UDU, Alm.del - 2010-11 (1. samling) - Endeligt svar på spørgsmål 216: Spm. om ministeren kan bekræfte, at ministeren i en tilsvarende sag sidste år lovede bod og bedring og herunder ville udsende en vejledning til ministeriets medarbejdere om behandling af sager om anmodning om aktindsigt, til undervisningsministeren

1. IndledningDenne vejlednings hovedfokus er praktisk behandling af aktindsigtssager efter forvaltningsloven ogoffentlighedsloven, og vejledningen tilsigtes at kunne anvendes af alle medarbejdere, som behandleraktindsigtssager.Vejledningen omhandler hovedretningslinjerne for sagsbehandlingen og vil derfor ikke altid være ud-tømmende.Behandling af anmodninger om aktindsigt kan efter omstændighederne indebære komplicerede juridi-ske spørgsmål, som efter lovgivningen altid skal behandles hurtigt. Er sagsbehandleren ikke jurist, kandet anbefales at drøfte behandlingen af en aktindsigtsanmodning med en jurist i egen afdeling. Juridiskspecialkontor (JSK) kan herudover konsulteres ved behandling af sådanne spørgsmål og andre juridiskespørgsmål, der måtte opstå.For fuldstændighedens skyld omtales persondatalovens indsigtsregler kort i vejledningens afsnit 2. Un-dervisningsministeriet modtager sjældent anmodninger om indsigt efter persondataloven, og personda-talovens regler er derfor ikke i øvrigt omfattet af denne vejledning.Vejledningens afsnit 8 indeholder en oversigt over visse forvaltningsretlige kilder, herunder links tilrelevante regler og vejledninger fra Justitsministeriet, som er ressortmyndighed på området.Offentlighedsloven og forvaltningsloven forventes revideret i folketingsåret 2010-2011 som opfølgningpå offentlighedskommissionens forslag til en ny samlet offentlighedslov. Denne vejledning vil bliveopdateret i forbindelse med ikrafttræden af nye regler.2. Hvilket regelsæt skal anvendes?En anmodning om aktindsigt skal behandles efter enten forvaltningsloven eller offentlighedsloven.Herudover kan der også være tale om anmodninger om indsigt efter persondataloven i egne personop-lysninger. Persondatalovens indsigtsregler omtales kort i dette afsnit men er ikke i øvrigt omfattet afdenne vejledning.Forvaltningslovenskal bruges, når anmodningen om aktindsigt kommer fra en ”part” i sagen. En”part” er en fysisk eller juridisk person med en væsentlig og individuel interesse i den pågældende sag.En adressat for en afgørelse vil som udgangspunkt altid være at betragte som part. Er ansøgeren omaktindsigt part i den sag, der anmodes om aktindsigt i, behandles anmodningen således efter bestem-melserne om partsaktindsigt i forvaltningslovens kapitel 4. En part har som udgangspunkt ret til akt-indsigt i alle dokumenter i sin sag. I afsnit 5 behandles nogle vigtige undtagelser til adgangen til aktind-sigt.Offentlighedslovengiver enhver ret til indsigt i dokumenter, der vedrører offentlig virksomhed. Eransøgeren ikke part i den sag, der anmodes om aktindsigt i, behandles anmodningen således efter be-stemmelserne i offentlighedsloven. Offentlighedsloven giver desuden adgang til såkaldt egen acces,hvor den hvis personlige forhold er nævnt i et dokument, kan forlange at blive gjort bekendt hermed,medmindre visse særlige hensyn med afgørende vægt taler imod. Journalisters anmodninger om aktind-sigt i sager hos det offentlige støttes i almindelighed på offentlighedsloven. Retten omfatter som ud-gangspunkt alle dokumenter i en sag, men mulighederne for at undtage dokumenter og oplysninger erstørre end i sager om partsaktindsigt. I afsnit 5 behandles nogle vigtige undtagelser til adgangen til akt-indsigt.Persondatalovengiver