Vedr. analyse af indkøb i selvejende
institutioner
Deloitte har udarbejdet en analyse vedrørende selvejende institutioners indkøb dateret den 16. maj 2007. Rapporten er udarbejdet til en styregruppe bestående af Finansministeriet, Kulturministeriet, Økonomi- og Erhvervsministeriet, Undervisningsministeriet og Videnskabsministeriet.
I lyset af den eksterne kritik, der har været rejst af rapporten, skal Deloitte bemærke følgende:
Analysens formål, metode og datagrundlag
Rapporten har haft som overordnet formål at analysere det økonomiske potentiale i at lade selvejende institutioner omfatte af det statslige indkøbsprogram.
Den metodiske tilgang i rapporten er den samme, som blev anvendt i forbindelse med analysen af mulighederne for at effektivisere det statslige indkøb. Metoden omfattede en kortlægning af de selvejende institutioners indkøbsvolumen i 2006 fordelt på en række varegrupper og tjenesteydelser, hvilket blev sammenholdt med en prisbenchmarking på udvalgte varer inden for de største indkøbsområder i institutionerne, hvorefter der blev foretaget en beregning af et samlet potentiale for indkøbseffektivisering fordelt på institutionstyper.
Analyse blev gennemført over ca. 12 uger i foråret 2007 og omfatter knap 600 institioner fordelt på 11 forskellige institutionstyper. Analysens datagrundlag er tilvejebragt vha. dybdegående heldagsinterviews med 25 institutioner og et omfattende spørgeskema, der er tilgået samtlige omfattede institutioner.
Der er opnået en samlet svarprocent på 60 pct. i spørgeskemaundersøgelsen, hvorfor datamaterialet vurderes at være repræsentativt ift. sektoren. Herudover er der lagt stor vægt på at supportere institutionerne i forbindelse med udfyldelsen af spørgeskemaerne via en elektronisk "hotline", således at institutionerne har haft mulighed for at afgive valide svar.
Der er efterfølgende foretaget en grundig gennemgang og kvalitetssikring af de indsamlede data med henblik på at få frasorteret fejlbehæftede data (såkaldte "outliers").
Datagrundlagets dybde.
Indkøbsanalyser som denne stiller krav til respondenterne om at oplyse detaljerede forhold om indkøb på forskellige varekategorier, betalte priser osv. I det forholdsvis detaljerede, udsendte spørgeskema blev der således anmodet om oplysninger om:
· Institutionens stamdata, institutionstype mv.
· Institutionernes forbrug pÃ¥ en række forskellige indkøbsomrÃ¥derÂ
· Betalte priser pr. stk. på en række foruddefinerede varer indenfor hvert af de analyserede vareområder (fx er der på området kontorvarer indsamlet priser for køb af kuglepenne (mest indkøbte standardtype), ringbind (mest indkøbte standardtype), A4-skriveblok (mest indkøbte standardtype), kopi- og printpapir (80 gram pr. m2, pr. pakke med 500 ark), toner til printer eller kopimaskine/multifunktionsmaskine (mest indkøbte standardtype, kapacitet til ca. 5.000 sider)
Med henblik på at sikre sammenlignelige data har det været nødvendigt at udarbejde ét spørgeskema, der kunne udsendes til samtlige omfattede institutionstyper.
Spørgeskemaet er kvalitetskontrolleret i forhold til de omfattede institutionstyper gennem afholdelse af et antal pilotinterview, hvor respondenterne havde mulighed for at kommentere spørgeskemaets opbygning, forståelighed mv. Interviewene gav ikke anledning til væsentlige ændringer i spørgeskemaet, og tilbagemeldingerne var således, at spørgeskemaet var dækkende for institutionernes (primære) indkøb.
Som i enhver anden analyse er det nødvendigt at foretage en afvejning mellem ønsket om præcision/detaljering på den ene side og nødvendigheden af ikke at belaste respondenterne unødigt med tunge dataforespørgsler. Deloitte har forsøgt at balancere disse to modsatrettede hensyn i forbindelse med dataindsamlingen, men der var undervejs i forløbet betydelig kritik af, at det udsendte spørgeskema var arbejdskrævende at udfylde. Dette skyldtes bl.a. at udfyldelsen af skemaet forudsatte, at institutionerne fandt konkrete bilag frem fra bogholderiet.
Efterfølgende har der været kritik af, at analysen baserer sig på et for smalt datagrundlag. Det er dog vurderingen, at det ikke ville have været hensigtsmæssigt i forhold til institutionernes daglige arbejde at øge detaljeringsgraden i dataforespørgslerne til institutionerne – fx ved at indsamle priser på endnu flere varer indenfor hver varegruppe.
