Boligudvalget 2010-11 (1. samling)
BOU Alm.del Bilag 42
Offentligt
God selskabsskik »Følg eller forklar«En vejledning til arbejdet medgod selskabsskik i bestyrelsesarbejdet
Din boligorganisation= din virksomhed«
Vi kridterbanen op…Arbejdet i en boligorganisation er ikkeblevet nemmere. Det store og ofte fri-villige arbejde i bestyrelserne bliverstadig mere kompliceret, og der stilleshele tiden nye krav. Med lovgivningen fra2010 har vi også fået mere frihed – menfriheden skal forvaltes. Vi skal vænne ostil, at der bliver holdt mere øje med debeslutninger, vi tager, og vi skal værerigtig dygtige til at kontrollere os selv.Mål og opfølgning bliver nye baner, viskal spille på, og med den nye styrings-dialog med kommunerne skal vi vise, atvi arbejder efter de målsætninger, statenhar vedtaget.For at gøre det nye dokumentations-arbejde så nemt som muligt, har Bolig-kontoret derfor udarbejdet denne vejled-ning til god selskabsskik. En vejledning,som forhåbentlig vil give bestyrelserneinspiration til de nye arbejdsområder,men også være med til at synliggøre demange arbejdsprocesser, som allerede eren etableret del af hverdagen. Ved atkridte banen op for de nye spilleregler,kan vi alle bruge energien de rigtigesteder og bevare fokus på det, det helehandler om – beboerne og rammerneomkring dem.Lisbet RiisFormandfor Boligkontoret DanmarkJens HunderupFormand for Boligkontoret Danmarks udvalgfor god selskabsskikMichael DemsitzAdm. direktør
Udgives af:Boligkontoret DanmarkLundsgade 92100 København ØRedaktion:Michael Demsitz (ansv.)Anders Juel HansenMette Kramshøj Flinker
Almen boligadministrationLundsgade 92100 København ØTlf.: 35 44 80 80Fax: 35 44 80 01[email protected]www.boligkontoret.dkTryk:KLS Grafisk Hus A/SDesign:www.prik.dk
KLIMA-NEUTRALTRYKSAG2Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
No. 001
IndholdGod selskabsskik »Følg eller forklar«side
1.Følg eller forklarResume:Din boligorganisation er en virksomhedGod ledelse i den almene sektorSådan gør vi
4
2.Værdier og målResume:Din boligorganisations mål og værdierOverordnede målBoligkontoret Danmarks værdier
7
3.God selskabsskik og styringsdialogenResume:Fra boligorganisation til kommune
1012
4.Anbefalinger til god selskabsskikBoligkontoret anbefaler…1.De interne linier i boligorganisationen2.De eksterne linier3.Opfølgning og kontrol4.Bestyrelsens samarbejdsform5.Samarbejdet med beboerdemokratiet6.Samarbejdet med administrationen7.Revisionen
5.Bilag6.Litteratur
2339
Mål og opfølgning bliver nye banervi skal spille på«Boligkontoret Danmark • God selskabsskik3
1.Følg eller forklar
Resume:Din boligorganisation er en virksomhedAt lede en almen boligorganisation i dag er noget andet, end det var for blot 10 år siden.Der er et stigende fokus på sparsommelighed, effektivitet og udvikling, og det kræverlangt større dynamik end tidligere at løse opgaverne. Gennem den årlige styringsdialogmed kommunerne har staten desuden fastlagt en række overordnede målsætninger forboligorganisationerne – målsætninger som bestyrelserne nu har ansvaret for at kørehjem. En boligorganisation i dag skal derfor opfattes og drives som en virksomhed, daorganisationsbestyrelsen som ledelse fremover vil få en betydelig indflydelse påresultaterne. Handles der ikke med lederskab, risikerer vi stigende antal utidssvarendeog dermed også ledige boliger.Boligkontorets udvalg for god selskabsskik foreslår derfor, at boligorganisationerne– ligesom i den private sektor – arbejder ud fra en række anvisninger, der skal sikre,at virksomheden holder den rette kurs. Udvalget foreslår desuden, at den enkeltebestyrelse tilkendegiver, om man følger anvisningerne, eller om man afvigeranvisningerne. Vælger bestyrelsen det sidste på enkelte områder, foreslår udvalget, atman forklarer, hvorfor man vælger at afvige fra anvisningerne. Denne metode hedder”Følg eller forklar”.Læs hele kapitlet om “Følg eller forklar” nedenfor.
Fra 2010 er lovgivningen omkring styringen af denalmene sektor ændret på væsentlige områder. Denmeget detaljerede regulering via lovgivningen, erændret til en mere fleksibel ramme og aftalestyringmellem boligorganisationerne og kommunerne. Etårligt møde mellem boligorganisationen og kommu-nen (styringsdialogen) skal dels sikre, at de overord-nede mål for alment boligbyggeri nås, dels sikre atboligorganisationen får sat fokus på eventuelle nyeindsatsområder og evaluerer tidligere aftalte fokus-områder.En vigtig brik i hele dette set up, er organisations-bestyrelsen. Det er indlysende, at ledelsesstyrken ogledelseskompetencen i organisationsbestyrelsenfremover vil få en betydelig indflydelse på resultater-ne. Kvaliteten af de mål bestyrelsen sætter sig,omfanget af mål opfyldelse og selvkontrol er i dennye styringsdialog derfor altafgørende for boligorga-nisationens fremtid. God selskabsskik bliver en na-turlig del af bestyrelsens arbejde.Derfor har Boligkontoret ønsket at give sine med-4Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
lemmer nogle redskaber til udførelsen af god selskabs-skik, som bestyrelserne og administrationen i fælles-skab kan bruge for at gøre dagligdagen både nemmereog bedre.Det er en stadig større udfordring at arbejde medmoderne ledelse af virksomheder, og i den sammen-hæng er en boligorganisation også en virksomhed. Detkræver langt større dynamik end tidligere at løse opga-verne - såvel i den private sektor som i den offentligesektor. Ledelsesopgaverne kompliceres bl.a. af, at man-ge aktører ofte har modsatrettede interesser. Samtidigundergår samfundet så hastige forandringer, at plan-lagte mål og strategier ofte næsten er forældede, indenblækket er tørt. Det stiller krav til alle involverede –men ikke mindst til ledelsen af den enkelte virksomhedog boligorganisation. Hastige forandringer udfordrerlederens intuition, fantasi og omstillingsparathed påalle niveauer – og sætter gældende normer og værdierpå prøve.I den private sektor har Nørby-udvalget, nu senestkaldet komiteen for god selskabsledelse med Sten
Udover de storeøkonomiskeværdier harbestyrelserneansvaret forskabelsen afoverordnederammer somkan sikrebeboerne etgodt og trygtliv i boligen ogboligområdet«
God ledelse i den almene sektorUdgangspunktet for arbejdet dengang er detsamme som i dag:• En million mennesker bor i almene boliger.• Den almene sektor omsætter for mere end 30milliarder om året i bygningsvedligeholdelse, driftog nybyggeri. Alene istandsættelse af flyttelejlig-heder koster årligt 2 milliarder kroner. Hos medlem-merne i Boligkontoret udgør den årlige udgift tilistandsættelse af flyttelejligheder alene ca. 100-125 millioner kroner. Mere end 700 selvstændigeboligorganisationer med over 25.000 aktive organi-sations- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer fun-gerer som små, mellemstore og store virksom-heder.• Disse virksomheder har tilsammen mere end7000 ansatte, og hver i sær ansvaret for engennemsnitlig ejendomsværdi på 500 millionerkroner.• I Boligkontoret Danmark har de største selskaberen ejendomsværdi på mellem 1,5-3,5 milliarderkroner. Store værdier, som bestyrelserne har an-svaret for at vedligeholde og fremtidssikre. Udoverde store økonomiske værdier har bestyrelserneansvaret for skabelsen af overordnede rammer, somkan sikre beboerne et godt og trygt liv i boligen ogboligområdet. En værdi som godt kan sidestillesmed de svimlende økonomiske værdier.Der er en massiv offentlig interesse i driften af alme-ne boliger, og der findes mange forskellige aktørermed hver deres interesse, kompetencer og ansvar isektoren. Senest har staten via styringsdialogenfastlagt de overordnede målsætninger for den alme-ne sektor, målsætninger som bestyrelserne nu haransvaret for at køre hjem.Ud over den kommende styringsdialog med kommu-nerne, står den almene sektor over for mange nyeudfordringer. Det er noget andet at lede en almenboligorganisation i dag, end det var for blot 10 årBoligkontoret Danmark • God selskabsskik5
Scheibye som formand, arbejdet med anbefalingeromkring god selskabsskik og ledelse i børsnoteredeselskaber. Anbefalingerne revideres og tilpasses løben-de, og de har givet inspiration til anbefalinger i denoffentlige sektor – specielt adresseret til topembeds-mænd i stat, regioner og kommuner.I 2006 udarbejdede Boligselskabernes Landsforeningog Kommunernes Landsforening en anbefaling til godledelse i almene boliger.
