Boligudvalget 2009-10
BOU Alm.del Bilag 21
Offentligt
bolig
Den almene boligsektorsdokumentation
Den almene boligsektorsdokumentation- Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende almeneboligorganisationers dokumentation
Indenrigs- og Socialministeriet 2009
Titel:Udgiver:Udgivelsesår:Udgave, oplag:
Den almene boligsektors dokumentationIndenrigs- og Socialministeriet20091. udgave, 1. oplag, 1200 eksISBN 97-88-775-46084-7ISBN 97-88-775-46083-0Tegnestuen Jens V. Nielsen
Foto:
PressTryk og bogbind:Silkeborg BogtrykPris:75 kr. (inkl. 25% moms) ved henvendelse til:ByggecentrumLautrupvang 1B2750 BallerupTlf. 70 12 06 00
2
INDHOLDSFORTEGNELSEKapitel 1. Indledning......................................................................................... 5Kapitel 2. Sammenfatning ................................................................................ 92.1. Boligorganisationens styringsrapport ..................................................... 102.2. Nøgletal til brug for styringsrapporten ................................................... 122.3. Regnskabsspørgeskema .......................................................................... 132.4. Boligorganisationens årsberetning ......................................................... 132.5. IT-løsning til brug for dokumentation .................................................... 14Kapitel 3. Styringsmodel og behov for dokumentation................................ 153.1. Indledning............................................................................................... 153.2. Formål og styringsmålsætninger ............................................................ 163.3. Styringsdialog......................................................................................... 173.4. Aftaler..................................................................................................... 183.5. Egenkontrol ............................................................................................ 183.6. Dokumentation ....................................................................................... 183.7. Krydsende tilsyn ..................................................................................... 193.8. Styringsmodellen – og udformningen af dokumentation ....................... 20Kapitel 4. Boligorganisationens styringsrapport .......................................... 214.1. Indledning............................................................................................... 214.2. Gældende regler...................................................................................... 214.3. Vurdering og overvejelser ...................................................................... 214.4. Arbejdsgruppens anbefalinger ................................................................ 27Kapitel 5. Nøgletal til brug for styringsrapporten........................................ 295.1. Indledning............................................................................................... 295.2. Gældende regler...................................................................................... 295.3. Vurdering og overvejelser ...................................................................... 295.4. Arbejdsgruppens anbefalinger ................................................................ 41Kapitel 6. Regnskabsspørgeskema ................................................................. 436.1. Indledning............................................................................................... 436.2. Gældende regler...................................................................................... 436.3. Vurdering og overvejelser ...................................................................... 456.4. Arbejdsgruppens anbefalinger ................................................................ 52Kapitel 7. Boligorganisationens årsberetning ............................................... 537.1. Indledning............................................................................................... 537.2. Gældende regler...................................................................................... 5333
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
7.3. Vurdering og overvejelser ...................................................................... 547.4. Anbefaling .............................................................................................. 55Kapitel 8. IT-løsning til brug for dokumentation......................................... 578.1. Indledning............................................................................................... 578.2. Gældende regler ..................................................................................... 578.3. Vurdering og overvejelser ...................................................................... 578.4. Arbejdsgruppens anbefalinger................................................................ 59Bilag 1. Styringsrapport for almen boligorganisation med egne bolig-afdelinger.......................................................................................................... 61A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler .................... 61B. Gennemgang af boligorganisation ............................................................ 62C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal.............. 67D. Status for tidligere indgåede aftaler mv.................................................... 67Bilag 2. Oplysningsskema for afdeling (én for hver afdeling) ..................... 69A. Konklusion vedrørende væsentlige problemer i afdelingen ..................... 69B. Gennemgang af afdeling........................................................................... 70Bilag 3. Styringsrapport for almen administrationsorganisation ............... 75A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler .................... 75B. Gennemgang af administrationsorganisation............................................ 76C. Status for tidligere indgåede aftaler mv.................................................... 79Bilag 4. Vejledning til styringsrapport for en almen boligorganisation medegne boligafdelinger ........................................................................................ 81I. Generelt...................................................................................................... 81II. Styringsrapportens indhold og opbygning................................................ 82III. Afdelingsskemaer.................................................................................... 84Bilag 5. Vejledning til styringsrapport for en almen administrations-organisation...................................................................................................... 87I. Generelt...................................................................................................... 87II. Styringsrapportens indhold og opbygning................................................ 88
44
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Kapitel 1. IndledningMed boligaftalen af 5. november 2006 mellem regeringen, Dansk Folkeparti ogDet Radikale Venstre blev det aftalt at igangsætte et udvalgsarbejde om styrin-gen af den almene boligsektor, idet der blev peget på mål- og aftalestyring somgrundlag for arbejdet. Udvalget offentliggjorde i 2008 rapportenDen almeneboligsektors styring.Med vedtagelsen af lov nr. 490 af 12. juni 2009 blev der fulgt op på rapportensanbefalinger med en række ændringer af almenboligloven. Som det væsentligsteer der indført en ny overordnet styringsmodel, der baserer sig på mål- og aftale-styring. Som led i styringsmodellen skal boligorganisationerne fremover årligtdokumentere deres virksomhed. Det fremgår endvidere af lovforslagets be-mærkninger, at der administrativt skal fastsættes regler om dokumentation.I forlængelse af rapporten om den almene boligsektors styring, og som optakt tilden forventede lovgivning, blev der i februar 2009 nedsat en arbejdsgruppe, derskal komme med forslag til retningslinjer for den almene sektors dokumentationi lyset af den nye styringsmodel. Arbejdsgruppen, der blev nedsat med repræ-sentanter for Velfærdsministeriet (senere Indenrigs- og Socialministeriet), KL,Boligselskabernes Landsforening og Landsbyggefonden, fik følgende kommis-sorium:
”IDen almene boligsektors styring(Velfærdsministeriet, 2008) foreslås det, at
boligorganisationen som led i mål- og aftalestyringskonceptet årligt skal indle-vere endokumentationspakketil kommunen.Følgende elementer skal indgå i dokumentationspakken:1. En selvangivelse/afrapportering, hvor boligorganisationen i spørgeske-maform evaluerer sine egne præstationer, dvs. hvordan boligorganisati-onerne lever op til formål og målsætninger for almen boligvirksomhed.2. Boligorganisationens årsrapport.3. Regnskaber, revisionsprotokol.4. Økonomisk afrapportering (regnskabsspørgeskema).5. Dokumentation for gennemført egenkontrol/forvaltningsrevision.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
55
6. Relevante nøgletal og analyseresultater.Med henblik på en nærmere udformning af de retningslinjer vedrørende form ogindhold, som skal gælde for udarbejdelsen af dokumentationen, nedsættes enarbejdsgruppe.Arbejdsgruppen skal især fokusere på punkterne 1-2 og 4-5, idetpunkt 3 regn-skaberogrevisionsprotokologpunkt 6 relevante nøgletal og analyseresultaterbelyses i to særskilte arbejdsgrupper.Arbejdsgruppen vedrørende dokumentation kan dog foreslå generering af ud-valgte nøgletal, i den udstrækning de skal indgå som en fast bestanddel af do-kumentationspakken.Dokumentationen skal være tilstrækkeligt informativ til at kunne danne grund-lag for en kvalificeret dialog mellem boligorganisation og kommune, men børikke overstige dette niveau. Sigtet er, at dokumentationspakken skal indeholdeledelsesinformation, der svarer til information, som bestyrelsen i en veldrevenalmen boligorganisation under alle omstændigheder har behov for.Arbejdsgruppen skal endvidere overveje IT-løsninger, der kan understøtte do-kumentationspakken.Arbejdsgruppen nedsættes med repræsentanter for Velfærdsministeriet, KL,Boligselskabernes Landsforening og Landsbyggefonden. Arbejdsgruppen kanefter behov inddrage eksterne parter, herunder relevante myndigheder, interes-seorganisationer og sagkyndige.Formandskab og sekretariat varetages af Velfærdsministeriet. Arbejdsgruppenaflægger rapport senest medio april 2009.”Det er efterfølgende aftalt at udvide arbejdsgruppens opgave, således at dentillige omfatter etablering af et egentligt nøgletalssystem med henblik på enbred belysning af almene boligorganisationers virksomhed.Det er desuden besluttet, at der efterfølgende nedsættes en arbejdsgruppen ved-rørende almene boligorganisationers egenkontrol, forvaltningsrevision og kvali-tetsstyring. Arbejdsgruppen har ikke fremsat anbefalinger vedrørende dokumen-tation for gennemført egenkontrol, idet det er vurderingen, at denne dokumenta-66
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
tion mest hensigtsmæssigt ses i sammenhæng med arbejdet i den kommendearbejdsgruppe vedrørende egenkontrol, forvaltningsrevision og kvalitetsstyring.Det er desuden vurderingen, at arbejdet i sidstnævnte arbejdsgruppe kan giveanledning til justeringer i de foreliggende anbefalinger vedrørende almene bo-ligorganisationers dokumentation.Arbejdsgruppen fik følgende sammensætning:Fuldmægtig Jacob Østlund Jacobsen (formand), Indenrigs- og SocialministerietChefkonsulent Per Larsen, Indenrigs- og SocialministerietDirektør Michael Demsitz, Boligkontoret Danmark (BL)Sekretariatschef Birger R. Kristensen, LandsbyggefondenFuldmægtig Jannik Egelund, KLKontorchef Bolette Rørdam, Gladsaxe Kommune (KL)Sekretariat:Fuldmægtig Lars Nielsen, Indenrigs- og SocialministerietFuldmægtig Uffe Andreasen, Indenrigs- og Socialministeriet (til 24.8)Fuldmægtig Martin Ino Hansen, Indenrigs- og SocialministerietHerudover har følgende bidraget til rapporten:Kontorfuldmægtig Katarina Saczek, Indenrigs- og SocialministerietArbejdsgruppen har holdt 6 møder.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
77
Kapitel 2. SammenfatningMed lov nr. 490 af 12. juni 2009, som træder i kraft den 1. januar 2010, blev dergennemført en række ændringer af lov om almene boliger m.v., som bl.a. vedrø-rer styringen af den almene boligsektor. De vedtagne lovændringer indebærer,at styringen af det almene byggeri i højere grad baseres på mål- og aftalestyring.Principperne i styringsmodellen er beskrevet i rapportenDen almene boligsek-tors styring(2008).Formålet med de nye regler er at sikre en mere effektiv og fremadrettet opgave-løsning i boligorganisationer og kommuner. Styringen skal forbedre det lokalesamarbejde om at finde løsninger på lokale udfordringer. Hovedelementerne iden nye styringsmodel er følgende:Fastsættelse af formål og målsætninger (styringsmålsætninger) for al-men boligvirksomhed.Etablering af en proaktiv styringsdialog mellem kommune og boligor-ganisation.Øget fokus på brug af aftaler mellem kommune og boligorganisation tilsærlige indsatser mv.Styrkelse af boligorganisationernes egenkontrol til sikring af effektivitetog kvalitet mv.Dokumentation af boligorganisationens virksomhed og resultater tilbrug for styringsdialogen mellem kommune og boligorganisation (do-kumentationspakke).
Arbejdsgruppen har haft til opgave at komme med forslag til retningslinjer forboligorganisationens dokumentation, jf. sidstnævnte dot. Konkret har arbejds-gruppen drøftet følgende elementer i boligorganisationens dokumentationsmate-riale:Boligorganisationens selvangivelse (styringsrapport)
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
99
Nøgletal til brug for styringsrapportenEventuel revision af regnskabsspørgeskemaEventuel revision af boligorganisationens årsberetningIT-løsning til brug for dokumentationen
Arbejdsgruppen har ikke beskæftiget sig med eventuelle ændringer af det øvrigeregnskabsmateriale og med styrkelse af boligorganisationernes egenkontrol, idetdisse forhold vil blive belyst i anden sammenhæng.
2.1. Boligorganisationens styringsrapportSom led i den nye styringsmodel skal boligorganisationen levere en styrings-rapport, som sammen med det øvrige dokumentationsmateriale danner grundlagfor boligorganisationens årlige dialogmøde med kommunen.Arbejdsgruppen har udarbejdet forslag til skabeloner for styringsrapport forhenholdsvis almene boligorganisationer med egne boligafdelinger og almeneadministrationsorganisationer, jf. bilag 1 og 3. Der er desuden udarbejdet for-slag til skabelon for et oplysningsskema for hver afdeling, som et bilag til sty-ringsrapporten for en almen boligorganisation med egne afdelinger, jf. bilag 2.Der er endelig udarbejdet forslag til tilhørende vejledninger, jf. bilag 4 og 5.Boligorganisationen vil kunne vedhæfte bilag til styringsrapporten, hvis der erbehov for længere redegørelser, dokumentation af gennemførte analyser etc.Den grafiske fremstilling af skabelonerne vil skulle bearbejdes, så den bliverenkel og overskuelig i forbindelse med udvikling af en brugerflade til et IT-system til dokumentationen, jf. pkt. 2.5.Formålet med styringsrapporten er, at den enkelte boligorganisation i spørge-skemaform foretager en dokumentation og selv-evaluering af sin virksomhed ogtilkendegiver ønsker om aftaler med kommunen og evt. andre parter. Herveddanner styringsrapporten – sammen med det øvrige dokumentationsmateriale –udgangspunkt for styringsdialogen og dermed for kommunens vurdering afboligorganisationen og for indgåelse af eventuelle aftaler. Styringsdialogensforløb og konklusioner skal fremgå af den afsluttende redegørelse, som afgivesaf kommunen.1010
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Styringsrapporten for enalmen boligorganisation med egne boligafdelingeromfatter:A. En konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for indgåelse af afta-ler.B. En gennemgang af forhold i den centrale boligorganisation med ud-gangspunkt i lovens målsætninger.C. En gennemgang af særlige problemer i de enkelte afdelinger.D. En opfølgning på tidligere aftaler mv.Som bilag til styringsrapporten vedlægges som nævnt et oplysningsskema forhver afdeling. Bilaget har karakter af baggrundsinformation, og hvis der i etoplysningsskema er konstateret problemer eller kritiske nøgletal i en afdeling,skal sådanne informationer automatisk generere en henvisning i selve styrings-rapporten, jf. styringsrapportens pkt. C.Styringsrapporten for enalmen administrationsorganisationomfatter:A. En konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for indgåelse af afta-ler.B. En gennemgang af forhold i den centrale boligorganisation med ud-gangspunkt i lovens målsætninger.C. En opfølgning på tidligere aftaler mv.Styringsrapporterne er sammensat af flere forskellige typer af information, dersamlet belyser, hvor godt boligorganisationen lever op til sektorens målsætnin-ger:Åbne spørgsmål i form afvurderingsfelter.Boligorganisationen evalue-rer her sin egen virksomhed på baggrund af spørgsmål om blandt andetstørre udfordringer og påtænkte og igangsatte initiativer.Afkrydsningsfeltermed en række specifikke og overbliksgivendespørgsmål vedrørende bestemte initiativer, vurderinger af forhold osv.Nøgletal,herunder regnskabstal. Der indgår overvejende automatiskoverførte data og der gennemføres benchmarking på en stor del af talle-ne. Boligorganisationen vil altid kunne kommentere nøgletal, men dervil være krav om, at stærkt afvigende/kritiske nøgletal skal kommente-res.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
1111
Styringsdialogen mellem kommune og administrationsorganisation adskiller sigpå en række punkter fra den sædvanlige styringsdialog på grund af administrati-onsorganisationens særlige karakter og opgaver. Der er derfor foreslået en merekortfattet styringsrapport for administrationsorganisationer med udgangspunkt ispørgsmål om økonomi, ledelse og administration og med særligt fokus på atidentificere eventuelle risici og problemer i organisationerne.
