Anbefalinger til afbureaukratisering af erhvervsuddannelserne
Rapport fra udvalget om afbureaukratisering af erhvervsuddannelserne
3.1 Uklarhed om love og regler7
3.2 Organisering af lærerarbejdet8
4 Kvalitetsarbejde og evaluering
4.1 Uklarhed om kvalitetsarbejde10
5 Økonomi, styring og administrative ordninger11
5.1 Administrative IT-systemer11
5.2 Statens Uddannelsesstøtte12
5.4 Fordeling af censorer i social- og sundhedsuddannelserne14
5.5 Tilskud til drift af skolehjem14
5.6 Overblik over elevers færden i uddannelsessystemet15
6 Ad hoc indberetninger og undersøgelser
6.1 Systematisering af indberetninger16
7 Fortsat dialog mellem parterne i udvalget
Unødigt bureaukrati i erhvervsuddannelserne og på erhvervsskolerne må ikke være en barriere for, at skolerne kan løse deres opgaver bedst muligt – herunder at bidrage til målet om, at mindst 95 % af en ungdomsårgang gennemfører en ungdomsuddannelse.
Ministeren nedsatte derfor i august 2007 udvalget om afbureaukratisering af erhvervsuddannelserne. Opgaven var dels at identificere og analysere de dokumentationskrav, som skolerne skal opfylde, og dels at komme med forslag til forenklinger.
Kommissoriet for udvalgsarbejdet er vedlagt som bilag 1.
Udvalgsarbejdet skal ses som en forlængelse af det igangværende arbejde om ressourceregnskaber. Dokumentation og kortlægning af informationsstrømme, som er udarbejdet i forbindelse med ressourceregnskabet samt anbefalingerne herfra, er indgået i udvalgets arbejde.
Udvalgsarbejdet har resulteret i:
Udvalget har fortrinsvis fokuseret på de problemområder, som er afdækket gennem udvalgets arbejde, jf. beskrivelse af arbejdsprocessen nedenfor.
Udvalget har bestået af repræsentanter for Handelsskolernes Lærerforening, Danmark Tekniske Lærerforbund, lærerne ved landbrugsskolerne, lærerne ved social- og sundhedsskolerne, Foreningen af Skoleledere, Sosu-Lederforeningen, lederne for landbrugsskolerne, Erhvervsskolernes Bestyrelsesforening, Foreningen Danske Landbrugsskoler og Bestyrelsesforeningen for social- og sundhedsskoler. En oversigt over disse fremgår af bilag 2.
Udvalget har holdt fire møder i perioden august 2007 til november 2007, hvoraf ét har været et heldagsmøde.
Udvalgets drøftelser har fundet sted på grundlag af indhentede bidrag fra medlemmerne og ministeriet samt erfaringer og synspunkter fra de nævnte øvrige ressourcepersoner mv. Oversigt over personer, der har medvirket ud over udvalget, fremgår af bilag 3.
Som følge af udvalgets koncentrerede og korte arbejdsproces vil nogle anbefalinger bero på nærmere analyser, der falder uden for udvalgets rammer f.eks. anbefaling 6 (lærerarbejdet) og 15 (revisorattestation).
Udvalget har ud fra kommissoriet valgt at inddrage alle aktivitetsområder på skolerne vedrørende erhvervsuddannelserne. Det gælder undervisningsmæssige, driftsmæssige og ledelsesmæssige forhold. Udgangspunktet for udvalget har været at fokusere på problemområder, der muliggør forenklinger.
Det har været en forudsætning, at de grundlæggende principper omkring decentralisering af opgaver og kompetencer til skolerne samt kravet om fleksibilitet med løbende optag og afslutning af en erhvervsuddannelse er givne forudsætninger for arbejdet i udvalget.
Erhvervsskolerne er komplekse organisationer, hvoraf mange udbyder uddannelser inden for flere uddannelsesområder. Udvalget har alene haft til opgave at undersøge forhold i de grundlæggende erhvervsrettede uddannelser dvs. erhvervsuddannelser, social- og sundhedsuddannelserne og uddannelse til faglært landmand.
Udvalget har ikke inddraget de forhold, der vedrører praktikdelen af uddannelsen, som de faglige udvalg er ansvarlig for. Erhvervsgymnasiale uddannelser, videregående uddannelser, arbejdsmarkedsuddannelserne og Åben Uddannelse er ikke indgået i arbejdet. De erhvervsgymnasiale uddannelser er i øvrigt omfattet af afbureaukratiseringsudvalget for de gymnasiale uddannelser, der har fremlagt anbefalinger på det gymnasiale område, jf. http://www.uvm.dk/07/lettelser.htm?menuid=6410
Udvalgets anbefalinger til forenklinger er sammenfattet i kapitel 2. Herefter følger en nærmere gennemgang af udvalgets anbefalinger. Anbefalingerne falder i fire hovedgrupper, som rapporten er struktureret efter. Det drejer sig om:
Under hver del beskrives problemområder, forslag til forenklinger og implementering af forenklingerne.
Uklarhed om love og regler
Anbefaling 1.
Ministeriet skal på overskuelig måde formidle information af love, bekendtgørelser og vejledninger m.v.
Anbefaling 2.
Det skal tydeligt fremgå af al information fra ministeriet, om det drejer sig om bindende regler eller vejledende anbefalinger. Ansvars- og opgavefordeling mellem de forskellige beslutningsniveauer skal være klar.
Anbefaling 3.
I det nye beskrivelsessystem for erhvervsuddannelserne skal sammenhængen mellem hovedbekendtgørelsen og andre tværgående bekendtgørelser, uddannelsesbekendtgørelserne, uddannelsesordningerne og de lokale undervisningsplaner være klar og gennemskuelig.
Anbefaling 4.
Det skal klart fremgå af reglerne, at lærerne er de primære adressater for den lokale undervisningsplan.
