Familiestyrelsen har ved mail d. 13. marts 2007 bedt Indenrigs- og Sundhedsministeriet om bidrag til besvarelse af Retsudvalgets spørgsmål 11 til L 133 Forslag til forældreansvarslov.

 

Indenrigs- og Sundhedsministeriet skal i den anledning bemærke følgende:

 

Omlægningen fra 15 statsamter til 5 regionale statsforvaltninger pr. 1. januar 2007 indebærer meget betydelige omlægninger af lokalemæssig, organisatorisk og systemmæssig karakter for de ca. 700 årsværk, som er overført til statsforvaltningerne fra statsamterne og amtskommunerne.

 

Omlægningerne rejser store udfordringer for statsforvaltningernes ledelse og medarbejdere. Der er derfor foretaget et omfattende forberedelses- og planlægningsarbejder gennem 2005 og 2006, herunder planlægning af familieretsreformen, som skal sikre, at statsforvaltningerne kommer godt i gang og hurtigt når frem til stabil drift.

 

Det er Indenrigs- og Sundhedsministeriets vurdering, at statsforvaltningerne generelt er i en fornuftig driftssituation. Med så omfattende omlægninger, som strukturreformen indebærer, er det dog uundgåeligt, at der har været visse problemer med publikumsbetjeningen og afvikling af sagsbehandlingen, mens de fysiske flytninger og indretningen i nye lokaler foregår, og mens medarbejdere, borgere og rådgivere skal vænne sig til og opnå erfaring med de nye organisationer, kolleger m.fl., nye opgaver og systemer, ændringer i arbejdssted m.v. Især har der i en periode været problemer med telefonbetjeningen og med den løbende registrering og journalisering af sager.

 

Statsforvaltningerne har taget initiativer, som skal afhjælpe problemerne, bl.a. en styrkelse af telefonbetjeningen og journaliserings- og registreringsfunktionerne. Der arbejdes også med justeringer i arbejdstilrettelæggelsen og med information til borgerne om etableringen af den nye organisation. Med tiden erhverver medarbejderne også større erfaring og rutine med statsforvaltningerne opgaver, systemer og organisation, så publikumsbetjening og sagsbehandling kommer stadig nærmere stabil drift.

 

Der kan stadig i perioder i åbningstiden være en vis ventetid i telefonbetjeningen, men samlet set skønnes telefonbetjening forbedret og stabil. Tilsvarende er ophobningen af uekspederet post og ikke-registrerede sager nu stort set overstået i alle statsforvaltninger. Endvidere har alle statsforvaltninger nu mulighed for at udsende kvitteringsbreve i alle indkomne familieretlige sager ved modtagelsen af disse, hvilket vil kunne give en betydelig aflastning af telefonbetjeningen og forbedring af borgerservicen.

 

Der vil fortsat kunne forekomme visse indkøringsproblemer, indtil alle flytninger er overstået i løbet af foråret 2007. Det drejer sig om Statsforvaltningen Sjælland og Statsforvaltningen Syddanmark, der begge er placeret i midlertidige lokaler spredt på flere adresser. De to statsforvaltninger forventes først at kunne flytte ind i permanente lokaler i løbet af foråret 2007, når lokalerne er indrettet til statsforvaltningernes behov.

 

En rundspørge til statsforvaltningerne medio februar 2007 og medio marts 2007 om familieretsreformen viser, at statsforvaltningerne er kommet godt i gang med reformen og med at beramme og afholde møder med borgerne. Rundspørgen viser også, at der ikke udestår væsentlige uafklarede forhold eller foreligger forhold, som volder særlige problemer, og at medarbejderne blot mangler at opsamle erfaring i arbejdet med de nye opgaver og mødeprocedurer.

 

Overgangsproblemerne i forbindelse med dannelsen af statsforvaltningerne pr. 1. januar 2007 indebærer, at sagsbehandlingstiderne p.t. kan blive længere end normalt. Overvågningen af sagsbehandlingstiderne kompliceres af, at statistiksystemerne endnu ikke er på plads. Disse systemer vil blive søgt bragt på plads hurtigst muligt. Efterslæbet i sagsbehandlingen skønnes dog ikke at få alvorligere konsekvenser for sagsbehandlingstiderne og søges så vidt muligt indhentet i løbet af 2007.

