REU, Alm.del - 2009-10 - Endeligt svar på spørgsmål 575: Spm. om oversendelse af talepapir fra samrådet den 28/1-10 om det digitale tinglysningssystem, til justitsministeren

Samrådsspørgsmål AA:”Ministeren bedes redegøre for, hvorfor det digitale ting-lysningssystem er blevet meget alvorligt forsinket.”

Samrådsspørgsmål AB:”Ministeren bedes redegøre nærmere for, hvordan bru-gere af det digitale tinglysningssystem, der har oplevettab som følge af lang sagsbehandling, stilles i forhold tileventuelle erstatninger.”

Samrådsspørgsmål AC:”Ministeren bedes forklare, hvorfor den nuværende puk-kel i det digitale tingslysningssystem først kan være løsttil sommer og hvorfor der ikke tidligere har været tilførtekstra ressourcer til området, jf. telegrammet "Tinglys-ningspukkel er først væk til sommer" fra Ritzaus fra 14.december 2009.”

Retsudvalget har stillet tre spørgsmål om det digitaletinglysningssystem. Jeg vil tillade mig at besvarespørgsmålene under ét.

Jeg vil imidlertid – måske lidt utraditionelt – gerne startemed at besvare et helt fjerde spørgsmål. Et spørgsmålsom ligger lige for, og som vel egentlig er grunden til, atvi sidder her i dag. Nemlig:

Spørgsmålet er sådan set enkelt at svare på, for svaret er:”Nej”. Jeg ville blot ønske, at svaret var lige så enkelt iforhold til spørgsmålet: ”Hvorfor er ekspeditionstidenblevet så lang?” Det er det imidlertid ikke; men jeg vil –så kort som muligt – med besvarelsen af det førstespørgsmål, som Retsudvalget har stillet, opliste de væ-sentligste årsager hertil.

AA.Det digitale tinglysningssystem trådte i kraft den 8.september 2009. Forud herfor var gået en mere end 3 årlang udviklings- og projektfase, hvor det to gange pågrund af forsinkelser fra leverandørens side var nødven-digt at skyde ikrafttrædelsesdatoen.3

Udviklingen af systemet havde således pågået over enlængere periode end oprindeligt estimeret, hvilket bl.a.havde medført store udfordringer i forhold til at fastholdedet nødvendige tinglysningspersonale, der kunne fortsæt-te med opgaven med at papirtinglyse. Mange af de ansat-te havde således planlagt fratrædelse eller lignende. Detlykkedes dog at bibeholde de nødvendige tinglysnings-kræfter frem til, at hele tinglysningsopgaven i septembersidste år blev samlet ved Tinglysningsretten i Hobro.

Med overgangen til digital tinglysning for fast ejendomden 8. september 2009, blev et helt nyt it-system taget ibrug – et af de mest komplicerede, avancerede og auto-matiserede tinglysningssystemer i verden.

Med idriftssættelsen af et sådant system måtte nødven-digvis følge en indkøringsperiode. Det var forventeligt,forudsat og almindelig kendt. Man kan ikke regne med atsøsætte et så stort projekt, uden at man samtidig må for-

Den seneste status på tinglysningssystemet viser imidler-tid, at lidt over 60 pct. af alle sager behandles fuldauto-matisk, og at tinglysning i forhold til disse sager altsåsker på få minutter. I indkøringsperioden var det knaphalvdelen – helt præcis 46 pct. – af de ekspederede sager,som over hele perioden blev afsluttet samme dag, som deblev modtaget. Jeg synes derfor godt, at man kan tilladesig at sige, at de systemtekniske børnesygdomme er kure-ret – selve tinglysningssystemet fungerer.

Automatiseringsgraden har – med den stigning i antalletaf anmeldelser som Tinglysningsretten på det seneste harset – betydet, at omkring 3.000 sager hver dag blivertinglyst på få minutter. Rigtig mange borgere har altsåallerede oplevet store lettelser med det nye system. Jafaktisk kan det også have betydet en økonomisk bespa-relse for de mange, som har fået deres lån tinglyst samme5

dag, for i disse sager har der ikke – i hvert fald ikke aftinglysningsmæssige årsager – været behov for at betalefor kurssikring.

