BOU, Alm.del - 2009-10 - Bilag 81: Vejledning om styring af den almene boligsektor, fra velfærdsministeren

INDHOLDSFORTEGNELSEKapitel 1. Indledning ......................................................................................... 5Kapitel 2. Den nye styringsmodel i hovedtræk ............................................... 72.1. Mål- og aftalestyring ................................................................................ 72.2. Kommende retningslinjer om egenkontrol ............................................... 92.3. Regelgrundlag........................................................................................... 9Kapitel 3. Målsætninger .................................................................................. 113.1. Målsætning om økonomi og drift ........................................................... 133.2. Målsætning om ledelse og beboerdemokrati .......................................... 133.3. Målsætning om udlejning ....................................................................... 143.4. Målsætning om boligafdelinger .............................................................. 153.5. Målsætning om nybyggeri og renovering ............................................... 15Kapitel 4. Styringsdialog ................................................................................. 174.1. Styringsdialogens formål, indhold m.v................................................... 174.2. Styringsdialogens parter, indkaldelse og tidsfrister ................................ 184.3. Organisering af styringsdialogen ............................................................ 19Kapitel 5. Aftaler ............................................................................................. 21Kapitel 6. Dokumentation ............................................................................... 236.1. Dokumentationsmateriale ....................................................................... 236.2. Styringsrapport for almen boligorganisation med egne afdelinger ........ 246.3. Styringsrapport for almen administrationsorganisation.......................... 27Kapitel 7. Kommunalbestyrelsens redegørelse ............................................. 29Bilag 1. Uddrag af lov om almene boliger m.v. ............................................. 31Bilag 2. Uddrag af bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. ........... 33Bilag 3. Skabelon for styringsrapport for almen boligorganisation medegne boligafdelinger......................................................................................... 35Bilag 4. Skabelon for oplysningsskema for afdeling ..................................... 43Bilag 5. Skabelon for styringsrapport for almen administrations-organisation ...................................................................................................... 49

Kapitel 1. IndledningMed vedtagelsen af lov nr. 490 af 12. juni 2009 blev der gennemført en omfat-tende ændring af styringsmodellen for den almene boligsektor, jf. L 208, frem-sat den 22. april 2009. Loven trådte i kraft den 1. januar 2010. De vedtagnelovændringer indebærer, at styringen af det almene byggeri i højere grad baserespå mål- og aftalestyring. Principperne i styringsmodellen er beskrevet i rappor-tenDen almene boligsektors styring(2008).Som led i implementeringen af lovændringerne er der udstedt følgende nyebekendtgørelser: Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v., bekendtgørel-se om udlejning af almene boliger m.v., bekendtgørelse om sideaktiviteter ialmene boligorganisationer m.v., bekendtgørelse om støtte til almene boligerm.v. samt bekendtgørelser om normalvedtægter for almene boligorganisationer.Herudover har en arbejdsgruppe som led i omlægningen af styringen udarbejdetrapportenDen almene boligsektors dokumentation,som udkom i december2009. På baggrund af rapporten vil der i 3. kvartal 2010 blive stillet et centraltit-system til rådighed, som skal understøtte den nye styring af sektoren.Med denne vejledning gives en samlet fremstilling af den fremtidige styrings-model for den almene boligsektor. Vejledningen omfatter ikke de regelændrin-ger, der i øvrigt er sket på enkeltområder, såsom udlejning, sideaktiviteter osv.,med henblik på modernisering og forenkling af regelsættet.I vejledningens kapitel 2 gennemgås styringsmodellen i hovedtræk.I vejledningens kapitel 3, 4 og 5 gennemgås centrale enkeltelementer i styrin-gen: Målsætninger, styringsdialog og aftaler.I vejledningens kapitel 6 og 7 gennemgås det dokumentationsmateriale, somboligorganisationer og kommuner skal indberette via it-systemet.Regelgrundlaget for ændringerne af styringen er optrykt som bilag 1-2 til vej-ledningen. Desuden er skabeloner for de i kapitel 6 omtalte styringsrapportervedlagt som bilag 3-5.5

Kapitel 2. Den nye styringsmodel i hovedtræk2.1. Mål- og aftalestyringFormålet med de ændrede styringsregler er dels at forbedre boligorganisationer-nes muligheder for at løse deres opgaver på en effektiv måde, dels at gøre detkommunale tilsyn mere fremadrettet.Den nye styringsmodel indebærer, at styringen af den almene boligsektor i høje-re grad skal baseres på mål- og aftalestyring. Med omlægningen er der indførten række nye retningslinjer for sektoren, herunder for forholdet mellem kom-munalbestyrelse og boligorganisation.Principperne bag den nye styring er 1) at styringen af sektoren i højere grad skalske med udgangspunkt i sektorens overordnede mål, 2) at der skal søges etable-ret et konstruktivt og fremadrettet samarbejde mellem kommunalbestyrelse ogboligorganisation og 3) at der ønskes størst mulig lokal fleksibilitet, metodefri-hed og afbureaukratisering på områder, hvor særlige hensyn ikke taler imod det.Det er sigtet med styringsmodellen, at der skal skabes forbedrede mulighederfor at finde lokale tilpassede løsninger. Det er derimod ikke intentionen, at denoffentlige styring af boligorganisationerne samlet set skal være mere detaljereteller indgribende end tidligere. Det er ligeledes ikke hensigten, at ressourcefor-bruget hos kommuner og boligorganisationer samlet set skal øges.Med den nye styring skal kommunen i højere grad lægge vægt på at etablere etfremadskuende samarbejde med boligorganisationen om at håndtere væsentligeudfordringer og problemer. Samtidig vil der ske en aflastning af kommunenstraditionelle opgaver på grund af regelforenkling, herunder afskaffelse af enrække godkendelsesopgaver.Den nye styring skal ruste de almene boligorganisationer bedst muligt til atklare fremtidige udfordringer. Det gælder udfordringer vedrørende indsatsen iudsatte boligområder, arbejdet med renovering og nybyggeri og bestræbelsernefor stadig effektivisering af driften.

