Bekendtgørelse om forretningsorden for bestyrelsen for Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram
I medfør af § 6, stk. 1, i lov nr. 555 af 6. juni 2007 om et Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram fastsættes:
§ 1. Bestyrelsen for Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram (EUDP) har udarbejdet en forretningsorden.
Stk. 2. Forretningsordenen for EUDP er godkendt af klima- og energiministeren.
Stk. 3. Forretningsordenen for EUDP vedlægges denne bekendtgørelse som bilag 1.
Bilag 1
Forretningsorden for bestyrelsen for Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram (EUDP)
Forretningsordenen er udfærdiget af bestyrelsen for Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram (EUDP) med hjemmel i § 6, stk. 1, i lov nr. 555 af 6. juni 2007 om et Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram.
Formål og anvendelsesområde
§ 1. Lov om et Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram har til formål at understøtte de energipolitiske målsætninger om forsyningssikkerhed, hensyn til det globale klima og et renere miljø samt omkostningseffektivitet. Loven skal samtidig fremme udnyttelse af erhvervspotentialer på området til gavn for vækst og beskæftigelse.
Stk. 2. Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprogram (EUDP) skal virke for udvikling og demonstration af ny energiteknologi med henblik på, at der senere kan gennemføres markedsintroduktion.
Bestyrelsen
§ 2. EUDP ledes af en uafhængig bestyrelse.
Stk. 2. EUDP’s bestyrelse består af en formand og 6 medlemmer. Formanden og medlemmerne udpeges i deres personlige egenskab af klima- og energiministeren. 1 medlem udpeges efter indstilling fra miljøministeren og 1 efter indstilling fra ministeren for videnskab, teknologi og udvikling.
Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmer udpeges for 4 år ad gangen og kan genudpeges én gang. Hvis formanden eller et andet medlem udtræder inden periodens udløb, kan afløseren udpeges for en periode mindre end 4 år. Hvis et medlem udpeges for et kortere tidsrum, kan den pågældende genudpeges for yderligere to perioder.
§ 3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 af medlemmerne, herunder formanden, er til stede. I tilfælde hvor formanden ikke er til stede ved et bestyrelsesmøde, vælger bestyrelsen en mødeleder, der fungerer som stedfortræder for formanden under mødet.
Stk. 2. Der tilstræbes størst mulig enighed om beslutningerne. Hvis der ikke kan opnås enighed, træffes beslutning ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde hvor stemmerne står lige, er formandens stemme afgørende.
Stk. 3. I sager af hastende karakter kan formanden bestemme, at bestyrelsen træffer afgørelse ved skriftlig votering, herunder eventuelt ved elektronisk votering.
Formandens opgaver
§ 4. Formanden forbereder sagernes tilrettelæggelse for bestyrelsen i samarbejde med sekretariatet. Formanden tilrettelægger og leder bestyrelsens møder. Sekretariatschefen deltager i bestyrelsesmøderne og har taleret.
Mødehyppighed og indkaldelse
§ 5. Bestyrelsens møder afholdes på formandens foranledning, så ofte formanden finder det nødvendigt. Der kan endvidere afholdes møde, når mindst tre bestyrelsesmedlemmer fremsætter ønske herom til behandling af nærmere angivne sager. Der afholdes som udgangspunkt mindst 4 bestyrelsesmøder årligt, heraf mindst ét bestyrelsesmøde i hvert kvartal. Den årlige mødefrekvens angives i bestyrelsens årlige beretning.
§ 6. Møderne indkaldes af formanden med mindst 2 ugers varsel. Forud for mødet udsendes en dagsorden, der angiver de punkter, der skal behandles. Eventuelt bilagsmateriale udsendes så vidt muligt mindst 1 uge før mødet. Sager, der kræver en hurtig afgørelse, kan dog forelægges bestyrelsen skriftligt på selve mødet. Ethvert medlem kan kræve en sag sat på dagsordenen.