Anbefaling 5.
Skolerne bør med henblik på forenkling sammenholde de krav, der følger af uddannelsesreglerne med de procedurer og regler, som skolen har pålagt sig selv.
Organisering af lærerarbejdet
Anbefaling 6.
Ministeriet skal udbrede gode eksempler på organisering og beskrivelse af lærerarbejdet, herunder for kontaktlærere og mentorer. Eksemplerne skal offentliggøres på www.emu.dk.
Karaktergivning på spinkelt grundlag
Anbefaling 7. Lærernes arbejde med karaktergivning skal forenkles ved at skalaen â€BestÃ¥et/Ikke bestÃ¥et†anvendes ved afgivelse af delkarakterer og ved karakterer i fag pÃ¥ under 1 uges varighed.
Anbefaling 8. Reglerne om skolernes kvalitetsarbejde skal forenkles.
Anbefaling 9. Ministeriet skal tydeliggøre, hvad det er, skolen skal gennemføre og offentliggøre, og at skolen selv fastlægger sin evalueringsstrategi.
Administrative IT-systemer
Anbefaling 10. Ministeriet skal koordinere de administrative systemer EASY og Elevplan yderligere, således at de bedst muligt og løbende understøtter hinanden. Informationen til skolernes administrative medarbejdere om EASY skal udbygges.
Anbefaling 11. EASY og LUDUS skal understøtte Elevplan, så dobbeltadministration undgås fx ved karaktergivning og godskrivning gennem udbredelse af muligheden for at anvende digital signatur.
Anbefaling 12. Ministeriet skal sørge for, at det administrative system pÃ¥ social- og sundhedsskolerne, LUDUS, kan løse de administrative opgaver, som overgangen til fælles regler med eud medfører.Â
Statens Uddannelsesstøtte
Anbefaling 13. SU-styrelsen bør udvikle en ansøgningsprocedure og et elektronisk system til brug for ansøgere om transportgodtgørelse, der er velegnet til erhvervsuddannelserne, hvor eleverne optages med meget kort ansøgningsfrist.
Anbefaling 14. SU-styrelsen skal tydeliggøre sin information og sin vejledning af skoler om de dokumentationskrav, der er i forbindelse med ansøgning om specialpædagogisk støtte.
Indberetninger
Anbefaling 15. Undervisningsministeriets praksis for at anmode om revisorattestation ved indhentning af oplysninger fra uddannelsesinstitutionerne bør gennemgås med henblik på forenkling.
Anbefaling 16. Når skoler udlægger undervisning til en anden skole, bør det være denne anden skole, der foretager den elektroniske indberetning til Undervisningsministeriet og evt. andre myndigheder.
Anbefaling 17. Mulighederne for forenkling af årselevberegninger for GVU-elever[1] skal udforskes.
Anbefaling 18. Indberetninger af erhvervsskolernes årsrapporter til ministeriet forenkles.
Social- og sundhedsuddannelserne
Anbefaling 19. I social- og sundhedsuddannelserne bør skolerne selv fordele censur ved de afsluttende prøver, så der lokalt er størst mulig fleksibilitet.
Skolehjem
Anbefaling 20. Muligheder for forenkling af kriterierne for at opnå tilskud til drift af skolehjem skal overvejes.
Elevadministration
Anbefaling 21. Procedurer og administrative systemer skal muliggøre et klart overblik over, hvor den enkelte elev befinder sig i uddannelsessystemet.
Anbefaling 22. På de årlige top-/sektormøder mellem ministeriet og skoleforeningerne bør evt. nye indberetninger og ad hoc undersøgelser for det kommende år diskuteres. Ministeriet opfordres til at udsende et økonomisk-administrativt årshjul.
Anbefaling 23. Dialogen mellem parterne i udvalget bør fortsætte i form af et opfølgningsmøde om et år.
3 Uddannelsernes og undervisningens organisering
Problemområder
Ministeriets informationer oplever skolerne som vanskeligt tilgængelige. I udvalgsarbejdet er det kommet frem, at skolerne synes, det er svært at finde rundt i og overskue reglerne. Det kan virke uklart, hvem der er modtager og målgruppe for de mange informationer, der sendes til skolerne, og som offentliggøres på ministeriet hjemmeside.
Udvalget opfordrer derfor ministeriet til at gennemgå sin kommunikationspraksis og sin hjemmeside, så information om love, regler og anden information er lettere tilgængelig for skolernes ledelse og medarbejdere og således, at der er en klar afgrænsning i forhold til informationer på www.emu.dk, der især henvender sig til lærerne og andet pædagogisk personale.
Det er ikke altid tydeligt, hvilken status informationerne fra ministeriet har. Der anvendes ord som â€ordningerâ€, â€vejledningâ€, â€rÃ¥d og vink†samt â€hyrdebrevâ€, uden at det er klart for brugerne, hvad der er gældende regler, og hvem ansvaret er placeret hos. Det betyder, at der er en oplevet uklar ansvarsfordeling mellem ministeriet, de faglige udvalg, de lokale uddannelsesudvalg, praktikvirksomhederne og skolerne. Det er ikke hensigtsmæssigt. Eksempelvis er ansvarsfordelingen uklar, nÃ¥r der i Hovedbekendtgørelsens § 40 stÃ¥r: â€Den lokale undervisningsplan fastsættes af skolen i samarbejde med det lokale uddannelsesudvalgâ€.
Der er i dag et uklart overlap mellem reglerne. Især er de lokale undervisningsplaner forskellige med hensyn til kvalitet og omfang. Anvendelsen på skolerne er ligeledes meget uensartet.