Hovedelementerne i modellen for styring kan kortfattet skitseres sådan:1. Der er i lov om almene boliger m.v. (loven) opstillet et overordnetfor-målog landsdækkendestyringsmålsætninger.Målsætningerne omfat-ter områderne økonomi og drift, ledelse og beboerdemokrati, udlejning,boligafdelinger samt nybyggeri og renovering.2. Der skal mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation etableres enstyringsdialog.Formålet er at drøfte større udfordringer i boligvirk-somheden, at gøre status med hensyn til i hvilken grad målsætningerneefterleves samt at afklare det fremtidige behov for at koordinere indsat-ser og indgå aftaler.3. Der skal i forlængelse af styringsdialogen indgås et samarbejde mellemkommunalbestyrelse og boligorganisation, herunder gennem indgåelseafaftaler,om at realisere de overordnede målsætninger. Aftalerne erudtryk for et gensidigt forpligtende samarbejde. Parterne er forpligtet tilat kortlægge behovet for fremover at indgå aftaler.4. Boligorganisationernes arbejde medegenkontrol,herunder forvalt-ningsrevision, skal styrkes. Herved vil det kommunale tilsyn kunne af-lastes fra arbejdet med at kontrollere en række detaljerede, administrati-ve spørgsmål i boligorganisationen.5. Boligorganisationen skal til brug for styringsdialogen levere forbedretdokumentation.Som led heri indgår en årlig styringsrapport, herunderen række nøgletal, som skal muliggøre en vurdering af boligorganisati-onens virksomhed i relation til lovens målsætninger og en afklaring afbehovet for tiltag og koordination. Dokumentationen behandles og præ-senteres i et særligt it-system.Alle almene boligorganisationer er omfattet af den nye styringsmodel. Regiona-le, kommunale og selvejende almene ældreboliger samt selvejende almene ung-domsboliger er derimod ikke omfattet af styringsmodellen i sin helhed, menalene af de nye bestemmelser om formål og målsætninger. Dette indebærer, atde ikke er omfattet af kravene om årligt at udarbejde en styringsrapport og etab-lere en styringsdialog.

2.2. Kommende retningslinjer om egenkontrolStyringsmodellen er baseret på, at boligorganisationen i vid udstrækning selvsikrer og kontrollerer effektiviteten, produktiviteten og kvaliteten af sin virk-somhed, således at kommunalbestyrelsen i højere grad kan fokusere på mereoverordnede problemstillinger omkring fx udviklingen i boligområderne samtboligorganisationer med særlige problemer.Som led i implementeringen af styringsreformen vil der senere blive udsendtnye retningslinjer for egenkontrol, forvaltningsrevision m.v. i almene boligor-ganisationer. Omlægninger af almene boligorganisationers egenkontrol m.v. ersåledes ikke omhandlet i denne vejledning.

Kapitel 3. MålsætningerSom led i styringsreformen er der opstillet et overordnet formål samt landsdæk-kende målsætninger for den almene boligsektor.Ifølge det overordnede formål skal den almene boligsektor løse boligsocialeopgaver ved at stille passende boliger til rådighed for alle med behov herfor tilen rimelig husleje samt give beboerne indflydelse på egne boforhold, jf. § 5b iloven.De landsdækkende målsætninger, der er fastsat for den almene boligvirksom-hed, omfatter områderne økonomi og drift, ledelse og beboerdemokrati, udlej-ning, boligafdelinger samt nybyggeri og renovering, jf. lovens §§ 6a – 6e.Med fastsættelsen af landsdækkende målsætninger på centrale områder er derudstukket nogle overordnede pejlemærker, som kommunalbestyrelser og bolig-organisationer er forpligtet til at arbejde med. Målsætningerne er samtidig ud-tryk for nogle helt grundlæggende krav til den almene boligvirksomhed.Det er som udgangspunkt de landsdækkende målsætninger, der skal følges oppå i styringsdialogen mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation, jf. ka-pitel 4 og 6. De landsdækkende målsætninger kan således i langt de fleste til-fælde indfange almindeligt forekommende problemstillinger i boligorganisatio-nen.Det er ikke nødvendigt for styringsdialogen, at der fra kommunalbestyrelsensside opstilles supplerende målsætninger for den ”normale” boligvirksomhed,selvom reglerne ikke hindrer det. Hvis der skal opstilles og følges op på et stør-re antal lokale målsætninger, vil det kunne blive et ressourcekrævende arbejdefor alle parter, som ikke står mål med gevinsterne herved.I visse tilfælde kan det imidlertid være hensigtsmæssigt at opstille supplerendelokale målsætninger i relation til styringsdialogen. Det kan være som led i enaftale mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation om en særlig indsats,fx i et eksisterende boligområde, eller som led i en samlet kommunal boligpoli-tik.11

