IndholdKapitel 1. Indledning og sammenfatning .................................................................................................................. 31.1. Baggrund og formål .......................................................................................................................................... 31.2. Sammenfatning og anbefalinger........................................................................................................................ 41.3. Afgrænsning og metode ..................................................................................................................................... 61.3.1. Afgrænsninger og præciseringer i forhold til arbejdsgruppens kommissorium......................................... 61.3.2. Målgruppe og metode ................................................................................................................................ 6Kapitel 2. Kortlægning af udfordringerne................................................................................................................ 82.1. Karakteren og omfanget af udfordringerne i relation til planlægning og indberetning af timetal.................... 8Kapitel 3. Opgaver og ansvar................................................................................................................................... 103.1. Opgaver og ansvar i relation til planlægning og indberetning af planlagte undervisningstimer ................... 103.1.1. Udfordringer i relation til kommunal organisering af opgaver vedrørende planlægning af og opfølgningpå minimumstimetal .......................................................................................................................................... 113.1.2. Forslag til løsninger i relation til kommunal organisering af opgaver vedrørende planlægning af ogopfølgning på minimumstimetal........................................................................................................................ 123.2. Opsamling ....................................................................................................................................................... 13Kapitel 4. Undervisningsministeriets regler og vejledning om timetal................................................................. 144.1. Nuværende regler og vejledning om timetal og herunder minimumstimetal................................................... 144.2. Udfordringer ved vejledning om regler om timetal ......................................................................................... 164.3. Forslag til løsninger vedrørende vejledning om regler om timetal ................................................................. 184.4. Opsamling på Undervisningsministeriets regler og vejledning om timetal..................................................... 19Kapitel 5. Systemunderstøttelse af planlægning og indberetning af timetal........................................................ 205.1. Nuværende system- og redskabsstruktur i forhold til timetal .......................................................................... 205.2. Skoleadministrative systemer .......................................................................................................................... 205.2.1. Udfordringer ved de skoleadministrative systemer og tilhørende vejledning.......................................... 215.2.2. Forbedringspotentialer i forhold til de skoleadministrative systemer ...................................................... 225.3. UNI•Cs indberetningssystem ........................................................................................................................... 245.3.1. Udfordringer ved UNI•Cs indberetningssystem og tilhørende vejledning .............................................. 245.3.2. Forslag til løsninger i forhold til UNI•Cs indberetningssystem og tilhørende vejledning ....................... 265.4. Opsamling på systemunderstøttelse af planlægning og indberetning af timetal ............................................. 27

Kapitel 1. Indledning og sammenfatning1.1. Baggrund og formålLovgivningen om folkeskolens undervisningstimetal1blev ændret i 2003 og 2006. Formålet medlovændringerne har været dels at sikre eleverne flere timer i udvalgte fag for hermed at understøttemålsætningen om styrkelse af fagligheden, dels at sikre større fleksibilitet i skolernes planlægning vedat indføre et treårigt generationsprincip. Lovændringerne har betydet, at der i perioden 2003-2010 ersket en gradvis stigning i folkeskolens minimumstimetal. Timetallene er øget i en lang række fag ogberører alle tre fagblokke.Flere landsdækkende undersøgelser af folkeskolens planlagte timetal viser, at det efter lovændringer-ne har været en stor udfordring for skolerne at planlægge og indberette timetallene korrekt.2Under-søgelserne viser, at selvom det planlagte timetal på landets folkeskoler generelt har været stigendesiden 2003, så er det i relation til konkrete fag, fagblokke og klassetrin en generel udfordring at fåplanlagt eller indberettet i overensstemmelse med de gældende regler.Undervisningsministeriet, herunder Skolestyrelsen, har i perioden 2006–2008 fulgt systematisk op påden manglende overholdelse af minimumstimetallet for en treårig generation.3Samtlige kommunermed skoler, der har haft problemer med overholdelse af minimumstimetallet, er blevet kontaktet. Tiltrods for denne indsats har problemerne med at planlægge og indberette timetallene korrekt væretvoksende for de seneste treårige generationer.På den baggrund har undervisningsministeren nedsat en arbejdsgruppe vedrørende vejledning omminimumstimetal, der skal komme med forslag til, hvordan disse udfordringer imødekommes. For-målet med arbejdsgruppen er at komme med forslag til forbedring af såvel vejledning som planlæg-nings- og indberetningssystemer, således at skoleledere og kommuner fremover får bedre mulighedfor at planlægge og indberette i overensstemmelse med de gældende regler om timetal.Kommissoriet for arbejdsgruppen fremgår af bilag 1.Arbejdsgruppen har bestået af repræsentanter for Undervisningsministeriet, herunder UNI•C ogSkolestyrelsen, KL samt skoleledere og forvaltningsrepræsentanter fra tre udvalgte kommuner. Her-udover har repræsentanter for Børne- og Kulturchefforeningen og Skolelederforeningen deltaget iarbejdsgruppen. Skolestyrelsen har varetaget formandskabet og sekretariatsbetjeningen af arbejds-gruppen.Arbejdsgruppens sammensætning fremgår af bilag 2.

1.2. Sammenfatning og anbefalingerReglerne om timetal skal bidrage til at sikre en fremadrettet planlægning og styring af skolens res-sourcer. Ud fra en styringsmæssig betragtning er det væsentligt, at skolerne ved skoleårets begyndel-se har overblik over de planlagte undervisningstimer i de enkelte fag, fagblokke og klassetrin. Deplanlagte timetal er på samme måde som et budget udtryk for de prioriteringer, der er foretaget vedskoleårets begyndelse, og anvendes til at styre efter, men giver ikke nødvendigvis et billede af defaktisk gennemførte timer ved skoleårets afslutning.Flere landsdækkende undersøgelser af folkeskolens planlagte timetal viser, at det efter lovændringer-ne har været en stor udfordring for skolerne at planlægge og indberette timetallene korrekt. Under-søgelserne viser, at selvom det planlagte timetal på landets folkeskoler generelt har været stigendesiden 2003, er det i relation til konkrete fag, fagblokke og klassetrin en generel udfordring at få plan-lagt eller indberettet i overensstemmelse med de gældende regler.Arbejdsgruppens drøftelser har vist, at det særligt er følgende forhold, der har medført udfordringermed planlægning og indberetning:1. Nogle skoler og kommuner er ikke i tilstrækkelig grad opmærksomme på bestemmelserne,nogle har misforstået dem, og nogle kommuner følger ikke aktivt op på, om skolernes plan-lægning og indberetning lever op til bestemmelserne.2. Reglerne er komplekse. Det gælder især generationsprincippet. Udfordringerne omkring reg-lernes kompleksitet og den tilhørende vejledningsudfordring er i de senere år blevet forstær-ket af, at skolerne har skullet indfase ekstra timer i specifikke fag - nogle gange med megetkort varsel. Bekendtgørelsen om indfasning af ekstra dansktimer i indskolingen i skoleårene2006/07 – 2008/09 kom således først i november 2006. En del skoler har i denne forbindel-se haft den opfattelse, at indfasningen skulle starte senere, end den reelt skulle.3. Der er mangelfuld understøttelse af skolernes planlægnings- og indberetningsopgave fra deskoleadministrative systemers side, hvilket bl.a. foranlediger mangler i dataoverførslerne frade skoleadministrative systemer til UNI•Cs indberetningssystem. Undervisningsministerietstiller UNI•Cs indberetningssystem til rådighed, men tilbyder ikke it-understøttelse til sko-lernes planlægning af timetal og overholdelse af minimumstimetallet over den treårige perio-de.For at udfordringerne med planlægning og indberetning af timetal kan imødekommes fremover, erdet nødvendigt at have fokus på de tre ovenstående forhold.

Arbejdsgruppen har opstillet en række anbefalinger, der skal søge at imødekomme udfordringernemed planlægning og indberetning af timetal. Nedenfor beskrives arbejdsgruppens vigtigste anbefa-linger.Arbejdsgruppen anbefaler, at Undervisningsministeriet tager følgende initiativer:1. Undervisningsministeriet foretager en revision af den skriftlige vejledning til timetalsbe-kendtgørelsen med fokus på, at vejledningen opleves som mere overskuelig og målrettet afbrugerne.2. Undervisningsministeriet sætter fokus på regler og vejledning om timetal via en årlig infor-mationsindsats samt forbedrer vejledningen via uvm.dk.3. Undervisningsministeriet sikrer, at UNI•Cs indberetningssystem videreudvikles, således atskolerne automatisk får et bagudrettet og fremadrettet overblik over planlagte timetal set iforhold til de treårige generationsperioder.4. Undervisningsministeriet udvikler et katalog over fagbetegnelser for samtlige folkeskolensfag, som kommunalbestyrelsen er forpligtet til at anvende ved indberetning af planlagte un-dervisningstimer.På nationalt niveau anbefaler arbejdsgruppen således, at Undervisningsministeriet tager initiativer påto områder: styrkelse af vejledningsindsatsen og forbedret systemunderstøttelse af indberetningen.Arbejdsgruppen anbefaler, at kommunerne tager følgende initiativer:1. Kommunerne sætter øget fokus på korrekt planlægning og indberetning af planlagte timetal,eksempelvis gennem en klar og entydig opgave- og ansvarsfordeling på området.2. Kommunerne godkender skolernes indberetninger af planlagte timetal, hvilket kan ske elek-tronisk.3. Kommunerne anvender kvalitetsrapporten aktivt til at informere og skabe dialog om planlag-te timetal.4. Kommunerne går i dialog med leverandørerne af de skoleadministrative systemer for at sik-re, at systemerne understøtter opgaven med at planlægge og indberette timetal. KL bør facili-tere denne dialog.På kommunalt niveau anbefaler arbejdsgruppen således, at kommunerne tager initiativer, der sikrerøget fokus på korrekt planlægning og indberetning, herunder at kommunerne godkender skolernesindberetninger af planlagte timetal samt anvender kvalitetsrapporterne til at skabe dialog om timetal.Det anbefales ligeledes, at kommunerne - faciliteret af KL - går i dialog med leverandørerne af deskoleadministrative systemer med henblik på udvikling af systemerne.Arbejdsgruppens øvrige anbefalinger samt udfoldelse af de ovenstående anbefalinger findes i kapitel3, 4 og 5. I bilag 3 findes en samlet oversigt over arbejdsgruppens anbefalinger.Arbejdsgruppen vurderer, at gennemførelse af de nationale og kommunale initiativer, der er inde-holdt i arbejdsgruppens anbefalinger, vil kunne imødekomme en stor del af de problemer, der harværet med planlægning og indberetning af planlagte timetal. Dog gør arbejdsgruppen opmærksom

1.3. Afgrænsning og metode1.3.1. Afgrænsninger og præciseringer i forhold til arbejdsgruppens kommissoriumArbejdsgruppen har i forbindelse med arbejdet fundet det nødvendigt at foretage en række konkreteafgræsninger og præciseringer i forhold til det foreliggende kommissorium.For det første finder arbejdsgruppen, at det i forhold til kommissoriet bør præciseres, at drøftelserneom timetal alene har fokuseret på almindelige folkeskoler. Det betyder, at de folkeskoler, der harstatus som specialskoler, ikke har været genstand for arbejdsgruppens drøftelser.For det andet finder arbejdsgruppen, at det er væsentligt at pointere, at selvom skolerne fra og medskoleåret 2010/11 foretager alle tænkelige forbedringer i relation til både planlægning og indberet-ning af timetallene, så kan tidligere års planlægning og indberetningsfejl have indflydelse på, om sko-len i den samlede treårige periode – eksempelvis 2008/09-2010/11 – har planlagt og indberettet ettilstrækkeligt antal timer i forhold til reglerne om minimumstimetal.For det tredje er det væsentligt at understrege, at kommissoriet ikke lægger op til en drøftelse af ind-holdet af gældende bestemmelser og regler om folkeskolens undervisningstimer. På trods heraf harflere af arbejdsgruppens medlemmer ønsket at anføre, at en anerkendelse af denne grundlæggendepræmis ikke er ensbetydende med, at medlemmerne i almindelighed er ukritiske overfor lovgrundla-get på dette område. KL har således fremhævet, at bestemmelserne om minimumstimetal bør afskaf-fes. KL mener ikke, at minimumstimetal er et hensigtsmæssigt redskab til at sikre, at alle elever får etstørre udbytte af undervisningen, og denne måde at lave lovgivning på fremmer ikke den fleksibleskole, som alle parter omkring folkeskolen ønsker. De seneste års bestemmelser om at øge timetalleti bestemte fag svækker ifølge KL muligheden for fleksibel planlægning yderligere. Børne- og Kultur-chefforeningen og de tre kommuner, der har deltaget i arbejdsgruppen, har erklæret sig enige i KL’sbemærkning.

