IndholdForord.............................................................. 3Medarbejderhåndtering......................... 13Fælles fokus på fastholdelse ........................... 14Rammerne for Udbetaling Danmark.. 4Udbetaling Danmark i tal ................................... 6Rekrutteringsstrategiog nedjustering i 2014 ...................................... 14Uddannelse af medarbejdere .......................... 15Styring støttes af risikoanalyser.......... 7Stabil drift med eksisterende it-systemer .......... 7Fokus på økonomi og organisatoriskforberedelse ....................................................... 8It-systemer og udbud............................. 16Aftale med KMD ............................................... 16IT-løsninger i udbud ......................................... 16Betjening af borgerne.............................. 9Opgavedelingen mellem kommunerog Udbetaling Danmark ..................................... 9Borgernes kontakt medUdbetaling Danmark ........................................ 10Borgere kan møde op i kommunenog få hjælp (ATA) .............................................. 10Kviklinje støtter borgeremed særlige behov .......................................... 11Hurtigt spor til hastesagerpga. sociale forhold ......................................... 11Selvbetjening via borger.dk .............................. 11Borgerinformation om forandringerne ............. 12Fem centre og to filialer ................................... 12Henvisninger.............................................. 18Udbetaling Danmarks ledelse............. 17Bestyrelse og styregruppe ............................... 17Administrativ ledelseog projektorganisation ..................................... 17Filialer understøtter sikker drift ........................ 15

ForordFormålet med denne publikation er at give et fak-tuelt billede af, hvordan myndigheden UdbetalingDanmark bygges op til at overtage kommunaleopgaver i 2012.God læselyst!Målgruppen for publikationen er primært poli-tikere, embedsmænd, interesseorganisationer,faglige organisationer og journalister, der haren særlig interesse i Udbetaling Danmark og deforandringer, centraliseringen af de kommunaleopgaver medfører.Publikationen opdateres løbende. Seneste ver-sion kan altid læses og downloades via udbeta-lingdanmark.dkLilian MogensenFormand for Udbetaling Danmarks styregruppeDirektør i ATPSkulle du have spørgsmål, der ikke besvares ipublikationen, er du altid velkommen til at kon-takte Udbetaling Danmark.

Rammerne for Udbetaling DanmarkKL og regeringen indgik i juni 2010 en aftale omat samle dele af den objektive sagsbehandling ifem centre med virkning fra efteråret 2012. Efteren to-årig indfasning skal centraliseringen sparekommunerne for knap 300 mio. kr. om året. Cen-traliseringen skal samtidig sikre en mere ensartetsagsbehandling på områderne.Derudover anbefaler KL’s bestyrelse og Ud-Det er den nye myndighed, Udbetaling Danmark,som overtager ansvaret for sagsområderne.Arbejdet skal udføres som omkostningsdækketvirksomhed, hvor Udbetaling Danmark afregnermed kommunerne.betaling Danmarks styregruppe at samle helefamilieydelsesområdet hos Udbetaling Dan-mark. Familieydelsesområdet dækker børne- ogægtefællebidrag, børnetilskud samt børne- ogungeydelse.ATP leverer teknisk og administrativ bistand tilUdbetaling Danmark og er også arbejdsgiver forde medarbejdere, der skal overdrages fra kom-munerne.Sagsområderne er folkepension, udbetaling ogindtægtsregulering af førtidspension, boligstøtte,barselsdagpenge samt forskudsvist udbetaltbørnebidrag.Sagsområder

Årsværk og borgerbetjeningKommunerne beskæftiger i dag cirka 2.000 års-værk på de områder, der berøres af overflytnin-gen. Det er aftalt, at cirka 1.500 årsværk flyttestil Udbetaling Danmark, mens 500 årsværk blivertilbage i den kommunale borgerservice.I løbet af de første to år skal Udbetaling Danmarkreducere sine 1.500 årsværk til 1.000 årsværk.Det er her igennem, besparelsen på de knap 300mio. kr. skal findes. De 500 årsværk, der blivertilbage i kommunerne, skal:• Varetage sagsbehandlingen på de områder, hvor kommunerne fortsat er myndighed.• Uændret foretage helhedsorienteret vejledning på de områder, hvor Udbetaling Danmark ermyndighed.• Sikre, at borgere med særlige behov kan få personlig betjening og hjælp i Borgerservice tilde sagsområder, der administreres af Udbeta-ling Danmark.