Internt i den enkelte boligorganisation bliver der løbende opstillet målsætninger,blandt andet som et led i boligorganisationens forvaltningsrevision. Der vil ty-pisk være tale om mål, som er mere operationelle og detaljerede end de lands-dækkende styringsmålsætninger. En systematisk opfølgning på disse mål skalsom udgangspunkt ikke indgå i styringsdialogen. Information om den gennem-førte forvaltningsrevision vil fremgå af boligorganisationens årsberetning.Kommunalbestyrelsen skal på et overordnet plan tilse, at boligorganisationenarbejder forsvarligt med forvaltningsrevision, og dette spørgsmål vil kunne ind-gå i styringsdialogen.Boks 3.1 nedenfor viser eksempler på forskellige typer af målsætninger: Lands-dækkende målsætninger, eventuelle mål aftalt mellem kommunalbestyrelse ogboligorganisation på særlige områder samt boligorganisationens interne mål.Det er som udgangspunkt de landsdækkende målsætninger, der danner grundlagfor styringsdialogen.Boks 3.1. MålsætningshierarkiType afmålsætningLandsdækkendestyringsmålsætningerMålsætningenskarakterOverordnedemålStatus vedr. sty-ringsdialogOpfølgning på målindgår altid i styrings-dialogEksempel”Boligorganisationen skaldrage omsorg for, at dealmene boligafdelinger erøkonomisk og socialt vel-fungerende og fysisk frem-står i god og tidssvarendestandard”Eventuelle mål aftaltmellem kommunal-bestyrelse og bolig-organisationInterne mål, som denenkelte boligorgani-sation har opstilletsom led i forvalt-ningsrevision m.v.Overordnede ogoperationellemålOpfølgning på mål ersom udgangspunktforankret hos boligor-ganisationens ledelseog revisor. Rapporte-ring i årsberetning.Overordnede ogoperationellemålOpfølgning på målkan efter aftale indgå istyringsdialog”Boligorganisationen skalinden næste dialogmødehave udarbejdet kvalitets-vurderinger af alle størreudearealer””I alle afdelinger skalbeboernes tilfredshed medstørre udearealer måleshvert 5. år med tilfredsstil-lende resultat ”

3.1. Målsætning om økonomi og driftIfølge målsætningen skal boligorganisationensikre en forsvarlig og effektiv driftaf boligorganisationen og dens afdelinger,jf. § 6a i loven.Målsætningen omhandler boligorganisationens økonomi og administration,herunder afdelingsdrift. Målsætningen vedrører den professionelle administrati-on, mens den politiske ledelse er omhandlet i målsætning om ledelse og beboer-demokrati, 3.2.Styringsdialogen vedrørende målsætningen vil blandt andet omhandle økonomi-styring, herunder omkostningsniveau, produktivitet, opsparing samt budget- ogregnskabsudarbejdelse. Hvis der i regnskabsmaterialet eller på anden måde erafdækket økonomiske problemer i boligorganisationen, indgår dette i belysnin-gen af målsætningen.Endvidere vil fx spørgsmål om fusioner, administrativt samarbejde, organisati-onsudviklingsprojekter og eventuelle sideaktiviteter kunne være relevante em-ner under målsætningen.

med ledelse i boligorganisationen og at en aktiv, beboerdemokratisk kultur skalsøges fremmet.Begrebet ”god ledelsesskik” skal ses i sammenhæng med det arbejde, der erudført i den almene boligsektor om ”god almen ledelse”, jf. publikationenGodledelse af almene boliger(BL og KL, 2006), og i øvrigt i de senere års anbefa-linger til god ledelse og selskabsskik i såvel den private som den offentlige sek-tor.I drøftelse af målsætningen vil blandt andet kunne indgå fremme af deltagelse ibeboerdemokratiet, udarbejdelse af etisk regnskab over bestyrelsesforbrug, sik-ring af bestyrelsernes beslutningsgrundlag og kompetence, intern kommunikati-on, samarbejde mellem forskellige beslutningsniveauer, herunder eventuellebeslutninger om gennemførelse af visse arbejder uden afdelingsmødets godken-delse, nedsættelse af ad hoc beboergrupper m.v.

3.3. Målsætning om udlejningIfølge målsætningen skal boligorganisationenved udlejningen af boliger tilgo-dese grupper, som har vanskeligheder med at skaffe sig en passende bolig påalmindelige markedsvilkår. Derudover skal en varieret beboersammensætningsøges fremmet,jf. § 6d i loven.Med målsætningen tydeliggøres det, at når udlejningsprincipperne fastlæggesfor det enkelte boligområde, skal det ske på baggrund af enafvejning af de hen-syn,der er nævnt i målsætningen: Et boligsocialt hensyn og hensynet til en vari-eret beboersammensætning. Der skal med andre ord fastholdes en balance mel-lem disse hensyn samtidig med, at der tages højde for situationen i det enkelteboligområde.I drøftelsen af målsætningen bør indgå, om der i kommunen er afdelinger ellerboligområder, som har en uforholdsmæssig høj koncentration af socialt udsattebeboere, og om der er afdelinger eller boligområder, som vil kunne bære enstørre andel af socialt udsatte beboere. Hvis udlejning via venteliste fraviges,skal det løbende sikres, at hensynet til de grupper, som har svært ved at skaffesig en passende bolig på markedsvilkår, tilgodeses.

3.4. Målsætning om boligafdelingerIfølge målsætningen skal boligorganisationendrage omsorg for, at de almeneboligafdelinger er økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstår i godog tidssvarende standard,jf. § 6b i loven.Styringsdialogen skal omhandle væsentlige problemer i afdelingen af økono-misk, social eller fysisk karakter. Problemer på disse områder kan optrædesammenhængende eller hver for sig, og kan fx vedrøre afdelingens driftsøko-nomi og huslejeniveau, vold og hærværk i lokalområdet eller bygningernesvedligeholdelsesstand. Det bør tillige indgå i styringsdialogen, hvis der er nær-liggende risiko for, at sådanne problemer opstår.I styringsdialogen bør det vurderes, hvorvidt der er taget de nødvendige initiati-ver til imødegåelse af eventuelle økonomiske, sociale eller fysiske problemer ien afdeling, herunder om andre parter vil kunne indgå i løsninger, om der skaludarbejdes helhedsplaner, søges støtte fra Landsbyggefonden m.v.

3.5. Målsætning om nybyggeri og renoveringIfølge målsætningen skal boligorganisationeni forbindelse med opførelse ogrenovering mv. af almene boliger tilstræbe at få mest mulig værdi for de inve-sterede midler. Byggeriet skal have en god arkitektonisk, teknisk, sundhedsmæs-sig og miljø- og energimæssig kvalitet. Omkostninger og husleje skal samtidigholdes på et sådant niveau, at boligerne kan påregnes udlejet efter deres for-mål,jf. § 6c i loven.Målsætningen omhandler boligorganisationens opgaver med som bygherre atgennemføre nybyggeri og renoveringsarbejder.I drøftelsen på baggrund af målsætningen vil kunne indgå en vurdering af byg-geriers eller renoveringsarbejders kvalitet i relation til arkitektur, teknik, sund-hed samt miljø- og energiforhold, ligesom omkostningseffektiviteten ved arbej-derne vil være relevante emner.

