FIU, Alm.del - 2009-10 - Endeligt svar på spørgsmål 101:

Finansudvalget 2009-10
FIU Alm.del
Offentligt

Til

Styregruppen for Tværoffentligt Samarbejde (for Finansministeriet)Dokumenttype

Business caseDato

Februar 2010

BUSINESS CASEDIGITALISERING AFOFFENTLIGE BREVE OGDOKUMENTER

BUSINESS CASEDIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OGDOKUMENTER

INDHOLD

LedelsesresumeBaggrundNuværende udgifter og brevvolumerOpgørelse af omkostningerOpgørelsesmetodeForudsætninger for potentialeTilslutning til DokumentboksTilslutning af myndighederAntallet af potentielle brugereUdvikling i anvendelsen af dokumentboksenBagvedliggende forudsætninger for det forudsatte brugeroptagPotentiale ved digitaliseringOpgørelse af potentialet i scenarierMaksimum scenarium hvor 90 pct. af alle forsendelser kandigitaliseres5.1.2Konservativt scenarium hvor 80 pct. af alle forsendelser kandigitaliseres6Risikovurdering7Bilag7.1Bilag 1: Den eksisterende business case7.2Bilag 2: Forudsætninger beregningerne i business casen7.3Bilag 3: Grundlag for fremskrivning af myndighedstilslutning7.4Bilag 4: Baggrund for fremskrivning af brugertilslutning7.5Bilag 5: Specificering af besparelsespotentiale7.6Bilag 6: Udvikling i omfang af digitaliserede forsendelser7.7Bilag 7: Statens portoudgifter i 2008

1233.13.244.14.24.2.14.2.24.355.15.1.1

3566811111213131420212222242626283033404244

RambøllNørregade 7ADK-1165 København KT +45 3397 8200F +45 3397 8233www.ramboll-management.dk

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

LEDELSESRESUME

Der anvendes årligt op til ca. 2,5 mia. kr. på postforsendte breve og dokumenter til borgere,virksomheder og andre offentlige myndigheder. Heraf udgør porto og materialer ca. 900 mio. kr.,mens tidsforbrug i forbindelse med udprintning, kuvertering og afsendelse anslås til at udgøre optil 1,5 mia. kr. afhængig af opgørelsesmetode.Medio 2010 lanceres en offentlig digital dokumentboks (Dokumentboks). Den rulles ud i allemyndigheder og forventes at blive en central platform for digitaliseringen af betydelige dele af debreve og dokumenter, som i dag udsendes på papir mellem myndigheder og borge-re/virksomheder.Det vurderes, at mellem 80 og 90 pct. af alle offentlige breve og dokumenter bør kunne digitali-seres. De resterende 10-20 pct. udgør pakker, anbefalede breve samt øvrige forsendelser, somfortsat vil skulle håndteres i et fysisk format.Det er en meget begrænset andel af de samlede forsendelser, der i dag er digitaliseret, f.eks. viae-Boks. Der er således identificeret et meget betydeligt besparelsespotentiale på tværs af kom-muner, regioner og statslige institutioner:••I et overvejende konservativt scenarium vil der kunne realiseres et potentiale på ca. 43mio. kr. i 2010 og ca. 616 mio. kr. ved fuld indfasning i 2016I et maksimum scenarium vil der kunne realiseres et potentiale på ca. 77 mio. kr. i2010 og ca. 1,1 mia. kr. ved fuld indfasning i 2016.

Realiseringen af potentielt bygger på to overordnede forudsætninger:•At myndighederne gennemfører en grundlæggende digitalisering af breve og dokumen-ter, herunder især via den offentlige digitale dokumentboks. Dette forudsættes opfyldti forbindelse med eDag3 og som led i realiseringen af e2012-målsætningerne. Fra 2013forventes al relevant brevkommunikation mellem myndigheder og borge-re/virksomheder således at kunne foregå digitaltAt borgere, virksomheder og myndigheder aktivt tager løsningerne i brug. Brugertil-slutningen forudsættes bl.a. at være båret af den positive udvikling, der allerede er re-aliseret via netbankerne, SKAT og e-Boks. Lanceringen af en ny digital signatur, gen-nemførelse af kampagneaktiviteter i regi af eDag3 og e2012, samt gennemførelse afmålrettede kanalstrategier og markedsføringstiltag i kommuner og regioner forudsæt-tes ligeledes at være væsentlige elementer i at overflytte den manuelle kommunikationtil de digitale kanaler.

•

Det er vurderingen at business casen hviler på et kvalificeret grundlag, idet:•Opgørelsen af omkostninger forbundet med portoforbrug og materialer i vid udstræk-ning er baseret på oplysninger om faktisk forbrugDet tidsforbrug, der er forbundet med forsendelsen af breve, er blevet etableret i tætdialog med de myndigheder, der i praksis udsender breve og dokumenterDe forudsætninger, der ligger til grund for forventninger til myndighedstilslutning, ta-ger udgangspunkt i eksisterende målsætninger og strategierForudsætninger vedr. brugeroptag bygger på eksisterende undersøgelser af brugernesønsker og kompetencer samt fremskrivning af forventninger til brugeroptag på bag-grund af historiske data og målsætninger for sammenlignelige digitale løsninger.

•

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Business casen er baseret på en forventning om, at ca. halvdelen (45-51 pct.) af den samledemængde af forsendelser, fortsat vil være papirbaseret i 2016. Ud af de i alt ca. 119 mio. forsen-delser i 2016 vil der afhængig af scenarium være:••Ca. 12-24 mio. forsendelser der ikke kan digitaliseresCa. 6,2-7 mio. forsendelser der i princippet kunne tilsluttes dokumentboksen, mensom ikke er digitaliseret f.eks. fordi business casen for at gøre det isoleret set ikke erpositiv for myndighederneCa. 31-35 mio. forsendelser som myndighederne har tilsluttet dokumentboksen, mensom fortsat udsendes papirbaseret, fordi brugerne ikke har ønsket at modtage demdigitalt.

•

Det potentiale der identificeres er baseret på forventet adfærd hos borgere, virksomheder ogmyndigheder. Ubekendte forhold kan påvirke potentialet i både opadgående og nedadgåenderetning, hvorfor fremskrivning af denne type altid vil være behæftet med et element af usikker-hed. De fremskrivninger af udviklingen der blandt andet danner grundlag for beregningerne afpotentialet, er af samme årsag søgt fastholdt på et overvejende moderat niveau.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

BAGGRUND

Gennem de senere år er der etableret en række digitale selvbetjeningsløsninger, som tilsammenhar medvirket til, at en del af kommunikationen mellem myndigheder og borgere/virksomhederer blevet digitaliseret. I samme periode har digitale løsninger som e-Boks vundet stadig størremarkedsandel i forhold til den manuelle kommunikatoin. Endelig er en del af kommunikationenblevet e-mail baseret. Der er således allerede høstet en del fordele ved en øget digitalisering afden offentlige kommunikation.Langt hovedparten af kommunikationen mellem myndigheder og borgere/virksomheder foregårimidlertid fortsat pr. brev. Enten i en automatiseret form eller som rent manuelle forsendelser.Omkostningerne forbundet med håndtering af papirbaserede forsendelser er betragtelige. Af-hængig af opgørelsesmetode anvendes der årligt op til 2,5 mia. kr. på at sende breve og doku-menter fra myndighederne til borgere, virksomheder og andre offentlige myndigheder. Heraf ud-gør porto og materialer ca. 900 mio. kr., mens omkostningerne til tidsforbrug i forbindelse medprint, kuvertering og afsendelse estimeres til at udgøre op til ca. 1,6 mia. kr.e2012-målsætningen medfører, at al relevant kommunikation med det offentlige skal digitalise-res. Herudover er der med eDag3 truffet beslutning om, at alle myndigheder fra den 1. november2010 skal være i stand til at modtage og svare på digitale henvendelse fra borge-re/virksomheder. eDag3 betyder ligeledes, at alle myndigheder skal afsende alle relevante mas-seforsendte breve og dokumenter via Dokumentboksen.Der er således skabt et solidt politisk og teknisk grundlag for at realisere et betydeligt digitalise-ringspotentiale på tværs af kommuner, regioner og statslige institutioner. Med valg af leverandøraf infrastrukturen bag den digitale dokumentboks, er der desuden skabt klarhed over projektetstidsmæssige realisering og de faktiske vilkår for myndighedernes tilslutning til og anvendelse afdokumentboksen.I forbindelse med aftale om regionernes og kommunernes økonomi for 2010 blev regeringen, KLog Danske Region enige om i fællesskab at kvalificere gevinsterne ved den digitale dokument-boks. Arbejdet blev igangsat i sensommeren 2009 på opdrag fra Styregruppen for TværoffentligtSamarbejde (STS). Nærværende business case er resultatet af dette arbejde.Business casen skal synliggøre gevinstpotentialer og udgifter ved en øget digitalisering af de for-sendelser, der i dag udsendes på papir. Business casen skal udgøre et vægtigt positivt incitamentfor myndighederne i forhold til at foretage den konkrete tilslutning til den digitale dokumentboks,herunder igangsætte og gennemføre de nødvendige tekniske og organisatoriske tilpasninger.Herudover skal business casen understøtte lokale beslutningsprocesser i forhold til at kunne sikrerealiseringen af potentialet i de enkelte myndigheder.Business casen er udarbejdet af Rambøll Management Consulting i perioden fra september til ja-nuar 2009 med bistand fra Finansministeriet og Økonomistyrelsen. Resultater, beregningsmeto-der og forudsætninger har løbende været forelagt og drøftet med en styregruppe og en følge-gruppe med repræsentanter fra KL, Danske Regioner og staten. Endelig har repræsentanter frastaten, kommuner og regioner været involveret i kvalificering af data.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

NUVÆRENDE UDGIFTER OG BREVVOLUMER

Som led i udarbejdelsen af business casen er der blevet foretaget en omfattende analyse af om-fanget af forsendelser og omkostningerne til porto i den offentlige sektor i 2008. De nuværendeforsendelser er blevet opgjort på følgende forvaltningsniveauer:••••StatenKommunerneRegionerneSelvejende institutioner.

Årsagen til inddelingen i disse fire niveauer er, at der er forskelle i omfang, indhold og typiskeforsendelsesmetoder på tværs af stat, region og kommuner. Inddelingen i de fire niveauer an-vendes gennem hele business casen.Opgørelsen af breve og forsendelser er opdelt i følgende hovedgrupper:••Automatiske breve (masseforsendelser, der typisk er systemgenereret, f.eks. lønsed-ler, støttemeddelelser, årsopgørelser etc.)Manuelle breve (individuelle forsendelser, der typisk håndteres brev for brev og efter-følgende udsendes direkte fra myndigheden, f.eks. via frankeringsmaskiner etc.).

Når der sondres mellem automatiske og manuelle breve skyldes det, at håndteringen af breveneer så forskellig, at de økonomiske ressourcer forbundet med at udsende dokumenterne variererbetragteligt. Inddelingen anvendes gennem hele business casen.Opgørelsen af myndighedernes nuværende omkostninger ved postforsendte breve og dokumen-ter er opgjort i følgende enheder:•••PortoMaterialerLønsum.

3.1

Opgørelse af omkostningerKortlægningen af de nuværende portoomkostninger er fastlagt med afsæt i faktiske forbrugstalfra Post Danmark (2008) og KMD (2009). Disse tal er blevet sammenholdt med oplysninger fraen række statslige, regionale og kommunale myndigheder. De steder, hvor omkostningerne harafveget fra de oplyste forbrugstal, er forbrugstallene i vidt omfang blevet korrigeret.Opgørelsen viser, at omfanget af offentlige postforsendelser er betydeligt, svarende til i alt 126mio. breve og dokumenter i 2008. I samme periode er der derudover udsendt ca. 11 mio. for-sendelser via eksisterende digitale kanaler, herunder især e-Boks, og ca. 5,2 mio. lønsedler, derer blevet distribueret af myndighederne selv.Opgørelsen af omkostningerne omfatter alene de forsendelser, der i dag er papirbaseret. Dermeder der ikke indregnet dokumenter, som allerede er digitaliseret via lokale mail-løsninger og myn-dighedernes egne selvbetjeningsløsninger.Det antages, at mellem 10 og 20 pct. har et indhold, som gør, at forsendelserne ikke umiddelbartvil kunne digitaliseres. Postforsendte pakker eller materialer som ikke har karakter af egentligebreve og dokumenter, er eksempler herpå.Omvendt antages, at alle fysiske breve og dokumenter vil være digitaliseringsegnet, herunderogså dokumenter, som i dag postudsendes, f.eks. fordi der kan være juridiske eller praktiskehensyn der taler imod digital forsendelse. Det forudsættes således, at der over tid sker en løben-de juridisk og politisk konvergens mod de digitale kanaler.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Alt efter valg af scenarium indgår således kun 80 pct. og 90 pct. af den samlede mængde forsen-delser i opgørelsen af omkostningerne til digitaliseringsegnede forsendelser.Forskellen mellem det samlede antal forsendelser og det antal, der beregnes potentiale på, frem-går af nedenstående oversigt.