LovgivningI december 2010 vedtog Folketinget Lov ometablering af Udbetaling Danmark, som dannerden juridiske ramme for etablering af myndighe-den. Udbetaling Danmark overtager opgaverne i2012.I 2011 fremsættes et samlet lovforslag for Ud-betaling Danmark for Folketinget. Lovforslagetsupplerer etableringsloven fra 2010, blandt andetmed afregningsmodellen, bestemmelser omborgernes retssikkerhed samt anke- og tilsyns-bestemmelser.Samtidig fremsættes et lovforslag for Folketingetmed de ændringer i ydelseslovgivningen, somfastlægger arbejdsdelingen mellem UdbetalingDanmark og kommunerne.Forslagene til samlet lov for Udbetaling Danmarkog ændring af ydelseslovene bliver, forud forfremsættelsen for Folketinget, sendt i høring.

Styring støttes af risikoanalyserEtableringen af Udbetaling Danmark styres efteren detaljeret leverance- og planmodel, som støt-tes af løbende risikoanalyser. Risikoanalysernebidrager som væsentligt grundlag for beslutnin-ger og aktiviteter.Der er fuld opmærksomhed på, at borgernes ogkommunernes penge er på spil, og der styresførst og fremmest uden om risici, som kan hindre,at:• Borgere modtager deres penge til tiden.• Etableringen overholder budgetterne.Hertil kommer, at kommunernes nuværende højeserviceniveau i forhold til borgerne skal oprethol-des.I risikoanalysen har projektorganisationen ind-draget erfaringer fra lignende etableringspro-jekter, primært statens digitale tinglysning samtNorges pendent til Udbetaling Danmark (NAV). Læs også kapitlet ”It-systemer og udbud” påside 16.• Nye (og derfor fejlbehæftede) it-systemer blev kørt ind, samtidig med en radikal omlægningaf organisation og arbejdsgange.• Der var for få kompetente medarbejdere med kendskab til fagområder og systemer påovergangstidspunktet, bl.a. fordi mange af demedarbejdere, der havde arbejdet med om-råderne op til overgangen, ikke valgte at følgemed over i den nye organisation.• Budgetterne blev overskredet, primært på grund af forsinkelser.De ændringer, der skal foretages i systemernei første fase, bliver primært foretaget af KMD.KMD har tidligere haft succes ved langt størreomlægninger, fx ved kommunalreformen i 2007.Med udgangspunkt i erfaringer fra tinglysning ogNAV i Norge undlader Udbetaling Danmark at indføre nye it-systemer på overgangstidspunktet.I første fase vil ændringer i it-systemerne såledesvære begrænset til det absolut nødvendige. Førstnår driften af Udbetaling Danmark kører stabilt,vil systemændringer komme på tale.Væsentlige risici og ulemper i disse projekter har været, atStabil drift med eksisterendeit-systemer

Fokus på økonomi og organisatoriskforberedelseI etableringen af Udbetaling Danmark anerken-des risikoen ved ikke at have tilstrækkeligt medkompetente medarbejdere til rådighed på over-gangstidspunktet. Projektorganisationen harfokus på at minimere risikoen, og samlet set erprojektet primært tilrettelagt som et HR-projekt,frem for et it-projekt.Udbetaling Danmark arbejder intensivt for atsikre, at flest mulige medarbejdere flytter med frakommunerne. Det sker gennem dialog- og infor-mationsaktiviteter med ledere og medarbejdereom vilkår, fleksible overgangsordninger samt omATP som attraktiv og prisbelønnet arbejdsplads.Der oprettes desuden to midlertidige filialer ihenholdsvis Østjylland og på Fyn, hvor afstands-problematikken er særlig udbredt. Medarbejderei disse områder kan dermed blive ansat på etarbejdssted tættere på deres bopæl. Filialerne vileksistere det første år efter overgangstidspunktet– med mulighed for et års forlængelse, hvis der erbehov.Læs også kapitlet ”Medarbejderhåndtering” påside 13.I forhold til at minimere risikoen for at overskridebudgetterne har Udbetaling Danmarks projektor-ganisation indført en stram program- og budget-styring i etableringsfasen.