år har udtrykt interesse for udviklingen i folkeskolens timetal og for de aktuelle udfordringer i for-hold til planlægning og indberetning.MetodeArbejdsgruppens kortlægning og analyse af udfordringerne i relation til vejledning og systemunder-støttelse af planlægning og indberetning af timetal tager afsæt i en række skriftlige kilder, der beskri-ver de formelle rammer for planlægning og indberetning af folkeskolens planlagte timetal.De skriftlige kilder, der beskriver rammerne for vejledingen, er primært beskrevet af Undervis-ningsministeriet, mens beskrivelserne af systemunderstøttelsen er udarbejdet af Undervisningsmini-steriet, herunder UNI•C, samt eksterne it-leverandører.Der er på det kommunale niveau ikke tradition for en høj grad af skriftlighed omkring de lokaleprincipper eller procedurer, der gælder i relation til planlægning og indberetning af planlagte timetal.For at afdække kommunernes praksis på dette område, herunder samspillet mellem de kommunaleaktører på skoleområdet og de private it-leverandører, har det været nødvendigt at supplere det rela-tivt sparsomme skriftlige materiale på forskellig vis. Der er gennemført følgende interview, mundtli-ge præsentationer og teknikermøder:••De to systemleverandører – KMD og Tabulex – har bidraget med mundtlige præsentationerfor arbejdsgruppen den 15. april 2010.Arbejdsgruppens sekretariat har besøgt Vibeholmskolen i Ishøj Kommune og interviewetskolelederen den 29. april 2010 og har i løbet af april-maj 2010 haft gentagne samtaler medkontorchefen i Center for Børn og Undervisning, Ishøj Kommune.Dele af arbejdsgruppen, herunder repræsentanter fra skoler i de tre deltagende kommuner,deltog i et teknikergruppemøde den 18. maj 2010 Teknikergruppen drøftede de mere detal-jerede aspekter af systemunderstøttelsen.

ringen i klassens tid på alle klassetrin samt den praktisk-musiske fagblok på mellemtrin og udsko-ling.4Manglende overholdelse af minimumstimetallene på skolerne er af varierende omfang. Det vil sige,at antallet af timer, der burde være planlagt, kan omhandle nogle få timer for en enkelt klasse ellervære et mere generelt problem for flere klasser.På baggrund af de timetal, som skolerne validerede i januar-februar 2010, har UNI•C Statistik &Analyse opgjort, at der i de fire generationsperioder er mellem to og 18 skoler, der samlet set forskolen ikke har planlagt med et tilstrækkeligt timetal i forhold til det samlede minimumstimetal. Alleøvrige folkeskoler har samlet set planlagt med et timetal, der ligger over det samlede minimumstime-tal. En del skoler heraf har, som tabellen beskriver, dog ikke planlagt med en korrekt timetalsforde-ling i forhold til fag og fagblokke samt klassetrin.Undervisningsministeriet, herunder Skolestyrelsen, har indtil nu afsluttet opfølgningen på UNI•Csførste timetalsundersøgelse. Opfølgningen på første undersøgelse af timetallene for perioden2003/04 - 2005/06 har vist, at forkert indberetning af de planlagte undervisningstimer i mange til-fælde kan forklare tilsyneladende overtrædelse af reglerne om minimumstimetal. Skolestyrelsen harsåledes konstateret, at der i ca. 69 pct. af de tilfælde, hvor skolerne ifølge UNI•Cs første undersøgel-se havde planlagt med færre undervisningstimer end minimumstimetallene, var tale om fejlindberet-ninger eller tilfælde, hvor skolerne havde planlagt med for få timer, men dog kunne redegøre for, atde havde afholdt de lovpligtige timetal. De resterende 31 pct. omhandlede tilfælde, hvor skolernehavde overtrådt minimumstimetallene. Opfølgningen på de tre seneste undersøgelser er under udar-bejdelse og forventes afsluttet i oktober 2010. Herefter vil det være muligt at afgøre, om der er taleom planlægningsfejl eller fejlindberetninger.

3.1. Opgaver og ansvar i relation til planlægning og indberetning af planlagteundervisningstimerFolkeskolen er et kommunalt ansvar, og kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for atfastlægge mål og rammer for skolernes virksomhed. Folkeskolelovens bestemmelser om styrelsen afdet kommunale skolevæsen giver klare retningslinjer for ansvarsfordelingen mellem de kommunaleaktører på skoleområdet. Det gælder også i forhold til planlægning og indberetning af planlagte time-tal.Det følger således af folkeskolelovens § 2, stk. 2, at:”Denenkelte skoles leder har inden for rammerne af lovgivningen og kommunalbestyrelsens og skolebestyrelsens be-slutninger ansvaret for undervisningens kvalitet i henhold til folkeskolens formål, jf. § 1, og fastlægger undervisningensorganisering og tilrettelæggelse.”I medfør af ovenstående bestemmelse i folkeskoleloven sker udmøntningen af lovgivningen omundervisningstimer i et tæt samspil mellem de kommunale aktører på skoleområdet. Der er såledesfølgende formelle ansvarsfordeling mellem kommunalbestyrelsen, skolebestyrelsen og skolelederen:•••

Folkeskoleloven lægger således op til, at skolelederen, indenfor rammerne af lovgivning og de be-slutninger, der er truffet af kommunalbestyrelse og skolebestyrelse, har ansvar for at sikre en korrektplanlægning og indberetning af skolens planlagte undervisningstimetal. Det gælder også i tilfælde,hvor skolelederen i praksis har uddelegeret hele eller dele af opgaven til skolens administrative med-arbejdere.Styringsmodellen på folkeskolens område indebærer, at kommunalbestyrelsen har en forpligtelse tilløbende at følge de kommunale skolers virksomhed, eksempelvis gennem tilvejebringelse af relevantinformation der kan styrke kommunalbestyrelsernes mulighed for at varetage deres ansvar for folke-skolen. Den kommunale kvalitetsrapport, som kommunalbestyrelsen udarbejder en gang om året,indeholder blandt andet en beskrivelse af antallet af planlagte undervisningstimer på kommunensfolkeskoler.

Undervisningsministeriet fører et såkaldt ulovbestemt overtilsyn (ressorttilsyn) med, om lovgivnin-gen inden for ministeriets område overholdes. Det gælder blandt andet overholdelsen af reglerne omminimumstimetal. Den årlige grundskoleindberetning til Undervisningsministeriet, der varetages afUNI•C, og som kommunens skoler har pligt til at indsamle oplysninger til, udgør et vigtigt element itilsynet. Skolestyrelsen varetager ansvaret for dele af dette tilsyn.Undervisningsministeriet, herunder Skolestyrelsen, kan som led i sit tilsyn underrette de kommunaletilsynsmyndigheder om konstaterede ulovligheder i forhold til reglerne. De kommunale tilsynsmyn-digheder har kompetence til at gribe ind med sanktioner over for kommuner, der ikke overholderminimumstimetallene, jf. den kommunale styrelseslov.53.1.1. Udfordringer i relation til kommunal organisering af opgaver vedrørende planlægningaf og opfølgning på minimumstimetalArbejdsgruppen har drøftet, hvordan samspillet mellem de kommunale aktører på skoleområdetfungerer, når det gælder planlægning og indberetning af folkeskolens timetal.I den forbindelse har arbejdsgruppen undersøgt, hvordan samspillet mellem de kommunale aktørerer organiseret i Ishøj Kommune, der er en af de få kommuner i landet, der ikke har haft problemer irelation til planlægning og indberetning af de planlagte undervisningstimer. Nedenstående boks in-deholder et eksempel på planlægning og indberetning af planlagte timer fra en skole i Ishøj Kom-mune og kan bidrage til forståelsen af, hvad der kan have betydning for korrekt planlægning og ind-beretning.Boks 1: Eksempel fra Ishøj Kommune, VibeholmskolenI Ishøj Kommune er der en klar ansvarsfordeling i forhold til opgaven med planlægning og indberetningaf planlagte timetal. Både kommunalbestyrelse og forvaltning har fokus og opmærksomhed på timeforde-lingen. Kommunens timefordelingsplan tager udgangspunkt i de vejledende timetal, som justeres i forholdtil lokale prioriteringer i kommunen.Skolen laver sin individuelle timefordeling på baggrund af forvaltningens udmeldte timefordelingsplan.Skolen anvender ikke sit skoleadministrative system til denne planlægningsopgave, men anvender et ske-ma, som skolen selv har udviklet. Timefordelingen tager i sig selv ikke højde for fleksibel tilrettelæggelse afundervisningen, men lærerne kan efterfølgende selv organisere undervisningen mere fleksibelt, idet demed timefordelingen har en ramme for, hvor mange timer de skal give i de forskellige fag.I forhold til indberetningen af planlagte timer tilUNI•Char forvaltningen i forbindelse med indfasningenaf de nye timetalsregler haft fokus på at kvalitetssikre de indberettede data. Opgaven har fået opmærk-somhed, og der er skabt en bevidsthed på skolerne om, at intern kontrol er både nødvendig og vigtig,inden undervisningstimetallene bliver endeligt godkendt og indsendt tilUNI•C.

3.1.2. Forslag til løsninger i relation til kommunal organisering af opgaver vedrørende plan-lægning af og opfølgning på minimumstimetalArbejdsgruppen har drøftet, hvad der kan gøres for at sikre et velfungerende samspil mellem dekommunale aktører på skoleområdet om de planlagte undervisningstimetal.Der er i arbejdsgruppen enighed om, at der ikke kan peges på én model, der kan anbefales anvendtaf alle kommuner for at styrke samspillet og sikre en korrekt planlægning og indberetning. Arbejds-gruppen har drøftet forskellige modeller med henblik på at styrke korrekt planlægning og indberet-ning af timetal. Blandt andet har arbejdsgruppen drøftet et forslag om, at kommunerne skal afklare,hvilke procedurer der skal gælde for at sikre en tidlig kontrol og kvalitetssikring af de planlagte time-tal, som skolerne påtænker at indberette til Undervisningsministeriet via UNI•Cs indberetningssy-stem. Der har ikke været enighed i arbejdsgruppen om at anbefale dette.1. Arbejdsgruppen anbefaler, at alle kommuner sætter fokus på korrekt planlægning og indbe-retning af timetal og sikrer, at skolerne opfylder lovgivningens krav til planlagte undervis-ningstimetal. Dette kan eksempelvis ske gennem en klar og entydig opgave- og ansvarsforde-ling.2. Arbejdsgruppen anbefaler, at kommunerne elektronisk godkender skolernes indberetning afplanlagte timetal i UNI•Cs indberetningssystem.3. Arbejdsgruppen har også drøftet, om blandt andet kvalitetsrapporten kan bruges mere mål-rettet for at sikre relevant information til kommunalbestyrelsen om de planlagte undervis-ningstimer. Arbejdsgruppen opfordrer til, at kommunerne anvender kvalitetsrapporten til ak-tivt at informere og skabe dialog om de planlagte timetal og kommunens overholdelse af mi-nimumstimetallene.4. Ligeledes kan kommunerne anvende eksisterende lokale kvalitetsudviklings- og resultatsty-ringsredskaber som et middel til at sætte fokus på korrekt planlægning og indberetning aftimetal.