Automatiskeforsendelser(53 mio.)

143 mio.

Mio. stk.

Automatiskeforsendelser(48 mio.)

Manuelle forsendelser(74 mio.)

Automatiskeforsendelser(42 mio.)

120 mio.

Manuelle lønsedler(5 mio.)Lønsedler og øvrigebreve der allerede erdigitaliseret(11 mio.)

Manuelle forsendelser(67 mio.).

Manuelle forsendelser(59 mio.)

Manuelle lønsedler(5 mio.)

Alleforsendelser

Scenarie:90 pct.

Scenarie: 80 pct.

Fordelingen af de postforsendte breve og dokumenter, herunder de afledte omkostninger, er op-summeret i nedenstående tabeller. Tallene er afrundede.Samlede portoudgifter og materialeomkostninger(mio. kr.)Portoudgifter- Heraf manuelle- Heraf automatiskeMaterialerI altStaten29818511344342Kommunerne38321416961444Regionerne9390310103Selvejende21201324I alt795509286118913

Samlede postvolumer (baseret på de samlede portoudgifter)(mio. stk.)Forsendelser- Heraf manuelle- Heraf automatiskeLønsedler*I altStaten492821049Kommunerne643331367Regionerne990,5211Selvejende440,204I alt12674535131

*Der er alene medtaget lønsedler, som ikke i forvejen er digitaliseret

106 mio.7

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Udover udgifter til porto og materialer er der væsentlige tidsmæssige omkostninger forbundetmed at printe, kuvertere og udsende manuelle postforsendelser. Disse omkostninger er opgjortmed afsæt i et gennemsnitligt tidsforbrug på hhv. 2½ minut og 4½ minut1.Lønsum ved manuelle breve2(mio. kr.)Lønsum – 2½ min.Lønsum – 4½ min.Staten335604Kommunerne389699Regionerne106191Selvejende3767I alt8671.561

Omkostninger forbundet med fortsat at sende breve i papirform er således betragtelige, svarendetil mellem 1,8 og 2,5 mia. kr. Variationen i udgifterne er afhængig af beregningsforudsætningervedr. tidsforbrug i forbindelse med manuelle forsendelser, jf. ovenfor.I forhold til en tidligere business case for dokumentboksen3er der tale om en betragtelig opskriv-ning af de samlede udgifter. Den primære årsag hertil er, at de offentlige brevmængder i den op-rindelige business case ikke har fokuseret på alle brevforsendelser i de offentlige myndigheder.Hertil kommer, at det samlede tidsforbrug i forbindelse med håndtering af de manuelle forsendel-ser er blevet kvalificeret og efterfølgende fastsat til henholdsvis 2½-4½ min. i nærværende be-regninger.Hovedelementerne i den oprindelige business case og årsagen til forskellen mellem de to bereg-ninger opsummeret i bilag 1.Metoden til at opgøre hhv. volumen og omkostninger inden for hvert af de fire forvaltningsni-veauer følger i nedenstående afsnit.

3.2

OpgørelsesmetodeOpgørelsen af portoudgifter og materialeomkostninger samt lønsum er foretaget ud fra følgendeberegningsforudsætninger:••Lønsum:Er opregnet ved at gange det faktiske antal manuelle breve med hhv. 2½ og4½ minut, baseret på en årsværksnorm på 460.000 kr. og 1.624 timerGennemsnitlige portoudgifter pr. manuelt brev:Fastsat til 6,5 kr. (for regionerne10 kr.), baseret på oplysninger fra Post Danmark og en efterfølgende validering hosudvalgte kommuner og regionerGennemsnitlige portoudgifter pr. automatisk brev:Fast sat til 5,4 kr., baseret påoplysninger fra Post Danmark og kommunerneGennemsnitlige materialeomkostninger:Fast sat til 0,9 kr., baseret på tidligereopgørelser og deltagende case kommuner.

••

For hvert af de fire forvaltningsniveauer er det blevet vurderet, hvilke kilder eller metoder somgiver det mest retvisende billede af omfang og fordeling af postforsendelserne. Nærværende op-gørelser bygger således på omfattende kilde- og metodeovervejelser kombineret med konkretebidrag og vurderinger fra repræsentanter fra de deltagende myndigheder.Nedenfor er det for hvert område beskrevet, hvilke metoder og kilder som er anvendt til at fast-lægge myndighedernes omkostningsbase og den forholdsmæssige fordeling mellem automatiskeog manuelle breve.

Det estimerede tidsforbrug er fastsat efter dialog med udvalgte case myndigheder.Der er ikke indregnet lønsumsbesparelse på automatiske breve, idet disse forudsættes at være indhøstet i forbindelse med overgangen til fjern-

print og masseforsendelser.3

Digital Dokumentboks”, Økonomistyrelsen, 2007

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

StatenPortoudgifterne for staten er fastlagt ud fra ministeriernes egne oplysninger om det faktiske bog-førte portoforbrug for 2008. Specificering af forbruget på de enkelte ministerområder fremgår afbilag 7.Ministeriernes tilbagemeldinger viser en betydelig variation i portoudgifterne på tværs af mini-sterområderne. Således tegner SKAT og Justitsministeriet sig for over halvdelen (ca. 55 pct.) afstatens samlede portoforbrug.Portoudgifterne i staten er fordelt på hhv. 62 pct. manuelle og 38 pct. automatiske forsendelser.Det bemærkes i den forbindelse, at det kun er et fåtal af de statslige myndigheder, som konse-kvent anvender masseforsendelser i større omfang, herunder især SKAT, Færdselsstyrelsen ogSU-styrelsen4. De tre myndigheder dækker tilsammen over 70 pct. af alle statslige masseforsen-delser.Det faktiske antal statslige forsendelser er udregnet på baggrund af de opgjorte portoudgifter ogden estimerede pris for hhv. manuelle og automatiske breve, jf. ovenfor.KommunerneKommunernes portoudgifter er fastlagt på baggrund af oplysninger fra Post Danmark og KMDvedr. det faktisk forbrug i hhv. 2008 og 2009. Disse oplysninger er blevet sammenholdt med op-lysninger om portoudgifter i Frederiksberg- og Næstved kommuner5.Portoudgifterne i kommunerne er fordelt på hhv. 56 pct. manuelle og 44 pct. automatiske for-sendelser.Portoudgifterne for deautomatiskeforsendelser er baseret på faktiske opgørelser fra KMD, sva-rende til i alt 31,3 mio. stk. i 20086. Portoudgifterne for demanuelleforsendelser er fastlagt medafsæt i oplyste tal fra Post Danmark, som dog er fundet mangelfulde i forhold til kommunernesfaktiske postmængder7. Omsætningstallene er således suppleret med faktisk optalte manuellebrevvolumener i Frederiksberg og Næstved Kommuner. Dette gennemsnit er efterfølgende eks-trapoleret til nationalt niveau med afsæt i antallet af indbyggere, svarende til en forøgelse af PostDanmark tal på ca. 16 pct8.Antallet af breve er beregnet på baggrund af den fastsatte pris for henholdsvis manuelle og au-tomatiske breve.RegionerneUdgangspunktet for opgørelsen af regionernes portoudgifter er oplysninger fra Post Danmark omdet registrerede forbrug i 2008. I lighed med kommunerne er der foretaget en sammenligningmed det faktiske forbrug i regionerne, som viste et betydeligt sammenfald mellem Post Dan-marks omsætningstal og de mest omfattende regionale tal (Region Syddanmark)9.Portoudgifterne i regioner er således fastlagt med udgangspunkt i Post Danmarks oplysninger foralle fem regioner. Det bemærkes i den forbindelse, at psykiatrien ikke er omfattet af opgørelsen.Der er således regionale portoudgifter, der ikke indgår i beregningsgrundlaget.

Pr. 1. december 2009 udsendes hovedparten af de meddelelser, der vedrører SU til studerende kun via e-Boks. Disse portoomkostninger indgårPortoudgifterne i Næstved Kommune er baseret på bogførte udgifter i 2007. Portoudgifterne i Frederiksberg Kommune er baseret på udtræk fra

derfor ikke i business casen.5

marts 2009. I begge cases er der dog en anerkendelse af, at tallet er konservativt fastsat, idet der ikke eksisterer et komplet overblik over alleforsendelserne i de pågældende kommuner.6

Eventuelle masseforsendelser fra andre leverandører end KMD er ikke medregnet i kommunernes samlede postvolumener, hvorfor dette ligele-Tal fra Post Danmark omfatter f.eks. kun myndigheder med et portoforbrug på over 160.000 kr. pr. år, hvorfor Post Danmark tal anses for atTil sammenligning har det faktisk bogførte forbrug i staten vist sig at være 41 pct. højere end de oplyste omsætningstal fra Post Danmark.At der synes at være et højt sammenfald mellem Post Danmark tal og Regionernes egne tal kan bl.a. hænge sammen med, at regionerne udgør

des anses for at være konservativt fastsat.7

være minimumsdata.89

5 store enheder i Post Danmarks omsætningsregnskaber.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Fordelingen af portoudgifter forudsættes at være hhv. 95 pct. manuelle og 5 pct. automatiskeforsendelser. Fordelingen er blevet fastlagt med afsæt i oplysninger fra Post Danmark og tilba-gemeldinger fra regionerne.Selvejende institutionerOpgørelsen af de selvejende institutioner omfatter uddannelsesinstitutioner10.Portoudgifterne for de selvejende institutioner er foretaget med udgangspunkt i en intern vurde-ring af Erhvervsskolernes brevforsendelser inspireret at tal fra UNI-C i 2006. Nedenstående for-delingsnøgle ligger til grund for opgørelsen af brevvolumen i de selvejende uddannelsesinstitutio-ner.Antal elever1-299300-9991000-Antal breve pr. elev8910

Opgørelsen afspejler, at det antages, at der er forskel på, hvor meget der sendes fra små, mel-lemstore og helt store institutioner.Fordelingen af portoudgifter forudsættes at være hhv. 95 pct. manuelle og 5 pct. automatiskeforsendelser. Fordelingen er blevet fastlagt med afsæt i oplysninger fra Post Danmark og UNI-C.Sammenlignet med de øvrige forvaltningsområder, er opgørelsen af de selvejende institutionerbehæftet med en vis usikkerhed. Det anbefales derfor, at der foretages en nærmere analyse afportoomfang og fordeling af brevtyper.

Institutioner som Danmarks Radio og statslige aktieselskaber som DSB indgår ikke i opgørelsen.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

4 FORUDSÆTNINGER FOR POTENTIALEBeregningerne af besparelsespotentialet beror på følgende overordnede forudsætninger:•En del breve og forsendelser vil ikke kunne digitaliseres på grund af indhold, form mv.Andelen af disse opgøres til hhv. 10 pct. og 20 pct. af den samlede mængde breve ogdokumenterMængden af automatiske breve reduceres med 2,5 pct. pr. år, bl.a. pga. øget anven-delse af offentlige selvbetjeningsløsninger11Mængden af de manuelle breve fastholdes på det nuværende niveau, idet disse anta-ges at have et indhold, som også fremadrettet forudsætter en skriftlig udsendelse –enten elektroniske eller via analoge kanalerTilslutningen af myndighedernes løsninger forventes i høj grad at blive trukket af reali-seringen af eDag3 og e2012Tilslutningen af myndighedernes løsninger for manuelle breve forventes at foregå lang-sommere end de automatiske pga. øget behov for tilpasninger af indhold, arbejdsgan-ge, lovgivningsmæssige rammer mv.Andelen af forsendelser, der reelt digitaliseres via dokumentboksen, forventes at stigemoderat i starten af perioden, idet en større digital mobilisering erfaringsmæssigt kræ-ver tid til tilvænning blandt borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover forven-tes andelen digitaliserede breve og dokumenter at være påvirket af, at der - særligthos borgerne – forventes at være en fortsat efterspørgsel efter papirbaserede forsen-delserBrugeroptaget blandt virksomheder forudsættes at nå tæt på 100 pct. som følge afe2012-målsætning om, at al relevant kommunikation mellem virksomheder og offentli-ge myndigheder skal foregå digitalt.

