Skatteministeren

 

Kvartalsrapport vedr. fase 2 af SKATs systemmodernisering for 1. kvartal 2007

 

1.   Indledning

Finansudvalget besluttede i forbindelse med tiltrædelsen af Akt 151 af 1. juni 2006, at skatteministeren kvartalsvis skal fremsende en statusrapport, hvor der redegøres for udviklingen og implementeringen af systemmoderniseringens fase 2.

 

SKAT afgiver hermed kvartalsrapport vedrørende systemmoderniseringens fase 2 dækkende 1. kvartal af 2007.

 

Anden fase af systemmoderniseringen omfatter følgende projekter:

·    Én Skattekonto,(EKKO) som vil lette virksomhedernes administrative byrder samt effektivisere skatteadministrationen ved at opkræve alle skattekrav via et saldoprincip, således at alle krav behandles efter ensartede regler.

·    Ét Fælles Inddrivelsessystem,(EFI) som vil sikre, at alle fordringer, der overdrages til inddrivelse hos SKAT, samles på en konto for den enkelte skyldner, samt at de inddrivelsesskridt, der iværksættes, foretages med udgangspunkt i den samlede saldo på kontoen.

·    Digitalt Motor Register, (DMR) som har til formål gennem en effektivisering og digitalisering af eksisterende arbejdsprocesser at sikre, at borgere og virksomheder oplever, at registreringen af biler foregår hurtigere og enklere end i dag.

                     

I kvartalsrapporten gives en status på projekternes forløb i det forgangne kvartal i forhold til tidsplan og leverancer samt en redegørelse for udviklingen i projekternes økonomi og risici. Hertil kommer en udtalelse fra den eksterne følgegruppe, der består af to eksterne medlemmer og et medlem fra Skatteministeriet.

 

2.   Status

 

2.1 EKKO og DMR

Siden indgåelse af kontrakten i december 2006 med IBM om udvikling af EKKO og DMR er der hos SKAT og IBM blevet arbejdet på samarbejdsorganisation, tidsplaner, kravafklaring og design frem mod en systembeskrivelse.

 

I forbindelse med arbejdet med kravafklaring og systembeskrivelse har det vist sig, at både EKKO og DMR er væsentligt mere komplekse løsninger end først antaget. Kompleksiteten er blevet klarlagt i forbindelse med kravafklaringen, idet man der bevæger sig længere ned i detaljeringsgrad, end det er tilfældet i udbudsmaterialet.

 

Den øgede kompleksitet i fase 2 har betydet, at SKAT og IBM i fællesskab har besluttet at forlænge designfasen med 2½ måned, idriftsættelsestidspunkterne udskydes tilsvarende, således at DMR nu forventes idriftsat 15. oktober 2008, medens EKKO forventes idriftsat ved årsskiftet 2008-2009.

 

Udskydelsen betyder, at de forventede besparelser af DMR og EKKO først kommer et kvartal senere.

 

Hertil kommer, at den netop konstaterede forsinkelse på fase 1 på yderligere 2 måneder formentligt også vil få konsekvenser for fase 2. Konsekvensernes omfang er dog endnu ikke kendt. SKAT vil i samarbejde med fase 2.1-leverandøren forsøge at tilpasse planen for fase 2.1, således at konsekvenserne for idriftsættelsesdatoerne på DMR og EKKO bliver mindst mulige. Konsekvenserne af udskydelsen vil senere blive forelagt Finansudvalget.

 

2.2 EFI

 

SKAT har indgået aftale med IBM, således at et SAP-modul i inddrivelsessystemet bliver indkøbt som tilkøb til kontrakten for systemmoderniseringens fase 2.1. Dette er sket, fordi det er risikominimerende, at SAP-modulet udvikles af den samme leverandør, som skal udvikle SAP-delen af Én Skattekonto.

