Kvartalsrapport vedr. Fase 2 af SKATs systemmodernisering for 4. kvartal 2008

 

1. Indledning

I forbindelse med Finansudvalgets tiltrædelse af Akt 151 af 1. juni 2006 gav de følgende påtegning: Finansudvalget understreger i forlængelse af udvalgets påtegning til akt 118 af 14. marts 2006, at udvalget fortsat finder, at det med henblik på fremover at sikre en hensigtsmæssig økonomisk styring af projektet vurderes nødvendigt, at ministeren kvartalsvis frem til projektets afslutning fremsender statusrapporter, hvori der redegøres for udviklingen og implementeringen af projektet.

 

SKAT afgiver hermed kvartalsrapport vedrørende systemmoderniseringens Fase 2 dækkende 4. kvartal af 2008. Anden fase af systemmoderniseringen omfatter følgende projekter:

·        Digitalt Motor Register, (DMR) som har til formÃ¥l, gennem en effektivisering og digitalisering af eksisterende arbejdsprocesser, at sikre, at borgere og virksomheder oplever, at registreringen af biler foregÃ¥r hurtigere og enklere end i dag.

 

·        Én Skattekonto, (EKKO) som vil lette virksomhedernes administrative byrder samt effektivisere skatteadministrationen ved at opkræve alle skattekrav via et saldoprincip, sÃ¥ledes at alle krav behandles efter ensartede regler.

 

·        Ét Fælles Inddrivelsessystem, (EFI) som vil sikre, at alle fordringer, der overdrages til inddrivelse hos SKAT, samles pÃ¥ en konto for den enkelte skyldner, samt at de inddrivelsesskridt, der iværksættes, foretages med udgangspunkt i den samlede saldo pÃ¥ kontoen.

                     

I kvartalsrapporten gives en status på projekternes forløb i det forgangne kvartal i forhold til tidsplan og leverancer samt en redegørelse for udviklingen i projekternes økonomi og risici. Hertil kommer en udtalelse fra den eksterne følgegruppe, der består af to eksterne medlemmer og et medlem fra Skatteministeriet.

2. Status

2.1 DMR og EKKO (Fase 2.1)

SKAT fremsendte den 5. december 2008 en opfølgende rapport om afklaringsarbejdet med IBM, herunder at samarbejdet med IBM ville blive bragt til ophør, og at Skatteministeriet snarest muligt vil forelægge Finansudvalget en ny plan for projekterne i Fase 2.1. med henblik på at opnå tilslutning til at fortsætte udviklingen af DMR og EKKO.

 

Arbejdet med denne plan pågår stadig.

2.2 EFI (Fase 2.2)                  

Med Finansudvalgets tiltrædelse af Akt 186 af 23. juni 2008 bemyndigedes Skatteministeriet til at indgå kontrakt for Fase 2.2. af systemmoderniseringen.

 

I kvartalsrapporten for 3. kvartal 2008 redegjordes for afklaringer med den valgte leverandør på EFI omkring mulighederne, når vedståelsesfristen for dennes tilbud udløb d. 31. oktober 2008 (efter at den var blevet forlænget gentagne gange).

 

SKAT indgik kontrakt på EFI d. 31. oktober 2008 som omtalt i rapporten for 3. kvartal 2008. Argumenterne for at indgå kontrakt inden afslutningen af time out-forløbet med IBM var, dels den fordelagtige business case på EFI, i forhold til såvel ressourcebesparelser som sparet drift af gamle systemer, dels muligheden for at indarbejde en generel sagsstyringsløsning i EFI. Det blev derfor anset for nødvendigt at indgå kontrakt for EFI, inden udløbet af vedståelsesfristen, for at undgå, at et nyt udbud ville medføre en stor udskydelse af effekterne af EFI’s business case, og dermed at udskydelsen ville blive dyrere, end hvis man eventuelt måtte tilkøbe de dele af EKKO, som EFI har afhængighed til.

 

SKAT indgik derefter kontrakt om udvikling af EFI med et konsortium bestående af KMD og Capgemini d. 31. oktober 2008. Siden da har EFI-projektet arbejdet sammen med leverandøren om at planlægge de workshops, som skal igangsætte arbejdet med en systembeskrivelse for EFI.