•

4.1

Tilslutning til DokumentboksEn helt central forudsætning for udviklingen i digitaliseringen af de offentlige forsendelser er, atalle involverede parter aktivt og i stigende omfang tilvælger den digitale kommunikation.Business casen tager udgangspunkt i en forudsætning om, at dokumentboksen bliver stadig mereinteressant for borgere og virksomheder i takt med, at der kan modtages stadig flere breve ogdokumenter fra myndighederne. Derudover forudsættes det, at myndighedernes interne kommu-nikation fortsat digitaliseres, som det f.eks. har været tilfældet i forbindelse med eDag2. Endeligindgår det som en bagvedliggende faktor, at det nuværende serviceniveau i forbindelse medpostomdeling ikke forventes at blive øget12.Realiseringen af det samlede digitaliseringspotentiale bygger på følgende forudsætninger:•••Høj grad af tilslutning af løsninger fra myndighederneBetydelig grad af brugertilslutningØget hyppighed og intensitet i brugernes anvendelse af den digitale dokumentboks

Reduktionen på 2,5 pct. er fastlagt ved at antage, at mængden af offentlige forsendelser vil følge den faldende tendens i postforsendte breve i

al almindelighed. I perioden fra 2002-2008 har der gennemsnitligt være registreret et årligt fald på ca. 5 pct., som dog primært forudsættes atkunne henføres til private forsendelser henset til, at der typisk ligger et lovkrav til grund for udsendelse af postforsendte offentlige breve. Tilsammenligning fremgår det af business casen i Næstved Kommune at postmængden har været stigende. Reduktionen slår fuldt igennem fra 2011og frem.12

En forringelse af det nuværende serviceniveau i forbindelse med postuddeling antages omvendt at gøre digitale forsendelser endnu mere at-

traktive sammenlignet med postforsendte breve og dokumenter.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Den forventede udvikling i perioden fra 2010 til 2016 og de forudsætninger, der er lagt til grundherfor, er beskrevet nedenfor.

4.2

Tilslutning af myndighederUdviklingen i tilslutningen af offentlige løsninger på dokumentboksen er baseret på en forvent-ning om, at en række centrale tiltag vil have en betydelig effekt på myndighederne.Fremdriften i tilslutningen af myndighedsløsninger vil i særlig grad være relateret til de initiativer,der knytter sig til eDag3 (1. november 2010) og til realiseringen af regeringens målsætning ome2012.I relation til eDag3 forventes det, at følgende målsætninger kan drive myndighedernes digitalise-ringsniveau i almindelighed og dokumentboksen i særdeleshed:•Alle borgerrettede selvbetjeningsløsninger med national udbredelse, hvor der er behovfor sikker identifikation, skal alene anvende NemLog-in med Digital SignaturAlle borgerrettede selvbetjeningsløsninger med national udbredelse skal integreres vi-suelt i borgerportalenAlle myndigheder kan kontaktes og svare digitalt via dokumentboksen, og alle myndig-heder skal afsende alle relevante masseforsendelser via dokumentboksen til tilsluttedeborgere og virksomheder.

•

Den anden væsentlige digitaliseringsdriver knytter sig til e2012-målsætningen om, at al kommu-nikation mellem myndigheder og virksomheder skal foregå digitalt. For borgere antages det, atde digitale kanaler fortsat vil være et tilbud, mens digital modtagelse af al relevant kommunikati-on vil være obligatorisk for virksomhederne.Den forudsatte fremskrivningen af myndighedernes tilslutning af løsninger i perioden fra 2010 til2016 fremgår af nedenstående diagram.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%2010201120122013201420152016Myndighedstilslutning - manuelle fysiske breve(i %)Myndighedstilslutning - automatiske fysiskebreve (i %)

Tilslutningen af løsninger fra myndighederne forventes at foregå i to parallelt forskudte faser:•Fase 1: Bestående af en hurtig tilslutning af de automatiske forsendelser. Som konse-kvens af eDag3 forventes de automatiske forsendelser at nå en andel på 80 pct. vedudgangen af 2010, svarende til i alt 34-42 mio. breve og dokumenter. De resterende20 pct. forudsættes tilsluttet i 2013 som følge af e2012-målsætningen13. Det bemær-kes, at store dele af især de kommunale masseforsendelsessystemer allerede er tilslut-tet e-Boks og dermed forventes at blive løftet over i den digitale dokumentboks udenyderligere tiltag.

Det anslås, at der med de nuværende myndighedstilslutninger til e-Boks i dag er opnået en digitaliseringsgrad på 22 pct. af de automatiske for-

sendelser.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

•

Fase 2: Omfatter tilslutning af de individuelle manuelle forsendelser, idet udgangs-punktet herfor er markant lavere end for de automatiske forsendelser. Det forventes,at 40 pct. vil være tilsluttet ved udgangen af 2010, svarende til 23-26 mio. manuelleforsendelser. I årene efter forventes en stigende udvikling for siden at stagnere efter2014 på 90 pct., hvor 52-59 mio. breve og dokumenter er tilsluttet. Selv ved en fuldindfasning forventes der således fortsat at være 10 pct. af de manuelle forsendelser,som myndighederne ikke har tilsluttet den digitale dokumentboks i 2016. Årsagen her-til kan være, at der samlet set ikke er en positiv business case for myndigheden i for-hold til at gennemføre de nødvendige tekniske, organisatoriske og/eller juridiske til-pasninger.

En nærmere detaljering af den forventede tilslutningstakt fordelt på de fire forvaltningsniveauerfremgår af bilag 3.4.2.1 Antallet af potentielle brugereUdviklingen i tilslutningen af brugere er baseret på en forventning om en positiv sammenhængmellem antallet af brugere og antallet af myndigheder, der tilslutter sig den digitale dokument-boks. Derudover hviler forventningerne til brugeroptaget på en forudsætning om en fortsat posi-tiv udvikling i it-paratheden blandt dokumentboksens brugere.Potentielle brugerne på dokumentboksen forudsættes at være:•••Alle indbyggere i Danmark på 15 år eller derover (4,5 mio.)Alle registrerede virksomheder i Danmark (620.000)Alle myndigheder.

Med realiseringen af e2012-målsætningen skal alle virksomhederne kommunikere digitalt med al-le myndigheder. Virksomhederne forudsættes derfor at være fuldt tilmeldt inden udgangen af2012.Der er ikke truffet tilsvarende bindende beslutninger i forhold til borgerne, om end obligatoriskdigitalisering er indført på udvalgte områder, f.eks. for studerende. Fremskrivningen af borgernesadfærd er af samme årsag sværere at forudsige præcist. I den nærmere kvalificering af forvent-ningerne til brugeroptaget er der således primært taget udgangspunkt i forventninger til borger-nes tilslutning og anvendelse af løsningen.Myndighederne indgår ligeledes i gruppen af potentielle brugere, om end kommunikationen mel-lem myndigheder vurderes at være minimal i forhold til borgere og virksomheder. Det antagesdog, at gennemførelse af initiativer som eDag3 vil være med til at øge myndighedernes tilslut-ning til og anvendelse af dokumentboksen på samme måde, som det er tilfældet for virksomhe-der. Dette skal bl.a. ses i sammenhæng med, at det netop har været den interne myndighedsret-tede kommunikation, som isoleret set har oplevet den største effekt i forbindelse med tidligereeDage.4.2.2 Udvikling i anvendelsen af dokumentboksenFremskrivningen af brugernes tilslutning til dokumentboksen bygger på forventninger til detfremtidige niveau for it-paratheden blandt virksomheder, borgere og myndigheder. Da der ikkeforeligger et samlet mål herfor, er der nedenfor foretaget et kvalificeret skøn baseret på en sam-let vurdering af de faktorer, der i særlig grad anses for at kunne forklare og underbygge en frem-adrettet tendens.Ud af de digitaliseringsegnede offentlige forsendelser vurderes det, at ca. 65 pct. vil blive afsendtelektronisk via den digitale dokumentboks i 2016. Det betyder samtidig, at der efter 2016 forven-tes at være ca. 37-42 mio. breve, som fortsat udsendes på papir14. Medregnes forsendelser, somikke er digitaliseringsegnet, vil myndighederne i 2016 fortsat have betydelige portoudgifter, sva-rende til ca. 285-349 mio. kr.

Eks. de hhv. 10 og 20 pct. forsendelser og breve der ikke er digitaliseringsegnet.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Af nedenstående figur fremgår den forventede udvikling i antal digitaliserede breve (jf. ovenfor)sammenholdt med den forudsatte udvikling i myndighedernes tilslutning.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%2010201120122013201420152016Myndighedstilslutning - manuelle fysiske breve (i%)Myndighedstilslutning - automatiske fysiske breve(i %)Andel af breve der er digitaliseret fuldt ud

Kilde: Egne fremskrivninger, 2009.

Det bemærkes, at der er en betydelig forskel mellem myndighedstilslutningen og andele af do-kumenter, der rent faktisk digitaliseres fuldt ud og dermed modtages digitalt af brugerne. Detteforventes særligt at være tilfældet i de første år, hvor udviklingen i antal digitaliserede breve for-ventes at være behersket.Årsagen hertil er, at det erfaringsmæssigt tager tid at gøre brugere fortrolige med nye digitalekanaler. Ved udgangen af 2010 forventes det således, at 10 pct. af forsendelserne er digitalise-ret, mens den tilsvarende andel antages at være steget til 55 pct. ved udgangen af 2013. Heref-ter synes det forsvarligt at forudsætte, at udviklingen stagnerer i 2015 og 2016, hvor løsningenforudsættes at være fuldt indfaset ved en digitaliseringsgrad på ca. 65 pct.Når der også udsendes betydelige mængde papirpost efter 2016 skyldes det en forventning om,at der vil være et større antal brugere, som fortsat ønsker at modtage breve og dokumenter påpapir. Dette kan f.eks. være digitaliseringssvage borgere såsom unge mennesker, ældre, socialtudsatte grupper eller borgere, som i forvejen foretrækker ”ansigt til ansigt kontakt” i forbindelsemed dialogen med de offentlige myndigheder.Det må dog overordnet forventes, at gruppen af digitaliseringssvage borgere vil blive positivt på-virket af et generelt løft i it-paratheden, hvorfor efterspørgslen efter øget digital kommunikationligeledes anses for stigende.

4.3

Bagvedliggende forudsætninger for det forudsatte brugeroptagForventningen om en samlet digitaliseringsgrad på ca. 65 pct. ved fuld indfasning i 2016 er base-ret på følgende bagvedliggende forudsætninger:••Forventninger til udviklingen i antallet af registrerede brugereForventninger til intensitet og hyppighed i de registrerede brugers anvendelse af dendigitale dokumentboks.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Antal registrerede brugere på den digitale dokumentboksForventninger til udviklingen i antallet af registrerede bruger på dokumentboksen er nedenforsammenholdt med den historiske udvikling i antallet af netbank-kunder, registrerede brugere påe-Boks og antallet af udstedte digitale signaturer15.

90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%2003200420052006200720082009 2010 2011 2012 2013 2014(est.)Dig.signature.Boks/Dok.boks20152016

4,504,003,503,002,502,001,501,000,500,00

Netbank

Det forudsættes, at 2,3 mio. borgere, virksomheder og myndigheder har registreret en profil påDokumentboks ved udgangen af 2009, svarende til 51 pct. af målgruppen. Til sammenligning kandette antal allerede være nået ved ugangen af november16. Herudover svarer antallet af forven-tede brugere i 2010 til antallet af netbanksbrugere i 2006.Efter 2010 forventes registreringsprocenten at stige med 8 pct. til i alt 2,8 mio. brugere i 2011.Til sammenligning har netbankerne i perioden fra 2006 til 2009 oplevet gennemsnitlige årligestigninger i antallet af brugere på ca. 10 pct. fra et væsentligt højere udgangspunkt. For e-Boksvedkommende har stigningen i gennemsnit været ca. 35 pct. pr. år i samme periode.Det forudsættes, at en del af stigning i antallet af brugere på dokumentboksen vil kunne fasthol-des i perioden fra 2010 til 2014, herunder bl.a. som følge af at den virksomhedsrettede kommu-nikation bliver obligatorisk fra 2012. Herefter antages stigningstakten at falde moderat frem til2016, hvor den forventes at stagnere på et niveau svarende til at 3,6 mio. eller 71 pct. af allevirksomheder, borgere og myndigheder. Baggrunden for, at andelen stagnerer, er, at det antagesat være sværere at løfte den sidste brugerandel. Særligt udsatte grupper af borger forventes atudgøre en udfordring, idet disse forventes at have en lavere it-parathed end gennemsnittet.På trods af den stigende tilslutning til dokumentboksen forudsættes det, at netbanksløsningernefortsat vil have den største andel af brugerne gennem hele perioden, hvilket indikerer, at der ge-nerelt er tale om en høj digitaliseringsparathed i hele målgruppen.Udbredelsen af den digitale signatur forudsættes at være et centralt element i tilslutningen afbrugere. Med udstedelsen af den nye signatur fra 2010 forventes der et markant løft i anvendel-sen af den digitale signatur, hvilket bl.a. skal ses i sammenhæng med aktuelle planer om at fore-

Udvikling frem til og med 2008 er baseret på oplysninger fra Finansrådet (netbank), It- og Telestyrelsen (digital signatur) og e-Boks. Udviklin-I forbindelse med digitaliseringen af støttemeddelelser fra SU-styrelsen fra. 1. december 2009, øges antallet af brugere med ca. 100.000. Der-

gen fra 2009 og frem er baseret på egne fremskrivninger16

ned er 51 pct. af målgruppen registreret på e-Boks ved udgangen af 2009.