 

Herunder viser rundspørgen, at statsforvaltningerne kan få vanskeligt ved at overholde resultatkrav i 2007 om, at møde mellem statsforvaltningen og parter i tvistsager skal berammes inden for 2 uger, og at et møde skal være afholdt senest inden for yderligere 2 uger. Problemerne med at få afholdt møde mellem statsforvaltningen og sagens parter inden 30 dage efter modtagelsen af sagen forstærkes af, at statsforvaltningerne oplever et stort antal afbud og udeblivelser til de berammede møder fra én eller begge parter i mødesagerne. Afbudene og udeblivelserne medfører et stort ressourcespild og ekstra pres på mødetiderne, da sagens parter som udgangspunkt skal indkaldes igen.

 

Status for de enkelte statsforvaltningers gennemførelse af familieretsreformen fremgår af det følgende:

 

Statsforvaltningen Hovedstaden

Statsforvaltningen indkalder ugentligt til ca. 65 ægteskabsmøder, ca. 30-35 sager om forældremyndighed, ca. 55-60 sager om samvær, hvortil kommer et større antal konfliktmæglinger, børnesagkyndige rÃ¥dgivninger, børnesamtaler m.v. Statsforvaltningen kan dog ikke i alle sager om separation/skilsmisse, samvær og forældremyndighed overholde krav om, at der skal afholdes møde inden 30 dage efter ansøgningens modtagelse. Alle sagsbehandlere er derfor pÃ¥lagt at afholde ekstra mødedage i løbet af marts og april.

 

Statsforvaltningen oplever et meget stort antal afbud og udeblivelser - op til 40-50 % af en møderække - fra én eller begge parter i de nævnte mødesager, hvilket medfører et stort ressourcespild samt ekstra pres pÃ¥ ledige mødetider, da sagens parter ifølge de nye regler som udgangspunkt sÃ¥ skal indkaldes igen.

 

Problemerne med at overholde sagsbehandlingstider og mødetimer skal tillige ses i sammenhæng med, at Statsforvaltningen har mange nye medarbejdere, der skal oplæres, og en del midlertidige vakancer i forbindelse med rekrutteringen af nye medarbejdere.

 

Det er Statsforvaltningens vurdering, at både sagsbehandlerne og de børnesagkyndige er kommet godt i gang med de nye opgaver, som den familieretlige reform indebærer, og der vurderes ikke at være væsentlige forhold, som mangler eller volder problemer.

 

I de situationer, hvor sagerne er afsluttet uden enighed mellem parterne, er sagerne videresendt til domstolene, sÃ¥fremt parterne har ønsket dette. Statsforvaltningen er blevet opmærksom pÃ¥, at det er nødvendigt at give sagens parter meget klar vejledning om, at de selv skal bede om, at sagen oversendes til retten, og om fristen herfor pÃ¥ 4 uger. Statsforvaltningen pÃ¥tænker derfor at udarbejde skriftligt vejledningsmateriale herom, som udsendes i alle sager, sÃ¥ det sikres, at sagens parter er tilstrækkeligt orienterede om deres muligheder.

 

Statsforvaltningen har stadig et meget stort antal verserende sager, hvilket medfører en noget længere sagsbehandlingstid end sædvanligt. Statsforvaltningen har prioriteret at have fokus på alle de nye mødesager, hvilket vil kunne medføre, at andre sagstyper i en periode vil få længere sagsbehandlingstid.

 

Statsforvaltningen er meget opmærksom pÃ¥, at antallet af verserende sager samlet set skal nedbringes, og at dette ogsÃ¥ vil have en positiv indvirkning pÃ¥ sagsbehandlingstiden. Forvaltningen arbejder derfor pÃ¥ at iværksætte nogle effektive arbejdsgange og opbygge teams og indsatsgrupper, sÃ¥ der bÃ¥de kan holdes fokus pÃ¥ at nedbringe antallet af gamle sager og arbejdes pÃ¥ de nye sager.