den, om hvem der er registreret personoplysninger (oplysninger, der kan henfø-res til en fysisk person), ret til indsigt heri, hvis oplysningerne helt eller delvis behandles elektroniskeller indgår i et register. Indsigtsretten giver adgang til at få oplyst, hvilke oplysninger der behandles, ogde såkaldte accessoriske oplysninger, som udgør behandlingens formål, kategorierne af modtagere afoplysningerne og tilgængelig information om, hvorfra oplysningerne stammer. En anmodning om ind-sigt i personoplysninger behandles efter bestemmelserne i persondatalovens kapitel 9.2

LovvalgAfhængig af indholdet af en indsigtsbegæring kan der opstå spørgsmål om, hvorvidt begæringen skalbehandles efter forvaltningsloven, offentlighedsloven eller persondataloven, eller efter både personda-taloven og en af de to øvrige love. Anmoder en registreret person således om ”indsigt” i oplysninger,skal det i første omgang afklares, om indsigtsbegæringen skal behandles efter persondataloven og/ellerforvaltningsloven eller offentlighedsloven. I tilfælde af tvivl bør spørgsmålet afklares ved kontakt tilden, der har fremsat indsigtsbegæringen.Uanset hvilket regelsæt en anmodning om (akt)indsigt behandles efter, er meddelelse af eller afslag på(akt)indsigt en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Skriftlige afgørelser, der ikke fuldt ud imøde-kommer ansøgeren, skal begrundes efter reglerne i forvaltningslovens kapitel 6.RettighedssubjektForvaltningslovenOffentlighedslovenPartenEnhver/tredjemandGenstand for anmod-ningAfgørelsessagerAfgørelsessager og sa-ger om faktisk forvalt-ningsvirksomhed (allesager, som ikke udtryk-keligt er undtaget i lo-ven)Personoplysninger omden registrerede selvRetten til indsigtSagens dokumenter, jf.Fvl § 9, stk. 1, 1. pkt.Dokumenter indgået tileller oprettet af en for-valtningsmyndighedsom led i administrativsagsbehandling, jf. OL§ 4, stk. 1Oplysninger, der be-handles, jf. Pdl § 31,stk. 1, nr. 1, + accesso-riske oplysninger, jf.Pdl § 31, stk. 1, nr. 2-4

3. Hvem skal behandle anmodningen?Anmodninger om aktindsigt i dokumenter, der indgår i afgørelsessager, afgøres af den myndighed, derhar truffet eller skal træffe afgørelse i den sag, der er anmodet om aktindsigt i. I andre tilfælde behand-les aktindsigtsanmodninger af den myndighed, der har dokumentet eller oplysningerne i sin besiddelse.Berører en anmodning flere kontorer/afdelinger, vil det som udgangspunkt være naturligt, at det kon-tor/den afdeling, der er i besiddelse af hovedparten af akterne, koordinerer en samlet besvarelse. Detskal ved enhver anmodning om aktindsigt overvejes, om andre medarbejdere, kontorer eller afdelingerkan være i besiddelse af akter omfattet af anmodningen, og i så fald hvordan sagen mest hensigtsmæs-sigt kan koordineres.Det bør desuden overvejes, om enslydende eller tilsvarende anmodninger om aktindsigt kan være sendttil andre myndigheder, herunder Undervisningsministeriets styrelser eller andre departementer. I så faldbør sagsbehandleren kontakte den pågældende myndighed for at sikre den mest hensigtsmæssige koor-dinering af sagen.Aktindsigtsanmodninger vedrørende ministeren koordineres som udgangspunkt af JSK. Tilsvarendegælder ved mere omfattende anmodninger, som omfatter alle/mange af ministeriets afdelinger.4. Aktindsigtsbegrebeta. IdentifikationskravAnmodninger om aktindsigt skal angive de dokumenter eller den sag, som ansøgeren ønsker at blivegjort bekendt med (identifikationskravet). Det gælder både aktindsigtsanmodninger efter forvaltnings-loven (jf. lovens § 9, stk. 1) og offentlighedsloven (jf. lovens § 4, stk. 3).3