2.2. Nøgletal til brug for styringsrapportenArbejdsgruppen har overvejet hvilke nøgletal, der kan anbefales til understøttel-se af evalueringen i styringsrapporten af den enkelte boligorganisations virk-somhed i relation til styringsmålsætningerne. Det drejer sig dels om data, somvil kunne overføres fra eksisterende datakilder, dels om nøgletal, som ikke iforvejen indsamles centralt. Nøgletallene skal så vidt muligt kunne overføresautomatisk.Det foreslås, at der for både ikke-regnskabs- og regnskabsdata så vidt muligtgennemføres en benchmarking som grundlag for fastsættelse af kritiske værdierfor de enkelte nøgletal. I tilfælde af, at nøgletal afviger markant fra det gennem-snitlige, bør det således give anledning til, at der sættes fokus på nøgletallet istyringsdialogen.Ved benchmarking sammenlignes så vidt muligt med sammenlignelige enheder,herunder med hensyn til antal boliger, bebyggelsestype etc. Desuden bør denenkelte boligorganisations nøgletal kunne sammenlignes med boligorganisatio-nens nøgletal for de foregående år.Arbejdsgruppen foreslår, at der anvendes ikke-regnskabsbaserede nøgletal påfølgende områder:- Sager ved beboerklagenævnet, herunder med helt eller delvist medhold forklageren- Ledige boliger- Vurderede ventetider- Fraflytningsfrekvens- Arbejdsmarkedstilknytning- Byggesagshonorar (hhv. nybyggeri og renovering)
1212
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Derudover foreslås følgende nøgletal anvendt på baggrund af eksisterende data iregnskabsdatabasen:- Administrationsbidrag- Dispositionsfond- Arbejdskapital- Midler til vedligeholdelse- Afdelingsunderskud- Systematiske afdelingsoverskud
2.3. RegnskabsspørgeskemaSom led i de eksisterende regnskabsforskrifter udfylder alle boligorganisationeret regnskabsspørgeskema, hvor det ved afkrydsning markeres, om der er behovfor særlig opmærksomhed på en række nærmere angivne områder. Det udfyldtespørgeskema attesteres af revisor.Arbejdsgruppen har gennemgået regnskabsspørgeskemaet for at vurdere beho-vet for en eventuel modernisering. Der er på den baggrund foreslået en revisionaf spørgeskemaet. Det komplette forslag til revideret regnskabsspørgeskema eroptrykt i afsnit 6.3.Der er foreslået diverse forenklinger, sammenskrivninger og moderniseringer afde eksisterende spørgsmål, og det foreslås, at visse spørgsmål udgår.Der er desuden foreslået nye spørgsmål på følgende områder:- Kostægte fastsættelse af byggesagshonoraret- Anvendelse af dispositionsfondsmidler til dækning af lejetab- Henlæggelse af afdelingsmidler til hhv. vedligeholdelse, istandsættelse vedfraflytning og tab ved fraflytning- Systematiske afdelingsoverskud.
2.4. Boligorganisationens årsberetningÅrsberetningen er en del af den dokumentation, boligorganisationen efter degældende regler indsender til kommunen i tilknytning til regnskabet. Boligor-ganisationen gør her rede for den økonomiske udvikling i boligorganisationen
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
1313
og dens afdelinger. Der skal herunder redegøres for eventuelle særlige proble-mer og for påtænkte eller igangsatte foranstaltninger til imødegåelse heraf. Des-uden indgår en rapportering om den gennemførte forvaltningsrevision.Det er indtrykket, at årsberetningerne i praksis er meget forskellige – fra heltkorte til meget omfattende beretninger, der giver en bred beskrivelse af aktivite-terne det pågældende år. De eksisterende regler afspejler et stærkt fokus påøkonomiske forhold i boligorganisationen og dennes afdelinger.Til forskel fra årsberetningen sigter styringsrapporten mod at give et helt over-ordnet billede af boligorganisationen og dennes afdelinger, der omfatter ikkealene økonomiske forhold, men også sociale og fysiske forhold i boligområdetetc. Det synes derfor mest hensigtsmæssigt at operere med en skillelinje mellemden økonomiske afrapportering i årsberetningen og en mere samlet afrapporte-ring i styringsrapporten.Arbejdsgruppen anbefaler på den baggrund, at kravene til indholdet af årsberet-ningen opretholdes uændret.
2.5. IT-løsning til brug for dokumentationArbejdsgruppen anbefaler, at der udvikles et landsdækkende IT-system, somsamler, behandler og præsenterer de enkelte elementer i dokumentationen. Enrække nøgletal vil kunne overføres automatisk fra eksterne datakilder. Systemetskal udformes brugervenligt og være fleksibelt, så de enkelte elementer i syste-met, herunder de valgte nøgletal, let kan justeres i takt med, at der opstår behovfor ændringer.Det anbefales endvidere, at et IT-system udvikles i samarbejde mellem Inden-rigs- og Socialministeriet, kommunerne og Landsbyggefonden, og at driftsan-svaret varetages af Landsbyggefonden.
1414
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Kapitel 3. Styringsmodel og behov for doku-mentation3.1. IndledningVed lov nr. 490 af 12. juni 2009 blev der gennemført en række ændringer af lovom almene boliger mv., som bl.a. vedrører styringen af den almene boligsektor.Loven træder i kraft den 1. januar 2010.Formålet med de ændrede styringsregler er dels at forbedre boligorganisationer-nes muligheder for at løse deres opgaver på en effektiv måde, dels at effektivi-sere det kommunale tilsyn og gøre det mere fremadrettet.De vedtagne lovændringer indebærer, at styringen af det almene byggeri i høje-re grad skal baseres på mål- og aftalestyring. Sigtet er at forbedre boligorganisa-tioners og kommuners muligheder for at finde lokale løsninger på lokale udfor-dringer.Omdrejningspunktet er dialog og samarbejde mellem kommune og boligorgani-sation. Fokus ligger på løsning af problemer og på den langsigtede udvikling.Hovedelementerne i den nye styringsmodel er følgende:Formål og styringsmålsætninger. Der er opstillet mål og styringsmål-sætninger for almen boligvirksomhed på en række centrale områder.Brugen af målstyring skal gøre det klart, hvilke styringsmål og værdierden almene boligsektor skal arbejde efter og samtidig udgøre et fastgrundlag for styringsarbejdet i boligorganisationer og kommuner.Styringsdialog. Der skal etableres en proaktiv styringsdialog mellemkommune og boligorganisation.Aftaler. Øget fokus på brug af aftaler mellem kommune og boligorgani-sation til gensidig koordination og beslutning om særlige indsatser etc.Egenkontrol. Boligorganisationernes egenkontrol skal styrkes, herunderarbejdet med forvaltningsrevision og kvalitetsstyring. Dette vil kunne
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
1515
bidrage til, at det kommunale tilsyn flytter fokus fra virksomhedsinterneforhold til mere overordnede og tværgående problemstillinger i boligor-ganisationen eller boligområdet.Dokumentation. Dokumentationen af boligorganisationens virksomhedog resultater til brug for styringsdialogen mellem boligorganisation ogkommune skal forbedres.
3.2. Formål og styringsmålsætningerDe almene boligorganisationers overordnede formål er at løse boligsociale op-gaver. Formålet er udmøntet i en egentlig formålsbestemmelse for sektoren (§5b), hvoraf det fremgår, at almene boligorganisationer har som formål at stillepassende boliger til rådighed for alle, som har behov herfor. Huslejen skal værerimelig, og beboerne skal gives indflydelse på egne boforhold.I forlængelse heraf er der i lovens § 6 fastsat 5 overordnede styringsmålsætnin-ger for sektoren:1. Økonomi og drift:Boligorganisationen skal sikre en forsvarlig og effektiv drift af boligorganisati-onen og dens afdelinger.2. Ledelse og beboerdemokrati:Boligorganisationens ledelse skal udvise god ledelsesskik og arbejde for atfremme et velfungerende beboerdemokrati.3. Udlejning:Boligorganisationen skal ved udlejningen af boliger tilgodese grupper, som harvanskeligheder med at skaffe sig en passende bolig på almindelige markedsvil-kår. Derudover skal en varieret beboersammensætning søges fremmet.4. Boligafdelinger:Boligorganisationen skal drage omsorg for, at de almene boligafdelinger skalvære økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstå i god og tidssvaren-de standard.
1616
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
5. Nybyggeri og renovering:Boligorganisationen skal i forbindelse med opførelse og renovering mv. af al-mene boliger tilstræbe at få mest mulig værdi for de investerede midler. Bygge-riet skal have en god arkitektonisk, teknisk, sundhedsmæssig og miljø- og ener-gimæssig kvalitet. Omkostninger og husleje skal samtidig holdes på et sådantniveau, at boligerne kan påregnes udlejet efter deres formål.Derudover er det i bestemmelsen fastsat, at boligorganisationen og kommunengennem etablering af samarbejde og indgåelse af aftaler skal arbejde for at reali-sere lovens formål og målsætninger. Boligorganisationen og kommunen skal inødvendigt omfang koordinere deres indsats i det enkelte boligområde medandre relevante parter.Hensigten med formålsbestemmelsen og målsætningerne er at forpligte bolig-organisationerne til at arbejde mod bestemte sigtepunkter inden for centraleområder. Reglerne er samtidig udtryk for nogle helt grundlæggende krav til denalmene boligvirksomhed og til samarbejdet mellem boligorganisationerne ogkommunerne.
3.3. StyringsdialogDet eksisterende tilsyn må i høj grad anses for at være baseret på legalitets-kontrol og godkendelse af enkeltdispositioner. Der vurderes at være et behov foret mere proaktivt, problemforegribende tilsyn, som bedre er i stand til at gå idialog med boligorganisationerne om håndtering af de lokale boligpolitiskeudfordringer.På denne baggrund bliver kommunen nu forpligtet til at føre en dialog i form afet årligt møde med den enkelte boligorganisation om dens virksomhed (sty-ringsdialog). Formålet med styringsdialogen er at drøfte større udfordringer,som boligorganisationerne står over for, at gøre status med hensyn til, i hvilkengrad sektorens målsætninger efterleves, samt at afklare det fremtidige behov forkoordination og aftaleindgåelse.Dialogen skal føres på grundlag af en rapportering, som boligorganisationenårligt indsender til kommunen. Kommunen skal endvidere offentliggøre en re-degørelse for den gennemførte styringsdialog på kommunens hjemmeside.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
1717
De grundlæggende regler om kommunens tilsyn i øvrigt er opret-holdt, herun-der kommunens mulighed for at give påbud eller indsætte en midlertidig forret-ningsfører i tilfælde af, at gældende regler overtrædes.
3.4. AftalerDet er et væsentligt element i den nye styringsmodel, at boligorganisationerneog kommunen skal etablere et samarbejde, herunder gennem indgåelse af afta-ler, om at realisere de overordnede mål og målsætninger.Aftalerne er udtryk for et gensidigt forpligtende samarbejde. Det er frivilligt atindgå aftaler, men parterne er forpligtet til at kortlægge behovet for aftaler oglave en køreplan herfor. Parterne fastlægger således selv, hvad der eventueltskal indgås aftaler om. Det kan eksempelvis dreje sig om områdeløft og hel-hedsplaner, udlejningsforhold, boligstandard mv.
3.5. EgenkontrolEn afbureaukratisering og regelforenkling – herunder større frihedsgrader tilboligorganisationerne, omlægning af det kommunale tilsyn og overgang til enhøjere grad af mål- og aftalestyring – forudsætter, at boligorganisationerne i vidudstrækning selv sikrer og kontrollerer effektiviteten og kvaliteten af egne ydel-ser.På den baggrund er der behov for en præcisering og eventuel videreudvikling afde allerede eksisterende krav til forvaltningsrevision, og der vil blive igangsat etarbejde med henblik på at styrke og videreudvikle egenkontrollen i de almeneboligorganisationer.
3.6. DokumentationStyringsdialogen skal foregå på et velinformeret grundlag, og boligorganisatio-nen skal derfor som nævnt årligt indsende dokumentationsmateriale til kommu-nen om sin virksomhed.
1818
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Den samlede dokumentation, som indgår i boligorganisationens rapportering(dokumentationspakken), forudsættes at bestå af følgende ”grundelementer”,der vurderes at svare til den information, som bestyrelsen i en veldreven almenboligorganisation under alle omstændigheder har brug:en styringsrapport (”selvangivelse”), hvori boligorganisationen i kort, stan-dardiseret form evaluerer og vurderer sine præstationer inden for en rækkeområder samt giver en vurdering af, hvilke udfordringer boligorganisatio-nen står overfor, hvilke initiativer boligorganisationen vil igangsætte og etbud på behovet for aftaleindgåelse mv. med kommunen,boligorganisationens regnskabsmateriale (regnskaber, revisionsprotokol,spørgeskema samt årsrapport), ogresultater af eventuelle relevante analyser, herunder nøgletal, benchmar-king og temaanalyser.
3.7. Krydsende tilsynEfter gældende regler føres tilsynet med den almene boligorganisation af denkommune, hvor boligorganisationen efter dens vedtægter har hjemsted (hjem-stedskommunen), og tilsynet med afdelingerne føres af den kommune, hvorafdelingerne er beliggende (beliggenhedskommunen). I de særlige tilfælde, hvorhjemstedskommunen og beliggenhedskommunen ikke er den samme, foreliggerder krydsende tilsyn, dvs. en situation, hvor flere tilsynsførende kommuner erinvolveret.Det er forudsat, at det i de kommende administrative regler, der udmønter lo-ven, præciseres, at boligorganisationen i tilfælde af krydsende tilsyn skal senderapporten om sin virksomhed både til boligorganisationens hjemstedskommuneog til beliggenhedskommunen. De pågældende kommuner skal i nødvendigtomfang koordinere deres tilsyn. Hjemstedskommunen skal føre en dialog medboligorganisationen én gang om året. Derimod skal det overlades til beliggen-hedskommunen at vurdere, om den på baggrund af den tilsendte rapport, vilgennemføre et særskilt dialogmøde med boligorganisationen om forholdene iden eller de pågældende afdelinger.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
1919
3.8. Styringsmodellen – og udformningen af dokumentati-onStyringsmodellen forudsætter, at der etableres solid information og dokumenta-tion. Der vil dels være tale om internt rettet information, som tilvejebringes iforbindelse med egenkontrol, forvaltningsrevision etc., dels om information,som er målrettet kommunen til brug for styringsdialogen. Dele af dette informa-tions- og dokumentationsmateriale bliver allerede i dag frembragt i en form,som opfylder formålene med det, mens andre dele vil skulle videre- eller nyud-vikles.Deøkonomiske forholdi boligorganisation og afdelinger belyses allerede i daggennem et relativt omfattende regnskabssystem, herunder noteapparat. Der erdog behov for, at regnskabsspørgeskemaet, som skal gøre tilsynet opmærksompå evt. driftsøkonomiske risici eller problemer, analyseres nærmere i lyset afnyere regelændringer samt viden om risikoområder i boligorganisationers ogafdelingers økonomi.Dokumentation af boligorganisationersinterne processersker i dag hovedsage-ligt gennem forvaltningsrevision og evt. andre interne redskaber i boligorganisa-tionerne. Der kan med fordel ske en opstramning og opprioritering heraf. Detteforventes at blive yderligere belyst i et arbejde i en kommende arbejdsgruppevedrørende forvaltningsrevision mv. Visse, centrale interne informationer vilendvidere kunne indgå i styringsrapporten til brug for styringsdialogen mellemkommune og boligorganisation.Endelig foreligger der ikke i dag krav om systematisk dokumentation vedrøren-deboligorganisationens strategiske forhold og planlægning,f.eks. om overord-nede visioner, langsigtede udfordringer og initiativer mv. Fremover er der be-hov for, at denne type dokumentation opprioriteres og lægges i mere faste ram-mer.Etablering af en ny styringsrapport som supplement til det eksisterende regn-skabsmateriale vil muliggøre, at relevant dokumentation om boligorganisatio-nens økonomiske, interne og strategisk/politiske forhold tilgår kommunen. Herivil også naturligt indgå nøgletal samt temaanalyser mv.
