Socialudvalget 2008-09
SOU Alm.del Bilag 340
Offentligt
Kortlægning og måling afadministrative opgaveri plejeboliger m.v..Finansministeriet, Velfærdsministeriet og KL
April 2009
Copyright � Deloitte Business Consulting A/S. All rights reserved.Rapportens anvendelseDenne rapport er alene udarbejdet til Deloittes opdragsgiver ud fra det givne opdrag.Deloitte påtager sig intet ansvar for andres anvendelse af rapporten.Hel eller delvis kopiering af rapporten må i hvert enkelt tilfælde kun foregå med følgendetydelige kildeangivelse ”Finansministeriet, Kortlægning og måling af administrative opga-ver i plejeboliger m.v., Deloitte, april 2009”.KontaktSpørgsmål til denne rapports indhold kan stiles til:Morten Ry, partner, telefon 36 10 26 56Mette Lindgaard, partner, telefon 36 10 26 53Andreas Nikolajsen, manager, telefon 36 10 25 81.Om Deloitte Business Consulting – Fra idé til virkelighedDeloitte Business Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernesorganisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kunder-nes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige sektor til bunds og kombinerervores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i et poli-tisk miljø. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie tilimplementering.Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte afydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Business Consulting med Deloitteskompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unikmulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver.Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu med 165.000 medar-bejdere på verdensplan. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande.Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs aflandegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Deter forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabenderådgiver.Deloitte Business Consulting A/STelefon 36 10 20 30Fax 36 10 20 40E-mail: [email protected]www.deloitte.dkBesøgsadresseWeidekampsgade 62300 København S
PostadresseDeloitte Business Consulting A/SPostboks 16000900 København C
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Indholdsfortegnelse1.2.3.4.5.6.7.8.9.Indledning ..................................................... 4Resumé ......................................................... 9Medarbejdernes typiske hverdag ................ 14Fokusområder ............................................. 21Kortlægning af området.............................. 27Tidsmåling .................................................. 31Oplevelse af arbejdsopgaver ...................... 43Regulering, opgaver og tidsanvendelse...... 48Visitatorer ................................................... 55
Bilag A. Om undersøgelsen ............................. 62Bilag B. Opgavekatalog .................................. 68Bilag C. Resultater af tidsmålingen ................ 80Bilag D. Resultater af oplevelsesmålingen ..... 87Bilag E. Opgaver, regulering og tidsforbrug .. 95
3
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
1. IndledningDeloitte har for Velfærdsministeriet, KL og Finansministeriet gennem-ført en kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboligerm.v.1Resultaterne af denne kortlægning og måling præsenteres i den-ne rapport.Kortlægningen og målingen i plejeboliger er baseret på AKVA-metoden til kortlægning og måling af administrative opgaver (afdæk-ning ogkvantificeringafadministrativeopgaver). Undersøgelsen erindgået som pilotprojekt sammen med projekter vedrørende dagtil-budsområdet, Ungdommens Uddannelsesvejledning og jobcentrenesarbejde med integrationskontrakter i udviklingen af metoden. Se mereherom på www.fm.dk/afbureaukratisering.
1.1 Baggrund og formålKortlægningen og målingen af administrative opgaver i plejeboliger eriværksat som en del af regeringens afbureaukratiseringsprogram på detkommunale område, der gennemføres i samarbejde med KL.Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om:Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser.Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrativeopgaver.Hvilke administrative opgaver der udspringer af henholdsvisstatslig og lokal regulering.Hvilke opgaver medarbejderne mener har et forenklingspoten-tiale.
Projektet skal skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdet med atidentificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratiserings-tiltag.Projektet er gennemført i tre faser:
1
”Plejeboliger mv.” er defineret som 1) boligenheder, som i daglig tale oftestbetegnes ”plejeboligcentre”, dvs. ældreboliger efter almenboligloven, hvortilder er knyttet omsorgs- og servicefunktioner med tilhørende personale, og 2)plejehjem/beskyttede boliger efter servicelovens § 192, som er en boligformunder udfasning (jf. at kommunerne ikke længere kan opføre plejehjem/beskyttede boliger efter serviceloven). Desuden anvendes begrebet ”pleje-boligbebyggelser” om samme definition.
4
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
1.Kortlægningaf medarbejdernes arbejdsopgaver og områdetsorganisering samt kobling mellem opgaverne og statslig oglokal regulering.2.Målingaf tidsforbruget på de enkelte arbejdsopgaver og med-arbejdernes oplevelse af opgaverne.3.Analyseaf resultaterne med udgangspunkt i identifikation afmuligheder for afbureaukratisering og regelforenkling.Deloitte har gennemført alle dele af projektet. Velfærdsministeriet, KLog Finansministeriet har løbende fulgt projektet gennem en faglig ar-bejdsgruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægnin-gen, dels har drøftet og valideret resultaterne af målingen og analysenheraf.
1.2 Forståelse af administrative opgaverKortlægningen og målingen af administrative opgaver omfatter for-skellige typiske medarbejderes samlede opgaveportefølje, som indde-les i tre overordnede opgavetyper:DirektebrugerrettedeopgaverIndirektebrugerrettedeopgaver
Interneopgaver
Direkte brugerrettede opgaver.De direkte brugerrettede op-gaver omfatter selve leveringen af ydelsen til brugerne. I ple-jeboliger omfatter dette for eksempel personlig pleje, praktiskhjælp og socialt samvær med beboerne samt direkte kontakt tilde pårørende.Indirekte brugerrettede opgaver.De indirekte brugerrettedeopgaver omfatter opgaver, der ikke er direkte brugerrettedeopgaver og heller ikke indebærer en traditionel backoffice-funktion. Opgaverne knytter sig således til udførelsen af de di-rekte brugerrettede opgaver (for eksempel forberedelsestid el-ler dokumentation af ydelsen) eller relaterer sig til forbedringeller forandring af ydelsen (for eksempel fagspecifik uddan-nelse). I plejeboliger omfatter de indirekte brugerrettede opga-ver for eksempel journalføring, medicinhåndtering og kontakttil sundhedsvæsenet om beboerne.Interne opgaver.Interne opgaver omfatter opgaver, der ikkehar direkte eller indirekte relation til borgeren, og som er rela-teret til at drive en organisation uanset ydelsesområde (for ek-sempel personaleforhold og pauser). I plejeboliger omfatter deinterne opgaver for eksempel personalemøder, planlægning ogpauser.
De to sidstnævnte kategorier kan generelt betegnes somadministrativeopgaver.I denne undersøgelse er fokus særligt rettet mod deindirekte
5
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
brugerrettede opgaver,der vurderes at være afgørende for leveringenaf de direkte brugerrettede opgaver, men hvis konkrete indhold ogomfang typisk kan være bestemt af statslig eller kommunal regulering,og hvor der vurderes at kunne være grundlag for en afbureaukratise-ringsindsats.
Følgende kommuner hardeltaget i undersøgelsen:Københavns KommuneSolrød KommuneFrederikshavn KommuneSlagelse KommuneVordingborg KommuneThisted KommuneFavrskov KommuneSvendborg KommuneKolding Kommune
1.3 Undersøgelsens omfangI alt har 9 kommuner og 23 plejeboligbebyggelser (plejehjem) deltageti undersøgelsen.De deltagende kommuner og plejeboligbebyggelser er udvalgt ud fraen række kriterier for så vidt muligt at sikre en repræsentativ deltagel-se. Kommunerne er udvalgt, så de repræsenterer forskellig kommune-størrelse og geografisk placering. Ligeledes repræsenterer de delta-gende plejeboligbebyggelser forskellig størrelse. De deltagende pleje-boligbebyggelser er uden specialafsnit til for eksempel demente.Undersøgelsen har omfattet medarbejdergrupper med direkte tilknyt-ning til plejen i plejeboligbebyggelserne:CenterledereAfdelingsledere og gruppeledereSygeplejerskerSocial- og sundhedsassistenter (SSA’er)Social- og sundhedshjælpere (SSH’er).
Øvrige medarbejdertyper, der varetager for eksempel driftsorienteredeopgaver i plejeboligbebyggelser (eksempelvis rengørings- og køkken-personale samt HK-medarbejdere), er ikke omfattet af målingen.Derudover er der gennemført en mindre, særskilt kortlægning og må-ling af visitatorer, der er ansat i den kommunale forvaltning, og sombeskæftiger sig med opgaver relateret til plejeboliger, eksempelvisvisitation til disse eller revisitation af beboere i plejeboliger. Resulta-terne for visitatorer er behandlet i kapitel 9.Sygeplejersker, SSA’er og SSH’er (frontmedarbejderne) udgør langtde største medarbejdergrupper og har derfor været undersøgelsensprimære fokus.Kortlægningen af medarbejdernes arbejdsopgaver er foretaget primærtgennem interview og workshopper med udvalgte ledere og medarbej-dere. Den efterfølgende måling er foregået ved, at medarbejderne harangivet deres tidsanvendelse i et spørgeskema, hvori de opgaver, der
6
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
var identificeret i forbindelse med kortlægningen, var oplistet. Delta-gerne har angivet deres daglige tidsanvendelse gennem to uger (løben-de måling). Derudover har lederne samt visitatorerne angivet derestidsanvendelse gennem det seneste år i perioden august 2007 til juli2008 (retrospektiv måling). Endvidere har deltagerne angivet deresoplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver.Præsentationen af ledernes tidsanvendelse i rapporten tager udgangs-punkt i en retrospektiv måling. Præsentationen af frontmedarbejdernesog visitatorernes tidsanvendelse tager udgangspunkt i en løbende må-ling. Resultaterne er, hvor ikke andet er angivet, præsenteret som gen-nemsnitligt antal timer per uge. Der er i denne forbindelse taget ud-gangspunkt i et ugentligt timetal på 37 timer2.I alt har 684 ledere og medarbejdere fået tilsendt spørgeskemaet. Herafhar 448 besvaret målingen, jf. nedenstående tabel 1.Tabel 1. Respondenter i forskellige medarbejdergrupperMedarbejdergruppeAntal i popu-lationen20223412243947Antalbesvarelser1410269727229Svarprocent
CenterledereAfdelings- og gruppeledereSygeplejerskerSSA’erSSH’erVisitatorer
70,045,576,579,562,061,7
Der blev under målingen og efterfølgende gennemført en række vali-deringsaktiviteter. Undervejs blev der gennemført en række observati-onsbesøg. De efterfølgende valideringsaktiviteter omfattede interviewog fokusgruppeworkshopper. De deltagende kommuner har endvideremodtaget deres egne resultater med mulighed for kommentering.Det er samlet set Deloittes opfattelse, at undersøgelsen giver et validtgrundlag for at vurdere den anvendte tid i plejeboliger m.v.
1.4 Rapportens indhold og strukturRapporten er opdelt i tre overordnede dele: centraleresultater, kort-lægning og målingsamtbilag.2
To tredjedele af de ansatte på området er deltidsansatte. Deltidsansattesbesvarelser i undersøgelsen er opregnet til et tidsforbrug, der svarer til enfuldtidsansat.
7
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Centrale resultaterKapitlerne 2-4 omfatter en gennemgang af målingens centrale resulta-ter og fokusområder.I kapitel 2 gives et resumé af kortlægningen og målingens centraleresultater.Kapitel 3 introducerer begrebetpersonasog anvender det til at afbildeen typisk arbejdsuge for centrale medarbejdertyper.I kapitel 4 belyses de opgaver, der på baggrund af den gennemførtetids- og oplevelsesmåling enten har et vist forenklingspotentiale ellersom udgør en væsentlig del af den samlede opgaveportefølje.Kortlægning og målingKapitlerne 5-8 omfatter en mere dybtgående gennemgang af kortlæg-ningen og målingens resultater.I kapitel 5 gennemgås området med udgangspunkt i den indledendekortlægning af medarbejdergrupper og organisering.Kapitel 6 afrapporterer resultaterne af tidsmålingen fordelt på de for-skellige medarbejdergrupper og på forskellige opgavetyper. Desudenundersøges tendenserne i spredningen af tidsforbruget på udvalgteopgaver på tværs af plejeboligbebyggelser.I kapitel 7 analyseres resultaterne af undersøgelsens oplevelsesmåling.Kapitel 8 fokuserer på koblingen mellem tidsmålingen og den regule-ring, som de enkelte opgaver kan henføres til.Kapitel 9 præsenterer resultaterne for visitatorer.BilagI bilag A præsenteres de nærmere detaljer om undersøgelsens indhold,omfang og gennemførelse.Bilag B indeholder en oversigt over de kortlagte og målte opgaver påområdet.Bilag C indeholder de samlede resultater af tidsmålingen.Bilag D omfatter resultaterne af målingen af medarbejdernes oplevelseaf opgavernes vigtighed og forenklingspotentiale.Bilag E indeholder en oversigt over reguleringen på området og sam-menhængen mellem opgaver, regulering og tidsanvendelse.
8
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
2. ResuméI det følgende gives et resumé af de væsentligste resultater af kortlæg-ningen og målingen for frontmedarbejdere og ledere, og dernæst giveset overblik over de fokusområder, som analysen peger på er interes-sante i et afbureaukratiseringsperspektiv.
2.1 Centrale opgaver og tidsforbrugFrontmedarbejdereFigur 2.1 viser det gennemsnitlige tidsforbrug på de tre opgavetyperfor de udførende medarbejdergrupper, sygeplejersker, social- og sund-hedsassistenter og social- og sundhedshjælpere.Figur 2.1: Overordnet fordeling af tidsforbrug for frontmedarbejdere.Sygeplejerske6,0 timer16%13,3 timer36%
SSA5,8 timer16%
SSH4,6 timer12%
10,5 timer28%
20,7 timer56%
6,2 timer17%26,1 timer71%
17,7 timer48%
Tidsforbruget hos det udførende personale fordeler sig forskelligt påtværs af de tre medarbejdergrupper.For SSH’erne optager den direkte kontakt med beboerne eller pårøren-de mest tid i hverdagen. SSH’erne bruger således 71 procent af ar-bejdstiden eller cirka 26 ud af 37 timer ugentligt på direkte brugerret-tede opgaver. SSA’erne bruger 56 procent (cirka 21 timer ugentligt) afderes arbejdstid på direkte brugerrettede opgaver, mens sygeplejer-skerne bruger 36 procent (cirka 13 timer).Sygeplejerskerne har det største tidsforbrug blandt det udførende per-sonale på indirekte brugerrettede opgaver (48 procent af den samledetid). De indirekte brugerrettede opgaver omfatter især:JournalføringHåndtering og dosering af medicinKontakt til sundhedsvæsenet og andre om beboerne
9
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Løbende faglig sparring og samarbejde med kolleger.
Tidsforbruget på interne opgaver er omtrent lige stort på tværs af detre medarbejdergrupper (mellem 4,6 og 6,0 timer per uge). Det gælderfor alle grupper, at mere end halvdelen af tidsforbruget på de interneopgaver udgøres af efteruddannelsesaktiviteter samt frokost og andrepauser. Den øvrige interne tid bruges på personaleforhold og praktiskegøremål.LedereFigur 2.2 viser tidsforbruget på lederniveau. Resultaterne for afde-lingsledere og gruppeledere præsenteres samlet, da der fra sted til stedkan være et vist opgavesammenfald mellem disse grupper.Figur 2.2: Overordnet fordeling af tidsforbrug for ledere.
Centerledere6,4timer17%18,5timer50%12,1timer33%
Afdelingsledere/gruppeledere13,1timer35%12,2timer33%11,7timer32%
Eksempel på opgave for encenterleder:Ledermøder med forvaltningog ledermøder kun mellemcenterledere/forstandereJævnligemødermellemforvaltningen og forstande-re/centerledere, hvor aktivite-ter og tiltag, særlige problem-stillinger m.v. koordineres ogdrøftes. Møderne er en del afden samlede lederopgave ogkontaktforum mellem delsledere og forvaltning, delsmellem lederne i en kommuneindbyrdes.
Centerledere bruger halvdelen af deres tid på interne opgaver. Herafbruges omkring 12 timer ugentligt på personaleforhold, planlægningog møder med personale eller forvaltning.En tredjedel af lederens tid bruges på indirekte brugerrettede opgaver.Dette omfatter særligt samarbejde med forvaltningen og andre samtprojektarbejde (ca. 2,5 timer ugentligt) og faglig sparring med kolleger(ca. 2 timer ugentligt).Ledernes opgaver er karakteriseret ved, at de primært omfatter ledel-sesmæssige og administrative opgaver. Valideringens resultater under-støtter dette, idet de interviewede ledere eksempelvis oplyser, at dekun sjældent deltager i deciderede driftsopgaver.Afdelingsledernes og gruppeledernes tidsforbrug fordeler sig ligeligtmellem de tre opgavetyper. I deres egenskab af mellemledere vareta-ger gruppen både administrative opgaver og plejeopgaver. Det indirek-te tidsforbrug domineres af medicinhåndtering og journalføring, der
10
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
tilsammen udgør over halvdelen af tidsforbruget i denne kategori,omkring 7 timer ugentligt.De interne opgaver omfatter hos mellemlederne primært personalefor-hold og møder, der tilsammen udgør omkring 6 timer ugentligt. Der-udover optager opgaven planlægning og koordinering (vagtplanlæg-ning) omkring 3,5 timer om ugen, da mellemlederne typisk er ansvar-lige for vagtplanen.
2.2 FokusområderDer er i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen og analysenaf resultaterne identificeret en række fokusområder.Et fokusområde dækker en eller flere opgaver, som deltagerne opleverhar et forbedringspotentiale, som fylder relativt meget i medarbejder-nes opgaveportefølje, eller som ellers er relevante i en overordnet af-bureaukratiseringskontekst. I denne undersøgelse er der alene fokus påde indirekte brugerrettede opgaver.På området kan følgende centrale opgaver udpeges som fokusområder.Fokusområderne er uddybet i kapitel 4.Løbende dokumentation i journalenLøbende dokumentation i journalen er en opgave, der løses af allemedarbejdergrupper.Sygeplejersker bruger 2,5 timer ugentligt på løbende dokumentation ijournalen, mens SSA’er bruger 1,7 timer ugentligt.Alle medarbejdergrupper oplever løbende dokumentation i journalensom vigtig for at levere en høj kvalitet i plejen. Dog mener mellem 30og 40 procent af respondenterne inden for hver medarbejdergruppe, atopgaven kan tilrettelægges bedre, end det er tilfældet i dag. Konkrettyder valideringsaktiviteterne på, at nogle medarbejdere oplever, atopgaven optager tid, som kunne have været tilbragt sammen med be-boerne.Opgaven er reguleret af bekendtgørelse om patientjournaler.PlejeplanerKommunens pligt til at udarbejde plejeplaner gælder i forhold til be-boere i plejehjem, i plejeboligbebyggelser og i tilsvarende boligenhe-der. Plejeplanen skal ses som en udbygning af de skemaer, der udar-bejdes i forbindelse med en afgørelse om personlig og praktisk hjælp,således at der for beboere i plejehjem og lignende boliger udarbejdes
11
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
individuelle plejeplaner for den samlede indsats. Formålet med pleje-planer er at skabe et redskab, der kan medvirke til at sikre og synliggø-re en individuel tilrettelæggelse af hjælpen for de svage ældre. I prak-sis vil oplysningerne om den samlede indsats ud over de tilkendteydelser for eksempel kunne indeholde en plan for dagens aktiviteter,spisetider, måltidets sammensætning, rutiner ved sengetid m.v.Det er primært afdelingsledere/gruppeledere og sygeplejersker, dervaretager opgaven. Ugentligt bruger de henholdsvis 1,3 og 1,2 timerpå plejeplaner.Opgaven opleves som vigtig, men omkring halvdelen af alle respon-denter mener, at opgaven kan gøres nemmere og hurtigere.Opgaven følger af et statsligt krav i servicelovens § 89, stk. 3.Kontakt til sundhedsfaglige samarbejdspartnereKontakt til sundhedsfaglige samarbejdspartnere omfatter blandt andet:Kommunikation med beboernes praktiserende læger i forbin-delse med medicin eller besøg.Kontakt til sygehuse og andre sundhedsfaglige institutioner,for eksempel omkring rehabilitering m.v.Kontakt til fysioterapeuter eller ergoterapeuter vedrørende vi-sitation til ydelser eller hjælpemidler til borgerne samt bestil-ling af genoptræning eller hjælpemidler.Kontakt på vegne af beboerne til personer eller instanser udenfor hjemmet.
Opgaven optager en relativt stor del af den indirekte tid for noglemedarbejdergrupper. Sygeplejersker bruger således 2,2 timer ugentligtpå opgaven, mens SSA’er bruger cirka 1 time om ugen.Opgaven understøtter den konkrete plejeopgave og opleves således afalle grupperne som værende vigtig for at sikre en høj kvalitet i plejen.Dog mener mellem 25 og 35 procent af de udførende personalegrup-per, at opgaven kan tilrettelægges bedre, end det er tilfældet i dag.Det er et statsligt krav, at der skal være et samarbejde mellem plejebo-ligbebyggelsen og sundhedsvæsenet. Reguleringen af samarbejdetfølger af en række bekendtgørelser fra Sundhedsministeriet.Undersøgelsen har videre vist en betydelig spredning i tidsforbruget påopgaven, hvilket indikerer lokale forskelle i omfanget og tilrettelæg-gelsen af samarbejdet, fx hvordan kontakten praktisk foregår. Nogle
12
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
medarbejdere har således peget på, at kontakten medfører telefoniskventetid, mens enkelte af de besøgte plejeboligbebyggelser har en fastaftale med en læge én gang ugentligt. Forskellene kan også hængesammen med forskelle på, hvor svage beboerne på stedet er, og ud-sving i behovet for kontakt til læger.Håndtering og dosering af medicinHåndtering og dosering af medicin omfatter den generelle håndteringaf den medicin, der udleveres til beboerne i plejeboligerne. Opgavenomfatter eksempelvis sortering, optælling og fordeling af piller, kon-trol af receptpligtig medicin udleveret fra apoteket m.v.Opgaven varetages primært af sygeplejersker og SSA’er, der har an-svaret for håndteringen af medicinen til beboerne. Sygeplejersker ogSSA’er bruger henholdsvis 3,4 og 1,9 timer ugentligt på håndtering ogdosering af medicin.Alle medarbejdergrupper vurderer opgaven som vigtig og med storbetydning for den leverede pleje. Dog mener 35 procent af sygeplejer-sker og omkring 24 procent af SSA’erne, at opgaven har forenklings-potentiale i forhold til den nuværende tilrettelæggelse.
13
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
3. Medarbejdernes typi-ske hverdagMed udgangspunkt i den gennemførte kortlægning (feltbesøg og inter-view) og tidsmåling samt deltagernes vurdering af opgavernes vigtig-hed og forbedringspotentiale kan resultaterne samles til beskrivelse afen typisk hverdag hos de forskellige medarbejdergrupper i plejebolig-bebyggelser. Beskrivelsen tager udgangspunkt i begrebet personas.Begrebet anvendes til at definere en fiktiv, men typisk medarbejder ihver medarbejdergruppe baseret på de indsamlede data. Beskrivelsernenedenfor skal derfor opfattes som en præsentation af data, der er ind-samlet fra flere forskellige kilder. Lokalt vil der være variationer i denkonkrete tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne.Nedenfor er beskrevet, hvordan en typisk arbejdsdag eller arbejdsugekan være sammensat for en centerleder i en plejeboligbebyggelse, ensygeplejerske, en social- og sundhedsassistent og en social- og sund-hedshjælper.Et detaljeret indblik i medarbejdernes opgaveportefølje fremgår af detudarbejdede opgavekatalog, der er præsenteret i bilag B.
3.1 CenterlederPersonlig pleje,praktisk hjælp,Løbendesygepleje og socialtdokumentation isamvær medjournalen,Håndtering ogbeboere m.v.plejeplaner,dosering af medicin17%daglig rapport,2%sygeplejefagligeoptegnelser,udfyldelse afdiverse skemaerm.v.8%
Interne opgaver,f.eks. uddannelse,instrukser ogarbejdsgange,personaleforhold,praktiske gøremålsamt frokost ogpauser50%
Projektdeltagelse ogarbejdsgrupperiværksat afforvaltningen samtbruger-pårørende-råd m.v.9%
Egenkontrol afmedicin,revisitation, tilsynm.v.4%Kontakt tilpraktiserende læger,sygehuse, fysio- ogergoterapeuter samtandresundhedsfagligesamarbejdspartnereLøbende faglig3%sparring ogsamarbejde medkolleger og fagligefteruddannelse7%
Den typiske centerleder i undersøgelsen erdaglig leder af en plejeboligbebyggelse, derrummer cirka 40 boliger og i gennemsnit haromkring 39 ansatte i plejefunktioner. En delaf de ansatte arbejder dog på nedsat tid, hvor-for der samlet set er i gennemsnit 32,6 års-værk tilknyttet plejeboligerne. Ud over pleje-personalet er der ansat forskellige andremedarbejdere, herunder pedeller, økonomaer,administrative medarbejdere m.m.En typisk arbejdsdag for en centerleder erpræget af:Mødeaktivitet og koordineringDriftsopgaverPersonalepleje.
Lederen er den øverst ansvarlige for den dag-lige drift, og hverdagen er præget af ledelsesmæssige og administrati-
14
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
ve opgaver. Lederen tager derfor kun sjældent del i den daglige plejeog vil på en gennemsnitlig uge bruge omkring halvdelen af sin tid påinterne opgaver. Lederen bruger dog cirka 6 timer ugentligt på at væresammen med beboerne. Det er typisk i forbindelse en rundtur påcentret eller i forbindelse med sociale arrangementer. Lederen brugeren del af tiden på sin rundtur på at tale med beboere, medarbejdere ogpårørende til beboere. I forbindelse hermed orienterer lederen sig ty-pisk i beboernes journaler, men er i øvrigt ikke ansvarlig for den lø-bende dokumentation i journalen.På en almindelig uge (37 timer) vil en centerleder bruge cirka 5 timerpå møder med enten forvaltningen eller personalet på stedet. Desudenbruger lederen yderligere cirka 4 timer om ugen på blandt andet ansæt-telser, medarbejderudviklingssamtaler eller personaleforhold, hvor enansat eksempelvis spørger om praktiske forhold eller har et problem,som centerlederen kan tage sig af. Endelig bruges cirka 3 timer ugent-ligt på at planlægge og koordinere blandt andet vagtplaner eller andreaktiviteter, hvilket typisk foregår i samarbejde med en sous-chef/afdelingsleder.Endvidere bruger centerlederen cirka 3 timer på projektarbejde ogkoordinering med forvaltningen. Dette omfatter blandt andet undersø-gelser fra forvaltningen og andre, projektarbejde, spørgeskemaer m.v.Arbejdet opfattes som vigtigt i forhold til at sikre kvaliteten i plejen,men cirka halvdelen af lederne mener, at opgaven kan løses nemmereog hurtigere, end det er tilfældet i dag. Det opleves samtidig, at opga-ven stjæler tid fra de opgaver, der er mere direkte knyttet til plejen.En del af centerlederens opgaver forekommer relativt sjældent, ek-sempelvis tilsynsopgaver. En centerleder bruger årligt cirka 15 timerpå det kommunale tilsyn og nogenlunde det samme på embedslægenstilsyn. Hertil kommer dog opfølgning på tilsynene m.v., der kan tageop til 35 timer årligt typisk koncentreret omkring nogle få uger.Flertallet af centerlederne vurderer, at tilsynene giver værdi i forholdtil kvaliteten i plejen, men 4 ud af 10 mener samtidig, at der er potenti-ale for forbedring af tilrettelæggelsen.Centerlederen er desuden ansvarlig for plejecentrets økonomi, budget-opfølgning m.m. Opgaverne i forbindelse hermed falder typisk samletet par gange om året, og en centerleder bruger gennemsnitligt 107timer om året på opgaver vedrørende økonomi. Tidsforbruget kanvariere fra center til center. Analysen viser således, at centerledere, derhar en administrativ medarbejder flere end 30 timer om ugen, selvbruger mindre tid på administrative opgaver end centerledere, der haren administrativ medarbejder færre end 30 timer ugentligt.
