29. april 2009

Orientering om arkivtilgængelighed - beretning 13

Til Kulturudvalgets orientering fremsendes hermed Tilgængelighedsudvalgets

beret-

ning 13

om vurdering af praksis vedrørende tilgængelighed til arkivalier for perioden1. januar – 31. december 2007.Tilgængelighedsudvalget er nedsat i henhold til § 39 i arkivloven. På baggrund af enårlig rapport fra rigsarkivaren skal udvalget vurdere praksis på tilgængelighedsområ-det og sikre, at den politiske intention om størst mulig åbenhed efterleves i forvaltnin-gen af arkivloven. Det er blevet fast praksis, at kulturministeren orienterer Folketin-gets Kulturudvalg om Tilgængelighedsudvalgets årlige beretninger og om de foran-staltninger, som beretningen evt. måtte have givet anledning til.

Udvalgets beretning 13 og Kulturministeriets bemærkninger hertil

Kulturministeriets generelle indtryk af Tilgængelighedsudvalgets beretning 13 er, atvaretagelsen af de offentlige arkivalier fortsat er inde i en god udvikling for så vidtangår afleveringspraksis, omfanget af fristforlængelser og behandlingen af dispensati-onsansøgninger.AfleveringsefterslæbStatens Arkiver har i løbet af 2007 endelig afviklet de sidste udestående for så vidtangår de statslige myndigheders afleveringsefterslæb på nær en enkelt aflevering fraJernbanemuseet i Odense. Statens Arkiver forventer, at denne aflevering finder sted iførste del af 2008.Tilgængelighedsudvalget har tidligere udtalt kritik af Jernbanemuseet, men har nutaget til efterretning, at afleveringen endelig falder på plads.Det fremgår endvidere, at Statens Arkiver har gennemført en spørgeskemaundersøgelseblandt de statslige myndigheder, som har betydet, at der er dukket papirarkivalier op,som burde have været afleveret, da de er over 30 år gamle. Statens Arkiver har ikkenået at afslutte afleveringen af disse arkivalier fuldstændigt i løbet af 2007, men vil

afvikle den resterende del i den igangværende aktivitetsplanperiode. Udvalget har tagetdette til efterretning.Udvalget har desuden fundet det meget tilfredsstillende, at Statens Arkiver i 2007 hardrøftet aflevering af arkivalier med Politiets Efterretningstjeneste. Med det nye maga-sinbyggeri på Kalvebod Brygge etableres der nu de nødvendige sikkerhedsmagasiner tilopbevaring af sådanne arkivalier.FristforlængelserUdvalget finder det positivt, at der ikke er sket nogen fristforlængelser, jf. arkivlovens §27 i 2007.SagsbehandlingstiderUdvalget finder, at gennemsnittet af sagsbehandlingstiderne er tilfredsstillende. Ud-valget har noteret sig, at der har været 2-3 langvarige overskridelser af sagsbehand-lingstiden, hvor sagerne er behandlet uden høring af myndigheder. Alle sagerne harvedrørt arkivalier, som var udlånt til PET-kommissionen.Udvalget finder det kritisabelt, at der i enkelte tilfælde er forekommet sagsbehandlings-tider fra 3-14 måneders varighed hos Justitsministeriet, Statsministeriet, Forsvarsmi-nisteriet og Udlændingeservice. Udvalget vil derfor sætte fornyet fokus på området i dekommende beretninger.Rigsarkivaren har anført, at der som resultat af lovændringen i 2006, er langt færresager, som skal høres hos de enkelte myndigheder, men at de resterende sager i højeregrad har været komplicerede, og det er således forklaringen på længere sagsbehand-lingstider.Kulturministeriet er enig i, at det er vigtigt for at sikre størst mulig åbenhed, at myn-dighederne overholder fristerne for sagsbehandlingstiden. Ministeriet noterer sig, atudvalget ønsker fornyet fokus på området. Kulturministeriet har endvidere fremsendten kopi af udvalgets beretning til de pågældende myndigheder for at gøre dem opmærk-som på udvalgets kritik.DispensationsansøgningerNedsættelsen af fristen for sager inden for strafferetsplejen, jf. § 24, har betydet, at enlang række ansøgninger ikke længere skal høres hos den pågældende myndighed.I forbindelse med behandling af ansøgning om dispensation for adgang til ikke umid-delbart tilgængelige arkivalier, blev der i 2007 givet tilladelser i 2284 tilfælde og afslag i76. Det giver en afslagsprocent på 3,3 %, hvilket er en svag stigning i sammenlignetmed 2006. Udvalget bemærker, at det er beklageligt, at afslagsprocenten er steget, menkonstaterer samtidig, at den efter en helhedsvurdering fortsat er lav.Kulturministeriet finder det tilfredsstillende, at afslagsprocenten forsat er lav, dvs.under 5 %, og et udsving i de enkelte år er uundgåelig med så relativt få afslag.