Den, der ønsker aktindsigt, må have et vist kendskab til en sags eksistens. Forvaltningen har ikke pligttil at imødekomme anmodninger om at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager, der erjournaliseret i en bestemt periode.Identifikationskravet anses generelt for opfyldt, hvis anmodningen indeholder de oplysninger, der efterindretningen af myndighedens journaler og registre er nødvendige, for at myndigheden kan finde fremtil sagen.Hvis formuleringen af en aktindsigtsanmodning giver anledning til tvivl om anmodningens indhold ogomfang, må sagsbehandleren kontakte ansøgeren for at afklare spørgsmålene. Forinden bør sagen drøf-tes med en jurist i kontoret eller afdelingen eller JSK.b. Adgang til eksisterende materialeBestemmelserne om aktindsigt giver adgang til eksisterende dokumenter, tegninger, film mv. undergi-vet administrativ sagsbehandling samt indførsler i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørendesagen. Retten til aktindsigt omfatter også adgang til indsigt i materiale, som er indsendt af parten selv(forvaltningslovens § 10 og offentlighedslovens § 5).Eventuelle dokumenter, som ved en fejl ikke er blevet journaliseret løbende, skal indgå i behandlingenaf aktindsigtssagen i den udgave, som de havde på tidspunktet for modtagelse af aktindsigtsanmodnin-gen. Dokumenterne skal naturligvis samtidig journaliseres.Aktindsigtsadgangen giver ikke krav på, at ministeriet tilvejebringer nye oplysninger eller dokumenter.Det betyder bl.a., at ministeriet ikke er forpligtet til at udarbejde opgørelser over oplysninger i eksiste-rende dokumenter. Meroffentlighedsprincippet kan dog føre til, at der i konkrete tilfælde alligevel børudarbejdes opgørelser m.v., jf. afsnit 4. c. nedenfor.Dokumenter, som er tilgået sagen efter tidspunktet for modtagelse af en anmodning om aktindsigt, erheller ikke omfattet af adgangen til aktindsigt.c. MeroffentlighedDer kan gives aktindsigt i videre omfang (meroffentlighed) end lovene tilsiger, medmindre andet følgeraf reglerne om tavshedspligt (offentlighedslovens § 4, stk. 1, 2. pkt.). Myndighederne har – i hvert faldefter begæring – pligt til at overveje meroffentlighed.Afgørelser om meroffentlighed træffes i overensstemmelse med de almindelige hjemmelskrav, herun-der lighedsgrundsætningen (borgere i samme situation skal behandles lige). Ved vurderingen skal dertages hensyn til, om ansøgeren har en særlig interesse i at få de ønskede oplysninger.Navnlig over for repræsentanter for medierne bør meroffentlighedsprincippet på grund af pressenssærlige funktion i samfundet udstrækkes vidt.Der skal ved afgørelser om meroffentlighed for hvert enkelt dokument foretages en afvejning af på denene side hensynet til de beskyttelsesinteresser, der ligger bag de pågældende undtagelsesbestemmelser ioffentlighedsloven og eventuelle andre saglige hensyn, og på den anden side den berettigede interesse,ansøgeren må antages at have i at modtage akterne.Ved anmodninger om aktindsigt i sagstyper, som falder uden for offentlighedslovens anvendelsesom-råde, jf. afsnit 5 a, skal der efter et princip svarende til offentlighedslovens meroffentlighedsprincip,alene foretages en mere samlet og overordnet vurdering af, om der bør gives meroffentlighed i akter iden undtagne sag. Der skal fortsat foretages en afvejning af hensynet bag den pågældende undtagelses-bestemmelse over for ansøgerens interesse i, at anmodningen om aktindsigt imødekommes.4