Kapitel 4. Styringsdialog4.1. Styringsdialogens formål, indhold m.v.Som et centralt element i styringsmodellen skal der organiseres en styringsdia-log i form af minimum et årligt tilbagevendende møde mellem kommune ogboligorganisation.Styringsdialogen tager udgangspunkt i en dokumentationspakke fra boligorga-nisationen, jf. kapitel 6 nedenfor. Formålet med styringsdialogen er:At evaluere boligorganisationens virksomhed og resultater i relation til lo-vens målsætninger.At afklare det fremtidige behov for koordination og indgåelse af aftalermellem kommunalbestyrelse og boligorganisation.

Kommunalbestyrelsen skal på baggrund af dialogen med hver boligorganisationudfærdige enredegørelse for den gennemførte styringsdialog,jf. kapitel 7.Fokus i styringsdialogen skal være på de væsentlige problemer og deres løs-ning. Dette forudsætter en velfungerende virksomhedsledelse og egenkontrol iden enkelte boligorganisation, så behovet for at drøfte detaljerede spørgsmål omdriften, mindre enkeltsager m.v. minimeres. Kommunalbestyrelsen skal derfortilse, at boligorganisationens eget arbejde med ledelse, egenkontrol og forvalt-ningsrevision fungerer betryggende, og intensiteten af tilsynet skal afpassesefter boligorganisationens indsats med hensyn til egenkontrol, jf. kapitel 2, af-snit 2.2. Kommunalbestyrelsen skal desuden tilse, at det dokumentationsmateri-ale, boligorganisationen leverer til brug for styringsdialogen, er tilfredsstillende.Kommunalbestyrelsen skal fortsat varetage traditionelle tilsynsopgaver såsom atføre et legalitetstilsyn og foretage visse godkendelser, idet en række godkendel-seskrav dog er afskaffet. Kommunalbestyrelsen meddeler ligeledes fortsat til-sagn til nybyggeri m.v. Styringsdialogen supplerer disse opgaver.

Styringsdialogen er et forum for samarbejde, der giver både kommunalbestyrel-se og boligorganisation bedre muligheder for at fremme ”gode præstationer” iden almene boligvirksomhed. Kommunalbestyrelsen får et bedre videngrundlagog bedre analyseredskaber, og får desuden bedre mulighed for løbende at frem-me ”gode præstationer” i kommunens boligorganisationer. Herved vil proble-mer i højere grad kunne opdages, før de udvikler sig, og kommunalbestyrelsenstraditionelle tilsynsopgaver må desuden forventes at kunne løses på et forbedretgrundlag, hvilket alt andet lige vil medføre lettelser i denne del af kommunensarbejde. Boligorganisationen får et redskab til kommunikation med kommunen,herunder om ønsker om aftaler, kommunale tiltag, fysisk planlægning m.v. En-delig styrkes muligheden for gensidig koordination mellem boligorganisationog kommunalbestyrelse, og dermed for en sammenhængende og rettidig indsatsi forhold til givne udfordringer.Kommunalbestyrelsens indflydelse på boligorganisationen via styringsdialog ogaftaler er som udgangspunkt baseret på frivillighed mellem parterne. Det erboligorganisationens og kommunalbestyrelsens vurderinger af de lokale for-hold, som danner grundlag for samarbejdet.Hvis kommunalbestyrelsen imidlertid konstaterer, at en boligorganisation ikkeoverholder loven, herunder dens målsætninger, vil forholdet være omfattet afkommunalbestyrelsens legalitetstilsyn. Kommunalbestyrelsen vil fortsat havemulighed for som led heri at afgive henstillinger, påbud, i yderste konsekvensindsætte en midlertidig forretningsfører etc.Styringsdialogen må forventes at påvirke samarbejdsrelationen mellem kom-mune og boligorganisation positivt, at give kommunerne bedre videngrundlagog analyseredskaber samt medføre, at problemer i højere grad opdages, før deudvikler sig. Med etableringen af en styringsdialog vil det traditionelle kommu-nale tilsyn derved i mange tilfælde kunne udføres på et forbedret grundlag,hvilket alt andet lige vil medføre lettelser i denne del af kommunens arbejde.

nen er en almen boligorganisation med egne boligafdelinger, og når boligorga-nisationen er en almen administrationsorganisation.Tilsynet med afdelinger føres af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvorafdelingen er beliggende. Såfremt en afdeling ikke har samme tilsynsmyndighedsom afdelingens boligorganisation, er afdelingen ikke omfattet af kravet omstyringsdialog. For en afdeling, som ikke ligger i boligorganisationens hjem-stedskommune, vil der ligeledes skulle indsendes dokumentationsmateriale tilafdelingernes tilsynsførende kommunalbestyrelse, jf. kapitel 6 nedenfor. Kom-munalbestyrelsen eller boligorganisationen vil i sådanne tilfælde kunne tageinitiativ til et dialogmøde, hvis der er behov derfor.Det er kommunalbestyrelsens ansvar at indkalde til mindst ét dialogmøde årligt.Indkaldelse til dialogmødet skal ske skriftligt og med passende varsel. Fastsæt-telsen af tidspunktet for afholdelse af dialogmødet skal ses i sammenhæng medden af kommunalbestyrelsen fastsatte frist for aflevering af styringsrapport ogtidspunktet for færdiggørelsen af det seneste regnskab. Kommunalbestyrelsenpåser desuden, at styringsrapporten afleveres rettidigt.Der er intet til hinder for, at kommunalbestyrelsen eller boligorganisationentager initiativ til at holde flere dialogmøder udover det nævnte obligatoriskemøde.Der henvises til § 164 i loven og § 109, stk. 1 og 2, i bekendtgørelsen om driftaf almene boliger m.v. (driftsbekendtgørelsen), jf. vejledningens bilag 1 og 2.