 

Den resterende del af EFI (fase 2.2) blev sendt i udbud den 9. marts 2007. SKAT har modtaget tilbudene den 27. april 2007. Datoen for underskrift af en aftale om fase 2.2 er endnu ikke fastlagt, idet denne vil være betinget af, at nye tidsplaner er endeligt fastlagt for fase 1 samt at heraf afledte konsekvenser for først fase 2.1, og dernæst fase 2.2 er fastlagt.

 

3.   Økonomi og business case

 

3.1 Budget

 

Mio. kr.	Aktstykke 41	Budget, jf. sidste kvartalsrapport	Aktuelt budget	Afvigelse til seneste kvartalsrap.	Afvigelse til aktstykket
It-udviklingsudgifter	275	275	279	+4	+ 4
Konsulenter	40	41	41	0	+ 1
Uddannelse, info. mv.	23	22	23	+1	0
Løn	57	57	57	0	0
I alt	395	395	400	+5	+ 5
Drift i projektperioden	68	61	61	0	- 7
Samlet budget	463	456	461	+5	- 2

 

Øgningen i IT-udviklingsudgifterne skyldes tilkøb af yderligere ydelser i relation til konvertering, så der sikres en bedre datakvalitet ved konvertering af data til de nye systemer.

 

Øgningen i udgifterne til uddannelse mv. skyldes at der er et yderligere behov til SAP uddannelse i EKKO projektet

 

Forskellen mellem budgettet ovenfor og det samlede budget i business casen nedenfor er, at der i budgettet alene er medtaget investeringsudgifterne, mens der i businesscasen tillige er medregnet de løbende driftsudgifter efter projektets færdiggørelse i 2009.

 

3.2 Faktisk forbrug

 

Mio. kr.	Forbrug	Forbrug	Budget	Restbudget
	2004-2006	2007	2007	2007
It-udviklingsudgifter	0	3	122	119
Konsulenter	19	2	15	12
Uddannelse, info. mv.	1	0	7	7
Løn	25	4	18	13
I alt	45	10	161	151
Drift i projektperioden	0	0	16	16
Samlet budget	45	10	177	167

Forbruget for 2004-2006 er endelig opgjort. I forhold til kvartalsrapporten for 4. kvartal 2006 er det samlede forbrug for 2004-2006 øget med 6,1 mio. kr. hvilket skyldes at alle fakturaer for 2006 ikke var modtaget ved opgørelsen af det det faktiske forbrug til kvartalsrapporten for 4. kvartal 2006.

 

3.3 Business case

 

Mio. kr.	2004-06	2007	2008	2009	2010	2011	2012	I alt
Udgifter i projektperioden (udvikling)	45	177	195	45	0	0	0	461
Udgifter efter projektperioden (Produktion)	0	0	0	74	88	87	78	327
Besparelser	0	0	-23	-290	-290	-290	-290	-1184
Samlet effekt	45	177	172	-171	-203	-203	-212	-396
Akk. cash flow	45	222	393	222	19	-184	-396

 

Businesscasen ovenfor er opdateret i forhold til Akt 41, af 21. november 2006, således at fordelingen af udgifterne over årene svarer overens med den betalingsplan, der fremgår af de indgåede aftaler med IBM. Eksempelvis betyder aftalen om tilkøbet til EFI, at design-aktiviteter vedrørende inddrivelses-løsningen påbegyndes tidligere end planlagt, hvorved betalinger til leverandøren tilsvarende vil ske tidligere.

 

Betaling sker dog fortsat efter det grundlæggende princip, at SKAT først betaler leverandøren, når en leverance er godkendt iht. kontrakten.

 

Konsekvenserne af udskydelserne på hhv. 2½ måned (fase 2.1) og 2 måneder (fase 1) jf. ovenfor, er ikke indregnet, idet disse endnu ikke er fuldt belyst.

