Spørgsmål nr. 3 fra Folketingets Retsudvalg vedrørende forslag til

lov om offentlighed i forvaltningen (L 90):

”Ministeren bedes redegøre for, om der fremover vil værenogen mails i ministerier, som der vil være ret til aktindsigt i,såfremt lovforslaget om ny offentlighedslov bliver vedtaget.”

Svar:

Efter lovforslaget kan enhver forlange at blive gjort bekendt med doku-menter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led iadministrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, jf. § 7,stk. 1. Retten til aktindsigt omfatter i henhold til lovforslagets § 7, stk. 2,nr. 1, med de i loven fastsatte undtagelser alle dokumenter, der vedrørerden pågældende sag.Der er om lovens dokumentbegreb bl.a. anført følgende i bemærkninger-ne til lovforslagets § 7:”Lovens dokumentbegreb er i lighed med, hvad der følger af gældende ret,teknologineutralt. Materiale, der lagres på nye informationsbærere eller inye former, er derfor omfattet af dokumentbegrebet, i det omfang det på-gældende materiale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter ogaktstykker. Det afgørende for, om noget bestemt materiale er omfattet aflovens dokumentbegreb, er således, om det pågældende materiale kan side-stilles med egentlige skriftlige dokumenter, og om det har været undergivetadministrativ sagsbehandling i den pågældende myndighed mv.Det anførte indebærer, at formløse noteringer, som en offentligt ansat ned-fælder på f.eks. gule ”post-it”etiketter og lignende løse lapper – f.eks. un-der en sags behandling, under en telefonsamtale eller under et møde – ikkekan anses for omfattet af lovens dokumentbegreb. Endvidere kan sms-beskeder og e-mails have en sådan ”formløs” karakter, at de ikke kan ansesfor omfattet af lovens dokumentbegreb. Om det er tilfældet vil bero på enkonkret vurdering af indholdet og karakteren af den enkelte sms-besked el-ler e-mail sammenholdt med indholdet og karakteren af den sag, som sms-beskeden eller e-mailen vedrører, jf. også betænkningens kapitel 11, pkt.11.1.2 (side 336 ff.).”

Der er på det sted i Offentlighedskommissionens betænkning, der er hen-vist til i de citerede bemærkninger, anført bl.a. følgende:”Det er […] kommissionens opfattelse, at e-mail og sms-beskeder er om-fattet af lovens dokumentbegreb, hvis den enkelte e-mail eller sms-beskedindeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om ensags faktiske grundlag. I de tilfælde, hvor der – efter lovudkastets § 13 el-ler en ulovbestemt retsgrundsætning, jf. nærmere kapitel 13 – gælder ennotatpligt i forhold til den pågældende sms-besked eller e-mail, må sms-2

beskeden eller e-mailen også anses for omfattet af dokumentbegrebet. Detvil således bl.a. være tilfældet, hvis sms-beskeden eller e-mailen må karak-teriseres som et væsentligt sagsekspeditionsskridt, f.eks. ved at myndighe-den med en sms-besked meddeler borgeren en afgørelse i en sag.Det er dog kommissionens opfattelse, at sms-beskeder og e-mail […] kanhave en sådan ”formløs” karakter, at de ikke kan anses for omfattet af lo-vens dokumentbegreb. Om det er tilfældet vil bero på en konkret vurderingaf indholdet og karakteren af den enkelte sms-besked eller e-mail sammen-holdt med indholdet og karakteren af den sag, som sms-beskeden eller e-mailen vedrører.”