3.2. OpsamlingDet fremgår af kapitlet, at den formelle opgave- og ansvarsfordeling i relation til planlægning ogorganisering af folkeskolens timetal fremgår tydeligt af folkeskoleloven.Folkeskoleloven lægger således op til, at skolelederen, inden for rammerne af lovgivningen og debeslutninger, der er truffet af kommunalbestyrelse og skolebestyrelse, har ansvar for at sikre en kor-rekt planlægning og indberetning af skolens planlagte timetal.Styringsmodellen på folkeskolens område indebærer tillige, at kommunalbestyrelsen har en forplig-telse til løbende at følge de kommunale skolers virksomhed, eksempelvis gennem tilvejebringelse afrelevant information der kan styrke kommunalbestyrelsernes mulighed for at varetage deres ansvarfor folkeskolen.Arbejdsgruppen anbefaler, at alle kommuner sætter fokus på korrekt planlægning og indberetning aftimetal og sikrer, at skolerne opfylder lovens krav til planlagte undervisningstimetal. Dette kan ek-sempelvis ske gennem en klar og entydig opgave- og ansvarsfordeling og ved, at kommunerne elek-tronisk godkender skolernes indberetning af planlagte timetal i UNI•Cs indberetningssystem.Arbejdsgruppen opfordrer til, at kommunerne anvender kvalitetsrapporten til aktivt at informere ogskabe dialog om de planlagte timetal og kommunernes overholdelse af minimumstimetallene. Lige-ledes kan kommunerne anvende eksisterende lokale kvalitetsudviklings- og resultatstyringsredskabersom middel til at sætte fokus på korrekt planlægning og indberetning af timetal.

4.1. Nuværende regler og vejledning om timetal og herunder minimumstimetalUndervisningsministeriet er ansvarlig for at udstede og fortolke regler og yde vejledning i relation tilreglerne om timetal i folkeskolen, herunder minimumstimetal.6Skolestyrelsen yder forskellige formerfor vejledning i forbindelse med tilsynet med minimumstimetal. UNI•C yder vejledning i relation tilindberetning af timetallene.7Boks 2: Regler og vejledning om undervisningstimetalReglerne om undervisningstimetal og herunder minimumstimetal findes i folkeskoleloven, jf. lovbe-kendtgørelse nr. 593 af 24. juni 2009, og i timetalsbekendtgørelsen, jf. bekendtgørelse nr. 1131 af 15.november 2006 om timetal i folkeskolen for skoleårene 2006/07-2010/11 samt efterfølgende skoleår.Vejledning om undervisningstimetal i folkeskolen findes i vejledning til timetalsbekendtgørelsen, jf.vejledning nr. 9888 af 20. september 2007. Herudover yder Undervisningsministeriet vejledning ved atbesvare telefoniske spørgsmål og henvendelser pr. mail om forståelsen af reglerne, samt har et opslag påuvm.dk, der samler regler og vejledning om timetal.Vejledning om regler om timetal anvendes både på kommunalt niveau og på skoleniveau, og målgrup-pen for vejledningen er således kommunale forvaltninger og skoleledelse.

Boks 3: Rammer for planlægning af timetal - før og nuRammerne for skolernes planlægning af timetal blev ændret i 2003.Frem til 1. august 2003 blev timetallet i folkeskolen beregnet som et antal ugentlige undervisningslektio-ner á 45 minutter i 40 skoleuger pr. år (med i alt 200 skoledage). Der var ikke krav til en bestemt forde-ling af undervisningstimer på forskellige fag eller fagblokke, men blot at eleverne i alle obligatoriske fagskulle modtage mindst én ugentlig lektion.Efter 1. august 2003 opgøres timetallet i årlige undervisningstimer á 60 minutter (årlige klokketimer).Der blev desuden fastsat en bestemt fordeling af undervisningstimer for forskellige fag og fagblokke,som skolerne som minimum skal planlægge med for hver elevårgang i en treårig periode. Princippet omtreårige perioder for hver elevårgang kaldes generationsprincippet.Baggrunden for ændringerne var, at folkeskoleforligskredsen i 2002 besluttede, at det var hensigtsmæs-sigt at indføre en mere fleksibel time-, uge- og årsplanlægning, for at folkeskolens undervisning kunnetilpasses den enkelte elevs forudsætninger og interesser. Reglerne om timetal retter sig ikke mod denenkelte elev og antallet af timer, som den enkelte elev har krav på, men beskriver i stedet det antal plan-lagte undervisningstimer, der skal være til rådighed for den enkelte klasse.1Reglerne om timetal skal desuden bidrage til at sikre en fremadrettet planlægning og styring af skolensressourcer. Ud fra en styringsmæssig betragtning er det væsentligt, at skolerne ved skoleåret begyndelsehar overblik over de planlagte undervisningstimer i de enkelte fag, fagblokke og klassetrin. De planlagtetimetal er på samme måde som et budget udtryk for de prioriteringer, der er foretaget ved skoleåretsbegyndelse og anvendes til at styre efter, men giver ikke nødvendigvis et billede de faktisk gennemførtetimer ved skoleårets afslutning.Note 1: Det fremgår af vejledning om undervisningstimetal i folkeskolen, kapitel 9, at ”Minimumstimetaler ikke en rettighedfor den enkelte elev (…) Skolen er imidlertid kun forpligtet til at give et samlet undervisningstilbud inkl. tilbudsfag således, at der for densamlede klasse er planlagt et undervisningstilbud inden for den enkelte fagblok, der mindst svarer til minimumstimetallet.”

de fag, er at betragte som supplerende undervisning. Det er op til kommunerne selv at beslutte, omde vil give den supplerende undervisning.8På samme måde som folkeskolelovens § 5 angiver, hvilke fag der er obligatoriske (herunder tilbuds-fag) på hvilke klassetrin, angives det i folkeskolelovens § 9, hvilke valgfag der kan tilbydes elevernepå 8. og 9. klassetrin, og at eleverne på 8. og 9. klassetrin skal vælge mindst et valgfag eller tilbudsfag.Valgfag er teknisk placeret under de praktisk-musiske fag, og det betyder, at skolens valgfag, uansetom de er af praktisk-musisk karakter, opgøres i denne fagblok. Valgfag i tysk eller fransk skal fx tæl-les med i fagblokken for de praktisk-musiske fag.Det angives i § 9, at der skal tilbydes eleverne valgfag svarende til mindst 120 undervisningstimerårligt. Det betyder, at eleven skal have mulighed for at melde sig til valgfag i et omfang, der svarer tilmindst 120 timer pr. år. Disse lektioner kan godt anvendes af elever fra såvel 8. som 9. klasse. Det ergrunden til, at der er afsat 60 timer for hvert klassetrin i den vejledende timefordelingsplan.Med andre ord angiver § 9 ikke, hvor mange timer der skal planlægges med eller afholdes i valgfage-ne, men blot at der skal planlægges med og afholdes timer i valgfagene på 8. og 9. klassetrin. Påsamme måde som for obligatoriske fag og tilbudsfag skal der gives tilstrækkelig mange timer til, atundervisningen kan leve op til målene i bekendtgørelsen om Fælles Mål.

4.2. Udfordringer ved vejledning om regler om timetalArbejdsgruppen har peget på, at reglerne om timetal og i særdeleshed om minimumstimetal er kom-plicerede. Det gælder ikke mindst i forhold til generationsprincippet, indfasningen af nye krav omminimumstimetal samt sammenhængen mellem minimumstimetal og vejledende timetal.9Reglernes kompleksitet og det forhold, at det som er hovedregel skolerne, der i praksis fortolker ogimplementerer reglerne om timetal i deres planlægning af undervisningstimer, medfører nogle vej-ledningsmæssige udfordringer, som er beskrevet nedenfor.Arbejdsgruppen har fokuseret på den vejledningsindsats, som er permanent og tilgængelig for alle.Derfor er fokus rettet mod den generelle vejledning som eksempelvis den løbende vejledning påministeriets hjemmeside og den skriftlige vejledning til bekendtgørelsen. Arbejdsgruppen har ikkefokuseret på den individuelle vejledning, som finder sted, når eksempelvis Undervisningsministerietskriftligt og mundtligt besvarer henvendelser fra skoler og kommuner.

Lovforslag L 120, der er vedtaget af Folketinget den 6. maj 2010 (Lov om ændring af lov om folkeskolen nr. 486 af11.05.2010) og træder i kraft den 1. august 2010, indeholder bl.a. bestemmelser om fakultativ undervisning på tidligereklassetrin end de gældende regler om obligatorisk undervisning. Arbejdsgruppen har ikke drøftet de specifikke udfor-dringer, der kan være i relation til lovændringen, men lovændringen vurderes ikke at have indvirkning på reglerne omminimumstimetal.9Sammenhængen mellem minimumstimetal og vejledende timetal er særligt vanskelig at gennemskue, når det tages ibetragtning, at kravene til undervisningen i bekendtgørelsen om Fælles Mål er fastsat med udgangspunkt i de vejledendetimetal. For at skolernes undervisning kan leve op til målene i Fælles Mål, er det således ikke tilstrækkeligt at leve op tilreglerne om minimumstimetal.

Udfordringer ved den generelle vejledningsindsatsArbejdsgruppen oplever, at den skriftlige information fra Undervisningsministeriet er dækkende.Samtidig påpeger arbejdsgruppen, at der er forbedringspotentialer i forhold til kommunikationen tilmålgruppen.1. Arbejdsgruppen oplever kommunikationen om vejledning som en udfordring.a. Der er generelt ikke klarhed om, hvilke kommunikationskanaler der kan sikre, at in-formationen modtages af de relevante målgrupper, og der er tilfælde, hvor kommu-nikationen ikke kommer frem til den rigtige adressat.b. Vigtigheden af informationen om timetal er ikke kommunikeret tilstrækkeligt klart.2. Arbejdsgruppen påpeger desuden, at Undervisningsministeriets hjemmeside uvm.dk ikkefungerer tilstrækkeligt godt i relation til oplysninger om timetal. Eksempelvis fungerer søge-funktionen ikke optimalt i forhold til at finde den relevante information og vejledning omtimetal, alt relevant materiale er ikke samlet, og kontaktoplysninger på relevante medarbejde-re ikke er tilgængelige. På baggrund af arbejdsgruppens drøftelser er der allerede igangsat til-tag i forhold til at forbedre de pågældende forhold ved hjemmesiden. Eksempelvis er søge-funktionen optimeret i forhold til søgninger på timetal, ligesom der er igangsat et arbejdemed at samle alt relevant materiale om timetal og påføre kontaktoplysninger.3. Arbejdsgruppen ser det som en udfordring at få et overblik over sammenhængen mellemreglerne om timetal og andre regler på folkeskoleområdet, der også regulerer planlægningenaf timetal. Det drejer sig eksempelvis om regler om obligatoriske fag på bestemte klassetrin,valgfag og tilbudsfag, samt Fælles Mål. Dette er særligt gældende i forhold til nye skoleledereog andre nye brugere, der ikke har fået en løbende information om ændringer i reglerne.Udfordringer ved den skriftlige vejledning til timetalsbekendtgørelsenArbejdsgruppen oplever grundlæggende den skriftlige vejledning til timetalsbekendtgørelsen somgod og fyldestgørende. Vejledningen beskriver den nye timetalsmodel grundigt og forklarer, hvorle-des skolerne skal opgøre timetallet i forhold til minimumstimetallene og forskellige typer undervis-ningsaktiviteter. Vejledningen giver desuden svar på nogle typiske spørgsmål i relation til reglerneom timetal. Arbejdsgruppen understreger samtidig, at der stadig er forbedringspotentialer i forholdtil den skriftlige vejledning.1. Arbejdsgruppen betragter det som en udfordring, at den skriftlige vejledning generelt ikkeopleves som tilstrækkelig overskuelig og målrettet af de kommunale forvaltninger og skolele-dere. Vejledningen opleves ikke som tilstrækkelig operationel for skolerne, som ofte har be-hov for hjælp til at fortolke vejledningen og reglerne.2. Det er også en udfordring, at vejledningen ikke tydeliggør, hvordan timefordelingsplanerne,der er vedlagt som bilag til timetalsbekendtgørelsen, skal anvendes. Det er ikke gjort klart, atskolerne ikke alene kan basere deres planlægning på timefordelingsplanerne, som ikke inde-holder alle informationer. Eksempelvis fremgår indfasningen af nye minimumstimetal ikketydeligt.

