6. maj 2008
Til Kulturudvalgets orientering fremsendes hermed Tilgængelighedsudvalgets beretning 12 om vurdering af praksis vedrørende tilgængelighed til arkivalier for perioden 1. januar – 31. december 2006.
Tilgængelighedsudvalget er nedsat i henhold til § 39 i arkivloven. På baggrund af en årlig rapport fra rigsarkivaren skal udvalget vurdere praksis på tilgængelighedsområdet og sikre, at den politiske intention om størst mulig åbenhed efterleves i forvaltningen af arkivloven. Det er blevet fast praksis, at kulturministeren orienterer Folketingets Kulturudvalg om Tilgængelighedsudvalgets årlige beretninger og om de foranstaltninger, som beretningen måtte have givet anledning til.
Udvalgets beretning 12 og Kulturministeriets bemærkninger hertil
Det skal bemærkes, at beretning 12 indledningsvis berører den lovændring af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser, som blev vedtaget med virkning fra 1. juli 2007. Da beretningen omhandler tilgængelighedspraksis for året 2006, er virkninger af lovændringen endnu ikke vurderet af udvalget, men vil først blive det i den næste beretning.
Kulturministeriets generelle indtryk af Tilgængelighedsudvalgets beretning 12 er, at varetagelsen af de offentlige arkivalier fortsat er inde i en god udvikling for så vidt angår afleveringspraksis, omfanget af fristforlængelser og behandlingen af dispensationsansøgninger.
Udvalget udtrykker sin anerkendelse af, at Statens Arkiver i al væsentlighed har indhentet de statslige myndigheders afleveringsefterslæb vedr. papirarkivalier med udgangen af 2006, og at hovedparten af de resterende sager primært vedr. Folkekirkens arkivalier er blevet afsluttet i 2007. Udvalget understreger vigtigheden af, at offentlige myndigheder i al almindelighed efterlever de afleveringsbestemmelser, som er fastsat af afleveringsmyndighederne (Statens Arkiver) og kritiserer i den sammenhæng Jernbanemuseet i Odense for manglende vilje til samarbejde.
Kulturministeriet finder det tilfredsstillende, at Statens Arkivers indsats for at indhente afleveringsefterslæbet nu er tilendebragt og kan tilslutte sig udvalgets understregning af vigtigheden af myndighedernes samarbejde.
Fristforlængelser
Tilgængelighedsudvalget anerkender, at Udenrigsministeriet med den seneste aflevering af arkivalier for perioden 1973-1988 generelt har fastsat kortere særlige tilgængelighedsfrister end tidligere, samt ophævet en del af de tidligere særlige frister, jf. § 27.
Kulturministeriet vil gerne tilslutte sig anerkendelsen af, at Udenrigsministeriet medvirker aktivt til at virke for størst mulig åbenhed i forbindelse med tilgængeligheden til arkivalierne.
Det er i øvrigt oplyst, at Undersøgelseskommissionen vedr. Dan Lynge-sagen har afleveret arkivalierne til Rigsarkivet, og at Justitsministeriet i den forbindelse har fastsat en særlig frist på 60 år for dele af arkivet begrundet i hensynet til statens sikkerhed.
Sagsbehandlingstider
Det fremgår af beretningen, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid især for sager, der kræver samtykke fra den arkivskabende myndighed, er faldet. Endvidere er antallet af konkrete sager, hvor der sker overskridelser af sagsbehandlingstiden på nogenlunde samme lave niveau som tidligere år.
Udvalget anerkender den indsats Statens Arkiver har gennemført over de senere år for at nedbringe sagsbehandlingstiden. Kulturministeriet kan tilslutte sig dette.
Dispensationsansøgninger
For så vidt angår ansøgninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale konstaterer udvalget med tilfredshed, at der igen i år er et fald i afslagene, som bekræfter en vedvarende tendens til et fald i afslagene set over en 10-årig periode. Udvalget finder, det er udtryk for, at arbejdet med at sikre størst mulig åbenhed omkring arkiverne er lykkes. Der blev i 2006 givet 1753 tilladelser og 35 afslag, hvilket giver en afslagsprocent på ca. 2%.
Kulturministeriet finder det glædeligt, at afslagsprocenten er meget lav og kan tilslutte sig udvalgets bemærkninger.
Arkivalier vedr. Holocaust og den tyske besættelse af Danmark
Der har ikke i 2006 været indberettet nogle sager til kulturministeren, hvor adgang til ovennævnte sager har givet problemer.
Tilsidesættelse af vilkår for benyttelse af arkivalier
Statens Arkiver har i 2006 haft en sag, hvor en tredjepart har henvendt sig og gjort opmærksom på, at en arkivbruger skulle have forbrudt sig imod vilkår fastsat for tilladelse til benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt materiale. Statens Arkiver undersøgte sagen nærmere, men fandt ikke grundlag for at foretage sig yderligere i sagen.
Udvalget har taget dette til efterretning.
Ansøgninger, som kræver samtykke fra myndighederne
Statens Arkiver har i 2006 drøftet den praksis, som Justitsministeriet har anlagt i samtykkesager samt sagsbehandlingstiden med Justitsministeriet. Det resulterede i, at Justitsministeriet ville ændre praksis. Tilgængelighedsudvalget ville på den baggrund følge udviklingen.
Statens Arkiver har konstateret, at Justitsministeriets sagsbehandlingstid i 1. kvartal 2007 er væsentlig forbedret. Herudover betyder den gennemførte lovændring i 2007, at der skal indhentes samtykke i langt færre sager end hidtil. Udvalget har taget oplysningerne til efterretning.
Kommunale arkivalier
I lighed med tidligere har Statens Arkiver indhentet oplysninger hos de kommunale arkiver og – myndigheder vedr. antallet af sager om arkivadgang. Kun få kommunale arkiver har modtaget sager om arkivadgang, og disse er stort set alle blevet imødekommet.
Statens Arkiver har taget initiativ til at nedsætte et såkaldt K-udvalg med repræsentanter for Statens Arkiver og Kommunernes Landsforening, stadsarkiverne og regionerne med det formål at forbedre oplysningerne vedr. de kommunale arkivalier og sikre tilgængeligheden til disse.
Udvalget bifalder dette initiativ.