Det er endvidere ikke tydeligt, hvem der er målgruppen for den lokale undervisningsplan. I reglerne nævnes der flere aktører. Derfor vil det være positivt, at det tydeliggøres, at den lokale undervisningsplan er skolens redskab til at beskrive og dokumentere sin didaktiske praksis med hensyn til undervisningens tilrettelæggelse, gennemførelse, evaluering og bedømmelse. Den lokale undervisningsplan skal dog udformes, så den også er tilgængelig for andre aktører: Censorer, lokale uddannelsesudvalg, elever, praktikvirksomheder, Undervisningsministeriet m.fl. Den primære målgruppe skal dog være utvetydig.
Det er i udvalgsarbejdet blevet tydeligt, at der er en tendens til, at skolerne lokalt fastsætter procedurer og arbejdsgange, der er mere omfattende og krævende end de, der kræves i henhold til reglerne. Der er i udvalget fremlagt flere eksempler på dette fx om kontaktlærerordninger, registrering af fravær og udformning af skolernes evalueringsstrategier.
Uklarhed om love og regler
Anbefaling 1. Ministeriet skal på overskuelig måde formidle information af love, bekendtgørelser og vejledninger m.v.
Anbefaling 2. Det skal tydeligt fremgå af al information fra ministeriet, om det er bindende regler eller en vejledende anbefaling. Ansvars- og opgavefordeling mellem de forskellige beslutningsniveauer skal være klar.
Anbefaling 3. I det nye beskrivelsessystem for erhvervsuddannelserne skal sammenhængen mellem hovedbekendtgørelsen, uddannelsesbekendtgørelser, uddannelsesordninger og de lokale undervisningsplaner være klar og gennemskuelig.
Anbefaling 4. Det skal klart fremgå af reglerne, at lærerne er den primære adressat for den lokale undervisningsplan.
Anbefaling 5. Skolerne bør med henblik på forenkling sammenholde de krav, der følger af uddannelsesreglerne med de procedurer og regler, som skolen har pålagt sig selv.
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet
Ministeriet sikrer, at fremtidig information formidles klarere, og at informationerne fordeles efter indhold og målgruppe på ministeriets hjemmeside og i forhold til www.emu.dk. Ministeriet inddrager konklusionerne fra en igangværende undersøgelse om kvaliteten af ministeriets hjemmeside og nyhedsbreve.
Ministeriet gennemgår sit sprogbrug, således at betegnelser anvendes konsekvent. Samtidig tydeliggøres informationernes indbyrdes status og ansvarsfordeling. Derudover tilstræbes det, at Ministeriet besvarer spørgsmål så hurtigt som muligt, således at ubesvarede spørgsmål ikke skaber unødige hindringer for skolernes arbejde.
Det igangværende arbejde med ændring af de beskrivelsesmæssige rammer for erhvervsuddannelserne forventes at tydeliggøre forskellene mellem henholdsvis bekendtgørelser, uddannelsesordninger og lokale undervisningsplaner. Samtidig revideres kravene til de lokale undervisningsplaner. Der udarbejdes en skabelon, som skolerne kan anvende til udformning af den lokale undervisningsplan, og som kan indarbejdes i Elevplan. Ministeriet vil også udarbejde et eksempel på udfyldelse af en skabelon og endvidere beskrive målgrupperne for de lokale undervisningsplaner tydeligere.
Skolerne
Skolerne gennemgår egne procedurer og arbejdsgange og forenkler, hvor det er muligt, så der vælges de mest effektive arbejdsgange, og således at opgaver løses der, hvor det er mest hensigtsmæssigt. Det kan fx være opgavefordelingen mellem skolens forskellige beslutningsniveauer, herunder arbejdsopgaverne for den enkelte lærer sammenholdt med et evt. lærerteam, en kontaktlærer, en coach eller et praktikpladskontor. Procedurer og forenklinger tages op i skolernes samarbejdsudvalg.
Lærer- og lederforeninger opfordrer til, at alle skoler i fællesskab sikrer, at denne anbefaling følges op.
Problemområde
Udvalget har fået forelagt meget forskellige eksempler på beskrivelser af kontaktlærernes opgaver. Nogle eksempler er meget omfattende og krævende. Det samme gælder mentorordningerne. Også samarbejdet i teams nævnes som ressourcekrævende, og at der er uklare kompetencebeskrivelser. Der er en meget uens praksis på skolerne. Det er vurderingen, at skolerne vil kunne have glæde af at se eksempler fra andre sektorer og skoler. Derudover har udvalget erfaret, at lærerne oplever, at deres opgaver i for stort omfang ikke er undervisningsrelaterede.
Organisering af lærerarbejdet
Anbefaling 6. Ministeriet skal udbrede gode eksempler på organisering og beskrivelse af lærerarbejdet, herunder for organisering i team, kontaktlærere og mentorer. Eksemplerne skal offentliggøres på www.emu.dk.
Implementering af anbefalinger
Skoler
Skolerne skal analysere deres egen praksis. De opfordres til at finde gode eksempler på organisering og beskrivelse af lærerarbejdet, herunder især teamsamarbejde, kontaktlærerrollen og mentorordninger.
Undervisningsministeriet
Ministeriet igangsætter to projekter, der fokuserer på lærerne arbejdssituation. Projekterne skal foreslå forenklinger og medvirke til at udbrede god praksis. Det ene projekt skal bidrage til at udarbejde gode råd og videregive nyttige erfaringer om teamsamarbejde. I det andet projekt er fokus at afdække lærernes opgaver med henblik på anvendelse af lærerressourcerne bedst muligt i forhold til at give undervisning af en høj kvalitet og på at styrke elevernes gennemførelse.
Der nedsættes en følgegruppe med repræsentanter fra leder- og lærerforeningerne. Ministeriet vil indsamle og videreformidle eksemplerne til UNI-C, der offentliggør dem på www.emu.dk.