2020
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Kapitel 4. Boligorganisationens styringsrap-port4.1. IndledningSom et nyt element i boligorganisationernes dokumentation til kommunen fore-slås indført en styringsrapport, som boligorganisationerne skal bruge til at vur-dere egne resultater samt angive ønsker om indgåelse af aftaler mellem boligor-ganisation og kommune.
4.2. Gældende reglerDer er ikke i dag regler om en rapportering.
4.3. Vurdering og overvejelserIDen almene boligsektors styring(2008) foreslås det, at boligorganisationensom et element i dokumentationspakken indleverer en rapport (”selvangivelse”),hvori boligorganisationen i en standardiseret spørgeskemaform evaluerer ogvurderer sine egne præstationer, dvs. hvordan boligorganisationen lever op til deforeslåede styringsmålsætninger (jf. kapitel 3). Rapporten er herved boligorga-nisationens ”oplæg” til styringsdialogen.I forlængelse af styringsudvalgets anbefalinger har arbejdsgruppen udformet etforslag til en styringsrapport. Der er udarbejdet udkast til dels en rapport for enalmindelig boligorganisation med egne boligafdelinger (bilag 1), dels en rapportfor administrationsorganisationer uden egne boligafdelinger (bilag 2).Til styringsrapporten for en boligorganisation med egne boligafdelinger er knyt-tet bilag, i form af et oplysningsskema for hver afdeling.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
2121
Hvis der derudover er behov for længere redegørelser vedrørende enkelte for-hold, kan boligorganisationen vedhæfte disse til rapporten som særlige bilag.Udover boligorganisationens oplysninger og kommentarer er regnskabstal ogandre nøgletal et væsentligt element i styringsrapporten. For en række af dissetal foretages benchmarking med sammenlignelige boligorganisationer og afde-linger. Nøgletal og benchmarking vil i vidt omfang være automatisk genererededata, som boligorganisationen ikke selv skal indtaste.Ved styringsrapporten forstås i det følgende – hvor intet andet er nævnt – sty-ringsrapporten for en boligorganisation med egne boligafdelinger.Formålet med styringsrapporten er, at boligorganisationen her foretager en do-kumentation og selvevaluering af sin virksomhed og tilkendegiver sine ønskerom aftaler med kommunen og evt. andre parter. Herved danner rapporten –sammen med det øvrige dokumentationsmateriale – udgangspunkt for styrings-dialogen og dermed for kommunens vurdering af boligorganisationen og forindgåelse af eventuelle aftaler. Styringsdialogens forløb og konklusioner skalfremgå af den afsluttende redegørelse, som afgives af kommunen.Det er i arbejdsgruppen blevet drøftet, hvilke hensyn, der skal indgå i udform-ningen af en styringsrapport. De hensyn, arbejdsgruppen har fundet væsentligeved udformningen af en rapport, er:-Det skal i styringsdialogen vurderes, om boligorganisation og kommunelever op til de overordnede styringsmålsætninger i loven. Styringsrap-porten skal muliggøre en sådan opfølgning ved at sammenfatte væsent-lige forhold, udfordringer, initiativer etc. Der er derfor behov for rela-tivt åbne spørgsmål inden for hver målsætning, hvor boligorganisationog kommune selv prioriterer, hvad der skal i fokus.Der er behov for overbliksgivende og hurtigt overskuet information,særligt om komplekse forhold i et stort antal afdelinger.Så vidt muligt skal udfyldning og aflæsning af styringsrapporten kunneske effektivt via automatisk genererede informationer og benchmarking,og ved standardiserede informationer fra forskellige organisationer ogafdelinger.
--
2222
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
-
Ressourceforbrug og informationsmængde skal begrænses til det klartnødvendige.
Styringsrapportens indhold og opbygningRapporten skal ses som en struktur eller ”dagsorden”, som kommune og bolig-organisation systematisk løber igennem ved dialogmødet, mens de øvrige ele-menter i dokumentationen (afdelingsskemaer, regnskabsmateriale og eventuelleøvrige bilag) kun inddrages i nødvendigt omfang. Derfor skal væsentlige pro-blemer i det øvrige dokumentationsmateriale, f. eks. i regnskabsspørgeskemaet,også omtales i rapporten, hvilket eventuelt vil kunne ske automatisk.Rapporten er bygget op af følgende dele:A. En konklusionB. En gennemgang af forhold i boligorganisationen med udgangspunkt ide styringsmålsætninger, som vedrører den centrale boligorganisation.C. En gennemgang af særlige problemer i enkelte afdelinger.D. En opfølgning på tidligere aftaler mv.Del Aer boligorganisationens oplæg til, hvordan boligorganisationens virksom-hed samlet skal vurderes og hvilke aftaler mellem boligorganisation og kom-mune, boligorganisationen finder behov for.Idel Bgennemgås boligorganisationen med udgangspunkt i de styringsmålsæt-ninger, der især vedrører boligorganisationens centrale arbejde. Der følges såle-des op på målsætninger vedrørende:a) økonomi/driftb) ledelse og beboerdemokrati, samtc) nybyggeri og renovering.For hvert af disse temaer skal det i forbindelse med styringsdialogen vurderes,hvor godt boligorganisationen lever op til sektorens målsætninger. Til detteformål benyttes flere typer af information:a) Vurderingsfelter, hvor boligorganisationen foretager en overordnet eva-luering af sin egen virksomhed. Dette sker på baggrund af spørgsmålom, hvilke større udfordringer og påtænkte initiativer, boligorganisatio-nen står over for på det pågældende område. Spørgsmålene er åbne,
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
2323
men i en tilhørende vejledning gives eksempler på fokusområder, somkan være relevante for den typiske boligorganisation.b)Afkrydsningsfeltermed konkret information om boligorganisationensinitiativer, vurderinger etc. Felterne kan dreje sig om konkrete initiati-ver, der ikke er lovpligtige, f.eks. gennemførte beboertilfredshedsunder-søgelser, analyser etc. Der er i disse tilfælde tale omeksemplerpå rele-vante initiativer, men der er intet til hinder for, at den enkelte boligor-ganisation vælger andre konkrete metoder til fremme af sektorens mål-sætninger.c) Udvalgtenøgletal,herunder regnskabstal, som belyser den pågældendestyringsmålsætning. Der er tale om automatisk genererede data, og dergennemføres i videst muligt omfang benchmarking i forhold til sam-menlignelige data. Boligorganisationen vil altid kunne kommenterenøgletal, men der vil værekravom, at stærkt afvigende/kritiske talkommenteres.Det er forudsat, at boligorganisationens vurdering/evaluering (pkt. a) står i cen-trum for styringsdialogen og opsummeres i rapportens konklusion. Grafisk vildenne del af rapporten være særligt fremhævet. Pkt. b og c, som delvist er fak-tuel information, udgør supplerende baggrundsinformation, som bør underbyg-ge vurderinger i pkt. a. Denne baggrundsinformation vil dog også kunne af-dække selvstændige problemer, som der bør følges op på. Der vil som nævntskulle være overensstemmelse mellem boligorganisationens vurderinger i pkt. aog baggrundsinformationen i pkt. b og c – det vil være kommunens opgave istyringsdialogen at forholde sig kritisk til, om denne overensstemmelse er tilstede.Hvad angår de styringsmålsætninger, der især vedrører de enkelte afdelinger,målsætningerne omudlejningogvelfungerende afdelinger,følges der ikke opefter ovenstående systematik i styringsrapporten, idet efterlevelsen af disse mål-sætninger bedre vurderes på afdelingsniveau. Der vil dog være et kommentarfelti styringsrapporten, hvor boligorganisationen kan gøre rede for generelle vurde-ringer og initiativer på tværs af enkeltafdelinger.Idel Cgennemgås særlige problemer i enkelte afdelinger. Gennemgangen om-fatter to elementer, som begge er autogenererede fra de udfyldte afdelingsske-maer:
2424
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
a) Oplistning af afdelinger, som vurderes at have væsentlige problemer el-ler behov for særlige tiltag, herunder med hensyn til udlejning.b) Oplistning af afdelinger med særligt kritiske nøgletal.Idel Dfølges op på boligorganisationens tidligere indgåede aftaler mv. for atsikre kontinuitet mellem dialogmøderne.AfdelingsskemaerSom bilag til rapporten foreslås – med udgangspunkt i målsætningerne – opstil-let et standardskema, som udfyldes for hver boligafdeling i boligorganisationen.Bilaget er baggrundsmateriale, men der vil som nævnt i styringsrapporten (delC) være henvisninger til afdelinger, som kræver særlig opmærksomhed, ligesomdata om sådanne afdelinger automatisk overføres til selve rapporten. I styrings-dialogen skal afdelinger, der optræder i styringsrapporten, således gennemgåsnærmere, herunder ved brug af de pågældende afdelingsskemaer.Afdelingsskemaerne er bygget op af følgende dele:A. En konklusion, hvor boligorganisationen angiver, om der er væsentligeproblemer eller behov for særlige tiltag i afdelingen.B. En standardiseret gennemgang/analyse af den enkelte boligafdelingsforhold.Idel Afremgår boligorganisationens samlede vurdering af, om der er væsentligeproblemer, og om der er behov for særlige tiltag i afdelingen. Boligorganisatio-nen gør således her opmærksom på, om der er behov for at indgå en aftale medkommunen.Idel Bgennemgås afdelingens økonomi/drift, beboerdemokrati, udlejning ogboligområde dels via nøgletal, der så vidt muligt er automatisk genererede, delsvia afkrydsningsfelter.Ligesom i styringsrapporten gennemføres så vidt muligt benchmarking af nøg-letallene, og kritiske nøgletal skal kommenteres.Som i selve rapporten gælder det, at en række afkrydsningsfelter omhandlerkonkrete metoder, som ikke er lovpligtige, men kunne være relevante på detpågældende område.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
2525
For både styringsrapport og afdelingsskemaer gælder som nævnt, at der indgåren række nøgletal. Disse er nærmere gennemgået og begrundet i kapitel 5.Styringsrapport for administrationsorganisationerStyringsdialogen mellem kommune og administrationsorganisation adskiller sigpå en række punkter fra den sædvanlige styringsdialog på grund af administrati-onsorganisationens særlige karakter og opgaver.Administrationsorganisationens opgave er at administrere boligorganisationer,mens det er den enkelte boligorganisation, som træffer politiske beslutninger,herunder om særlige indsatser i udsatte afdelinger mv. En boligorganisation kanvælge at udskifte sin administrator, der derved er udsat for konkurrence fra an-dre administratorer.Derudover er den tilsynsførende kommunes relation til administrationsorganisa-tionen kendetegnet ved, at sidstnævnte i vidt omfang opererer på tværs af kom-munegrænser. Der er således en række forhold, som peger i retning af en mindre”tæt” styringsdialog med administrationsorganisationer end med almindeligeboligorganisationer.Omvendt er der også grunde til at tilstræbe en relativt solid styringsdialog medadministrationsorganisationer. Udover at kommunen herved får bedre redskabertil at varetage sædvanlige tilsynsforpligtelser, taler administrationsorganisatio-nens særlige opgaver og typisk store volumen for et vist offentligt engagement.Vægten bør dog ikke ligge på strategiske indsatser, f.eks. i boligområder, menpå at leverancen af den grundlæggende ydelse, administrationen, fungerer til-fredsstillende, og at der ikke er større økonomiske eller andre risici eller pro-blemer.Der er derfor foreslået en mere kortfattet styringsrapport for administrationsor-ganisationer med et særligt fokus på at identificere evt. problemer ved driften,jf. bilag 3. Den foreslåede skabelon for styringsrapport indeholder ikke spørgs-mål eller bilag om administrerede boligorganisationer eller deres afdelinger,ligesom der ikke er medtaget nøgletal på afdelingsniveau.
2626
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
4.4. Arbejdsgruppens anbefalingerArbejdsgruppen har udarbejdet et konkret forslag til styringsrapport for boligor-ganisationen og til afdelingsskema for hver afdeling. Forslagene fremgår afbilag 1 og 2.Arbejdsgruppen har ligeledes udarbejdet et forslag til særskilt styringsrapportfor almene administrationsorganisationer, som er tilpasset de særlige forhold,der gælder for administratorer. Forslaget fremgår af bilag 3.Rapporteringen foreslås indsendt i elektronisk form, jf. kapitel 8.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
2727
Kapitel 5. Nøgletal til brug for styringsrap-porten5.1. IndledningEt af elementerne i dokumentationspakken er relevante nøgletal. Formålet meddette kapitel er at pege på nøgletal, der kan belyse opfyldelsen af de enkeltestyringsmålsætninger, som er opstillet for den almene boligsektors virksomhed,jf. kapitel 3. I kapitlet anbefales en række nøgletal. Det drejer sig dels om nøgle-tal indsamlet fra en række forskellige datakilder, dels om regnskabsdata. Der ergenerelt lagt vægt på, at det skal være enkelt at overføre de pågældende nøgletaldigitalt fra allerede eksisterende datakilder.
5.2. Gældende reglerDer er i dag ikke regler om nøgletal.
5.3. Vurdering og overvejelserNedenfor i boks 5.1 præsenteres en bruttoliste over ikke-regnskabsbaseredenøgletal, som arbejdsgruppen anbefaler som indikatorer til belysning af, i hvil-ken grad organisationen lever op til hver af de fem styringsmålsætninger.Listen med de foreslåede nøgletal er sorteret efter den styringsmålsætning, somnøgletallet vurderes primært at ville kunne belyse. Videre er der til det enkeltenøgletal angivet forslag til definition og datakilde samt bemærkninger om data-kvalitet og arbejdsgruppens vurdering af nøgletallets relevans.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
2929
Boks 5.1. Forslag til ikke-regnskabsbaserede nøgletalNøgletal:Ni-veauForslag til definiti- Kilde:on:Datakvalitet/leveringssikker-hed:Styringsmålsætning 1. Økonomi og driftAntalklagesagerved bebo-erklage-nævnetOrg.Afgjorte klagesa-ger, der er optagettil behandling ibeboerklagenæv-net, som procentdelaf boliglejemålene ialt det senestekalenderår. Detangives desuden, ihvor mange pro-cent af sagerne,beboeren har fåethelt eller delvistmedhold. Sagernefordeles på følgen-de 4 kategorier:Forbrug, fraflyt-ning, husorden ogandet.Styringsmålsætning 4. BoligafdelingerLejeledig-hedOrg.ogafd.Ledige boliger somprocent af alleboliger. Nøgletalletopgøres for organi-sationen og forhver afdeling for-delt efter boligtype(ungdoms-, fami-lie- og ældreboli-ger).LBFLBF opgør stati-stikken månedligt,og der er såledestale om en eksiste-rende statistik medrelativt god leve-ringssikkerhed.Kan give et udtryk for,om der er udlejnings-vanskeligheder og kanvære en vigtig indikatorfor, om en afdeling er iproblemer. Hvis organi-sationen som helhedoplever større proble-mer med lejeledighed,kan det betyde økono-miske risici for organi-sationen (målsætning 1).Nye dataDer er tale om data, Kan give et udtryk forsom boligorganisa-tes at være i besid-delse af, og som dere.om der er tale om endrift, og om beboernesoplevelse heraf.Nøgle-tionerne må forven- korrekt og forsvarligVurdering af nøgletal-lets relevans i forholdtil styringsmålsætning:
selv vil skulle leve-tallet anbefales.
