Spørgsmål nr. 87 fra Folketingets Retsudvalg vedrørende forslag til

lov om offentlighed i forvaltningen (L 90):

”Ministeren bedes redegøre for, hvad der skal til for, at et in-ternt dokument skal journaliseres.”

Svar:

1.

For så vidt angår spørgsmålet om pligt til efter gældende ret at foretagejournalisering henvises til Offentlighedskommissionens betænkning nr.1510/2009, kapitel 25, pkt. 1-2 (side 859 ff.). På det anførte sted i be-tænkningen er det bl.a. anført, at der ikke i lovgivningen er fastsat reglerom, at forvaltningsmyndighederne har pligt til at foretage journaliseringaf forvaltningsmyndighedernes dokumenter, men at det følger af god for-valtningsskik, at en myndighed bør journalisere ind- og udgående post.

2.

Med lovforslagets § 15 lægges der op til, at der ved lov fastsættes reg-ler om pligtmæssig journalisering. Det foreslås således, at dokumenter,der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i ad-ministrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skaljournaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag ellersagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, derforeligger i endelig form.Som det fremgår af bemærkningerne til lovforslagets § 15 omfatter jour-naliseringspligten efter bestemmelsen også interne dokumenter i endeligform under forudsætning af, at dokumentet er oprettet af en forvalt-ningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelsemed dens virksomhed, og at det pågældende dokument har betydning foren sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Som anført i bemærkningerne tilbestemmelsen vil det i sagens natur i første række bero på opfattelsen hosden myndighed, som udarbejder et internt dokument, om dokumentet fo-religger i endelig form. Det vil dog formentligt i almindelighed være ud-tryk for, at det pågældende dokument foreligger i endelig form, hvis dethar været tillagt faktisk betydning i forbindelse med behandlingen af denpågældende sag.For så vidt angår udtrykket ”administrativ sagsbehandling i forbindelsemed dens virksomhed” er der i bemærkningerne til lovforslagets § 15henvist til bemærkningerne til § 7, stk. 1, hvor det fremgår, at der hervedsigtes til alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed2

mv., bortset fra sådanne, der på grund af deres indhold er myndighedensløbende administrative virksomhed helt uvedkommendeSom anført i bemærkningerne til § 15 sigtes der med udtrykket ”betyd-ning for en sag” til, om dokumentet har betydning for sagens indholds-mæssige del, mens der med udtrykket ”betydning for […] sagsbehand-lingen i øvrigt” navnlig sigtes til, om dokumentet i forhold til den pågæl-dende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi. Der henvisesom disse kriterier i øvrigt til den nævnte betænknings kapitel 25, pkt.3.5.1 (side 870 ff.).

3.

Det bemærkes for en god ordens skyld, at journaliseringspligten hver-ken efter gældende ret eller efter lovforslaget har betydning for omfangetaf retten til aktindsigt. Forvaltningsmyndighederne har således ved be-handlingen af anmodninger om aktindsigt f.eks. pligt til også at inddragedokumenter, som ikke er journaliseret på sagen.