Betjening af borgerneOmdrejningspunktet for opbygningen af Udbe-taling Danmark, er borgerens oplevelse af godservice, uanset livssituation og digitale færdighe-der. Herunder er der stærkt fokus på, at borgeremed særlige behov fortsat kan få betjening vedat henvende sig fysisk i egen kommune, frem forat få telefonisk eller digital betjening hos Udbe-taling Danmark. En del af de 500 årsværk, derbliver tilbage i kommunerne, skal således anven-des på at håndtere ansigt til ansigt-kontakt medborgerne.I økonomiaftalen mellem regeringen og KL frem-går det, at følgende principper er styrende forborgerbetjeningen:

Borgerens oplevelse

• Borgerne skal tilbydes mindst samme service-niveau som før.• Borgerne skal ikke henvises fra den ene myn-dighed til den anden.• Det må ikke være svært for borgerne at finde rundt i systemet.Kommunale eksperter, KL, Pensionsstyrelsen ogATP har udarbejdet opgavesplittet mellem kom-muner og Udbetaling Danmark på de omfattedesagsområder. Resultatet er tilgængeligt på udbe-talingdanmark.dk – se links i boksen til højre.Opgavesplittet bliver fastlagt i de lovforslag, dersendes i høring senere på året.Opgavedelingen mellem kommuner ogUdbetaling DanmarkDen enkelte borgers oplevelse af god serviceknytter sig tæt til en klar opgavedeling mellemkommuner og Udbetaling Danmark. En klar op-gavedeling er samtidig afgørende for en optimaludnyttelse af tid og ressourcer hos medarbej-derne i kommuner og Udbetaling Danmark.Fysisk henvendelse hos kommunen, herunderborgere med særlige behovLink til udbetalingdanmark.dk og videre til et dokument, derviser, hvordan borgere med særlige behov skal betjenes viakommunernes borgerservice.

Effektivitet

• Så mange borgere som muligt skal benytte digitale selvbetjeningsløsninger.• Borgerhenvendelser skal håndteres, hvor det er billigst og mest effektivt.• Der skal sikres et effektivt informationsflow mellem centre og kommuner.LinksUdmøntning af opgavesplit og samarbejds-processer for:SagsområderneLink udbetalingdanmark.dk og videre til dokumenter, derviser detaljer i den måde, ydelsesområderne fremover skalhåndteres på, herunder hvad der bliver tilbage i kommu-nerne.

Borgernes kontakt med UdbetalingDanmarkBorgere, der modtager ydelser fra UdbetalingDanmark, har adgang til personlig betjening icentrene. Betjeningen sker via telefon og digitalpost. En altovervejende del af betjeningen vilfor den enkelte borger foregå via digital selvbe-tjening på borger.dk. For arbejdsgivere vil detprimært foregå på nemrefusion.dk (barselsdag-penge).Borgere, der har brug for fysisk fremmøde, kanmøde op i kommunernes borgerservice og fåvejledning. Se næste afsnit.

Der er defineret en klar opgavedeling mellemkommunerne og Udbetaling Danmark i forhold tilat hjælpe de borgere, der møder fysisk op i kom-munen.Der skelnes mellem borgere med tre forskelligetyper af behov:• Borgere, der ikke har behov for særlig op-mærksomhed, og som hurtigt kan ydes hjælptil selvhjælp - primært ved at henvise til dedigitale kanaler.• Borgere, der ikke er digitalt parate, og som derfor skal hjælpes i gang med de digitalekanaler.• Borgere med særlige behov (tidligere benæv-nelse: ”svage borgere”), som skal have ekstraopmærksomhed og særlig hjælp.Borgere der ikkehar behov for særligopmærksomhedBorgere med særligebehov. Denne gruppeaf borgere skal have ensærlig opmærksomhedog hjælp.