Problemområde
I erhvervsuddannelserne er mange fag pÃ¥ ½-1 uges undervisning. Undervisningen i et fag kan desuden være opdelt over flere skoleperioder, hvor der skal gives delkarakterer for hver periode. Der er løbende optag af elever. I mange af undervisningsforløbene medvirker flere lærere pÃ¥ grund af, at undervisningen tilrettelægges i projekter, hvor flere fag er involveret. Det betyder, at lærerne ofte kun har haft eleverne i meget fÃ¥ timer, inden de skal give en karakter. Det vil lette lærerne arbejde og give et mere retvisende billede, hvis lærerne i disse situationer anvender karakterer â€BestÃ¥et/Ikke bestÃ¥et†alternativt â€Godkendtâ€/ikke godkendtâ€. Karakterer efter 7-trins-skalaen skal fortsat anvendes, nÃ¥r der gives en afsluttende karakter i et fag, hvor den vejledende undervisningstid er pÃ¥ mere end 1 uges undervisning.
Karaktergivning på et spinkelt grundlag
Anbefaling 7. Lærernes arbejde med karaktergivning skal forenkles ved, at skalaen â€BestÃ¥et/Ikke bestÃ¥et†anvendes ved afgivelse af delkarakterer og ved karakterer i fag pÃ¥ under 1 uges varighed.
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet
Ministeriet gennemgår reglerne og analyserer konsekvensen af ændring af praksis for karaktergivning. På det grundlag tages der stilling til, om praksis kan/skal ændres helt eller delvis. De faglige udvalg inddrages. Konkret vil ministeriet ændre § 76, 3 i Hovedbekendtgørelsen vedrørende afgivelse af delkarakter.
Skolerne
Skolerne opfordres til at fordele undervisning i fagene på færre skoleperioder, hvor det er hensigtsmæssigt og muligt.
Problemområder
Reglerne om og omfanget af kvalitetsarbejdet opleves af skolerne som meget omfattende. Udvalget har i sit arbejde konstateret, at der blandt skolerne er forestillinger om et mere omfattende arbejde med kvalitet, end reglerne kræver.
Skolernes egne krav til evaluering af lærerpraksis opfattes af lærerne som særdeles tidskrævende og ofte uden sammenhæng til praksis. Lærerne har givet udtryk for, at den omfattende evalueringspraksis ikke er meningsgivende, og det er vanskeligt at se, at evalueringerne anvendes konstruktivt i skolernes kvalitetssikring af uddannelserne.
Der blev henvist til rapport fra EVA (2006) om skolernes kvalitetsarbejde.
Regler om kvalitet og evaluering
Anbefaling 8. Reglerne om skolernes kvalitetsarbejde skal forenkles.
Anbefaling 9. Ministeriet skal tydeliggøre, hvad det er, skolen skal gennemføre og offentliggøre, og at skolen selv fastlægger sin evalueringsstrategi.
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet
Ministeriet udarbejder en oversigt over, hvad der i forbindelse med kvalitetsarbejdet er obligatorisk, og hvad skolerne af eget valg kan gennemføre. Herunder tydeliggøres det, at det er skolerne, der selv fastlægger deres valg af evalueringsstrategi.
For at sikre, at god praksis bliver udbredt, vil gode eksempler blive formidlet via www.emu.dk.
Den afrapportering, som skolerne har haft i forbindelse med Flerårsaftalen 2003-2006 er netop ophørt og afløst af indførelse af handlingsplaner for øget gennemførelse. På den baggrund gennemgår og analyserer ministeriet reglerne for kvalitetsarbejdet for at afdække, om nogle regler skal udgå eller ændres.
Især rettes der fokus mod hovedbekendtgørelsens § 7, § 8 og § 9.
Skolerne
Skolerne opfordres til at gennemføre en selvevaluering af sit kvalitetsarbejde med henblik på forenkling og effektivisering, og således at det tydeliggøres, hvilke opgaver i kvalitetsarbejdet, der er obligatoriske og hvilke, der er skolens valg at gennemføre.
Som en del af skolens evalueringsstrategi kan skolen fastlægge, hvilke indsamlingsmetoder, skolen vil bruge, hvor omfattende de skal være, og hvor hyppigt de skal ske.
Skoleforeningerne bør i fællesskab udarbejde nogle retningslinjer for skolernes evalueringspraksis samt redegøre for, hvorledes resultaterne formidles og operationaliseres.
Problemområder
Skolerne oplever det som administrativt upraktisk, at der ikke er mulighed for en fuldstændig og smidig integration mellem EASY og Elevplan.
Disse to systemer er de grundlæggende IT-redskaber for henholdsvis skolernes administration og undervisere. Der er i Elevplan tekniske problemer, og der forekommer lange svartider. Social- og sundhedsskolerne er stærkt besværede af at skulle fortsætte med et system (LUDUS Sundhed), som ikke er beregnet til at løse de opgaver, overgangen til de statslige styringssystemer stiller. Skolerne oplever desuden dobbeltarbejde ved indtastning af karakterer og godskrivning.
Social- og sundhedsskolerne er overflyttet fra amterne til staten den 1. januar 2007, og der skal ske en hurtig og løbende tilpasning til reglerne her. De administrative systemer er forskellige. Der er brug for, at social- og sundhedsskolerne har tilsvarende administrative muligheder, som de øvrige erhvervsskoler har. Derfor skal LUDUS Sundhed løbende opdateres, så det kan løse de sammen opgaver som EASY, evt. på sigt integreres i EASY. Specielt er der brug for, at LUDUS Sundhed kan arbejde sammen med Elevplan, så skolerne kan bruge Elevplan til udarbejdelse af personlige uddannelsesplaner, undervisningstilrettelæggelse og dokumentation.
Administrative IT-systemer
Anbefaling 10. Ministeriet skal koordinere de administrative systemer EASY og Elevplan yderligere, således at de bedst muligt og løbende understøtter hinanden. Informationen til skolernes administrative medarbejder om EASY skal udbygges.
