Socialudvalget 2008-09
SOU Alm.del Bilag 340
Offentligt
Kortlægning og måling af admini-strative opgaver på dagtilbudsområ-det.
Finansministeriet, Velfærdsministeriet og KL
April 2009
Revision.Skat.Consulting.Financial Advisory.
Copyright � Deloitte Business Consulting A/S. All rights reserved.Rapportens anvendelseDenne rapport er alene udarbejdet til Deloittes opdragsgiver ud fra det givne opdrag.Deloitte påtager sig intet ansvar for andres anvendelse af rapporten.Hel eller delvis kopiering af rapporten må i hvert enkelt tilfælde kun foregå med følgendetydelige kildeangivelse ”Finansministeriet, Kortlægning og måling af administrative opga-ver på dagtilbudsområdet”, Deloitte, april 2009.KontaktSpørgsmål til denne rapports indhold kan stiles til:Morten Ry, partner, telefon 36 10 26 56Anne-Mette Brandt, seniormanager, telefon 36 10 25 85Andreas Nikolajsen, manager, telefon 36 10 25 81Om Deloitte Business Consulting – Fra idé til virkelighedDeloitte Business Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernesorganisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kunder-nes strategiske målsætninger.Vi kender den offentlige sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer medevnen til at lede, styre og gennemføre projekter i et politisk miljø. Det kan være sområdgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie til implementering.Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte afydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Business Consulting med Deloitteskompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unikmulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver.Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu med 165.000 medar-bejdere på verdensplan. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande.Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs aflandegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Deter forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan fremstå som en attraktiv og vær-diskabende rådgiver.Deloitte Business Consulting A/STelefon 36 10 20 30Fax 36 10 20 40E-mail:[email protected]www.deloitte.dkBesøgsadresseWeidekampsgade 62300 København S
PostadresseDeloitte Business Consulting A/SPostboks 16000900 København C
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Indholdsfortegnelse1.2.3.4.5.6.7.8.Indledning ................................................4Resumé .................................................. 10Medarbejdernes typiske hverdag ...........17Fokusområder ........................................24Kortlægning af området......................... 31Tidsmåling .............................................35Oplevelse af arbejdsopgaver ................. 49Regulering, opgaver og tidsanvendelse.53
BilagBilag A. Om undersøgelsen ......................................................... 60Bilag B. Opgavekatalog ............................................................... 66Bilag C. Resultater fra tidsmålingen ............................................ 70Bilag D. Resultater fra oplevelsesmålingen ................................. 73Bilag E. Regulering, opgaver og tidsanvendelse ......................... 76
3
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
1. IndledningDeloitte har for Velfærdsministeriet, KL og Finansministeriet gennem-ført en kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtil-budsområdet. Resultaterne af denne kortlægning og måling præsente-res i denne rapport.Dagtilbudsområdet omfatter generelt dag-, fritids- og klubtilbud samtandre socialpædagogiske fritidstilbud, som har et pædagogisk, socialtog pasningsmæssigt formål. Denne undersøgelse har overordnet væretafgrænset til medarbejdere i kommunale og selvejende dagtilbud til 0-6-årige. Mere specifikt omfatter undersøgelsen:Pædagoger, pædagogmedhjælpere og ledere i kommunale ogselvejende børnehaver og aldersintegrerede institutioner.Dagplejere i den kommunale dagpleje.
Kortlægningen og målingen på dagtilbudsområdet er baseret på densåkaldte AKVA-metode til kortlægning og måling af administrativeopgaver (Afdækning ogKvantificeringafAdministrativeopgaver).Undersøgelsen har således indgået som pilotprojekt sammen med pro-jekter på ældreområdet (plejeboligbebyggelser), Ungdommens Ud-dannelsesvejledning og jobcentrenes arbejde med integrationskontrak-ter i udviklingen af metoden. Se mere herom påwww.fm.dk/afbureaukratisering.
1.1 Baggrund og formålKortlægningen og målingen af administrative opgaver på dagtilbuds-området er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiserings-program på det kommunale område, som gennemføres i samarbejdemed KL.Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om:Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser.Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrativeopgaver.Hvilke administrative opgaver der udspringer af henholdsvisstatslig og lokal regulering.Hvilke opgaver, medarbejderne mener, har et forenklingspo-tentiale.
4
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Projektet skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdetmed at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratise-ringstiltag.Projektet er på den baggrund gennemført i tre faser:1.Kortlægningaf medarbejdernes arbejdsopgaver og områdetsorganisering samt kobling mellem opgaverne og statslig oglokal regulering.2.Målingaf tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og med-arbejdernes oplevelse af opgaverne.3.Analyseaf resultaterne med udgangspunkt i identifikation afmuligheder for afbureaukratisering og regelforenkling.Deloitte har gennemført alle dele af projektet. Velfærdsministeriet, KLog Finansministeriet har løbende fulgt projektet gennem en faglig ar-bejdsgruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægnin-gen, dels har drøftet og valideret resultaterne af målingen og analysenheraf.
1.2 Forståelse af administrative opgaverKortlægningen og målingen af administrative opgaver omfatter for-skellige typiske medarbejderes samlede opgaveportefølje, som indde-les i tre overordnede typer af opgaver:DirektebrugerrettedeopgaverIndirektebrugerrettedeopgaver
Direkte brugerrettede opgaver:De direkte brugerrettedeopgaver omfatter selve leveringen af ydelsen til brugerne. Pådagtilbudsområdet omfatter det aktiviteter med børnene, kon-takt til forældrene samt praktiske gøremål i dagtilbuddet, somtypisk udføres sammen med børnene.Indirekte brugerrettede opgaver:De indirekte brugerrettedeopgaver omfatter opgaver, der ikke er direkte brugerrettedeopgaver og heller ikke indebærer en traditionel ”back-office”-funktion. Opgaverne knytter sig således til udførelsen af de di-rekte brugerrettede opgaver (for eksempel forberedelsestid el-ler dokumentation af ydelsen), eller de relaterer sig til forbed-ring eller forandring af ydelsen (for eksempel fagspecifik ud-dannelse). På dagtilbudsområdet omfatter de indirekte bruger-rettede opgaver for eksempel udarbejdelsen af pædagogiskelæreplaner, forberedelse og dokumentation af aktiviteter medbørnene og forberedelse af kontakt til forældrene.Interne opgaver:Interne opgaver omfatter opgaver, der ikkehar direkte eller indirekte relation til borgeren, og som er rela-teret til at drive en organisation uanset ydelsesområde (for ek-
Interneopgaver
5
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
sempel personaleforhold og pauser). På dagtilbudsområdetomfatter de interne opgaver for eksempel personalemøder,planlægning og pauser.De to sidstnævnte kategorier kan generelt betegnes somadministrativeopgaver.I denne undersøgelse er fokus imidlertid på deindirekte bru-gerrettede opgaver,der vurderes at være afgørende for leveringen afde direkte brugerrettede opgaver, men hvis konkrete indhold og om-fang typisk kan være bestemt af statslig eller kommunal regulering, oghvor der vurderes at kunne være grundlag for en afbureaukratiserings-indsats.
1.3 Undersøgelsens indhold og omfangI alt har 9 kommuner og 24 daginstitutioner deltaget i undersøgelsen.De deltagende kommuner og institutioner er udvalgt ud fra en rækkekriterier for så vidt muligt at sikre en repræsentativ deltagelse. Kom-munerne er udvalgt, så de repræsenterer forskellige kommunestørrel-ser, geografisk placering og organiseringsformer. Ligeledes repræsen-terer de deltagende institutioner forskellige institutionsstørrelser ogorganiseringer.Undersøgelsen har omfattet de væsentligste medarbejdergrupper idaginstitutionerne og dagplejen:I daginstitutionerne har ledere, pædagoger og pædagogmed-hjælpere deltaget.I dagplejen har dagplejere deltaget.
Følgende kommuner hardeltaget i undersøgelsen:Egedal KommuneFavrskov KommuneFaxe KommuneOdense KommuneRoskilde KommuneRudersdal KommuneSkanderborg KommuneThisted KommuneVejle Kommune
Pædagoger, pædagogmedhjælpere og dagplejere (frontmedarbejderne)udgør langt den største medarbejdergruppe og har derfor været under-søgelsens primære fokus.Kortlægningen af medarbejdernes arbejdsopgaver er foretaget primærtgennem interview og workshopper med udvalgte ledere og medarbej-dere. Den efterfølgende måling er foregået ved, at medarbejderne harangivet deres tidsanvendelse i et spørgeskema, hvori de opgaver, dervar identificeret i forbindelse med kortlægningen, var oplistet. Delta-gerne har angivet deres daglige tidsanvendelse gennem to uger (denløbende måling) samt deres tidsanvendelse gennem det seneste år iperioden august 2007 til juli 2008 (den retrospektive måling). Endvi-dere har deltagerne angivet deres oplevelse af de indirekte brugerrette-de opgaver.I forbindelse med denne undersøgelse er opgaverne og organiseringeni forvaltningen ligeledes blevet kortlagt. Det har imidlertid ikke været
6
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
muligt at lave en valid måling af tidsforbruget på opgaverne, da disseopgaver er fordelt på mange forskellige medarbejdere.Præsentationen af medarbejdernes tidsanvendelse i rapporten tagerudgangspunkt i den retrospektive måling. Resultaterne er, hvor ikkeandet er angivet, præsenteret som gennemsnitligt antal timer per uge.Der er i denne forbindelse taget udgangspunkt i de overenskomstmæs-sige ugentlige timetal, hvor en normal uge er på 37 timer. For dagple-jere, der typisk har en længere arbejdsuge, er der taget udgangspunkt idet overenskomstmæssige ugentlige timetal i en normal uge på 48timer.I alt har 335 ledere og medarbejdere deltaget i undersøgelsen, jf. ne-denstående tabel 1.Tabel 1 Respondenter i forskellige medarbejdergrupperStillingAntal besva-relserLeder af daginstitutionSouschef/daglig leder idaginstitutionPædagogPædagogmedhjælperDagplejer1725068Maks. 324Maks. 86Maks. 154Min. 53 %*Min. 58 %*Min. 44 %*2214Antal i populati-on252088 %70 %Svarprocent
* Det har ikke været muligt at udsende navngivne skemaer i alle kommuner i disse stillingskate-gorier. Endvidere er skemaer distribueret via en lokal kontaktperson, hvorfor det ikke er muligt atopgøre præcist, hvor mange skemaer der rent faktisk er udleveret til respondenter i den enkelteinstitution. Derfor er det ikke her muligt at angive den eksakte svarprocent, men det er vurderin-gen, at svarprocenten ligger et stykke over det angivne minimum. Der er udsendt spørgeskemaertil alle pædagoger og pædagogmedhjælpere i 26 institutioner. Medarbejdere i 24 af disse institu-tioner har deltaget i undersøgelsen. Der er for dagplejere udsendt spørgeskemaer til seks dagple-jer. Dagplejere fra alle seks dagplejer har deltaget i undersøgelsen.
Der blev under målingen og efterfølgende gennemført en række vali-deringsaktiviteter. Undervejs blev der gennemført en række observati-onsbesøg. De efterfølgende valideringsaktiviteter omfattede interviewog fokusgruppeworkshopper. De deltagende kommuner har endvideremodtaget deres egne resultater med mulighed for kommentering.Det er samlet set Deloittes opfattelse, at undersøgelsen giver et validtgrundlag for at vurdere den anvendte tid på dagtilbudsområdet.
7
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
1.4 Rapportens indhold og strukturRapporten er opdelt i tre overordnede dele:Centrale resultater, kort-lægning og målingsamtbilag.Centrale resultaterKapitlerne 2-4 omfatter en gennemgang af kortlægningen og målin-gens centrale resultater og fokusområder.I kapitel 2 gives et resumé af kortlægningen og målingens resultater.Kapitel 3 introducerer begrebetpersonasog anvender det til at beskri-ve en typisk arbejdsuge for de centrale medarbejdergrupper.I kapitel 4 belyses de opgaver, der på baggrund af den gennemførtetids- og oplevelsesmåling enten har vist et forenklingspotentiale ellerudgør en væsentlig del af den samlede opgaveportefølje.Kortlægning og målingI kapitel 5-9 gennemgås kortlægningen og målingens resultater.I kapitel 5 gennemgås området med udgangspunkt i projektets kort-lægning af medarbejdergrupper og organisering.Kapitel 6 afrapporterer resultaterne fra tidsmålingen fordelt på de for-skellige medarbejdergrupper og på forskellige opgavetyper. Desudenundersøges tendenserne i spredningen af tidsforbruget på udvalgteopgaver på tværs af de deltagende kommuner.I kapitel 7 analyseres resultaterne fra undersøgelsens måling af medar-bejdernes oplevelse af opgaverne.Kapitel 8 fokuserer på sammenhængen mellem opgaver, regulering ogtidsanvendelse.BilagI bilag A præsenteres de nærmere detaljer om undersøgelsens indhold,omfang og gennemførelse.Bilag B indeholder en oversigt over de kortlagte og målte opgaver påområdet.Bilag C indeholder de samlede resultater fra tidsmålingen.Bilag D omfatter resultaterne fra målingen af medarbejdernes oplevel-se af opgavernes vigtighed og forenklingspotentiale.
8
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Bilag E indeholder en oversigt over reguleringen på området og sam-menhængen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse.
9
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
2. ResuméI det følgende gives et resumé af de væsentligste overordnede resulta-ter af kortlægningen og målingen for frontmedarbejdere og daginstitu-tionsledere. Dernæst gives et overblik over de fokusområder, somifølge analysen er interessante i et afbureaukratiseringsperspektiv.
2.1 Centrale opgaver og tidsforbrugFrontmedarbejdereSom det fremgår af nedenstående figur 2.1, bruger pædagoger, pæda-gogmedhjælpere og dagplejere størstedelen af deres tid (henholdsvis66, 77 og 64 procent) på direkte brugerrettede opgaver. De direktebrugerrettede opgaver omfatter aktiviteter med børn (både omsorgsar-bejde og pædagogisk arbejde), samtaler med og rådgivning af forældre(alle typer mundtlig kommunikation i form af planlagte og ikke-planlagte samtaler) samt praktiske gøremål og rengøring, der typiskudføres sammen med børnene – ofte med et pædagogisk sigte – ellermens børnene er til stede.Figur 2.1 Det relative tidsforbrug på opgavetyper. Frontmedarbejdere,timer per uge.Pædagog,timer pr. ugePædagogmedhjælper,timer pr. uge4,1timer11%
Dagplejer,timer pr. uge
4,8 timer13%7,8 timer21%24,4timer66%
4,4timer12%
8,6 timer18%8,6 timer18%28,5timer77%
30,7timer64%
Direkte brugerrettede opgaver
Indirekte brugerrettede opgaver
Interne opgaver
Frontmedarbejderne bruger en mindre del af deres tid på indirektebrugerrettede opgaver. Pædagogmedhjælperne bruger i alt 12 procenteller 4 timer om ugen af deres tid på indirekte brugerrettede opgaver,mens pædagoger og dagplejere bruger noget mere, henholdsvis 21 og18 procent, svarende til gennemsnitligt cirka 8 timer om ugen. Deindirekte brugerrettede aktiviteter udgøres særligt af:Forberedelse og dokumentation af samt opfølgning på kontak-ten til børn og forældre
10
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Udarbejdelse, offentliggørelse og distribution af informationmed generelt indhold til forældreUdarbejdelse, planlægning, dokumentation og evaluering iforbindelse med pædagogiske læreplanerArbejde med børn med særlige behovSprogvurderinger af 3-årige enkeltsprogede børn samt af to-sprogede børn.
Endvidere bruger særligt dagplejerne tid på transport i arbejdstiden, dade skal transportere sig mellem dagplejen og for eksempel legestuer ogforvaltning.Den tid, der bruges på interne opgaver, udgøres hovedsageligt af fro-kost og pauser. For dagplejere omfatter de interne opgaver imidlertidogså en række administrative opgaver.Ledere i dagtilbudLederen er den medarbejder i en børnehave eller aldersintegreret insti-tution, der har ledelsesansvaret for institutionen.Figur 2.2 viser det gennemsnitlige procentvise tidsforbrug på overord-nede opgavetyper for institutionsledere.Figur 2.2 Det relative tidsforbrug i procent på opgavetyper for ledere idagtilbud, timer per uge
Institutionsleder,timer pr. uge
Direkte brugerrettede opgaverIndirekte brugerrettedeopgaver
5,6 timer15%20,4timer55%
Interne opgaver
11,1timer30%
Institutionsledere bruger i gennemsnit mere end halvdelen af deres tidpå interne opgaver, mens de i noget mindre omfang har direkte bruger-rettet tid sammen med børnene og forældrene.
11
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
De væsentligsteinterne opgaverer:Møder og samtaler med medarbejdere, personale, ledereog forvaltning (5,1 time om ugen).Økonomi og kapacitetsstyring samt andre driftsopgaver(4,1 time om ugen).
Lederne bruger endvidere cirka en tredjedel af deres tid påindirektebrugerrettede opgaver.Dette indebærer mange af de samme aktivitetersom for frontmedarbejderne, for eksempel:Opgaver relateret til den pædagogiske praksis, for eksem-pel arbejde med pædagogiske læreplaner og sprogvurde-ringer (1,5 timer om ugen).Forberedelse og opfølgning i forbindelse med kontakt tilforældrene og forældresamtaler samt generel informationtil forældre (1,4 timer om ugen).
Men herudover bruger lederne også en del tid påForældrebestyrelsesarbejde (1,5 timer om ugen).Kontakt i forbindelse med børnenes overgang fra og tildagtilbuddet (1,0 timer om ugen).Tilpasning, planlægning, dokumentation og evaluering iforbindelse med børnemiljøvurdering (0,6 timer om ugen).Involvering i og håndtering af behandlingen af formelleklager (0,3 timer per uge).
2.2 FokusområderDer er i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen og analysenaf resultaterne identificeret en række fokusområder.Et fokusområde dækker en eller flere opgaver, som deltagerne harpeget på har et forbedringspotentiale, og som fylder relativt meget imedarbejdernes opgaveportefølje, eller som ellers er relevante i enoverordnet afbureaukratiseringskontekst. I denne undersøgelse er deralene fokus på de indirekte brugerrettede opgaver.På dagtilbudsområdet er nedenstående opgaver identificeret som fo-kusområder. Nedenfor gives et resumé af afdækningen af fokusområ-derne. Fokusområderne er behandlet uddybende i kapitel 4.
