Spørgsmål nr. 1431 fra Folketingets Retsudvalg (Alm. del):

”Kan ministeren bekræfte, at den sene udarbejdelse af tele-fonnotatet nævnt i artiklen ”Telefonnotat frikender Thorningi hussag” frawww.bt.dkden 2. august 2010 strider mod mi-nisteriets egen vejledning (VEJ nr. 11687 af 3/11/1986),hvoraf det fremgår om telefonnotater: ”Det er vigtigt, at op-lysningen noteres snarest muligt for at sikre, at gengivelsenbliver så nøjagtig som muligt.”

Svar:

Det følger af offentlighedslovens § 61, at en forvaltningsmyndighed i sa-ger, hvor myndigheden skal træffe afgørelse, har pligt til at gøre notat omfaktiske oplysninger af betydning for sagen, som myndigheden modtagermundtligt, medmindre oplysningerne i øvrigt fremgår af sagen.I Justitsministeriets vejledning af 3. november 1986 om offentlighed iforvaltningen pkt. 21 er bl.a. anført følgende om notatpligten:”Det er vigtigt, at oplysningen noteres snarest muligt for atsikre, at gengivelsen bliver så nøjagtig som mulig.Det følger ikke af bestemmelsen om notatpligt, at oplysnin-gerne skal nedskrives i et særligt dokument. Der vil som hid-til kunne gøres notat om oplysningerne i den pågældende for-valtningsmyndigheds interne arbejdsmateriale, f.eks. referat-ark og lignende, herunder elektronisk notering i dataanlæg. Isådanne tilfælde må der blot, hvis der senere fremsættes enbegæring om aktindsigt, gives aktindsigt i referatarket ellerudfærdiges en ekstrakt, som gengiver oplysninger vedrørendede af sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig be-tydning for sagens afgørelse, og som er modtaget på dennemåde.”Herudover antages det at følge af en ulovbestemt almindelig forvalt-ningsretlig grundsætning, at en forvaltningsmyndighed – uanset om derer tale om en afgørelsessag eller ej – efter omstændighederne kan have enpligt til at gøre notat om ekspeditioner af væsentlig betydning for en sag,hvis de ikke fremgår af sagens akter i øvrigt, jf. John Vogter, Offentlig-hedsloven med kommentarer, 3. udgave (1998), side 152 f., og Gammel-toft-Hansen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), side 413 f.

Som det fremgår af den samtidige besvarelse af spørgsmål nr. 1430, togdepartementschef Michael Lunn håndskrevne notater under sin samtalemed Helle Thorning-Schmidt om eftermiddagen fredag den 9. juli 2010.Oplysningerne blev således noteret snarest muligt. Det var disse notater,der dannede grundlag for det telefonnotat, som blev færdiggjort mandag2. august 2010 og journaliseret på sagen om dagbladet BTs anmodningom aktindsigt.Justitsministeriet havde forinden den 30. juli 2010 modtaget og behandleten anmodning om aktindsigt fra en journalist i den pågældende sag. Datelefonnotatet var færdiggjort mandag den 2. august 2010, rettede Ju-stitsministeriet henvendelse til den pågældende journalist og gjorde op-mærksom på, at der nu forelå et telefonnotat på sagen om en samtale, derhavde fundet sted forud for anmodningen om aktindsigt. Journalistenblev herefter meddelt aktindsigt i telefonnotatet.