1. Rigsrevisionen har som led i revisionen af statsregnskabet for 2008 gennemgået politi-ets og anklagemyndighedens administration af tjenesterejser.2. Formålet med den revisionsmæssige gennemgang har været at undersøge, om politietog anklagemyndigheden har hensigtsmæssige forretningsgange og interne kontroller, dersikrer, at de statslige regler for tjenesterejser overholdes med en betryggende administra-tion af tjenesterejseområdet.Rigsrevisionen har i den forbindelse gennemgået regler for og valg af transportmiddel ogrejseklasse, hotel (indkvartering) og eventuel forplejning samt godtgørelse for udgifter tilmåltider og eventuelle repræsentationsudgifter vedrørende tjenesterejser.3. Politiets og anklagemyndighedens udgifter til tjenesterejser for 2008 udgør medio de-cember 2008 106,6 mio. kr. og for året 2007 127,3 mio. kr. Repræsentationsudgifter ud-gjorde for samme perioder henholdsvis 5,0 mio. kr. og 4,7 mio. kr.De samlede bevillinger til politiet og anklagemyndighedens virksomhed for 2008 udgør7.619,9 mio. kr. og for 2007 7.753,5 mio. kr.Afgrænsning og metode4. Gennemgangen vedrørende politiets og den centrale anklagemyndigheds administrationaf tjenesterejser og repræsentation er foretaget i samarbejde med politiets interne revision.Gennemgangen har omfattet regler og forretningsgange mv. vedrørende tjenesterejser iforskellige afdelinger hos politiet og anklagemyndigheden samt i politikredsene.5. Politiets interne revision har gennemgået administrationen af tjenesterejser med fokuspå politidirektørerne i politikredsene. Rigsrevisionen har gennemgået administrationen aftjenesterejser i Rigspolitiet og den centrale anklagemyndighed med særligt fokus på denøverste ledelse.6. Generelt er der gennemgået tjenesterejseafregninger mv. for 2007 og 2008. Endvidere erder foretaget gennemgang af udleverede lister fra Rigspolitiet over rejser foretaget i andreperioder, herunder en fortegnelse over rigspolitichefens rejser i perioden 14. maj 2003 -11. oktober 2008.7. Rigsrevisionen har gennemgået Rigspolitiets bogholderi på tjenesterejseområdet. Der erudtaget stikprøver på 165 bilag for 2008-regnskabet og 98 bilag for 2007-regnskabet.

Tjenesterejseregler mv.8. De statslige generelle regler for tjenesterejser fremgår af tjenesterejseaftalen af 30. juni2000 indgået mellem Finansministeriet (Personalestyrelsen) og de offentlige centralorgani-sationer. Tjenesterejseaftalen omfatter tjenestemænd, tjenestemandslignende ansatte ogoverenskomstansatte i staten.Fra Finansministeriet er samme dato udsendt cirkulære (cirk. nr. 12174), der indeholder endefinition af begrebet tjenesterejse samt regler for tjenesterejsers længde og varighed ogbestemmelser om satser for transportgodtgørelse, time- og dagpenge, procentgodtgørelse,hoteldispositionsbeløb mv.9. Tjenesterejseaftalen og cirkulæret benævnes under ét for aftalen. De aktuelle satser fortransportgodtgørelse, time- og dagpenge mv. fremgår af Finansministeriets cirkulærer omsatsregulering.10. Aftalen henviser til Personalestyrelsens Personaleadministrativ Vejledning (PAV), kap.21, for vejledning om anvendelse og fortolkning af aftalens bestemmelser. Det fremgår afPAV, at aftalen detailregulerer mange forhold i forbindelse med tjenesterejser, men kunhvor det er hensigtsmæssigt, at der er ens regler og satser.11. Det fremgår endvidere af PAV, at såfremt forholdene ikke er ens på institutionerne, gi-ver aftalen mulighed for lokale tilpasninger ved tilrettelæggelse af tjenesterejser, fx i forholdtil:beregning af rejsens længde og varighedvalg af transportmiddel og rejseklassevalg (anvisning) af passende indkvarteringrefusion af rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentationrefusion af andre tjenstlige udgifter end de i aftalen nævnte.

12. Personalestyrelsen forudsætter samtidig, at vurdering, valg og godkendelse på denævnte områder foretages af den enkelte institution, der skal udarbejde en vejledning medretningslinjer for den praktiske administration af tjenesterejser.Tjenesterejsereglerne anvendes som en samlet betegnelse for tjenesterejseaftalen ogPAV.13. De skattemæssige aspekter i forbindelse med tjenesterejser reguleres i ligningslovens§ 9A og § 9B samt i Skatteministeriets bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse-og befordringsgodtgørelse henholdsvis bekendtgørelse nr. 1335 af 20. november 2007.Bestemmelserne fastlægger, under hvilke betingelser godtgørelserne er skattepligtige ellerskattefrie for den ansatte.Afregning af tjenesterejser14. Når en tjenesterejse er afsluttet, bør der udarbejdes en rejseafregning. Retningslinjerherom fremgår af Økonomistyrelsens vejledning fra april 2005.Økonomistyrelsen anbefaler 2 modeller – enten én samlet rejseafregning, når tjenesterej-sen er afsluttet, eller en løbende afregning, i takt med at regningerne fra rejsen modtages iinstitutionen.15. Såfremt institutionen vælger at foretage løbende afregning, hvorved der ikke sker ensamlet opgørelse af rejsens omkostninger, skal der fx anvendes et særskilt opgavenum-mer for den enkelte rejse, som muliggør udtræk af bogføringen af den enkelte rejses sam-lede omkostninger.

