Miljø- og Planlægningsudvalget 2010-11 (1. samling)
MPU Alm.del Bilag 647
Offentligt
Notat om ledelses- og styringsudviklingen i Miljøministeriet
2
1. IndledningI forbindelse med udarbejdelse af VVM-redegørelsen vedrørende etableringen af etnationalt testcenter for vindmøller i Østerild anvendte Miljøministeriet fejlagtigt for-kerte grænseværdier for støj. Miljøministeriets departementschef har efterfølgendeden 3. december 2010 afgivet en redegørelse om forløbet, hvori det blev konstateret,at der i den konkrete sag havde fundet kritisabel sagsbehandling sted.Det er en grundlæggende forudsætning for Miljøministeriets kvalificerede varetagelseaf rollen som offentlig forvaltningsmyndighed, at ministeriets afgørelser og rådgiv-ning i alle sager hviler på et forsvarligt fagligt og juridisk grundlag og følger gældenderegler for god forvaltningsskik. Rettidig og kvalificeret betjening af Folketing, mini-ster og ministeriets samarbejdspartnere i øvrigt skal altid være i højsædet.Som konsekvens af sagen fik direktøren for den daværende By- og Landskabsstyrelseen påtale. Miljøministeren har i den forbindelse lovet at udarbejde et notat til Folke-tingets Miljø- og planlægningsudvalg om ledelses- og styringsudviklingen i Miljømini-steriet.Miljøministeriet betragter den kritisable sagsbehandling i forbindelse med udarbejdel-sen af ovennævnte VVM-redegørelse som en særlig og alvorlig hændelse og har der-for siden december 2010 benyttet anledningen til at opprioritere en række tiltag indenfor ledelse, styring, kvalitet, internt samarbejde og virksomhedskultur. Formålet medtiltagene er at styrke ministeriets samlede evne til at levere gode, gennemarbejdede ogkorrekte beslutningsgrundlag til den politiske proces. Tiltagene falder inden for trehovedspor:- et styringsspor.- et kvalitetsspor.- et kulturspor.Dette notat beskriver Miljøministeriets tiltag inden for disse tre spor.Flere af de tiltag Miljøministeriet har iværksat skal i øvrigt ses i lyset af, at der medvirkning fra 1. januar 2011 blev gennemført en reorganisering af ministeriet.Reorganiseringen indebar bl.a., at to af ministeriets styrelser, By- og Landskabsstyrel-sen og Skov- og Naturstyrelsen, blev lagt sammen til én styrelse, Naturstyrelsen. Etsærligt fokuspunkt for denne reorganisering har været at skabe en klar ledelsesstruk-tur, der understøtter effektiv styring af de enkelte opgaver og en direkte udmøntningaf regeringens politik.Nogle af de iværksatte tiltag er forankret i Naturstyrelsen, der som en udløber afsammenlægningen af de to styrelser bl.a. er i gang med at udvikle en sammenhæn-gende styringsmodel og et nyt kvalitetsledelsessystem. Andre tiltag gennemføres somkoncernprojekter, der omfatter hele Miljøministeriet.
