246 GEN 05 B
Original : français / French
NATO Parliamentary Assembly
Assemblée parlementaire de l’OTAN
International Secretariat / Secrétariat international
Place du Petit Sablon 3 - 1000 Bruxelles / Brussels – Belgique / Belgium
Tel: (32) 2 513 28 65 - Fax: (32) 2 514 18 47 - e-mail: [email protected] - website: http:// www.nato-pa.int
A. Dispositions générales
Article 1
L'exercice financier de l'Assemblée parlementaire de l'OTAN* commence le 1er janvier et finit le 31 décembre.
Article 2
Le trésorier assume la responsabilité de la mise en oeuvre de la politique financière et budgétaire de l'Assemblée et s'assure que cette politique est conforme aux objectifs politiques de l'Assemblée. Il surveille la gestion des affaires financières de l'Assemblée. Il dispose de la signature en toutes matières financières.
Article 3
Le secrétaire général, par délégation du trésorier, est responsable de la gestion journalière des affaires financières de l'Assemblée, conformément aux décisions du bureau et de la Commission permanente et aux règlements en vigueur. Il est responsable de l'utilisation correcte de tous les crédits mis à la disposition de l'Assemblée.
Article 4
Le président doit être informé de l'état des affaires financières de l'Assemblée par le trésorier et le secrétaire général.
Article 5
Le trésorier et le secrétaire général tiennent le bureau informé des questions financières.
Article 6
Le bureau informe la Commission permanente de toutes les questions importantes dont il a pris connaissance en matière financière.
* Assemblée de l'Atlantique Nord jusqu’en juin 1999
A. General Provisions
Article 1
The financial year of the NATO Parliamentary Assembly* shall run from 1st January to 31st December.
Article 2Â Â Â Â Â Â Â Â Â
The Treasurer shall assume responsibility for the implementation of the financial and budgetary policy of the Assembly and for ensuring that this policy is consistent with the political objectives of the Assembly. He shall oversee the management of the financial affairs of the Assembly. He shall have the power of signature in all financial matters.
Article 3
The Secretary General by delegation of the Treasurer shall be responsible for the day-to-day management of the financial affairs of the Assembly, in accordance with the decisions of the Bureau and the Standing Committee and the rules and regulations in force. He shall be responsible for the correct use of all the funds made available to the Assembly.
Article 4
The President shall be kept informed on the state of the Assembly's financial affairs by the Treasurer and the Secretary General.
Article 5
The Treasurer and the Secretary General shall keep the Bureau informed on financial matters.
Article 6
The Bureau shall inform the Standing Committee of all important financial matters that have come to their notice.
*Â North Atlantic Assembly until June 1999
B. Règles de gestion
Article 7
Le budget est exécuté sous l'autorité du secrétaire général qui :
a)    s'assure que les dépenses sont conformes aux dispositions budgétaires ;
b)    observe la plus stricte économie compatible avec le bon fonctionnement de l'Assemblée ;
c)    autorise l'engagement des dépenses et les paiements aux fins pour lesquelles les crédits ont été approuvés et dans la limite de ces crédits.
Article 8
1.    Le secrétaire général peut autoriser des transferts de crédits relatifs aux dépenses courantes au sein d'un même chapitre budgétaire lorsque :
         a)     le montant total de ces transferts vers un article budgétaire au cours de l’exercice financier n’excède pas 2 500 €, ou
         b)     le montant total de ces transferts vers un article budgétaire au cours de l’exercice financier est inférieur à 20 000 € et n’excède pas 10 % de la dotation initiale de l’article au bénéfice duquel les transferts sont effectués.
2.    Le trésorier peut autoriser des transferts de crédits relatifs aux dépenses courantes au sein d'un même chapitre budgétaire lorsque :
         a)     le montant total de ces transferts vers un article budgétaire au cours de l’exercice financier n’excède pas 10 000 €, ou
         b)     le montant total de ces transferts vers un article budgétaire au cours de l’exercice financier est inférieur à 50 000 € et n'excède pas 25 % de la dotation initiale de l'article au bénéfice duquel les transferts sont effectués.
3.      Le secrétaire général peut autoriser des transferts de crédit à partir des réserves et provisions définies aux articles 13 à 17, à hauteur du montant total des provisions, à condition que les dépenses soient effectuées aux fins expressément approuvées par la Commission permanente en vertu de l’article 17.
4.      Au sein d’un même chapitre budgétaire, le président et le trésorier peuvent autoriser conjointement le transfert de crédits dont le montant total dépasse 10 000 € et excède 25 % de la dotation initiale de l’article au bénéfice duquel le transfert est effectué.