12
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Børn med særlige behovDe indirekte brugerrettede opgaver i forbindelse med arbejdet medbørn med særlige behov omfatter hovedsageligt dokumentation af deaktiviteter, som gennemføres med børnene, og dokumentation af deobservationer, som medarbejderne foretager af børn med særlige be-hov. Dokumentationen bruges blandt andet til en beskrivel-se/indberetning til pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR) og til atholde et udviklingsskema ajour. Endvidere indebærer arbejdet kom-munikation med specialister og rådgivere uden for daginstitutionen.Arbejdet med børn med særlige behov følger af dagtilbudsloven (LOVnr. 501 af 06/06/2007) §§ 8-10, serviceloven (LBK nr. 1117 af26/09/2007) § 19, folkeskoleloven (LBK nr. 1049 af 28/08/2007) § 4samt bekendtgørelse om folkeskolens specialpædagogiske bistand tilbørn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen (BEK nr. 356 af24/04/2006).Arbejdet med børn med særlige behov omfatter som udgangspunkt etsamarbejde mellem den kommunale forvaltning og/eller PPR, somindebærer, at medarbejdere i dagtilbuddene udarbejder skriftlig doku-mentation. De statslige krav til sagsbehandlingen i PPR og den kom-munale forvaltning medfører typisk, at der lokalt er fastsat en rækkekrav til den dokumentation, som medarbejderne skal udarbejde, mender er ikke statslige krav til denne dokumentations indhold og omfang.Der er en betydelig variation mellem de deltagende kommuner i pæ-dagogernes tidsanvendelse på opgaver vedrørende arbejdet med børnmed særlige behov, hvilket indikerer, at den kommunale tilrettelæg-gelse af arbejdet og retningslinjer herfor har betydning for tidsforbru-get på opgaven. Variationen kan dog også skyldes forskelle i antalletaf børn med særlige behov mellem de deltagende institutioner i under-søgelsenOpgaverne fylder tidsmæssigt relativt meget blandt frontmedarbejder-nes indirekte brugerrettede opgaver – særligt for pædagoger og pæda-gogmedhjælpere i daginstitutioner (1,7 timer om ugen svarende til75,8 timer om året).Medarbejderne mener, at opgaven er vigtig, men cirka 35 procent afdagplejerne og cirka 25 procent af pædagogerne giver udtryk for, atopgaven kan løses nemmere og hurtigere. Undersøgelsen indikerersåledes, at der kan være et potentiale for en mere effektiv tilrettelæg-gelse af arbejdet med børn med særlige behov.Pædagogiske læreplanerAlle daginstitutioner skal i henhold til dagtilbudslovens §§ 8-10 udar-bejde en pædagogisk læreplan, mens der er krav om udarbejdelse af én
13
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
samlet læreplan for dagplejen i en kommune. Den pædagogiske lære-plan skal beskrive daginstitutionens/dagplejens pædagogiske mål ogmetoder.Den pædagogiske læreplan skal lægge rammerne for den pædagogiskepraksis og aktiviteterne med børnene, men arbejdet med den pædago-giske læreplan omfatter også en række opgaver, som ikke udføressammen med børnene (indirekte brugerrettede opgaver). Disse opga-ver omfatter udarbejdelse af læreplanen samt løbende planlægning,dokumentation og evaluering i forlængelse af den udarbejdede pæda-gogiske læreplan. Hovedparten af dette arbejde med de pædagogiskelæreplaner, nemlig selve udarbejdelsen af den pædagogiske læreplan,udføres ofte koncentreret i kortere perioder i løbet af året. Den pæda-gogiske læreplan skal evalueres og revideres én gang årligt.Arbejdet med de pædagogiske læreplaner er tilrettelagt og organiseretmeget forskelligt i de enkelte kommuner. Den gennemsnitlige tidsan-vendelse på arbejdet i daginstitutioner på tværs af kommuner er rela-tivt ens, mens det varierer betydeligt for dagplejerne.På årsplan bruger en typisk pædagog 42 timer på pædagogiske lære-planer, mens en pædagogmedhjælper bruger cirka det halve (19 timer).En gennemsnitlig dagplejer bruger noget mere tid på pædagogiskelæreplaner (107 timer) – dette varierer dog som nævnt mellem kom-munerne.Både pædagoger og dagplejere angiver, at arbejdet med de pædagogi-ske læreplaner kan gøres nemmere og hurtigere. Det gælder for 30procent af pædagogerne og 50 procent af dagplejerne.SprogvurderingerKommunerne skal tilbyde alle forældre en sprogvurdering af deresbørn, når de er 3 år gamle (sprogvurderinger af enkeltsprogede børn).Kravet om at tilbyde alle forældre en sprogvurdering følger af dagtil-budslovens § 11. Kommunerne skal endvidere vurdere tosprogedebørns behov for sprogstimulering og tilbyde obligatorisk sprogstimule-ring til de tosprogede børn, hvis der vurderes at være behov for dette.Dette følger af folkeskolelovens § 4a.Arbejdet med sprogvurderinger af enkeltsprogede 3-årige børn ogtosprogede børn, gennemføres typisk af medarbejderne i den enkeltedaginstitution. Sprogvurderingerne foretages typisk ikke i dagplejen,men først når børnene er rykket op i børnehaven. Når dagplejerne alli-gevel har registreret et tidsforbrug på denne opgave i undersøgelsen,kan det skyldes, at dagplejerne arbejder med sproglig udvikling somled i læreplansarbejdet, hvilket kan være registreret i tidsmålingen.
14
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Arbejdet med sprogvurderinger af enkelt- og tosprogede udgør tids-mæssigt for pædagoger og dagplejere på årsplan henholdsvis 10 og 13timer. Dette indeholder også arbejdet med at planlægge afviklingen afopgaven inden for den fastlagte tidsramme, som i opfølgende inter-view er blevet omtalt som relativt omstændeligt i forhold til opgavensomfang. Dagplejernes tidsforbrug på sprogvurderinger skal som nævntovenfor tages med et vist forbehold.Det gennemsnitlige tidsforbrug kan være påvirket af, at sprogvurde-ringer fortsat er et relativt nyt initiativ og er implementeret i forskelliggrad i kommunerne. En øget implementering kan medvirke til at øgedet gennemsnitlige tidsforbrug på opgaven. Data fra nærværende un-dersøgelse kan dog ikke belyse, i hvilket omfang dette vil være tilfæl-det.Medarbejdernes oplevelse af henholdsvis sprogvurderinger af en-keltsprogede børn og sprogvurderinger af tosprogede børn er megetforskellig. Mens 85 procent af pædagogerne mener, at sprogvurderin-ger af tosprogede er en vigtig opgave, gælder det for 63 procent afpædagogerne i forhold til sprogvurderingerne af de enkeltsprogedebørn. Nogle medarbejdere har givet udtryk for, at sprogvurderingerneaf enkeltsprogede børn ikke medvirker til yderligere at belyse forhold,der ikke har vist sig under den daglige kontakt med børnene.Mere end en tredjedel af pædagogerne vurderer endvidere, at sprog-vurderinger af enkeltsprogede børn kan løses nemmere og hurtigere,mens det gælder en femtedel af pædagogerne i forhold til sprogvurde-ringer af tosprogede børn. En relativt mindre del af dagplejerne mener,at opgaven kan løses nemmere og hurtigere.BørnemiljøvurderingerBørnemiljøvurderinger er en skriftlig vurdering af en daginstitutionsfysiske, psykiske og æstetiske børnemiljø. Børnemiljøvurderingen skaludarbejdes/revideres mindst hvert tredje år i den enkelte daginstitution.Kravet om udarbejdelse af børnemiljøvurderinger følger af dagtilbuds-lovens §§ 12-13.Pædagoger bruger i gennemsnit cirka 11 timer årligt, mens dagplejerebruger cirka 5 timer årligt på arbejdet med børnemiljøvurderinger. Detgennemsnitlige tidsforbrug kan være påvirket af, at initiativet endnuikke er fuldt implementeret i alle kommuner. Data fra nærværendeundersøgelse kan dog ikke belyse, i hvilket omfang dette er tilfældet.Undersøgelsen viser endvidere, at lederne bruger relativt mere tid påbørnemiljøvurderingerne. Daginstitutionslederne bruger i gennemsnitcirka 27 timer årligt på opgaven.
15
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Knap en tredjedel af pædagogerne mener, at arbejdet med børnemiljø-vurderingerne kan løses nemmere.Den samlede mængde pædagogisk-faglige initiativerUd over ovenstående enkeltstående initiativer er den samlede mængdeaf pædagogisk-faglige initiativer et centralt tema. De pædagogisk-faglige initiativer omfatter samlet set:Pædagogiske læreplanerSprogvurderinger af enkelt- og tosprogede børnBørnemiljøvurderingArbejde med børn med særlige behovKontakt i forbindelse med overgang mellem dagtilbud og fradagtilbud til skole/SFOOpgaver i forbindelse med lokale politikker/projekter.
Pædagoger anvender i gennemsnit cirka 3,5 timer om ugen på dissepædagogisk-faglige initiativer, mens dagplejere i gennemsnit anvendercirka 4 timer om ugen.Medarbejderne oplever generelt, at hvert initiativ er vigtigt. Men fleremedarbejdere har i den kvalitative validering givet udtryk for, at densamlede mængde opleves som stor, og at det er svært at skabe sam-menhæng mellem de enkelte initiativer. Samtidig er en række af initia-tiverne indført inden for de seneste år, og medarbejderne oplever, atman ikke kan nå at indarbejde nye initiativer i det eksisterende arbejdepå den mest fornuftige måde. Mange af medarbejderne har således enfornemmelse af, at man kun lever op til de formelle krav og ikke tilformålene med initiativerne.
16
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
3. Medarbejdernes typi-ske hverdagMed udgangspunkt i den gennemførte kortlægning (feltbesøg og inter-view) og tidsmåling samt deltagernes vurdering af opgavernes vigtig-hed og forbedringspotentiale kan resultaterne samles til beskrivelser afen typisk hverdag hos de forskellige medarbejdergrupper på dagtil-budsområdet.Beskrivelsen tager udgangspunkt i begrebetpersonas.Begrebet an-vendes til at definere en fiktiv, men typisk medarbejder i hver medar-bejdergruppe baseret på de indsamlede data. Beskrivelserne nedenforskal derfor opfattes som en præsentation af data, der er indsamlet fraflere forskellige kilder. Lokalt vil der være variationer i den konkretetilrettelæggelse af arbejdsopgaverne.Nedenfor er beskrevet, hvordan en typisk arbejdsdag eller uge kanvære sammensat for en pædagog, en dagplejer og en daginstitutionsle-der.
3.1 PædagogDen typiske pædagog i undersøgelsen er ansat i en børnehave elleraldersintegreret institution. Der vil i detfølgende blive taget udgangspunkt i enpædagog, der arbejder med børn i alde-ren 3-6 år. Pædagoger, der beskæftigersig med de yngre børn (0-2 år), vil ty-pisk have flere omsorgsopgaver med foreksempel bleskift og børnenes middags-lur end pædagoger, der arbejder med deAktiviteter med børn50,8%ældre børn (3-6 år).Den typiske pædagog er tilknyttet ethold bestående af 3-4 pædagoger ogpædagogmedhjælpere, som varetager dedaglige arbejdsopgaver på en stue medcirka 20 børn. Sammen med pædagog-medhjælperne er pædagogerne det pri-mære udførende personale i daginstitu-tionen, men de har samtidig de admini-strative opgaver, der er forbundet medden daglige planlægning af arbejdet påstuen.På en typisk arbejdsuge anvender en
Fagligefteruddannelse,undersøgelser ogtransporttid1,8%Pædagogiskelæreplaner,sprogvurderinger,børnemiljø-vurderinger, børnmed særlige behovm.v.9,4%Forberedelse ogopfølgning ifm.forældrekontakt,generel informationtil forældre,forældrebestyrelse ogklager5,2%Forberedelse ogdokumentation afaktiviteter med børn4,8%Praktiske gøremål,oprydning m.v., dertypisk udføressammen medbørnene8,5%
Interne opgaver, f.eks.personalesamtaler,praktisk koordineringi institutionen, frokostog pauser13,3%
Samtaler medforældre6,1%
17
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
pædagog mest tid på følgende direkte brugerrettede opgaver:Aktiviteter med børnSamtaler med og rådgivning af forældrePraktiske gøremål og rengøring, der typisk udføres sam-men med børnene.
Aktiviteter med børnomfatter både om-sorgsarbejde og pæda-gogisk arbejde.Samtaler med og råd-givning af forældreomfatter den direkteforældrekontakt, dertypisk foregår i forbin-delse med afleveringog afhentning af børn.Forældresamtaler ind-går dog også i den ka-tegori.Praktiske gøremål ogrengøringudføres ty-pisk sammen med bør-nene med et pædago-gisk sigte.
Ved en 37 timers arbejdsuge vil en pædagog således i gennemsnitanvende cirka 22 timer på aktiviteter med børn og praktiske gøremålog rengøring, der typisk udføres sammen med børnene samt cirka 2timer på samtaler og rådgivning af forældre. De resterende 13 timerom ugen anvendes på indirekte brugerrettede og interne opgaver,hvoraf nogle udføres samtidig med, at børn er til stede i lokalet. Såle-des kan for eksempel dokumentation af aktiviteter foregå på stuen,mens børnene leger.Den typiske arbejdsdag begynder med, at en pædagog åbner børneha-ven mellem klokken 6 og 7. Der tilbydes ofte morgenmad til de børn,der møder tidligt, man snakker med forældre under afleveringen ogorienterer om dagens program, hvis der er særlige aktiviteter eller tureud af huset. Efter børnene er afleveret mellem klokken 8 og 9, gårformiddagen med læringsaktiviteter, aktiviteter i relation til den pæda-gogiske læreplan eller andre mere styrede aktiviteter, for eksempelture ud af huset. På et tidspunkt mellem klokken 11 og 12 samles bør-nene på stuen til frokost. I den forbindelse udføres en række praktiskegøremål, når frokosten skal serveres og ryddes væk. Gøremål someksempelvis pædagogen typisk arrangerer som aktiviteter, hvor børne-ne deltager med et pædagogisk sigte. Pædagogen spiser typisk sinfrokost sammen med børnene.Efter frokosten fortsætter dagens aktiviteter ofte med mere fri leg påstuen eller på legepladsen. Ofte er det et tidspunkt på dagen, hvor derer mulighed for, at pædagoger kan ordne indirekte brugerrettede ellerinterne opgaver, når der er behov for det. Hen på eftermiddagen mel-lem klokken 14 og 15 serveres typisk noget frugt eller lignende. Bør-nene hentes typisk fra klokken 14 og til omkring 17, hvor børnehavenlukker. Under afhentningen taler pædagogen med forældrene om bar-nets dag. I forbindelse med lukningen rydder pædagogen op på stuenog på legepladsen.Ud over de typiske direkte brugerrettede opgaver er der en række indi-rekte brugerrettede opgaver, som normalt ikke udføres dagligt, menalligevel jævnligt udføres af pædagoger. Typisk hver anden uge elleren gang om måneden afholdes stuemøder med deltagelse af stuenspersonale, hvor de kommende ugers aktiviteter planlægges, mødepla-ner fastlægges, og administrative og personalemæssige emner tages opsammen med problemer i børnegruppen. Endvidere drøftes igangsæt-
18
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
ning af særlige pædagogiske initiativer. I gennemsnit bruger en pæda-gog 1,5 timer om ugen på personaleforhold, der ud over stuemøderogså inkluderer andre administrative og personalemæssige opgaver.Forberedelse og opfølg-ning i forbindelse medbørne- og forældrekontaktomfatter blandt andetplanlægning og dokumen-tation af aktiviteter medbørn. Endvidere indgårudarbejdelse og formid-ling af information tilforældre af både generelog mere specifik karakter,eksempelvis udarbejdelseaf nyhedsbrev eller forbe-redelse af forældresamta-ler omkring et barn.Arbejde med børn medsærlige behovbestår delsaf systematiske observati-oner og andre aktiviteter iforbindelse med identifi-kation af særlige behov,dels af deltagelse i ellergennemførelse af aktivite-ter i forlængelse af denhandlingsplan, som pæda-gogisk psykologisk råd-givning udarbejder.
I nogle institutioner gøres der meget ud af at arbejde med børnene udfra temaer (for eksempel hvad man kan finde i naturen, andre folke-slag, højtider i Danmark og andre lande), og det kan påvirke afviklin-gen af dagen i en institution og dermed også, hvor meget tid der afsæt-tes til planlægning.I gennemsnit bruger en pædagog desuden cirka 4 timer om ugen påforberedelse og opfølgning i forbindelse med direkte brugerrettedeopgaver. Arbejdet med børn med særlige behov fylder i gennemsnitcirka 2 timer af en pædagogs arbejdsuge.Der er desuden en række pædagogisk-faglige aktiviteter, som en pæ-dagog gennemfører mere uregelmæssigt. Arbejdet med pædagogiskelæreplaner følger en årlig cyklus. Pædagogen deltager i den årligeudarbejdelse af den pædagogiske læreplan for institutionen. Ofte er derafsat en pædagogisk dag eller weekend i forbindelse med opstarten afarbejdet, og pædagogen deltager desuden i løbet af året i evalueringenog justeringen af den pædagogiske læreplan. I gennemsnit bruger enpædagog cirka 1 time om ugen på den pædagogiske læreplan. Denpædagogiske læreplan udgør den pædagogiske ramme for aktiviteter ibørnehaven, og derfor er der en flydende overgang mellem arbejdetmed den pædagogiske læreplan og forberedelse af og opfølgning påaktiviteter med børn.Arbejdet med sprogvurderinger og børnemiljøvurderinger udgør enrelativt lille del af en typisk pædagogs arbejde. I gennemsnit bruger enpædagog cirka 15 minutter om ugen på henholdsvis sprogvurderingerog børnemiljøvurderinger. Ligesom arbejdet med pædagogiske lære-planer foregår dette arbejde ikke hver uge, men er koncentreret i peri-oder.Sammen med pædagogerne er pædagogmedhjælperne det primæreudførende personale i daginstitutionen. Den typiske arbejdsdag for enerfaren pædagogmedhjælper ligner i et vist omfang pædagogens. Doghar pædagogen typisk flere opgaver relateret til den pædagogiske plan-lægning af aktiviteter og administrative opgaver. Mindre erfarne pæ-dagogmedhjælpere har typisk kun i mindre grad arbejdsopgaver, derretter sig mod forældrekontakt eller planlægning af pædagogiske tiltag– uden at der er en pædagog til stede. Pædagogmedhjælpere brugertypisk mere tid på de praktiske gøremål end pædagoger.
Pædagogmedhjælper4 timer11%4 timer12%
Direktebrugerrettede opgaverIndirektebrugerrettede opgaverInterneopgaver
28 timer77%
19
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
3.2 DagplejerInterne opgaver,f.eks.personalesamtaler,praktiskkoordinering iinstitutionen,frokost og pauser17,6%
Fagligefteruddannelse,undersøgelser ogtransporttid3,7%
Aktiviteter medbørn49,5%
Pædagogiskelæreplaner,sprogvurderinger,børnemiljøvurderinger, børn medsærlige behov m.v.8,7%Forberedelse ogopfølgning ifm.forældrekontakt,generel informationtil forældre,forældrebestyrelseog klager3,2%Forberedelse ogdokumentation afaktiviteter medbørn2,8%Praktiske gøremål,oprydning m.v., dertypisk udføressammen medbørnene7,7%
En dagplejer passer børn i alderen 0-3 år isit eget hjem. Dagplejere tager endvidereofte på ture til legepladser i området ogmødes med andre dagplejere i lokaler,der er velegnede til børnepasning. I for-hold til ovenstående beskrivelser af pæ-dagogers og pædagogmedhjælperes typi-ske arbejdsopgaver skal det bemærkes, atdagplejeren har yngre børn og heraf mereomsorgsarbejde.Typisk har en dagplejer 3-4 børn. Denenkelte dagplejer forestår hele pasningenalene og har en 48 timers arbejdsuge.På en typisk arbejdsuge for en dagplejeranvendes der mest tid på følgende direktebrugerrettede opgaver:
Samtaler medforældre6,8%
Aktiviteter med børn
Samtaler med og rådgivningaf forældrePraktiske gøremål og rengøring, der typisk udføres sam-men med børnene.
