Notat Â	Direktionen
	J.nr. KMS-212-00010
	Ref. tansk
	Den 3. december 2008

 

Nedbringelse af Kort & Matrikelstyrelsens ekspeditionstid for matrikulære sager

 

Kort & Matrikelstyrelsen (KMS) indkører i øjeblikket et nyt matrikel­system. Et nyt system er nødvendigt, da det gamle var teknologisk forældet og ikke længere kunne under­støtte samfundets behov. Med det nye system opnås samtidig fuld digital forvalt­­ning for matrikulære sager, hvilket forventes at kunne øge matriklens effek­tivitet og nytteværdi for samfundet.

 

Indførslen af det nye system har medført en ekstraordinær situation med lange ekspe­di­tionstider på matrikulære sager. Det nye matrikelsystem fungerer nu stabilt, og der er iværksat en række foranstaltninger for at nedbringe ekspe­ditions­tiden.

 

Baggrund

Matrikulære sager såsom udstykninger, arealoverførsler og lignende udarbejdes af praktiserende landinspektører, der sender sagerne til behand­ling og registrering i Kort & Matrikelstyrelsen.

 

De seneste års højkonjunktur har medført en stigende sagsmængde. Dette illustreres af nedenstående figur, som viser tilgangen i antallet af nye ejendomme år for år.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figur 1: Udviklingen i antal nye ejendomme fra 1992 til 2007.

 

KMS har løbende iværksat tiltag for at kunne følge med udviklingen. Den fortsatte stigning i antallet af indkomne sager har imidlertid betydet, at ekspeditionstiden fra 2007 har været stigende.

 

I perioden 2003-2006 var den gennemsnitlige ekspeditionstid 1½ - 2 måneder. I 2007 steg den til 3 måneder og er yderligere blevet forøget i løbet af 2008.

 

Forud for idriftsættelse af det nye matrikel­system midt i september i år, var det nødvendigt at konvertere data hertil fra det gamle system. Derfor var det ikke muligt at registrere matrikulære sager i de 6 uger konverteringen stod på. Dette betød en yderligere øget ekspeditionstid for de ”gamle” sager, der var indsendt til KMS, før det nye system blev taget i brug.

 

Det nye matrikelsystem blev sat i drift midt i september 2008, og fra dette tidspunkt har de praktise­ren­de landinspektører indsendt fuldt digitale sager til KMS.

 

Imidlertid var der ved idriftsættelse opbygget en sagspukkel på ca. 4700 ”gamle” papir­sager. For at behandle og registre disse ”gamle” sager er det nødvendigt at KMS omarbejder dem til det nye system. Disse kræver således en ekstra indsats.

 

Der har været en række tekniske problemer i forbindelse med det nye system, hvilket har besværliggjort arbejdet både for de praktiserende landinspektører og KMS. Dette har medført, at antallet af ekspederede sager har været betydeligt mindre end forventet, både når det gælder nye digitale sager og ”gamle” papirsager.

 

Nedbringelse af ekspeditionstiden

KMS har igangsat en række foranstaltninger for at nedbringe ekspeditionstiden, herunder over­arbejde, intern rokering samt optimering af det nye system. Endvidere vurderer KMS i øjeblikket muligheden for at iværksætte yder­ligere foran­stalt­­ninger.

 

Med udgangspunkt i de allerede iværksatte foranstaltninger er der fastlagt en plan for nedbringelse af ekspe­di­tions­­tiden. Frem til 1. juli 2009 vil digitale sager kunne have en ekspeditions­tid på op til 3 måneder. I samme periode vil alle de resterende ældre papir­sager blive ekspederet. Antallet af disse sager er nu nedbragt til 3.700. For 70 % af disse vil der være ekspe­ditions­­tider på op til ca. 5,3 måneder. For de reste­ren­de 30 % af sagerne kan ekspe­di­tions­­tiden risikere at komme op på ca. 10 måneder.

 

KMS arbejder hen imod, at puklen af ”gamle” papirsager er ekspederet senest den 1. juli 2009 og at ekspeditionstiden på dette tidspunkt i øvrigt er nedbragt til gennemsnitlig 2 måneder.

 

KMS tager den høje ekspeditionstid særdeles alvorligt. Indførelsen af fuld digital forvaltning har netop til formål at sikre borgerne en hurtig og effek­tiv betjening. Dette er særlig vigtigt for de matrikulære sager, hvor grundejeren kan lide tab som følge af en lang ekspeditionstid. KMS afbøder sådanne gener ved på anmodning fra de praktiserende landinspektører at fremme ekspeditionen af hastesager. Denne fleksibilitet er en fortsættelse af hidtidig praksis.