 

 

3. Idriftsættelsestidspunkter

I tabellen nedenfor ses de aktuelle datoer for idriftsættelsesmilepælene i Fase 2:

 

Milepæle	Tidsplan jf. akt 186 af 23/06-08	Tidsplan jf. seneste kvartalsrapport	Forsinkelser i forgangne kvartal	Nuværende tidsplan
DMR	4. kvartal 2009	4. kvartal 2009		Uvis
EKKO	4. kvartal 2009	4. kvartal 2009		Uvis
EFI	(4. kvartal 2010)	(4. kvartal 2010)	(1 kvartal)	1. kvartal 2011

 

Som følge af kontraktophævelsen på Fase 2.1 (DMR og EKKO) er det endnu ikke muligt at fastsætte en idriftsættelsesdato, da der først skal foretages et analysearbejde af de tekniske og organisatoriske muligheder for en ny leverandør.

 

Idriftsættelsesdatoen for EFI er baseret på tidsplanen i kontrakten, og der er derfor ikke længere tale om et estimat. Der skal dog tages forbehold for, at den forventelige forsinkelse af Fase 2.1, vil kunne medføre yderligere forsinkelser for EFI.

 

 

4. Økonomi og businesscase

 

I de efterfølgende afsnit præsenteres den samlede økonomi i Fase 2 på følgende måde:

4.1                  Det forventede investeringsbudget

4.2                  De forventede driftsudgifter

4.3                  Det faktiske forbrug

4.4                  Den samlede businesscase

 

Sammenhængen i afsnittene er, at summen af ”det forventede investeringsbudget” (550 mio. kr. i afsnit 4.1) og ”de forventede driftsudgifter” (188 mio. kr. i afsnit 4.2) svarer overens med udgifterne i projektperioden angivet i ”den samlede businesscase” (738 mio. kr. i afsnit 4.4).

 

For så vidt angår det forventede investeringsbudget, de forventede driftsudgifter og den samlede businesscase, vil disse blive påvirket som følge af opsigelsen af kontrakten med IBM på Fase 2.1. Finansudvalget vil blive forelagt konsekvenserne heraf sammen med en ny plan for projekterne i Fase 2.1.

4.1 Det forventede investeringsbudget

 

Mio. kr.	Akt 186 af 23/06-08	Budget, jf. sidste kvartalsrapport	Aktuelt budget	Afvigelse til seneste kvartalsrapport	Afvigelse til aktstykket
It-udviklingsudgifter	365	377	377	0	12
Konsulenter	62	64	64	0	2
Uddannelse, info. mv.	23	23	23	0	0
Løn	86	86	86	0	0
I alt	536	550	550	0	14

 

4.2 De forventede driftsudgifter

De samlede driftsudgifter i projektperioden forventedes at udgøre i alt 188 mio. kr. Konsekvenserne af ophævelsen af kontrakten på Fase 2.1 er endnu ikke afklaret.  

4.3 Det faktiske forbrug

 

Mio. kr.	Forbrug 2004-2007	Forbrug 2008	Budget 2008	Restbudget 2008
It-udviklingsudgifter	41	27	79	52
Konsulenter	34	11	13	2
Uddannelse, info. mv.	2	1	2	1
Løn	39	14	14	0
I alt	116	53	108	55
Drift i projektperioden	18	26	44	18
Samlet budget	134	79	152	73

 

Restbudget forventes overført til 2009, da der er sket en udskydelse af It-udviklingsudgifter fra 2008 i forhold til de forsinkelser, der skyldes ophævelsen af kontrakten på Fase 2.1 og på at udviklingskontrakten for EFI er indgået senere end anslået ved godkendelsen af Akt 186.

 

4.4 Den samlede businesscase

 

Mio. kr.	04-07	2008	2009	2010	2011	2012	2013	I alt
Udgifter i projektperioden	134	152	251	191	8	2	0	738
Udgifter efter projektperioden	0	0	0	0	73	73	73	219
Besparelser	0	0	-44	-119	-311	-333	-333	-1140
Samlet effekt	134	152	207	72	-230	-260	-260	-183
Akkumuleret cash flow	134	286	493	565	335	77	-183

 

Businesscasen vil blive opdateret, når der er indgået kontrakt med en ny leverandør på Fase 2.1, og EFIs businesscase er endeligt konsolideret efter kontaktindgåelsen.

 

Finansudvalget har ved tiltrædelse af aktstykke 186 den 23/6 forudsat, at skatteministeren ville oplyse udvalget om den bod, som forhandledes med CSC på Systemmoderniseringens Fase 1, når den var kendt og oversende resultatet af den analyse af SKATs udfordringer og opgaver, som ministeren gav udvalget tilsagn om under samrådet den 23. juni 2008.

