Elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer henviser til statslige institutioners og andreoffentlige organisationers brug af elektronisk kommunikation og transaktionsbehandling iforbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser eller udbud af offentlige arbejder. Der stårimidlertid meget mere på spil end blot overgangen fra papirbaserede systemer til systemer,hvor der anvendes elektronisk kommunikation i forbindelse med offentligeindkøbsprocedurer. Elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer skaber mulighed forvæsentlige effektivitetsforbedringer i forbindelse med de enkelte indkøb, den overordnedeadministration af offentlige indkøb og den måde, hvorpå markederne for offentlige kontrakterfungerer.Den gradvise indfasning af offentlige e-indkøb er et led i et ambitiøst e-forvaltningsprogram,som grundlæggende kan ændre funktion og resultater i den offentlige administration. IKommissionens digitale dagsorden for Europa forudser vedtagelsen af en hvidbog fraKommissionen, der skitserer de foranstaltninger, som Kommissionen vil træffe for at etablereen sammenkoblet infrastruktur for elektronisk baserede offentlige indkøb1.Den aktuelle grønbog udgør det første skridt hen imod opnåelsen af dette samtdefineringen/implementeringen af et ambitiøst, men realistisk program til at udnyttepotentialet for informations- og kommunikationsteknologi (ikt) til at opnå bedre offentligeindkøbsprocedurer på tværs af det indre marked.Denne grønbog udgør også det første skridt hen imod en koordineret, ambitiøs og omfattendegennemgang af de eksisterende rammer for offentlige indkøb i EU, som skal fremkomme medforslag til reformer af EU-lovgivningen. Den vil blive fulgt op af endnu en grønbog, derbehandler andre spørgsmål i relation til moderniseringen af de eksisterende rammer foroffentlige indkøb i EU.I 2005 gav EU’s ministre udtryk for et håb om, at“mindst 50 % af de offentlige indkøb, deroverstiger EU’s tærskelværdi for offentlige indkøb, vil blive udført elektronisk senest i2010”2. For at opnå dette har Kommissionen ændret lovgivningen og implementeret enhandlingsplan vedrørende elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer (2004)3. På trodsaf dette ligger det faktisk opnåede langt bagefter de indledende forhåbninger, hvilket afspejlerovergangens logistiske og administrative kompleksitet. Kommissionens vurdering4tyder på,

at mindre end 5 % af værdien af de samlede offentlige indkøbsbudgetter i de medlemsstater,der er længst fremme5, tildeles via elektroniske systemer. Efter Kommissionens opfattelse ertiden nu inde til, at Kommissionen igen kan fokusere på at understøtte de nationale, regionaleog lokale myndigheders anvendelse af elektronisk baserede indkøbsprocedurer. Teknologiener nu moden. Der er etableret velfungerende platforme for elektronisk baserede e-indkøb imange regioner og medlemsstater. Trafikken gennem disse systemer har nået en kritisk masseog er i stærk vækst. Der er mulighed for at formidle bedste praksis og udbedre mangler i detjuridiske og politiske miljø i EU, som ellers kunne kvæle disse udviklinger.Derudover er der en mulighed for at justere udvikling og processer for at sikre, at devæsentligste moduler i den nye infrastruktur for elektronisk baserede offentlige indkøbunderstøtter deltagelse i indkøbsprocedurer på tværs af landegrænser. Unkontrolleretspredning af tekniske løsninger og applikationer kan føre til unødvendige hindringer for deøkonomiske aktørers deltagelse i procedurer, der er organiseret omkring partnerlandessystemer. Mens grænseoverskridende deltagelse i elektronisk baserede offentlige indkøbfortsat er anekdotisk, mener Kommissionen, at det er klogt at handle nu for at undgå, attekniske eller operationelle hindringer bliver endemiske i det nye landskab for elektroniskbaserede offentlige indkøb.Hvad er elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer?Elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer er en fællesbetegnelse for ikt-baseret – istedet for papirbaserede procedurer - kommunikation og behandling i alle faser afindkøbsprocessen. Elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer indbefatter indførelsenaf elektroniske processer til støtte for de forskellige faser af en indkøbsproces –udbudsmeddelelser, udbudsbetingelser, tilbudsafgivelse, tilbudsevaluering, tildeling afkontrakt, ordreafgivelse, fakturering og betaling.De processer, der vedrører fakturering og betaling (efter tildeling af kontrakt), er ikkeindkøbsspecifikke og løsninger, der er udviklet til det bredere B2B-marked, kan også fungereinden for rammerne af elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer6. Dog kræver noglefaser (udbudsmeddelelse, tilbudsafgivelse, tilbudsevaluering og ordreafgivelse)specialudviklede løsninger. Faserne tilbudsafgivelse, tilbudsevaluering og ordreafgivelse er demest udfordrende, idet de kræver protokoller og standarder for organisering af udveksling afkomplekse dokumenter samt interaktion mellem den offentlige indkøber og leverandører.I forbindelse med nogle aspekter af indkøbsaktiviteterne vil det fortsat være nødvendigt medikkeautomatiseret behandling. Det kan eksempelvis være vanskeligt at reducere kompliceredeindkøb (projektering, bygge og anlæg) til standardformater, og her kan det være nødvendigtmed menneskelig indgriben. Ikke desto mindre er der mulighed for, at store dele afindkøbsaktiviteterne kan ændres til at blive udført elektronisk. Erfaringerne fra Korea erlærerige: Mere end 9O% of alle offentlige indkøb i Korea formidles gennem den centraltadministrerede KONEPS-platform.

Ofte kan dele af de offentlige indkøbsprocedurer gennemføres elektronisk, mens andreforegår med ikkeautomatiseret behandling. Mange offentlige myndigheder har etableretportaler til offentliggørelse af udbudsmeddelelser og adgang til udbudsbetingelser.Fremgangen inden for brugen af automatiske systemer til tilbudsafgivelse, behandling ogevaluering af tilbud samt ordreafgivelse er mindre udbredt. Det endelige mål er elektroniskbaserede offentlige indkøbsprocedurer, hvor alle faser af proceduren fra udbudsmeddelelse tilbetaling gennemføres automatisk via elektroniske procedurer (det såkaldte “straight through”-princip). Sådanne muligheder forefindes - og leveres sædvanligvis via specialiseredeplatforme for offentlige e-indkøb, som giver relevant støtte til den enkelte ordregivendemyndighed med hensyn til de elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer.2.HVORFORVIGTIGE?

Kommissionen ser følgende fordele ved en mere udbredt brug af elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurer:a)Øget tilgængelighed og gennemsigtighed:ved at automatisere og centralisereinformationsstrømmen om mulighederne for tilbudsafgivelse kan elektroniskbaserede offentlige indkøbsprocedurer forbedre virksomhedernes adgang tiloffentlige udbud. Det er langt hurtigere at søge efter muligheder online end atgennemgå flere publikationer enkeltvis. Elektronisk baserede offentligeindkøbssystemer kan også konfigureres til at varsle leverandører om særligemuligheder samt til at give umiddelbar adgang til udbudsbetingelserne.Gennemsigtigheden øges også, idet indkøbsprocessen er mere åben,veldokumenteret, og oplysningerne bedre kommunikeret. Som følge heraf øgesovervågningen og den generelle effektivitet i forbindelse med de offentligeindkøbsprocedurer, hvorved markederne åbnes for øget konkurrence, og puljen afkonkurrerende leverandører bliver større.Fordele i forbindelse med de enkelte procedurer:Sammenlignet medpapirbaserede systemer kan elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurerhjælpe ordregivende myndigheder og økonomiske aktører med at reducereadministrationsomkostninger og øge hastigheden i de enkelte offentligeindkøbsprocedurer.Idetaktuelleøkonomiskeklimaersådanneeffektivitetsforbedringer meget velkomne med henblik på at maksimere detpotentiale, der kan opnås med begrænsede ressourcer. Elektronisk baseredeoffentlige indkøbssystemer har også vist sig at være meget nyttige med hensyn til atfremskynde udbetalinger fra de offentlige indkøbsbudgetter.Fordele med hensyn til mere effektiv administration af offentlige indkøb:hvorder er centrale indkøbsorganer, kan brugen af elektroniske procedurer bidrage til atcentralisere omkostningstunge backoffice-funktioner og skabe stordriftsfordele iindkøbsadministrationen. Overgangen til elektronisk baserede indkøbsprocedurerøger også muligheden for at rationalisere og gennemgå indkøbsprocessen - skiftet tilelektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer betyder ikke nødvendigvis, at depapirbaserede procedurer, der har eksisteret i mange år, kopieres og anvendes ielektronisk form. Elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer kan integreresmed de andre (elektroniske) aktiviteter i en organisation (f.eks. lagerkontrol,kontraktstyring og revision), hvilket sikrer konsekvens og større effektivitet.