4.3. Organisering af styringsdialogenDer er stor metodefrihed for kommunalbestyrelsen i tilrettelæggelsen af sty-ringsdialogen. Der er ikke fastsat særlige krav til det tidsmæssige omfang af detenkelte dialogmøde, idet dialogmødets længde bør afspejle behovet for dialog irelation til den enkelte boligorganisation. Hvor omfattende møder, der er behovfor, vil således afhænge af den konkrete situation i de enkelte boligorganisatio-ner og deres afdelinger. Det må forventes, at dialogmødet for den veldrevne oguproblematiske boligorganisation vil kunne afholdes inden for en forholdsvisbegrænset tidsramme.

Der er intet til hinder for, at en del af styringsdialogen gennemføres i en fællesproces med deltagelse af flere boligorganisationer. En række emner i styringsdi-alogen er som udgangspunkt egnede til drøftelse i fælles fora på tværs af bolig-organisationerne. Det kan eksempelvis gælde udlejningspolitik, helhedsindsat-ser i større byområder, initiativer i forhold til nybyggeri etc. Der vil typisk væretale om temaer, som det også kan være relevant at indgå aftaler om.Det vil dog være hensigtsmæssigt, at en del af styringsdialogen gennemføres i etdialogmøde mellem kommunalbestyrelsen og den enkelte boligorganisation,idet dokumentationsmaterialet omfatter en række forhold, som primært har rele-vans og interesse for den enkelte boligorganisation. Hertil kommer, at kommu-nalbestyrelsen skal udarbejde en redegørelse for styringsdialogen med hverenkelt boligorganisation, jf. kapitel 7 nedenfor.Der vil lokalt skulle tages stilling til den nærmere organisering af styringsdialo-gen. I den enkelte boligorganisation er bestyrelsen efter normalvedtægterneansvarlig for at udarbejde og indsende styringsrapporten til brug for styringsdia-logen.Kommunalbestyrelsen må på baggrund af de konkrete forhold fastlægge denkommunale organisering af styringsdialogen.De problemstillinger, der indgår i dokumentationsmaterialet, er tværgående iforhold til typiske kommunale forvaltningsgrene. Det er derfor af stor betyd-ning, at alle dele af den kommunale forvaltning, der har berøringsflader medboligorganisationen (fx nybyggeri, anvisning, tilsyn eller indsatsen i forhold tilet udsat boligområde) deltager i forløbet omkring styringsdialogen.

Kapitel 5. AftalerEt andet centralt element i styringsmodellen erindgåelse af aftalermellemkommunalbestyrelse og boligorganisation. Boligorganisationen og kommunal-bestyrelsen skal således gennem etablering af samarbejde og indgåelse af aftalerarbejde for at realisere lovens formål og målsætninger. Boligorganisation ogkommunalbestyrelse skal endvidere i nødvendigt omfang koordinere deres ind-sats i det enkelte boligområde med andre relevante parter. Der henvises til § 6 fi loven og § 109, stk. 5, i driftsbekendtgørelsen. Det er op til parterne at træffebeslutninger om indgåelse af konkrete aftaler på baggrund af en vurdering afbehovet herfor. Det er forudsat, at parterne som led i styringsdialogen kortlæg-ger behovet for fremover at indgå aftaler.Der er i vid udstrækning metodefrihed med hensyn til, hvordan aftaler indgås ogfølges op, og hvad de omhandler. En velfungerende aftalestyring vil i mangetilfælde indebære, at der indgås aftaler for større, sammenhængende sagsområ-der på baggrund af nogle helhedsbetragtninger på området.En aftale kan imidlertid også angå mere detaljerede spørgsmål, fx konkretedriftsforhold i den enkelte boligorganisation.Boks 5.1. Eksempler på emner for aftaler mellem kommunalbestyrelsen og eneller flere boligorganisationer- Der kan indgås aftale om helhedsplaner – både som forebyggende indsats og når udsatte boligom-råder har behov for mere grundlæggende opretning. Aftalen vil kunne omfatte et bredt spektrum aftiltag, f.eks. sociale, bygningsmæssige og udlejningsmæssige, og kan også omfatte, at boligorganisa-tionen igangsætter visse sideaktiviteter. Den kan desuden omfatte rent kommunale initiativer. Indgå-else af aftalen vil kunne ske mellem flere parter end boligorganisationen og kommunalbestyrelsen.- Der kan indgås særskilt aftale om den måde, hvorpå man kombinerer forskellige udlejningsinstru-menter i et område eller en kommune, således at de overordnede hensyn på udlejningsområdet tilgo-deses bedst muligt.- Der kan indgås aftaler om boligstandard, renovering og nybyggeri, herunder om energi, miljø ogarkitektur, samt om andre områder, hvor der er lokale ønsker, eller hvor kommunalbestyrelsen øn-sker at implementere en kommunal boligpolitik.- Der kan indgås aftaler om, at boligorganisationen gennemfører en særlig indsats i sin organisation,fx omlægninger af et aktivitetsområde, der giver anledning til mange klager.

Kapitel 6. Dokumentation6.1. DokumentationsmaterialeTil brug for styringsdialogen skal boligorganisationen årligt levere en ”doku-mentationspakke” til kommunalbestyrelsen. Hvis der er konstateret et særligtdokumentationsbehov, fx som led i opfølgning på en aftalt indsats, kan der ind-gås aftale mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation om, at boligorgani-sationen leverer supplerende oplysninger i form af ekstra bilag.Dokumentationen består af følgende elementer:A.Styringsrapport med tilhørende bilagBilagene er dels oplysningsskemaer for samtlige afdelinger, dels ekstrabilag efter behov.RegnskabsmaterialeRegnskabsmaterialet omfatter regnskab, udskift af revisionsprotokol,regnskabsspørgeskema og bestyrelsens årsberetning.