15
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
3.2 SygeplejerskeInterne opgaver, f.eks.Projektdeltagelse oguddannelse, instrukserarbejdsgrupperog arbejdsgange,iværksat afpersonaleforhold,forvaltningen samtpraktiske gøremålbruger-pårørende-rådsamt frokost og pauserm.v.16%3%Løbende fagligsparring ogsamarbejde medkolleger og fagligefteruddannelse7%Kontakt tilpraktiserende læger,sygehuse, fysio- ogergoterapeuter samtandre sundhedsfagligesamarbejdspartnere6%Egenkontrol afmedicin, revisitation,tilsyn m.v.2%Løbendedokumentation ijournalen, plejeplaner,daglig rapport,sygeplejefagligeoptegnelser, udfyldelseaf diverse skemaerm.v.21%
Personlig pleje,praktisk hjælp,sygepleje og socialtsamvær med beboerem.v.36%
Arbejdsopgaver og ansvarsområder for dentypiske sygeplejerske kan variere meget frasted til sted. Centerledere og afdelingslede-re/gruppeledere vil ofte være uddannedesygeplejersker, men de varetager hovedsa-geligt ledelsesopgaver.Sygeplejerskerne er primært ansvarlige forden sygefaglige pleje af beboerne (eksem-pelvis sårpleje eller medicindosering), ogde varetager dokumentationen i forbindelsehermed. Desuden har de ofte en centralrolle i forhold til faglig sparring og under-visning af det øvrige personale. Disse an-svarsområder betyder, at sygeplejerskenbruger lidt under halvdelen af sin arbejds-uge på indirekte brugerrettede opgaver.En typisk arbejdsdag for en sygeplejerske
Håndtering ogdosering af medicin9%
er præget af:Sygepleje, der ikke er omfattet af anden personlig pleje såsomsårpleje, inkontinens m.v.Journalføring vedrørende beboerne.Håndtering af medicin.
Eksempel på opgave for ensygeplejerske:Opdatering af de sygepleje-fagligeoptegnelserOpdatering af de særligesygeplejefaglige optegnelser ijournalen, eksempelvis oplys-ninger om påbegyndte be-handlinger. Særligt noteresoplysningerafmedicinskkarakter.
På en almindelig uge (37 timer) vil en sygeplejerske bruge 13 timer pådirekte kontakt med beboerne, hvoraf 6 timer bruges på sygepleje.Da der typisk er en eller to sygeplejersker tilknyttet plejeboligerne,deltager sygeplejerskerne kun i mindre omfang i den daglige pleje.Sygeplejerskens opgaver er derimod mere fokuserede på ad hoc-sygefaglig pleje til de beboere, der har behov for det, på medicinhånd-tering og på rådgivning og undervisning af de andre medarbejdergrup-per. Typisk vil en sygeplejerske bruge 2,5 timer om ugen på råd ogvejledning.Ugentligt bruger en typisk sygeplejerske 3,4 timer på håndtering afmedicin og 5,5 timer på journalføring. Disse to opgaver er i en vis gradsammenhængende. Sygeplejerskerne er overordnet ansvarlige for, atmedicinen håndteres og doseres korrekt, og at beboernes medicinske-maer vedligeholdes. Dosering og håndtering af beboernes medicin skaldesuden føres ind i journalen. Herudover skal sygeplejerskerne vedli-geholde de sygeplejefaglige optegnelser om beboerne (der eksempel-vis omfatter, hvilke behandlinger der er igangsat m.m.) og holde sig
16
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
orienteret om beboernes generelle tilstand. Ugentligt bruger en syge-plejerske således 2 timer om ugen på orientering i journalerne.Som ansvarlig for den sygeplejefaglige pleje af beboerne bruger ensygeplejerske også tid på kontakt til andre sundhedsfaglige samar-bejdspartnere såsom praktiserende læger eller sygehuse. Den primærekontakt vedrørende dagligdags forhold varetages af SSA’erne, mensygeplejersker vil typisk blive involveret, hvis der opstår mere kom-plicerede problemstillinger. Ugentligt bruger en sygeplejerske omkring2,2 timer på kontakt til sundhedsvæsenet og andre om beboerne.Kontakten til de praktiserende læger opleves af 54 procent af sygeple-jerskerne som værende vigtig i forhold til at sikre en god kvalitet iplejen, og opgaven opleves samtidig at have et forenklingspotentiale.Det samme gælder for kontakt til sygehuse m.v.
3.3 Social- og sundhedsassistentProjektdeltagelse ogarbejdsgrupperiværksat afforvaltningen samtbruger-pårørende-rådm.v.Løbende faglig1%sparring ogsamarbejde medkolleger og fagligefteruddannelse4%Kontakt tilpraktiserende læger,sygehuse, fysio- ogergoterapeuter samtandre sundhedsfagligesamarbejdspartnere3%Egenkontrol afmedicin, revisitation,tilsyn m.v.1%Løbendedokumentation ijournalen, plejeplaner,daglig rapport,sygeplejefagligeoptegnelser,udfyldelse af diverseskemaer m.v.14%Interne opgaver, f.eks.uddannelse, instrukserog arbejdsgange,personaleforhold,praktiske gøremålsamt frokost ogpauser16%
Den typiske social- og sundhedsassistentindgår i et plejeteam, der typisk består af 1-2SSA’er og 5-7 SSH’er. Hvert team varetagerplejen af beboerne i en afdeling. SSA’erne ertypisk ansvarlige for fordeling af dagensopgaver og personaleressourcerne i teamet.Helt præcist, hvilke opgaver SSA’eren eransvarlig for, varierer meget fra den ene ple-jeboligbebyggelse til den anden. Afhængigtaf den valgte struktur på stedet kanSSA’erens rolle svinge fra primært plejeori-enteret til mere orienteret mod indirekte bru-gerrettede opgaver. Fælles for SSA’erne erdog, at de i det daglige varetager en rækkedokumentationsopgaver vedrørende beboerneog generelt har en daglig kontakt til beboer-ne.En typisk arbejdsdag for en SSA’er er prægetaf:Pleje og omsorgsopgaver.Journalføring vedrørende beboerne.Faglig sparring med kolleger.
Personlig pleje,praktisk hjælp,sygepleje og socialtsamvær med beboerem.v.56%
Håndtering ogdosering af medicin5%
På en almindelig uge (37 timer) vil en SSA’er bruge 21 timer på direk-te kontakt med beboerne, hvoraf cirka halvdelen bruges på personligpleje. Cirka 4 timer bruges på socialt samvær med beboerne.
17
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Eksempel på opgave for enSSA’er:Håndtering og dosering afmedicinOpgaven omfatter optælling afdet antal piller, der leveres tilden enkelte beboer, og sikringaf, at antal stemmer overensmed den fastlagte dosis.Håndtering og kontrol afdosisdispenseret medicin, derer allerede optalt medicin, derudleveres fra apotek. Herud-over omfatter opgaven opda-tering af medicinskemaer.
En typisk arbejdsdag begynder med orientering i eventuelle ændringeri beboernes tilstand, og der holdes i teamet et fælles dagligt møde,hvor opgaver fordeles, og generelle informationer udveksles. Det tageri gennemsnit cirka 20 minutter dagligt.Resten af dagen for en SSA’er er fordelt mellem deltagelse i den lø-bende pleje og en række indirekte brugerrettede opgaver.En SSA’er bruger i gennemsnit cirka 3,3 timer om ugen på at førejournal om beboerne. SSA’erne har typisk et overordnet ansvar for, atvæsentlige ændringer i beboernes tilstand journalføres, og at plejepla-ner og lignende vedligeholdes. Desuden bruger en typisk SSA’er cirka2 timer om ugen på at sortere og dosere medicin til beboerne.Et andet af SSA’ernes ansvarsområder er at være kontaktperson for3-4 beboere, hvilket indebærer kontakt til pårørende om beboernessituation, eksempelvis i forbindelse med besøg (det tager i alt cirka0,5 timer ugentligt), og kontakt til sundhedssystemet. Kontakten tilsundhedssystemet tager typisk 1 time ugentligt for SSA’en. Det mesteaf denne tid bruges på kontakt til de praktiserende læger. ForSSA’erne og for andre medarbejdergrupper opleves kontakten til depraktiserende læger ofte som tidskrævende, hvilket oftest skyldes, atde er henvist til at kontakte lægerne i den ordinære telefontid – typiskkun én time om morgenen, hvor der kan være ventetid.I forhold til de andre medarbejdergrupper, særligt SSH’erne, fungererSSA’erne ofte som faglig sparringspartner og vejleder. På ugebasisbruges der cirka 1,5 timer på decideret faglig sparring, mens der bru-ges cirka det samme på andre personaleforhold, møder, planlægningm.v.Overordnet opleves den direkte kontakt med beboerne som den vigtig-ste opgave i forhold til kvaliteten i plejen, og der ses ikke et forenk-lingspotentiale. For de indirekte brugerrettede opgaver, som SSA’erneprimært varetager, opleves et vist forenklingspotentiale, men alle op-gaverne opfattes samtidig som vigtige i forhold til at kunne levere enpleje af høj kvalitet. Særligt for plejeplaner, dokumentation i journalenog kontakt til de praktiserende læger opleves der at være et forenk-lingspotentiale.
18
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
3.4 Social- og sundhedshjælperProjektdeltagelseog arbejdsgrupperiværksat afforvaltningen samtbruger-pårørende-råd m.v.Løbende fagligKontakt til 1%sparring ogpraktiserende læger, samarbejde medsygehuse, fysio- ogkolleger og fagligergoterapeuter samt efteruddannelseandre sundhedsfaglige3%samarbejdspartnere1%Egenkontrol afmedicin, revisitation,tilsyn m.v.1%
Interne opgaver, f.eks.uddannelse, instrukserog arbejdsgange,personaleforhold,praktiske gøremål samtfrokost og pauser13%
Den typiske social- og sundhedshjælper erdel af et team bestående af 5-7 SSH’er ogtypisk 1-2 SSA’er. Hvert team er ansvarligtfor den daglige pleje og omsorg af beboernepå en afdeling.SSH’erne er det primære udførende plejeper-sonale og har derfor få indirekte brugerrette-de og interne opgaver i hverdagen.En typisk arbejdsdag for en SSH’er er prægetaf:
Løbendedokumentation ijournalen, plejeplaner,daglig rapport,sygeplejefagligeoptegnelser, udfyldelseaf diverse skemaer m.v.8%
Håndtering ogdosering af medicin2%
Personlig pleje,praktisk hjælp,sygepleje og socialtsamvær med beboerem.v.71%
Pleje og omsorgsopgaver.Socialt samvær med beboerne.
På en almindelig uge (37 timer) vil den typi-ske SSH’er bruge cirka 26 timer på direkte pleje og omsorg til beboer-ne.Den typiske arbejdsdag begynder med en orientering om beboernestilstand, før dagens opgaver kan startes. Det kan enten foregå mundt-ligt (daglig rapport), hvor en kollega orienterer om væsentlige ændrin-ger hos beboerne eller andet af betydning for plejen, eller det kan fore-gå individuelt, hvor den enkelte SSH’er orienterer sig i journalen forden enkelte beboer. I alt bruger SSH’eren cirka 1 time ugentligt pårapport.
Eksempel på opgave forSSH’er:Daglig rapportLæse i journalen om beboer-nes daglige tilstand, for ek-sempel opdatering på dagligstatus og udvikling. Læseadvis’er, elektroniske beske-der i systemet til andre pleje-re, ligesom aftaler med lægerogandredokumenteres.Dagligt møde om beboernestilstand (daglig rapport) iforbindelse med planlægningog fordeling af dagens opga-ver.
Herefter hjælpes beboerne op til morgentoilette og morgenmad. Enstor del af den direkte tid for en SSH’er (14 timer ugentligt) bruges påpersonlig pleje typisk i forbindelse med morgentoilette/aftentoilette,af- og påklædning eller spisesituationer. Der bruges ugentligt cirka dethalve (7 timer) på praktisk hjælp til beboerne, for eksempel rengøring ibeboernes bolig/værelse og anretning af mad.Efter morgenrutinen er der typisk en pause, hvor der ordnes forskelligepraktiske gøremål, for eksempel dokumentere forhold vedrørendebeboerne i journalen, kontrollere medicin og udføre andre opgaver, derunderstøtter plejen, men ikke direkte involverer beboerne. Samlet setbruger SSH’eren cirka 3 timer ugentligt på disse opgaver. Selve do-kumentationsopgavens tilrettelæggelse er forskellig fra sted til sted. Inogle plejeboligbebyggelser lægges stor vægt på, at alle medarbejdereanvender journalsystemet. I andre plejeboligbebyggelser samles opga-ven på færre medarbejdere. Alle steder varetages den primære løbendedokumentation om beboerne imidlertid af sygeplejersker og SSA’er.
19
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Før frokost kan SSH’eren bruge tid på forskellige sociale aktivitetermed beboerne, hvilket der på en typisk uge bruges cirka 4 timer på.Efter frokost lægges beboerne typisk til at sove til middag, ogSSH’eren kan ordne andre opgaver, eksempelvis deltage i personale-møder eller lignende personaleaktiviteter, hvilket der bruges cirka 1,5timer på ugentligt. Tilsvarende bruger SSH’eren cirka 1 time hver ugepå faglig sparring med kolleger.Opgaverne for den typiske SSH’er er ensartede og gentagne. SSH’ernevaretager sjældent opgaver, der ikke er direkte relateret til plejen. Ti-den, der bruges på interne opgaver, er primært efteruddannelse ogkurser, som SSH’eren bruger i gennemsnit cirka 45 timer på årligt.Desuden vil den typiske SSH’er bruge omkring 16 timer på årsbasis påprojektdeltagelse, spørgeskemaer m.v.Når det kommer til dokumentation, er den generelle oplevelse blandtSSH’erne, at den kan fylde meget, men også at dokumentation ikkekan undværes. Alle de adspurgte mener således, at dokumentation ikkealene giver et sikkerhedsnet i plejen, men også øger kvaliteten i denpleje, som SSH’erne er ansvarlige for at levere. Cirka 25 procent afSSH’erne mener, at dokumentation er vigtig, og at den kunne løsesnemmere og hurtigere, mens 70 procent mener, at det er en vigtig op-gave, der ikke har potentiale for forenkling.
20
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
4. FokusområderMed udgangspunkt i resultaterne af målingen af tidsanvendelsen påopgaverne på ældreområdet samt deltagernes vurdering af vigtighedog forbedringspotentiale for opgavernes udførelse kan der peges på enrække opgaver med potentiale for forenkling.Generelt er det samlede indirekte tidsforbrug sammensat af en rækkeopgaver, som hver især understøtter plejen. Man kan derfor ikke kon-kludere, at nedbringelse eller afskaffelse af tidsforbrug på indirektebrugerrettede opgaver alene vil være fremmende for en højere kvaliteti plejen.Medarbejderne har vurderet opgavernes vigtighed for at sikre en højkvalitet i plejen samt, hvorvidt den pågældende opgave kan løsesnemmere og hurtigere. Fælles for opgaverne er, at de opleves somvigtige for kvaliteten af plejen, men det opleves, at en række opgaverkan løses nemmere og hurtigere.Vurderingen af opgaverne viser, at de forskellige indirekte brugerret-tede opgaver opleves forskelligt på tværs af de tre medarbejdergrup-per. Generelt gælder det for oplevelsen af opgaverne, at jo mere med-arbejdergruppen har de indirekte brugerrettede opgaver inde på livet ihverdagen, jo større forenklingspotentiale peger medarbejderne selvpå. Således oplever sygeplejerskerne som den medarbejdergruppe medden relativt største andel af indirekte brugerrettede opgaver væsentligeforbedringsmuligheder ved flere af deres opgaver. SSH’erne, der kun imindre omfang er ansvarlige for indirekte brugerrettede opgaver, op-lever i mindre grad muligheder for forenkling.For alle medarbejdergrupper gælder det dog, at de opgaver, der ople-ves som værende længst væk fra den daglige pleje, opleves som væ-rende mindre vigtige, mens opgaver, der understøtter plejen, for ek-sempel journalføring, opleves som vigtige.I det følgende fremhæves fire opgaver eller opgavekategorier, der kanudpeges i forhold til potentiale for forenkling og afbureaukratisering:Løbende dokumentation i journalen.Plejeplaner m.v.Kontakt til sundhedsfaglige samarbejdspartnere.Medicinhåndtering.
Afslutningsvis kommenteres desuden respondenternes opfattelse afopgaven projektdeltagelse og arbejdsgrupper.
21
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
4.1 Løbende dokumentation i journalenEksempel på opgave:Løbende dokumentation ijournalenOpgaven består i at indføreoplysninger om beboeren ogeventuellebehandlingerijournalen. For eksempel omudviklingen i en beboerstilstand, opfølgning på medi-cinbehandling eller lignende.Desuden oprettes advis’er,elektroniske beskeder i sy-stemet til andre plejere, lige-som aftaler med læger ogandre dokumenteres.
Det udførende personale er ansvarligt for at dokumentere ændringer ibeboernes tilstand og andre forhold af betydning for plejen. De pri-mært ansvarlige for den løbende dokumentation i journalen er sygeple-jersker og SSA’er, der en eller flere gange dagligt fører oplysningerom beboerne ind i det anvendte omsorgssystem (it-system).Tidsmålingen viser, at SSA’er og sygeplejersker i gennemsnit brugerhenholdsvis 1,7 og 2,5 timer ugentligt på løbende dokumentation ijournalen. Samlet set bruger de to grupper henholdsvis 10 og 17,7timer på indirekte brugerrettede opgaver.Den løbende dokumentation vurderes af alle medarbejdergrupper somværende vigtig for kvaliteten af plejen. Samtidig mener omkring 40procent af respondenterne, at der er muligheder for forenkling af op-gaven. Dette understreges af valideringsaktiviteterne, hvor opgavenfremhæves som værende meget vigtig for kvaliteten i plejen, men ogsåtil tider unødigt tidskrævende.Konkret omfatter opgaven, at medarbejderen skal gå væk fra beboerneog i de fleste tilfælde sætte sig på et kontor eller lignende for at foreta-ge indtastningen i omsorgssystemet. Opgaven kan således opleves somet afbræk i forhold til plejen, eksempelvis hvis der ikke er faste rutineromkring, hvornår på dagen dokumentationen skal foretages.Der kan konstateres betydelige forskelle i de enkelte medarbejder-gruppers tidsanvendelse til løbende dokumentation i journalen påtværs af kommuner og institutioner.Valideringen har vist, at forskelle i tidsanvendelsen på tværs af kom-muner i vid udstrækning udspringer af forskelle i organisering af jour-naliseringsopgaven lokalt, og at der kan være forskelle i den lokalepraksis omkring journalisering. Endvidere kan forskelle i tidsanven-delsen i en vis grad også afhænge af, hvor lang tid kommunen haranvendt det pågældende omsorgssystem. I forbindelse med kommu-nalreformen har en del plejeboligbebyggelser for nylig skiftet om-sorgssystem, og der har i den forbindelse været en implementeringsfa-se på flere af de besøgte plejeboligbebyggelser.I udgangspunktet følger journalføring af statslig regulering. Den stats-lige regulering består i pligten til at føre patientjournaler, jf. bekendt-gørelse om lægers, tandlægers, kiropraktorers, jordemødres, kliniskediætisters, kliniske tandteknikeres, tandplejeres, optikeres og kontakt-linseoptikeres patientjournaler (journalføring, opbevaring, videregivel-se og overdragelse m.v.) (BEK 1373 af 12/12/2006).Den statslige regulering tilsiger, at der i patientjournalen skal foretagesoptegnelser, som oplyser om borgeren tilstand, den planlagte og udfør-
22
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
te behandling m.v. af borgeren, herunder hvilken information der ergivet, og hvad borgeren på den baggrund har tilkendegivet. Også op-tegnelser om øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysnin-ger om borgeren skal journalføres.Overholdelse af pligten til at føre journal kontrolleres i forbindelsemed embedslægens tilsyn.Som nævnt er der imidlertid også en række lokale forhold, der påvir-ker, hvilken form den løbende dokumentation tager i den enkelte ple-jeboligbebyggelse. Dette understreges af den store spredning på un-derkategorien, der går fra 2,0 til 4,6 timer ugentligt for SSA’er.Forenkling kan således foregå både ved en gennemgang af de grund-læggende statslige krav til dokumentation i journalen – blandt andetpligten til at føre patientjournaler – og ved en styrket lokal implemen-tering og tilrettelæggelse.Hvis der i højere grad ønskes en undersøgelse af den konkrete betyd-ning af lokale forskelle, bør dette være genstand for en særskilt kvali-tativ analyse.
4.2 PlejeplanerEksempel på opgave:PlejeplanerOpgaven omfatter udbygningaf de skemaer, der udarbejdesi forbindelse med en afgørelseom personlig og praktiskhjælp, således at der forbeboere i plejehjem og lig-nende boliger udarbejdesindividuelle plejeplaner for densamlede indsats. Plejeplaner-ne indeholder oplysninger omden samlede indsats, som udover de tilkendte ydelser foreksempel kan indeholde enplan for dagens aktiviteter,spisetider, måltidets sammen-sætning, rutiner ved sengetidm.v.
Kommunens pligt til at udarbejde plejeplaner gælder i forhold tilbeboere i plejehjem, i plejeboligbebyggelser og i tilsvarendeboligenheder. Plejeplanen skal ses som en udbygning af de skemaer,der udarbejdes i forbindelse med en afgørelse om personlig og praktiskhjælp, således at der for beboere i plejehjem og lignende boligerudarbejdes individuelle plejeplaner for den samlede indsats. Formåletmed plejeplaner er at skabe et redskab, der kan medvirke til at sikre ogsynliggøre en individuel tilrettelæggelse af hjælpen for de svage ældre.I praksis vil oplysningerne om den samlede indsats ud over detilkendte ydelser for eksempel kunne indeholde en plan for dagensaktiviteter, spisetider, måltidets sammensætning, rutiner ved sengetidm.v. Udarbejdelse af plejeplaner m.v. følger af servicelovens § 89, stk.3.Blandt det udførende personale er det ifølge tidsmålingen primærtsygeplejersker, der varetager denne opgave. Gruppen bruger i gennem-snit cirka 1,2 timer ugentligt på plejeplaner m.v. Afdelingsledere/gruppeledere, som også løser opgaven, bruger tilsvarende cirka 1,3timer ugentligt på plejeplaner m.v.Opgaven vurderes generelt som vigtig, men omkring halvdelen af deansvarlige medarbejdere angiver, at det er en opgave med forenklings-potentiale. Valideringsaktiviteterne har vist, at opgaven kan opfattessom tidskrævende i forhold til nogle beboere, der har ganske ukompli-
23
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
cerede behov, og at dokumentationskrav i forbindelse med plejepla-nerne opfattes som dobbeltarbejde i forhold til den øvrige dokumenta-tion, der foretages om beboernes tilstand i forbindelse med den løben-de dokumentation i journalen.Der er ikke en markant spredning i tidsanvendelsen på opgaven for detudførende personale på tværs af plejeboligbebyggelser. Dette indike-rer, at den lokale udmøntning af opgaven ikke påvirker tidsforbruget isærlig grad.
4.3 Kontakt til sundhedsfaglige samarbejdspartnereKontakt til sundhedsfaglige samarbejdspartnere omfatter blandt andet:Kommunikation med beboernes praktiserende læge i forbin-delse med medicin eller besøg.Kontakt til sygehuse og andre sundhedsfaglige institutioner,for eksempel omkring rehabilitering m.v.Kontakt til fysioterapeuter eller ergoterapeuter vedrørende vi-sitation til ydelser eller hjælpemidler til borgerne samt bestil-ling af genoptræning eller hjælpemidler.Kontakt på vegne af beboerne til personer eller instanser udenfor hjemmet.
Tidsmålingen viser, at SSA’er og sygeplejersker bruger henholdsvis1,0 og 2,2 timer ugentligt på denne opgave. For sygeplejerskerne sva-rer det til i gennemsnit cirka 100 timer årligt.Opgaven fremhæves som vigtig for en god kvalitet i plejen. Samtidigmener over halvdelen af de adspurgte sygeplejersker og mellem 25 og35 procent af det øvrige udførende personale, at det er en opgave medpotentiale for forenkling.Det er et statsligt krav, at der skal være et samarbejde mellem plejebo-ligbebyggelsen og sundhedsvæsenet. Reguleringen af samarbejdetfølger af en række bekendtgørelser fra Sundhedsministeriet.Undersøgelsen har videre vist en betydelig spredning i tidsforbruget påopgaven, hvilket indikerer lokale forskelle i omfanget og tilrettelæg-gelsen af samarbejdet, fx hvordan kontakten praktisk foregår. Noglemedarbejdere har således peget på, at kontakten medfører telefoniskventetid, mens enkelte af de besøgte plejeboligbebyggelser har en fastaftale med en læge én gang ugentligt. Forskellene kan også hængesammen med forskelle på, hvor svage beboerne på stedet er, og ud-sving i behovet for kontakt til læger.
24
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
4.4 Håndtering og dosering af medicinHåndtering og dosering af medicin omfatter den generelle håndteringaf den medicin, der udleveres til beboerne i plejeboligerne. Opgavenomfatter eksempelvis sortering, optælling og fordeling af piller, kon-trol af receptpligtig medicin udleveret fra apoteket, eftertælling afdosisdispenseret medicin (medicin, der leveres færdigpakket) samtkontrol af den interne medicindosering. Opgaven er således tæt knyttettil egenkontrol af medicin, der omfatter en intern uvildig kontrol afmedicinhåndteringen. Det omfatter eksempelvis eftertælling og kryds-tjek af medicindosering foretaget på andre afdelinger eller andre medi-cinskemaer.Opgaven varetages primært af sygeplejersker og SSA’er, der har an-svaret for håndteringen af medicinen til beboerne. Sygeplejersker ogSSA’er bruger henholdsvis 3,4 og 1,9 timer ugentligt på håndtering ogdosering af medicin. Desuden bruger begge grupper ugentligt cirka0,5 timer på egenkontrol af medicin.Det overordnede formål med opgaven er at sikre, at beboerne får denrette medicin til alle tider, og opgaven er derfor central i forhold tilplejens kvalitet. Alle medarbejdergrupper vurderer opgaven som vigtigog med stor betydning for den leverede pleje. Dog mener 35 procent afsygeplejerskerne og cirka 24 procent af SSA’erne, at opgaven har for-enklingspotentiale i forhold til den nuværende tilrettelæggelse.Betragtes spredningen i tidsforbruget på medicinhåndtering forSSA’ere på tværs af plejeboligbebyggelser (behandlet i afsnit 6), sesen spredning på mellem 1,3 og 2,5 timer ugentligt, hvilket tyder påvisse forskelle i den konkrete opgavetilrettelæggelse. En betydendefaktor for forskelle i tidsanvendelsen på tværs af kommuner kan være,hvorvidt der anvendes dosisdisponering eller ej. Dette kan ikke belysespå baggrund af indeværende undersøgelse, men vil kræve nærmereanalyse.Opgaven er reguleret af både statslige regler og lokale tiltag. Den pri-mære reguleringskilde er reglerne om ordination og håndtering af læ-gemidler udstedt i en vejledning til sundhedsloven3.Valideringsaktiviteterne viser dog eksempler på, at nogle arbejdsgangei forbindelse med medicinhåndtering og særligt den interne egenkon-trol af medicinen, der foretages på den enkelte plejeboligbebyggelse,ofte er iværksat lokalt med henblik på at kvalitetssikre efterlevelse afde lovpligtige krav.
3
Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler (vejledning nr. 9429af 30/06/2006).
25
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
I forbindelse med valideringen nævnes opgaven således som vigtig,men tidskrævende ikke mindst på grund af det omfattende kontrolsy-stem, der har udgangspunkt i både centrale bestemmelser og lokaletiltag. De nærmere forskelle på tværs af plejeboligbebyggelser i pro-cesserne omkring medicinhåndtering og lokale forskelle heri er ikkebelyst i nærværende undersøgelse.