Potentiale for integration af EU’s offentlige indkøbsmarkeder:I et papirbaseretmiljø kan manglende viden og betænkeligheder ved at byde på kontrakter i en visafstand fra virksomhedens hjemsted have begrænset leverandører eller afholdt demfra at konkurrere i visse udbud. Med elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer er det muligt at reducere disse afstandsbarrierer oginformationskløfter og fremme højere deltagelse, udvide puljen af muligeleverandører og potentielt skabe større markeder. Selv om det ikke kan ændrerelevansen af afstand eller fysisk nærhed, hvad angår den faktiske udførelse af denunderliggende transaktion, indebærer det en mulighed for at overvinde deafstandsrelaterede omkostninger ved deltagelse i selve den offentligeindkøbsprocedure. Den gennemsigtighed, der opnås herved, er ikke blot en fordel påtværs af landegrænserne, men fordelene ved denne større gennemsigtighed vil ogsåkunne mærkes inden for det enkelte lands grænser, idet leverandører i én region kandrage fordel af mulighederne i en anden region. Lettere adgang til oplysninger ommulighederne for tilbudsafgivelse og strømlinet behandling af tilbud vil gøre detlettere for udenlandske leverandører at deltage i onlineudbudsmuligheder.7

Alle ovenstående fordele bidrager til, at de ønskede resultater på det offentligeindkøbsområdekan opnås mere effektivt. Navnlig kan elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer bidrage til at sikre indkøb til offentlige tjenester på vilkår, der giverskatteyderne mere valuta for pengene. Disse besparelser er særligt værdifulde nu i forbindelsemed det pres, der er for at styre de offentlige udgifter.Disse fordele fås imidlertid ikke gratis. Evnen til at gennemføre offentlige indkøb elektronisknødvendiggør investeringer i alle led af indkøbsprocessen for at opbygge den nødvendigekapacitet og styre overgangen. Investeringsudgifter i forbindelse med nationale og regionalefaciliteter til elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer – fra e-portaler til mereomfattende løsninger – ligger på mellem 0,5 mio. EUR og 5 mio. EUR.8Vedligeholdelsesomkostningerne varierer fra flere tusinde til flere millioner EUR, formentligafhængigt af, hvor stort og avanceret systemet er. Erfaringer tyder på, at disse investeringerkan tjenes ind i form af administrative besparelser inden for en kort tidsramme. Den størstehindring for brugen af disse systemer ligger dog i at tilskynde de ordregivende myndighederog leverandørmiljøerne til at arbejde med disse nye systemer. Vellykkede initiativer inden forelektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer indbefatter ofte vidtgående støtte tiloplæring af brugermiljøer, samt at sponsorerne af elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer til stadighed arbejder på at fremme og udvikle systemerne.Eksempler på besparelser og forbedringer•Intercent-ER, en institution under den italienske region Emilia Romagna, tilbydertjenesteydelser inden for elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurerer, herunder e-markedsplads, e-kataloger og e-auktioner, og er nu referencepunkt for 539 administrationer(90 % af de lokale organer). I 2008 behandlede Intercent-ER transaktioner for i alt ca. 419

mio. EUR og skabte effektivitetsforbedringer på 67,5 mio. EUR og tidsbesparelser på 45mandeår.•Det føderale østrigske indkøbsorgan centraliserer indkøb for de føderale myndigheder iØstrig gennem funktionaliteter til elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer. I2008 rapporterede indkøbsorganet om besparelser på 178 mio. EUR sammenlignet med enindkøbsvolumen på 830 mio. EUR. Fordelene synes i betydelig grad at opveje de årligevedligeholdelsesomkostninger på 5 mio. EUR, som udgør mindre end 3 % afbesparelserne.•Pr. 1. februar 2005 må alle ordregivende myndigheder i Danmark udelukkende acceptereelektroniske fakturaer. Denne reform vedrører ca. 15 mio. fakturaer pr. år og gælder heleden offentlige sektor, fra ministerier til børnehaver. Brugen af e-fakturering forventes atgive det offentlige besparelser på 100 mio. EUR hvert år ud over besparelserne i interneadministrative processer.•I Norge hjælper Ehandel-platformen myndighederne med at opnå tidsbesparelser på 20-40 % af den tid, der anvendes på at håndtere ordrer, varemodtagelse og fakturering, hvilketgiver prisbesparelser på omkring 2-10 %.•I det Forenede Kongerige meddelte den offentlige sektors nationale indkøbsportal, theBuying Solutions site, i sin årsberetning for 2008/09, at den havde fremmet salg til enværdi af over 5 mia. GBP, hvilket havde resulteret i besparelser på 732 mio. GBP. DetForenede Kongerige har også rapporteret om besparelser, der ofte overstiger 10 % (ogendda op til 45 %) ved brug af e-auktioner og har for nylig bekendtgjort planer om atanvende e-auktioner til at opnå besparelser på op til 270 mio. GBP for skatteyderne indenudgangen af 2011.•En portugisisk undersøgelse har sammenlignet de bedste bud i forbindelse med offentligebygge- og anlægskontrakter indgået med portugisiske offentlige hospitaler i 2009 (vedhjælp af papirbaserede systemer) og 2010 (ved hjælp af elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer). Undersøgelsen konkluderede, at der var blevet opnået enomkostningsreduktion i 2010 på 18 % som følge af den øgede konkurrence, der var skabtmed elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer.3.HVILKENROLLE KANEUSPILLE MED HENSYN TIL AT FREMME ELEKTRONISKBASEREDE OFFENTLIGE INDKØBSPROCEDURER?

Hovedparten af de påkrævede investeringer i elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer skal foretages på nationalt eller regionalt niveau, da det er her, behovet ogressourcerne er. Desuden overlader EU-lovgivningen om offentlige indkøbsprocedurer det tilde ordregivende myndigheder at vælge, hvorvidt de vil anvende elektroniske eller andrekommunikationsmedier i forbindelse med offentlige indkøb over EU-tærskelværdierne.Derfor skal EU’s politik hen imod elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedureranerkende “bottom-up”-princippet og den decentraliserede karakter i forbindelse medovergangen.Det er imidlertid stadig vigtigt, at EU-initiativer kommer til at udnytte potentialet i deelektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer og undgå de faldgruber, der er forbundet

med en ukoordineret og decentraliseret overgang til elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer. Især har EU’s juridiske og politiske arbejde tidligere og skal fortsat:(1)gøre det muligt for ordregivende myndigheder at gennemføre offentlige indkøbelektronisk. sikre, at EU-lovgivningen konfigureres med henblik på anvendelse afelektronisk baserede indkøbssystemer og –processer (for offentlige indkøb over EU-tærskelværdierne);sikre, at elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer foretages på en måde, somer i overensstemmelse med de væsentlige principper og bestemmelser i EU’slovgivning om offentlige indkøb (for offentlige indkøb over EU-tærskelværdierne) ogrelevante traktatprincipper (for offentlige indkøb under EU-tærskelværdierne);fremme udviklingen og brugen af ensartede, sikre, men kommercielt levedygtigeløsninger og formidle eksempler på bedste praksis. øge hastigheden i forbindelse medovergangen til elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer, således atuøkonomisk kopiering og gentagelse af fejl undgås.gøre det muligt for økonomiske aktører at deltage i elektronisk baserede offentligeudbudsprocedurer på tværs af det indre marked. Elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer giver mulighed for at reducere afstandsbarrierer oginformationskløfter. E-indkøbskapaciteten i de forskellige medlemsstater skal – ividest muligt omfang – være baseret på fælles modeller og metoder. Løsninger, derforbedrer og øger interoperabiliteten mellem lokale, regionale og nationale elektroniskbaserede offentlige indkøbssystemer, skal fremmes. Dermed vil man kunne undgåunødvendige tekniske hindringer i forbindelse med grænseoverskridende deltagelse ielektronisk baserede offentlige indkøbssystemer.

