” Ministeren bedes redegøre for status for projekt digital ting-lysning samt for udviklingen i de aktstykker eller andre lig-nende skrivelser, der er blevet forelagt for Finansudvalget tilbeslutning eller orientering. I redegørelsen ønskes for hvertenkelt aktstykke bl.a. oplyst- Risikovurderingen og ændring heri i forhold til tidligere akt-stykker m.v.- Den forventede tidsplan og ændring heri i forhold til tidlige-re aktstykker m.v.- Det budgetterede forbrug og ændring heri i forhold til tidli-gere aktstykker m.v.”Slotsholmsgade 101216 København K.Telefon 7226 8400Telefax 3393 3510www.justitsministeriet.dk[email protected]

Inden jeg tager fat på spørgsmålet, så vil jeg gerne – ligesomjeg gjorde for 14 dage siden i Folketinget under behandling afhasteforespørgsel F 46 om digital tinglysning, starte med at

sige, at jeg godt kan forstå, at det her er en sag, som optagerFolketinget og flere af Folketingets udvalg ganske meget. Si-den det digitale tinglysningssystem gik i luften, er der blevetanmeldt mere end 725.000 dokumenter til tinglysning. Da etdokument typisk vedrører mere end én person, og der ogsåganske ofte er rådgivere knyttet til de involverede, så bliverdet altså til rigtig mange borgere, der siden idriftsættelsen påden ene eller den anden måde har været i kontakt med det nyedigitale tinglysningssystem.

En del af de borgere, som har været i kontakt med det digitaletinglysningssystem, har desværre været berørt af, at der i enrække sager har været en alt for lang ekspeditionstid. Det harværet klart utilfredsstillende, og det er og bliver både megetbeklageligt og meget ærgerligt. Og resultatet er jo, at mangemennesker sidder tilbage med en dårlig oplevelse af systemetog med følelsen af at være kommet i klemme. Derfor har detogså været afgørende for mig, at der er blevet sat ind overforproblemet, og at ekspeditionstiden er blevet bragt ned.

Jeg synes også, at det har været en ærgerlig sag, fordi proble-merne med ekspeditionstiden for de manuelt behandlede sagerhar overskygget det forhold, at vi faktisk har fået skabt et it-system, som rent systemteknisk fungerer, og at vi – som for-udsat – har fået et system, der tinglyser et meget stort antaldokumenter automatisk – det vil sige på få minutter – hvereneste dag. Det betyder, at rigtig mange brugere heldigvis op-lever en hurtigere ekspeditionstid end tidligere – ja, faktisk ermere end halvdelen af tinglysningsekspeditionerne siden2

Så når der i samrådsspørgsmålet spørges til status for projektdigital tinglysning, så er status, at tingbogen blev sat i drift den8. september 2009, og at selve it-systemet efter at have gen-nemløbet en række justeringer i indkøringsperioden i efteråret2009 faktisk har fungeret som forudsat. Ikke dermed væresagt, at der ikke længere foretages rettelser og opdateringer afsystemet – for det vil der altid skulle gøres. Det er selvfølgeliget system, der – som alle andre it-systemer – løbende skal ar-bejdes med.

Udover den digitale tingbog består det samlede projekt også afdigitaliseringen af bilbogen, personbogen og andelsboligbogen– de tre små bøger, som vi kalder dem.

Tinglysning i de tre små bøger foregår stadig i det gamle pa-pirbaserede tinglysningssystem. Efter den plan, som Dom-stolsstyrelsen for nærværende arbejder efter, vil digitaliserin-gen af de tre små bøger ske løbende henover efteråret, starten-de med bilbogen, som forventes at ville overgå til digital be-handling omkring udgangen af september 2010. Processenmed de tre små bøger har også trukket længere ud, end manoprindeligt havde forudsat, men jeg har forstået, at der har væ-ret og fortsat er en god dialog og et tæt samarbejde med inte-ressenterne herom, og at tidshorisonten, som der arbejdes ef-ter, er fastlagt i fuld forståelse med de berørte interessenter –ikke mindst for også at kunne imødekomme deres ønsker omtest og for at sikre tid til udvikling af systemløsninger.3

Så status er – for at opsummere – at it-systemet fungerer somforudsat i forhold til tingbogen, og at de tre små bøger vil bli-ve koblet på henover efteråret. Herudover hører det vel ogsåmed til billedet vedrørende status at nævne, at ekspeditionsti-den for de manuelt behandlede sager – som jo har voldt en delkvaler – nu er nedbragt, således at 95 pct. af alle sager – bort-set fra de matrikulære sager – tinglyses inden for 10 dage, ogat over 60 pct. af sagerne faktisk tinglyses automatisk indenfor få minutter. De matrikulære sager forventes at komme medved udgangen af maj i år.

