Sammenfatning

Folketingets Ombudsmands årlige beretning til Folketinget og offentlighedenhar stort set ikke ændret struktur og form siden den udkom første gang forover 50 år siden. Årsagen til ombudsmændenes tilbageholdenhed over formoderniseringer skal især findes i deres stærke ønske om kontinuitet i embe-dets udførelse og udtryk.Flere omstændigheder har ført til at jeg har besluttet at bryde denne langetradition og bede om Folketingets accept af at indføre en ny struktur og form iberetningen:−Udviklingen af embedets hjemmeside har åbnet for hurtigere og meremålrettet kommunikation til professionelle brugere og til offentligheden.Hermed er der skabt mulighed for at fokusere på at præsentere enegentlig årsberetning om embedets virksomhed og nedbringe det tyn-gende antal af sager der offentliggøres i beretningen.Målsætningen for det nye fællesdesign for Folketinget og dets institutio-ner bør også slå igennem i ombudsmandens beretnings layout og form.Ombudsmandens sprogpolitik, der især sigter mod et mere læsbartsprog, bør i øvrigt generelt følges op af en moderne og tilgængelig form –herunder i beretningen.

1. Beretningens nuværende form

Siden Stephan Hurwitz afleverede sin første beretning til Folketinget, har derkun været foretaget få ændringer i struktur og form; de seneste blev præsen-teret med beretningen for året 2003. Der var tale om mindre ændringer, og iforordet til Folketinget blev det fremhævet at:Målet for disse ændringer – der ikke har berørt beretningens struktur – harværet en forbedring af beretningens kvalitet i kraft af større læsevenlighed ogoverskuelighed mv.

Beretningen gengiver sager af principiel juridisk interesse og sager der inde-holder væsentlige fejl og forsømmelser fra forvaltningens side (kapitel III).Kapitel IV indeholder rapporter fra egen drift-projekter og inspektioner.Kapitel I indeholder en generel redegørelse for embedets aktiviteter, statistikfor sagerne og deres behandling mv.Kapitel II indeholder en systematiseret redegørelse for de generelle forvalt-ningsretlige spørgsmål fra årets sager i kapitel III og IV.Kapitel V indeholder beretningens registre.Det er især kapitel III og IV, altså de kapitler der indeholder udvalget af åretsprincipielle sager, egen drift-projekter og inspektioner, der fylder mest – i 2008708 af de i alt 804 sider.Ombudsmandslovens § 11, stk. 2, stiller følgende krav til gengivelsen af prin-cipielle sager:

”§ 11.

Ombudsmanden afgiver en årlig beretning til Folketinget om sinvirksomhed. Beretningen offentliggøres.Stk. 2.Såfremt ombudsmanden giver meddelelse om en sag til Folketin-get, en minister eller en kommunalbestyrelse, jf. § 24, eller ombudsman-den fremdrager en sag i sin årlige beretning, skal der i meddelelsen ellerberetningen gives oplysning om, hvad den pågældende myndighed ellerperson har anført til sit forsvar.”

2. Brug af hjemmesiden

I beretninger fra før 2003 indeholdt beretningens kapitel V flere omfangsrigeregistre – i beretningen for 2002 var fx 271 af de i alt 1092 sider forbeholdtregistre. Et så omfattende register var naturligvis tyngende, og i 2003 blevantallet af registre beskåret og delvis overført til vores hjemmeside. Det be-mærkes at vi ikke har modtaget nogen reaktioner der tyder på utilfredshedmed denne beskæring og henvisning.Med hjemmesiden er det også blevet muligt at løse den konflikt der opstårsom følge af at de sager der omtales i beretningen, kan have mistet deresaktualitetsværdi (offentliggørelsen kan i princippet ske indtil et år og ni måne-der efter sagen er afsluttet over for myndigheder og klager).Endvidere kan et langt større antal sager lægges ud på hjemmesiden og se-nere overføres til Retsinformation. Hermed er de nemmere elektroniske sø-

gemuligheder og den ubegrænsede plads med til at tegne et bredere udsnit afde sager Folketingets Ombudsmand behandler. Sager der findes egnede tiloffentliggørelse i beretningen, udtages løbende og lægges umiddelbart efterud på hjemmesiden.Vi har dagligt i gennemsnit 780 besøgende på hjemmesiden (baseret på talfra august 2008 til september 2009).Udviklingen af mulighederne for mere og hurtigere information om embedetssager via hjemmesiden bør føre til overvejelser over balancen mellem hvadder fortsat skal offentliggøres på tryk, og hvad der udelukkende bør henvisestil hjemmesiden.Beretningen var, før hjemmesiden og Retsinformation, den centrale kilde tilombudsmandens praksis. Sådan forholder det sig efter min vurdering ikkelængere. Brugen af elektronisk søgning på hjemmesider og Retsinformationer udstrakt, og jeg tror ikke der er mange brugere af beretningen som vil sav-ne sagerne, egen drift-rapporterne og inspektionerne i den trykte beretning.I beretningen er der siden 2005 indlagt en cd-rom med hele beretningen såle-des at de elektroniske søgemuligheder hurtigt kan bringes i anvendelse. Vi vilunder alle omstændigheder fortsætte med at lade en cd-rom følge med dentrykte beretning.Beretningens kapitel II indeholder som nævnt en tværgående analyse og re-degørelse for de principielle forvaltningsretlige spørgsmål som udvalget afårets sager mv. rejser. Kapitel II må som konsekvens af de foreslåede æn-dringer i kapitel III og IV også tilpasses.Ud over en kort omtale i beretningen af de forvaltningsretligt banebrydendeudtalelser foreslås ”Folketingets Ombudsmands arbejde …” (vedlagt som bi-lag 1) at blive den måde hvorpå embedet samler de generelle og principielleforvaltningsretlige sager og erfaringer over en femårsperiode.

