Vigtige eller principielle sager - arbejdsgange i SKAT

Dato for udsendelse

1. november 2005

Til

Medarbejdere beskæftiget med sagsbehandling

Sagsnummer

-

Ansvarlig fagkontor

Økonomi og Planlægning; Direktions- og Kommunikationskontor

Forfatter

Katrine B Bargisen

Resumé

Denne interne meddelelse beskriver fremgangsmåden ved sagsbehandling af vigtige eller principielle sager.

Dermed udgår

• "Notat om ledelsesmæssig opfølgning pÃ¥ vigtige og/eller principielle sager i styrelsen" samt
• "Notat om ledelsesmæssig opfølgning pÃ¥ vigtige og/eller principielle sager i regionerne"

begge udsendt af Told- og Skattstyrelsen den 12. juni 1996.

Dokumenttype

Intern meddelelse

Henvisning(er)

Se ogsÃ¥ vejledningen "Procesuelle regler pÃ¥ SKATs omrÃ¥de"

Når en sag håndteres korrekt, kan det forebygge, at den udvikler sig til et politisk problem. Det sikrer også, at vi har mulighed for at forberede os på en eventuel omtale eller kritik. Særlig opmærksomhed skal derfor knyttes til de vigtige eller principielle sager, som ofte har eksternt eller politisk bevågenhed.

I SKAT informeres direktionen og skatteministeren om vigtige og principielle sager, da disse sager meget ofte også vil være politisk interessante. Dette papir beskriver, hvilke sager der er vigtige og principielle, og hvornår der er behov for at forelægge disse sager for ledelsen i SKAT eller i skatteministeriet.

I papiret bruges de lidt overordnede udtryk ?enheden? og ?chef? for at omfatte samtlige centre mv. og chefer i SKATs struktur fra den 1. november 2005. I bilag 1 ses både de specifikke navne på chefer og enheder i hele landet.

Vigtige eller principielle sager

Nogle af de sager, der er vigtige eller principielle lokalt kan få landsdækkende betydning, og Hovedcenteret skal informeres om disse sager tidligst muligt. Da vurderingen af en sags betydning vil variere en smule alt efter om der er tale om lokalt stof eller landssækkende stof, skelnes der mellem forelæggelser i 3 forskellige situationer:

1. Internt i enheden
2. Fra enheden til Hovedcentrets faglig ansvarlige direktør og kopi til [email protected]
3. Fra Hovedcenteret til forretningsudvalg, direktion, koncernledelse eller departementschef og kopi til [email protected]

Det er ikke muligt at opstille en udtømmende liste over vigtige eller principielle sager. Det vil derfor altid bero på en konkret vurdering af den enkelte sag, om denne kan betegnes som vigtig eller principiel. En række sager vil dog normalt altid kunne betegnes som vigtige eller principielle, og de listes op her nedenfor.

For sager, som Hovedcentret forelægger skatteministeren, gælder de særlige retningslinier i vejledning om ministerbetjening. Told- og Skattedirektøren er ved at indgå en aftale med Skatterådets formand om hvilke sager, der skal forelægges skatterådet. Aftalen lægges på intranettet, når den er færdig.

Arbejdsgange for vigtige og principielle sager

Da der er varierende titler for ledere i enhederne i SKAT, og da der er forskel på hvilket ledelsesniveau der forelægger, beskrives arbejdsgangene for forelæggelser i to grupper. Se i bilag 1 de præcise betegnelser for ledelsesniveauer i de forskellige enheder i SKAT.
1. Afdelingsleder og kontorchefer m.fl. (umiddelbar personaleledelse)
2. Fagchef m.fl.(ledelse af personaleledere)

Afdelingsledere og kontorchefer, m.fl (umiddelbar personaleledelse)
Afdelingslederen sikrer, at alle sager afgøres efter gældende forskrifter, også selvom samtlige sagsområder er delegeret til medarbejderne. Afdelingslederen udøver faglig sparring med medarbejderne enten qua egne faglige kvalifikationer og eller ved at formidle det nødvendige samarbejde på tværs i organisationen.

I den daglige gennemgang af den indgående post sikrer afdelingslederen koordinering på tværs i SKAT af de sager, som skal forelægges med en begrundet indstilling. Afdelingslederen påser, om der er sager, der må fremskyndes eller sager, hvor skattecenterchef, direktionen og eventuelt ministeren bør orienteres med det samme.

Afdelingslederen sikrer, at det står i forelæggelsen, hvad kontoret har overvejet og hvilke risici, der er forbundet med indstillingen, og at sagen har en sådan form og de oplysninger, der skal til for, at der reelt kan tages stilling til de relevante spørgsmål.

Hvert kontor bør holde ugentlige postmøder, hvor kontorets løbende vigtige og principielle sager drøftes. På den måde bliver medarbejderne bredt orienteret og det sikrer samtidig en nuanceret faglig dialog så tidligt i sagsforløbet som muligt.

Fagchefer m.fl. (ledelse af personaleledere)
Fagchefen m.fl. har ansvaret for den overordnede faglige koordinering og samarbejder tæt med personalelederne både om at planlægge og om at løse de konkrete sager.

Fagchefen sikrer, at relevante sager forelægges direktionen eller ministeren, og sikrer den nødvendige koordinering med andre enheder i SKAT, Hovedcentret eller departementet. Fagchefen er opmærksom på sager, hvor direktionen eller ministeren bør orienteres med det samme eller sager, hvor det vil være relevant at drøfte sagens prioritering med personalelederen.

Fagchefen bør på ugentlige møder med personalelederne drøfte aktuelle sagsområder og herunder sikre sig, at der sker den nødvendige orientering til de relevante chefer, fx direktion, departement og minister.

Fagchefer i Hovedcentret har en særlig forpligtelse til at viderekommunikere problemstillinger, som en enkelt enhed bringer op over for Hovedcentret, når disse skønnes at have betydning for andre enheders virksomheder og borgere eller for andre enheders håndtering af tilsvarende sager.

Sager, hvor der må forventes et lovgivningsinitiativ, bør altid konsulteres med departementet på et så tidligt tidspunkt som muligt. Vigtige og principielle sager drøftes løbende i de lovgrupper, der er nedsat mellem Hovedcentret og departementet. Herved sikres en korrekt juridisk bedømmelse og en vurdering af sagens evt. politiske aspekter.

Forelæggelsen

Der kan i de fleste enheder forelægges til en del forskellige chefniveauer. Hvem der forlægges for afhænger af karakteren af hver enkelt sag, og hvad der indstilles, at chefen skal gøre eller tage stilling til.

Det skal tydeligt fremgå, om en sag forelægges, og hvilken problemstilling der ønskes en stillingtagen til, eller om der alene er tale om en orientering. En orientering skal ske så hurtigt som muligt, normalt også inden der evt. tages stilling til sagens materielle indhold. Dette gælder uafhængig af, om sagen efterfølgende forventes forelagt.

Det er ledelsens ansvar at etablere forretningsgange, der sikrer og dokumenterer, at ledelsen har været involveret i de nævnte sager i fornødent omfang.

I Bilag 2 findes en makro, som kan bruges til enhedens forelæggelser internt og til Hovedcenteret. Til forelæggelser i Hovedcenteret bruges makroerne i "Vejledning om ministerbetjening".

Bilag 1