Deloittes har istedet – sammen med opdragsgivet – valgt en tilgang, hvor der er udvalgt et antal varer indenfor hvert område, som forventes at have en stor volumen i de omfattede institutioner, og som derfor vurderes at være gode indikatorer på det effektiviseringsprocenter, der kan opnås ved at anvende de centralt kordinerede aftaler.
For at sikre, at det beregnede potentiale er realistisk og robust har Deloitte gennemført en række følsomhedsberegninger. Disse beregninger viser, at det beregnede potentiale ikke er nævneværdigt følsomt overfor, hvilke varer der indgår i prisbenchmarkingen. Dette skyldes, at der gennemgående på størstedelen af de varer, der indgår i analysen, er et betydeligt spænd mellem de priser, der betales af de selvejende institutioner og de priser, der indgår i de centrale aftaler. De konstaterede spændvidder indikerer således, at der er et ikke ubetydeligt økonomisk potentiale i at lade institutionerne omfatte af de centrale aftaler.
Deloitte har samtidig hæftet sig ved, at de identificerede spænd mellem faktisk betalte priser og priserne i de centrale aftaler i stor udstrækning svarer til dem, der blev identificeret i staten i forbindelse med indkøbsprogrammets første fase. Deloitte har ikke på baggrund af de gennemførte interview eller indsamlede data i øvrigt kunnet konkludere, at indkøbseffektiviteten i selvejesektoren er væsentligt bedre end i den statslige sektor.
Det beregnede økonomiske potentiale skal således efter Deloittes opfattelse ses som udtryk for, at det med de centrale indkøbsaftaler er lykkedes at opnå meget betydelige prisnedslag fra leverandørerne i forhold til dem, der betales for funktionelt sammenlignelige varer i selvejesektoren.
Substituerbarhed ift. statens indkøbsprogram.
Prisbenchmarkingen hviler pÃ¥ den forudsætning, at der er en funktionel substituterbarhed mellem varerne i det statslige indkøbsprogram (fase 1) og de varer der idag købes ind i de selvejende institutioner. Det har i den forbindelse været fremført, at de selvejende institutioners behov og forbrugsmønster ikke matcher de centralt kordinerede aftaler. Det er endvidere fremhævet, at anvendelsen af de centrale aftaler vil indebære, at det ikke længere er muligt at købe de samme kvalitetsprodukter som før.Â
Det er Deloittes opfattelse, at de kontorvarer, der anvendes i centraladministrationen i vid udstrækning vil kunne dække de behov, der er fx i en uddannelsesinstitution. Deloitte kan dog ikke på baggrund af den gennemførte analyse udelukke, at der er områder, hvor selvejende institutioner har særlige behov, der ikke er dækket ind af de centralt kordinerede aftaler. "Reklamekuglepenne" er ét område, der har været nævnt. Computere med særlige avancerede egenskaber fx til undervisnings- eller forskningsformål er et andet område, der er nævnt.
Disse forhold har betydning for i forhold til det udregnede potentiale, men kun i mindre omfang, jf. også de gennemførte følsomhedsberegninger. Potentialet tager således som allerede nævnt afsæt i de varegrupper, der udgør den største del af institutionernes indkøb, og som efter Deloittes opfattelse ikke kan betragtes som insitutionsspecifikke.
Det vil dog – som også nævnt i rapportens perspektivering - være naturligt i forbindelse med den videre udrulning af det statslige indkøbsprogram at sikre, at de selvejende institutioners eventuelle særlige behov tilgodeses i forbindelse med fremtidige aftaleindgåelser.
I sidste ende er spørgsmålet om substituerbarhed imidlertid ikke et spørgsmål, der alene kan afgøres analytisk/objektivt. De besparelser, der er opnået i statens indkøbsprogram, er således ikke alene opnået gennem øget volumen ved fælles udbud, men også gennem en standardisering og ensretning af, hvilke konkrete varer og "mærker" der kan købes ind. Hvorvidt det er rimeligt at pålægge de selvejende institutioner at købe de samme typer kontorvarer, som i staten er efter Deloittes opfattelse et politisk spørgsmål.
Forudsætninger og usikkerheder
Den gennemførte prisbenchmarking viser som nævnt, at der vil være et betydeligt økonomiske potentiale sÃ¥fremt de selvejende institutioner fremover benytter de centrale indkøbsaftaler.Â
I rapporten er der lagt vægt på at redegøre grundigt for de metodiske usikkerheder, der er forbundet med en analyse af denne karakter, samt de forudsætninger, der ligger til grund for det beregnede besparelsespotentiale. Som tidligere nævnt er disse usikkerhedsmomenter adresseret ved gennemføre en række følsomhedsberegninger af det beregnede potentiale.
Det er Deloittes forståelse, at der med afsæt i ovenstående følsomhedsberegninger i udmøntning af besparelsespotentialet er taget hensyn til de anførte usikkerheder ved at foretage en reduktion af det beregnede potentiale.
Deloitte