 

Statsforvaltningen har den 8. og 15. marts 2007 holdt samarbejdsmøder med henholdsvis alle retter og alle familieretsadvokater i regionen. FormÃ¥let er at sikre en god dialog og en fælles forstÃ¥else for arbejdet med de familieretlige sager efter reformen. Der har været overvældende interesse for at deltage (ca. 60 personer udefra deltog i hvert af møderne), og der var en god og Ã¥ben debat, hvor mange praktiske og formelle forhold blev drøftet og afklaret.

 

Det er sagsbehandlernes og de børnesagkyndiges oplevelse, at der i en lang række sager er rigtig godt udbytte af, at sagens parter indkaldes til tværfagligt bemandede vejledningsmøder i sager om samvær og forældremyndighed. Statsforvaltningen kan endnu ikke oplyse nærmere om, hvor mange sager der afsluttes med en aftale mellem sagens parter, men det skønnes at være tilfældet i ganske mange sager.

 

Statsforvaltningen Sjælland

Statsforvaltningen har i årets 2 første måneder truffet 3.086 afgørelser, jf. følgende oversigt. Der er i samme periode gennemført ikke under 280 møder og samtaler om separation og skilsmisse, samvær og forældremyndighed samt børnesamtaler. Statsforvaltningen har som andre oplevet et stort antal afbud til møder, hvilket belaster systemet i relation til ventetider. Der er derfor særligt afsat ressourcer til administration af mødebooking.

 

Note: Tallene med pct. tegn i parenteser angiver afgørelseskoder

                                   

Et antal sager er indbragt for domstolene. Nogle igangværende sager om forældremyndighed vil – som følge af den styrkede børnesagkyndighed og intensiverede indsats - eventuelt først senere blive indbragt for domstolene, da forløb indgår som en del af forligsbestræbelserne.

 

Statsforvaltningen har sat alle disponible kræfter ind på at gennemføre familieretsreformen. Da ressourcerne er allokeret til et stort antal møder betyder det, at telefonbetjeningen i et vist omfang kompromitteres, idet sagsbehandlerne kun kan være begrænset tid ved telefonen. Der er fortsat problemer ved telefonbetjeningen, men nu i højere grad som følge af, at sagsbehandlerne er optaget af mødeafviklingen.

 

Der er fortsat ophobet post til journalisering, aktuelt ca. 13 arbejdsdage. Dette har i sammenhæng med telefonbetjeningen ført til en beslutning om at omorganisere disse funktioner i fællessekretariatet. I øvrigt er der ansat vikarer til journalfunktionen. Sagsbehandlingstiderne overvåges gennem ventetiderne på mødeindkaldelse og møder.

 

Statsforvaltningen Syddanmark

Det er statsforvaltningens opfattelse, at familieretsreformen under de givne forhold er kommet godt fra start, hvilket også de registrerede forligsresultater ovenfor dokumenterer, jf. oversigten over statsforvaltningens registrerede aktiviteter vedrørende familieretsreformen i perioden 1. januar – 9. marts 2007:

 

Ægteskabsloven 2007

– behandlede separation og skilsmissesager:

Videre til domstolene:                                     14 sager     (2%)

Separations- og skilsmissebevillinger :            831 sager  (98%)

Videre andre tilbud :                                         1 sager         (-)

Separations- og skilsmissesager i alt  :           846 sager (100%)

 

Lov om forældremyndighed og samvær 2007

 – afholdte forligsmøder om forældremyndighed

Videre til retten :                                              22 sager   (30%)

Forligsindsats – afstår fra retssag:                     39 sager   (54%) 

heraf:

Forligsindsats - fuld enighed :                           26 sager   (36%)

Forligsindsats – øvrige:                                    13 sager   (18%)

Videre andre tilbud :                                        12 sager   (16%)

Forligsmøder i alt                                             73 sager (100%)

Lov om forældremyndighed og samvær 2007
– afholdte forligsmøder om samvær

Enighed/ overvejende enighed :                        169 sager   (55%)

Uenighed/ afgørelse :                                        104 sager   (34%)

Videre andre tilbud :                                            34 sager   (11%)

Forligsmøder i alt :                                             307 sager (100%)

 

Statsforvaltningen har etableret telefonordninger i familieretskontorerne for at styrke servicen over borgerne. Ordningen er velfungerende. Der har inden for den sidste måned været færre problemer med ip-telefonien og fra centralt hold arbejdes der på at optimere ip-telefonien yderligere, så borgerne får kortere ventetid i omstillingen.