4.3. Forslag til løsninger vedrørende vejledning om regler om timetalPå baggrund af ovenstående udfordringer har arbejdsgruppen følgende anbefalinger til, hvorledes dekan imødekommes.Ændringer i den generelle vejledningsindsats1. Det anbefales, at Undervisningsministeriet fastsætter klare rammer og procedurer for, hvor-dan den løbende information om ændringer i regler og tilhørende vejledning kommunikerestil målgruppen fremover, herunder hvor ofte og hvordan informationsmateriale bliver ud-sendt. Arbejdsgruppen peger på, at det tydeligt bør fremgå, hvem der har modtaget informa-tionen, og at følgende generelt bør modtage informationsmateriale om ændringer:•Alle folkeskoler (hovedemailadresse)•Alle kommuner (hovedemailadresse)•Børne- og Kulturchefforeningen•KL•Leverandører af skoleadministrative systemer (pt. KMD og Tabulex).2. Det anbefales, at Undervisningsministeriets vejledning via ministeriets hjemmeside forbed-res, herunder anbefales en forbedring af søgefunktionen, en samling af relevant materiale påen temaside om timetal og påføring af kontaktoplysninger på relevante medarbejdere.103. Det anbefales, at Undervisningsministeriet overvejer, hvordan der opnås en sammenhæn-gende beskrivelse af reglerne om timetal og andre regler på folkeskoleområdet, der også re-gulerer planlægningen af timetal, som eksempelvis regler om obligatoriske fag på bestemteklassetrin og Fælles Mål. Dette er særligt relevant i forhold til nye brugere.4. Det anbefales, at Undervisningsministeriet, herunder Skolestyrelsen og UNI•C, laver en årliginformationsindsats, hvor der sættes fokus på regler og vejledning om timetal. Informations-indsatsen bør være todelt. Første del retter sig mod skolernes planlægningsfase og gennem-føres i det tidlige forår. Anden del retter sig mod skolernes indberetningsfase og gennemfø-res i sensommeren.Ændringer i den skriftlige vejledning til timetalsbekendtgørelsen1. Det anbefales, at Undervisningsministeriet foretager en revision af den skriftlige vejledningtil timetalsbekendtgørelsen. Revisionen bør have fokus på at forbedre formidlingen, såledesat vejledningen opleves som mere operationel, overskuelig og målrettet af brugerne, eksem-pelvis ved at inkludere flere og mere praksisnære eksempler, ved at udfolde forklaringen afanvendelsen af timefordelingsplaner samt ved at udfolde generationsprincippet, som er cen-tralt for forståelsen af reglerne.2. Det anbefales, at Undervisningsministeriets revision indebærer, at vejledningen testes afkommunale forvaltninger og skoleledere, samt at de relevante høringsparter får et udkast tilvejledningen i høring.10

4.4. Opsamling på Undervisningsministeriets regler og vejledning om timetalDet fremgår af kapitlet, at Undervisningsministeriets generelle vejledningsindsats og den skriftligevejledning om undervisningstimetal er dækkende, men arbejdsgruppen påpeger, at der er forbed-ringspotentialer og udfordringer. Udfordringerne hænger blandt andet sammen med, at reglernegenerelt er komplicerede, og at nogle kommuner og skoler har oplevet, at den skriftlige vejledningom reglerne ikke er tilstrækkelig overskuelig og målrettet i forhold til brugerne.Arbejdsgruppen anbefaler, at Undervisningsministeriet søger at imødekomme denne udfordring vedat revidere den skriftlige vejledning til timetalsbekendtgørelsen med fokus på, at vejledningen ople-ves som mere operationel, overskuelig og målrettet af brugerne. I forbindelse med revisionen testesvejledningen af kommunale forvaltninger og skoleledere, og relevante høringsparter får udkast tilvejledningen i høring.Det fremgår ligeledes, at der er udfordringer ved Undervisningsministeriets generelle vejledningsind-sats. Der har været et behov for en mere systematisk og repeterende vejledningsindsats om reglerneog ændringer af reglerne. Desuden kan det være vanskeligt for skolerne at få et sammenhængendeoverblik over alle de bestemmelser, der regulerer skolernes planlægning af timetal. Ligeledes har detværet en udfordring at sikre, at de relevante målgrupper modtager informationen og tydeligt gøresopmærksomme på informationens betydning.Arbejdsgruppens vurdering er derfor, at der er et behov for generelt at være opmærksom på, hvor-dan der kommunikeres til de kommunale forvaltninger og skoleledere. Det anbefales, at Undervis-ningsministeriet fastsætter procedurer for, hvordan der informeres om ændringer i regler og tilhø-rende vejledninger. Desuden skal det overvejes, hvordan der kan opnås en sammenhængende be-skrivelse af regler om timetal og andre regler, der har betydning for planlægningen af timetal. Ar-bejdsgruppen anbefaler ligeledes, at Undervisningsministeriets vejledningsindsats via uvm.dk forbed-res, herunder at søgefunktionen forbedres, og at der oprettes en temaside om timetal. Endelig børvejledningsindsatsen sætte fokus på regler og vejledning om timetal via en årlig informationsindsats,der er systematisk tilpasset de kendte tidspunkter, hvor skolerne planlægger og indberetter timetal.

5.1. Nuværende system- og redskabsstruktur i forhold til timetalDen nuværende systemunderstøttelse består grundlæggende af to typer it-systemer, hhv. de skole-administrative systemer og UNI•Cs indberetningssystem.•De skoleadministrative systemerudbydes af it-leverandørerne KMD (Matrix) og Tabulex (Trio).Systemerne anvendes til skolernes administration og planlægning. Der kan overføres data frade skoleadministrative systemer til UNI•Cs indberetningssystem.•UNI•Cs indberetningssystemer en del af et nationalt indberetningssystem, hvor skolerne hvertår indberetter data til grundskoleindberetningen, herunder skoleårets planlagte timetal.Arbejdsgruppens fokus på den tekniske understøttelse af planlægningen af timetal i forhold til mini-mumstimetallene har synliggjort, at der som supplement til de skoleadministrative systemer også erudvikletlokale redskabertil styring og planlægning af timetal. Eksempelvis udvikler skoleledere ikommunerne sådanne redskaber, fordi de vurderer, at de skoleadministrative systemer ikke opfylderderes behov i planlægningsøjemed. Årsagen til dette er blandt andet, at de skoleadministrative sy-stemer ikke opleves som fleksible og ikke muliggør en treårig planlægning. Når de lokale redskaberanvendes til planlægning af timetal, indberettes planlagte timer til UNI•C ved enten at taste timetaldirekte i UNI•Cs indberetningssystem eller at overføre data fra de lokale redskaber til de skoleadmi-nistrative systemer og derefter videre til UNI•Cs indberetningssystem.

5.2.1. Udfordringer ved de skoleadministrative systemer og tilhørende vejledningNedenfor beskrives de primære udfordringer i relation til de skoleadministrative systemers under-støttelse af skolernes planlægning og indberetning af undervisningstimer. Beskrivelsen er baseret påsystemernes funktionaliteter i foråret 2010.Systemtekniske udfordringerArbejdsgruppen peger på, at anvendelse af de skoleadministrative systemer kan medvirke til, at sko-lerne ikke får indberettet korrekt.Risikoen for fejlindberetninger ved anvendelse af systemet skyldes bl.a., at de lovgivningsmæssigekrav om minimumstimetal er ikke fuldt integreret i de skoleadministrative systemer og deres advar-selsmekanismer. Skolerne kan derfor ikke anvende systemerne til at validere deres planlægning i for-hold til kravene om minimumstimetal.Fejlene kan opstå både i planlægningsfasen og indberetningsfasen. Planlægningsfejl opstår typisk,fordi:1. Systemerne ikke indeholder (alle) oplysninger om minimumstimetal, og eventuelle oplysnin-ger kan være forældede.2. Systemerne udelukkende kan anvendes til at planlægge for et år ad gangen og understøtterdermed ikke planlægning i forhold til det treårige generationsprincip. Systemerne advarer så-ledes heller ikke, hvis skolen planlægger med for få timer i forhold til minimumstimetallene.Indberetningsfejl er udtryk for fejlindberetninger, der sker på trods af, at der er planlagt med detfornødne antal timer. Denne type fejl opstå typisk, fordi:1. Systemerne ikke oplyser om, hvis skolen ikke har fået indberettet alle undervisningstimerf.eks. temadage, emneuger, lejrskoler. Dvs. at systemerne ikke oplyser, hvis der er planlagteundervisningstimer og undervisningsaktiviteter, som systemet ikke tager med i indberetnin-gen til UNI•C.2. Systemerne giver skolerne mulighed for at oprette fag med andre fagbetegnelser end folke-skolelovens fagrække, men advarer ikke, hvis dette resulterer i, at timerne i disse fag ikke tæl-les med under de relevante fagbetegnelser og dermed ikke overføres til UNI•C ved indberet-ningen.

2. At få kommunikeret tydeligt, at det er nødvendigt at følge vejledningen nøje for at opnå va-lide data og korrekt overførelse af data til UNI•C.3. At vejledningen i højere grad understreger og udfolder, hvilke konsekvenser i forhold tilplanlægningen og indberetningen af timetal som brugernes konkrete anvendelse af systemer-ne medfører. Eksempelvis at få kommunikeret betydningen af, hvis lokale fagbetegnelser ik-ke knyttes til de fagbetegnelser, der følger af folkeskoleloven.4. At leverandørerne sikrer systematisk vejledning af nye brugere af systemerne. Nye brugerehar en særlig udfordring i forhold til at opnå viden om, hvad systemerne kan.Kontraktmæssige udfordringerDe kontrakter, der er indgået mellem kommuner og leverandører i relation til de skoleadministrativesystemer, indeholder ikke en specifikation af, hvad systemerne skal kunne i relation til planlægningenog indberetningen af de planlagte timetal.12Det er indtrykket, at kommuner og skoler ikke oplever atkunne stole på systemerne, da de ikke har sikkerhed for, at systemerne er fuldstændig i overens-stemmelse med gældende regler. Den ene systemleverandør har imidlertid forsøgt at råde bod pådette på anden vis. KL og KMD har således en rammeaftale om, at KL mod betaling leverer videnom lovændringer, overenskomster mv. til KMD. Rammeaftalen har dog ikke medført, at KMD harfået justeret sit system, så det tager højde for alle de ændringer af minimumstimetallene, der er indfa-set i perioden 2006-2011. Den anden leverandør, Tabulex, har ikke ønsket denne aftale med KL oghar ingen af minimumstimetalskravene integreret i deres system.

5.2.2. Forbedringspotentialer i forhold til de skoleadministrative systemerSystemerne er som sagt et kontraktligt anliggende mellem kommuner og systemleverandørerneKMD og Tabulex. Konkrete ønsker til systemændringer, der kan forbedre understøttelsen af skoler-nes planlægning og indberetning af timetal, må drøftes i en dialog mellem systemleverandørerne ogkommuner. Arbejdsgruppen peger nedenfor på nogle systemtekniske og vejledningsmæssige forbed-ringspotentialer i de skoleadministrative systemer, som den finder kunne være hensigtsmæssige forkommunerne at drøfte med leverandørerne af de skoleadministrative systemer. Desuden peger ar-bejdsgruppen på forslag, der kan styrke den institutionelle og organisatoriske ramme for fremtidigsystemudvikling og systemunderstøttelse.Systemtekniske forbedringspotentialer1. Arbejdsgruppen anbefaler, at kommunerne - med afsæt i arbejdsgruppens forslag og facilite-ret af KL - går i dialog med systemleverandørerne for at sikre, at systemerne understøtteropgaven med at planlægge og indberette planlagte timetal. Arbejdsgruppen finder, at det vilvære hensigtsmæssigt:a. At udvikle systemerne, således at de indeholder funktionaliteter, som understøtterfremadrettet planlægning for treårige perioder.Her lægges kontrakterne fra de tre kommuner, der deltager i arbejdsgruppen, til grund. Således er ikke alle kontraktermellem kommuner og leverandører gennemgået. Dog kan oplyses, at Tabulex’ kontrakt er en standard end-user licensingagreement, hvor køber ikke forhandler indholdet med leverandøren.12

b. At systemernes advarselsmekanismer differentieres i forhold til advarsler relateret tilminimumstimetal og vejledende timetal. Det skal tydeligt fremgå af advarslerne, hvisder er tale om overtrædelse af lovgivningsmæssige krav om minimumstimetal - både irelation til de enkelte fagblokke og specifikke krav til enkelte fag.c. At systemerne udvikles således, at alle de undervisningstimer og undervisningsaktivi-teter, som skolerne opretter i systemerne – og som de ønsker talt med i skolens time-tal - skal tilknyttes et fag, der følger af folkeskolelovens fagrække. På denne måde,kan det i højere grad sikres, at alle undervisningstimer og undervisningsaktiviteteroverføres til UNI•C ved indberetningen. Såfremt der er timer og aktiviteter, der ikkebliver overført til UNI•C ved indberetningen, skal brugerne af systemerne have klarbesked om dette.d. At kommuner og skoler stiller krav til, at de skoleadministrative systemer er opdate-rede, således at eventuelle lovændringer er implementeret i systemerne, når skolernepåbegynder deres planlægning i foråret. Eksempelvis skal det kommende skoleårstimefordelingsplaner være opdateret, når planlægningen påbegyndes i foråret.