I de resterende sager – det vil sige ca. 40 pct. i dag og 54pct. i indkøringsperioden – kræves det, at en sagsbehand-ler gennemgår dokumentet, førend der kan ske tinglys-ning. Det kan være for at kontrollere én eller flere oplys-ninger i sagen eller foretage en egentlig sagsbehandling,som svarer til sagsbehandlingen i det gamle tinglysnings-system – nu bare via skærmen. Det er i forhold til dissesager – sager der udtages til manuel behandling, som dethedder – at der er opstået en ekstra sagsbunke. Baggrun-den herfor skal findes i flere forhold.

Efter idriftssættelsen af systemet har der været foretageten række optimeringer og rettelser af fejl og mangler vedsystemet. Nogle af de rettelser, der er blevet foretaget,har medført en højere automatiseringsgrad, dvs. at færredokumenter udtages til manuel behandling. At de pågæl-6

dende funktionaliteter ikke var på plads til at starte medbetød, at flere sager skulle behandles manuelt, og vardermed en medvirkende årsag til den ekstra sagsbunke.

Endvidere betød fejl og mangler ved en række funktio-ner, som først blev konstateret efter idriftssættelsen, atTinglysningsretten modtog flere henvendelser fra bruger-ne, og at medarbejderne derfor havde mindre tid til kon-kret sagsbehandling.

Som det også er Retsudvalget bekendt, var der også storeudfordringer i forhold til håndteringen af fuldmagter.Som der blev redegjort for tilbage i november 2009 i minbesvarelse af spørgsmål nr. 40, viste det sig, at langt flereend oprindeligt ventet valgte at tinglyse via fuldmagt. Enperiode med betydelige vanskeligheder i forhold til skan-ningsudstyret medførte kapacitetsproblemer i forhold tilhåndteringen af de indkomne fuldmagter. Presset påfuldmagtsordningen betød lange ekspeditionstider. Detførte – meget naturligt – til et forøget antal henvendelser7

til Tinglysningsretten, enten i form af fornyede indsen-delse af fuldmagter, eller i form af telefoniske, ellerskriftlige henvendelse fra fuldmagtshaverne, som – klartnok – efterspurgte oplysninger om de fremsendte fuld-magter: Var fuldmagten modtaget, registreret, eller hvor-når kunne en behandling forventes?

For at komme hurtigt igennem bunken af fuldmagter blevder ansat yderligere medarbejdere, og etableret et særligthold af medarbejdere, der udelukkende beskæftigede sigmed denne opgave. Endvidere blev der etableret 3-holdsskift. Indsatsen betød, at ekspeditionstiden i løbet afoktober blev nedbragt til 3-5 dage. Den ekstra sagsbunke,som Tinglysningsretten nu arbejder ihærdigt på at ned-bringe, kan dog i en vis udstrækning også ses som efter-dønninger af disse opstartsvanskeligheder vedrørendefuldmagter.

Domstolsstyrelsen har således overfor mig oplyst, at ind-køringsperioden viste sig at give brugerne langt størregener end forudsat. Tinglysningsrettens personale måttederfor i den første tid efter ibrugtagningen af systemet ilangt højere grad end forventet bruge tid på at løse enrække overgangsproblemer – såsom at håndtere uventetmange papirsager, herunder konverteringer af papirpan-tebreve og annullering af retsanmærkninger – og ydebrugervejledning frem for at behandle de sager, der lø-bende blev udtaget til manuel behandling.