1.Følg eller forklar
God selskabsskik– Trin for trin
målresultatersamarbejdesiden. Der er et stigende fokus på sparsommelig-hed, effektivitet og udvikling. Boligorganisationer-nes ledelse sidder ofte i en situation, hvor de næreog individuelle ønsker ikke harmonerer med mereoverordnede strategier på boligmarkedet. Alene dekommende års store udfordring med at tilpasse deeksisterende almene boliger og boligafdelinger tilfremtidens boligønsker kræver stor indsigt ogsnilde i bestyrelserne. Handles der ikke med leder-skab, risikerer vi at se et stigende antal ledigeboliger og kommende konkurser i den almenesektor, ligesom konflikter mellem det lokale bebo-erdemokrati og selskaberne kan vokse i styrke.Samtidig skal boligorganisationerne agere indenfor de rammer, lovgivningen sætter. Denne virkelig-hed skaber dagligt mange dilemmaer. Derfor giverdet mening at rejse diskussionen om god ledelse afde almene boliger.
egenkontroldokumentation
dokumentationspakkeforvaltningsrevisionboligkontoret danmarks kad*-model* Kvalitetssikring af Administration og Drift
Sådan gør vi
Anvisningerne til god selskabsskik er alle såkaldte”bløde love”, det vil sige, at der ikke findes krav tilat gøre tingene på en bestemt måde, ligesom hvervirksomhed eller boligorganisation må finde sinegen model, der passer til de lokale forhold.For at lette arbejdet for bestyrelserne har Bolig-kontorets udvalg for god selskabsskik udarbejdetdenne vejledning. For at få et fælles fokus på emnetforeslår udvalget, at den enkelte bestyrelse tilkende-giver om man følger anvisningerne, eller om manafviger fra anvisningerne. Vælger bestyrelsen detsidste, foreslår udvalget, at man forklarer, hvorforman vælger at afvige fra anvisningerne. Denne me-tode, som også følges af de børsnoterede selskaber iDanmark, er med til at skabe den rette dialog om deenkelte emner og anvisninger i bestyrelsen.
Vælger bestyrelsenat afvige fra anvis-ningerne foreslårudvalget, at manforklarer hvorfor«
6Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
2.Værdier og mål
Resume:Din boligorganisations mål og værdierBlandt anvisningerne i denne vejledning optræder værdier og mål på en fremtrædendeplads – for regler og love kan ikke gøre det alene. Et fælles fundament at stå på og enfælles retning at bevæge sig i er lige så vigtigt for arbejdet i boligorganisationen.Derfor anbefaler Boligkontoret, at bestyrelsen udarbejder et værdigrundlag og enrække konkrete målsætninger for organisationens udvikling.Læs hele kapitlet omstatens målsætninger og Boligkontorets egne værdier nedenfor.Selvom den almene sektor er underlagt megen lovre-gulering, der ofte fylder meget for såvel den admini-strative som den politiske ledelse, peger meget på,at regler og love IKKE kan gøre det alene. Det handleri høj grad også om at anerkende, at værdier og sundfornuft, er lige så vigtige elementer i dagligdagen,når der skal tages beslutninger i en bestyrelse.Vi må også erkende, at et godt, tillidsfuldt samar-bejde i bestyrelsen, hvor de enkelte bestyrelsesmed-lemmer bevarer deres integritet og evne til at bevareden sunde fornuft og skepsis, er forudsætningen foren god og bæredygtig udvikling af de almene boligor-ganisationer.• Ledelse og beboerdemokrati,hvor der skal ud-vises god ledelsesskik og arbejdes for at fremme etvelfungerende beboerdemokrati• Udlejning,hvor man skal tilgodese grupper, som harvanskeligheder ved at skaffe sig en passende bolig påalmindelige markedsvilkår. Derudover skal boligorga-nisationen sikre en varieret beboersammensætning.De vedtagne udlejningskriterier skal skabe balancemellem disse to modsatrettede hensyn.• Boligafdelingen,hvor der skal drages omsorg for,at de almene boligafdelinger er økonomisk ogsocialt velfungerende og fysisk fremstår i god tids-svarende stand.• nybyggeri og renoveringer,hvor det i forbindelsemed opførelse og renovering af almene boliger skaltilstræbes at få mest mulig værdi for de investeredemidler. Byggeriet skal have en god arkitektonisk,teknisk og sundhedsmæssig kvalitet, ligesom der skalarbejdes med en høj kvalitet inden for miljø og energi.Omkostninger og husleje skal holdes på et sådantniveau, at boligen kan udlejes efter formålet.Alle øvrige målsætninger og værdier, som bestyrelsenmåtte fastsætte for boligorganisationen, skal på denene eller anden måde spille op til de af folketingetfastsatte overordnede mål.
Overordnede mål
Som udgangspunkt skal bestyrelsen arbejde ud fra deoverordnede målsætninger, som Folketinget harfastsat for den almene sektor. Hele styringsdialogener bygget op omkring disse overordnede mål:”Boligorganisationerne skal drage omsorg for, atde almene boligafdelinger er økonomisk og socialtvelfungerende og fysisk fremstår i god tidssva-rende standard”De OVeRORDneDe MåLSæTnInGeR FInDeS påFøLGenDe OMRåDeR:• økonomi, administration og drift,hvor økonomi,drift og administration skal ske med udgangspunkti god selskabsskik og med iagttagelse af forvalt-ningsrevision, hvor produktivitet, effektivitet ogsparsommelighed skal indgå som et naturligt ele-ment i drift og administration af selskab og bolig-afdelinger.
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik7
2.Værdier og mål
Boligkontoret Danmarks værdierBoligkontorets administration skal sikre, at voresmedlemmer på den nemmeste og mest hensigts-mæssige måde kan opfylde både de af staten fast-satte mål og boligorganisationens egne mål ogværdier. I Boligkontoret sætter vi netop pris påmangfoldigheden, hvorfor der godt kan udviklesmange forskellige lokale målsætninger ude hosmedlemmerne.Boligkontorets medlemmer har gennem denøverste myndighed, repræsentantskabet, god-kendt nogle værdier og forretningsprincipper, somBoligkontorets ledelse og medarbejdere arbejderud fra.keRneVæRDIeRne:næRVæR.Vi leverer vores ydelser lokalt.Detgiver mulighed for størst mulig indlevelse oghjælpsomhed over for medlemmerne og beboer-ne. Nærvær giver også tryghed og nærværendetilstedeværelse styrker samhørighedsforholdettil medlemmer og kommuner.FæLLeSSkAB.Sammen kan vi mere.En størreadministrativ organisation har mulighed for attilbyde bedre og mere tilpassede ydelser. Fælles-skabet er derfor med til at styrke den faglige kom-petence, trygheden og leveringssikkerheden.MAnGFOLDIGheD.Vi ser forskellighed som enstyrke.Derfor er vores servicekoncept også fleksi-belt og tilpasset de enkelte medlemmers og afde-lingers ønsker og behov. Vi synes at mangfoldighe-den skal ses som en værdifuld ressource.enGAGeMenT.Vi udviser omtanke for menne-sker og miljø.Vi er kunde- og resultatorienterede,og vi tager ansvar for løsningen af de opgaver, vifår. Vi gør en aktiv indsats for almene boliger ogboligområders betydning for kommunernes by - ogboligudvikling.DeRTIL eR DeR FøLGenDeFORReTnInGSpRIncIppeR:DeT SkAL VæRe neMT.Vi finder altid den mestkvalitative og samtidig nemmeste vej. Systemerskal tjene mennesker og ikke omvendt. Beboerneog beboerdemokraterne skal altid opleve det somnemt og rart at arbejde sammen med os.kUnDen VæLGeR.Vi tager udgangspunkt i denenkelte kundes behov og ønsker, inden for derammer vores fælles administrative system kanhåndtere. Vi betragter vores samarbejdsrelationersom partnerskaber snarere end købmandsskaber.nyTænkenDe.Vi gør en dyd ud af at tænke nyt.Vi mener, at nytænkning i alle led af vores arbejdeer med til at sikre en bedre og hurtigere målopfyl-delse for os og vores medlemmer. Vi vil gennemnytænkning skabe de bedste boligforhold for bebo-erne og sikre den mest omkostningsbevidste admi-nistration.OpTIMeRe ReSSOURceR.Vi optimerer vores ressour-cer løbende, således at opgaverne såvel internt somude hos medlemmerne udføres så rationelt som mu-ligt, idet vi hele tiden er opmærksomme på, at det erbeboerne, der betaler.InDSATS I øjenhøjDe.Vi er åbne i vores arbejdeog gensidige dialog, såvel internt som med voressamarbejdspartnere. Vi udtrykker empati for hin-anden og dem, vi samarbejder med. Vi lytter, for-klarer og sikrer, at beslutningerne altid er forstået.TROVæRDIGheD.Vi står inde for vores forret-ningsmodel og tager ansvar for vores gøremål. Vier åbne og troværdige i vores kommunikation medvores samarbejdspartnere og omverdenen.
8Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
hver bolig-organisationfinder sinegen model«
Boligkontorets værdier kan stå alene, menkan også være en inspiration for den enkelteboligorganisation, når der konkret skal arbejdesmed de lokale værdier og mål.
Her gives nogle idéer til organisations-bestyrelsens videre arbejde med deoverordnede værdierTROVæRDIGheD:At gøre det man siger man gør.En absolut nødven-dighed, hvis troværdigheden hos beboerne og omver-denen skal bevares intakt.Løbende evalueringer af den administrative ogdriftsmæssige indsats skal her fortælle om de mål,organisationen sætter sig, bliver nået, og om resul-taterne har de tilsigtede virkninger.åBenheD:At organisationen får skabt åbenhed i sit arbejde ogblandt andet udarbejder en kommunikationsstra-tegi.Den nye lovgivning tilsiger desuden , at referaterfra såvel organisationsmøder som afdelingsbestyrel-sesmøder skal offentliggøres. Åbenhed er ganske en-kelt en nødvendighed i en moderne organisation.Med åbenhed følger også nysgerrige blikke og størreoffentlig appetit på forklaringer. Derfor skal bestyrel-sen arbejde meget målrettet omkring de beslutninger,man tager. Der vil være en offentlig forventning om, atalle beslutninger følger de overordnede mål for enalmen boligorganisation, ligesom retfærdighed ogensartet behandling vil stå højt på den offentlige”tjekliste”. Det er således vigtigt, at bestyrelsen altidkan forklare sine beslutninger med udgangspunkt i enfair og professionelt håndteret beslutningsproces.Derfor vil det være en god ide, at organisationsbesty-
relsen drøfter og beslutter etiske spilleregler påalle sårbare områder, som eksempelvis aflønning afpersonale, honorarer, tabt arbejdsfortjeneste, rejser,indkøb, repræsentation, gaver og restaurationsbesøgm.m.Beslutningerne bør offentliggøres på boligorgani-sationens hjemmeside, så der ikke i offentlighedeneller blandt beboerne kan opstå myter.heLheDeR:At bestyrelsen har værdier og mål, som sikrerudsyn og overblik.Eksempelvis at bestyrelsen sætter sig konkretemål og udarbejder konkrete handlingsplaner for atnå disse mål. Det kan være specifikke servicemål,vedligeholdelsesstandard for såvel boliger somudearealer. En sådan øvelse kræver overblik og ud-syn.SAMARBejDe:At selskabet har strategier for samarbejdet medandre.Herunder det kommende kommunesamarbej-de, samarbejdet i bestyrelsen samt samarbejdetmed den daglige administration og de lokale afde-lingsbestyrelser. Konkrete mål og en positiv vilje tilsamarbejde med andre (internt som eksternt) harstor effekt på de samlede resultater for selskabet.
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik9
3.God selskabsskikog styringsdialogen
Resume:Fra boligorganisation til kommuneGennem styringsdialogen med kommunerne skal boligorganisationerne fremoverdokumentere, at de opfylder de overordnede mål, som staten har fastsat for almeneboligorganisationer. De overordnede målsætninger lyder:“Boligorganisationerne skaldrage omsorg for, at de almene boligafdelinger er økonomisk og socialt velfungerendeog fysisk fremstår i god tidssvarende standard”.Selve dokumentationen udarbejdesaf Boligkontoret, og resultatet drøftes med formandskabet for den enkelte bolig-organisation, forretningsføreren og en repræsentant fra Boligkontorets direktion.Dokumentationspakken forelægges herefter for organisationsbestyrelsen, somdrøfter og godkender den endelige udgave, som efterfølgende sendes til kommunenog offentliggøres på organisationens hjemmeside.Læs hele kapitlet om dokumen-tationspakken nedenfor.Som bekendt skal boligorganisationerne fremover do-kumentere, at de opfylder de overordnede mål, somFolketinget har fastsat for almene boligorganisatio-ner. Denne dokumentation sker via styringsdialogenmellem boligorganisation og kommune. Som hoved-regel vil mødedeltagerne være repræsentanter forden administrative ledelse og kommunale embeds-mænd, i andre tilfælde vil også repræsentanter fraden politiske ledelse (organisationsbestyrelsen) væretil stede på disse møder. Det forventes, at der afhol-des et møde om året.Boligorganisationen skal udfylde en dokumentati-onspakke, som herefter vil danne baggrund for dialo-gen. Dokumentationspakken udarbejdes (udfyldes) afBoligkontorets administration, og resultatet drøftesmed formandskabet for den enkelte boligorganisati-on, forretningsføreren og en repræsentant fra Bolig-kontorets direktion. Herefter forelægges dokumenta-tionspakken for organisationsbestyrelsen, somdrøfter og godkender den endelige udgave, inden densendes til kommunen og i øvrigt offentliggøres påorganisationens hjemmeside.Bestyrelsens vedtagne værdier og målsætningervil indgå i arbejdet med dokumentationspakken,ligesom bestyrelsens arbejde med ”egenkontrol-len”, det vil sige arbejdet med at følge op på ved-tagne målsætninger og vurdering af resultaternefra forvaltningsrevisionen, vil være et afgørendeelement i styringsdialogen.Der er ingen tvivl om, at det samlede billede afboligorganisationen og dens afdelinger som bl.a.beskrives i dokumentationspakken, vil være afhængigaf den måde, bestyrelsen arbejder på. Bestyrelsensværdier og mål vil sammen med den administrativeudførelse fortælle meget om den aktuelle situationsamt mulighederne for at imødekomme de opgaverog problemstillinger, selskabet og dets afdelingerstår over for. God selskabsskik kan således ikke skil-les fra den kommende styringsdialog og de krav, derfra statens side stilles til bestyrelsens arbejde.
Styringsdialogen = et årligt møde mellemboligorganisationerne og kommunerne«10Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
Dokumentationspakkenudarbejdes af BoligkontoretResultatet drøftesmed formandskabet for denenkelte boligorganisation,forretningsføreren og enrepræsentant fra Bolig-kontorets direktionDokumentationspakkenforelægges for organisa-tionsbestyrelsen, somdrøfter og godkender denendelige udgaveDen endelige udgavesendes til kommunen ogoffentliggøres påorganisationens hjemmeside.«
God selskabsskikbestyrelsensætter mål påudviklingenredskaber/anvisningergod selskabsskik
kvalitetssikring
boligorganisationen og boligområdet her og nudokumentationspakke
samarbejdeinternt/eksternt
professionel administration/forvaltningsrevision
samarbejdeadministrationenopfyldermålene
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik11
4.Anbefalinger til god selskabsskik
Som tidligere beskrevet udarbejdede KommunernesLandsforening og Boligselskabernes landsforening i2006 en pjece om ”God ledelse i almene boliger”.Siden har der på flere andre områder været arbejdetvidere med emnet ”god selskabsskik”. Boligkontoretsudvalg for god selskabsskik har sammenfattet devæsentligste emner i nedenstående anbefaling, somnu udgør Boligkontorets officielle anbefalinger tilmedlemsorganisationerne.Udvalget har også valgt at bruge ”følg ellerforklar”-metodikken, så der på den måde skabes etoverblik for såvel bestyrelse som omverdenen over,hvordan god selskabsskik konkret efterleves.I dette kapital præsenteres overskrifterne tilanbefalingerne efterfulgt af nogle mere uddybendeforklaringer. I kapitel 5 bringes det skema som be-styrelsen kan benytte sig af i besvarelsen af ”følgeller forklar”Det er vigtigt at pointere, at anbefalingerne ikke erlov, men såkaldt ”blød lovgivning” (soft law), somskal afspejle best practice omkring de forskelligeemner. God selskabsskik har ingen facitliste, men ersnarere en metode til at bevare overblik, sikre sund
fornuft og til at stille de spørgsmål, der i venska-bernes og tillidens skygge ofte ikke bliver spurgt.Omdrejningspunktet er en åben dialog i bestyrel-sen mellem medlemmerne. En åben dialog som kancentrere sig omkring det, man med rette kan kalde”det ideelle punkt for gensidig tillid”Med ”det ideelle punkt for gensidig tillid” menesdet punkt, hvor der er balance mellem den gensidi-ge tillid og den sunde skepsis.Den skepsis, somskal stille de vanskelige spørgsmål, og som skalvære med til at holde en form for spændingsniveaumellem mennesker, der samarbejder. Et spændings-niveau der hele tiden skal udfordre os på nysgerrig-hed, nytænkning, sund fornuft og redelighed.Vi skal altså på den ene side have tillid til hinandenog dermed vise åbenhed i forhold til fremlagte kends-gerninger, nye forslag og nye tanker, men samtidigogså kunne spørge ind til emnet med udgangspunkt ivores egne erfaringer og mavefornemmelse. Vi skalhver især kunne lytte og reflektere – høre og tænke.Det kræver måske træning at nå dette balancepunkt,men der er ingen tvivl om, at bestyrelser, som kanarbejde i denne balance, opnår de bedste resultater.