Vejledningsmæssige forbedringspotentialer1. Arbejdsgruppen finder, at det vil være hensigtsmæssigt, at kontrakten med leverandørernepræciserer, hvilke vejledningsforpligtigelser leverandøren har.2. Ligeledes vil det være hensigtsmæssigt, at leverandørerne af de skoleadministrative systemer ideres vejledningsindsats blandt andet fokuserer mere på at udbrede kendskabet til systemer-nes funktionaliteter samt udfolde, hvilke konsekvenser brugernes konkrete anvendelse af sy-stemerne medfører for planlægningen og indberetningen af timetal.Institutionelle rammer for fremtidig systemudvikling og systemunderstøttelseArbejdsgruppen peger på, at en yderligere institutionalisering af arbejdet for at sikre fuld integreringaf lovgrundlaget i de administrative systemer vil kunne forbedre systemernes understøttelse af sko-lernes planlægning og indberetning af timetal. Arbejdsgruppen peger på følgende forbedringspoten-tialer:1. At Undervisningsministeriet sørger for, at systemleverandørerne på linje med kommuner ogskoler modtager oplysninger om justeringer i lov- og regelgrundlaget. Denne informationskal være gratis, så det sikres, at leverandørerne ikke fravælger at modtage vejledning af øko-nomiske grunde. Forudsætningen for, at leverandørerne får denne information er, at de gørUndervisningsministeriet bekendt med, at de er leverandør af et skoleadministrativt systemog ønsker denne information samt oplyser mailadresse, hvortil informationen kan sendes.2. At kommunerne og skolerne – faciliteret af KL - går i dialog med systemleverandørerne om,hvordan kommunernes udviklingsønsker til systemerne for fremtiden sikres formidlet til le-verandørerne. Dette kan eksempelvis ske via etablering af brugergrupper og samarbejde mel-lem systemleverandører, brugergrupper og KL om løbende implementering af ændringer ilov- og regelgrundlaget på folkeskoleområdet, herunder ændringer i forhold til timetallene ogefterfølgende vejledning herom.

5.3. UNI•Cs indberetningssystemUndervisningsministeriet indsamler hvert år en række nationale nøgletal på grundskoleområdet, her-under oplysninger om skolernes planlægning af timetal. UNI•C, der er en styrelse under Undervis-ningsministeriet, forestår indsamlingen af data til grundskoleindberetningen.13Nøgletallene anvendesbl.a. til national statistik og tilsyn. Det der nedenfor omtales somUNI•Cs indberetningssystem,refererertil UNI•Cs årlige grundskoleindberetning.Boks 4: Processen for UNI•Cs arbejde med indberetning af planlagte timetal•••Foråret før det kommende skoleårs indberetning opbygger UNI•C indberetningsskemaerne medudgangspunkt i regelsættet gældende for det kommende skoleår.UNI•C præsenterer herefter indberetningsstrukturen for leverandørerne af de skoleadministrativesystemer, som selv styrer processen vedrørende implementering i deres systemer.I efteråret, når et nyt skoleår er påbegyndt, sender UNI•C et orienteringsbrev til samtlige skoler om,at de skal indberette til Grundskoleindberetningen. Skolerne har herefter mulighed for at indberettevia deres skoleadministrative system eller foretage en manuel indberetning direkte i UNI•Cs indbe-retningssystem. Uanset valg af metode skal skolerne gemme og godkende de indberettede data påUNI•Cs indberetningsside. De kommunale forvaltninger kan også godkende de indberettede data.Skolerne har herefter mulighed for at udskrive og gemme en kvittering med de indberettede data.Endvidere er det muligt at se tidligere indberettede data pr. skoleår tilbage til og med skoleåret2006/07.I skemaet vedrørende elevernes planlagte timetal er indlagt valideringsregler. Disse kan opdeles i totyper af regler:oBlødevalideringsregler er regler, hvor systemet accepterer de indberettede data, men skolenbliver gjort opmærksom på, at et eller flere felter i indberetningen virker usandsynlige.oHårdevalideringsregler er regler, hvor systemet ikke accepterer de indberettede data.

Arbejdsgruppens peger dog på en række specifikke udfordringer i relation til UNI•Cs indberetnings-systems understøttelse af skolernes planlægning og indberetning af undervisningstimer. Disse be-skrives nedenfor og er baseret på systemets funktionaliteter i foråret 2010.Systemtekniske og datamæssige udfordringer1. UNI•Cs system er ikke et styrings- og planlægningssystem, men udelukkende et indberet-ningssystem. Udfordringerne er derfor knyttet til indberetningen af timetal, men har dog lig-heder med nogle af de udfordringer, der er beskrevet under de skoleadministrative systemer,der er planlægningsværktøjer for skolerne. UNI•Cs system understøtter ikke, at skolernefremadrettet kan sikre sig, at minimumstimetallene i henhold til det treårige generationsprin-cip er overholdt. Systemet giver dog skolerne mulighed for at se tidligere års indberetningerpr. skoleår.a. Systemet muliggør ikke, at skolerne ved indberetning af de planlagte timer fremadret-tet kan få et overblik over konsekvenserne i forhold til overholdelsen af mini-mumstimetallene over den treårige generationsperiode.b. Systemet giver ikke pr. automatik skolerne et bagudrettet overblik over, hvorvidt de-res indberettede planlagte timer for de to foregående år sammen med de planlagtetimer på tredje år i en generationsperiode lever op til minimumstimetallene.2. Det er en udfordring at få alle skolernes oplysninger om planlagte undervisningstimer over-ført til UNI•Cs indberetningssystem, som de burde. Det gælder eksempelvis, hvisa. Skolerne anvender individuelle fagbetegnelser, der ikke svarer til de fagbetegnelser,der følger af folkeskoleloven. I denne situation skal skolerne i deres skoleadministra-tive systemer aktivt sikre sig, at deres individuelle fagbetegnelser overføres til de rele-vante fagbetegnelser fra folkeskoleloven. En sådan situation kunne være, hvis en sko-le har et fag, de betegner svømning, idet skolen så aktivt skal vælge, at dette fag skaloverføres til den lovmæssige fagbetegnelse idræt.b. Skolerne planlægger med emneuger, lejrskoler, prøveperiode og andre periodeaktivi-teter. Disse aktiviteter overfører de skoleadministrative systemer ikke til UNI•Cs ind-beretningssystem.UNI•Cs system giver dog mulighed for, at skolerne justerer de overførte tal, således at de ta-ger højde for eventuelt ikke medtalte undervisningstimer som følge af individuelle fagbeteg-nelser eller periodeaktiviteter.Vejledningsmæssige udfordringerPå UNI•Cs indberetningsside findes skriftlige vejledninger, der beskriver indhold og giver forklaringtil udfyldelse af de enkelte skemaer. Arbejdsgruppens drøftelser af UNI•Cs vejledning vedrørendetimetal viser, at oplevelsen er, at vejledningen løbende er blevet udviklet og forbedret gennem deseneste år og er nu operationel og selvforklarende. Således har arbejdsgruppen ikke peget på nogenudfordringer i forhold til UNI•Cs vejledning. Arbejdsgruppen har dog peget på, at specifikke områ-der i vejledningen kan forbedres.

5.3.2. Forslag til løsninger i forhold til UNI•Cs indberetningssystem og tilhørende vejled-ningDen nuværende systemunderstøttelse fra Undervisningsministeriets side i form af UNI•Cs indberet-ningssystem understøtter udelukkende skolernes indberetning. Arbejdsgruppen har påpeget, at Un-dervisningsministeriet tillige bør sikre en systemunderstøttelse af skolernes mulighed for at planlæg-ge timer og timefordeling i overensstemmelse med kravene om minimumstimetal. Dette gælder ikkemindst, fordi skolerne ikke er forpligtigede til at anvende et skoleadministrativt system eller ikkeanvender systemet i denne forbindelse og dermed er afhængige af UNI•Cs indberetningssystem til atunderstøtte deres planlægning og indberetning i overensstemmelse med reglerne om minimumtime-tal. Den nuværende mangelfulde systemunderstøttelse på skoleniveau øger risikoen for fejlindberet-ninger til UNI•C.På baggrund af de ovenstående udfordringer har arbejdsgruppen følgende anbefalinger til at imøde-komme disse.Systemtekniske og datamæssige ændringerArbejdsgruppens vurdering er, at udviklingspotentialerne primært ligger i at give skolerne et bedreoverblik over deres timetal i treårige perioder samt sikre, at alle skolernes oplysninger om undervis-ningstimer og aktiviteter overføres til UNI•Cs indberetningssystem fra de skoleadministrative syste-mer.1. Det anbefales, at UNI•Cs indberetningssystem videreudvikles, så skolerne pr. automatik fåret bagudrettet og fremadrettet overblik over planlagte timetal set i forhold til de treårige ge-nerationsperioder.a. Systemet skal, når skolerne indberetter, give brugeren en status på de planlagte time-tal, der hidtil er indberettet i de igangværende generationsperioder. Denne status skalgives for hvert klassetrin. Eksempelvis skal systemet på andet år i generationsperio-den give en status på indberettede timetal for pågældende klassetrin fra første år i pe-rioden.b. Systemet skal, når skolerne indberetter, give brugeren en status på, hvor mange timerder mangler, for at der på tredje år i de igangværende generationsperioder er planlagtmed et tilstrækkeligt antal timer til at overholde minimumstimetallene.c. Systemets bløde valideringsregler udvikles til at omfatte overholdelse af minimums-timetal. Systemet skal tydeligt give besked, såfremt der tredje år i generationsperioden(dvs. på 3., 6. og 9. klassetrin) indberettes et antal planlagte undervisningstimer, derikke overholder minimumstimetallene.2. For at sikre, at alle skolernes planlagte undervisningstimer og undervisningsaktiviteter over-føres til UNI•Cs indberetningssystem, anbefales det, at Undervisningsministeriet udarbejderog vedligeholder et katalog over fagbetegnelser, som kommunalbestyrelsen er forpligtiget tilat anvende ved indberetning af planlagte undervisningstimer til Undervisningsministeriet.Anbefalingen indebærer, at UNI•C implementerer disse fagbetegnelser i de krav til indberet-ningsstrukturen, der stilles til leverandørerne af skoleadministrative systemer. Anbefalingenligger samtidig i forlængelse af forslaget om udvikling af de skoleadministrative systemer, jf.

Vejledningsmæssige ændringerDe vejledningsmæssige forbedringspotentialer er særligt knyttet til et øget vejledningsfokus på,hvordan de typiske problemer i forhold til indberetningen kan reduceres.1. Det anbefales, at de områder, hvor der typisk er problemer i forhold til indberetningen,fremhæves, eksemplificeres og visualiseres endnu mere i vejledningen, herunder klassens tid,generationsprincippet og overgangen fra lektioner til klokketimer. Desuden bør vejledningenhave fokus på at forklare skolerne, at det kan være nødvendigt, at antallet af indberettede ti-mer rettes manuelt for at sikre, at lokale fagbetegnelser og periodelæste aktiviteter medregnesi indberetningen. Dette kunne ligeledes understøttes af en tjekliste over typiske indberet-ningsfejl til skoler og kommuner i forbindelse med indberetningen. Dette vejledningsbehovvil blive reduceret, såfremt anbefalingen om udvikling af et autoritativt katalog over fagbe-tegnelser gennemføres.2. Det anbefales, at UNI•C tydeliggør, hvilke muligheder skolerne og kommunerne har i for-bindelse med valideringsrunden i begyndelsen af kalenderåret.