3030
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Nøgletal:
Ni-veau
Forslag til definiti- Kilde:on:
Datakvalitet/leveringssikker-hed:
Vurdering af nøgletal-lets relevans i forholdtil styringsmålsætning:Nøgletallet kan ligele-des belyse problemer iforhold til målsætnin-gerne 3 og 5.Nøgletal-let anbefales.
Vurderedeventetider
Afd.
Den forventedeventetid fordeltefter 1-, 2-, 3-, 4-,5- og 6-rums boli-ger. Der er følgen-de intervaller: Optil 6 mdr., op til 1år, op til 4 år, op til8 år, op til 12 år, optil 20 år og over 20år.
LBF
Oplysningerneforeligger i denalmene boligportal– DanmarkBo-lig.dk. Der er såle-rende data medrelativt god leve-ringssikkerhed.
Kan give et udtryk for,hvor efterspurgt afde-lingen er og er derforrelevant i forhold til atvurdere, hvor konkur-velfungerende, afdelin-gen er.Nøgletalletanbefales.
des tale om eksiste- rencedygtig og dermed
Fraflyt-ningsfre-kvens.
Afd.
Antal eksterntfraflyttede husstan-de det seneste årsom procentdel afboliglejemålene ialt. Fordelt efterboligtype (ung-doms-, familie- ogældreboliger).
Nye data
Der er tale om data, Kan være en centralsom boligorganisa- indikator for, hvor udsattionerne må forven- versus velfungerende,tes at være i besid-delse af. Det fore-slås, at data indhen-tes af Landsbygge-fonden ultimo åretsom del af ledig-hedsstatistikken.boligområdet er.Nøgle-tallet anbefales.
Arbejds-markeds-tilknytning
Afd.
Nøgletallet kanf.eks. defineressom andelen afafdelingens beboe-re i alderen 18-64år, der enten erledige eller på
DST
Der vil formentligvære tale om enrelativt god data-kvalitet. DanmarksStatistik (DST)
Kan belyse den boligso-ciale segregation. Enstor andel voksne bebo-ere uden for beskæfti-gelse er en indikator for,
leverer i dag data til at derkanvære socialeIndenrigs- og Soci- problemer i en afdeling.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
3131
Nøgletal:
Ni-veau
Forslag til definiti- Kilde:on:førtidspension.Hvis andelen over-stiger f.eks. 50 pct.er det et udtryk foren relativt kraftigboligsocial segre-gation.
Datakvalitet/leveringssikker-hed:på afdelinger medned til 20 boliger,men ISM offentlig-gør ikke på detniveau, da afdelin-ger lægges sammentil egentlige bolig-områder. DST harmeddelt, at disse talvil kunne offentlig-gøres for afdelingermed mere end 20boliger.
Vurdering af nøgletal-lets relevans i forholdtil styringsmålsætning:sætning 3.Nøgletalletanbefales.
alministeriet (ISM) Kan også belyse mål-
Styringsmålsætning 5. Nybyggeri og renoveringBygherre-nøgletalSystemet er underudarbejdelse afEBST og ISM ogkommer til at beståaf en række nøgle-tal.Bygge-denNøgletal forventes2011.Det kommende bygher-indgå som redskab forkommunerne, når deskal vælge en bygherre.Systemet forventes ivæsentlig grad at bidra-ge til at belyse målsæt-ningen og give et mereunderbygget grundlagfor styringsdialogen.Nøgletallene kan sand-synligvis supplere ellerindgå i dokumentati-onspakken.Bygge-sagshono-rar, ny-byggeriOrg.Byggesagshonorarsom procent afanskaffelsessum-men. Tre års gli-ISM,-STBDer vil formentligKan belyse om organi-sationen opkræver etsagshonorar i forbindel-BOSSINF være tale om entet.skadefon- genereret fra ultimo renøgletalssystem vil
fornuftig datakvali- relativt højt bygge-
3232
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Nøgletal:
Ni-veau
Forslag til definiti- Kilde:on:dende gennemsnit.Det anbefales, atskema B (dvs. nårbyggeriet påbegyn-des) anvendes.
Datakvalitet/leveringssikker-hed:
Vurdering af nøgletal-lets relevans i forholdtil styringsmålsætning:se med nybyggeri.Nøgletallet anbefales.
Bygge-sagshono-rar, reno-vering
Org.
Byggesagshonorarsom procent afanskaffelsessum-men. Tre års gli-dende gennemsnit.Det anbefales, atskema B (dvs. nårrenoveringen påbe-gyndes) anvendes.
LBF
Det vil være nød-vendigt at udvideLBFs renoverings-støtteregister tilogså at indeholdeoplysning om byg-gesagshonoraret.Der vil formentligvære tale om entet.
Kan belyse, om organi-sationen opkræver etrelativt højt bygge-sagshonorar i forbindel-se med renoveringspro-jekter. Det skal bemær-kes, at der fra dennekilde kun genereresnøgletal for LBF-jekter. Det vurderes, atdisse projekter udgør enrelativ stor del af detsamlede antal, og at derer tale om relativt storeprojekter.Nøgletalletanbefales.
fornuftig datakvali- støttede renoveringspro-
Hvad angår administrationsorganisationer foreslås det, at byggesagshonorarerog beboerklagenævnssager indgår i deres dokumentationspakke, ligesom byg-herrenøgletal vil kunne indgå.Arbejdsgruppen har desuden drøftet en række nøgletal, som ikke har kunnetanbefales. Visse nøgletal er fravalgt, fordi andre anbefalede nøgletal i store trækmå antages at afspejle de samme underliggende problemer. Eksempelvis erindkomst fravalgt som indikator for social segregation, idet arbejdsmarkedstil-knytning er en udmærket, måske endog bedre, indikator for dette. Andre nøgle-tal er fravalgt, fordi de vurderes som mere egnede som parametre i boligorgani-sationens interne forvaltningsrevision/egenkontrol end som dokumentation over
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
3333
for kommunen. Det gælder blandt andet beboertilfredshedsmålinger, der er etdynamisk redskab, boligorganisationen kan anvende på forskellige for-hold/situationer. Det foreslås i stedet, at der i styringsrapporten indgår spørgs-mål vedrørende boligorganisationens anvendelse af beboertilfredshedsmålinger.Arbejdsgruppen har endvidere drøftet brug af energimærkning af bygninger(EMO) som et nøgletal. Energimærkningsordningen for bygninger er et ledi gennemførelsen af EU's bygningsdirektiv om bygningers energimæssige yde-evne. Energimærkninger af bygninger udført mellem 1. september 2006 og 5.juni 2009 kan findes og udskrives fra Energistyrelsens hjemmeside. Energi-mærkningsordningen skal pt., som led i regeringens strategi for reduktion afenergiforbrug i bygninger, ændres. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at brug afenergimærkning som nøgletal fremover bør overvejes.Udover de ovenfor skitserede nøgletal er det relevant at se på, hvilke regn-skabsnøgletal, der kan bidrage til at identificere problemer i forbindelse medorganisationernes og afdelingernes drift. Regnskabsmaterialet omfatter et stortantal mulige nøgletal, hvoraf mange har bred relevans for regnskabsanalyser aforganisationer og afdelinger. De forudsættes også at danne udgangspunkt forløbende benchmarking mv. af den enkelte afdeling/organisation.Til dokumentationspakkens brug er det imidlertid nødvendigt at foretage en klarprioritering af de nøgletal, som det er allermest nødvendigt, at kommunen fårindsigt i som et fast oplæg til styringsdialogen. I den forbindelse er det på orga-nisationsniveau naturligt at prioritere nøgletal, som belyser boligorganisationensproduktivitet og soliditet. På afdelingsniveau er det tilsvarende væsentligt atsætte fokus på nogle prioriterede problemstillinger. Her fremstår særligtspørgsmålet om driftsøkonomiske problemer, og om der er budgetteret korrekt iforhold til reglerne om henlæggelser og balanceleje som centrale. Som ud-gangspunkt foreslås derfor, at de regnskabsnøgletal, som er oplistet i boks 5.2,indgår i dokumentationspakken.
3434
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Boks 5.2. Forslag til regnskabsbaserede nøgletalNøgletal:Administra-tionsbidragFormål/beskrivelse:NiveauForslag til definition:Administrationsbidrag (konto601.1) pr. lejemålsenhed.Opkræver organisationen et Org.rimeligt og konkurrence-dygtigt administrationsbi-drag?Org.
Dispositions-Hvor stor en dispositions-fond rådes der over?fond
Den disponible del af dispositi-onsfonden (konto 803.40) pr.lejemålsenhed. Det skal bemær-kes, at den faste note 40 anven-des i beregningen.Den disponible del af arbejds-kapitalen (konto 805.9) pr. le-jemålsenhed. Det skal bemær-kes, at den faste note 9 anven-des i beregningenKonto 120 sat i forhold til antalboliger og antal kvadratmeter.Nøgletallet kan sammenlignesmed gennemsnittet for sammen-lignelige afdelinger, f.eks. defi-neret ved ibrugtagelsesår ogbyggeriets art. Nøgletallet sup-pleres med nøgletal for opspa-rede midler (konto 401).Opsamlede underskud (konto407) pr. bolig.
Arbejdskapi-Hvor stor en arbejdskapitalrådes der over?tal
Org.
Henlæggel-Henlægges der i afdelingenser til vedli-tilstrækkelige midler til atsikre en passende vedlige-geholdelseholdelse af afdelingensejendom?
Afd.
Underskud
Er der budgetteret i overens- Afd.stemmelse med balanceleje-princippet, og er der i øvrigtdriftsøkonomiske proble-mer?
SystematiskeEr der budgetteret i overens- Afd.stemmelse med balanceleje-overskudprincippet?
Årligt overskud tre år i træk(konto 140), laveste observati-on, pct. af samlede udgifter(konto 139). Der foreslås ennedre grænse på 3 pct. tre år itræk.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
3535
Arbejdsgruppen har overvejet relevansen af et nøgletal for forrentning, menfinder ikke at et sådant nøgletal kan anbefales. Det skyldes for det første, at dennuværende regnskabsregistrering ikke er tilstrækkelig præcis til at muliggøreretvisende sammenligninger mellem organisationerne. For det andet, at der errisiko for, at en benchmarking af organisationernes evne til at forrente de forval-tede midler vil give nogle uhensigtsmæssige incitamenter til at tage for storefinansielle risici for at forøge det forventede afkast. Arbejdsgruppen anbefaler istedet, at den regnskabsmæssige registrering af forrentningen søges forbedret,gennem en udvikling af regnskabskontoplanen, således at den enkelte boligor-ganisation får et forbedret grundlag for at lade sig benchmarke.Bortset fra regnskabsnøgletallet vedrørende dispositionsfonden, er de nøgletal iboks 5.2 som beregnes ud fra organisationsregnskaberne relevante både forbolig- og administrationsorganisationer.Afdelingsregnskabsnøgletallene erikke relevante for administrationsorganisationerne, og derfor skal disse nøgletalikke indgå i dokumentationen for disse organisationer.IDen almene boligsektors styringer sektorens udfordringer sammenfattet ifølgende 4 punkter:A. Etablering af nye boliger i en tidssvarende kvalitet til en pris, som sikreret lejeniveau, der er i overensstemmelse med det boligsociale formål.B. Imødegåelse af den stigende sociale segregation på boligmarkedet, her-under negative konsekvenser heraf for det enkelte boligområde.C. Fysisk opretning og modernisering af dele af boligmassen.D. Sikring af, at boligorganisationerne lever op til krav om en forsvarlig ogeffektiv drift, fortløbende forbedringer af kvaliteten mv.Som det fremgår af ovenstående boks 5.2, omfatter de anbefalede nøgletal bo-ligorganisationens håndtering af alle disse udfordringer:Ad A (etablering af boliger) anbefales det, at bygherrenøgletal kan indgå, nårkonceptet er taget i brug.Ad B (social segregation/udsatte boligområder) anbefales nøgletal vedrørendelejeledighed, fraflytningsfrekvens, ventetider og arbejdsmarkedstilknytning.
3636
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Ad C (fysisk nedslidning af boligområder), som har en tæt sammenhæng medB, anbefales nøgletal vedrørende midler til vedligeholdelse. Forholdet belyses iøvrigt gennem de nøgletal, der er nævnt under B samt gennem regnskabsnøgle-tal om boligorganisationens arbejdskapital og dispositionsfond og afdelingsun-derskud.Ad D (forsvarlig og effektiv drift) anbefales antal klagesager og byggesagsho-norar samt regnskabsnøgletal vedrørende administrationsbidrag, dispositions-fond, arbejdskapital samt afdelingens vedligeholdelsesmidler, under-skud/overskud.Med de anbefalede nøgletal er endvidere 4 ud af de 5 styringsmålsætningerbelyst. Der er derimod ikke fundet tilstrækkeligt dækkende nøgletal til en me-ningsfuld belysning af beboerdemokrati og ledelse. Hvad angår nybyggeri ogrenovering vil bygherrenøgletal kunne indgå, men der kan derudover være be-hov for yderligere metodeudvikling vedrørende opfølgning på denne målsæt-ning.Supplerende bemærkninger vedrørende de enkelte nøgletalI forlængelse af ovenstående kan følgende præciseres om de enkelte anbefaledenøgletal:A. LejeledighedUdlejningsproblemer kan være tegn på kritiske problemer i afdelingen. Afdelin-ger med boliger, som har været ledige i en længere periode, er et signal om, atkommunen og boligorganisationen sammen bør overveje mulige tiltag.I dag udgiver Landsbyggefonden (LBF) en statistik over antal ledige boligersom følge af en bestemmelse om, at kommuner ikke må give tilsagn til almentnybyggeri i tilfælde af, at kommunen har flere end 2 pct. ledige almene boliger,jf. lov om almene boliger. Indberetningen sker i dag stort set udelukkende digi-talt (der er pt. 10 små organisationer, som indberetter på papir).Nøgletallet kan f.eks. defineres som antal boliglejemål, som har været ledige imere end 3 måneder som procent af antal boliger i alt. I marts 2009 har 40 pct.af de ledige boliger – svarende til 629 boliger – været ledige i mere end 3 må-
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
3737
neder. Sættes grænsen til 2 måneder indgår 54 pct. af de ledige boliger, svaren-de til 842 boliger.For at få et udtryk for ledighedssituationen for afdelingen set over det senesteår, kan man evt. tage gennemsnittet af de sidste 12 måneders ledighedstal forafdelingen. Det bør desuden overvejes, om antallet af ledige boliger skal forde-les på boligtyper (ungdoms-, familie- og ældreboliger).Nøgletallet bygger på eksisterende data og vil derfor kunne implementeres rela-tivt hurtigt.B. FraflytningsfrekvensUtilfredshed i en afdeling kan give sig udslag i, at mange lejere opsiger dereslejemål og flytter væk fra afdelingen. For at belyse dette, kan man f.eks. bereg-ne afdelingens fraflytningsfrekvens, f.eks. defineret som antal fraflytninger detseneste år i forhold til antal boliglejemål.Der er stor forskel i fraflytningsfrekvensen afhængigt af, hvilken boligtype derbetragtes (f.eks. har ungdomsboligerne en relativt høj fraflytningsfrekvens). Deter derfor vigtigt separat at kunne opgøre antal fraflytninger for hver af de treboligkategorier (familie-, ungdoms- og ældreboliger).En relativt høj fraflytningsfrekvens inden for en afdeling giver anledning til, atkommunen og organisationen sammen bør overveje mulige tiltag.Organisationerne har i dag ikke pligt til at indberette antallet af fraflytninger.Nøgletallet bygger på nye data. Det foreslås, at data indhentes af Landsbygge-fonden ultimo året som del af ledighedsstatistikken. Tidshorisonten i forhold tilimplementering af dette nøgletal vil derfor være lidt længere.C. Vurderede ventetiderDen forventede ventetid, før man som lejer kan forvente at blive tildelt en boligi en given afdeling, indikerer, hvor attraktiv afdelingen er. Den forventede ven-tetid fordeles efter 1- til 6-rums boliger, og der benyttes følgende intervaller forden forventede ventetid: Op til 6 mdr., op til 1 år, op til 4 år, op til 8 år, op til 12år, op til 20 år og over 20 år.
