N O T A T

 

om

 

Danmarks tiltrædelse af apostillekonventionen

 

 

1. Indledning

 

Af regeringens moderniseringsprogram ”En mere borgernær offentlig sektor” fra 2003 fremgår, at regeringen ville tage initiativ til, at Danmark tiltræder Haagerkonventionen af 5. oktober 1961 om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter (apostillekonventionen), der begrænser kravet om legalisering af offentlige dokumenter, som skal anvendes i udlandet.

 

Regeringen agter på den baggrund på Danmarks vegne at tiltræde apostillekonventionen således, at konventionen får virkning for Danmark fra den 1. januar 2007.

 

Borgere og virksomheder, der har brug for at anvende danske offentlige dokumenter i udlandet, f.eks. i forbindelse med adoptionssager eller ansøgninger om optagelse på udenlandske læreanstalter, bliver ofte mødt med krav fra de udenlandske myndigheder om at godtgøre ægtheden af dokumenternes underskrift i form af en legalisering. Legalisering betyder i denne sammenhæng en bekræftelse af en underskrifts ægthed og den egenskab, hvori underskriveren har handlet (”kontorchef”, ”dommer” etc.). Der er således ikke tale om en bekræftelse af et dokuments indhold.

 

I dag skal et dokuments underskrift normalt først bekræftes af den myndighed, som har ressortansvaret for den pågældende dokumenttype. Dernæst skal ressortmyndighedens påtegning bekræftes af Udenrigsministeriet. Herefter skal Udenrigsministeriets påtegning bekræftes af den konsulære eller diplomatiske repræsentation for den fremmede stat, hvor dokumentet skal anvendes. Borgere og virksomheder skal i dag selv henvende sig de tre steder og vil ofte blive afkrævet et gebyr ved alle tre led i legaliseringsprocessen.

 

Apostillekonventionen angiver efter sin ordlyd at fritage for legalisering af udenlandske offentlige dokumenter. Imidlertid giver konventionen mulighed for i stedet at stille krav om en særlig bekræftelsespåtegning, den såkaldte apostille, der reelt er en legalisering. Reelt er apostillekonventionen således ikke udtryk for en fuldstændig afskaffelse af legalisering, men derimod for en forkortelse af legaliseringskæden, idet det sidste led i kæden – den diplomatiske eller konsulære repræsentation for det fremmede land, hvor dokumentet skal bruges – bortfalder. Til gengæld kan der stilles krav om, at legaliseringen i et tidligere led i legaliseringskæden – der efter en tiltrædelse af konventionen bliver det sidste led – sker efter konventionens regler om meddelelse af apostille.

 

Apostillekonventionen foreskriver, at hver kontraherende stat skal udpege en eller flere myndigheder, som bemyndiges til at meddele apostille, jf. konventionens artikel 6. Konventionen foreskriver videre, at hver af apostillemyndighederne skal føre et register over meddelte apostillepåtegninger, således at myndigheden kan besvare konkrete forespørgsler, jf. konventionens artikel 7. Apostillekonventionen stiller endelig nogle formelle krav til udformningen af selve apostillepåtegningen, jf. konventionens artikel 5 samt bilaget til konventionen.

 

For at sikre den størst mulige forenkling for borgere og virksomheder er det efter drøftelse mellem de ministerier, der i dag i praksis foretager legaliseringer, samt Finansministeriet besluttet at indføre en central model, hvor Udenrigsministeriet fremover skal forestå apostillepåtegningen på alle offentlige dokumenter. Herved sikres, at borgere og virksomheder kun behøver at henvende sig ét sted, uanset om det drejer sig om legalisering af flere dokumenter, som hører under forskellige myndigheders områder, ligesom det sikres, at borgere og virksomheder kun bliver opkrævet gebyr for påtegning af dokumenterne én gang. Udenrigsministeriets gebyr opkræves med hjemmel i § 14 i lov nr. 150 af 13. april 1983 om udenrigstjenesten, som senest ændret ved lov nr. 410 af 6. juni 2002.

 

Apostillekonventionen er tiltrådt af samtlige EU-lande på nær Danmark. Endvidere er konventionen tiltrådt af et stort antal andre lande, herunder bl.a. Norge, Island, Schweiz, Rusland, Hviderusland, Ukraine, USA, Australien, New Zealand, Japan, Indien, Israel, Argentina, Colombia, Venezuela, Ecuador, Mexico og Sydafrika. I alt har 89 lande tiltrådt konventionen.