Mio.15

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

tage en direkte overflytning af eksisterende netbankbrugere. Da dokumentboksen baserer sig pådigital signatur, anses stigningstaksten herfor at være en helt central forudsætning for udviklin-gen i antallet af oprettede brugere dokumentboks-løsningen.Intensitet og hyppighed i anvendelse af dokumentboksenErfaringer fra eksisterende digitale løsninger viser, at der kan være væsentlige udfordringer vedat fastholde brugerne på de digitale løsninger. En central forudsætning er, at der sikres en tæt ogløbende brugerrelation i forhold til de digitale kanaler og løsninger, der udbydes. I forventninger-ne til brugeroptaget for dokumentboksen er der derfor også indregnet en betydelig forskel mel-lem antallet af brugere og omfanget af offentlige forsendelser, der ender med at blive digitalise-ret.Antallet af lavfrekvente brugere forventes at være størst i begyndelsen af dokumentboksens le-vetid idet det, jf. ovenstående afsnit antages, at 50 pct. af brugerne vil være registreret i 2010.Dermed aftager 2,5 mio. brugere kun 10 pct. af den samlede mængde digitaliseringsegnede for-sendelser i 2010.Brugerfrekvensen forventes at stige i takt med, at myndighederne gør det muligt for brugerne atmodtage alle offentlige breve og dokumenter via dokumentboksen. Udviklingen er således base-ret på en forudsætning om, at dokumentboksen bliver stadig mere interessant og relevant forbrugerne, hvilket også skal ses i sammenhæng med den stigende digitaliseringsparathed, jf.ovenfor.I 2016 forventes det, at 73 pct. af målgruppen aftager 65 pct. af forsendelserne digitalt. Der for-udsættes således en markant forøgelse i antallet af højfrekvente brugere. Til sammenligning varder i oktober 2009 ca. 830.000 ud af 2,4 mio. registrene brugere, som hver loggede på e-Boks.En tredjedel af målgruppen er således allerede digitalt aktiv på e-Boks.At der ikke antages at være en én til én sammenhæng mellem antallet af brugere og faktisk digi-taliserede breve skyldes, at der også i 2016 må forventes at være digitale brugere, som fortsatønsker at modtage udvalgte dokumenter i papirform.Den forudsatte udvikling er nedenfor omsat til antal forsendelser pr. år pr. registeret bruger for-delt på et gennemsnit af de to scenarier. Den venstre akse viser det faktiske antal digitale for-sendelser pr. gennemsnitlige bruger, mens den højre akse viser hvor stor en andel af de samledeforsendelser som de registrerede bruger aftager i perioden.2068%

51%

34%

17%

02010201120122013201420152016

Note: Diagrammet viser gennemsnittet af antal digitale forsendelser pr. gennemsnitligbruger i de to scenarier.Kilde: Egne beregninger, 200916

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

I ovenstående diagram er der ikke taget højde for, at virksomhedernes kommunikation bliver ob-ligatorisk i 2012, og at denne andel herefter vil have et brugeroptag på tæt på 100pct. Forudsættes det beregningsteknisk, at den virksomhedsrettede kommunikation tegner sigfor 15 pct. af alle digitaliseringsegnede dokumenter17, vil hver borger (og myndighed) i gennem-snit skulle aftage 5,6-6,3 dokumenter i 2012. I 2013 øges antallet til mellem 9,2 og 10,3 for i2015 at stagnere omkring 10,9-12,3 forsendelser om året - eller ca. én forsendelse om måneden.Betydning af obligatorisk digitaliseringErfaringer fra e-Boks indikerer, at digitaliseringen af lønsedler kan udgøre en væsentlig løftestangi de enkelte myndighedernes digitaliseringsindsats. En væsentlig del af den høje brugerfrekvenspå e-Boks kan bl.a. henføres til, at alle statslige ansatte modtager deres lønsedler digitalt (ca.200.000 pr. måned). Det vurderes i den forbindelse, at de digitale lønsedler har en positiv effektpå de offentlige ansattes tendens til at tilslutter sig postforsendelse fra andre offentlige og privateafsender.Af samme grund anses der for at være et betydeligt uudnyttet potentiale i kommuner og regio-ner. Således er det kun ca. 52 pct. af de kommunale lønsedler, som i dag udsendes via e-Boks,mens det tilsvarende tal for regionerne er endnu mindre (ca. 15 pct.). En del af det forudsattehøjfrekvente brugeroptag forventes således at kunne realisere ved, at de kommunale og regiona-le medarbejder bliver løbende brugere af den digitale dokumentboks frem mod 201218.På tilsvarende vis har SKAT oplevet en markant stigning i antallet af aktive digitale brugere, her-under især i forbindelse med håndtering af forskuds- og årsopgørelsen via skattemappen. I 2008var der 2,6 mio. borgere der indgik som unikke brugere af SKAT’s skattemappe, mens det tilsva-rende til i 2009 var steget til 3,2 mio. borgere, svarende til ca. 71 pct. af målgruppen. At SKAThar 71 pct. af de aktive brugere i 2009 skal ses i sammenhæng med forventningen om, at doku-mentboksen har digitaliseret 65 pct. af samtlige breve i 2016.Den høje digitaliseringsgrad i SKAT kan dog bl.a. henføres til, at brugerne aktivt skal tilvælge atmodtage forskudsopgørelsen på papir. Omvendt er SKAT’s borgervendte services overvejendesæsonbetonet, hvilket underbygger, at selv lavfrekvente postforsendelser kan opnå en høj digitalanvendelsesgrad.Som ovenfor nævnt forventes det ligeledes, at antallet af aktive brugere vil stige betydeligt medrealiseringen af e2012, herunder især for virksomheder. På tilsvarende vis forventes en stigning iantallet af højfrekvente brugere i aldersgruppen 15-25 år henset til, at det pr. 1. september 2009er blevet obligatorisk for studerende at benytte e-Boks i forbindelse med modtagelse af støtte-meddelelser.Efterspørgslen efter digitale løsninger fra myndighederneDet forudsatte brugeroptag bygger på en forudsætning om, at det fortsat vil være frivilligt for defleste borgere at tilsluttes sig den digitale dokumentboks. Når digitaliseringsgraden på de offent-lige dokumenter forventes at stige til ca. 65 pct. i 2016 hænger det bl.a. sammen med, at der al-lerede i dag synes at være meget stor efterspørgsel efter offentlige digitale løsninger.

Øges virksomhedernes andel, vil antallet af forsendelser pr. borger falde. Det bemærkes, at virksomhederne andel af SKAT’s samlede forsen-Det forudsættes i beregningerne af besparelsespotentialet, at alle offentlige lønsedler er digitaliseret fra udgangen af 2012.

delser udgør 50 pct. Dette skal ses i sammenhæng med at SKAT står for ca. 1/3-del af samtlige forsendelser i staten.18

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Godt 85 pct. af alle borgere udtrykker væsentlig interesse for at benytte de digitale selvbetje-ningsløsninger i kommunerne, hvoraf ca. 54 pct. angiver, at de med stor sikkerhed forventer attilslutte sig de digitale kanaler, jf. figuren nedenfor.60%50%40%

54%

31%30%20%10%

3%0%

2%Ved ikke

Helt sikkert Sandsynligvis Hverken eller Sandsynligvis Helt sikkertikkeikkeKilde: KL/Zapera, 2009

Såfremt det antages, at 54 pct. af alle borgere i 2016 ønsker at modtage alle offentlige doku-ment digitalt, vil de resterende 31 pct. i den positive del af målgruppen alene skulle modtage6,4-7 forsendelser om året.En tilsvarende høj og markant stigende interesse ses af de årlige målinger af borgerens it-parathed (”It i praksis”, 2009). Tendensen er tydeligst blandt den yngre og midaldrende del afbefolkningen, hvor 47-60 pct. af de 18-45-årige i dag foretrækker at kommunikere digitalt viaenten e-mail eller myndighedernes hjemmeside. I 2008 var interessen for samme aldersgruppepå mellem 31 og 50 pct., svarende til en forskel på 20 til 50 pct.Omvendt er forventningerne blandt de 46-65-årige stagnerende omkring de 40 pct., mens udvik-lingen blandt de +65-årige er svagt tiltagende i forhold til de foregående år. Det skal dog be-mærkes, at den ældre del af befolkningen udgør en forholdsmæssig mindre del af målgruppen forden digitale dokumentboks, hvorfor den stagnerende udvikling i denne gruppe vurderes at bliveopvejet af de identificerede positive tendenser i de bredere yngre befolkningsgrupper.

60%

2007

2008

2009

40%

20%

40%31%47%

49%49%60%

44%50%53%

43%44%38%

31%38%34%

7%18%19%

18-25 år

26-35 år

36-45 år

46-55 år

56-65 år

Over 65 år

Kilde: ”IT i praksis”, Rambøll, 2009

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Betydningen af markedsføring og brugervenlighedForventningen om en stigende brugerfrekvens hænger bl.a. sammen med igangværende overve-jelser om den fremadrettede brugervenlighed i den digitale dokumentboks. Det forventes såle-des, at borgere og virksomheder med et klik kan vælge at modtage alle dokumenter og breve fradet offentlige digitalt. Sammen med muligheden for at få adviseringer via mail og sms anses så-danne tiltag for centrale i forhold til at sikre en høj bruger- og tilmeldingsfrekvens.Den høje interesse for de offentlige digitaliseringsløsninger udnyttes imidlertid kun, hvis brugerneer opmærksomme på løsningens eksistens og potentiale. Det vil således være centralt, at der lø-bende sikres en målrettet og effektiv markedsføring af mulighederne ved den digitale dokument-boks. Dette ligger i umiddelbar forlængelse af igangværende planer om større offentlige mar-kedsføringstiltag i forbindelse med eDag3 og evt. også e201219.Det største markedsføringspotentiale synes dog at knytte sig til den løbende borgernære kom-munikation, f.eks. i forbindelse med det personlige fremmøde på borgerservicecentret, en kon-kret aftale på sygehuset mv. Nøglemedarbejder i kommuner og regionerne vil således spille envigtig rolle i formidlingen af de positive budskaber om den digitale dokumentboks. De offentligeansattes fortrolighed med løsningen forudsættes bl.a. at opnås ved, at de kommunale og regio-nale lønsedler digitaliseres i et større omfang, end det er tilfældet i dag, jf. ovenfor.

Omkostningerne forbundet med markedsføringsaktiviteter indgår ikke i opgørelsen af potentialet. Disse omkostninger forventes afholdt i regi af

tværoffentlige projekter som eksempelvis eDag3 og e2012.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

POTENTIALE VED DIGITALISERING

Formålet med nærværende business case er at kvalificere det samlede besparelsespotentiale veden øget digitalisering af myndighedernes postforsendte breve og dokumenter. Udgangspunktetherfor er en kvalificering af den samlede offentlige postvolume samt forventningerne til denfremadrettede myndighedstilslutning og det afledte brugeroptag blandt borgere, virksomheder ogoffentlige myndigheder.Myndighederne udsender årligt ca. 126 mio. breve, svarende til årlige portoomkostninger på ca.795 mio. kr. Da det anses for usandsynligt, at samtlige postforsendelser kan digitaliseres, jf. denoverordnede vurdering af det maksimale digitaliseringspotentiale inden for myndighederne i kap.3.Vurderingen er foretaget på baggrund af data fra Post Danmark, interviews og oplysninger fra dedeltagende parter og leverandører af den nødvendige it-infrastruktur (herunder især output ma-nagementløsninger). Resultatet er ikke entydigt, idet der forventes at være variationer inden forde enkelte myndighedsområder.Det anses dog for realistisk, at der vil være en række postforsendelser, som ikke kan digitalise-res, svarende til mellem 10 og 20 pct. af den samlede mængde forsendelser. Heri indgår f.eks.særlige brev, pakker og andre typer af forsendelser, der ikke meningsfyldt lader sig digitaliseres.I beregningen af det samlede gevinstpotentiale tages der således udgangspunkt i følgende toscenarier:••Et scenario baseret på en forudsætning om, at 80 pct. af alle offentlige forsendelserkan digitaliseresEt scenario baseret på en forudsætning om, at 90 pct. af alle offentlige forsendelserkan digitaliseres.