B. Rules of Management
Article 7
The budget shall be executed under the authority of the Secretary General who shall:
a)Â Â Â Â ensure that all expenditure conforms to budgetary provisions;
b)Â Â Â Â observe the strictest economy compatible with the proper functioning of the Assembly;
c)Â Â Â Â authorise commitments and payments for the purposes for which credits have been approved and within the limits of such credits.
1.     The Secretary General may authorise the transfer of credits relating to current expenditure within the same budgetary chapter when:
         a)     the total amount of such transfers into a budget article within the financial year does not exceed €2,500 or
         b)     the total amount of such transfers into a budget article within the financial year is less than €20,000 and does not exceed 10% of the credit originally granted for the article to which the transfers are made.
2.     The Treasurer may authorise the transfer of credits relating to current expenditure within the same budgetary chapter when:
         a)     the total amount of such transfers into a budget article within the financial year does not exceed €10,000 or
         b)     the total amount of such transfers into a budget article within the financial year is less than €50,000 and does not exceed 25% of the credit originally granted for the article to which the transfers are made.
3.      The Secretary General may authorise transfers of credit from Reserves and Provisions, as specified in Articles 13 to 17, up to the amount in the Provision account provided the expenditure is used for the express purpose approved by the Standing Committee in accordance with Article 17.
4.     Within the same budgetary chapter, the President and the Treasurer may jointly authorise the transfer of credits for which the total amount exceeds €10,000 and is greater than 25% of the credit originally granted for the article to which the transfer is made.
5.    Le président et le trésorier peuvent autoriser conjointement le transfert de crédits entre différents chapitres du budget.
6.    Le trésorier informe la Commission permanente des transferts de crédits effectués.
7.    Les transferts de crédits sont consignés dans les états financiers.
Article 9
Le chef du service financier :
a)    établit et tient les documents comptables nécessaires conformément aux dispositions du présent règlement ;
b)    établit et applique des règles et des procédures administratives détaillées afin de promouvoir une administration financière efficace.
Article 10
Les livres doivent comporter :
a)    pour chaque article du budget, les autorisations, les engagements, les dépenses et les crédits disponibles ;
b)    les contributions demandées aux pays membres, les versements effectués par ceux-ci et les soldes débiteurs ou créditeurs qui en résultent ;
c)Â Â Â Â les recettes diverses ;
d)Â Â Â Â la situation de la caisse et des comptes en banque ;
e)    les autres éléments d'actif et de passif.
Article 11
Le secrétaire général établit un système de contrôle financier et budgétaire interne.
Article 12
Le secrétaire général soumet à l'approbation du trésorier les règles et les procédures établies pour les contrats d'acquisition de biens et services.
5.     The President and the Treasurer may jointly authorise the transfer of credits between different budgetary chapters.
6.     The Treasurer shall inform the Standing Committee of the transfer of credits made.
7.     Transfers of credit are recorded in the financial statements.
Article 9
The head of the financial service shall:
a)Â Â Â Â establish and maintain the required accounting records in accordance with the provisions of the present Regulations;
b)Â Â Â Â establish and implement detailed rules and administrative procedures to promote effective financial administration.
Article 10
Accounts shall be kept to show:
a)Â Â Â Â authorisations, commitments, expenditures and available balances of authorisations for each article of the budget;
b)Â Â Â Â contributions requested of member countries, contributions received from member countries and the resultant debit or credit balances;
c)Â Â Â Â miscellaneous income;
d)Â Â Â Â cash and bank balances;
e)Â Â Â Â other assets and liabilities.
Article 11
The Secretary General shall establish a system of internal financial and budgetary control.
Article 12
The Secretary General shall submit for the approval of the Treasurer the rules and procedures set for contracts for the acquisition of goods and services.
C. Réserves et provisions
L'Assemblée constitue des réserves pour satisfaire aux obligations imposées par l'article 14 du Règlement financier ou la législation belge applicable, et des provisions afin de pourvoir au financement de dépenses prévues s'ajoutant aux articles du budget normal.
Article 14
Les réserves comprennent une Réserve d’urgence qui permet à l’Assemblée de continuer à fonctionner dans l’éventualité d’un déficit exceptionnel et imprévisible, comme dans le cas du non-paiement d’une contribution nationale. La Réserve d’urgence se situe entre 20 et 25 % du total des contributions nationales au budget de l’exercice en cours.
Article 15
La Réserve d'urgence ne peut être utilisée qu'avec l'accord du président et du trésorier. Le trésorier informe la Commission permanente de toute utilisation de la Réserve d'urgence.