Anbefaling 11. EASY og LUDUS Sundhed skal understøtte Elevplan, så dobbeltadministration undgås fx ved karaktergivning og godskrivning gennem udbredelse af muligheden for at anvende digital signatur.
Anbefaling 12. Ministeriet skal sørge for, at det administrative system pÃ¥ social- og sundhedsskolerne, LUDUS Sundhed, kan løse de administrative opgaver, som overgangen til fælles regler med eud medfører.Â
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet
Ministeriet drøfter løbende muligheder for forenklinger af de administrative systemer i en arbejdsgruppe med deltagelse af UNI-C. De rejste problemområder vil blive taget op og drøftet på de kommende møder, hvor også CSC Scandiheath (som ejer LUDUS Sundhed) vil blive inviteret. Ministeriet vil derefter sikre, at der udarbejdes en plan for, hvordan de administrative systemer kan integreres bedre, og at de fornødne tekniske faciliteter er til stede. Der er p.t. ikke er konkluderet på den analyse af de administrative systemer til UVM’s institutioner, herunder EASY og LUDUS Sundhed, som er foretaget i foråret 2007 af Deloitte. Bemærk, at der derfor tages forbehold for evt. konklusioner, som går imod de nævnte tilkendegivelser om implementering.
Skolerne
Skolerne skal sikre sig, at deres medarbejdere er bedst muligt kvalificerede til at anvende de administrative systemer.
Grundforløbspakker skal være med til at forenkle undervisningstilrettelæggelsen i grundforløbet.
Skolerne skal fastlægge, hvem der skal anvende hvad i Elevplan, idet alle skal ikke anvende alle muligheder i programmet.
Problemområder
Udvalgets arbejde har vist, at systemet med udstedelse af tog- og buskort til eleverne på erhvervsskolerne ikke fungerer optimalt. Der går for lang tid fra ansøgning til udstedelse af kort, og systemet tager ikke hensyn til, at erhvervsskolerne og produktionsskolerne har løbende elevoptag, dvs. fra dag til dag. Derfor skal der skal være kort ventetid mht. udstedelse af kort, således at eleverne ikke i længere tid skal afholde udgiften af egne midler.
Det elektroniske ansøgningssystem om transportgodtgørelse skal være anvendeligt for den gruppe elever, der optages i erhvervsuddannelser og på produktionsskoler. På den måde kan skolerne frigøre vejlednings- og administrative ressourcer, idet vejledning af den enkelte elev ved udfyldelse af skemaet minimeres.
Procedurerne for ansøgning og behandling af specialpædagogisk støtte for elever på erhvervsskolerne er omlagt væsentligt i de senere år. Under udvalgets arbejde viste det sig, at informationen fra SU-styrelsen om de nye regler om ansøgning og administration af anskaffelse af specialpædagogisk støtte til elever ikke er tilstrækkelig tydelig.
Statens Uddannelsesstøtte, transportgodtgørelse og specialpædagogisk støtte
Anbefaling 13. SU-styrelsen bør udvikle en ansøgningsprocedure og et elektronisk system til brug for ansøgere om transportgodtgørelse, der er velegnet til erhvervsuddannelserne, hvor eleverne optages med meget kort ansøgningsfrist.
Anbefaling 14. SU-styrelsen skal tydeliggøre sin information og sin vejledning af skoler om de dokumentationskrav, der er i forbindelse med ansøgning om specialpædagogisk støtte.
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet, skoleforeningerne og SU-styrelsen
Der nedsættes en arbejdsgruppe med deltagelse af SU-styrelsen og relevante repræsentanterne for skolerne, så der er en dialog om forslag til forenkling af proceduren omkring ansøgning om transportgodtgørelse, herunder hvordan det løbende optag håndteres. Undervisningsministeriet tager initiativ til nedsættelse af denne arbejdsgruppe.
Skoleforeningerne og SU-styrelsen
Repræsentanterne for skolerne og Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte går i dialog om, hvordan information om dokumentationskrav i forbindelse med ansøgning om specialpædagogisk støtte kan tydeliggøres.
Problemområder
Det er tids- og omkostningskrævende for skolerne at fremskaffe revisorerklæringer ved indberetninger af forskellige typer information til Undervisningsministeriet. Derfor foreslÃ¥s det, at Undervisningsministeriet gennemgÃ¥r sin praksis for indhentning af revisorattestation ved forskellige indberetninger til ministeriet. Herfra er undtaget den almindelige indberetning af tilskudsudløsende Ã¥rselever, som er omfattet af bekendtgørelseskrav om revisorattestation.Â
Det er en meget besværlig procedure, der er forbundet med indberetning i forbindelse med, at en skole udlægger undervisning på en anden skole. Det er i øjeblikket den skole, der udlægger undervisning, der skal foretage indberetningerne, hvilket betyder en masse dobbeltarbejde.
De administrative procedurer omkring GVU-elever[2] er meget tunge og tidskrævende. I dag kan der således indberettes GVU-elever på et samlefag, men der skal fortsat registreres hver gang, GVU-eleven har ét fag. Det kan give anledning til mange registreringer i EASY-A for den samme elev, og resulterer i et stort merarbejde for en meget lille aktivitet.
Skolerne sender i dag et papireksemplar af årsrapporten sammen med et revisionsprotokollat til ministeriet hvert år, samtidig med at alle tal i årsrapporten skal tastes ind i en Internetportal, der understøtter den regnskabsgennemgang, som ministeriet foretager. Det er et tidsrøvende dobbeltarbejde.
Indberetninger
Anbefaling 15. Undervisningsministeriets praksis for at anmode om revisorattestation ved indhentning af oplysninger fra uddannelsesinstitutionerne bør gennemgås med henblik på forenkling.