Bestyrelsens opgaver og kompetencer
§ 7. Bestyrelsen fastlægger den overordnede prioritering og udmøntning af tilskudsmidlerne. I bestyrelsens arbejde indgår bl.a. overvejelser om effekt på lang sigt og de strategier og indsatsområder, der er udformet i samarbejde mellem offentlige og private aktører, jf. lovens § 2, stk. 3.
Stk. 2. Bestyrelsen skal i sit arbejde søge aktivt at fremme partnerskaber mellem offentlige og private aktører også med henblik på, at partnerskaberne kan være et aktiv i forhold til internationale teknologiplatforme og initiativer.
Stk. 3. Bestyrelsen fastlægger overordnede kriterier for tildeling af tilskud. Kriterierne skal leve op til kravene i lovens § 7, stk. 3 og 4, og skal offentliggøres senest i forbindelse med indkaldelse af ansøgninger.
Stk. 4. Bestyrelsen skal søge at koordinere EUDP-aktiviteterne med andre ordninger, initiativer og myndigheder, som støtter eller på anden måde fremmer forskning, udvikling, demonstration, innovation og erhvervsudvikling på energi- og miljøområdet.
Stk. 5. Bestyrelsen skal indhente forskningsfaglig rådgivning hos Det Strategiske Forskningsråd, jf. lovens § 11, stk. 2.
§ 8. Bestyrelsen tager stilling til ansøgninger og prioriteringer samt spørgsmål, som findes at være af principiel betydning for EUDP’s praksis, eller som er af væsentlig økonomisk omfang, samt andre beslutninger, der ifølge bestemmelserne i denne forretningsorden og EUDP-loven er henlagt bestyrelsen.
Stk. 2. Formanden kan i overensstemmelse med retningslinjer, som er givet af bestyrelsen, bemyndiges til at træffe afgørelse på bestyrelsens vegne. Bestyrelsen skal informeres om sådanne beslutninger.
Stk. 3. Sekretariatschefen kan træffe administrative afgørelser i relation til projekter, som bestyrelsen har givet tilsagn om støtte, og i konkrete sager i overensstemmelse med retningslinjer fra bestyrelsen. Bestyrelsen skal informeres om sådanne beslutninger.
Stk. 4. Bestyrelsens afgørelser om tilsagn og afslag skal meddeles ansøgere skriftligt og indeholde oplysning om de forhold og hensyn, der har været medbestemmende for afgørelsen.
§ 9. Bestyrelsen udarbejder årligt en beretning til klima- og energiministeren, som offentliggøres på EUDP’s hjemmeside. Bestyrelsesformanden afholder i den forbindelse årligt møde med klima- og energiministeren. Beretningen skal give et overblik over bestyrelsens samlede virksomhed samt evaluere programmet i forhold til lovens formål, herunder prioriteringen af indsatsen, involvering i partnerskaber mellem offentlige og private aktører, fremdrift i igangværende projekter og status for internationalt samspil.
Stk. 2. Bestyrelsen udarbejder et budget samt en overordnet plan for det kommende års aktiviteter, som danner grundlag for sekretariatets administrative dispositioner.
Stk. 3. Formanden og sekretariatet orienterer løbende klima- og energiministeren om den overordnede udvikling af EUDP’s aktiviteter.
§ 10. Bestyrelsen foretager mod slutningen af bestyrelsesperioden en samlet evaluering af de opnåede resultater i perioden.
EUDP’s daglige ledelse
§ 11. Efter indstilling fra formanden ansætter klima- og energiministeren en leder af EUDP-sekretariatet. EUDP-sekretariatet varetager den daglige administration af programmet efter retningslinjer fastsat af bestyrelsen.
Stk. 2. EUDP-sekretariatet stilles til rådighed af klima- og energiministeren. Sekretariatet er underlagt bestyrelsens instruktionsbeføjelse i alle sager, der vedrører bestyrelsens virksomhed. Sekretariatet inddrager andre relevante myndigheder efter nærmere aftale med bestyrelsen.