4.5 Betydningen af opgaven projektdeltagelse og ar-bejdsgrupperEksempel på opgave:Projektdeltagelse ogarbejdsgrupperOpgaven omfatter:Tilknytning til og deltagelse iprojekter med blandt andreforvaltningen.Projektarbejdeinklusivemøder og udviklingstiltag, foreksempel medvirken til atudvikle kostpolitikker, økolo-gisk mad, nye plejeformer,arbejdsmiljøprojekter m.v.Projekter, der er rettet modbåde faglig udvikling og or-ganisatoriske ændringer.
Afslutningsvis skal der knyttes en kommentar til respondenternes op-levelse af opgaven projektdeltagelse og arbejdsgrupper.Opgaven vurderes af 50-60 procent i alle medarbejdergrupper somværende en mindre vigtig opgave – enten med potentiale for forbed-ring eller som helt bør fjernes.Flere respondenter har i forbindelse med valideringen givet udtryk for,at undersøgelser og projekter generelt (inklusive nærværende undersø-gelse) kan opfattes som en mindre hensigtsmæssig aktivitet i deresellers travle hverdag. I forlængelse heraf bør respondenternes vurde-ring af opgaven ”projektdeltagelse” betragtes som værende påvirket ien vis grad af en forudindtaget skepsis.Ikke desto mindre tilvejebringer vurderingen en relevant pointe. Det erblevet påpeget i forbindelse med valideringen, at mange plejeboligbe-byggelser deltager i et stort antal projekter og arbejdsgrupper enten icentralt regi eller i regi af deres egen kommune.De adspurgte centerledere, der i gennemsnit bruger 117 timer årligt pådenne opgave, oplyser, at projektarbejdet ofte virker ukoordineret, ogat deres medarbejdere ikke føler, at projektarbejdet giver dem hånd-gribelige resultater. Eksempelvis bruger en sygeplejerske i gennemsnit44 timer årligt på deltagelse i forskellige arbejdsgrupper både i regi afkommunen og i statsligt regi.Lederne kan godt se betydningen af projektarbejde for udviklingen afeksempelvis plejens kvalitet eller arbejdsmiljøet i plejeboligbebyggel-sen, men efterspørger i høj grad en mere koordineret tilrettelæggelseog ensartet fremgangsmåde.
26
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
5. Kortlægning af områ-detDenne undersøgelse omfatter plejeboliger m.v. samt visitationen, derløses i tilknytning til plejeboliger m.v.Plejeboliger/plejeboligbebyggelser defineres her som:1. Boligenheder, som i daglig tale ofte betegnes ”plejecentre”, dvs.ældreboliger efter almenboligloven, hvortil der er tilknyttet fælles-arealer samt omsorgs- og servicefunktioner med tilhørende persona-le.2. Plejehjem/beskyttede boliger efter servicelovens § 192.På landsplan omfatter denne afgrænsning cirka 36.700 boliger i 2008 iplejehjemsboliger, plejeboliger og i beskyttede boliger4.I det følgende præsenteres nogle af de særlige kendetegn ved området,som er relevante i forhold til denne undersøgelse. Det drejer sig omafgrænsning af medarbejdergrupper og den overordnede organiseringpå området.
5.1 MedarbejdergrupperUndersøgelsens fokus på den typiske medarbejders opgaver betyder, atde omfattede medarbejdergrupper er afgrænset til at omfatte medar-bejdere med en tæt relation til kerneydelsen.Undersøgelsen omfatter følgende medarbejdergrupper:CenterledereAfdelingsledere og gruppeledereSygeplejerskerSocial- og sundhedshjælpere (SSH’er)Social- og sundhedsassistenter (SSA’er)Visitatorer.
4
Danmarks Statistik, Statistikbanken tabel RESP01. Tallet er opgjort eksklu-sive boliger for demente, for eksempel skærmede enheder, og midlertidigeboliger.
27
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Øvrige medarbejdergrupper, for eksempel rengørings- og køkkenper-sonale samt HK-medarbejdere, er ikke omfattet af målingen.Centerledere, afdelingsledere og gruppeledereCenterlederne varetager den daglige ledelse af en plejeboligbebyggel-se. Deres opgaver er karakteriseret ved primært at omfatte administra-tive opgaver, herunder opgaver relateret til det øvrige personale. Afde-lingsledere og gruppeledere kan opfattes som mellemledere, der i etvist omfang varetager koordinerende opgaver, samtidig med at detager del i visse dele af den daglige pleje. Den præcise opgaveforde-ling og det præcise jobindhold afhænger i en vis grad af lokal organi-sering og institutionsstørrelse, idet mellemledere på større plejebolig-bebyggelser kan varetage mere specialiserede eller administrative op-gaver, mens mellemledere på mindre steder i højere grad tager del iplejen ved siden af deres ledelsesopgaver.Sygeplejersker, SSH’er og SSA’erSygeplejersker, social- og sundhedsassistenter samt social- og sund-hedshjælpere udgør det udførende personale i forhold til kerneydelseni plejeboliger m.v. Opgaverne for de tre grupper omfatter primærtomsorg og pleje, men der er i praksis stor forskel på den konkrete op-gavevaretagelse. Særligt SSH’ernes opgaver adskiller sig fra de øvrigegruppers. For sygeplejersker og SSA’er er der et vist overlap i ar-bejdsopgaver særligt vedrørende håndtering af medicin og journalfø-ringsopgaver. SSH’erne varetager primært plejeopgaver og kun i min-dre grad de indirekte brugerrettede opgaver, der er knyttet til plejen.VisitatorerVisitatorer varetager den initiale visitation af borgere til en plejeboligsamt revisitation af borgere, der er i en plejebolig. Visitationsopgavenomfatter selve visitationen til en plads og nogle steder også den efter-følgende visitation af de ydelser, der skal leveres. Disse opgaver løsesadskilt. Herudover varetager visitatorer tildeling af eksempelvishjemmepleje m.v.
5.2 Organisering på områdetOrganisering i plejeboligbebyggelsernePlejeopgaverne er de samme for alle de deltagende plejeboligbebyg-gelser. Kortlægningen og de valideringsinterview, der fulgte efter må-lingen, har imidlertid vist, at der kan være betydelig forskel på deninterne organisering af plejeopgaverne på tværs af kommuner og påtværs af institutioner.
28
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Generelt er institutionerne organiseret med en daglig leder (typiskcenterlederen), et eller to lag mellemledere (afdelingsleder eller grup-peleder) og det udførende personale. Hertil er der i nogle tilfælde per-sonale, der varetager stabslignende funktioner i forhold til plejen, ek-sempelvis en koordinerende sygeplejerske.På tværs af de undersøgte institutioner er der konstateret store forskel-le i forhold til det definerede ansvar for forskellige medarbejdergrup-per og som følge heraf den konkrete opgaveløsning. De konkrete an-svarsområder er i høj grad betinget af blandt andet størrelse på pleje-boligbebyggelsen, historik, praktiske forhold, sammensætning af be-boere og graden af decentralisering i kommunen. De konkrete an-svarsområder på tværs af institutioner fastlægges således i høj grad påden enkelte plejeboligbebyggelse og er ikke fastlåst i forhold til titlereller uddannelsesmæssig baggrund.Særligt for afdelingsledere og gruppeledere er ansvarsområderne vari-erende og jobindholdet overlappende. Nogle afdelingsledere varetagereksempelvis primært administrative funktioner, mens andre fungerersom udførende sygeplejersker. Fælles for de to funktioner er, at de inogle plejeboligbebyggelser tager del i den daglige plejeaktivitet,mens de andre steder ikke er en del af plejen, men udelukkende indgåri en ledelsesmæssig sammenhæng.Organisering i forhold til kommunal styring og samarbejdeEksempel på forskelle ilokal styring og regulering:Hvis en kommune eksempel-vis iværksætter et arbejdsmil-jøprogram, kan det medføreen vis administrativ belastningsærligt for centerledere, der erindividuel for den pågældendekommune.
Den styring og regulering, som er fastlagt og iværksat fra kommunen,påvirker opgaveløsningen i den enkelte plejeboligbebyggelse.I et vist omfang udspringer dele af den kommunale regulering af stats-ligt fastsatte regler. Men der er i forbindelse med kortlægningen ob-serveret forskelle i omfanget af lokale krav på tværs af kommuner ogplejeboligbebyggelser. Dels er der visse variationer i den kommunaleudmøntning af rammelovgivningen på området, dels iværksætterkommunerne af egen drift forskellige initiativer, der medfører opgaverfor den enkelte institution, og endelig iværksættes der lokalt initiativeri de enkelte plejeboliger m.v.Der kan altså på tværs af kommuner og plejeboligbebyggelser væreforskel i omfanget af de indirekte brugerrettede og interne opgaver.
5.3 Opgavekatalog og kobling til reguleringKortlægningen af området resulterede i en liste med cirka 200 opgaverpå området. På baggrund af denne liste blev der udarbejdet et såkaldtopgavekatalog. Opgavekataloget har været udgangspunktet for målin-gen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse af opgaverne. Opga-vekataloget er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligt var udtømmen-
29
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Eksempel på opbygning afopgavekataloget i tre ni-veauer:1. Opgavetype:Indirekte brugerrettet2. Opgavekategori:Journalføring3. Opgaver:Løbende dokumentation ijournalenPlejeplaner m.v.Opdatering af de sygepleje-faglige optegnelserKalender og opslagstavleKontaktbog
de beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samtidig skulleopgavekataloget være overskueligt og begrænset i omfang og fokuse-ret på de indirekte brugerrettede opgaver, som er undersøgelsens fo-kus.Dette resulterede i et opgavekatalog med i alt 41 opgaver. Alle opga-verne blev fordelt på tre typer opgaver (direkte brugerrettede, indirektebrugerrettede og interne). En række af opgaverne blev for overskue-lighedens skyld desuden inddelt i en række opgavekategorier (under deenkelte opgavetyper). Opgavekataloget fremgår af bilag B. Den efter-følgende validering af resultaterne af målingen har givet anledning tilen række bemærkninger til opgavekataloget. Disse fremgår af bilag A.De indirekte brugerrettede opgaver er endvidere, hvor det er relevant,blevet koblet til statslig regulering, og det er vurderet, hvornår en op-gave typisk er omfattet af lokal regulering. Dette er nærmere behandleti kapitel 8 og bilag E.
30
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
6. TidsmålingI dette afsnit præsenteres resultaterne af tidsmålingen. Beskrivelsentager udgangspunkt i den løbende måling, hvor respondenterne harangivet deres tidsforbrug gennem to uger. Hvor ikke andet er angivetpræsenteres resultaterne som gennemsnitligt antal timer per uge. Derer taget udgangspunkt i en overenskomstmæssigt defineret normalugepå 37 timer5.Først beskrives de enkelte medarbejdergruppers tidsforbrug, dernæstbeskrives tidsforbruget i en typisk plejeboligbebyggelse.
6.1 MedarbejdergrupperDer fokuseres i afsnittet på sygeplejersker, SSA’er og SSH’er. Over-sigt over samtlige resultater, herunder for lederne og visitatorerne,findes i bilag D. Visitatorernes resultater behandles endvidere i bilagA.
Indirekte brugerrettedeopgaver omfatter følgendeopgavekategorier:Håndtering og dosering afmedicinJournalføringLøbende orientering i be-boernes journal (daglig rap-port)Daglig rapport/løbendeorientering i journalenSærlig journaliseringRevisitation, tilsyn og egen-kontrolKontakt til sundhedssyste-met og andre om beboereRåd, vejledning og uddan-nelse relateret til plejenSamarbejde og projektar-bejde
De udførende medarbejderes tidsanvendelse på indirektebrugerrettede opgaverDe indirekte brugerrettede opgaver er inddelt i ni kategorier, der hveromfatter en række specifikke opgaver. Heraf tegner særligt tre katego-rier sig for hovedparten af det udførende personales tidsforbrug påindirekte brugerrettede opgaver:Journalføring.Sygeplejersker anvender i gennemsnit 5,5 ti-mer ugentligt på denne opgave, mens SSA’er bruger 3,3 timerog SSH’er i gennemsnit 1,6 timer om ugen.Håndtering af medicin.Det udførende personale anvender igennemsnit fra 3,4 timer (sygeplejerske) til 1 time (SSH’er)ugentligt på denne opgave. SSA’erne anvender cirka 2 timerugentligt.Råd og vejledning.Sygeplejerskerne bruger ugentligt 2,5 ti-mer på råd og vejledning, mens SSA’er bruger 1,6 timer ogSSH’er 1,3 timer.
For alle tre medarbejdergrupper udgør disse tre kategorier samlet om-kring tre fjerdedele af den tid, der bruges på indirekte brugerrettedeopgaver. Forskellene i det absolutte tidsforbrug skal ses i lyset af, at de5
To tredjedele af medarbejderne på området er deltidsansatte. Deltidsansattesbesvarelser i undersøgelsen er opregnet til en arbejdsuge på 37 timer. Ledernearbejder ofte flere end 37 timer – også for lederne er tidsforbruget omregnettil en arbejdsuge på 37 timer.
31
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
forskellige medarbejdergrupper har forskellige kompetenceområder.En sygeplejerskes arbejdsopgaver omfatter eksempelvis journalføring,medicinhåndtering m.v., mens en SSH’ers opgaver primært er af ple-jemæssig karakter.For sygeplejerskerne udgør kontakt til andre om beboerne også et be-tydeligt tidsforbrug, nemlig 2,2 timer ugentligt.Generelt gælder det dog for alle tre medarbejdergrupper, at jo tættereknyttet de indirekte brugerrettede opgaver er til den konkrete plejeop-gave, jo mere tid bruges der på dem.Nedenstående figurer (figur 6.1-6.3) viser fordelingen af de indirektebrugerrettede opgaver for det udførende personale som del af den sam-lede opgaveportefølje. Cirklen herunder illustrerer fordelingen af med-arbejderens samlede tid, mens den indirekte brugerrettede tid desudener opdelt på opgavekategorier.De tre største kategorier blandt de indirekte brugerrettede opgaveromfatter opgaver, som medarbejderne i undersøgelsens interview ogvalidering har fremhævet som centrale for understøttelse af plejeopga-ven.Figur 6.1: Fordelingen af den indirekte tid for det udførende personale.Timer ugentligt. Sygeplejersker.
SygeplejerskeHåndtering og dosering af medicinJournalføring3,4Interne opgaver6,0 timer5,5Indirekte brugerrettedeopgaver17,7 timerDirekte brugerrettedeopgaver13,3 timerLøbende orientering i beboernes journaler(daglig rapport)Særlig journaliseringRevisitation, tilsyn og egenkontrolKontakt til sundhedssystemet og andre ombeboereRåd, vejledning og uddannelse relateret tilplejenSamarbejde og projektarbejde
2,00,30,92,22,50,9
32
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 6.2: Fordelingen af den indirekte tid for det udførende personale.Timer ugentligt. SSA’er.
SSAHåndtering og dosering af medicinJournalføring1,9Løbende orientering i beboernes journaler(daglig rapport)3,3
Interne opgaver5,8 timer
Direkte brugerrettedeopgaver20,7 timer
Indirekte brugerrettedeopgaver10,5 timer
Særlig journaliseringRevisitation, tilsyn og egenkontrolKontakt til sundhedssystemet og andre ombeboereRåd, vejledning og uddannelse relateret tilplejenSamarbejde og projektarbejde
1,50,30,51,01,60,4
Figur 6.3: Fordelingen af den indirekte tid for det udførende personale.Timer ugentligt. SSH’er.
SSHHåndtering og dosering af medicinJournalføringLøbende orientering i beboernes journaler(daglig rapport)Særlig journaliseringIndirekte brugerrettedeopgaver6,2 timerDirekte brugerrettedeopgaver26,1 timer1,2Revisitation, tilsyn og egenkontrol0,30,50,21,30,4Kontakt til sundhedssystemet og andre ombeboereRåd, vejledning og uddannelse relateret tilplejenSamarbejde og projektarbejde
0,8Interne opgaver4,6 timer1,6
Nedenfor ses der nærmere på de tre største kategorier samt kontakt tilandre om beboere, som er et af fokusområderne i undersøgelsen.
33
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
JournalføringFigur 6.4 viser fordelingen af gruppernes tidsforbrug på journalføringfordelt på de enkelte opgaver i opgavekategorien journalføring. Der-udover vises også opgaven løbende orientering i beboernes journal(daglig rapport), som er en selvstændig opgavekategori.I forhold til tidsforbruget på journalføring fylder den løbende doku-mentation om beboernes forhold i journalen mest. Sygeplejersker ogSSA’er har særlige kompetencer og ansvarsområder i forhold til jour-nalføring og bruger derfor tid på denne type dokumentation (hen-holdsvis 2,5 timer ugentligt for sygeplejersker og 1,7 timer ugentligtfor SSA’er). SSH’erne bruger forholdsmæssig lidt tid på decideretdokumentation. Det samme billede gælder de øvrige primære doku-mentationsopgaver, opdatering af de sygeplejefaglige optegnelser ogplejeplaner m.v.Figur 6.4: Tidsforbrug på journalføring for det udførende personale.Timer ugentligt.6,00,20,3
5,0
1,34,0
Kontaktbog hos beboerne
Kalender og opslagstavle3,00,20,40,52,00,40,20,30,10,2
1,2Opdatering af de sygeplejefagligeoptegnelserIndsatsområder/fokusområder,plejeplaner og/eller døgn-ugeplanerLøbende dokumentation i journalen2,5
1,0
1,7
0,80,0SSASSHSygeplejerske
SSH’erne bruger derimod forholdsmæssig mere tid på opgaven løben-de orientering i beboernes journaler, der er en selvstændig opgaveka-tegori. SSH’erne bruger 1,2 timer ugentligt på denne opgave. Detskyldes, at opgaven omfatter, dels at medarbejderen orienterer sig ijournalen for at få overblik over ændringer i beboernes tilstand, derkan have betydning for plejen, dels de daglige briefinger (daglig rap-
34
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
port), der afholdes på de enkelte afdelinger i nogle plejeboligbebyg-gelser, hvor en mellemleder mundtligt giver en opdatering om beboer-nes tilstand. Denne opgave omfatter derfor ikke en aktiv dokumentati-onsopgave, men er i højere grad en videreformidling af allerede do-kumenterede oplysninger. SSA’er og sygeplejersker kan også aflæggeden daglige rapport til en mindre gruppe SSH’er. Tidsforbruget påjournalføring er således begrænset for SSH’erne i forhold til de toøvrige grupper.I de efterfølgende interview og feltbesøg udpeges dokumentationsop-gaverne ofte som værende tidskrævende, men samtidig som en opga-ve, der ikke kan undværes. Opgaven vurderes at bibringe kvalitet tilden daglige pleje og et vigtigt sikkerhedsnet ved eksempelvis vikar-dækning.Indberetninger af indsamlet dokumentation til forvaltningen eller tilandre centrale systemer varetages normalt ikke af det udførende per-sonale i plejeboligbebyggelser. Denne opgave er primært placeret hoscenterlederen.Håndtering og dosering af medicinKategorien håndtering af dosering af medicin består i én opgave afsamme navn. Ikke alle medarbejdergrupper har kompetencer til athåndtere og dosere medicin, og det er typisk en opgave, der er placerethos sygeplejerskerne og/eller hos SSA’erne. Lokalt kan der dog værevariationer.Sygeplejersker og SSA’er bruger henholdsvis 3,4 og 1,9 timer ugent-ligt på medicinhåndtering. I forbindelse med interview og valideringblev denne opgave gentagne gange fremhævet som vigtig, men om-stændelig. Ikke mindst fordi opgaven er tidskrævende og forbundetmed et omfattende kontrolsystem. Opgaven skal derfor også ses i for-bindelse med egenkontrol af medicin, der udgør omkring 0,5 timer omugen for sygeplejersker. Denne opgave omfatter interne kontroller afden doserede medicin.Eksempel på opgave:Opgavekategori: Råd, vej-ledning og uddannelserelateret til plejenLøbende faglig sparring ogsamarbejde med kollegerDaglig udveksling om beboer-nes tilstand. Råd og vejled-ning om udførelse af plejen,for eksempel undervisning i atundgåmagtanvendelse.Generel faglige sparring, foreksempel om omsorgssystemog løbende opgaver.
Råd og vejledningI kategorien råd, vejledning og uddannelse relateret til plejen anvenderalle medarbejdergrupper omkring 90 procent af tiden på opgaven lø-bende faglig sparring og samarbejde med kolleger.Opgaven faglig sparring dækker bredt forklaringer eller instruktioner iplejesituationer. Sygeplejersker bruger ugentligt cirka 2,5 timer pådette, mens SSA’er bruger 1,6 timer. Sygeplejerskerne angiver, atderes tidsforbrug typisk hænger sammen med at yde støtte og instruk-tion til enkeltopgaver, mens SSH’erne typisk modtager instruktioner-ne. SSH’erne bruger ugentligt 1,3 timer på opgaven.
35
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Forskelle i tidsforbruget på tværs af plejeboligbebyggelserSpredningen i tidsforbruget på tværs af plejeboligbebyggelserne i må-lingen er et udtryk for omfanget i de forskelle, der eksisterer i de en-kelte plejeboligbebyggelsers tidsanvendelse for de enkelte medarbej-dergrupper. Som nævnt tidligere afhænger den konkrete opgavetilret-telæggelse fra plejeboligbebyggelse til plejeboligbebyggelse i høj gradaf blandt andet organisering, praktiske forhold og medarbejderkompe-tencer. Medarbejdere med samme titel/uddannelsesbaggrund kan der-for varetage vidt forskellige opgaver på tværs af plejeboligbebyggel-serne. Derfor kan der forventes en relativt høj spredning i tidsanven-delsen på en række opgaver for de enkelte medarbejdergrupper.Denne undersøgelse identificerer lokale forskelle, som kan bunde i enrække forskellige faktorer. Såfremt disse lokale forskelle ønskes yder-ligere belyst, bør dette foregå gennem en undersøgelse med et merekvalitativt sigte.Spredningen opgøres i forhold til de to største grupper af udførendepersonale, SSA’er og SSH’er.Spredningen i tidsanvendelsen mellem plejeboligbebyggelserne, derhar deltaget i undersøgelsen, beskrives nedenfor. Figurerne nedenforviser nedre og øvre kvartil samt minimum- og maksimumværdi blandtde deltagende plejeboligbebyggelser.Resultaterne viser en relativt stor spredning i det udførende personalestidsanvendelse på tværs af de deltagende plejeboligbebyggelser. På deindirekte brugerrettede opgaver varierer tidsanvendelsen mellem 2 og18 timer ugentligt for SSA’er og mellem 4 og 11 timer ugentligt forSSH’er, jf. nedenstående figur 6.5 og 6.7.
36
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 6.5: Spredningen i det udførende personales tidsanvendelse påoverordnede opgavetyper på tværs af plejeboligbebyggelser, maksimum-værdi/minimumværdi, øvre kvartil/nedre kvartil, timer per uge, SSA’er.
3028
SSA
25
24
20
1715
18
13108520Direkte brugerrettetIndirekte brugerrettet
11732Interne opgaver
8
For SSA’erne er spredningen størst for de direkte brugerrettede opga-ver, mens den er mindst for de interne opgaver, hvor tidsforbruget somnævnt tidligere primært er sammensat af pauser og kursusaktivitet. Forde indirekte brugerrettede opgaver er spredningen ligeledes stor, doger spændet mellem øvre og nedre kvartil på størrelse med spændet forde interne opgaver.Nedenstående figur viser spredningen for SSA’er fordelt på indirektebrugerrettede opgavekategorier. Det ses, at spredningen er størst indenfor de tre dominerende opgavekategorier nævnt tidligere, medicin-håndtering, journalføring samt råd og vejledning.
37
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 6.6: Spredningen i det udførende personales tidsanvendelse påindirekte brugerrettede opgaver på tværs af plejeboligbebyggelser, mak-simumværdi/minimumværdi, øvre kvartil/nedre kvartil, timer per uge,SSA’er.12,010,08,06,0
9,9
4,02,0
4,32,5
4,62,72,02,11,00,40,60,30,10,01,20,70,10,02,31,80,50,03,71,92,5
1,30,00,10,6
0,80,0
0,70,0
Spredningen er størst på kategorierne medicin og journalisering. Detskyldes dels forskelle i den måde, plejeboligbebyggelserne har organi-seret særligt journaliseringsopgaven på, dels lokale forskelle i denoverordnede tilgang til journalisering.Spredningen er markant mindre inden for de øvrige opgavekategorier,som heller ikke fylder særlig meget tidsmæssigt for medarbejdergrup-pen. Det gælder eksempelvis særlige journaliseringsopgaver og til-synsopgaver, der primært involverer lederniveauerne i plejeboligbe-byggelserne og kun i mindre grad det udførende personale.
38
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 6.7: Spredningen i det udførende personales tidsanvendelse påoverordnede opgavetyper på tværs af plejeboligbebyggelser, maksimum-værdi/minimumværdi, øvre kvartil/nedre kvartil, timer per uge, SSH’er.3530252029
SSH2623
1510
116754
9632Interne opgaver
50
Direkte brugerrettet
Indirekte brugerrettet
Fordeles den indirekte brugerrettede tid ud på opgavekategorier, sesden samme tendens, som er gældende for SSA’erne. Spredningen erstørst på de tre dominerende kategorier, og spredningen er særlig mar-kant i forhold til journalisering. Dog er spændet i absolut tid mellemdet øvre og nedre kvartil ikke særlig stort, hvilket afspejler, atSSH’ernes tidsforbrug i forhold til opgaven er begrænset.Figur 6.8: Spredningen i det udførende personales tidsanvendelse påindirekte brugerrettede opgaver på tværs af plejeboligbebyggelser, mak-simumværdi/minimumværdi, øvre kvartil/nedre kvartil, timer per uge,SSH’er.6,05,55,04,03,02,01,00,00,01,9
3,02,11,71,30,80,30,60,5
3,2
3,0
1,50,90,70,40,10,00,7
1,60,60,70,30,10,00,20,50,00,0
0,10,0
Den forholdsvis store spredning i tidsanvendelsen på de primære indi-rekte brugerrettede opgaver for SSA’erne og SSH’erne bekræfter for-skelligheden mellem plejeboligbebyggelserne. Spredningen reflekterer
39
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
således, at den konkrete arbejdsfordeling og opgaveløsning kan varierepå tværs af institutioner særligt i forhold til, hvordan der arbejdes medjournaliseringsopgaven.Plejeboligbebyggelsernes arbejdstilrettelæggelse er påvirket af hen-holdsvis statslige regler og kommunal udmøntning heraf, kommunalregulering samt intern organisering. Ovenstående viser, at der i kryds-feltet herimellem kan prioriteres forskelligt mellem opgaverne.
6.2 Typisk plejeboligbebyggelseUdførelsen af selve omsorgs- og plejeopgaverne varierer kun lidt mel-lem de deltagende 23 plejeboligbebyggelser. De deltagende plejebo-ligbebyggelser omfatter ikke specialafsnit.Lokale forhold påvirker imidlertid den nærmere organisering og opga-vetilrettelæggelse på den enkelte plejeboligbebyggelse, men blandt dedeltagende plejeboligbebyggelser kan en række typiske forhold næv-nes i forhold til opbygning og tidsanvendelse.Den typiske plejeboligbebyggelse i undersøgelsen rummer omkring 40boliger og har i gennemsnit omkring 39 medarbejdere ansat i pleje-funktioner. En del af de ansatte arbejder på nedsat tid, hvorfor dersamlet set er i gennemsnit 32,6 årsværk tilknyttet bebyggelsen. Udover plejepersonalet er der ansat forskellige andre medarbejdere såsompedeller, økonomaer, administrative medarbejdere m.m. Nedenståendeomhandler kun plejepersonalets tidsforbrug.I den typiske plejeboligbebyggelse er der ansat én centerleder og énmellemleder enten som gruppeleder eller afdelingsleder. I større be-byggelser er der typisk flere gruppeledere, mens mindre plejeboligbe-byggelser kun har én eller slet ingen. I så fald varetager SSA’ernetypisk funktionerne knyttet hertil. I den typiske plejeboligbebyggelseer der desuden ansat to sygeplejersker – igen er der en vis lokal varia-tion mellem større og mindre bebyggelser. Der er i gennemsnit ansat6 SSA’er, og 22 SSH’er, der som nævnt tidligere primært varetagerden daglige omsorg og pleje.Nedenfor vises tidsforbrug i den gennemsnitlige plejeboligbebyggelsesamlet set for lederne og det udførende personale.Nedenstående figur 6.9 viser det samlede tidsforbrug i årsværk i dentypiske plejeboligbebyggelse. Det er taget udgangspunkt i et årsværkpå 1.650 timer.