I løbet af en 48 timers arbejdsuge vil en dagplejer således i gennemsnitanvende cirka 24 timer på aktiviteter med børn, cirka 3 timer på samta-ler med og rådgivning af forældre og cirka 4 timer på praktiske gøre-mål og rengøring. Den resterende tid (cirka 16 timer) anvendes påindirekte brugerrettede og interne opgaver, hvoraf langt de fleste udfø-res samtidig med, at børn er til stede eller sover til middag.Den typiske arbejdsdag begynder med, at dagplejeren sørger for, athjemmet er opryddet og rengjort til at modtage børnene. De børn, derafleveres tidligt, kan spise morgenmad hos dagplejeren. Man snakkermed forældre under afleveringen og orienterer sig mod eventuellesærlige forhold, der gælder for det enkelte barn denne dag. Efter bør-nene er afleveret mellem klokken 8 og 9, går formiddagen med pæda-gogiske aktiviteter og leg i hjemmet eller i det fri. Det kan være, mangår en tur eller besøger en nærliggende legeplads, måske til en samlingmed en anden dagplejers børn. Nogle af de mindre børn skal måskehave en lur i løbet af formiddagen.I forbindelse med frokost tilbereder dagplejeren maden, spiser sammenmed børnene og rydder efterfølgende op. Under forberedelse af froko-
20
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
sten og oprydningen holdes der opsyn med børnene, som leger i umid-delbar nærhed af dagplejeren. Når frokosten er overstået, skal der skif-tes bleer, og børnene lægges til at sove. Det er under middagsluren, atdagplejeren typisk har mulighed for at ordne interne eller indirektebrugerrettede opgaver. Efter middagsluren serveres typisk frugt, ogbørnene leger herefter videre, indtil de hentes. I forbindelse med af-hentningen fortæller dagplejeren typisk forældrene om barnets dag,hvad der er sket i løbet af dagen og videregiver information af merepraktisk karakter.Typisk tilbringer dagplejeren en dag om ugen i en legestue sammenmed 4-5 andre dagplejere. Mens børnene sover til middag, holdes derpersonalemøder, hvor både praktiske forhold og mere pædagogisk-faglige forhold drøftes. I gennemsnit bruger en dagplejer cirka 2 timerom ugen på at drøfte personaleforhold, der omfatter både administrati-ve og personalemæssige opgaver. Typisk kommer den tilknyttede dag-plejepædagog på besøg i legestuen cirka en gang hver måned eller vedbehov. Dagplejepædagogen kommer også på besøg i hjemmet, dogmindre regelmæssigt.Dagplejeren bruger i gennemsnit cirka 3 timer om ugen på forberedel-se af og opfølgning på børne- og forældrekontakt. Denne tid vil typiskvariere for de enkelte uger og også afhænge af, hvilken kontakt dag-plejeren har med forældrene generelt. Ofte ses det, at der i dagplejenlægges vægt på den hyppige personlige kontakt med forældrene ogerfaringsudveksling, både om praktiske forhold og børnenes trivsel.Samtidig har dagplejerne ikke i samme omfang som institutionerne eninfrastruktur for kommunikationen med alle forældre på én gang, foreksempel mail eller ”sedler”, og bruger derfor relativt meget tid på denmundtlige kommunikation. Endvidere bruges der i gennemsnit cirka 1time om ugen på arbejdet med børn med særlige behov – dette varie-rer, da nogle dagplejere har børn med særlige behov, mens det ikkegør sig gældende for andre.Dagplejeren bruger i gennemsnit cirka 4 timer på pædagogisk-fagligeinitiativer, hvoraf størstedelen af tiden (cirka 2,5 timer) bruges på pæ-dagogiske læreplaner. Som for pædagogerne er planlægningen af pæ-dagogiske aktiviteter generelt foretaget med den pædagogiske læreplansom ramme. Tidsforbruget hertil varierer dog betydeligt mellem kom-munerne.
3.3
Institutionsleder
Den typiske institutionsleder i undersøgelsen er ansvarlig leder af enbørnehave eller integreret institution med enten traditionel struktureller områdeledelse. En institution med traditionel struktur består af enrække stuer eller afdelinger, som er placeret fysisk sammen (i sammebygning). Ved områdeledelse er en håndfuld børnehuse placeret på
21
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Aktiviteter med børn8,9%
Samtaler medforældre3,4%
Praktiske gøremål,oprydning m.v., dertypisk udføressammen medbørnene2,5%Forberedelse ogdokumentation afaktiviteter med børn1,4%Forberedelse ogopfølgning ifm.forældrekontakt,generel informationtil forældre,forældrebestyrelse ogklager8,5%
Interne opgaver,f.eks.personalesamtaler,praktisk koordineringi institutionen,frokost og pauser55,5%
forskellige adresser samlet under énstitutionsleder, der har det overordnedeansvar for hele institutionen. Ud overpædagoger, pædagogmedhjælpere og eneller flere mellemledere er der i nogledaginstitutioner også ansat forskelligeandre medarbejdere, for eksempel rengø-ringspersonale og køkkenpersonale. En-kelte institutioner har også ansat en ad-ministrativ medarbejder.Institutionslederens arbejdsdag er varie-ret med mange forskellige opgaver. Påen typisk arbejdsuge anvender en institu-tionsleder dog mest tid på følgende op-gavetyper:Møder med medarbejdere,ledere og forvaltningKontakt til forældre og for-beredelse heraf, herunder forældrebesty-
Fagligefteruddannelse,undersøgelser ogtransporttid6,2%
Pædagogiskelæreplaner,sprogvurderinger,børnemiljø-vurderinger, børnmed særlige behovm.v.13,6%
relsesarbejdeØkonomi og kapacitets-styring samt andredriftsopgaver omfatterf.eks.:1) Økonomi og kapaci-tetsstyring, herunder foreksempel budgetopfølg-ning, anvisning af beta-linger, styring af norme-ringen i institutionenm.v.2) Planlægning af møde-tider og ferieplanlægning.3) Koordinering af vedli-geholdelse af legepladsenog rengøring.4) Udarbejdelse af øko-nomiske og personale-mæssige politikker.
Økonomi og kapacitetsstyring samt andre driftsopgaverOpgaver relateret til den pædagogiske praksisAktiviteter med børn.
På en typisk arbejdsuge vil en institutionsleder bruge cirka 6 timer påmøder, hvoraf cirka 2,75 timer bruges på ledermøder med forvaltningog andre lederfora samt forberedelse af og opfølgning på disse møder,og cirka 3,25 timer anvendes på møder med personalet. Det inkludererblandt andet personale- og stuemøder, MUS-samtaler og mere uformelrådgivning af personalet på individuel basis.Lederen bruger endvidere cirka 6,5 timer på økonomi og kapacitetssty-ring samt andre driftsopgaver (se boksen til venstre). Derudover bru-ger lederen tid på opgaver i forbindelse med rekruttering, ophør ogafskedigelse (1,5 timer), synliggørelse af ledelse (cirka 1 time) samt enrække opgaver, som enkeltvist er mindre tidskrævende.Opgaver i forbindelse med pædagogisk-faglige initiativer fylder i gen-nemsnit cirka 5 timer om ugen. Arbejdet med pædagogiske læreplanerfylder i gennemsnit 1,25 timer om ugen, mens kontakt i forbindelsemed overgang til skole/SFO og opgaver i forbindelse med lokale ellerinstitutionelle pædagogisk-faglige politikker/projekter i gennemsnitfylder hver 1 time om ugen. Hertil kommer mindre tidskrævende op-
22
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
gaver som børnemiljøvurderinger og sprogvurderinger. Arbejdet meddisse initiativer vil ikke være jævnt fordelt over alle uger, men vil ty-pisk være koncentreret i perioder.Forberedelse af og opfølgning på forældrekontakt tager godt 3 timerom ugen. Her bruges i gennemsnit 1,5 timer på opgaver i forbindelsemed forældrebestyrelsesarbejde, mens resten bruges på forberedelse afog opfølgning på kontakt med andre forældre.Institutionslederen bruger i gennemsnit 3,25 timer på aktiviteter medbørn. Institutionsledere i mindre og traditionelle institutioner vil typiskbruge relativt mere tid på aktiviteter med børn, mens institutionsledereved områdeledelse bruger relativt lidt tid på aktiviteter med børn ogrelativt mere tid på personaleforhold og pædagogisk-faglige initiativer.I mindre institutioner indgår institutionslederen i pædagogteamet i detilfælde, hvor der ikke kan findes vikarer ved sygdom og lignende.Institutionslederens tidsforbrug er som nævnt spredt ud over mangeforskellige opgaver. Ud over de ovennævnte opgaver bruges et partimer om ugen på at besvare alle typer forespørgsler, der kommer viamail eller telefon.
23
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
4. FokusområderDer er i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen og analysenaf resultaterne identificeret en række fokusområder, som er interessan-te i et afbureaukratiseringsperspektiv. På baggrund af undersøgelsensoverordnede fokus er der alene fokus på de indirekte brugerrettedeopgaver. Fokusområderne er identificeret på baggrund af medarbej-dernes oplevelser af opgaverne, medarbejdernes tidsforbrug på opga-verne eller relevans i en overordnet afbureaukratiseringskontekst. Pådagtilbudsområdet er nedenstående opgaver udpeget som centraletemaer.
4.1 Børn med særlige behovDe indirekte brugerrettede opgaver forbundet med arbejdet med børnmed særlige behov består dels af systematiske observationer og andreaktiviteter i forbindelse med identifikation af særlige behov, dels afdeltagelse i eller gennemførelse af aktiviteter i forlængelse af denhandlingsplan, som pædagogisk psykologisk rådgivning udarbejder.PPR varetager opgaver i forhold til børn og unge med udviklingsmæs-sige, faglige, sociale og personlige vanskeligheder, herunder for ek-sempel rådgivning og vejledning til forældre, skole og institutioner,taleundervisning, pædagogiske og psykologiske vurderinger samt ud-arbejdelse af forslag til rammerne for og indholdet i børnenes videreudvikling.I forlængelse af PPR’s handlingsplan udarbejder medarbejderne do-kumentation til en beskrivelse/indberetning til PPR og til at holde etudviklingsskema ajour. Endvidere indebærer arbejdet kommunikationmed specialister og rådgivere uden for daginstitutionen.Arbejdet med børn med særlige behov følger af dagtilbudsloven (LOVnr. 501 af 06/06/2007) §§ 8-10, serviceloven (LBK nr. 1117 af26/09/2007) § 19 og § 50, folkeskoleloven (LBK nr. 1049 af28/08/2007) § 4 samt bekendtgørelse om folkeskolens specialpædago-giske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen(BEK nr. 356 af 24/04/2006).I henhold til dagtilbudsloven skal kommunalbestyrelsen sikre, at børn,der har behov for støtte i et dagtilbud, tilbydes en sådan støtte i tilbud-det. Dagtilbudsloven tilsiger samtidig, at det skal fremgå af den pæda-gogiske læreplan, hvilke relevante pædagogiske metoder, aktiviteterog eventuelle mål der opstilles og iværksættes for børn med særligebehov. Endvidere er det kommunens ansvar at sikre en sammenhæn-gende og målrettet indsats, der i samarbejde med familien sikrer enindsats for børn med særlige behov (servicelovens § 19), samt at gen-
24
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
nemføre en undersøgelse af barnets forhold, hvis det må antages, atbarnet har behov for særlig støtte (servicelovens § 50).Den statslige regulering indebærer imidlertid ikke lovmæssige krav tilspecifik skriftlig dokumentation i dagtilbuddene forbundet med indsat-sen for børn med særlige behov, ud over hvad der følger af almindeligforvaltningsretlige krav til dokumentation af indsatsen. Medarbejder-nes arbejde med dokumentation til PPR og specialister følger imidler-tid typisk af lokale krav og procedurer.Opgaven fylder tidsmæssigt relativt meget blandt frontmedarbejdernesindirekte brugerrettede opgaver – særligt for pædagoger og pædagog-medhjælpere i daginstitutioner. Der er dog en betydelig variation påtværs af kommuner, som kan skyldes forskellig tyngde i børnegrup-perne på tværs af kommunerne, men som formentlig også skyldesforskellig lokal prioritering, praksis og krav til dokumentation.Det kan endvidere konstateres, at mindre institutioner bruger relativtmere af deres tid på opgaver forbundet med børn med særlige behovend store institutioner og institutioner med områdeledelse. Dette skyl-des ikke nødvendigvis, at de mindre institutioner er grundigere end destørre. Deloittes oplevelse fra andre projekter er, at de større institutio-ner har mere erfaring og mange gange også har et større uformelt vi-dens- og erfaringsnetværk at kunne trække på, hvilket kan bidrage til,at de bruger relativt mindre tid på denne form for opgaver.Medarbejderne mener, at opgaven er vigtig, men cirka 35 procent afdagplejerne og cirka 25 procent af pædagogerne giver udtryk for, atopgaven kan løses nemmere og hurtigere.Baggrunden for, at flere dagplejere mener, at opgaven kan løses hurti-gere, kan være, at institutionerne sammenlignet med dagplejen har etstørre erfaringsgrundlag med børn med særlige behov, hvilket forven-teligt har betydning for, hvordan og hvor hurtigt behovene hos barnetkortlægges og afhjælpes. Der er ofte bedre muligheder for kendskab tilsærlige pædagogiske værktøjer eller metoder i institutioner med enstørre koncentration af pædagogisk personale frem for i dagplejen.Undersøgelsen indikerer samlet set, at der kan være et potentiale for enmere effektiv tilrettelæggelse af arbejdet med børn med særlige behov.Potentialet vil formentlig kunne indebære en tidsmæssig gevinst. For-enklingen vil overvejende skulle søges i den lokale tilrettelæggelse.
4.2 Pædagogiske læreplanerAlle daginstitutioner skal i henhold til dagtilbudslovens §§ 8-10 udar-bejde en pædagogisk læreplan, mens der er krav om udarbejdelse af énsamlet læreplan for dagplejen i en kommune. Den pædagogiske lære-
25
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
plan skal beskrive daginstitutionens/dagplejens pædagogiske mål in-den for seks temaer. Derudover skal læreplanen beskrive de aktiviteterog metoder, som anvendes for at nå målene, og det skal beskrives,hvordan der bliver fulgt op på målene. Der er endvidere krav om, atopfyldelsen af målene i læreplanen skal dokumenteres. Forældrebesty-relsen skal inddrages i udarbejdelsen og evalueringen af den pædago-giske læreplan. Endelig skal kommunalbestyrelsen drøfte evalueringenaf den pædagogiske læreplan.De indirekte brugerrettede opgaver i forbindelse med de pædagogiskelæreplaner omfatter på den baggrund udarbejdelse af læreplanen samtløbende planlægning, dokumentation og evaluering i forlængelse afden udarbejdede pædagogiske læreplan. Hovedparten af arbejdet medde pædagogiske læreplaner, nemlig udarbejdelsen af den pædagogiskelæreplan og evalueringen, udføres ofte koncentreret i kortere perioder iløbet af året. Den pædagogiske læreplan evalueres og revideres somudgangspunkt én gang årligt.Arbejdet med de pædagogiske læreplaner er tilrettelagt og organiseretforskelligt i de enkelte kommuner. Den gennemsnitlige tidsanvendelsepå arbejdet i daginstitutioner på tværs af kommuner er imidlertid rela-tivt ens, mens det varierer mere for dagplejerne.Gennemsnitligt bruger pædagogmedhjælpere og pædagoger henholds-vis cirka en halv og cirka 1 time om ugen på pædagogiske læreplaner.På årsplan bruger en typisk pædagog 42 timer på pædagogiske lære-planer, mens en pædagogmedhjælper bruger cirka det halve (19 timer),hvilket er forventeligt, fordi sidstnævnte bruger mere af sin tid på bør-nene og ofte ikke har de faglige forudsætninger for dette arbejde.Selvom der er lille variation mellem kommunerne i tidsanvendelsen påpædagogiske læreplaner, indikerer undersøgelsen, at ledelsesstrukturenkan have betydning for tidsanvendelsen.Tidsforbruget på pædagogiske læreplaner i institutioner med område-ledelse er større end tidsforbruget i både store og små institutioner itraditionel struktur. Data fra nærværende undersøgelse kan ikke merepræcist belyse eventuelle årsager til denne forskel.En gennemsnitlig dagplejer bruger mere tid på pædagogiske lærepla-ner end en typisk pædagog. I gennemsnit bruger en dagplejer knap 2,4timer om ugen på pædagogiske læreplaner eller 107 timer på et år.Dette gennemsnit dækker dog over variation mellem kommunerne,hvilket kan tilskrives forskelle på, hvordan arbejdet med læreplaner idagplejen er tilrettelagt i kommunerne. I nogle kommuner udarbejdesen fælles læreplan for den samlede dagpleje. I andre kommuner udar-bejder den enkelte dagplejer et individuelt input til læreplanen eller enegentlig læreplan for sit eget arbejde, selvom det ikke er et lovkrav.
26
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Det store tidsforbrug for nogle dagplejere kan også skyldes, at der idaginstitutionerne er flere medarbejdere til at udføre opgaven medpædagogiske læreplaner. Ligeledes kan det tilskrives, at drøftelse afpædagogiske læreplaner nogle steder er et fast punkt på dagsordenenpå dagplejernes personalemøder.Både pædagoger og dagplejere angiver, at arbejdet med de pædagogi-ske læreplaner kan gøres nemmere og hurtigere. Det gælder for 30procent af pædagogerne og 50 procent af dagplejerne. For dagplejerneer det den indirekte opgave, der ifølge deres egen vurdering har dethøjeste forenklingspotentiale.
4.3 SprogvurderingerKommunerne skal tilbyde alle forældre en sprogvurdering af deresbørn, når de er 3 år gamle (sprogvurderinger af enkeltsprogede børn).Kravet om at tilbyde alle forældre en sprogvurdering følger af dagtil-budslovens § 11. Kommunerne skal endvidere vurdere tosprogedebørns behov for sprogstimulering og tilbyde obligatorisk sprogstimule-ring til de tosprogede børn, hvis der vurderes at være behov for dette.Dette følger af folkeskolelovens § 4a.Arbejdet med sprogvurderinger af enkeltsprogede 3-årige børn ogtosprogede børn, gennemføres typisk af medarbejderne i den enkeltedaginstitution. Sprogvurderingerne foretages typisk ikke i dagplejen,men først når børnene er rykket op i børnehaven. Når dagplejerne alli-gevel har registreret et tidsforbrug på denne opgave i undersøgelsen,kan det skyldes, at dagplejerne arbejder med sproglig udvikling somled i læreplansarbejdet, hvilket kan være registreret i tidsmålingen.Sprogvurderingen indebærer primært gennemførelse af en individuelsprogvurdering af det enkelte barn samt opfølgning på sprogvurderin-gen, såfremt denne giver anledning til iværksættelse af initiativer så-som henvisning til talepædagog eller lignende.Arbejdet med sprogvurderinger af enkelt- og tosprogede børn udgørtidsmæssigt for pædagoger og dagplejere på årsplan henholdsvis 10 og13 timer. Dette indeholder også arbejdet med at planlægge afviklingenaf opgaven inden for den fastlagte tidsramme, som i opfølgende inter-view er blevet omtalt som relativt omstændeligt i forhold til opgavensomfang. Dagplejernes tidsforbrug på sprogvurderinger skal som nævntovenfor tages med et vist forbehold.Det gennemsnitlige tidsforbrug kan være påvirket af, at sprogvurde-ringer fortsat er et relativt nyt initiativ og er implementeret i forskelliggrad i kommunerne. En øget implementering kan medvirke til at øgedet gennemsnitlige tidsforbrug på opgaven. Data fra nærværende un-
27
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
dersøgelse kan dog ikke belyse, i hvilket omfang dette vil være tilfæl-det.Medarbejdernes oplevelse af henholdsvis sprogvurderinger af en-keltsprogede børn og sprogvurderinger af tosprogede børn er megetforskellig. Mens 85 procent af pædagogerne mener, at sprogvurderin-ger af tosprogede er en vigtig opgave, gælder det kun for 63 procent afpædagogerne i forhold til sprogvurderingerne af de enkeltsprogedebørn. Mange medarbejdere oplever ikke, at sprogvurderingerne afenkeltsprogede børn medvirker til yderligere at belyse forhold, derikke har vist sig under den daglige kontakt med børnene.Mere end en tredjedel af pædagogerne vurderer endvidere, at sprog-vurderinger af enkeltsprogede børn kan løses nemmere og hurtigere,mens det kun gælder en femtedel af pædagogerne i forhold til sprog-vurderinger af tosprogede børn. En relativt mindre del af dagplejernemener, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere.