3838
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Der er tale om oplysninger, som foreligger i den almene boligportal Danmark-Bolig.dk. Nøgletallet vil derfor kunne implementeres relativt hurtigt.D. Antal klagesagerNøgletallet kan give et udtryk for den generelle beboertilfredshed og kan defi-neres som antal klagesager, der er afgjort i beboerklagenævnet, som procentdelaf boliglejemålene i alt. Hertil føjes i hvor stor en andel af det samlede antalklagesager beboeren har fået helt eller delvist medhold. Klagesagerne fordelespå følgende 4 kategorier: forbrug, fraflytning, husorden og andet.Der er tale om et nyt nøgletal. Det anbefales, at nøgletallet indgår i dokumenta-tionspakken.E. ByggesagshonorarEt relativt stort byggesagshonorar i forhold til anskaffelsessummen (nybyggeri-og renoveringssager) kan være et udtryk for, at organisationen er relativt inef-fektivt til at administrere byggesager.Nøgletallet foreslås defineret som byggesagshonorar i procent af anskaffelses-summen fordelt på nybyggeri- og renoveringssager.Data skal hentes fra to forskellige kilder. Indenrigs- og Socialministeriets regi-ster BOSSINF-STB kan levere nøgletal for nybyggerisager, mens Landsbygge-fondens register for renoveringsstøtte kan levere nøgletal for renoveringssager.Det skal bemærkes, at der umiddelbart kun kan autogeneres data fra Landsbyg-gefondsstøttede renoveringssager via Landsbyggefondens register. De støttedesager vurderes at udgøre en relativ stor del af det samlede antal sager, og at derer tale om relativt store renoveringssager.Nøgletallet bygger på eksisterende oplysninger, hvorfor det vil være muligtrelativt hurtigt at implementere nøgletallet. Der vil imidlertid ikke være historikpå renoveringssagerne, da det er nødvendigt at tilpasse Landsbyggefondensregister for at inddrage oplysninger om byggesagshonorar.F. BygherrenøgletalDet anbefales, at det overvejes, om og i givet fald hvordan bygherrenøgletalskal indgå i dokumentationspakken. Bygherrenøgletallene vil belyse såvel byg-
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
3939
herres håndtering af byggeprocessen som kvaliteten af det færdige byggeri(produktnøgletal). Nøgletallene vil således styrke kommunernes grundlag forudvælgelse af bygherre, når der skal bygges nye almene boliger, og vil genereltskabe en væsentligt øget gennemsigtighed omkring boligorganisationernes præ-stationer som bygherre. Bygherrenøgletalssystemet forventes at blive imple-menteret primo 2010, mens de første nøgletal forventes genereret ultimo 2011.Bygherrenøgletallene måler bygherrerne på en række parametre og vil i førsterække blive opgjort for hvert enkelt projekt. Der vil dermed være tale om enstørre mængde data. Under hensyn til den endelige udformning af nøgletallenemå det overvejes, hvordan de mest hensigtsmæssigt kan spille sammen meddokumentationspakken.G. RegnskabsnøgletalUdover de ovennævnte nøgletal anbefales det, at der udvælges et begrænsetantal regnskabsnøgletal, som skal bidrage til at belyse driften af organisationer-ne og afdelinger. Da regnskabsnøgletallene kan trækkes fra regnskabsdatabasen,vil de kunne implementeres relativt hurtigt. Arbejdsgruppen foreslår, at der iførste omgang satses på de regnskabsnøgletal, som er angivet i boks 5.2.BenchmarkingDet foreslås, at der for både ikke-regnskabs- og regnskabsdata så vidt muligtgennemføres en benchmarking, som grundlag for fastsættelse af kritiske værdierfor de enkelte nøgletal. I tilfælde af, at nøgletal afviger markant fra det gennem-snitlige, bør det således give anledning til, at der sættes fokus på nøgletallet istyringsdialogen.Ved benchmarking vil der så vidt muligt skulle foretages en sammenligningmed sammenlignelige boligorganisationer eller afdelinger, herunder med hen-syn til størrelse, bebyggelsestype etc.Desuden bør den enkelte boligorganisations aktuelle nøgletal let kunne sam-menlignes med boligorganisationens nøgletal for de foregående år.
4040
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Præsentation af nøgletalDe enkelte nøgletal i dokumentationspakken vil typisk vedrøre ét af to niveauer:organisationsniveau og/eller afdelingsniveau, jf. boks 5.1 og boks 5.2. Det vilvære hensigtsmæssigt at knytte nøgletallene til styringsrapporten for derved atkvalificere styringsdialogen med faktuelle oplysninger om organisationen ogdens afdelinger. Det foreslås, at nøgletal på organisationsniveau skal indgå iselve styringsrapporten, mens nøgletal på afdelingsniveau indgår i de oplys-ningsskemaer for hver afdeling, som vedlægges styringsrapporten som bilag.For de organisationer, der har mange afdelinger, indebærer afdelingsrettedenøgletal, at der vil være mange tal at overskue. Arbejdsgruppen foreslår, at væ-sentlige nøgletal for afdelinger, hvor nøgletallet ligger over/under en nærmerefastsat kritisk værdi, angives i rapporten på organisationsniveauet.Det bør desuden overvejes, hvordan nøgletallene på den bedste og mest pæda-gogiske måde præsenteres. For overskuelighedens skyld er det en mulighed, aten afdelings nøgletal markeres med f.eks. en farve i tilfælde af, at nøgletalletligger på den forkerte side en nærmere fastsat kritisk grænse.Der henvises endvidere til kapitel 8 om en IT-løsning for boligorganisationernesdokumentation.
5.4. Arbejdsgruppens anbefalingerDet anbefales, at der udvikles nøgletal på følgende områder:Antal klagesagerLejeledighedVurderede ventetiderFraflytningsfrekvensArbejdsmarkedstilknytningByggesagshonorar (nybyggeri og renovering)
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
4141
Derudover anbefales, at følgende nøgletal udvikles på baggrund af eksisterendedata i regnskabsdatabasen:AdministrationsbidragDispositionsfondArbejdskapitalMidler til vedligeholdelseUnderskudSystematiske overskud
Når bygherrenøgletallene er endeligt udformet, skal der tages stilling til, hvor-dan bygherrenøgletallene mest hensigtsmæssigt kan indgå i dokumentations-pakken.Endelig anbefales det, at nøgletallene præsenteres på en så overskuelig og pæ-dagogisk måde som muligt i styringsrapporten. Udformningen af en IT-løsningvil her have afgørende betydning, jf. kapitel 8.
4242
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Kapitel 6. Regnskabsspørgeskema6.1. IndledningFor at lette kommunernes gennemgang af boligorganisationers og afdelingersregnskaber samt sikre fokus på evt. problemer, skal regnskaberne være bilagt etsærligt spørgeskema (populært kaldet tipskuponen), hvor boligorganisationenmed en afkrydsning i et ja- og nej-felt skal svare på en række centrale spørgsmålvedrørende økonomien. Det udfyldte spørgeskema skal attesteres af revisor.Afkrydsning i ja-feltet indikerer, at der kan været økonomiske problemer ogskal derfor uddybes i en note. Det er i forbindelse med følgende gennemgang afbehovet for eventuelle ændringer i spørgeskemaet valgt at fastholde spørgeske-maet som et finansielt spørgeskema. Der må derudover i forbindelse med dekommende opfølgningsarbejder vedrørende egenkontrol/forvaltningsrevision,regnskaber mv. tages stilling til, om der er anledning til yderligere tilretninger afskemaet.Der er i kapitlet taget udgangspunkt i spørgeskemaet til boligorganisationer medegne afdelinger.
6.2. Gældende reglerRegnskabsmaterialet for boligorganisationen og samtlige afdelinger skal efterdriftsbekendtgørelsen indsendes til hjemstedskommunen senest 6 måneder efterregnskabsårets udløb til kritisk gennemgang. Regnskabsmaterialet omfatter:- Regnskaber for boligorganisationen og afdelinger med noter samt hertilknyttet regnskabsspørgeskema- Revisionsprotokollat- Bestyrelsens årsberetning.Dele af regnskabsspørgeskemaet er inspireret af en tidligere udgave af årsregn-skabsloven, som pr. 1.1.2002 er afløst af en ny lov, hvis opbygning er baseret på
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
4343
ændrede principper. Relationen mellem årsregnskabsloven og spørgeskemaet erderfor i dag af mere indirekte karakter.Den gældende driftsbekendtgørelse indeholder regnskabsspørgeskemaer forhenholdsvis en boligorganisation inklusiv afdelinger, en forretningsførerorgani-sation og et andelsselskab. Skemaet for en boligorganisation fremgår af neden-stående boks 1, hvoraf det samtidig fremgår, hvordan ja-markeringer i spørge-skemaet har fordelt sig på de enkelte spørgsmål i regnskabsårene 2006 og 2007.Boks 6.1. Gældende regnskabsspørgeskema for boligorganisation samt marke-ringer i ”ja”-feltet i henholdsvis 2006 og 2007Boligorganisationer1. Overstiger de ordinære udgifter de ordinære, regelmæssige indtægter(excl. byggesagshonorar)?2. Er ejendommen opskrevet?3. Er sædvanlig afskrivning på driftsmidler undladt eller ændret?4. Er der - bortset fra ejendomme og værdipapirer - foretaget opskriv-ning på aktiver?5. Skønnes der at kunne være risiko for tab og/eller likviditetsproble-mer som følge af:a. investeringer (herunder projekteringsudgifter)b. udestående fordringer, herunder udlån til afdelingerc. løbende retssagerd. forsikringsmæssigt udækkede pensionsforpligtelsere. pantsætninger, kautions- og garantiforpligtelser (herunder afdelin-gernes forpligtelser), veksler, leje- og leasingkontrakter eller andrevæsentlige økonomiske forpligtelserf. andre forhold?6. Har boligorganisationen ydet egentlige lån til eller stillet garantierover for afdelinger eller andre?7. Er der anvendt midler eller ydet lån af dispositionsfonden?8. Er forfaldne ydelser, herunder (A-)skatter betalt for sent?89. Skønnes der ved en soliditetsvurdering at være behov for kapitaltil-førsel eller andre foranstaltninger?310. Giver bedømmelsen af boligorganisationens soliditet og likviditet41320071771212-20062321816-
4133-
61941
45169319
58204345
4444
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
anledning til tvivl om, hvorvidt der er fuld sikkerhed for opfyldelse afboligorganisationens forpligtelser, herunder normal afvikling af mel-lemregningsgæld til afdelinger?11. Er der efter regnskabsårets afslutning indtruffet begivenheder afbetydning for bedømmelsen af økonomien?12. Administrerer boligorganisationen afdelinger eller boligforetagen-der, som ikke er omfattet af Landsbyggefondens garantiordning, f.eks.kollegier?Almene boligafdelinger13. Er der afdelinger med underskudssaldi og/eller underfinansiering?14. Er der afdelinger med udlejningsvanskeligheder?15. Skønnes der at kunne være risiko for tab og/eller likviditetsproble-mer som følge af:a. investeringer i ubebyggede grunde eller anden fast ejendomb. løbende retssagerc. overskridelse af den godkendte anskaffelsessum (skema B for ejen-domme under opførelse)d. aktiverede projekteringsudgiftere. udestående fordringer, herunder udlån til boligorganisationen, for-dringer på fraflyttede lejere, eller andre debitorerf. andre forhold?16. Skønnes der at være tvivl om, hvorvidt der er uomtvistelig godsikkerhed for afdelingernes henlagte midler?17. Er terminsydelser betalt for sent?18. Har afdelinger ydet lån til eller kautioneret over for boligorganisa-tionen?Kilde: Regnstat.
76
67
7939085
105538112
365415224142312
373321126302617
6.3. Vurdering og overvejelserDet gives fra boligorganisationer og kommuner udtryk for stor tilfredshed medspørgeskemaet i den form og med det indhold, som det har i dag. Skemaet er etindarbejdet overvågnings- og kontrolredskab, og der synes derfor ikke umiddel-bart at være behov for at ændre mere grundlæggende i dette. Skemaet har dogover tid udviklet sig på en måde der gør, at visse spørgsmål, der var aktuelle dade blev indføjet, har mistet deres aktualitet, og visse spørgsmål er blevet indfø-
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
4545
jet med det resultat, at der er enkelte overlapninger. Der kan derfor være behovfor en kritisk gennemgang med henblik på enkelte tilretninger.Dertil kommer, at en opgørelse over, hvordan ja-svarene statistisk fordeler sigpå de enkelte spørgsmål, jf. boks 1, kan give anledning til at overveje, omspørgsmålene i alle tilfælde har tilstrækkelig præcision og relevans. Som detfremgår af boks 1, er antallet af ”ja”-markeringer stærkt varierende afhængigt afdet enkelte spørgsmål, idet antallet for langt de fleste spørgsmål ligger under 30.For syv af spørgsmålene er der dog et langt større antal hits. Det må i den for-bindelse overvejes, om det store antal ja-svar afspejler reelle problemer, ellerom der er tale om så brede spørgsmål, at de indfanger et større antal irrelevantetilfælde.For spørgsmål 1 og 13 kunne forklaringen på det store antal ja-markeringerblandt andet være, at der ikke er opstillet en bagatelgrænse. Herved kommerbåde større og mindre afvigelser fra den balance, spørgsmålene omhandler, til atindgå. Der er dog tale om spørgsmål, som vedrører helt centrale principper ibudgetteringen, og da der skal sigtes mod en afvigelse på 0, vil angivelse af enbagatelgrænse imod hensigten kunne danne norm for en ”acceptabel” afvigelse.Der er derfor gode grunde til at fastholde en bred formulering af spørgsmålene.I spørgsmål 6, 7 og 12 er forklaringen en anden, idet der her er tale om spørgs-mål, som bredt indfanger handlinger, som lovligt foretages af mange boligorga-nisationer, herunder også veldrevne og normale boligorganisationer. Dissehandlinger kan dog afspejle, at man bør være opmærksom på forhold i den på-gældende boligorganisation. Endelig er der et stort antal ja-markeringer underspørgsmål 14 og 15e, hvilket dog skal ses på baggrund af, at det er afde-lingsrelaterede spørgsmål. Disse spørgsmål må som udgangspunkt antages atafspejle ”problematiske” forhold.Omvendt er der spørgsmål med et meget begrænset antal ja-svar, herunder sær-ligt spørgsmål 5e og 15a. Her må det overvejes, om der er tale om et så vigtigtforhold, at et særskilt underspørgsmål skal fastholdes.På baggrund af ovenstående kan følgende ændringer overvejes:Vedrørende boligorganisationen:Som nyt spørgsmål til boligorganisationen kan overvejes:
4646
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Da der er fastsat nye regler om, at dispositionsfonden som udgangspunkt dæk-ker afdelingers tab ved lejeledighed, vil det være hensigtsmæssigt at stillespørgsmål herom på organisationsniveau:- Er der anvendt midler af dispositionsfonden til dækning af afdelingerstab som følge af lejeledighed?Spørgsmål 1:- Overstiger de ordinære udgifter de ordinære, regelmæssige indtægter(excl. byggesagshonorar)?Det er vanskeligt at forstå spørgsmålets hensigt, og fokus forekommer ikke itilstrækkelig grad at være på det afgørende spørgsmål om, hvorvidt bygge-sagshonorarernes størrelse er fastsat i overensstemmelse med princippet omkostægte budgettering. Spørgsmålet foreslås erstattet af følgende spørgsmål:Giver indtægter fra byggesagshonorarer sammenholdt med byggeaktivi-tetens omfang set over de seneste 5 år anledning til tvivl om, hvor vidtudgifter og indtægter vedrørende byggeri er i balance?Spørgsmål 2 og 4:- Er ejendommen opskrevet?- Er der - bortset fra ejendomme og værdipapirer - foretaget opskrivningpå aktiver?Begge spørgsmål har til hensigt at afdække, om regnskaberne giver et retvisen-de billede af boligorganisationens aktiver, eller om regnskabet giver indtryk afen højere værdi end den faktisk tilstedeværende. Det skal bemærkes, at der iforvejen ifølge driftsvejledningen er krav om at op- og nedskrivninger mv. spe-cificeres i regnskabets noter. Spørgsmålene foreslås skrevet sammen til etspørgsmål:Er der foretaget opskrivning på aktiver?Spørgsmål 5b og 6:Skønnes der at kunne være risiko for tab og/eller likviditetsproblemersom følge af udestående fordringer, herunder udlån til afdelinger?Har boligorganisationen ydet egentlige lån til eller stillet garantier overfor afdelinger eller andre?De to spørgsmål er overlabbende og foreslås skrevet sammen til et spørgsmål:
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
4747
Skønnes der at være risiko for tab og/eller likviditetsproblemer som føl-ge af udestående fordringer, herunder udlån og/eller garantistillelse tilafdelinger?