Der kan i øvrigt henvises tilJustitsministeriets brev af 28. juni 2010 vedrørende meroffentlighed efteroffentlighedsloven,som er vedlagt denne vejledning.5. Vigtige undtagelser til adgangen til aktindsigtSom nævnt ovenfor er der som udgangspunkt ret til aktindsigt, men der gælder visse undtagelser her-fra, hvoraf de i praksis vigtigste nævnes nedenfor. Der er ikke tale om en udtømmende gengivelse.Undtagelserne kan rejse komplicerede juridiske spørgsmål, og det anbefales, at sagen drøftes med enjurist i kontoret eller afdelingen eller JSK, før disse bringes i anvendelse.a. Undtagelse af sagerSager om ansættelse eller forfremmelse af tredjemand i det offentliges tjeneste er som udgangspunktundtaget fra adgangen til aktindsigt efter både forvaltningsloven (§ 10, stk. 2) og offentlighedsloven (§2, stk. 2). Dog er der efter forvaltningsloven adgang til dokumenter vedrørende partens egne forhold.Undtaget fra offentlighedslovens anvendelsesområde er desuden sager om enkeltpersoners ansættelses-forhold, dog er der adgang til visse oplysninger (§ 2, stk. 2, jf. stk. 3). Også sager om lovgivning er indtilfremsættelse af lovforslag for Folketinget undtaget fra offentlighedsloven (§ 2, stk. 1).b. Undtagelse af dokumenterBåde forvaltningsloven (§ 12) og offentlighedsloven (§ 7) undtager interne arbejdsdokumenter fra akt-indsigt.Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug. Mate-riale, der udarbejdes i departementet til brug for forelæggelse af en sag til beslutning hos en chef ellerministeren vil typisk være af intern karakter.Undervisningsministeriets departement er en selvstændig myndighed. Det samme er ministeriets styrel-ser, Skolestyrelsen, SU-styrelsen og UNI-C. Udveksling af oplysninger mellem disse myndigheder kanikke undtages som interne dokumenter.Som interne dokumenter anses brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed.Brevveksling f.eks. i form af e-mails mellem medarbejdere i ministeriets departement anses som internedokumenter. Når e-mails eller anden brevveksling sendes mellem medarbejdere i ministeriets departe-ment og medarbejdere i en af ministeriets styrelser, et andet ministeriums departement, eller andre, an-ses det pågældende dokument derimod for eksternt. Sendes et internt dokument, som er udarbejdet tileget brug i ministeriet, til personer uden for departementet, mister dokumentet som udgangspunkt sininterne karakter og omfattes af adgangen til aktindsigt.Brevveksling med eksterne, herunder tværministerielle arbejdsgrupper og udvalg, vil generelt være eks-tern og omfattet af adgangen til aktindsigt. Også brevveksling mellem ministeriet og ministeruafhængigeråd, som rådgiver ministeren, vil generelt være ekstern og dermed omfattet af adgangen til aktindsigt,uanset om det pågældende råd sekretariatsbetjenes af personer, som er ansat i ministeriet.I visse tilfælde kan f.eks. et tværministerielt udvalg dog anses som en selvstændig myndighed med denbetydning, at brevveksling mellem udvalgets medlemmer anses for intern og dermed undtaget fra akt-indsigt. Det forudsætter efter ombudsmandens praksis, at en række betingelser er opfyldt, herunder atdet fremgår klart, hvilke personer der indgår i den særlige myndighed, og at myndighedens opgave erklart defineret. Desuden bør brevvekslingen i sin ydre form (ved brevpapir, adressering og afsenderinformation) klart fremtræde som vedrørende den selvstændige myndighed (udvalget).Udover de interne arbejdsdokumenter er også andre dokumenter, de såkaldt internt prægede dokumen-ter, undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedsloven (§ 10). Retten til aktindsigt omfatter såledesfor eksempel ikke referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighedtil brug for sådanne møder, brevveksling mellem ministerier om lovgivning, dokumenter, der udvekslesi forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed, myndigheders5

brevveksling med sagkyndige til brug i retssager m.v. og materiale, der tilvejebringes som grundlag forudarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige undersøgelser.Hvis der anmodes om aktindsigt i dokumenter, som er undtaget fra aktindsigt, skal sagsbehandlerenbåde i afgørelser efter forvaltningsloven (§ 12, stk. 2) og offentlighedsloven (§ 11) vurdere, om doku-menterne indeholder oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagsforhol-det, som uanset dokumentundtagelsen alligevel skal meddeles – den såkaldte ekstraheringspligt. Detsker i praksis ved, at de oplysninger, som ikke skal meddeles, overstreges i en kopi af dokumentet.Der må ikke uden udtrykkelig hjemmel ændres i en sags dokumenter eller oplysninger. Undtagelse afdokumenter og overstregning af oplysninger i dokumenter må kun ske, såfremt undtagelsesmulighedenfremgår af lovgivningen. Det bemærkes i den forbindelse, at den omstændighed, at et dokument even-tuelt er modtaget ”under hånden”, er fortrolighedsstemplet, modtaget med diskretionstilsagn mv. ikke isig selv indebærer, at dokumentet kan undtages fra aktindsigt. Undtagelse kan kun ske med hjemmel ilovgivningen, jf. også nedenfor om undtagelse af oplysninger.c. Undtagelse af oplysningerOffentlighedsloven giver ikke ret til aktindsigt i oplysninger om enkeltpersoners private, herunder øko-nomiske forhold (§ 12, stk. 1, nr. 1). I praksis anvendes undtagelsen ofte på oplysninger vedrørendepersoners familiære forhold og private økonomi.Offentlighedsloven giver heller ikke ret til aktindsigt i oplysninger om tekniske indretninger eller frem-gangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, når det efter myndighedens vurde-ring er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at an-modningen om aktindsigt ikke imødekommes (§ 12, stk. 1, nr. 2).Retten til aktindsigt efter såvel forvaltningsloven (§ 15) som offentlighedsloven (§ 13) kan begrænses idet omfang, afgørende eller væsentlige modhensyn nødvendiggør det. Disse undtagelser kan i praksiskun sjældent anvendes, og det anbefales altid at drøfte spørgsmålet med en jurist i kontoret eller afde-lingen eller JSK, før der henvises til undtagelsen.6. 10-dages fristenAfgørelser om aktindsigt skal træffes snarest efter modtagelse af anmodningen og inden for 10 kalen-der-dage. Det gælder både afgørelser efter forvaltningsloven (§ 16, stk. 2) og offentlighedsloven (§ 16,stk. 1).Hvis en anmodning er modtaget i ministeriets hovedpostkasse den 3. april 2010, skal ministeriet såledesafgøre sagen senest den 13. april 2010. Det er afgørende, hvornår anmodningen er modtaget i ministe-riet, ikke hvornår den er modtaget i det enkelte kontor.Principielt kan hverken almindelig travlhed i kontoret eller ferie eller andet fravær hos den normaltsagsansvarlige begrunde udsættelse af behandling af en aktindsigtsanmodning. Det vil dog være forsvar-ligt at udsætte afgørelse af spørgsmålet om aktindsigt eksempelvis i sager, hvor der opstår tvivlsommefortolkningsspørgsmål. I sådanne tilfælde bør aktindsigt i dokumenter, hvorom der ikke er tvivl omadgangen til aktindsigt, meddeles straks ved en delafgørelse. Ligeledes vil et større antal verserende sa-ger om aktindsigt kunne nødvendiggøre udsættelse af nogle af sagerne.I praksis kan det dog ofte være vanskeligt at færdigbehandle en anmodning inden for fristens udløb. Isådanne tilfælde skal sagsbehandleren inden fristens udløb underrette ansøgeren om grunden hertilsamt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.Af hensyn til fristberegningen skal sagsbehandleren vide, hvilken dato anmodningen er modtaget førstegang i departementet. Ved tvivl kan dette afklares via SDH-systemet eller ved kontakt til servicecente-ret FHK 21, der følger UVM’s officielle postkasse ([email protected]).6