Anbefaling 16. Når skoler udlægger undervisning til en anden skole, bør det være denne anden skole, der foretager den elektroniske indberetning til Undervisningsministeriet og evt. andre myndigheder.
Anbefaling 17: Mulighederne for forenkling af årselevberegninger for GVU-elever skal udforskes.
Anbefaling 18. Indberetninger af erhvervsskolernes årsrapporter til ministeriet forenkles.
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet
Ministeriet vil gennemgÃ¥ sin praksis vedrørende krav om revisorerklæringer ved indberetninger til ministeriet. Ministeriet vil pÃ¥ baggrund heraf vurdere mulighederne for at reducere antallet af revisorerklæringer. Det er en forudsætning, at ministeriet naturligvis ikke kan gÃ¥ pÃ¥ kompromis med de almindelige retningslinier for god tilskudsadministration. Herunder kan kravet om revisorattestation ved indberetning af tilskudsudløsende Ã¥rselever ikke fraviges.Â
Ministeriet undersøger i samarbejde med repræsentanter fra skoleforeningerne, om udlagt undervisning pÃ¥ en anden skole kan indberettes pÃ¥ en mere smidig mÃ¥de, der indebærer, at det er den skole, aktiviteten afvikles pÃ¥, som foretager indberetningen og modtager tilskuddet. Ministeriet vil tage spørgsmÃ¥let op i forbindelse med etableringen af en arbejdsgruppe, der skal se nærmere pÃ¥ udformningen af tilskudsbreve og andre forhold omkring aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling, der kan lette skolernes administrative arbejde.Â
Ministeriet gennemgÃ¥r sammen med repræsentanter for skoleforeningerne reglerne for indberetning af GVU-aktivitet med henblik pÃ¥ at finde mulige forenklinger. Regnskabskonsulenterne fra erhvervsskolerne kan med fordel inddrages. Ministeriet vil tage spørgsmÃ¥let op i forbindelse med etableringen af en arbejdsgruppe, der skal se nærmere pÃ¥ udformningen af tilskudsbreve og andre forhold omkring aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling, der kan lette skolernes administrative arbejde.Â
Undervisningsministeriet ønsker at imødekomme anbefalingen om et samlet elektronisk regnskab, idet ministeriet har arbejdet i denne retning i en årrække. Det er ministeriets håb, at papirversionerne af uddannelsesinstitutionernes årsrapporter kan erstattes helt af elektroniske versioner i løbet af et par år.
Skolerne
Skolerne udpeger repræsentanter med stor viden og erfaring med aktivitetsindberetning og tilskudsadministration til at deltage i en arbejdsgruppe der skal se nærmere pÃ¥ udformningen af tilskudsbreve og andre forhold omkring aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling, der kan lette skolernes administrative arbejde.Â
Problemområde
I dag indsender social- og sundhedsskolerne tal for antal elever, der har deltaget i en afsluttende prøve. Disse oplysninger anvendes ikke i ministeriet i dag.
Det er i social- og sundhedsuddannelserne ministeriet, der har oprettet et korps af særlige censorer ved de afsluttende prøver, som skolerne skal anvende som censorer ved de afsluttende prøver, hvilket i dag udgør ca. 10 % af de afsluttende prøver. På erhvervsuddannelses-området er det skolerne eller de faglige udvalg, der fordeler censuropgaverne. Indføres den samme model for social- og sundhedsskolerne, vil de opnå større fleksibilitet ved tilrettelæggelse af prøverne, ligesom en arbejdsopgave reduceres i ministeriet, hvis social- og sundhedsskolerne anvender de samme principper som i de øvrige erhvervsrettede grunduddannelser.
Social- og sundhedsuddannelserne
Anbefaling 19. I social- og sundhedsuddannelserne bør skolerne selv fordele censur ved de afsluttende prøver, så der lokalt er størst mulig fleksibilitet.
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet
Ministeriet indfører, at tildeling af censur ved de afsluttende prøver i social- og sundhedsuddannelserne sker på samme måde som i de andre grundlæggende erhvervsrettede uddannelser og ophører med at bede om at få indsendt oplysninger om antal elever, der har deltaget i de afsluttende prøver i en social- og sundhedsuddannelse.
Skolerne
Skolerne skal selv finde censorer jf. ny praksis.
Problemområde
Skolerne oplever kriterierne for at opnå tilskud til drift af skolehjem som uigennemskuelige og svære at anvende i praksis. Kriterierne giver anledning til et stort arbejde, der ikke står mål med fordelene ved den kontrol, som kriterierne udgør.
Skolehjem
Anbefaling 20. Mulighederne for forenkling af kriterierne for at opnå tilskud til drift af skolehjem skal overvejes.
Implementering af anbefaling
Undervisningsministeriet
Ministeriet gennemgÃ¥r kriterierne for at opnÃ¥ tilskud til drift af skolehjem med henblik pÃ¥ at forenkle disse kriterier, idet repræsentanter fra relevante skolelederforeninger inddrages. Ministeriet vil tage spørgsmÃ¥let op i forbindelse med etableringen af en arbejdsgruppe, der skal se nærmere pÃ¥ udformningen af tilskudsbreve og andre forhold omkring aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling, der kan lette skolernes administrative arbejde.Â
Problemområde
Skolernes vejledere, praktikpladskonsulenter m.fl.. bruger meget tid på at skaffe sig overblik, kommunikere med og samarbejde med andre uddannelsesinstitutioner og Ungdommens Uddannelsesvejledning om elever, der er i fare for at falde fra eller er faldet fra. For at styrke og kvalificere arbejdet med at reducere frafaldet er det vigtigt, at der er velegnede redskaber til informationsformidling mellem skoler indbyrdes og mellem skolerne og Ungdommens Uddannelsesvejledning.
Elevadministration
Anbefaling 21. Procedurer og administrative systemer skal muliggøre et klart overblik over, hvor den enkelte elev befinder sig i uddannelsessystemet.