Der er desuden foretaget en yderligere kvalificering af det tidsforbrug, som medgår til at udsendeindividuelle manuelle breve på papir. Tidsforbruget kan bl.a. henføres til udprintning, kuvertering,frankering og håndtering forud for postforsendelse. Også her har det været nødvendigt at antagefølgende minimum og maksimum betragtning - primært som følge af betydelige variationer påtværs af de involverede myndigheder:••Et scenarium, hvor den gennemsnitlige tidsmæssige besparelse ved at håndtere etmanuelt brev er fastsat til 1 minut og 50 sekunderEt scenarium, hvor den gennemsnitlige tidsmæssige besparelse ved at håndtere etmanuelt brev er fastsat til 4 minutter.

Det bemærkes, at der i ovennævnte scenarier også er indregnet tidsforbrug i forbindelse medhåndtering af digitale forsendelser på henholdsvis 30 og 40 sekunder. Det estimerede tidsforbruger således udtryk for en netto-tidsbesparelse. I beregningen af det samlede potentiale er der ikkeindregnet tidsbesparelser på automatiske breve, idet disse forudsættes indhøstet i forbindelsemed den afledte omlægning af arbejdsgangene i de pågældende myndigheder.De to ovennævnte variable er samlet i et konservativt og et maksimum scenarium, som hverisær repræsenterer yderpunkterne i de anvendte forudsætninger:••Konservativt scenarium: Maksimal digitaliseringsgrad på 80 pct. og nettotidsbesparelsepå digitale manuelle forsendelser på 110 sekunderMaksimum scenarium: Maksimal digitaliseringsgrad på 90 pct. og nettotidsbesparelsepå digitale manuelle forsendelser på 240 sekunder.

I begge scenarier anvendes de samme niveauer for omkostninger til porto og materialer og til-slutningsgrad.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

5.1

Opgørelse af potentialet i scenarierOpgørelsen af potentialet i de to scenarier er struktureret på følgende måde:•••Opgørelse af den samlede besparelsespotentiale i perioden fra 2010-2016Fordeling af besparelsespotentialet på de fire forvaltningsniveauer i perioden fra 2010-2016Fordeling af den samlede reduktion i antal postforsendte breve og dokumenter på de fi-re forvaltningsniveauer i perioden fra 2010-2016.

Opgørelsen af besparelsespotentialet er udarbejdet med afsæt i Finansministeriets business caseskabelon, jf. pengestrømsanalysen i bilag 5. Besparelsespotentialet opgøres ved at sammenholdeforventet mindreforbrug på porto, materiale og tid med øgede investeringer og løbende driftsom-kostninger.De økonomiske gevinster jf. ovenfor omfatter:•••Reducerede omkostninger til portoReducerede omkostninger til materialerReduceret tidsforbrug omsat til lønsum

Deøgedeomkostninger og investeringer omfatter:•••Udgifter til den initiale tilslutning til dokumentboksen, svarende til 15.000 kr. pr. gen-nemsnitlig myndighedLønomkostninger forbundet med at udsende manuelle forsendelser digitalt, svarende tilmellem 2,4 kr. og 3,2 kr. pr. gennemsnitligt brevUdgifter til lokal systemunderstøttelse (output management-system) i forbindelse medafsendelse af manuelle digitale breve og dokumenter, svarende til 1,07 kr. pr. gen-nemsnitligt manuelt digitaliseret brevTransaktionsomkostninger forbundet med at sende dokumenter til dokumentboksen,svarende til 1 kr. pr. gennemsnitlig brev (både manuelt og automatisk).

•

Nedenfor sammenfattes de beregnede potentialer for de to skitserede scenarier, der kan realise-res pr. år. De opgjorte udgifter og besparelser er baseret på 2009 PL.Bemærk at tallene er afrundede. De bagvedliggende beregninger og en nærmere beskrivelse afde enkelte forudsætninger fragår af bilag 5 og 6. Tallene i bilagene er ikke afrundet, hvorfor derkan være mindre forskelle mellem opgørelserne.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

5.1.1 Maksimum scenarium hvor 90 pct. af alle forsendelser kan digitaliseresBesparelsespotentiale fordelt på myndighedsniveau - Total(mio. kr.)StatenKommunerRegionerSelvejendeI alt201031399-1207820119211227823920122052475919530201334141193338782014389468115381.0102015420505125411.0912016418502125411.086

Besparelsespotentiale fordelt på myndighedsniveau – Andel af det samlede potentialesom relaterer sig til reducerede lønomkostninger(mio. kr.)StatenKommunerRegionerSelvejendeI alt201019226249201158671861492012135157401534720132262626325576201426130278296702015283327843172520162833278431725

Besparelsespotentiale fordelt på myndighedsniveau – Andel af det samlede potentialesom relaterer sig til porto og materialer.(mio. kr.)StatenKommunerRegionerSelvejendeI alt201011172-327201134459290201270911941842013115149307301201412816637934020151371774093632016136175409360

5.1.2 Konservativt scenarium hvor 80 pct. af alle forsendelser kan digitaliseres

Besparelsespotentiale fordelt på myndighedsniveau - Total(mio. kr.)StatenKommunerRegionerSelvejendeI alt201018244-244201156671541422012117145331030520131942395317503201422027065195742015237291702161920162362897021616

Besparelsespotentiale fordelt på myndighedsniveau - Andel af det samlede potentialesom relaterer sig til reducerede lønomkostninger(mio. kr.)StatenKommunerRegionerSelvejendeI alt2010892120201124277361201255641661412013921072610235201410612332122732015115133341329520161151333413295

Årsagen til at potentialet er negativt i 2010 er, at tilslutningsomkostningerne afholdes det første år. Da der indgår et relativt set højt antal selv-

ejende institutioner overstiger omkostninger besparelsespotentialet.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Besparelsespotentiale fordelt på myndighedsniveau – Andel af det samlede potentialesom relaterer sig til porto og materialer.(mio. kr.)StatenKommunerRegionerSelvejendeI alt201010141-322201133408283201262811741642013102133277269201411414733830220151221583683242016121156368321

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

RISIKOVURDERING

Der er to væsentlige forudsætninger for realiseringen af besparelsespotentialet i de to skitseredescenarier:••Hurtig og vedvarende tilslutning af løsninger fra myndighederne på dokumentboksenStigende anvendelse i målgruppen af borgere, virksomheder og offentlige myndighe-der.

De væsentligste risici forbundet med realiseringen af disse elementer, og hvordan de vil kunneimødegås, er opsummeret i nedenstående oversigt.Myndighedernes tilslutningRisikoMyndighederne tilslutter ikke løsninger idet forudsatte tempo.KonsekvensStorSandsynlighedLilleImødegåelseSuccesfuld realisering af eDag31. november 2010.Målrettet fokus på realisering afe2012 i 2010 og 2011Synliggørelse af resultaterne ibusiness casen og myndigheder-nes forretningsmæssige gevin-ster ved at tilslutte sig den digi-tale dokumentboks.Sikre at faktisk realisering afmyndighedernes forretnings-mæssige gevinster.Tilslutningsomkostningerne får myndig-hederne til at være tilbageholdendeMellemLilleHovedparten af myndighederneer i dag tilsluttet e-Boks. Tydeligkommunikation af mulighederog besparelsespotentialet vedovergange til dokumentboksenUdarbejdelse af best practicesTydeliggørelse af faktiske tilslut-ningsomkostninger samt koordi-neret tilslutning og implemente-ring med henblik på at minimerelokale tilpasningsomkostningerfor den enkelte myndighed.Myndighederne udvikler egne løsningerMellemLilleUdbredelse af kendskab til Do-kumentboks.Kampagner i forbindelse medeDag3Synliggørelse af det samlede po-tentiale ved at anvende doku-mentboksen som én indgang forborgere og virksomheder

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Borgernes, virksomhedernes og myndighedernes anvendelseRisikoDokumentboks bliver ikke tilstrækkelig at-traktiv for brugerneKonsekvensMellemSandsynlighedLilleImødegåelseTilmeldingen til Dokumentboksgøres så nem og overskuelig sommuligtKontinuerligt fokus på at sikre, atmyndighederne tilslutter løsnin-ger - særligt i 2010 og 2011Kendskabet til dokumentboksen forbliverlav i målgruppenStorLilleBred markedsføring af konkretestørre løsninger på Dokument-boksFuld digitalisering af lønsedlermedvirker til at sikre udbredelseaf kendskab hos offentligt ansat-te, som platform til at markeds-føre løsningen i forbindelse medden borgernære service.Markedsføring af mulighedermellem private og offentlige løs-ningerVirksomhederne tilsluttes ikke i det forud-satte tempoStorLilleKampagner i forbindelse mede2012Særligt fokus på at målrettekommunikation til især mindrevirksomhederBorgerne tilsluttes ikke i det forudsattetempoStorMellemFokus på at sikre, at mangemyndigheder tilsluttes løsningertidligt i processenIndførelse af ”Tilmeldt alt” og”Fravælg papir” som default-funktionalitet på dokumentbok-senEt stigende antal digitale løsnin-ger gøres obligatoriskeMyndighederne tilsluttes ikke i det forud-satte tempoMellemLilleKampagner i forbindelse medeDag3Tydeliggørelse af besparelses- ogproceseffektiviseringspotentialetfor myndighederne

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

77.1

BILAG

Bilag 1: Den eksisterende business caseI opgørelsen af potentialet for den eksisterende business case fremgik det, at der for den offent-lige sektor ville være et nettobesparelsespotentiale på godt 30 millioner kr. i 2010 – godt et årefter lanceringen - voksende til godt 80 millioner kr. årligt fra og med 2013. Fordelingen af reali-seringen af potentialet fremgår af nedenstående diagram.

Nettopengestrømme100,0

80,0

60,0

40,0Mio. kr.20,00,0200820092010201120122013-20,0-40,0År

Fokus i beregningerne i business casen var på de dokumenter, der ellers ville blive sendt sompapirpost fra myndigheder til borgere og virksomheder. Det var vurderingen, at der i blev afsendtca. 34 millioner dokumenter som masseforsendelser i stat, region og kommune, og at det pri-mært vil være disse, der vil blive sendt til dokumentboksen i de første år efter lanceringen.Omlægning til selvbetjening påvirkede kun potentialet marginalt - og havde heraf også mindrebetydning for business casen. Af de ca. 34 mio. dokumenter forudsattes det, at 10 mio. helt villebortfalde som traditionelle papirdokumenter i takt med udviklingen af avancerede selvbetjenings-løsninger. Disse forsendelser indgik derfor ikke i potentialet. Endelig var casen alene baseret pådokumenter fra stat, region og kommune, mens forsendelser fra selvejende institutioner ikkeindgik.Opgørelsen af potentialet var fordelt på yderligere masseforsendelser (estimeret 10 mio. årligedokumenter) og individuelle forsendelser (estimeret årligt yderligere ca. 14 mio. dokumenter) idokumentboksen.På basis af de estimater for antal tilsluttede myndigheder, potentielt dokumentvolumen samt an-tal tilsluttede brugere var det vurderingen, at dokumentboksen i 2013 ville have overtaget 17,3mio. forsendelser, hvilket svarer til 36 pct. af det samlede forsendelsespotentiale i stat, region ogkommune.Årsagen til den relativt afdæmpede udvikling var primært knyttet til en forventning om, at bru-gertilslutningstakten ved opbygning af ny modtagergruppe og antallet af dokumenter, som deregistrerede brugere tilmelder sig, ville være lavt.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Set i forhold til den reviderede business case for dokumentboksen der fremlægges her, er der ta-le om en betragteligt opskrivning af den samlede potentiale. Medvirkende årsager hertil er, at:•Den samlede brevmængde er blevet kvalificeret bl.a. med udgangspunkt i faktiske por-toopgørelser.•Den samlede mængde breve er øget betragteligt på alle fire forvaltningsniveauer.Derudover indgår forsendelser mellem myndighederne, om end disse overordnetvurderes at udgøre en mindre andel.Tidsforbruget er kvalificeret på baggrund af input fra bl.a. udvalgte kommuner og her-efter øget fra 2 til 2,5 og 4,5 minutterOmkostningsniveau for porto og materialer er justeret (se bilag 2)Tilslutningsomkostningerne er hovedsageligt gjort transaktionsafhængige.Øget brugertilslutning

••••

Forskellen mellem nærværende business case og den fra 2007 skylds hovedsageligt skyldes denøgede brevmængde. Forskelle og ligheder mellem de enkelte beregningsnøgler i hhv. denne ogbusiness casen fra 2007 fremgår af bilag 2.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Bilag 2: Forudsætninger beregningerne i business casenDe beregninger, der ligger til grund for det samlede potentiale, der er opgjort i kap 5, er forudenovenstående forudsætninger for udviklingen i rammebetingelserne i og omkring Dokumentboks,baseret på et revideret grundlag for de samlede omkostninger.Beregningsmetoden til opgørelse af det samlede potentiale er forskellig fra den tidligere businesscase for dokumentboks. For at tilvejebringe et sammenligningsgrundlag mellem den tidligerebusiness case, er der de steder, hvor der er sammenfald mellem kategorierne, indskrevet en ”førog nu”-værdi.Præciseringen af forudsætningerne er inddelt i de tre delementer, der udgør de væsentligste be-standdele af business casen:•••Direkte omkostninger forbundet med forsendelsenFordelingen af brevtyperTidsforbrug.