Spørgsmål 5d:Skønnes der at kunne være risiko for tab og/eller likviditetsproblemersom følge af forsikringsmæssigt udækkede pensionsforpligtelser?Udækkede pensionsforpligtelser synes ikke længere at være af så væsentligbetydning, at det bør medtages i spørgeskemaet, jf. også den statistiske opgørel-se af ja-svar. Spørgsmålet vil derfor kunne udgå.Spørgsmål 5e:Skønnes der at kunne være risiko for tab og/eller likviditetsproblemersom følge af pantsætninger, kautions- og garantiforpligtelser (herunderafdelingernes forpligtelser), veksler, leje- og leasingkontrakter eller an-dre væsentlige økonomiske forpligtelser?Spørgsmålet foreslås ændret så ”veksler” udgår, da det ikke betragtes som aktu-elt.Spørgsmål 7:Er der anvendt midler eller ydet lån af dispositionsfonden?Forholdet fremgår direkte af regnskab og regnskabsnoter. Der er tale om etbredspektret spørgsmål, som et stort antal organisationer besvarer bekræftende,uden at det behøver at afspejle problematiske forhold. Dertil kommer, at et sti-gende antal organisationer fremover vil anvende midler af dispositionsfondensom et normalt led i deres virksomhed, idet midlerne i fondene øges, og anven-delsesformålet gøres bredere. Spørgsmålet vil derfor kunne udgå.Spørgsmål 8 og 17:Er forfaldne ydelser, herunder (A-)skatter betalt for sent?Er terminsydelser betalt for sent?Spørgsmålene vurderes som uforholdsmæssigt specifikke og foreslås sammen-skrevet til et mere generelt spørgsmål om for sent betalte ydelser. Dette spørgs-mål vil reelt også afdække problemer vedrørende likviditet, som tillige er dæk-
4848
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
ket ind af særskilte spørgsmål på organisations- og afdelingsniveau. Et spørgs-mål vedrørende for sent betalte ydelser vil dog give et fingerpeg om en eventuelutilfredsstillende økonomistyring, og foreslås derfor optaget i spørgeskemaetsom følger:Er forfaldne ydelser betalt for sent?Spørgsmål 9:Skønnes der ved en soliditetsvurdering at være behov for kapitaltilførseleller andre foranstaltninger?Spørgsmålet har ikke længere relevans, idet ekstern kapitaltilførsel til boligor-ganisationer ikke kan fremstilles som en mulighed – der vil skulle foretages enkapitalopbygning ad sædvanlig vej, hvis der er for ringe soliditet. Samtidig ersoliditetsspørgsmålet fuldt ud belyst i spørgsmål 10. Spørgsmålet vil derforkunne udgå.Vedrørende afdelingen:Som nye spørgsmål til afdelingsregnskaberne kan følgende overvejes:1. Skønnes det, at afdelingens akkumulerede henlæggelser til planlagt ogperiodisk vedligeholdelse og fornyelse er utilstrækkelige til, at forven-tede fremtidige udgifter på området vil kunne finansieres?2. Skønnes det, at afdelingens akkumulerede henlæggelser til istandsættel-se ved fraflytning er utilstrækkelige til, at forventede fremtidige udgifterpå området vil kunne finansieres?3. Skønnes det, at afdelingens akkumulerede henlæggelser til tab ved fra-flytning er utilstrækkelige til, at forventede fremtidige udgifter på om-rådet vil kunne finansieres?Henlæggelserne udgør en væsentlig regnskabs- og budgetforudsætning for afde-lingerne. Det forekommer derfor hensigtsmæssigt, at spørgeskemaet indeholderspørgsmål, som afdækker eventuelle potentielle problemer på henlæggelsesom-rådet.Spørgsmål 13:Er der afdelinger med underskudssaldi og/eller underfinansiering?
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
4949
I analysen ”Overskud i den almene sektor” fra 2005 blev det påvist, at et antalboligafdelinger systematisk genererer overskud. For at imødegå dette problemforeslås det, at et spørgsmål om driftsoverskud indføjes som et selvstændigtunderpunkt i spørgsmålet. I modsætning til underskud er der ikke tale om enakkumuleret saldo.Spørgsmål 15e:Skønnes der at kunne være risiko for tab og/eller likviditetsproblemersom følge af udestående fordringer, herunder udlån til boligorganisatio-nen, fordringer på fraflyttede lejere, eller andre debitorer.Likviditetsrisiko ved fordringer på fraflyttede lejere er flyttet til organisations-niveau og udgår derfor som et relevant spørgsmål for afdelingsregnskaberne.Spørgsmålet foreslås derfor skrevet om, så ”fordringer på fraflyttede lejere”udgår.Spørgsmål 18.Har afdelinger ydet lån til eller kautioneret over for boligorganisatio-nen?Afdelingens likviditet bringes først i fare på det tidspunkt, hvor den samledeboligorganisations overlevelse er truet. Organisationens risiko afdækkes i orga-nisationens spørgeskema, og spørgsmålet vil derfor kunne udgå.En sammenskrivning og revision på baggrund af disse overvejelser vil resulterei et spørgeskema som vist i boksen nedenfor.
5050
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Boks 6.2. Forslag til nyt spørgeskema for boligorganisation
Organisationen/selskabet1. Giver indtægter fra byggesagshonorarer sammenholdt med byggeaktivitetens om-fang set over de seneste 5 år anledning til tvivl om, hvorvidt udgifter og indtægtervedrørende byggeri er i balance?2. Er sædvanlige afskrivning på driftsmidler undladt eller ændret?3. Er der foretaget opskrivning på aktiver?4. Skønnes der at være risiko for tab og/eller likviditetsproblemer som følge afa. Investeringer (herunder projekteringsudgifter)b. Udestående fordringer, herunder udlån og/eller garantistillelse til afdelingerc. Løbende retssagerd. Pantsætninger, kautions- og garantiforpligtelser (herunder afdelingernes for-pligtelser), leje- og leasingkontrakter eller andre væsentlige økonomiske for-pligtelsere. Andre forhold?5. Er der anvendt midler af dispositionsfonden til dækning af afdelingers tab somfølge af lejeledighed?6. Er forfaldne ydelser betalt for sent?7. Giver bedømmelsen af boligorganisationens soliditet og likviditet anledning tiltvivl om, hvorvidt der er fuld sikkerhed for opfyldelse af boligorganisationens for-pligtelser, herunder normal afvikling af mellemregningsgæld til afdelinger?8. Er der efter regnskabsårets afslutning indtruffet begivenheder af betydning forbedømmelsen af økonomien?Afdelinger9. Er der afdelingera. hvor årets regnskabsresultat sammenholdt med regnskabsresultaterne fra de toforegående år tyder på, at der systematisk bliver budgetteret med et overskud,der overstiger opsamlede underskud og underfinansiering?b. med underskudssaldi og/eller underfinansiering?10. Er der afdelinger med udlejningsvanskeligheder?11. Skønnes der at være risiko for tab og/eller likviditetsproblemer som følge af:a. Investeringer i ubebyggede grunde eller anden fast ejendom?b. Løbende retssager?c. Overskridelse af den godkendte anskaffelsessum (skema B) for ejendommeunder opførelse?d. Aktiverede projekteringsudgifter?e. Udestående fordringer, herunder udlån til boligorganisationen eller andre de-bitorerf. Andre forhold?12. Er der afdelinger, hvor de akkumulerede henlæggelser skønnes utilstrækkelige irelation til de forventede fremtidige udgifter vedrørendea. planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse?b. istandsættelse ved fraflytning?c. tab ved fraflytning?13. Skønnes der at være tvivl om, hvorvidt der er uomtvistelig god sikkerhed for afde-lingernes henlagte midler.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
5151
For administrationsorganisationer uden egne afdelinger vil kun relevantespørgsmål i ovenstående skema skulle udfyldes.
6.4. Arbejdsgruppens anbefalingerDet foreslås, at spørgsmålene i det eksisterende spørgeskema afløses af de iboks 6.2. nævnte 13 spørgsmål. Følgende ændringer foreslås:Spørgsmål 1 omformuleres, så det har tydeligere fokus på størrelsen af bygge-sagshonoraret.Spørgsmål 2 og 4: samles i nyt spørgsmål 3.Spørgsmål 5b og 6: sammenskrives i nyt spørgsmål 4b.Spørgsmål 5d:udgår.Spørgsmål 5e: nyt spørgsmål 4d, hvor ”veksler” udgår.Spørgsmål 7: udgår.Spørgsmål 8 og 17: erstattes af nyt spørgsmål 6.Spørgsmål 9: udgår.Spørgsmål 12: udgår.Spørgsmål 15e: nyt spørgsmål 11e, hvor ”fordringer på fraflyttede lejere” udgår.Spørgsmål 18. udgår.Nyt underspørgsmål vedrørende driftsoverskud.Nyt spørgsmål om dispositionsfondens dækning af lejetab.Nye spørgsmål vedrørende henlæggelser.
5252
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Kapitel 7. Boligorganisationens årsberetning7.1. IndledningBoligorganisationens årsberetning er en del af den afrapportering (dokumentati-on), som boligorganisationen skal indsende til kommunen til brug for styrings-dialogen.Det er derfor anledning til at se på, om de gældende krav til indholdet af årsbe-retningen bør revideres.I dette notat behandles denne problemstilling nærmere.
7.2. Gældende reglerAf § 71 i bekendtgørelsen om drift af almene boliger m.v. (driftsbekendtgørel-sen) fremgår, at den almene boligorganisation i tilslutning til regnskabet skalafgive en årsberetning, hvori nærmere redegøres for den økonomiske udviklingi boligorganisationen og dens afdelinger i regnskabsåret. Boligorganisationenskal herunder redegøre for eventuelle særlige økonomiske problemer i boligor-ganisationen og dens afdelinger, for de foranstaltninger, der er eller påtænkesiværksat til løsning af sådanne problemer, og for forhold, som revisor måttehave påtalt. I årsberetningen skal boligorganisationen endvidere rapportere ommål og resultater på baggrund af den forvaltningsrevision, som boligorganisati-onen er underlagt.Det fremgår endvidere af § 6, stk. 3, i driftsbekendtgørelsen, at boligorganisati-onens øverste myndighed skal godkende boligorganisationens årsregnskab ogberetning.I praksis indeholder boligorganisationernes årsberetninger som regel en merebred beskrivelse af aktiviteterne i de pågældende år. Det er indtrykket, at beret-ningerne er meget forskellige – lige fra meget lange til ultrakorte beretninger.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
5353
7.3. Vurdering og overvejelserDe eksisterende krav til årsberetningen afspejler et stærkt fokus på økonomiskeforhold i boligorganisationen og dennes afdelinger. Dette skal ses i sammen-hæng med, at årsberetningen indgår i det samlede regnskabsmateriale, som ind-sendes til den tilsynsførende kommune.De gældende regler har fokus på økonomiske forhold og stiller ikke krav om, atboligorganisationen skal give en mere bred beskrivelse af dens virksomhed.Styringsrapporten, som også er en del af den samlede dokumentationspakke,tilsigter derimod at give et helt overordnet billede af boligorganisationen ogdennes afdelinger, der både indbefatter økonomiske, men også sociale og fysi-ske forhold mv. i boligområdet.Den nye styringsmodel med bl.a. krav om udarbejdelse af en styringsrapportgiver anledning til at vurdere, om der bør stilles udvidede krav til årsberetnin-gen, således at den også omfatter en bredere beskrivelse af boligorganisationensvirksomhed end blot økonomiske forhold.Det kunne f.eks. overvejes at stille krav om, at årsberetningen - udover de krav,der stilles i dag vedrørende forvaltningsrevision - skal anføre sin vurdering afmålopfyldelsen i relation til styringsmålsætningerne og af de største udfordrin-ger, som boligorganisationen står overfor.Ulempen ved en sådan regel vil imidlertid være, at kan blive tale om et betyde-ligt ”overlap” i forhold til de tilsvarende beskrivelser i styringsrapporten. Kravetvil således kunne forekomme overdrevet bureaukratisk.En særlig variant kunne være alene at foretage en tilpasning af bestemmelsen,således at det blot helt overordnet kræves, at boligorganisationen skal redegørefor boligorganisationens og afdelingernes virksomhed i regnskabsåret. Dernæstskulle så følge de nuværende bestemmelser om oplysninger om eventuelle øko-nomiske problemer og om forvaltningsrevision. Dette ændrer dog ikke ved dennævnte risiko for lovgivningsmæssigt ”overlap” mellem årsberetning og sty-ringsrapport.
5454
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Det synes derfor mest hensigtsmæssigt at operere med en skillelinje mellem denøkonomiske afrapportering i årsberetningen og en mere samlet afrapportering istyringsrapporten.IDen almene boligsektors styring(2008) er lagt op til, at boligorganisationen isin årsberetning skal anføre forhold, som tidligere er indgået i styringsdialogen.Da opfølgningen imidlertid hænger snævert sammen med den årlige styrings-rapport og styringsdialogen, er der medtaget en særlig rubrik hertil i styrings-rapporten. Der er derfor ikke behov for tillige at stille krav om, at årsberetnin-gen skal indeholde oplysninger herom, jf. det ovenfor anførte om skillelinjenmellem årsberetning og styringsrapport.
7.4. AnbefalingDet anbefales på denne baggrund, at kravene til indholdet af årsberetningenopretholdes uændret.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
5555
Kapitel 8. IT-løsning til brug for dokumenta-tion8.1. IndledningIfølge arbejdsgruppens kommissorium skal det overvejes, om der kan etableresen IT-løsning i relation til dokumentationspakken. Formålet med en IT-løsningvil først og fremmest være at understøtte og standardisere arbejdsgangene om-kring styringsdialog og dokumentation.
8.2. Gældende reglerDer er i dag regler om, at regnskaber skal indsendes til Landsbyggefonden ielektronisk form.Derudover gælder det for en række af de nøgletal, der forventes at skulle indgå idokumentationspakken, at der allerede er fastsat krav om, at de skal genereresdigitalt.