 

I det følgende redegøres under pkt. 2 for indholdet af apostillekonventionen. Under pkt. 3 redegøres for de lovgivningsmæssige konsekvenser ved Danmarks tiltrædelse af apostillekonventionen. Pkt. 4 indeholder en sammenfatning.

 

2. Haagerkonventionen af 5. oktober 1961 om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter (apostillekonventionen)

 

Apostillekonventionen indeholder regler, som har til formål at forenkle de formelle krav, som en myndighed må stille for at ville anerkende offentlige dokumenter, som er udstedt af en myndighed i et andet land.

 

Ifølge konventions artikel 1 gælder konventionen for offentlige dokumenter, som er udstedt i én kontraherende stat, og som skal anvendes i en anden kontraherende stat. Artiklen indeholder endvidere en angivelse af forskellige kategorier af dokumenter, som skal anses for offentlige dokumenter og dermed omfattet af konventionen. Konventionen omfatter dokumenter udstedt af administrative myndigheder og af domstolene. (Sidstnævnte kategori omfatter bl.a. domme, tinglysningsdokumenter og notardokumenter). Endvidere gælder konventionen for påtegninger fra offentlige myndigheder, som påføres dokumenter, der er oprettet af private. Konventionen finder dog ikke anvendelse på dokumenter udstedt af diplomatiske eller konsulære repræsentationer samt dokumenter, der er udstedt af en administrativ myndighed, og som alene har en kommerciel eller toldmæssig funktion (som eksempler på sådanne dokumenter kan nævnes oprindelsesattester samt tilladelser til import og eksport).    

 

Konventionens artikel 2 fastslår, at en kontraherende stat ikke må kræve, at et dokument, der er omfattet af konventionen, er legaliseret. Ved legalisering skal alene forstås den bekræftelse af et dokuments underskrift eller stempel, som foretages af det lands diplomatiske eller konsulære repræsentation, hvor dokumentet skal anvendes.

 

Ifølge artikel 3 kan det alene kræves, at et dokument er forsynet med en påtegning (apostille), som skal være påført af en kompetent myndighed i det land, hvor dokumentet er udstedt. Dette gælder dog ikke, hvis en kontraherende stats lovgivning eller praksis ikke stiller krav om legalisering af den pågældende type dokumenter, eller hvis to eller flere kontraherende stater har indgået aftale om, at visse dokumenter ikke kræver legalisering.

 

Artikel 4 bestemmer, at apostillen skal påføres på selve dokumentet eller på en allonge til dokumentet. Endvidere følger det af artiklen, at titlen på apostillen skal være udformet på fransk. 

 

Ifølge artikel 5 kan den person, som har udstedt (underskrevet) et offentligt dokument samt enhver, som har dokumentet i hænde, anmode om, at dokumentet påtegnes en apostille.  

 

Ved påtegning af apostillen på et offentlig dokument bekræftes ægtheden af dokumentets underskrift, samt i hvilken egenskab underskriveren har skrevet under. Endvidere kan ægtheden af stempler eller segl på dokumentet tilsvarende bekræftes.

 

Der kan ikke stilles krav om nogen form for legalisering af selve apostillen.

 

Artikel 6 fastsætter, at hver kontraherende stat skal udpege én eller flere myndigheder, som skal have kompetence til at påtegne apostiller (apostillemyndighed). Meddelelse herom skal gives til det hollandske udenrigsministerium samtidig med, at staten tiltræder konventionen.  

 

Ifølge artikel 7 skal den (eller de) udpegede apostillemyndighed(er) føre et register over samtlige udstedte apostiller. Registeret skal omfatte nummer og dato for hver enkelt apostille samt navn og stilling på den person, som har underskrevet det offentlige dokument, som apostillen er blevet påført. Hvis det offentlige dokument alene er påført en myndigheds stempel eller segl, skal myndighedens navn registreres.

 

Enhver, som måtte have interesse heri, kan anmode apostillemyndigheden om at bekræfte, at oplysninger anført i en apostille stemmer overens med oplysningerne i apostillemyndighedens register.

 

Ifølge artikel 8 træder konventionens regler i stedet for regler om legalisering, som måtte være indeholdt i traktater eller aftaler, der er indgået mellem to eller flere kontraherende stater, såfremt disse regler er strengere, end hvad der følger af denne konventions artikel 3 og 4.