5.4. Opsamling på systemunderstøttelse af planlægning og indberetning aftimetalDet fremgår af kapitlet, at der er en række udfordringer i relation til systemunderstøttelsen af skoler-nes planlægning og indberetning af timetal. Arbejdsgruppen finder, at it-understøttelse som hoved-regel er en forudsætning for, at skoler og kommuner planlægger og indberetter timetal korrekt i for-hold til ændringen af reglerne fra 2003. Hensigtsmæssig it-understøttelse vil kunne hjælpe skoler ogkommuner med at overholde reglerne om minimumstimetal.I afsnit 5.2 om de skoleadministrative systemer understreger arbejdsgruppen, at der er et stort udvik-lingspotentiale i forhold til de skoleadministrative systemer, som kommunerne køber af private it-leverandører. De skoleadministrative systemer er primært udviklet som et redskab for skolernes ad-ministrative arbejde, navnlig lønadministration, planlægning af lærernes arbejdstid, fagfordeling, menikke til planlægning og indberetning af timetal i overensstemmelse med minimumstimetallene. Deindgåede kontrakter mellem kommuner og leverandører i relation til de skoleadministrative systemerindeholder ikke en specifikation af, hvad systemerne skal kunne i relation til planlægning og indbe-retning af de planlagte timetal. Kommuner og skoler har i god tro formodet, at de skoleadministrati-

ve systemer havde implementeret gældende regler, hvilket arbejdsgruppens drøftelser har vist, at derikke er sikkerhed for. Anvendelse af de skoleadministrative systemer kan medvirke til, at skolerneikke får indberettet korrekt, og fejlindberetningerne skyldes bl.a., at de lovgivningsmæssige krav omminimumstimetal ikke er fuldt integreret i de skoleadministrative systemer og deres advarselsmeka-nismer.I relation til systemtekniske ændringer af de skoleadministrative systemer peger arbejdsgruppen pånogle konkrete forslag. Arbejdsgruppen anbefaler, at kommunerne - med afsæt i arbejdsgruppensforslag og faciliteret af KL - går i dialog med systemleverandørerne for at sikre, at systemerne under-støtter opgaven med at planlægge og indberette planlagte timetal. Herunder anbefales det, at syste-merne udvikles således, at de understøtter fremadrettet planlægning for treårige perioder, at syste-merne implementerer eventuelle lovændringer i rette tid, samt at systemernes advarselsmekanismerdifferentieres, således at det tydeligt fremgår, hvis der er tale om overtrædelses af lovgivningsmæssigekrav om minimumstimetal. Ligeledes anbefales det, at systemerne udvikles således, at alle de under-visningstimer og undervisningsaktiviteter, som skolerne opretter i systemerne – og som de ønskertalt med i skolens timetal, skal tilknyttes et fag, der følger af folkeskolelovens fagrække.Arbejdsgruppen anbefaler desuden, at der sker en række vejledningsmæssige forbedringer i relationtil de skoleadministrative systemer. Det anbefales, at kontrakten med leverandørerne skal præcisere,hvilke vejledningsforpligtigelser leverandøren har. Ligeledes anbefales det, at vejledningsindsatsenfokuserer på udbredelse af kendskabet til systemernes funktionaliteter, samt på hvilke konsekvenserbrugernes konkrete anvendelse af systemerne medfører for planlægning og indberetning af timetal.De skoleadministrative systemer er et anliggende mellem kommunerne og it-leverandørerne, og ar-bejdsgruppens anbefalinger i relation til de skoleadministrative systemer er derfor også rettet mod enstyrket relation mellem parterne og mod arbejdet for at sikre fuld integrering af lovgrundlaget i deadministrative systemer. Arbejdsgruppen anbefaler, at Undervisningsministeriet stiller oplysningerom justeringer i lov- og regelgrundlaget til rådighed for leverandørerne på linje med kommuner ogskoler. Det anbefales ligeledes, at kommunerne - faciliteret af KL – går i dialog med systemleveran-dørerne om, hvordan kommunernes udviklingsønsker til systemerne for fremtiden sikres formidlettil leverandørerne, samt at det overvejes, om det vil være frugtbart at oprette netværk på tværs afkommuner til fælles drøftelse af de løbende udviklingsønsker.Af afsnit 5.3 fremgår det, at UNI•Cs indberetningssystem fungerer hensigtsmæssigt ud fra en over-ordnet betragtning om formålet med systemet. På trods af at et stort antal skoler indberetter fejlbe-hæftede timetal, muliggør systemet på nuværende tidspunkt, at både kommuner og skoler i indberet-ningsfasen kan foretage rettelser i de indberettede tal og derigennem sikre sig, at de indberettede taler korrekte i forhold til deres planlagte timetal. UNI•Cs indberetningssystem understøtter dog ude-lukkende skolernes indberetning. Arbejdsgruppen påpeger, at Undervisningsministeriet tillige børsikre en systemunderstøttelse af skolernes mulighed for at planlægge timer og timefordeling i over-ensstemmelse med kravene om minimumstimetal. Det anbefales således, at UNI•Cs indberetnings-system udvikles, så skolerne pr. automatik får et bagudrettet og fremadrettet overblik over det plan-lagte timetal set i forhold til de treårige generationsperioder. Herunder anbefales det, at brugerenbåde får en status på de hidtidigt indberettede timetal i de igangværende generationsperioder og enstatus på antallet af timer der mangler, for at der på tredje år i de igangværende generationsperioder

er planlagt med et tilstrækkeligt antal timer til at overholde minimumstimetallene. Endeligt anbefalesdet, at systemets bløde valideringsregler udvikles til at omfatte overholdelse af minimumstimetal.Af kapitel 5 fremgår desuden, at der findes en række udfordringer med dataoverførelsen fra de sko-leadministrative systemer til UNI•Cs indberetningssystem. På nuværende tidspunkt bliver ikke alleskolernes undervisningstimer overført til UNI•C, som de burde, hvorfor der opstår fejl i skolernesindberetning, medmindre skolerne retter disse fejl manuelt. Arbejdsgruppens vurdering er, at der eret stort forbedringspotentiale ved at sikre, at alle undervisningstimer, herunder fag med lokale fagbe-tegnelser og periodeaktiviteter, bliver overført, som de skal. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, atUndervisningsministeriet udarbejder et katalog over fagbetegnelser, der skal anvendes ved indberet-ning af planlagte undervisningstimer - herunder at de skoleadministrative systemer skal sikre, at un-dervisningstimer og aktiviteter med lokale fagbetegnelser også overføres, således at den ovenståendeudfordring imødekommes.Yderligere har arbejdsgruppen to anbefalinger vedrørende vejledningsindsatsen i forhold til UNI•Csindberetningssystem. Arbejdsgruppen anbefaler, at de områder, hvor der typisk er problemer i for-hold til indberetningen, fremhæves, eksemplificeres og visualiseres endnu mere i vejledningen. Detanbefales ligeledes, at UNI•C tydeliggør, hvilke muligheder skolerne og kommunerne har i forbin-delse med valideringsrunden i begyndelsen af kalenderåret.Arbejdsgruppen finder generelt, at både skoleadministrative systemer, som udvikles og drives af eks-terne leverandører, og UNI•Cs indberetningssystem bør understøtte, at indberetningen foregår såautomatisk som muligt, da det vil reducere ressourceforbruget i forbindelse med indberetningen.Desuden vil det reducere risikoen for den type fejl, der kan opstå, når korrekt indberetning af timetaler afhængig af at blive rettet manuelt.Arbejdsgruppen har noteret sig, at mange skoler og kommuner har udviklet lokale planlægnings-værktøjer for at kompensere for manglerne i de skoleadministrative systemer som omtalt i afsnit 5.1.Det er arbejdsgruppens vurdering, at de lokalt udviklede redskaber må betragtes som nødløsninger.Redskaberne fungerer i mange tilfælde i praksis, men opfattes ikke som hensigtsmæssige, fordi derlokalt anvendes ressourcer på at udvikle den type redskaber, og fordi manglede kvalitetssikring ogvalidering øger risikoen for fejl i indberetningen.

IndholdBilag 1: Kommissorium for arbejdsgruppen vedrørende vejledning om minimumstimetal ..................................... 3Bilag 2: Sammensætning af arbejdsgruppen vedrørende vejledning om minimumstimetal ..................................... 5Bilag 3: Oversigt over arbejdsgruppens anbefalinger ................................................................................................... 6Bilag 4: Introduktion til de to nuværende skoleadministrative systemer i relation til planlægning og indberetningaf planlagte undervisningstimer ...................................................................................................................................... 81.1. Introduktion til KMD’s skoleadministrative system Matrix .................................................................................... 81.2. Introduktion til Tabulex’ skoleadministrative system TRIO .................................................................................... 9Bilag 5: Casebeskrivelser af forskellige procedurer for og organisering af planlægning og indberetning afplanlagte undervisningstimer ........................................................................................................................................ 121.3. Horsens Kommune, Stensballeskolen.................................................................................................................... 121.4. Furesø Kommune, Syvstjerneskolen...................................................................................................................... 131.5. Egedal Kommune, Bækkegårdsskolen .................................................................................................................. 14Bilag 6: Eksempel på procedure for og organisering af planlægning og indberetning af planlagteundervisningstimer fra en kommune, der har planlagt og indberettet korrekt ........................................................ 161.6. Ishøj Kommune, herunder Vibeholmskolen .......................................................................................................... 16

Bilag 1: Kommissorium for arbejdsgruppen vedrørende vejled-ning om minimumstimetal1. Baggrund og formålUNI•Cs undersøgelser af folkeskolernes planlagte undervisningstimer og Skolestyrelsens opfølgning påden første timetalsundersøgelse viser, at der eksisterer væsentlige udfordringer i forhold til at sikre korrektindberetning af planlagte undervisningstimer.På denne baggrund etableres der en arbejdsgruppe vedrørende vejledning om minimumstimetal, der skalkomme med forslag til, hvordan udfordringerne kan imødekommes. Arbejdsgruppen skal komme medforslag til, hvordan skoleledere og kommuner understøttes til fremover at foretage en planlægning og ind-beretning, der er i overensstemmelse med de gældende regler om minimumstimetal. Arbejdsgruppen skaltillige komme med forslag til, hvordan udvikling af de hjælpemidler og tekniske redskaber, som skoler ogkommuner har til rådighed, kan bidrage til meningsfuld planlægning og korrekt indberetning.Arbejdsgruppen udarbejder en rapport med forslag, der kan forelægges undervisningsministeren i somme-ren 2010.2. Arbejdsgruppens fokusArbejdsgruppen skal blandt andet drøfte nedenstående elementer, der knytter sig til udfordringerne om-kring planlægning og indberetning af minimumstimetallene med henblik på at komme med forslag til løs-ninger, der kan iværksættes.A. Vejledning•Vejledning til bekendtgørelsen om undervisningstimer:Arbejdsgruppen skal undersøge, om vejlednin-gen til bekendtgørelsen om undervisningstimer i folkeskolen kan forbedres. Parterne kan drøf-te, hvorvidt skoler og kommuner har behov for en mere kontinuerlig vejledning og informati-on om gældende regler samt nye former for vejledning, eksempelvis en internetbaseret vejled-ning.•Vejledning til brug af systemer:Arbejdsgruppen skal undersøge, hvorvidt vejledningen om brug aftekniske systemer til planlægning og indberetning af planlagte timer kan forbedres.