Det ideelle punkt for gensidig tillidgraden af nytænkning og fremdrifthøjdet ideellepunkt for gensidig tillid
god idé!– men har vitænkt på ...?hold op hvorer du baredygtig!
ikke tale om!
lavmanglende tillidstor skepsis12Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
graden af tillid
stor tillidsund skepsis
blind tillidmanglende skepsis
Boligkontoretskerneværdier:nærvær, fællesskab,mangfoldighedog engagement«
Boligkontorets anbefalingertil god selskabsskikAnbefalingerne er inddelt i syv hovedgrupper:1.De interne linier i boligorganisationen2.De eksterne linier3.Opfølgning og kontrol4.Bestyrelsens samarbejdsform5.Samarbejdet med beboerdemokratiet6.Samarbejdet med administrationen7.RevisionenBoligkontoret Danmark • God selskabsskik13
4.Anbefalinger til god selskabsskik
1.De interne linier i boligorganisationenDet anbefales:at bestyrelsen udarbejder et overord-net værdigrundlag, som spiller op til de af statenfastlagte mål og værdier for en almen boligorganisa-tionDer henvises til de eksempler, som denne vejledningpræsenterer på side 7-9, hvor emner som troværdig-hed, åbenhed, helheder og samarbejde indgår. Besty-relsen kan ligeledes blive inspireret af de værdier somBoligkontoret Danmark har valgt at arbejde ud fra.
Værdigrundlag
Forretningsgange
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder skriftligeforretningsgange på alle væsentlige administrati-ve områder.Boligkontoret har et omfattende skriftligt materialeomfattende den daglige administration, som kan kom-bineres med selskabets egne forretningsgange. Derhenvises i øvrigt til Boligkontorets servicekoncept.
Medarbejdere
Målsætninger
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder konkretemålsætninger for selskabets og afdelingernes driftog udvikling.Der tænkes her på de mål man fra bestyrelsens sidegerne ser selskabet og afdelingerne arbejder hen imod. Eksempelvis inden for:• Beboerservice• Vedligeholdelses- og renholdelsesniveau• Istandsættelse af flyttelejligheder• Husorden• RåderetDer tænkes ligeledes på mere langsigtede mål om-kring boligens og boligafdelingens udvikling, såvelfysisk som socialt, herunder fremtidssikring af dealmene boligområder.
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder en skrift-lig løn- og personalepolitik for egne medarbejdere,og at boligorganisationen offentliggør den vedtag-ne løn- og personalepolitik over for organisatio-nens øverste myndighed.En lokal løn- og personalepolitik skal sikre at bolig-organisationen kan tiltrække og fastholde kvalificere-de medarbejdere til en fornuftig og forsvarlig omkost-ning, ligesom bestyrelsen skal sikre, at man i øvrigtfølger tidens og myndighedernes krav til en modernearbejdsplads.
handlingsplaner
Udlejning
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder konkretehandlingsplaner for de mål, man har besluttet.Til dette har Boligkontoret udviklet en model (BD-KAD-modellen), som præsenteres i bilag e på side 35.Med modellen er det muligt at systematisere denløbende opfølgning fra bestyrelsens side.
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder procedu-rer for udlejning og opfølgning af beboersammen-sætningen i organisationens boligafdelingerLovgivningen giver i dag mulighed for mange for-skellige udlejningsmodeller, som alle har til formål atsikre en afbalanceret beboersammensætning.
14Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
2.De eksterne linierkommunikationspolitikDet anbefales:at bestyrelsen udarbejder en klar kommunikationspolitik bygget på åben-hed og troværdighed samt en proaktiv ageren over for offentligheden.Boligorganisationens kommunikationspolitik skal beskrive, hvordan bestyrelsen vil kommu-nikerere med:• Beboerne• Beboerdemokratiet• Kommunen og andre offentlige og private instanser.
Retningslinier for samarbejde med andre
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder retningslinier for et åbent og positivt samarbej-de med andre samarbejdspartnere.Bestyrelsen har mange tætte samarbejdspartnere, som alle er vigtige i bestræbelserne påde gode resultater, f.eks:• Leverandører• Kommuner og andre offentlige og private instanser.
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik15
4.Anbefalinger til god selskabsskik
Det er vigtigt, atbestyrelsen altidkan forklare sinebeslutninger medudgangspunkt i enfair og professionelthåndteretbeslutningsproces«
16Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
3.Opfølgning og kontrolBrugerundersøgelser ogkvalitetssikringsprogrammerDet anbefales:at bestyrelsen beslutter, hvilkeredskaber, der skal stilles til rådighed for atkunne følge op på vedtagne mål og planer.Der bør arbejdes aktivt med brugerundersøgel-ser (spørgeskemaundersøgelser) og kvalitetssik-ringsprogrammer. Det er selvfølgelig administra-tionens opgave at følge op, og dermed også havefokus på kvalitetssikringen, men det er bestyrel-sen, som har den kontrollerende opgave. Erfarin-gerne viser også, at den bedste kvalitet opnås,når alle parter har fokus på området.
Boligkontoret Danmarks kAD-model for målopfyldelse ogkvalitetssikring
Det anbefales:at bestyrelsen gennemgår ind-holdet i Boligkontoret Danmarks KAD-modelfor kvalitetssikring af drift og økonomi.Boligkontoret Danmarks KAD-model (se bilag eside 35) giver større mulighed for overblik over demange indsatsområder i såvel organisation somafdelinger. Ved hjælp af modellen kan bestyrelsenvurdere, hvilke målsætninger, der skal sættesøget fokus på.
Forvaltningsrevision
Risikovurdering
Det anbefales:at bestyrelsen gennemgår devæsentligste benchmark-tal (nøgletal) fordrift og administration.Gennemførelsen af forvaltningsrevision er enlovpligtig del af boligorganisationens selvkontrol.Forvaltningsrevision skal være med til at sikrerationel og effektiv drift og administration.Ved at sammenligne udvalgte nøgletal får be-styrelsen mulighed for en åben dialog om væ-sentlige emner.Der henvises her til Boligkontorets omfattendeudførelse af forvaltningsrevision, som også benyttesaf mange andre ikke-medlems boligorganisationer.
Det anbefales:at bestyrelsen løbende gennem-går de væsentligste økonomiske risici fororganisation og afdelinger minimum en gangom året.Risikovurdering er en ofte overset disciplin iboligorganisationerne. Det vil øge den økonomi-ske robusthed i såvel selskab som afdelinger, hvisbestyrelsen løbende har øje for udviklingen. Detgælder særligt områderne:• formuepleje af boligorganisationens likvidemidler• større byggesager• udlejningssituationen• budgetfejl
Værdi for pengene
Det anbefales:at bestyrelsen evaluerer resulta-terne af større renoveringer og eventuelle ny-byggerier.For at sikre mest værdi for pengene, bør besty-relsen løbende vurdere resultaterne af boligorga-nisationens byggeaktiviteter og vurdere mervær-dien i forhold til de investerede midler.
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik17
4.Anbefalinger til god selskabsskik
4.Bestyrelsens samarbejdsformForretningsordenDet anbefales:at bestyrelsen godkender enforretningsorden for bestyrelsenI en forretningsorden for bestyrelsen beskrivesa) hvordan bestyrelsen ønsker, at det dagligesamarbejde skal foregåb) anvisninger til løsning af forskellige problem-stillinger, således at man som følge af uenighederikke behøver at gå i stå.Det anbefales:at bestyrelsen godkender enforretningsorden for samarbejdet med forret-ningsførelsen (forretningsfører eller direktør)Bestyrelsen og den daglige administrativeledelse bør blive enige om en forretningsordenfor samarbejdet. Det gælder uanset om en besty-relsen har egen administration, eller har købt enadministration til at udføre opgaverne.I forretningsordenen beskrives bl.a., hvilke op-gaver bestyrelsen varetager, og hvilke opgaveradministrationen varetager.