4.4 BørnemiljøvurderingerBørnemiljøvurderinger er en skriftlig vurdering af en daginstitutionsfysiske, psykiske og æstetiske børnemiljø. Børnemiljøvurderingen skaludarbejdes/revideres mindst hvert tredje år i den enkelte daginstitution.Kravet om udarbejdelse af børnemiljøvurderinger følger af dagtilbuds-lovens §§ 12-13.Børnemiljøvurderingen skal beskrive eventuelle børnemiljøproblemerog indeholde en handlingsplan. Børnemiljøet skal vurderes i et børne-perspektiv, og børnenes oplevelser af børnemiljøet inddrages alt efterbørnenes alder og modenhed. Dagtilbuddets leder skal endvidere ind-drage forældrebestyrelsen i arbejdet med børnemiljøvurderingen. Fordagplejen udarbejdes vurderingen samlet for alle dagplejehjem ellerdistrikter tilknyttet den kommunale dagpleje.Pædagoger bruger i gennemsnit cirka 11 timer årligt, mens dagplejerebruger cirka 5 timer årligt på arbejdet med børnemiljøvurderinger.Ligesom ved sprogvurderinger er det gennemsnitlige tidsforbrug på-virket af, at en del kommuner endnu ikke har implementeret dette ini-tiativ. Selv i de kommuner, hvor børnemiljøvurderinger er gennemført,er opgaven dog stadig af beskedent omfang. Data fra nærværende un-dersøgelse kan dog ikke belyse, i hvilket omfang dette er tilfældet.Undersøgelsen viser endvidere, at lederne bruger relativt mere tid påbørnemiljøvurderingerne. Daginstitutionslederne bruger i gennemsnitcirka 27 timer årligt på opgaven.Knap en tredjedel af pædagogerne mener, at arbejdet med børnemiljø-vurderingerne kan løses nemmere.
28
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
4.5 Mængden af pædagogisk-faglige initiativerUd over ovenstående enkeltstående initiativer er den samlede mængdeaf pædagogisk-faglige initiativer et centralt tema. De pædagogisk-faglige initiativer omfatter samlet set:Pædagogiske læreplanerSprogvurderinger af enkelt- og tosprogede børnBørnemiljøvurderingArbejde med børn med særlige behovKontakt i forbindelse med overgang mellem dagtilbud og fradagtilbud til skole/SFOOpgaver i forbindelse med lokale politikker/projekter.
Pædagoger anvender i gennemsnit cirka 3,5 timer om ugen på dissepædagogisk-faglige initiativer, mens dagplejere i gennemsnit anvendercirka 4 timer om ugen.I dagtilbud, institutioner og dagplejer har ændringer i reguleringen i deseneste par år været meget fokuseret omkring pædagogisk-fagligeforhold. 1. august 2004 kom lovkravet om, at alle dagtilbud skal udar-bejde pædagogiske læreplaner. Herefter er der indført krav om tilbudom sprogvurderinger og udarbejdelse af børnemiljøvurderinger. Depædagogisk-faglige initiativer er således blevet indført løbende ogfigurerer også separat i lovgivningen. I mange dagtilbud arbejdes dermed de enkelte pædagogisk-faglige initiativer som selvstændige initia-tiver.Medarbejderne oplever generelt, at hvert initiativ er vigtigt. Men fleremedarbejdere har i den kvalitative validering givet udtryk for, at densamlede mængde er overvældende, og at det er svært at skabe sam-menhæng mellem de enkelte initiativer. Samtidig er en række af initia-tiverne indført inden for de seneste år, og det opleves, at man ikke kannå at indarbejde nye initiativer i det eksisterende arbejde på den mestfornuftige måde. Mange af medarbejderne har således en fornemmelseaf, at man kun lever op til de formelle krav og ikke til formålene medinitiativerne.Skriftlig dokumentation eller formidling er endvidere et gennemgåen-de træk i en række af de pædagogisk-faglige initiativer og andre indi-rekte brugerrettede opgaver. Både forberedelse og dokumentation afaktiviteter med børn, forberedelse af og opfølgning på forældresamta-ler og -rådgivning og generel information til forældre involverer ofteskriftlig kommunikation.
29
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Mange medarbejdere oplever, at kravet om dokumentation er svært atleve op til, når det indebærer at skulle formulere sig skriftligt. Deloit-tes erfaring er, at det ikke er den skriftlige opgave som sådan, der tyn-ger, men oplevelsen af at skulle gå til og fra skriveopgaverne forbun-det med dokumentation gør, at medarbejderne oplever dette arbejdesom meget afbrudt og derfor kommer det til at fylde meget mentalt.
30
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
5. Kortlægning af områ-detDagtilbudsområdet omfatter dag-, fritids- og klubtilbud samt andresocialpædagogiske fritidstilbud, som har et pædagogisk, socialt ogpasningsmæssigt formål.Denne undersøgelse har været afgrænset til kommunale og selvejendedagtilbud til 0-6-årige. Endvidere har den ikke omfattet samtlige typeraf dagtilbud, som findes inden for denne gruppe. Følgende typer dag-tilbud har været inddraget:Kommunal dagpleje: Dagplejere, der er godkendt, lønnetog ansat af kommunen samt tilsyn og ledelse af disse.Kommunale og selvejende aldersintegrerede institutioner:Institutioner, der er drevet af kommunen eller er selvejen-de, og som både har børn i vuggestuealderen (0-2 år) ogbørnehavealderen (fra cirka 3 år til skolestart).Kommunale børnehaver: Børnehaver, der er drevet afkommunen eller er selvejende.
Der er på landsplan cirka 4.300 børnehaver og aldersintegrerede insti-tutioner med plads til cirka 242.800 børn. I disse børnehaver og alders-integrerede institutioner er der ansat cirka 24.200 pædagoger og16.600 pædagogmedhjælpere. Der er på landsplan cirka 19.000 dag-plejere, som passer 66.000 børn.I det følgende præsenteres nogle af de særlige kendetegn ved området,som er relevante i forhold til denne undersøgelse. Det drejer sig omafgrænsning af medarbejdergrupper og den overordnede organiseringaf området. Endelig beskrives det opgavekatalog, som er udarbejdet iforbindelse med kortlægningen.
5.1 MedarbejdergrupperKortlægningen og målingen på dagtilbudsområdet har omfattet front-medarbejdere, ledere og mellemledere i dagtilbuddene.
5.1.1 Frontmedarbejdere i dagtilbudFrontmedarbejdere i dagtilbud er de medarbejdere på dagtilbudsområ-det, som har den primære kontakt med børn og forældre. Følgendemedarbejdergrupper har været involveret:
31
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Pædagoger:Medarbejdere i børnehaver og aldersintegre-rede institutioner, der er ansat som pædagoger.Pædagogmedhjælpere:Medarbejdere i børnehaver ogaldersintegrerede institutioner, der er ansat som pæda-gogmedhjælpere.Dagplejere:Medarbejdere, der er ansat som dagplejere.
5.1.2 Ledere og mellemledere i dagtilbudLedere og mellemledere i dagtilbud er de medarbejdere, der indgår ilederteamet i et dagtilbud. Dette inkluderer både medarbejdere medformelt ledelsesansvar og de medarbejdere, til hvem en del af ledelses-ansvaret er uddelegeret. Sammensætningen af lederteamet afhængerendvidere af organiseringen af dagtilbudsområdet, jf. afsnit 5.3. Føl-gende grupper af ledere har været involveret:Institutionsleder:Den medarbejder i en børnehave elleraldersintegreret institution, der har ledelsesansvaret forinstitutionen.Souschef:Den medarbejder i en børnehave eller aldersin-tegreret institution, der har en række faste administrativeopgaver og leder institutionen, når institutionslederen erfraværende.Daglige ledere:De medarbejdere i institutioner med om-rådeledelse, der har den daglige ledelse af de enkelte bør-nehuse i institutionen.
5.2 Forvaltningens rolleForvaltningen har fem roller i forhold til dagtilbuddene:Den fungerer som rådgivnings- og ekspertenhed, hvordagtilbuddene kan søge inspiration og rådgivning i forbin-delse med både driftsspørgsmål og pædagogisk-fagligeforhold.Den fungerer som kontrol- og tilsynsenhed, der håndhæ-ver kommunalbestyrelsens overordnede ansvar for, atkommunen kan tilbyde dagtilbud af den kvalitet, somkommunen ønsker at levere.Overordnede strategiske, personalemæssige, administrati-ve og økonomiske udfordringer håndteres i forvaltningen.Den udstikker mål og rammer for, hvordan den tilstræbte
32
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
kvalitetsstandard og effektivitet skal implementeres i dag-tilbuddene.Tilskudsadministration i forhold til for eksempel selvejen-de og private institutioner, dagtilbud i andre kommuner,søskendetilskud, friplads, privat pasning og puljeordnin-ger. Hertil kommer administration af forældrebetaling.Pladsanvisningen sørger for, at forældre får tildelt en pladsi en institution, og at kapaciteten i institutionerne udnyttesoptimalt.
Opgaverne er typisk fordelt på mange forskellige stillingsbetegnelser iforvaltningerne, og samtidig varetager den enkelte ansatte i forvaltnin-gen forholdsvis mange forskellige opgaver. For eksempel er der man-ge personer, der varetager opgaver, som man normalt vil forbinde medden pædagogiske konsulents arbejdsområde. Og tilskudsadministratio-nen er ofte fordelt over mange personer i kommunen. Pladsanvisnin-gen er dog typisk samlet på en række medarbejdere, der udelukkendeeller næsten udelukkende løser denne opgaver. Pladsanviserne kan dogvære placeret i andre forvaltninger end i den forvaltning, som dagtil-buddene hører under.I forbindelse med denne undersøgelse er opgaverne og organiseringeni forvaltningen blevet kortlagt. Men det har ikke været muligt at laveen valid måling af tidsforbruget på opgaverne, da disse opgaver somnævnt er fordelt på mange forskellige medarbejdere.
5.3 Organisering på områdetDer er forskellige typer af institutioner på dagtilbudsområdet, somhenvender sig til forskellige aldersgrupper (vuggestuer, børnehaver ogaldersintegrerede institutioner). Der er ligeledes store forskelle på in-stitutionsstørrelser både på tværs af og inden for kommunegrænserne.Endelig er der også forskelle på tværs af kommuner på, hvordan insti-tutionerne er organiseret.Traditionelt har børnehaver og aldersintegrerede institutioner væretorganiseret med et ledelsesteam bestående af en institutionsleder og enstedfortræder/souschef. En sådan organisering kaldes typisktraditionelstruktur/organisering.I de senere år er der imidlertid blevet gennemført en reorganisering afdagtilbudsområdet i en række kommuner. Disse kommuner har op-bygget institutioner med det, som betegnesområdeledelse.Her er enhåndfuld ’”børnehuse” placeret på forskellige adresser (typisk gamletraditionelt ledede institutioner) samlet under én institutionsleder, derhar det overordnede ansvar for hele institutionen (alle børnehusene).
33
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
De enkelte børnehuse har så en daglig leder. Der er typisk fire til seksbørnehuse i én områdeledet institution.Både institutionsstørrelse og ledelsesstruktur har været taget i betragt-ning i projektet i forbindelse med udvælgelsen af deltagende kommu-ner og institutioner. Efterfølgende er de indgået i analysen som rele-vante baggrundsvariable.
5.4 Opgavekatalog og kobling til reguleringKortlægningen af dagtilbudsområdet resulterede i en liste med cirka150 opgaver på området. På baggrund af denne liste blev der udarbej-det et såkaldtopgavekatalog.Opgavekataloget har været udgangs-punktet for målingen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse afopgaverne. Opgavekataloget er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligter udtømmende beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samti-dig skal opgavekataloget være overskueligt og begrænset i omfang ogfokuseret på de indirekte brugerrettede opgaver, som er undersøgel-sens fokus.Dette resulterede i et opgavekatalog med i alt 41 opgaver. En række afopgaverne blev for overskuelighedens skyld inddelt i en række opga-vekategorier. Opgavekataloget fremgår af bilag B. Den efterfølgendevalidering af resultaterne af målingen har givet anledning til en rækkebemærkninger til opgavekataloget. Disse fremgår af bilag A.De indirekte brugerrettede opgaver er endvidere, hvor det er relevant,blevet koblet til statslig regulering, og det er vurderet, hvornår en op-gave typisk er omfattet af lokal regulering. Dette er nærmere behandleti kapitel 8 og bilag E.
34
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
6. TidsmålingI dette afsnit præsenteres resultaterne fra tidsmålingen. Beskrivelsentager udgangspunkt i den retrospektive måling, hvor respondenternehar angivet deres tidsforbrug gennem det seneste år (juli 2007 til au-gust 2008). Hvor ikke andet er angivet, præsenteres resultaterne somgennemsnitligt antal timer per uge. Der er taget udgangspunkt i enoverenskomstmæssigt defineret normal uge på 37 timer. For dagpleje-re er arbejdsugen normalt længere, og der er derfor taget udgangspunkti en overenskomstmæssigt defineret arbejdsuge på 48 timer for dennemedarbejdergruppe.Først beskrives de enkelte medarbejdergruppers tidsforbrug, dernæstbeskrives tidsforbruget i forskellige typer af institutioner.
6.1 Medarbejdernes tidsforbrugI den følgende beskrivelse af medarbejdernes tidsforbrug fokuseres påde indirekte brugerettede opgaver, som udgør mellem 12 og 21 procentaf medarbejdernes samlede tidsforbrug. En samlet oversigt over med-arbejdernes tidsforbrug fremgår af bilag C.
6.1.1 Frontmedarbejdernes tidsanvendelse på indirektebrugerrettede opgaverFrontmedarbejdernes tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opga-ver fordeler sig helt overordnet på tre opgavekategorier:Forberedelse af og opfølgning på børne- og forældrekon-takt, hvor der anvendes 2-4 timer om ugen.Pædagogisk-faglige initiativer, hvor der anvendes 2-4 ti-mer om ugen.Andre indirekte brugerrettede opgaver, herunder faglig ef-teruddannelse og transport, hvor der anvendes 1-2 timerom ugen.Dagplejer, timer pr. uge
Pædagog, timer pr. uge
Pædagogmedhjælper, timer pr. uge
5824
Indirektebrugerrettedeopgaver
4
4
531
Indirektebrugerrettedeopgaver
2
9
3Indirektebrugerrettedeopgaver
2821
931
4
2
8394312Direkte brugerrettede opgaver
Interne opgaver
Forberedelse af og opfølgning på børne- og forældrekontakt
Pædagogisk-faglige initiativer
Andre indirekte brugerrettede opgaver
35
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Pædagog, timer pr. uge
Forberedelse aftimeropfølgning på børne- og forældrekontaktPædagogmedhjælper,ogpr. ugeDagplejer, timer pr. uge4
5824
Indirektebrugerrettedeopgaver
31
8394302Direkte brugerrettede opgaver
Interne opgaver
En del af frontmedarbejdernes indirekte brugerrettede opgaver vedrø-rer forberedelse af og opfølgning på børne- og8forældrekontakt.3Tids-2Indirekte4Indirektebrugerrettedeanvendelsen påbrugerrettedeopgaver går overvejende til at forberede aktivite-disseopgaveropgaver594ter med børn samt efterfølgende at dokumentere aktiviteterne. Foræl-28302drekontakten fylder dog også noget, både i form af forberedelse af21planlagte forældresamtaler, herunder både faste samtaler samt mere adhoc-prægede samtaler om opståede situationer, samt dokumentation afForberedelse og opfølgning af børne- og forældrekontaktPædagogisk-faglige initiativerAndre indirekte brugerrettedeog opfølgning på samtalerne. Hertil kommer tid, somopgaverpå gene-brugesrel information til forældre, hvilket også fylder for både pædagoger,pædagogmedhjælpere og dagplejere.Figur 6.1 viser det samlede tidsforbrug på opgaver i forbindelse medforberedelse af og opfølgning på børne- og forældrekontakt for deforskellige frontmedarbejdergrupper.Figur 6.1 Frontmedarbejdernes tidsanvendelse på forberedelse af ogopfølgning på børne- og forældrekontakt, timer per uge
4,00,10,1
3,5
3,0
0,80,0
Forældrebestyrelsesarbejde
2,5
Timer pr. uge
0,9
1,10,10,00,5
Håndtering af formelle klager
2,0
1,50,6
0,4
Generel information til forældre
1,0
1,81,4
Forberedelse og opfølgning iforbindelse med forældresamtalerog -rådgivningForberedelse og dokumentation afaktiviteter med børn
0,5
0,9
0,0
36
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Dagplejere bruger forholdsvis lidt tid på forberedelse af og opfølgningpå forældresamtaler i forhold til pædagoger, hvilket kan forklares medden tætte daglige kontakt til forældre, der ofte er i dagplejen.Pædagogisk-faglige initiativerSom det fremgår af figur 6.2, består opgavekategorien ”pædagogisk-faglige initiativer” af en række forskellige opgaver. De opgaver, somlangt hovedparten af tiden bruges på i denne opgavekategori, er depædagogiske læreplaner og arbejdet med børn med særlige behov.Figur 6.2 Frontmedarbejdernes tidsanvendelse på pædagogisk-fagligeinitiativer, timer per uge4,54,03,53,0Timer pr. uge2,51,70,00,10,10,2
0,00,1
Involvering i aktiviteter med børnder IKKE går i dagtilbud, herundersprogvurderingerOpgaver i forbindelse med lokaleeller institutionelle pædagogisk-faglige politikker/projekterKontakt i forbindelse med overgangmellem dagtilbud og fra dagtilbudtil skole/SFOBørn med særlige behov
0,00,20,2
1,2
2,01,5
1,00,5
0,20,10,2
1,7
Børnemiljøvurdering2,4
1,0
0,00,10,0
Arbejde med sprogvurderinger aftosprogede børnArbejde med sprogvurderinger af3-årige enkeltsprogede børnPædagogiske læreplaner
0,4
0,0
Den gennemsnitlige tidsanvendelse på pædagogiske læreplaner erhøjere for en dagplejer som for en pædagog. Dette kan blandt andetskyldes, at der i daginstitutionerne er flere medarbejdere til at udføreopgaven med pædagogiske læreplaner, hvorfor den administrativebyrde for den enkelte reduceres. Der er endvidere betydelige forskellepå, hvordan læreplaner for dagplejere er tilrettelagt i kommunerne. Inogle kommuner udarbejder den enkelte dagplejer et individuelt inputtil læreplanen eller en egentlig læreplan for sit eget arbejde, selvom det
37
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
ikke er et lovkrav, mens der i andre kommuner i langt højere gradalene udarbejdes en fælles læreplan for den samlede dagpleje. Det erDeloittes erfaring, at tilrettelæggelsen (om det er overladt til den en-kelte, eller om det bliver anset som en fælles opgave) har stor betyd-ning for oplevelsen af, hvor meget opgaven fylder.Arbejdet med sprogvurderinger af enkelt- og tosprogede børn udgørtidsmæssigt for pædagoger og dagplejere på årsplan henholdsvis 10 og13 timer. Dette indeholder også arbejdet med at planlægge afviklingenaf opgaven inden for den fastlagte tidsramme, som i opfølgende inter-view er blevet omtalt som relativt omstændeligt i forhold til opgavensomfang. Dagplejernes tidsforbrug på sprogvurderinger skal som nævntovenfor tages med et vist forbehold.Arbejdet med børnemiljøvurderinger har et lignende omfang, idet pæ-dagoger i gennemsnit bruger cirka 11 timer årligt, mens dagplejerebruger cirka 5 timer årligt. Her er det gennemsnitlige tidsforbrug på-virket af, at en del kommuner endnu ikke fuldt ud har implementeretdette initiativ.