4. Sprogpolitikken

Folketingets Ombudsmand vedtog i 1995 og 1996 at følge en offentliggjortsprogpolitik. Sprogpolitikken er senest fulgt op med forskellige aktiviteter ogudgivelse af en ny intern skrivevejledning i 2007. Formålet med sprogarbejdethar stedse været at forøge den formidlingsmæssige kvalitet i ombudsman-dens udtalelser, med andre ord at forsøge at gøre udtalelserne mere læse-venlige uden at præcisionen forringes, eller der på anden vis bringes slør ikommunikationen med især myndighederne.Sprogpolitikkens intentioner bør efter min mening også afspejles i en moder-niseret form af embedets centrale publikation – den årlige beretning.

5. Afslutning

I konsekvens af de omtalte forhold og udviklinger har jeg besluttet at anmodeFolketinget om accept til at introducere en ny struktur og form på beretningenog samtidig benytte lejligheden til mere konsekvent at inddrage embedetshjemmeside i informationsarbejdet.Følgende generelle retningslinjer vil blive lagt til grund:

Layout

Layout:Den blå farve bibeholdes, og designet passes ind i den generelle de-signpolitik.Farve:Ny farve vælges i overensstemmelse med designprogrammet (mørke-re blå).Typografi:Skrifttypen palatino bibeholdes.Omfang:Sideantallet reduceres væsentligt. Det gør det muligt at bruge størreskrifttyper og lave et mere tiltalende layout. Måske med 1 spalte i stedet for 2,og måske med et andet format.Billeder:Der skal være flere ”professionelle” illustrationer i beretningen.Grafer/tabeller:Skal være indbydende, tydelige og tilpasses bogens øvrigeudseende.

Indhold

1.

Kort

forord

med ”aflevering af beretningen til Folketinget” (som hidtil).

2. Ombudsmanden

skriver i kroniklignende form om en eller flere sager somhar haft særlig interesse i beretningsåret – eventuelt fulgt op af en kortere for-valtningsretlig redegørelse for helt principielle sager.

3. Direktøren

redegør for husets organisation, ansatte, statistik og faktuelleting vedrørende ombudsmandsinstitutionen.

4.

Der skrives en lille

”artikel” for hvert kontor/afdeling

hvor der fokuserespå tendenser og udviklinger inden for de enkelte forvaltningsområder og/ellersager. Sagerne skal skrives om fra bunden. Der vil ikke blive tale om resume-er eller referater af enkelte sager, men en mere overordnet beskrivelse hvorsagerne tematiseres og forklares. Ombudsmandslovens § 11 vil naturligvisblive respekteret.Der indsættes billeder og eventuelt faktabokse med oplysninger om de enkel-te kontorer.

5.

Et tilsvarende generelt afsnit om årets

egen drift-projekter

inspektio-

ner.

6.

Artikler, eventuelt skrevet af

udefrakommende,

om synspunkter på om-budsmandens arbejde. For eksempel en artikel om kvaliteten af ombudsman-dens arbejde, af vores internationale arbejde, om en speciel afdeling hos om-budsmanden, om vores sprogarbejde – hvad vi laver, hvordan vi griber arbej-det an, osv. Eller en artikel af en udefrakommende person som beskriver etemne der er aktuelt i forbindelse med sagerne her. På samme måde vil vioverveje at bede en ombudsmand fra et andet land om at skrive en artikel.

7. Sagerne fra kapitel 3 og 4:

Der optages ikke længere 50-60 sager i deresfulde længde. Der laves bag i bogen en liste over de sager der allerede liggerpå hjemmesiden. Og det kan godt være flere end det antal vi udgiver i tryktform i dag. Listen kan bestå af korte resumeer af sagerne, men de skal i såfald være bedre end de er i dag – og måske endnu kortere.Der laves også en liste over opfølgningssager som lægges på hjemmesiden.Statistikken for de enkelte ministerier (i kapitel III) bør medtages i en eller an-den form. Måske på en oversigtsliste i forbindelse med statistikken i direktø-rens afsnit.

8. Registrene

udgår. Der henvises i stedet til Retsinformation og hjemme-side.Hvis Retsudvalget accepterer denne nye form af Folketingets Ombudsmandsberetning, vil jeg sigte på at præsentere den nye beretning fra og med beret-

NOTAT