Det etiske regnskab
Det anbefales:at bestyrelsen udfylder detetiske regnskab i forbindelse med årsregnska-bet.Boligkontoret har udviklet et etisk regnskab,som viser hvad bestyrelsen har foretaget sig iregnskabsåret, og om bestyrelsen har godkendtprocedurer for rejser, tabt arbejdsfortjeneste oggaver. Det etiske regnskab benchmarker ligeledesbestyrelsens forbrug med andre bestyrelser iBoligkontoret.
Styringsdialogen
etiske regler og politikker fordiverse økonomiske dispositioner
Det anbefales:at bestyrelsen årligt drøfterudkast til dokumentationspakken, før denbliver fremsendt til kommunen – ligesom resul-tatet af mødet med kommunen drøftes efter-følgende i bestyrelsen.Styringsdialogen bliver fremover en vigtig krum-tap i samarbejdet mellem kommune og boligorga-nisation. Dokumentationspakken er årets ”selvan-givelse” som viser, hvordan situationen er iselskab og afdelinger.
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder etiskeregler for rejser, gaver, honorar, tabt arbejds-fortjeneste og repræsentation, og at reglerneoffentliggøres over for øverste myndighed.Der bliver ofte sat spørgsmålstegn ved bestyrel-sernes dispositioner, af selskabets midler, når detgælder rejser, repræsentation, herunder deltagel-se af ledsagere m.m. For at undgå dårlig omtaleog for at sikre et rimeligt niveau for brugen afbeboernes midler bør bestyrelsen derfor altidvedtage regler på området.
18Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
Uafhængighed
Det anbefales:at bestyrelsen minimum en gangårligt vurderer bestyrelsesmedlemmernesuafhængighed af leverandører og samarbejds-partnere.I god selskabsskik for erhvervslivet anbefales, atet bestyrelsesmedlem ikke længere er uafhængig iforhold til den administrative ledelse, hvis ved-kommende har siddet i mere end 12 år i bestyrel-sen. Lignende grænser er svære at sætte for enalmen organisation, hvor honoraret dels er udensammenligning til erhvervslivet, og hvor man kanrisikere at miste mange aktive og kompetentebeboertillidsfolk.Bestyrelsen bør dog være opmærksom på, atmange års anciennitet kan blive en hindring forgennemførelse af nye ideer, eller begrænse for-nuftige spørgsmål til gamle leverandører, hvorforalle i bestyrelsen bør være opmærksom på emnet– uafhængighed.
evaluering af bestyrelsesarbejdet
Introduktion, uddannelse ogrekruttering
Det anbefales:at bestyrelsen udarbejder:a) en skriftlig plan for introduktion af nye besty-relsesmedlemmer.b) en uddannelsesplan for alle bestyrelsesmedlem-mernec) en strategi for rekruttering af nye bestyrelses-medlemmer
Det anbefales:at bestyrelsen løbende foretagerevaluering af:a) samarbejdet internt i bestyrelsenb) samarbejdet med egne medarbejdere, f.eks.ejendomsfunktionærer o.lign ogc) den administrative ledelse (i organisationermed egen administration).Bestyrelsen bør løbende vurdere, om man leverop til god almen selskabsskik, herunder følgeranvisningen om ”følg eller forklar”.Bestyrelsen har det juridiske arbejdsgiveran-svar over for organisationens egne ansatte(ofte ejendomsfunktionærer, lokalinspektørero.lign.).Det daglige samarbejde og udførelsen afarbejdsgiverfunktionen foregår gennem denadministrative ledelse, og bør som hovedregelaldrig involvere bestyrelsen, ligesom bestyrel-sesmedlemmerne ikke bør agere arbejdsgivereover for medarbejderne.Omvendt har bestyrelsen ansvar for at tjek-ke, om alt er, som det skal være, herunder omde vedtagne personalepolitikker virker. Derforbør bestyrelsen løbende få en status overegne medarbejderes vurdering af arbejdssitua-tionen.
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik19
4.Anbefalinger til god selskabsskik
5.Samarbejdet med beboerdemokratietForretningsorden for afdelingsbestyrelse, beboermøder m.mDet anbefales:at afdelingsbestyrelsen udarbejder:a) en forretningsorden for afdelingsbestyrelsens arbejde.Ligesom organisationsbestyrelsen bør have en forretningsorden, bør afdelingsbestyrelserneogså arbejde ud fra nogle fælles besluttede spilleregler. Bestyrelsen bør udarbejde udkast ogherefter lade den enkelte afdelingsbestyrelse selv færdiggøre forretningsordenen, så den pas-ser specifikt til de enkelte afdelinger.b) en forretningsorden for beboermødetBestyrelsens opgave er her at sikre, at der udarbejdes en standard for organisationen, somden enkelte afdelingsbestyrelse kan tilrette.c) en forretningsorden for øverste myndighedd) en skriftlig plan for introduktion og uddannelse af afdelingsbestyrelserne.e) strategier for rekruttering af nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer.Beboerdemokratiet kan i de moderne tider lide af manglende interesse fra beboernes side. Derskal således andre metoder til at ”lokke” beboerne på banen – en opgave, som bestyrelsen måsætte sig i spidsen for i samarbejde med afdelingsbestyrelserne og administrationen.
Beboerdemokratiet
Det anbefales:at bestyrelsen vurderer om beboerdemokratiet i organisationens afdelingerhar de rette arbejdsbetingelser.Beboerdemokratiet er en hjørnesten i den almene sektor. Det er bestyrelsens ansvar, at bebo-erne får mulighed for at vælge en afdelingsbestyrelse, og at arbejdsbetingelserne herefter erfornuftige. Bestyrelsen bør derfor løbende drøfte beboerdemokratiets arbejde, herunder denstøtte som bestyrelsen og administrationen skal yde beboerdemokratiet.
Uafhængighed
Det anbefales:at bestyrelsen løbende vurderer om afdelingsbestyrelserne ligesom organisati-onsbestyrelserne bevarer deres uafhængighed til leverandører.
20Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
6.Samarbejdet med administrationenevalueringDet anbefales:at bestyrelsen løbende evalu-erer samarbejdet med forretningsførelsen.Det kan være vanskeligt at sige de rette ting påen sådan måde, at det kan blive til en kon-struktiv og frugtbar dialog. En systematiseretevaluering kan være med til at gøre det nem-mere for alle parter. Der henvises til bilag c påside 33, hvor Boligkontorets vurderingsskemapræsenteres.
Medlemskabet i BoligkontoretDet anbefales:at bestyrelsen løbende vurde-rer organisationens indflydelse i Boligkonto-rets demokratiske organer som lokalråd,repræsentantskab, bestyrelsesudvalg m.m.Boligkontoret er opbygget som en medlems-styret organisation, hvor omdrejningspunkteter lokalrådene og repræsentantskabet. Allemedlemmer har indflydelse gennem ovennævn-te organer, ligesom de mange bestyrelsesud-valg også har repræsentation af mange besty-relsesmedlemmer fra boligorganisationerne.En aktiv medvirken giver ikke alene indflydel-se i administrationens udvikling, men den giverogså mulighed for stor erfaringsudveksling tilgavn for arbejdet i den enkelte organisations-bestyrelse.Under sloganet ”Sammen kan vi mere” anbe-faler Boligkontoret også, at de lokale bestyrel-ser deltager aktivt i udviklingen.
Det anbefales:at bestyrelsen løbende sikrersig, at aftaler mellem administrationen ogbestyrelsen følges op i det gældende servi-cekoncept.Et vigtigt redskab for at sikre den rette ser-vice er Boligkontorets servicekonceptDin ser-vice – dit valg,hvor såvel generelle serviceydel-ser, såvel som boligorganisationens egne lokalttilpassede ydelser er beskrevet. Et aktivt brugaf dette redskab, både i bestyrelsen og ude i af-delingerne, kan være med til at optimere res-sourceforbruget og sikre en service efter for-ventningerne.
Ajourføring af servicekonceptet
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik21
4.Anbefalinger til god selskabsskik
7.RevisionenRegnskabetDet anbefales:at bestyrelsen aktivt vurderer omrevisionen skal deltage på det årlige regnskabs-møde.Revisionen er bestyrelsens rådgiver og kontrollør afregnskab og forretningsførelse, når det drejer sig omregnskabsaflæggelse og afholdte udgifter. Derfor kandet være vigtigt at have revisionen med på regn-skabsmøderne, enten årligt eller hvert andet år. Vedstørre regnskabsmæssige problemstillinger kan detogså være fornuftigt at tage revisionen med på råd.
evaluering
Det anbefales:at bestyrelsen årligt evaluererrevisionens arbejde og uafhængighed, ligesombestyrelsens (formandens) samarbejde med revi-sionen evalueres.Som tidligere beskrevet har bestyrelsen en væ-sentlig rolle omkring kontrollen af administrationensarbejde. Revisionen er bestyrelsens redskab til atkontrollere de økonomiske dispositioner. Det er der-for vigtigt, at der arbejdes ud fra et tæt tillidsforholdmellem bestyrelsen og revisionen. Dette samarbejdeog denne tillid skal løbende prøves af, for at sikre entroværdig og uafhængig kontrol.
22Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
5.Bilag
konkrete mål og en positivvilje til samarbejde medandre (internt someksternt) har stor effektpå de samlede resultaterfor selskabet«
I dette afsnit præsenteres forskellige hjælperedskaber, som bestyrelsenkan benytte sig af i arbejdet med god selskabsskik. I bilagsmaterialetfinder man:a.”Følg eller forklar” – Tjekskema til opfølgning af god selskabsskikb.evaluering af organisationsbestyrelsens arbejdec.Tjekliste over emner der bl.a. kan inddrages i evalueringen afsamarbejdet mellem organisationen og administrationend.Tjekliste for organisationsbestyrelse – kvalitetssikring.årlig opfølgning i forbindelse med og supplement til årsregnskabe.Boligkontoret Danmarks kAD-model til kvalitetssikring afadministration og driftf.Bestyrelsens etiske spørgeskemag.Liste over værktøjer til brugerundersøgelserBoligkontoret Danmark • God selskabsskik23
Bilag a“Følg eller forklar” – Tjekskema tilopfølgning af god selskabsskik : ja, hvis bestyrelsen p.t. følger anbefalingerne : nej, hvis bestyrelsen p.t. ikke følger anbefalingerne – forklar årsag på sidste side.boligorganisationen:behandlet og godkendt i bestyrelsen den / -
Sæt ’x’1.1.1Interne linjer i organisationenVærdigrundlagDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder et overordnet værdigrundlag, somspiller op til de af staten fastlagte mål og værdier for en almen boligorganisation
ja
nej
1.2 MålsætningerDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder konkrete målsætninger for selskabetsog afdelingernes drift og udvikling1.3 UdlejningDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder procedurer for udlejning og opfølgningaf beboersammensætningen i organisationens boligafdelinger1.4 ForretningsgangeDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder skriftlige forretningsgange på allevæsentlige administrative områder1.5 MedarbejderneDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder en skriftlig løn- og personalepolitikfor egne medarbejdere. Det anbefales at boligorganisationen offentliggør denvedtagne løn- og personalepolitik over for organisationens øverste myndighed1.6 Handlingsplan for opfølgningDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder konkrete handlingsplaner for de mål,man har besluttet (jævnfør anbefaling 1.1-1.2)2De eksterne linjer
2.1 KommunikationspolitikDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder en klar kommunikationspolitik2.2 Retningslinjer for samarbejde med andreDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder retningslinjer for et åbent og positivtsamarbejde med andre samarbejdspartnere3Opfølgning og kontrol
3.1 Brugerundersøgelser og kvalitetssikringsprogrammerDet anbefales: at bestyrelsen beslutter hvilke redskaber, der skal stilles tilrådighed for at kunne følge op på vedtagne mål og planer
24Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
Sæt ’x’3.2 ForvaltningsrevisionDet anbefales: at bestyrelsen gennemgår de væsentligste benchmark tal(nøgle-tal) for drift og administration3.3 Værdi for pengeneDet anbefales: at bestyrelsen evaluerer resultaterne af større renoveringer ogeventuelle nybyggerier, for at sikre at man har fået mest værdi for pengene3.4 Boligkontoret Danmarks KAD-model for målopfyldelse og kvalitetssikringDet anbefales: at bestyrelsen gennemgår indholdet i Boligkontorets DanmarkKAD-model for kvalitetssikring af drift og økonomi3.5 RisikovurderingDet anbefales: at bestyrelsen løbende gennemgår de væsentligste økonomiskerisici for organisation og afdelinger - som minimum en gang om året4Bestyrelsens samarbejdsform
ja
nej
4.1 Forretningsorden for bestyrelsenDet anbefales: at bestyrelsen godkender en forretningsorden for bestyrelsen4.2 Forretningsorden for samarbejdet med forretningsførelsenDet anbefales: at bestyrelsen godkender en forretningsorden for samarbejdetmed forretningsførelsen (forretningsfører eller direktør)4.3 Etiske reglerDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder etiske regler / vejledninger for rejser,gaver, honorar, tabt arbejdsfortjeneste og repræsentation. Det anbefales, atreglerne offentliggøres over for øverste myndighed4.4 Det etiske regnskabDet anbefales: at bestyrelsen udfylder det etiske regnskab i forbindelse medårsregnskabet4.5 StyringsdialogenDet anbefales: at bestyrelsen årligt drøfter udkast til dokumentationspakken,før den bliver fremsendt til kommunen – ligesom resultatet af mødet medkommunen drøftes efterfølgende i bestyrelsen4.6 UafhængighedDet anbefales: at bestyrelsen løbende og som minimum et gang årligt vurdererbestyrelsesmedlemmernes uafhængighed af leverandører og samarbejdspartnere4.7 Introduktion af nye bestyrelsesmedlemmerDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder en skriftlig plan for introduktion afnye bestyrelsesmedlemmer4.8 Uddannelsesplan for nye bestyrelsesmedlemmerDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder en skriftlig plan for udvikling/uddannelse af bestyrelsesmedlemmerne4.9 Rekruttering af bestyrelsesmedlemmerDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder skriftlig strategi for rekruttering afnye bestyrelsesmedlemmer, herunder sikre en fornuftig afløsning, når tidkommer, af formandsposten
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik25
Sæt ’x’4.10 Evaluering af bestyrelsesarbejdetDet anbefales: at bestyrelsen løbende foretager evaluering af samarbejdetinternt i bestyrelsen4.11 Evaluering af samarbejdet med organisationens egne ansatteDet anbefales: at bestyrelsen løbende foretager evaluering af samarbejdetmed egne medarbejdere (ofte ejendomsfunktionærer o.lign) og i organisationermed egen administration, også den administrative ledelse5Samarbejdet med beboerdemokratiet
ja
nej
5.1 Forretningsorden for afdelingsbestyrelsenDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder forretningsorden for afdelings-bestyrelsens arbejde5.2 Forretningsorden for beboermødetDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder forretningsorden for beboermødet5.3 Forretningsorden for øverste myndighedDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder forretningsorden for organisationensøverste myndighed5.4 Introduktion og uddannelse af afdelingsbestyrelserneDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder en skriftlig plan for introduktion oguddannelsesplan for afdelingsbestyrelserne5.5 Rekruttering af afdelingsbestyrelsesmedlemmerDet anbefales: at bestyrelsen udarbejder strategier for rekruttering af nyeafdelingsbestyrelsesmedlemmer5.6 BeboerdemokratietDet anbefales: at bestyrelsen vurderer om beboerdemokratiet i organisa-tionens afdelinger har de rette arbejdsbetingelser5.7 UafhængighedDet anbefales: at bestyrelsen løbende vurderer om afdelingsbestyrelsernebevarer deres uafhængighed til leverandører6Samarbejdet med adminstrationen
6.1 EvalueringDet anbefales: at bestyrelsen løbende evaluerer samarbejdet med forretnings-førelsen (administrationen)6.2 Ajourføring af servicekonceptetDet anbefales: at bestyrelsen løbende sikrer sig, at aftaler mellem admini-strationen og bestyrelsen følges op i det gældende servicekoncept6.3 Medlemskab i Boligkontoret DanmarkDet anbefales: at bestyrelsen løbende vurderer organisationens indflydelse iBoligkontorets demokratiske organer som lokalråd, repræsentantskab,bestyrelsesudvalg m.m.
26Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
Sæt ’x’77.1RevisionenRegnskabetDet anbefales: at bestyrelsen aktivt vurderer om revisionen skal deltage på detårlige regnskabsmøde
ja
nej
7.2 Evaluering af revisionenDet anbefales: at bestyrelsen årligt vurderer revisionens arbejde og uafhængihed,ligesom bestyrelsens (formandens) samarbejde med revisionen vurderes
Kommentarer til de punkter, hvor der er sat x ved ”Nej”:
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik27
Bilag bevaluering aforganisationsbestyrelsens arbejdeboligorganisationen:
Bestyrelsesmedlem:Organisationsbestyrelsens størrelse og sammensætning1Har organisationsbestyrelsen den rigtige størrelse?Kommentarer/forslag:
Dato:
1-5
1-5
2
Foregår rekrutteringen af nye organisationsbestyrelsesmedlemmer på enhensigtsmæssig måde?Kommentarer/forslag:
3
Har organisationsbestyrelsen de rette kompetencer inden for•Økonomi?•Markedsforhold?•Strategi?•Byggeri?•Ledelse?