Stk. 3. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner af principiel karakter samt beslutninger om anvendelse af EUDP-midler. Sådanne dispositioner kan kun foretages efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen.
Stk. 4. EUDP-sekretariatet varetager også opgaver for Energistyrelsen. De nærmere retningslinjer for samarbejde mellem EUDP og Energistyrelsen aftales mellem formanden og Energistyrelsen.
Stk. 5. Sekretariatet udarbejder referater af bestyrelsesmøderne. Referaterne skal indeholde oplysning om de forhold og hensyn, der har været bestemmende for afgørelserne. Referaterne underskrives af formanden på bestyrelsens vegne.
§ 12. Kontakt til pressen og andre eksterne aktører varetages som udgangspunkt af sekretariatschefen. I spørgsmål af særlig principiel karakter og vedrørende bestyrelsens anliggender henviser sekretariatschefen til formanden. Eventuelle henvendelser til bestyrelsens øvrige medlemmer henvises til sekretariatschefen.
Habilitet og fortrolighed
§ 13. Formanden og ethvert medlem skal underrette bestyrelsen, når der foreligger situationer, der kan give anledning til inhabilitet herunder også forhold, hvorom der kan rejses tvivl.
Stk. 2. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt formanden eller et medlem har en sådan interesse i et spørgsmål, at vedkommende er udelukket fra at deltage i bestyrelsens behandling af sagen. Beslutningen træffes i overensstemmelse med reglerne i forvaltningslovens kapitel 2 om inhabilitet samt reglerne herom i forretningsordenen.
Stk. 3. I tilfælde af inhabilitet er vedkommende udelukket fra at deltage i bestyrelsens behandling af sagen og skal forlade mødelokalet under behandlingen.
Stk. 4. Bestyrelsens stillingtagen til spørgsmål om inhabilitet skal fremgå af referat af mødet.
Stk. 5. Bestyrelsen kan udarbejde vejledende retningslinjer for, hvilke konkrete forhold der medfører inhabilitet i henhold til de forvaltningsretlige regler.
Stk. 6. Bestyrelsen er forpligtiget til at sikre, at eksterne rådgivere og andre, der foretager vurderinger og indstillinger til bestyrelsen, som indgår i beslutningsgrundlaget for en sags afgørelse, ikke er inhabile.
Stk. 7. Sekretariatet skal orientere personer, der bliver bedt om at yde en sådan rådgivning, om de gældende regler, og de pågældende personer skal gøre opmærksom på forhold, der kan begrunde inhabilitet.
§ 14. Bestyrelsesmedlemmerne er forpligtede til over for uvedkommende at hemmeligholde, hvad de igennem deres virksomhed bliver vidende om, jf. forvaltningslovens kapitel 8 om tavshedspligt og borgerlig straffelov §§ 152-152e. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem er ansvarlig for, at fortroligt materiale ikke kommer udenforstående i hænde.
Stk. 2. Alt bestyrelsesmateriale er til medlemmernes personlige og fortrolige brug. Materialet opbevares forsvarligt, eventuelt hos sekretariatet. Alt fortroligt materiale, som den pågældende har i besiddelse i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, skal tilbageleveres til sekretariatet eller makuleres ved bestyrelseshvervets ophør.
Regnskab
§ 15. Bestyrelsen afgiver årligt regnskab til klima- og energiministeren for sin virksomhed efter bestemmelserne for statens regnskabsaflæggelse.
Ændringer, ikrafttræden og offentliggørelse
§ 16. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, som forelægges klima- og energiministeren til godkendelse, inden den træder i kraft. Bestyrelsen tager mindst én gang årligt forretningsordenen op til vurdering med henblik på at sikre, at den stadig er et operationelt og effektivt værktøj.
Stk. 2. Bestyrelsens forretningsorden offentliggøres i Lovtidende.