7.2

Tabel 1: Beregningsnøgler til omkostningerOmkostningerPortoudgifter pr. manuelt brev (kr.)Portoomkostninger pr. automatiskbrev (kr.)Værdi – nu6,55,4Værdi – tidl BC5 kr.(B-Brev under 50g)5 kr. (ekskl. papir, printkuvertering og håndte-ring)KildeNæstved KommuneBusiness case fra ØSFordeling af A-post og B-post opgjortaf KMD

Portoudgifter pr. manuelt brev (kr.)- RegionerMaterialeomkostninger og overhead– manuelt brev

100,9

-10 kr. = overhead pr.manuelle brev2 kr. = materialerOverhead til manuel af-sendelse er i den oprin-delige bc nedjusteret til5 kr. for 50% af de in-dividuelle forsendelsersom følge af outputmanager0,5

Dialog med regionerneTidl. business case, PilotkommunerogFrederiksberg KommuneBusiness case fra Næstved KommuneKMD

Forsendelsesomkostninger vedelektronisk afsending af automatiskbrev (til output manager)

1,07

Transaktionsomkostninger(dok.boks.) (kr. pr. brev)Omkostninger pr. årsværk inkl.overhead (kr. pr. årsværk)Reduceret postmængde pr. år isom følge af den generelle udvik-ling (% pr. år fra 2011)Andel ikke digitaliserbar post af to-tal (%)

Faktiske kontraktvilkår med e-Boksog Frederiksberg KommuneFinansministerietEstimat baseret på historisk udviklingjf. Post DK

460.0002,5

Se ovenstående omoverhead

Scenarium på 10% og 20 %

Udgangspunktet varestimater fra en rækkekonkrete papirforsen-delser. Resten indgikikke

Skøn opstillet på baggrund af samletvurdering af postforsendelser i hhv.staten, regionerne og kommunerne

Tabel 2: Fordeling af breveFordeling af BreveManuelle - kommuner (%)Automatiske - kommuner (%)Manuelle - staten (%)Automatiske - staten (%)Manuelle - Regioner (%)Automatiske - Regioner (%)Manuelle - Selvejende (%)Værdi - nu5644623895595Værdi – tidl. BC-------KildePost DK, dialog med kommuner samtKMDPost DK, dialog med kommuner samtKMDBogført forbrug og vurdering på bag-grund af Post DanmarkBogført forbrug og vurdering på bag-grund af Post DanmarkVurdering pba. tal fra Post DK og dia-log med regionerVurdering pba. tal fra Post DK og dia-log med regionerVurdering pba. tal fra Post DK

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Fordeling af BreveAutomatiske - Selvejende (%)

Værdi - nu5

Værdi – tidl. BC-

KildeVurdering pba. tal fra Post DK

Tabel 3: TidsforbrugTidsforbrugTid forbundet med at sende etmanuelt brev (min.)Tid forbundet med at sende etmanuelt brev (min.)Tid forbundet med at sende etelektronisk brev (sek.)Tid forbundet med at sende etelektronisk brev (sek.)Tid forbundet med at modtage etbrev (min.)(anvendes ikke i BCen)Værdi - nu2,5Værdi – tidl. BC2KilderVurdering på baggrund af BCfra Næstved Kommune samt dialogmed kommuner og regionerAlternativt scenariumOpstillet på baggrund af dialog medkommuner og regionerVurdering på baggrund af BC fraNæstved Kommune ogdialog med kommunerAlternativt scenariumopsat af RMCEstimeret på baggrund af inputfra Københavns- ogFrederiksberg Kommuner

4,5

20-30 sek.

402

Baggrunden for den valgte værdifastsættelse af de mest centrale forudsætninger er uddybet inedenstående oversigt.Tabel 4: Uddybning af forudsætningerNøglePortoudgifter pr. manuelt brev (kr.)UddybningFastlagt med udgangspunkt i Post Danmarks standardprisliste samt dialog medkommuner vedr. den vægtmæssige fordeling af manuelle brevforsendelser.Portoudgifter pr. automatisk brev (kr.)Fastlagt med udgangspunkt i faktiske omsætningstal fra KMD (A-post og B-post)samt dialog med kommuner vedr. den vægtmæssige fordeling af massebrevfor-sendelser.Portoudgifter pr. manuelt brev (kr.) –RegionerMaterialeomkostninger og overhead –manuelt brevFastlagt med udgangspunkt i Post Danmarks standardprisliste samt dialog med re-gion vedr. den vægtmæssige fordeling af manuelle brevforsendelser.Fastlagt med udgangspunkt i den eksisterende business case, pilotkommuner ogFrederiksberg Kommune. Materialeomkostninger og overhead dækker bl.a. kuvert,toner til printer og papir.Omkostninger ved elektronisk afsen-ding af automatisk brev (til output ma-nager)Transaktionsomkostninger (Dok.boks.)(kr.)Omkostninger pr. årsværk (kr. pr. års-værk)Fordeling af breveFastlagt med afsæt i business case fra Næstved. Dækker omkostninger til print,kuvertering, afgifter mv. til centrale ”printfabrikker” for afsendelse af automatiskefysiske breve for offentlige myndigheder.Fastlagt med afsæt i de faktisk priser for Dokumentboks fra 2010 med udgangs-punkt i en gennemsnitlig dokumentstørrelse på ca. 12 KBBaseret på gennemsnitlige lønomkostninger for adm. årsværk på i alt 460.000 kr.- fordelt på 360.000 kr. i lønsum og 100.000 kr. i overheadFastlagt på baggrund af den af den af Post Danmarks oplyste fordeling af udgifterforbundet med at afsende manuelle og automatiske breve (masseforsendelser) in-den for de fire myndighedsområder. Fordelingen er efterfølgende for kommuner-nes og regionernes vedkommende blevet kvalificeret yderligere gennem interviewog oplysninger fra myndighedernes masseforsendelsesleverandører.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

7.3

Bilag 3: Grundlag for fremskrivning af myndighedstilslutning

StatenUdviklingen i tilslutningen af statslige myndigheder til Dokumentboks forventes at blive markantfrem til og umiddelbart efter lanceringen af eDag3 den 1. november 2010.Således forventes, at de automatiske breve når en tilslutning på 80 pct. ved udgangen af 2010.Som konsekvens af e2012-målsætnigen forudsættes det ved udangen af 2012, at 100 pct. af deforsendelser, der kan digitaliseres, er tilgængelige på dokumentboksen. Et centralt element idenne sammenhæng er, at al kommunikation med virksomhederne fra 2012 skal være digital,hvorfor mynidighederne også forudsættes at udbyde løsninger, der kan muliggøre dette.For de manuelle breve forudsættes det, at de vil have en lavere tilslutningstakts gennem heleperioden, samt at andelen vil stabliseres omkring 90 pct. i slutingen af perioden. Årsagen til, attilslutningen af manuelle breve ikke når 100 pct., er dels, at det vurderes, at en rækkeforsendelser af procesmæssige og praktiske årsager ikke vil være digitaliseret, herunder fordi derer tale om individuelle forsendelser.Udviklingen i staten fremgår af nedenstående graf.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%20092010201120122013201420152016Myndighedstilslutning -manuelle fysiske bre ve (i %)Myndighedstilslutning -automatiske fysiske breve (i %)

Det forventes, at andelen af automatiske breve i staten allerede ved udgangen af 2010 at nå 90pct. I 2014 forventes det at have nået 100 pct.Andelen af de manuelle breve forventes først nå 80 pct. i 2013 - og derefter at stabiliseres om-kring 90 pct.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

KommunerneUdviklingen i kommnernes tilslutning forudsættes at blive den sammen som i staten. Udviklingeni kommunerne fremgår af nedenstående graf.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%20092010201120122013201420152016Myndighedstilslutning - manuellefysiske breve (i %)Myndighedstilslutning -automatiske fysiske breve (i %)

Det forventes, at andelen af automatiske breve i kommunerne allerede ved udgangen af 2010 atnå 90 pct. I 2014 forventes den at have nået 100 pct.Andelen af de manuelle breve forventes først nå 90 pct. i 2013 - og derefter at stabiliseres. Årsa-gen til, at de manuelle breve ikke når en tilslutning på 100 pct., er den samme som i staten.RegionerneUdviklingen i regionerne forventes at adskille sig fra de øvrige forvaltningsniveauer. Den primæreårsag hertil er, at karakteren af det, som sendes i de manuelle breve forventes at kræve flere til-pasninger, og derfor vil tage lidt længere tid at tilslutte.Udviklingen i regionernes tilslutning fremgår af nedenstående graf.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%20092010201120122013201420152016Myndighedstilslutning - manuellefysiske breve (i %)Myndighedstilslutning -automatiske fysiske breve (i %)

Det forventes, at de automatiske breve tilsluttes med sammen andel og hastighed som i kommu-nerne og staten. Andelen af automatiske breve i regionerne er relativt begrænsede, hvorfor deter udviklingen i de manuelle breve, som er mest relevant.Der, hvor regionerne forventes at adskilles sig, er på de manuelle breve. Årsagen hertil er, at envæsentlig del af det, som sendes pr. brev i dag, forventes at kræve større omstilling hos entenafsender eller modtager end i på de øvrige forvaltningsniveauer. Forskelle består dels i en for-ventning om en langsommere stigning. Dels i en forventning om, at det kun er 85 pct. af de ma-nuelle breve, der er tilsluttet som løsninger på Dokumentboks i 2016.Selvejende institutioner31

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Udviklingen i tilslutning af de selvejende institutioner forudsættes at blive den samme som istaten og kommunerne.Udviklingen i regionerne fremgår af nedenstående graf.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%20092010201120122013201420152016Myndighedstilslutning - manuellefysiske breve (i %)Myndighedstilslutning - automatiskefysiske breve (i %)

Det forventes, at andelen af automatiske breve ved udgangen af 2010 at nå 90 pct. I 2014 for-ventes den at have nået 100 pct.Andelen af de manuelle breve forventes først nå 90 pct. i 2013 - og derefter at stabiliseres. Årsa-gen til, at de manuelle breve ikke når en tilslutning på 100 pct., er den samme som i staten ogkommunerne.Det skal understreges, at gruppen af myndigheder i denne kategori spænder over megetforskellige institutionsstørrelser – fra universiteteter til mindre skoler. Særligt de storeinstitutioner kan forventes at have en større andel automatiske breve.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

7.4

Bilag 4: Baggrund for fremskrivning af brugertilslutning

Formålet med bilaget er at belyse grundlaget for den estimerede andel af forsendelserne, derforudsættes at blive digitaliseret i perioden fra 2010-2016.Det er vurderingen, at det i praksis vil afhænge af en række faktorer, der er indbyrdes afhængi-ge. For at kunne foretage estimeringen er der foretaget en fremskrivning af udviklingen i antalletaf:••••NetbankløsningerDigitale signaturerRegistrerede brugere på dokumentboksenTilsluttede breve på dokumentboksen.

Fremskrivninger af ovenstående suppleres med en vurdering af målgruppen og den parathed, derligges til grund for deres aktive tilslutning af breve. Endelig belyses betydningen af lønsedlerne,idet en fuld digitalisering af disse vurderes at have en vis betydning som driver for den videre di-gitalisering i myndighederne.Fremskrivning af udviklingen af netbankløsningerUdviklingen i antallet af netbankløsninger har gennem en række år været markant. Udviklingenhar samtidig været en central driver i etableringen af en øget bevidsthed blandt borgere og virk-somheder om, hvad der kan forventes af digitale løsninger fra myndighederne.Det forventes, at udviklingen i antallet af netbankløsninger også fremadrettet vil være et centraltelement i fremdriften af digitaliseringen. Udviklingen kan derfor anvendes som en indikator påden samlede parathed i målgruppen – og som afledt effekt niveauet for tilmeldte brugere på Do-kumentboks.Fremskrivningen fremgår af nedenstående tabel.