Tinglysningsretten gav sig også udslag i en alt for langventetid i Tinglysningsrettens hotline. Også dette førte tilflere henvendelser til retten pr. e-mail eller pr. brev. Be-svarelsen af sådanne henvendelser betød igen mindre tidtil konkret sagsbehandling.9

Også i forhold til oplæringen af medarbejdere viste dersig visse udfordringer. Grundet den valgte løsning – hvorman skiftede fra det ene system til det andet kun afbrudtaf en kortere lukkeperiode – var der meget begrænset tidtil en egentlig oplæring af personalet forud for idriftssæt-telsen af systemet. Det var således forudsat, at der forTinglysningsrettens medarbejdere ville være en tilvæn-ningsperiode. Det vidste man sådan set på forhånd. Op-læringen blev imidlertid, som følge af det meget storeantal sager, der blev modtaget til tinglysning de sidsteuger op til lukkeperioden, faktisk endnu mere komprime-ret end forudsat.

Endvidere blev tilvænningsperioden, dvs. den tid, somdet har taget medarbejderne at blive mere rutinerede ogbedre kendt med systemet og dermed bedre rustet til atløse opgaverne – grundet den megen tid personalet somsagt skulle bruge på andre opgaver end konkret sagsbe-handling – noget længere end forudsat. Hertil kommer, atovergangen fra det papirbaserede system til det digitale10

system har vist sig som en større omvæltning og udfor-dring for en del af personalet end forudsat. Også disseforhold har haft stor betydning for den nuværende situa-tion.

Baggrunden for det opståede problem skal således findesi en række forskellige forhold og er altså mere sammen-sat end som så. Samtidig vil jeg også godt være lidt selv-kritisk og indrømme, at vi nok ikke har været gode noktil at forventningsafstemme helt ud til den enkelte bruger,hvad der kunne forventes af Tinglysningsretten i indkø-ringsperioden.

Hvis man skal prøve at undgå at være bagklog, så kunnejeg henover efteråret konstatere, at identificerede pro-blemer med systemet blev løst løbende, ligesom der blevforetaget en række organisatoriske tiltag, både i form af11

øget bemanding, specialisering og intensiveret informati-on om de problemstillinger, som gav anledning til flesthenvendelser til retten. Tiltag som skulle være medvir-kende til nedbringelse af ekspeditionstiden.

Jeg mener derfor ikke, at der var grundlag for at reagere,førend det stod klart, at det ville tage længere tid endindkøringsperioden at nedbringe den sagspukkel, der varopstået.

AB.For de sager, der udtages til manuel behandling, harekspeditionstiden været – og er stadig – lang. Det er ogsåbaggrunden for den handlingsplan, som Domstolsstyrel-sen fremlagde den 13. januar 2010. Den kommer jeg til-bage til.

For de personer, der har oplevet en længere ekspeditions-tid end forventet, har ventetiden ofte været til ulempe oggene og derfor også forbundet med stor frustration. Det ermeget beklageligt. Som jeg også har sagt tidligere, er det12

Jeg synes selvfølgelig heller ikke, at det er i orden, at såmange mennesker oplever, at de er kommet økonomisk iklemme. Det er selvfølgelig dybt problematisk for den en-kelte.

Hvis jeg – som spørgsmål AB fordrer – skal besvare,hvordan brugere stilles i forhold til eventuelle erstatningersom følge af lang ekspeditionstid ved Tinglysningsretten,bliver jeg nødt til i første omgang at se på, om man sombruger af det digitale tinglysningssystem har krav på at fåtinglyst sit dokument indenfor en bestemt frist, eller omder i øvrigt kan være grundlag for et erstatningsansvar.

Tinglysningsloven indeholder ikke en frist, indenfor hvil-ken en bruger har krav på at få sit dokument tinglyst. Ensådan frist vil næppe heller med rimelighed kunne opstil-les, da der er meget stor forskel på omfanget og komplek-13

Tinglysningsloven indeholder imidlertid en forskrift om, atindførelse i tingbogen eller afvisning af dokumentet skalske snarest muligt og senest 10 dage efter dets modtagelse.