Boligorganisationen skal indsende regnskabsmaterialet til den tilsynsførendekommunalbestyrelse senest 5 måneder efter regnskabsafslutningen.Styringsrapporten med bilag skal indsendes til den tilsynsførende kommunalbe-styrelse inden udløbet af en af kommunalbestyrelsen fastsat tidsfrist.En boligorganisation, som har afdelinger i flere kommuner, skal indsende regn-skabsmaterialet og styringsrapporten til såvel den kommune, som fører tilsynmed boligorganisationen (hjemstedskommunen), som til afdelingernes belig-genhedskommune. De pågældende kommuner skal aftale en koordinering aftilsynet. Hjemstedskommunen skal som tidligere nævnt i kapitel 4, afsnit 4.2.føre en dialog med boligorganisationen én gang om året. Derimod er det over-ladt til beliggenhedskommunen at vurdere, om den på baggrund af den tilsendte

dokumentation vil gennemføre et særskilt dialogmøde med boligorganisationenom forholdene i den eller de afdelinger, der er beliggende i kommunen.Styringsrapporten tager udgangspunkt i perioden siden sidste dialogmøde elleren anden periode, som er fastsat af kommunalbestyrelsen. Det bemærkes, at denperiode, styringsrapporten omhandler, ikke nødvendigvis skal være sammenfal-dende med regnskabsperioden.Boligorganisationens bestyrelse er efter normalvedtægterne ansvarlig for atudarbejde og indsende styringsrapporten med bilag, mens regnskabsmaterialetskal godkendes i boligorganisationens øverste myndighed. Afhængigt af forhol-dene i den enkelte boligorganisation kan boligorganisationen fastlægge proce-durer for orientering af øverste myndighed og afdelinger om styringsrapportenog bilagene hertil samt for inddragelse af afdelinger i udarbejdelse af afdelings-skemaer.Boligorganisationen vil med fordel kunne offentliggøre dokumentationsmateria-let helt eller delvist, fx på boligorganisationens hjemmeside. Materialet er om-fattet af reglerne om offentlighed i forvaltningen, når det er modtaget af kom-munen.Der henvises til § 71, stk. 1, og § 109, stk. 3 og 4, i driftsbekendtgørelsen, jf.bilag 2 i vejledningen.

6.2. Styringsrapport for almen boligorganisation med egneafdelingerBoligorganisationen skal som et element i dokumentationspakken indlevere enstyringsrapport, hvori boligorganisationen i en standardiseret spørgeskemaformevaluerer og vurderer, hvordan den lever op til sektorens målsætninger. Rappor-ten er sammen med det øvrige dokumentationsmateriale boligorganisationensoplæg til styringsdialogen, jf. § 109, stk. 5, i driftsbekendtgørelsen.Styringsrapporten udformes og indsendes i elektronisk form til et centralt it-system, jf. § 109, stk. 6, i driftsbekendtgørelsen.

Der er udarbejdet en særlig skabelon for boligorganisationens styringsrapport,jf. bilag 3. Skabelonen er udformet sådan, at selve dialogmødet kan have formaf en gennemgang af styringsrapporten, mens det øvrige dokumentationsmateri-ale (bilag til styringsrapporten samt regnskabsmateriale) inddrages i dialogen inødvendigt omfang.Til styringsrapporten for en boligorganisation med egne boligafdelinger er knyt-tet et fast bilag i form af et oplysningsskema for hver afdeling, jf. bilag 4. Derkan vedhæftes yderligere bilag.Formålet med styringsrapporten er, at boligorganisationen skal evaluere sinegen virksomhed og give udtryk for eventuelle ønsker om aftaler med kommu-nalbestyrelsen og eventuelt andre parter. Styringsrapportens informationer skalderved kunne danne grundlag for, at der i styringsdialogen sker en vurdering afboligorganisationens virksomhed og udfordringer og en drøftelse af mulighe-derne for at igangsætte og gennemføre relevante tiltag.Styringsrapporten er bygget op omkring nogle spørgsmål, hvor boligorganisati-onen vurderer sig selv. Disse vurderingsspørgsmål er åbne spørgsmål, der ved-rører boligorganisationens udfordringer og problemer samt påtænkte og gen-nemførte initiativer på nærmere angivne områder. Det er nødvendigt, at bolig-organisationen besvarer disse spørgsmål fyldestgørende, hvis styringsrapportenskal kunne tjene sit formål.Som supplement til vurderingsspørgsmålene indeholder styringsrapporten bag-grundsinformation i form af afkrydsningsfelter og nøgletal. Denne informationkan styrke grundlaget for vurdering af boligorganisationens virksomhed og fordialogen mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation.Afkrydsningsfelternevedrører blandt andet boligorganisationens vurderinger afbestemte forhold, eksempelvis vedligeholdelsesstand, behov for modernisering,behov for indgåelse af aftaler m.v. Afkrydsningsfelterne vedrører desuden bo-ligorganisationens brug af en række konkrete metoder, som ofte anvendes iveldrevne boligorganisationer, fx beboertilfredshedsmålinger, evalueringer afbestyrelsesarbejde, analyser af boligområdets sociale liv og ressourcer m.v.Brugen af disse metoder er imidlertid ikke obligatorisk, og der er intet til hinderfor, at boligorganisationer anvender andre metoder til fremme af virksomhedenog informerer om disse i styringsrapporten.