 

Problemerne med at udskrive automatiske kvitteringsbreve er løst pr. 15. marts 2007. Fremover kan borgerne inden for 1-3 dage fra modtagelsen af deres ansøgning forvente modtage et kvitteringsbrev fra statsforvaltningen, der oplyser om modtagelse/ sagsbehandlingstid/ persondatalov. I andre sager får brugerne løbende sendt information om relevante problemstillinger. Herudover bliver borgerne informeret om relevante problemstillinger på statsforvaltningens hjemmeside.

 

Status for registreringen af indkomne sager er pr. 19. marts 2007, at hastesager er journaliseret til og med 12. marts 2007, og at anden post er journaliseret til og med 9. marts 2007. Statsforvaltningen forventer at være ajour med al post i løbet af ca. 2 uger.

 

Statsforvaltningen prioriterer primært indsatsen i forhold til sager med mødeafholdelse. Aktuelt er der fortsat en ophobning af verserende familieretlige sager i forhold til det forventede antal verserende sager, hvilket indicerer, at der kan blive tale om en stigende sagsbehandlingstid i forhold til måltallene i statsforvaltningens resultatkontrakt. Mangel på statistikker vanskeliggør dog overvågning af sagsbehandlingstiden.

 

Den organisatoriske omlægning, som strukturreformen kræver, påvirker i betydelig grad arbejdsgange og sagsbehandlingstider i hele 2007. Det skyldes bl.a. den øgede ressourceanvendelse til koordinering af arbejdsgange, flytninger, andre praktiske/ tekniske forhold, herunder IT samt til oplæring og integrering af nye medarbejdere. Det tilstræbes imidlertid på alle måder hurtigst muligt at opnå stabil drift, herunder at den midlertidige lokalesituation ikke får store negative konsekvenser for sagsbehandlingstiden.

 

Statsforvaltningens sagsbehandling inden for familieretten er i 2007 styrket bl.a. ved ansættelse af yderligere medarbejdere med børnesagkyndig baggrund. Statsforvaltningen vurderer, at den tværfaglige indsats, som det hermed bliver mulighed for i sagerne, giver væsentligt forbedrede forligsmuligheder i sagsbehandlingen.

 

Statsforvaltningen Midtjylland

Statsforvaltningen har gennem 2006 forberedt den familieretlige reform, herunder én indgang til familieretten og styrkelse af den tværfaglige sagsbehandling.

 

Statsforvaltningen har således nyansat psykologer både i hovedsædet i Ringkøbing og i afdelingskontoret i Århus. Psykologerne arbejder – i samarbejde med Statsforvaltningens AC-fuldmægtige – på at skabe løsninger på det familieretlige område. De juridiske medarbejdere i de familieretlige kontorer i Ringkøbing og Århus påbegyndte i juli kvartal 2006 en videreuddannelse i tværfaglig sagsbehandling. Psykologerne gennemgår også uddannelsen i tværfaglig sagsbehandling Videreuddannelsen fortsætter i 2007 og 2008, så de senest ansatte fuldmægtige er igennem forløbet i 2008.

 

Statsforvaltningen har i perioden 1. januar 2007 – 14. marts 2007 afsluttet 63 tværfaglige møder.  Herudover har Statsforvaltningen gennemført 32 børnesagkyndige rådgivninger samt 5 konfliktmæglingsforløb. Der er en positiv udvikling i antallet af tværfaglige møder m.v. Sagsbehandlerne gennemfører herudover møder på egen hånd med borgerne. Statsforvaltningen har i perioden 1. januar 2007 – 14. marts 2007 alene indbragt 17 sager efter ægteskabsloven og 30 sager efter lov om forældremyndighed og samvær for domstolene.