7. Praktisk behandling af en aktindsigtsanmodninga. JournaliseringEn anmodning om aktindsigt skal som altovervejende udgangspunkt journaliseres på en selvstændigsag. Aktindsigtssager skal i SDH-systemet under ”Juridisk aspekt” påføres emneordet ”Aktindsigt”, ogsagen skal gives en retvisende titel, så den senere let kan søges frem. Ordet aktindsigt skal indgå i sa-gens titel.Kun i tilfælde, hvor der alene er bedt om et enkelt eller ganske få dokumenter, og hvor det er åbenbartallerede ved modtagelsen af aktindsigtsanmodningen, at denne kan imødekommes fuldt ud, kan an-modningen journaliseres på den sag, som anmodningen vedrører.Har ansøgeren henvendt sig telefonisk, skal sagsbehandleren straks skrive et telefonnotat om anmod-ningen og journalisere det. Det kan ofte være hensigtsmæssigt at bede ansøgeren om at formulere an-modningen skriftligt, f.eks. i en e-mail, for at eliminere eventuel tvivl om, hvad anmodningen omfatter.Indvilliger ansøgeren heri og modtages en dækkende skriftlig anmodning i umiddelbar forlængelse aftelefonsamtalen, kan telefonnotatet undlades, således at e-mailen fra ansøgeren får status af den egent-lige ansøgning om aktindsigt. I sådanne tilfælde foretages fristberegningen fra tidspunktet for modta-gelse af den skriftlige anmodning eller telefonopkaldet.Som en del af journaliseringen skal det altid dokumenteres helt tydeligt på en sag, præcis hvilke konkre-te dokumenter, og evt. hvilken version af dokumenterne, samt øvrige oplysninger, der er givet(akt)indsigt i. Sagsbehandleren skal således lægge en kopi af det udleverede materiale til ansøgeren påsagen.b. Afgrænsning og sagsbehandlingDer kan i nogle sager være behov for at få klarlagt fra ansøgerens side præcis, hvad der ønskes(akt)indsigt i. Det kan derfor være hensigtsmæssigt indledningsvist telefonisk eller pr. mail at kontakteansøgeren herom. Sagsbehandleren bør bl.a. under hensyntagen til vejledningspligten i forvaltningslo-vens § 7 i den forbindelse orientere om, hvordan ministeriet forstår anmodningen og forventer at be-handle den. Det giver ansøgeren mulighed for efter behov at præcisere sin anmodning. I praksis kan detaf og til vise sig, at den pågældende egentlig er interesseret i et ret begrænset materiale, selvom anmod-ningen fra starten er formuleret bredt.Sager, der er søgt aktindsigt i, skal gennemgås dokument for dokument med henblik på for hvert do-kument at vurdere, i hvilket omfang det er omfattet af retten til aktindsigt Det gælder også i sager, dersom udgangspunkt er undtaget fra aktindsigt, da ansøgeren trods dette kan have ret til enkelte oplysnin-ger i sagen. Hertil kommer, at man generelt skal overveje at give meroffentlighed.c. Intern orientering/godkendelseMange aktindsigtssager har en karakter og et omfang, som indebærer, at det sagsbehandlende kontor pået tidligt tidspunkt i sagsbehandlingen bør overveje at underrette den pågældende afdelingschef om enverserende aktindsigtssag, herunder om hvilke oplysninger der forventes givet aktindsigt i. Formåletmed underretningen kan være at få vurderet sagens ressourceforbrug og eventuelle politiske eller øvrigekonsekvenser.Det skal altid overvejes, hvorvidt det sagsbehandlende kontor uden videre