8.3. Vurdering og overvejelserEn IT-løsnings omfang og funktionalitet skal afklares på en række punkter.I det følgende er hovedpunkter i en overordnet arkitektur for en IT-platformskitseret.Input af dataInput i en IT-løsning vil bestå dels af manuelt indtastet information, som denenkelte boligorganisation selv leverer, dels af data, som automatisk leveres fraandre datakilder.De input, som den enkelte boligorganisation selv skal bidrage direkte med, er:Bemærkninger og afkrydsninger i styringsrapporten57DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
57
Regnskabsmateriale, herunder årsberetning, revisionsprotokollat, regn-skabsspørgeskema mv.Antal beboerklagenævnssagerAnvendte udlejningsredskaber i den enkelte afdeling
Det må overvejes, om der er problemer forbundet med en levering af enkelte afdisse elementer i digital form, og i givet fald findes passende løsninger. Da do-kumentationspakken er kendetegnet ved en vis kompleksitet og så vidt muligtskal være enkel og hurtig at udarbejde, er det vigtigt, at der etableres en over-skuelig og tilgængelig brugerflade.De automatisk leverede input består af nøgletal, som overføres fra eksterne kil-der. Som det fremgår af kapitel 5 vil disse data i første generation af en IT-løsning skulle leveres af hhv. Landsbyggefonden og Indenrigs- og Socialmini-steriet/Danmarks Statistik, jf. boks 8.1:Boks 8.1. Eksterne datakilderDatakildeLandsbyggefonden/boligportalen(indhenter selv rådata fra boligorganisati-oner)Indenrigs- og Socialministeriet/DanmarksStatistikDataLejeledighedFraflytningsfrekvensVurderede ventetiderRegnskabsnøgletalArbejdsmarkedstilknytning
Som nævnt omfatter de manuelt indtastede data blandt andet boligorganisatio-nens bemærkninger til regnskabstal, der afviger væsentligt fra sammenligneligereferencetal (benchmarking). Dele af dokumentationspakken vil derfor førstkunne udfyldes manuelt af boligorganisationen, når referencedata foreligger.Dette vil typisk ske 7-9 måneder efter regnskabsårets afslutning.Ud over manuel indtastningsmulighed kan det anbefales, at en IT-løsning etab-leres således, at dataudvekslingen kan følge åbne standarder, så der lokalt såvidt muligt kan etableres forbindelse mellem sagsbehandlersystemer i boligor-ganisationen og IT-løsningen. Det vil muliggøre, at boligorganisationernes egnesystemer kan sættes op til at levere data, som ellers skulle indtastes manuelt,direkte til systemet.
5858DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
DatabaseDer vil skulle etableres en landsdækkende database, hvor de tilførte rådata be-handles til brug for dokumentationspakken. Der skal på grundlag af en sådandatabase kunne foretages beregninger på de tilførte data, f.eks. for at afgøre, omnøgletal ligger i et kritisk felt.Det er endvidere vigtigt, at en database kan fastholde informationers og nøgle-tals historik. Da vurderingen af nøgletal, herunder regnskabstal, i mange tilfæl-de omfatter en vurdering af udvikling over årene, skal de enkelte nøgletals hi-storik således kunne kaldes frem i systemet.Det er et afgørende hensyn ved etablering af en datamodel, at der opereres medgodkendte referencer vedrørende identifikation. Herved kan der skabes sikker-hed for, at der ved eventuelle fremtidige systemændringer kan gøres brug afandre data, end de her forudsatte, eller omvendt, at de data, som genereres i IT-løsningen, vil kunne nyttiggøres i andre sammenhænge.OutputSom grundlag for styringsdialogen skal boligorganisation og kommune fra IT-platformen kunne danne en komplet og overskuelig udgave af dokumentations-pakken. Det må imidlertid derudover overvejes, hvilken adgang til data, interes-senterne skal have. Det vil formentlig være hensigtsmæssigt, at en boligorgani-sation eller kommune løbende kan trække data, og at f.eks. kommunerne kangennemføre kommunedækkende rapporter på tværs af boligorganisationer ogafdelinger.
8.4. Arbejdsgruppens anbefalingerDet anbefales, at der udvikles et landsdækkende IT-system, som samler, be-handler og præsenterer de enkelte elementer i dokumentationspakken. Systemetetableres med en brugervenlig brugerflade og udformes fleksibelt, således at deenkelte elementer i systemet, herunder de valgte nøgletal, let kan justeres i taktmed, at der måtte opstå behov for ændringer.Det anbefales endvidere, at et IT-system udvikles i et samarbejde mellem Inden-rigs- og Socialministeriet, kommunerne og Landsbyggefonden, og at driftsan-svaret varetages af Landsbyggefonden.59DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
59
60
Bilag 1. Styringsrapport for almen boligorga-nisation med egne boligafdelingerBoligorganisationens nummer og -navn
A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for afta-lerVurderer boligorganisationen samlet set, at boligorganisationen opnår tilfreds-stillende resultater?Høj gradNogen gradMindre gradRinge grad
Evt. kommentarer
Vurderer boligorganisationen samlet set, at boligorganisationen igangsætterpassende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer?Høj gradNogen gradMindre gradRinge grad
Evt. kommentarer
Er der behov for at drøfte aftaler med kommunen om boligorganisationens for-hold?JaNej
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
6161
Hvis ja, kommentarer
Er der behov for at drøfte aftaler med kommunen om en særlig indsats i nogleafdelinger?JaNej
Hvis ja, evt. kommentarer
Afdelings LBF-nummer/navn:
Hvilken indsats?
B. Gennemgang af boligorganisationØkonomi/driftVurderingHvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyntil boligorganisationens økonomi, administration og drift?
Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationensøkonomi, administration og drift?
6262
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Baggrund/faktaRegnskabsnøgletal:- Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål1BoligorganisationBenchmark
Evt. kommentarer
- Byggesagshonorar, nybyggeri, andel af anskaffelsessum, 3 års glidende gen-nemsnit1BoligorganisationBenchmark
Evt. kommentarer
- Byggesagshonorar, renovering støttet af Landsbyggefonden, andel af anskaf-felsessum, 3 års glidende gennemsnit1BoligorganisationBenchmark
Evt. kommentarer
- Dispositionsfond, kr. pr. lejemål1BoligorganisationBenchmark
Evt. kommentarer
1
Informationen dannes automatisk
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
6363
- Arbejdskapital, kr. pr. lejemål1BoligorganisationBenchmark
Evt. kommentarer
Sager ved beboerklagenævnetAfgjorte sagerI altForbrugsregnskaberFraflytningHusordenssagerAndetHelt/delvist tabte sager
Evt. kommentarer, herunder om boligorganisationens opfølgning på tabte sager
Er der ja-markeringer i regnskabsspørgeskemaet?1JaNej
Ledelse og beboerdemokratiVurderingHvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyntil boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati?
Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationensledelse og beboerdemokrati?
1
Informationen dannes automatisk
6464
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Har bestyrelsen det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse)?JaNej
Har bestyrelsen gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år?JaNej
Har bestyrelsen det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokratiet?JaNej
Udlejning og velfungerende boligafdelingerEvt. kommentarer vedrørende boligorganisationens generelle udlejningspolitikog generelle indsats for velfungerende boligafdelingerBaggrund/faktaDiagram over fordelingen af boliger på udlejningsredskaber1
1
Informationen dannes automatisk
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
6565
Ledige boliger opgjort i procent, ultimo året1BoligorganisationAlm. familieboligerAlm. ældreboligerAlm. ungdomsboligerBenchmark
Byggeri og renoveringerVurderingHvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyntil boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet?
Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationensbyggevirksomhed?
Baggrund/faktaAfdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer1
Evt. kommentarer
Afdelinger i nybyggeri under opførelse1
Evt. kommentarer
1
Informationen dannes automatisk
6666
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiskenøgletalEr der afdelinger med væsentlige problemer eller kritiske nøgletal på paramet-rene lejeledighed, fraflytning, henlæggelser, overskud eller underskud? (Marke-ring med X)Afd.´sLBF nr.1
Afd.Navn1
Væsent-ligeproble-mer1
KritiskeLedigeboliger1Fraflyt-ning1
nøgletalHenlæg-gelservedlige-holdelse1Flerårigeover-skud1Opspa-redeunder-skud1
D. Status for tidligere indgåede aftaler mv.Hvad er status for tidligere drøftede forhold, indgåede aftaler mv., jf. senestekommunale redegørelse?
1
Informationen dannes automatisk
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
6767
Bilag 2. Oplysningsskema for afdeling (én forhver afdeling)Afdelingens LBF-nummer, navn og adresse
Afdeling under opførelse?Ja
Nej
- Hvis ja, hvor mange boligenheder er under opførelse? Kort beskrivelse.
For afdelinger i drift udfyldes nedenstående pkt. A og B for hver afdeling.
A. Konklusion vedrørende væsentlige problemer i afdelin-genEr der i afdelingen/boligområdet væsentlige problemer og/eller behov for særli-ge tiltag?JaNej
Hvis ja, gives i prioriteret rækkefølge en nærmere beskrivelse af, hvori afdelin-gens problem(er) består, og hvilke løsninger, der vil kunne anvises.
Evt. yderligere kommentarer om afdelingens forhold.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
6969
B. Gennemgang af afdelingØkonomi/driftRegnskabsnøgletal:- Årets henlæggelser til vedligeholdelse1AfdelingKr. pr. lejemålKr. pr. m2Benchmark
Evt. kommentarer- Opsparede henlæggelser til vedligeholdelse1AfdelingKr. pr. lejemålKr. pr. m2Benchmark
Evt. kommentarer- Opsamlet underskud, kr. pr. bolig1AfdelingBenchmark
Evt. kommentarer- Årlige overskud i tre år, laveste observation, pct. af samlede udgifter1AfdelingBenchmark
1
Informationen dannes automatisk
7070
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Evt. kommentarerVurdering af afdelingens vedligeholdelsestilstandTilfredsstillendeMindre tilfredsstillendeUtilfredsstillende, jf.driftsbek., § 117
Evt. kommentarerEr der gennemført tilfredshedsanalyser af driften?JaNejHvis ja, hvad er så hovedkonklusionerne?
BeboerdemokratiEr der en afdelingsbestyrelse?JaHvordan fungerer beboerdemokratiet?VelfungerendeMiddelBør styrkes
Nej
Evt. kommentarerEr der gennemført undersøgelser af beboerdemokratiet?JaNejHvis ja, hvad er så hovedkonklusionerne?
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
7171
UdlejningFordeling af boliger efter udlejningsprincipVentelisteKommunalanvisningFleksibeludlejningKombineretudlejningAnnoncering
Evt. kommentarerFraflytningsprocent1AfdelingBenchmark
Evt. kommentarerLedige boliger opgjort i procent, ultimo året1AfdelingAlm. familieboligerAlm. ældreboligerAlm. ungdomsboligerBenchmark
Evt. kommentarerVurderede ventetider, antal år11 rum2 rum3 rum4 rum5 rum6 rum
Evt. kommentarer
1
Informationen dannes automatisk
7272
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
BoligområdetIndikator for beboersammensætningen, angivet som en farve for intervallet.1(Markering med X)
Evt. kommentarerEr der foretaget analyser af boligområdets sociale liv og ressourcer?JaNejHvis ja, hvad er så hovedkonklusionerne?Er boligområdet socialt velfungerende?1Høj grad2Ret høj grad3Nogen grad4Ret ringe grad5Ringe grad
Evt. kommentarerEr boligområdet tidssvarende?1Høj grad2Ret høj grad3Nogen grad4Ret ringe grad5Ringe grad
1
Informationen dannes automatisk
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
7373
Ja-Har boligerne en tidssvarende størrelse?-Er toiletter og bad tidssvarende?-Er køkkener tidssvarende?-Er fællesfaciliteter tidssvarende?-Er udearealerne tidssvarende?
Nej
Evt. kommentarer
Er der igangværende større renoveringssager?JaNej- Hvis ja, kort beskrivelse
Er der påtænkt/besluttet større renoveringssager?JaNej- Hvis ja, kort beskrivelse
Er større renoveringssager afsluttet indenfor det sidste år?JaNej- Hvis ja, kort beskrivelse
7474
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Bilag 3. Styringsrapport for almen admini-strationsorganisationAdministrationsorganisationens nummer og navn
A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for afta-lerVurderer administrationsorganisationen samlet set sin egen virksomhed somtilfredsstillende?Høj gradNogen gradMindre gradRinge grad
Evt. kommentarer
Er der behov for at drøfte aftaler med kommunen om administrationsorganisati-onens forhold?JaNej
Hvis ja, kommentarer
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
7575
B. Gennemgang af administrationsorganisationVurdering
Hvad anser administrationsorganisationen som de væsentligste udfordringermed hensyn til at bistå de administrerede boligorganisationer med god organi-sationsdrift i overensstemmelse med sektorens målsætninger, herunder håndte-ring af opståede problemer?
Hvad er de væsentligste initiativer, som er eller vil blive taget af administrati-onsorganisationen for at bistå de administrerede boligorganisationer med godorganisationsdrift, herunder håndtering af opståede problemer?
Har der været særlige udfordringer/problemer med hensyn til en effektiv ogforsvarlig drift i administrationsorganisationen?
Har der været særlige udfordringer/problemer med hensyn til god ledelse og etvelfungerende beboerdemokrati (for så vidt angår bestyrelse og øverste myn-dighed) i administrationsorganisationen?
Har der været særlige udfordringer/problemer i administrationsorganisatio-nens eventuelle bygge- eller renoveringsvirksomhed?
Har administrationsorganisationen igangsat særlige udviklingsredskaber eller –projekter, særlige koncepter med hensyn til drift/nybyggeri, særlige politikkerosv.?JaNej
7676
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Hvis ja, hvilke?
I givet fald, hvad er de praktiske erfaringer hermed (lever tiltagene op til detforventede)?
Har bestyrelsen det forløbne år drøftet god ledelsesskik?JaNej
Har bestyrelsen det forløbne år gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet?JaNej
Regnskabsnøgletal:- Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål1AdministrationsorganisationenBenchmark
Evt. kommentarer
- Byggesagshonorar, nybyggeri, andel af anskaffelsessum, 3 års glidende gen-nemsnit1AdministrationsorganisationenBenchmark
Evt. kommentarer
1
Informationen dannes automatisk
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
7777
- Byggesagshonorar, renovering støttet af Landsbyggefonden, andel af anskaf-felsessum, 3 års glidende gennemsnit1AdministrationsorganisationenBenchmark
Evt. kommentarer
- Arbejdskapital, kr. pr. lejemål1AdministrationsorganisationenBenchmark
Evt. kommentarer
Sager ved beboerklagenævnetAfgjorte sagerI altForbrugsregnskaberFraflytningHusordenssagerAndetHelt/delvist tabte sager
Evt. kommentarer, herunder om administrationsorganisationens opfølgning påtabte sager.
Er der ja-markeringer i regnskabsspørgeskemaet?1JaNej
1
Informationen dannes automatisk
7878
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
C. Status for tidligere indgåede aftaler mv.Hvad er status for tidligere drøftede forhold, indgåede aftaler mv., jf. senestekommunale redegørelse?