Implementering af anbefaling
Undervisningsministeriet
Denne opgave indgÃ¥r i Modelkommuneforsøget, hvor ogsÃ¥ skoleforeningerne kan bidrage. Det skal sikres, at edb-systemerne løbende opdateres, og at systemerne kan â€snakke sammen†og er fleksible til løsning af formÃ¥let, dvs. at have et overblik over elevens færden. Undervisningsministeriet har ansvaret for, at anbefalingen føres ind i Modelkommuneforsøget.Â
Problemområde
Skolerne efterlyser et bedre overblik over de løbende indberetninger med angivelse af datoer for aktivitetsindberetninger, finanslovsoffentliggørelse, flerårsaftale-afrapporteringer og andre relevante datoer, således at skolerne har en samlet fremstilling, der normalt fremgår af forskellige instrukser.
Hovedprincippet bør være, at nye indberetningskrav altid medfører, at andre indberetningskrav af tilsvarende omfang fjernes.
Skolerne har desuden fremført, at de løbende får tilsendt en stor mængde undersøgelser og evalueringer ved siden af de faste indberetninger. De kommer fra Undervisningsministeriet, men også fra andre ministerier, fra Danmarks Evalueringsinstitut og private firmaer, der gennemfører undersøgelser. Det er tids- og arbejdskrævende at svare på dem, og tidsfristen er ofte kort. Ofte fremgår det ikke, hvad formålet er med undersøgelsen, og hvordan der vil blive fulgt op på den. Det virker demotiverende.
Årlige møder og dialog
Anbefaling 22. På de årlige top/sektormøder mellem ministeriet og skoleforeningerne bør evt. nye indberetninger og ad hoc undersøgelser for det kommende år diskuteres. Ministeriet opfordres til at udsende et økonomisk-administrativt årshjul.
Implementering af anbefalinger
Undervisningsministeriet
Ministeriet udarbejder en oversigt over årets indberetninger samt tidsplan, der præsenteres og drøftes på de årlige sektormøder mellem ministeriet og skoleforeningen. Det overvejes, hvordan årshjul fra flere uddannelsesområder kan kombineres, så institutioner, der udbyder flere uddannelser, får bedst muligt overblik.
Ministeriet har justeret sine procedurer, således at alle spørgeskemaundersøgelser, der rettes mod skolerne, fremover skal vurderes af UNI-Cs statistik- og analysekontor med henblik på at afgøre, om der er dele af de efterspurgte informationer, der allerede eksisterer, eller kan tilvejebringes uden at inddrage skolerne.
Anbefaling 23. Dialogen mellem parterne i udvalget bør fortsætte i form af et opfølgningsmøde om et år.
Implementering af anbefaling
Der planlægges, at der skal gøres status for gennemførelsen af anbefalingerne om et år. Der skal her desuden lægges vægt på at se på yderligere forenkling af reglerne og for at udbrede gode idéer og best practice.
Skoleforeningerne forpligter sig til at igangsætte de lokale processer. Dels ved udvikling af eksempler på best practice og dels ved at klæde de lokale aktører på til at indgå velkvalificeret i arbejdet.
Undervisningsministeriet inviterer til en drøftelse i januar 2009.
Bilag 1
Kommissorium for udvalgsarbejde om afbureaukratisering af erhvervsuddannelserne
Lovgivningen om de erhvervsrettede ungdomsuddannelser er ændret ved lov nr. 561 af 6. juni 2007 om ændring af lov om erhvervsuddannelser og forskellige andre love og om ophævelse af lov om grundlæggende social- og sundhedsuddannelser og lov om landbrugsuddannelser (Ungdomsuddannelse til alle). Ændringerne er et led i opfølgningen på Velfærdsaftalen.
Baggrunden for lovændringen er især, at ca. 20 pct. af en ungdomsårgang ikke gennemfører en ungdomsuddannelse selv om ca. 95 pct. af en årgang begynder på en ungdomsuddannelse. Målet er, at mindst 95 pct. af en ungdomsårgang gennemfører i 2015.
Det indgår som et centralt element i lovændringerne og de politiske aftaler herom, at skolerne skal forbedre frafaldsregistreringen og udarbejde handlingsplaner med konkrete mål og strategier for øget gennemførelse. På den baggrund nedsættes et udvalg med repræsentanter for bestyrelses-, leder- og lærerforeninger, der skal foretage en gennemgang af skolernes nuværende kvalitetssystemer og af ministeriets krav til kvalitetssystemerne for at sikre, at udarbejdelsen af handlingsplaner, herunder dokumentation af indsatsen for bekæmpelse af frafald, ikke medfører øget bureaukrati for skolerne.
Udvalgets opgaver
Udvalget skal identificere og analysere de dokumentationskrav, som skolerne skal opfylde, og på den baggrund bidrage med forslag til forenklinger, der kan føre til de overordnede mål. Analysen skal omfatte krav til skolerne om dokumentation, herunder rapporteringer eller registreringer, der lægger beslag på undervisningsmæssige ressourcer. Analysen skal medinddrage registreringer mv., som skolerne udfører af egen drift.
Arbejdet skal resultere i:Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â
1. Kortlægning af formålene med og indholdet af de undersøgte dokumentationskrav mv.
2. Beskrivelse og vurdering af de anvendte eller tilgængelige administrative hjælpemidler.
3. Forslag der bidrager til at afbalancere skolernes administrative og pædagogiske ressourceindsats i forhold til skolernes kerneopgaver.
Arbejdet skal ses i forlængelse af det igangværende arbejde om ressourceregnskaber på området for erhvervsuddannelser, jf. styringsanalysen om selvejemodellen og taxametersystemet. Dokumentation og kortlægning af informationsstrømme, som er udarbejdet i forbindelse med ressourceregnskabet samt anbefalingerne herfra, skal indgå i udvalgets arbejde.