6.1.2 Forskelle i tidsforbruget på tværs af kommunerI dette afsnit præsenteres spredningen i tidsanvendelsen for pædagogerpå tværs af kommuner.1Figur 6.3 viser spredningen i pædagogernes tidsanvendelse på direkteog indirekte brugerrettede opgaver samt interne opgaver. Som detfremgår, er spredningen på dette overordnede niveau relativt lille. Påtværs af alle de deltagende kommuner anvendes mellem 5,8 og 9,5timer om ugen på indirekte brugerrettede aktiviteter, mens halvdelenaf kommunerne anvender mellem 7,6 og 8,7 timer på indirekte bruger-rettede opgaver.
1
Beregningen af spredningen på tværs af kommuner kræver et tilstrækkeligt antal
observationer i den enkelte kommune. Der er derfor alene præsenteret spredninger forpædagogerne.
38
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Figur 6.3 Spredningen i pædagogernes tidsanvendelse på opgavetyperblandt medarbejdere, der udfører opgaven, øvre/nedre kvartil, timer peruge30,027,125,223,121,3
25,0
20,0
15,09,58,77,65,8
10,0
7,16,4
5,0
3,53,0
0,0
Indirekte brugerrettedeopgaver
Direkte brugerrettedeopgaver
Figur 6.4 viser spredningen i pædagogernes tidsanvendelse på centraleindirekte brugerrettede opgaver, det vil sige de indirekte brugerrettedeopgaver, hvor pædagogerne anvender mest tid. Spredningen i tidsan-vendelsen er også på opgaveniveau relativt begrænset for flere af op-gaverne. Særligt er det interessant, at spredningen i tidsanvendelsen tiludarbejdelse, planlægning, dokumentation og evaluering i forbindelsemed pædagogiske læreplaner ikke varierer i højere grad, da der erbetydelige forskelle i, hvordan dette værktøj er implementeret i kom-munerne.Til gengæld er der en ganske betydelig variation i tidsanvendelsen tilopgaver relateret til børn med særlige behov. En forklaring kan væreforskelle i tyngden i børnegruppen på tværs af kommuner, men kanogså indikere et læringspotentiale på tværs af kommunerne. Det erikke muligt på baggrund af data i denne undersøgelse uddybende atforklare disse forskelle.Tid anvendt til forberedelse og dokumentation af aktiviteter med børn,det vil sige forberedelse af almindelige pædagogiske aktiviteter medbørn og efterfølgende dokumentation og synliggørelse, varierer ogsåen del. Denne variation skyldes forskellige lokale praksisser for om-fanget og arbejdsgange omkring dokumentation af de gennemførteaktiviteter. Variationen kan endvidere tilskrives, hvor formalistisk entilgang der anvendes i den enkelte kommune i forhold til forberedelseog dokumentation, herunder særligt i hvilket omfang arbejdsgangene
Interne opgaver
39
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
fordrer skriftlig dokumentation. Endvidere kan der på tværs af respon-dentgruppen være mindre forskelle på, hvor dokumentation relateret tilfor eksempel pædagogiske læreplaner, børnemiljøvurderinger medvidere er registreret.Figur 6.4 Spredningen i pædagogernes tidsanvendelse på centrale indi-rekte brugerrettede opgaver, øvre/nedre kvartil, timer per uge4,54,04,2
3,53,02,52,0
3,22,62,21,61,41,21,00,70,41,10,90,6
1,51,00,50,0
1,41,10,70,4
0,9
0,3
0,2
0,60,40,20,0
0,20,10,0
0,40,20,10,1
Forberedelse og opfølgning i forbindelsemed forældresamtaler og -rådgivning
6.2 Dagtilbuds typiske tidsanvendelseI det følgende beskrives den typiske samlede tidsanvendelse i et dag-tilbud (ledere, pædagoger og pædagogmedhjælpere). Der skelnes mel-lem tre forskellige typer af tilbud, som adskiller sig fra hinanden iforhold til tidsforbruget. De tre typer er:Institutioner med områdeledelseStore institutioner med traditionel strukturMindre institutioner med traditionel struktur.
Fordeling af deltagendeinstitutioner31%
27%
OmrådeTrad. storTrad. lille
42%
I nedenstående beskrives først opdelingen i de tre typer. Dernæst givesen kort beskrivende præsentation af tidsanvendelsen i hver af de treinstitutionstyper. Afslutningsvist i afsnittet er der foretaget en kortsammenlignende analyse af forskelle i tidsforbruget på tværs af de treinstitutionstyper.
Sprogvurderinger af enkeltsprogede
Børnemiljøvurderinger
Forberedelse og dokumentation afaktiviteter med børn
Generel information til forældre
Sprogvurderinger af tosprogede
Pædagogiske læreplaner
Børn med særlige behov
40
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Det skal bemærkes, at der samlet indgår 24 institutioner i analysen, ogat forskelle mellem de tre typer af institutioner derfor alene kan tagessom en indikation af ligheder og forskelle mellem institutionstyperne.InstitutionstyperI de senere år har en række kommuner valgt at skifte til såkaldt områ-deledelse. Her samles en håndfuld børnehuse, typisk gamle, traditio-nelt ledede institutioner, under en institutionsleder, der har det over-ordnede ansvar for hele institutionen, mens de enkelte børnehuse haren daglig leder. Institutioner med områdeledelse er derfor som ud-gangspunkt altid store institutioner.I modsætning til områdeledede institutioner er en institution i traditio-nel struktur placeret fysisk samlet. Ledelsen heraf består typisk af eninstitutionsleder og en souschef. Der kan være stor forskel på størrel-sen af traditionelt organiserede institutioner, og størrelsen har betyd-ning for tidsanvendelsen i institutionen. Derfor skelnes der i det føl-gende mellem store og mindre traditionelt organiserede institutioner.Udgangspunktet for inddelingen er den gennemsnitlige størrelse af dedeltagende dagtilbud i undersøgelsen. Institutionerne med under 100børn kategoriseres som mindre institutioner, mens institutioner medflere end 100 børn kategoriseres som store institutioner.2
6.2.1 Den typiske tidsanvendelse i institutioner med områ-deledelseMedarbejdersammensætning og anvendt tidNedenstående figur viser den typiske medarbejdersammensætning iinstitutioner med områdeledelse. Blandt de deltagende institutionermed områdeledelse har en typisk institution i alt cirka 59 årsværk for-delt på en institutionsleder, 5 daglige ledere, 31 pædagoger og 22 pæ-dagogmedhjælpere.3
2
Den valgte grænse ligger over, hvad der kunne forventes, idet der i henhold til de
seneste officielle tal gennemsnitligt er 57 børn per institution (2006) (Danmarks Stati-stik). Siden 2006 er der imidlertid sket en stor strukturel udvikling på området i ret-ning af større institutioner, og gennemsnittet ligger i dag formentlig noget højere. Iundersøgelsen deltog kun to institutioner med under 57 børn.3
Medarbejdersammensætningen i en typisk institution med områdeledelse er frem-
kommet som en gennemsnitsbetragtning af sammensætningen i de deltagende institu-tioner med områdeledelse. Ligeledes for store og mindre institutioner i traditionelstruktur.
41
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Figur 6.5 Gennemsnitlig medarbejdersammensætning i institutioner medområdeledelse2%1 årsværk
8%5 årsværk
37%22 årsværk
InstitutionslederDaglig leder53%31 årsværk
PædagogPædagogmedhjælper
I en typisk institution med områdeledelse anvendes knap 70 procent aftiden på direkte brugerrettede opgaver. Lige knap en femtedel eller 10årsværk anvendes på indirekte brugerrettede opgaver,Figur 6.6 Tidsanvendelse i en typisk institution med områdeledelse
15%9,0 årsværk
Direkte brugerrettedeopgaver17%10,1 årsværk68%39,8 årsværk
Indirektebrugerrettede opgaverInterne opgaver
Typisk tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver15%9,0 årsværk
Direkte brugerrettedeopgaver17%10,1 årsværk68%39,8 årsværk
I en typisk institution med områdeledelse anvendes som nævnt ovenforcirka 10 årsværk på indirekte brugerrettede opgaver.Den typiske institution med områdeledelse anvender blandt de indirek-te brugerrettede opgaver mest tid på forberedelse og opfølgning i for-bindelse med børne- og forældrekontakt. En typisk institution anven-der således næsten fem årsværk på disse opgaver. Herudover er dethovedsageligt pædagogisk-faglige initiativer, herunder pædagogiskelæreplaner, og arbejdet med børn med særlige behov, der anvendes tidpå.
Indirektebrugerrettede opgaverInterne opgaver
42
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Den samlede årlige tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver ien typisk institution med områdeledelse er vist i nedenstående figur6.7.Figur 6.7 Tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver i en typiskinstitution med områdeledelse
7%0,7 årsværk11%1,1 årsværk20%2,0 årsværk
Forberedelse og dokumentation afaktiviteter med børn
Forberedelse og opfølgning iforbindelse med forældresamtaler og-rådgivningPædagogiske læreplaner
16%1,6 årsværkBørn med særlige behov29%2,9 årsværk17%1,7 årsværkBørnemiljøvurderinger,sprogvurderinger, andre pædagogiskfaglige opgaverAndre indirekte brugerrettedeopgaver
6.2.2 Den typiske tidsanvendelse i store traditionelt organi-serede institutionerMedarbejdersammensætning og anvendt tidNedenstående figur viser den typiske medarbejdersammensætning i enstor institution i traditionel struktur. En typisk stor institution med over100 børn har cirka 18 medarbejdere fordelt på en institutionsleder, ensouschef, 10 pædagoger og 6 pædagogmedhjælpere.
43
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Figur 6.8 Gennemsnitlig medarbejdersammensætning i store institutio-ner i traditionel struktur5,5%1 årsværk
5,5%1 årsværk
33%6 årsværk
InstitutionslederSouschef
Pædagog56%10 årsværk
Pædagogmedhjælper
Nedenstående figur 6.9 viser den samlede fordeling af tid til indirekteog direkte brugerrettede opgaver samt til interne opgaver blandt dedeltagende store institutioner med traditionel struktur.Figur 6.9 Tidsanvendelse i en typisk stor institution i traditionel struktur,årsværk fordelt på opgavetyper
17%3,0 årsværk
Direkte brugerrettedeopgaver67%12,1 årsværk
16%2,9 årsværk
Indirektebrugerrettede opgaverInterne opgaver
Med cirka 18 medarbejdere i en typisk stor institution med traditionelledelse anvendes således årligt cirka 12 årsværk på direkte brugerret-tede aktiviteter, cirka tre årsværk på indirekte brugerrettede opgaverog cirka tre årsværk på interne opgaver.Typisk tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver17%3,0 årsværk
Direkte brugerrettedeopgaver67%12,1 årsværk
16%12,9 årsværk
Indirektebrugerrettede opgaverInterne opgaver
I en typisk stor institution i traditionel struktur anvendes som nævntovenfor cirka tre årsværk på indirekte brugerrettede opgaver.
44
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Den samlede årlige tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver ien typisk stor institution i traditionel struktur er vist i nedenståendefigur 6.10.Figur 6.10 Tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver i en typiskstor institution med traditionel ledelse, timer per år
13%0,4 årsværk23%0,7 årsværk10%0,3 årsværk
Forberedelse og dokumentation afaktiviteter med børn
Forberedelse og opfølgning iforbindelse med forældresamtaler og-rådgivningPædagogiske læreplaner
17%0,5 årsværk27%0,8 årsværk10%0,3 årsværk
Børn med særlige behov
Børnemiljøvurderinger,sprogvurderinger, andre pædagogiskfaglige opgaverAndre indirekte brugerrettedeopgaver
6.2.3 Den typiske tidsanvendelse i mindre traditionelt or-ganiserede institutionerMedarbejdersammensætning og anvendt tidNedenstående figur viser den typiske medarbejdersammensætning i enmindre institution i traditionel struktur med mindre end 100 børn. Entypisk mindre institution i traditionel struktur har i alt cirka 13 medar-bejdere fordelt på en institutionsleder, 1 souschef, 6 pædagoger og 5pædagogmedhjælpere.
45
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Figur 6.11 Gennemsnitlig medarbejdersammensætning i en lille instituti-on i traditionel struktur7,7%1 årsværk7,7%1 årsværk
39%5 årsværk
InstitutionslederSouschef
Pædagog46%6 årsværk
Pædagogmedhjælper
Nedenstående figur 6.12 viser den samlede fordeling af tid på indirekteog direkte brugerrettede opgaver samt interne opgaver blandt de delta-gende mindre institutioner i traditionel struktur.Figur 6.12 Tidsanvendelse i en typisk lille institution i traditionel struk-tur fordelt på opgavetyper, årsværk
16%2,0 årsværk
Direkte brugerrettedeopgaver22%2,8 årsværk
62%8,1 årsværk
Indirektebrugerrettede opgaverInterne opgaver
Typisk tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver16%2,0 årsværk
Direkte brugerrettedeopgaver22%2,8 årsværk
62%8,1 årsværk
Indirektebrugerrettede opgaverInterne opgaver
Den samlede årlige tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver ien typisk mindre institution i traditionel struktur er vist i nedenståendefigur 6.13.
46
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Figur 6.13 Tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opgaver i en typisklille institution med traditionel ledelse, årsværk
10%0,3 årsværk
17%0,5 årsværk
Forberedelse og dokumentation afaktiviteter med børn
10%0,3 årsværk
Forberedelse og opfølgning iforbindelse med forældresamtaler og-rådgivningPædagogiske læreplaner
17%0,5 årsværkBørn med særlige behov
34%1,0 årsværk
10%0,3 årsværk
Børnemiljøvurderinger,sprogvurderinger, andre pædagogiskfaglige opgaverAndre indirekte brugerrettedeopgaver
6.2.4 Sammenligning på tværs af institutionstyperResultaterne fra de 24 institutioner viser forskelle i tidsanvendelsen ide tre typer af institutioner. Undersøgelsen indikerer nogle tendenser idisse forskelle. Disse tendenser kommenteres nedenfor.Overordnet svarer fordelingen af tidsanvendelsen på direkte brugeret-tede, indirekte brugerrettede og interne opgaver i institutioner medområdeledelse til tidsforbruget i større institutioner i traditionel struk-tur. I små institutioner bruges der i gennemsnit mindre tid på direktebrugerettede opgaver og mere tid på indirekte brugerettede opgaver.I en typisk stor institution med traditionel ledelse anvendes der altsårelativt set lige så meget tid på indirekte brugerrettede opgaver som ide endnu større institutioner med områdeledelse. Dette indikerer, atder muligvis ikke er høstet tidsmæssige gevinster med hensyn til udfø-relse af de indirekte brugerrettede opgaver ved ledelsesmæssigt atsamle institutionerne i (endnu) større enheder.Når der ses på tidsanvendelsen på de enkelte indirekte brugerrettedeopgaver, adskiller de store institutioner i traditionel struktur sig hellerikke markant fra institutioner med områdeledelse.
47
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Tidsforbruget på pædagogiske læreplaner i institutioner med område-ledelse er større end tidsforbruget i både store og små institutioner itraditionel struktur. Data fra nærværende undersøgelse kan ikke merepræcist belyse eventuelle årsager til denne forskel.Som nævnt bruges der i en mindre institution relativt mere tid på deindirekte brugerrettede opgaver (22 procent), end der bliver brugt i destørre institutioner (16 procent). Den tid, der i en mindre institutionbruges yderligere på indirekte brugerrettede opgaver, går tilsyneladen-de udelukkende fra den tid, der bruges på direkte brugerrettede opga-ver.Den relativt set højere tidsanvendelse på indirekte brugerrettede opga-ver i mindre institutioner kan helt overvejende tilskrives et højere tids-forbrug på opgaver relateret til børn med særlige behov. I en stor insti-tution kan 17 procent af tidsforbruget til indirekte brugerrettede opga-ver tilskrives børn med særlige behov. I en typisk mindre institutionkan 34 procent af tiden, der anvendes til indirekte brugerrettede aktivi-teter, tilskrives børn med særlige behov. Dette kan muligvis forklaresmed, at der i små institutioner er relativt flere børn med særlige behov.Det kan dog også indikere, at der for visse indirekte brugerrettedeopgaver kan være stordriftsfordele, der resulterer i mere tid til de di-rekte brugerrettede opgaver i de større institutioner. Forklaringer på denærmere årsager til denne forskel vil dog kræve yderligere analyser.
48
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
7. Oplevelse af arbejds-opgaverSom en del af målingen er medarbejderne blevet spurgt om deres op-levelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Medarbejderne er delsblevet spurgt, om de oplever, at ”opgaverne er vigtige for at levere enhøj kvalitet i servicen til borgerne”, dels er de blevet spurgt, om deoplever, at ”opgaverne kan løses nemmere og hurtigere”.I dette kapitel præsenteres og kommenteres resultaterne af denne må-ling.På baggrund af en kombination af de to spørgsmål kan medarbejdernesbesvarelser inddeles i fire kategorier fra A til D, jf. nedenstående figur7.1. Opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori C ogD, kan på den baggrund betragtes som opgaver, hvor medarbejdernepeger på et potentiale for afbureaukratisering. Omvendt kan opgaver,hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori A og til dels kategoriB, opfattes som opgaver, der ifølge medarbejderne har et mindre po-tentiale for afbureaukratisering.Figur 7.1. Kategorisering af opgavernes forenklingspotentiale baseret påmedarbejdernes besvarelser om deres oplevelse af opgaverneHvor vigtig oplever du opgaven iforhold til at levere en høj kvalitet iservicen til borgeren?1=Slet ikke vigtig, 5=Meget vigtig
543
A:Vigtig opgave, men ikkepotentiale for forenkling. Væropmærksom på, at opgavenfortsat kan løses nemt oghurtigt.B:Mindre vigtig opgave, menikke potentiale for forenkling.Ikke i fokus for forenkling, menovervej eventuelt om opgavenhelt kan fjernes.C:Mindre vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Overvej om opgaven kanforenkles eller fjernes.
Stigende potentiale for forenkling
A
D
211
B23
C45
Oplever du, at opgaven kan løsesnemmere og hurtigere?1=Nej, slet ikke, 5=Ja, i meget høj grad
D:Vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Igangsæt forenklingsinitiativer!
Langt de fleste medarbejdere på dagtilbudsområdet placerer deresarbejdsopgaver i eller omkring A. Dette indikerer, at dagtilbudsområ-det generelt er karakteriseret ved, at medarbejderne opfatter de udførteopgaver som vigtige og løst på en nem og hurtig måde.
49
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
7.1 Pædagogernes oplevelse af opgaverneFigur 7.2 viser pædagogernes besvarelse af oplevelsesmålingen. Op-gaverne er sorteret, så opgaver, der af medarbejderne vurderes at havestørst potentiale for forenkling (det vil sige, at en høj andel har svaret ikategori C eller D), står øverst i figuren. En oversigt over resultaternefor samtlige opgaver fremgår af bilag D.Figur 7.2 Pædagogers resultater af oplevelsesmålingen
PædagogAArbejde med sprogvurderinger af 3-årige enkeltsprogede børnPædagogiske læreplanerBørnemiljøvurderingBørn med særlige behovArbejde med sprogvurderinger af tosprogede børnForberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnGenerel information til forældreForberedelse og opfølgning ifm. forældresamtaler og -rådgivning0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%BCD
ti
A:Vigtig opgave, men ikkepotentiale for forenkling. Væropmærksom på, at opgavenfortsat kan løses nemt oghurtigt.B:Mindre vigtig opgave, menikke potentiale for forenkling.Ikke i fokus for forenkling, menovervej eventuelt om opgavenhelt kan fjernes.C:Mindre vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Overvej om opgaven kanforenkles eller fjernes.
Det fremgår af figuren, at der er stor forskel på, hvordan arbejdsopga-verne opleves. Af de opgaver, som af medarbejderne vurderes at havestørst potentiale, er det i forlængelse af ovenstående gennemgang aftidsmålingens resultater særligt værd at fremhæve:Sprogvurderinger af enkeltsprogede børnPædagogiske læreplanerBørnemiljøvurderinger.