Article 16
Des provisions sont constituées pour faciliter la planification pluriannuelle en vue de faire face à des situations qui ne se produisent pas tous les ans et se traduiraient par des dépenses dépassant les prévisions du budget annuel. Ces provisions sont constituées sur recommandation du trésorier afin de faire face à des imprévus qui devraient dépasser 25 % du montant alloué à l'article correspondant du budget. Les dépenses prélevées sur ces provisions sont consignées dans les états financiers.
Article 17
Les niveaux et objets des réserves et provisions sont réévalués par le trésorier et le secrétaire général. Le trésorier les soumet à l'approbation de la Commission permanente lors de sa première réunion de l'année.
Â
C. Reserves and Provisions
Article 13
The Assembly shall establish Reserves in order to meet obligations mandated either by the Financial Regulations under Article 14 or applicable Belgian law, and Provisions to provide funding for foreseen expenditures additional to normal budgetary articles.
Article 14
Reserves shall include an “Emergency Reserve†to enable the Assembly to continue to function in the event that an unforeseeable and exceptional funding shortfall occurs such as a national contribution not being received. The Emergency Reserve shall amount to between 20% and 25% of the total national contributions to the budget of the current financial year.
Article 15
The Emergency Reserve shall only be used with the authorisation of the President and the Treasurer. The Treasurer shall inform the Standing Committee of any use of the Emergency Reserve.
Article 16
Provisions shall be established to facilitate multi-year planning for contingencies that do not occur annually and which are expected to result in expenses above those foreseen in the annual budget. Such Provisions shall be established on the recommendation of the Treasurer to fund contingencies which are expected to exceed 25% of the amount allocated to the relevant article in the budget. Expenditure made from such Provisions shall be recorded in the Financial Statements.
Article 17
The purposes and levels of Reserves and Provisions shall be re-assessed by the Treasurer and the Secretary General. The Treasurer shall present these for approval by the Standing Committee at its first meeting of the year.
D. Budget et actualisation du budget
Article 18
Lors de la session de printemps, le trésorier, après consultation du secrétaire général, présente à la Commission permanente un projet de budget pour l'exercice à venir.
Article 19
Le projet de budget, tel qu'amendé par la Commission permanente, est envoyé aux membres de la commission avant le 1er juillet. Les délégations des pays membres doivent transmettre leurs observations éventuelles au trésorier, six semaines au plus tard avant la session d'automne.
Article 20
Le trésorier soumet le projet de budget à l'approbation de la Commission permanente lors de la session d'automne. Il le présente ensuite à l'Assemblée pour adoption définitive.
Article 21
Chaque année, lors de la première réunion de la Commission permanente, le trésorier, après consultation du secrétaire général, présente à l'examen et à l'approbation de la commission une version actualisée du budget de l'exercice en cours qui tient compte de l'excédent éventuel des recettes sur les dépenses au cours de l'exercice précédent.
E. Contributions nationales
Article 22
Le trésorier appelle les contributions nationales destinées au financement du budget.
Article 23
Le versement des contributions peut être échelonné.
Article 24
Lorsqu'une délégation n'acquitte pas l'intégralité de sa contribution au cours de l'exercice financier pour lequel elle est due, les membres de ladite délégation ne peuvent pas voter tant que la contribution n'a pas été perçue dans son intégralité.
D. Budget and Updating of the Budget
Article 18
At the Spring Session, the Treasurer, after consulting the Secretary General, shall present to the Standing Committee a draft budget for the following financial year.
Article 19
The draft budget as amended by the Standing Committee shall be sent to the members of the Committee by 1st July. Delegations of member countries shall transmit their observations, if any, to the Treasurer six weeks before the Autumn Session at the latest.
Article 20
The Treasurer shall submit the draft budget for the approval of the Standing Committee at the Autumn Session. Thereafter he shall present it to the Assembly for final adoption.
Article 21
Each year, at the first meeting of the Standing Committee, the Treasurer, after consulting the Secretary General, shall present to the Committee for consideration and approval an updated version of the budget of the current year, taking into account any surplus of income over expenditure for the preceding financial year.
E. National Contributions
The Treasurer shall request national contributions intended to finance the budget.
Article 23
Contributions may be paid in instalments.
Article 24
If a delegation fails to pay its full contribution during the Financial Year to which it applies, the members of that delegation shall be ineligible to vote until the full contribution is received.
F. Contributions à usage spécifique
A côté des contributions nationales au budget, l’Assemblée peut percevoir d’autres financements afin de mettre en oeuvre des activités spéciales approuvées par la Commission permanente. Ces fonds sont utilisés conformément aux dispositions du Règlement financier. Les contributeurs concernés sont régulièrement informés de l’usage qui en est fait. Les financements additionnels sont consignés dans les états financiers.
