|
Folketingets Kulturudvalg |
3. april 2007
Til Kulturudvalgets orientering fremsendes hermed Tilgængelighedsudvalgets beretning 11 om vurdering af praksis vedrørende tilgængelighed til arkivalier for perioden 1. januar – 31. december 2005.
Tilgængelighedsudvalget er nedsat i henhold til § 39 i arkivloven. På baggrund af en årlig rapport fra rigsarkivaren skal udvalget vurdere praksis på tilgængelighedsområdet og sikre, at den politiske intention om størst mulig åbenhed efterleves i forvaltningen af arkivloven. Det er blevet fast praksis, at kulturministeren orienterer Folketingets Kulturudvalg om Tilgængelighedsudvalgets årlige beretninger og om de foranstaltninger, som beretningen måtte have givet anledning til.
Udvalgets beretning 11 og Kulturministeriets bemærkninger hertil
Kulturministeriets generelle indtryk af Tilgængelighedsudvalgets beretning 11 er, at varetagelsen af de offentlige arkivalier fortsat er inde i en god udvikling for så vidt angår afleveringspraksis, omfanget af fristforlængelser og behandlingen af dispensationsansøgninger.
Dette ligger også i tråd med resultatet af den lovovervågning, som Kulturministeriet gennemførte i efteråret 2005 og frem til foråret 2006, hvor også Tilgængelighedsudvalget kom med deres vurdering af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser. Som bekendt har lovovervågningen dannet baggrund for en mindre lovændring af arkivloven, som behandles i Folketinget p.t.
I forbindelse med afleveringspraksis noterer Kulturministeriet sig dog i udvalgets beretning, at ikke alle embeder under Kirkeministeriet har fulgt rigsarkivarens anmodning om aflevering. Det finder udvalget utilfredsstillende, men anerkender rigsarkivarens indsats for at opfylde afleveringsplanerne.
Med hensyn til overskridelser af sagsbehandlingstiderne finder Kulturministeriet det tilfredsstillende, at disse overskridelser igen i år er for nedadgående, samt at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid generelt er blevet kortere.
Udvalget noterer med tilfredshed, at der siden sidste beretning har været drøftelser med Justitsministeriet, dels om deres sagsbehandlingstid, dels om deres krav om forlagskontrakter, vejledererklæringer mv., og at dette er mundet ud i initiativer til at ændre disse forhold. Udvalget vil følge udviklingen på området fremover. Kulturministeriet imødeser dette.
Afleveringspraksis
Tilgængelighedsudvalget har hæftet sig ved det forholdsvis store antal af verserende sager om aflevering af arkivalier med udgangen af 2005, som fortrinsvis skyldes sager vedrørende Folkekirkens afleveringer. Udvalget anerkender, at Statens Arkiver har gjort en stor indsats for at indsamle de pågældende arkivalier, men ikke alle embeder har fulgt anmodningen om aflevering, hvilket udvalget finder utilfredsstillende.
Rigsarkivaren har dog oplyst, at der i 2006 har været gennemført en særlig rykkerprocedure, og det antages på nuværende tidspunkt af 99 % af afleveringsmodent materiale er blevet afleveret. Udvalget har på den baggrund bedt rigsarkivaren oplyse, hvilke embeder der endnu ikke har afleveret.
Særligt om frister
Der har ikke været forhandling om fristforlængelser efter arkivlovens § 27 i 2005.
Screening
Der har i 2005 kun været 2 sager, hvor der er givet tilladelse på dokumentniveau efter forudgående screening.
Rigsarkivaren har oplyst, at der i forbindelse med en konkret sag har været overvejelser om, hvor vidt oplysninger om lægdommeres og nævninges identitet skal tilbageholdes i forbindelse med adgang til retsbøger mv. Spørgsmålet har sammenhæng med en ændring af retsplejeloven i 2004. Sagen har derfor været drøftet med Østre Landsret, uden at man er nået til enighed, hvorfor sagen skal afgøres ved kendelse.