1
12 årsværk
LedereAfd/grp ledereSygeplejersker
6 årsværk22 årsværk
SSASSH
40
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 6.9: Tidsforbrug i en typisk plejeboligbebyggelse fordelt på opga-vetyper.
4,9 årsværk15%Direkte brugerrettedeopgaver7,1 årsværk22%20,5 årsværk63%Indirekte brugerrettedeopgaver
Interne opgaver
Den samlede opgavesammensætning i en typisk plejeboligbebyggelseafspejler medarbejdersammensætningen, hvor der er et stort flertal afSSH’er, der primært varetager direkte brugerrettede opgaver. Såledesanvendes årligt 20,5 årsværk udelukkende på omsorgsopgaver. Årligtbruges der samlet 7,1 årsværk på indirekte brugerrettede opgaver. Idenne sammenhæng omfatter det dels de opgaver, som direkte under-støtter plejen, men ikke indebærer kontakt med beboerne, dels de op-gaver, der er af mere administrativ karakter, og som typisk løses af enmellemleder eller centerleder. De interne opgaver optager 4,9 årsværkårligt. Dette omfatter primært kursusaktivitet og pauser, men også deledelsesopgaver, som centerlederen og i et vist omfang mellemledernevaretager i forbindelse med den daglige drift.
41
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 6.10: Tidsforbrug fordelt på indirekte brugerrettede opgaver i entypisk plejeboligbebyggelse.
Håndtering og dosering af medicinJournalføringInterne opgaver4,9 årsværk1,1Særlig journaliseringRevisitation, tilsyn og egenkontrolKontakt til sundhedssystemet og andre ombeboereRåd, vejledning og uddannelse relateret tilplejenKlagesagerSamarbejde og projektarbejde
Indirekte brugerrettedeopgaver7,1 årsværkDirekte brugerrettedeopgaver20,5 årsværk
3,1
0,30,50,51,30,00,5
Tidsforbruget i den typiske plejeboligbebyggelse kan yderligere forde-les på enkelte indirekte brugerrettede opgavekategorier. Det ses affigur 6.10, at af de 7,1 årsværk, der bruges på indirekte brugerrettedeopgaver i en typisk plejeboligbebyggelse, bruges 3,1 årsværk på jour-nalføring og daglig rapport. Opgaven fylder forholdsvis meget blandtde indirekte brugerrettede opgaver, da det er en opgave, som alle med-arbejdergrupper varetager i større eller mindre omfang, og som er tætknyttet til selve udførelsen af plejen i dagligdagen.Herudover bruges der i en typisk plejeboligbebyggelse årligt 1,1 års-værk på håndtering og dosering af medicin og 1,3 årsværk på råd ogvejledning relateret til plejen, mens der årligt bruges 0,5 årsværk ude-lukkende på projektarbejde.
42
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
7. Oplevelse af arbejds-opgaverSom en del af målingen er medarbejderne blevet spurgt om deres op-levelse af de indirekte brugerrettede opgaver. Medarbejderne er delsblevet spurgt, om de oplever, at opgaverne er vigtige for at levere enhøj kvalitet i servicen til borgerne, dels blevet spurgt, om de oplever,at opgaverne kan løses nemmere og hurtigere.I dette kapitel præsenteres og kommenteres resultaterne af denne må-ling.På baggrund af en kombination af de to spørgsmål kan medarbejdernesbesvarelser inddeles i fire kategorier fra A til D, jf. nedenstående figur7.1. Opgaver, hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori C ogD, kan på den baggrund betragtes som opgaver, hvor medarbejdernepeger på et potentiale for afbureaukratisering. Omvendt kan opgaver,hvor en stor del af besvarelserne ligger i kategori A og til dels kategoriB, opfattes som opgaver, der ifølge medarbejderne har et mindre po-tentiale for forenkling og afbureaukratisering.Samtlige resultater af målingen af forenklingspotentiale fordelt påmedarbejdertyper kan ses i bilag D.Figur 7.1: Kategorisering af opgavernes forenklingspotentiale baseret påmedarbejdernes oplevelser med udførelse af opgaverne.
Hvor vigtig oplever du opgaven iforhold til at levere en høj kvalitet iservicen til borgeren?1=Slet ikke vigtig, 5=Meget vigtig
543
A:Vigtig opgave, men ikkepotentiale for forenkling. Væropmærksom på, at opgavenfortsat kan løses nemt oghurtigt.B:Mindre vigtig opgave, menikke potentiale for forenkling.Ikke i fokus for forenkling, menovervej eventuelt om opgavenhelt kan fjernes.C:Mindre vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Overvej om opgaven kanforenkles eller fjernes.
Stigende potentiale for forenkling
A
D
211
B23
C45
Oplever du, at opgaven kan løsesnemmere og hurtigere?1=Nej, slet ikke, 5=Ja, i meget høj grad
D:Vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Igangsæt forenklingsinitiativer!
Oplevelsen af opgaverne varierer på tværs af de forskellige medarbej-dergrupper på ældreområdet, afhængigt af hvilke opgaver de primært
43
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
varetager. Medarbejdergrupperne ser generelt det største forenklings-potentiale i de opgaver, de selv udfører dagligt, og som de bruger enstor del af deres tid på. Fælles for grupperne er desuden, at de opgaver,der opleves som værende uden relation til den grundlæggende pleje-opgave, samt de opgaver, medarbejderne ikke selv kan tilrettelægge,opleves som havende det største forenklingspotentiale – både i forholdtil opgavens vigtighed og i forhold til, om opgaven kan løses hurtigereog nemmere.Denne tendens er bekræftet i forbindelse med valideringen af projek-tets resultater. De opgaver, der optager mest tid blandt de indirektebrugerrettede opgaver, eksempelvis journalføring, betegnes som megetvigtige i forhold til at yde den bedst mulige pleje, men det påpegessamtidig, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere. Der er medandre ord generelt ikke tale om, at medarbejderne ønsker opgaverneafskaffet, men at opgaverne kan tilrettelægges bedre.I figurerne nedenfor er fremhævet et antal udvalgte opgaver for hver afde udførende personalegrupper, hvor målingen og den efterfølgendevalidering har påpeget potentiale for forenkling.Figur 7.2: Resultaterne af oplevelsesmålingen. Sygeplejersker. Udvalgteopgaver.
For ovenstående opgaver for sygeplejerskerne gælder, at næsten alleopgaverne opfattes som vigtige for plejen (de fleste besvarelser ligger ienten kategori A eller kategori D). Særligt kontakten til de praktise-rende læger opleves som en vigtig opgave, der kan tilrettelægges bed-
44
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
re, idet 55 procent af respondenterne mener, at denne opgave har for-enklingspotentiale.Denne tendens stemmer overens med det generelle indtryk fra valide-ringsaktiviteterne, hvor særligt kontakt til eksterne parter og i særde-leshed til de praktiserede læger ofte blev fremhævet som en opgave,der ikke er hensigtsmæssigt tilrettelagt.Udarbejdelse af plejeplaner har ifølge sygeplejerskerne også mulighe-der for forenkling. 47 procent mener, opgaven kan tilrettelægges bed-re. Cirka 41 procent mener den løbende dokumentation i journalen, deroptager meget af sygeplejerskernes indirekte brugerrettede tid, kanforenkles. Medicinhåndtering er en opgave, der i hverdagen fyldermeget for særligt sygeplejerskerne. Her mener godt en tredjedel afsygeplejerskerne, at opgaven kan forenkles.SSA’erne har ikke det samme indtryk af kontakten til de praktiserendelæger som sygeplejerskerne. Hos SSA’erne mener 63 procent, at op-gaven er vigtig og godt tilrettelagt, mens en tredjedel mener, at tilrette-læggelsen kan forbedres.Desuden mener over en tredjedel af SSA’erne, at både den løbendedokumentation i journalen og den daglige rapport kan forenkles, menscirka en fjerdedel mener, at medicinhåndteringen kan forenkles.Figur 7.3: Resultaterne af oplevelsesmålingen. Udvalgte opgaver. SSA’er.
SSAABCD
Projektdeltagelse og arbejdsgrupper iværksat af forvaltningenPlejeplanerLøbende dokumentation i journalenPraktiserende lægerLøbende orientering i beboernes journaler (daglig rapport)Håndtering og dosering af medicinKontakt til sygehuse og andre sundhedsfaglige samarbejdspartnere0%
26%51%63%
22%8%7%
40%35%37%1%0%0%1%0%8% 0%35%32%24%23%
12%
64%67%75%68%10%20%30%40%50%
60%
70%
80%
90%
100%
45
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
SSH’erne bruger en mindre del af deres samlede tid på de indirektebrugerrettede opgaver end sygeplejersker og SSA’er. Samtidig er den-ne gruppe ikke primært ansvarlig for dokumentation i journalen i stør-re omfang og varetager kun i mindre grad kontakten til sygehuse ogandre sundhedsfaglige samarbejdspartnere.Et flertal på 65 procent af SSH’erne opfatter således den løbende do-kumentation i journalen som både vigtig og godt tilrettelagt. Cirka 30procent af SSH’erne mener også, at opgaven er vigtig, men mener dogsamtidig, at den kan indrettes bedre.Et centralt resultat for netop SSH’erne er, at et flertal i medarbejder-gruppen oplever den løbende dokumentation i journalen som værendehensigtsmæssigt tilrettelagt, og opgaven opleves samtidig som vigtigfor at give den bedst mulige pleje. Selvom cirka 30 procent mener, atopgaven har forenklingspotentiale, mener kun 4,3 procent, at opgavener mindre vigtig for plejens kvalitet.Figur 7.4: Resultaterne af oplevelsesmålingen. Udvalgte opgaver. SSH’er.
Håndtering af medicin og plejeplaner er opgaver, som SSH’erne imindre grad er involveret i. Her ses det, at flertallet af de adspurgtevurderer opgaverne som vigtige for plejen. I forhold til de andre med-arbejdergrupper vurderer kun 17 procent af SSH’erne, at medicinhånd-teringen kan forenkles, mens 32 procent mener, at udarbejdelse afplejeplaner kan tilrettelæggelse bedre.
46
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Fælles for de tre medarbejdergrupper er, at opgaven projektdeltagelseog arbejdsgrupper vurderes som havende en beskeden betydning forkvaliteten af plejen i forhold til de øvrige opgaver, der i højere grad erdirekte knyttet til udførelse af plejeopgaven. Det er dog værd at be-mærke, at på tværs af de tre medarbejdergrupper vurderer 30-40 pro-cent af respondenterne, at opgaven er vigtig, omend den har forenk-lingspotentiale.
47
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
8. Regulering, opgaverog tidsanvendelseI dette kapitel præsenteres reguleringen på området, og den kobles tilopgaverne og tidsforbruget herpå.I det første afsnit gives et overblik over henholdsvis den statslige ogden lokale regulering på området. I de følgende afsnit beskrives regu-leringen af de væsentligste opgaver mere indgående. Endelig koblestidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaver med reguleringen.Bilag E indeholder en oversigt over de enkelte indirekte brugerrettedeopgavers kobling til reguleringen samt en kort beskrivelse af metodentil kobling mellem tidsforbruget på de indirekte brugerrettede opgaverog reguleringen.
8.1 Overblik over reguleringen på ældreområdetStatslig reguleringDen statslige regulering på ældreområdet udgøres primært af:ServicelovenSundhedsloven.
Serviceloven er kendetegnet ved at være rammesættende i forhold tilindsatsen på området, mens en række bekendtgørelser i tilknytning tilserviceloven er kendetegnet ved en højere grad af procesregulering iforhold til enkelte opgaver. Hertil kommer en række andre statsligereguleringskilder, eksempelvis almenboligloven, forvaltningslovenm.m. Tilsvarende udstikker sundhedsloven de overordnede rammer ogansvaret for en række af de opgaver, som løses i en plejeboligbebyg-gelse, mens mere specifik regulering findes i en række procesregule-rende bekendtgørelser og vejledninger.De væsentligste bekendtgørelser og vejledninger, der regulerer opga-verne i en plejeboligbebyggelse er:Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler (vej-ledning nr. 9429 af 30/06/2006).Bekendtgørelse om lægers, tandlægers, kiropraktorers, jorde-mødres, kliniske diætisters, kliniske tandteknikeres, tandpleje-res, optikeres og kontaktlinseoptikeres patientjournaler (jour-nalføring, opbevaring, videregivelse og overdragelse m.v.)(bekendtgørelse nr. 1373 af 12/12/2006).
48
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Vejledning om sygeplejefaglige optegnelser (vejledning nr.9229 af 29/04/2005).Bekendtgørelse om magtanvendelse og andre indgreb i selvbe-stemmelsesretten over for voksne samt om særlige sikkerheds-foranstaltninger for voksne og modtagepligt i boformer efterserviceloven (bekendtgørelse nr. 789 af 06/07/2006).Bekendtgørelse om tilsyn på plejehjem og i plejeboliger m.v.(bekendtgørelse nr. 805 af 29/06/2007).Bekendtgørelse om hjemmesygepleje (bekendtgørelse nr.1601 af 21/12/2007).Lov om autorisation af sundhedspersoner og sundhedsfagligvirksomhed (lovbekendtgørelse nr. 1350 af 17/12/2008).
Lokal reguleringDen lokale regulering omfatter lokale politikker og retningslinjer.Endvidere er ældreområdet kendetegnet ved rammelovgivning og der-for vil en række opgaver på området som udgangspunkt følge af cen-tral regulering, mens tilrettelæggelse af opgaverne i høj grad fastlæg-ges af den kommunale forvaltning og institutionerne selv. Herudoverindeholder dele af den statslige regulering krav om, at kommunerneudarbejder retningslinjer, mål og rammer for udmøntningen af ramme-lovgivningen.Den lokale regulering er således ofte en udmøntning af den statsligerammelovgivning, men omfatter også kommunernes egne tiltag i formaf for eksempel retningslinjer for dokumentation eller registreringer ikommunale systemer.Til en vis grad er dele af den lokale tilrettelæggelse endvidere under-lagt krav i medarbejdernes overenskomster, der kan påvirke tidsan-vendelsen. Det gælder for eksempel bestemmelser om pauser, efterud-dannelse, medarbejderudviklingssamtaler m.v.
8.2 Beskrivelse af reguleringen af de direkte bruger-rettede opgaver og interne opgaverNærværende rapport har gennemgående fokuseret på indirekte bruger-rettede opgaver, ligesom dette kapitel beskæftiger sig med regulerin-gen heraf. Udførelsen af direkte brugerrettede opgaver og interne op-gaver udspringer dog også i et vist omfang af både statslig og lokalregulering.De direkte brugerrettede opgaver på ældreområdet er omfattet af ser-viceloven, sundhedsloven og andre specifikke reguleringskilder på
49
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
området, blandt andet i form af lovkrav om ansvar for og tilsyn medudførelsen af direkte brugerrettede opgaver.Den primære statslige regulering af ældreområdet indeholder desligeen række bestemmelser, som vedrører de interne opgaver. Disse om-handler særligt muligheder for etablering og drift af forskellige typertilbud. Hovedparten af de interne opgaver, der løses i en typisk pleje-boligbebyggelse, er dog knyttet til det ledelsesmæssige ansvar og ersåledes også lokalt reguleret. Endvidere er dele af de interne opgaverreguleret af overenskomstfastsatte krav.
8.3 Beskrivelse af reguleringen af de indirekte bruger-rettede opgaverStatsligt regulerede indirekte brugerrettede opgaverIndirekte brugerrettede opgaver omfattet af statslig regulering er ho-vedsageligt opgaver, der indebærer en grad af dokumentationspligteller procesregulering.De primære statsligt regulerede opgaver er listet nedenfor med en be-skrivelse af den statslige regulering. Det skal imidlertid bemærkes, atder for de statsligt regulerede opgaver er rum for lokal tilrettelæggelse.Den konkrete udførelse af opgaverne er således omfattet af både stats-lig regulering og lokal tilrettelæggelse og implementering af den stats-lige regulering. Det betyder formodentlig, at forenklingspotentiale kanindhøstes ved en indsats på både statsligt og lokalt niveau.Håndtering og dosering af medicinOpgaven er reguleret af både statslige regler og lokale tiltag. Den pri-mære reguleringskilde er reglerne om ordination og håndtering af læ-gemidler i vejledning om ordination og håndtering af lægemidler (vej-ledning nr. 9429 af 30/06/2006).Løbende dokumentation i journalenI udgangspunktet følger journalføring af statslig regulering. Den stats-lige regulering består i pligten til at føre patientjournaler jævnfør be-kendtgørelse om lægers, tandlægers, kiropraktorers, jordemødres, kli-niske diætisters, kliniske tandteknikeres, tandplejeres, optikeres ogkontaktlinseoptikeres patientjournaler (journalføring, opbevaring, vi-deregivelse og overdragelse m.v.) (bekendtgørelse nr. 1373 af12/12/2006).Den statslige regulering tilsiger, at der i patientjournalen skal foretagesoptegnelser, som oplyser om borgerens tilstand, den planlagte og ud-førte behandling m.v. af borgeren, herunder hvilken information der ergivet, og hvad borgeren på den baggrund har tilkendegivet. Også op-
50
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
tegnelser om øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysnin-ger om borgeren skal journalføres.PlejeplanerUdarbejdelse af plejeplaner m.v. følger af servicelovens § 89, stk. 3.Kommunens pligt til at udarbejde plejeplaner gælder i forhold til be-boere i plejehjem, i plejeboligbebyggelser og i tilsvarende boligenhe-der. Plejeplanen skal ses som en udbygning af de skemaer, der udar-bejdes i forbindelse med en afgørelse om personlig og praktisk hjælp,således at der for beboere i plejehjem og lignende boliger udarbejdesindividuelle plejeplaner for den samlede indsats. Formålet med pleje-planer er at skabe et redskab, der kan medvirke til at sikre og synliggø-re en individuel tilrettelæggelse af hjælpen for de svage ældre. I prak-sis vil oplysningerne om den samlede indsats ud over de tilkendteydelser for eksempel kunne indeholde en plan for dagens aktiviteter,spisetider, måltidets sammensætning, rutiner ved sengetid m.v.Kontakt til sundhedsfaglige samarbejdspartnere (herunder prak-tiserende læger)Kontakt til sygehuse og andre sundhedsfaglige samarbejdspartneresamt praktiserende læger er reguleret i:Lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfag-lig virksomhed (lov nr. 451 af 22/05/2006) § 18.Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler (vej-ledning nr. 9429 af 30/06/2006) kapitel 5.3.Bekendtgørelse om lægers, tandlægers, kiropraktorers, jorde-mødres, kliniske diætisters, kliniske tandteknikeres, tandpleje-res, optikeres og kontaktlinseoptikeres patientjournaler (jour-nalføring, opbevaring, videregivelse og overdragelse m.v.)(bekendtgørelse nr. 1373 af 12/12/2006) § 2.
Kontakt til sundhedsfaglige samarbejdspartnere omfatter kontakt til depraktiserende læger, sygehuse og fysioterapeuter/ergoterapeuter m.v.vedrørende beboerne. Opgaven indebærer typisk telefonisk kontakt tillæger vedrørende fornyelse af recepter eller ny medicin.
Lokalt regulerede og ikke-regulerede indirekte brugerrette-de opgaverDe lokalt regulerede opgaver omfatter opgaver, der kommunalt ellerinstitutionelt er fastsat klare retningslinjer for. Det omfatter typiskkontroltiltag såsom egenkontrol af medicin og andre kontroller samtudfyldelse af skemaer til lokalt brug.
51
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
De ikke-regulerede opgaver omfatter opgaver, der ikke er underlagtstatslig regulering eller lokale retningslinjer, men som udføres som enintegreret del af de daglige opgaver uden direkte at kunne henføres tilkonkret regulering.De ikke-regulerede opgaver omfatter primært:Faglig sparring med kolleger i løbet af dagen.Normal orientering om beboernes tilstand (daglig rapport).
8.4 Sammenhæng mellem tidsforbrug, regulering ogopgaver på ældreområdetSom det fremgår ovenfor, er en række af de indirekte brugerrettedeopgaver koblet til reguleringskilder. Disse reguleringskilder kan over-ordnet inddeles i to kategorier, statslig regulering og lokal regulering.De opgaver, som ikke er omfattet af enten statslig regulering ellerlokal regulering, kan placeres i en tredje kategori, ikke reguleret. BilagE indeholder en oversigt over fordelingen af de enkelte indirekte bru-gerrettede opgaver på disse tre kategorier.Tidsforbruget på de statsligt regulerede opgaver er derudover inddelt ito kategorier for at tage højde for det lokale rum til implementering afopgaverne. Den tidsanvendelse på de enkelte opgaver, som svarer tiltidsforbruget i medianen af de deltagende kommuner, betegnes såledesstatsligt reguleret. Det antages, at dette tidsforbrug svarer til det tids-forbrug, der skal til for at opfylde kravene i den statslige regulering.Det tidsforbrug, der ligger over median-kommunen, betegnes statsligtreguleret med lokal frihed, da det antages, at dette tidsforbrug følger aflokal implementering og prioritering (men stadig anvendes på opgaver,som overordnet er statsligt regulerede). Fordelingen af tidsforbruget påde to kategorier er således ikke baseret på en vurdering af den enkeltekommunes strukturelle forudsætninger.Nedenfor fordeles tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaver påovenstående kategorier. Tidsforbruget på de indirekte brugerrettedeopgaver udgør 21,7 procent af det samlede tidsforbrug i en gennem-snitlig plejeboligbebyggelse, der har deltaget i undersøgelsen. En så-dan plejeboligbebyggelse består af 1 leder, 1 gruppeleder/souschefsamt 2 sygeplejersker, 6 SSA’er og 22 SSH’er. Samlet set er der ansat32,6 årsværk i en typisk plejebebyggelse.Metoden til fordeling af tiden på de fire kategorier er beskrevet nær-mere i bilag E.
52
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Tidsforbrug på statsligt regulerede opgaverIndirekte brugerrettede opgaver, der er statsligt regulerede, udgør 9,6procent6af en gennemsnitlig plejeboligbebyggelses samlede tidsan-vendelse. Denne tidsanvendelse fordeler sig på de to kategorier indenfor den statslige regulering på følgende vis:Statslig reguleret, 6,6 procent af det samlede tidsforbrug. Detteer tid, som bruges på statsligt regulerede opgaver, og tid somdet antages skal anvendes for at opfylde de statslige krav tilopgavens udførelse.Statslig reguleret med lokal frihed, 2,9 procent af det samledetidsforbrug. Dette er tid, som bruges på statsligt reguleredeopgaver, men som det må antages kan tilskrives lokal priorite-ring og tilrettelæggelse af opgaverne.
De statsligt regulerede opgaver omfatter især:Håndtering og dosering af medicin (2,4 procent af plejebolig-bebyggelsens samlede tidsforbrug kan henføres til kategorienstatsligt reguleret).Løbende dokumentation i journalen (2,6 procent af plejebolig-bebyggelsens samlede tidsforbrug kan henføres til kategorienstatsligt reguleret).
Tidsforbrug på lokalt regulerede opgaver og ikke-regulerede op-gaverDen resterende del af tidsforbruget på indirekte brugerrettede opgaverkan fordeles på:Lokalt reguleret, 2,4 procent af det samlede tidsforbrug. Detteer tid, der bruges på opgaver, som enten kommunerne eller in-stitutionerne har fastsat klare retningslinjer for. Dette omfatterblandt andet egenkontroller af medicin, øvrige egenkontrollersamt udfyldelse af visse skemaer til lokalt brug om beboerne.Ikke reguleret, 9,8 procent af det samlede tidsforbrug. Dette ertid, der anvendes på opgaver, som ikke er underlagt statsligregulering eller lokale retningslinjer, men udføres som en in-tegreret del af de daglige opgaver uden direkte at kunne henfø-res til konkret regulering. Dette gælder eksempelvis for opga-ver som faglig sparring med kolleger i løbet af dagen (3,4 pro-cent af institutionens samlede tidsforbrug), projektdeltagelse
6
Nedenstående opdeling på hhv. statslig regulering og statslig regulering med lokal
frihed summer til 9,5 pct. Forskellen skyldes afrunding.
53
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
iværksat af forvaltningen (1,1 procent af institutionens samle-de tidsforbrug) og daglig rapport, hvor man orienterer sig i be-boernes journaler (3,5 procent af institutionens samlede tids-forbrug). Den løbende orientering i beboernes journal kan i etvist omfang siges at følge af pligten til journalføring. Der erdog ikke en egentlig reguleringskilde at henføre tidsforbrugettil, hvorfor denne opgave må betragtes som ikke reguleret.Regulering og tidsforbrug på indirekte brugerrettede opgaverI figur 8.1 er vist den samlede fordeling af tidsforbruget på indirektebrugerrettede opgaver i en gennemsnitlig institution fordelt på de firereguleringskategorier.Figur 8.1: Regulering af indirekte brugerrettede opgaver i en typiskplejeboligbebyggelse.
Som det fremgår af figuren ovenfor, er halvdelen af de indirekte bru-gerrettede opgaver, der udføres i en typisk plejeboligbebyggelse, ikkedirekte regulerede. Det er dermed op til lederen og medarbejderne påplejecentret selv at tilrettelægge og prioritere udførelsen af opgaverne.
54
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
9. VisitatorerI relation til plejeboliger varetager visitatorerne den første visitation afborgere til plejeboliger samt revisitation af borgere, der bor i en pleje-bolig. Visitationsopgaven omfatter overordnet selve visitationen til enplads samt den efterfølgende visitation af ydelser m.v. Disse opgaverløses adskilt. Herudover varetager visitatorer tildeling af eksempelvishjemmepleje m.v. Med henblik på at få et indtryk af den samlede op-gaveportefølje for visitatorer har deltagerne i tidsmålingen registreretderes samlede tidsforbrug.
9.1 Resumé/fokusområderMed udgangspunkt i resultaterne af målingen af tidsanvendelsen påopgaverne for visitatorerne samt visitatorernes vurdering af vigtighedog forbedringspotentiale for opgavernes udførelse kan der peges på enrække opgaver, der kan være interessante at fokusere yderligere på iforhold til potentiale for forenkling:Bestilling af tildelte ydelser.Efter borgerens accept af en gi-ven ydelse skal sagen færdiggøres, og visitatoren giver pleje-boligen/-centret besked. Dette foregår typisk elektronisk viakommunens omsorgssystemer. Herefter registreres eventueltsærlige betingelser eller krav til ydelsen, som er oprettet somsærlige fokusområder i borgerens plejeplan. Endelig tageskontakt til den pågældende leverandør af ydelserne med hen-blik på endelig videreformidling af formål og tilrettelæggelsesamt bestilling af ydelserne. Opgaven er den indirekte bruger-rettede opgave, som en typisk visitator anvender mest tid på.En visitator anvender 3,1 timer om ugen på denne opgave.Det er dog kun lige over en fjerdel af visitatorerne, der ople-ver at opgaven kan løses nemmere og hurtigere.Løbende kontakt med leverandøren.Den løbende kontakt, derer med særligt plejeboligen/-centret om borgeren, foregår bå-de telefonisk, via e-mail og via de lokale omsorgssystemer.En visitator anvender også relativt meget tid på denne opgave(2,1 timer om ugen). Men også for denne opgave vurdererkun lige over en fjerdel, at opgaven kan løses nemmere oghurtigere.Udarbejdelse og udsendelse af afgørelser vedrørende hen-holdsvis visitation og revisitation til plejeboliger.Opgavervedrørende færdiggørelse og udsendelse af afgørelser vedrø-rende henholdsvis visitation og revisitation er to af de opga-ver, som visitatorerne oplever, har det største potentiale forforenkling. Opgaverne indebærer udarbejdelse af afgørelsens
55
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
indhold og form samt opdatering af journalen. Endelig anven-des tid på udsendelse til borgeren. I forhold til revisitationvurderer 63 procent, at det kan gøres nemmere og hurtigere,mens 53 procent af visitatorerne vurderer, at udarbejdelse afafgørelser om visitation kan gøres nemmere og hurtigere.Tidsmæssigt anvender visitatorerne henholdsvis 0,7 timer omugen i forbindelse med udarbejdelse og udsendelse af afgørel-ser vedrørende revisitation og 0,2 timer i forbindelse med ud-arbejdelse og udsendelse af afgørelser vedrørende visitation.Det er her centralt at bemærke, at denne tidsanvendelse alenevedrører de indirekte brugerrettede opgaver forbundet med vi-sitation og revisitation. En visitators direkte brugerrettede op-gaver vedrører helt overvejende forberedelse af visitation ogrevisitation.