Bilag 2: Sammensætning af arbejdsgruppen vedrørende vejled-ning om minimumstimetalSkolestyrelsenSekretariatsleder Lise Nordvig Rasmussen (formand)Fuldmægtig Anne Katinka HansenFuldmægtig Lotte GreveKLKonsulent Jan LarsenKonsulent Anette AunbirkEgedal KommuneSkolechef Egon AgerlinSkoleleder John NielsenFuresø KommuneSkole og fritidschef Per FrydendalSkoleleder Bjarne GiehmSkoleleder Thomas MøllerHorsens KommuneSouschef, pæd. adm. konsulent Erik Kjær HansenSkoleleder Niels Eskildsen KridalViceskoleinspektør Jan RyeSkolelederforeningenKonsulent Søren TeglskovBørne-og KulturchefforeningenSkolechef, medlem af Børne-og Kulturchefforeningens Skolenetværk Marianne StentebjergUNI•CStatistikchef Simon ReuschChefkonsulent Jens AndersenSpecialkonsulent Lars StrangeFuldmægtig Katja BehrensFuldmægtig Pia ThomsenUndervisningsministerietChefkonsulent Marianne Winther

Anbefalingeromændringeridenskriftligevejledningtiltimetalsbekendtgørelsen1.Derforetagesenrevisionafdenskriftligevejledningtiltimetalsbekendtgørelsenmedfokuspå,atvejledningenoplevessommereoverskueligogmålrettetafbrugerne2.Iforbindelsemedrevisionentestesvejledningenafkommunaleforvaltningerogskoleledere,ogrelevantehøringsparterfårudkasttilvejledningenihøring.AnbefalingeromsystemtekniskeogdatamæssigeændringeriforbindelsemedUNI•Csindberet‐ningssystem1.UNI•Csindberetningssystemvidereudvikles,såledesatskolerneautomatiskfåretbagudrettetogfremadrettetoverblikoverplanlagtetimetalsetiforholdtildetreårigegenerationsperioder.a.Systemetskal,nårskolerneindberetter,givebrugerenenstatuspådeplanlagtetimetal,derhidtilerindberettetideigangværendegenerationsperioder.b.Systemetskal,nårskolerneindberetter,givebrugerenenstatuspå,hvormangetimerdermangler,foratderpåtredjeårideigangværendegenerationsperiodererplanlagtmedtilstrækkeligtantaltimertilatoverholdeminimumstimetallene.c.Systemetsblødevalideringsreglerudviklestilatomfatteoverholdelseafminimumstimetal.2.Derudarbejdesetkatalogoverfagbetegnelserforsamtligefolkeskolensfag,somkommunalbesty‐relsenerforpligtettilatanvendevedindberetningafplanlagteundervisningstimertilUndervisnings‐ministeriet.AnbefalingeromvejledningsmæssigeændringeriforbindelsemedUNI•Csindberetningssystem1.Områder,hvordertypiskerproblemeriforholdtilindberetningen,fremhæves,eksemplificeresogvisualiseresendnumereivejledningentilUNI•Csindberetningssystem.2.Dettydeliggøres,hvilkemulighederskolerneogkommunernehariforbindelsemedvaliderings‐

Anbefalingerominstitutionellerammerforfremtidigsystemudviklingogsystemunderstøttelse2.Derindgåsendialogmedsystemleverandørerneom,hvordankommunernesudviklingsønskertilsystemerneforfremtidensikresformidlettilleverandørerne.3.Detovervejes,omdetvilværefrugtbartatoprettenetværkpåtværsafkommuner,hvorkommu‐nernesogskolernesløbendeudviklingsønskertildeskoleadministrativesystemerkandrøftesifælles‐skab.Anbefalingerirelationtilkommunalorganiseringafopgavervedrørendeplanlægningafogopfølg‐ningpåminimumstimetal1.Dersættesøgetfokuspåkorrektplanlægningogindberetningafplanlagtetimetal,eksempelvisgennemenklarogentydigopgave‐ogansvarsfordeling.2.KommunernegodkenderelektroniskskolernesindberetningafplanlagtetimetaliUNI•Csindberet‐ningssystem.3.Kvalitetsrapportenanvendesaktivttilatinformereogskabedialogomplanlagtetimetal.

4.Eventuellelokalekvalitets‐ogresultatstyringsredskaberanvendessommiddeltilatsættefokuspåkorrektplanlægningogindberetningaftimetal.Anbefalingeromsystemtekniskeændringerafdeskoleadministrativesystemersomkommunerneskaldrøftemedsystemleverandørerne1.Kommunernegåridialogmedsystemleverandørerneforatsikre,atsystemerneunderstøtteropgavenmedatplanlæggeogindberetteplanlagtetimetal.KLbørfaciliteredennedialog.a.Systemerneudvikles,såledesatdeindeholderfunktionaliteter,somunderstøtterfremadrettetplanlægningfortreårigeperioder.b.Systemernesadvarselsmekanismerdifferentieresiforholdtiladvarslerrelaterettilminimumstime‐talogvejledendetimetal.c.Systemerneudvikles,såledesatalledeundervisningstimerogundervisningsaktiviteter,somskoler‐neopretterisystemerne–ogsomdeønskertaltmediskolenstimetal,skaltilknyttesetfag,derfølgeraffolkeskolelovensfagrække.d.Systemerneopdateressåledes,ateventuellelovændringererimplementeretisystemet,nårsko‐lernepåbegynderderesplanlægningiforåret.Anbefalingeromvejledningsmæssigeændringerafdeskoleadministrativesystemersomkommu‐nerneskaldrøftemedsystemleverandørerne1.Kontraktenmedleverandørerneskalpræciseres,såledesatdetfremgår,hvilkevejledningsforplig‐tigelserleverandørenhar.2.Vejledningsindsatsenift.deskoleadministrativesystemerskalfokuserepåbl.a.atudbredekend‐skabettilsystemernesfunktionalitetersamtudfolde,hvilkekonsekvenserbrugerneskonkreteanven‐delseafsystemernemedførerforplanlægningogindberetningaftimetal.

Bilag 4: Introduktion til de to nuværende skoleadministrativesystemer i relation til planlægning og indberetning af planlagteundervisningstimer

1.1. Introduktion til KMD’s skoleadministrative system Matrix

KMD’s skoleadministrative program KMD Matrix er et værktøj til planlægning og styring af arbejdsti-den for skolens ansatte. Der findes tillægsmoduler til vikardækning og skemalægning.Matrix skal skabe et overblik over skolens lærerressourcer og hjælpe skolerne med at styre lærernes ar-bejdstid. Det betyder, at Matrix håndterer data ud fra lærerens synsvinkel for at kunne styre deres time-tal, tillæg, fravær, vikardækning, pauseberegning, undervisningstid mm. Systemet er således primærtudviklet med henblik på planlægning og styring af lærernes arbejdstid og ikke på planlægning af elever-nes undervisningstimer.Timefordelings-/lektionsmødeplanI KMD Matrix er det muligt at kontrollere og sammenligne skolernes timefordeling med Undervis-ningsministerietsvejledendetimetal i indberetningsfasen, hvor skolerne gøres opmærksom på, hvorvidtårets timetildeling ligger under de vejledende timetal.Årets timefordeling følges under planlægningen af skoleåret ved først at beregne planlagte timetal ogdernæst kontrollere, om der er røde markeringer ved nogle af fagene i de enkelte klasser. Den rødemarkering viser, at ministeriets vejledende timetal ikke er overholdt, jf. nedenstående skærmdump. Derøde markeringer viser ligeledes - for sidste år i en generationsperiode - hvorvidt ministeriets mini-mumstimetal er opfyldt. Dog har systemet ikke før sommeren 2010 taget højde for de specifikke mini-mumskrav til dansk, matematik og historie.Indberetning af september statistik til UndervisningsministerietTimetallet for de enkelte fag og klassetrin opregnes til antal timer på årsbasis ved at opregne en normal-uge med antal uger i et skoleår – 40 uger. Emneuger, lejrskoler mv. indgår derfor som udgangspunktikke i opgørelsen af timetallet. Semesterdelte aktiviteter beregnes forholdsmæssigt ud fra det antal sko-ledage, semesterperioden indeholder.KMD Matrix placerer aktiviteterne i indberetningsskemaet baseret på de fagkoder, som UNI•C benyt-ter i den indberetningsstruktur, som hvert år sendes til leverandørerne af de skoleadministrative syste-mer. Hvis det ikke er muligt at lade KMD Matrix beregne de planlagte timer – f.eks. fordi man har me-gen ikke-fagdelt undervisning – kan man indtaste timerne manuelt og i stedet anvende billedet som enslags regneark.

Ud over det indeværende år kan skolen bagudrettet følge op på treårsperioderne (generationsprincip-pet).På klassetrin, som ikke har nået afslutningen af en treårsperiode, kan skolen lave en prognose for restenaf treårsperioden. Det bemærkes, at det i denne forbindelse er muligt at sammenligne med detindeværen-deskoleårs minimumstimetal.KMD Matrix udsender hvert år en opdateret version med data for det nyeste skoleår, hvor timeforde-lingsplanen som udgangspunkt er udfyldt med de vejledende timetal fra Undervisningsministeriet. Sko-len har mulighed for at korrigere disse, hvorved de planlagte timetal for de enkelte klassetrin kontrolle-res i forhold til skolens egen timefordelingsplan. Hvis skolen foretager en prognose for det enkelte klas-setrin, vil skolens planlagte timetal for de tre skoleår som udgangspunkt blive sammenlignet med mini-mumstimetallet for indeværende skoleår.

tillæg, fravær, vikardækning, lokalaftaler, tilbagefaldsregler, pauseberegning, omregningsfaktorer, under-visningstid mm.Systemet er således udviklet med henblik på planlægning og styring af lærernes arbejdstid, og ikke ele-vernes undervisningstimer. Der er kun fokus på elevernes timetal i forbindelse med grundskoleindbe-retningen til Undervisningsministeriet via UNI•Cs indberetningssystem. Trios fokus på lærernes ar-bejdstid gør, at skolens timetal ikke kan holdes op imod minimumstimetallene.Forudsætninger for anvendelse af systemetTrio kan håndtere såvel læreraftale 05 som læreraftale 08, og forudsætningen for korrekt anvendelse afTrio er kendskab til læreraftalen (05 eller 08) samt supplerende kommunale lokalaftaler.Validiteten af dataudtræk fra Trio afhænger af brugerens indtastninger. Har alle fag eksempelvis ikke dekorrekte fagkoder - som UNI•C benytter i indberetningsstrukturen, og som hvert år sendes til leveran-dørerne af de skoleadministrative systemer - kan udtræk ikke vise de faktuelle forhold på skolen.Én database pr. skoleårI Trio oprettes der én database til hvert skoleår. Det betyder, at der i databasen for det indeværendeskoleår kun findes oplysninger om skoleåret 1. august 2009 til 31. juli 2010. Data fra tidligere skoleårligger i særskilte databaser (en for hvert skoleår). Det kommende skoleår bliver oprettet som en selv-stændig database. Brugeren har mulighed for at fremskrive/overføre indeværende skoleårs oplysningertil kommende skoleår.Udtræk og lister fra Trio viser således kun tal fra ét skoleår og tager ikke højde for minimumstimetalle-nes generationsprincip jf. BEK nr. 1131 af 15/11/2006 §1 stk. 3, der er baseret på en treårsperiode.Indberetning af september statistik til UndervisningsministerietHvert år i september måned er det muligt at indberette elevernes planlagte klokketimer fra Trio til Un-dervisningsministeriets grundskoleindberetning. Det sker i et samarbejde mellem Tabulex og UNI•C.Vejledningen til Trio beskriver, hvad brugeren skal være opmærksom på, for at tallene er korrekte iforbindelse med de forskellige læreraftaler. I forhold til læreraftale 05 ertemauger,lejrskoler, motions-dage mv. oftest trukket ud af timetallet. Tiden til aktiviteterne bliver tildelt et andet sted i programmetog ofte uden klassetilknytning. Det betyder, at disse timetal ikke afspejler de planlagte årsnormer for deenkelte fag og klassetrin, men derimod de konkret optalte undervisningstimer uden motionsdage, tema-uger, prøveperioder o.l.Timefordelings-/lektionsmødeplanI Trio er der i planlægningen af næste skoleår mulighed for at planlægge skolens undervisning/lektionerpå baggrund af en timefordelings-/lektionsmødeplan for de enkelte årgange. På baggrund af disse talopretter Trio undervisning/lektioner til de enkelte klasser, der er oprettet i Trio.