Og så til udviklingen af systemet

Det digitale tinglysningssystem har jo været undervejs i etpænt stykke tid, og ser vi på udviklingen tilbage fra 2006, hvorlovgrundlaget blev vedtaget i juni, så kan vi konstatere, at det idet første aktstykke – aktstykke 38 som blev tiltrådt af Finans-udvalget den 7. december 2006 – blev forudsat, at udviklingenog implementeringen af det samlede digitale tinglysningssy-stem skulle være klar til 1. april 2008, mens bilbogen blev for-udsat idriftsat allerede fra den 1. januar 2008.

Når det i aktstykket var anført, at bilbogen skulle sættes i driftforud for resten af systemet, skal dette ses i lyset af, at Dom-stolsstyrelsen forud for udbudsfasen – som var gennemført in-den afgivelsen af aktstykket – havde fået tilkendegivelser frade potentielle leverandører om, at de næppe ville kunne væreklar med tingbogen – som var den klart mest omfattende del afdigitaliseringsopgaven – til den 1. januar 2008. Derfor blev4

Som det sikkert er alle her i udvalget bekendt, gik det jo ikkehelt som forudsat i det første aktstykke. Projektet blev under-vejs forsinket, og der var derfor også ved to lejligheder behovfor at søge om udvalgets tilslutning til udskydelse af det for-ventede idriftsættelsestidspunkt.

Første gang ikrafttrædelsestidspunktet blev udskudt, var medaktstykke 37 i slutningen af november 2007. Med dette akt-stykke, som Finansudvalget tiltrådte den 17. januar 2008, blevder givet tilslutning til, at idriftsættelsen blev udsat fra 1. april2008 til 1. november 2008 for fast ejendom (tingbogen), mensde øvrige 3 bøger skulle idriftsættes med udgangen af 2008.

Baggrunden for den indtrådte forsinkelse var, at leverandørenhavde oplevet en medarbejderudvanding på projektet, og detsamtidig havde vist sig vanskeligt at rekruttere nye kvalifice-rede medarbejdere. Leverandøren havde på den baggrundmeddelt, at de – selvom de havde afleveret første del af detnye digitale tinglysningssystem, og med denne afleveringsandsynliggjort, at de var i stand til at levere et system, derkunne opfylde de forudsatte krav og forventninger – ikke villevære i stand til at levere til det oprindeligt fastsatte tidspunkt.

Det var derfor nødvendigt at foretage en revurdering af tids-planen. Den ændrede leveringsplan blev tiltrådt af Domstols-styrelsens rådgiver – konsulentfirmaet Devoteam – ligesom5

den blev drøftet med interessenterne, herunder særligt finans-sektoren som parallelt udviklede deres egen systemløsning.Med den ændrede tidsplan blev der i øvrigt søgt taget højdefor, at der skulle afsættes den fornødne tid til bl.a. test af sy-stemet op mod finanssektorens systemløsning.

Af den efterfølgende implementeringsplan for selve overgan-gen, som blev udarbejdet af Domstolsstyrelsen i sommeren2008 i samarbejde med finanssektoren og leverandøren – ogsom Finansudvalget blev orienteret om ved aktstykke 1 af 15.september 2008 – fremgår det, at idriftsættelsen af systemetventedes at ske i januar 2009, idet der havde vist sig behovfor, at testperioden skulle løbe i yderligere godt en månedfrem til den 23. december 2008, og at der herefter skulle luk-kes ned for tinglysning i tingbogen i en periode for at sikre, attinglysninger i den gamle tingbog var afsluttet og for at sikredatakonverteringen fra det gamle til det nye system.