 

Bodens størrelse er endnu ikke endelig fastlagt, og der rapporteres løbende i de enkelte kvartalsrapporter vedr. Fase 1 om udviklingen i forhandlingerne.

 

 

5. Risici

I det følgende gennemgås de væsentligste risici ved gennemførslen af systemmoderniseringens Fase 2, som knytter sig til følgende faktorer:

 

·        Økonomi

·        Organisation

·        Teknisk løsning

·        Leverandør

·        Interessenter.

5.1 Økonomi

I forbindelse med kontraktindgåelse på Fase 2.2 (EFI) er budgettet ved at blive endelig konsolideret. Der forventes ikke at være store udsving i forhold til EFI budgettet, som det fremgår af akt 186 af 23. juni 2008

 

På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at redegøre for omfanget af de økonomiske konsekvenser af ophævelsen af kontrakten på Fase 2.1. Det vil først være muligt at opstille konsekvenserne, når ophævelsen af kontrakten er færdigbehandlet i forhold til IBM, og der foreligger et estimat over, hvad det vil koste at få en anden leverandør til at færdiggøre udviklingen af DMR og EKKO.

5.2 Organisation

Alle projekterne i systemmoderniseringens Fase 2 medfører store organisatoriske forandringer i SKAT. Digitalt Motor Register skal implementere en relativt ny opgave i SKAT, og både EKKO og EFI indebærer, at alle opkrævnings- og inddrivelsesmedarbejdere skal løse deres opgaver på en markant anderledes måde.

 

De organisatoriske risici søges nedbragt ved, at projekterne planlægger en omfattende brugeruddannelse, ligesom projekterne, i samarbejde med SKATs driftsorganisation, arbejder på at forberede og orientere medarbejderne i Skattecentrene på de store forandringer.

 

For projekterne i Fase 2 er der yderligere risici i, at ressourcer med de rette IT- og projektkompetencer er svært tilgængelige. Projekterne har derfor konstant fokus på at tiltrække kvalificerede projektmedarbejdere.

5.3 Teknisk løsning

Med baggrund i det forløb, som SKAT har haft med IBM, forbliver kompleksiteten af de tekniske løsninger, som udvikles i hhv. Fase 1 og Fase 2, en stadig risiko. Derfor er det nødvendigt at sikre, at der til en hver tid er ressourcer til rådighed for hver fase, som har den nødvendige tekniske viden til at overskue sammenhænge og afhængigheder mellem de enkelte systemer i systemmoderniseringen.

 

Grundet ophævelsen af kontrakten med IBM under Fase 2.1 er EFI-projektets afhængighed af funktionalitet, som IBM skulle levere, en klar risiko. Projektet samarbejder med leverandør-konsortiet om at finde løsninger, der kan modvirke risikoen.

5.4 Leverandør

SKAT vil søge at drage størst mulig nytte af de erfaringer, som man har opnået i forhold til leverandørsamarbejde på Fase 2.1. SKAT vil evaluere forløbet for at uddrage relevant læring heraf.

 

EFI er et mindst lige så komplekst system som EKKO og DMR. Der er således en risiko for, at leverandøren har undervurderet tidsbehovet til kravafklaring og design (på samme måde som Fase 2.1 leverandøren havde). Der er derfor i EFIs tidsplan indlagt yderligere tid til kravafklaring og design for dermed at reducere risici forbundet hermed.

 

5.5 Interessenter

Der er mange interessenter til projekterne i systemmoderniseringens Fase 2. Alle

virksomheder, alle ejere af motorkøretøjer, alle restanter (borgere og virksomheder) og deres juridiske og økonomiske rådgivere samt mange offentlige myndigheder (bl.a. Færdselsstyrelsen og institutioner med restancer) bliver berørt af projekterne.

 

Hvert projekt har følgegrupper, hvor de væsentligste interessenter inddrages, ligesom der er afsat midler til at informere virksomheder, borgerne og medarbejdere. Projekterne holder desuden løbende fokus på behovet for at informere de enkelte grupper af interessenter.

 

6. Udtalelse fra ekstern følgegruppe

Der har været tungtvejende grunde til at ophæve kontrakten med IBM, men dette øger naturligvis usikkerheden om det videre forløb af både Fase 2.1 og 2.2, både teknologisk, tidsmæssigt og økonomisk. En hurtig afklaring af de udestående forhold og fastlæggelsen af en revideret plan for det videre arbejde er derfor overordentlig vigtig for projektets fremtid.