Derfor spiller EU’s politik en vigtig og komplementær rolle med hensyn til at støtte nationaleeller regionale bestræbelser på at skabe en elektronisk platform for offentlige indkøb. Den harogså en bredere koordinerende rolle med hensyn til at sikre konsistens med udviklingen påandre relaterede områder – f.eks. lovgivning i forbindelse med e-signaturer eller e-fakturering,som i sidste instans kan føre til harmonisering af fremgangsmåder i EU. Hvis der ikke tageshensyn til EU-niveauets dimension, kan overgangen blive vanskeliggjort, der kan spildesressourcer, da den dybe tallerken hele tiden skal genopfindes, og det potentiale, der ligger ielektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer med henblik på udvidelse afleverandørbaser, kan forblive urealiseret. Formålet med denne grønbog og efterfølgendeværker er at definere et realistisk og effektivt grundlag for EU med henblik på at støtte ogfremme denne vigtige proces.4.HVAD HAREUGJORT INDTIL NU?

kunne opnå bedre anvendelse af elektronisk kommunikation med henblik på atforbedre resultaterne i forbindelse med elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer. Disse forslag blev vedtaget og implementeret i de ændredeindkøbsdirektiver fra 2004.Udarbejdet og implementeret et program med over 30 ikkelovgivningsmæssigeinitiativer for at præcisere og fremme brugen af elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer (handlingsplan). Den politiske vision, der understøtterhandlingsplanen, var ambitiøs – nemlig at“… alle virksomheder i Europa med en pcog en internetforbindelse kan deltage i et offentligt udbud, der udføres elektronisk.”9.Medfinansieret forskning og udviklet andre praktiske værktøjer til at overvindeadministrative og tekniske hindringer for elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer på tværs af landegrænserne. Disse omfatter initiativer såsomPEPPOL10, det nyligt lancerede e-CERTIS-værktøj og open e-PRIOR. Disse projekterer stadig under udvikling eller er først blevet indført for nylig.

Sideløbende med denne grønbog har Kommissionen foretaget en evaluering af EU-foranstaltninger til understøttelse af elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer. Denneevaluerings væsentligste konklusioner er, at handlingsplanen i det store og hele korrektidentificerede de relevante udfordringer og prioriteter, der skal takles. Det blev ogsåanerkendt, at det primære incitament til fremskridt skal komme fra medlemsstaterne ogregionerne. Der blev identificeret et antal foranstaltninger til styring af nationale og regionaleinvesteringer på måder, der er i overensstemmelse med EU-lovgivning og det enkelte marked.Handlingsplanen opnåede væsentlig succes mht. oprettelse og brug af en fælles infrastrukturtil elektronisk offentliggørelse af udbudsmeddelelser. Der findes nu et enkelt, accepteret ogudbredt system til offentliggørelse af udbudsmeddelelser over EU-tærskelværdierneunderstøttet af kompatibel infrastruktur på nationalt niveau. I 2009 blev lige over 90 % af deformularer, der blev sendt til TED (Tenders Electronic Daily), modtaget elektronisk og i etstruktureret format. Den elektroniske offentliggørelse af udbudsmeddelelser undertærskelværdierne er også øget på nationalt eller regionalt niveau.Mange foranstaltninger i handlingsplanen bestod af vejledning eller pilotundersøgelser medhenblik på at teste eller fremme visse løsninger. Der er dermed opnået kendskab til problemer,løsninger og fælles referencepunkter for det bredere marked. Foranstaltningerne indeholdtimidlertid ikke påtvungne specifikke løsninger eller resultater på et tidspunkt, hvor teknologiog forretningsmodeller stadig var under udvikling. Mere konkrete projekter inden for områdetfor standardisering har endnu ikke vist sig. Kort sagt er der på trods af, at prioriteter genereltblev identificeret korrekt, og meget af handlingsplanen er gennemført som forudset, endnuikke opstået en situation, hvor enhver EU-virksomhed kan deltage i alle offentligeudbudsprocedurer via deres egen computer.Konklusionen er, at mange af de prioriteter, der blev identificeret i handlingsplanen og blevkorrekt identificeret i 2004, stadig er prioriteter i dag. “Soft law”-fremgangsmåden vartilstrækkelig, da e-indkøbsmiljøet var under udvikling, og fremmede udviklingen af kreativeløsninger. I bagklogskabens lys er der visse områder, der muligvis ville have haft fordel af enmere proaktiv og/eller direkte fremgangsmåde. Evalueringen af handlingsplanen haridentificeret et antal udfordringer og svagheder, som, hvis der ikke tages hånd herom, vil

Kommissionsfinansierede og -styrede aktioner til understøttelse af elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurerPEPPOL:PEPPOL, som er drevet af organisationer i den offentlige sektor fra adskillige EU-lande og har fået støtte fra Europa-Kommissionen, er et større projekt vedrørende elektroniskbaserede offentlige indkøbsprocedurer på tværs af landegrænserne med det formål at giveomfattende, standardbaseret it-infrastruktur og standardiserede it-tjenester med henblik påoprettelse og drift af paneuropæiske offentlige onlineindkøbssystemer. Kernen i PEPPOL-arkitekturen er et transportnet, der gør det muligt for forretningspartnere inden for elektroniskbaserede offentlige indkøbsprocedurer at tilslutte deres egne it-ressourcer, således at de kanudføre sikre og pålidelige udvekslinger af forretningsdokumenter. Projektet indeholder ogsåløsninger for e-bestilling og e-fakturering samt elementer til oprettelse af systemer til e-kataloger, signaturvalidering og det virtuelle virksomhedsdossier (VCD, Virtual CompanyDossier).Open e-PRIOR:Europa-Kommissionen har udviklet e-PRIOR for at gøre det muligt atudveksle strukturerede e-katalogs-, e-bestillings- og e-faktureringsdokumenter mellemKommissionen og leverandørerne. Open e-PRIOR tilbyder offentligt denne løsning i etgenanvendeligt open source-format. Desuden indeholder Open e-PRIOR et integreretPEPPOL-adgangspunkt, der gør det muligt at udveksle dokumenter via PEPPOL-nettet.e-CERTIS:e-CERTIS, som lanceres på samme tidspunkt som denne grønbog, er et gratisonlineinformationsværktøj, der indeholder udførlige oplysninger om de forskellige certifikaterog attester, der ofte anmodes om i forbindelse med udbudsprocedurer i de 27 medlemsstater,de to kandidatlande (Tyrkiet og Kroatien) og de tre EØS-lande (Island, Liechtenstein ogNorge). e-CERTIS er designet til at hjælpe både økonomiske aktører og ordregivendemyndigheder, først og fremmest med henblik på at de får kendskab til, hvilke oplysninger dergives eller anmodes om, og dernæst for at identificere gensidigt acceptable ækvivalenter.5.a)STATUS FOR ELEKTRONISK BASEREDE OFFENTLIGE INDKØBSPROCEDURERTilgængeligheden af tekniske løsninger

Elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer er nu mulige i praksis og ikke kun iteorien. Teknologien er til rådighed og anvendes i flere lande, hvilket betyder, at alle faser afden offentlige indkøbstransaktion kan gennemføres online.Teknologien har ikke givet de forventede (højteknologiske) løsninger på alleproceduremæssige skridt. I nogle tilfælde har en mere pragmatisk fremgangsmåde resulteret ifremskridt – i form af praktiske ‘omgåelser’, som involverer teknisk mindre krævendeløsninger eller kombinerer on-/offline kommunikation, f.eks. fremgangsmåder, der er benyttettil tilvejebringelse af dokumentation for udelukkelses- og udvælgelseskriterier, anvendelsen afbrugernavn og adgangskodeløsninger med henblik på at attestere en tilbudsgiver. Disseløsninger er imidlertid gyldige – de giver ganske enkelt alternative måder at nå slutresultatetpå. Der er blevet identificeret visse begrænsninger for “straight through” e-indkøb, f.eks.vanskeligheder med brugen af automatiske evalueringsmetoder i forbindelse med komplekseindkøb og mangel på et tidsstemplingssystem, der accepteres i hele EU.b)Investeringer i og tilgængelighed af offentlig e-indkøbskapacitet

Elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer er i færd med at gøre deres tilstedeværelsemærkbar i Europa. Succesen med antallet af platforme viser de forretningsmæssige fordele.Nogle ordregivende myndigheder, økonomiske aktører, centrale indkøbsorganer ogmedlemsstater har gjort signifikante bestæbelser og fremskridt. Der er gjort store fremskridt iforbindelse med udviklingen af elektroniske applikationer, der kan understøtte de fleste/allefaser af elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer. Nogle medlemsstater ellerregioner har indført elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer, der kan understøtteprocesser i forbindelse med “straight through e-indkøb” – i det mindste ved indkøb afstandardudstyr og -tjenesteydelser. Andre systemer koncentrerer sig om at tilvejebringe deførste moduler i forbindelse med offentlige indkøb – i 25 medlemsstater er det muligt atoffentliggøre udbudsmeddelelser og gøre udbudsbetingelser tilgængelige online.En række vellykkede systemer har valgt at anvende en model for elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurer, som stilles til rådighed af tredjeparter. Sådanne platformetilbyder ofte deres e-indkøbstjenesteydelser til flere organisationer. Individuelle udbydere fårstillet en privat webplads til rådighed, hvor de kan definere deres egne brugere, processer ogprodukter. Nogle drives af offentlige organer, mens andre styres af private firmaer;ordregivende myndigheder betaler således enten en standardsats eller en afgift pr. gang.c)Faktisk brug af elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer

Den samlede udnyttelsesgrad er fortsat lav i de fleste lande og i EU som helhed, og den anslåsat udgøre mindre end 5% af de samlede indkøb efter værdi.Undtagelsen til denne lave anvendelse er Portugal, hvor brugen af elektroniske medier til atgennemføre udbudsfaserne frem til kontraktindgåelsen har været obligatorisk siden 1.november 2009 for de fleste offentlige udbud (enkelte kontrakter af mindre værdi indgås ikkeelektronisk, og evalueringen af visse indkøb kan foretages med en blanding af elektroniske ogmere gængse medier). Som et resultat heraf foretager ordregivende myndigheder nu udbudhurtigere, og der forventes administrative besparelser på 28 mio. EUR pr. år. Andremedlemsstater har ligeledes gjort brugen af bestemte faser af de elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurer eller -værktøjer obligatorisk på nationalt plan, f.eks. har Cypern,Belgien og Nederlandene gjort eller planlægger at gøre meddelelsen vedrørendekontraktmuligheder obligatorisk via bestemte platforme. Andre lande har indført obligatoriskekrav til bestemte forvaltningsniveauer, f.eks. har Østrig gjort brugen af rammeaftalerobligatorisk for føderale myndigheder i forbindelse med specifikke varer og tjenesteydelser.Udvidet anekdotisk dokumentation tyder på, at mange ordregivende myndigheder ogøkonomiske aktører er gået over til elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer og ikkepåtænker at vende tilbage til papirbaserede procedurer.d)Grænseoverskridende tilgængelighed af elektronisk baserede offentlige -indkøbssystemer

udnyttelsesgrad og i sidste ende grænseoverskridende anvendelse. Mens konvergens på etmonolitisk system hverken er ønskeligt eller formålstjenligt, vil det fremme deltagelsen, hvisder er en fælles kernefunktionalitet på tværs af systemerne.Som et resultat af disse problemer vil økonomiske aktører, der i dagens marked ønsker atdeltage i offentlige onlineudbudsprocedurer i andre medlemsstater blive konfronteret medpraktiske, tekniske og administrative hindringer. Nationale/regionale elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurer er designet med henvisning til lokale administrative ellertekniske praksisser, der kan afvige væsentligt fra hinanden. Selv om tilgængeligheden afinfrastrukturen er øget signifikant siden 2004, er der kun sket meget få konkrete fremskridthen imod uhindrede, grænseoverskridende elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer.Til dato har disse spørgsmål ikke været genstand for særlig stor opmærksomhed på grund afden begrænsede interesse, som leverandører fra partnerlande har udvist for at deltage ioffentlige onlineudbud. Der bør dog nu fokuseres på disse spørgsmål, hvis vi ikke skal ståover for en ny generation af tekniske hindringer for grænseoverskridende (online) indkøb.6.UDFORDRINGER

I dette afsnit redegøres for nogle af de største udfordringer, der forhindrer en vellykketovergang til offentlige e-indkøb, og som kan skabe unødvendige hindringer forgrænseoverskridende deltagelse i online indkøbsprocedurer. Mange af disse spørgsmål erindbyrdes forbundet og kan ikke behandles isoleret, hvis de skal overvindes på en vellykketmåde og de politiske mål nås.(1)Overvindelse af de kontraherende myndigheders og leverandørernes træghed ogfrygt:Teknologien og kapaciteten til at gennemføre elektroniske offentlige indkøb er istigende grad tilgængelig. Det er dog ikke et af de tilfælde, hvor mulighederneudnyttes, når de er der. De kontraherende myndigheder har været langsomme til atgøre brug af disse muligheder. Dette kan tilskrives omkostningerne til omlægning afinterne systemer og ringe kendskab til fordelene. Leverandørerne kan heller ikke altidse fordelene for dem ved at foretage denne omlægning. Mange kontraherendemyndigheder og leverandører indtager gerne en “vent og se” holdning på grund af derisici, de mener er forbundet med at investere i offentlige e-indkøb. Ud over deteknologirelaterede risici er de bekymrede over risici i tilknytning til integration afdisse teknologier i eksisterende informationssystemer, i tilknytning til denforretningsmodel, som disse teknologier påtvinger forholdet mellem leverandør og dekontraherende myndigheder, og i tilknytning til de sikkerheds- og kontrolmekanismer,der er nødvendige for at sikre en ordentlig udnyttelse af teknologierne. Nogen, navnligsmv’er, er også bekymrede for, at de vil blive skubbet ud af markedet af tendenser iretning af sammenslutning og centralisering. Hvis en hurtigere overgang til offentligee-indkøb er ønskelig, vil det være nødvendigt at styrke incitamenterne til at gå over tiloffentlige e-indkøb, hvor det er muligt – og muligvis gøre offentlige e-indkøbobligatoriske under visse omstændigheder (f.eks. i forbindelse med bestemte indkøb).Manglende standarder i de elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer:Ien forudseelig fremtid vil leverandørerne stå over for en offentlig e-indkøbsstruktur,der består af forskellige offentlige e-indkøbsplatforme og -ordninger. Hvert enkeltsystem kan omfatte forskellige tekniske karakteristika og funktioner, der komplicereropgaven for de leverandører, der forsøger at deltage i flere systemer. Dette øgeruddannelsesomkostningerne for leverandører af offentlige indkøb og begrænser