.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
7979
Bilag 4. Vejledning til styringsrapport for enalmen boligorganisation med egne boligafde-lingerI. Generelt.Formålet med styringsrapporten er, at boligorganisationen her evaluerer og do-kumenterer sin virksomhed og tilkendegiver sine ønsker om aftaler med kom-munen og andre parter. Evalueringen sker med udgangspunkt i styringsmålsæt-ningerne i almenboligloven (jf. lovens §§ 6a-6f).Det samlede dokumentationsmateriale udgøres udover styringsrapporten afboligorganisationens regnskabsmateriale, herunder regnskabsspørgeskema ogårsberetning.Styringsrapporten danner - sammen med det øvrige dokumentationsmateriale -grundlag for styringsdialogen mellem kommune og boligorganisation. Til sty-ringsrapporten er knyttet et bilag i form af et oplysningsskema for hver afdeling.Hvis der i tilknytning til styringsrapporten er behov for supplerende redegørel-ser vedrørende enkelte forhold, kan boligorganisationen vedhæfte disse til rap-porten som særlige bilag.Styringsdialogens forløb og konklusioner skal fremgå af den afsluttende redegø-relse, som offentliggøres af kommunen.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
8181
I styringsrapporten indgår tre forskellige typer af information, som tilsammen dannergrundlag for en vurdering af boligorganisationens virksomhed: vurderingsfelter, af-krydsningsfelter og kommenterede nøgletal.Ivurderingsfelterneforetager boligorganisationen en evaluering af sin egen virksomhedinden for de mest centrale områder. Dette sker gennem besvarelse af åbne spørgsmålom, hvilke udfordringer, problemer og påtænkte initiativer, boligorganisationen stårover for. Der er i denne vejledning en række eksempler på forhold, der kan indgå i be-svarelsen.Iafkrydsningsfelternegiver boligorganisationen information om en række konkretespørgsmål. Afkrydsningsfelterne giver et overblik over boligorganisationens vurderin-ger og initiativer. Der kan eller skal tilføjes kommentarer til en del af afkrydsningsfel-terne.Der indgår endelignøgletali styringsrapporten. De fleste nøgletal genereres automatisk.Der foretages benchmarking af de fleste nøgletal på baggrund af tal fra sammenligneligeboligorganisationer/afdelinger. Nøgletal, der er markeret som kritiske, skal kommente-res, men det er derudover muligt at kommentere alle nøgletal.
En kommentar eller vurdering af et forhold/initiativ skal være kortfattet (der erafsat maks. 3 linjer). Er der behov for supplerende information, må der henvisestil en nærmere gennemgang i vedlagte bilag.
II. Styringsrapportens indhold og opbygningStyringsrapporten eksklusiv bilag forudsættes gennemgået som helhed ved dia-logmødet. De øvrige elementer i dokumentationsmaterialet (bilag i form af af-delingsskemaer mv. og regnskabsmateriale) inddrages i relevant omfang. Derforskal boligorganisationen sikre, at væsentlige problemer i det øvrige dokumenta-tionsmateriale omtales i selve styringsrapporten. Der overføres automatisk væ-sentlige informationer fra afdelingsskemaer og regnskabsspørgeskema til sty-ringsrapporten.I det følgende gennemgås styringsrapportens opbygning:
8282
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler.Punktet omhandler boligorganisationens oplæg til, hvordan boligorganisatio-nens virksomhed samlet skal vurderes og hvilke aftaler, der er behov for at ind-gå mellem boligorganisation og kommune.B. Gennemgang af boligorganisation.Punktet omhandler boligorganisationens evaluering af sin virksomhed på føl-gende områder:1) Økonomi/drift.Punktet omhandler effektiv og forsvarlig økonomi og administration, herunderafdelingsdrift. Punktet vedrører den professionelle administration, mens denpolitiske ledelse behandles under pkt. b.Oplysningerne kan omhandle økonomistyring, herunder omkostningsniveau,produktivitet, opsparing samt budget- og regnskabsudarbejdelse. Hvis der iregnskabsmaterialet eller på anden måde er afdækket økonomiske problemer iboligorganisationen, skal det nævnes. Økonomiske problemer i de enkelte afde-linger behandles under pkt. C.Endvidere kan f.eks. spørgsmål omkring administratorskift, fusioner og admini-strativt samarbejde, organisationsudviklingsprojekter og eventuelle sideaktivite-ter omtales under punktet.2) Ledelse og beboerdemokrati.Punktet omhandler boligorganisationens arbejde med god ledelse og ledelses-skik samt for et velfungerende beboerdemokrati i organisation og afdelinger.Oplysningerne kan blandt andet vedrøre rekruttering af medlemmer til afde-lingsbestyrelser og organisationsbestyrelse, udarbejdelse af etisk regnskab overbestyrelsesforbrug, sikring af bestyrelsernes beslutningsgrundlag og kompeten-ce, intern kommunikation, samarbejde mellem forskellige beslutningsniveauer,herunder eventuelle beslutninger om gennemførelse af visse arbejder uden afde-lingsmødets godkendelse, anvendelse af ad hoc beboergrupper mv.3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger.Mulighed for kommentarer om boligorganisationens generelle udfordringereller indsats på området, herunder udvikling af særlige koncepter, metoder etc.Forhold i den enkelte afdeling behandles under C.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
8383
4) Byggeri og renoveringer.Punktet udfyldes kun, hvis boligorganisationen har gennemført nybyggeri ellerstørre renoveringsarbejder i den omhandlede periode, eller har planer om størreprojekter. Med et større renoveringsprojekt forstås et projekt, der indebærerhuslejestigninger på over 5 pct. af gældende årsleje. Det anføres, hvis der ertildelt støtte fra Landsbyggefonden i forbindelse med renoveringsprojektet.Det vil under punktet kunne bemærkes:- hvis der er gennemført innovative og/eller produktivitetsfremmendeløsninger med hensyn til byggeproces eller byggeteknik- hvis der er brugt nærmere definerede standarder eller certificeringer el-ler gennemført innovation vedrørende byggeriets energiforbrug, miljø-forhold og/eller indeklima.Derudover vil boligorganisationens generelle vurdering af byggeriets kvali-tet/arkitektur og omkostningseffektivitet kunne indgå.C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal.Punktet omfatter en oplistning af afdelinger med væsentlige problemer ellerbehov for særlige tiltag. Desuden oplistes afdelinger med kritiske nøgletal påområderne henlæggelser til vedligeholdelse, opsparede underskud, systematiskeoverskud, fraflytning og lejeledighed.Nærmere information om de pågældende afdelinger kan findes i de pågældendeafdelingers afdelingsskema, jf. punkt III.D. Opfølgning på tidligere aftaler med kommunen mv.Boligorganisationen anfører her forhold, der tidligere har været omhandlet istyringsdialog eller aftale, og som skal følges op.
III. AfdelingsskemaerDer skal udfyldes et afdelingsskema for hver afdeling. Afdelingsskemaerne erbilag til styringsrapporten. Bilaget er baggrundsmateriale, men der vil i selvestyringsrapporten automatisk være henvisninger til informationer om afdelinger,som fordrer særlig opmærksomhed. I styringsdialogen skal disse afdelingergennemgås nærmere, herunder ved brug af de pågældende afdelingsskemaer.
8484
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
Afdelingsskemaet er bygget op dels af en konklusion, dels af en gennem-gang/analyse.A. Konklusion vedrørende væsentlige problemer i afdelingenI konklusionen angiver boligorganisationen, om der er væsentlige problemereller behov for særlige tiltag i afdelingen. Hvis det er konstateret, at der er væ-sentlige problemer i en afdeling, skal der så vidt muligt angives egnede løsnin-ger på det pågældende problem. Beskrivelsen af problemer og tilhørende løs-ninger oplistes i prioriteret rækkefølge. Det er vigtigt, at beskrivelsen af afde-lingens forhold er så fyldestgørende, at den umiddelbart kan forstås af læsereuden forudgående kendskab til afdelingen.Evt. problemer kan f.eks. dreje sig om afdelingens driftsøkonomi og huslejeni-veau, dårligt fungerende beboerdemokrati, lejeledighed, vold og hærværk i lo-kalområdet, bygningernes vedligeholdelsestilstand etc. Det bør tillige nævnes,hvis der er nærliggende risiko for, at sådanne problemer vil opstå.Særlige tiltag kan f.eks. vedrøre en ændret anvendelse af udlejningsprincipper iafdelingen. Sådanne udlejningsprincipper kan ud over ventelistebaseret udlej-ning være: Fleksibel udlejning, annoncering, kombineret udlejning samt kom-munal anvisning. Særlige tiltag kan også omfatte en bredere områdeind-sats/helhedsplan, kapitaltilførsel til større renoveringsarbejder etc.I konklusionen skal boligorganisationen særskilt gøre opmærksom på, om der erbehov for at indgå en aftale med kommunen om den pågældende afdeling.Da konklusionen skal være relativt kortfattet, kan der efter behov vedlæggesyderligere materiale om den enkelte afdeling som bilag eller henvises til tidlige-re beskrivelser af afdelingens forhold.B. GennemgangAfdelingens økonomi/drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområde belysessystematisk, dels via nøgletal, der så vidt muligt er automatisk genererede, delsvia afkrydsningfelter. Hvis nøgletal eller andre informationer er ”kritiske”, skalboligorganisationen kommentere dem.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
8585
Bilag 5. Vejledning til styringsrapport for enalmen administrationsorganisationI. Generelt.Formålet med styringsrapporten er, at administrationsorganisationen her evalue-rer og dokumenterer sin virksomhed og tilkendegiver ønsker om aftaler medkommunen og andre parter. Evalueringen sker med udgangspunkt i styrings-målsætningerne i almenboligloven (jf. lovens §§ 6a-6f). Der lægges for admini-strationsorganisationers vedkommende særligt vægt på at belyse eventuellerisici og problemer i relation til økonomi, ledelse og administration.Det samlede dokumentationsmateriale udgøres udover styringsrapporten afadministrationsorganisationens regnskabsmateriale, herunder regnskabsspørge-skema og årsberetning.Styringsrapporten danner - sammen med det øvrige dokumentationsmateriale -grundlag for styringsdialogen mellem kommune og administrationsorganisation.Hvis der er behov for supplerende redegørelser vedrørende enkelte forhold, kanadministrationsorganisationen vedhæfte disse til rapporten som særlige bilag.Styringsdialogens forløb og konklusioner skal fremgå af den afsluttende redegø-relse, som offentliggøres af kommunen.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
8787
I styringsrapporten indgår tre forskellige typer af information, som tilsammen dannergrundlag for en vurdering af administrationsorganisationens virksomhed: vurderingsfel-ter, afkrydsningsfelter og kommenterede nøgletal.Ivurderingsfelterneforetager administrationsorganisationen en evaluering af sin egenvirksomhed inden for de mest centrale områder. Dette sker gennem besvarelse af åbnespørgsmål om, hvilke udfordringer, problemer og påtænkte initiativer, administrations-organisationen står over for. Der er i denne vejledning en række eksempler på forhold,der kan indgå i besvarelsen.Iafkrydsningsfelternegiver administrationsorganisationen information om en rækkekonkrete spørgsmål. Afkrydsningsfelterne giver et overblik over administrationsorgani-sationens vurderinger og initiativer. Der kan eller skal tilføjes kommentarer til en del afafkrydsningsfelterne.Der indgår endelignøgletali styringsrapporten. De fleste nøgletal genereres automatisk.Der foretages benchmarking af de fleste nøgletal på baggrund af tal fra sammenligneligeadministrationsorganisationer. Nøgletal, der er markeret som kritiske, skal kommente-res, men det er derudover muligt at kommentere alle nøgletal.
En kommentar eller vurdering af et forhold/initiativ skal være kortfattet (der erafsat maks. 3 linjer). Er der behov for supplerende information, må der henvisestil en nærmere gennemgang i vedlagte bilag.
II. Styringsrapportens indhold og opbygningStyringsrapporten eksklusiv bilag forudsættes gennemgået som helhed ved dia-logmødet. De øvrige elementer i dokumentationsmaterialet (regnskabsmaterialeog eventuelle bilag til styringsrapporten) inddrages i relevant omfang. Derforskal administrationsorganisationen sikre, at væsentlige problemer i det øvrigedokumentationsmateriale omtales i styringsrapporten. Der overføres automatiskvæsentlige informationer fra regnskabsspørgeskema til styringsrapporten.Styringsrapporten for en almen administrationsorganisation omfatter admini-strationsorganisationen selv og dens generelle udfordringer og indsats i forholdtil administrerede boligorganisationer og deres afdelinger. Forhold eller pro-8888
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
blemer i de administrerede boligorganisationer og deres afdelinger behandles ide administrerede boligorganisationers styringsrapporter med bilag.I det følgende gennemgås styringsrapportens opbygning:A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler.Punktet omhandler administrationsorganisationens oplæg til, hvordan admini-strationsorganisationens virksomhed samlet skal vurderes og hvilke aftaler, derer behov for at indgå mellem administrationsorganisation og kommune.B. Gennemgang af administrationsorganisation.Punktet omhandler administrationsorganisationens evaluering af sin virksomhedmed hensyn til økonomi/drift, ledelse og beboerdemokrati samt byggeri og re-novering. Eventuelle problemer og risici på disse områder samt tiltag til imøde-gåelse heraf skal oplyses.1) Ad spørgsmål om udfordringer i relation til at bistå administrerede bo-ligorganisationer med god organisationsdrift.Spørgsmålet omhandler administrationsorganisationens nuværende kompetenceog kapacitet til at bistå de administrerede boligorganisationer, herunder i relati-on til de problemstillinger, som er beskrevet i boligorganisationernes styrings-rapporter.2) Ad spørgsmål om initiativer i relation til at bistå administrerede bolig-organisationer med god organisationsdrift.Spørgsmålet omhandler initiativer vedrørende administrationsorganisationenskompetence og kapacitet til at bistå de administrerede boligorganisationer, her-under i relation til de problemstillinger, som er beskrevet i boligorganisationer-nes styringsrapporter.3) Ad spørgsmål om administrationsorganisationens drift.Spørgsmålet omhandler særlige udfordringer og problemer vedrørende effektivog forsvarlig økonomi og administration, herunder afdelingsdrift. Punktet ved-rører den professionelle administration, mens den politiske ledelse behandlesunder spørgsmålet om ledelse og beboerdemokrati.
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
8989
Oplysningerne kan omhandle økonomistyring, herunder omkostningsniveau,produktivitet, opsparing samt budget- og regnskabsudarbejdelse. Hvis der iregnskabsmaterialet eller på anden måde er afdækket økonomiske problemer iadministrationsorganisationen, skal det nævnes.Endvidere kan f.eks. spørgsmål om fusioner, organisationsudviklingsprojekterog eventuelle sideaktiviteter omtales under punktet.4) Ad spørgsmål om administrationsorganisationens ledelse og beboerde-mokrati.Spørgsmålet omhandler særlige udfordringer og problemer vedrørende kompe-tence, intern kommunikation, samarbejde mellem forskellige beslutningsni-veauer mv.5) Ad spørgsmål om administrationsorganisationens bygge- og renove-ringsvirksomhed.Spørgsmålet omhandler særlige udfordringer og problemer i forbindelse medadministrationsorganisationens eventuelle administration af nybyggeri og reno-vering. Spørgsmålet udfyldes kun, hvis administrationsorganisationen har gen-nemført nybyggeri eller større renoveringsarbejder i den omhandlede periode,eller har planer om større projekter. Med et større renoveringsprojekt forstås etprojekt, der indebærer huslejestigninger på over 5 pct. af gældende årsleje.Det vil under punktet kunne bemærkes:- hvis der er gennemført innovative og/eller produktivitetsfremmendeløsninger med hensyn til byggeproces eller byggeteknik- hvis der er brugt nærmere definerede standarder eller certificeringer el-ler gennemført innovation vedrørende byggeriets energiforbrug, miljø-forhold og/eller indeklima.Derudover vil administrationsorganisationens generelle vurdering af byggerierskvalitet/arkitektur og omkostningseffektivitet kunne indgå.C. Opfølgning på tidligere aftaler med kommunen mv.Administrationsorganisationen anfører her forhold, der tidligere har været om-handlet i styringsdialog eller aftale, og som skal følges op.
9090
DEN ALMENE BOLIGSEKTORS DOKuMENTATION
91