En sådan frist fremgik også tidligere af loven i forhold tilbehandlingen af anmeldelser i det gamle papirbaseredetinglysningssystem. Reglen om, at der skal ske indførelseeller afvisning inden 10 dage, skal imidlertid – ligesomden altid er blevet – alene opfattes som en intern ordens-forskrift. Man har som sagt ikke et egentlig krav på, at etanmeldt dokument behandles inden for 10 dage, og mang-lende overholdelse af 10-dagesfristen medfører ikke i sigselv, at Tinglysningsretten bliver erstatningsansvarlig foret eventuelt tab som følge af forsinkelsen.

Sådan var det også før digitaliseringen af tinglysningssy-stemet, hvor det også forekom, at 10-dagesfristen ikkekunne overholdes.

I det gamle system var der således også perioder med kor-tere og længere ekspeditionstider, ligesom ekspeditionsti-den har varieret ganske betydeligt fra retskreds til rets-kreds. Eksempelvis oplevede man lignende problemer medlang ekspeditionstid tilbage i 90’erne, hvor man overgik tiledb i tinglysningen. Igen i 2002 og 2003 var der også enperiode med lange ekspeditionstider mange steder rundtom i landet – i nogle retskredse med gennemsnitlige eks-peditionstider på over 20 dage, og det var vel og mærkeover et helt år. Til sammenligning er den gennemsnitligesagsbehandlingstid lige nu også 20 dage.

Faktisk førte en sag om lang ekspeditionstid ved tinglys-ningen tilbage i 1994 til en retssag. Sagen vedrørte ting-lysning af et realkreditpantebrev, som blev indleveret tiltinglysning den 16. juli 1992, og som blev afsendt fra ting-15

lysningskontoret den 21. september 1992. Altså en sags-behandlingstid på godt 2 måneder. Sagen førte ikke til atretten blev erstatningsansvarlig.

At vi står i en situation, hvor ekspeditionstiden for nogledokumenter ligger væsentlig over 10-dagesfristen – som joaltså er en ordensforskrift – er altså ikke et særsyn. At dettidligere er forekommet, at ekspeditionstiden har væretlang, er ingen undskyldning for den nuværende situation,og derfor er alle gode kræfter nu også sat ind på at ned-bringe den ekstra sagsbunke og ekspeditionstiden. Detskulle gerne stå helt klart, at det selvfølgelig er bydendenødvendigt.

For at vende tilbage til spørgsmålet om muligheden for atsøge erstatning, hvis man lider et tab som følge af langekspeditionstid ved Tinglysningsretten, så har man ikkeefter tinglysningsloven et krav på, at dokumentet behand-les indenfor en bestemt frist. Et eventuelt grundlag for er-

For at der vil kunne blive tale om et erstatningsansvar forTinglysningsretten, skal der foreligge et ansvarsgrundlag,dvs. at der f.eks. skal foreligge et ansvarspådragende for-hold med hensyn til rettens organisation, arbejdets tilrette-læggelse eller dets udførelse.

Herudover vil det altid bero på omstændighederne i denenkelte sag, om der konkret kan være grundlag for at ud-betale erstatning. En lang sagsbehandlingstid kan såledesskyldes en lang række forhold, herunder også forholdsom ikke kan tilskrives Tinglysningsretten, og som rettenderfor ikke har ansvaret for.

Grunden til, at ekspeditionen trækker ud, kan imidlertidogså skyldes, at der er begået en egentlig fejl fraTinglysningsrettens side i forbindelse med håndteringenaf dokumentet, f.eks. at man har forlagt dokumentet. I17

Afgørelsen af erstatningsspørgsmålet, herunder vurderin-gen af de konkrete omstændigheder i den enkelte sag, samtafgørelsen af om der foreligger et ansvarsgrundlag i sagerom lang ekspeditionstid i forhold til Tinglysningsretten,henhører endeligt under domstolene. Derfor mener jeg og-så, at jeg som justitsminister skal være meget varsom medat udtale mig herom.