 

4.   Risici

I det følgende gennemgås de væsentligste risici ved gennemførslen af systemmoderniseringens fase 2, som knytter sig til følgende faktorer:

 

·    Økonomi

·    Organisation

·    Teknisk løsning

·    Leverandør

·    Interessenter.

 

4.1 Økonomi

For så vidt angår Digitalt Motor Register og Én Skattekonto bygger økonomien på den indgåede kontrakt. SKAT har nu modtaget tilbud på Ét Fælles Inddrivelsessystem, og når leverandør er valgt, vil det samlede budget for fase 2 kunne udarbejdes. Såfremt tilbuddene udløser behov for væsentlige ændringer i budgettet ift. det tidligere estimerede for EFI, vil dette blive forelagt Finansudvalget selvstændigt.

 

For at reducere risikoen blev en foreløbig kravspecifikation for Ét Fælles Inddrivelsessystem sendt til høring hos leverandørerne, ligesom leverandørerne fik en gennemgang af det nuværende estimat, så dette kunne tjene som rettesnor for deres tilbudsgivning.

 

4.2 Organisation

Alle projekterne i systemmoderniseringens fase 2 indebærer store organisatoriske forandringer i SKAT. Digitalt Motor Register skal implementere en helt ny opgave i SKAT, og både Én Skattekonto og Ét Fælles Inddrivelsessystem indebærer, at alle opkrævnings- og inddrivelsesmedarbejdere skal løse deres opgaver på en markant anderledes måde.

 

De organisatoriske risici søges nedbragt ved, at projekterne planlægger en omfattende brugeruddannelse, ligesom projekterne i samarbejde med SKATs driftorganisation arbejder på at forberede medarbejderne på de store forandringer via orientering af medarbejderne i skattecentrene.

 

Specifikt for Digitalt Motor Register-projektet er der endvidere igangsat et arbejde for at sikre en glidende overdragelse af opgaven fra Politiet til SKAT.

 

4.3 Teknisk løsning

Projekterne i systemmoderniseringens fase 2 skal kommunikere med mange interessenter og systemer, herunder IT-infrastrukturen etableret i systemmoderniseringens fase 1. Endvidere skal der ske datakonvertering fra de eksisterende systemer over i de nye løsninger.

 

For at minimere disse risici er der i tidsplanen afsat tid til omfattende test af løsningerne, inden de sættes i drift, ligesom der er afsat midler til at gennemføre den omfattende datakonvertering.

 

4.4 Leverandør

Både EKKO og DMR er meget komplekse løsninger både i omfang og i arkitektur - det er derfor en stor udfordring at skulle udvikle disse systemer.

 

Der er et godt og konstruktivt samarbejde mellem SKAT og IBM, hvilket er nødvendigt for at parterne kan arbejde sammen for at finde de bedste løsninger i et så komplekst setup.

 

4.5 Interessenter

Der er mange interessenter til projekterne i systemmoderniseringens fase 2. Alle virksomheder, alle ejere af motorkøretøjer, alle restanter (borgere og virksomheder) og deres juridiske og økonomiske rådgivere samt mange offentlige myndigheder (bl.a. Færdselsstyrelsen og institutioner med restancer) bliver berørt af projekterne – for langt de fleste af interessenterne vil det dog opleves som serviceforbedringer.

                     

Der er derfor fokus på interessenthåndteringen i fase 2. Hvert projekt har følgegrupper, hvor de væsentligste interessenter inddrages, ligesom der er afsat midler til at informere virksomheder, borgerne og medarbejdere om de nye løsninger.

 

5.   Udtalelse fra ekstern følgegruppe

Gruppen bemærker, at tidsplanen for fase 2.1. er aftalt forlænget med 2 1/2 måned, og at det må antages, at forsinkelserne af fase 1 vil  få yderligere konsekvenser for tidsplanen for fase 2.1.

 

Gruppen finder det betryggende at underskriften på en aftale om fase 2.2. afventer den endelige tidsplan for fase 1 og fase 2.1.