Borgere kan møde op i kommunenog få hjælp (ATA)Borgere, der henvender sig ansigt til ansigt (ATA)i kommunens borgerservicecenter, vil fortsatkunne få hjælp her, fx til at udfylde ansøgninger.Hermed sikres det, at borgere, der har særligebehov og/eller ikke er digitalt parate, bliver imø-dekommet og modtager hjælp.ATA-vejledningen bliver en opgave for en del afde 500 medarbejdere (årsværk på landsplan),der fortsat skal arbejde med opgaverne i denkommunale borgerservice.

Borgerinformation om forandringerneOvergangen af opgaver til Udbetaling Danmarkskal for borgerne foregå så let som muligt.Udbetaling Danmark vil i forbindelse med over-dragelsen af sagsområderne iværksætte målret-tede informationsaktiviteter, der gør borgerneopmærksomme på, at Udbetaling Danmark erden nye myndighed for ydelserne. Informations-aktiviteterne vil foregå i de kontaktpunkter, der iforvejen er med borgeren, fx i udbetalingsbreve,på kommunernes hjemmesider samt i borger-servicecentre. Derudover vil kommunale sags-behandlere henvise til Udbetaling Danmark ogborger.dk.

Se også afsnittet ”Rekrutteringsstrategi og ned-justering i 2014” på side 14.Sagsområderne i de enkelte centre og filialerorganiseres overvejende efter de principper, somATP Koncernen i forvejen bruger på kundeser-viceområdet. Det vil bl.a. sige, at der oprettesfrontoffice- og backoffice-funktioner for sagsom-råderne. Læs mere om, hvordan vi organiserersagsområderne i centrene på udbetalingdan-mark.dk – se link i boksen til højre.Borgerens kontakt til Udbetaling Danmark skertelefonisk og via digital post. Borgerne vil oplevemindst samme servicemål som i dag, og dermåles løbende på kundetilfredsheden og følgesop på resultaterne.Se også afsnittene ”Borgere kan møde op i kom-munen og få hjælp (ATA)” på side 10.

Fem centre og to filialerUdbetaling Danmark varetager sagsbehand-lingen fra fem centre. Der placeres et center ibyerne Frederikshavn, Holstebro, Haderslev,Vordingborg og Hillerød. Desuden oprettes der to midlertidige filialer i henholdsvis Østjylland og påFyn.Centre og filialer bemandes, i det omfang det ermuligt, med medarbejdere og ledere, der i dagarbejder med de berørte sagsområder i kommu-nerne. Overflytningen af de faglige kompetencerfra kommunerne skal understøtte UdbetalingDanmark i at etablere en sikker drift.

MedarbejderhåndteringKommunerne beskæftiger i dag cirka 2.000 års-værk på de fem områder, der berøres af overflyt-ningen. Det er aftalt, at cirka 1.500 årsværk flyt-tes til Udbetaling Danmark, mens 500 årsværkbliver tilbage i den kommunale borgerservice.Udbetaling Danmark skal, frem mod udgangenaf 2014, gradvist reducere sine 1.500 årsværk til1.000 årsværk.Det er de medarbejdere, der helt eller i over-vejende grad er beskæftiget med de opgaver,Udbetaling Danmark skal løse, som overdragestil de fem centre.Overførslen af 1.500 årsværk fra kommunernetil Udbetaling Danmark er en stor udfordring.Medarbejderhåndteringen er derfor prioriteretFor tjenestemænd gælder, at de overføres tilstaten med henblik på udlån til ét af UdbetalingDanmarks centre. Tjenestemænd kan dog kunoverføres til staten, hvis det samlet set er indenfor rammerne af, hvad tjenestemanden skal tålesom led i sin ansættelse.KL og ATP har i tæt dialog med ledere og med-arbejdere i kommunerne planlagt en detaljeretproces for overflytningen. Nøgleord i processener respekt, forståelse og højt informationsniveau.For de overenskomstansatte medarbejdere erdet aftalt, at Lov om virksomhedsoverdragelsegælder.Guiden giver råd om en lang række af de perso-nalejuridiske problemstillinger samt HR- og ledel-sesmæssige opgaver, der tegner sig i forbindelsemed flytningen af de kommunale opgaver.meget højt i arbejdet med at etablere UdbetalingDanmark.KL og ATP sikrer i fællesskab, at den personal-ejuridiske proces håndteres korrekt. Desudensamarbejder ATP og KL tæt med kommunerneom at håndtere HR- og ledelsesopgaven hen-sigtsmæssigt frem mod opgaveoverdragelsen.For at understøtte arbejdet har ATP og KL udar-bejdet en procesguide til kommunale ledere ogHR-faglige.