3.a Er det væsentligt om bestyrelsen har ovennævnte kompetencer?Kommentarer/forslag:
4
Har organisationsbestyrelsen den rigtige personsammensætning i relation til•Repræsentation fra alle typer af selskabets afdelinger?•Aldersfordeling?•Køn?
4.b Giver det et positivt bidrag til bestyrelsesarbejdet, såfremt der også ereksterne bestyrelsesmedlemmer (udpeget af andre end beboerne)?Kommentarer/forslag:
5
På hvilken måde bidrager du selv til bestyrelsesarbejdet?Kommentarer:
28Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
1-5
1-5
Bestyrelsesmøder6Er det materiale, der tilgår bestyrelsen forud for møderne•Tilstrækkeligt klart og forståeligt?•Passende i omfang?•Tilstrækkeligt som beslutningsgrundlag?Kommentarer/forslag:
7
Dækker dagsordenen til bestyrelsesmøderne de forhold, der er relevanteat diskutere i bestyrelsen?Kommentarer/forslag:
8
Er der behov for yderligere information mellem bestyrelsesmøderne?Kommentarer/forslag:
9
Har bestyrelsesmedlemmerne den fornødne adgang til de informationer,som de har behov for?Kommentarer/forslag:
10
Er det nuværende antal bestyrelsesmøder tilfredsstillende?Kommentarer/forslag:
11
Har bestyrelsesmøderne den rette længde?Kommentarer/forslag:
12
Er der afsat den fornødne tid til at diskutere de enkelte dagsordens-punkter på bestyrelsesmøderne?Kommentarer/forslag:
13
Er der en tilstrækkelig åben og fri dialog, og kommer alle til orde påbestyrelsesmøderne?Kommentarer/forslag:
14
Holder bestyrelsesmedlemmerne sig fra at diskutere lokale problem-stillinger fra egne afdelinger?Kommentarer/forslag:
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik29
1-5
1-5
15
Bidrager alle bestyrelsesmedlemmer med selvstændige holdninger til despørgsmål, der drøftes på bestyrelsesmøderne?Kommentarer/forslag:
16
Sker der en passende afklaring af de forhold, der er genstand fordiskussion på bestyrelsesmøderne?Kommentarer/forslag:
Bestyrelsens virke17Tager bestyrelsen løbende stilling til selskabets økonomiske forhold?Kommentarer/forslag:
18
Tager bestyrelsen løbende stilling til selskabets strategiske forhold?Kommentarer/forslag:
19
Har bestyrelsen tilstrækkelig fokus på de faktorer, der kan påvirkeselskabets og afdelingernes fremtid?Kommentarer/forslag:
20
Følger bestyrelsen op på vedtagne beslutninger og fokuserer påimplementeringen?Kommentarer/forslag:
21
Fører bestyrelsen tilstrækkelig kontrol med selskabets og afdelingernesvirke?
21a Følger bestyrelsen op på diverse revisionspåtegninger i relation tilselskabets og afdelingernes regnskaber?Kommentarer/forslag:
22
Indgår bestyrelsen i et aktivt samspil med direktøren/forretningsførerenom selskabets og afdelingernes udvikling?Kommentarer/forslag:
23
Fungerer samspillet mellem bestyrelsen og direktøren/forretnings-føreren tilfredsstillende?Kommentarer/forslag:
30Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
1-5
1-5
24
Fungerer bestyrelsesarbejdet som helhed tilfredsstillende?Kommentarer/forslag:
Bestyrelsens formand / forretningsudvalg25Fungerer samspillet mellem bestyrelsen og bestyrelsens formand/forretningsudvalg tilfredsstillende?Kommentarer/forslag:
26
Er ledelsen af bestyrelsens arbejde effektiv?Kommentarer/forslag:
27
Sikrer bestyrelsens formand/forretningsudvalg, at bestyrelsen fokusererpå de rette problemstillinger?Kommentarer/forslag:
28
Sikrer bestyrelsens formand, at bestyrelsesmøderne er tilstrækkeligteffektive og konstruktive?Kommentarer/forslag:
29
Sikrer bestyrelsens formand/forretningsudvalg, at der sker en passendeog regelmæssig evaluering af selskabets og afdelingernes strategier ogimplementeringen heraf?Kommentarer/forslag:
30
Får bestyrelsens formand det optimale ud af bestyrelsen?•Under bestyrelsesmøderne•Uden for bestyrelsesmøderneKommentarer/forslag:
Evaluering af bestyrelsen31Er det relevant at foretage regelmæssige evalueringer af•De enkelte bestyrelsesmedlemmers engagement og kompetence ibestyrelsen?•Bestyrelsens sammensætning, effektivitet m.v. som helhed?•Det generelle samarbejdsklima i bestyrelsen?•Bestyrelsens samarbejde med direktør / forretningsfører?Kommentarer/forslag:
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik31
1-5
1-5
Andre forhold32Er der andre forhold, herunder forslag til forbedringer af bestyrelses-arbejdet?Kommentarer/forslag
Repræsentantskabet/generalforsamlingen (selskabets øverste myndighed)33Har bestyrelsen en tilfredsstillende dialog med repræsentantskabet/generalforsamlingen?Forløber møderne i øverste myndighed hensigtsmæssigt?
34
Afdelingsdemokratiet35Har bestyrelsen en tilfredsstillende dialog med afdelingsbestyrelserne?
Information36Har bestyrelsen og eller direktør/forretningsfører et tilfredsstillendesamarbejde med medierne?
Samarbejdspartnere37Har bestyrelsen og eller direktør/forretningsfører tilfredsstillendesamarbejdsrelationer med andre, herunder kommuner og andre bolig-organisationer?
32Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
Bilag cTjekliste over emner der bl.a.kan inddrages i evalueringen afsamarbejdet mellem organisationenog administrationenBestyrelsen bedes (gerne uden deltagelse af administrative medarbejdere) drøfte samarbejdet medBoligkontoret ud fra følgende emner:
Tryghed og troværdighed
Giver Boligkontorets administration, og måden at håndtere opgaverog problemstillinger på, bestyrelsen tryghed og en fornemmelse aftroværdighed?Er det bestyrelsens opfattelse, at Boligkontorets medarbejdere eromgængelige og udviser nærvær, engagement og indfølelse i samar-bejdet med boligorganisationen? Der tænkes her på alle typer afmedarbejdere, fra direktionen i Lundsgade over forretningsfører,forvaltningskonsulenter, inspektører til sagsbehandlere på afde-lingskontoret.Boligkontorets medarbejdere udfører mange opgaver for medlem-merne, og oftest er der flere opgaver end hænder.Føler bestyrelsen at hastigheden i opgaveløsningen er tilfredsstil-lende, og overholder medarbejderne aftalte tidsfrister?Er det bestyrelsens vurdering, at administrationen udfører opgaver-ne professionelt og i tråd med Boligkontorets ånd?Er det bestyrelsens vurdering, at administrationen er på højde medog gerne på forkant med udviklingen og nye tiltag, som kan kommebeboerne og selskabet til gavn?Hvordan tror bestyrelsen, at Boligkontorets image er i lokalsamfun-det (blandt beboerne, medarbejderne, kommunen og medierne)?Hvordan tror bestyrelsen, at Boligkontorets image er blandt andreboligselskaber, i Boligselskabernes Landsforening og i ministeri-erne?
Omgængelighed
Hastighed
Faglighed
Image
Sager der ønskesfremhævet:
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik33
Bilag dTjekliste for organisationsbestyrelse– kvalitetssikring.årlig opfølgning i forbindelse medog supplement til årsregnskab1.Faste procedurerReferaterFraflytningsprocent (+ antal opnoterede)Indflytningsundersøgelse (+ antal tilflyttede)Fraflytningsundersøgelse (+ restancevurdering)BeboerklagenævnssagerRestanceudviklingOpfølgning af øvrige målsætninger fra forvaltningsrevisionen, jf. pkt. 2Udvalgte områder fra forvaltningsrevisionen. 2-5 emner.Øvrige aftalte succeskriterier mellem bestyrelse og administration (min. 2, max. 5)
2.
