1. Jeg lovede i mit notat til Statsrevisorerne af 13. september 2006 i henhold til rigsrevisor-lovens § 18, stk. 4, om staten som indkøber, at jeg ville følge udviklingen i ministeriernesbestræbelser på at effektivisere statens indkøb. Notatet findes i Endelig betænkning overstatsregnskabet for finansåret 2005, s. 174.2. Statsrevisorerne tilkendegav i deres bemærkninger til beretningen, at der ikke i tilstræk-kelig grad var udvist sparsommelighed ved statens indkøb, og at det var utilfredsstillende,at ikke alle ministerier ydede en aktiv indsats for at effektivisere statens indkøb.3. Det fremgik af beretningen, at staten ikke i tilstrækkelig grad erhvervede varer og tjene-steydelser under hensyntagen til sparsommelighed. Beretningen viste, at der fortsat var etbetydeligt potentiale for effektivisering af statens indkøbsvirksomhed. Rigsrevisionen pege-de på flere områder, hvor en yderligere indsats kunne medvirke til at realisere dette poten-tiale:•••••••flere forpligtende rammeaftalerkoordinering og standardisering af ministeriernes indkøborganisering af ministeriernes indkøbdigitalisering af indkøbsprocessenregistrering af ministeriernes indkøbfokus på kompetenceudvikling af indkøbernestørre anvendelse af indkøb via internettet.

5. Jeg behandler punkterne i nævnte rækkefølge hver for sig. Beretningen vedrørte finans-ministerens initiativer, idet Statens Indkøbssekretariatet i Økonomistyrelsen under Finans-ministeriet har det overordnede ansvar for at koordinere ministeriernes arbejde med at ef-fektivisere statens indkøb.Derudover indgik følgende 6 ministerier i undersøgelsen: Videnskabsministeriet, Beskæfti-gelsesministeriet, Justitsministeriet, Økonomi- og Erhvervsministeriet, Undervisningsmini-steriet og Transportministeriet.

6. Rigsrevisionens opfølgning er baseret på møder med nogle af de berørte ministerier oggennemgang af materiale, som er tilvejebragt af ministerierne, herunder statusredegørelser,indkøbspolitik, mål- og resultatstyring mv.7. Opfølgningen har dog i alt overvejende grad været koncentreret om Finansministerietsinitiativer på området, herunder Finansministeriets cirkulære om indkøb, som trådte i kraftden 13. februar 2010, og Statens Indkøbspolitik, der blev udarbejdet af Finansministeriet ifebruar 2010.

I. Forpligtende rammeaftaler – koordinering og standardisering af indkøb

8. Rigsrevisionens undersøgelse viste, at ministerierne kunne opnå besparelser ved i højeregrad at forpligte sig til at købe en vis mængde samt ved at koordinere og standardisere de-res indkøb.9. Finansministeriet har oplyst, at regeringen i foråret 2006 igangsatte Statens Indkøbspro-gram med det formål at effektivisere statens indkøb. I indkøbsprogrammet etableres der ind-købsaftaler der er forpligtende for ministerierne. Hermed koordineres og standardiseres ind-købene på tværs af ministerområder.Indkøbsprogrammets hviler på 3 principper:•Forpligtelse.De statslige institutioner forpligtes til at benytte de indgåede indkøbsafta-ler. Derigennem sikres lave priser, fordi leverandørerne garanteres salg. De enkelte in-stitutioner må ikke købe på andre aftaler, når der er indgået statslige indkøbsaftaler.Standardisering.Indkøbet standardiseres til færre typer, så der kan skabes større volu-men og dermed bedre priser.Koordinering.Varekøbet samles på færre leverandører for dermed at få lavere priser vedat købe stort ind hos den samme leverandør.

10. Fra 1. januar 2010 omfatter det statslige indkøbsprogram 24 indkøbsaftaler, der er for-delt på 4 faser af det fællesstatslige indkøbsprogram:•••1. fase trådte i kraft den 1. januar 2007 og omfatter pc’er, kontormøbler, kontorvarer,kopipapir og printere.2. fase trådte i kraft den 1. januar 2008 og omfatter tele- og datakommunikation, it-infra-struktur (servere og storage) mv.3. fase trådte i kraft den 1. januar 2009 og omfatter it-konsulenter, telefoniudstyr, net-værkskomponenter, personbefordring med fly, rejsebureauydelser og hotelophold i Dan-mark.4. fase trådte i kraft den 1. januar 2010 og omfatter konferencefaciliteter, antivirussoft-ware/grafisk software, av-udstyr, videokonferenceudstyr og hjemmearbejdspladser.