1.3. Horsens Kommune, Stensballeskolen

Forvaltningens udmelding af rammer for antal timerForløbet med planlægningen af det kommende skoleår starter med, at forvaltningen udsender en så-kaldt Planlægningskalender i januar måned. Efterfølgende udsender forvaltningen i starten af martsberegningsgrundlaget for årets timetildeling til skolen på baggrund af de aktuelle elev- og klassetal samtvejledning om timetildeling for det pågældende skoleår.Tildelingen af timetallet for den enkelte årgang består af en tildeling pr. klasse samt en yderligere tilde-ling pr. elev. Disse timetal sammenholdes med de lovgivningsmæssige krav, og hvis timetallene liggerunder det lovgivningsmæssige, forhøjes de til det lovgivningsmæssige minimum. Som regel er der der-udover frie timer, som er timer, der kan anvendes til to-lærerordninger mv.Fordeling af timerne på de enkelte skolerHerefter fordeler skolen den samlede timemængde på de enkelte klasser. Timerne er ikke bundet til denårgang, de er tildelt, så skolerne har frie rammer, kun begrænset af lovgivningen samt specifikke ekstra-tildelinger til enkeltfag på udvalgte årgange.Til at understøtte planlægningen anvender skolerne i Horsens Kommune KMD’s program Matrix.Desuden anvendes lokalt udviklede regneark. Regnearkene er udviklet netop for at kunne tage højdefor generationsprincippet, idet hjælp dertil ikke findes i Matrix eller andre steder.Indberetning af planlagte undervisningstimer til UNI•CIndberetning til UNI•C sker ved, at der overføres data fra Matrix til UNI•C. Da skolen har brugt fagetIkke-fagdelt-undervisningi 1.-3. klasse, bruger skolen manuel indtastning af timerne for disse årgange. Denmanuelle indtastning har vist sig at være en mulig fejlkilde i indberetningen. Skolen er i forlængelse afarbejdsgruppens arbejde blevet opmærksom på, at der findes en funktion i Matrix, som kan håndteredette, så det kan automatiseres fremover.Skolens kontrol af rigtigheden af timetallene skal ske i Matrix, men da systemets advarsler ikke har tagethensyn til generationsprincippet, er de bevidst ’overset’, idet skolen via det selvudviklede regneark harhaft ’garanti’ for overholdelse af lovgivningen. Tallene eksporteres også til forvaltningen, som kontakterskolen, når Matrix giver advarsler. Praksis er dog, at forvaltningen får besked fra skolen om, at set overden treårige periode er alt tilgodeset.

1.4. Furesø Kommune, Syvstjerneskolen

Forvaltningens udmelding af rammer for antal timerPå baggrund af kommunalbestyrelsens vedtagelse af årets budget udarbejder skoleforvaltningen rammerog budget til skolerne. Dette meldes ud til skolerne omkring februar måned i form af et Excel-regnearkmed konkrete beregninger. Forinden har skoleforvaltningen gennemgået og drøftet regnearket med ensærlig fokusgruppe bestående af skoleledere, der har skoleårets planlægning som deres daglige ansvars-område. I den forbindelse gennemgås en lang række nøgletal, herunder også timefordelingsplanen, jf.Undervisningsministeriets udmelding for det kommende skoleår.Regnearket indeholder alle de nødvendige informationer og data til brug for det kommende skoleårsplanlægning, og det kommende skoleårs timefordelingsplan er fremskrevet med de konkrete timetal tilde enkelte fag. Det betyder, at skolerne kan bruge timefordelingsplanen direkte i deres arbejde med atplanlægge og fastsætte timetal til fag/klasser på alle årgange. Regnearket indeholder endvidere oplysnin-ger om det totale antal undervisningstimer, som skolerne har fået tildelt til fag, holddeling, specialun-dervisning, vikartimer mm. i det kommende skoleår. Derudover indeholder regnearket også den enkelteskoles lønsum for det pågældende kalenderår.Beslutningen i Furesø Kommune er, at klasserne skal undervises ud fra det vejledende timetal. Skolernei Furesø Kommune ansvaret for, at klasserne får det vejledende timetal i fagene og for, at arbejde ud fralønsummen, herunder at overholde lønsumsbudgettet.Fordeling af timerne på de enkelte skolerSkolerne laver derefter selv den videre planlægning i form ad beregninger og timefordeling i Excel-regneark og/eller i Tabulex’ program Trio, der er Furesø Kommunes system til håndtering af planlæg-ning og drift af skoleåret. I denne fase har skolerne jævnligt kontakt med skoleforvaltningen, ligesomskolerne bruger fokusgruppen og de øvrige skoler til at afklare eventuelle tvivlspørgsmål.Når skolens timefordelingsplan laves for alle klasser, skal skolen kontrollere, at klasserne får det vejle-dende timetal. For at undgå fejl som fx for få timer i faget historie, skal skolerne kontrollere, at klasser-ne har fået tildelt fx 60 timer i historie i 4., 5. og 6. klasse (i alt 180 timer over den treårige periode). Derfindes ingen indbyggede advarsler i Trio angående dette, og derfor skal skolerne være opmærksom på,at timefordelingsplanen overholdes. Samtidig planlægges, beregnes og udmøntes de øvrige timer til’opgaver omkring undervisningen’ og ’anden tid’, jf. lokalaftalen mellem Furesø Kommune og DLF’slokale kreds. Herefter går fagfordeling for det kommende skoleår i gang sammen med lærerne.Særligt for en skole med selvstyrende teams og fleksibelt skemaPå Syvstjerneskolen arbejdes der med årsnorm, selvstyrende team, fleksibel planlægning og fleksibeltskema,2og skolen følger den samme procedure som er beskrevet ovenfor. Når fagfordeling er færdig,Udgangspunktet for det fleksible skema er et ønske fra alle på skolen om, at det er pædagogikken, der skal styre skemalæg-ningen. Derved opnås en række fordele ift. undervisning i fagene, og ting som ekskursioner, planlagt fravær og kurser forlærerne kan indtænkes. Det mindsker antallet af vikartimer, og som eleverne udtrykte det ved overgangen til fleksibelt skemai sin tid, ”vi har mange flere timer med vores egne lærere”.2

og de planlagte timer er fordelt ud til lærerne i opgaveoversigterne via Trio, sender skolens administra-tion oversigter over klassernes og lærernes timer ud til skemalæggerne på afdelingerne. Der arbejdesmed fem skemaperioder, hvor hver periode fra starten er tom. Lærerne udmelder efter aftale med deresteam deres ønsker til placering af fagenes timer, ekskursioner, besøg af gæstelærere, projektuge og lign.,ligesom fx kursusdage bliver medtænkt i skemaerne. Det gøres på et særligt ønskeskema, der afleverestil skemalæggerne, som dernæst lægger skemaerne til klasserne og lærerne i en kladdeform, der efterføl-gende kontrolleres og godkendes af teamets lærere. Herefter lægges skemaerne endeligt ind i Lære-rintras skemamodul, og skemaerne åbnes for elever og forældre i Elev- og Forældreintra for én periodead gangen. Skemalæggerne kontrollerer, at klasserne får de timer, de skal have i årets løb, og lærernekontrollerer deres timer enten ved at bruge Lærerintras timeoptællingsmodul eller et Excelregneark, derer udviklet af skolens administration til formålet.Indberetning af planlagte undervisningstimer til UNI•CI efteråret indberettes de planlagte timetal til UNI•C fra Trio. Indberetningen gennemgås af skolensadministration for at sikre kvaliteten af de indberettede data, og indberetningen godkendes slutteligt afskolen.Skolen oplever hvert år, at ikke alle tal overføres korrekt fra Trio til UNI•C, og det kan bl.a. skyldesvalget af fagkode, der tilknyttes på aktiviteten. Fejlene eller differencerne i tallene er dog blevet mindrede sidste to til fire år. Derfor er det nødvendigt, at skolen gennemgår alle indberetningsskemaer manu-elt, før indberetningen gøres endelig og kan afsluttes. Derved sikrer skolen, at de korrekte tal er indbe-rettet.

1.5. Egedal Kommune, Bækkegårdsskolen

Forvaltningens udmelding af rammer for antal timerSkolernes lønsum udmeldes sammen med budget i slutningen af kalenderåret – gældende for det efter-følgende budgetår. I marts afholdes der en fællesPlandagfor alle kommunens skoler, hvor der udmeldesendelig normeringsberegning.Fordeling af timerne på de enkelte skolerDe enkelte skoler sammenholder de to udmeldinger - budget i forhold til normering, hvorefter denenkelte skole beslutter sig for, hvordan det kommende skoleårs timefordelingsplan skal se ud. Der vilvære en løbende orientering af gældende regler under udformningen af timefordelingsplanen, og dertages udgangspunkt i folkeskoleloven og Undervisningsministeriets udmeldte minimumstimetal. Dettilstræbes at nå det vejledende timetal.Skolen udarbejder et regneark, hvori det planlagte timetal indtastes i starten af februar. I regnearket fortimefordelingsplanen findes der en kolonne, hvori det vejledende timetal for de enkelte fag fremgår.Skolen har oplevet, at de udmeldinger fra Undervisningsministeriet, som skolen har modtaget, har væ-ret uklare, hvilket har været en kilde til fejl i planlægningen af timetal. Eksempelvis, var det ved udmel-

Bilag 6: Eksempel på procedure for og organisering af plan-lægning og indberetning af planlagte undervisningstimer fra enkommune, der har planlagt og indberettet korrekt

1.6. Ishøj Kommune, herunder Vibeholmskolen

Baggrunden for nedenstående afsnit er et interview med skolelederen på Vibeholmskolen den 29. april2010 og samtaler med kontorchef Bente Blichfeldt fra forvaltningen i Ishøj Kommune i løbet af aprilog maj 2010.Baggrund for at anvende erfaringerne fra Ishøj KommuneArbejdsgruppen har undersøgt proceduren for og organiseringen af planlægning og indberetning afplanlagte undervisningstimer i en kommune, hvor alle skoler har planlagt og indberettet et tilstrækkeligtantal undervisningstimer til at overholde minimumstimetallene i alle afsluttede perioder (dvs. perioder-ne 2003/04-2005/06 til 2006/07-2008/09). Dette bidrog til forståelsen af, hvorfor der opstår eller ikkeopstår fejl i forbindelse med indberetningen af planlagte timer.Forvaltningens udmelding af rammer for antal timerI Ishøj Kommune er der en klar ansvarsfordeling i forhold til opgaven. Timefordelingsplanen blivergodkendt af kommunalbestyrelsen i forbindelse med vedtagelse af budgettet. Forvaltningen melder enklar timefordeling ud, og skolernes tildeling af ressourcer sker på baggrund af antal klasser og dermedantal timer, de skal planlægge, dvs. timefordelingen i fagene. Forvaltningen holder ikke noget særligtmøde eller sender noget særligt ud i forbindelse med udmeldingen af timefordelingen.Timefordelingsplanen tager i høj grad udgangspunkt i de vejledende timetal, men justeres i forhold tillokale prioriteringer.I forhold til indfasningen af de seneste ændringer i minimumstimetallene (historie) har forvaltningen iIshøj Kommune lagt de ekstra timer ind i timefordelingen for flere år siden, da ændringen blev vedta-get. Derfor har Ishøj Kommune ikke problemer med at leve op til minimumskravet, når det nye kravtræder i kraft.Fordeling af timerne på de enkelte skolerSkolen laver sin individuelle timefordeling på baggrund af den udmeldte timefordelingsplan. Skolenanvender ikke sit skoleadministrative system, men anvender et skema de selv har udviklet. Der tageshøjde for generationsprincippet ved at planlægge med gennemsnittet af minimumstimerne hvert år.Generelt tager selve timefordelingen (fagfordelingen) ikke højde for fleksibel tilrettelæggelse af under-visningen, men lærerne kan efterfølgende selv organisere undervisningen mere fleksibelt, idet de medtimefordelingen har en ramme for, hvor mange timer de skal give i de forskellige fag.Indberetning af planlagte undervisningstimer til UNI•CI forhold til indberetningen af planlagte timer til UNI•C har der i forbindelse med indfasningen af denye timetalsregler i en periode været en medarbejder i forvaltningen, der sikrede, at skolernes indberet-tede timer var de korrekte. Denne kvalitetssikring i forvaltningen er ikke længere til stede pga. decentra-

lisering af det administrative ansvar, men der er skabt en bevidsthed på skolerne om, at intern kontroler både nødvendig og vigtig, inden undervisningstimetallene bliver endeligt godkendt og indsendt tilUNI•C.Organiseringen i Ishøj Kommune i relation til planlægning og indberetning af timetalProceduren og organiseringen i Ishøj Kommune adskiller sig ikke grundlæggende fra organiseringen iandre kommuner. Kontorchef Bente Blichfeldt påpegede, at forvaltningen ikke betragter planlægningog indberetning af timetal som en særlig omfangsrig eller vanskelig opgave for forvaltningen, samt atforvaltningen ikke gjorde nogen særlig indsats for at vejlede eller på anden vis hjælpe deres skoler medplanlægningen og indberetningen af timetal. Alligevel har det tilsyneladende haft en effektiv og positivvirkning på kommunens evne til at foretage en indberetning af undervisningstimer, der overholder mi-nimumstimetallene, at de har en klar ansvarsfordeling, har haft en medarbejder, der kontrollerede sko-lernes indberettede timetal samt generelt har fået opbygget en kultur for at kvalitetssikre de indberette-de undervisningstimetal, før de bliver endeligt godkendt og sendt til UNI•C.