 

Artikel 9 pålægger enhver kontraherende stat at træffe de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at legalisering af dokumenter, som foretages af diplomatiske eller konsulære repræsentanter, og som er omfattet af denne konvention, ophører.

 

Ifølge artikel 10 kan konventionen tiltrædes af de stater, som deltog på Haagerkonferencen for International Privatrets 9. session (herunder Danmark) samt af Island, Irland, Liechtenstein og Tyrkiet. Staterne skal deponere deres ratifikationsinstrument hos det hollandske udenrigsministerium.

 

Artikel 11 bestemmer, at konventionen træder i kraft 60 dage efter, at en tiltrædende stat har deponeret sit ratifikationsinstrument.

 

Ifølge artikel 12 kan stater, som ikke er nævnt i artikel 10, tiltræde konventionen. De øvrige kontraherende stater har dog i disse tilfælde mulighed for at gøre indsigelse. Konventionen har ikke virkning mellem stater, som har tiltrådt konventionen efter artikel 12, og kontraherende stater, som har gjort indsigelse over for tiltrædelsen.

 

Artikel 13 giver mulighed for, at en stat i forbindelse med sin tiltrædelse af konventionen eller efterfølgende kan meddele, at konventionen skal gælde for ethvert territorium for så vidt angår internationale forhold, som staten har ansvaret for.

 

Artikel 14 bestemmer, at konventionen gælder i 5 år. Konventionen vedtages stiltiende med virkning for samtlige tiltrådte stater hvert 5. år. Såfremt en stat ikke længere ønsker at være omfattet af konventionen, skal staten senest 6 måneder før udløbet af en 5-års periode give meddelelse herom til det hollandske udenrigsministerium.

 

Artikel 15 indeholder en liste over forskellige former for notifikationer, som varetages af det hollandske udenrigsministerium.

 

3. Overvejelser om lovgivningsmæssige konsekvenser

 

Danmarks tiltrædelse af apostillekonventionen vil efter Justitsministeriets opfattelse ikke nødvendiggøre lovændringer.

 

Der eksisterer i dag ingen love eller bekendtgørelser, som foreskriver et krav om legalisering af udenlandske dokumenter. I mangel af lovgivning er det derfor i praksis op til den myndighed, der præsenteres for et udenlandsk dokument, at afgøre, om der bør stilles krav om legalisering. Legalisering kræves i dag formentlig kun i særlige tilfælde, hvor der er mistanke om, at et dokument er falsk og i et vist omfang ved skilsmissedokumenter og dødsattester fra bl.a. visse u-lande.

 

Justitsministeriet kan i medfør af retsplejelovens § 223 b, stk. 1, fastsætte bestemmelser om, at der ikke kan kræves legalisering, bekræftelse mv. af offentlige dokumenter, der er udfærdiget af domstole eller myndigheder i et andet land. Bemyndigelsen, der blev indsat ved en lovændring i 1986, har ifølge lovforslagets bemærkninger til formål at skaffe formel hjemmel for aftaler med andre stater om fritagelse for legalisering. Bestemmelsen indeholder efter Justitsministeriets opfattelse den fornødne hjemmel til, at regeringen på Danmarks vegne kan tiltræde apostillekonventionen.

 

Efter Justitsministeriets opfattelse medfører tiltrædelsen af apostillekonventionen ikke, at Danmark undergives forpligtelser af større betydning, således at Folketingets forudgående samtykke efter grundlovens § 19 er påkrævet.

 

4. Sammenfatning

 

Af regeringsprogrammet ”En mere borgernær offentlig sektor” fremgår, at regeringen har besluttet, at Danmark vil tiltræde Haagerkonventionen af 5. oktober 1961 om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter (apostillekonventionen). Regeringen agter på den baggrund at tiltræde konventionen, således at denne får virkning for Danmark fra 1. januar 2007. Tiltrædelsen af apotillekonventionen vil medføre, at det bliver lettere for danske borgere og virksomheder at anvende offentlige dokumenter, som er udstedt af en dansk myndighed, i de lande, som har tiltrådt apostillekonventionen.

 

Danmarks tiltrædelse af apostillekonventionen kan ske med hjemmel i retsplejelovens § 223 b, stk. 1. Tiltrædelsen kan efter Justitsministeriets opfattelse således ske uden lovændringer, ligesom tiltrædelsen efter Justitsministeriets opfattelse ikke indebærer forpligtelser for Danmark af større betydning, således at Folketingets samtykke efter grundlovens § 19 er påkrævet.