9.2 En typisk visitatorInterne opgaver fxuddannelse,personaleforhold,møder samt frokostog pauser27%Visitations- ogrevisitationsbesøg tilplejehjem/plejecenter og hjemmepleje11%
Projektdeltagelse ogarbejdsgrupperiværksat afforvaltningen,løbende dialognmed forvaltningen,deltagelse iundersøgelser m.v.3%
Kontakt medpårørende og andentelefonpasning,særligt omkringplanlægning ogtildeling afvisitationer ogrevisitationer14%
Visitatorernes arbejdsopgaver er i høj gradkendetegnet ved, at det er forvaltningsopga-ver, der involverer mange indirekte bruger-rettede opgaver. Konkret omhandler detteaktiviteter i tilknytning til det enkelte visita-tionsbesøg, eksempelvis forberedelse, trans-port og færdiggørelse, samt løbende kontaktleverandører.En visitator bruger således i gennemsnit påen uge (37 timer) cirka 18 timer på indirektebrugerrettede opgaver og 10 timer på interneopgaver. Omkring 9 timer ugentligt brugespå direkte brugerrettede opgaver, der omfat-ter selve visitationsbesøgene, telefonpasningog kontakt med pårørende.
Løbende kontaktmed leverandører6%
Løbende ændringerhos borgeren,herunder fxindlæggelse ogKoordination omudskrivning påtildeling af pladser,sygehusind- og udflytning,9%råd og vejledning ogklagesagsbehandling6%
Forberedelse,transport ogefterfølgendefærdiggørelse afsager i forbindelsemed visitations- ogrevisitationsbesøg,samt bestilling af detildelte ydelser24%
56
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 9.1: Fordeling af tidsforbruget for en visitator på opgavetyper.Timer ugentligt.
Visitator
10,0 timer27%
9,2 timer25%
17,8 timer48%
Direkte brugerrettede opgaver
Indirekte brugerrettede opgaver
Interne opgaver
En typisk dag for en visitator er præget af:Gennemførelse af visitationsbesøg til henholdsvis plejeboligereller hjemmepleje.Færdiggørelse af sager.Løbende opfølgning på borgeres behov.
En typisk dag for en visitator er opdelt mellem visitationsbesøg hosborgere og kontorarbejde relateret til visitationen, eksempelvis forbe-redelse af besøg og færdiggørelse af visitationer.Visitationsbesøg udløses første gang enten af henvendelse fra borgerenselv, fra pårørende eller i forbindelse med et forebyggende hjemmebe-søg. Såfremt det vurderes, at borgeren har behov for hjælp, kan visita-tionsbesøget enten resultere i en visitation til hjemmepleje eller til enplads i en plejebolig eller lignende. Den konkrete arbejdstilrettelæg-gelse afhænger af organiseringen af visitationsfunktionen i den enkeltekommune. Nogle steder er arbejdet tilrettelagt i teams, der hver isærvaretager særlige typer visitationer (eksempelvis til enten plejeboligereller hjemmepleje), og andre steder er arbejdet opdelt efter eksempel-vis geografi.En visitator planlægger typisk sine besøg 3-4 uger i forvejen. Ugent-ligt bruger visitatoren cirka 1,1 time på at planlægge besøg. Der gen-nemføres ikke besøg dagligt, idet der typisk vil være afsat en eller todage ugentligt til andet kontorarbejde, eksempelvis telefonpasning ienheden. Der er typisk en del telefoniske henvendelser fra borgere ogpårørende til enheden, og en visitator bruger i gennemsnit 3,3 timerugentligt på telefonpasning.
57
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Når der gennemføres besøg, omfatter det typisk 2-3 visitationsbesøgdagligt. Samlet set bruger en visitator cirka 4 timer ugentligt på visita-tionsbesøg ligeligt fordelt mellem visitation til hjemmepleje og visita-tion til plejeboliger m.v. Ugentligt bruges der desuden i gennemsnit2,2 timer på transport i forbindelse med visitationsbesøg.Efter et gennemført besøg skal de indhentede oplysninger behandles,og såfremt det viser sig, at borgeren har behov for en ydelse, skal ydel-sen bestilles hos leverandøren. Hvis besøget gennemføres it-understøttet (med en bærbar pc), indføres oplysningerne i journalenunder selve besøget, og efterbehandlingen består således primært i atbestille de visiterede ydelser. Er besøget ikke it-understøttet, skal op-lysninger fra besøget indføres i borgerens journal efter besøget.Hvis det på baggrund af visitationsbesøget er vurderet, at borgeren harbehov for en plads i en plejebolig, opskrives borgeren på kommunensventeliste eller tildeles en plads, såfremt der er ledige pladser. Før enplads tildeles, bliver borgeren oplyst om mulighederne for frit valg afplejebolig m.v. Kan/vil borgeren ikke med det samme henvises til enaf kommunens plejeboliger, kan der iværksættes midlertidige hjem-meplejeydelser. Efter pladsen er tildelt, og borgeren er flyttet ind, gen-nemføres en visitation til ydelserne i plejeboligen, idet der i den oprin-delige visitation kun tages stilling til behovet for en plads i en plejebo-lig.Ugentligt bruges samlet set cirka 6 timer på færdiggørelse af sager,heraf bruges cirka 3 timer på bestilling af ydelser.Ud over bestillingen af ydelserne er der også løbende kontakt medleverandøren og opfølgning på borgernes behov, eksempelvis hvis deropstår et behov for yderligere hjælp. Kontakten med leverandørerhænger således tæt sammen med opfølgningen på borgernes behov,idet visitator har ansvaret for, at de nødvendige ydelser leveres, mensleverandøren har den løbende kontakt til borgerne. Ugentligt bruger envisitator i gennemsnit 2 timer på løbende kontakt med leverandøren ogcirka 3 timer på opfølgning på borgernes behov.Nedenstående figur viser sammensætningen af en visitators indirektebrugerrettede opgaver, der udgør 48 procent af den samlede tidsan-vendelse.Ud over de ovennævnte opgaver, der udgør hovedparten af det indirek-te brugerrettede tidsforbrug, bruger visitatorer desuden tid på en rækkemindre omfattende indirekte brugerrettede opgaver, eksempelvis internkoordinering i kommunen af tildeling af pladser i plejeboliger (1,3timer ugentligt) og løbende råd og vejledning (cirka 0,5 timer ugent-ligt). Desuden er der løbende en lang række mindre opgaver, der entenforekommer sjældent eller ikke tager meget tid i hverdagen.
58
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 9.2: En visitators indirekte brugerrettede tid fordelt på opgaveka-tegorier. Timer ugentligt.
Visitator
Løbende kontakt med leverandøren
Forberedelse afvisitations/revisitationsbesøgTransport i forbindelse medvisitations/revisitationsbesøg
Færdiggørelse af sager på kontoretefter visitations/revisitationsbesøgIntern koordination om tildeling afplejehjemspladser/pladser påplejecentreIndflytning på plejehjem/center
Interne opgaver10,0 timer
2,11,12,2
Indirekte brugerrettedeopgaverDirekte brugerrettede17,8 timeropgaver9,2 timer
5,81,30,13,20,60,10,30,9
Udflytning af plejehjem/center
Løbende ændringer hos borgeren
Råd, vejledning til plejen i hverdagenog uddannelse relateret til plejenFormelle klager
Samarbejde og projektarbejde
Spørgeskemaer og indberetninger
Opgaverne i figuren læses oppefra og ned således, at der eksempelvisanvendes 2,1 time ugentligt på løbende kontakt til leverandøren.
9.3 Oplevelse af opgaverneLigesom de øvrige deltagere i undersøgelsen er visitatorerne blevetbedt om at vurdere deres opgaver i relation til, hvor vigtige de er iforhold til at sikre en høj kvalitet i plejen, og hvorvidt de pågældendeopgaver har et forenklingspotentiale.I den samlede vurdering angiver A, at opgaven er vigtig og uden po-tentiale for forenkling, mens D betyder, at opgaven er vigtig, men harpotentiale for forenkling. B og C angiver opgaver, der vurderes at væremindre vigtige.Nedenstående figur viser visitatorernes vurderinger af udvalgte opga-ver.
59
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Figur 9.3: Resultaterne af oplevelsesmålingen. Udvalgte opgaver. Visita-torer.ABCD
Udarbejdelse og udsendelse af afgørelse til revisitation iplejeboliger mv.
38%
25%
38%
Udarbejdelse af afgørelse til visitation til plejeboliger mv.
47%
13%
40%
Færdiggørelse af visitation til plejebolig mv. eksklusiv afgørelse
56%
6%
38%
Intern koordination om tildeling af pladser i plejeboliger påplejecentre
57%
0%
43%
Behandling af ansøgning om plads i plejebolig fra borgere fraandre kommuner
57%
0%
43%
Gennemførelsen af revisitationsbesøg. Eksklusiv forberedelse,planlægning og efterfølgende dokumentation
58%
5%
37%
0%
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Deltagerne har vurderet, at opgaverne med at tildele pladser i plejebo-liger og behandle ansøgninger om pladser fra andre kommuner harforenklingspotentiale. Begge opgaver vurderes som værende vigtigefor kvaliteten af servicen, men over 40 procent af respondenterne vur-derer, at opgaverne kan løses mere enkelt, end det er tilfældet i dag.Den samme tendens gælder for opgaverne forbundet med udarbejdelseaf afgørelser og færdiggørelse af visitation samt udarbejdelse af afgø-relse i forbindelse med revisitation og gennemførelse af revisitations-besøg. Opgaverne opfattes generelt som værende vigtige for at sikre enhøj kvalitet i plejen, men omkring hver tredje af respondenterne me-ner, at opgaverne kan tilrettelægges mere hensigtsmæssigt, end det ertilfældet i dag.Det gælder dog for afgørelser til revisitationer i plejeboliger, at en udaf fire respondenter mener, at opgaven er mindre vigtig i forhold tilplejens kvalitet.
9.4 Regulering, opgaver og tidsanvendelseDe indirekte brugerrettede opgaver for visitatorer er reguleret af føl-gende reguleringskilder:
60
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Reguleringskilder for visitatorerBekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (be-kendtgørelse nr. 1047 af 27/08/2007) § 60-74.Forvaltningsloven. Lov nr. 571 af 19/12/1986, § 22-24.Bekendtgørelse af lov om social service (lovbekendtgørelse nr. 1117 af 26/09/2007) §§83-85 og 87.Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (be-kendtgørelse nr. 1047 af 27/08/2007) §§ 82-84.Bekendtgørelse om tilbudsportalen (bekendtgørelse nr. 681 af 20/06/2007) § 5.
Disse kilder regulerer langt størstedelen af visitatorernes tidsanvendel-se på indirekte brugerrettede opgaver, jf. nedenstående figur 9.1.Figur 9.1: Visitatorernes tidsanvendelse fordelt på reguleringskilder.
Indirektebrugerrettedeopgaver48,0 %
Statslig regulering og statsligregulering med lokal frihed39,0 %Lokal reguleringIngen regulering3,2 %5,8 %
61
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Bilag A. Om undersøgel-senI dette bilag præsenteres rammerne for samt indholdet og omfanget afden gennemførte kortlægning og måling af administrative opgaver påældreområdet.
A.1 Baggrund og formålKortlægningen og målingen af administrative opgaver i plejeboligerm.v. er iværksat som en del af regeringens afbureaukratiseringspro-gram på det kommunale område, der gennemføres i samarbejde medKL.Formålet med kortlægningen og målingen er at tilvejebringe fakta om:Hvilke administrative opgaver medarbejderne løser.Hvor meget tid medarbejderne bruger på de administrativeopgaver.Hvilke administrative opgaver, der udspringer af henholdsvisstatslig og lokal regulering.Hvilke opgaver medarbejderne mener har et forenklingspoten-tiale.
Projektet skal således skabe et vidensgrundlag, der kan indgå i arbejdetmed at identificere, prioritere og iværksætte konkrete afbureaukratise-ringstiltag.Undersøgelsens fokus har været rettet mod frontmedarbejdere i pleje-boliger m.v. og deres ledere.Undersøgelsen har endvidere omfattet alle medarbejdernes opgaver, jf.afsnit 1.2.
A.2 Undersøgelsens indhold og gennemførelseKortlægningen og målingen i plejeboliger m.v. er baseret på AKVA-metoden (Afdækning ogKVantificeringafAdministrativeopgaver),som er udviklet i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen.Undersøgelsen er på den baggrund gennemført sideløbende med lig-nende projekter inden for dagtilbudsområdet, Ungdommens Uddannel-sesvejledning og jobcentrenes arbejde med integrationskontrakter, somalle er indgået som pilotprojekter i et arbejde med at udvikle en gene-
62
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
rel vejledning og metode til kortlægning og måling af administrativeopgaver.Se mere herom på www.fm.dk/afbureaukratisering.Undersøgelsen har taget udgangspunkt i de typiske medarbejdere påområdet og de opgaver, som disse medarbejdere løser. Undersøgelsenhar på den baggrund omfattet medarbejdergrupper med direkte til-knytning til plejen i plejeboligbebyggelserne:CenterledereAfdelingsledere og gruppeledereSygeplejerskerSocial- og sundhedsassistenterSocial- og sundhedshjælpere.
Øvrige medarbejdertyper, der varetager mere driftsorienterede opgaveri plejeboligbebyggelser (eksempelvis rengørings- og køkkenpersonalesamt HK-medarbejdere), er ikke omfattet af målingen.Derudover er der gennemført en mindre, særskilt kortlægning og må-ling af visitatorer, der er ansat i den kommunale forvaltning, og sombeskæftiger sig med opgaver relateret til plejeboliger, eksempelvisvisitation til disse eller revisitation af beboere i plejeboliger. Resulta-terne for visitatorer er behandlet i kapitel 9.Deloitte har gennemført alle dele af projektet. Velfærdsministeriet, KLog Finansministeriet har løbende fulgt projektet gennem en faglig ar-bejdsgruppe, der dels har givet faglig sparring undervejs i kortlægnin-gen, dels har drøftet og valideret resultaterne af målingen og analysenheraf.Projektet er gennemført i tre faser i perioden august til december 2008:1.Kortlægning2.Måling3.Analyse.KortlægningKortlægningen har omfattet en kortlægning af medarbejdernes ar-bejdsopgaver og områdets organisering samt kobling mellem opgaver-ne og statslig og lokal regulering.
63
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Kortlægningen er baseret på besøg og dialog med plejeboligbebyggel-ser og den kommunale forvaltning i tre kommuner. Afdækningen afreguleringskilder er endvidere baseret på deskresearch.Kortlægningen resulterede i en liste over opgaver på området medcirka 200 opgaver. På baggrund af denne liste blev der udarbejdet etsåkaldt opgavekatalog. Opgavekataloget har været udgangspunktet formålingen af medarbejdernes tidsforbrug og oplevelse af opgaverne.Opgavekataloget er udarbejdet, så opgaverne så vidt muligt var ud-tømmende beskrevet og genkendelige for respondenterne. Samtidigskulle opgavekataloget være overskueligt og begrænset i omfang ogfokuseret på de indirekte brugerrettede opgaver, som er undersøgel-sens fokus.Dette resulterede i et opgavekatalog med i alt 42 opgaver (for de udfø-rende medarbejdere). En række af opgaverne blev for overskuelighe-dens skyld inddelt i en række opgavekategorier. Opgavekatalogetfremgår af bilag B.De indirekte brugerrettede opgaver er endvidere, hvor det er relevant,blevet koblet til statslig regulering, og det er vurderet, hvornår en op-gave typisk er omfattet af lokal regulering. Dette er nærmere behandleti kapitel 8 og bilag E.MålingMålingen har omfattet en måling af tidsforbruget på de enkelte ar-bejdsopgaver og medarbejdernes oplevelse af opgaverne. Dette er sketgennem en indledende prøvemåling med deltagelse af et begrænsetantal medarbejdere og en efterfølgende måling med deltagelse af i althar 448 ledere og medarbejdere, jf. nedenstående tabel A.1.Der blev under målingen og efterfølgende gennemført en række vali-deringsaktiviteter. Undervejs blev der gennemført en række observati-onsbesøg. De efterfølgende valideringsaktiviteter omfattede interviewog fokusgruppeworkshopper med deltagelse af i alt syv institutioner.De deltagende kommuner har endvidere modtaget deres egne resulta-ter med mulighed for kommentering.
64
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Tabel A.1. Respondenter i forskellige medarbejdergrupperMedarbejdergruppeAntal ipopulationen20223412243947Antalbesvarelser1410269727229Svarprocent
CenterledereAfdelings- og gruppeledereSygeplejerskerSSA’erSSH’erVisitatorer
70,045,576,579,562,061,7
Målingen er nærmere beskrevet nedenfor i afsnit A.4.Målingen blev gennemført i uge 43 og 44 i 2008.AnalyseResultaterne af kortlægningen og målingerne er efterfølgende blevetanalyseret og kvalificeret med henblik på identifikation af mulighederfor afbureaukratisering og regelforenkling. Dette er blandt andet sketgennem kontakt til nogle af de medvirkende medarbejdere, institutio-ner og kommuner.
A.3 Udvælgelse af deltagende kommuner og plejebo-ligbebyggelserI forbindelse med projektets opstart er der udvalgt tre kommuner somudviklingskommuner i alle projektets faser. Yderligere seks kommu-ner tog del i den fulde måling.Forud for opstart var der udvalgt tre udviklingskommuner, Køben-havns Kommune, Solrød Kommune og Frederikshavn Kommune.Disse kommuner deltog i samtlige faser.De øvrige seks projektkommuner, Vordingborg Kommune, SlagelseKommune, Kolding Kommune, Thisted Kommune, Svendborg Kom-mune og Favrskov Kommune deltog i den fulde tidsmåling.Med henblik på at sikre tilpas variation blandt deltagerne er de delta-gende kommuner udvalgt på baggrund af størrelse og placering østeller vest for Storebælt. De deltagende kommuner har selv forud formålingen udpeget de deltagende institutioner og medarbejdere. I altmedvirker 23 plejeboligbebyggelser i undersøgelsen, og populationenudgøres af i alt 684 personer.
65
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Det er Deloittes vurdering at udvælgelsesmetoden på den mest fordel-agtige måde kombinerede tilfældig udvælgelse på baggrund af kriteriermed de praktiske muligheder for at gennemføre undersøgelsen.
A.4 Om målingenMålingens indholdMålingen er foregået ved, at medarbejderne har angivet deres tidsan-vendelse i et spørgeskema, hvori de opgaver, der var identificeret iforbindelse med kortlægningen, var oplistet. Deltagerne har angivetderes daglige tidsanvendelse gennem to uger (den løbende måling)samt for ledernes og visitatorernes vedkommende endvidere derestidsanvendelse gennem det seneste år i perioden august 2007 til juli2008 (den retrospektive måling). Endvidere har deltagerne angivetderes oplevelse af de indirekte brugerrettede opgaver.Samtidig med tidsmålingen blev der gennemført en oplevelsesmåling,hvor medarbejderne blev spurgt til deres oplevelse af de indirekte bru-gerrettede opgaver. De blev stillet to spørgsmål for hver opgave:Hvor vigtig oplever du opgaven i forhold til at levere en højkvalitet i servicen til borgeren?Oplever du, at opgaven kan løses nemmere og hurtigere?
Begge spørgsmål kunne besvares på en skala fra 1 til 5, hvor 1 varhenholdsvisSlet ikke vigtigogNej, slet ikke,og 5 var henholdsvisMeget vigtigogJa, i meget høj grad.Målingens validitetKombinationen mellem den løbende og den retrospektive måling giveret tilstrækkeligt validt grundlag for at vurdere den anvendte tid påældreområdet i forhold til målingens fokus og krav til præcision for deforskellige medarbejdergrupper.I forhold til vurdering af målingens validitet i øvrigt er der i nedenstå-ende anført en række usikkerhedspunkter vedrørende den anvendtemetode samt en række konkrete forhold vedrørende selve målingen ogde derfra indsamlede data.Den retrospektive måling medfører en række udfordringer for respon-denterne. De fleste har eksempelvis vanskeligt ved at huske, hvad deforetog sig det foregående år, og den tilbageskuende angivelse af tids-forbrug kan være præget af en vis usikkerhed i forhold til opgavefor-deling.
66
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
De efterfølgende valideringsaktiviteter har imidlertid vist, at respon-denterne mener, at deres besvarelser udgør en rimelig fordeling af denanvendte tid.Den løbende måling har en større grad af validitet, fordi den ikke stil-ler så store krav til respondentens hukommelse. Derfor kan denne bru-ges som sammenligningsgrundlag for den retrospektive måling på deopgaver, som udføres løbende eller ugentligt.Den løbende måling anvendes som udgangspunkt for analysen i for-hold til de medarbejdergrupper, der kun deltog heri, jf. ovenstående.Den datamæssige validitet kan overordnet knyttes til antal og sam-mensætning af respondenter. På baggrund af antal og sammensætningaf respondenter i forhold til kommuner og medarbejdergrupper er detDeloittes vurdering, at den samlede mængde respondenter udgør entilstrækkelig stikprøvestørrelse i forhold til gennemførelse af en validmåling.I forbindelse med undersøgelsen var der løbende support til rådighedfor deltagerne. Efterfølgende er der afviklet et antal forskellige valide-ringsaktiviteter med henblik på at kvalitetssikre de indsamlede resulta-ter. Dels supporten og dels de gennemførte valideringsaktiviteter visteingen gennemgående problemer i forhold til anvendelse af opgaveka-taloget, og det er Deloittes opfattelse, at eventuelle forskelle i opgave-opfattelse eller lignende udlignes mellem de deltagende respondenter.
67
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Bilag B. OpgavekatalogNedenfor vises opgavekatalogerne, der er anvendt i undersøgelsen:B.1 indeholder opgavekataloget for ledere.B.2 indeholder opgavekataloget for sygeplejersker, SSA’er og SSH’er.B.3 indeholder opgavekataloget for visitatorer.
B.1 Opgavekatalog. Centerleder og afdelingsle-der/gruppeleder.OpgavetypeDirekte brugerrettetOpgavekategoriPersonlig plejeOpgavePersonlig plejeBeskrivelse af opgavePersonlig pleje til beboeren i egen bolig, f.eks. badning,påklædning, måltider. Omfatter også bistand af lægenved besøg og besøg med beboeren på sygehus/skade-stue.Praktisk hjælp (personlig hjælp) i beboerens egen boligog i fællesarealer, f.eks. indkøb, rengøring og tøjvask,tilberedning af mad m.v.Konkret sygeplejefaglig pleje, der ikke omfatter andenpersonlig pleje, såsom sårpleje, inkontinens m.v.Samvær og hygge med beboerne på hjemmet, aktivite-ter, tage på ture og lignende.
Praktisk hjælp
Praktisk hjælp
Sygepleje
Sygepleje
Socialt samvær
Socialt samvær medbeboerne på og udenfor centret/hjemmetRundgang
Uformel rundgang for at tale med beboere og persona-le.Løbende kontakt med pårørende vedrørende opdate-ring på beboers tilstand generelt m.v.
Kommunikationmed pårørende
Telefonisk kontakt tilpårørende og mødermed pårørendeHåndtering og doseringaf medicin
Indirekte brugerrettet
Medicinhåndteringog dokumentation
Dosering af medicin. Dokumentation og journaliseringaf dosering af medicin, inkl. dokumentation og evalue-ring af PN-medicin. Håndtering og kontrol af dosisdis-penseret medicin. Modtage bestilt medicin.
Journalføring
Løbende dokumentation Indføring af daglige observationer og handlinger ii journalenjournal, f.eks. om udviklingen i en beboers tilstand.Oprette advis’er til de relevante personer. Dokumenta-tion af aftaler med pårørende.Indsatsområder/fokus-områder, plejeplanerog/eller døgn-uge-planerLøbende orientering ibeboernes journal(daglig rapport)Oprette indsatsområder på baggrund af vurdering ellerændringer i tilstanden. Opdatere plejeplaner og/ellerdøgn-uge-planer, så de viser beboerens daglige behovog rutiner.Læse i journalen om beboernes daglige tilstand, f.eks.opdatering på daglig status. Læse advis’er. Dagligtmøde om beboernes tilstand (daglig rapport).Læse i kalender for plejehjem/center og afdeling. Op-datere kalender med informationer til beboere og pårø-rende.Udfyldelse af kontaktbog/kommunikationsmappe hosbeboeren. Udfyldelse af besøg, aktiviteter m.v.
Journalføring
Kalender og opslags-tavle
Kontaktbog hos bebo-erne
68
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype
OpgavekategoriSærlig journaliseringog udfyldelse afskemaer
OpgaveUdfyldelse af lovpligtigeskemaer og journalen iforbindelse med tilfældeaf magtanvendelseFaldregistrering
Beskrivelse af opgaveIndberetning og dokumentation af tilfælde af magtan-vendelse. Dokumentation i beboerens journal af sagen,hvor magtanvendelse blev benyttet. Udfyldelse af egneskemaer til separat indberetning.Registrering i særlige skemaer ved fald. Registrering ijournal, hvis det er relevant.Indhente samtykkeerklæringer fra beboerne. Kontaktmed beboer, pårørende. Udfylde samtykkeerklæring,f.eks. i forbindelse med medicin, udveksling af oplys-ninger, økonomiske forhold.Udfyldelse af skemaer, der vedrører beboerne, enten tileget brug på institutionen eller til dokumentation afsærlige aktiviteter, beboernes økonomi m.v.Indberetning af utilsigtede hændelser. Udfyldelse afskemaer.Forberede revisitationer af beboerne i hjemmet/centret,f.eks. opdatering af journal i omsorgssystem. Biståvisitator ved besøg. Kontakt efter visitation, f.eks. iforbindelse med ydelser eller hjælpemidler.Forberedelse, deltagelse og efterbehandling ved detkommunale tilsyn (anmeldt og uanmeldt). Kommunika-tion med medarbejderne, inspektioner, kontrol, koordi-nering og arrangere samtaler. Sikre den nødvendigeinformation og dokumentation er til rådighed for tilsy-net.Deltage i gennemførelse af embedslægetilsyn påplejehjemmet/plejecentret. Bistå og forklare i forbindel-se med gennemgang af journaler og medicinprocedurem.v.Deltage i gennemførelse af brandtilsyn på plejehjem-met/plejecentret.Optælling af medicin. Tjekke medicinskemaer. Doku-mentere optælling, f.eks. kontrol af en anden gruppesmedicinering og dokumentation heraf.Interne egenkontroller. Planlægning, opfølgning, do-kumentation af plejen i øvrigt.Kommunikation med beboernes praktiserende læge iforbindelse med medicin eller besøg. Telefonisk vente-tid. Samtale med praktiserende læge. Afsendelse ogmodtagelse af fax. Bestille medicin.Kontakt til sygehuse. Herunder telefonisk kontakt tilsygehuse vedrørende beboeren. Kontakt til andresundhedsfaglige institutioner, f.eks. rehabilitering m.v.Kontakt til fysioterapeut eller ergoterapeut via telefoneller omsorgssystem vedrørende visitation til ydelsereller hjælpemidler til borgerne. Bestilling af genoptræ-ning eller hjælpemidler.Kontakt på vegne af beboerne til personer eller instan-ser uden for hjemmet. Bestille tid til frisør, fodpleje ellerlignende. Varetage bankforhold, værgemål m.v. Prakti-ske opgaver i forbindelse med ind- og udflytning, af-lastning m.v.