Anden gang Finansudvalget blev anmodet om tilslutning tiludskydelse af digitaliseringen af tinglysningssystemet, varmed aktstykke 44 af 21. november 2008. Aktstykket blev til-trådt af Finansudvalget den 18. december 2008, og projektetblev hermed udsat fra januar 2009 til september 2009. Udsæt-telsen skyldtes primært forsinkede delleverancer fra leveran-døren CSC samt et behov for yderligere test af samspillet mel-lem tinglysningssystemet, de private it-systemer – primært fi-nanssektorens systemløsning – og andre offentlige systemer,herunder KMD og SKAT. Der var almindelig enighed mellemde involverede om, at udsættelsen var nødvendig for at sikre6

Hvilke økonomiske konsekvenser havde udskydelserne så?

De samlede udgifter til udvikling, anskaffelse, drift, indscan-ning mv. blev i det oprindelige aktstykke anslået til 430,3 mio.kr., mens den skønnede driftsbesparelse blev anslået til 88,3mio. kr. årligt, når digitaliseringen ville være fuldt gennemførti 2009.

De 430,3 mio. kr. fordelte sig med ca. 70 mio. kr. til selve ud-viklingen af systemet og ca. 225 mio. kr. til indscanning afdokumenter og andre engangsudgifter. Hertil kom ca. 135mio. kr. til drift af systemet over en 5-årig periode.

Den første udskydelse af projektet, som fremgår af aktstykke37 af 17. januar 2008, medførte en merudgift i forhold til detoprindeligt budgetterede på ca. 35 mio. kr. til indscanning afdokumenter i en længere periode. Herudover medførte udsky-delsen udsatte besparelser på ca. 45 mio. kr.

Den anden udskydelse af idriftsættelsen af systemet fra januar2009 til september 2009 medførte merudgifter i 2009 på i altca. 45 mio. kr. til indscanning af dokumenter, fastholdelse afmedarbejdere mv., og udsatte besparelser på i alt 65 mio. kr.Dette fremgår af aktstykke 44 af 18. december 2008.

Udsættelserne medførte altså ikke øgede omkostninger i for-hold til udgifterne til udviklingen af det nye system som så-dan, men derimod navnlig omkostninger til indscanning af fle-re dokumenter og samt udgifter til opretholdelse af det gamlepersonaletunge tinglysningssystem i en længere periode endoprindeligt forudsat.

Hvordan forholdt det sig så med risikovurderingerne?

Den sidste del af samrådsspørgsmålet vedrører risikovurderin-gerne i de seks aktstykker, der har været forelagt udvalget ved-rørende det digitale tinglysningsprojekt, siden udvalget i no-vember 2006 gav sin tilslutning til projektet, frem til det sidsteaktstykke fra maj 2009.

Risikovurderingerne har gennem hele forløbet bestået af vur-deringer af 4 risikoområder – de organisatoriske forhold, dentekniske løsning, leverandøren og interessenterne – med risi-koniveauer på mellem 1 og 5, hvor 5 er udtryk for den højesterisiko.

I det første aktstykke, som Finansudvalget fik forelagt, var densamlede risikoprofil angivet til ”middel”. Det blev i den for-bindelse vurderet, at der særligt var en række risici vedrørendeorganisatoriske og tidsmæssige forhold, som bevirkede, at for-holdet samlet set blev vurderet til en 3’er. Hovedområdet or-ganisation havde en samlet risiko på 4.

aktstykket anført:- mangel på kvalificeret arbejdskraft ved implementeringenaf det digitale tinglysningssystem- forhold omkring den lokalemæssige etablering af den nyeTinglysningsret- den valgte ”big bang” model, hvor der ikke er mulighedfor at falde tilbage på tidligere papirbaserede arbejdsgan-ge, hvis det nye system ikke fungerer, som forventet.

For at imødegå disse risici er det i aktstykket anført, at derskulle etableres tre uddannelsescentre i tre byer relativt tæt påHobro. At fokus skulle være på nødvendig funktionalitet fremfor ønsket funktionalitet, og at der skulle stilles et fleksibelt ogkomplet test-system til rådighed [i forhold til system-til-system udviklerne] samt afsættes ressourcer til rådgivning afbrugere, som ønskede at udvikle systemløsninger.