III. Gennemgang af politiets og anklagemyndighedens regler og retningslinjer for

tjenesterejser samt bilagsgennemgang

16. Rigsrevisionen har gennemgået politiets og anklagemyndighedens regler og retnings-linjer for administration af tjenesterejser.17. Gennemgangen viste, at politiet anvender den administrative forskrift, Rigspolitietskundgørelse af 31. juli 2001, som følger Finansministeriets cirkulære af 30. juni 2000 (tje-nesterejseaftalen). Politiets regler er en ordret gengivelse af tjenesterejseaftalen.18. Gennemgangen viste også, at der ikke i tilstrækkeligt omfang var skriftlige retningslinjerfor tjenesterejseområdet, men kun en omtale af bestemmelser vedrørende godkendelse aftjenesterejser i regnskabsinstrukserne for Rigspolitiet og politikredsene.19. I de afdelinger, som Rigsrevisionen har gennemgået, var der en selvetableret praksisfor tilrettelæggelse af tjenesterejser, hvilket efter Rigsrevisionens opfattelse kan skyldes, atder ikke foreligger understøttende retningslinjer eller uddybende vejledninger på området.20. Konsekvensen af, at der mangler uddybende skriftlige retningslinjer, er, at statens rej-seregler ikke følges på alle punkter, og at der mangler hensigtsmæssige administrativeprocedurer. Det fremgår bl.a. ved:at der i en række tilfælde er utilstrækkelig dokumentation på rejseafregningen, og at dermangler dokumentation vedrørende de økonomiske overvejelser før rejsen, herunderbegrundelser for eventuelle afvigelser fra de vejledende satserat Rigsrevisionen i forbindelse med repræsentationsudgifter på tjenesterejser har kon-stateret, at der eventuelt mangler oplysning på bilag om formål og deltagerkredsat afregning og godkendelse af tjenesterejser i nogle tilfælde sker på et mangelfuldtgrundlag, fx mangler der en opdateret fortegnelse over godkendelsesbemyndigede ihenhold til regnskabsinstruksen og forretningsrelevante it-systemerat de anvendte blanketter til afregning af rejser mv. ikke opfylder de skattemæssigemindstekrav til oplysningerat Økonomistyrelsens vejledning fra 2005 for afregning af tjenesterejser ikke følgesat politiets bogføringspraksis vedrørende visse rejseomkostninger er uhensigtsmæssig,hvilket medfører, at datering og periodeindregning ikke altid foretages korrekt.

Vurdering21. Gennemgangen har vist, at politiet og anklagemyndigheden i al væsentlighed følger destatslige regler.Rigsrevisionen har imidlertid konstateret, at der generelt mangler dokumentation vedrøren-de de økonomiske overvejelser før rejsen, og at der i en række tilfælde er utilstrækkeligdokumentation ved rejseafregningen, herunder begrundelser for eventuelle afvigelser frade statslige vejledende satser. Dette finder Rigsrevisionen ikke helt tilfredsstillende.

IV. Rigspolitichefens tjenesterejser

22. Rigsrevisionen har gennemgået den udarbejdede liste over rigspolitichefens rejser forperioden 14. maj 2003 - 11. oktober 2008 arrangeret af politiets rejsebureau.23. Rigsrevisionen har gennemgået og vurderet rejserne efter samme skabelon, som eranvendt ved gennemgangen af politiets og anklagemyndighedens rejser generelt.Vurdering24. Gennemgangen har vist, at rigspolitichefen i al væsentlighed følger tjenesterejsereg-lerne, men at der også vedrørende rigspolitichefens rejser er konstateret tilsvarende do-kumentationsmæssige svagheder.

25. Rigsrevisionen har afdækket nogle svagheder vedrørende administrationen af tjeneste-rejser hos politiet og anklagemyndigheden, hvilket samlet set gør, at Rigsrevisionen finderpolitiets og anklagemyndighedens administration af tjenesterejseområdet som værende ik-ke helt tilfredsstillende.26. Rigsrevisionen anbefaler, at politiets og anklagemyndighedens rejseadministration påflere punkter ajourføres og forbedres, herunder:at der udarbejdes retningslinjer/vejledninger for administration af tjenesterejseområdetat de økonomiske overvejelser før en rejse dokumenteres, og at afvigelser i forhold tilde statslige vejledende satser omkring økonomi begrundesat rejser afregnes og bogføres, så det er muligt at opgøre udgifterne til den enkelte rej-se og sammenholde denne med eventuelt budgetat dokumentationen ved rejseafregningen altid følger de statslige regler og indeholderde fornødne oplysningerat det altid er klart, hvem der er godkendelsesberettiget på rejseområdet.

Rapport om revisionsmæssig gennemgang af tjenesterejser ved politiet og

anklagemyndigheden

I.

Indledning og formål

II.

Regler for tjenesterejser i staten

III. Gennemgang af politiets og anklagemyndighedens regler og retningslinjer for

tjenesterejser samt bilagsgennemgang

IV.

Rigspolitichefens tjenesterejser

V.

Samlet vurdering og anbefalinger