Samtykkeerklæringer
Udfyldelse af andreskemaer vedrørendebeboerneUtilsigtede hændelser
Revisitation, tilsyn og Revisitationegenkontrol
Det kommunale tilsyn
Embedslægetilsyn
Brandtilsyn
Egenkontrol af medicin
Interne egenkontrollerud over medicinKontakt til sund-hedssystemet ogandre om beboerePraktiserende læger
Kontakt til sygehuse ogandre sundhedsfagligesamarbejdspartnereKontakt til fysioterapeutog ergoterapeut
Kontakt til sund-hedssystemet ogandre om beboere
Kontakt til andre vedrø-rende beboernes per-sonlige forhold
69
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype
OpgavekategoriRåd, vejledning tilplejen i hverdagenog uddannelserelateret til plejen
OpgaveLøbende faglig sparringog samarbejde medkolleger
Beskrivelse af opgaveUdveksling af information om beboernes tilstand. Rådog vejledning om udførelse af plejen, f.eks. undervis-ning i at undgå magtanvendelse. Generel faglige spar-ring, f.eks. om omsorgssystem.Kompetenceudvikling, ajourføring i forhold til nye be-stemmelser og regler. Opkvalificering af faglige kompe-tencer. Strategiseminar, fagudvikling m.v. Ny medicin,nye behandlingsformer m.v.Håndtering af klagesager og bistand ved oplysningenaf sager i forbindelse hermed.
Faglig efteruddannelserelateret til plejen
Formelle klager
Klagesager
Samarbejde ogprojektarbejde
Projektdeltagelse ogTilknytning til og deltagelse i projekter med forvaltnin-arbejdsgrupper iværksat gen. Projektarbejde inklusive møder og udviklingstiltag,af forvaltningenf.eks. medvirke til at udvikle kostpolitikker, økologiskmad, nye plejeformer, arbejdsmiljøprojekter m.v.Anden projektdeltagelse Tilknytning til og deltagelse i projekter med andreog arbejdsgrupperparter, f.eks. staten, KL, styrelser eller forskere.Løbende samarbejdeog dialog med forvalt-ningenBruger-pårørende-rådog beboermøderDen løbende kontakt til forvaltningen vedrørende dendaglige drift af plejehjemmet/centret.
Aktiviteter knyttet til plejehjemmets/centrets bruger-pårørende-råd. Forberedelse af møder. Afholdelse afmøder. Jævnlig kontakt til bestyrelsen. Opfølgning påbeslutninger.Møder med og forberedelse af materiale til kommunaleudvalg.Indberetninger til forvaltningen og andre undersøgelserfra forvaltningen, f. eks. vedrørende personalet, optæl-linger m.v. Medvirke i trivselsundersøgelse eller bru-gerundersøgelse.Udfylde og indsende spørgeskemaer og indberetningertil staten/styrelser og andre parter og deltage i under-søgelser. Indberetninger til centralt niveau, DanmarksStatistik, forskere (f.eks. SFI), styrelsen, CIAS m.fl.Medvirke i brugerundersøgelser, KRAM-tællinger, densociale ressourceopgørelse m.v.Ansvarlig for elever og praktikanter på plejehjem-met/plejecentret. Faglige sparring og oplæring af eleverog praktikanter. Møder med eleverne. Møder på ud-dannelsesinstitutionen. Dokumentation vedr. elever ogpraktikanter, f.eks. uddannelsesplaner m.v.Vejlede kolleger om brugen af omsorgssystemet i detdaglige. Besvare spørgsmål om brugen af omsorgssy-stemet. Hjælpe kolleger med konkret indføring af op-lysninger i systemet.Efteruddannelse, kurser og seminarer, ajourføring,f.eks. arbejdsmiljøkurser. AMU-kurser. It-kompetencerm.v.Udarbejde arbejdsgang vedrørende omgang medmedicin. Arbejdsgange vedrørende dokumentation afudlevering af medicin. Arbejdsgange vedrørende desygeplejefaglige optegnelser og den daglige journalfø-ring. Opfølgning på handleplaner og tilsynsrapporter.Arbejdsgange i forbindelse med arbejdsmiljø, praksisfor løft, vedligehold og eftersyn.
Kommunale fagudvalg
Spørgeskemaer ogindberetninger
Undersøgelser, spørge-skemaer og indberet-ninger til forvaltningen
Undersøgelser, spørge-skemaer og indberet-ninger til andre
Interne opgaver
Andre uddannelses-aktiviteter
Uddannelsesansvarlig
Undervise og assistere iforhold til brug af om-sorgssystem
Andre uddannelses-aktiviteter
Efteruddannelse, kurser
Instrukser ogarbejdsgange
Instrukser og beskrivel-ser i forbindelse medembedslægensretningslinjer
Instrukser og beskrivel-ser i forbindelse med
70
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype
Opgavekategori
OpgavearbejdstilsynInstrukser og beskrivel-ser i forbindelse meddet kommunale tilsynInstrukser og beskrivel-ser i forbindelse medlevnedsmiddelkontrol
Beskrivelse af opgave
Udarbejde og opdatere instrukser og arbejdsgangsbe-skrivelser relateret til det kommunale tilsyn. Udarbejdehandleplaner. Opfølgning på tilsynsrapporter og im-plementering af anbefalinger.Udarbejde og opdatere instrukser og arbejdsgangsbe-skrivelser relateret til levnedsmiddelkontrol. Arbejds-gange vedrørende omgang med madvarer, dokumen-tation af egenkontrol, procedure ved modtagelse ogopbevaring.Udarbejde instrukser vedrørende forhold på pleje-hjemmet/centret, f.eks. instrukser for hverdagsforholdsåsom sygdom, afløsere, fravær, indflytning, hygiejne,rygeregler m.v.Faste møder mellem forvaltning og forstandere/centerledere, hvor der informeres om aktiviteter ogtiltag, særlige problemstillinger etc. Møder på tværs afområder, hvor forvaltningen ikke deltager.Faste møder mellem plejehjemmets/centrets gruppele-dere/teamledere med deltagelse af forstander og even-tuelt afdelingsleder.Interne faste møder. Både faste møder kun med delta-gelse af ledelsen, f.eks. gruppeledermøder, fastemøder kun med deltagelse af medarbejdere og mødermed deltagelse af både ledere og medarbejdere.Afdelingsmøder, hvor det besluttes, hvem der tagermed på tur, arbejde med at skaffe vikarer, postmøder,hvor gruppens post fordeles, møder med socialt ind-hold. Både koordineringsmøder mellem ledere ogmellemledere og møder, hvor ledere ikke deltager.Koordinering i forbindelse med uddannelsesforløb ogførstehjælpskurser.Planlægning af mødetider, vagtplanlægning, vikardæk-ning og ferieplanlægning. Indsamling af information ogønsker om ferie og mødetider. Selve planlægningen afmødetider og ferie. Løbende justeringer af mødepla-nen.Opgaver i forbindelse med rekruttering, fastholdelse afmedarbejdere og opsigelser/afskedigelser. Forberedel-se, afholdelse af samtaler samt afgørelse om ansæt-telse. Udarbejdelse af rekrutteringsstrategi. Udarbejdeog indrykke annoncer. Afholde fratrædelsessamtaler.Lønsamtaler med medarbejdere og faglige organisati-oner, FOA, DSR m.v. Lønsamtaler med den enkeltemedarbejder. Forhandling med de faglige organisatio-ner repræsenteret på arbejdspladsen.Medarbejderudviklingssamtaler og ekstraordinæremedarbejdersamtaler. Selve samtalen, inklusive den tidaf arbejdstiden, der bruges til forberedelse og eventuelevaluering eller referat osv. Fraværssamtaler, tjenstligesamtaler, fratrædelsessamtaler og andre officiellepersonalesager.Evaluering af leders og sikkerhedsrepræsentants APV,aktiviteter, der gennemføres som et resultat af en APVeller andre aktiviteter med sigte på at forbedre arbejds-pladsen og arbejdsmiljøet. Kommentering og evalue-ring af udkast til arbejdsmiljøvurdering. Udarbejdelseog vedligehold af APV, herunder dokumentation forvold og trusler, nærved-ulykker og arbejdsmiljøkrav.
Øvrige instrukser ogarbejdsgangsbeskrivel-ser
Personaleforholdog møder
Ledermøder med for-valtning og ledermøderkun mellem centerlede-re/forstandereGruppeledermøder/teamledermøder
Personalemøder(interne faste møder)
Planlægning ogkoordinering(vagtplanlægning)
Rekruttering og opstart,fastholdelse og afskedi-gelse
Lønsamtaler
Personaleforholdog møder
Medarbejderudviklings-samtaler, personalesa-ger og ekstraordinæremedarbejdersamtaler
Udarbejdelse af ar-bejdspladsvurdering(APV) og tiltag til for-bedring af arbejdsplads
71
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype
Opgavekategori
Opgave
Beskrivelse af opgaveGrøn smiley.
Udvalgsmøder ogfaglige møder
Aktiviteter i forbindelse med udvalgsmøder, som ho-vedsageligt angår generelle medarbejderforhold. Til-lidsrepræsentantmøder, medarbejderrepræsentantmø-der, sikkerhedsrepræsentantmøder (MED), lokalsam-arbejdsudvalg og tværfaglige udvalg, hvor politikkersåsom rygepolitik, arbejdstidsregler og medarbejder-trivsel diskuteres.Kontakt til arbejdsmiljørepræsentant (sikkerhedsre-præsentant), hvis der har været tilfælde af overgreb fraen beboer eller en arbejdsulykke. Dokumentation afsagen. Udfylde skemaer til sikkerhedsrepræsentant.Samtale med sikkerhedsrepræsentant.Uforpligtende trivselssamtaler, samvær med medar-bejderne.Udarbejdelse af blandt andet virksomhedsplaner,resultatkontrakter og lignende til/i samarbejde medforvaltningen.Andre opgaver i relation til økonomi og budget i forholdtil forvaltningen
Håndtering af overgrebpå personalet ogarbejdsskader
Personalepleje
Økonomiskeopgaver
Virksomhedsplanerog resultatkontrakter
Budget og økonomiske/administrative opgaver irelation til forvaltningenBudget og økonomiskeopgaver internt påplejehjemmet/centret
Controlling og opfølgning af budget og regnskab.Controlling af de tildelte pakker/ydelser og betalingerfra forvaltningen. Kontrol af lønsum, forbrug og be-manding. Betalinger fra beboere.Administrative opgaver i forbindelse med boligerne,boligforeningen, renovering og anlægsopgaver. Tele-fonisk kontakt, bestilling, møder, ansøgninger m.v.Puljeansøgninger og dokumentation af tilkendte midler.Forberedelse og udarbejdelse af ansøgninger til puljer istatsligt og kommunalt regi. Ansøgninger til fonde,bestyrelsen (hvis selvejende) m.v. Aflæggelse af regn-skab og dokumentation af forbrugte puljemidler.Bestilling og modtagelse af varer og kontakt med leve-randører, f.eks. bestilling af bleer, madvarer, sygeple-jeartikler m.v.Rundvisning af interessenter fra andre kommuner/lande eller lignende, andre PR-relaterede aktiviteter.For eksempel frokost, rygepauser og andre pauserm.v.
Boligadministration
Puljer
Praktiske gøremål
Bestilling af varer ogkontakt med leveran-dørerBranding og profileringaf plejehjemmet/centret
Personlig tid ogpauser
Pauser og anden per-sonlig tid
72
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
B.2 Opgavekatalog. Sygeplejerske, SSA’er og SSH’er.Opgavetype OpgavekategoriDirektebrugerrettetPersonlig plejeOpgavePersonlig plejeBeskrivelse af opgavePersonlig pleje til beboeren i egen bolig, f.eks. badning,påklædning og måltider. Omfatter også bistand af lægenved besøg og besøg med beboeren på sygehus/skade-stue.Praktisk hjælp (personlig hjælp) i beboerens egen boligog i fællesarealer, f.eks. indkøb, rengøring og tøjvask,tilberedning af mad m.v.Konkret sygeplejefaglig pleje, der ikke omfatter andenpersonlig pleje, såsom sårpleje, inkontinens m.v.
Praktisk hjælp
Praktisk hjælp
Sygepleje
Sygepleje
Socialt samvær
Socialt samvær med beboerne Samvær og hygge med beboerne på hjemmet, aktivite-på og uden for centret/ter, tage på ture og lignende.hjemmetTelefonisk kontakt til pårøren-de og møder med pårørendeHåndtering og dosering afmedicinLøbende kontakt med pårørende vedrørende opdateringpå beboers tilstand generelt m.v.Dosering af medicin. Dokumentation og journalisering afdosering af medicin, inkl. dokumentation og evalueringaf PN-medicin. Håndtering og kontrol af dosisdispense-ret medicin. Modtage bestilt medicin.Indføre daglige observationer og handlinger i journal,f.eks. om udviklingen i en beboers tilstand. Opretteadvis’er til de relevante personer. Dokumentation afaftaler med pårørende.
Kommunikation medpårørendeIndirektebrugerrettetMedicinhåndtering ogdokumentation
Journalføring
Løbende dokumentation ijournalen
Indsatsområder/fokusområder, Oprette indsatsområder på baggrund af vurdering ellerplejeplaner og/eller døgn-uge- ændringer i tilstanden. Opdatere plejeplaner og/ellerplanerdøgn-uge-planer, så de viser beboerens daglige behovog rutiner.Opdatering af de sygepleje-faglige optegnelserLøbende orientering i beboer-nes journaler (daglig rapport)Opdatere de særlige sygeplejefaglige optegnelser ijournalen, inklusive medicin.Læse i journalen om beboernes daglige tilstand, f.eks.opdatering på daglig status. Læse advis’er. Dagligtmøde om beboernes tilstand (daglig rapport).Læse i kalender for plejehjem/center og afdeling. Opda-tere kalender med informationer til beboere og pårøren-de.Udfylde kontaktbog/kommunikationsmappe hos beboe-ren. Udfyldelse af besøg, aktiviteter m.v.
Kalender og opslagstavle
Kontaktbog hos beboerne
Særlig journaliseringog udfyldelse afskemaer
Udfylde lovpligtige skemaer og Indberetning og dokumentation af tilfælde af magtan-journalen i forbindelse medvendelse. Dokumentation i beboerens journal af sagen,tilfælde af magtanvendelsehvor magtanvendelse blev benyttet. Udfyldelse af egneskemaer til separat indberetning.FaldregistreringRegistrering i særlige skemaer ved fald. Registrering ijournal, hvis det er relevant.Indhente samtykkeerklæringer fra beboerne. Kontaktmed beboere og pårørende. Udfylde samtykkeerklæring,f.eks. i forbindelse med medicin, udveksling af oplysnin-ger og økonomiske forhold.Udfyldelse af skemaer, der vedrører beboerne, enten tileget brug på institutionen eller til dokumentation afsærlige aktiviteter og beboernes økonomi m.v.Indberetning af utilsigtede hændelser. Udfyldelse af
Samtykkeerklæringer
Udfyldelse af andre skemaervedrørende beboerne
Utilsigtede hændelser
73
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype Opgavekategori
Opgave
Beskrivelse af opgaveskemaer.
Revisitation, tilsyn ogegenkontrol
Revisitation
Forberede revisitationer af beboerne i hjemmet/centret,f.eks. opdatering af journal i omsorgssystem. Biståvisitator ved besøg. Kontakt efter visitation, f.eks. iforbindelse med ydelser eller hjælpemidler.Forberedelse, deltagelse og efterbehandling ved detkommunale tilsyn (anmeldt og uanmeldt). Kommunikati-on med medarbejderne, inspektioner, kontrol, koordine-ring og arrangere samtaler. Sikre, den nødvendigeinformation og dokumentation er til rådighed for tilsynet.Deltage i gennemførelse af embedslægetilsyn på pleje-hjemmet/plejecentret. Bistå og forklare i forbindelse medgennemgang af journaler og medicinprocedurer m.v.Optælling af medicin. Tjekke medicinskemaer. Doku-mentere optælling, f.eks. kontrol af en anden gruppesmedicinering og dokumentation heraf.Interne egenkontroller. Planlægning, opfølgning ogdokumentation af plejen i øvrigt.Egenkontrol af madvarer, f.eks. kontrol og dokumentati-on af maden, måling af temperatur i køleskab etc. Besøgfra Levnedsmiddelkontrollen. Smileyordning for madva-rer.Kommunikation med beboernes praktiserende læger iforbindelse med medicin eller besøg. Telefonisk vente-tid. Samtale med praktiserende læge. Afsendelse ogmodtagelse af fax. Bestille medicin.Kontakt til sygehuse, herunder telefonisk kontakt tilsygehuse vedrørende beboeren. Kontakt til andre sund-hedsfaglige institutioner, f.eks. rehabilitering m.v.Kontakt til fysioterapeut eller ergoterapeut via telefoneller omsorgssystem vedrørende visitation til ydelsereller hjælpemidler til borgerne. Bestilling af genoptræ-ning eller hjælpemidler.Kontakt på vegne af beboerne til personer eller instan-ser uden for hjemmet. Bestille tid til frisør, fodpleje ellerlignende. Varetage bankforhold, værgemål m.v. Prakti-ske opgaver i forbindelse med ind- og udflytning, aflast-ning m.v.Udveksling om beboernes tilstand. Råd og vejledningom udførelse af plejen, f.eks. undervisning i at undgåmagtanvendelse. Generel faglige sparring, f.eks. omomsorgssystem.Kompetenceudvikling, ajourføring i forhold til nye be-stemmelser og regler. Opkvalificering af faglige kompe-tencer. Strategiseminar, fagudvikling m.v. Ny medicin,nye behandlingsformer m.v.Tilknytning til og deltagelse i projekter med forvaltnin-gen. Projektarbejde, inklusive møder og udviklingstiltag,f.eks. medvirke til at udvikle kostpolitikker, økologiskmad, nye plejeformer og arbejdsmiljøprojekter m.v.Aktiviteter knyttet til plejehjemmets/centrets bruger-pårørende-råd. Forberedelse af møder. Afholdelse afmøder. Jævnlig kontakt til bestyrelsen. Opfølgning påbeslutninger.
Det kommunale tilsyn
Embedslægetilsyn
Egenkontrol af medicin
Revisitation, tilsyn ogegenkontrol
Interne egenkontroller ud overmedicinLevnedsmiddelkontrol
Kontakt til sundheds- Praktiserende lægersystemet og andre ombeboere
Kontakt til sygehuse og andresundhedsfaglige samarbejds-partnereKontakt til fysioterapeut ogergoterapeut
Kontakt til andre vedrørendebeboernes personlige forhold
Råd, vejledning tilplejen i hverdagen oguddannelse relaterettil plejen
Løbende faglig sparring ogsamarbejde med kolleger
Faglig efteruddannelserelateret til plejen
Samarbejde ogprojektarbejde
Projektdeltagelse og arbejds-grupper iværksat af forvaltnin-gen
Bruger-pårørende-råd ogbeboermøder
74
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype OpgavekategoriInterneopgaverAndre uddannelses-aktiviteter
OpgaveUddannelsesansvarlig
Beskrivelse af opgaveAnsvarlig for elever og praktikanter på plejehjemmet/plejecentret. Faglig sparring og oplæring af elever ogpraktikanter. Møder med eleverne. Møder på uddannel-sesinstitution. Dokumentation vedrørende elever ogpraktikanter, f.eks. uddannelsesplaner m.v.Vejlede kolleger om brugen af omsorgssystemet i detdaglige. Besvare spørgsmål om brugen af omsorgssy-stemet. Hjælpe kolleger med konkret indføring af oplys-ninger i systemet.Efteruddannelse, kurser og seminarer, ajourføring, f.eks.arbejdsmiljøkurser. AMU-kurser. It-kompetencer m.v.Udarbejde arbejdsgange vedrørende omgang medmedicin, arbejdsgange vedrørende dokumentation afudlevering af medicin og arbejdsgange vedrørende desygeplejefaglige optegnelser og den daglige journalfø-ring. Opfølgning på handleplaner og tilsynsrapporter.Interne faste møder. Både faste møder kun med delta-gelse af ledelsen, f.eks. gruppeledermøder, faste møderkun med deltagelse af medarbejdere og møder meddeltagelse af både ledere og medarbejdere. Afdelings-møder, hvor det besluttes, hvem der tager med på tur,arbejde med at skaffe vikarer, postmøder, hvor grup-pens post fordeles og møder med socialt indhold. Bådekoordineringsmøder mellem ledere og mellemledere ogmøder, hvor ledere ikke deltager. Koordinering i forbin-delse med uddannelsesforløb og førstehjælpskurser.Planlægning af mødetider, vagtplanlægning, vikardæk-ning og ferieplanlægning. Indsamling af information ogønsker om ferie og mødetider. Selve planlægningen afmødetider og ferie. Løbende justeringer af mødeplanen.Lønsamtaler med medarbejdere og faglige organisatio-ner, FOA, DSR m.v. Lønsamtaler med den enkeltemedarbejder. Forhandling med de faglige organisationerrepræsenteret på arbejdspladsen.Aktiviteter i forbindelse med udvalgsmøder, som hoved-sageligt angår generelle medarbejderforhold. Tillidsre-præsentantmøder, medarbejderrepræsentantmøder,sikkerhedsrepræsentantmøder (MED), lokalsamarbejds-udvalg og tværfaglige udvalg, hvor politikker såsomrygepolitik, arbejdstidsregler og medarbejdertrivseldiskuteres.Kontakt til arbejdsmiljørepræsentant (sikkerhedsrepræ-sentant), hvis der har været tilfælde af overgreb fra enbeboer eller en arbejdsulykke. Dokumentation af sagen.Udfylde skemaer til sikkerhedsrepræsentant. Samtalemed sikkerhedsrepræsentant.Bestilling og modtagelse af varer og kontakt med leve-randører, f.eks. bestilling af bleer, madvarer, sygepleje-artikler m.v.For eksempel frokost, rygepauser og andre pauser m.v.
Undervise og assistere i brugaf omsorgssystem
Efteruddannelse, kurser
Instrukser og arbejds-gange
Instrukser og beskrivelser iforbindelse med embeds-lægens retningslinjer
Personaleforholdog møder
Personalemøder(interne faste møder)
Planlægning og koordinering(vagtplanlægning)
Lønsamtaler
Udvalgsmøder og fagligemøder
Håndtering af overgreb påpersonalet og arbejdsskader
Praktiske gøremål
Bestilling af varer og kontaktmed leverandører
Personlig tid ogpauser
Pauser og anden personlig tid
75
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
B.3 Opgavekatalog. Visitator.OpgavetypeDirektebrugerrettetOpgavekategoriOpgaveBeskrivelse af opgaveVejledning af borgeren, funktionsevnevurdering, informa-tion om fritvalgsordningen. Eventuelt partshøring ogklagevejledning.
Gennemførelse afGennemførelse af visitations-visitationsbesøg tilbesøg til plejehjem/pleje-plejehjem/plejebolig center, eksklusive forberedel-se, planlægning og efterføl-gende dokumentation
Gennemførelse af revisita-Vejledning af borgeren, funktionsevnevurdering, informa-tionsbesøg, eksklusive forbe- tion om fritvalgsordningen. Eventuelt partshøring ogredelse, planlægning ogklagevejledning.efterfølgende dokumentation,både den lovpligtige efter et årog ved ændring i behovGennemførelse afvisitationsbesøg tilhjemmepleje-ydelserGennemførelse af visitations-besøg til hjemmeplejen, eks-klusive forberedelse, plan-lægning og efterfølgendedokumentationKontakt med de pårørende iforbindelse med planlægningog tildeling af visitationer/revisitationerTelefonpasningVejledning af borgeren, funktionsevnevurdering, informa-tion om fritvalgsordningen. Eventuelt partshøring ogklagevejledning.
Kontakt med pårø-rende ud overvisitation-/revisita-tionKontakt medbrugerne
Telefonisk kontakt, personlig kontakt og kontakt per e-mail.
Besvarelse af telefoniske henvendelser fra brugere bådefra kontor og eventuelt callcenter eller i kontortid. Delta-gelse i telefonpasning i callcenter eller på kontoret.Besvare øvrige telefoniske henvendelser fra brugere ogpårørende.Den løbende kontakt, der er med plejehjemmet/centretog hjemmeplejeleverandøren om borgeren. Telefoniskkontakt, e-mail, advis.Forberedelse og planlægning i forbindelse med visitationtil plejehjem/center. Opdatering af journal, rense journa-len for overflødige oplysninger, forberedelse umiddelbartinden visitationsbesøg, indgå aftaler med personale,brugere. Udsendelse af breve.
Indirektebrugerrettet
Løbende kontaktmed leverandøren
Løbende kontakt med leve-randøren
Forberedelse afvisitations-/revisita-tionsbesøg
Forberedelse af visitations-besøg til plejehjem/center
Forberedelse af revisitation på Forberedelse og planlægning i forbindelse med revisita-plejehjem/centretion på plejehjem/center. Opdatering af journal, rensejournalen for overflødige oplysninger, forberedelseumiddelbart inden visitationsbesøg, indgå aftaler medpersonale, brugere. Udsendelse af breve.Kontakt med personalet påplejehjem/center i forbindelsemed revisitationsbesøgForberedelse af visitations-/revisitationsbesøg til hjemme-plejenGennemgang af sag med personalet i forbindelse medrevisitation. Gennemgang af brugerens journal. Uformelsamtale om brugeren osv.Forberedelse af visitationer, som ikke har med pleje-hjem/centre at gøre. Opdatering af journal, rense journa-len for overflødige oplysninger, forberedelse umiddelbartinden visitationsbesøg, indgå aftaler med personale,brugere. Udsendelse af breve.
Transport i forbin-delse med visita-tions-/revisitations-besøgFærdiggørelse afsager på kontoretefter visitations-/revisitationsbesøg
Transport i forbindelse medvisitations-/revisitationsbesøg
Færdiggørelse af revisitationIndføring og opdatering af sagens oplysninger eftertil plejehjem/centre, eksklusive besøget i journalen. Læse brugerens journal, opdatereafgørelsejournalens indhold, indhente og indføre nye oplysninger.Udarbejdelse og udsendelseaf afgørelse til revisitation påUdarbejdelse af afgørelsens indhold og form. Skriftlig-hed i udarbejdelse af afgørelse, inklusive opdatering af
76
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype
Opgavekategori
Opgaveplejehjem/center
Beskrivelse af opgavejournal. Skrive afgørelse ind i journal, udarbejde selveudsendelsen til borgeren med henblik på udsendelse tilborgeren.
Udarbejdelse og forberedelse Udarbejdelse og forberedelse af APV for brugernesaf arbejdspladsvurderingboliger. Opfølgning på denne.(APV) i forbindelse med visita-tionerneBehandling af ansøgning omplejehjemsplads fra borgerefra andre kommunerFærdiggørelse af visitation tilplejehjem/center, eksklusiveafgørelseUdarbejdelse af afgørelse tilvisitation til plejehjem/centerBehandling af ansøgning om plejehjemsplads fra borge-re fra andre kommuner. Oplysning, gennemgang samtafgørelse af sagen.Indføring og indhentning af sagens oplysninger, kontakttil bruger, færdiggørelse af funktionsvurdering etc.