Nøgletalleneomfatter udvalgte regnskabsdata, herunder til belysning af bolig-organisationens produktivitet og opsparing og afdelingernes henlæggelser. Her-udover er der medtaget andre nøgletal, blandt andet angående sager ved beboer-klagenævnet, lejeledighed, fraflytningsfrekvens, ventetid og arbejdsmarkedstil-knytning.For størstedelens vedkommende vil nøgletallene automatisk blive dannet i detcentrale it-system via overførsel fra andre systemer. Der vil for både regnskabs-data og ikke-regnskabsdata i vidt omfang ske sammenligninger med et bench-mark. Nøgletal, der ligger langt fra det forventede eller normalt forekommende,vil blive markeret som kritiske (gul eller rød). It-systemet vil endvidere gøre detmuligt for den enkelte boligorganisation at sammenligne aktuelle nøgletal medboligorganisationens nøgletal for de foregående år. At en boligorganisationsnøgletal ikke er ”kritiske”, er dog ingen garanti for, at forholdene er tilfredsstil-lende - og der kan omvendt være gode forklaringer på ”kritiske” nøgletal. Bo-ligorganisationen skal i et obligatorisk tekstfelt kommentere ”kritiske” nøgletal,og tallene bør indgå i styringsdialogen.Skabelonen for styringsrapporten er bygget således op, at boligorganisationensforhold gennemgås i styringsrapporten, mens afdelingerne gennemgås i de op-lysningsskemaer, der er vedlagt som bilag. Kommune og boligorganisation fårherved et overblik over en række forhold i samtlige afdelinger. Alle informatio-ner i afdelingsskemaerne om væsentlige problemer eller behov for særlige tiltagføres automatisk over i styringsrapporten for boligorganisationen. Kommunenkan således alene via styringsrapporten danne sig et overblik over forhold, derskal indgå i styringsdialogen.Styringsrapportens indhold og opbygning gør som nævnt, at den i praksis kanfungere som en dagsorden, som kommune og boligorganisation gennemgår veddialogmødet, mens de øvrige elementer i dokumentationen (afdelingsskemaer,regnskabsmateriale og eventuelle øvrige bilag) kun inddrages i nødvendigt om-fang. Derfor skal boligorganisationen sørge for, at alle væsentlige problemer,der fremgår af det øvrige dokumentationsmateriale, også er omtalt i selve sty-ringsrapporten.

6.3. Styringsrapport for almen administrationsorganisationStyringsdialogen mellem kommunalbestyrelse og administrationsorganisationadskiller sig på en række punkter fra den sædvanlige styringsdialog på grund afadministrationsorganisationens særlige karakter og opgaver. I en række vigtigespørgsmål er det boligorganisationen med egne boligafdelinger, som er denrelevante dialogpartner for kommunalbestyrelsen, idet boligorganisationen harbeslutningskompetence med hensyn til forhold i boligorganisationens afdelin-ger. Det gælder, uagtet at boligorganisationen administreres af en almen admi-nistrationsorganisation. Desuden er den tilsynsførende kommunalbestyrelsesrelation til administrationsorganisationen kendetegnet ved, at sidstnævnte ofteopererer på tværs af kommunegrænser, hvorved en del af administrationsorgani-sationens aktiviteter foregår i andre kommuner.Administrationsorganisationernes særlige opgaver og typisk store volumen gørdet hensigtsmæssigt at etablere en styringsdialog med et andet fokus. Det ersom udgangspunkt mindre relevant at inddrage spørgsmål om enkeltafdelingereller forhold i den enkelte administrerede boligorganisation i styringsdialogenmed en administrationsorganisation. Der er i stedet behov for i styringsdialogenat fokusere på, at leverancen af den grundlæggende ydelse, administrationen,fungerer tilfredsstillende, og at der ikke er større økonomiske eller andre risicieller problemer.Der er derfor udarbejdet en særlig skabelon til administrationsorganisationersstyringsrapport, jf. vejledningens bilag 5, som på nogle punkter afviger fra sty-ringsrapporten for boligorganisationer med egne boligafdelinger. Der er foradministrationsorganisationernes vedkommende særligt rettet fokus mod atidentificere evt. problemer ved driften. Skabelonen for styringsrapporten inde-holder ikke spørgsmål eller bilag om administrerede boligorganisationer ellerderes afdelinger, ligesom der ikke er medtaget nøgletal på afdelingsniveau.

Kapitel 7. Kommunalbestyrelsens redegørelseKommunalbestyrelsen offentliggør en redegørelse for den gennemførte sty-ringsdialog på kommunens hjemmeside. Redegørelsen indberettes desuden tildet anviste it-system. Der skal udarbejdes en individuel redegørelse for hverboligorganisation.Det anbefales, at kommunalbestyrelsen sender et udkast til redegørelse til bo-ligorganisationens eventuelle kommentering, forinden redegørelsen afgives.Redegørelsen skal indeholde:Et referat af drøftelsen mellem boligorganisation og kommune, hvorafbegge parters vurdering af boligorganisationens udfordringer og virksom-hed fremgår. Det bør herunder fremgå, om boligorganisationen gennemfø-rer relevante initiativer i relation til lovens målsætninger.En kort beskrivelse af eventuelle aftaler, som er indgået mellem parterne.Beskrivelsen bør tillige omfatte aftaler, som parterne er enige om efterføl-gende at søge indgået.