11. I 1. fase af indkøbsprogrammet blev der indgået 4 indkøbsaftaler. Disse 4 aftaler harsikret gennemsnitlige besparelser på ca. 40 %. Som følge af 1. fase af indkøbsprogram-met blev der i 2007 udmøntet en samlet budgetforbedring i de statslige institutioner på390 mio. kr. årligt.12. I 2. fase blev der udmøntet en budgetforbedring på 214 mio. kr. i 2008. Denne budget-forbedring forventes at stige til 298 mio. kr. i 2011, når budgetforbedringen er fuldt indfaset.I 3. og 4. fase forventes der budgetforbedringer på henholdsvis 63 mio. kr. og 124 mio. kr.,når budgetforbedringerne er fuldt indfaset. Den samlede effektivisering som følge af de før-ste 4 faser er ca. 815 mio. kr. i 2010.Finansministeriet oplyser, at yderligere faser er under planlægning.

13. Jeg finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet har etableret Statens Indkøbspro-gram med henblik på at effektivisere statens indkøb igennem forpligtende indkøbsaftalerog ved øget standardisering og koordinering af statens indkøb. Jeg finder det endvidere til-fredsstillende, at Statens Indkøbsprogram medfører en mere effektiv indkøbsforvaltning.

II. Organisering af ministeriernes indkøb

14. Rigsrevisionens undersøgelse viste, at nogle ministerier kunne effektivisere deres ind-køb ved at etablere en central koordinerende enhed, fx en koncernindkøber.15. De berørte ministerier har oplyst, at de har oprettet koncernindkøberfunktioner, der hartil opgave at koordinere det samlede indkøb på ministeriets område. Organiseringen af den-ne koncernindkøberfunktion varierer mellem ministerierne, ligesom funktionen tillægges for-skellige formål og opgaver. Fælles for ministerierne er dog formålet om at sikre en øget ko-ordinering af indkøb på tværs af ministerområdet.16. Jeg finder det tilfredsstillende, at ministerierne har oprettet koncernindkøberfunktionermed henblik på at forbedre koordineringen af indkøb inden for det pågældende ministerom-råde. Dette vil medvirke til en øget effektivisering af statens indkøb.

III. Digitalisering af indkøbsprocessen

17. Rigsrevisionens undersøgelse viste, at ministerierne fortsat havde mulighed for at effek-tivisere deres indkøbsvirksomhed ved at digitalisere indkøbsprocessen og dermed nedbrin-ge procesomkostningerne.18. Finansministeriet har oplyst, at Økonomistyrelsen har indgået kontrakt om levering af etfælles elektronisk indkøbs- og fakturahåndteringssystem – IndFak – der skal understøtte ind-købs- og fakturaprocessen i statslige institutioner. Hensigten er bl.a. at effektivisere indkøbs-processen og understøtte den statslige styring af indkøbene.Finansministeriet har oplyst, at de første statslige institutioner gik i pilotdrift med det fællesindkøbs- og fakturahåndteringssystem ultimo 2009. De øvrige statslige institutioner overgårtil fuld drift i 2010/2011. Systemet vil være obligatorisk for alle statslige institutioner, der ser-viceres af Økonomiservicecentret (ØSC).19. Jeg finder det tilfredsstilende, at Finansministeriet har etableret et fælles elektronisk ind-købs- og fakturahåndteringssystem med henblik på at nedbringe procesomkostningerne.

IV. Registrering af ministeriernes indkøb

20. Rigsrevisionens undersøgelse viste, at ministerierne kan udarbejde relevant informationtil brug for fremtidige indkøbsdispositioner ved at registrere deres indkøb på fælles leveran-dør- og varenumre, så det fremgår, hvad der indkøbes og til hvilke priser.21. Finansministeriet har oplyst, at indkøbsrapporteringen er indført, så der systematisk ind-samles indkøbsdata for alle ministerområder. Som en del af regeringens afbureaukratise-ringsplan (Enkel administration i staten) ændres indkøbsrapporteringen. Fremover vil Sta-tens Indkøb selv trække indkøbsdata fra Statens Koncernsystem (SKS) og andre økonomi-systemer. Institutionerne skal således fremover alene foretage en kvartalsvis godkendelseaf, at indkøbsdata er konsolideret i regnskabssystemet og reflekterer ministerområdets sam-lede indkøb. Statens Indkøb kan dog anmode om uddybende forklaringer på afvigelser ogkøb uden for aftalerne, hvor det er relevant.22. Jeg finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet systematisk følger op på, om alle mi-nisterområder registrerer deres indkøb på standardiserede indkøbskategorier. Der kan der-ved udarbejdes relevant information til brug for fremtidige indkøbsdispositioner.

23. Rigsrevisionens undersøgelse viste, at kompetenceudviklingen for de medarbejdere, derer beskæftiget med indkøb, generelt ikke var et fokusområde i ministerierne, hvilket Rigsre-visionen fandt mindre tilfredsstillende. Kompetenceudvikling af indkøberne er en væsentligforudsætning for at opnå en effektivisering på området.24. Finansministeriet har oplyst, at der har været afholdt kursusforløb i indkøb, der under-støttede indkøbernes kompetenceudvikling. Kursusforløbene afholdes efter behov.25. Hovedparten af de berørte ministerier har oplyst, at medarbejdere, der beskæftiger sigmed ministeriets indkøb, har gennemført den statslige indkøberuddannelse, som Finansmi-nisteriet har etableret.26. Jeg finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet har etableret en egentlig indkøber-uddannelse med henblik på at forbedre indkøbernes kompetencer i ministerierne.