Fælles fokus på fastholdelseCentraliseringen af opgaverne i fem centre, fremfor 98 kommuner, betyder, at mange af de berør-te medarbejdere får længere til arbejde. Derfor erdet forventeligt, at et ukendt antal medarbejdereikke vælger at følge med opgaverne til Udbeta-ling Danmark.Af hensyn til kontinuitet og sikker drift på deomfattede sagsområder har kommuner og Ud-betaling Danmark en fælles interesse i, at med-arbejderne vælger at blive i kommunen frem tiloverdragelsestidspunktet og herefter flytter medtil et af Udbetaling Danmarks centre.

Rekrutteringsstrategiog nedjustering i 2014ATP’s rekruttering fra kommunerne sker efterLov om virksomhedsoverdragelse. I foråret 2011melder kommunerne navngivne ledere ind, mensnavne på øvrige medarbejdere meldes ind i før-ste kvartal 2012. Medarbejderne har selv indfly-delse på, hvilket center de ønsker ansættelse i.I løbet af første kvartal 2012 har ATP og Udbe-taling Danmark således endeligt tal på, hvormange medarbejdere, der følger med til deenkelte centre.I bemandingen af centrene tages der højde for,

De resterende 500 årsværk udfyldes af medar-bejdere i tidsbegrænsede stillinger samt af et an-tal vikarer. Hermed undgår ATP at skulle afske-dige medarbejdere, når antallet af årsværk skalvære nedbragt til 1.000 med udgangen af 2014.Tidsbegrænsede stillinger kan fx besættes afkommunale medarbejdere, der takker nej til enfastansættelse i nærmeste center på grund afgeografisk afstand, men som - mod accept afen midlertidig ansættelse - kan tilbydes særligtfleksible ordninger, fx transport i arbejdstiden.Tidsbegrænsede stillinger kan også være forkommunale medarbejdere, der er på vej ud afarbejdsmarkedet på grund af alder.

Uddannelse af medarbejdereMedarbejdere fra kommunerne, der ansættes iATP for at løse opgaver for Udbetaling Danmark,skal gennemgå uddannelse i et intensivt forløbumiddelbart op til idriftsættelsen.På sagsområderne skal medarbejderne trænes iopgavedelingen mellem kommunerne og Udbeta-ling Danmark.Der vil blive udarbejdet en uddannelsesmodel,som tager højde for, at driften skal køre sidelø-bende med uddannelsesaktiviteterne.Medarbejdernes oplevelse af forandringer på it-området vil være begrænsede, eftersom Udbeta-ling Danmark fortsætter med de KMD-fagsyste-mer, som kommunerne bruger i dag.Nyrekrutterede medarbejdere gennemgår et in-tensivt oplæringsforløb, så de får det nødvendigekendskab til både sagsområder og it-systemer.

Filialer understøtter sikker driftUdbetaling Danmark opretter to midlertidigefilialer på Fyn og i Østjylland. Filialerne skal i enindfasningsperiode supplere de fem centre i Fre-derikshavn, Holstebro, Haderslev, Vordingborg og Hillerød.Filialerne skal understøtte sikker drift overgangs-perioden fra 2012, idet filialerne imødekommer defynske og østjyske medarbejderes problem medlange rejseafstande til centrene.Filialerne vil eksistere det første år efter over-gangstidspunktet – med mulighed for et års for-længelse, hvis der er behov. Ansættelse i en filialvil sikre medarbejderne længere tid til at indrettesig på den længere transport, hvis de senere vilovergå til et center. Filialerne vil samtidig givemedarbejdere, der ikke senere vil overgå til et