Sammenfatning, hvor afgørelse fremgår. Generel be-skrivelse af pladstilbud, formål, oplysning om revisitation,klagevejledning, afsendelse af afgørelse til borger, f.eks.kontakt til plejehjemmet/centret, kontakt til hjemmeple-jen, opdatering i journal, sende advis.Efter borgerens accept gøres sagen færdig. Giver pleje-hjemmet/centret besked, typisk ved advis. Oprettelse affokusområder, kontakt til leverandør, bestilling af ydel-ser, formål med ydelserne.Primært møder og anden relevant koordinering i visita-torteamet omkring tildeling af pladser. Møder og den tid,det tager at beslutte og dokumentere, hvem der skalhave tildelt de ledige pladser i kommunen.
Bestilling af tildelte ydelser
Intern koordineringom tildeling afplejehjemspladser/pladser på pleje-centreIndflytning påplejehjem/center
Intern koordinering om tilde-ling af plejehjemspladser/pladser på plejecentre
Ved indflytning
Aktiviteter, som udføres, når borgeren flytter ind påplejehjem/center. Afslutning af hjemmeplejeydelser,afslutning af forebyggende forløb, ikke-relevante leve-randører fjernes fra journal. Sender advis.Opdatering af journal ved indflytning på plejehjem/i bolig.Arbejdet med at rense og opdatere journal, når en bor-ger flytter på plejehjem/center. Øvrige opgaver. Pleje-hjemmets leverandørtilknytning fjernes fra journal.Aktiviteter, hvis borgeren afslår den tilbudte bolig. Opda-tering af journal, informere plejehjem, informere hjem-mepleje, opdatere ventelister, sørge for, at pladsentilbydes til en anden.Aktiviteter i forbindelse med, at en beboer flytter. Afslut-ter ydelserne. Undersøger, om der er øvrige forhold, derskal behandles, inden ydelserne slettes, eller andrehandlinger i forbindelse med flytning.Opdatering af journal, hvis brugeren indlægges på ellerudskrives fra sygehus.Den løbende opfølgning på visitations-/revisitations-besøget og ændringer i borgerens ydelser som resultataf ændringer i behov. Kontakt med personale i hjemme-plejen og på plejehjem/center. Opdatering af journal.Kompetenceudvikling, ajourføring i forhold til nye be-stemmelser og regler. Opkvalificering af faglige kompe-tencer. Strategiseminar, fagudvikling m.v. Ny medicin,nye behandlingsformer m.v.Behandling af klager i forbindelse med visitering afydelser på plejehjem/center. Behandling af klager iforbindelse med plejehjemspladsen/centerpladsen.
Tilbud om indflytning
Aktiviteter, hvis borgerenafslår den tilbudte bolig
Udflytning fraplejehjem/center
Beboeren flytter
Løbende ændringer Indlæggelse på og udskriv-hos borgerenning fra sygehusOpfølgning og løbende æn-dringer i borgerens behov
Råd, vejledning tilplejen i hverdagenog uddannelserelateret til plejenFormelle klager
Faglig efteruddannelse relate-ret til plejen
Behandling af klager relaterettil plejehjemsvisitation/visitation til plejecenter
77
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype
Opgavekategori
Opgave
Beskrivelse af opgaveOplysning af sagen. Journalisering. Svar på klagen.
Behandling af klager i forbin-delse med visitation til hjem-meplejeSamarbejde ogprojektarbejdeProjektdeltagelse og arbejds-grupper iværksat af forvaltnin-gen
Behandling af klager, som relaterer sig til den almindeli-ge visitation i hjemmet, f.eks. oplysning af sagen. Jour-nalisering. Svar på klagen.Tilknytning til og deltagelse i projekter med forvaltningen.Projektarbejde, inklusive møder og udviklingstiltag, f.eks.medvirke til at udvikle kostpolitikker, økologisk mad, nyeplejeformer, arbejdsmiljøprojekter m.v.Tilknytning til og deltagelse i projekter med andre parter,f.eks. staten, KL, styrelser eller forskere.Den løbende kontakt til forvaltningen vedrørende dendaglige drift af plejehjemmet/centret.Møder med og forberedelse af materiale til kommunaleudvalg.Indberetninger til forvaltningen og andre undersøgelserfra forvaltningen, f. eks. vedrørende personalet. Optæl-linger m.v. Medvirke i trivselsundersøgelse eller bruger-undersøgelse.Udfylde og indsende spørgeskemaer og indberetningertil staten/styrelser og andre parter og deltage i undersø-gelser. Indberetninger til centralt niveau, DanmarksStatistik, forskere (f.eks. SFI), styrelsen, CIAS m.fl.Medvirke i brugerundersøgelser, KRAM-tællinger, densociale ressourceopgørelse m.v.Ansvarlig for elever og praktikanter på plejehjem-met/plejecentret. Faglig sparring og oplæring af eleverog praktikanter. Møder med elever. Møder på uddannel-sesinstitution. Dokumentation vedrørende elever ogpraktikanter, f.eks. uddannelsesplaner m.v.Efteruddannelse, kurser og seminarer, ajourføring, f.eks.arbejdsmiljøkurser. AMU-kurser. It-kompetencer m.v.Interne faste møder. Både faste møder kun med delta-gelse af ledelsen, f.eks. gruppeledermøder, faste møderkun med deltagelse af medarbejdere og møder meddeltagelse af både ledere og medarbejdere. Afdelings-møder, hvor det besluttes, hvem der tager med på tur,arbejde med at skaffe vikarer, postmøder, hvor gruppenspost fordeles, møder med socialt indhold. Både koordi-neringsmøder mellem ledere og mellemledere og mø-der, hvor ledere ikke deltager. Koordinering i forbindelsemed uddannelsesforløb og førstehjælpskurser.Opgaver i forbindelse med rekruttering, fastholdelse afmedarbejdere og opsigelser/afskedigelser. Forberedel-se, afholdelse af samtaler samt afgørelse om ansættel-se. Udarbejdelse af rekrutteringsstrategi. Udarbejde ogindrykke annoncer. Afholde fratrædelsessamtaler.Medarbejderudviklingssamtaler med medarbejdere ogekstraordinære medarbejdersamtaler. Selve samtalen,inklusive den tid af arbejdstiden, der bruges til forbere-delse og eventuel evaluering eller referat osv. Fraværs-samtaler, tjenstlige samtaler, fratrædelsessamtaler ogandre officielle personalesager.Aktiviteter i forbindelse med udvalgsmøder, som hoved-sageligt angår generelle medarbejderforhold. Tillidsre-præsentantmøder, medarbejderrepræsentantmøder,sikkerhedsrepræsentantmøder (MED), lokalsamarbejds-udvalg og tværfaglige udvalg, hvor politikker såsom
Anden projektdeltagelse ogarbejdsgrupperLøbende samarbejde ogdialog med forvaltningenKommunale fagudvalg
Spørgeskemaer ogindberetninger
Undersøgelser, spørgeske-maer og indberetninger tilforvaltningen
Undersøgelser, spørgeske-maer og indberetninger tilandre
Interneopgaver
Andre uddannel-sesaktiviteter
Uddannelsesansvarlig
Efteruddannelse, kurser
Personaleforholdog møder
Personalemøder(interne faste møder)
Rekruttering og opstart,fastholdelse og afskedigelse
Medarbejderudviklingssamta-ler, personalesager og ekstra-ordinære medarbejdersamta-ler
Udvalgsmøder og fagligemøder
78
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgavetype
Opgavekategori
Opgave
Beskrivelse af opgaverygepolitik, arbejdstidsregler og medarbejdertrivseldiskuteres.
Uddannelse og andre aktivite-ter, der udvikler generellekompetencer og specifikkefaglige kompetencer
Uddannelse, der sigter mod at udvikle generelle ogfagspecifikke kompetencer hos medarbejderen. Kurser icomputerhåndtering, f.eks. Excelkursus, lederkursus,konfliktløsningsforløb, stresshåndtering, uddannelsesom praktikvejleder, uddannelse og faglige forhold somgennemførelse af visitation eller tilsyn etc.Involvering i udarbejdelse af økonomiske eller persona-lemæssige politikker på området. Rådgivning om særligeforhold på området i forbindelse med udformning afrygepolitik, ansættelsespolitik, retningslinjer for budget,personalepolitik og politik om sygefravær.For eksempel frokost, rygepauser og andre pauser m.v.
Politikker for området
Personlig tidog pauser
Pauser og anden personlig tid
79
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Bilag C. Resultater aftidsmålingenC.1 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Centerledere ogafdelingsledere/gruppeledere. Retrospektiv måling.Tidsforbrug fordelt på opgaverOpgaverDirekte brugerrettede opgaverPersonlig plejePraktisk hjælpSygeplejeSocialt samværSocialt samvær med beboerne på og uden forcentret/hjemmetRundgangTelefonisk kontakt til pårørende og møder med pårørendeIndirekte brugerrettede opgaverHåndtering og dosering af medicinJournalføringLøbende dokumentation i journalIndsatsområder/fokusområder, plejeplaner og/eller døgn-uge-planerKalender og opslagstavleKontaktbog hos beboerneLøbende orientering i beboernes journaler (daglig rapport)Særlig journaliseringUdfyldelse af lovpligtige skemaer og journal i forbindelse medtilfælde af magtanvendelseFaldregistreringSamtykkeerklæringerUdfyldelse af andre skemaer vedrørende beboerneUtilsigtede hændelserRevisitation, tilsyn og egenkontrolRevisitationDet kommunale tilsynEmbedslægetilsynBrandtilsynEgenkontrol af medicinInterne egenkontroller ud over medicinCenterlederTimer/uge6,41,30,31,52,01,01,01,312,10,81,70,70,40,50,10,60,50,10,10,10,20,11,50,20,30,30,10,10,3Afdelingsleder/gruppelederTimer/uge11,73,10,34,02,51,51,01,812,23,12,71,21,30,20,01,10,40,10,00,10,10,10,70,10,10,10,10,20,1
80
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Tidsforbrug fordelt på opgaverOpgaverKontakt til sundhedssystemet og andre om beboerePraktiserende lægerKontakt til sygehuse og andre sundhedsfaglige samarbejds-partnereKontakt til fysioterapeut og ergoterapeutKontakt til andre vedrørende beboernes personlige forholdRåd, vejledning og uddannelse relateret til plejenLøbende faglig sparring og samarbejde med kollegerFaglig efteruddannelse relateret til plejenKlagesagerSamarbejde og projektarbejdeProjektdeltagelse og arbejdsgrupper iværksat af forvaltningenAnden projektdeltagelse og arbejdsgrupperLøbende samarbejde og dialog med forvaltningenBruger-pårørende-råd og beboermøderKommunale fagudvalgSpørgeskemaer og indberetningerUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetninger tilforvaltningenUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetninger til andreInterne opgaverAndre uddannelsesaktiviteterUddannelsesansvarligUndervise og assistere i brug af omsorgssystemEfteruddannelse, kurserInstrukser og arbejdsgangeInstrukser og beskrivelser i forbindelse med embedslægensretningslinjerInstrukser og beskrivelser i forbindelse med arbejdstilsynInstrukser og beskrivelser i forbindelse med det kommunaletilsynInstrukser og beskrivelser i forbindelse med levnedsmiddel-kontrolØvrige instrukser og arbejdsgangsbeskrivelserPersonaleforhold og møderLedermøder med forvaltning og ledermøder kun mellemcenterledere/forstandereGruppeledermøder/teamledermøderPersonalemøder (interne faste møder)Planlægning og koordinering (vagtplanlægning)Rekruttering og opstart, fastholdelse og afskedigelseLønsamtaler
CenterlederTimer/uge1,10,50,20,20,32,52,20,30,22,60,70,50,50,70,20,60,30,318,51,50,20,50,81,70,40,30,30,20,511,91,61,21,62,51,30,2
Afdelingsleder/gruppelederTimer/uge1,30,60,20,20,21,51,10,30,01,00,40,20,10,40,00,30,20,113,11,60,60,30,70,60,20,20,00,10,19,40,51,21,33,50,40,0
81
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Tidsforbrug fordelt på opgaverOpgaverMedarbejderudviklingssamtaler, personalesager og ekstraor-dinære medarbejdersamtalerUdarbejdelse af arbejdspladsvurdering og tiltag til forbedringaf arbejdspladsUdvalgsmøder og faglige møderHåndtering af overgreb på personalet og arbejdsskaderPersonaleplejeØkonomiske opgaverVirksomhedsplaner og resultatkontrakterBudget og økonomiske/administrative opgaver i relation tilforvaltningenBudget og økonomiske opgaver internt på plejehjem-met/centretBoligadministrationPuljerPraktiske gøremålBestilling af varer og kontakt med leverandørerBranding og profilering af plejehjemmet/centretPauser og personlig tid
CenterlederTimer/uge1,30,70,30,31,02,40,40,71,00,20,10,90,20,30,4
Afdelingsleder/gruppelederTimer/uge0,40,30,20,11,50,40,10,10,20,10,01,90,10,10,9
82
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
C.2 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Sygeplejersker,SSA’er og SSH’er. Løbende måling.Tidsforbrug fordelt på opgaver: løbende målingOpgaverDirekte brugerrettede opgaverPersonlig plejePraktisk hjælpSygeplejeSocialt samvær med beboerne på og uden forcentret/hjemmetTelefonisk kontakt til pårørende og møder med pårørendeIndirekte brugerrettede opgaverHåndtering og dosering af medicinJournalføringLøbende dokumentation i journalenIndsatsområder/fokusområder, plejeplaner og/eller døgn-uge-planerOpdatering af de sygeplejefaglige optegnelserKalender og opslagstavleKontaktbog hos beboerneLøbende orientering i beboernes journaler (daglig rapport)Særlig journaliseringUdfyldelse af lovpligtige skemaer og journal i forbindelse medtilfælde af magtanvendelseFaldregistreringSamtykkeerklæringerUdfyldelse af andre skemaer vedrørende beboerneUtilsigtede hændelserRevisitation, tilsyn og egenkontrolRevisitationDet kommunale tilsynEmbedslægetilsynBrandtilsynEgenkontrol af medicinInterne egenkontroller ud over medicinLevnedsmiddelkontrolKontakt til sundhedssystemet og andre om beboerePraktiserende lægerKontakt til sygehuse og andre sundhedsfaglige samarbejds-partnereKontakt til fysioterapeut og ergoterapeutKontakt til andre vedrørende beboernes personlige forholdSygeplejerskeTimer/uge13,04,31,36,00,90,817,73,45,52,51,21,30,30,22,00,30,10,00,10,10,10,90,10,10,10,00,50,20,02,21,10,40,20,4SSA’erSSH’er
Timer/uge Timer/uge21,09,84,71,44,10,710,01,93,31,70,40,50,40,21,50,30,00,00,00,20,10,50,00,00,00,00,40,10,01,00,40,20,10,226,114,27,20,34,00,46,20,81,60,80,20,10,30,21,20,30,00,00,00,20,10,50,00,00,00,00,20,10,10,20,00,00,10,1
83
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Tidsforbrug fordelt på opgaver: løbende målingOpgaverRåd, vejledning og uddannelse relateret til plejenLøbende faglig sparring og samarbejde med kollegerFaglig efteruddannelse relateret til plejenSamarbejde og projektarbejdeProjektdeltagelse og arbejdsgrupper iværksat af forvaltningenBruger-pårørende-råd og beboermøderInterne opgaverUddannelse, f.eks. kurser, efteruddannelse m.v.Instrukser og arbejdsgangePersonaleforhold, personalemøder, koordinering og planlæg-ningPraktiske gøremålPauser og personlig tid
SygeplejerskeTimer/uge2,52,30,20,90,90,06,01,00,22,30,42,1
SSA’er
SSH’er
Timer/uge Timer/uge1,61,40,20,40,30,16,02,50,11,30,41,51,31,10,10,40,40,04,61,00,11,40,51,7
84
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
C.3 Tidsforbrug fordelt på opgaver. Visitatorer. Lø-bende måling.Tidsforbrug fordelt på opgaverOpgaverDirekte brugerrettede opgaverGennemførelse af visitationsbesøg til plejehjem/plejecenter, eksklusive forberedelse,planlægning og efterfølgende dokumentationGennemførelse af revisitationsbesøg, eksklusive forberedelse, planlægning og efterføl-gende dokumentation, både den lovpligtige efter et år og ved ændring i behovGennemførelse af visitationsbesøg til hjemmeplejen, eksklusive forberedelse, planlæg-ning og efterfølgende dokumentationKontakt med de pårørende i forbindelse med planlægning og tildeling af visitationer/revisitationerTelefonpasningIndirekte brugerrettede opgaverLøbende kontakt med leverandørenForberedelse af visitations-/revisitationsbesøgForberedelse af visitationsbesøg til plejehjem/centerForberedelse af revisitation på plejehjem/centreKontakt med personalet på plejehjem/center i forbindelse med revisitationsbesøgetForberedelse af visitations-/revisitationsbesøg til hjemmeplejenTransport i forbindelse med visitations-/revisitationsbesøgFærdiggørelse af sager på kontoret efter visitations-/revisitationsbesøgFærdiggørelse af revisitation til plejehjem/centre, eksklusive afgørelseUdarbejdelse og udsendelse af afgørelse til revisitation på plejehjem/centerUdarbejdelse og forberedelse af arbejdspladsvurdering i forbindelse med visitationerneBehandling af ansøgning om plejehjemsplads fra borgere fra andre kommunerFærdiggørelse af visitation til plejehjem/center, eksklusive afgørelseUdarbejdelse af afgørelse til visitation til plejehjem/centerBestilling af tildelte ydelserIntern koordinering om tildeling af plejehjemspladser/pladser på plejecentreIndflytning på plejehjem/centerVed indflytningTilbud om indflytningAktiviteter, hvis borgeren afslår den tilbudte boligUdflytning fra plejehjem/centerVisitatorTimer/uge9,20,51,52,11,83,317,82,11,10,10,10,20,72,25,80,90,70,00,10,80,23,11,30,10,00,10,00,1
85
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Tidsforbrug fordelt på opgaverOpgaverLøbende ændringer hos borgerenIndlæggelse på og udskrivning fra sygehusOpfølgning og løbende ændringer i borgerens behovRåd, vejledning til plejen i hverdagen og uddannelse relateret til plejenFormelle klagerBehandling af klager relateret til plejehjemsvisitation/visitation til plejecenterBehandling af klager i forbindelse med visitation til hjemmeplejeSamarbejde og projektarbejdeProjektdeltagelse og arbejdsgrupper iværksat af forvaltningenAnden projektdeltagelse og arbejdsgrupperLøbende samarbejde og dialog med forvaltningenKommunale fagudvalgSpørgeskemaer og indberetningerUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetninger til forvaltningenUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetninger til andreInterne opgaverUddannelsesansvarligPersonaleforhold og møderPauser og personlig tid
VisitatorTimer/uge3,20,42,80,60,10,00,10,30,10,00,20,00,90,20,610,02,54,33,2
86
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Bilag D. Resultater afoplevelsesmålingenI forbindelse med undersøgelsen er de deltagende medarbejdere blevetbedt om at forholde sig til, hvorvidt de enkelte opgaver blev anset forvigtige, samt hvorvidt medarbejderne mente, at opgaverne kunne udfø-res nemmere og hurtigere, end tilfældet er i dag.På baggrund af spørgsmålene kan opgaverne inddeles i fire kategorierfra A til D med et stigende potentiale for afbureaukratisering, jf. ne-denstående figur. I det følgende præsenteres og kommenteres resulta-terne af denne vurdering af opgaverne. I tabellen fremgår det, hvordanrespondenterne har vurderet de enkelte opgaver i forhold til de firekategorier.Kategorisering af opgavernes forenklingspotentiale baseret på medar-bejdernes oplevelser med udførelse af opgaverne.Hvor vigtig oplever du opgaven iforhold til at levere en høj kvalitet iservicen til borgeren?1=Slet ikke vigtig, 5=Meget vigtig
543
A:Vigtig opgave, men ikkepotentiale for forenkling. Væropmærksom på, at opgavenfortsat kan løses nemt oghurtigt.B:Mindre vigtig opgave, menikke potentiale for forenkling.Ikke i fokus for forenkling, menovervej eventuelt om opgavenhelt kan fjernes.C:Mindre vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Overvej om opgaven kanforenkles eller fjernes.
Stigende potentiale for forenkling
A
D
211
B23
C45
Oplever du, at opgaven kan løsesnemmere og hurtigere?1=Nej, slet ikke, 5=Ja, i meget høj grad
D:Vigtig opgave medpotentiale for forenkling.Igangsæt forenklingsinitiativer!