Som det sikkert er udvalgsmedlemmerne bekendt, har jegimidlertid fundet, at der er behov for at få taget stilling til,om der generelt kan være erstatningsansvar for myndighe-derne på grund af den lange ekspeditionstid i tinglysnings-sagerne. Jeg har derfor også fundet det rigtigst at anmodeDomstolsstyrelsen om at indhente en udtalelse fra Kam-meradvokaten, og jeg vil selvfølgelig orientere udvalgetom indholdet af udtalelsen, når den foreligger.

AC.Ingen kan, som jeg har været inde på, være i tvivlom, at det er forbundet med stor frustration for den enkel-te, hvis dokument afventer Tinglysningsrettens behand-ling.

I december – nærmere bestemt den 14. december 2009 –fremlagde Domstolsstyrelsen sammen med Tinglysnings-retten en handlingsplan for stabil drift af den digitaletinglysning. I forbindelse med handlingsplanen fremgikdet, at den ekstra sagsbunke først ville være væk tilsommer.

Det er klart, at jeg som minister ikke kunne leve med det.Derfor anmodede jeg kort før jul Domstolsstyrelsen om – itæt dialog med de professionelle brugere – at udarbejde enny handlingsplan i forhold til de indkøringsvanskelighe-der, der fortsat kunne konstateres i forhold til visse typeraf tinglysningsdokumenter, og i forhold til den ophobningaf sager, der var sket som følge heraf. Jeg anmodede i denforbindelse om, at handlingsplanen skulle indeholde en19

Handlingsplanen blev offentliggjort onsdag den 13. januar2010. Handlingsplanen indeholder en række meget kon-krete mål og delmål i forhold til nedbringelse af den ekstrasagsbunke og ekspeditionstiden ved Tinglysningsretten.

Med den ekstra sagsbunke menes der, det antal sager, derligger udover det antal sager, som man hele tiden har for-udsat vil ligge til behandling konstant i forhold til dennormale drift. Den normale sagsbunke forventes at værepå mellem 10-20.000 sager.

For at realisere målene i handlingsplanen er der taget enrække initiativer i forhold til organiseringen og specialise-ringen af rettens personale samt en opnormering af antalletaf medarbejdere.

Handlingsplanen betyder, at ekspeditionstiden nedbringesgradvis henover årets første måneder. For langt størstepar-ten af sagstyperne vil det betyde, at den ekstra sagsbunkeer helt afviklet – og ekspeditionstiden normaliseret – den6. april 2010. At ekspeditionstiden nedbringes gradvistbetyder, at brugerne løbende vil se, at de dokumenter, somudtages til manuel behandling, behandles stadig hurtigere.

Jeg mener, at handlingsplanen er ambitiøs uden at væreurealistisk. Det sidste er nok så vigtigt, for det er selvføl-gelig helt afgørende, at de mål og delmål, der fremgår afplanen, rent faktisk nås. Derfor vil opfyldelsen af hand-lingsplanen også blive fulgt meget nøje af Domstolsstyrel-sen, ligesom jeg vil modtage underretning om opfyldelseaf handlingsplanens enkelte delmål.

Jeg har kunnet konstatere, at handlingsplanen er blevetpositivt modtaget, og jeg har også kunnet konstatere, atsagsbunken i løbet af den første uge blev nedbragt med ca.4.500 sager. Det er jeg glad for. Endvidere er jeg rigtig21

glad for den opbakning, både i forhold til de initiativer, derer en nødvendig forudsætning for realiseringen af hand-lingsplanen, som finanssektoren bidrager med, og det ar-bejde der har været lagt fra advokaterne og ejendomsmæg-lernes side i forhold til udarbejdelse af forbedrede vejled-ninger til systemet.

Mest af alt er jeg dog glad for de tilkendegivelser – somhar lydt fra flere sider af – om, at selve systemet som så-dan fungerer. Det giver mig en tro på, at vi indenfor enoverskuelig fremtid nok skal nå helt i hus med dette pro-jekt – også i forhold til ekspeditionstiden – så brugerneover en bred kam vil høste af de fordele, som systemet fø-rer med sig, og alle vil mærke, at adgangen til tinglysnin-gen er blevet betydelig lettere.