I forhold til risikoen vedden tekniske løsninger det anført, atmanglende erfaringer hos leverandøren i forhold til denne typeopgave, samt den høje kompleksitet, som systemet på vissepunkter forventedes at have, gjorde, at risikoen blev vurderettil 3. De anførte risici blev søgt imødegået gennem valg af le-verandør og en standardiseret infrastruktur – det vil sige densystemplatform, der blev taget udgangspunkt i.

I forhold tilleverandørenblev risikoen på dette tidspunkt vur-deret til 2 (lavt), mens risikoen forinteressenterneblev angi-vet til 3. Særligt i forhold til leverandøren blev den strammetidsplan anført som en udfordring, der skulle imødegås gen-9

I forhold til interessenterne var et af elementerne i risikoanaly-sen det forhold, at projektet skulle udvikles i samarbejde medmange vidt forskellige interessenter, som forventedes at haveen række forskellige synspunkter med hensyn til, hvordan sy-stemet mest hensigtsmæssigt indrettes. Denne risiko blev søgtimødegået ved dannelse af en projektfølgegruppe (bruger-gruppen) med et antal undergrupper.

Efter at Finansudvalget med aktstykke 38 den 7. december2006 gav sin tilslutning til dispositionen for udviklingen af detdigitale tinglysningssystem, blev Finansudvalget med aktstyk-ke 178 givet en orienterende status for projektet den 29. juni2007. I aktstykket er anført, at tidsplanen og budgettet fortsatforventedes holdt, og at oplæringen af medarbejdere forløbplanmæssigt.

Særligt i forhold til risikovurderingen er der med dette andetaktstykke i vidt omfang tale om en henvisning til det første,idet der dog for så vidt angår de organisatoriske forhold ogsåsærskilt er fremhævet risikoen i forhold til spørgsmålet om atkunne opretholde den nuværende tinglysning – altså fastholdede eksisterende tinglysningsmedarbejdere ved byretterne. Iforhold til den tekniske løsning og interessenterne fremgår det,at de tidligere ansete risici, ansås for klart mindsket. Aktstyk-ket indeholder ikke et skema over risiciene.

slutning til udskydelse af projektet første gang – ændres densamlede risikoprofil fra 3 til 4. Det sker som følge af en øgetrisiko på leverandørsiden – her går man fra 2 til 4 – og en øgetrisiko i forhold til interessenterne, som går fra 3 til 4, underhenvisning til, at der i forhold til finanssektorens systemløs-ning vil skulle være et samspil mellem komplekse systemer.

I forhold til de organisatoriske forhold blev risikoen fortsatvurderet til 4, idet fastholdelse af tinglysningsmedarbejdererundt om ved byretsembederne havde vist sig meget vanske-ligt. Denne risiko blev søgt imødegået ved at give mulighedfor over- /merarbejde også i weekenden, særlige ambulance-hold, der kunne assistere der, hvor der var størst behov, samtfokus på fastholdelse af medarbejdere.

Risikoen i forhold til leverandøren blev søgt imødegået med etkrav fra Domstolsstyrelsens side om, at leverandøren tilførteyderligere ressourcer til projektet samt ved en intensiveretkontrol med projektets fremdrift. For så vidt angår interessen-terne, hvor forsinkelsen ville betyde ændringer i forhold til de-res planer, blev risikoen søgt imødegået ved en tæt og struktu-reret dialog.

Risikovurderingen i forhold til aktstykke 37 blev fastholdt iforbindelse med det orienterende aktstykke af 15. september2008 – aktstykke 1, som igen blev fastholdt i forbindelse medaktstykke 44, hvor der blev søgt om Finansudvalgets tilslut-ning til en yderligere udskydelse af projektet.

Den relativt høje risiko på 4 vedrørendede organisatoriskeforhold,der med aktstykke 44 i særdeleshed relaterede sig tilde markante udfordringer, som den fornyede udskydelse afprojektet medførte i forhold til den nødvendige fastholdelse afmedarbejdere for at sikre driften af det gamle system, blevfastholdt. Afsætningen af midler til ekstraordinære fastholdel-sestillæg forventedes at muliggøre den nødvendige fortsattefastholdelse af eksisterende medarbejdere.