3
2. StyringssporetStyrket styring og ledelse af projekter og porteføljerDet er Miljøministeriets vurdering, at en række større opgaver løses mest hensigts-mæssigt i en projektorganisering. Læren fra Østerild-sagen var imidlertid, at ministe-riets formelle spilleregler for styring og ledelse af store, komplekse projekter ikke blevfulgt op af nødvendige styrings- og projektaktiviteter.Miljøministeriets koncernledelse har derfor i januar 2011 iværksat en videreudviklingaf ministeriets projektorganisering. Formålet hermed er at sikre, at projekter frem-over ledes og organiseres efter de mest hensigtsmæssige styringsprincipper. Der skalvære samme klarhed i ansvarsplaceringen og styringen – uanset om opgaverne løses ien projektorganisering eller i en almindelig linjeorganisation.Dette tiltag omfatter:Udarbejdelse af en intern projekthåndbog mhp. tydeliggørelse af roller og ansvar,definering af faser i projektet samt obligatoriske værktøjer.Tilpasning og videreudvikling af Miljøministeriets interne projektuddannelse.Med ensretningen af projektmodel og -værktøjer vil ministeriets projektejere, projekt-ledere og projektdeltagere fremover komme til at operere efter samme terminologiog værktøjer, hvilket er en væsentlig forudsætning for succesfuld gennemførelse afprojekter, der gennemføres på tværs af organisatoriske skel.Miljøministeriets koncernledelse har desuden besluttet at indføre en fælles, ensartetmodel for porteføljeledelse, som sikrer, at alle ministeriets projekter fremover har enentydig ledelsesmæssig forankring. Endvidere forankres håndteringen af visse tværin-stitutionelle porteføljer i departementet.Implementering af porteføljeledelse sikrer løbende overblik over projektporteføljen,tydelig organisatorisk forankring samt synlig ledelsesmæssig opmærksomhed og prio-ritering af projekter i porteføljen. Hermed sikres en løbende ledelsesmæssig opmærk-somhed på fremdriften, ligesom der skabes grundlag for at omdisponere ressourcermellem projekterne efter behov.Kort- og Matrikelstyrelsen og Miljøstyrelsen har allerede etableret interne systemer tilporteføljeledelse af egne projekter. Naturstyrelsen har som nyetableret styrelse i for-året 2011 iværksat et selvstændigt projekt med det formål at etablere de nødvendigesystemer til porteføljeledelse samt implementere en styrket projektorganisering og–styring.Det er Miljøministeriets klare forventning, at disse initiativer vil understøtte sikkerprojektstyring og dermed styrke styrelsens opgaveløsning i forhold til leverancesik-kerhed og tværgående koordinering. Projektstyringsmodellen sikrer endvidere tidligopmærksomhed på afvigelser og ændringer i projektet samt eventuelle konsekvenserfor projektets udkomme.Som et særligt fokusområde har Naturstyrelsen udviklet en risikoledelsesprocedure,der sikrer skærpet styring og ledelse af projekter med høj risikovurdering. Indførelse
4
af risikoledelse for projekter med høj risikovurdering er et væsentligt og nyskabendesupplement til projektstyringsmodellen. Risikoledelse indebærer, at udvalgte projekterforankres i direktionen, at der udarbejdes risikoprofiler med udgangspunkt i veldefi-nerede risikokriterier, løbende stillingtagen til forankringsniveauer ved ændrede risi-koprofiler, samt at der efter behov kan indføres skærpede krav til projektstyrings-værktøjer og beslutningspunkter undervejs i projektet.Systematisk styringsdialog mellem departement og ministeriets institutionerMiljøministeriet har i foråret 2011 intensiveret dialogen mellem departement og sty-relser på øverste ledelsesniveau gennem indførelse af en fast møderække under be-tegnelsen den systematiske styringsdialog. Styringsdialogen indebærer faste, regel-mæssige møder mellem departementets topledelse og direktionerne i styrelser ognævn med henblik på proaktiv og fremadskuende dialog om styring af større aktuellepolitiske såvel som organisatoriske sager.Styrelsernes resultatkontrakter udgør en væsentlig del af grundlaget for møderne, derfokuserer på styrelsernes kerneopgaver og mål samt på særlige risikoområder.3. KvalitetssporetIndførelses af kvalitetsledelsessystem i NaturstyrelsenNaturstyrelsen har igangsat et arbejde med opbygning af et kvalitetsledelsessystemmed henblik på at systematisere, standardisere og dokumentere styrelsens internearbejdsgange og forbedre kvaliteten i opgaveløsningen. Systemet er IT-understøttetog er et konkret, operationelt redskab, som giver hurtig, nem og overskuelig adgangtil alle aktuelle retningslinjer og procedurer til brug for sagsbehandlernes dagligesagshåndtering.Kvalitetsledelsessystemet vil udgøre styrelsens fremtidige ramme for det fortløbendearbejde med sikring af kvaliteten af styrelsens produkter og de bagvedliggende ar-bejdsprocesser og metoder. Kvalitetsledelsessystemet definerer et entydigt ansvar forde enkelte processer og delelementer i processerne.Naturstyrelsens direktion har besluttet, at kvalitetsledelsessystemet bygges op om-kring de interne processer på tværs af styrelsens områder. Syv kerneprocesser og enrække støtte- og ledelsesprocesser udgør hovedstrukturen, og omfatter alle Natursty-relsens produkter.De relevante dele af den tidligere By- og Landskabsstyrelses kvalitetsstyringssystem”Blomsten” overføres til Naturstyrelsens nye kvalitetsledelsessystem. I 2012 forven-tes kvalitetsledelsessystemet certificeret efter både Kvalitetsstyringsloven og ISO9001.Projektet gennemføres i to faser. I første fase, som blev afsluttet i maj 2011, blev demest kritiske processer og delprocesser standardiseret, dokumenteret og lagt ind ikvalitetsledelsessystemet. I anden fase, der løber fra maj frem til 31. december 2011,systematiseres, standardiseres og dokumenteres øvrige processer og delprocesser. I2012 forventes systemet at overgå til driftsfasen.