Stigende potentiale for forenkling
5øj grad
es
D:Vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Igangsæt forenklingsinitiativer!
For disse tre opgaver vurderer mere end 30 procent, at opgaven kanløses nemmere og hurtigere. Sammenholdt med tidsforbruget til opga-ven er særligt de pædagogiske læreplaner interessante, da den typiskepædagog gennemsnitligt bruger knap 1 time om ugen på denne opga-ve. Endvidere skal det fremhæves, at sprogvurderinger af enkeltspro-gede børn og sprogvurderinger af tosprogede børn vurderes forskelligtmed hensyn til potentiale for forenkling. Betydeligt flere pædagogervurderer, at sprogvurderingerne af tosprogede børn er vigtige i forholdtil sprogvurderingerne af enkeltsprogede børn.
50
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
I den anden ende af skalaen er det interessant, at de fire opgaver, dertidsmæssigt fylder mest blandt pædagogernes indirekte brugerrettedeopgaver, kun i mindre grad vurderes at kunne gøres hurtigere ognemmere og samtidig langt overvejende vurderes som vigtige:Børn med særlige behovForberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnGenerel information til forældreForberedelse og opfølgning i forbindelse med forældresamta-ler og -rådgivning.
Disse opgaver repræsenterer netop, hvad der ofte opfattes som kerne-opgaverne, hvis udførelse er afgørende for børnenes trivsel og almin-delige udvikling. Det er derfor ikke overraskende, at der ikke peges på,at disse opgaver kan løses hurtigere eller nemmere.
7.2 Dagplejeres oplevelse af opgaverneFigur 7.3 viser dagplejernes besvarelse af oplevelsesmålingen. Opga-verne er sorteret således, at opgaver, der af medarbejderne vurderes athave størst potentiale for forenkling (det vil sige, at en høj andel harsvaret i kategori C eller D), står øverst i figuren.Figur 7.3 Dagplejernes resultater af oplevelsesmålingen
DagplejerAPædagogiske læreplanerForældrebestyrelsesarbejdeBørn med særlige behovHåndtering af formelle klagerForberedelse og opfølgning ifm. forældresamtaler og -rådgivningForberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnArbejde med sprogvurderinger af 3-årige enkeltsprogede børnArbejde med sprogvurderinger af tosprogede børnBørnemiljøvurderingGenerel information til forældre
B
C
D
Transporttid i arbejdstiden0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
51
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Dagplejere fungerer som mindre organisatoriske enheder, og det erDeloittes erfaring fra andre projekter, at dagplejere langt hen ad vejenmøder deres opgaver med forventningen om mindre administration,end for eksempel medarbejdere i en fast organisering i en daginstituti-on gør.For dagplejerne er følgende to opgaver interessante i forhold til poten-tiale for afbureaukratisering:Pædagogiske læreplanerBørn med særlige behov.
Halvdelen af dagplejerne vurderer, at opgaven omkring pædagogiskelæreplaner kan løses nemmere og hurtigere. Det skal her fremhæves, atdagplejere i flere kommuner i undersøgelsen går ud over lovkravet ideres arbejde med pædagogiske læreplaner, da den enkelte dagplejer idisse kommuner udarbejder egen læreplan, hvilket ikke er påkrævet.De pædagogiske læreplaner er samtidig den af de indirekte brugerret-tede opgaver, som den typiske dagplejer bruger mest tid på (gennem-snitligt 2,5 timer om ugen).Mere end en tredjedel af dagplejerne mener, at opgaver vedrørendebørn med særlige behov kan løses nemmere og hurtigere. Denne opga-ve er ligeledes blandt de indirekte brugerrettede opgaver, der anvendesmest tid på (gennemsnitligt 1,1 time om ugen). Den typiske dagplejeranvender kun meget begrænset tid på de øvrige opgaver, der vurderesat kunne løses nemmere.I den anden ende af skalaen skal fremhæves, at følgende to opgaverkun i mindre omfang vurderes at kunne løses nemmere og hurtigere:Forberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnGenerel information til forældre.
Disse to opgaver fylder ligeledes tidsmæssigt meget blandt de indirek-te brugerrettede opgaver. Alene det tidsmæssige omfang af disse op-gaver kan dog begrunde, at der kigges nærmere på tilrettelæggelsen afdisse opgaver.
52
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
8. Regulering, opgaverog tidsanvendelseI dette kapitel præsenteres reguleringen på området, og den kobles tilopgaverne og tidsforbruget herpå.I det første afsnit gives et overblik over henholdsvis den statslige ogden lokale regulering på området. I de følgende afsnit beskrives regu-leringen af de væsentligste opgaver mere indgående. Endelig koblestidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver med reguleringen.Bilag E indeholder en oversigt over de enkelte indirekte brugerrettedeopgavers kobling til reguleringen samt en kort beskrivelse af metodentil kobling mellem tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaverog reguleringen.
8.1 Overblik over reguleringen på områdetStatslig reguleringDen statslige regulering udgør det primære regelgrundlag for dagtil-buddenes ydelser og er karakteriseret ved overvejende rammeregule-ring, som kommunerne og institutionerne selv skal udfylde og imple-mentere. Reguleringen opstiller nationale mål og indholdsmæssigekrav for området og retter sig mod såvel de enkelte dagtilbud som modkommunalbestyrelsen, herunder den kommunale forvaltning.Den statslige regulering af dagtilbudsområdet udgøres primært af:Dagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007, som senest erændret ved LOV nr. 1148 af 03/12/2008).Dagtilbudsbekendtgørelsen (BEK nr. 1233 af 11/12/2008).Dagtilbudsvejledningen (VEJ nr. 26 af 26/05/2008), (vejled-ning til dagtilbudsloven).
Dagtilbudsloven er kendetegnet ved at være rammesættende og i min-dre grad procesregulerende. Loven fastlægger således de nationaleformål. Dog indeholder dagtilbudsloven også en række krav til deindholdsmæssige rammer i dagtilbuddene. Dette gælder blandt andetkrav om en række pædagogisk-faglige initiativer, der falder ind underkategorien indirekte brugerrettede opgaver.Dagtilbudsbekendtgørelsen fastlægger i mindre grad krav til indirektebrugerrettede opgaver, der løses i institutionerne/dagplejen, men om-
53
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
handler hovedsageligt anvisningen af pladser og tilskudsadministrati-on, der typisk er placeret på forvaltningsniveau.Ud over den områdespecifikke regulering er der en række mere gene-relle love, der regulerer områdets indirekte brugerrettede opgaver:Folkeskoleloven (LBK nr. 1049 af 28/08/2007).Serviceloven (LBK nr. 1117 af 26/09/2007).Lov om fremme af frit valg for borgerne (LOV nr. 25328/03/2006).Bekendtgørelse om sammenlignelig brugerinformation (BEK783 af 12/06/2007).Bekendtgørelse om offentliggørelse af bygningsreglement2008 (BR08) (BEK nr. 45 af 30/01/2008).Produktsikkerhedsloven (LOV nr. 364 af 18/05/1994).Fødevareloven (LOV nr. 526 af 24/06/2005).
Disse love og bekendtgørelse vedrører en række af de mindre indirektebrugerrettede opgaver eller interne opgaver.Lokal reguleringDen lokale regulering omfatter lokale politikker og retningslinjer. Dadagtilbudsområdet er kendetegnet ved rammelovgivning, vil en rækkeopgaver på området som udgangspunkt være en følge af central regu-lering, mens tilrettelæggelsen af opgaverne i høj grad fastlægges afden kommunale forvaltning og institutionerne selv. Herudover inde-holder dele af den statslige regulering krav om, at kommunerne udar-bejder retningslinjer, mål og rammer for udmøntningen af rammelov-givningen.
8.2 Beskrivelse af reguleringen af de direkte bruger-rettede opgaver og interne opgaverNærværende rapport har gennemgående fokuseret på indirekte bruger-rettede opgaver, og dette vil også være tilfældet med hensyn til regule-ringen af dagtilbudsområdet. Både de direkte brugerrettede opgaver oginterne opgaver er dog også omfattet af regulering.De direkte brugerrettede opgaver på dagtilbudsområdet er helt over-ordnet reguleret af dagtilbudsloven samt andre specifikke regulerings-kilder på området, da opgaverne blandt andet er omfattet af lovgivnin-gens formål, ansvarsplacering og tilsynsforpligtelser. En del af de di-
54
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
rekte brugerrettede opgaver vil endvidere være afledt af aftaler omaktiviteter, som følger af de pædagogiske læreplaner, handleplaner forbørn med særlige behov med videre. Endvidere er udførelsen af dedirekte brugerrettede opgaver omfattet af mere generel statslig regule-ring, for eksempel arbejdsmiljølovgivningen.Den primære statslige regulering af dagtilbudsområdet (se listen oven-for) indeholder en række bestemmelser, som vedrører de interne opga-ver. Disse omhandler særligt muligheder for etablering og drift af for-skellige typer dagtilbud til 0-6-årige, tilskudsmuligheder samt ud-møntningen af pasningsgarantiordningen. Endvidere er de interne op-gaver reguleret af krav til kommunal regnskabsførelse, overenskomst-fastsatte krav til pauser og efteruddannelse med videre.
8.3 Beskrivelse af reguleringen af de indirekte bruger-rettede opgaver8.3.1 Statslig regulering af indirekte brugerrettede opgaverDen statslige regulering af indirekte brugerrettede opgaver omfatterhovedsageligt pædagogisk-faglige initiativer samt håndtering af klagerog forældrebestyrelsesarbejde (jf. oversigten over reguleringen i bilagE). Nedenfor gennemgås reguleringen af de indirekte brugerrettedeopgaver, som der fokuseres på i undersøgelsen (jf. kapitel 4).Pædagogiske læreplanerAlle daginstitutioner skal i henhold til dagtilbudslovens §§ 8-10 udar-bejde en pædagogisk læreplan, mens der er krav om udarbejdelse af énsamlet læreplan for dagplejen i en kommune. Den pædagogiske lære-plan skal beskrive daginstitutionens/dagplejens pædagogiske mål in-den for seks temaer. Derudover skal læreplanen beskrive de aktiviteterog metoder, som anvendes for at nå målene, og det skal beskrives,hvordan der bliver fulgt op på målene. Der er endvidere krav om, atopfyldelsen af målene i læreplanen skal dokumenteres. Forældrebesty-relsen skal inddrages i udarbejdelsen og evalueringen af den pædago-giske læreplan. Endelig skal kommunalbestyrelsen drøfte evalueringenaf den pædagogiske læreplan.Børn med særlige behovArbejdet med børn med særlige behov følger af dagtilbudsloven (LOVnr. 501 af 06/06/2007) §§ 8-10, serviceloven (LBK nr. 1117 af26/09/2007) § 19 og § 50, folkeskoleloven (LBK nr. 1049 af28/08/2007) § 4 samt bekendtgørelse om folkeskolens specialpædago-giske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen(BEK nr. 356 af 24/04/2006).
55
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
I henhold til Dagtilbudsloven skal kommunalbestyrelsen sikre, at børn,der har behov for støtte i et dagtilbud, tilbydes en sådan støtte i tilbud-det. Dagtilbudsloven tilsiger samtidig, at det skal fremgå af den pæda-gogiske læreplan, hvilke relevante pædagogiske metoder, aktiviteterog eventuelle mål der opstilles og iværksættes for børn med særligebehov. Endvidere er det kommunens ansvar at sikre en sammenhæn-gende og målrettet indsats, der i samarbejde med familien sikrer enindsats for børn med særlige behov (servicelovens § 19), samt at gen-nemføre en undersøgelse af barnets forhold, hvis det må antages, atbarnet har behov for særlig støtte (servicelovens § 50).Arbejdet med børn med særlige behov omfatter som udgangspunkt etsamarbejde mellem den kommunale forvaltning og/eller PPR, somindebærer, at medarbejdere i dagtilbuddene udarbejder skriftlig doku-mentation. De statslige krav til sagsbehandlingen i PPR og den kom-munale forvaltning medfører typisk, at der lokalt er fastsat en rækkekrav til den dokumentation, som medarbejderne skal udarbejde, mender er ikke statslige krav til denne dokumentations indhold og omfang.SprogvurderingerKommunerne skal tilbyde alle forældre en sprogvurdering af deresbørn, når de er 3 år gamle (sprogvurderinger af enkeltsprogede børn).Derudover skal kommunerne gennemføre sprogvurderinger af alletosprogede børn. Kravet om at tilbyde sprogvurderinger følger af dag-tilbudslovens § 11. Kommunerne skal endvidere vurdere tosprogedebørns behov for sprogstimulering og tilbyde obligatorisk sprogstimule-ring til de tosprogede børn, hvis der vurderes at være behov for dette.Dette følger af folkeskolelovens § 4a.BørnemiljøvurderingerBørnemiljøvurderinger er en skriftlig vurdering af en daginstitutionsfysiske, psykiske og æstetiske børnemiljø. Børnemiljøvurderingen skaludarbejdes/revideres mindst hvert tredje år i den enkelte daginstitution.Kravet om udarbejdelse af børnemiljøvurderinger følger af dagtilbuds-lovens §§ 12-13.Børnemiljøvurderingen skal beskrive eventuelle børnemiljøproblemerog indeholde en handlingsplan. Børnemiljøet skal vurderes i et børne-perspektiv, og børnenes oplevelser af børnemiljøet inddrages alt efterbørnenes alder og modenhed. Dagtilbuddets leder skal endvidere ind-drage forældrebestyrelsen i arbejdet med børnemiljøvurderingen. Fordagplejen udarbejdes vurderingen samlet for alle dagplejehjem ellerdistrikter tilknyttet den kommunale dagpleje.
56
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
8.3.2 Lokalt regulerede og ikke-regulerede indirekte bru-gerrettede opgaverKortlægningen har vist, at de eneste opgaver, der som udgangspunktudelukkende er omfattet af lokal regulering, eropgaver i forbindelsemed lokale eller institutionelle faglige politikker/projekter.Disse erfastlagt og reguleret gennem forskellige former for aftaler eller kon-trakter mellem kommunen og institutionen (virksomhedsplan, kon-trakt, pædagogiske udviklingsplan eller lignende).Derimod er der en række indirekte brugerrettede opgaver, som hver-ken er statsligt regulerede eller omfattet af lokal regulering. Disseopgaver omfatter hovedsageligt forskellige former for forberedelse ogdokumentation i forbindelse med aktiviteterne med børnene og kon-takten til forældrene:Forberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnForberedelse og opfølgning i forbindelse med forældresamta-ler og -rådgivningGenerel information af forældre.
8.4 Sammenhæng mellem tidsforbrug, regulering ogopgaverSom det fremgår ovenfor, er en række af de indirekte brugerrettedeopgaver koblet til reguleringskilder. Disse reguleringskilder kan over-ordnet inddeles i to kategorier: ”statslig regulering” og ”lokal regule-ring”. De opgaver, som ikke er omfattet af enten statslig reguleringeller lokal regulering, kan placeres i en tredje kategori: ”ikke regule-ret”. Bilag E indeholder en oversigt over fordelingen af de enkelteindirekte brugerrettede opgaver i disse tre kategorier.Tidsforbruget på de statsligt regulerede opgaver er derudover inddelt ito kategorier for at tage højde for det lokale rum til implementering afopgaverne. Den tidsanvendelse på de enkelte opgaver, som svarer tiltidsforbruget i medianen af de deltagende kommuner, betegnes således”statsligt reguleret”. Det antages, at dette tidsforbrug svarer til dettidsforbrug, der skal til for at opfylde kravene i den statslige regule-ring. Det tidsforbrug, der ligger over ”mediankommunen”, betegnes”statsligt reguleret” med lokal frihed, da det antages, at dette tidsfor-brug følger af lokal implementering og prioritering (men stadig anven-des på opgaver, som overordnet er statsligt regulerede). Fordelingen aftidsforbruget på de to kategorier er således ikke baseret på en vurde-ring af den enkelte kommunes strukturelle forudsætninger.
57
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Nedenfor fordeles tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver påovenstående kategorier. Tidsforbruget på de indirekte brugerrettedeopgaver udgør 18,3 procent af det samlede tidsforbrug i en gennem-snitlig daginstitution, der har deltaget i undersøgelsen. En sådan dagin-stitution består af en leder, en daglig leder/souschef samt 14 pædago-ger og 10 pædagogmedhjælpere.Metoden til fordelingen af tiden på de fire kategorier er beskrevetnærmere i bilag E.Tidsforbrug på statsligt regulerede opgaverIndirekte brugerrettede opgaver, der er statsligt regulerede, udgør 8,8procent af en gennemsnitlig daginstitutions samlede tidsanvendelse.Denne tidsanvendelse fordeler sig på de to kategorier inden for denstatslige regulering på følgende vis:Statsligt reguleret – 6,2 procent. Dette er tid, som bruges påstatsligt regulerede opgaver, og som det antages skal anvendesfor at opfylde de statslige krav til opgavens udførelse.Statsligt reguleret med lokal frihed – 2,6 procent. Dette er tid,som bruges på statsligt regulerede opgaver, men som det måantages kan tilskrives lokal prioritering, implementering og til-rettelæggelse af opgaverne.
De statsligt regulerede opgaver omfatter især arbejdet med pædago-gisk-faglige initiativer, hvor de tidsmæssigt mest tunge opgaver er:Arbejde med børn med særlige behov (2,9 procent af instituti-onens samlede tidsforbrug kan henføres til kategorien ”stats-ligt reguleret”).Pædagogiske læreplaner (1,8 procent af institutionens samledetidsforbrug kan henføres til kategorien ”statsligt reguleret”).
Tidsforbrug på lokalt regulerede opgaver og ikke-regulerede op-gaverDen resterende del af tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaverkan fordeles på:Lokalt reguleret – 0,5 procent. Dette er tid, der bruges på op-gaver, som enten kommunerne eller institutionerne har fastsatretningslinjer for. Dette omfatter på dagtilbudsområdet opga-ver i forbindelse med lokale eller institutionelle pædagogisk-faglige politikker/projekter.
58
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Ikke reguleret – 9,0 procent. Dette er tid, der anvendes på op-gaver, som ikke er underlagt statslig regulering eller lokaleretningslinjer. Dette er blandt andet forberedelse og dokumen-tation af aktiviteter med børn, forberedelse og opfølgning iforbindelse med forældresamtaler og -rådgivning samt generelinformation til forældre.
Regulering af og tidsforbrug på indirekte brugerrettede opgaverI figur 8.1 er vist den samlede fordeling af tidsforbruget på indirektebrugerrettede opgaver i en gennemsnitlig institution fordelt på de firereguleringskategorier.Som det fremgår af figuren, er halvdelen af tidsforbruget på de indi-rekte brugerrettede opgaver i en daginstitution ikke reguleret, og det erdermed op til lederen og medarbejderne i daginstitutionen selv at til-rettelægge og prioritere udførelsen af opgaverne. Den anden halvdel aftidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver (8,8 procent) er om-fattet af statslig regulering, hvoraf cirka to tredjedele ligger i kategori-en ”statsligt reguleret”.Figur 8.1 Regulering af indirekte brugerrettede opgaver i en typisk dag-institution
59
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Bilag A. Om undersøgel-senI dette bilag præsenteres rammerne for samt indholdet og omfanget afden gennemførte kortlægning og måling af administrative opgaver pådagtilbudsområdet.
A.1
Baggrund og formål
Kortlægningen og målingen af administrative opgaver på dagtilbuds-området er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiserings-program på det kommunale område, der gennemføres i samarbejdemed KL.Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om:Hvilke administrative opgaver medarbejderne løserHvor meget tid medarbejderne bruger på de administrativeopgaverHvilke administrative opgaver der udspringer af henholdsvisstatslig og lokal reguleringHvilke opgaver, medarbejderne mener, har et forenklingspo-tentiale.