IT-systemer og udbudIt-systemerne er selve grundlaget for sagsbe-handlingen og udbetalingen af ydelserne til bor-gerne. Derfor er det afgørende, at it-systemerneer på plads og fungerer sikkert, når UdbetalingDanmark går i drift i 2012.Der er i dag ikke et marked for de forretnings-systemer, der anvendes på de omfattede sags-områder, og som leveres af KMD. Det fremgåraf loven, at”KMD har været og er den enesteudbyder af de it-kritiske løsninger, og der findesikke andre tilgængelige it-løsninger, som kansubstituere de kritiske it-løsninger.”• Fase 1: I denne fase håndteres sagsområder-En udbudsproces for de forskellige forretnings-systemer har derfor en længere tidshorisont,og det er ikke muligt for ATP at gennemførene på de eksisterende KMD-forretningssyste-mer, mens en række supplerende it-løsningerkonkurrenceudsættes.• Fase 2, hvor forretningssystemerne til sagsom-råderne konkurrenceudsættes.For at sikre den bedste vare til den bedste prisudarbejder ATP en plan for at bringe de it-kriti-ske løsninger i udbud hurtigst muligt. ATP er, isamarbejde med KOMBIT, ved at udarbejde enAftale med KMDATP indgår i 2011 en aftale med KMD om at sikrestabil drift og rettidig udbetaling til borgerne, fradriften overtages i 2012.KMD arbejder på at levere en sammenhængendeit-platform med systemer, der understøtter deudbudsplan.en sådan proces inden idriftsættelsen i 2012.Denne præmis bidrager samtidig væsentligt til atminimere det samlede risikobillede for UdbetalingDanmark. Se kapitlet ”Styring støttes af risiko-analyser” på side 7.Derimod er det muligt at konkurrenceudsætte enrække supplerende it-løsninger, herunder skan-ning, blanketter og nødvendig infrastruktur.Udbetaling Danmark deler derfor overgangen indi to faser, når det gælder drift og leverandørvalgpå it-området:IT-løsninger i udbudBåde ATP og kommunerne har en væsentliginteresse i at reducere de administrative om-kostninger, uden at borgerservicen forringes. Enafgørende faktor er at benytte de it-løsninger,der bedst understøtter optimering af processer,selvbetjening, digitalisering og genbrug af data.fem sagsområder. Systemerne er de samme,som kommunerne bruger i dag, og der foretageskun de tilretninger, som er nødvendige, for at Ud-betaling Danmark overholder loven. Det betyderogså, at medarbejderne fra kommunerne skalarbejde i de systemer, som de i forvejen kender.

Udbetaling Danmarks ledelseBestyrelse og styregruppeBestyrelsen for Udbetaling Danmark konstituerersig ved overgangen i 2012. Bestyrelsen skal be-stå af en formand og otte andre bestyrelsesmed-lemmer. Formanden og fem bestyrelsesmedlem-mer udpeges af beskæftigelsesministeren efterindstilling fra Kommunernes Landsforening, KL.Direktøren for Udbetaling Danmark er til enhvertid identisk med direktøren for ArbejdsmarkedetsTillægspension, ATP.Indtil overgangen ledes institutionen af en sty-regruppe, som konstituerede sig efter lovensvedtagelse den 17. december 2010. Se liste overmedlemmer på Udbetalingdanmark.dk.

ATP

Administrerende direktør:Lars Rohde – [email protected]Forretningsdirektør:Lilian Mogensen – [email protected]Programleder:Hans Christian Jelstrup – [email protected]Eksterne relationer:Michel Weber – [email protected]HR:Torben Christiansen – [email protected]Kundeservice:Carsten Bodal – [email protected]Økonomistyring:Kim Machon Andersen – [email protected]IT:Tina Nielsen – tn@atpKommunikation:Mette Beck – [email protected]ATP leverer teknisk og administrativ bistand tilUdbetaling Danmark. ATP er også arbejdsgiverfor de ledere og medarbejdere, der er beskæfti-get med Udbetaling Danmarks opgaver. Tjene-stemænd, der er beskæftiget med opgaverne, erudlånt fra staten.

KL

Generelt:Rasmus Edelberg – [email protected]Kommunikation:Trine Søndergaard – [email protected]Administrativ ledelseog projektorganisation

Pensionsstyrelsen

Lovgivning, relationer mv.:Anders Dupont – [email protected]