Netbank - Andel af målgruppe (%)90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016(est.)Kilde: Egne beregninger på baggrund af oplysninger om faktisk antal oprettede netbankløsningerfra Finansrådet, september 2009

Udviklingen i andelen af borgere og virksomheder, der har en netbankløsning, har været stabiltstigende gennem en årrække. Ved udgangen af 2009 forventes ca. 65 pct. af borgerne og virk-33

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

somhederne at have en netbankløsning. Det forventes, at den realiserede stigning fra 2003 til2009 (+67 pct.) vil blive afløst af en mere moderat stigning frem mod 2016 (+25 pct.). I 2016forventes det, at andelen når 81 pct. Omsat til faktisk antal forudsættes det, at 4,1 mio. borgereog virksomheder har en netbankløsning i 2016.Det skal understreges, at der er oprettet flere netbankløsninger, end ovenstående viser. Stadigflere har imidlertid mere end én løsning. For at imødegå dette er andelen fra 2007 og frem juste-ret ned med 10 pct. årligt.Fremskrivning af udviklingen af digitale signaturerUdviklingen i andelen af digitale signaturer vurderes at være et andet centralt parameter i udvik-lingen. Dels fordi det indikerer, hvorvidt målgrupen er parat til at kommunikere digitalt. Dels for-di borgere og virksomheder skal benytte digitale signatur for at anvende Dokumentboks.Det forudsættes, at der kan etableres en sammenhæng mellem udviklingen i antallet af netbakn-løsninger og den offentlige sektors digitale signatur. Årsagen hertil er, netbanksignaturerne ogden offentlige signatur sammenlægges med lanceringen af den nye digitale signatur (NemID) pr.1. juli 2010.Fremskrivningen fremgår af nedenstående tabel.

Digital signatur - Andel af målgruppen (%)80%70%60%50%40%30%20%10%0%2003 2004 2005 2006 2007 2008 009 (est.)22010 2011 2012 2013 2014 2015 2016Kilde: Egne fremskrivninger på baggrund af oplysninger om antal udstedte digitale signaturer fraIT- og Telestyrelsen, oktober 2009

Det forventes, at der vil ske en markant udvikling i udstedelsen af digitale signaturer. Ved ud-gangen af 2009 forventes det, at ca. 23 pct. vil være i besiddelse af en digital signatur. I 2011forventes dette tal som konsekvens af lanceringen af den nye digitale signatur at være steget til64 pct. I 2016 forventes andelen at have nået 73 pct.Omsat til antal borgere forudsættes det, at der er udsted 3,7 mio. digitale signaturer i 2016. Tilsammenligning var der udstedt ca. 950.000 signaturer ved udgangen af 2008.For at anskueliggøre, at den ovenstående fremskrivning af udviklingen er relativ forsigtigt, er detIT- og Telestyrelsens vurdering, at der med lanceringen af den nye løsning er lagt op til, at600.000 netbankkunder migreres hver måned til NemID. Realiseres denne forventning, vil andel

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

af digitale signaturer allerede i 2011 nå det niveau, som det i nærværende business casen for-ventes realiseret i 2016.Fremskrivning af udviklingen i tilmeldte til DokumentboksDer er i dag én betydende leverandør af internetbaseret boksløsninger i Danmark: e-Boks. e-Boks har vundet udbuddet af driften af dokumentboksen. Den udvikling, der er realiseret frem til2009, kan derfor med fordel anvendes som afsæt for en fremskrivning af antallet af tilmeldtebrugere på Dokumentboks til og med 2016.Dokumentboksen idriftsættes medio 2010. Det forventes, at der gennem 1. halvår også vil blivetilsluttet nye myndighedsløsninger til den eksisterende e-Boks-løsning. Derudover forventes det,at der op til og i forlængelse af eDag3 den 1. november 2010 vil være et stigende fokus fra myn-dighedernes side på at få integreret lokale systemer med dokumentboksen. Samlet set forventes2010 således ikke at være et særligt etableringsår – men blot det første år i perioden frem til2016.Den fremskrivning, der er gennemført, er baseret på:•••Den faktiske udvikling på e-Boks fra 2002 til 2009 (stigning på 1,9 mio. brugere)En forventning om fortsat stigning i 2010 pga. eDag3 (+15 pct.)En forventning om en moderat stigningstakst fra 2011 og frem (+6-8 pct. pr. år).

Fremskrivningen fremgår af nedenstående tabel.

Dok.Boks - Andel af målgruppen (%)80%70%60%50%40%30%20%10%0%2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016(est.)Kilde: Fremskrivninger på baggrund af antallet af registrerede bruger på e-Boks, oktober 2009

Tilslutningen til e-Boks er steget markant de senere år. Fra 2007 til 2009 er der realiseret enstigning på 100 pct. Ved udgangen af 2009 forudsættes det, at 45 pct. af målgruppen er tilsluttete-Boks. I 2016 forventes det, at 71 pct. af målgruppen er tilsluttet Dokumentboks.Det forudsættes, at stigningstaksten vil fortsætte 2010-2012, men at den herfra vil aftage fra2013 og frem. Årsagen hertil er, at det forventes, at den resterende del af målgruppen (39 pct.)vil være væsentligt sværere at aktivere. Særligt ældre borgere på 75 år og derover forventes atudgøre den del af målgruppen, der ikke tilslutter sig i samme omfang som de øvrige.35

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Fremskrivning af andel af forsendelser, der er digitaliseretUdviklingen i tilslutningen af forsendelser, der er der digitaliseret, forudsætter, at den estimeredetilslutning af myndighedsløsninger, der fremgår af ovenstående afsnit, realiseres i praksis. Hvisder ikke kontinuerligt tilsluttes myndighedsløsninger, vil den forudsatte tilslutning af brugere ogderaf breve, der føres hele vejen gennem fra myndighedens fagsystem til den enkelte borger el-ler virksomheds dokumentboks, ikke kunne realiseres. Endelig forudsættes det, at borgere ogvirksomheder løbende bliver mindet om, at muligheden er der.Udvikling i tilslutningen fra 2009 og frem til 2016 fremgår af nedenstående tabel.

Andel breve tilsluttet ( pct.)70%60%50%40%30%20%10%0%20092010201120122013201420152016

Kilde: Egne beregninger, 2009

Det forventes, at andelen af forsendelser, som aktivt tilsluttes af brugere på Dokumentboks, vilvære moderat stigende gennem hele perioden.Som konsekvens af behovet for at tilvænne brugere til at anvende den nye kanal som dokument-boksen vil være, forventes det således, at der udgangen af 2010 kun vil være 10 pct. af de po-tentielle forsendelser tilsluttet. I 2011 forventes andelen at have nået 20 pct. Fra 2013 forventesdet, at der kan identificeres en mere markant stigning. Årsagen hertil er dels, at virksomheder-nes kommunikation forudsættes at være digital som følge af realiseringen af e2012-målsætningen. Dels at brugerne på grund af udbredelse af den nye digitale signatur, høj udbre-delse af relevante myndighedsløsninger og fuld digitalisering af lønsedlerne for alvor tager fat.I den sidste del af perioden forventes tilslutningen at stagnere omkring 65 pct. Årsagen hertil er,at det antages, at den resterende andel af målgruppe vil være væsentlig sværere at påvirke. År-sagen til udviklingen er uddybet i nedenstående afsnit.Antagelser om udvikling i tilslutningen af brugereEstimeringen af udviklingen i brugere er betinget af en række forudsætninger og antagelser, somtilsammen angiver, hvor niveauet forventes at ligge i perioden fra 2010-2016. Det er en kompli-ceret øvelse, der omfatter en række faktorer og forhold, hvis faktiske udvikling er sværere atforudsige.I ovenstående afsnit er der redegjort for, hvordan udviklingen i de helt grundlæggende faktorerfor digitaliseringen forventes at blive. Sammenholdt med den faktiske udvikling gennem ikkemindst de senere år er det vurderingen, at der er tale om realistiske fremskrivninger.Vurderingen af, hvorvidt de registrerede brugere også aktiv anvender dokumentboksen, er base-ret på følgende overordnede præmisser:a) Alle virksomheder vil fra 2012 være tilsluttet dokumentboksen. Den andel af deres nu-værende kommunikation, der er papirbaseret, forudsættes alene at være digital heref-ter

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

b) Tilslutningen af borgerne vil have en lavere tilslutningstakt end virksomhederne. It-paratheden forventes dog generelt at blive løftet gennem hele perioden pga. den digi-talisering, der sker i samfundet i øvrigt.Fordelingen af de brugere, der i dag er oprettet på e-Boks, kan anvendes som en anden indikatorpå niveauet for paratheden blandt borgerne. Af nedenstående graf fremgår det, at e-Boks allere-de i dag har et godt tag i at gruppen af 20-59-årige, og at gruppen af 60-69-årige også er godtmed.

Kilde: e-Boks, oktober 2009

Sammenholdes fordelingen af de eksisterende brugere på e-Boks med den relativt store andel afborgerne, der foretrækker at kommunikere digitalt, er billedet relativt ensartet. Dermed vurderesdet, at den forudsatte stigning i antallet af tilmeldte på 6-8 pct. pr. år er realistisk.Set i relation til brugeradfærden og dermed tilslutningen af dokumenter på dokumentboksen, erder to forhold, der i praksis kan have væsentlig betydning:•”Aktivt tilvalg af papir”: Hvis brugerne allerede i tilmeldingen på dokumentboksen bli-ver tvunget til aktivt at tilvælge papir (såfremt de også ønsker dette) frem for at skullefravælge det, øges sandsynligheden for, at digitaliseringsniveauet højnes”Tilmeld alt-funktion”: Med lanceringen af dokumentboksen gives der mulighed for, atbrugerne kan vælge en ”Tilmeld alt”-funktion. Denne funktion er vigtigt, idet der såle-des ikke skelnes mellem typerne af forsendelser og afsender. Samtidig sikrer det enhøj grad af tilslutning til løsningerne.

•

Erfaringer med brugeroptagDet er afgørende, at de brugere, der er tilsluttet, også anvender dokumentboksen til at kommu-nikere gennem. Idet målgruppen er alle virksomheder og borgere på 15 år eller derover, er dertale om en meget bred og forskelligartet gruppe. Det er afgørende, at den tilgås og motiveres iden sammenhæng og på en sådan måde, at det bliver vedkommende.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

En af de myndigheder, der har oparbejdet omfattende erfaringer med digitalisering af kommuni-kation med borgere og virksomheder, er SKAT. Siden midten af 1990'erne har myndigheden ar-bejdet målrettet med at digitalisere både interne og eksterne proces- og arbejdsgage.SKAT har foretaget en analyse af, hvem der foretager ændringer i deres forskudsopgørelse. For-delingen fremgår af nedenstående tabel.Forskudsændringer - TastSelv i procent (incl myndighedsindberetning)807060Procent5040302010018152229364350AlderKilde: ”Analyse af forskudsændringer”, SKAT, 2009

Det fremgår af ovenstående tabel, at andelen af borgere, der fortager ændringer, er højest i al-dersgruppen mellem 30-65 år, idet ca. 70 pct. af disse allerede i dag foretager ændringer. Somled i analysen er det endvidere blevet afdækket, at det er borgere i alderen 30-45 år, som an-talsmæssigt foretager de fleste forskudsændringer, og at der er sket en stigning inden for grup-pen 60 – 65 år.Ses der på udviklingen i fordelingen mellem telefonen, internettet og papiret som kanal for æn-dringer over tid på et andet stort område i SKAT - selvangivelsen, er udviklingen, som det frem-går af nedenstående diagram, meget tydelig.