selv kan besvare en anmod-ning om aktindsigt, eller om der er behov for orientering, evt. godkendelse af et afgørelsesudkast, afministeren eller departementschefen.Sager, der kan indebære politiske konsekvenser, bør forelægges ministeren, og pressechefen skal orien-teres om sagen. Sager af principiel juridisk karakter bør generelt forelægges for Lov- og Personaleafde-lingen. Ved tvivl om behovet for forelæggelse konsulteres JSK.I sådanne sager skal oplysninger undtaget fra aktindsigt ved intern forelæggelse markeres/overstregespå en måde, evt. med en farve, så indholdet fortsat fremgår i forelæggelsen. Efter godkendelse af sagen7

overstreges oplysningerne med sort, og akterne bør kopieres igen for at sikre, at det overstregede ikkekan ses. Den sagsbehandlende afdeling forbereder sagen inden oversendelse og påfører eventuelle post-it-sedler eller lignende for at markere udvalgte akter, hvilket desuden beskrives i forklædet.d. Afgørelse om og meddelelse af aktindsigtEn afgørelse om aktindsigt skal udformes som enhver anden afgørelse i forvaltningslovens forstand,uanset, om afgørelsen træffes efter reglerne i forvaltningsloven eller offentlighedsloven. Det indebærerbl.a., at en skriftlig afgørelse om aktindsigt skal begrundes, medmindre afgørelsen fuldt ud imødekom-mer anmodningen (forvaltningslovens § 22).Begrundelsen skal indeholde henvisninger til de retsregler, som afgørelsen træffes efter, og i skønsmæs-sige afgørelser skal de hovedhensyn, der har været bestemmende for afgørelsen, angives (forvaltnings-lovens § 24, stk. 1). De lovbestemmelser, som afgørelsen træffes efter, skal i afgørelsen angives præcistmed henvisning til lovens navn og bestemmelsernes §, stk., litra eller nr., og det skal af afgørelsen tyde-ligt fremgå, hvilke undtagelsesbestemmelser der er anvendt på hvilke sager, dokumenter eller oplysnin-ger, og begrundelsen skal være dækkende. Indholdet af de relevante lovbestemmelser bør af hensyn tilborgeren gengives i begrundelsen. Beror afgørelsen på en fortolkning af lovbestemmelserne, skal derredegøres for indholdet af den anlagte fortolkning.Begrundelsen skal desuden efter behov indeholde en kort redegørelse for oplysninger vedrørende fakti-ske forhold, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen (forvaltningslovens § 24, stk. 2). Har an-modningen om aktindsigt været upræcis, kan det f.eks. være hensigtsmæssigt i afgørelsen at angive,hvordan anmodningen er forstået, og hvad der på denne baggrund er givet aktindsigt i.Sagsbehandleren skal vurdere, om aktindsigt gives elektronisk, ved fremsendelse af fotokopier ellerundtagelsesvis ved adgang til gennemsyn i ministeriet. Er der tale om et mindre omfattende sagsmate-riale, som allerede foreligger elektronisk, eller som uden større ressourceforbrug kan indscannes, talerdet for at meddele aktindsigt pr. e-mail. Modsat taler et større antal akter, herunder med mange over-stregede oplysninger, for at give aktindsigt ved fremsendelse af kopier. Det er muligt at give aktindsigtved adgang til aktgennemsyn i ministeriet, bl.a. når der er tale om så omfattende sager, at antallet afdokumenter med afgørende vægt taler imod, at der gives aktindsigt ved kopi eller pr. e-mail. I praksismeddeles aktindsigt typisk elektronisk eller ved fremsendelse af kopi.e. Opkrævning af betalingForvaltningsloven og offentlighedsloven giver mulighed for at opkræve betaling for meddelelse af akt-indsigt ved fremsendelse af kopier. Ministeriet opkræver ikke betaling for digitale kopier (indscannededokumenter i pdf, elektroniske mails, regneark og dokumenter etc.), men gør det for papirkopier.Betaling for aktindsigt efter både forvaltningsloven og offentlighedsloven udgør 10 kr. for den førsteside og 1 kr. for de efterfølgende sider. Det samlede beløb skal fremgå af opkrævningen.I de tilfælde, hvor en aktindsigtssag behandles efter forvaltningsloven, opkræves der ikke betaling fordet første eksemplar af en kopi af et dokument. Hvis der ønskes aktindsigt i dokumenter, der alleredeén gang er sendt til ansøgeren, opkræves betaling. Sagsbehandleren bør forud for fremsendelse af akter,for hvilke der opkræves betaling, vejlede ansøgeren om betalingskravet.I aktindsigtssager, der behandles efter offentlighedsloven, opkræves der ikke betaling for det første ek-semplar af en kopi af et dokument, nårdokumentet udleveres i medfør af egen acces-reglen,den samlede betaling vil være mindre end 25 kr. (dvs. 15 kopisider eller færre er gratis), ellerministeriet anmoder modtageren af kopierne om en udtalelse til brug ved sagens behandling.Opkrævning af betaling for aktindsigt givet efter offentlighedsloven forudsætter i øvrigt, at ansøgerenudtrykkeligt har bedt om aktindsigt i form af afskrift eller kopi af dokumenterne. Har ansøgeren ikke8

udtrykkeligt bedt om at modtage kopier, skal sagsbehandleren, såfremt aktindsigt forventes meddeltved fremsendelse af kopier, forud for afgørelsen vejlede ansøgeren herom og om betalingskravet.f. FaktureringSagsbehandleren skal sende Koncernstyringskontoret en kopi af aktindsigtsafgørelsen, således at Kon-cernstyringsstyringskontoret kan fremsende en faktura til ansøgeren.Hvis fakturaen ikke er betalt på forfaldsdato, som er 30 kalenderdage fra afsendelsen af fakturaen, ryk-ker Økonomistyrelsens Service Center (ØSC) debitor for tilgodehavendet. Modtages indbetalingenfortsat ikke, retter ØSC henvendelse til Koncernstyringskontoret, der kontakter sagsbehandleren, somsammen med sin kontorchef vurderer, om beløbet skal afskrives, eller om man af principielle årsagerønsker at søge beløbet inddrevet.En eventuel afskrivning af tilgodehavendet bogføres af ØSC efter instruks fra Koncernstyringskonto-ret, når sagsbehandleren har givet besked om, at beløbet skal afskrives.8. Forvaltningsretlige kilder og linksPartsaktindsigt efter forvaltningslovenForvaltningsloven, jf.https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=105127Justitsministeriets Vejledning om forvaltningsloven, punkt 45-104, jf.http://www.retsinfo.dk/_GETDOCM_/ACCN/C19861174060-REGLForvaltningsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag,2001Aktindsigt efter offentlighedslovenLov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven), jf.https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=59129Justitsministeriets Vejledning om lov om offentlighed i forvaltning, jf.http://www.retsinfo.dk/_GETDOCM_/ACCN/C19861168760-REGLOffentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag,1998Indsigt efter persondatalovenLov om behandling af personoplysninger, jf.https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=828Datatilsynets Vejledning om den registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i lov ombehandling af personoplysninger, jf.https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=852Lov om behandling af personoplysninger med kommentarer af Henrik Waaben og KristianKorfits Nielsen, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 2008Øvrige kilderForvaltningsret af Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 2002Aktindsigt af Jon Andersen m.fl., Christian Ejlers’ Forlag, 2002Justitsministeriets brev af 28. juni 2010 om meroffentlighed.