SammenfatningTil udvalgsformændenes orientering indeholder dette notat en kort be-skrivelse af det udkast til kommunikationsplan for Folketinget, som er ud-arbejdet i anledning af det danske EU-formandskab i 1. halvår af 2012.Kommunikationsplanens tyngdepunkt bliver den webbaserede kommuni-kation, men der produceres også trykt materiale i et vist omfang – f.eks.et undervisningshæfte og diverse informationsark om politikområder, derer relevante under formandskabet.Herudover kan følgende centrale forslag fra udkastet nævnes: Net-quiz/konkurrence, interaktivt danmarkskort med oversigt over EU 2012-arrangementer og debatter, filmklip – EU på fem minutter á la JørgenClevin, Konference om EU 2012 for biblioteker, oplysningsspots til FT-TV(og webben), annoncering i medier.Det bemærkes, at der i arbejdet med kommunikationsplanen er lagt vægtpå, at den skal tilgodese en række forskellige målgrupper – unge, voksneinteresserede borgere, professionelle brugere m. fl. Der vil ligeledes bli-ve lagt vægt på en god dialog med Udenrigsministeriet samt andre EU-aktører m.m. om flere af aktiviteterne.

1. Om kommunikationsplanens formål og

målgruppe m.m.

Kommunikationsplanens formålFormålet med Folketingets kommunikationsaktiviteter i forbindelse med EU-2012 er, at benytte lejligheden til at informere om:- Folketingets EU-materiale og aktuelle møder og aktiviteter, som kan væremed til at kvalificere den danske EU-debat- Den service Folketinget tilbyder borgerne ved at besvare henvendelser omEU (Folketingets EU-Oplysning)- Folketingets rolle i behandlingen af EU-sagerKommunikationsplanens målgruppeHelt overordnet er følgende bredt definerede målgrupper prioriteret i kommu-nikationsplanen:-Videreformidlere - biblioteker, lærere, presse, brancheorganisationer,politiske sekretariater og ministerier m. flere. Ved at henvende sig tildenne målgruppe sikres effektiv udbredelse af Folketingets informati-onstilbud.borgere 20+, som har et ønske om at erhverve sig informationer omde politiske emner på formandskabets dagsorden eller om Folketin-gets rolle i EU. Udgangspunktet er, at disse borgere har hørt om EU/formandskabsemner via medierne og på den baggrund har spørgs-mål eller et ønske om mere information.UngdomsuddannelserPolitikere og embedsmænd fra de øvrige EU-lande

De enkelte aktiviteters målgrupper fastlægges nærmere i forbindelse med denmere detaljerede tilrettelæggelse af aktiviteterne.Kommunikationsplanens succeskriterierSucceskriterierne fastlægges i forbindelse med den konkrete tilrettelæggelseaf bl.a. webkommunikationen og planen for medieomtale m.v.Succeskriterierne bør dog indeholde tilfredshedsundersøgelser, som går påkvaliteten af de informationer, som er modtaget, samt f.eks. mål for øget antalbesøg på web, omtale af FT i medier samt afsætning af materiale til undervis-ning.

Om udkastet til kommunikationsplanFor god ordens skyld bemærkes, at denne beskrivelse af udkastet til kommu-nikationsplan kun vedrører Folketingets eksterne kommunikation. Selve udka-stet indeholder flere internt rettede kommunikationsaktiviteter, som skal sikre,at Folketingets medlemmer og partiansatte samt FT’s administration er orien-terede om de aktiviteter og arrangementer, som Folketinget er vært for.Det er pt. ikke fastlagt, hvilke møder FT skal arrangere, og hvornår møderneskal afholdes. En opdateret kommunikationsplan udarbejdes, når der er over-blik over den endelige møderække, og der udarbejdes også særskilte kom-munikationsplaner for hvert af disse arrangementer.

2. Folketingets generelle kommunikationsaktiviteter

Trykt information – EU Tema og undervisningshæfteWebkommunikationen kommer til at indtage en central rolle i forbindelse medFolketingets EU 2012-kommunikation. Ikke desto mindre viser erfaringen, atogså trykt materiale i høj grad efterspørges af såvel borgere som undervisere.Som udgangspunkt vil EU-Oplysningen derfor lave det såkaldteEU Temaomtre centrale emner og evt. flere emner, såfremt der senere skulle vise sig etbehov for dette. EU Tema er et nyt format som er forholdsvis billigt at produ-cere og hurtigt genoptrykt.Også undervisere efterspørger stadig i høj grad trykt materiale om aktuelleemner. Der laves derfor et undervisningshæfte.WebkommunikationSærlig temaside om EU-formandskabetDen besnærende korte overskrift dækker over et stort arbejde med tilrette-læggelsen af den vigtige webkommunikation. Der udarbejdes en særskiltkommunikationsplan for denne del.Tilrettelæggelsen af webkommunikationen bliver kompleks, da den skal tilgo-dese en række forskellige målgrupper – f.eks. unge og voksne interesseredeborgere, professionelle brugere og ikke mindst udenlandske brugere.Tyngdepunktet for den borgerrettede information bliver en særlig temaside omEU 2012, som EU-Oplysningen laver på euo.dk. Desuden opdateres ft.dk ogde relevante fagudvalgs sider på ft.dk med oplysninger om formandskabet.Tilrettelæggelsen af webkommunikationen vil ske i tæt dialog med Udenrigs-ministeriet.