Udvalgsarbejdets organisering
Udvalget sammensættes således:
- HFI, FS, skolelederne ved social- og sundhedsskolerne samt lederne ved landbrugsskolerne udpeger i fællesskab 2 medlemmer.
- DTL og HL udpeger i fællesskab 2 medlemmer, idet ministeriet forudsætter, at disse også varetager interesserne for lærerne ved landbrugsskolerne og social- og sundhedsskolerne.
- Erhvervsskolernes bestyrelsesforening, Bestyrelsesforeningen for social- og sundhedsskolerne og bestyrelsesforeningen for landbrugsskolerne udpeger i fællesskab 2 medlemmer.
- Direktøren for Afdelingen for erhvervsfaglige uddannelser er formand.
Undervisningsministeriet varetager udvalgets sekretariatsfunktioner.
Udvalgets arbejde skal være afsluttet med udgangen af oktober 2007.
Bilag 2
Oversigt over udvalgsmedlemmer, oplægsholdere og ressourcepersoner
Udvalgsmedlemmer
Afdelingschef, Undervisningsministeriet: Søren Hansen (formand)   Â
Medlemmer, der repræsenterer Dansk Teknisk Lærerforbund, Handelsskolernes Lærerforening, lærerne ved landbrugsskolerne samt lærerne ved social- og sundhedsskolerne: Børge Pedersen, Søren Hoppe Christensen.
Medlemmer, der repræsenterer HFI, Foreningen af Skoleledere, Sosu-Lederforeningen samt lederne ved Landbrugsskolerne: Peter Amstrup, Inger Margrethe Jensen.
Medlemmer udpeget af Erhvervsskolernes Bestyrelsesforening, bestyrelsesforeningen for Landbrugsskolerne samt bestyrelsesforeningen ved Sosu-skolerne:    Jens Andersen, Jørgen Jensen.
Sekretariat
Jørgen T. Møller                                       Undervisningsministeriet
Philip Pedersen                                        Undervisningsministeriet
Susanne Bomholt Andersen                                          Undervisningsministeriet
Tore Jessen                                              Undervisningsministeriet
Margrethe Nabe-Nielsen                          Undervisningsministeriet
Bilag 3
Ressourcepersoner, der har medvirket til udvalgsarbejdet
Ressourcepersoner
Inge Binderup                    SU-Styrelsen
Knud Møller                      SU-Styrelsen
Jørgen Rendsvig                 UNI-C         Â
Lis Shapiro                         BEC Business
Mette Tram Petersen         Selandia
Poul Erik Andersen           Selandia
Finn Togo                          Undervisningsministeriet
Ejnar Andersen                  Undervisningsministeriet
Oplægsholder
Bo Söderberg                     Danmarks Evalueringsinstitut
Bilag 4
Oplæg på heldagsseminar v. Bo Söderberg, Danmarks Evalueringsinstitut
For at skabe en fælles platform for diskussion af problemstillingerne, som udvalgsmedlemmerne forud for heldagsmødet havde indsendt, indledtes mødet med et oplæg af Bo Söderberg, specialkonsulent ved Danmarks Evalueringsinstitut.
Bo Söderberg tog udgangspunkt i overvejelser om, hvorfor der tilsyneladende er stigende dokumentationskrav, og der blev peget på, at såvel politikerne, ministeriet og skolerne selv ønsker dokumentation. Derfor er dokumentation uomgængelig, men ikke et mål i sig selv. For ikke at kræve mere dokumentation end nødvendigt, må man stille sig de enkle spørgsmål vedrørende dokumentation: hvordan og hvad skal den bruges til, og hvordan kan den bedst muligt tilvejebringes?
En implementeringskæde kan være et velegnet redskab til at analysere formidling af regler og anden information. Ikke mindst overgangene fra det ene niveau til det næste rummer indbyggede risici for, at implementering går galt eller mister sit oprindeligt tiltænkte fokus. Det gælder fra det politiske niveau til embedsværket. Og derfra til skolerne og dens afdelinger. Herfra kan der også være langt til lærerne i teamene og ikke mindst til eleverne.
Der er derfor gode grunde til at se nærmere på, hvordan implementeringskæden bedst muligt kan anvendes til at målrette information og dermed effektivisere og lette overgangene, dels på det centrale niveau, men tydeligvis også på skoleniveau.
I oplægget blev der peget på, at det generelt gælder:
· At opgaver, der bedst løses på det overliggende niveau, bør løses her.
· At der er behov for at samtænke de forskellige dokumentationskrav og arbejdet med dem.
· At der er behov for at udredninger og vejledninger af, hvordan kravene kan imødekommes.
Der blev som konkret eksempel peget på den lokale undervisningsplan, som oplagt at forenkle og målrette.
Der blev afslutningsvis opstillet 6 kriterier eller spørgsmål, der dermed har udgjort en fælles reference og udgangspunkt for arbejdet i udvalget:
1. Hvad er formålet med dokument?
2. Er formålet fremmende for opgaveløsningen – eller hensigtsmæssigt af andre grunde?
3. Hænger kravet om dokumentation sammen med krav om dokumentation på andre måder?
4. Er der behov for nye redskaber med kravet?
5. Er der elementer i kravet, der med fordel kan løses på de overordnede niveau?
6. Hvad er vigtigst, at skolerne er opmærksomme på i forbindelse med dokumentationskravet?
[1] GVU er en forkortelse for Grundlæggende Voksenuddannelse, der bygger videre på deltagernes praktiske og relevante forudsætninger, og som giver de samme kompetencer, som den pågældende erhvervsuddannelse,
[2] GVU er en forkortelse for Grundlæggende Voksenuddannelse, der bygger videre på deltagernes praktiske og relevante forudsætninger, og som giver de samme kompetencer, som den pågældende erhvervsuddannelse,