5
Styrkelse af Miljøministeriets juridiske rådgivningMiljøministeriets koncernledelse nedsatte i marts 2011 en hurtigt arbejdende arbejds-gruppe vedrørende den fremtidige organisering og tilrettelæggelse af Miljøministerietsjuridiske opgaver og rådgivning. Arbejdsgruppen fik til opgave særligt at sætte fokuspå, hvordan en ændret organisering og/eller tilrettelæggelse af det juridiske arbejdekan bidrage til en styrkelse af Miljøministeriets juridiske opgaver og rådgivning.Arbejdsgruppen har ultimo maj 2011 fremlagt en række modeller for en ændret orga-nisering. Miljøministeriets koncernledelse vil på denne baggrund drøfte modellerneog beslutte, hvordan Miljøministeriets juridiske opgavevaretagelse styrkes.Faste rammer for samarbejdet mellem Naturstyrelsen og MiljøstyrelsenI forbindelse med reorganiseringen af Miljøministeriet, der førte til dannelsen af Na-turstyrelsen, overførtes også en række opgaver til Miljøstyrelsen. Et væsentligt fokus-område for denne del af omlægningen er at tilrettelægge samarbejdet, så der er klar-hed i opgave- og ansvarsfordelingen. Målet er, at ministeriets opgaver – uanset at deløses på tværs af organisatoriske skel – udføres rettidigt og med den fornødne kvali-tet. Naturstyrelsen og Miljøstyrelsen har derfor i marts 2011 indgået en aftale, der kon-kret beskriver, hvordan samarbejdet mellem de to styrelser fremover skal tilrettelægges.Nye retningslinjer for leverandørstyringMiljøministeriets koncernledelse har i marts 2011 besluttet at udarbejde fælles interneretningslinjer for kontrakthåndtering og projektstyring i forbindelse med kontraktermed en ekstern part om konkrete forsknings- og rådgivningsprojekter. Retnings-linjerne skal bl.a. sikre, at ansvars- og rollefordelingen mellem opdragsgiver og deneksterne leverandør er klart beskrevet herunder procedurer for kvalitetssikring afleverancerne fra den eksterne leverandørs side mv.4. KultursporetMiljøministeriet formulerede i 2009 et fælles ledelsesgrundlag, som tydeliggør for-ventninger og krav til god ledelse i Miljøministeriet. Det fremgår heraf bl.a., at mansom leder i Miljøministeriet skal kommunikere den politiske retning til medarbejder-ne, så de politiske mål står klart og kan effektueres i alle hjørner af organisationen.Ligeledes indgår det, at ministeriets ledere kontinuerligt skal arbejde med sikring af, atopgaverne bliver løst med den rette kvalitet.Inden for kultursporet har Miljøministeriet derfor - med afsæt i erfaringerne fra sags-forløbet omkring udarbejdelse af VVM-redegørelsen om det nationale testcenter forvindmøller i Østerild - gjort en systematisk indsats for at indkredse, hvilke lærings-punkter der bør uddrages og kommunikeres af ministeriets topledelse, og hvordandisse budskaber bedst kommunikeres til ministeriets ansatte. Desuden er der iværksatforskellige tiltag for ministeriets chefer og ledere, der spiller en nøglerolle som am-bassadører og rollemodeller for god adfærd med fokus på ansvarstagen, professiona-lisme og anerkendende ledelse.Endvidere har koncernledelsen og styrelsernes direktioner og ledergrupper haft sær-ligt fokus på at indkredse og definere god skik for håndtering af ansvar for at påvirkekulturen i ministeriet under overskriften ”ansvarstagen og professionalisme” og drøf-
6
tet, hvilke krav der skal stilles til god adfærd i relation til at tage ansvar for det, derikke ligger indenfor eget kerneansvarsområde.Styrket topledelseskommunikationFor at styrke topledelseskommunikationen er der iværksat forskellige initiativer her-under bedre nyhedsinfrastruktur. Sigtet har været at styrke brugen af intern kommu-nikation som strategisk værktøj og dermed sikre, at ministeriets ansatte forstår oggenkender de sigtelinjer og den miljøpolitiske kurs, koncernledelsen sætter for mini-steriets arbejde.Temadrøftelser i Miljøministeriets koncernledelseMiljøministeriets koncernledelse har i 1. halvår 2011 gennemført en serie af tema-drøftelser med det formål at understøtte ledelses- og styringsudviklingen i Miljømini-steriet.Chefkonference med fokus på samspillet mellem anerkendende ledelse og god medarbejderadfærdMiljøministeriets afholder hvert år i juni en konference for ministeriets chefer. I 2011vil temaet for den årlige konference være, hvordan den gode medarbejderadfærd un-derstøttes gennem anerkendende ledelse.Forårets drøftelser om ansvarstagen og professionalisme i Miljøministeriets leder-grupper følges dermed op ved, at der på chefkonferencen fokuseres på udvikling afen anerkendende ledelsesadfærd, der understøtter ansvarstagen og professionalismehos medarbejderne. Miljøministeriets koncernledelse vil efter konferencen drøftebehovet for yderligere opfølgning.Departementschefens årlige rundtur til ministeriets institutionerMiljøministeriets departementschef besøger regelmæssigt samtlige ministeriets insti-tutioner decentralt såvel som centralt. Som en del af besøgene i 2011 er der afholdt etmedarbejdermøde, hvor departementschefen - som led i den styrkede topledelses-kommunikation – har sat fokus på ledelsens forventninger til ønskelig organisatoriskadfærd. Centrale budskaber har handlet om at tænke i helheder og om, at god adfærdogså indebærer, at man tager ansvar for at følge opgaven helt til dørs.Målrettet leder- og kompetenceudviklingDer pågår i alle Miljøministeriets styrelser og institutioner et systematisk arbejde medleder- og kompetenceudvikling, hvortil kommer en række koncernfælles aktiviteter,som dækker hele ministeriet.Miljøministeriet har i foråret 2011 yderligere målrettet denne indsats bl.a. gennemiværksættelse af en fælles kompetencestrategi for hele ministeriet. Arbejdet forventesafsluttet først på efteråret 2011. Kompetencestrategien sætter fokus på, hvilke kom-petencer ministeriet har brug for i fremtiden, og hvordan der bedst skabes overens-stemmelse mellem ministeriets fremtidige kompetencebehov og de kompetencer,ministeriet i dag råder over. En central udfordring vil være at styrke den forvalt-ningsmæssige kompetence og kapacitet i organisationen.Parallelt hermed arbejdes ligeledes systematisk med ledelsesudvikling i ministerietsstyrelser og institutioner. En fællesnævner for mange af de iværksatte tiltag inden for
7
ledelsesudvikling er, at de enten rummer et styringsspor, som understøtter sikkerhed ileverancerne eller et personaleledelsesspor, som understøtter medarbejdernes resul-tatskabelse.5. AfrundingMiljøministeriet har som beskrevet ovenfor siden december 2010 over en bred frontgennemført en række udviklingsinitiativer inden for ledelse og styring.Det er Miljøministeriets vurdering, at disse initiativer tilsammen danner et godt ogtilstrækkeligt fundament for, at Miljøministeriet fortsat kan levere god, rettidig ogkvalificeret betjening af Folketing, minister og ministeriets samarbejdspartnere i øv-rigt.