Projektet skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdetmed at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratise-ringstiltag.Undersøgelsens fokus har været rettet mod ”de typiske medarbejdere”på området, det vil sige frontmedarbejdere i dagtilbud og deres ledere.Undersøgelsen har endvidere omfattet alle medarbejdernes opgaver, jf.afsnit 1.2.
A.2
Undersøgelsens indhold og gennemførelse
Kortlægningen og målingen på dagtilbudsområdet er baseret på densåkaldte AKVA-metode, som er udviklet i forbindelse med gennemfø-relsen af undersøgelsen (Afdækning ogKvantificeringafAdministra-tive opgaver). Undersøgelsen er på den baggrund gennemført sidelø-bende med lignende projekter på ældreområdet (plejehjem/plejeboligerm.v.), Ungdommens Uddannelsesvejledning og jobcentrenes arbejdemed integrationskontrakter, som alle har indgået som pilotprojekter i
60
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
et arbejde med at udvikle en generel vejledning og metode til kortlæg-ning og måling af administrative opgaver (AKVA-metoden). Se mereherom påwww.fm.dk/afbureaukratisering.Undersøgelsen har taget udgangspunkt i de ”typiske medarbejdere” påområdet og de opgaver, som disse medarbejdere løser. Undersøgelsenhar på den baggrund omfattet:Pædagoger, pædagogmedhjælpere og ledere i kommunale ogselvejende børnehaver og aldersintegrerede institutionerDagplejere i den kommunale dagpleje.
Derudover har lederne i daginstitutioner deltaget i undersøgelsen.Deloitte har gennemført alle dele af projektet. Velfærdsministeriet, KLog Finansministeriet har løbende fulgt projektet gennem en faglig ar-bejdsgruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægnin-gen, dels har drøftet og valideret resultaterne af målingen og analysenheraf.Projektet er gennemført i tre faser i perioden august til december 2008:1. Kortlægning2. Måling3. Analyse.KortlægningKortlægningen har omfattet en kortlægning af medarbejdernes ar-bejdsopgaver og områdets organisering samt kobling mellem opgaver-ne og statslig og lokal regulering.Kortlægningen er baseret på besøg hos og dialog med dagtilbud og denkommunale forvaltning i tre kommuner. Afdækningen af regulerings-kilder er endvidere baseret på desk research.Kortlægningen resulterede i en liste over opgaver på området medcirka 150 opgaver. På baggrund af denne liste blev der udarbejdet etsåkaldt opgavekatalog. Opgavekataloget har været udgangspunktet formålingen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse af opgaverne.Opgavekataloget er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligt er udtøm-mende beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samtidig skalopgavekataloget være overskueligt og begrænset i omfang og fokuse-ret på de indirekte brugerrettede opgaver, som er undersøgelsens fo-kus.
61
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Dette resulterede i et opgavekatalog med i alt 41 opgaver. En række afopgaverne blev for overskuelighedens skyld inddelt i en række opga-vekategorier. Opgavekataloget fremgår af bilag B.De indirekte brugerrettede opgaver er endvidere, hvor det er relevant,blevet koblet til statslig regulering, og det er vurderet, hvornår en op-gave typisk er omfattet af lokal regulering. Dette er nærmere behandleti kapitel 8 og bilag E.Kortlægningen blev gennemført i perioden juli til september 2008.MålingMålingen har omfattet måling af tidsforbruget på de enkelte arbejds-opgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Dette er sket gen-nem en indledende prøvemåling med deltagelse af et begrænset antalmedarbejdere og en efterfølgende måling i 24 institutioner i 9 kommu-ner med deltagelse af i alt 335 ledere og medarbejdere, jf. nedenståen-de tabel A.1.Der blev under målingen og efterfølgende gennemført en række vali-deringsaktiviteter. Undervejs blev der gennemført en række observati-onsbesøg. De efterfølgende valideringsaktiviteter omfattede interviewog fokusgruppeworkshopper med deltagelse af i alt syv institutioner.De deltagende kommuner har endvidere modtaget deres egne resulta-ter med mulighed for kommentering.Tabel A.1 Respondenter i forskellige medarbejdergrupperStillingAntal besva-relserLeder af daginstitutionSouschef/daglig leder idaginstitutionPædagogPædagogmedhjælperDagplejer1725068Max. 324Max. 86Max. 154Min. 53 %*Min. 58 %*Min. 44 %*2214Antal i populati-on252088 %70 %Svarprocent
* Det har ikke været muligt at udsende navngivne skemaer i alle kommuner i disse stillingskate-gorier. Endvidere er skemaer distribueret via en lokal kontaktperson, hvorfor det ikke er muligt atopgøre præcist, hvor mange skemaer der rent faktisk er udleveret til respondenter i den enkelteinstitution. Derfor er det ikke her muligt at angive den eksakte svarprocent, men det er vurderin-gen, at svarprocenten ligger et stykke over det angivne minimum. Der er for pædagoger ogpædagogmedhjælpere udsendt spørgeskemaer til 26 institutioner. Medarbejdere i 24 af disseinstitutioner har deltaget i undersøgelsen. Der er for dagplejere udsendt spørgeskemaer til seksdagplejer. Dagplejere fra alle seks dagplejer har deltaget i undersøgelsen.
62
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Målingen er nærmere beskrevet nedenfor i afsnit A.4.Målingen blev gennemført i uge 43 og 44 i 2008.AnalyseResultaterne fra kortlægningen og målingerne er efterfølgende blevetanalyseret og kvalificeret med henblik på identifikation af mulighederfor afbureaukratisering og regelforenkling. Dette er blandt andet sketgennem kontakt til nogle af de medvirkende medarbejdere, institutio-ner og kommuner.
A.3
Udvælgelse af deltagende kommuner og dagtil-bud
I forbindelse med undersøgelsen blev der udvalgt tre kommuner tildeltagelse i kortlægningen. Rudersdal Kommune, Odense Kommuneog Roskilde Kommune deltog i denne kortlægning ved at stille leden-de medarbejdere til rådighed til interview og sparring.Ud over de tre kommuner, der deltog i kortlægningen, deltog yderlige-re seks kommuner i målingen af tidsforbrug og oplevelse. De ni kom-muner blev udvalgt på baggrund af deres geografiske placering, kom-munestørrelse, institutionsstørrelse og organiseringsform (områdele-delse og traditionel struktur).Organiseringsform blev anvendt som udvælgelseskriterium for at sik-re, at man fik et grundlag for at sammenligne tidsanvendelsen i institu-tioner med henholdsvis traditionel struktur og områdeledelse.Institutionsstørrelse blev endvidere anvendt som udvælgelseskriteriumpå institutionsniveau.De involverede kommuner blev herefter inddraget i udvælgelsen af dedeltagende institutioner og dagplejere. Kontaktpersoner i kommunenforetog således den endelige udvælgelse af institutioner og dagplejerepå baggrund af instruktioner fra Deloitte om at sikre en så stor grad aftilfældighed i udvælgelsen som muligt. Hver kommune blev bedt omat udpege dagplejen eller dele af den samt 2-4 børnehaver eller alders-integrerede institutioner, således at i alt 80-120 medarbejdere kunnedeltage i undersøgelsen, og der blev en rimelig fordeling i forskelligeinstitutionsstørrelser.Det er Deloittes vurdering, at udvælgelsesmetoden på den mest fordel-agtige måde kombinerede tilfældig udvælgelse på baggrund af kriteriermed de praktiske muligheder for at gennemføre undersøgelsen.
63
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
A.4
Om målingen
Målingens indholdMålingen er foregået ved, at medarbejderne har angivet deres tidsan-vendelse i et spørgeskema, hvori de opgaver, der var identificeret iforbindelse med kortlægningen, var oplistet. Deltagerne har angivetderes daglige tidsanvendelse gennem to uger (den løbende måling)samt deres tidsanvendelse gennem det seneste år i perioden august2007 til juli 2008 (den retrospektive måling). Endvidere har deltagerneangivet deres oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver.Da en række af de indirekte brugerrettede opgaver på dagtilbudsområ-det er kendetegnet ved ikke at blive udført dagligt, men fordelt henover året, er rapporten som udgangspunkt baseret på resultaterne fraden retrospektive måling. Resultaterne af den løbende måling har væ-ret anvendt til dels at give en fornemmelse af det gennemsnitligeugeskema for medarbejderne i dagtilbud, til dels at tjene som sammen-ligningsgrundlag for at validere angivelserne i den retrospektive må-ling.Samtidig med tidsmålingen blev der gennemført en oplevelsesmåling,hvor medarbejderne blev spurgt til deres oplevelse af de indirekte bru-gerrettede opgaver. Der blev stillet to spørgsmål for hver opgave:Hvor vigtig oplever du opgaven i forhold til at levere en højkvalitet i servicen til borgeren?Oplever du, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere?
Begge spørgsmål kunne besvares på en skala fra 1 til 5, hvor 1 varSletikke vigtig,henholdsvisNej, slet ikke,og 5 varMeget vigtig,henholds-visJa, i meget høj grad.Målingens validitetDet er Deloittes vurdering, at den retrospektive måling giver et godt ogvalidt grundlag for at vurdere den anvendte tid på dagtilbudsområdet.Den retrospektive måling medfører dog en række udfordringer forrespondenterne. De fleste har eksempelvis vanskeligt ved at huske,hvad de foretog sig det foregående år, og den tilbageskuende angivelseaf tidsforbrug kan være præget af medarbejderens oplevelse af målin-gens sigte. De efterfølgende valideringsaktiviteter har dog vist, at be-svarelserne udgør en rimelig fordeling af den anvendte tid.Den løbende måling har en væsentlig større grad af validitet, fordi denikke stiller så store krav til respondentens hukommelse. Derfor kandenne bruges som sammenligningsgrundlag for den retrospektive må-
64
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
ling. Den løbende måling har således haft et validerende formål, mengiver samtidig et billede af, hvordan medarbejdernes normale daglig-dag ser ud. Den løbende målings resultater understøtter, at den retro-spektive måling giver et solidt billede af tidsforbruget på daginstituti-onsområdet.På baggrund af antallet og sammensætningen af respondenterne i for-hold til dagtilbud og medarbejdergruppe er det Deloittes opfattelse, atden samlede mængde respondenter udgør en tilstrækkelig stikprøve-størrelse i forhold til gennemførelsen af en valid måling.Der kan dog peges på enkelte usikkerheder, der bør medtages i vurde-ringen af tidsmålingens resultater:I forbindelse med opgaven ”praktiske gøremål, rengøring ogoprydning” er der ikke ved gennemførelsen af selve målingenskelnet mellem, om denne opgave udføres sammen med bør-nene eller ej. Observationsbesøg i forbindelse med målingenog efterfølgende validering har imidlertid vist, at de praktiskeopgaver som udgangspunkt udføres sammen med børnene –ofte med et pædagogisk sigte – eller mens der holdes opsynmed børnene.Opgavekategorien ”personaleforhold” er hos frontmedarbejde-re defineret bredt og indeholder for en stor dels vedkommendeforskellige typer af mødeaktivitet, som godt kan have berøringtil forskellige indirekte brugerrettede opgaver, for eksempelvil stuemøder indgå i denne kategori. Dette gælder også mø-deaktivitet hos ledere.Høringer fra forvaltningen i institutioner involverer, at ledernebåde kontakter medarbejdere, forældre og forældrebestyrelsen.Tidsforbruget på sådanne høringer opfanges således ikke sam-let af opgavekataloget.Generelt har særligt ledere haft svært ved at placere uformellesamtaler, mailbesvarelse og telefonkontakt, fordi der her ofteberøres forskellige opgaver, uden at de er skarpt afgrænset.Når de deltagende institutioner fordeles på henholdvis små ogstore traditionelt ledede og områdeledede institutioner, er an-tallet i hver gruppe relativt begrænset. Det betyder, at de op-stillede institutioner skal tages som indikationer på forskelleog ligheder i tidsforbruget mellem de forskellige institutions-typer.
65
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Bilag B. OpgavekatalogOpgavetypeDirekte brugerrettetOpgavekategoriAktiviteter med børnOpgaveBeskrivelse af opgaveAlle aktiviteter med børn – bådeomsorgsarbejde og pædagogiskarbejdeAlle typer mundtlig kommunikation iform af planlagte og ikke-planlagtesamtalerPraktiske gøremål, rengø-ring og oprydning i dagtil-budForberedelse og dokumen-tation af aktiviteter medbørnForberedelse og opfølgningi forbindelse med forældre-samtaler og -rådgivningGenerel information tilforældrePraktiske opgaver, som udføres iløbet af dagen, oprydning, rengø-ring, depotopfyldning osv. Udførestypisk sammen med børneneForberedelsestid – til almindeligepædagogiske aktiviteter med børne-neForberedelse og opfølgning i forbin-delse med forældresamtaler og-rådgivningUdarbejdelse, offentliggørelse ogdistribution af information medgenerelt indhold til forældreInvolvering i behandlingen af formel-le klagerSamtaler med ogrådgivning af forældrePraktiske gøremål ogrengøring
Indirekte brugerrettet
Forberedelse af ogopfølgning på børne-og forældrekontakt
Håndtering af formelleklager
Forældrebestyrelsesarbejde Alle aktiviteter i forbindelse medforældrebestyrelsesarbejdePædagogisk-fagligeinitiativerPædagogiske læreplanerUdarbejdelse, planlægning, doku-mentation og evaluering i forbindel-se med pædagogiske læreplanerSprogvurderinger af 3-årige en-keltsprogede børnSprogvurderinger af tosprogedebørn
Arbejde med sprogvurde-ringer af 3-årige en-keltsprogede børnArbejde med sprogvurde-ringer af tosprogede børn
Børnemiljøvurdering
Udarbejdelse, planlægning, doku-mentation og evaluering i forbindel-se med børnemiljøvurderingArbejde med børn med særligebehovKontakt i forbindelse med overgangmellem dagtilbud og fra dagtilbud tilskole/SFO
Børn med særlige behovKontakt i forbindelse medovergang mellem dagtilbudog fra dagtilbud til sko-le/SFO
66
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Opgaver i forbindelse medlokale eller institutionellepædagogisk-faglige politik-ker/projekter
Pædagogisk-faglige politik-ker/fokusområder/projekter, der erfastlagt kommunalt eller institutionelt(eksempelvis sundhed eller kosteller integration eller for tidligt fødtebørn, men også politik om at udar-bejde kontrakt). Opgaver i forbindel-se med virksomhedsplaner på dag-tilbudsniveau, som IKKE vedrørerpædagogiske læreplaner eller bør-nemiljøvurderinger.
Involvering i aktiviteter medbørn, der IKKE går i dagtil-bud, herunder sprogvurde-ringerSamarbejde medeksterne aktørerDeltagelse i eksterne pro-jekter, ansøgninger tiluddannelsespuljerFaglig efteruddannelse
Involvering i aktiviteter med tospro-gede børn, der IKKE går i dagtilbud
Aktiviteter i forbindelse med delta-gelse i eksterne projekter, ansøg-ninger til uddannelsespuljer osv.Uddannelse, der er rettet mod atforbedre eller udvide medarbejder-nes faglige kompetencerTransport i arbejdstiden i forbindelsemed møder, kurser og lignendeHele forløbet omkring vedligeholdog sikring af sikkerhed af legeplads,herunder dialog med tilsynsmyndig-hed og forvaltning omkring lege-pladsforhold og eget tilsyn medlegepladsHele forløbet omkring dialog medrengøringsfirma, fødevaretilsynet ogandre eksterne parter i forbindelsemed forhold omkring rengøring ogvedligehold. Også hele forløbetomkring dialog mellem forvaltning,teknisk forvaltning og dagtilbudomkring rengøring.
