge heraf haft lange sagsbehandlingsti-der i perioder i efteråret 2010 og foråret 2011. I foråret 2010 gennemfør-te kontoret en arbejdsgangsanalyse med en ekstern konsulent med hen-blik på at optimere sagsbehandlingen og opnå en hurtigere sagsbehand-ling. Dette blev suppleret med forbedret it-understøttelse af processerneisær mellem uddannelsesstederne og styrelsen. I forlængelse af samrådden 26. april 2011 tilførte den daværende minister yderligere personale-ressourcer, og der iværksattes yderligere en række tiltag til nedbringelse afsagsbehandlingstiden. Det er lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstidenhen over sommeren og efteråret.Generel sagsbehandlingstidUddannelsesstyrelsen har en målsætning om, at 70 pct. af SPS-ansøg-ningerne på ungdomsuddannelserne og de videregående uddannelser skalvære behandlet inden for 30 dage opgjort som et gennemsnit for kalen-deråret. Af tabel 1 fremgår Uddannelsesstyrelsens ekspeditionstid vedrø-rende specialpædagogisk støtte (SPS) til elever og opgjort for perioden 1.januar 2011 til 3. december 2011.

Uddannelsesstyrelsens ekspeditionsstatistikker tager udgangspunkt i bor-gerens ventetid i forbindelse med ansøgning om støtte. Det betyder, atsager, der afgøres inden det støttehalvår, de vedrører, ikke indgår i stati-stikken. Således indgår ansøgninger, der fx indgives før sommerferien ogvedrører støtte i efteråret, ikke, hvis afgørelsen træffes inden 1. august,hvor 2. støttehalvår begynder.SPS-sager modtaget i perioden 16. maj – 3. december 2011Uddannelsesstyrelsen åbnede den 16. maj 2011 for, at uddannelsesinsti-tutionerne med ungdoms- og videregående uddannelser kunne søge omstøtte for andet halvår af 2011. De indgåede ansøgninger 16. maj til 3.december sammenholdt med samme periode sidste år fordeler sig såle-des:Tabel 2. SPS-ansøgninger modtaget i perioden 16. maj – 3. decem-ber 2011 og den tilsvarende periode 2010Ansøgninger2011Afgjorte IkkeI altafgjorteUddannelsesområdeUngdomsuddannelserVideregående uddannelserI alt8.9764.21513.1917222931.0159.6984.50814.2067.9683.48511.453Ansøgninger20101)I alt

3denne stigning må dog tilskrives en teknisk ændring i måden at opbyggeansøgninger på i det administrative system.I perioden 16. maj til 3. december 2011 har 12 pct. af de 14.206 afgørel-ser været genansøgninger, hvor afgørelserne er truffet via en automatiskfunktion i det administrative system. Endelig er der truffet afgørelse iomkring 26 % af de afgjorte sager før den periode, hvor støtten skal bru-ges, og disse afgørelser indgår derfor ikke i ekspeditionstidsstatistikken.Status på nye tiltagOptimering af sagsbehandlingenFor at optimere sagsbehandlingen har styrelsen trukket på en eksternkonsulent for at få gennemgået sagsgangen. Dette arbejde mundede ud i,at den oprindelige opdeling mellem sagsområderne blev sløjfet, og der ersåledes blandt andet etableret et team, der behandler sager fra både ung-domsuddannelsesområdet og fra de videregående uddannelser. Arbejdeter tilrettelagt, så det udnyttes, at højsæsonen ligger lidt forskudt på de toområder. Samtidig er området blevet tilført ressourcer. Sammen medgennemført overarbejde blandt kontorets medarbejdere hen over som-meren har dette betydet, at en oparbejdet sagspukkel er blevet afviklet,mens 85 pct. af de nye sager er behandlet inden for 30 dage.AutomatiseringFor at optimere ansøgningsproceduren ved genansøgninger om fx stu-diestøtte og studiematerialer, gennemførte styrelsen med virkning frasommeren 2011 en automatisering. Proceduren består i, at behovet påuddannelsen en gang for alle registreres i det administrative system, og atbevillingen herefter udløses automatisk af uddannelsesinstitutionernesindtastning.E-boksbrevePå ungdomsuddannelsesområdet skrives der en afgørelse til uddannelses-institutionen, mens der på de videregående uddannelser skrives en afgø-relse til den studerende. Sidstnævnte proces gennemførtes tidligere somen papirgang, hvor hver afgørelse formuleredes i tekstbehandling ogderefter blev sendt pr. post. Denne procedure er nu omlagt, så brevene ilangt højere grad genereres af det administrative system og sendes til denstuderendes e-boks. Omlægningen har betydet en stor lettelse i dagligda-gen og har frigjort ressourcer til sagsbehandlingen.VejledningenForud for samrådet den 26. april 2011 udsendte Uddannelsesstyrelsen envejledning til aktørerne på ungdomsuddannelsesområdet, der præcise-rende ansvarsfordelingen. Desuden blev der sendt et brev til alle ung-domsuddannelsesinstitutioner med en opfordring til, at ansøgninger omSPS blev indsendt så tidligt som muligt. Det vurderes, at disse tiltag harhaft en vis effekt, idet styrelsen kunne konstatere en betydelig stigning iantallet af ansøgninger inden 1. august 2011. Dette har betydet, at styrel-

4sen har haft mulighed for at behandle en større andel af sagerne, så støt-ten var klar til uddannelsesstart.Modtagelse af dokumentation i det administrative systemStyrelsen har givet uddannelsesstederne mulighed for at indsende doku-mentation som scannede dokumenter i det administrative system. Dettehar reduceret antallet af manuelle sagsgange, så mere tid kan anvendes tilsagsbehandlingen.Bestilling af støtte hos leverandørerne via det administrative systemStyrelsen har udviklet en bestillerfunktion, så uddannelsesstederne kanbestille støtten hos styrelsens leverandører direkte via it-systemet. Detfremgår således af de kontrakter, som styrelsen indgår, at bestillingernegår gennem styrelsens administrationssystem. Formålet har været at sikreen hurtig sagsbehandling på uddannelsesstederne, når styrelsen har givetbevilling. Det vurderes, at funktionen har givet kortere ventetid for bru-gerne.Automatisering af bestilling af it-startpakker på ungdomsuddannelserneEndelig arbejder styrelsen med endnu en automatisering af ansøgnings-proceduren i forbindelse med ansøgning om it-startpakken til elever medordblindhed på ungdomsuddannelsesområdet. Automatiseringen vil givemulighed for, at institutionerne automatisk modtager bevilling, hvis re-sultatet af den screening, som styrelsen stiller til rådighed for uddannel-sesinstitutionerne til afdækning af ordblindhed, oplagt tilsiger, at der erbehov for en it-startpakke. Automatikken giver aldrig afslag, men son-drer mellem ansøgninger, hvor der umiddelbart kan gives bevilling ogansøgninger, der kræver en dybere vurdering. Sidstnævnte sager går tilalmindelig vurdering i styrelsen. Formålet med automatikken er at redu-cere ventetiden for brugeren.