I risikovurderingen i det sidste aktstykke fra maj 2009 er der iforhold til de tre ens forudgående risikovurderinger alene fore-taget en enkelt ændring, idet risikoen for den tekniske løsninger nedjusteret fra 3 til 2, bl.a. som følge af den mulighed forgennemtestning af systemet i forhold til finanssektorens sy-stem-til-system løsning, som udskydelserne havde muliggjort,og som det blev vurderet, havde reduceret risikoen for eventu-elle startvanskeligheder for systemet ved idriftsættelsen. Dogblev risikoen i forhold til interessenterne fastholdt på 4, ideterfaringerne havde vist, at arbejdet med at få store offentligeog private it-systemer til at ”tale” sammen havde været endogmeget vanskeligt.

Samlet set blev risikoen ved projektet i maj 2009 igen vurderettil 4. Samtidig blev det i aktstykket anført, at det fortsat varDomstolsstyrelsens vurdering, at det nye tinglysningssystemkunne sættes i drift primo september 2009.

Var systemet så klar?

Det sidste aktstykke blev som anført afgivet i maj 2009, og deter selvfølgelig klart, at der i månederne frem til den 8. septem-ber 2009 skete rigtig meget. Derfor må man også gøre sigklart, at risikovurderinger er udtryk for Domstolsstyrelsens,Tinglysningsrettens og de antagne eksterne konsulenters vur-deringer af projektets risikoprofil ud fra forholdene netop pådet tidspunkt, hvor aktstykkerne blev afgivet. Risikovurderin-gerne er derfor kun i et vist omfang relevante i forhold til tidenefter idriftsættelsen.

Risikovurderingen indeholder således en vurdering af leveran-dørens forventede mulighed for at løfte opgaven og for at fær-diggøre den til tiden. Dette forhold var der jo ikke længeretvivl om – og dermed risiko i forhold til – på det tidspunkt,hvor systemet blev implementeret.

Risikovurderingen indeholder også en stigende organisatoriskrisiko i forhold til den fortsatte drift af det gamle tinglysnings-system. Dette forhold var efter Domstolsstyrelsens opfattelsefortsat relevant helt frem til overgangen. Der var her kun indi-rekte tale om en risiko for det nye system, idet det nye systemikke kunne sættes i drift, hvis ikke tinglysningsopgaven i detgamle system var afsluttet. Denne risiko fik gennem hele for-løbet større og større vægt i den samlede risikovurdering, ef-terhånden som det blev vanskeligere at fastholde tinglys-ningsmedarbejderne i det gamle system.

Domstolsstyrelsen vurderede desuden i aktstykket, at risikoenvedrørende interessenter var høj, idet projektforløbet havdevist, at arbejdet med at få store offentlige og private it-systemer til at ”tale” sammen har været endog meget vanske-lig.

Denne risiko blev imødegået gennem et intensiveret mødefor-løb mellem Domstolsstyrelsen, finanssektoren og CSC samt etfælles projektrum til at håndtere testforløbet.

I forhold til idriftsættelsen er det selvfølgelig helt afgørende,hvordan forholdene – risikoen – så ud, da vi nærmede os 8.september 2009. Det er selvfølgelig klart, at de forhold i risi-kovurderingerne, som løbende havde været vurderet underprocessen, selvfølgelig også blev overvejet op til idriftsættel-sen.Menmeddenviden,somDomstolsstyrelsen,

Tinglysningsretten, leverandøren og de rådgivende konsulenterhavde på daværende tidspunkt, forelå der ikke noget grundlagfor at udsætte det digitale tinglysningssystem med de konse-kvenser, det ville have haft for borgerne. Tværtimod var detDomstolsstyrelsens vurdering, at der ville have været en bety-delig risiko forbundet med at fortsætte det gamle system.

Lad mig slutte af med endnu en gang at beklage, at der i enrække sager har været en alt for lang ekspeditionstid. Det er,som jeg også sagde før, både meget beklageligt og meget ær-gerligt.

UDKAST TIL TALE

Til ministeren til brug ved besvarelse af samrådsspørgsmål

B fra Folketingets Finansudvalg onsdag den 5. maj 2010 kl.

10

Og så til udviklingen af systemet

Hvilke økonomiske konsekvenser havde udskydelserne så?

Hvordan forholdt det sig så med risikovurderingerne?

Var systemet så klar?