Folketingets Retsudvalg Christiansborg 1240 København K Â

31. januar 2007

 

 

Hermed fremsendes i 5 eksemplarer svar på spørgsmål nr. 188 (alm. del), om betingelser for adgang til arkivloven generelt, stillet af Folketingets Retsudvalg den 18. januar 2007.

 

 

 

Brian Mikkelsen

 

Spørgsmål nr. 188

(alm.del), om betingelser for adgang til arkivloven generelt.

Skrivelse af 18. januar 2007

 

Svar til Folketingets Kulturudvalg fra kulturministeren.

 

Spørgsmål:

 

"Kulturministeren bedes redegøre for, hvilke betingelser der generelt sættes for, at forskere kan få adgang til arkiver, der efter hovedreglerne i arkivloven ikke kan frigives."

 

Svar:

Jeg har bedt Statens Arkiver om at redegøre for de betingelser, Statens Arkiver generelt stiller i forbindelse med, at rigsarkivaren imødekommer en ansøgning om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens § 31. Såfremt de pågældende arkivalier ikke er afleveret til Statens Arkiver, er det den pågældende myndighed som træffer afgørelsen om adgang, jf. arkivlovens § 22, stk. 2.

 

Jeg skal understrege, at det grundlæggende princip i forvaltningen af arkivloven er, at alle stilles lige med hensyn til arkivadgang. Der gives således ikke såkaldt privilegeret adgang for fx forskere.

 

Statens Arkiver har oplyst følgende om de betingelser, der stilles i forbindelse med adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier:

 

”Arkivloven fastsætter i § 40 som generelt vilkår for benyttelsen af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, at den, der får adgang til at benytte sådant materiale, iagttager tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger i det materiale, der er givet adgang til. Bestemmelsen i § 40 lyder:

 

” § 40. Den, der fÃ¥r adgang til benyttelse af arkivalier, som ikke er umiddelbart tilgængelige, mÃ¥ ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pÃ¥gældende i den forbindelse har fÃ¥et kendskab. En oplysning er fortrolig, nÃ¥r den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sÃ¥dan, eller nÃ¥r det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til private eller offentlige interesser.”

 

Bestemmelser om fastsættelse af særlige vilkår fremgår af arkivlovens § 41, stk. 2-6, der lyder:

Ӥ 41. [...]

 Stk. 2. De myndigheder, der er nævnt i §§ 31-35, kan i forbindelse med imødekommelse af ansøgninger om arkivadgang fastsætte særlige vilkÃ¥r for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier.

 Stk. 3. VilkÃ¥r fastsættes pÃ¥ grundlag af

1) karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, samt

2) det formÃ¥l, der angives for benyttelsen, jf. § 30, stk. 2.

    Stk. 4. Som vilkÃ¥r kan bl.a. fastsættes,

1)  at oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold ikke viderebringes,

2)  at der ikke rettes henvendelse til personer, der er nævnt i det materiale, der gives adgang til, eller til disses pÃ¥rørende,

3)  at dokumenter m.v. ikke gengives i deres helhed, samt

4)  at der ikke foretages kopiering.

Stk. 5. I tilfælde, hvor karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formÃ¥l, der tilsigtes, tilsiger dette, kan der fastsættes andre vilkÃ¥r.

Stk. 6. I tilfælde, hvor der fastsættes særlige vilkÃ¥r, jf. stk. 2, skal benytteren afgive erklæring om at ville overholde de fastsatte vilkÃ¥r.”

 

Som det anføres i § 41, stk. 3, fastsættes vilkår på grundlag af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, samt det formål der angives for benyttelsen af de pågældende oplysninger. Når en ansøger som formål angiver udarbejdelse af en historisk fremstilling, vil udgangspunktet for Statens Arkivers fastsættelse af vilkår være følgende standardskrivelse:

 

”Tilladelsen gives på betingelse af, at materialet kun benyttes til det formål, som De har nævnt i Deres ansøgning, nemlig til brug for udarbejdelse af fremstilling om [...]. Ønsker De at benytte materialet til andre formål, skal der indgives særskilt ansøgning herom.

Tilladelsen er personlig og gælder således udelukkende for Deres egen benyttelse af materialet. Ønsker De, at andre skal kunne benytte materialet, skal vedkommende selv søge herom.

          For tilladelsen gælder de almindelige vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, som fremgår af § 40 i arkivloven og § 18 i arkivbekendtgørelsen.

 

Endvidere fastsættes i medfør af arkivlovens § 41 som særlige vilkår for tilladelsen,

at oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold, som kun vil være Dem bekendt fra arkivmaterialet, ikke viderebringes i en form, der gør identifikation af de pågældende mulig,

at navne på personer, der ikke har haft selvstændigt administrativt eller politisk ansvar, ikke viderebringes eller offentliggøres, medmindre de tidligere har været offentliggjort eller må anses for almindelig kendte i forbindelse med de forhold, undersøgelsen omfatter,

at dokumenter, som der med denne tilladelse er givet adgang til, ikke offentliggøres eller viderebringes i deres helhed, idet dokumenterne kan refereres, karakteriseres eller citeres i kortere uddrag, samt

at der ikke på grundlag af oplysninger, der med denne tilladelse er givet adgang til, rettes henvendelse til personer, der er nævnt i materialet, eller til disses pårørende.

 

Opmærksomheden henledes på, at tilsidesættelse af tavshedspligten efter arkivlovens §§ 40 og 41 ifølge lovens § 51, stk. 1, kan medføre straf i form af bøde eller fængsel i indtil 6 måneder.

 

Endelig er det en betingelse for udnyttelse af denne tilladelse, at De med Deres underskrift på vedlagte kopi bekræfter, at De vil overholde de almindelige og særlige vilkår, som er nævnt i dette brev, jf. arkivlovens § 41, stk. 6.””