Danmarkskort med oversigt over møder og debatarrangementerDet bør fremhæves, at der som en del af webkommunikationen laves et sær-ligt danmarkskort, hvor såvel borgere som professionelle, kan danne sig etoverblik over møder og debatarrangementer m.m. i anledning af formandska-bet. Det gælder både officielle møder samt borgerrettede debatarrangemen-ter.Konkurrence/netquizDesuden skal der laves en net-quiz med et konkurrenceelement, som kangenerere besøg på webben og øge interessen for information om EU 2012.Der laves to versioner – en udgave rettet mod en ung målgruppe og en udga-ve rettet mod en mere moden målgruppe.Filmklip - ”EU på fem minutter” á la Jørgen ClevinDerudover bør ideen om et filmklip om ”EU på fem minutter” fremhæves. Ide-en går ud på at lave et ”Jørgen-Clevin-agtigt-klip” til webben, som ganske kortforklarer EU. EU-Oplysningen planlægger hvilke informationer, der skal vide-reformidles. Det undersøges, om vi har mulighed for at indgå i et samarbejdemed tegnere, som er kendt for at have en skæv/humoristisk vinkel på deresarbejde.Brug af sociale medierEndelig bør det nævnes, at Folketingets Kommunikationsafdeling i foråret2011 arbejder med at fastlægge en strategi for Folketingets brug af socialemedier som kommunikationsplatform. Evt. brug af disse platforme til kommu-nikation om EU 2012 tilrettelægges afhængigt af strategiens indhold.Øvrige projekter – bibliotekskonference, oplysningsspots til FT-TV, me-dieomtale og annonceringBibliotekskonferenceEU-Oplysningen har et godt samarbejde med landets biblioteker, som i vidudstrækning videreformidler EU-Oplysningens informationsmateriale til bor-gerne. For at klæde disse vigtige videreformidlere på til at informere om EU2011 og FT og sikre, at de kender Folketingets information om EU 2012, af-holdes derfor en konference på Christiansborg, hvor samtlige hovedbibliote-ker inviteres til at deltage.OplysningsspotsDer produceres ca. fem oplysningsspots til FT-TV, som handler om EU 2012.Udover at filmene vises på FT-TV lægges filmene på webdelen, og der læg-ges en strategi for at sikre den størst mulige visning af filmene.

Annoncering og særlig strategi for rmedieomtaleFor at gøre opmærksom på Folketingets aktiviteter og informationstilbud ianledning af EU 2012 indrykkes en række annoncer i diverse medier. Annon-ceringen tilrettelægges nærmere i efteråret. Målgrupper og valg af medierovervejes nøje efter en samlet vurdering af behovet for at skabe opmærk-somhed om de forskellige tilbud i de ønskede målgrupper.Der lægges en særlig strategi for at sikre omtale og eksponering af Folketin-gets aktiviteter og tilbud via pressen. Grundtanken er, at Folketinget kan tilby-de en historie ved at give et indblik i livet bag murene – f.eks. ved at politikereog medarbejdere fra FT’s administration medvirker i programmer som Go’Morgen/Go’ Aften Danmark og fortæller om, hvilke forberedelser, det kræver,når Folketinget skal holde møde for flere hundrede politikere fra 27 EU-landesparlamenter.Desuden undersøges muligheden for at motivere landsdækkende medier til atarrangere debatarrangementer om formandskabets emner.

3. Kommunikationsaktiviteter tilknyttet Folketingets

møder m.m.

Trykt information – pjece om Folketinget, fagudvalgspjecer m.m.Det er endnu ikke fastlagt, præcis hvilke møder Folketinget skal afholde ianledning af det danske EU-formandskab. Der er dog ikke tvivl om, at Folke-tinget kommer til at modtage et større antal gæster fra andre europæiskelande.I den anledning laves en ny præsentation af Folketinget beregnet på uden-landske gæster. Der laves også præsentationer af de fagudvalg, som arran-gerer møder i anledning af formandskabet.EU-Oplysningen opdaterer den engelske og danske version af pjecen omEuropaudvalget. Da denne pjece specifikt handler om Europaudvalgets funk-tion og procedurer, vurderes det, at der også er behov for at lave materiale,som beskriver, hvordan Folketinget som helhed behandler EU-sager.FT-TV producerer optagelser fra Folketingets møder og arrangementer. Op-tagelserne vises på FT-TV og lægges på webben.Når det er fastlagt, hvilke møder Folketinget skal stå for, og hvornår mødernefinder sted, udarbejdes en særskilt kommunikationsplan for hvert af møderne.