VI. Indkøbspolitik

27. Rigsrevisionens undersøgelse viste, at Finansministeriet kan styrke vejledningen af mi-nisterierne, bl.a. vedrørende udarbejdelsen af indkøbspolitikker.28. Finansministeriet har den 13. februar 2010 offentliggjort et nyt cirkulære om indkøb, derfastsætter de overordnede rammer for ministeriernes politik på området. På baggrund af det-te cirkulære har Finansministeriet udarbejdet en egentlig fællesstatslig indkøbspolitik.29. Hensigten med den fællesstatslige indkøbspolitik er dels at præcisere de overordnedekrav til ministeriernes indkøb, dels at fungere som et opslagsværk, hvor ministerierne kanfinde vejledning og anbefalinger om forskellige temaer.30. Indkøbscirkulæret indeholder ikke længere krav om, at de enkelte ministerområder skaludarbejde egne indkøbspolitikker og omsætte disse i handlingsplaner.31. De overordnede krav i indkøbscirkulæret og i Statens Indkøbspolitik er:••Ministerområderne skal koordinere deres indkøbsaktiviteter på koncernniveau og med-virke til gennemførelsen af Statens Indkøbsprogram.Økonomistyrelsen skal årligt udarbejde en fællesstatslig udbudsplan. Udbudsplanen skaludarbejdes på baggrund af ministeriernes rapporteringer om fremtidige indkøb. Udbuds-planen identificerer, hvilke indkøb der med fordel kan gennemføres fællesstatsligt mel-lem udvalgte ministerier, inden for et ministerområde eller for en enkelt institution.Alle indkøb, der er dækket af fællesstatslige aftaler i Statens Indkøbsprogram, skal gen-nemføres på disse aftaler. Ministerierne er forpligtet til at følge op på anvendelsen af dis-se aftaler med kvartalsvise indrapporteringer til Økonomistyrelsen.Enhver statslig institution skal, hvor det er muligt og økonomisk fordelagtigt, benytte elek-tronisk handel til indkøb (e-handel).

33. Jeg finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet har etableret en fællesstatslig indkøbs-politik, der fastsætter overordnede krav om koordinering af indkøb inden for ministeriet ogkrav om en årlig udbudsplan, der identificerer muligheder for at koordinere statens indkøbyderligere. Hertil kommer krav om, at indkøb gennemføres på fællesstatslige aftaler i Statens

Indkøbsprogram, og krav om, at statslige institutioner skal benytte e-handel, hvis det er øko-nomisk fordelagtigt.Jeg finder det endvidere tilfredsstillende, at Statens Indkøbspolitik indeholder vejledning oganbefalinger til ministerierne på væsentlige områder, der kan bidrage til øget sparsommelig-hed og samfundsansvar i statens indkøb. Disse initiativer finder jeg tilfredsstillende.

VII. Mål- og resultatstyring

34. Rigsrevisionens undersøgelse viste, at Finansministeriet anbefalede ministerierne at ud-arbejde mål og resultatkrav på indkøbsområdet, men at ministerierne ikke arbejdede syste-matisk med mål- og resultatstyring.35. Inden etableringen af Statens Indkøbspolitik udarbejdede hovedparten af ministerierneledelsesinformation om, i hvilket omfang ministeriet anvendte de forpligtende statsaftaler.Finansministeriet har oplyst, at Statens Indkøb i Økonomistyrelsen, i samarbejde med mi-nisterierne, nu kvartalsvist følger op på anvendelsen af de fællesstatslige indkøbsaftaler.36. Jeg finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet kvartalsvist følger op på anvendel-sen af de fællesstatslige indkøbsaftaler. Jeg vurderer, at denne løsning er med til at sikreet fortsat fokus på sparsommelighed, hvilket jeg anser for tilfredsstillende.

VIII. Afslutning

37. Jeg finder det tilfredsstillende, at Finansministeriet og de øvrige ministerier, der er om-fattet af undersøgelsen, har gennemført initiativer på de områder, hvor beretningen viste,at der var potentiale for effektivisering af statens indkøb. Jeg vurderer endvidere, at der ergennemført tiltag, der har styrket statens indkøbsvirksomhed og medført betydelige bespa-relser og en mere omkostningsbevidst anvendelse af statens midler.38. Jeg betragter hermed sagen som afsluttet.

RIGSREVISORS FORTSATTE NOTAT TIL STATSREVISORERNE

Opfølgning i sagen om staten som indkøber (beretning nr. 13/05)

I.

Forpligtende rammeaftaler – koordinering og standardisering af indkøb

II.

Organisering af ministeriernes indkøb

III.

Digitalisering af indkøbsprocessen

IV.

Registrering af ministeriernes indkøb

V.

Fokus på kompetenceudvikling hos indkøberne

VI.

Indkøbspolitik

VII. Mål- og resultatstyring

VIII. Afslutning