Udvalget følger sagen med interesse.
Sagsbehandlingstider
Udvalget bemærker, at der har været en nedgang i antallet af sager, hvor tidsfristen for sagsbehandlingstid er overskredet, og noterer sig, at Statens Arkiver initiativer på området har hjulpet. Desuden bemærkes det, at der har været drøftelser mellem Kulturministeriet, Statens Arkiver og Justitsministeriet vedrørende sidstnævntes sagsbehandlingstid, da det var genstand for kritik i forrige beretning. Drøftelserne har mundet ud i ændrede procedure i Justitsministeriet med hensyn til behandling af adgangssager, som udvalget vil følge fremover for at se, hvilken indflydelse det får på sagsbehandlingstiden.
Drøftelserne med Justitsministeriet har derudover omhandlet spørgsmålet om, hvilke krav man berettiget kunne stille til ansøgerne om fx forlagskontrakter eller vejledererklæringer i forbindelse med at give adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Udvalget udtrykker tilfredshed med, at Justitsministeriet i det store hele har frafaldet at stille krav om førnævnte dokumentation.
Kulturministeriet noterer sig med tilfredshed, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er gået ned, samt at antallet er overskridelse er faldet sammenlignet med 2004.
Praksis vedrørende dispensation
Der var i 2005 i alt 3.444 henvendelser om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt materiale; heraf var 1.235 sager ikke relevante i forhold til afgørelse om tilgængelighed (fx sager om aktindsigt). Af de resterende 2.209 sager vedrørte 1.968 sager offentlige arkiver, hvoraf der i 2005 blev givet tilladelse til adgang i 1.913 sager og afslag i 55 sager, dvs. en afslagsprocent på ca. 2,8 %, hvilket er et fald i forhold til 2004, hvor den var ca. 3,5 %.
Kulturministeriet noterer sig i lighed med udvalget, at det er positivt, at afslagsprocenten er for nedadgående og fortsat er relativ beskeden.
Særligt om adgang til arkivalier vedrørende perioden 1933 til 1950
Udvalget bemærker, at der i 2005 har været en enkelt sag om adgang til arkivmateriale vedrørende Holocaust eller den tyske besættelse af Danmark. I den pågældende sag blev der givet afslag. Det drejer sig om adgang til oplysninger om Christian den Xs besøg i Berlin i 1937. Afslaget blev givet med henvisning til, at de pågældende arkivalier ikke rummede oplysninger af relevans for ansøgningens formål.
Tilgængelighedsudvalget har taget oplysningerne om sagen til efterretning.
Det skal bemærkes, at rapporteringen kun vedrører ansøgninger for perioden 1933-1950, der har tilknytning til Holocaust eller den tyske besættelse, og ikke omfatter afslag på andre ansøgninger vedrørende denne periode, og heller ikke afslag, der vedrører arkivalier, der er tilvejebragt af private personer eller institutioner, fordi de er undergivet individuelle tilgængelighedsaftaler med donatorerne.
Kommunale arkivalier
Rigsarkivaren har udsendt spørgeskema til kommunerne vedr. antallet af ansøgninger til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Nogle kommuner har oprettet egentlige stadsarkiver, mens den overvejende del af kommunerne selv opbevarer deres arkivalier.
Det fremgår af de indkomne besvarelser (17 ud af 19 stadsarkiver har svaret), at 11 stadsarkiver har modtaget 160 henvendelser om adgang, hvoraf alle har fået adgang.
Af de øvrige 222 kommuner, som har besvaret spørgeskemaet, fremgår det, at 193 ikke har haft ansøgninger, mens 29 kommuner har haft i alt 173 ansøgninger om adgang heraf er 172 blevet imødekommet.
Udvalget konkluderer således, at kommunerne i almindelighed må siges at være liberalt indstillet på at imødekomme arkivadgang.
Kulturministeriet kan tilslutte sig, at det er positivt, at kommunerne efter det oplyste i vid udstrækning giver adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier.