Spørgsmål nr. 9 fra Folketingets Retsudvalg vedrørende forslag til

lov om offentlighed i forvaltningen (L 90):

”I betænkningen skriver Offentlighedskommissionen, at”sms-beskeder og e-mail (…) kan have en sådan ’formløs’karakter, at de ikke kan anses for omfattet af lovens doku-mentbegreb.” jf. s. 338. Udgør bestillings-mailen i bilag A påL 90 bilag 5 en såkaldt ’formløs e-mail’, som derfor ikke skalbetragtes som et dokument i lovens forstand? Der bedes re-degjort for begrundelsen for hvorfor den i givet fald gør ellerikke gør det.”

Svar:

1.

Som anført i besvarelsen af spørgsmål nr. 3 vedrørende lovforslaget erlovforslagets dokumentbegreb – som efter gældende ret – teknologineu-tralt, jf. bemærkningerne til lovforslagets § 7. Det følger heraf, atspørgsmålet om, hvorvidt en e-mail er omfattet af lovens dokumentbe-greb, skal afgøres efter de samme kriterier som gælder for andet materia-le.Det afgørende for, om noget bestemt materiale (herunder en e-mail) eromfattet af lovens dokumentbegreb, er herefter – som ligeledes anført ibemærkningerne til lovforslagets § 7 samt i Offentlighedskommissionensbetænkning nr. 1510/2009, side 337 og side 925 f. – om det pågældendemateriale kan sidestilles med egentlige skriftlige dokumenter, og om dethar været undergivet administrativ sagsbehandling i den pågældendemyndighed m.v.Som det fremgår af besvarelsen af spørgsmål nr. 3 vedrørende lovforsla-get, følger det af bemærkningerne til lovforslagets § 7, at formløse note-ringer, som en offentligt ansat nedfælder på f.eks. gule ”post-it”etiketterog lignende løse lapper – f.eks. under en sags behandling, under en tele-fonsamtale eller under et møde – ikke kan anses for omfattet af lovensdokumentbegreb. Endvidere kan sms-beskeder og e-mails have en sådan”formløs” karakter, at de ikke kan anses for omfattet af lovens doku-mentbegreb. Om det er tilfældet vil bero på en konkret vurdering af ind-holdet og karakteren af den enkelte sms-besked eller e-mail sammenholdtmed indholdet og karakteren af den sag, som sms-beskeden eller e-mailen vedrører.Det fremgår endvidere af besvarelsen af spørgsmål nr. 3 vedrørende lov-forslaget, at det anførte i lovforslagets bemærkninger svarer til de over-2

vejelser, som Offentlighedskommissionen har gjort i betænkningen påside 336 ff. Der er herunder i betænkningen på side 338 f. anført følgen-de:”Det er […] kommissionens opfattelse, at e-mail og sms-beskeder er om-fattet af lovens dokumentbegreb, hvis den enkelte e-mail eller sms-beskedindeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om ensags faktiske grundlag. I de tilfælde, hvor der – efter lovudkastets § 13 el-ler en ulovbestemt retsgrundsætning, jf. nærmere kapitel 13 – gælder ennotatpligt i forhold til den pågældende sms-besked eller e-mail, må sms-beskeden eller e-mailen også anses for omfattet af dokumentbegrebet. Detvil således bl.a. være tilfældet, hvis sms-beskeden eller e-mailen må karak-teriseres som et væsentligt sagsekspeditionsskridt, f.eks. ved at myndighe-den med en sms-besked meddeler borgeren en afgørelse i en sag.Det er dog kommissionens opfattelse, at sms-beskeder og e-mail […] kanhave en sådan ”formløs” karakter, at de ikke kan anses for omfattet af lo-vens dokumentbegreb. Om det er tilfældet vil bero på en konkret vurderingaf indholdet og karakteren af den enkelte sms-besked eller e-mail sammen-holdt med indholdet og karakteren af den sag, som sms-beskeden eller e-mailen vedrører.”

2.

Lovforslaget bygger på den ordning, at afgørelser om aktindsigt træf-fes af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse, med-mindre der er tale om en afgørelsessag, hvor aktindsigtsafgørelser træffesaf den myndighed, der skal træffe afgørelse i den pågældende (materiel-le) sag, jf. § 36, stk. 1. Det ligger heri, at det også er vedkommende myn-dighed, der med sit detaljerede kendskab til materialet og den pågælden-de sag kan tage stilling til, om f.eks. en e-mail skal anses for et dokumenti lovforslagets forstand.Justitsministeriet har ikke et detaljeret kendskab til den e-mail, der er om-talt i spørgsmålet (som bilag A på L 90 bilag 5), eller til den sag, som e-mailen indgår i. Med det forbehold er det Justitsministeriets vurdering, atden omhandlede e-mail må anses for omfattet af lovforslagets (og gæl-dende rets) dokumentbegreb. Det kan nævnes, at hvis den pågældende e-mail i stedet var sendt som traditionel post, ville der også efter Justitsmi-nisteriets vurdering have været tale om et dokument i lovens forstand.