Eksempler på aftalte mål, som skal følges op fra sidste gennemgang:1.Antallet af husordenssager i Beboerklagenævnet har været for mange. Det er derfor aftalt, atadministrationen i samarbejde med boligorganisationens ejendomsmester skal forsøge at løsekonflikterne inden de når til Beboerklagenævnet. Hvordan er det gået?Antallet af flyttesager med misligholdelse ligger 50 % over Boligkontorets gennemsnit. Det er aftalt atBoligkontorets driftschef følger tættere op på boligorganisationens synsmedarbejdere. Hvordan er detgået?Budgetterne i alle boligorganisationens afdelinger har i flere år ikke holdt, med store underskud tilfølge. Administrationen skal foretage halvårlige budgetopfølgninger med bestyrelsen. Hvordan er detgået?Der er aftalt en ny procedure for hjemtagelse af priser for vedligeholdelsesopgaver i driften. Er aftalenblevet overholdt?Den lokale trivselsundersøgelse blandt boligorganisationens egne ansatte viste flere negativebesvarelser. Det er aftalt, at administrationen følger op på dette. Hvordan er det gået?
2.
3.
4.
5.
34Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
Bilag eBoligkontoret DanmarkskAD-model til kvalitetssikringaf administration og drift
I forbindelse med styringsdialogen med kommunen, skal boligorganisationen godtgøre, at den arbejdermålrettet og professionelt. Selvom man har ansat en professionel administration til at løse dagligdagensmange opgaver og problemstillinger, fratager det ikke bestyrelsen og de enkelte bestyrelsesmedlemmersansvar for den overordnede drift af boligorganisation og afdelinger. De bedste resultater opnås derforoftest, når der er et konstruktivt samarbejde mellem bestyrelse og administration.Boligkontoret Danmarks KAD-model er et hjælpeværktøj til bestyrelse og administration i bestræbelsernepå at sikre den bedste kvalitet af arbejdet.Modellen opererer med 5 temaer:0. Prioritering af opgaver1.Konklusion fra dokumentationspakken2. Kvalitetssikring af arbejdet i boligorganisationen og afdelinger3. Intern evaluering af bestyrelsessamarbejdet4. Evaluering af samarbejdet med forretningsførelsen.
O
Prioritering af opgaver
Bilag 1Her samles på en overskuelig måde (en enkelt side) de væsentligsteopgaver og problemstillinger, som emnerne 2-4 har frembragtDe forventede mål og resultater skal klart fremgå af prioriteringen afopgaverne.Det anbefales, at de mange konklusioner i dokumentationspakkenprioriteres, således at bestyrelse og administration har høj fokus på2- 5 emner for den kommende periode.Bestyrelsen bør overveje om prioriteringen af opgaverne skal væreoffentligt tilgængelig, eksempelvis på boligorganisationens hjemmeside.Bilag 2Efter formandskabets og administrationens gennemgang af doku-mentationspakken noteres de i dokumentationspakkens afsnit A(konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler). Besty-relsen kan netop drøfte dette igennem, inden dokumentationspak-ken sendes til kommunen, og eventuelle berørte afdelingsbestyrel-ser kan få konklusionen til udtalelse.Bilag 3Her kan bestyrelsen og administrationen udarbejde et fælles papir,som beskriver hvilke områder, man ønsker belyst, med udgangspunkt iBoligkontorets model for forvaltningsrevision, præsenteret i bilag 4.De forskellige statistikker og tilhørende benchmarking kan præsenteressom en orientering, således at der kun fokuseres på væsentlige variatio-ner i forhold til anerkendte benchmark-tal eller tidligere besluttede mål.Boligkontoret Danmark • God selskabsskik35
1
Konklusion afdokumentationspakken
2
Kvalitetssikring afarbejdet i boligorganisa-tion og afdelinger
3
Intern evaluering afbestyrelsesarbejdet– herunder etisk spørge-skema
Bilag 4Her skal bestyrelsen, gerne uden deltagelse af administrationen,drøfte samarbejdet i bestyrelsen. Dette kan bl.a. gøres med støtte afkonkrete spørgsmål til arbejdet, jævnfør et eksempel på spørgeske-ma i bilag 2Bilag 5Ingen tvivl om at det daglige samarbejde mellem bestyrelsen,beboerdemokratiet og administrationen er vigtig for gennemførelseaf opgaverne. Boligkontoret udfører løbende brugerundersøgelser forat følge op på kvaliteten af det udførte arbejde. Det er besluttet, aten repræsentant fra direktionen en gang årligt tager et møde medboligorganisationens formandskab/bestyrelse sammen med forret-ningsføreren, for netop at følge op på bla samarbejdet. På et sådantmøde kunne følgende emner blive vendt:•Udkast til dokumentationspakke og drøftelse af opgaver ogproblemstillinger i boligorganisation og afdelinger, herundermålopfyldelse af tidligere beslutninger•Evaluering af samarbejdet med Boligkontoret, med udgangspunkt ibrugerundersøgelserne (beboer- og ab- undersøgelserne) samt eftervejledende spørgsmål præsenteret i bilag 3. På evalueringsmødetkan boligorganisationen pege på opgaver/problemstillinger manønsker forbedret. Det foreslås at disse emner kategoriseres fra 1-3:1. Opgaver, der skal løses bedre og eventuelt hurtigere efteraftalt mål2. Opgaver, der ikke løses tilfredsstillende, selv efter flerepåtaler3. Opgaver, som absolut løses utilfredsstillende, også efter flerepåtaler til forretningsføreren. For at sikre rigtig udførelse afdisse opgaver, udarbejdes en handlingsplan for den fremtidigeudførelse. Handlingsplanen godkendes af direktionen.Det påtænkes at noterede opgaver i kategori 3, vil blive medtaget iden kvalitetsrapport, som direktionen udarbejder til Boligkontoretsbestyrelse.
4
Evaluering af sam-arbejdet med admini-strationen
36Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
Bilag fBestyrelsens etiske spørgeskemaboligorganisationen:
Studietur/rejser m.m.Har organisationsbestyrelsen eller medlemmer af organisationsbestyrelsen delta-get i studieture/rejser betalt af boligorganisationen?Har organisationsbestyrelsen eller medlemmer af organisationsbestyrelsen delta-get i studieture/rejser betalt af samarbejdspartner eller andre?Har ledsagere til organisationsbestyrelsesmedlemmer deltaget i studieture/rejserarrangeret af boligorganisationen?Har boligorganisationen betalt arrangementer for organisationsbestyrelsesmed-lemmer med ledsagere (eksempelvis middage, fester o. lign.)?Har organisationsbestyrelsen opdaterede forretningsgange på følgendeområder?BestyrelseshonorarTabt arbejdsfortjenesteMødediæterRejsediæterTelefongodtgørelseGodtgørelse for kørsel (km penge)Gaver o. lign.
ja
nej
Udgifter til bestyrelsesarbejdetKonto 501.1 (bestyrelseshonorar, afd. i drift) og konto 502(mødeudgifter, kontingenter m.v.)Gennemsnit for medlemmer i Boligkontoret Danmark
kr. pr. lejemålsenhed 2005 – 200905’06’07’08’09’
Dato
Formand
ForretningsførerBoligkontoret Danmark • God selskabsskik37
Bilag gListe over værktøjertil brugerundersøgelser
Følgende undersøgelser kan Boligkontoret foretage i forbindelse med opfølgning af den udførteservice.Undersøgelser som udføres som led i den almindelige administration:1.Beboerundersøgelser sendes ud til 10 % af alle beboere hvert 4. år2. AB undersøgelse sendes ud til alle afdelingsformænd hvert 2. år3. Indflytningsundersøgelse sendes ud til alle indflyttere4. Fraflytningsundersøgelse sendes ud til alle fraflyttere5. Trivselsundersøgelse blandt Boligkontorets medarbejdereUndersøgelser som de enkelte medlemmer kan bestille mod betaling:6. Trivselsundersøgelse blandt ejendomsfunktionærer7.Naboskabsundersøgelse blandt beboere
38Boligkontoret Danmark • God selskabsskik
6.Litteratur
1.Vejledning om styring af den almene sektor,Socialministeriet 20102.God ledelse af almene boliger, Boligselskab-ernes Landsforening, 20063.Anbefalinger for god selskabsledelse,komiteen for god selskabsledelse, april 20104.notat, væsentlige ændringer i 2010-anbe-falingerne for god selskabsledelse, komiteenfor god selskabsledelse, 8. april 20105.Styringsdialog – et værktøj til samarbejdemellem kommuner og boligorganisationer,Boligselskabernes Landsforening, juni 20106.Styringsdialog- det fremtidige samarbejdemellem boligorganisationer og kommuner,Boligselskabernes Landsforening, 20097.Samarbejde med kommunen – hvorfor oghvordan?, Boligselskabernes Landsforening,20098.Guiden til den rigtige bestyrelse, bestyrelses-kompendium, Board institute, 2010
Boligkontoret Danmark • God selskabsskik39
God selskabsskik »Følg eller forklar«