Almindelig selvangivelse 1995-2007100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%199519961997199819992000Internet2001Telefon2002Papir20032004200520062007

Kilde: ”Analyse af kanalvalg”, SKAT, 2008

Som det fremgår, er internetandelen steget markant siden årtusindskiftet. I 2007 udgjorde ande-len af de internetbaserede rettelser i selvangivelsen således 87 pct.38

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

SKAT oplyser, at man i 2009 havde 3.174.558 unikke brugere på TastSelv-Borger (forskuds- ogårsopgørelsen). Der er således tale om et betragteligt omfang og en meget stor andel af de bor-ger, som indgår i målgruppen for Dokumentboks.TastSelv-løsningen blev indført i 1995 og har således været i drift gennem en længere periode.Set ifht. aktiveringen af brugerne er det i denne sammenhæng relevant at fremhæve, at mulig-heden for at se direkte ændringer i forskudsopgørelsen først blev indført i november 2005. Set ilyset af, at SKAT på relativt kort tid har opnået en andel på 60-65 pct. af målgruppen på for-skudsopgørelsen og 87 pct. på selvangivelsen, er det vurderingen, at den estimerede andel af til-sluttede og aktive brugere på dokumentboksen på 65 pct. over syv år er et ambitiøst, men reali-stisk mål.Betydningen af lønsedlerErfaringer fra e-Boks indikerer, at digitaliseringen af lønsedler kan udgøre en væsentlig driver afdigitaliseringen af kommunikationen mellem myndighederne og brugerne (”Udnyttelsesgrad forkommuner”, e-Boks, september 2009).e-Boks har sammenlignet de 10 kommuner, der har hhv. flest og færrest antal tilmeldte borgerepå e-Boks, og sammenstillet resultatet med antallet af tilmeldte lønsedler. På baggrund af sam-menligningen ses det, at der tilsyneladende er en sammenhæng mellem de kommuner, der hardigitaliseret lønsedlerne, og tilslutningen af brugere på e-Boks. Dermed er der indikationer på, atlav udnyttelsesgrad på lønsedler medfører tilsvarende lav udnyttelsesgrad ifht. borgerne.Årsagen til, at lønsedlerne spiller central rolle for igangsættelse af brugeroptaget fra 2010 ogfrem er, at det i denne sammenhæng antages, at digitaliseringen af løsedlerne dels medvirker tilat gøre de ansatte mere digitale i deres kommunikation med myndighederne (både som myndig-heds- og privatperson). Dels at digitale medarbejdere i myndighederne er med til at stimuleremere digitale brugere. Lønsedlerne forventes alt i alt at have en positiv ("spill over") effekt påden øvrige tilslutning.Alle statens lønsedler udsendes i dag digitalt. Status på digitaliseringen i kommunerne og regio-nerne (sept. 2009) fremgår af nedenstående tabel.(mio. stk.)KommunerneRegionerneI altLønsedler7,12,19,2Ikke digitaliseret3,4 (48 %)1,8 (86 %)5,2 (57 %)

Kilde: e-Boks og egne ekstrapolerede beregninger, 2009

Som det fremgår, mangler over halvdelen (57 pct.) af de regionale og kommunale lønsedler atblive digitaliseret. De udgør dermed et væsentligt potentiale i adfærdspåvirkningen af en del afmålgruppen.Det antages, at lønsedlerne udgør et område, der relativt nemt kan tilsluttes dokumentboksen. Ifastlæggelsen af potentialet forudsættes det derfor, at samtlige lønsedler på alle forvaltningsni-veauer alene håndteres digitalt via dokumentboksen fra 2012.

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

7.5

Bilag 5: Specificering af besparelsespotentiale

Specificeringen af omkostninger og gevinster er fordelt på de to scenarier fremgår af nedenstå-ende tabeller. Tallene i nedenstående tabeller ikke er afrundet.Specificering af, hvordan scenariet på 90 pct. realiseresPENGESTRØMSOPGØRELSE (UDGIFTSBASERET)DKK2010OMKOSTNINGER:Forretningsmæssige investeringer:ProcesdesignMedarbejderuddannelseDriftsimplementering af systemerAndre forretningsmæssige investeringerForretningsmæssige investeringer totalIt-investeringer:Interne ressourcerEksterne ressourcerHardwareSoftwareAndre it-investeringer (tilslutning til Dok.Boks)It-investeringer totalØgede forretningsmæssige driftsomkostningerLønomkostningerForsendelsesomkostninger - afsending af elektroniskmanuelt brevAndre forretningsmæssige driftsomkostningerTransaktionsomkostninger (dok.boks)Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger totalØgede it-driftsomkostningerLønomkostningerLicenserSystemvedligeholdAndre it-driftsomkostningerØgede it-driftsomkostninger totalOMKOSTNINGER TOTALØKONOMISKE GEVINSTER:Forretningsmæssige gevinster:PortobesparelserLønbesparelserBesparelser på materialer og eksterne servicesAndre forretningsmæssige driftsbesparelser/gevinsterForretningsmæssige gevinster totalIt-gevinster:LønbesparelserBesparelser på licenserBesparelser på systemvedligeholdAndre it-driftsbesparelserIt-gevinster totalØKONOMISKE GEVINSTER TOTALPENGESTRØM TOTAL201120122013201420152016

00000

00007.650.0007.650.000

000000

6.245.6475.613.2016.455.23118.314.079

18.736.94212.666.60216.294.48647.698.030

43.385.03425.230.77633.430.641102.046.450

71.944.72738.177.10854.752.677164.874.511

83.742.81543.525.27461.295.617188.563.706

90.721.38346.688.71365.704.353203.114.449

90.721.38346.688.71365.022.602202.432.698

000025.964.079

000047.698.030

0000102.046.450

0000164.874.511

0000188.563.706

0000203.114.449

0000202.432.698

38.902.51156.210.8268.149.7080103.263.045

100.123.015168.632.47718.175.0370286.930.530

208.183.435390.465.30834.767.5770633.416.319

340.883.055647.502.54053.957.40901.042.343.005

384.476.399753.685.33859.846.05501.198.007.792

412.740.247816.492.44963.813.91801.293.046.614

409.058.791816.492.44963.200.34201.288.751.582

00000103.263.04577.298.965

00000286.930.530239.232.499

00000633.416.319531.369.869

000001.042.343.005877.468.494

000001.198.007.7921.009.444.086

000001.293.046.6141.089.932.164

000001.288.751.5821.086.318.884

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Specificering af, hvordan scenariet på 80 pct. realiseresPENGESTRØMSOPGØRELSE (UDGIFTSBASERET)DKK2010OMKOSTNINGER:Forretningsmæssige investeringer:ProcesdesignMedarbejderuddannelseDriftsimplementering af systemerAndre forretningsmæssige investeringerForretningsmæssige investeringer totalIt-investeringer:Interne ressourcerEksterne ressourcerHardwareSoftwareAndre it-investeringer (tilslutning til Dok.Boks)It-investeringer totalØgede forretningsmæssige driftsomkostningerLønomkostningerForsendelsesomkostninger - afsending af elektroniskmanuelt brevAndre forretningsmæssige driftsomkostningerTransaktionsomkostninger (dok.boks)Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger totalØgede it-driftsomkostningerLønomkostningerLicenserSystemvedligeholdAndre it-driftsomkostningerØgede it-driftsomkostninger totalOMKOSTNINGER TOTALØKONOMISKE GEVINSTER:Forretningsmæssige gevinster:PortobesparelserLønbesparelserBesparelser på materialer og eksterne servicesAndre forretningsmæssige driftsbesparelser/gevinsterForretningsmæssige gevinster totalIt-gevinster:LønbesparelserBesparelser på licenserBesparelser på systemvedligeholdAndre it-driftsbesparelserIt-gevinster totalØKONOMISKE GEVINSTER TOTALPENGESTRØM TOTAL201120122013201420152016

00000

00007.650.0007.650.000

000000

7.402.2495.298.6235.737.98318.438.855

22.206.74611.722.86914.483.98848.413.602

51.419.30023.045.57829.716.125104.181.003

85.267.82434.553.42948.669.046168.490.299

99.250.74439.307.35454.484.993193.043.091

107.521.63942.119.30058.403.869208.044.809

107.521.63942.119.30057.797.869207.438.808

000026.088.855

000048.413.602

0000104.181.003

0000168.490.299

0000193.043.091

0000208.044.809

0000207.438.808

33.572.29127.758.4337.504.185068.834.909

91.726.99983.275.29816.545.5890191.547.885

185.051.942192.822.37431.424.5120409.298.829

303.007.160319.754.34148.482.1420671.243.643

341.756.799372.190.29053.716.4940767.663.583

366.880.219403.206.14857.243.4830827.329.849

363.607.814403.206.14856.698.0820823.512.044

0000068.834.90942.746.054

00000191.547.885143.134.282

00000409.298.829305.117.826

00000671.243.643502.753.343

00000767.663.583574.620.491

00000827.329.849619.285.040

00000823.512.044616.073.235

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

7.6

Bilag 6: Udvikling i omfang af digitaliserede forsendelserDen faktiske omsætning af hvor mange forsendelser afhænger af tilslutning af myndighedsløs-ninger og brugere samt hvilket af de to scenarier, det opgøres på baggrund af.Omsætningen af scenariet hvor 10 pct. forudsættes ikke at kunne digitaliseres, til det faktiskeanal breve, fremgår af nedenstående diagram.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%201020112012201320142015201610.000.000-30.000.00020.000.000Antal digitaliserede breve - manuelle fysiskebreveAntal digitaliserede breve - automatiske fysiskebreveAntal breve koblet og tilmeldt dok.boks-løsningi alt

70.000.00060.000.00050.000.00040.000.000Myndighedstilslutning - manuelle fysiske breve(i %)Myndighedstilslutning - automatiske fysiskebreve (i %)Andel af forsendelser der er digitaliseret

Kilde: Egne fremskrivninger omsat til beregnet antal forsendelser, 2009

Som det fremgår af diagrammet, forventes antallet af forsendelser der er digitaliseret at udgøreca. 6,5 mio. ved udgangen af 2010. I 2015 forventes ca. 65 mio. forsendelser at være digitalise-ret. Herefter aftager mængden af forsendelser21. Årsagen til at antallet af breve falder i slutnin-gen af perioden skyldes forudsætningen om, den samlede brevmængde reduceres med 2,5 pct.om året. Fordeling på forvaltningsniveau fremgår af nedenstående tabel.Reduceret antal breve fordelt på myndighedsniveau – 10 pct.(mio. stk.)KommunerStatRegionerSelvejendeI alt20103,42,50,40,16,520118,56,41,00,416,3201217,213,12,30,833,4201328,221,63,61,454,8201431,324,04,41,661,3201533,525,84,71,765,7201633,125,54,71,765,0

Omsætningen af scenariet hvor 20 pct. forudsættes ikke at kunne digitaliseres, til det faktiskeantal breve, fremgår af nedenstående diagram.100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%201020112012201320142015201610.000.000-30.000.00020.000.000Antal digitaliserede breve - manuelle fysiskebreveAntal digitaliserede breve - automatiske fysiskebreveAntal breve koblet og tilmeldt dok.boks-løsningi alt

70.000.00060.000.00050.000.00040.000.000Myndighedstilslutning - manuelle fysiske breve(i %)Myndighedstilslutning - automatiske fysiskebreve (i %)Andel af forsendelser der er digitaliseret

Kilde: Egne fremskrivninger omsat til beregnet antal forsendelser, 2009

Udviklingen i antallet af digitaliserede breve pr. år og fordelingen af disse på de fire forvaltningsniveauer fremgår af afsnit 5.1.1

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

Som det fremgår af diagrammet, forventes antallet af forsendelser der er digitaliseret at udgøreca. 5,6 mio. ved udgangen af 2010. I 2016 forventes ca. 58 mio. forsendelser at være digitalise-ret22. Årsagen til at antallet af breve falder i slutningen af perioden skyldes forudsætningen om,den samlede brevmængde reduceres med 2,5 pct. om året. Den faktiske fordeling på forvalt-ningsniveau fremgår af nedenstående tabel.Reducerede breve fordelt på myndighedsniveau – 20 pct.(mio. stk.)KommunerStatRegionerSelvejendeI alt20103,12,30,20,15,620117,65,70,90,314,5201215,311,72,00,729,7201325,119,23,21,248,7201427,821,43,91,454,5201529,722,94,21,658,4201629,422,74,21,657,8

For yderligere belysning af baggrund for estimeringen af udviklingen i myndigheds- og brugertil-slutningen henvises til bilag 4.

Udviklingen i antallet af digitaliserede breve pr. år og fordelingen af disse på de fire forvaltningsniveauer fremgår af afsnit 5.1.2

DIGITALISERING AF OFFENTLIGE BREVE OG DOKUMENTER

7.7

Bilag 7: Statens portoudgifter i 2008MinisteriumPortoudgifter (mio.kr.)11,32,568,30,39,87,76,99,99,18,015,521,116,8103,60,10,21,26,00,2298,5Andel3,80%0,90%22,70%0,2%3,30%2,60%2,30%3,30%3,00%3,00%5,20%7,10%5,60%34,50%0,20%0,10%0,40%2,00%0,10%100%

Indenrigs- og SocialministerietIntegrationsministerietJustitsministerietKirkeministeriet*KulturministerietForsvarsministerietMiljøministerietSundhedsministerietTransportministerietUndervisningsministeriet**Økonomi- og ErhvervsministerietFødevareministerietBeskæftigelsesministerietSkatteministerietKlima- og energiministeriet***Videnskabsministeriet***Udenrigsministeriet***FinansministerietStatsministeriet***I alt

Note:*Estimeret portoudgifter for de dele af ministeriet der ikke omfatterFolkekirken.**Ministeriets portoudgifter medgår alene med 75 pct. i Business Casen (Kor-rektion for beslutning om obligatorisk digitalisering på SU-området fra 2009).*** Alle udgifter for det pågældende ministerium indgår ikke.