deltagelsen i elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer. Mange af de spørgsmål,der indebærer flest udfordringer, opstår i forbindelse med indsendelse og bearbejdningaf udbudsfaser. Markedet skal finde frem til veletablerede applikationer med passendefunktionalitetsniveauer. Der er behov for en større indsats på EU-plan for at fremmetilpasning eller standardisering på disse afgørende områder af processen. Der er behovfor fælles referencepunkter og -standarder for at muliggøre udvikling af interoperablesystemer, der kan reproduceres. Indsatsen bør koncentreres på områdernedokumentudveksling,autentifikation,e-fakturering,e-katalogerogproduktklassifikationer.(3)Ingen muligheder for at lette gensidig anerkendelse af nationale elektroniskeløsningerpå kritiske indkøbsfaser og -redskaber (f.eks. autentifikation af leverandørerved hjælp af elektroniske signaturer, nationalt bevis på godkendelsesdokumenter). Derskal findes frem til løsninger, der nedbringer byrden på de kontraherende myndighederog leverandører, der ønsker at operere på et bredere europæisk marked.Dyre tekniske krav, navnlig til autentifikation af bydende:Der er blevet vedtageten lang række krav og løsninger i EU med henblik på at løse spørgsmålene omkringautentifikation og identifikation. Nogle af disse løsninger er teknologisk meget enkle,f.eks. brug af kombinationer af brugernavn/kodeord. Andre er mere avancerede ogkræver bestemte former for elektroniske signaturer, herunder kvalificerede signaturer(der kræver et digitalt certifikat udstedt af overvågede/akkrediteredecertificeringstjenesteudbydere). Beslutningen om at fremme kvalificerede e-signatureri handlingsplanen kan have fastsat referencepunktet for offentlige e-indkøbsansøgninger for højt og øget omkostningerne og byrden i forbindelse medelektronisk tilbudsafgivelse. Valget af en elektronisk signaturs sikkerhedsniveau børbaseres på en risikovurdering af fejlslagne identifikations-/signaturløsninger iforbindelse med offentlige indkøb. Endelig indebærer den manglendegrænseoverskridende interoperabilitet af elektroniske signaturer et andet problem. Derer håb om fremskridt baseret på oprettelsen af nationale lister over leverandører afkvalificerede signaturcertifikater11, den kommende rationalisering af de elektroniskesignaturstandarder og PEPPOL-pilotløsningerne). Tilsvarende højteknologiskeforventninger til andre elementer i e-indkøbsprocessen har været genstand for merepragmatiskeløsninger–f.eks.brugenafoverensstemmelses-/godkendelseserklæringer, der accepteres i de indledendeudbudsfaser frem for udviklingen af komplekse e-dokumenter. Offentlige e-indkøbsløsninger skal være proportionale, skal kunne anerkendes gensidigt og værebredt tilgængelige til rimelige omkostninger.Forvaltning af overgangen til offentlige e-indkøb i flere hastigheder:De enkeltemedlemsstater eller regioner tager de muligheder, som offentlige e-indkøb frembyder,til sig i forskellige hastigheder. Nogle medlemsstater har indført tvungen anvendelse afelektroniske indkøbsprocedurer for nogle eller alle indkøb. Indkøbsprocedurerne fordisse indkøb skal organiseres via den eksisterende offentlige e-indkøbsinfrastruktur.Udfordringen for det indre marked ligger i at sikre, at leverandører i partnerlandet ikkestilles unødvendigt ugunstigt i konkurrencen via disse systemer, og at de harredskaberne til at deltage i procedurer organiseret i forskellige systemer.

Nu hvor teknologien findes, ligger udfordringen i at overtale de kontraherende myndighederog leverandørerne til at bruge den. Der er måske behov for politiske indgreb for at kickstarteprocessen og sikre, at den når en kritisk masse.Med dette for øje har en række medlemsstater indført forpligtelser til at gennemføreelektroniske indkøbsprocedurer – enten generelt (Portugal) eller i forbindelse med bestemteindkøb (Frankrig). I forbindelse med offentlige indkøb, der ligger under de grænser, der erfastsat i EU-direktiverne, har medlemsstaterne store skønsbeføjelser med hensyn tiltilrettelæggelse af procedurerne.Med hensyn til ovenstående tærskelprocedurer indeholder de aktuelle EU-direktiver omoffentlige indkøb ikke nogen udtrykkelige retningslinjer for de tilfælde, hvor en medlemsstatønsker at indføre anvendelse af offentlige e-indkøb som det relevantekommunikationsmedium. En klarlæggelse af dette punkt kunne give de nationalemyndigheder større sikkerhed, når de indfører brugen af offentlige e-indkøb.Der er måske også mulighed for at benytte lovgivning som incitament for de kontraherendemyndigheder til at gå over til offentlige e-indkøb. De aktuelle EU-direktiver indeholderallerede bestemmelser om en nedsættelse i publikationsfristerne (med syv dage) i tilfælde afelektronisk offentliggørelse af bud og en nedsættelse af fristerne for indgivelse af bud (medfem dage), når der elektronisk gives ubegrænset og fuldstændig, direkte adgang til denrelevante dokumentation. Yderligere nedsættelser af fristerne kunne gå ud over deøkonomiske aktørers mulighed for at udarbejde forsvarlige bud. Der kan dog være potentialefor at indføre andre incitamenter eller lovgivningsmæssige præferencevilkår for at tilskyndede kontraherende myndigheder til at gå over til offentlige e-indkøb.Der kan f.eks. være mulighed for at overføre ansvaret for overholdelse af visselovgivningsmæssige og proceduremæssige krav fra den kontraherende myndighed til etoffentligt e-indkøbssystem, der håndterer eller forvalter hele eller en del af den offentligeindkøbsprocedure. Når direktivets gennemsigtigheds- og procedurekrav og de enkelteprocedurers objektivitet og sporbarhed er sikret af den offentlige e-indkøbsplatform, kanansvaret for at sikre overholdelse af kravene i lovgivningen om offentlige indkøb overføresfra den enkelte kontraherende myndighed til det elektronisk baserede offentlige

indkøbssystem. En sådan strategi ville give de enkelte kontraherende myndigheder en “sikkerhavn”, som benytter disse specialiserede faciliteter til at gennemføre individuelle offentligeindkøbsprocedurer. Overførslen af ansvaret fra den kontraherende myndighed til detelektronisk baserede offentlige indkøbssystem kan gøre anvendelsen af onlinemetoder mereattraktiv og dermed øge udnyttelsen. Den strategi kan kræve, at der fastlægges fælles kraveller principper for anerkendte elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer for at sikre, atde frembyder de nødvendige garantier.Spørgsmål3.Er der mulighed for at indføre yderligere lovgivningsmæssige incitamenter i EU-lovgivningen for at fremme anvendelsen af offentlige e-indkøb? Redegør for deincitamenter, der kunne være effektive.Bør EU-lovgivningen lette de kontraherende myndigheders forpligtelser og ansvar,når indkøb foretages via de elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer? Vildette gøre anvendelsen af elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer mereattraktiv?Bør EU-lovgivningen tillade, at der indføres krav om obligatorisk anvendelse afelektroniske procedurer for nogle indkøb omfattet af EU-direktiverne? Hvilkefordele/ulemper ville der være ved sådanne bestemmelser? For hvilke typer indkøbomfattet af EU-direktiverne kunne obligatorisk anvendelse af offentlige e-indkøbovervejes?Bør EU-lovgivningen om offentlige indkøb alternativt tydeliggøre muligheden for, atde enkelte medlemsstater kræver obligatorisk anvendelse af offentlige e-indkøb undervisse omstændigheder? Under hvilke omstændigheder ville dette være nyttigt ellerberettiget?Fremme grænseoverskridende deltagelse i elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer

De enkelte medlemsstater og regioner bevæger sig med forskellige hastigheder, når dethandler om at fremme anvendelsen af elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer. Detskal sikres, at dette ikke giver anledning til unødvendige eller uforholdsmæssige hindringerfor den grænseoverskridende deltagelse i offentlige udbudsprocedurer. Der skal findes enbalance mellem at tilskynde myndigheder til at investere i e-indkøbskapacitet og undgåopsplitning af de offentlige indkøbsmarkeder i puljer af aktører, der er tilsluttet systemer medderes egne unikke funktionelle specifikationer. I størst muligt omfang skal elektroniskbaserede offentlige indkøbssystemer være bredt tilgængelige. Det betyder, at de tekniske,juridiske og administrative betingelser for deltagelse i procedurer skal være ikke-diskriminerende, forholdsmæssige og ikke skabe urimelige eller vilkårlige hindringer fordeltagelse/registrering af økonomiske aktører fra andre medlemsstater.For at opnå dette bør opmærksomheden på EU-niveau – og særligt ethvert skridt til atpræcisere retsreglerne – hovedsageligt fokusere på elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer, der ligger over EU-tærskelværdierne eller dem, der udføres på et e-indkøbssystem, hvor den samlede værdi af de offentlige indkøb overstiger en bestemt EU-tærskelværdi. En prioritering af intervention på EU-niveau ville muliggøre nationale ogregionale bestræbelser på at udvikle den offentlige e-indkøbskapacitet organisk og samle

opmærksomheden på EU-niveau om disse segmenter eller systemer, hvor potentialet forgrænseoverskridende offentlige onlineudbudsprocedurer er størst.I denne sammenhæng vil aktioner på EU-niveau kunne bidrage på følgende måder:a)Præcisering af de adgangsbetingelser, som elektronisk baserede offentligeindkøbssystemer og –procedurer skal overholde.Der skal fastlægges en fællesholdning til de krav, der er nødvendige med henblik på at opnå bred tilgængelighedfor grænseoverskridende elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer, sombaseres på de funktionelle krav, der allerede er fastsat i henhold til 2004-handlingsplanen. Dette betyder imidlertid ikke etableringen at ét offentligt e-indkøbssystem, hverken nu eller i fremtiden. Det betyder, at der skal fastsættes etaftalt sæt af karakteristika, der skal være til rådighed i ethvert offentligt e-indkøbssystem for at sikre bred adgang hertil. Dette vil omfatte operationelvejledning for at kunne foretage en mere udførlig behandling af principperne i artikel42 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF. Denne vejledning kan ske iform af anbefalinger, fortolkningsmeddelelser eller andre ikkelovgivningsmæssigeaktioner. Alternativt kan den finde sted som ændringer af direktiverne (for offentligeudbud over EU-tærskelværdierne) eller enkeltstående lovgivningsforanstaltninger,der er rettet mod elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer.Fremme gensidig anerkendelse af elektroniske identifikatorer, dokumentationfor egnethed og andre forhold for økonomiske aktører med henblik pådeltagelse i offentlige onlineudbudsprocedurer.De fleste af de bekymringer, somman er stødt på indtil nu, er relateret til problemer i forbindelse med attestering,f.eks. anvendelse af e-signaturer og genkendelse af elektronisk identifikation. Disseproblemer er ikke specifikke for sammenhænge, der involverer elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurer, men kan forekomme i enhver situation, hvor derkræves attestering/signaturer. Kommissionen har vedtaget foranstaltninger, som gørdet muligt for myndighederne at identificere oprindelsen/certificeringen afpartnerlandes signaturer. I PEPPOL-projektet udvikles løsninger, der har til formål atstille onlineværktøjer til rådighed med henblik på at muliggøre automatiskgenkendelse af e-signaturer fra andre medlemsstater, som kan anvendes i en offentligindkøbssammenhæng.Andre problemer opstår i forbindelse med kravet om, at ordregivende myndighederhar adgang til tilbudsgiveres dokumentation for egnethed. Disse dokumenterudfærdiges på nationalt/lokalt niveau i overensstemmelse med de relevantekonventioner, formater og sprog. Med de elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer forventede man at finde måder at øge effektiviteten i forbindelsemed denne del af processen på og mere specifikt at reducere den byrde, som dengentagne fremlæggelse af dokumentation herfor medfører for en økonomisk aktør.Mange af de løsninger, der har været udviklet indtil dato, forfølger i nogen grad dissemål, men er ikke baseret på anvendelsen af avancerede højteknologiske løsninger.Eksempelvis fremlægger den økonomiske aktør i nogle lande en erklæring (ofte etenkelt elektronisk document med eller uden elektronisk underskrift) om, at deopfylder de fastsatte kriterier. Kun de vindende tilbudsgivere bliver anmodet om atfremlægge de relevante documenter, og dette kan enten gøres elektronisk eller påpapir.

Kommissionen har udviklet e-CERTIS-værktøjet med henblik på at hjælpe deordregivende myndigheder med at genkende gyldige dokumenter fra andremedlemsstater. Den vil bygge videre på dette værktøj og udvikle praktiske løsninger,der kan hjælpe ordregivende myndigheder med at genkende partnerlandesattester/certifikater.c)Forenkling af adgangs-/deltagelseskrav for økonomiske aktører.IKommissionens evaluering af handlingsplanen for elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer udtrykkes bekymring for, at præferencen for kvalificerede e-signaturer kan udgøre en unødvendig adgangshindring for elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurer – særligt for leverandører fra partnerlande på grund afhidtil manglende operationelle værktøjer til genkendelse af forskellige e-signaturer.På baggrund af denne vurdering kan det være hensigtsmæssigt at genfremsætteformodningen om kvalificerede e-signaturer, der er indeholdt i EU-lovgivningen omoffentlige indkøbsprocedurer. I den digitale dagsorden for Europa fastsættes engennemgang af lovgivningen om e-signaturer og en optrapning af arbejdet med e-identifikationsområdet.

–Systemer, der understøtter offentlige indkøbsprocedurer over de i EU-direktiver fastsattetærskelværdier (herunder systemer med en blanding af over og under EU-tærskelværdierne);–Større systemer, der opererer med en bestemt bagatelgrænse for offentlige indkøb (efterpengemæssig værdi eller procentdel af de samlede nationale offentlige indkøb).9.Er der behov for at ændre eller opdatere de eksisterende lovgivningsmæssigerammer i EU for elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer? Hvis det ertilfældet, hvilke bestemmelser drejer det sig om og hvorfor? (Se bilag I for en listeover bestemmelser med relation til elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer.) Hvilke attesterings- og identifikationsløsninger (herunder e-signaturer) er forholdsmæssige i forhold til risiciene i forbindelse med elektroniskbaserede offentlige indkøbsprocedurer?Hvad er de væsentligste tekniske, administrative eller praktiske hindringer, somøkonomiske aktører støder på, når de ønsker at registrere eller deltage ipartnerlandes elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer eller –systemer(attestering, dokumentation for egnethed, økonomisk solvens osv.: Angiv hvilke)?Udgør disse barrierer en uoverstigelig hindring, eller kan de afhjælpes til en rimeligpris?Moduler til driftskompatibel infrastruktur for offentlige e-indkøb