Faglig udvikling
TransportInterne opgaverPraktiske gøremål ogrengøring
Transport i arbejdstidenLegepladsvedligehold
Dialog med eksterne oginterne parter omkringrengøring og vedligehold(undtagen opgaver i relationtil legeplads)
Udarbejdelse af økonomi-Involvering i udarbejdelse af øko-ske eller personalemæssige nomiske eller personalemæssigepolitikker på dagtilbudsom- politikker på dagtilbudsområdetrådetRekruttering, afskedigelse,ophør, opstartKoordinering af uddannel-ses- og praktikophold idagtilbuddetPersonaleforholdLedermøder mellem for-valtning og dagtilbud samtforberedelse heraf og op-følgning herpåLedermøder kun medområdeledere og/ellerinstitutionsledere og/ellerdagplejeledere samt forbe-redelse heraf og opfølgningherpåOpgaver i forbindelse med rekrutte-ring, afskedigelse, ophør og opstartKoordinering af praktikophold, job-træning og lignende i dagtilbudFaste møder mellem forvaltning ogdagtilbudsledere, hvor der informe-res om aktiviteter og tiltag, særligeproblemstillinger osv.Møder på tværs af dagtil-bud/områder, hvor forvaltningen ikkedeltager
67
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Personalemøder og stue-møder i dagtilbud (ekskl.MUS-, GRUS-, og LUS-samtaler) samt forberedelseheraf og opfølgning herpåUformel og ad hoc-rådgivning og sparring medandre ledere på individuelbasisMUS-samtaler, GRUS-samtaler, LUS-samtaler ogekstraordinære medarbej-dersamtalerPlanlægning af mødetiderog ferieplanlægningSynliggørelse af ledelse –tilstedeværelse på stuenuden at udfylde normering
Interne faste møder i dagtilbud.Både faste møder kun med delta-gelse af ledelsen, faste møder kunmed deltagelse af medarbejdere ogmøder med deltagelse af bådeledere og medarbejdere.Modtagelse og levering af uformelrådgivning af personale og andreledereMUS-, GRUS- eller LUS-samtalemed overordnet eller chef og eks-traordinære medarbejdersamtaler
Planlægning af mødetider og ferie-planlægningLeders tilstedeværelse på stuenuden at udfylde normeringen. Sigtetmed leders tilstedeværelse er delsat kontrollere og eventuelt opdageudfordringer, dels at inspirere og fåmedarbejderen til at føle sig værdsat(fingeren i jorden).Aktiviteter i forbindelse med koordi-nering af opgaver internt i dagpleje-centerAktiviteter i forbindelse med koordi-nering af opgaver mellem dagpleje-re, herunder koordinering af gæste-pleje. Morgentelefonpasning i dag-plejecenter.Involvering i hele processen omkringsammenlægning af legestuegrupperAktiviteter i forbindelse med ud-valgsmøder i arbejdstiden, somhovedsageligt angår generellemedarbejderforholdEvaluering af leders og sikkerheds-repræsentants APV, aktiviteter, somgennemføres som et resultat af enAPV, eller andre aktiviteter medsigte på at forbedre arbejdspladsenog -miljøet.Uddannelse, der vedrørende gene-relle kompetencer, såsom it-kurserOpgaver i forbindelse med budget-styring og kapacitetsplanlægning
Koordinering af aktiviteter idagplejecenter (dagpleje)Koordinering af aktivitetermellem dagplejere, herun-der gæstepleje (dagpleje)
Omlægning og sammen-lægning af legestuegrupper(dagpleje)Udvalgsmøder og andreaktiviteter vedrørendegenerelle medarbejderfor-holdUdarbejdelse af arbejds-pladsvurdering (APV) ogtiltag til forbedring af ar-bejdsplads
Anden efteruddannelseØkonomi og kapaci-tetsstyring
68
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
PauserØvrig tid, der ikke kanplaceres ovenfor
Frokost, pauser osv.Øvrig tid, som bruges på opgaverindenfor dagtilbudsområdet, mensom på ingen måde kan placeresovenforTid, som bliver brugt på andet endde oplistede opgaver, herunderopgaver, som falder uden for dagtil-budsområdet
Anden øvrig tid,herunder opgaveruden for dagtilbuds-området
69
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Bilag C. Resultater fratidsmålingenPædagogOpgaver/medarbejdergrupper(timer per uge)Ugentligt timetalDirekte brugerrettede opgaverAktiviteter med børnSamtaler med og rådgivning af forældrePraktiske gøremål, rengøring og oprydning idagtilbudIndirekte brugerrettede opgaverForberedelse af og opfølgning på børne- ogforældrekontaktForberedelse og dokumentation af aktivi-teter med børnForberedelse og opfølgning i forbindelsemed forældrekontaktForberedelse og opfølgning i forbindelsemed forældresamtaler og -rådgivningGenerel information til forældreHåndtering af formelle klagerForældrebestyrelsesarbejdePædagogisk-faglige initiativerPædagogiske læreplanerArbejde med sprogvurderinger af 3-årigeenkeltsprogede børnArbejde med sprogvurderinger af tospro-gede børnBørnemiljøvurderingBørn med særlige behovKontakt i forbindelse med overgang mel-lem dagtilbud og fra dagtilbud til sko-le/SFOOpgaver i forbindelse med lokale ellerinstitutionelle pædagogisk-faglige politik-ker/projekterAndre indirekte brugerrettede opgaverFaglig efteruddannelseDeltagelse i undersøgelser og indberet-ning til brugerinformation.dkTransporttid i arbejdstidenInterne opgaverLegepladsvedligeholdDialog med eksterne og interne parter omkringrengøring og vedligehold (undtagen opgaver irelation til legeplads)37,024,218,82,33,17,93,71,80,00,90,80,10,13,51,00,20,10,21,70,2Pædagog-medhjælper(timer per uge)37,028,422,31,64,54,52,10,90,00,60,50,00,12,20,40,00,10,01,70,0Dagplejer(timer per uge)48,030,723,83,33,78,92,91,30,00,41,10,00,04,22,50,20,10,11,10,1
0,20,70,40,10,14,90,20,1
0,00,20,10,10,04,10,20,0
0,01,70,10,31,08,50,60,0
70
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
PersonaleforholdØkonomi, kapacitetsstyring, tilskudsadministra-tionFrokost og pauserØvrig tid, der ikke kan placeres ovenfor
1,50,12,01,1
0,80,12,40,6
2,30,13,02,5
Opgaver/medarbejdergruppe
Institutions-leder(timer per uge)
Souschef(timer per uge)37,020,216,21,22,87,43,11,30,00,80,80,00,22,50,60,20,00,11,00,50,11,81,40,20,29,40,10,15,3
Daglig leder(timer per uge)37,09,16,71,21,17,92,70,40,10,41,10,20,63,51,40,10,10,30,40,21,01,81,00,20,420,00,30,814,6
Ugentligt timetalDirekte brugerrettede opgaverAktiviteter med børnSamtaler med og rådgivning af forældrePraktiske gøremål, rengøring og oprydning idagtilbudIndirekte brugerrettede opgaverForberedelse af og opfølgning på børne- ogforældrekontaktForberedelse og dokumentation af aktivite-ter med børnForberedelse og opfølgning i forbindelsemed forældrekontaktForberedelse og opfølgning i forbindelsemed forældresamtaler og -rådgivningGenerel information til forældreHåndtering af formelle klagerForældrebestyrelsesarbejdePædagogisk-faglige initiativerPædagogiske læreplanerArbejde med sprogvurderinger af 3-årigeenkeltsprogede børnArbejde med sprogvurderinger af tosproge-de børnBørnemiljøvurderingBørn med særlige behovKontakt i forbindelse med overgang mellemdagtilbud og fra dagtilbud til skole/SFOOpgaver i forbindelse med lokale ellerinstitutionelle pædagogisk-faglige politik-ker/projekterAndre indirekte brugerrettede opgaverFaglig efteruddannelseDeltagelse i undersøgelser og indberetningtil brugerinformation.dkTransporttid i arbejdstidenInterne opgaverLegepladsvedligeholdDialog med eksterne og interne parter omkringrengøring og vedligehold (undtagen opgaver irelation til legeplads)Personaleforhold
37,05,53,31,30,911,03,70,50,10,60,70,31,55,01,20,20,10,60,91,01,02,31,00,30,620,50,70,512,7
71
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Udarbejdelse af økonomiske eller persona-lemæssige politikker på dagtilbudsområdetRekruttering, afskedigelse, ophør, opstartKoordinering af uddannelses- og praktikop-hold i dagtilbuddetLedermøder mellem forvaltning og dagtil-bud samt forberedelse heraf og opfølgningherpåLedermøder kun med områdeledereog/eller institutionsledere og/dagplejelederesamt forberedelse heraf og opfølgningherpåPersonalemøder og stuemøder i dagtilbud(ekskl. MUS-, GRUS-, og LUS-samtaler)samt forberedelse heraf og opfølgningherpåUformel og ad hoc-rådgivning og sparringmed andre ledere på individuel basisMUS-samtaler, GRUS-samtaler, LUS-samtaler og ekstraordinære medarbejder-samtalerPlanlægning af mødetider og ferieplanlæg-ningSynliggørelse af ledelse – tilstedeværelsepå stuen uden at udfylde normeringKoordinering af aktiviteter i dagplejecenter(dagpleje)Koordinering af aktiviteter mellem dagpleje-re, herunder gæstepleje (dagpleje)Omlægning og sammenlægning af lege-stuegrupper (dagpleje)Udvalgsmøder og andre aktiviteter vedrø-rende generelle medarbejderforholdUdarbejdelse af arbejdspladsvurdering(APV) og tiltag til forbedring af arbejdspladsAnden efteruddannelseØkonomi, kapacitetsstyring, tilskudsadministra-tionØkonomi og kapacitetsstyringTilskudsadministrationFrokost og pauserØvrig tid, der ikke kan placeres ovenfor
1,01,40,32,2
0,40,60,30,2
0,61,10,20,6
0,6
0,3
3,1
1,6
1,5
2,0
1,00,70,71,10,00,00,00,60,70,62,92,70,21,12,7
0,10,70,90,20,00,00,00,10,10,01,00,90,11,81,1
1,10,92,11,40,10,00,00,40,60,40,80,80,01,32,3
72
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Bilag D. Resultater fraoplevelsesmålingenNedenfor ses oplevelsesmålingen fordelt på medarbejdergrupper. Bog-staverne A-D refererer til kategoriseringen til venstre:PædagogerOpgave/oplevelseForberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnForberedelse og opfølgning i forbindelse med forældre-samtaler og -rådgivningGenerel information til forældreHåndtering af formelle klagerForældrebestyrelsesarbejdePædagogiske læreplanerArbejde med sprogvurderinger af 3-årige enkeltsprogedebørnArbejde med sprogvurderinger af tosprogede børnBørnemiljøvurderingBørn med særlige behovKontakt i forbindelse med overgang mellem dagtilbud ogfra dagtilbud til skole/SFOOpgaver i forbindelse med lokale eller institutionellepædagogisk-faglige politikker/projekterInvolvering i aktiviteter med børn, der IKKE går i dagtil-bud, herunder sprogvurderingerDeltagelse i eksterne projekter, ansøgninger til uddan-nelsespuljerFaglig efteruddannelseDeltagelse i undersøgelser og indberetning til brugerin-formation.dkTransporttid i arbejdstidenA71 %85 %B7%2%C4%0%D19 %13 %A:Vigtig opgave, men ikkepotentiale for forenkling. Væropmærksom på, at opgavenfortsat kan løses nemt oghurtigt.B:Mindre vigtig opgave, menikke potentiale for forenkling.Ikke i fokus for forenkling, menovervej eventuelt om opgavenhelt kan fjernes.C:Mindre vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Overvej om opgaven kanforenkles eller fjernes.D:Vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Igangsæt forenklingsinitiativer!
Stigende potentiale for forenkling
80 %57 %56 %55 %52 %
3%15 %15 %9%11 %
1%6%15 %23 %26 %
16 %21 %15 %13 %10 %
72 %47 %74 %62 %
6%21 %2%16 %
9%26 %24 %6%
14 %6%0%16 %
32 %
27 %
32 %
8%
15 %
42 %
39 %
4%
28 %81 %13 %17 %
32 %1%39 %58 %
32 %3%45 %20 %
8%15 %4%5%
73
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
A:Vigtig opgave, men ikkepotentiale for forenkling. Væropmærksom på, at opgavenfortsat kan løses nemt oghurtigt.B:Mindre vigtig opgave, menikke potentiale for forenkling.Ikke i fokus for forenkling, menovervej eventuelt om opgavenhelt kan fjernes.C:Mindre vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Overvej om opgaven kanforenkles eller fjernes.D:Vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Igangsæt forenklingsinitiativer!
PædagogmedhjælpereOpgave/oplevelseForberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnForberedelse og opfølgning i forbindelse med forældre-samtaler og -rådgivningGenerel information til forældreHåndtering af formelle klagerForældrebestyrelsesarbejdePædagogiske læreplanerArbejde med sprogvurderinger af 3-årige enkeltsprogedebørnArbejde med sprogvurderinger af tosprogede børnBørnemiljøvurderingBørn med særlige behovKontakt i forbindelse med overgang mellem dagtilbud ogfra dagtilbud til skole/SFOOpgaver i forbindelse med lokale eller institutionellepædagogisk-faglige politikker/projekterInvolvering i aktiviteter med børn, der IKKE går i dagtil-bud, herunder sprogvurderingerDeltagelse i eksterne projekter, ansøgninger til uddan-nelsespuljerFaglig efteruddannelseDeltagelse i undersøgelser og indberetning til brugerin-formation.dkTransporttid i arbejdstiden4%14 %44 %64 %48 %9%15 %61 %42 %11 %31 %4%30 %44 %26 %36 %40 %12 %0%56 %15 %11 %46 %19 %8%76 %0%3%A64 %B14 %C6%D17 %21 %
Stigende potentiale for forenkling
89 %62 %61 %45 %
0%12 %13 %19 %
0%0%16 %23 %
11 %27 %10 %13 %27 %
61 %54 %85 %
9%11 %3%
0%8%12 %
30 %27 %0%19 %
12 %
12 %25 %4%14 %
74
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
DagplejerOpgave/oplevelseForberedelse og dokumentation af aktiviteter med børnForberedelse og opfølgning i forbindelse med forældre-samtaler og -rådgivningGenerel information til forældreHåndtering af formelle klagerForældrebestyrelsesarbejdePædagogiske læreplanerArbejde med sprogvurderinger af 3-årige enkeltsprogedebørnArbejde med sprogvurderinger af tosprogede børnBørnemiljøvurderingBørn med særlige behovKontakt i forbindelse med overgang mellem dagtilbud ogfra dagtilbud til skole/SFOOpgaver i forbindelse med lokale eller institutionellepædagogisk-faglige politikker/projekterDeltagelse i eksterne projekter, ansøgninger til uddan-nelsespuljerFaglig efteruddannelseDeltagelse i undersøgelser og indberetning til brugerin-formation.dkTransporttid i arbejdstiden14 %33 %48 %63 %38 %0%22 %56 %50 %3%0%0%15 %46 %39 %11 %41 %0%4%52 %17 %9%56 %22 %6%73 %0%3%A51 %B24 %C7%D18 %23 %
82 %67 %32 %30 %
2%4%26 %21 %
0%4%16 %36 %
16 %25 %26 %14 %17 %
56 %53 %63 %
28 %32 %3%
0%11 %34 %
17 %5%0%22 %
0%
75
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Bilag E. Regulering, op-gaver og tidsanvendelseE.1 Opgaver, regulering og tidsforbrugKortlægningen i denne undersøgelse viser, at de indirekte brugerrette-de opgaver på dagtilbudsområdet er reguleret af følgende kilder:Reguleringskilder på dagtilbudsområdetDagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007) §§ 3-6Dagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007) §§ 8-10Dagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007) § 11Dagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007) §§ 12-13Dagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007) §§ 14-16Dagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007) § 18Dagtilbudsloven (LOV nr. 501 af 06/06/2007) § 97Dagtilbudsvejledningen (VEJ nr. 26 af 26/05/2008) afsnit 15Dagtilbudsvejledningen (VEJ nr. 26 af 26/05/2008) afsnit 37Folkeskoleloven (LBK nr. 1049 af 28/08/2007) § 4Lov om fremme af frit valg for borgerne (LOV nr. 25328/03/2006) § 3Serviceloven (LBK nr. 1117 af 26/09/2007) § 19Serviceloven (LBK nr. 1117 af 26/09/2007) § 50
Nedenfor er en oversigt over alle indirekte opgaver på området samtden regulering, hvori opgaven har sit udspring. Opgaverne er kategori-seret som henholdsvis statsligt reguleret, lokalt reguleret eller ingenregulering. For alle statslige opgaver er angivet, hvor stor en andel aftidsforbruget der henføres til statslig regulering. Den øvrige del aftidsforbruget henføres til statslig regulering med lokal frihed baseretpå beregninger af spredningen i tidsforbruget på tværs af kommuner.Metoden til opgørelse og fordeling af tidsforbruget er beskrevet neden-for i bilagsafsnit E.2.
76
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Opgave
Regulering
Regulerings-type
Andel af tids-Andel af tids-forbruget derforbrug i ty-henføres tilpisk instituti-statslig regule-on i procentring3,6 %
Forberedelse og dokumen-tation af aktiviteter medbørnForberedelse og opfølg-ning i forbindelse medforældresamtaler og-rådgivningGenerel information tilforældreHåndtering af formelleklagerDagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) § 97Dagtilbudsvejledningen(VEJ nr. 26 af26/05/2008) afsnit 37
Ingen regulering
-
Ingen regulering
2,0 %
-
Ingen regulering
2,0 %
-
Statslig
0,2 %
59 %
DagtilbudslovenForældrebestyrelsesarbejde (LOV nr. 501 af06/06/2007) §§ 14-16Pædagogiske læreplanerArbejde med sprogvurde-ringer af 3-årige en-keltsprogede børnArbejde med sprogvurde-ringer af tosprogede børnDagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) §§ 8-10Dagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) § 11Folkeskoleloven(LBK nr. 1049 af28/08/2007) § 4aDagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) §§ 12-13Dagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) §§ 8-10Dagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) §§ 3-6Serviceloven (LBK nr.1117 af 26/09/2007)§ 19Dagtilbudsvejledningen(VEJ nr. 26 af26/05/2008) afsnit 15
Statslig
0,5 %
57 %
Statslig
2,1 %
84 %
Statslig
0,3 %
59 %
Statslig
0,2 %
63 %
Børnemiljøvurdering
Statslig
0,5 %
76 %
Børn med særlige behov
Statslig
4,2 %
68 %
Kontakt i forbindelse medovergang mellem dagtil-bud og fra dagtilbud tilskole/SFOOpgaver i forbindelse medlokale eller institutionellepædagogisk-faglige poli-tikker/projekter
Statslig
0,4 %
68 %
Institutionsplan (pæ-dagogisk udviklings-plan, kontrakt, virk-somhedsplan m.v.)
Lokal
0,5 %
-
77
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Involvering i aktivitetermed børn, der IKKE går idagtilbud, herunder sprog-vurderingerDeltagelse i eksterne pro-jekter, ansøgninger tiluddannelsespuljerFaglig efteruddannelseDeltagelse i undersøgelserog indberetning til bruger-information.dk
Folkeskoleloven(LBK nr. 1049 af28/08/2007) § 4a
Statslig
0,0 %
-
Ingen regulering
0,1 %
--
Ingen reguleringDagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) § 18Dagtilbudsloven(LOV nr. 501 af06/06/2007) § 3-6Lov om fremme af fritvalg for borgerne(LOV nr. 25328/03/2006) § 3
0,9 %
Statslig
0,3 %
55 %
Tilsyn med legestuer ogdagplejereTransporttid i arbejdstiden
Statslig
0,0 %
--
Ingen regulering
0,3 %
E.2 Metode til opgørelse af tidsforbrug fordelt på regu-leringstyperDer er ikke umiddelbart en entydig kobling mellem statslig reguleringaf en opgave og tidsforbruget på denne opgave. Tidsforbruget er såle-des i et vist omfang også afhængig af for eksempel lokal implemente-ring af reguleringen, lokal prioritering eller forskellige strukturellevilkår. Det kan således ikke umiddelbart konkluderes, at al tidsforbrugpå en opgave, der er statsligt reguleret, kan henføres til den statsligeregulering af opgaven.På den baggrund fordeles tidsforbruget på statsligt regulerede opgaverpå to kategorier af regulering/tidsforbrug:Statsligt reguleretStatsligt reguleret med lokal frihed
Den første kategori (statsligt reguleret) er udtryk for det tidsforbrug påen opgave, som det vurderes, der skal til for at opfylde kravene i denstatslige regulering.Princippet for fordeling mellem de to kategorier er, at tidsforbruget imedian-kommunen på en opgave betragtes som den tid, der skal til forat opfylde den statslige regulerings krav til udførelsen af denne opga-ve.
78
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
Med dette princip betragtes det tidsforbrug, som ligger under tidsfor-bruget i mediankommunen, som direkte henførbart til statslig regule-ring og defineres somstatsligt reguleret.Det tidsforbrug, som liggerover tidsforbruget i mediankommunen, defineres somstatsligt regule-ret med lokal frihed,da tiden bruges på en statsligt reguleret opgave,men antages at udspringe af lokal implementering/prioritering.Denne definition kan illustreres som i figuren nedenfor:
Opgave X
Statsligt reguleretmed lokal frihedMedian
Statsligt reguleret
1
2
3
4
5
6
7
Konkret kobling mellem statslig regulering og tidsforbrugTidsforbruget på alle opgaver, som er omfattet af statslig regulering,fordeles altså for den enkelte opgave på to kategorier:Statsligt reguleretStatsligt reguleret med lokal frihed.
Tiden fordeles i et variabelt forhold på de to kategorier (ud fra median-kommunen i målingen).Tidsforbruget på de øvrige opgaver, som ikke er statsligt regulerede,fordeles på én af følgende tre kategorier:Lokalt reguleretOverenskomstreguleretIkke reguleret.
Opgaver, som er både statsligt og lokalt regulerede, bliver altså alenefordelt i de to første kategorier (”statsligt reguleret” og ”statsligt regu-leret med lokal frihed”), da den statslige regulering har forrang for den
79
Kortlægning og måling af administrative opgaver på dagtilbudsområdet
lokale regulering og dermed i første række må betragtes som bestem-mende for, om opgaven udføres. Såfremt den lokale regulering (ellerimplementering) påvirker tidsforbruget, vil dette afspejle sig i forde-lingen mellem de to nævnte kategorier.Fordeling mellem de statslige kategorierTidsforbruget på alle opgaver, som er omfattet af statslig regulering, eraltså for den enkelte opgave fordelt på to kategorier:Statsligt reguleretStatsligt reguleret med lokal frihedTiden er fordelt i et variabelt forhold på de to kategorier (ud fra medi-an-kommunen i målingen). Det variable forhold er baseret på spred-ningen mellem kommunerne for den største medarbejdergruppe påområdet (pædagoger).Tidsforbruget på de øvrige opgaver, som ikke er statsligt regulerede, erfordelt på én af følgende tre kategorier:Lokalt reguleretOverenskomstreguleretIkke reguleretOpgaver, som er både statsligt og lokalt regulerede, er altså alene for-delt i de to første kategorier (’statsligt reguleret’ og ’statsligt reguleretmed lokal frihed’), da den statslige regulering har forrang for den loka-le regulering, og dermed i første række må betragtes som bestemmen-de for, om opgaven udføres. Såfremt den lokale regulering (eller im-plementering) påvirker tidsforbruget, afspejler dette sig i fordelingenmellem de to nævnte kategorier.Beregningen af tidsforbrug på de enkelte reguleringskilder er gennem-ført for en typisk institution. Beregningen af tidsforbruget og fordelin-gen på reguleringskilder for en typisk institution bygger på fordelingaf tidsforbruget for de enkelte medarbejdergrupper og den relativefordeling af medarbejdergrupper i en typisk institution.
80