Bilag 1. Uddrag af lov om almene boliger m.v.Uddrag af lov om almene boliger m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 1204 af 10.december 2009, som ændret ved lov nr. 429 af 28. april 2010.§ 5 b.Almene boligorganisationer har som formål at stille passende boliger tilrådighed for alle med behov herfor til en rimelig husleje samt at give beboerneindflydelse på egne boforhold.(...)§ 6 a.Boligorganisationen skal sikre en forsvarlig og effektiv drift af boligorga-nisationen og dens afdelinger.§ 6 b.Boligorganisationen skal drage omsorg for, at de almene boligafdelingerer økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstår i god og tidssvarendestandard.§ 6 c.Boligorganisationen skal i forbindelse med opførelse og renovering m.v.af almene boliger tilstræbe at få mest mulig værdi for de investerede midler.Byggeriet skal have en god arkitektonisk, teknisk, sundhedsmæssig og miljø- ogenergimæssig kvalitet. Omkostninger og husleje skal samtidig holdes på et så-dant niveau, at boligerne kan påregnes udlejet efter deres formål.§ 6 d.Boligorganisationen skal ved udlejning af boliger tilgodese grupper, somhar vanskeligheder med at skaffe sig en passende bolig på almindelige mar-kedsvilkår. Derudover skal en varieret beboersammensætning søges fremmet.§ 6 e.Boligorganisationens ledelse skal udvise god ledelsesskik og arbejde forat fremme et velfungerende beboerdemokrati.§ 6 f.Boligorganisationen og kommunalbestyrelsen skal gennem etablering afsamarbejde og indgåelse af aftaler arbejde for at realisere lovens formål og mål-sætninger. Boligorganisationen og kommunalbestyrelsen skal i nødvendigt om-fang koordinere deres indsats i det enkelte boligområde med andre relevanteparter.(...)§ 164.Kommunalbestyrelsen fører tilsyn med de almene boligorganisationer.Stk. 2.Kommunalbestyrelsen og boligorganisationen skal føre en styringsdialogi form af regelmæssige møder om boligorganisationens virksomhed, herunderom udviklingen i de enkelte bolig-områder. Kommunalbestyrelsen sørger for, atder holdes et årligt dialogmøde. Kommunalbestyrelsen offentliggør en redegø-relse for den gennemførte dialog på kommunens hjemmeside.Stk. 3.Boligorganisationen udarbejder og indsender årligt en rapport om sinvirksomhed til kommunalbestyrelsen. De årlige rapporter lægges til grund fordialogmøderne.

Bilag 2. Uddrag af bekendtgørelse om drift afalmene boliger m.v.Uddrag af bekendtgørelse nr. 1307 af 15. december 2009 om drift af almeneboliger m.v.§ 71.Regnskabet for den almene boligorganisation og samtlige afdelingsregn-skaber bilagt bestyrelsens årsberetning og udskrift af revisionsprotokollen ind-sendes inden 6 måneder efter regnskabsårets afslutning til den tilsynsførendekommunalbestyrelse, jf. kapitel 21, samt til Landsbyggefonden, jf. stk. 4. Liggeren afdeling i en anden kommune end den tilsynsførende for boligorganisatio-nen, indsendes regnskabet for den pågældende afdeling samt for boligorganisa-tionen bilagt bestyrelsens årsberetning og udskrift af revisionsprotokollen tilligetil denne kommunalbestyrelse.Stk. 2.En almen administrationsorganisations regnskab indsendes til organisati-onens hjemsteds-kommune, jf. § 108, stk. 2.Stk. 3.Regnskaberne for de afdelinger, som er nævnt i § 22, stk. 4 og 6, indsen-des til boligorganisationens hjemstedskommune, jf. § 108, stk. 2.Stk. 4.Regnskaber skal indsendes til Landsbyggefonden efter stk. 1, i en edb-baseret form efter retningslinjer, der fastlægges af Landsbyggefonden. Ret-ningslinjerne skal godkendes af Indenrigs- og Socialministeriet.Stk. 5.Den tilsynsførende kommunalbestyrelse kan stille krav om, at de edb-baserede regnskaber efter stk. 4, samtidig fremsendes til kommunalbestyrelsen.Stk. 6.Regnskabsoplysningerne kan videregives til Indenrigs- og Socialministe-riet til statistiske formål.(...)§ 109.Den tilsynsførende kommunalbestyrelse og boligorganisationen skal føreen styringsdialog i form af regelmæssige møder om boligorganisationens virk-somhed, herunder om udviklingen i de enkelte boligområder. Kommunalbesty-relsen sørger for, at der holdes et dialogmøde årligt. Indkaldelse til dialogmødetskal ske skriftligt og med passende varsel.Stk. 2.Har en boligorganisation afdelinger, som er beliggende i flere kommu-ner, fører den kommunalbestyrelse, hvori boligorganisationen har hjemsted,styringsdialog med denne.Stk. 3.Boligorganisationen skal årligt udarbejde en styringsrapport til kommu-nalbestyrelsen. Rapporten og boligorganisationens regnskaber for det senesteregnskabsår, jf. § 71, stk. 1, lægges til grund for det årlige dialogmøde. Kom-munalbestyrelsen fastsætter en frist for, hvornår boligorganisationen skal ind-sende styringsrapporten til kommunalbestyrelsen. Har boligorganisationen en

afdeling i en anden kommune end den tilsynsførende for boligorganisationen,indsendes styringsrapporten tillige til denne kommunalbestyrelse.Stk. 4.Styringsrapporten tager udgangspunkt i perioden siden sidste dialogmødeeller en anden periode, som er fastsat af kommunalbestyrelsen.Stk. 5.Styringsrapporten skal indeholde informationer om boligorganisationensvirksomhed og boligorganisationens oplæg til drøftelser mellem boligorganisa-tionen og kommunalbestyrelsen om den fremtidige indsats. Følgende forholdindgår i rapporten:1) En evaluering af boligorganisationens og dens afdelingers virksomhed indenfor nærmere angivne områder, herunder oplysninger om større udfordringer oginitiativer.2) En redegørelse for centrale regnskabstal og andre nøgletal, hvis de afvigervæsentligt fra det normale niveau.3) Angivelse af et eventuelt behov for at indgå aftaler med kommunalbestyrel-sen.4) En opgørelse af status for aftaler, der tidligere er indgået med kommunalbe-styrelsen.Stk. 6.Rapporten udformes og indsendes i elektronisk form til et centralt it-system, som anvises af Indenrigs- og Socialministeriet.Stk. 7.Kommunalbestyrelsen offentliggør en redegørelse for den gennemførtedialog på kommunens hjemmeside. Redegørelsen skal indeholde:1) Et referat af drøftelsen mellem boligorganisationen og kommunalbestyrelsen,hvoraf begge parters vurdering af boligorganisationens virksomhed og udfor-dringer fremgår.2) En kort beskrivelse af eventuelle aftaler, som er indgået mellem parterne.Stk. 8.Kommunalbestyrelsen indberetter den redegørelse, der er nævnt i stk. 7,til det centrale it-system, som er nævnt i stk. 6