Arkivalier vedr. Holocaust og den tyske besættelse af DanmarkDer er ikke nævnt sager vedr. dette punkt i udvalgets beretning 13.Arkivadgang i forbindelse med forskning i den kolde krigs historieStatens Arkiver har oplyst, at der i løbet af 2007 har været drøftelser mellem en rækkemyndigheder i forbindelse med oprettelsen af Center for Koldkrigsforskning. Drøftel-serne har vedrørt spørgsmålet om, hvordan man skal forholde sig med hensyn til arkiv-adgang for medarbejdere ved centret, og om Statens på Arkiver vil kunne stille arkiva-lier til rådighed på baggrund af forvaltningslovens bestemmelser om videregivelse afoplysninger til anden myndighed.Det er Statens Arkivers opfattelse, at de alene kan behandle spørgsmål om tilgængelig-hed efter arkivlovens bestemmelser, og at videregivelse af fortrolige oplysninger efterforvaltningsloven i givet fald må træffes af den afleverende myndighed. Arkivlovensbestemmelser har det grundlæggende princip, at alle stilles lige med hensyn til arkiv-adgang.Drøftelserne var ikke tilendebragt ved udgangen af 2007.Udvalget tager dette til efterretning og forventer, at emnet bliver fulgt op i den kom-mende rapport.Ombudsmandssag om Bøgners private arkivalierOmbudsmanden kom i slutningen af 2007 med sin endelige redegørelse i sagen omadgang til Bøgners private arkiv. Ombudsmandens opfattelse er, at arkivet i forbindelsemed sagsbehandling i Ringkøbing Kommune har skiftet karakter fra private til offentli-ge arkivalier, således at arkivet er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt.Statens Arkiver opfatter dette som et væsentligt brud på hidtidig praksis på privatar-kivområdet, idet de indgåede aftaler om tilgængelighed med donator dermed kan gøresillusoriske.Sagen har derfor rejst en række principielle spørgsmål, som udvalget vil følge udfaldetaf i den kommende beretning.Kulturministeriet kan tilføje, at overvejelserne i sagen har betydet, at ministeriet æn-drede arkivlovens bestemmelser om private arkivalier i 2008. Formålet med lovændrin-gen har været at sikre klar lovhjemmel, således at private arkivalier ikke kan ændrekarakter og blive offentlige.Kommunale arkivalierStatens Arkiver har undersøgt kommunernes behandling af ansøgninger om dispensati-on for adgang til ikke umiddelbart tilgængelige kommunale arkivalier. For så vidtangår de kommuner, som har et egentligt kommunalt arkiv, har de i 2007 modtaget 373ansøgninger om dispensation, som alle er blevet imødekommet på nær en, som har fåetafslag. For så vidt angår de øvrige kommuner, der ikke har oprettet eget offentligt

arkiv, har de indberettet behandling af 70 sager, hvoraf ligeledes kun en ansøgning harresulteret i et afslag. Der er ikke registreret problemer med at overholde svarfristerne ikommunerne i disse sager.Udvalget finder dette tilfredsstillende og ønsker løbende at blive orienteret om StatensArkivers arbejde i det såkaldte K-udvalg (kommunalarkivsudvalg) og henstiller til, atK-udvalget så vidt muligt vejleder kommunerne i dispensationssager.Kulturministeriet finder også kommunernes behandling af dispensationssager tilfreds-stillende.