har skabt et fælles referencepunkt over hele EU for alle procedurer over EU’s tærskler vedhjælp af information i et fælles format. EU kan imidlertid gøre mere for at fremme indbyrdesforbindelser og driftskompatibilitet i Europas nye landskab for offentlige e-indkøb.a)Fremme standardisering af nøgleprocesser og -systemer:en samarbejdsprocessom offentlige e-indkøb, hvor uafhængige systemer tilhørende uafhængige parterinteragerer gennem udveksling af forretningsoplysninger, kan kun få støtte, hvissystemerne har et fælles syn på forretningsproceduren og de oplysninger, som det ernødvendigt at udveksle. Standardiserede løsninger og formater for de mestalmindelige elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer ville forbedreoptagelsen og genanvendeligheden af data betragteligt. Aktørerne ville kunne deltagei indkøbsprocedurer på tværs af et ubegrænset antal forskellige systemer uden størreindsats eller omkostninger, idet de ikke behøver at omarbejde deres tilbud hver gang,bortset fra at skræddersy dem til det specifikke bud. Der sker vigtige fremskridt inogle af faserne efter tildelingen af kontrakten (f.eks. e-kataloger, e-ordre og e-fakturering), selv om dette endnu ikke har ført til vedtagelsen af EU-standarder.Bestræbelserne på området bør optrappes, og standardiseringsprocessen bør ogsåudvides til andre centrale faser af offentlige e-indkøb.Før tildeling af kontrakten:der er gjort store fremskridt inden for elektroniskoffentliggørelse og formidling af information om udbudsprocedurer. Der erimidlertid sket langt færre fremskridt i udviklingen af fælles løsninger, standardereller skabeloner for indgivelse og behandling af tilbud online. Det er her, deegentlige gevinster (og udfordringer) ved offentlige e-indkøb ligger. Mens der erudarbejdet løsninger for individuelle offentlige e-indkøbsplatforme, har ensretning afmetoder eller løsninger på elektronisk indgivelse af tilbud ikke fået nogenopmærksomhed.Tilbud om fælles moduler til elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer:Kommissionen er i færd med at udvikle en række applikationer, som vil omfatte allecentrale faser i indkøbscyklussen, baseret på den eksisterende open e-PRIOR-løsning. Disse systemer var oprindeligt tiltænkt internt brug, så Kommissionen kunnefå mulighed for at udvikle en effektiv løsning for offentlige e-indkøb, men gøres nutilgængelige som gratis, open source-komponenter, der kan integreres, som manønsker det, i et hvilket som helst offentligt e-indkøbssystem.De økonomiske aktører skal have de rette værktøjer til at overvinde spørgsmål irelationtiltekniskdriftsinkompabilitet:Informations-ogkommunikationsteknologien er i større og større grad i stand til at levere løsninger,der støtter kommunikationen mellem systemer og applikationer baseret på forskelligetekniske specifikationer. PEPPOL-pilotprojektet udvikler softwareløsninger påbestilling for at overvinde de største tekniske uoverensstemmelser, som kan forhindreøkonomiske aktører i at deltage i partnerlandes elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer. PEPPOL-løsninger vil blive afprøvet på reelle situationer i løbetaf de kommende måneder. Kommissionen vil promovere og støtte markedetsudnyttelse af succesfulde PEPPOL-løsninger.

Elektronisk baserede offentlige indkøb kan af natur være mere kompatibelt med eller lettebrugen af offentlige indkøbsbudgetter for at understøtte Europa 2020-målene.De offentlige e-indkøbs potentiale til at øge adgangen skal realiseres fuldt ud. Dette relatererikke kun til eventuel deltagelse på tværs af grænser, men også til at tiltrække alleinteresserede og brugbare leverandører, små som store. Nogle lande har fulgt anbefalingerne ihandlingsplanen og indført strategier for at opmuntre små og mellemstore virksomheder til atvedtage en praksis for offentlige e-indkøb. Disse strategier har tilsyneladende været en succes,og en betragtelig andel af de små og mellemstore virksomheder har registreret sig på deforskellige platforme og indgivet tilbud. Andre lande rapporterer bekymring om, atforanstaltninger til at anvende offentlige e-indkøb med henblik på at øge centraliseringen afindkøb eller aggregering ved hjælp af rammeaftaler udelukker små og mellemstorevirksomheder. Efterhånden som der foretages yderligere udvikling og forbedringer, kan detvære nødvendigt at sikre, at alle elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer er SMV-venlige12.Offentlige e-indkøb kan også mindske forbruget af miljøressourcer. Endelig kan sporbarhedenog gennemsigtigheden af offentlige e-indkøb gøre det lettere at udforme, gennemføre ogovervåge politikker for at rette forbruget mod innovative, bæredygtige og inkluderendepolitiske mål.Spørgsmål15.Kommissionen har allerede taget skridt til at opfordre til udformning af strategier,der skal forbedre SMV’ernes adgang til de offentlige e-indkøbsmarkeder. Hvilkeyderligere skridt vil der eventuelt blive taget for at forbedre alle interesserede parter,særligt SMV’ernes, adgang til elektronisk baserede offentlige indkøbssystemer?Benchmarking og overvågning … vi lærer af bedste praksis

Offentlige e-indkøb er ikke længere en utopi – det er i stigende grad en fungerende realitet imange regioner og medlemsstater. Der, hvor det anvendes, giver det de fordele, man havdehåbet på. Disse systemer har vist deres evne til at fremme offentlige indkøb og til at letteflowet af offentlige udgifter i forbindelse med den nuværende krise.Anvendelsen af elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer lever imidlertid langtfra optil de forventninger, der blev fastlagt i Manchester-deklarationen. Kommissionen vurderer, atder i 2010, bortset fra i Portugal, ud af de samlede indkøb ikke er mere end 5 % e-indkøbstransaktioner i stedet for 50 % offentlige e-indkøb, selv i de medlemsstater, der erkommet længst. Der er behov for lederskab på alle forvaltningsniveauer – inklusive EU – forat opretholde og fremskynde overgangen til offentlige e-indkøb. Hvis de ordregivendemyndigheder får valget, vil de holde sig til afprøvede og velkendte (papirbaserede) praksissersnarere end investere i og anvende disse lovende nye muligheder.Nærværende grønbog har præsenteret nogle nye idéer til overvindelse af inertien hos deordregivende myndigheder og økonomiske aktører, som for indeværende forsinkerovergangen til offentlige e-indkøb.Nærværende grønbog præsenterer også en række forslag til mulige løsninger for at sikre, atindførelsen af offentlige e-indkøb ikke fører til en ny generation af tekniske og administrativehindringer for deltagelse i indkøbsprocedurer på tværs af grænserne. Medlemsstater, regionerog sektorer arbejder i forskellige hastigheder for at udnytte de muligheder, som offentlige e-indkøb tilbyder. Vi må sikre, at denne “variable geometri” ikke giver anledning tilunødvendige eller uforholdsmæssige hindringer for indkøb på tværs af grænserne. Detteomfatter en afklaring af de forpligtelser, der påhviler organisatorerne af elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurer, til at undgå at indføre vilkår, der unødvendigt elleruforholdsmæssigt ville forhindre deltagelse på tværs af grænserne. Det indbefatter også enrække skridt for at gøre de ordregivende myndigheder og økonomiske aktører i stand til atinteragere effektivt i forbindelse med onlineindkøb.Kommissionen har udformet en række spørgsmål knyttet til sin evaluering af status for e-indkøb i Europa og til sine forslag til mulige løsninger for at overvinde centrale udfordringerknyttet til udnyttelsen og anvendelsen af offentlige e-indkøb på fællesmarkedet.