87
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
D.1 Centerledere og afdelingsledere/gruppeledere.OpgaverVurdering i procent af respondenterPersonlig plejePraktisk hjælpSygeplejeSocialt samvær med beboerne på og uden forcentret/hjemmetRundgangTelefonisk kontakt til pårørende og møder medpårørendeHåndtering og dosering af medicinLøbende dokumentation i journalIndsatsområder/fokusområder, plejeplanerog/eller døgn-uge-planerLøbende orientering i beboernes journal(daglig rapport)Kalender og opslagstavleKontaktbog hos beboerneUdfyldelse af lovpligtige skemaer og journal iforbindelse med tilfælde af magtanvendelseFaldregistreringSamtykkeerklæringerUdfyldelse af andre skemaer vedr. beboerneUtilsigtede hændelserRevisitationDet kommunale tilsynEmbedslægetilsynBrandtilsynEgenkontrol af medicinInterne egenkontroller ud over medicinPraktiserende lægerKontakt til sygehuse og andre sundhedsfagligesamarbejdspartnereA896778100928640,063,666,711,1CenterledereB016,70080C000000D111722001460,036,422,2A100,075,090,0100,066,784,677,836,440,033,315,422,263,610,0 50,012,512,510,0Afdelingsledere/gruppeledereBCD
50,045,542,950,055,650,040,063,620,030,825,083,377,863,650,054,518,210,015,48,38,323,125,08,310,018,214,330,033,340,040,09,1
50,036,442,920,011,110,010,027,370,030,841,7
33,345,550,062,550,066,740,070,044,444,440,063,6
22,2
11,1 33,318,2 36,4
12,5
25,0 12,537,5
10,0
10,0 30,033,3
10,0
10,0 40,030,0
22,222,220,018,28,39,1
33,311,1 22,220,0 20,09,19,116,718,263,670,0
22,218,250,045,5
75,072,736,430,0
88
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
OpgaverVurdering i procent af respondenterKontakt til fysioterapeut og ergoterapeutKontakt til andre vedrørende beboernespersonlige forholdLøbende faglig sparring og samarbejde medkollegerFaglig efteruddannelse relateret til plejenKlagesagerProjektdeltagelse og arbejdsgrupper iværksat afforvaltningenAnden projektdeltagelse og arbejdsgrupperLøbende samarbejde og dialog med forvaltnin-genBruger-pårørende-råd og beboermøderKommunale fagudvalgUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetnin-ger til forvaltningenUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetnin-ger til andreUddannelsesansvarligUndervise og assistere i brug af omsorgs-systemEfteruddannelse, kurserInstrukser og beskrivelser i forbindelse medembedslægens retningslinjerInstrukser og beskrivelser i forbindelse medarbejdstilsynInstrukser og beskrivelser i forbindelse med detkommunale tilsynInstrukser og beskrivelser i forbindelse medlevnedsmiddelkontrolØvrige instrukser og arbejdsgangsbeskrivelserLedermøder med forvaltning og ledermøder kunmellem centerledere/forstandereGruppeledermøder/teamledermøderPersonalemøder (interne faste møder)Planlægning og koordinering (vagtplanlægning)A61,575,0
CenterledereB15,48,3CD23,116,7A
Afdelingsledere/gruppeledereBCD40,011,1 33,3
60,055,6
85,790,980,030,833,346,269,242,916,715,416,715,415,428,68,3
7,1
7,19,120,0
60,077,816,733,333,360,070,016,733,316,716,711,111,1
40,022,216,7 50,022,2 33,333,3 22,240,030,016,7 33,341,7 41,7
7,7
46,250,0
7,77,714,341,7
30,87,714,333,3
38,562,570,075,041,712,5
46,2
15,425,077,860,090,045,5
9,1
72,7 18,222,240,010,09,145,5
10,0
20,025,0
25,0
33,3
54,5
9,1
36,4
50,0
50,0
54,5
18,2
27,3
44,4
11,1
11,1 33,3
50,050,071,483,3100,076,97,1
25,010,0
25,040,021,4
50,044,470,083,383,322,2
25,0 25,011,1 22,230,016,716,77,77,7
8,3
8,3
15,4
7,7
84,6
89
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
OpgaverVurdering i procent af respondenterRekruttering og opstart, fastholdelse og afske-digelseLønsamtalerMedarbejderudviklingssamtaler, personalesagerog ekstraordinære medarbejdersamtalerUdarbejdelse af arbejdspladsvurdering og tiltagtil forbedring af arbejdspladsUdvalgsmøder og faglige møderHåndtering af overgreb på personalet ogarbejdsskaderPersonaleplejeVirksomhedsplaner og resultatkontrakterBudget og økonomiske/administrative opgaver irelation til forvaltningenBudget og økonomiske opgaver internt påplejehjemmet/centretBoligadministrationPuljerBestilling af varer og kontakt med leverandørerBranding og profilering af plejehjemmet/centretA92,361,592,9
CenterledereBCD7,715,47,17,715,4A
Afdelingsledere/gruppeledereBCD8,322,29,1
91,777,890,9
76,937,588,985,760,045,57,110,020,018,225,012,5
23,125,011,17,110,036,4
72,777,877,890,050,060,0
27,311,1 11,122,210,050,040,0
61,544,450,050,075,030,022,2
7,711,1
30,822,250,0
75,060,050,060,030,011,1
25,020,0 20,025,0 25,010,011,1 11,1
20,016,78,3
66,7
90
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
D.2 Sygeplejersker, SSA’er og SSH’er.OpgaverVurdering i procent afrespondenterPersonlig plejePraktisk hjælpSygeplejeA78,981,385,76,3SygeplejerskeBCD21,112,514,3A88,973,189,72,63,8SSA’erBCD11,120,510,3A84,378,080,22,40,61,4SSH’erBCD15,718,219,2
Socialt samvær med beboernepå og uden for centret/hjem-70,6metTelefonisk kontakt til pårøren-de og møder med pårørendeHåndtering og dosering afmedicinLøbende dokumentation ijournal77,8
29,4
73,1
3,8
23,1
80,6
0,5
18,9
22,2
80,8
5,1
1,3
12,8
82,6
1,6
0,5
15,3
65,2
34,8
74,7
1,3
24,1
81,5
1,2
17,3
59,1
40,9
63,2
36,8
65,4
2,7
1,6
30,3
Indsatsområder/fokusområder,plejeplaner og/eller døgn-uge- 52,6planerOpdatering af de sygepleje-faglige optegnelserLøbende orientering i beboer-nes journaler (daglig rapport)Kalender og opslagstavleKontaktbog hos beboerneUdfyldelse af lovpligtige ske-maer og journal i forbindelsemed tilfælde af magtanven-delseFaldregistreringSamtykkeerklæringerUdfyldelse af andre skemaervedrørende beboerneUtilsigtede hændelserRevisitationDet kommunale tilsynEmbedslægetilsynEgenkontrol af medicin61,15,6
47,4
50,7
8,0
6,7
34,7
60,0
4,2
3,6
32,1
33,3
60,5
3,9
5,3
30,3
70,3
5,1
2,2
22,5
76,247,1 29,4 23,550,0 25,06,3
23,8
66,7
1,3
32,1
70,9
2,2
1,6
25,3
40,3 22,1 16,9 20,818,842,5 17,8 21,9 17,8
47,3 19,5 11,2 21,963,5 10,77,518,2
66,7
6,7
26,7
69,7
7,6
1,5
21,2
70,1
5,8
3,2
20,8
75,064,7
12,5 12,511,8 23,5
63,6 10,6
7,6
18,2
70,5 10,970,08,0
5,15,36,46,04,6
13,516,718,616,126,7
57,6 12,1 10,6 19,744,6 20,0 13,8 21,557,4 13,28,820,6
50,0 22,2 11,1 16,770,658,346,261,582,47,75,923,541,723,1 23,123,1 15,417,6
59,6 15,462,4 15,456,5 12,2
46,2 20,0 13,8 20,042,4 28,8 15,2 13,651,5 25,8 10,6 12,174,06,819,2
52,6 21,2 14,6 11,761,6 12,380,74,09,40,716,714,7
91
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
OpgaverVurdering i procent afrespondenterInterne egenkontroller ud overmedicinLevnedsmiddelkontrolPraktiserende lægerKontakt til sygehuse og andresundhedsfaglige samarbejds-partnereKontakt til fysioterapeut ogergoterapeutKontakt til andre vedrørendebeboernes personlige forholdLøbende faglig sparring ogsamarbejde med kollegerFaglig efteruddannelserelateret til plejenProjektdeltagelse og arbejds-grupper iværksat af forvaltnin-genBruger-pårørende-råd ogbeboermøderUddannelseInstrukser og arbejdsgangePersonaleforhold og møderBestilling af varer og kontaktmed leverandørerA
SygeplejerskeBCDA
SSA’erBC8,7D14,5A
SSH’erBC5,57,11,3D17,123,625,0
53,8 15,4 15,4 15,427,3 18,2 18,2 36,445,554,5
55,1 21,7
64,4 13,059,3 10,072,41,3
48,4 24,2 11,3 16,163,51,435,1
54,5
45,5
68,5
8,2
23,3
71,5
3,3
0,7
24,5
60,0
40,0
65,8
6,8
2,7
24,7
72,7
1,9
1,9
23,4
60,0
40,0
63,4
9,9
5,6
21,1
78,7
1,3
2,0
18,0
90,9
9,1
76,3
5,3
18,4
79,6
0,6
0,6
19,3
80,0
20,0
70,3
2,7
2,7
24,3
72,5
0,6
26,9
13,3 20,0 33,3 33,3
26,2 21,5 40,0 12,3
31,7 32,4 23,4 12,4
57,1 21,476,570,685,0
7,1
14,323,5
44,9 24,6 18,8 11,671,261,868,04,16,65,34,15,32,720,526,324,0
51,0 22,872,671,165,72,43,41,2
9,73,02,03,54,4
16,622,023,529,717,1
5,9
23,515,0
47,1 11,8 17,6 23,5
43,8 20,5 19,2 16,4
59,5 19,0
92
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
D.3 VisitatorerOpgaverVurdering i procent af respondenterKontakten med de pårørende i forbindelse med planlægningen og tildelingen afvisitationer/revisitationerBehandling af klager i forbindelse til visitation til hjemmeplejeOpfølgning og løbende ændringer i borgerens behovForberedelse af visitations-/revisitationsbesøg til hjemmeplejenBehandling af klager relateret til plejehjemsvisitation/visitation til plejecenterUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetninger til andreTelefonpasningAktiviteter, hvis borgeren afslår den tilbudte boligProjektdeltagelse og arbejdsgrupper iværksat af forvaltningenForberedelse af visitationsbesøg til plejehjem/centerTransport i forbindelse med visitations-/revisitationsbesøgAnden projektdeltagelse og arbejdsgrupperLøbende kontakt med leverandørenKommunale fagudvalgUndersøgelser, spørgeskemaer og indberetninger til forvaltningenForberedelse af revisitation på plejehjem/centreKontakt med personalet på plejehjem/center i forbindelse med revisitationsbesøgetBestilling af tildelte ydelserGennemførelse af visitationsbesøg til hjemmeplejen, eksklusive forberedelse, plan-lægning og efterfølgende dokumentationIndlæggelse på og udskrivning fra sygehusUdarbejdelse og forberedelse af arbejdspladsvurdering i forbindelse med visitatio-nerneUddannelsesansvarligPersonalemøder (interne faste møder)Gennemførelse af revisitationsbesøg, eksklusive forberedelse, planlægning og efter-følgende dokumentation, både den lovpligtige efter et år og ved ændring i behovUdarbejdelse og udsendelse af afgørelse til revisitation på plejehjem/centerFærdiggørelse af visitation til plejehjem/center, eksklusive afgørelseA83,391,783,381,36,35,6VisitatorB5,6C5,6D5,68,311,112,514,315,415,816,718,220,06,713,320,020,021,122,223,125,025,026,727,830,833,333,333,333,35,325,06,336,837,537,5
71,4 14,315,4 38,5 30,884,233,3 50,045,5 18,2 18,280,060,0
50,0 20,0 10,068,45,35,3
33,3 22,2 22,230,8 23,1 23,162,5 12,575,073,372,269,233,353,3 13,366,757,937,556,3
93
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
OpgaverVurdering i procent af respondenterGennemførelse af visitationsbesøg til plejehjem/plejecenter, eksklusive forberedelse,planlægning og efterfølgende dokumentationLøbende samarbejde og dialog med forvaltningenUdarbejdelse af afgørelse til visitation til plejehjem/centerBehandling af ansøgning om plejehjemsplads fra borgere fra andre kommunerIntern koordinering om tildeling af plejehjemspladser/pladser på plejecentreTilbud om indflytningFærdiggørelse af revisitation til plejehjem/centre, eksklusive afgørelseBeboeren flytterVed indflytningFaglig efteruddannelse relateret til plejen50,0A61,5
VisitatorBCD38,538,513,340,042,942,916,750,0100,0100,050,0
46,2 15,446,757,157,133,3
20,0 60,0 20,0
94
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Bilag E. Opgaver, regu-lering og tidsforbrugE.1 Opgaver, regulering og tidsforbrugKortlægningen i denne undersøgelse viser, at de indirekte brugerrette-de opgaver i plejeboliger m.v. er reguleret af følgende kilder:Reguleringskilder i plejeboliger m.v.Bekendtgørelse af beredskabsloven (lovbekendtgørelse nr. 137 af01/03/2004) § 36Bekendtgørelse af lov om almene boliger m.v. (lovbekendtgørelse nr.1118 af 26/9/2007) § 59Bekendtgørelse af lov om Danmarks Statistik (lovbekendtgørelse nr. 599af 22/06/2000) § 8Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det socialeområde (bekendtgørelse nr. 1047 af 27/08/2007) § 11Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det socialeområde (bekendtgørelse nr. 1047 af 27/08/2007) §§ 60-74Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det socialeområde (bekendtgørelse nr. 1047 af 27/08/2007) §§ 82-84Bekendtgørelse af lov om social service (lovbekendtgørelse nr. 1117 af26/09/2007) § 151, stk. 1-2Bekendtgørelse af lov om social service (lovbekendtgørelse nr. 1117 af26/09/2007) § 17Bekendtgørelse af lov om social service (lovbekendtgørelse nr. 1117 af26/09/2007) §§ 83-85 og 87Bekendtgørelse af lov om social service (lovbekendtgørelse nr. 1117 af26/09/2007) § 89, stk. 3Bekendtgørelse af sundhedsloven (lovbekendtgørelse nr. 95 af07/02/2008) §§ 15-21Bekendtgørelse af sundhedsloven (lovbekendtgørelse nr. 95 af07/02/2008) § 140Bekendtgørelse af sundhedsloven (lovbekendtgørelse nr. 95 af07/02/2008) § 219Bekendtgørelse om fødevarekontrol og offentliggørelse af kontrolresulta-ter (bekendtgørelse nr. 159 af 05/03/2008) § 1Bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af per-sonlig og praktisk hjælp m.v. (bekendtgørelse nr. 1614 af 12/12/2006)§ 1-2
95
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Bekendtgørelse om lægers, tandlægers, kiropraktorers, jordemødres, klini-ske diætisters, kliniske tandteknikeres, tandplejeres, optikeres og kontakt-linseoptikeres patientjournaler (journalføring, opbevaring, videregivelseog overdragelse m.v.) (bekendtgørelse nr. 1373 af 12/12/2006) § 2Bekendtgørelse om magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelses-retten over for voksne samt om særlige sikkerhedsforanstaltninger forvoksne og modtagepligt i boformer efter serviceloven (bekendtgørelse nr.789 af 06/07/2006) §§ 1, 4 og 10-14Bekendtgørelse om sammenlignelig brugerinformation (bekendtgørelsenr. 783 af 12/06/2007) § 14Bekendtgørelse om tilbudsportalen (bekendtgørelse nr. 681 af20/06/2007) § 5Bekendtgørelse om tilsyn på plejehjem og i plejeboliger m.v. (bekendtgø-relse nr. 805 af 29/06/2007) §§ 2-3Lov om autorisation af sundhedspersoner og om sundhedsfaglig virksom-hed (lov nr. 451 af 22/05/2006) § 18Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler (vejledning nr.9429 af 30/06/2006) kapitlerne 5.3-5.4Vejledning om sygeplejefaglige optegnelser (vejledning nr. 9229 af29/04/2005) kapitel 6
Nedenfor er en oversigt over alle indirekte opgaver på området samtden regulering, hvori opgaven har sit udspring. Opgaverne er kategori-seret som henholdsvis statsligt reguleret, lokalt reguleret eller ingenregulering. For alle statslige opgaver er angivet, hvor stor en andel aftidsforbruget der henføres til statslig regulering. Den øvrige del aftidsforbruget henføres til statslig regulering med lokal frihed baseretpå beregninger af spredningen i tidsforbruget på tværs af kommuner.Metoden til opgørelse og fordeling af tidsforbruget er beskrevet neden-for i bilagsafsnit E.2.OpgaveReguleringRegulerings-typeAndel aftidsforbrug itypiskinstitution3,2 %Andel aftidsforbrugetder henførestil statsligregulering87 %
Håndtering ogdosering af medicin
Lov om autorisationaf sundhedspersonerog om sundhedsfag-lig virksomhed (LOVnr. 451 af22/05/2006) § 18
Vejledning omordination oghåndtering aflægemidler (VEJnr. 9429 af30/06/2006)kapitlerne 5.3-5.4
Statslig
96
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgave
Regulering
Regulerings-type
Andel aftidsforbrug itypiskinstitution2,9 %
Andel aftidsforbrugetder henførestil statsligregulering88 %
Løbende dokumen-tation i journalen
Bekendtgørelse omlægers, tandlægers,kiropraktorers, jorde-mødres, kliniskediætisters, klinisketandteknikeres, tand-plejeres, optikeres ogkontaktlinseoptikerespatientjournaler(journalføring, opbe-varing, videregivelseog overdragelse m.v.)(BEK nr. 1373 af12/12/2006) § 2Bekendtgørelse af lovom social service(LBK nr. 1117 af26/09/2007) § 89,stk. 3Lov om autorisationaf sundhedspersonerog om sundhedsfag-lig virksomhed (LOVnr. 451 af22/05/2006) § 18Vejledning omsygeplejefagligeoptegnelser (VEJnr. 9229 af29/04/2005)kapitel 6
Statslig
Plejeplaner m.v.
Statslig
0,9 %
73 %
Opdatering af desygeplejefagligeoptegnelser
Statslig
0,7 %
39 %
Løbende oriente-ring i beboernesjournaler (dagligrapport)Kalender ogopslagstavleKontaktbog hosbeboerneUdfyldelse af lov-pligtige skemaer ogjournal i forbindelsemed tilfælde afmagtanvendelseBekendtgørelse ommagtanvendelse ogandre indgreb i selv-bestemmelsesrettenover for voksne samtom særlige sikker-hedsforanstaltningerfor voksne og modta-gepligt i boformerefter serviceloven(BEK nr. 789 af06/07/2006) §§ 1, 4og 10-14
Ingen regule-ring
3,5 %
91 %
Ingen regule-ringLokalStatslig
0,9 %0,6 %0,1 %
74 %66 %0%
FaldregistreringSamtykke-erklæringerBekendtgørelse af lovom retssikkerhed ogadministration på detsociale område (BEKnr. 1047 af27/08/2007) § 11Bekendtgørelseaf sundhedsloven(LBK nr. 95 af07/02/2008)§§ 15-21
LokalStatslig
0,1 %0,0 %
0%-
Udfyldelse af andreskemaer vedrøren-de beboerneUtilsigtedehændelser
Lokal
0,4 %
74 %
Lokal
0,2 %
26 %
97
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgave
Regulering
Regulerings-type
Andel aftidsforbrug itypiskinstitution0,1 %
Andel aftidsforbrugetder henførestil statsligregulering46 %
Revisitation
Bekendtgørelse af lovom social service(LBK nr. 1117 af26/09/2007)§§ 83-85 og 87Bekendtgørelse omkvalitetsstandarderog frit valg af leve-randør af personligog praktisk hjælp m.v.(BEK nr. 1614 af12/12/2006) § 1-2Bekendtgørelse afsundhedsloven (LBKnr. 95 af 07/02/2008)§ 219Bekendtgørelse afberedskabsloven(LBK nr. 137 af01/03/2004) § 36Bekendtgørelseom tilsyn påplejehjem og iplejeboliger m.v.(BEK nr. 805 af29/06/2007)§§ 2-3Bekendtgørelseaf lov om socialservice (LBK nr.1117 af26/09/2007)§ 151, stk. 1-2Bekendtgø-relse af lovom almeneboliger m.v.(LBK nr. 1118af 26/9-2007)§ 59
Statslig
Det kommunaletilsyn
Statslig
0,1 %
0%
Embedslægetilsyn
Statslig
0,1 %
0%
Brandtilsyn
Statslig
0,0 %
-
Egenkontrol afmedicinInterne egenkon-troller ud overmedicinLevnedsmiddelkon-trolNB: Gennemføreskun i plejebolig-bebyggelser, hvordet er relevantKontakt til praktise-rende lægerBekendtgørelse omfødevarekontrol ogoffentliggørelse afkontrolresultater(BEK nr. 159 af05/03/2008) § 1Lov om autorisationaf sundhedspersonerog om sundhedsfag-lig virksomhed (LOVnr. 451 af22/05/2006) § 18Vejledning omordination oghåndtering aflægemidler (VEJnr. 9429 af30/06/2006)kapitel 5.3Bekendtgørelseom lægers, tand-lægers, kiroprak-torers, jordemød-res, kliniskediætisters, klini-ske tandteknike-res, tandplejeres,optikeres ogkontaktlinseopti-keres patientjour-naler (journalfø-ring, opbevaring,videregivelse ogoverdragelsem.v.) (BEK nr.1373 af12/12/2006) § 2
LokalLokal
0,7 %0,3 %
--
Statslig
0,1 %
0%
Statslig
0,5 %
70 %
98
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgave
Regulering
Regulerings-type
Andel aftidsforbrug itypiskinstitution0,3 %
Andel aftidsforbrugetder henførestil statsligregulering45 %
Kontakt til sygehu-se og andre sund-hedsfaglige samar-bejdspartnere
Lov om autorisationaf sundhedspersonerog om sundhedsfag-lig virksomhed (LOVnr. 451 af22/05/2006) § 18
Vejledning omordination oghåndtering aflægemidler (VEJnr. 9429 af30/06/2006)kapitel 5.3
Bekendtgørelseom lægers, tand-lægers, kiroprak-torers, jordemød-res, kliniskediætisters, klini-ske tandteknike-res, tandplejeres,optikeres ogkontaktlinseopti-keres patientjour-naler (journalfø-ring, opbevaring,videregivelse ogoverdragelsem.v.) (BEK nr.1373 af12/12/2006) § 2
Statslig
Kontakt til fysiote-rapeut og ergotera-peut
Bekendtgørelse afsundhedsloven (LBKnr. 95 af 07/02/2008)§ 140
Bekendtgørelseaf lov om socialservice (LBK nr.1117 af26/09/2007) § 86
Statslig
0,3 %
46 %
Kontakt til andrevedrørende bebo-ernes personligeforholdLøbende fagligsparring og samar-bejde med kollegerFaglig efteruddan-nelse relateret tilplejenKlagesagerBekendtgørelse af lovom retssikkerhed ogadministration på detsociale område (BEKnr. 1047 af27/08/2007) §§ 60-74
Ingen regule-ring
0,4 %
-
Ingen regule-ringIngen regule-ringStatslig
3,4 %
-
0,4 %
-
0,0 %
-
Projektdeltagelseog arbejdsgrupperiværksat af forvalt-ningenAnden projektdel-tagelse og arbejds-grupperLøbende samar-bejde og dialogmed forvaltningenBruger-pårørende-råd og beboer-møderKommunalefagudvalgBekendtgørelse af lovom social service(LBK nr. 1117 af26/09/2007) § 17
Ingen regule-ring
1,1 %
-
Ingen regule-ringIngen regule-ringStatslig
0,1 %
-
0,1 %
-
0,2 %
38 %
Lokal
0,0 %
-
99
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgave
Regulering
Regulerings-type
Andel aftidsforbrug itypiskinstitution0,0 %
Andel aftidsforbrugetder henførestil statsligregulering-
Undersøgelser,spørgeskemaer ogindberetninger tilforvaltningenUndersøgelser,spørgeskemaer ogindberetninger tilandreBekendtgørelse af lovom retssikkerhed ogadministration på detsociale område (BEKnr. 1047 af27/08/2007) §§ 82-84Bekendtgørelseom tilbudsporta-len (BEK nr. 681af 20/06/2007)§5Bekendtgørelseaf lov om Dan-marks Statistik(LBK nr. 599 af22/06/2000) § 8Bekendtgø-relse omsammenlig-nelig bruger-information(BEK nr. 783af12/06/2007)§ 14
Lokal
Statslig
0,0 %
-
Nedenfor er en oversigt over alle indirekte opgaver for visitatorer samtden regulering, hvori opgaven har sit udspring. Opgaverne er kategori-seret som henholdsvis statsligt reguleret, lokalt reguleret eller ingenregulering. For alle statslige opgaver skal en del af tidsforbruget hen-regnes til den lokale implementering. I henhold til AKVA-metodenberegnes denne andel på baggrund af spredningen i tidsforbruget påtværs af kommuner. Dette er dog ikke muligt for visitatorerne, da an-tallet af visitatorer i undersøgelsen i den enkelte kommune, er megetbegrænset.OpgaveReguleringRegulerings-typeStatsligTidsforbrug fortypisk visitator5,8 %
Løbende kontaktmed leverandøren
Forberedelse afvisitationsbesøg tilplejehjem/center
Forberedelse afrevisitation påplejehjem/centre
Kontakt med per-sonalet på pleje-hjem/center i for-bindelse medrevisitationsbesø-getForberedelse afvisitations/ revisita-tionsbesøg tilhjemmeplejenTransport i forbin-delse med visitati-ons/revisitationsbesøg
Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12
Lov om offentlighed iforvaltningen (LOV nr 572af 19/12/1985), §6
Statslig
0,2 %
Lov om offentlighed iforvaltningen (LOV nr 572af 19/12/1985), §6
Statslig
0,4 %
Lov om offentlighed iforvaltningen (LOV nr 572af 19/12/1985), §6
Statslig
0,5 %
Lov om offentlighed iforvaltningen (LOV nr 572af 19/12/1985), §6
Statslig
2,0 %
Ingen regule-ring
5,8 %
100
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Færdiggørelse afrevisitation til pleje-hjem/centre, eks-klusiv afgørelseUdarbejdelse ogudsendelse afafgørelse til revisi-tation på pleje-hjem/centerUdarbejdelse ogforberedelse afarbejdspladsvurde-ring (APV) i forbin-delse med visitatio-nerneBehandling afansøgning omplejehjemsplads fraborgere fra andrekommunerFærdiggørelse afvisitation til pleje-hjem/center eksklu-siv afgørelseUdarbejdelse afafgørelse til visitati-on til pleje-hjem/center
Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12Bekendgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (Retsskkerhedslo-ven). LBK 1047 af 27/82007 §§3 og 7Arbejdmiljøloven (LBK nr268 af 18/03/2005), §15a
Lov om offentlighed iforvaltningen (LOV nr 572af 19/12/1985), §6
Statslig
2,4 %
Bekendtgørelse af lov omsocial service (Lovbe-kendtgørelse nr. 280 af 5.april 2005), §§88-90
Bekendtgørelse omplejehjem og beskytte-de boliger. BEK 1385 af12 december 2006, §3
Statslig
1,9 %
Statslig
0,1 %
Bekendtgørelse af lov omsocial service (Lovbekendt-gørelse nr. 280 af 5. april2005), §§88-90Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12Bekendgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (Retsskkerhedslo-ven). LBK 1047 af 27/82007 §§3 og 7Lov om offentlighed i for-valtningen (LOV nr 572 af19/12/1985), §6
Bekendtgørelse af lov omalmene boliger mv. LBK1118 af 26/9-2007 §§58a-e, 64
Statslig
0,1 %
Statslig
2,2 %
Bekendtgørelse af lov omsocial service (Lovbe-kendtgørelse nr. 280 af 5.april 2005), §§88-90
Statslig
0,4 %
Bestilling af tildelteydelser
Intern koordinationom tildeling afplejehjemsplad-ser/pladser påplejecentreVed indflytning
Bekendtgørelse af lov omalmene boliger mv. LBK1118 af 26/9-2007 §§54-59
Bekendtgørelse omlægers, tandlægers,kiropraktorers, jordemød-res, kliniske diætisters,kliniske tandteknikeres,tandplejeres, optikeres ogkontaktlinseoptikerespatientjournaler (journal-føring, opbevaring, vide-regivelse og overdragelsem.v.) (BEK 1373 af12/12/2006) §2Bekendtgørelse omplejehjem og beskyttedeboliger. BEK 1385 af 12december 2009 §9Bekendtgørelse omlægers, tandlægers,kiropraktorers, jordemød-res, kliniske diætisters,kliniske tandteknikeres,tandplejeres, optikeres ogkontaktlinseoptikerespatientjournaler (journal-føring, opbevaring, vide-regivelse og overdragelsem.v.) (BEK 1373 af12/12/2006) §2
Statslig
8,3 %
Statslig
3,6 %
Lov om offentlighed i for-valtningen (LOV nr 572 af19/12/1985), §6
Statslig
0,0 %
101
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Tilbud om indflyt-ning
Lov om offentlighed i for-valtningen (LOV nr 572 af19/12/1985), §6
Bekendtgørelse omlægers, tandlægers,kiropraktorers, jordemød-res, kliniske diætisters,kliniske tandteknikeres,tandplejeres, optikeres ogkontaktlinseoptikerespatientjournaler (journal-føring, opbevaring, vide-regivelse og overdragelsem.v.) (BEK 1373 af12/12/2006) §2
Statslig
0,3 %
Aktiviteter hvisborgeren afslår dentilbudte boligUdflytning af pleje-hjem/center
Bekendtgørelse om pleje-hjem og beskyttede boliger.BEK 1385 af 12 december2008, §8Lov om offentlighed i for-valtningen (LOV nr 572 af19/12/1985), §6
Statslig
0,0 %
Bekendtgørelse omlægers, tandlægers,kiropraktorers, jordemød-res, kliniske diætisters,kliniske tandteknikeres,tandplejeres, optikeres ogkontaktlinseoptikerespatientjournaler (journal-føring, opbevaring, vide-regivelse og overdragelsem.v.) (BEK 1373 af12/12/2006) §2
Statslig
0,2 %
Indlæggelse på ogudskrivning frasygehus
Opfølgning ogløbende ændringeri borgerens behov
Råd, vejledning tilplejen i hverdagenog uddannelserelateret til plejenBehandling afklager relateret tilplejehjemsvisitati-on/visitation tilplejecenterBehandling afklager i forbindelsetil visitationen tilhjemmeplejeProjektdeltagelseog arbejdsgrupperiværksat af forvalt-ningenAnden projektdel-tagelse og arbejds-grupperLøbende samar-bejde og dialogmed forvaltningenKommunale fagud-valg
Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§10, 11a, 12Bekendtgørelse om lægers,tandlægers, kiropraktorers,jordemødres, kliniske diæti-sters, kliniske tandteknike-res, tandplejeres, optikeresog kontaktlinseoptikerespatientjournaler (journalfø-ring, opbevaring, videregi-velse og overdragelse m.v.)(BEK 1373 af 12/12/2006)§2Bekendtgørelse af lov omsocial service (LBK nr 1117af 26/09/2007), §§83-85, 87Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområdet (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§60-74Bekendtgørelse af lov omretssikkerhed og admini-stration på det socialeområde (BEK nr. 1047 af27/08/2007), §§60-74Forvaltningsloven. LOVnr 571 af 19/12/1986,§22-24
Statslig
1,1 %
Statslig
7,6 %
Statslig
1,5 %
Statslig
0,0 %
Forvaltningsloven. LOVnr 571 af 19/12/1986,§22-24
Statslig
0,2 %
Lokal
0,2 %
Lokal
0,1 %
Lokal
0,5 %
Lokal
0,0 %
102
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Undersøgelser,spørgeskemaer ogindberetninger tilforvaltningenUndersøgelser,spørgeskemaer ogindberetninger tilandre
Lokal
0,7 %
Lokal
1,7 %
E.2 Metode til opgørelse af tidsforbrug fordelt på regu-leringstyperDer er ikke umiddelbart en entydig kobling mellem statslig reguleringaf en opgave og tidsforbruget på denne opgave. Tidsforbruget er såle-des i et vist omfang også afhængig af for eksempel lokal implemente-ring af reguleringen, lokal prioritering eller forskellige strukturellevilkår. Det kan således ikke umiddelbart konkluderes, at al tidsforbrugpå en opgave, der er statsligt reguleret, kan henføres til den statsligeregulering af opgaven.På den baggrund fordeles tidsforbruget på statsligt regulerede opgaverpå to kategorier af regulering/tidsforbrug:Statsligt reguleretStatsligt reguleret med lokal frihed
Den første kategori (statsligt reguleret) er udtryk for det tidsforbrug påen opgave, som det vurderes, der skal til for at opfylde kravene i denstatslige regulering.Princippet for fordeling mellem de to kategorier er, at tidsforbruget imedian-kommunen på en opgave betragtes som den tid, der skal til forat opfylde den statslige regulerings krav til udførelsen af denne opga-ve.Med dette princip betragtes det tidsforbrug, som ligger under tidsfor-bruget i mediankommunen, som direkte henførbart til statslig regule-ring og defineres somstatsligt reguleret.Det tidsforbrug, som liggerover tidsforbruget i mediankommunen, defineres somstatsligt regule-ret med lokal frihed,da tiden bruges på en statsligt reguleret opgave,men antages at udspringe af lokal implementering/prioritering.Denne definition kan illustreres som i figuren nedenfor:
103
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
Opgave X
Tidsforbrug
Statsligt reguleretmed lokal frihedMedian
Statsligt reguleret
1
2
3
4
5
6
7
Kommuner
Konkret kobling mellem statslig regulering og tidsforbrugTidsforbruget på alle opgaver, som er omfattet af statslig regulering, eraltså for den enkelte opgave fordelt på to kategorier:Statsligt reguleretStatsligt reguleret med lokal frihedTiden er fordelt i et variabelt forhold på de to kategorier (ud fra medi-an-kommunen i målingen). Det variable forhold er baseret på spred-ningen mellem kommunerne for den største medarbejdergruppe påområdet (Social- og sundhedsassistenter).Tidsforbruget på de øvrige opgaver, som ikke er statsligt regulerede, erfordelt på én af følgende tre kategorier:Lokalt reguleretOverenskomstreguleretIkke reguleretOpgaver, som er både statsligt og lokalt regulerede, er altså alene for-delt i de to første kategorier (’statsligt reguleret’ og ’statsligt reguleretmed lokal frihed’), da den statslige regulering har forrang for den loka-le regulering, og dermed i første række må betragtes som bestemmen-de for, om opgaven udføres. Såfremt den lokale regulering (eller im-plementering) påvirker tidsforbruget, afspejler dette sig i fordelingenmellem de to nævnte kategorier.Beregningen af tidsforbrug på de enkelte reguleringskilder er gennem-ført for en typisk institution. Beregningen af tidsforbruget og fordelin-gen på reguleringskilder for en typisk institution bygger på fordeling
104
Kortlægning og måling af administrative opgaver i plejeboliger m.v.
af tidsforbruget for de enkelte medarbejdergrupper og den relativefordeling af medarbejdergrupper i en typisk institution.
105