 

Det nye fælles IP-telefonsystem gav anledning til betydelige vanskeligheder ved statsforvaltningens åbning i januar 2007, men fungerer nu uden nævneværdige problemer over for borgerne, og ventetiden ved omstillingen er beskeden. Statsforvaltningens hovedjournal lå ved åbningen den 9. januar 2007 inde med ca. 3 ugers post. Ved en ekstraordinær arbejdsindsats er mængden af ujournaliseret post løbende nedbragt, så journalen nu har et efterslæb på max. 1 dag.

 

Statsforvaltningen overvåger løbende sagsbehandlingstiden på de enkelte fagområder.  Opgørelser af sagsbehandlingstiden er dog forbundet med usikkerhed, idet der er ved at blive udviklet relevante fælles statistikker. På nuværende tidspunkt udviser afgørelser omfattet af koderne 114001–116048 en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 7 uger. Koderne vedrører en række afgørelser efter lov om forældremyndighed og samvær i form af åben rådgivning og åben konfliktmægling, samvær, tværfaglige møder, børnesagkyndig rådgivning, konfliktmægling og visse forældremyndighedsafgørelser.

 

Statsforvaltningens familieretlige kontor har p.t. ca. 3.800 verserende sager. Antallet af verserende sager er påvirket af, at 6 AC-stillinger i det familieretlige kontor i Ringkøbing først er besat pr. 1. februar 2007, at 1 AC-stilling først er besat pr. 1. marts 2007, og at 4 HK-sagsbehandlere i Ringkøbing først er tiltrådt henholdsvis 15. januar 2007 og 1. februar 2007.  Pr. 1. april 2007 forventes den sidste ledige AC-stilling i det familieretlige kontor i Ringkøbing besat. Der forestår et betydeligt arbejde med at oplære alle nye medarbejdere, hvilket vil påvirke antallet af verserende sager i en periode, ligesom sagsbehandlingstiden vil blive påvirket.

 

Statsforvaltningen bestræber sig i enhver henseende på at opnå stabil drift - men påregner, at 2007 vil få karakter af et overgangsår. Statsforvaltningen vil have fokus på at opfylde kravet til hurtig mødeindkaldelse (inden 2 uger fra sagens modtagelse) og kravet til hurtig mødeafholdelse (inden yderligere 2 uger), men forventer, at det vil blive vanskeligt at opfylde disse krav.

 

Statsforvaltningen Nordjylland

Statsforvaltningen er i normal, stabil drift. Statsforvaltningen har således ikke væsentlige problemer med familieretsreformen, men har dog konstateret, at den børnesagkyndige kapacitet til de tværfaglige møder er utilstrækkelig. Den børnesagkyndige kapacitet vil blive styrket med yderligere en børnesagkyndig rådgiver 1. april 2007. Statsforvaltningen regner herefter med at kunne leve op til målkravene for de tværfaglige møder m.m., men vil dog i de nærmeste måneder holde nøje øje med, om der - mod forventning - skulle være behov for endnu mere børnesagkyndig kapacitet.

 

Statsforvaltningen har siden primo januar 2007 og indtil medio februar 2007 afholdt i alt 83 tværfaglige møder, primært i sager om forældremyndighed og samværsret. Der er yderlige berammet i alt 41 tværfaglige møder til afholdelse til og med primo marts 2007 (oplyst medio februar 2007).

 

Sagsbehandlingstiden følger ifølge Statsforvaltningens vurdering en normal gennemsnitlig sagsbehandlingstid, selv om selve mødetiden i de tværfaglige møder er længere end forventet af Statsforvaltningen. Forvaltningen oplever heller ikke problemer med ophobning af sager, hverken i journalen eller hos sagsbehandlerne. Telefonbetjeningen skønnes at fungere tilfredsstillende uden køproblemer, og statsforvaltningen er da også meget opmærksom på at forøge bemandingen i telefonomstillingen ved spidsbelastningssituationer.

 

 

Med venlig hilsen

 

 

 

Jens Kristian Poulsen