BILAG I: Bestemmelser vedrørende offentlige elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer blev indført ved direktiverne for offentlige indkøb af 2004(2004/17/EF13og 2004/18/EF14)EmneKommunikationved hjælp afelektroniskemidlerReferenceArtikel 1, stk. 12og 1, stk. 13, i2004/18/EF ogartikel 1, stk. 11,og 1, stk. 12, i2004/17/EFArtikel 42, stk. 5,litrab),i2004/18/EF ogartikel 48, stk. 5,litrab),i2004/17/EFArtikel 1, stk. 6, i2004/18/EF og 1,stk.5,i2004/17/EFArtikel 1, stk. 7, i2004/18/EF og 1,stk.6,i2004/17/EFBeskrivelseDet præciseres, at skriftlig kommunikation omfatterelektroniske midler, dvs. anvendelse af “elektroniskdatabehandlingsudstyr (herunder digital kompression) ogdatalagringsudstyr, og hvor data sendes, rutes og modtages viatråd, radio, optiske midler eller andre elektromagnetiskemidler.”Medlemsstaterne kan kræve, at elektroniske tilbud forsynesmed en avanceret elektronisk signatur i overensstemmelsemed artikel 5, stk. 1, i direktiv 1999/93/EF (avanceretelektronisk signatur baseret på et kvalificeret certifikat).

Bilag II: Status for handlingsplanens foranstaltningerMål I: Sikre et velfungerende indre marked inden for elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurer

Korrekt og rettidig gennemførelse af lovgivningsrammen

Kommissionen offentliggør et forklarende dokument om de nye regler forFuldførtelektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurerKommissionen gør undervisningsmateriale tilgængeligt online, således at deFuldførtordregivende myndigheder og markedsdeltagerne kan gøres bekendt med denye bestemmelser og redskaber i forbindelse med elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurerKommissionen yder passende assistance til medlemsstaterne i forbindelse medFuldførtgennemførelsen af de nye bestemmelser

Supplere lovgivningsrammen med egnede basisværktøjer

Kommissionen vedtager nye standardformularer, som er tilpasset nyeFuldførtprocedurer og anvendelsen af elektroniske kommunikationsmidlerKommissionen forelægger forslag om revision af det fælles glossarFuldført

Kommissionen forelægger et udkast til et fuldt elektronisk system til indsamlingFuldførtog offentliggørelse af udbudsbekendtgørelser på TEDMedlemsstaterne gennemfører fuldt elektroniske systemer på nationalt planIgangværendeherunder egnede redskaber til automatiseret indsamling og offentliggørelse iTED

Fjerne/forebygge hindringer for de elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer

Medlemsstaterne og Kommissionen vil afprøve, justere og validere resultaterneFuldførtaf IDA’s (program for dataudveksling mellem administrationer) fællesfunktionelle krav til elektronisk baserede offentlige indkøbssystemerMedlemsstaterne vil undersøge, om alle operationelle elektronisk baseredeIgangværendeoffentlige indkøbssystemer er blevet tilpasset direktivernes kravMedlemsstaterne indfører nationale godkendelsesordninger med henblik på atIgangværendekontrollere, hvorvidt de elektroniske udbudsordninger overholder lovgivningenMedlemsstaterneogKommissionenvilgennemenFuldførtgennemførlighedsundersøgelse overveje, om de skal indføre en europæiskordning for overensstemmelseskontrolKommissionen foreslår en foranstaltning under IDABC-programmetFuldført(interoperabel levering af europæiske e-forvaltningstjenester til offentligemyndigheder, virksomheder og borgere), der skal hjælpe medlemsstaterne medat koordinere gennemførelsen af anvendelsen af avancerede kvalificeredeunderskrifter for at løse driftskompatibilitetsproblemerne, fra 2005-2009Medlemsstaterne anvender driftskompatible kvalificeredeunderskrifter, såfremt den nationale lovgivning kræver detelektroniskeIgangværende

CEN/ISSS (Den Europæiske Standardiseringsorganisation/Workshop omFuldførtinformationssamfundets standardiseringsordninger) afslutter analysen afmanglerne i forbindelse med driftskompatibilitetsbehovene for effektiveelektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurerKommissionen foreslår at fortsætte aktiviteterne vedrørende elektroniskFuldført (Arbejdetbaserede offentlige indkøbsprocedurer under IDABC-programmet forvidereførtafudveksling og debat om driftskompatibilitet og tilsyn med udviklingen iIDABC/ISA)medlemsstaterneKommissionen og medlemsstaterne fremmer standardiseringsaktiviteterne påIgangværendeeuropæisk plan og knytter forbindelse til internationale standardiseringsorganerMål II: Opnå større effektivitet af de offentlige indkøbsprocedurer, forbedre forvaltningen ogkonkurrenceevnen

Øge effektiviteten af de offentlige indkøbsprocedurer og forbedre forvaltningen

Alle medlemsstater udarbejder en national plan for indførelsen af elektroniskDelvist fuldførtbaserede offentlige indkøbsprocedurer og fastlægger målbare målsætningerunder hensyntagen til særlige nationale behovAlle medlemsstater tilskynder til, at de individuelle nationale indkøbereDelvist fuldførtudarbejder lignende planer og koordinerer og overvåger deres gennemførelseKommissionen overvåger fortsat CEN/ISSS’s arbejde med de elektroniskeIgangværendefakturaer og foreslår, at man fortsætter de XML-aktiviteter, der indledtes i2003-2004 om elektronisk fakturering og ordreafgivelse under IDABCMedlemsstaterne etablerer effektive elektroniske systemer til indsamling ogDelvist fuldførtbehandling af statistiske data om offentlige indkøb

Øge konkurrenceevnen for markederne for offentlige indkøb i hele EU

Kommissionen overvejer at foreslå tjenester til elektronisk levering afFuldførtvirksomhedsoplysninger og certifikater i forbindelse med offentlige indkøb medhenblik på gennemførelse under IDABC-programmetMedlemsstaterne og Kommissionen når til enighed om et fælles sæt af hyppigtIgangværendeanvendte elektroniske certifikater, der skal anvendes i de elektronisk baseredeoffentlige indkøbsprocedurerKommissionen foreslår at lancere en undersøgelse af webkataloger (iFuldførtdynamiske indkøbssystemer og elektroniske rammeaftaler) på grundlag afarbejde udført af CEN/ISSS under IDABC-programmetVia det europæiske udbudsnet lanceres der en benchmarkingaktivitet omForsinketgennemsigtighed, kontrol og sporbarhed i forbindelse med de elektroniskbaserede offentlige indkøbssystemerVia det europæiske udbudsnet afholdes der workshopper for at fremmeForsinketudveksling af oplysninger om en standardisering af udbudsdokumenterneMedlemsstaterne lancerer og støtter særlige oplysningskampagner ogIgangværendeuddannelsesprogrammer, der sigter mod de små og mellemstore virksomhederpå nationalt og regionalt plan

Mål III: Arbejde hen imod internationale rammer for elektronisk baserede offentligeindkøbsprocedurerKommissionen fortsætter forhandlingerne om revisionen af aftalen omIgangværendeoffentlige indkøbKommissionen tager i forbindelse med aftalen initiativ til, at man søger atIgangværendeudarbejde en fælles nomenklatur til klassificering af varer og tjenester iforbindelse med offentlige indkøbKommissionen fremmer internationale standardiseringsorganers og –forasIgangværendeaktiviteter og knytter forbindelser til dem med henblik på at undgå, at der opstårteknologiske hindringer for driftskompabiliteten på internationalt niveauKommissionen samarbejder med netværket af multilaterale udviklingsbankerIgangværendemed henblik på at koordinere faglig bistand til tredjelande i forbindelse medomlægning og overgang til elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurerKommissionen vil også overveje eventuelle nødvendige tilpasninger, og om detIgangværendeer muligt at gennemføre elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer iforbindelse med EU’s støtte til tredjelande

Korrekt og rettidig gennemførelse af lovgivningsrammen

Supplere lovgivningsrammen med egnede basisværktøjer

Fjerne/forebygge hindringer for de elektronisk baserede offentlige indkøbsprocedurer

Gradvis afdækning og behandling af driftskompatibilitetsproblemer

Øge effektiviteten af de offentlige indkøbsprocedurer og forbedre forvaltningen

Øge konkurrenceevnen for markederne for offentlige indkøb i hele EU