G. Etats financiers
Article 26
A la fin de chaque exercice, les comptes sont clôturés et les états financiers sont établis sous l'autorité du secrétaire général.
Article 27
Le secrétaire général présente les états financiers de l'exercice précédent à la Commission permanente lors de sa première réunion annuelle. Le trésorier les commente.
Article 28
Lorsque les vérifications prévues aux articles 30 et 31 ci-dessous ont été effectuées, le secrétaire général envoie les états financiers vérifiés, le rapport de vérification, ses propres commentaires et ceux du trésorier à la Commission permanente, six semaines au moins avant la session d'automne.
Article 29
Lors de la session d'automne, le trésorier fait rapport à la Commission permanente sur les résultats financiers de l'exercice précédent. Il présente les états financiers vérifiés, l'état de la trésorerie, l'utilisation de l'excédent des recettes sur les dépenses et ses commentaires éventuels à l'approbation de la Commission permanente. Le trésorier les présente ensuite à l'Assemblée pour adoption définitive.
H. Vérifications
Article 30
Sur proposition conjointe du trésorier et du secrétaire général, la Commission permanente désigne l'autorité de vérification externe qui procède à un audit annuel des états financiers.
F. Special Purpose Contributions
Article 25
The Assembly may receive funding from sources other than national contributions to the budget in order to implement special activities approved by the Standing Committee. The use of such funds shall be in accordance with the Assembly’s Financial Regulations, and the providers of these funds shall receive regular accounts concerning their use. Any such additional funding shall be presented in the financial statements.
G. Financial Statements
Article 26
At the end of the financial year the accounts shall be closed and the financial statements shall be prepared under the authority of the Secretary General.
Article 27
The Secretary General shall present the financial statements for the preceding financial year to the Standing Committee at its first meeting in the year. The Treasurer shall comment on them.
Article 28
When the audit provided for under Articles 30 and 31 below is accomplished the Secretary General shall send the audited financial statements, the audit report, his own comments and the comments of the Treasurer, to the Standing Committee six weeks before the Autumn Session at the latest.
Article 29
At the Autumn Session, the Treasurer shall report to the Standing Committee on the results of the preceding financial year. He shall present the audited financial statements, the situation of the Treasury, the use of the surplus of income over expenditure, and any comments he may have, to the Standing Committee for approval. Thereafter the Treasurer shall present them to the Assembly for final adoption.
H. Audits
Article 30
Following a joint proposal from the Treasurer and the Secretary General, the Standing Committee shall designate the external audit authority to carry out an annual audit on the financial statements.
Article 31
1.     Le secrétaire général soumet les comptes et les états financiers à la vérification prévue à l'article 30 ci-dessus.
2.     L'autorité de vérification procède aux examens et vérifications qu'elle juge nécessaires pour lui permettre de faire un rapport sur les comptes et les états financiers.
3.     Dans son rapport, l'autorité de vérification se prononce sur la question de savoir si les informations contenues dans les états financiers traduisent fidèlement une application des principes comptables généralement admis qui soit comparable à celle qui en a été faite au cours de l'exercice précédent. Elle émet toute réserve éventuelle et signale tout cas pour lequel elle n'a pas reçu les informations et les explications demandées.
4.     L'autorité de vérification peut aussi faire des remarques sur toute question qu'elle juge importante, notamment sur l'efficacité des procédures financières, le système comptable, le contrôle interne et les conséquences financières des pratiques administratives.
5.     Le rapport de vérification est remis au trésorier et au secrétaire général avant d'être soumis à la Commission permanente par l'autorité de vérification et selon les dispositions des articles 28 et 29 ci-dessus.
Article 32
Le Règlement financier peut être amendé selon les dispositions de l'article 51 du Règlement de l'Assemblée.
___________
Article 31
1.     The Secretary General shall submit the accounts and the financial statements to the audit provided for under Article 30 above.
2.     The audit authority shall proceed to carry out the examinations and enquiries it considers necessary to enable it to submit a report on the accounts and financial statements.
3.     In its report the audit authority shall express its opinion as to whether the information in the accounts and financial statements is fairly presented in accordance with generally accepted accounting principles applied on a basis consistent with that of the preceding financial year. It shall state any reservation it may have and any instance where it has not received the information and explanations it required.
4.     The audit authority may also comment on any matters which it considers significant and, in particular, on the efficiency of the financial procedures, the accounting systems, the internal financial controls and the financial consequences of administrative practices.
5.     The audit report shall be given to the Treasurer and the Secretary General before being submitted to the Standing Committee by the audit authority and in accordance with the provisions of Articles 28 and 29 above.
Article 32
The Financial Regulations may be amended in accordance with the provisions of Article 51 of the Assembly Rules of Procedure.
___________